Хат алмасу мәдениеті

Презентация қосу

Хат

Ақпараттық – анықтамалық құжаттарға: хаттар, жеделхаттар,
телефон хаттар (телефонограмма), актілер, анықтамалар, баяндау
хаттар мен түсінік хаттар, арыздар т.б. жатады.
Бастамалық хаттар: сұрау салу хаттары, өтініш хаттары, ескерту
және хабарлама хаттары, жарлық хаттар, ілеспе хаттар.
Жауап хат түрлері: ақпараттық, түсіндірме, рұқсат, тыйым салу
хаттары т.б.
Хаттар арнайы қағаздарға толтырылады және мынадай
деректемелерден тұрады: қабылдаушы, бұрыштама, бақылау белгісі,
мәтін тақырыбы, мәтін, қосымшаның бар екені туралы белгі, қолы,
орындаушы туралы белгі, мәліметтердің магнит таспасына
аударылғаны туралы белгі, хаттың келіп түскені туралы белгі.
Жіберілетін (шығыс) хаттарға мүдделі лауазым иелері бұрыштама белгі
соғады. Мысалы: қаржы мәселесі бойынша хатқа бас бухгалтер белгі
соғады. Бұрыштама белгілер кәсіпорынның өзінде қалатын хат
көшірмесінің алдыңғы бетіне қойылады. Егер құжат екі мекен-жай
бойынша жіберілетін болса, алдыңғы екі данасы арнаулы қағазға
басылып, көшірмесі жай қағазға түсіріледі. Кей жағдайда хатты мөрмен
куәландырады.
Қабылданатын (кіріс) хаттаға келіп түскендігі туралы белгі және
кәсіпорынның басшы өызметкерлерінің тапсырманы орындауға
алғандығы туралы бұрыштама белгі қойылады.
Онда орындаушының тегі, есімі, әкесінің аты, тапсырма мазмұны,
орындау мерзімі көрсетіледі. Бұрыштамада міндетті түрде уақыты,
қолы тұрады.
Мысалы:

А. Б. Қараевқа
Жауап жобасы
мерзіміне негізделіп дайындалсын.

Қолы _______ 01. 02. 07.
Егер құжатты орындаушылар саны бірнеше адам болса, олардың бәрі
де бұрыштама белгіде көрсетіледі. Бірінші аталған адам орындауға
жауапты болып саналады. Белгі оң жақтан “қабылдаушы” мен “мәтін”
деректемелерінің аралығына қойылады.
Жеделхат (телетайпхаттар) – ақпарат беру әдісі (телеграф) жағынан
бірдей, әр түрлі мазмұндағы құжаттардың жалпы түрдегі жинақтама
атауы.
Жеделхаттың ішіне мыналар кіреді: қай санатқа жататыны туралы
белгі, (үкіметтік, халықаралық, жедел, санаты жоқ, кезектен тыс, шторм,
байл, апат т.б.) мекен-жайы, мәтіні, мәтінге қол қойған лауазымды адам,
аты-жөні, жіберуші ұйымның байланыс мекен-жайы, жіберуші лауазымды
адамның қолы, мөр, күні.
Жеделхаттар сондай-ақ , тапсырылғанына, жеткізіліп берілетін
жауабына ақысы төленген түрлерде де болады.
Халықаралық жеделхаттар орыс және латын шрифтерімен басылады.
Халықаралық жеделхаттар мәтіні 1,5 аралықта, баспа әріптермен, жаңа
жолсыз, тасымалсыз, түзетулерсіз басылады.
Халықаралық жеделхаттың мекен-жайы бөлімінде жеделхаттың
санаты туралы белгі, қабылдаушының аты, жіберілген елдің атауы
көрсетіледі. Мәтінге ұйым басшысының қолы қойылады.
Халықаралық жеделхаттың сол жақ төменгі бұрышында нөмірі, күні,
орындаушының аты-жөні, қызмет телефонының нөмірі көрсетіледі.

