Кіріс және шығыс корреспонденцияны тіркеу және есепке алу тәртібі

Құжаттарды тіркеу және есепке алу

Орындаған:

Кіріс және шығыс корреспонденцияларын өңдеу тәртібі Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2011 жылғы 21 желтоқсандағы № 1570 қаулысымен бекітілген Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларының 52-68-тармақтарында регламенттелген.

Жалпы қағидалар бойынша корреспонденцияларды тіркеу, оның канцелярияға келіп түскен (шыққан) күні жүргізіледі. Өйткені, кейбір құжаттар кеңсеге, әр түрлі әдістермен (мысалы, кейінірек түпнұсқасын жеткізумен e-mail бойынша) бірнеше рет келіп түседі, ақпарат бір және сол хатта қайталанбас үшін қадағалау керек.

Егер хаттың көшірмесі тіркеліп қойса, онда ізінше келген түпнұсқасына сол нөмір беріледі. Бұл екінші қағида: әр хат тек бір рет тіркеледі. Осы қағиданы орындау қағаздарда шатасуды болдырмауға және артық сауал туғызбауға үшін көмектеседі.

Үшінші қағида: құжаттың тіркеу нөмірі бірегей болуға тиіс. Бір және сол кіріс нөмірлерімен әр түрлі хатты тіркеуге жол берілмейді. Дәл бірегей код бойынша нақты құжат сәйкестендіріледі және одан әрі оның тағдыры қадағаланады.

Келіп түскен құжаттарды тіркеу

Келіп түскен құжатты тіркеу құжаттың бірінші бетінің беткі жағының төменгі оң жақ бұрышына қол штемпелдің көмегімен тіркеу мөртабанын қою және мөртабанға құжаттың күні мен индексін жазу арқылы жүргізіледі.

Құжаттар мынадай топтарға бөлінеді:

1) басшылық атына жіберілген немесе құрылымдық бөлімше атаулары көрсетілмей жолданған құжаттар;

2) азаматтар өтініштері;

3) құрылымдық бөлімшелерге жолданған құжаттар.

Құжаттарды есепке алу

Есепке алу құжаттары белгіленген үлгі бойынша ресімделеді және олар сақтау бірлігіндегі мұрағаттық құжаттардың келіп түсуін, шығуын, санын, құрамын, жай-күйін жазуға арналады.

Құжаттарды есепке алудың негізгі бірліктері мұрағаттық қор мен сақтау бірліктері болып табылады.

Есептік құжаттар құрамына келіп түскен және шыққан құжаттарды есепке алу кітабы, мұрағаттық қор парағы, ұйымның істер тізімдемесі, істер номенклатурасы, сақтық қоры мен пайдалану қорының келіп түскенін және шыққанын есепке алу кітабы, сақтық қоры құжаттарының тізімдемесі, ведомстволық мұрағаттың паспорты кіреді.

Мемлекеттік мұрағатқа ведомстволық мұрағаттың паспортын тапсыру үлгісі мен мерзімі «Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының орталықтандырылған мемлекеттік есебі туралы нұсқауды бекіту жайлы» (тіркеу N 1240) Қазақстан Республикасы Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитет төрағасының 2000 жылғы 11 тамыздағы N 47 бұйрығына сәйкес белгіленеді.

Жаңа негізге қайта жазу нәтижесінде электрондық негіздегі құжаттардың сақтау бірлігі мөлшерінде және/немесе ақпараттық ауқымында болған өзгерістер орын ауыстыру және қайта жазу туралы актіге істер тізімдемесінің жаңа қорытынды жазбасы мен мұрағаттық қор парағына енгізіледі (жазылады) .