Есептік құжаттар құралы

Презентация қосу

ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫНЫҢ БІЛІМ ЖӘНЕ ҒЫЛЫМ МИНИСТРЛІГІ
«АТиСО» АКАДЕМИЯЛЫҚ КОЛЛЕДЖІ

Курстық жұмыс
«Мұрағаттану» пәні бойынша
Тақырыбы: «Есептік құжаттар
құралы»

Орындаған: 735 топ оқушысы
Жұмабаева Э.Ж.
Тексерген: Ихсанова А.Л
Мазмұны:
І. Кіріспе
ІІ. Негізгі бөлім
2.1. Құжаттарды сақтау
2.1.1. Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету
2.1.2. Құжаттардың көмескіленген, өшіп бара жатқан мәтіндерін қалпына келтіру
2.1.3. Құжаттарды сақтау құралдары және оларды орналастыру
2.1.4. Құжаттарды сақату режімі, шағынфильмдеу
2.1.5. Құжаттарды сақтауды қамтамасыз етудің әлемдік тәжірибелері
2.2. Құжаттардың есепке алуын қамтамасыз ету
2.2.1. Құжаттарды есепке алуға қойылатын талаптар және есептік құжаттар құрамы
2.2.2. Мұрағатық қорлардағы құжаттарды есепке алу ұғымы және негізгі ұстанымдары
2.2.3. Мұрағат материалдарын есепке алуды ұйымдастыру, есептік құжаттарды сақтау
2.3. Акционерлік қоғамда құжаттардың сақталуы мен есепке алынуын қамтамасыз ету
2.4.Құжаттардың бланкілерін, мөрлер мен мөртабандарды есепке алу және сақтауға
құжаттарды оперативтік сақтауға байланысты ұстанымдар
ІІІ. Қорытынды
Қосымшалар
Пайдаланылған әдебиеттер
Қазіргі кезде ақпараттарды сақтау үшін мұрағаттардың
атқаратын рөлі қаншалықты маңызды екенін түсіндіріп
жатудың өзі артық. Мұрағаттық құжаттарда сақталған
ақпарат жылдар бойы ғылыми, саяси, экономикалық
және әлеуметтікмәдени басқару ісі мақсаттарына
пайдаланылады.
Мұрағаттардың міндеті – мемлекет пен оның
институттарын ретроспективалық деректі ақпарттармен
қамтамсыз ету, тарих үшін маңызды құжаттарды сақтау,
азаматтардың заңды құқықтары мен мүдделерін қорғау
болып табылады.
Құжаттарды сақтау мәселесі мұрағат қоймасынан
басталады деп есептейміз. Шын мәнінде құжаттың
сақталу ұзақтығы қағаз фабрикасынан, жазу
құралдарын шығаратын зауыттардан, баспаханалардан
басталады. Яғни, оның негізгі бастапқы
материалдардың, атап айтқанда қағаздың, сияның,
бояудың сапасында жатыр.
Менің курстық жұмысымның мақсаты –
мемлекеттік, ведомстволық және Ұлттық
мұрағат қорындағы құжаттардың дұрыс
сақталуы мен есепке алынуы жағдайларын
анықтау, қазіргі заман технологиясы бойынша
пайдалануды қамтамасыз ету.

Курстық жұмысымды орындау барысында
ведомстволық мұрағаттар қызметінің негізгі
ережелері, Ұлттық мұрағат қоры және
мұрағаттар туралы Қазақстан
Республикасының Заңы, «Мұрағат ісі» оқу
әдістемлік құралы, Қазақстанда іс қағаздарын
жүргізу журналы негізге алынды.
Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету –
мемлекеттік мұрағаттардың негізгі міндеті.
Бұл міндеттің күрделілігі сол, ешкім
ешқашан «мәңгі» сақталатын құжат жасап
көрген емес. Мұның үстіне мұрағаттар жыл
сайын жаңа қорлармен толығып жатады, ал
бірақ қалпыпына келтіру мүмкіндіктері сол
баяғыша, қарапайым қалпында қалып отыр.
Бұл проблеманы шешуге байланысты қазіргі
көзқарас негізінде мұрағаттық құжаттардың
сақталуын қамтамасыз етудегі саралап
жіктеу (дифференциялау), іріктеу принципіне
біртіндеп көшу мақсаты жатыр. Бұл орайда
олардың құндылық деңгейлері мен
физикалық жайкүйлері есепке алынбақ.
Мұрағат қорларының сақталуын қамтамасыз
ету проблемасы жөніндегі қазіргі түсінік
біршама өзгешелеу: бұл шара ақпараттарға қол
жетімділік ауқымын кеңейте түсуге ықпал етуі
тиіс.
Қорлардың сақталуын қамтамасыз ету
бағдарламасы бірнеше қосалқы
бағдарламаларды да қамтуы қажет. Атап
айтқанда:
сақтаудың нормативтік режимін қамтамасыз
ету, құжаттарды рестраврациялау және
консервациялау;
мұрағат қорларын сақтауға арналған
материалдық – техникалық база;
құнды және аса құнды құжаттарды
микрофильмдеу, құжаттарды пайдалану
үшін олардың көшірмелерін жасау.
ҚҰЖАТТАРДЫҢ КӨМЕСКІЛЕНГЕН, ӨШІП БАРА
ЖАТҚАН МӘТІНДЕРІН ҚАЛПЫНА КЕЛТІРУ

