Арнайы құжатнаманың каталогтары
Мемлекеттік архивтер жалпы құжатнамалармен ереже бойынша, өз құрамында формасы бойынша кейбір арнайы құжатнамаларды қамтиды. Оларға қағаз емес формадағы құжаттар, сондай-ақ графикалық түрде орындалған құжатты материалдар жатады. (суреттер, сызбалар, катралар, ноталар және т.б.) Олар айтарлықтай ғылыми қызығушылық беруі мүмкін. Сондықтан да осы сияқты құжаттар туралы мәліметтер мемархивтің каталогтар жүйесінде көрініс тапқаны дұрыс. Бұндай құжаттар туралы ақпарат жүйелік каталогқа қосылуы мүмкін. Алайда оларды пайдаланудың ерекшелігін ескере отырып, ерекше құжатнамалардың дербес каталогтары құрылуы мүмкін.
Арнайы құжатнамалар каталогын құрудың қағидалары әртүрлі. Олар мәнділігі бойынша алфавиттік немесе логикалық құрылымға сәйкес ұйымдастырылуы мүмкін. Және мәні бойынша заттың немесе заттың тақырыптың каталогтардың әртүрлілігі болып табылады. Картографиялық материалдар туралы мәліметтер авторлар аты алфавиті бойынша немесе тақырыптар бойынша, және территория атауының алфавиті бойынша каталогта жүйеленуі мүмкін. Ноталық материалдар –шығарма немесе авторлар атауының алфавиті бойынша.
Қорлық каталог
Каталогтар жүйесінің элементі болып сондай-ақ қорлық каталог саналауы мүмкін. Оның негізгі қызыметі-құжаттық материалдардың орталықтанған есебі. Алайда қорлық каталог ақпараттық жүкте мәні болып жүреді. Ол архивтің құжаттық материалдары туралы ақпарат береді. Мұндай каталог архивтің көмегінсіз қолдану нормативті құжаттармен қиындатылған –оны құру архивті басқармаларда қарастырылған. Мемлекеттік архивтерде мұндай ақпарат құжаттар қорында және оларға нұсқауда құралады.
Каталогтар жүйесіндегі іс өндірістік каталогтар
Мемлекеттік архивтердегі құжаттық материалдардың каталогтар жүйесінде уақыт өте келе мекеме есептік-ақпарат аппаратының жекелеген элементі орын алуы мүмкін.
Арнайы құжатнамалар каталогын құрудың қағидалары әртүрлі. Олар мәнділігі бойынша алфавиттік немесе логикалық құрылымға сәйкес ұйымдастырылуы мүмкін. Және мәні бойынша заттың немесе заттың тақырыптың каталогтардың әртүрлілігі болып табылады. Картографиялық материалдар туралы мәліметтер авторлар аты алфавиті бойынша немесе тақырыптар бойынша, және территория атауының алфавиті бойынша каталогта жүйеленуі мүмкін. Ноталық материалдар –шығарма немесе авторлар атауының алфавиті бойынша.
Қорлық каталог
Каталогтар жүйесінің элементі болып сондай-ақ қорлық каталог саналауы мүмкін. Оның негізгі қызыметі-құжаттық материалдардың орталықтанған есебі. Алайда қорлық каталог ақпараттық жүкте мәні болып жүреді. Ол архивтің құжаттық материалдары туралы ақпарат береді. Мұндай каталог архивтің көмегінсіз қолдану нормативті құжаттармен қиындатылған –оны құру архивті басқармаларда қарастырылған. Мемлекеттік архивтерде мұндай ақпарат құжаттар қорында және оларға нұсқауда құралады.
Каталогтар жүйесіндегі іс өндірістік каталогтар
Мемлекеттік архивтердегі құжаттық материалдардың каталогтар жүйесінде уақыт өте келе мекеме есептік-ақпарат аппаратының жекелеген элементі орын алуы мүмкін.
Арнайы құжатнаманың каталогтары
Мемлекеттік архивтер жалпы құжатнамалармен ереже бойынша, өз
құрамында формасы бойынша кейбір арнайы құжатнамаларды қамтиды. Оларға
қағаз емес формадағы құжаттар, сондай-ақ графикалық түрде орындалған
құжатты материалдар жатады. (суреттер, сызбалар, катралар, ноталар және
т.б.) Олар айтарлықтай ғылыми қызығушылық беруі мүмкін. Сондықтан да осы
сияқты құжаттар туралы мәліметтер мемархивтің каталогтар жүйесінде көрініс
тапқаны дұрыс. Бұндай құжаттар туралы ақпарат жүйелік каталогқа қосылуы
мүмкін. Алайда оларды пайдаланудың ерекшелігін ескере отырып, ерекше
құжатнамалардың дербес каталогтары құрылуы мүмкін.
Арнайы құжатнамалар каталогын құрудың қағидалары әртүрлі. Олар
мәнділігі бойынша алфавиттік немесе логикалық құрылымға сәйкес
ұйымдастырылуы мүмкін. Және мәні бойынша заттың немесе заттың тақырыптың
каталогтардың әртүрлілігі болып табылады. Картографиялық материалдар
туралы мәліметтер авторлар аты алфавиті бойынша немесе тақырыптар бойынша,
және территория атауының алфавиті бойынша каталогта жүйеленуі мүмкін.
