Құжаттарды ведомоствалық мұрағатқа әзірлеу

Презентация қосу

Құжаттарды
ведомоствалық
мұрағатқа әзірлеу
Ұйымдар өз қызметінде пайда болған тұрақты сақталатын
құжаттардың іріктелуін, есебін, сақталуын, сапалы өңделуін,
пайдалануын қамтамасыз етеді және Қазақстан Республикасының
Бас мұрағат басқармасы мен оның жер-жердегі органдары
белгіленген ережелерді ұстана отырып, осы құжаттарды
мемлекеттік сақтауға дер кезінде өткізуді ұйымдастырады.
Тұрақты және ұзақ мерзімді құжаттарды сақтау үшін ұйымдарда
ведомстволық мұрағаттар құрылады. Шағын ұйымдарда мұрағат
үшін тиісінше қосымша ақы төленетін жауапты адамдар
тағайындалады.
Тұрақты және ұзақ сақталудағы аяқталған істер екі жыл бойы
құрылымдық бөлімшелерде ұсталады да, содан кейін ведомстволық
мұрағатқа өткізіледі.
Құжаттарды ведомствоға тапсыру ісі:

құжаттардың құндылығын
сарапқа салуды;

істерді ресімдеуді; істердің
тізімдемесін жасауды;
құжаттар мен істерді жоюға
бөлу туралы актілер
жасауды қамтиды
Ұйымның тұрақты жұмыс істейтін
сарапшы комиссиясы немесе
орталық сарапшы комиссиясы (СК,
ОСК) басшы қызметкерлерінің
бірінің төрағалық етуімен негізгі
құрылым бөлімшелерінің білікті
мамандарынан құрылады. Ск, ОСК
құрамына мұрағаттың меңгерушісі
немесе мұрағат үшін жауапты және
мұрағаттар мен құжаттаманы
мемлекеттік басқарудың тиісті
органымен келісу бойынша
мемлекеттік мұрағаттың өкілі
енгізілуі тиіс.
Сарапшы комиссиялар кеңесші органдар болып табылады. Олардың
шешімдерін ұйымдардың басшылары бекітеді.
Құжаттардың құндылығын сарапқа салу тұрақты сақталатын істерді әр
парағы бойынша қарап және «ОСК», «СК» деген белгі соғылып, істер мен
тізбелердің номенклатурасы негізінде жүргізіледі.
Сақталу мерзімі біткен құжаттар осы құжаттар мен істердің жою үшін
бөліп алынғаны туралы актілерге қосылады, мәжілістерінде қаралады да
ұйымның басшысы тарапынан бекітіледі, содан соң жоюға арнап бөлінген
істер екінші қайталама шикізат дайындау жөніндегі ұйымдарға тапсырылады.
Тұрақты сақталатын және адамдар құрамы жөніндегі істер толық ресімделуі
тиіс. Ол: істердің тігілуін немесе түптелуін, істегі парақтардың нөмірленуін,
істің куәландырылған парағын толтыруды, қажет жағдайда құжаттардың ішкі
тізімдемесін жасауды, істер мұқабасының деректемелерін ресімдеуді көздейді.
Тұрақты және ұзақ уақыт сақталатын істердің мұқабасы белгіленген нысанда
ресімделеді. Мұқабадағы істер тақырыптарының тігілген
құжаттардыңмазмұнына сәйкестігі тексеріледі. Қажетті жағдайда істердің
тақырыбына қосымша мәліметтер енгізіледі: бұйрықтарды, хаттамалардың
нөмірлері қойылады, есеп берудің түрлері мен нысандары және т.б.
көрсетіледі.
Мұқабадағы көрсетілген мерзімнің басталған және аяқталған жылына
сәйкес келуі тиіс. Істер қалыптасқан жылдан анағұлым бұрынғы
жылдардың құжаттары бар істе көрсетілген мерзім астына
«...жылдардағы құжаттар бар» деп жазылады.
Бірнеше томнан тұратын істердің мұқабаларында әр томдағы
құжаттарды ең бастапқы және ең соңғы мерзімі көрсетіледі.
Дәл күнтізбелік мерзімі белгіленгенде күні, айы және жылы
қойылады. Күні мен жылы араб цифрларымен көрсетіледі, айдың аты
сөзбен жазылады.
Мерзімді цифрлармен қысқартып жазуға рұқсат етіледі. Мұқабада
тізімдеме бойынша істің нөмірі қойылады және ведомстволық
мұрағатпен келісу бойынша тізімдеме мен қордың нөмірі көрсетіледі.
Ұйымның (құрылымдық бөлімшенің) атауы өзгерген кезде істегі
құжаттар қамтыған кезеңнің ішінде немесе істі басқа ұйымға
(құрылымдық бөлімшеге) беру кезінде мұқабаға осы ұйымның
(құрылымдық бөлімшенің) жаңа атауы жазылады.
Құрылымдық бөлімшелердің
қызметкерлері іріктеп алған
және ресімделген істерге
ведомстволық мұрағаттың
Тұрақты және ұзақ уақыт
қадағалуымен тұрақты
сақталатын істердің
сақталатын жеке құрам
мұқабаларындағы жазуларды
жөніндегі істерге және өзге де
ұзақ өшпейтін сиямен анық
біртектес істерге (тақырыбы
жазған жөн.
бойынша ғылыми есептер сот
және тергеу істері, ұтымды амал
ұсыныстар, т.б.) бөлек тізімдеме
жасайды.

Құрылымдық бөлімшелер
әзірленген тізімдемелер
бойынша құжаттар
ведомстволық мұрағатқа
өткізіледі. Онда құрылымдық
бөлімшелердің тізімдемелері
негізінде ұйым істерінің жиынтық
тізімдемесі жасалады.
Уақытша сақталатын (10 жыл толғанға
дейінгі) істер тігілмейді, парақтары
нөмірленбейді, сөйтіп сақталу мерзімі
аяқталғанға дейін іс тігетін қатырмаларға
салынған күйі бөлімшелерде болады. Қажетті
жағдайда басшыларымен келісе отырып,
олардың ведомстволық мұрағатқа уақытша
сақтауға өткізілуі мүмкін.

Ұқсас жұмыстар

Ведомствалық мұрағат және оның қызметі

Бастапқы бақылау - бухгалтерлік есептің ақпараттық жүйесінің негізі

Мұрағат істерін ұйымдастыру

Құжаттарды тіркеу және есепке алу

Құжат айналымы

Бугалтерлік есепті ұйымдастыру

БУХГАЛЕТРЛІК ҚҰЖАТТАР АЙНАЛЫМЫ

Ведомствалық мұрағат қызметінің негізгі ережелері

Ветеринария факултеті

Құжаттарды әзірлеу

Пәндер