Менеджментті ақпаратпен қамтамасыз ету. Менеджменттегі коммуникация

Ақпарат басқару қызметінің пәні ретінде. Фирма ішіндегі ақпарат жүйесінің негізгі қағидалары, міндеттері және функциялары

Басқарудағы коммуникацияның ролі

Коммуникациялық кедергілер және оларды өту әдістері

Сұрақ 1. Ақпарат басқару қызметінің пәні ретінде

Менеджменттегі ақпарат - бұл басқару объектісі, сыртқы орта құбылыстары, олардың параметрлері, қасиеттері жайлы мәліметтер.

- басқарущылық еңбек заты;

- басқару шешімдерін негіздеу құралы.

ол -

Ақпаратты жіктеу мақсаттары:

Басқаруға қатысты жүйелік және кешенді тәсілдемені дамыту;

Басқару іс-әрекетінің технологиясын жетілдіру;

Жетекшілердің кәсіптік білімдерін жетілдіру;

Басқару тиімділігін арттыру жолдарын іздеу

Ақпарат сапасына қойылатын талаптар

Ақпарат саны мен сапасының жеткіліктілігі.

Ақпараттың шынайылығы;

Ақпараттың орындылығы мен уақытылығы. Ақпаратты тым ерте ұсыну талаптары көбінесе айтарлықтай материалдық және қаржылық шығындармен байланысты болуы мүмкін. Кешіктірілген ақпарат тәжірибеде шығынға әкелуі мүмкін.

Ақпарат көздері

Сыртқы басқарушылық ақпарат

Сыртқы ортаға ұйым шеңберінен тыс әрекет ететін экономикалық және саяси субъектілер жатады. Олар: бәсекелестер, жабдықтаушылар, делдалдар, мемлекеттік органдар және клиенттер.

Ішкі басқарушылық ақпарат:

Қызметшілер фирмасында әрекет ететін құрылымдық бөлімшелердің жиынтығы, олардың арасындағы технологиялық, әлеуметтік, экономикалық қатынастар ұйымның ішкі ортасын құрайды.

Ішкі ақпарат кәсіпорынның қаржы-шаруашылық іс-әрекетін сипаттап, толығымен құпия болып табылады

а) сапалық әдістер.

Сапалық зерттеу адамдардың нені жасау және айтуын қадағалау жолымен мәліметтерді жинау, талдауды қамтиды.

б) сандық әдістер.

Әдетте сандық зерттеу түрлі сұрау жүргізумен түсіндіріледі.

Кесте 1 - Басқарушылық ақпаратты талдау әдістері

№

Әдістер атауы

Мәні

Салыстыру әдісі

Фирма жұмысын бағалау, жоспарлы көрсеткіштерден ауытқуды анықтау, себептерін анықтауға мүмкіндік береді

Индекстік әдіс

Жекелеген элементтері өлшемге алынбайтын күрделі құбылыстарды зерттеуде қолданылады.

Баланстық әдіс

Шаруашылық іс-әрекеттің өзара байланысты көрсеткіштерін салыстыруды қарастырады (мақсаты - олардың өзара ықпалын анықтау, өндіріс тиімділігін арттыру резервтерін өлшеу)

Тізбектік жабдықтау әдісі

Жалпылаушы көрсеткіштердің түзету енгізуші мәндерін алудан тұрады

Элиминирлеу әдісі

Өндірістік іс-әрекеттің жалпылаушы көрсеткіштеріне бір фактордың ықпалын анықтауға мүмкіндік береді

Графикалық әдіс

Талдау көрсеткіштері мен нәтижелерін анықтау үшін қолданылады

Функционалды-құндық талдау

Объектінің өмірлік циклының жиынтық шығындарының бірлігіне пайдалы әсер ету мақсатымен жүйелік зерттеу әдісі

Экономико-математикалық әдістер

Қалыптасқан немесе жоспарлы экономикалық жағдайда шаруашылық шешімдерді анықтайтын үздік әрі оңтайлы нұсқаларды таңдау үшін қолданылады

Басқарушылық фирмаішілік ақпараттық жүйе - шешім қабылдаудың түрлі деңгейінде ақпаратқа деген қажеттілікті қанағаттандыру үшін ақпараттық процестердің жиынтығы

Ақпараттық жүйе құралады:

Ақпаратты өңдеу құраушылары;

Оны берудің ішкі және сыртқы арналары;