Ноталық материалдар –шығарма немесе авторлар атауының алфавиті бойынша.
Қорлық каталог
Каталогтар жүйесінің элементі болып сондай-ақ қорлық каталог саналауы
мүмкін. Оның негізгі қызыметі-құжаттық материалдардың орталықтанған есебі.
Алайда қорлық каталог ақпараттық жүкте мәні болып жүреді. Ол архивтің
құжаттық материалдары туралы ақпарат береді. Мұндай каталог архивтің
көмегінсіз қолдану нормативті құжаттармен қиындатылған –оны құру архивті
басқармаларда қарастырылған. Мемлекеттік архивтерде мұндай ақпарат
құжаттар қорында және оларға нұсқауда құралады.
Каталогтар жүйесіндегі іс өндірістік каталогтар
Мемлекеттік архивтердегі құжаттық материалдардың каталогтар жүйесінде
уақыт өте келе мекеме есептік-ақпарат аппаратының жекелеген элементі орын
алуы мүмкін.
Қазіргі уақытта айта кету керек, мекемелерде құрылған картотекалар,
каталогтар жүйесін кешендеудің бастау көзі ретінде белгілі бір қызығушылық
тудырады. Бұл жерде ерекше назарды нормативті актілер есебінің
каталогтары аударады. Мекемелерде, архивтерде ақпараттардың жіктелуімен
сипаттау қағидаларын жақындастыруда айтарлықтай жұмыстар жасалынуы керек.
Мекемелердің есептік-ақпараттық апараты мен мемлекеттік ғылыми анықтаманың
аппаратын жақындастыруда жағымды өзгерістер өндіріс ісінің ортақ
мемлекеттік жүйесін ендіру арқылы болуы мүмкін.
Каталогтар жүйесі элементтерінің өзара байланысы
Каталогтар жүйесінің тиімді жұмыс жасауына қажетті жағдай олардың
арасында өзара байланыс орнату болып табылады – жүйе элементтерінің өзара
байланысын ұйымдастыру. Элементтердің өзара байланысын ұйымдастыру.
Элементтердің өзара байланысы ереже бойынша, сілтемелік карточкалар мен
әртүрлі нұсқаулардың көмегімен жүзеге асырылады. Жүйеге кіретін барлық
каталогтар ең алдымен жүйелік каталгтармен байланысты. Осыдан бөлек
жекелеген каталогтар өзара әрекеттесуі мұмкін.
Каталогтау барысындағы дифференцияланған жолдың мәнділігі
Архивтік қорлардың ақпараттық маңыздылығын әртүрлі деңгейі
материалдық құжаттарды сипаттауға дифференцияланған жолды жетілдіру
қажеттілігін тудырады. Қорлардың белгілі-бір категорияларға қатыстылығын
орнату –архивтің құжатты материалдарына ғылыми –анықтамалық жүйені
жетілдіру және құру жұмыстарының алғашқы сатыларының бірі.
Каталогтау барысындағы дифференцияланған жол әртүрлі
категориялардағы құжаттық материалдарды сипаттаудың рационалды тәсілдерін
қолдануда көрініс табады. Осы тұста каталогтауға арналған архивті қорларды
таңдаудің кезектілігін орнату ескеріледі. Сондай-ақ сақтаудың, құжаттардың
бірліктерін іріктеу сипатын анықтауды ескеру керек.
Дифференцияланған жолдың практикалық түрде жүзеге асуы қордың
категориясына, сол қордың құрыылымдық бөлінуінің маңыздылығына, құжаттық
материалдардың алуан түрлілігіне және оларға негіздеелген ғылыми-
ақпараттық аппараттың құрамыына, каталог түріне байланысты болады.
Архифтік қорды таңдау
Берілген архивтің каталогтар жүйесініде архив қорының құрамы туралы
барлық мәліметтер жинақталынуы керек. Бұл жағдай каталогқа әрбір құжаттың
бірлігінің немесе қордың әр сақталу бірлігінің мәліметтерді кіреді дегенді
білдірмейді. Ол барлық қорлардың құрамы туралы мәліметтер әртүрлі
деңгейдегі жалпыланған материалдар ақпаратының каталогтар жүйесіне
кіретіндігін білдіреді – сұраққа қойылған каталогты карточкадан бастап,
қорға сілтемеленген карточкаға дейін. Сондықтан қор таңдаудың практикалық
міндеті оларды каталогтардың кезектілігін анықтауға және каталогқа сол қор
туралы мәлімет қандай жалпыланған деңгейді анықтауға негізделген. Әр архив
осы кезектілікті анықтайды. Ереже бойынша, каталогтардың алғашқы кезінде
бірінші категорияның қорлары ұшырайды. Дегенмен кез келген басқа қордың
каталогтарының кезектілігін анықтау барысында мынадай коэффициенттер
ескерілуі тиіс.
