Құжаттың мәтіні

Презентация қосу

Құжаттардың жасалуына, олардың тіркелуіне,
жіктелуіне, қозғалысына, есепке алынуы мен
сақталуына байланысты жұмыстардың
жиынтығы іс қағаздарын жүргізу деп аталады.
Құжаттың мәтіні
Мәтін – құжаттың ең маңызды деректемесі. Ол негізгі екі бөлікке бөлінеді.
Біріншісінде – құжатты толтыруға негіз болған жай көрсетіледі. Екіншісінде –
қорытындылар, ұсыныстар, нұсқаулар мен өтініш тілектер жазылады. Тіпті, мәтін бір
ғана тіркестен тұрғанда, оның бірінші бөлігінде құжатты жасаудың себебі немесе
негіздемесі айтылып, екіншісінде, - шешім, нұсқау, өтініш хабарланады.
• Мәтін азат жолдарға бөлінеді, қажет болғанда айдарларға бөлініп, тақырыпшалар
қойылады. Бұл әсіресе баяндама, есеп беру, шолуларда қажет.
• Басқа тізбелер МС белгіленген үлгілерге сәйкес қолданылады.
• Мәтінге қойылатын талаптардың бірі – оның қысқа жазылуы. Хаттардың және басқа
құжаттардың мәтіні бір беттен аспауы қажет. Келісім – шарттардың көлемі шектелмейді.
Мәтінді жазу 3 түрге бөлінеді:
• Анкета түрінде
• Кесте түрінде
• Байланыстырушы немесе комбинациялық
• Анкета түрінде сандық немесе сөздік ақпаратты жазған кезде, көбінесе жеке құрам
құжаттарда қолданылады;
• Кесте түріндегі мәтіндер жоспарлы, есептік, қаржылық;
• Байланыстырушы мәтін еркін немесе ақпаратқа өзгеріс енгізу үшін тұрақты ақпарат пен
пробелі бар трафарет негізінде жасалады.
Құжаттарың өтуі тәртібінде және өңделу процесінде мейлінше
бірізділік болуына күш салу қажет. Осы мақсатпен құжаттардың
негізгі санаттары мен түрлерінің өтуі мен өңделуінің үлгі
сұлбаларын жасау ұсынылады. Ұйымдастырушылық- құқықтық –
жарғылар, ережелер, регламенттер, нұсқаулар, штат кестелері,
өкімдік- қаулылар, бұйрықтар, өкімдер, шешімдер және басқалар,
анықтамалы – ақпараттық – актілер, шарттар, баяндау және
түсініктемелік хаттар, қорытындылар, пікірлер, тізбелер, хаттар ,
мәліметтер, келісімдер, тізімдер, анықтамалар, жоспарлы – есепті:
жылдық, тоқсандық, айлық, басқа да жеке жоспарлар мен есептер,
қызметкерлердің еңбек қызметін және оларды зейнетақымен
қамтамасыз етуге аударылған ақша туралы мәліметтерді растайтын
құжаттар. Соған байланысты топтастырылады.
• Ұйымдастырушы құжаттар - Ұйым жарғысы, оның құрамы, штаттық кестесі, қағида,
қызметтік нұсқаулар, ұйымның құрылтайшы құжаттары болып табылады. Мекеме
мемлекеттік тіркеуге алынған сәттен бастап заңды тұлға болып саналады. Тіркеуге
алынған мағлұматтар заңды тұлғаларды тіркейтін Мемлекеттік реестрге алынады.
Мекеме жарғысы белгіленген тәртіп бойынша бекітіледі. Жарғыда мекеменің іс-әрекеті,
негізгі бағыты, басқа бірлестіктер, жеке, заңды тұлғалармен қарым-қатынасы,
құқықтары мен міндеттері жазылады. Жарғы мекеменің ұйымдық-құқықтығын, оның
атын, мекен-жайын, басқару органын, бақылаушыларын, мекеменің қайта құрылуын,
ісін тоқтатуын реттейді, растайды. Құрылтайшылардың келісім-шарттары мекеменің
көздеген мақсатын, принциптерін, басқару органының құрамы мен мүмкіндіктерін,
келісім-шарт уақытын белгілейді. Жарғы негізінде мекеменің құрылымдық жүйесімен
жұмысшылар саны анықталады. Штат кестесінде қызметтік атаулар мен еңбекақылар
көрсетіледі. Мекеменің бірнеше құрылымдық бөлімдері болған жағдайда құрылымдық
бөлімшелердің құқықтық жағдайын айқындайтын, жауапкершілік міндеттерін,
қызметтерін белгілейтін бағыттағы Ереже жасалады. Жұмысшылардың еңбегін
ұйымдастыру мекеме әкімшілігінің міндеттеріне жатады және ол ішкі тәртіп
ережелеріне көрініс табады. Мекеменің өзіндік әрекетімен қызметтік бағыты негізінде
бұл құжат Ішкі тәртіп ережелерінің типтік үлгісін басшылыққа ала отыра жасалады.
Штаттық кесте
• Өкімдік құжаттар - Кәсіпорын, ұйым, мекемелердің ағымдағы қызметі бұйрық-жарлық
құжаттары арқылы реттеліп, басқарылып отырады. Ұйым әкімшеліктері өздерінің
қызметтік іс-әрекеттерінде келесі өкімдік құжаттарды шығарады: бұйрықтар,
нұсқаулар, өкімдер; кооперативті ұйымдар - шешім; қоғамдық ұйымдар - қаулы, өкім.
Ұйымның қызметтік іс әрекеттерін шешу негізінде нормативті немесе жекелген актіні
қабылдау қажеттілігінің барысында ұйымда қаулы, шешім, бұйрықтар шығарылады.
Қаулы, шешім, бұйрықтардың орындалуын ұйымдастыру үшін өкім шығарылады.