Ақпараттың өзі

Ақпараттық қамсыздандырудың мәні:

Ақпаратты тарату, яғни ғылыми-өндірістік мәселелерді шешуге қажетті ақпаратты пайдаланушыға ұсыну;

Ақпаратты тарату үшін жағдай жасау, яғни әкімшілік-ұйымдық, ғылыми-зерттеу, өндірістік шараларды жүзеге асыру

Ақпаратты пайдалануда маңызды рольге ие:

Оны тіркеу, өңдеу, жинақтау әдістері;

Ақпаратты талап етілетін формада жүйелі сақтау;

Жаңа сандық, графикалық және өзге ақпаратты өндіру

80-ші жылдарда жекелеген басқарушылық ақпараттық жүйелер

Ақпаратты жинақтау, сақтау және ұсынудың бірегей фирмаішілік жүйесін құру

ауысты

Ақпаратты өңдеу саласы оның түпкілікті мақсатын қамтамасыз етуге қайта бағдарланды: фирмаішілік басқарудың барлық деңгейіндегі жетекшілердің ақпаратқа деген қажеттіліктерін қанағаттандыру

Фирмаішілік басқару ақпаратының негізгі қағидалары:

· ақпарат мазмұны мен сипатына талаптарды анықтау;

· орталықтандырылған және орталықсыздандырылған басқаруда ақпаратты сақтау, пайдалану және ұсыну жүйесін өңдеу;

· фирманың техникалық құралдарға деген қажеттіліктерін анықтау;

· бағдарламалық қамсыздандыруды әзірлеу, мәліметтер базасын құру және пайдалану;

· маркетинг, жоспарлау, бақылау, сандық ақпаратты жинау және өңдеу бағдарламаларын әзірлеу процесінде көпеген есептеулер жүргізу;

· мәтіндік ақпаратты автоматтандырылған өңдеу және беру;

· көшіру құрылғыларын құру;

· компьютерлік техниканы пайдалану жолымен әкімшілік-басқарушылық еңбекті автоматтандыру.

Міндеттері:

Жалпы фирма бойынша қаржылық ақпараттың келіп түсу уақытылығы мен сапасын арттыру мақсатында мәліметтерді жинау және өңдеу іс-әрекетін үйлестіру;

Бастапқы мәліметтерді жинау, өңдеу және сақтаудың негізгі бағыттарын анықтау;

Ақпаратты өңдеу технологиясының даму бағыттарын анықтау

Функциялары:

Фирманың өндірістік-өткізу іс-әрекетін жедел басқару мақсатында жетекшінің өзіне қажетті ақпарат сипаты мен мазмұнына қажеттілігін анықтау;

Барлық қажетті ақпаратпен қамтамасыз ету үшін фифрманың техникалық құралдарға деген қажеттіліктерін анықтау;

Техникалық құралдарды сатып алу, жалға алу шығындарын орталықтан жоспарлау;

Ақпарат жүйесіндегі техникалық құралдарды пайдалану шығындарының деңгейін анықтау (қызмет көрсетуші персоналды оқыту, ғимарат ақысы, таспалар, қағаз және т. б. сатып алу) ;

Ақпаратты жинау, сақтау және ұсынудың лайықты деңгейін қамтамасыз ету;

Бағдарламалық құралдар, қолданбалы бағдарламаларды әзірлеу

Жүйе (грек. systema - тұтас, бөліктерден құралған) - белгілі тұтастықты, алға қойылған мақсаттарға қол жеткізуде бір бірімен байланысқа түсетін элементтер жиынтығы.

Ақпараттық жүйе - бұл алға қойылған мақсатқа қол жеткізуде ақпаратты сақтау, өңдеу және беру үшін пайдаланылатын құралдар, әдістер мен персоналдың өзара байланысты жиынтығы.

Кесте 1 - Түрлі мақсаттарды іске асыруға бағытталған жүйелердің мысалдары

Жүйе

Жүйе элементтері

Жүйенің басты мақсаты

Ұйым

Адамдар, құрал-жабдық, материалдар, ғимарат және т. б.

Тауарларды өндіру

Электронды-есептеуіш машиналар

Электронды және электромеханикалық элементтер, т. б.

Мәліметтерді өғдеу

Коммуникациялық байланыстар

Модемдер, кабель, желілік бағдарламалық қамсыздандыру және т. б.

