Ведомствалық мұрағат және оның қызметі

ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫНЫҢ БІЛІМ ЖӘНЕ ҒЫЛЫМ МИНИСТРЛІГІ

«АТиСО» АКАДЕМИЯЛЫҚ КОЛЛЕДЖІ

Курстық жұмыс

«Мұрағаттану» пәні бойынша

Тақырыбы: «Ведомствалық мұрағат және оның қызметі»

Орындаған: 735 топ оқушысы

Тулешов Ж. А

Тексерген: Ихсанова А. Л

МАЗМҰНЫ

Кіріспе

І ВЕДОМСТВАЛЫҚ МҰРАҒАТ ҰҒЫМЫ ЖӘНЕ ОНЫҢ ҚЫЗМЕТІНІҢ ҰЙЫМДАСТЫРЫЛУЫ

1. 1. Ведомствалық мұрағат ұғымы

1. 2. Ведомствалық мұрағат қызметінің ұйымдастырылуы

1. 3. Мұрағат құжаттарын қалпына келтіру

ІІ ІСТЕРДІ ВЕДОМСТВАЛЫҚ МҰРАҒАТҚА ТАПСЫРУ ЖӘНЕ ӘЗІРЛЕУДІҢ ҚАҒИДАЛАРЫ

2. 1. Істі ведомствалық мұрағатқа тапсыру мен әзірлеудің жолдары

2. 2. Мекемеде іс тізімдемесін құру мен рәсімдеу

Қорытынды

Пайдаланылған әдебиеттер тізімі

Зерттеу жұмысының өзектілігі: Ведомствалық мұрағат және оның қызметінің ұйымдастырылуы, мекемелердің ажырамас бөлігі болып табылады. Зерттеу жұмысымыздың өзектілігі де осында, яғни ведомствалық мұрағат және оның қызметінің ұйымдастырылуын меңгеру - іс жүргізудің деңгейін көтерудің негізі екенін сипаттау.

Зерттеудің мақсаты мен міндеті: Менің курстық жұмысты жазудағы басты мақсатым таңдап алған тақырыбымның мәні мен мағынасын ашып көрсету. Яғни сала бойынша мекемедегі құжаттардың сақталуын ұйымдастырудың әдіс - тәсілдерін меңгеру.

Мақсатқа сай зерттеу жұмысымда міндеттер шешіледі:

мемлекеттік және ведомсвталық мұрағаттарға берілген анықтамаларға талдау жүргізу;

құжаттарды ведомсвталық мұрағатқа тапсыру ісін зерттеу;

ұйымның тұрақты жұмыс істейтін сарапшы комиссиясының жұмысына сипаттама беру;

ұйым құжаттарының құндылығын сараптаудың қорытындыларының рәсімделуіне сипаттама беру;

құжаттардың көмескіленген, өшіп бара жатқан мәтіндерін қалпына келтірудің шараларын сипаттау;

мекемеде іс тізімдемесін құру және рәсімдеудің жолдарын анықтау;

Ведомствалық мұрағат - ұлттық мұрағат қорының құжаттарын, сондай - ақ оның құрамына кірмейтін құжаттарды жинау, уақытша сақтау және пайдалануды жүзеге асыратын мемлекеттік заңды тұлғаның құрылымдық бөлімшесі.

Ведомствалық мұрағат дербес құрылымдық бөлімше ретінде немесе мекеменің құжаттама қызметін жүзеге асыруға жауапты құрылымдық бөлімше құрамы ретінде құрылады.

Ведомствалық мұрағат өз міндеттерін, функцияларын жинақтау көздері мен қабылданатын құжаттардың құрамын анықтайтын ережеге сәйкес жүргізіледі. Бұл ведомствалық мұрағат туралы Ережені мемлекет Президентінің Мұрағатымен келісе отырып мекеме басшысы бекітеді.

Мекеме құрылымында ведомствалық мұрағат құру мүмкін болмаса ведомстволық мұрағат жұмыстарын жүргізу міндеті құзыретті қызметкерлерге бұйрық шығару жолымен бекітілу қажет.

Қазақстан Республикасы Президенті Мұрағаты құжаттарындағы ең көне мәліметтер 1919 жылды қамтиды. ХХ ғасырдың 20-шы жылдарында азаматтық соғыс жағдайларына байланысты құжаттар сапасы төмен, әйтеуір қолда бар қағаз түрлеріне жазылған. Бұл құжаттар партия жиналыстарының, конференцияларының хаттамалары, Өлкелік әскери төңкеріс комитетінің, Киробкомның, Алматы қаласы мен облыс партия ұйымдарының әртүрлі мәліметтері мен анықтамалары, Ұлы Отан соғысы жылдарында істердің мұқабалары жай ғана күнделікті шығатын қабырғаларға жапсырылатын тұсқағаздардың теріс бетіне жай қаламмен немесе химиялық қарындашпен, су араластырып жасалған қызыл, көк не жасыл сиялармен жазылған.

Ведомствалық мұрағат жұмысының негізгі заңдылығында өлшемдер негізінен үш бөлімге біріктірілген: өлшемнің (ұйымның орны мен ролі), мемлекеттік басқарма немесе белгілі бір нақтылы шаруашылық жұмысындағы адам немесе ұйымның орны мен рөлін орындайтын міндетінің маңыздылығы, құжаттардың шығу тегі мен уақыты, мерзімі өлшем мазмұны, өлшемнің ішкі әсерлілігі, мөрінің болуы, мәтіннің берілу әсерлілігі, материалдық негізінің сипаты.

Істі ведомстволық мұрағатқа тапсыру мен әзірлеудің жолдары

Құрылымдық бөлімшелерде істерді жасақтау ұйым мұрағатының немесе мұрағатқа жауапты лауазымды тұлғаның және құжаттамалық қызмет орнының әдістемелік басшылығы бойынша жүргізілуі тиіс.

Істерді жасақтау кезінде мынандай негізгі талаптарды сақтау қажет.

1) бір мәселені шешуге байланысты түзілген құжаттардың бәрі бір іске топтастырылады;

2) іске әрбір құжаттың бір - бір данасы ғана тіркеледі;

3) іске қосылған әрбір құжат мемлекеттік стандарттар талаптарына және басқа да нормативтік актілерге сәйкес ресімделеді;

4) бір жылдың құжаттары бір іске топтастырылады;

5) тұрақты сақталатын құжаттар бір бөлек, уақытша сақталатын құжаттар бір бөлек істерге топтастырылады;

6) тұрақты сақталатын құжаттар бір бөлек, уақытша сақталатын құжаттар бір бөлек дербес істерге топтастырылады;

7) іс 250 парақтан, қалыңдығы 4 см ден аспауы керек.

Мемлекеттік ұйымдар қызметі барысында түзілетін типтік құжаттар тізбесінде жеке құрам бойынша бұйрықтарды сақтаудың екі түрлі мерзімдері белгіленген 75 жыл және 5 жыл. Бұл типтік құжаттар тізбесі Қазақстан Республикасы Мәдениет, ақпарат және спорт министрінің 2005 жылғы 18 шілдедегі № 202 бұйрығымен бекітілген.