Қорларды жетілдірудің кешенділігі, құжаттарды пайдаланудың
нәтижелілігі және болашағы, архивтегі ғылыми –анықтамалық аппараттық және
оның элементтерінің жүйесінің құрамы мен сапасы, архив жұмысының
бағытталуы, сол қордың құжаттық материалдарының сақталыну деңгейі.
1. Қорларды жетілдірудің кешенділігі. Бірінші категорияның қорларымен
қатар алғашқы кезекті жетілдіруде екінші, тіпті үшінші категориялардың
қорлары ұшырау мүмкін. Олардың құжаттық материалдары пайда болу уақыты
және әрекет масштабы бойынша өзара байланысқан. Яғни олар жиналып келіп
белгілі бір кешенді құрады. Қорларды жетілдірудің кешенділігі берілген
кезеңдегі мекеме-авторлардың тарихын және құжаттық материалдарын жан-жақты
зерттеуге мүмкіндік береді.
Белгілі –бір территориялық бірліктің жүзеге асуы шеңберінің қорлары
кешені бір мезгілде каталогтауға ұшырауы мүмкін. Мысалы: Кеңес дәуіріндегі
облыстық архив қорлары губерниялық, округтік және облысфтық кешендерге
бөлінеді. Алғашқыда кеңестік мекемелердің, ұйымдардың және кәсіпорындардың
қорларының құжаттық материалдары каталогтанады. Олар губерния кезіндегі
мекемелер т.б. дейік. Содан кейін окргутің өмір сүру кезеңіндегі құжаттық
материалдардың каталогтануы, содан соң – облыстікі келеді. Бұлай жавсаудың
кемшілігі құжаттық материалдардың каталогтануы жалғасушы уақытта тек
белгілі-бір хронологиялық шеңбермен шектеліп қалуында.
Кейбір жағдайларда әкімшілік –территориялық бөлінуіне қарамастан,
өмір сүруінің барлық кезеңінің бір жүйелік мекемелерінің қорлар кешеніне
реттік каталогтауды жүргізу дұрыс болып келеді. Мысалы, мемлекеттік билік
органдарының, басқармаларының немесе жоспарлау органдарының, мәдениет
органдарының жұмыс жасау кезіне қорлар каталогын жүргізу.
2. Құжаттық материалдарды пайдаланудың интенсивтілігі мен болашағы.
Каталогтауға арналған бірінші категорияның қорларының бірінші кезекті
жетілдіруге жиі және кең пайдаланатындары жатады. Материалдық құжаттардың
қарқындылығын ескере отырып, архив ең бірінші кезекте каталогтауға екінші
категорияның да қорын қосуы мүмкін.
3. Архивтің ғылыми-анықтамалық жүйесінің және оның элементтерінің
құрамы мен сапасы. Ең алдымен бұл жүйенің негізгі элементтерінің өзара
байланысы және өзара толықтырылуы ескеріледі. Оның үстіне каталогтар
жүйесінде географиялық және атаулық каталогтардың болуы қорларды
жетілдірудің кезектілігіне ықпал етеді.
4. Архив жұмысының бағытталуы. Архивтің пайдалану және публикациялау
жұмысы нәтижесінде, егер олар карточкаларда жүргізілсе, ғылыми-техникалық
өңдеуде картоякалар түзілуі мүмкін. Ол картоякалар құрамында бірінші және
екінші категориялы қорлар туралы мәліметтер болуы мүмкін. Осы
карточкалардың редакторланған нан кейін олар каталогқа қосылады.
5. Берілген қордың материалдық құжаттарының сақталынуы деңгейі. Егер
бірінші сақталыну деңгейі, Егер бірінші категориялы қордың құжаттары
толығымен сақталмаса, бұдан басқа, бірінші кезекті жетілдірудің қорлары
тізіміне екінші, тіпті үшінші категорияға жататын оның жүйесінің мекемелер
қоры қосылуы мүмкін. Ереже бойынша бұл құжаттық материалдар негізгі
мекеменің қызметін игеру үшін қажетті толықтыру болып табылады.
Осылайша, каталогтау үшін қор таңдау мәселесінің шешімі сол қордың
категориясымен анықталады – қордың белгілі - бір категорияға жатуы оның
каталогтануына әсер етеді.
Қордың құрылымдық бөліктерін таңдау
Каталогтауға арналған қорда барлық құрылымдық бөліктері міндетті
ретпен каталогтанбайды. Барлығы да бір мезгілде каталогтауға ұшырайды.
Ереже бойынша, мекеменің негізгі құрылымдық бөліктерінің материалдары
құрамында сол мекеменің қызметі туралы және оның жүйесінің мекемесі туралы
көп үлгілі ақпарат болады. Және бірінші кезектік және деталбдық
жетілдіруді қажет етеді. Басқа құрылымдық бөліктердің материалдар
құрамындағы ақпараттар негізгі бөліктерінің құжаттық ақпаратын
детальдайды және мекеме жұмысының белгілі бір учаскесі бойынша нақты
ақпарат ретінде қызығушылық береді. Сондықтан да бұл құрамдық бөліктер
материалдарын каталогтау екінші кезекте жүргізіледі.
Бірінші және екінші категория қорларының көпшілігінің құрылымдық
бөлігінің құжаттық материалдары орнына байланысты төрт бөлікке бөлуге
болады.