Ақпарат беру

Ақпараттық жүйе

Компьютерлер, компьютерлік желілер, ақпараттық және бағдарламалық қамсыздандыру

Кәсіптік ақпаратты өндіру

Кесте 2 - Негізгі түсініктер

Ақпараттық технология -операциялар, әрекеттер, компьютерлерде сақталатын мәліметтердің түрлі дәреже кезеңдерінен құралатын процесс

Мақсаты: бастапқы ақпаратты қайта өңдеу әрекеттері нәтижесінде пайдалануға қажетті ақпаратты алу

Ақпараттық жүйе - келесі элементтерді құрайтын орта: есептеуіш техниканың аппараттық құралдары, байланыстың аппараттық құралдары, бағдарламалық құралдар, ақпараттық мәліметтер базасы, қызмет көрсетуші персонал

Мақсаты: ақпаратты өңдеу, сақтау және берудің ұйымдастырылуы

Ақпараттық қамсыздандыру - басқарушылық іс-әрекет пен технологиялық процестерді қамтамасыз етуге қажетті ақпаратты өңдеу, сақтау, талдау процестерінің жиынтығы

Кесте 2-ң жалғасы

Мәліметтер

Ақпараттан ұсынудың нақты формасымен айрықшаланады және ақпаратты жинау және өңдеу мақсаттары және міндеттерімен анықталатын оның түрі болып табылады

Құжат

Ақпаратты анықтауға мүмкіндік беретін материалдық тасымалдаушыдағы реквизиттері бар ақпарат

Ақпаратты құжаттау

Бекітілген ережелер бойынша түрлі тасымалдаушылардағы ақпараттың жазбасы

Құжаттау

Кейбір пәндік сала бойынша ақпараттың мазмұндық бөлігін бөліп қарастыру

Сурет 1. Ақпараттық қамсыздандыру түсініктерінің сызбасы

Басқару жүйесі

Басқару объектісі

Басқару объектісіне басқарушылық ықпал ету

Тікелей байланыс

Басқару объектісінің жағдайы туралы ақпарат. Кері байланыс

Сыртқы орта жайлы ақпарат

Сыртқы ортаға ықпал ету

Сурет 2 - Басқару жүйесінің құрылымы

Локальды жүйелер кәсіпорындағы жекелеген мәселелердің есепке алынуын жақсы атқарғанымен, басқаруды автоматтандыру үшін тұтас ақпаратты білдірмейді (бағасы төмен, енгізу - қарапайым) . Мысалы: «ИнфоБухгалтер».

Орташа интеграцияланған жүйелер - функционалды мүмкіндіктері шектелген жүйелер. Мысалы: корпоративті ақпараттық жүйе «Галактика», «1С: Кәсіпорын».

Ірі интеграцияланған жүйелер - неғұрлым ірі әрі қымбат жүйелер. Мысалы: «SAP», «BAAN», «PeopleSoft».

Коммуникация - бұл адамдар арасында ақпарат беру процесі. Ол айқын (тіл немесе графикалық бейне арқылы) немесе айқын емес формада (қол қимылы, және т. б. ) болуы мүмкін.

Коммуникация - екі немесе бірнеше адамдар арасында ақпарат және мазмұнды мәнмен алмасу процесі

Кейбір мәліметтер бойынша жетекші уақытының 50-90%-ын коммуникацияға жұмсайды. Тиімді әрекет етуші жетекшілер - бұл коммуникациялары тиімді жетекшілер

Коммункация құралдары - басқару субъектісінен басқару объектісіне ақпарат беруге мүмкіндік беретіннің барлығы.

Олар: жиналыстар, жеке әңгіме, қызметтік жазба, жұмыс есептері, телефондық әңгіме, бейнероликтер, электронды пошта, Internet және т. б.

Коммуникациялық процесс - екі немесе бірнеше адам арасындағы ақпарат алмасу. Мақсаты - алмасу объектісі болып табылатын ақпараттың түсіндірілуін қамтамасыз ету

Коммуникациялық процестің 4 негізгі элементтері:

1) Жіберуші - идеяны генерациялайтын немесе ақпарат жинап, жіберетін тұлға;

2) Хабарлама - символдар арқылы кодталған ақпарат;

3) Арна - ақпаратты беру құралы;

4) Алушы - ақпарат арналған тұлға

Кесте 4 - Коммуникация процесінің кезеңдері

Кезеңдер

Кезеңдердің мәні

Идеяның туындауы

Ол идеяны қалыптастыру немесе ақпаратты іріктеуден басталады. Жіберуші қандай идея не хабарламаның айырбас заты болатынын шешеді.

