Құжат, оның түрлері және қызметі

Презентация қосу

Құжат, оның
түрлері және
қызметі.
“Құжат” латын тілінен аударғанда “куәлік”,
“дәлелдеу тәсілі” деген мағына береді.
Бүгінгі қолданыста оның негізгі үш
мағынасы бар:
1. Қандай да бір фактіні не бір нәрсеге деген
құқықты растайтын іс қағазы(мысалы, жол
жүруге деген);
2. Жеке басты ресми түрде куәландыратын
құжат(төлқұжат);
3. Бір нәрсе туралы жазбаша куәлік (мысалы,
ескі грамоталар).
ҚҰЖАТТАРДЫ ТОПТАСТЫРУ

Белгілеу тәсіліне
қарай: жазба,
графикалық,
акустикалық
Мазмұнына қарай: Атауына қарай:
ұйымдық- ережелер,
өкілеттік, қаржы- бұйрықтар,
есеп, жабдықтау- хаттамалар,
өткізу жарғылар, арыздар,
хаттар
Түріне қарай:
типтік, үлгілік, Толтыру
жекелік, қалыпты, орнына
жалпыға бірдей қарай: ішкі
Орындалу Шығу тегіне
мерзімі қарай: қызметтік
бойынша: жедел және ресми-
және жедел емес жекелік

Жариялылық
дәрежесіне қарай: Заңдылық күшіне
қарапайым, күнделікті қарай: шын және
қызметте қолдану үшін жалған құжаттар
және құпия

Сақталу мерзіміне қарай:
10 жылдан жоғары тұрақты
мерзімге және 10 жылға
дейін уақытша сақталатын
Құжаттың жеке құрамды бөлігі деректеме деп аталады.
Құжаттардың міндетті деректемелері:
1. Ұйымның атауы-құжат авторы.
2. Ұйымның коды-құжат авторы.
3. Құжаттың атауы.
4. Тақырыбы.
5. Құжат түрінің коды.
6. Құжатты толтыру мерзімі.
7. Индексі.
8. Мәтіні.
9. Бұрыштамасы.
10.Қойылған қолы
11.Құжаттың орындалғаны және іске тіркелгендігі туралы
белгі.
Формуляр-үлгі-құжаттың бірыңғай пішімге
түскен моделі. Формулярда түрлі
деректемелердің-тұрақтыларының да, өзгеріп
тұратындарының да орналасу аумағы анық
көрсетіледі. Тізбелердің құжат парағындағы
бірізділігі және ұзындығы белгіленеді.
Тұрақты деректеме баспаханалық жолмен
дайындалған бірыңғай формаға немесе
фирмалық бланкі деп аталатын қағазға
түсіріледі.
Ауыспалы деректеме құжатты құру кезінде
түсіріледі.
ҚҰЖАТ МӘТІНІ
Мәтін-құжаттың негізгі деректемесі. Ол негізгі екі
бөлікке бөлінеді. Біріншісінде-құжатты толтыруға
негіз болған жай көрсетіледі, нұсқаулар немесе
өтініш-тілектер жазылады. Тіпті, мәтін бір ғана
тіркестен тұрғанда, оның бірінші бөлігінде
құжатты жасаудың себебі немесе негіздемесі
айтылып, екіншісінде-шешім нұсқау, өтініш
хабарланады. Мәтін азат жолдарға бөлінеді,
тақырыпшалар қойылады. Бұл, әсіресе,
ақпараттық құжаттарда қажет. Құжат түрімен
грамматикалық жағынан сәйкестендіріліп
құрылған мәтіннің тақырыбы құжаттың қысқаша
мазмұнын көрсетеді.
Құжатты әзірлеудің бірінші кезеңі-мұндай
үлгідегі мәселелерді шешудің тәртібін айқындайтын
нормативтік-әдістемелік құжаттардың заңдық
базаларын зерттеу екені мәлім. Құжаттарды
әзірлеудің бұл кезеңі заңдық базалардың
күрделілігіне, оңай қол жеткізбейтіндігіне және заң
шығару материалдарын іздеу жұмыстары бойынша
көп еңбектенуді қажет ететін жұмыстарды жүргізу
қажеттігіне байланысты жиі назардан қалып
отырады. Қазіргі уақытта жан-жақты заң шығару
және нормативтік-әдістемелік құжаттарды қамтитын
көптеген заң және құқықтық деректер банктерінің
бар болуы құжаттардың әзірлену сапасын
айтарлықтай арттыруға мүмкіндік береді.
Екінші кезеңі-осы мәселе бойынша мұның
алдындағы құжаттарды, осыған ұқсас мәселелер
бойынша құжаттар мен шешімдерді зерттеу
болып табылады. Құжаттарды іріктеу мәселесі
көп жағдайда әзірленіп жатқан құжаттың
дұрыстығын, қарама-қайшы еместігін және
толықтығын айқындайды. Тек тіркеудің
компьютерлендірілген жүйесі ғана құжаттармен
автоматтандырылған іздеу арасында байланыс
орнату арқылы тапсырылған мәселе бойынша
барлық қажетті құжаттарды іс жүзінде табуға, ал
құжаттардың мәтңндерін толық сақтау жүйесі
кезінде барлық қажетті ақпаратты экранға бірден
шығаруға мүмкіндік береді.
Құжатты әзірлеудің үшінші кезеңі-
нақтылы жағдаяттар бойынша деректер
жинау болып табылады. Бұл кезеңде
деректердің алынған базаларымен қатар
ұйымда, мекемеде және фирмада
әзірленген деректер базалары
пайдаланылуы мүмкін.
Осылайша компьютер ең күрделі деген
құжаттың өзін сауатты рәсімдеуге және
оны әсем безендіруге мүмкіндік береді.
Құжатты дайындаушы туралы
мәлімет.