Мысалы:
Жеделхат
Шұғыл
Алматы Құрылыс-2
ТОО “Қайсар” А. О. Бауыржановқа

Құрылыс материалдарын бесінші мамырда жөнелтеміз,
алғандарыңызды хабарлаңыздар.
2645 Нұрланова
Қарағанды облысы, Теміртау қаласы
“АОО Медет” Ақ.
Директордың орынбасары
Н. Б. Нұрланова
Телефонхаттар мынадай деректемелерді қамтиды: кәсіпорынның
атауы, құжат түрі, қабылдаушы, күні, индексі, мәтіні, қолы, жіберілу
уақыты туралы белгі, телефонхатты қабылдаған және берген адамның
лауазымы мен аты-жөні.
Телефонхат бір данадан жасалып, оған басшы не орындаушы қол
қояды. Мәтіні 50 сөзден аспауы керек. Телефонхат бірнеше қабылдаушы
арқылы берілсе, онда қабылдаушы мекемелердің тізімі мен телефон
нөмірлері қоса беріледі.
Телефонхатты бергенде мынадай ұсыныстарды ескерген тиімді:
Қарапайым және жедел хабар беру;
Жазудың дұрыстығын қайталап оқу арқылы тексеру;
Қисыны күрделі мәтіндерді жібермеу;
Сирек қолданылатын сөздерді пайдаланбау;
Ұғынылуы қиын сөздердің әріптерін жеке-жеке атап беру.
Әдетте, телефонхаттар арқылы кеңеске, кездесуге, т.б. шақыру
жіберіледі.
Баяндау хат – ұйым басшысына қандай да бір мәселені жан-жақты
қамтып баяндаған, қорытынды, ұсыныстар жасаған құжат.
Ұйымның өз ішіне арналған баяндау хаттар қолмен жазылып, жазған
адамның қолы қойылады, мерзімі көрсетіледі. Сонымен қатар, мекеме
атауы, құрылымдық бөлімшенің атауы, құжат аты, жазылған орны, мәтін
тақырыбы кімге арналғаны көрсетіледі.
Баяндау хаттар мекеме атынан жоғары жаққа арналса компьютерде
басылып, мекеме басшысы оған қол қояды.

Мысалы:

Ш-41 топ студенттерінің сабаққа қатыспауы туралы

20. 10. 2007жылы болатын қазақ тілі пәніне 27 студенттің алтауы
ғана келгендігі туралы Сізге мәлімдей келе, басқа студенттердің сабаққа
келмеу себептерін анықтап, кураторы тарапынан шара қолдануыңызды
сұраймын.

Қазақ тілі пәнінің оқытушысы: _________ А. С. Қисыбаева
Телефонхат (телефонаграмма)

Телефонхат – телефон немесе радио арқылы телефонограмма,
радиограмма ретінде жеткізілетін жедел сипатты құжат.
Телефонхаттың жеделхаттан айырмашылығы, Сіз үш бір мекеме
қызметіне жүгінбей, өз ақпаратыңызды телефон не болмаса радио арқылы
алушыға тікелей мәлімдей аласыз. Ол байланыстың келесі жағында тұрып
Сіздің айтқан ақпаратыңызды жазып алады. Телефонограмма мәтіні аса
күрделі болмауы керек.
Телефонограмма формуляры: жіберілген хабардың аты, нөмірі,
жіберілген күні, қабылдаған уақыты жөніндегі мәлімет, байланыс жүйесін
іске асырған адамның аты-жөні, телефон немесе рация нөмірі.

Үлгі:
Телефонограмма

12. 07. 2007 №25
Оқу орындарының жетекшілеріне

14 маусым күні сағат 11:00-де Республика Сарайында Республикадағы
оқу орындары жетекшілерінің жалпы жиналысы болады.

