Құжат айналымы

Презентация қосу

Құжат айналымы
«Құжат айналымы» түсінігі

Құжаттаманы басқару құжаттарды
есепке алу, қозғалысқа келтіру, жедел
сақтау, іздестірілуін қамтамасыз ету
және құжаттық ақпараттарды
пайдалану жұмыстарын ұйымдастыру
мәселелерін қамтиды. Құжаттаманы
басқару ісінің құрамдас бір бөлігі
құжат айналымы болып табылады.
Құжат айналымы деп ұйымдағы
құжаттардың жасалған немесе әр
түрлі технологиялар арқылы алынған
сәтінен бастап орындалғанға немесе
жөнелтілгенге дейінгі қозғалысын
айтады.
Құжат айналымына
қойылатын талаптар:
1) құжаттардың бағдарлы қозғалысы (құжаттар төте жолмен
орындаушылар қолына келіп түседі, құжаттардың кері
қозғалысы мейлінше азайтылуы тиіс);
2) құжаттардың қызметкерлер арасында лауазымдық
нұсқаулықтарға немесе функционалдық міндеттерге сәйкес
нақты бөлінуі;
3) құжаттар қозғалысы технологиялық схемасы мен сол
бойынша атқарылатын технологиялық операциялардың
бірыңғайлығы, әр операцияның бір реттен ғана орындалуы;
Құжат айналымы

жөнелтілетін ішкі құжаттар (ұйым
(шығыс) құжаттар - аясындағы міндеттердің
келіп түсетін (кіріс) сыртқы әлемге орындалуын қамтамасыз
құжаттар (хат, шарт, жіберілетін ақпарат ететін құжаттар, яғни,
жарнама (хаттар және хаттарға хаттамалар, актілер,
хабарландырулар, жауаптар, шарттар, түсіндірме хаттар, негізгі
ведомостволық өкім, есептер, келісім- қызмет бойынша
шарттар, баспасөз- бұйрықтар, жеке құрам
нұсқаулықтар т.б.).
релиздері т.б.). бойынша бұйрықтар,
өкімдер т.б.).
Құжат айналымының көлемі
Құжат айналымының көлемі белгілі бір мерзімдегі: ай,
тоқсан, жыл ішіндегі кіріс, шығыс және ішкі құжаттар
қосындысынан тұрады.
Құжат айналымының көлемі бөлшек санмен анықталады.
Онда негізгі құжаттар мен олардың көшірмелерінің қатынасы
алынады. Осы бойынша құжат айналымы төрт санатқа
бөлінеді:
І – жылына 100 мың құжаттан астам;
ІІ – 25 мыңнан 100 мыңға дейін;
ІІІ – 10 мыңнан 25 мыңға дейін;
IV – 10 мыңға дейін.
Құжат айналымын
қысқартуға ықпал ететін жәйттер
мыналар:
3) түпкілікті емес және екінші
1) құжаттарды сапалы жасау және кезектегі мәселелерді жедел
2) құжаттың дер кезінде орындалуын түрде шешіп отыру есебінен
дұрыс ресімдеу. Бұл құжатта
қамтамасыз ету. Бұл қосымша құжаттар санын азайту;
көрсетілген жекелеген нұсқау,
ескертпелерді, түсініктемелерді, 4) іскерлік қажеттіліктерден
ережелерді түсіндіру туралы
рекламацияларды, наразылықтар мен тыс жасалатын бастамалық
ұйымға жолданатын жазбаша
өзге де жазбаша кіріс-шығыс қатынас ішкі құжаттар мен сыртқа
сұраулардың кері ағынын тоқтатуға
хаттарын азайтуға септігін тигізеді; шығатын сондай құжаттар
мейлінше ықпал жасайды;
санын азайту;

5) құжаттарды өткізудің айқын жолға
8) қағаз негіздегі құжаттар мен сол құжаттар
қойылған технологиясы;
бойынша электрондық нұсқалардың
6) құжаттардың орындалуын тиімділікпен
айналымда қатар жүруін болдырмау;
бақылау;
9) құжаттар көшірмелерінің физикалық
7) құжаттар көшірмесінің жұмысқа қажетті
көлемін кішірейту.
қолайлы мөлшерін анықтау;
Құжат айналымының көлемі
Іс құжаттарының ағыны мол болатын ірі
кәсіпорындарда іс қағаздарын жүргізуді және
құжаттармен жұмыс жүргізуді ұйымдастырумен
арнайы бөлімше – кеңсе айналысады. Атқаратын
жұмыстарының сипатына қарай кеңсе
қызметкерлері екі санатқа
бөлінеді: мамандар және техникалық
орындаушылар.
Мамандар – бұл референттер, мұрағат
меңгерушісі, редактор, корректор, экспедиция
(тасымалдау) меңгерушісі және т.б.
Техникалық орындаушылар – бұл хатшы-
стенографистер, іс қағаздарын жүргізушілер,
экспедиторлар, курьерлер және т.б.
Кәсіпорын кеңсесі мынадай негізгі
функцияларды орындайды:
1) құжаттарды қабылдау және тіркеу (есепке
алу);
2) құжаттарды бөлу және оларды
орындаушыларға жеткізу;
3) жіберілетін құжаттарды ресімдеу және
жөнелту;
4) құжаттарды стенографиялау және басып
шығару;
5) құжаттардың орындалу мерзімдерін
бақылау;
6) істерді қалыптастыру және оларды
мұрағатқа тапсыру;
7) мұрағаттағы құжаттардың сақталуын
ұйымдастыру және пайдалануды
қамтамасыз ету.
з ға
ң ы
а ры ! ! !
а рл Е Т
аз ХМ
Н РА

Ұқсас жұмыстар

Дәрілік заттар айналымы саласындағы қатынастарды мемлекеттік реттеу

Электронды құжат айналымы. Электронды оқулықтар дайындау туралы ақпарат

Бугалтерлік есепті ұйымдастыру

БУХГАЛЕТРЛІК ҚҰЖАТТАР АЙНАЛЫМЫ

Электронды қызмет түрлері,ЭҚ айналымы, Электронды оқулықтар дайындау

Келісуге ұсынылған регламенттерді қарау мерзімі

Электронды қызмет түрлері. Электронды Кұжат айналымы. Электронды оқулықтар дайындау туралы ақпарат

Біріктірілген құжаттар

Электронды қызмет түрлері Электронды құжат айналымы Электронды оқулықтар дайындау жайлы

ЭАЖ ресурстарына шолу

Пәндер