• Өкім – мемлекеттік басқарма органның актісі, мағынасы бойынша өкілетті құжат.
• Шешім – аса күрделі мәселелер жайында министрлік, ведомствалық немесе ғылыми
мәжілістердің алқалы органдарымен қабылданатын құжат.
• Нұсқау – ақпараттық әдістемелік немесе ұйымдастырушылық сипатка ие құжат.
• Жарлық – басқарудын шұғыл мәселелері бойынша шығарылатын құқықтық акт.
• Бұйрық – мекеме алдында турған негізгі және оперативті міндеттерді шешу мақсатында
мемлекеттік басқару ұйымдардың, сол мекемеде жұмыс істейтін қызметкерлер мен оған
қатысты ұйымдарға жазбаша түрде ұйым басшысының жеке басшылығымен берілетін
құқықтық акт.
Бұйрық үлгісі
• Анықтама – ақпараттық құжаттардың ең көп таралған түрі -қызметтік хаттарды
жазуда кең тараған формат түрі А4 болып қала береді.Төменде осы формат түріне
жазылатын хат түрлеріне тоқталамыз. Қазіргі кезде хаттарды машинкамен басудан гөрі,
компьютерде теріп жазу кең түрде тарауда. Қызметтік хаттарды басып шығару
технологиясы өзгергенімен, оларды ждазу әдісі, безендірілуі, хат мазмұнын беру
тәсілдері ондаған жылдар бойы қалыптасқан дәстүрінен көп өзгерген жоқ. Олардың
негізгілеріне тоқталып өтейік:
• Хат негізінде схема бойынша баяндалады: кіріспе, дәлел, қорытынды.
• Кіріспеде сұрақты негіздеу, оның тарихы, пайда болу себептері айтылады. Егер хат
жоғарғы органдардың көрсетпесін орындауда құралатын болса, ережеге сәйкес нұсқау
кіріспеде беріледі.
• Дәлелдеуде сұрақтын мәнісі баяндалады. Ол құжатта қойылған сұрақтарды негіздеу,
дұрыстығына күдік болмау үшін көңілге қонымды анық болуы керек.
• Қорытындыда түйінді шешімдер беріледі. Көптеген көрсетілген хаттардың үштен бірі
дәлелсіз болып табылады. Дәлелдер ешбір қайталаусыз және қарсылықсыз бірңнен
екіншісіне қисынды түрде өтуі керек.
• Хаттар қисының құрылымын және байланыстығын дәлелдеу – оқырман назарын
жинақтау немесе басқа схема құрастыру үшін пайдасы зор.
• Мазмұн, көбінесі мекемелердің өзара қандай қатынаста, олардың арасындағы хат-
хабардың алыс-берісіне де байланысты. Жоғарғы мекемелердің сол өзіне қарасты
мекемеге жолдаған хаттарында сұраныс, ескерту, хабарлау, түсініктеме т.б болуы
мүмкін.
Анықтама-ақпараттық құжаттар:
Мекемелерде істі қалыптастыру мен есепке алудың бірыңғай тәртібін дұрыс топтау, белгілеу
мақсатында жыл сайын іс номенклатурасы жасалады:
*Іс номенклатурасы оларды сақтау мерзімі көрсетіле отырып жасалған, мекеменің барлық ісі атауларының тізбесін білдіреді.
*Іс номенклатурасы мекеменің құрылымдық бөлімшелері жасайды, содан кейін кеңсе мекеменің біріңғай (жиынтық) іс
номенклатурасын қалыптастырады.
*Келесі жылға арналған жиынтық іс номенклатурасын ағымдағы жылдың 15 желтоқсанынан кешіктірмей мекеме басшысы бекітеді.
*Жиынтық іс номенклатурасын жасауға жауаптылық кеңсеге жүктеледі. Іс номенклатурасы бойынша құрылымдық бөлімшелерге
немесе салаларға шартты белгілер (сандық) беріледі.
*Номенклатураға енгізілген әрбір іс құрылымдық бөлімше немесе сала шегінде өз нөмірін алады.
*Құрылымдық бөлімшенің немесе саланың шартты белгілерін осы бөлімшенің номенклатура бойынша іс нөмірімен біріктіру істің
индексін жасайды.
*Іс номенклатурасы жаңа күнтізбелік жылдың 1 қаңтарынан бастап қолданысқа енгізіледі. Номенклатураны құрылымның қайта
ұйымдастырылуына және мекеменің функциясының немесе сипатының өзгеруіне байланысты ғана қайта жасалады немесе қайта
бекітіледі.
*Министерліктер мен ведомоствалар бағынышты мекемелер, ұйымдар және кәсіпорындар үшін үлгі іс номенклатурасын әзірлейді.
*Іс номенклатурасына кәсіпорынның барлық ісі және тіркеу журналы кіреді.
*Номенклатураға ғылыми- техниқалық құжаттар және баспа басылымдары кірмейді.
*Іс номенклатурасын хатшы- референт, кәсіпорынның құжаттарына жауапты маман немесе мұрағат жүргізуші жасайды.
*Номенклатураның бәлімдері ретінде кәсіпорынның құрылымдық бөлемдері ретінде кәсіпорыннның немесе мамандарының
қызметінің бағыты пайдаланылады.
*Әрбір бөлімнің басында кәсіпорынның қызметі үшін маңызды құжаттар көрсетіледі; бұйрықтар, хаттамалар, содан кейін – хат
алмасу және ақпараттық – анықтамалық құжаттар. Бөлімдердің соңында тіркеу журналы көрсетіледі.
САҚТАУ МЕРЗІМІ БОЙЫНША ҚҰЖАТТАРДЫҢ
ШАМАМЕН АЛҒАНДАҒЫ ТІЗІМІ