2002 жылы мұрағаттардағы мәтіндері өше бастаған
құжатарды көшірмелеу жөнінде Жаднаманы
мұрағат қызметкерлері әзірлейді. Онда айырықша
құнды құжаттарды анықтау кезінде, баспаға
жинақтар даярлау үстнде, әр түрлі картотекалар
жасау барысында, құжаттардың тарихи деректі
көрмелерін өткізуге әзірлік сәттерінде т.б.
жағдайларында өшк бастаған мәтіндерді айқындау
шаралары мақсатты түрде белгіленген. Анықталған
әрбір құжат мәтіні карточкаға жазылып
сипатталады, мұнан соң ол құжаттардың сақталуын
қамтамасыз ету басқармасына беріледі. Мұнда өше
бастаған және айқындығы төмен мәтіндері есепке
алу картотекасы жүргізіліп отырады. Жаднамада
құжат мәтінін компьютерде қайта теру арқылы
қалпына келтіру тәсәлі егжейтегжейлі
сипатталады.
Құжаттардың есепке алуын қамтамасыз ету
Құжаттарды есепке алуға қойылатын талаптар және есептік
құжаттар
Құжаттарды есепке алу әрбір мұрағат қоймасы
бойынша бөлек жүзеге асырылады.
Барлық сақтаулы құжаттар, соның ішінде істер
тізімдемесіне енгізілмеген, бұл салаға жатпайтын
құжаттар да, аса құнды құжаттардың сақтық
көшірмелері мен пайдалану қорынан алынған
көшірмелер де есепке алынуы керек.
Есепке алу құжаттарына, сонымен қатар деректерді
есепке алу базасына қол жеткізу тәртібі ұйым басшысы
бұйрығымен (өкімімен) реттеледі.
Есепке алу құжаттары белгіленген үлгі бойынша
ресімделеді және олар сақтау бірлігіндегі мұрағаттық
құжаттардың келіп түсуін, шығуын, санын, құрамын,
жайкүйін жазуға арналады.
Құжаттарды есепке алудың негізгі бірліктері
мұрағаттық қор мен сақтау бірліктері болып
табылады.
Есептік құжаттарда істер келіп түскен кезгі әрбір
жазбаның негізі құрылымдық бөлімшелердің
жылдық істер тізімдемесі, ұйымның істер
номенклатурасы, ведомстволық мұрағаттың
толықтыру көздері ұйымдардың тиісті істер
тізімдемесі мен істер номенклатурасы болып
табылады.
Есептік құжаттарда істер шығарылған кезгі әрбір
жазбаның негізі істерді мемлекеттік мұрағатта
тұрақты сақтау үшін қабылдаутапсыру актісі (15
және 16қосымшалар), сақтауға жатпайтын
құжаттарды жоюға бөлу туралы акті, іздестіру
жолдары таусылып, табылмаған істер туралы
акті (17қосымша), істердің түзетуге келместей
болып бүлінгені туралы акті (18қосымша) болып
табылады.
Қазақстан Республикасының «Ұлттық мұрағат
қоры және мұрағаттар туралы» Заңының 9
бабының 1тармағына сәйкес «Ұлттық мұрағат
қорының құжаты, олардың меншік нысандарына
қарамастан, орталықтандырылған мемлекеттік
есепке алынуы тиіс».
Қазақстан Республикасының 10372001 жылғы
стандартында мұрағат құжаттарын есепке алу
ұғымына мынандай анықтама берілген: «Мұрағат
құжаттарының құрамы мен санының есептеу
бірлігін анықтау және септегі құжаттардың нақты
кешен мен олардың жалпы санының әрбір
бірлігіне тиістілігін тіркеу (тұрақтандыру). Ұлттық
қордың құрамындағы барлық құжаттар
мазмұнына, түпқұжат екендігіне, қайта шығарылу
тәсіліне қарамастан түгел есепке жатқызылады».
Мұрағат материалдарын есепке алудың
ұстанымдық негізі оларды сақтау мен есепке
алудың бірлігі. Қазақстан Республикасының
Ұлттық мұрағат құрамына кіретін құжаттар
олардың топтастыру арқылы бірнеше
кешендерге біріктіріледі. Мұрағат құжаттары
топтамаларының кешендеріне: істер, әр түрлі
мұрағаттық қорлар, жалпы мұрағат
материалдары, жалпы ведомстволық
бағынышты мұрағаттар маериалдарының
топтамалары жатады.

