Мұрағаттық құжаттың құндылығын сараптау жұмыстары және оның маңызы

Презентация қосу

ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫНЫҢ БІЛІМ ЖӘНЕ ҒЫЛЫМ МИНИСТРЛІГІ
«АТиСО» АКАДЕМИЯЛЫҚ КОЛЛЕДЖІ

Курстық жұмыс
«Мұрағаттану» пәні бойынша
Тақырыбы: «Мұрағаттық құжаттың
құндылығын сараптау жұмыстары және
оның маңызы»

Орындаған: 735 топ оқушысы
Кеңесова Ж
Тексерген: Ихсанова А.Л
Мазмұны
Кіріспе
I. Құжаттарды ғылыми–техникалық өңдеу жұмыстары.

1.1 Құрылымдық бөлімшелерде құжаттар құндылығын сараптау
1.1.1 Құжаттардың құндылығын сараптауды ұйымдастыру жөніндегі
ұсынымдар
1.2 Құжаттардың құндылығын сараптаудың принциптері мен
критерийлері
1.3 Құжаттардың құндылығын сараптау нәтижесі рәсімдеу
II Электронды құжаттар құндылығын сараптау.
2.1 Құндылық сараптамасының заманауи теориялары
2.1.1 Функциональды тәсілі
2.2.2 Деректану және ақпаратты тәсіл
Қорытынды
Қолданылған әдебиеттер тізімі
Зерттеу тақырыбының өзектілігі: Мұрағат – бұл
тарихи құжаттарды сақтайтын өткен өмірдің
ескерткіші болып табылады. Сондықтан құжаттарды
топқа бөлу, құндылығын тексеру, сараптау, сақталу
мерзімін белгілеу және іздеген құжаттарды мұрағаттан
таба білу, топтарын, салаларын айыру мұрағат
қызметкерінің немесе іс қағаздарын жүргізушінің
негізгі жұмысы болып саналады. Осы бір үлкен
маңызды жұмыс кезінде мұрағат қызметкерлерінен
сауаттылық талап етіледі. Сол себепті қызметкер
білімді де өз ісін жетік білетін маман болуы қажет.
Зерттеудің мақсаты мен міндеті: Зерттеудің
мақсаты мұрағатта құжаттардың құндылығын
сараптау, мұрағатта құжаттарды пайдалану және
сақтау мәселелерін қамтитын қызмет саласы
екенің анықтау. Осы бағытта жұмыстын алдына
қойған мынандай міндеттері бар:
құрылымдық бөлімшелерде құжаттар
құндылығын сараптау;
құжаттардың құндылығын сараптаудың
принциптері мен критерийлері;
құндылық сараптамасының заманауи теориялары;
функционалъдық тәсілі
Курстық жұмыстың теориялық және
практикалық құндылығы:
Мұрағаттағы құжаттардың құндылығын сараптау
– оларды сақтау үшін іріктеу, және бағалау
мақсатында құжаттарды оқу болып есептеледі.
Ұйымды қайта ұйымдастыр (тарату) процесі
басталысымен оның құрылымдық бөлімшелері
(егер олар болмаса – ұйым қызметінің тиісті
бағыттары бойынша лауазымдық тұлғалар)
жедел түрде және бәрі бір мезгілде мынадай
құжаттарды іріктеу мен құндылығын сараптау
процедурасын бастауға тиіс;
Қзақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры
құрамына жататын құжаттар (яғни тұрақты
сақталатын құжаттар);
Жеке құрам бойынша құжаттар;
Уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын
құжаттар;
Уақытша (10 жылға дейін) сақталатын құжаттар;
Құндылық сараптамасы мен іріктеу
шаралары құжаттарды ұйымның
ведомстволық (жекеменшік)
мұрағатына тапсыру үшін жүргізіледі.
Осымен қатар мыналар тексеріледі;
Іс тақырыбының ондағы құжаттар
мазмұнына сәйкестігі;
істегі құжаттардың ресімделуі мен
топтастырылуының дұрыстығы;
істердің дұрыс ресімделуі;
Ғылыми – техникалық құжаттамалардың
құндылықтарын сараптау үшін
мекемелерде басшының бұйрығымен
тұрақты қызмет ететін сараптама
комиссиясы құрылады. Сараптау
комиссиясының (СК) құрамына жетекші
мамандар және тиісті мемлекеттік
мұрағаттың өкілі кіреді.
Басшының орынбасарларының бірінен,
бас инженер немесе бас конструктор,
төраға тағайындалады.
Комиссия мүшелері комиссия
құрамында жұмыс жүргізу үшін уақытты
Сараптау комиссиясының мүшелері өз
жұмысында Қазақстан Республикасының
«Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы»
Заңды және сақтау мерзімдері көрсетілген
құжаттардың типтік және ведомстволық
(салалық) тізбелерін, ұйымның СК жөніндегі
ережені басшылыққа алады. Ұйымның сараптау
комиссиясының жұмысы, әр ұйымда жасалатын
тұрақты қызмет ететін сараптау комиссиясы
туралы ережемен реттеледі, ол Қазақстан
Республикасының орталық мемлекеттік
мұрағатымен, жергілікті атқару органымен
келісіліп, ұйым басшысы бекітеді.
Құндылықтарды сараптау жөніндегі жұмыстарға
құрылымдық бөлімшелердің мамандары, ал
қажет болған жағдайларда – мемлекеттік
мұрағаттың мамандары да жұмылдырылады.
Сараптау комиссиясының мәжілісі қажетті
шегіне қарай өткізіледі, алайда жылына
кемінде екі рет өткізілуі тиіс. Шешімдер
көпшілік дауыспен қабылданып, сараптау
комиссиясының мәжілісі хаттамаланады.
Мемлекеттік сақтауға тапсырылуы
тиіс ғылыми – техникалық
құжаттамалардың тізбелерін жасау.