• Алғашқы құжаттар және оларға қосымшалар, бух. жазбаларға негіз болып табылатын шаруашылық
операциялары (кассалық, банк құжаттары, банк хабарламасы, аударым талаптары, жұмыс
нарыдтары,қабылдау туралы актілер, мүліктер мен материалдарды есептен шығару, тауар-
материалдық құндылықтары бойынша түбіртектер мен жөнелтпе құжаттар, аванстық есептер
ж.т.б.) (5 жыл);
• Дербес шоттар: жұмысшылардың; қызметкерлердің; меншік иелерінің. Зейнетақы мен мемлекеттік
жәрдемақы алатындар (5 жыл);
• Кепіл хаттар (3 жыл);
• Жәрдемақыны, зейнетақыны, мемлекеттік әлеуметтік сақтандыру бойынша еңбекке жарамсыздық
жәрдемақыларын төлеу жөніндегі құжатар (Қажет болғанша, бірақ 75 жылдан аз емес);
• Шартттар, келісімдер: шаруашылық, операциялық, еңбек т.б. (5 жыл);
• Ғимараттың, үй – жайдың және құрал жабдықтардың паспортттары (есептен шығарғанша);
• Негізгі қорларды қайта бағалау актілері, ведомостары және олардың тозғандағын анықтау (тұрақты
түрде);
• Тауарға, алынған кредитке берілетін тапсырма-міндеттемелер жәнеоларды ресімдеу (5 жыл)
• Атқару қағаздары (қажет болғанша, бірақ 75 жылдан аз емес);
• Субъектінің кәсіпкерлік қызметіне жүргізілген аудиторлық тексерудің құжаттары (анықтамалар,
ақпараттар, баяндау хаттары) (5 жыл);
Құжаттардың ведомстволық мұрағатына тапсыру
(ведомство - шаруашылық және әлеуметтік-мәдени құрылыстың жекелеген
салаларын басқару қажет болғанда құрылатын орталық мемлекеттік басқару органы)

Мұрағаттық қорлар мынадай түрлерге бөлінеді:

• Ұйым қызметінде түзілетін құжаттардан тұратын сол ұйымның мұрағаттық қоры
• Міндеттері мен атқаратын функциялары ұқсас немесе біртекетес екі не одан да көп
ұйымдардың құжаттарынан тұратын біріктіріктірілген мұрағаттық топтамалар.
• Бір немесе бірнеше белгілері бойынша біріктірілген мұрағаттық топтамалар

Мұрағаттық топтама атында құжаттарды біріктірудің жіктеу белгісі көрсетіледі.
Ведомстволық мұрағат үшін құжаттар сақтауға арналған жеке ғимарат немесе ұйымның
әкімшілік ғимаратынан бөлмелер беріледі. Ведомстволық мұрағат мұрағат
қоймаларынан, оқу залымен, жұмыс бөлмелерімен, жиналатын электрондық негіздердің
автоматтандырылған кітапханасымен, серверлік, және байланыс жабдықтарына
арналған бөлмелермен қамтамасыз етіледі.Мұрағат қоймасы араб цифрімен жалпы рет
бойынша нөмірленеді.

Ұқсас жұмыстар

Құжат, оның түрлері және қызметі

Іс-қағаздар және олардың түрлері

Дипломатиялық құжаттарды жазуға және ресімдеуге қойылатын талаптар

Құжат беттерін рәсімдеу

Программалық жабдықтарды құжаттау. МЕМСТ пен бекітілген программалық құжаттаудың түрлері. Құжаттаудың ортақ жүйесі

Электронды құжат айналымы. Электронды оқулықтар дайындау туралы ақпарат

Пәндер