Қол қойған: Республикалық білім беру бірлестігі ақпарат бөлімінің
бастығы: Қ. Толықбаев
Жіберген хатшы: А. Молдадосова

12. 07. 2007 күні сағат 10:00-де қабылдап алған: Т. Әшімова
Факс арқылы жіберілетін құжаттар

Факсимильдік (фототелеграфтық) байланыс, көбінесе қысқаша “факс”
деп аталады. Ол қазір кең қолданысқа ие. Факстің ең құнды жері ол ақпарат
арқылы тек қана мәтінді, құжаттарды ғана емес, сонымен қатар, кестелі,
кескінді құжаттарды да тез арада екінші адамға немесе екінші мекемеге
жеткізуге болады. Факс арқылы мәтіннің, кестенің, кескіннің, қол қойылған
кез келген құжаттың сол күйінде қайталанған нұсқасы екінші мекемеге
жеткізіледі.

Факс

Кәсіпорынның атауы Кәсіпорынның басшысы
Кәсіпорынның мекен-жайы: “____” ______________
200_ ж. №___

№___ “____” ______________ 200_ ж.

“____” ______________ 200_ жылғы №___ шот бойынша төлемді
кешіктіру туралы

Құрметті ______________!
Банк есепшоты бойынша төлемнің кешіктірілгенін естеріңізге
саламыз. Шотты Сіздерге факс бойынша 10 күн бұрын жібергенбіз.
“____” ______________ 200_ жылғы №___ келісім – шарттың 6.4.
тармақшасына сәйкес 5 банктік күннен кешіктірілген төлем үшін өсімпұл
есептеледі.
Біз Сіздер тез арада мәселені шешеді деп сенеміз!

Директор: қолы: аты-жөні:

P. S. Бұл ескертпені алған кезде Сіздер төлемді төлеп үлгерсеңіздер, біз
Сіздерге тек қана алғысымызды білдіреміз.
Ресми қарым-қатынаста “мырза”, “ханым” сөздері қолданылады.
Сонымен қатар, “құрметтім”, “қымбаттым” сөздері де жиі айтылады.
Ресми қарым-қатынаста “Сәлеметсіз бе?” деп амандасады. Ал жақын
таныстар “Аман-есенбісің?” т.б. сәлемдеседі.

Жеделхат

Жеделхат – телеграф (телетайп) арқылы берілетін жедел сипатты хат.

Жеделхат
48. 6021 Қазақстан
Алматы қаласы,
Мұқанов көшесі, 227, 5 пәтер
“Жұмағұловқа”

Құрметті Асеке!
Сізді мерейтойыңызбен құттықтаймыз! Өмірдегі бар жақсылықты
тілейміз. Жасыңыз ұзақ, деніңіз сау болуына тілек білдіреміз.

Құрметпен: 12-мектеп ұжымы

Құттықтаухат

Құттықтаухат мерейтойларда, үкімет наградасымен марапатталғанда,
маңызды мекемелерде және т.б. жағдайларда қолданылады.
Құттықтаухат: “Құрметті”, “Аса қадірлі”, “Қымбатты” деген
сияқты сөздермен басталып жазылады. Содан кейін құттықтау себебі
жазылады. Құттықтаушы қуаныш иесінің жетістіктері туралы хабардар
екенін білдіруі қажет:
Мысалы:
Сіз осы жылдар аралығында зор жетістіктерге жеттіңіз;
Сіз осы жылдар аралығында жоғары лауазымдарға көтерілдіңіз;
Сіз осы уақытқа дейін қажырлы еңбек етіп келдіңіз т.б.
Осыдан кейін ізгі тілектер жазылады. Соңында құттықтаушының аты-
жөні “Шын жүректен”, “Ізгі тілекпен” деген сияқты сөздермен
аяқталады.

Ұқсас жұмыстар

Іскерлік этикет

Сыныптың ата - аналар жиналысы

Атыңды енгіз

Жазбаша іскерлік коммуникация

Хат жіберу

Электрондық поштамен хабар жіберу

Ресми хаттар

ҰСЫНЫС ХАТ

Қарым қатынасты басқару

Ұсыныс хаттар

Пәндер