• Мекеменің және оның жүйесінің мекемелерінің қызметінің жалпы
жетекшелігін көрсететін жалпы бөліктердің материалдары
• Қор түзушінің қызметінің нақты бағытын көрсететін салалық бөліктердің
материалдары
• Қор түзушінің мақсаты әрекетін қамтамасыз ету саласындағы белгілі-бір
қызметтің орындалуын көрсететін функционалдық бөліктердің материалдары
• Қосымша-көмекші қыметінің орындалуын көрсететін бөлімдердің
материалдары
Қордың құрылымдық бөліктерін каталогтауда таңдау барысында негізгі
назар олардың құжаттық материалдарында қор түзушінің және оның жүйесінің
мекеменің негізгі және мақсатты әрекетін тұтастай көрсетуін аударылуы
керек.
Жалпы бөліктердің құжаттық материалдары мекеменің негізгі мақсаты
әрекетін толық және жан-жақты жарықтандырады. Одан басқа, бұл топтың
материалдарында жалпылама сипаттағы қорытынды құжатнамалар көп. Олар
мекеменің өндірістік әрекетін көрсетеді. Сондықтан да олар міндетті
тәртіпте бірінші кезекті және датальдық жетілдіруге ұшырайды.
Функционалдық және спалық бөліктердің құжаттық материалдарының
құрамы, біріншіден, жалпы бөліктердің құжаттық материалдарында жұтылады;
екіншіден, жалпы бөліктердің құжатты материалдарының құрамыона қарағанда,
олар тізімде нақтырақ көрсетілген. Сондықтан да бұл материалдар жалпы
бөліктердің құжатын жетілдірген соң ғана каталогтанады.
Көмекші қызметті алып жүретін құрылымдық материалдардың құжаттық
материалдарын каталогтау жоспарынан алып тастауға болады. Осы тұста, есте
ұстаған жөн, құжаттардың пайда болған уақытына, тарихи жағдайына
байланысты көмекші құрылымдық бөлікьтердің құжаттық материалдары да
каталогтануы мүмкін.
Сақтау мен құжаттар бірлігін таңдау
Каталогтау бойынша жұмыстың келесі кезеңі бойынша сақтау бірлігін
таңдау.
Каталогтың карточкаларда сақтау үшін сақтау және құжаттардың бірлігін
таңдау барысында қордың құрылымдық бөлігін таңдаудағы қағидаларға сүйенген
жөн. Ең алдымен құжаттық материалдардың мақсаттық бағытталуы мен онда
мекеме әрекетінің көрініс табуы деңгейін ескеру керек. Мекеменің қызметі
туралы нақты түсінік алғаннан соң құжаттардың бағытталған кешендік алдын-
ала белгілеуге болады. Олардың құрамында жұмыстың негізгі және көмекші
тұстары көрініс табатын болады. Негізгі мекеменің мақсатты бағытымен
анықталған құжатнамалар жатады. Олар мекемеден тыс немесе мекемеден
алынады. Онда мекеменің және олармен байланысқан мекемелердің әрекетінің
сипаты, бағытталуы туралы мәлім болады. Оған мысалы, басқару органының
нормативті құжаттары жатады. Бұнсыз мекеме өзінің негізгі қызметтерін
атқара алмайды. Көмекшіге негізгіні толықтырып тұрған, нақтамалық
сипаттағы мәліметтерге ие құжатнамалар жатады. Мекеме –автордың және оның
жүйесінің мекемесінің негізгі қызметтері бойынша мәліметтерді қамтитын
сақтау бірліктері каталогтауға бірінші кезекте ұшырайды.
Каталогтау үшін сақтау және құжат бірлігінің құрамын бағалау
барысында құжаттық материалдардың түрлері мен алуантүрлілігін ескерген
жөн. Әртүр және алуантүр мекеме әрекетінің белгілі-бір тұстарын құжаттауға
арналған және соған тән функционалдық жүктемені алып жүреді. Жетекшілік
жүзеге асатын құжаттардың негізгі түрлері заңдар, жарлықтар, қаулылар,
шешімдер, бұйрықтар жатады. Өз кезінде, құжаттың түрімен және алуан
түрімен ондағы белгілі-бір құжаттың бар болуы байланысты болады. Мекеменің
әлеқайда маңызды тұстарын құжаттайтын түрлер мен алуан түрлерге таңдау
беріледі.
Осылайша каталогтау үшін сақтау мен құжат бірлігін таңдауда
мекеменің қызметін мұқият зерттеп біліп алу керек.
Сондай – ақ тізімде сақтау бірлігінің құрамының көріну деңгейі ескеріледі.
Хаттама, қаулы, шешім, жарлық, циркулярлық хат сияқты құжаттардан тұратын
сақтау бірліктері линолтті түде каталогтануы керек және ереже бойынша
бірінші кезекте мынадай нұсқа да мүмкін, алғагқы кезекті каталогтауға
қордың барлық құжаттық материалдары емес, тек жоғары аталған сақтау
бірлігінің топтары ғана ұшырайды. Каталогтауға жататын, қор ісінің қалған
тобы басқа, архивтеуге ыңғайлы уақытқа келесі жетілдіруге қалуы мүмкін.