Ғылыми – зерттеу және патенттік құжаттамаларды
қоспағанда, ғылыми – техникалық құжаттамалардың
құндылығын сараптауды, ұйымның сараптау комиссиясы екі
кезеңмен жүзеге асырады.
ҚҰЖАТТАР ҚҰНДЫЛЫҒЫН САРАПТАУ ПРИНЦИПТЕРІ МЕН
КРИТЕРИЙЛЕРІ

Ұйымды қайта ұйымдастыру (тарату) кезінде
«Ведомстволық мұрағаттар жұмысының негізгі
ережелері» (24 қаңтар 2004 жыл) нормаларына
сәйкес ведомстволық (жекеменшік) мұрағатта
құжаттардың құндылығын сараптау және оларды
өңдеу жұмыстарына байланысты жоспардан тыс
(шұғыл) шара өткізіледі.
Құжаттар құндылығына жасалатын сараптама
қазіргі кезде мынадай принциптерге негізделген
Историзм (тарихи даму тұрғысынан бағалау)
Бағаның кешенділігі
Бағаның жан – жақтылығы
Құжаттар құндылығын айқындау кезінде бұл
принциптер теңдей дәрежеде қолданылады.
Құжаттардың құндылық сараптамасы Қазақстан
Республикасы «Ұлттық мұрағат қоры және
мұрағаттар туралы» заңының 1-бабы 1-тармағына
сәйкес ұйым күші мен қаржысы есебінен
жүргізіледі.
Ведомстволық (жекеменшік) мұрағатта
құжаттар құндылығына сараптама жүргізу ұйым
құжаттары құрамына жасалған талдауларға
сүйенеді. Бұлардың ішінде сараптама үшін бірінші
кезектегілері ұйымдық – өкімдік құжаттар мен
жоспарлық және есепке беру сипатындағы
құжаттамалар болып табылады. Осымен қатар
түпнұсқа құжаттар даналары қандай құрылымдық
бөлімше (қызмет бағыттары) істерінің құрамындағы
тиісті жиынтық мәліметтер бөліміне енгізілуі керек
екені нақты белгіленеді.
ЭЛЕКТРОНДЫҚ ҚҰЖАТТАР ҚҰНДЫЛЫҒЫН САРАПТАУ
ҚҰНДЫЛЫҚ САРАПТАМАСЫНЫҢ ЗАМАНАУИ ТЕОРИЯЛАРЫ

Қазіргі заман жаhанданған ақпараттық
кеңістік заманы болып отыр. Компьютерлік
техникалар таралымы нәтижесінде
ақпараттардың басым бөлігі әртүрлі
ақпарат жүйелерінде электронды формада
пайда болып, электронды формада
сақталатын уақыт келеді. Міне, сондықтан
да электронды құжаттамалар мұрағатын
ұйымдастыру принциптері туралы мәселе
бүгінгі күні көкейтесті мәселелердің бірі
болып табылады.
Құндылық сараптамасының заманауи
теориялары бойынша функциональдық
тәсілге неғұрлым басымырақ мән
беріледі. Бұл тәсілді қолдану барысында
мұрағаттар басқарудың жүйе түзу
элементтерін айрықша назарда
ұстайды. Сол негізде мұрағат өзін
толықтыру көздері болып табылатын
ұйымдар мен құрылымдық бөлімшелер
тізімін жасайды.
ФУНКЦИОНАЛЬДЫҚ ТӘСІЛ

