ҰСЫНЫС ХАТ

Қызметтік хат және оның түрлері

ЖОСПАРЫ

Қызметтік хат

Қызметтік хаттар - іс қағаздарының көп тараған түрлерінің бірі. Қызметтік хаттар басқа кәсіпорындармен, мекемелермен әртүрлі мәселелер бойынша ресми байланыстар жасау үшін жүргізіледі.

Қызметтік хаттар - кәсіпорынның, ұйымның, мекеменің, жеке тұлғалардың өзара негізгі байланыс арналарының бірі болғандықтан, ол мекемелермен, жеке тұлғалармен хабар алысу құралы қызметін атқарады, әртүрлі мәліметтер жіберуге, оқиғалар туралы ақпараттар беруге мүмкіндік береді.

Қызметтік хаттар - қандай да бір жұмыстың орындалуы туралы бір лауазымды тұлғаның екінші бір лауазымды тұлғаға жолдауы. Қызметтік хат бір бөлімшеде дайындалып, қызметтік мәселелерді шешуге екінші бөлімшеге жолданатын құжат болып табылады. Қызметтік хаттар ақпараттық, бастамалық немесе есеп беру сипатында да болуы мүмкін. Қызметтік хаттар мәтінінде көбінесе құрылымдық бөлімшеге немесе лауазымды тұлғаға қатысты іскери мәселелер көбірек баяндалады.

Қызметтік хаттар арқылы алдын ала келіссөздер жүргізіліп маңызды мәмілелер жасалады. Кәсіпорындар арасындағы қарым-қатынастар анықталады, талап-шағымдар айтылады, ұсыныстар жасалады, өзара пайдалы ақпарат алмасу іске асырылады. Қызметтік хаттар ресми түрде мекеменің атынан жазылатын болғандықтан мұнда қызметтен тыс мәселелер қозғалмайды.

Әр хаттың өзіндік мақсаты бар, сондықтан ол осындай мақсатқа қол жеткізетін үлгіде жазылуы тиіс

Сыпайылық пен дәлдік іскерлік хат-хабарлардың ажырамас бөлігі болып табылады. Маңызды мемлекеттік қайраткерге жазылған хаттардың мәнері әдеттегідей іскерлік хаттарға қарағанда ресми және құрмет білдіру сипатында болғаны жөн.

Функционалды белгісіне қарай 2-ге бөлінеді:

Жауап қайтаруды қажет ететін хаттар:

Өтініш хат, ұсыныс хат, үндеу хат, талап хат.

Жауап қайтаруды қажет етпейтін хаттар:

Бұйрық хат, ескерту хат, алғыс хат, дәлел хат, шақыру хат, жарнама хат, ақпараттық хаттар

Қызметтік хаттар 3 бөлімнен тұрады.

Кіріспе бөлім Дәлелдеме бөлім Қорытынды бөлім

Кіріспе бөлімде хатты жазуға түрткі болған негізгі себептер жазылады

Дәлелдеме бөлімде хатты алушыға сұрақтың дұрыс қойылғандығын дәлелдейтін және оның оң жауап қайтаруына түрткі болатын сандық мәліметтер, логикалық қорытындылар және т. б. дәлелдемелер жазылады.

Қорытынды бөлімде сұрақтың мәні, негізгі ойы айтылады: келісу немесе бас тарту, ұсыну немесе сұрау және т. б.

Рәсімдеу:

Хаттар бланкіде толтырылады немесе А-4 форматты қағазға жазбаша жазылады.

Хат тек бір сұрақ бойынша құрылады.

Хаттың ұсынылатын кӛлемі - 1 бет (мүмкіндігінше хатты бір бетке сыйдырған дұрыс. Егер хат бірнеше беттен тұратын болса, бет нӛмірі қағаздың оң жақ жоғарғы бұрышына қойылады) .

Хат 2 данадан жасалады, хаттың түпнұсқасын кәсіпорын бланкісінде, ал кӛшірмесін таза стандартты қағазға (А-4) жазады.

Хат кәсіпорынға, кәсіпорын бӛлімшесіне, лауазымды тұлғаға немесе жеке тұлғаға жіберіледі.

Қызметтік хаттардың түрлері:

Өтініш хат

Ресми хат

Ұсыныс хат

Сұраныс хат

Жолдама хат

Баяндау хат

Ақпарат хат

Циркуляр хат

Шағым хат

Бас тарту хат

Хабарлама хат

Жауап хат

Ілеспе хат

Ескертпе хат

Талап ету хат

Түсінік хат

Қызметтік хаттардың құрылымы:

1. Кәсіпорынның атауы.

2. Кәсіпорын бөлімшесінің атауы (кейбір жағдайларда) .

3. Кәсіпорын туралы анықтамалық деректер.

4. Күні, айы, жылы.

5. Тіркелім нөмірі.

6. Хатты алушы.

7. Мәтінге тақырып.

8. Негізгі мәтін.

9. Хат жіберушінің аты-жөні, қолы.

РЕСМИ ХАТ

Анықтамасы: Белгілі бір мекеменің атқаратын жұмыстарына байланысты мәселелердің жазбаша хабарлануы.

Ақмола облыстық білім департаменті

Көкшетау қаласы,

Бейбітшілік көшесі,

27 үй

Тел. 35-39-62

Факс. 35-45-12

07. 05. 2009. №65

Көкшетау қаласындағы мектептерге

РЕСМИ ХАТ

2009 жылдың 10 мамырында Көкшетау қаласындағы «Достар» мәдениет сарайында қалааралық жылдық мұғалімдер сайысы Өтеді. Әр мектептен бір мұғалім қатысуға міндетті.

Осыған орай, мектепаралық мұғалімдер сайысы өткізілсін. Жеңімпаз туралы толық ақпарат Ақмола облысының білім департаментіне жіберілсін.

Департамент директоры: (қолы) А. Ержанов

Ұсыныс хат

Ұсыныс хат - белгілі бір ұйым басшысының жоғары тұрған басшылыққа қызметкердің жалақысын өсіру, дәрежесін көтеру т. б. туралы немесе еңбек нәтижесінің тиімділігін арттыру мақсатындағы жеке қызметкердің ұсынысы жазылған хат түрі. Кейбір ұсыныс хаттарда үміткер қызметкерді белгілі бір орынға, қызметке ұсыну жөнінде басшыға ұсыныс жасай отырып, аталған қызметкердің сол орынға лайық екендігіне кепілдеме беру сипатында да жазылады.

Ұсыныс хаттың құрылымы:

• бланктік хаттың құрылымы;

• мекеменің толық аты;

• мекеме басшысының қызметі, аты-жөні, тегі;

• мәтін;

• ұсыныс хат иесінің қызметі, қолы, аты-жөні, тегі;