Әсіресе бұл қоры үлкен болып келетін орталық мемлекеттік архивтерге тән
мысалы, Министрлер кеңесі қорын жетілдіруде ең бірінші кезекте ХҚК -ң және
Министрлер Кеңесінің қаулысы мен бұйрықтары каталогтанады. Сақтау
бірлігінің қалған тобы келесі өңдеуге қалдырылады.
Каталогтау үшін сақтау мен жекелеген құжаттар бірлігін таңдау
барысында келесі жағдайларды ескеру керек.
1. Мекеменің құзырына тікелей қатысы бар жоғарғы тұрған органдардың
бұйрықтық материалдары каталогтанады. Олар мына жағдайда каталогтанбайды,
егер жоғары тұратын және ведомстволық мекемелер қорлары бір архивте
сақсалса, және олар жоғары тұратын мекемелер қорында сақталуына сенуге
мүмкіндік бар болса.
2. Бақылау мен жалпылауға жіберілген жоғары тұрған қордағы
ведомствоасты мекемелердің ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Мемлекеттік архивтер жалпы құжатнамалармен ереже бойынша, өз
құрамында формасы бойынша кейбір арнайы құжатнамаларды қамтиды. Оларға
қағаз емес формадағы құжаттар, сондай-ақ графикалық түрде орындалған
құжатты материалдар жатады. (суреттер, сызбалар, катралар, ноталар және
т.б.) Олар айтарлықтай ғылыми қызығушылық беруі мүмкін. Сондықтан да осы
сияқты құжаттар туралы мәліметтер мемархивтің каталогтар жүйесінде көрініс
тапқаны дұрыс. Бұндай құжаттар туралы ақпарат жүйелік каталогқа қосылуы
мүмкін. Алайда оларды пайдаланудың ерекшелігін ескере отырып, ерекше
құжатнамалардың дербес каталогтары құрылуы мүмкін.
Арнайы құжатнамалар каталогын құрудың қағидалары әртүрлі. Олар
мәнділігі бойынша алфавиттік немесе логикалық құрылымға сәйкес
ұйымдастырылуы мүмкін. Және мәні бойынша заттың немесе заттың тақырыптың
каталогтардың әртүрлілігі болып табылады. Картографиялық материалдар
туралы мәліметтер авторлар аты алфавиті бойынша немесе тақырыптар бойынша,
және территория атауының алфавиті бойынша каталогта жүйеленуі мүмкін.
Ноталық материалдар –шығарма немесе авторлар атауының алфавиті бойынша.
Қорлық каталог
Каталогтар жүйесінің элементі болып сондай-ақ қорлық каталог саналауы
мүмкін. Оның негізгі қызыметі-құжаттық материалдардың орталықтанған есебі.
Алайда қорлық каталог ақпараттық жүкте мәні болып жүреді. Ол архивтің
құжаттық материалдары туралы ақпарат береді. Мұндай каталог архивтің
көмегінсіз қолдану нормативті құжаттармен қиындатылған –оны құру архивті
басқармаларда қарастырылған. Мемлекеттік архивтерде мұндай ақпарат
құжаттар қорында және оларға нұсқауда құралады.
Каталогтар жүйесіндегі іс өндірістік каталогтар
Мемлекеттік архивтердегі құжаттық материалдардың каталогтар жүйесінде
уақыт өте келе мекеме есептік-ақпарат аппаратының жекелеген элементі орын
алуы мүмкін.
Қазіргі уақытта айта кету керек, мекемелерде құрылған картотекалар,
каталогтар жүйесін кешендеудің бастау көзі ретінде белгілі бір қызығушылық
тудырады. Бұл жерде ерекше назарды нормативті актілер есебінің
каталогтары аударады. Мекемелерде, архивтерде ақпараттардың жіктелуімен
сипаттау қағидаларын жақындастыруда айтарлықтай жұмыстар жасалынуы керек.
Мекемелердің есептік-ақпараттық апараты мен мемлекеттік ғылыми анықтаманың
аппаратын жақындастыруда жағымды өзгерістер өндіріс ісінің ортақ
мемлекеттік жүйесін ендіру арқылы болуы мүмкін.
Каталогтар жүйесі элементтерінің өзара байланысы
Каталогтар жүйесінің тиімді жұмыс жасауына қажетті жағдай олардың
арасында өзара байланыс орнату болып табылады – жүйе элементтерінің өзара
байланысын ұйымдастыру. Элементтердің өзара байланысын ұйымдастыру.
Элементтердің өзара байланысы ереже бойынша, сілтемелік карточкалар мен
әртүрлі нұсқаулардың көмегімен жүзеге асырылады. Жүйеге кіретін барлық
каталогтар ең алдымен жүйелік каталгтармен байланысты. Осыдан бөлек
жекелеген каталогтар өзара әрекеттесуі мұмкін.
Каталогтау барысындағы дифференцияланған жолдың мәнділігі
Архивтік қорлардың ақпараттық маңыздылығын әртүрлі деңгейі
материалдық құжаттарды сипаттауға дифференцияланған жолды жетілдіру
қажеттілігін тудырады. Қорлардың белгілі-бір категорияларға қатыстылығын
орнату –архивтің құжатты материалдарына ғылыми –анықтамалық жүйені
жетілдіру және құру жұмыстарының алғашқы сатыларының бірі.