Қызметтік хаттың бұл бөлігі құжатты дайындаушының кім
екендігін міндетті түрде көрсету қажет болған жағдайда ғана
толтырылады. Құжатты дайындаушы туралы мәлімет
қосымшалар туралы мәліметтен кейін көрсетіледі. Егер
қосымшалар болмаса, құжатқа қол қоюшы туралы мәліметтен
кейін жазылады. Құжатты дайындаушы туралы мәлімет
парақтың сол жағынан кіші әріппен жазылады.
Бұл мәліметке:
1. “Орындаушы” немесе “құжатты дайындаушы”
деген сөз жазылады.
2. Құжатты дайындаушының аты-жөні.
3. Жұмыс телефоны.
4. Құжат дайындалған күні көрсетіледі.
Мысалы: “Орындаушы” Омарова А.Ж.
Жұмыс телефоны 222-96-45 2012ж., 15 сәуір.
Бұрыштама
Бұрыштама-келіп түскен іс қағаздарының
бұрышына жазатын мекеме басшысының қысқаша
нұсқауы.
Бұрыштама жазу-түскен құжат мазмұнымен сіздің
танысқандығыңыздың ғана емес, сонымен қатар ол
бойынша шешім қабылдағандыңыздың, нұсқау
белгендігіңіздің белгісі. Сіздің күнделікті танысып,
нұсқау беретін құжаттардың сан түрлігіне қарай,
жазылатын бұрыштама түрі де соншалықты көп
болуы мүмкін. Ең бастысы бұрыштама қысқа
жазылуы керек. Онда нұсқауды орындауға тиіс адам
мен орындалу мерзімі анық көрсетілуі керек. Не істеу
керектігі де нақты көрсетілуі тиіс. Бұрыштамада
мағынасы екіұшті сөздер жазылмайды.
Бұрыштама үлгісі:
«Таныстым» (дата, қол, фамилия),
«Келісемін» (дата, қол, фамилия), «Қарсы
емеспін», «Мәселе қаралады», «Бекітемін»,
«Бекітілсін», «Қабылданбайды».
Бұрыштама құжаттың бірінші бетінің
жоғары жағына жазылады. Брошюра
түріндегі құжаттардың мұқабасына
жазылады.
Қаламмен, мүмкіндігінше анық, үлкендеу
етіп, қысқартуларсыз жазу керек. Нұсқауды
орындау тапсырылатын адамның фамилиясы,
аты-жөнінің басқы әріптері, орындау мерзімі
анық жазылады, ай мерзімі екі санмен
көрсетіледі. Мысалы, наурыз-03 (3 емес),
қаңтар-01 (1 емес). Бұрыштама да ресми
стильде жазылады. Басы артық сөздер
қолданылмай, істің негізгі мәні ғана айтылады.
Бұрыштама соңына күні жазылып, басшы
қолы қойылады және фамилиясы жазылады.

Ұқсас жұмыстар

Іс-қағаздар және олардың түрлері

Еңбек қатынастарын реттеу құжаттары: Кадрлар жөніндегі жеке іс парағы Еңбек келісім шартының түрлері Лауазымдық нұсқаулық

Өтініш

Құжаттың атауы өмірбаян

Азаматтық қарым-қатынасты реттейтін құжат Өмірбаян

Сотты құжаттармен қамтамасыз етудің теориялық және әдістемелік негіздер

Бухгалтерлік есептің пәні мен әдістері

Электронды қызмет түрлері. Электронды Кұжат айналымы. Электронды оқулықтар дайындау туралы ақпарат

Компьютерлік вирустар жайлы

Жүктейтін - операциялық жүйе жүктелгенде негізгі жүктейтін жазбаға немесе жүктейтін секторға жұғатын вирустар

Пәндер