Қазақстан Республикасының дипломатиялық құжаттарын рәсімдеу және жазу талаптары

Дипломатиялық құжаттарды жазуға

және

ресімдеуге қойылатын талаптар

Қазақстан Республикасының Сыртқы істер министрлігі шеңберінде нақты ереже бекітілген.

Дипломатиялық құжаттарды ресімдеуге қатысты

ереже

Құжаттар жазылады :

1) Word for Windows мәтіндік редакторының 3. 0 және одан жоғары нұсқасында

2) шрифті:Times New Roman Kaz

өлшемі:№14

3) Аралық(интервал) -1.

Жекелеген жағдайда өзгеруі мүмкін

Кестелерге басқа өлшемдер пайдаланылуы мүмкін

Бланкіде, бланкісіз ресімделген құжаттардың жиек өлшемдері:

Сол жағы:3 см

Оң жағы-1, 5 см

Жоғарғы жағы-2 см

Төменгі жағы-2 см

-Құжаттың мәтіні екі немесе одан да көп бетте болса, екінші және одан кейінгі беттер нөмірленеді.

-Қосымшалар бөлек нөмірленеді.

-Беттердің реттік нөмірлері араб цифрларымен құжаттың жоғары жақ ортасына нүктесіз қойылады.

-Құжаттың немес қосымшаның бірінші беті нөмірленбейді.

Нөмірленуі:

Жекелеген деректемелерді жазу мен орналастыру талаптары:

-Мәтіннің тақырыбында-құжат мазмұнын қысқа және нақты беруі тиіс

-Ел аттарын қысқартуға болмайды(Мысалы:РФ-дағы ҚР Елшісіне)

-Лауазым атауын толық жазу қажет

-Орындаушысы көрсетіліп рәсімделеді

Жалпы саны үштен аспайтын бірнеше шетелдік мекеме басшыларына құжат дайындағанда былайша жазу қажет:

Бұдан соң мәтін келеді. Егер құжат төрт және одан да көп шетелдік мекемелерге жіберілсе:

Деген сөздерден кейін міндетті түрде жіберілетін мекемелердің тізімі жеке парақта жазылады

Қазақстанның барлық шетелдік мекемелеріне арналған циркуляр құжат дайындау кезінде, құжат келесідей түрде ресімделеді:

Бұдан соң мәтін (2-3 аралықтан кейін) келеді. Немесе:

деп жазылады

Қазақстан Республикасының Сыртқы істер минитрінің жолдау хаттарын ресімдеуге хат жіберілетін лауазым атауы құжаттың бірінші парағының сол жақ төменгі бұрышына сол жақ жиек бойынша түзетіліп жазылады.

Мысалы:

Жоғары оң жақтағы бұрышта құжатқа қол қойылған қаланың аты және сөздік-цифрлық түрде күні көрсетіледі.

Құжаттарда күні мен сандарды жазуда ескерілетін жағдай:

Күнді жазудың тәсілдері:

сөздік -сандық (2017 жылғы 21 ақпан)

және сандық (17. 10. 2017)

Жазылу реті:күн, ай, жыл

Тәсілдердің қолданылуы:

Сөздік-сандық тәсіл:

-хаттамалар

-тапсырмалар

-қаржылық құжаттар

-хаттар

-қызметті жазбалар

-жеделхаттарда

Сандық тәсіл:

-виза қою

-қарар жазу

-телефонограмма

Және т. б

Құжаттар мәтінінде күнді жазу:

Күндер мен күнтізбелік мерзімдерді құжат жобаларында төмендегідей жазу қалыптасты:

Сонымен қатар:

Нөмір таңбасы

Қосымшалар, кестелердің реттік санын білдіргенде қойылады:№2 қосымша, 1 кесте.

Тараулар мен беттердің есептік санын қойғанда нөмір таңбасы қойылмайды:9 тарау, 99 бет

Рим цифрларын(жұрнақсыз, септік жалғауынсыз) жазылады:

Мысалы:

XXI ғасыр

2006 жылдың I тоқсанында

V Халықаралық астрономиялық конференцияның шешімдерді т. б.

Сандарды жазу үшін әріптік түрі:

Бес қабатты ғимарат, мың жылқы

Әріптік-цифрлы түрі:

5 мың теңге, 12 млн. теңге

Бүтін немесе бөлшек сан есімдерден кейін зат есім үнемі жекеше түрде тұрады.

Мысалы:5 кітап, 500 кітап, 28, 5 метр, 50 пайызға қымбаттады

2 есе төмендеді

Сандарды жазу:

Мекен-жайлардың жазылуы:

Мекен-жайларды көрсетуде үйдің қосарлы нөмірі қисық сызық арқылы қойылады:

Мысалы:

Абай көшесі, 19/1 үй. «2», «б» сияқты әріптермен берілетін литері бірге жазылады.

Бейбітшілік көшесі, 97а үй

Қысқарған сөздерді жазу:

-Құжат дайындау барысында ең бірінші

сөйлемде қысқарған сөзді қолданбаған жөн.

-Жалпыға бірдей мойындалған қысқарған халықаралық атаулар да (НАТО, ЮНЕСКО)

-Ресми құжаттарда «Қазақстан Республикасы» деген сөздердің орнына «ҚР» деген қысқарған түрін қолдануға берілмейді.

-Мекеме, ұйымдардың атауы бір құжатта бірнеше мәрте қолданылса, бірінші атауында толық жазылып, ал жақшаға қысқарған атауы беріледі:Қазақстан Республикасының Сыртқы істер министрлігінің өкілдігі ( бұдан былай-ҚР СІМ өкілдігі)