Құжаттардың ең үлкен кешені – Қазақстан
Республикасының мемлекеттік мұрағат қоры.
Тұрақты қорлары бар мемлекеттік
мұрағаттарда құжаттарды есепке алу
жүйесі және оны жүргізу ұстанымдары.
Мемлекеттік мұрағатқа түскен барлық
құжаттар жедел есепке алынады.
Есепке алу ережеде анықталған
қорлар, біріккен мұрағаттық қорлар,
мұрағаттық коллекциялар, істер,
құжаттың микросуреттері (негативтер
мен позитивтер) тізімдемелер бойынша
жүргізіледі.
Сондайақ, ережеде мемлекеттік мұрағаттар
міндетті түрде жүргізу үшін есепке алу
құжаттарының құрамын анықтайды:
түсім құжаттарын (кіріс құжаттарын) есепке
алу кітабы;
қорлардың тізімі, қорлардың парақтары,
тізімдемелер, істердің ішкі  тізімдемесі;
істердің растамалық жазулары;
құжаттардың микросуреттерінің
көшірмелерінің кіріс кітабы;
мұрағаттың паспорты;
қордың ісі.
МҰРАҒАТ МАТЕРИАЛДАРЫН ЕСЕПКЕ АЛУДЫ
ҰЙЫМДАСТЫРУ, ЕСЕПТІК ҚҰЖАТТАРДЫ
САҚТАУ.
Есептік құжаттар бірінші кезектегі
маңызы бар материалдар болып
табылатындықтан, мұрағаттарды
олардың толық сақталуына кепілдік
берілуі тиіс. Сондықтан кіріс кітаптары,
тізімдер, қорлардың істері мен парақтары,
тізімдемелердің қол сұғылмайтын
даналары оқшауланған үйжайда есептік
құжаттарға жауап беретін арнайы
мұрағат бөлімшесі немесе мұрағат
қызметкерлерінің қарауында болады.
Мекемелердің, ұйымдардың және
кәсіпорындардың мұрағатында
құжаттарды есепке алудың негізгі есептік
құжаттары:
істердің тізімдемелері;
қорлар;
тізімдер;
қорлардың парақтары;
мұрағаттың паспорты.
ҚОРЫТЫНДЫ

Менің курстық жұмысымның
тақырыбы – құжаттардың сақталуы
мен есепке алуын қамтамасыз ету.
Сонымен осы курстық жұмысымды
аяқтай келсе, осылай қорытындылауға
болады. Әрбір жекеленген
ұйымдардың, мемлекеттік
ұйымдардың,  ведомтсволық
мұрағаттардың және тағы да басқа
мекемелердің құжаттары міндетті
түрде сақталып, есепке алынуы керек.
Сақтауға жататын барлық құжаттар дұрыс
дәрежеде сақталуы керек, атап айтатын болсам,
біріншіден құжаттардың сақтау режімін
әрқашан қадағалап, температуралық
ылғалдылық пропорцияларын сақтау керек.
Екіншіден құжаттарды қадағалайтын
мұрағатшы құжаттама қызметімен таныс
болып, құжаттарға ұқыпты қарау керек.
Сонымен қатар әрбір құжаттардың сақтандыру
көшірмесі болу керек, себебі құжат бүлініп,
жыртылып қалса немесе жоғалып кетсе, олар
көшірмелерімен алмастырылады. Құжаттың
сақтық көшірмесі – құжат жоғалған жағдайда,
ондағы ақпараттарды сақтау мақсатында
дайындалатын аса құнды құжат көшірмесі
болып табылады. Және де кез келген
құжаттардың электрондық ңұсқасы жасалу
керек.

Құжаттардың түсуі мен шығуын есепке алу кітабының үлгісі

________жылы барлығы__________________________ сақтау бірлігі түсті, соның ішінде
________________________________________________

                                      (санмен және жазбаша)
(7, 8, 9, 13бағандар бойынша қорытынды мәліметтер жекежеке көрсетіледі); шыққаны
___________________есептеу бірлігі (+ құжаттар, парақтар), соның
ішінде:_____________________________________________________________________________
_________________________________________________
                                    (санмен және жазбаша)
(10,11,12,14бағандар бойынша қорытынды мәліметтер жекежеке көрсетіледі).

Қорытынды жылдық жазбаны жасашы
қызметкер лауазымдық атауы          ______________________ толық атыжөні
                                                                  (қолы)

Ведомстволық мұрағат басшысы     ______________________ толық атыжөні
                                                                  (қолы)

Уақыты

Ұқсас жұмыстар

Бухгалтерлік есеп беру

БУХГАЛЕТРЛІК ҚҰЖАТТАР АЙНАЛЫМЫ

Бугалтерлік есепті ұйымдастыру

Есеп жүргізудің жалпы қағидалары

Жер кадастры мәліметтерін алу, өңдеу және талдау

Қызметкерлерге еңбекақы төлеу туралы құжаттар

Жобалардың түрлері

БЖК филиалы

Құжаттарды тіркеу және есепке алу

КӨЛІК САЛЫҒЫ

Пәндер