Каталогтау барысындағы дифференцияланған жол әртүрлі
категориялардағы құжаттық материалдарды сипаттаудың рационалды тәсілдерін
қолдануда көрініс табады. Осы тұста каталогтауға арналған архивті қорларды
таңдаудің кезектілігін орнату ескеріледі. Сондай-ақ сақтаудың, құжаттардың
бірліктерін іріктеу сипатын анықтауды ескеру керек.
Дифференцияланған жолдың практикалық түрде жүзеге асуы қордың
категориясына, сол қордың құрыылымдық бөлінуінің маңыздылығына, құжаттық
материалдардың алуан түрлілігіне және оларға негіздеелген ғылыми-
ақпараттық аппараттың құрамыына, каталог түріне байланысты болады.
Архифтік қорды таңдау
Берілген архивтің каталогтар жүйесініде архив қорының құрамы туралы
барлық мәліметтер жинақталынуы керек. Бұл жағдай каталогқа әрбір құжаттың
бірлігінің немесе қордың әр сақталу бірлігінің мәліметтерді кіреді дегенді
білдірмейді. Ол барлық қорлардың құрамы туралы мәліметтер әртүрлі
деңгейдегі жалпыланған материалдар ақпаратының каталогтар жүйесіне
кіретіндігін білдіреді – сұраққа қойылған каталогты карточкадан бастап,
қорға сілтемеленген карточкаға дейін. Сондықтан қор таңдаудың практикалық
міндеті оларды каталогтардың кезектілігін анықтауға және каталогқа сол қор
туралы мәлімет қандай жалпыланған деңгейді анықтауға негізделген. Әр архив
осы кезектілікті анықтайды. Ереже бойынша, каталогтардың алғашқы кезінде
бірінші категорияның қорлары ұшырайды. Дегенмен кез келген басқа қордың
каталогтарының кезектілігін анықтау барысында мынадай коэффициенттер
ескерілуі тиіс.
Қорларды жетілдірудің кешенділігі, құжаттарды пайдаланудың
нәтижелілігі және болашағы, архивтегі ғылыми –анықтамалық аппараттық және
оның элементтерінің жүйесінің құрамы мен сапасы, архив жұмысының
бағытталуы, сол қордың құжаттық материалдарының сақталыну деңгейі.
1. Қорларды жетілдірудің кешенділігі. Бірінші категорияның қорларымен
қатар алғашқы кезекті жетілдіруде екінші, тіпті үшінші категориялардың
қорлары ұшырау мүмкін. Олардың құжаттық материалдары пайда болу уақыты
және әрекет масштабы бойынша өзара байланысқан. Яғни олар жиналып келіп
белгілі бір кешенді құрады. Қорларды жетілдірудің кешенділігі берілген
кезеңдегі мекеме-авторлардың тарихын және құжаттық материалдарын жан-жақты
зерттеуге мүмкіндік береді.
Белгілі –бір территориялық бірліктің жүзеге асуы шеңберінің қорлары
кешені бір мезгілде каталогтауға ұшырауы мүмкін. Мысалы: Кеңес дәуіріндегі
облыстық архив қорлары губерниялық, округтік және облысфтық кешендерге
бөлінеді. Алғашқыда кеңестік мекемелердің, ұйымдардың және кәсіпорындардың
қорларының құжаттық материалдары каталогтанады. Олар губерния кезіндегі
мекемелер т.б. дейік. Содан кейін окргутің өмір сүру кезеңіндегі құжаттық
материалдардың каталогтануы, содан соң – облыстікі келеді. Бұлай жавсаудың
кемшілігі құжаттық материалдардың каталогтануы жалғасушы уақытта тек
белгілі-бір хронологиялық шеңбермен шектеліп қалуында.
Кейбір жағдайларда әкімшілік –территориялық бөлінуіне қарамастан,
өмір сүруінің барлық кезеңінің бір жүйелік мекемелерінің қорлар кешеніне
реттік каталогтауды жүргізу дұрыс болып келеді. Мысалы, мемлекеттік билік
органдарының, басқармаларының немесе жоспарлау органдарының, мәдениет
органдарының жұмыс жасау кезіне қорлар каталогын жүргізу.
2. Құжаттық материалдарды пайдаланудың интенсивтілігі мен болашағы.
Каталогтауға арналған бірінші категорияның қорларының бірінші кезекті
жетілдіруге жиі және кең пайдаланатындары жатады. Материалдық құжаттардың
қарқындылығын ескере отырып, архив ең бірінші кезекте каталогтауға екінші
категорияның да қорын қосуы мүмкін.
3. Архивтің ғылыми-анықтамалық жүйесінің және оның элементтерінің
құрамы мен сапасы. Ең алдымен бұл жүйенің негізгі элементтерінің өзара
байланысы және өзара толықтырылуы ескеріледі. Оның үстіне каталогтар
жүйесінде географиялық және атаулық каталогтардың болуы қорларды
жетілдірудің кезектілігіне ықпал етеді.
