Дипломатиялық құжаттарды жазуға және ресімдеуге қойылатын талаптар

Дипломатиялық құжаттарды жазуға

және

ресімдеуге қойылатын талаптар

Қазақстан Республикасының Сыртқы істер министрлігі шеңберінде нақты ереже бекітілген.

Дипломатиялық құжаттарды ресімдеуге қатысты

ереже

Құжаттар жазылады :

1) Word for Windows мәтіндік редакторының 3. 0 және одан жоғары нұсқасында

2) шрифті:Times New Roman Kaz

өлшемі:№14

3) Аралық(интервал) -1.

Жекелеген жағдайда өзгеруі мүмкін

Кестелерге басқа өлшемдер пайдаланылуы мүмкін

Бланкіде, бланкісіз ресімделген құжаттардың жиек өлшемдері:

Сол жағы:3 см

Оң жағы-1, 5 см

Жоғарғы жағы-2 см

Төменгі жағы-2 см

-Құжаттың мәтіні екі немесе одан да көп бетте болса, екінші және одан кейінгі беттер нөмірленеді.

-Қосымшалар бөлек нөмірленеді.

-Беттердің реттік нөмірлері араб цифрларымен құжаттың жоғары жақ ортасына нүктесіз қойылады.

-Құжаттың немес қосымшаның бірінші беті нөмірленбейді.

Нөмірленуі:

Жекелеген деректемелерді жазу мен орналастыру талаптары:

-Мәтіннің тақырыбында-құжат мазмұнын қысқа және нақты беруі тиіс

-Ел аттарын қысқартуға болмайды(Мысалы:РФ-дағы ҚР Елшісіне)

-Лауазым атауын толық жазу қажет

-Орындаушысы көрсетіліп рәсімделеді

Жалпы саны үштен аспайтын бірнеше шетелдік мекеме басшыларына құжат дайындағанда былайша жазу қажет:

Бұдан соң мәтін келеді. Егер құжат төрт және одан да көп шетелдік мекемелерге жіберілсе:

Деген сөздерден кейін міндетті түрде жіберілетін мекемелердің тізімі жеке парақта жазылады

Қазақстанның барлық шетелдік мекемелеріне арналған циркуляр құжат дайындау кезінде, құжат келесідей түрде ресімделеді:

Бұдан соң мәтін (2-3 аралықтан кейін) келеді. Немесе:

деп жазылады

Қазақстан Республикасының Сыртқы істер минитрінің жолдау хаттарын ресімдеуге хат жіберілетін лауазым атауы құжаттың бірінші парағының сол жақ төменгі бұрышына сол жақ жиек бойынша түзетіліп жазылады.

Мысалы:

Жоғары оң жақтағы бұрышта құжатқа қол қойылған қаланың аты және сөздік-цифрлық түрде күні көрсетіледі.

Құжаттарда күні мен сандарды жазуда ескерілетін жағдай:

Күнді жазудың тәсілдері:

сөздік -сандық (2017 жылғы 21 ақпан)

және сандық (17. 10. 2017)

Жазылу реті:күн, ай, жыл

Тәсілдердің қолданылуы:

Сөздік-сандық тәсіл:

-хаттамалар

-тапсырмалар

-қаржылық құжаттар

-хаттар

-қызметті жазбалар

-жеделхаттарда

Сандық тәсіл:

-виза қою

-қарар жазу

-телефонограмма

Және т. б

Құжаттар мәтінінде күнді жазу:

Күндер мен күнтізбелік мерзімдерді құжат жобаларында төмендегідей жазу қалыптасты:

Сонымен қатар:

Нөмір таңбасы

Қосымшалар, кестелердің реттік санын білдіргенде қойылады:№2 қосымша, 1 кесте.

Тараулар мен беттердің есептік санын қойғанда нөмір таңбасы қойылмайды:9 тарау, 99 бет

Рим цифрларын(жұрнақсыз, септік жалғауынсыз) жазылады:

Мысалы:

XXI ғасыр

2006 жылдың I тоқсанында

V Халықаралық астрономиялық конференцияның шешімдерді т. б.

Сандарды жазу үшін әріптік түрі:

Бес қабатты ғимарат, мың жылқы

Әріптік-цифрлы түрі:

5 мың теңге, 12 млн. теңге

Бүтін немесе бөлшек сан есімдерден кейін зат есім үнемі жекеше түрде тұрады.

Мысалы:5 кітап, 500 кітап, 28, 5 метр, 50 пайызға қымбаттады

2 есе төмендеді

Сандарды жазу:

Мекен-жайлардың жазылуы:

Мекен-жайларды көрсетуде үйдің қосарлы нөмірі қисық сызық арқылы қойылады:

Мысалы:

Абай көшесі, 19/1 үй. «2», «б» сияқты әріптермен берілетін литері бірге жазылады.

Бейбітшілік көшесі, 97а үй

Қысқарған сөздерді жазу:

-Құжат дайындау барысында ең бірінші

сөйлемде қысқарған сөзді қолданбаған жөн.

-Жалпыға бірдей мойындалған қысқарған халықаралық атаулар да (НАТО, ЮНЕСКО)

-Ресми құжаттарда «Қазақстан Республикасы» деген сөздердің орнына «ҚР» деген қысқарған түрін қолдануға берілмейді.

-Мекеме, ұйымдардың атауы бір құжатта бірнеше мәрте қолданылса, бірінші атауында толық жазылып, ал жақшаға қысқарған атауы беріледі:Қазақстан Республикасының Сыртқы істер министрлігінің өкілдігі ( бұдан былай-ҚР СІМ өкілдігі)