Кодтау және арнаны таңдау

Жіберуші символдар арқылы идеяны хабарламаға кодтап, арнаны таңдауы тиіс. Жалпыға танымал арналар: сөз, жазбаша материалдар, электронды құралдарды беру (компьютерлік желілер, электронды пошта, бейне лента және т. б. )

Беру

Жіберуші хабарламаның алушыға жетуін қамтамасыз ету үшін арнаны пайдаланады

Декодтау

Хабарламаны алушы оны декодтайды. Декодтау - жіберуші символдарын алушы ойына ауыстыру

Коммуникацияларда маңызды орынды кері байланыс иеленеді

Шу - бұл ақпарат көзімен қарастырылмаған кез-келген қосымша сигнал, ол беру барысында қателіктерді құрайды. Олар: стенографиялық қателіктер, хатшылардың қателері, компьютер қатесі, сөздің бұрмалануы.

Шу - бұл хабарламаның қабылдануын күрделендіретін қосымша дыбыстар

Ұйым мен оның ортасы арасындағы коммуникациялар. Мысалы, ұйымның тұтынушыларымен жарнама және нарықта тауарды өткізудің өзге құралдары арқылы байланыс жасайды. Қоғаммен байланыс саласында ұйымның мәртебесі анықталады;

Тұлғааралық коммуникациялар. Жетекші өз уақытының 50-90%-ын әңгімеге жұмсайды, сондықтан тұлғааралық ақпарат алмасуды бөліп қарастыру керек.

Коммуникация түрлері:

Кесте 5 - Менеджер коммуникацияның 2 типін қолданады

Ресми

вертикалды

Жоғарыдан төменге және төменнен жоғарыға берілетін коммуникациялар

горизонталды

Иерархияның бір деңгейіндегі тұлғалар арасында жүзеге асады. Ол іс-әрекет үйлесімділігін қамтамасыз етеді (мысалы, маркетинг, қаржы, өндіріс саласындағы вице-президенттер арасында) . Зерттеулер көрсеткендей, горизонталды коммуникациялардың тиімділігі - 90%

диагоналды

Иерархияның түрлі деңгейіндегі адамдар арасында болады (мысалы, сызықтық және штабтық бөлімшелер арасында, яғни штабтық қызметтер белгілі функциялардың орындалуын басқару жағдайында)

Бейресми

Бұл басқармамен жоспарланбаған тәсілдер арқылы жүзеге асырылатын коммуникация.

Шетелдік менеджмент теориясы мен тәжірибесінде "grape-vine" термині қолданылады - сыбыс, бейресми мәліметтерді тарату жүйесі.

Коммуникациялық кедергілер - ұйымда ақпарат алмасу тиімділігін төмендететін факторлар

Сурет 3. Коммуникаиялық кедергілердің түрлері

Коммуникациялық кедергілер

Тұлғааралық

Ұйымдық

Сурет 4. Тұлағаралық кедергілердің түрлері

Тұлғааралық коммуникациялық кедергілер

Қабылдау

Вербалды емес

Семантикалық

Тыңдай білмеу

Кері байланыстың болмауы

Кесте 6 - Тұлағаралық кедергілердің түрлері

Қабылдау кедергілері

Адамдардың болып жатқан нақты оқиғаларға емес, болып жатқан сияқты көрінетінге әрекет етуінен туындайды

Семантикалық кедергілер

Вербалды (ауызша немесе жазбаша) байланыс формасында туындайды. Семантика - сөзбен берілетін сөздер мен мәндерді пайдалану тәсілдерін зерттейтін ғылым

Вербалды емес кедергілер

Ұқсас жұмыстар

Коммуникация мақсаттары

Жіберілетін ақпарат блогы

Ақпараттың дұрыстығы

Кәсіпкерліктегі тәуекел менеджменттің негіздері

Менеджменттегі коммуникация туралы

Ақпараттың оперативтілігі

Ұйымды басқарудағы коммуникацияның рөлі

Менеджмент психологиясындағы қабылдау процесінің ерекшеліктері

Қабылдаудың негізгі ерекшеліктері

Басқару ғылымының пәні мен әдісі