4. Архив жұмысының бағытталуы. Архивтің пайдалану және публикациялау
жұмысы нәтижесінде, егер олар карточкаларда жүргізілсе, ғылыми-техникалық
өңдеуде картоякалар түзілуі мүмкін. Ол картоякалар құрамында бірінші және
екінші категориялы қорлар туралы мәліметтер болуы мүмкін. Осы
карточкалардың редакторланған нан кейін олар каталогқа қосылады.
5. Берілген қордың материалдық құжаттарының сақталынуы деңгейі. Егер
бірінші сақталыну деңгейі, Егер бірінші категориялы қордың құжаттары
толығымен сақталмаса, бұдан басқа, бірінші кезекті жетілдірудің қорлары
тізіміне екінші, тіпті үшінші категорияға жататын оның жүйесінің мекемелер
қоры қосылуы мүмкін. Ереже бойынша бұл құжаттық материалдар негізгі
мекеменің қызметін игеру үшін қажетті толықтыру болып табылады.
Осылайша, каталогтау үшін қор таңдау мәселесінің шешімі сол қордың
категориясымен анықталады – қордың белгілі - бір категорияға жатуы оның
каталогтануына әсер етеді.
Қордың құрылымдық бөліктерін таңдау
Каталогтауға арналған қорда барлық құрылымдық бөліктері міндетті
ретпен каталогтанбайды. Барлығы да бір мезгілде каталогтауға ұшырайды.
Ереже бойынша, мекеменің негізгі құрылымдық бөліктерінің материалдары
құрамында сол мекеменің қызметі туралы және оның жүйесінің мекемесі туралы
көп үлгілі ақпарат болады. Және бірінші кезектік және деталбдық
жетілдіруді қажет етеді. Басқа құрылымдық бөліктердің материалдар
құрамындағы ақпараттар негізгі бөліктерінің құжаттық ақпаратын
детальдайды және мекеме жұмысының белгілі бір учаскесі бойынша нақты
ақпарат ретінде қызығушылық береді. Сондықтан да бұл құрамдық бөліктер
материалдарын каталогтау екінші кезекте жүргізіледі.
Бірінші және екінші категория қорларының көпшілігінің құрылымдық
бөлігінің құжаттық материалдары орнына байланысты төрт бөлікке бөлуге
болады.
• Мекеменің және оның жүйесінің мекемелерінің қызметінің жалпы
жетекшелігін көрсететін жалпы бөліктердің материалдары
• Қор түзушінің қызметінің нақты бағытын көрсететін салалық бөліктердің
материалдары
• Қор түзушінің мақсаты әрекетін қамтамасыз ету саласындағы белгілі-бір
қызметтің орындалуын көрсететін функционалдық бөліктердің материалдары
• Қосымша-көмекші қыметінің орындалуын көрсететін бөлімдердің
материалдары
Қордың құрылымдық бөліктерін каталогтауда таңдау барысында негізгі
назар олардың құжаттық материалдарында қор түзушінің және оның жүйесінің
мекеменің негізгі және мақсатты әрекетін тұтастай көрсетуін аударылуы
керек.
Жалпы бөліктердің құжаттық материалдары мекеменің негізгі мақсаты
әрекетін толық және жан-жақты жарықтандырады. Одан басқа, бұл топтың
материалдарында жалпылама сипаттағы қорытынды құжатнамалар көп. Олар
мекеменің өндірістік әрекетін көрсетеді. Сондықтан да олар міндетті
тәртіпте бірінші кезекті және датальдық жетілдіруге ұшырайды.
Функционалдық және спалық бөліктердің құжаттық материалдарының
құрамы, біріншіден, жалпы бөліктердің құжаттық материалдарында жұтылады;
екіншіден, жалпы бөліктердің құжатты материалдарының құрамыона қарағанда,
олар тізімде нақтырақ көрсетілген. Сондықтан да бұл материалдар жалпы
бөліктердің құжатын жетілдірген соң ғана каталогтанады.
Көмекші қызметті алып жүретін құрылымдық материалдардың құжаттық
материалдарын каталогтау жоспарынан алып тастауға болады. Осы тұста, есте
ұстаған жөн, құжаттардың пайда болған уақытына, тарихи жағдайына
байланысты көмекші құрылымдық бөлікьтердің құжаттық материалдары да
каталогтануы мүмкін.
Сақтау мен құжаттар бірлігін таңдау
Каталогтау бойынша жұмыстың келесі кезеңі бойынша сақтау бірлігін
таңдау.