Бұл схема, қағаз негізді құжаттар
бойынша жұмыс жүргізгенде жақсы
қырларынан көрінгенімен, электронды
формадағы құжаттарды бағалау кезінде
жеткіліксіз болып отыр.
Біріншіден, бұл тәсіл арқылы билік органдары мен ұйымдарда түзілген
электронды құжаттар құрамын анықтау қиын. Көпшілік ұйымдарда
атқарылатын міндеттері мен функциялардың орындалу барысы
электронды түрде құжатталуға тиісті, бірақ оларда құнды сипаттағы
электронды құжаттар (мәлімет базалары) қағаз негіздегідей айқын көріне
бермейді. Басқару құжаттамаларын сақтайтын мұрағаттар қиын жағдайда
қалып отыр олардың толықтыру көздері өз электронды ақпарат ресурстары
сипатын ашуға тырыспайды. Өкілетті мұрағат органдары мемлекеттік
ақпараттық жүйелердің жасалуын және жүргізілуін әдістемелік тұрғыдан
бақылайтын болса дұрыс болар еді. Мәселен, бұл жүйелерді жасауға,
жетілдіруге арналған техникалық тапсырмаларды келісу және
автоматтандырылған ақпараттық жүйелерді өнеркәсіптік пайдалануға беру
актілерін келісу арқылы бақылау жүргізуге болады. Бірақ қазір ТМД
елдерінің мұрағат органдарында мұндай құзірет жоқ. Мұрағатшылар тек
пайдалануға берілген жүйелерді айқындау мақсатында нормативтік актілер
мониторингін өткізіп, оларда жинақталған ақпарат ресурстарына
мұрағаттық тексеру ғана жүргізеді. Әдістемелік тұрғыдан мұндай тәсіл
мұрағат саласын ондаған жылдарға артқа, «мұрағаттар дауы» дәуіріне
шегіндіріп әкетеді.
Екіншіден, құндылық сараптамасын
жасаушы мамандар үшін электронды
ақпарат ресурстарының қай қорға
жататының анықтауда қиындықтар
туындайды.
ДЕРЕКТАНУ ЖӘНЕ АҚПАРАТТЫҚ ТӘСІЛ
Қайталану критерийін қолданудың әдістемелік негізгі
деректану мен ақпарат теориясы бойынша жасалған
ғылыми тәсілдер болып табылады. Деректану тәсілі
көп жағдайда құндылық сараптамасының соңғы
кезеңдеріне тән. Бұл кезде құжаттарды құжаттамалар
құрамында немесе мұрағат қорлары құрамында
жатқандарымен салыстыруға болады. Ақпараттық
тәсілді мұрағатшылар көбінесе бүтіндей бір құжаттар
кешенінің құндылығын анықтау кезінде пайдаланады.
Бұл құжаттардың шекаралық аясы кең – саланың өз
ішінде жинақталған , сала аралық, жалпы
мемлекеттік құжаттар болуы мүмкін . Мұрағатшылар
міндеті – құжатталған мазмұны бірдей , белгілі
дәрежеде қайталанатын, мәліметтері сіңірілген
ақпараттардың сан түрлі варианттарынан сақтауға
болатындарын мейлінше іріктеп ала білу.
Қорытынды

Құжаттар құндылығына жасалатын
сараптама бірнеше принцптерге
негізделген. Құндылық сараптамасын
мұрағат қызметкерлері тиісті мемлекеттік
мұрағат өкілдерінің әдістемелік көмегі
арқылы жүргізіледі. Құжаттардың
сараптамасы Қ.Р «Ұлттық мұрағат қоры
және мұрағаттар» туралы заңына сәйкес
жүргізіледі. Қазіргі кезде мұрағаттық
сақтауға келіп түсіп жатқан электрондық
құжаттарға сараптама жасау секілді күрделі
проблема әр түрлі көзқарастар тудырып
отыр.
Қорыта айтқанда элекрондық құжаттардың
барлық қасиеттерін есепке алу кезінде
қосымша құндылық критерилерін әзірлеуге
тура келеді. Әйтпесе қазіргі заманғы
құжаттамалардың келешекте тарих ғылымы
үшін мемлекет пен қоғам үшін аса құнды
дерек көзі болуы мүмкін бүтін бір
ретроспективалық ақпараттар бөлігі орны
толмас шығынға ұшырау қаупі туындайды.

Ұқсас жұмыстар

Құжаттарды тіркеу және есепке алу

Есептік құжаттар құралы

Мұрағат істерін ұйымдастыру

Орталық мемлекеттік ғылыми- техникалық құжаттама мұрағатының құрылуы

Құжаттың мәтіні

Аудиовизуалды құжаттардың құндылығына сараптама жүргізген кезде

Құжаттарды тарихи дерек көзі ретінде қарастырудан бастап

Рефераттық жұмыстың басқа жазба жұмыстарынан ерекшеліктері, мақсаттары мен міндеттері

Тағамдық жұмыртқаны жұқпалы, инвазиялық және жұқпалы емес ауруларда ветеринариялық санитариялық сараптау

Жер құнын бағалау

Пәндер