Каталогтың карточкаларда сақтау үшін сақтау және құжаттардың бірлігін
таңдау барысында қордың құрылымдық бөлігін таңдаудағы қағидаларға сүйенген
жөн. Ең алдымен құжаттық материалдардың мақсаттық бағытталуы мен онда
мекеме әрекетінің көрініс табуы деңгейін ескеру керек. Мекеменің қызметі
туралы нақты түсінік алғаннан соң құжаттардың бағытталған кешендік алдын-
ала белгілеуге болады. Олардың құрамында жұмыстың негізгі және көмекші
тұстары көрініс табатын болады. Негізгі мекеменің мақсатты бағытымен
анықталған құжатнамалар жатады. Олар мекемеден тыс немесе мекемеден
алынады. Онда мекеменің және олармен байланысқан мекемелердің әрекетінің
сипаты, бағытталуы туралы мәлім болады. Оған мысалы, басқару органының
нормативті құжаттары жатады. Бұнсыз мекеме өзінің негізгі қызметтерін
атқара алмайды. Көмекшіге негізгіні толықтырып тұрған, нақтамалық
сипаттағы мәліметтерге ие құжатнамалар жатады. Мекеме –автордың және оның
жүйесінің мекемесінің негізгі қызметтері бойынша мәліметтерді қамтитын
сақтау бірліктері каталогтауға бірінші кезекте ұшырайды.
Каталогтау үшін сақтау және құжат бірлігінің құрамын бағалау
барысында құжаттық материалдардың түрлері мен алуантүрлілігін ескерген
жөн. Әртүр және алуантүр мекеме әрекетінің белгілі-бір тұстарын құжаттауға
арналған және соған тән функционалдық жүктемені алып жүреді. Жетекшілік
жүзеге асатын құжаттардың негізгі түрлері заңдар, жарлықтар, қаулылар,
шешімдер, бұйрықтар жатады. Өз кезінде, құжаттың түрімен және алуан
түрімен ондағы белгілі-бір құжаттың бар болуы байланысты болады. Мекеменің
әлеқайда маңызды тұстарын құжаттайтын түрлер мен алуан түрлерге таңдау
беріледі.
Осылайша каталогтау үшін сақтау мен құжат бірлігін таңдауда
мекеменің қызметін мұқият зерттеп біліп алу керек.
Сондай – ақ тізімде сақтау бірлігінің құрамының көріну деңгейі ескеріледі.
Хаттама, қаулы, шешім, жарлық, циркулярлық хат сияқты құжаттардан тұратын
сақтау бірліктері линолтті түде каталогтануы керек және ереже бойынша
бірінші кезекте мынадай нұсқа да мүмкін, алғагқы кезекті каталогтауға
қордың барлық құжаттық материалдары емес, тек жоғары аталған сақтау
бірлігінің топтары ғана ұшырайды. Каталогтауға жататын, қор ісінің қалған
тобы басқа, архивтеуге ыңғайлы уақытқа келесі жетілдіруге қалуы мүмкін.
Әсіресе бұл қоры үлкен болып келетін орталық мемлекеттік архивтерге тән
мысалы, Министрлер кеңесі қорын жетілдіруде ең бірінші кезекте ХҚК -ң және
Министрлер Кеңесінің қаулысы мен бұйрықтары каталогтанады. Сақтау
бірлігінің қалған тобы келесі өңдеуге қалдырылады.
Каталогтау үшін сақтау мен жекелеген құжаттар бірлігін таңдау
барысында келесі жағдайларды ескеру керек.
1. Мекеменің құзырына тікелей қатысы бар жоғарғы тұрған органдардың
бұйрықтық материалдары каталогтанады. Олар мына жағдайда каталогтанбайды,
егер жоғары тұратын және ведомстволық мекемелер қорлары бір архивте
сақсалса, және олар жоғары тұратын мекемелер қорында сақталуына сенуге
мүмкіндік бар болса.
2. Бақылау мен жалпылауға жіберілген жоғары тұрған қордағы
ведомствоасты мекемелердің ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Ұқсас жұмыстар
Пәндер
- Іс жүргізу
- Автоматтандыру, Техника
- Алғашқы әскери дайындық
- Астрономия
- Ауыл шаруашылығы
- Банк ісі
- Бизнесті бағалау
- Биология
- Бухгалтерлік іс
- Валеология
- Ветеринария
- География
- Геология, Геофизика, Геодезия
- Дін
- Ет, сүт, шарап өнімдері
- Жалпы тарих
- Жер кадастрі, Жылжымайтын мүлік
- Журналистика
- Информатика
- Кеден ісі
- Маркетинг
- Математика, Геометрия
- Медицина
- Мемлекеттік басқару
- Менеджмент
- Мұнай, Газ
- Мұрағат ісі
- Мәдениеттану
- ОБЖ (Основы безопасности жизнедеятельности)
- Педагогика
- Полиграфия
- Психология
- Салық
- Саясаттану
- Сақтандыру
- Сертификаттау, стандарттау
- Социология, Демография
- Спорт
- Статистика
- Тілтану, Филология
- Тарихи тұлғалар
- Тау-кен ісі
- Транспорт
- Туризм
- Физика
- Философия
- Халықаралық қатынастар
- Химия
- Экология, Қоршаған ортаны қорғау
- Экономика
- Экономикалық география
- Электротехника
- Қазақстан тарихы
- Қаржы
- Құрылыс
- Құқық, Криминалистика
- Әдебиет
- Өнер, музыка
- Өнеркәсіп, Өндіріс
Қазақ тілінде жазылған рефераттар, курстық жұмыстар, дипломдық жұмыстар бойынша біздің қор #1 болып табылады.
Ақпарат
Қосымша
Email: info@stud.kz