Мұрағаттық қор шегіндегі құжатты топтастыру

Жұмыс түрі: Курстық жұмыс
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 25 бет
Таңдаулыға:

Мазмұны
Кіріспе ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..4
І. Мұрағат құжаттарын топтастырудың теориялық
негіздері ... ... ... ... ...6
1.1 Ведомствалық мұрағат құжаттарын
топтастыру ... ... ... ... ... ... . ... ... ...6
1.2Құжаттарды жасақтауда қолданылатын топтау белгілері ... ... ... ... ... 9
ІІ. Негізгі бөлім
2.1 Мұрағаттық қор шегінде мұрағаттықұйымдастыру тәртібі ... ... ... ...13
2.2 Мұрағаттық қор шегіндегі құжатты
топтастыру ... ... ... ... ... ... . ... ... ..20
Қорытынды ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 27
Пайдаланылған әдебиеттер
тізімі ... ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 29

Қосымша

Кіріспе
Мұрағат шегіндегі құжаттарды топтастыру қоғам өмірінде үлкен қызмет
атқарады. Іс қағаздарының саяси, тарихи, құқықтық, экономикалық маңызы өте
зор. Мемлекет, республика, қала, кәсіпорын, ұйым, мекеме тарихын жазғанда
іс қағаздары ақпараттық табылмас қайнар көзі бола алады. Мұрағат шегіндегі
құжаттардытар фактілерді, оқиғаларды, қоғам өмірінің құбылыстарын
дәлелдейтін айғақ қызметін де атқарады.
Іс қағаздары – басқару қызметіндегі негізгі бір сала. Ұйымдар мен
мекемелердің, кәсіпорындардың қызмет етуі барысында шығарған түрлі
шешімдері, басқару істері, атқарған қызметі іс қағаздарынан айқын көрінеді.
Сондықтан халық шаруашылығын басқаруды жетілдіруі, оны ұйымдастыру деңгейін
көтеру онда мұрағат шегіндегі құжаттардытармен жұмыс істеудің қаншалықты
ғылыми негізделгеніне тікелей байланысты. Іс қағаздарын жүргізу – басқару
процесінің ажырамас бөлігінің бірі болып табылады. Мекемелер арасындағы
ақпарат алмасу хат, жеделхат, телефонхат сияқты мұрағат шегіндегі
құжаттардытар арқылы іске асады. Үкіметтің басқару істері жарғы, қаулы,
нұсқау, ереже, бұйрық сияқты мұрағат шегіндегі құжаттардытар арқылы
жүргізіледі. Іс қағаздарын жүргізу – мекеме жұмысының нақты мұрағат
шегіндегі құжаттардытармен, деректермен реттелген, дәйектелген жүйесі.
Ұйымның құрылымдық бөлімшелерінде мұрағат шегіндегі құжаттардытау мен
мұрағат шегіндегі құжаттардытаманы басқару процесіне орай негізгі және
оперативті қызмет түрлерінің әрқилы мәселелері бойынша мұрағат шегіндегі
құжаттардытар кешені түзіледі. Оларды іске тіркеу барысында жіктеу және
жүйелеу қажет болады.
Ағымдағы іс жүргізу қызметінде істерді жасақтау Ұлттық мұрағат қоры
мұрағат шегіндегі құжаттардытарын жіктеудің алғашқы кезеңі болып табылады.
Олардың бұдан әрі жіктелуі ведомстволық сақтауға дайындау кезінде,
ведомстволық мұрағатта және қажет болған жағдайда мемлекеттік сақтауға
келіп түскен кезінде жүргізіледі.
Мұрағат шегіндегі құжаттардытарды іске алғаш рет тіркеу жалпы мұрағат
шегіндегі құжаттарды бойынша жұмыс жүргізудегі неғұрлым жауапты кезеңдердің
бірі болып табылады. Бұған үлкен мән беріледі. Өйткені істердің сапалы
жасақталуы кейінгі жұмыс оперцияларын жеңілдетеді. Атапайтқанда:
− ақпараттардыіздестірудіңжеделдігі,
−
тұрақтыжәнеуақытшасақталатыннемесеж оюғабөлінетінмұрағатшегіндегіқұжатт а
рдытардыіріктеупроцесініңжағдайы,
− істергеғылымисипаттамажазужәнеоларғ атізімдемежасаужұмыстарыныңжай-
күйікөбіне-көпосыістердіңқалайжасақ талғанынатікелейбайланыстыболады.
Курстық жұмыстың тақырыбының мазмұнын ашуда келесідей міндеттер мен
мақсаттар алға қойылып отыр:
− іс қағаздарын жүргізудің теориялық аспектілерін зерттеу
− істерді жасақтау мен мұрағат шегіндегі құжаттардытарды топтастырудың
жалпы ережесі
− іс жасақтауда қолданылатын топтау белгілері
− мұрағат шегіндегі құжаттардытарды іске тіркеудің өзіндік
ерекшеліктері
− келіп түскен мұрағат шегіндегі құжаттардытармен жүргізілетін жұмыс
технологиясы
− мұрағат шегіндегі құжаттардытарды тіркеу орындалуын бақылау, есепке
алу

І. Мұрағат ішінде құжаттарды топтастырудың теориялық негіздері.
1.1 Ведомствалық мұрағат құжаттарын топтастыру
Құжаттарды топтастыру кезінде ведомствалық мұрағат паспортындағы қор
жинағы және оның тобы болады.Тәжірибе бойынша құжаттарды топтастыру қорымен
жинағының атын қорландыру дейді.Қорландырудың өзі анықтауыш хронологиялық
тәуелділік қор құжатын және қорды қалыптастыру.Құжаттардың жиының мекеме
және кәсіпорын,ешнәрсеге тәуелді емес,заңды тұлға болама әлде
жоқпа,олардың құжаттану қорын құрайды.Мекеме қор құжат бөлімі саясаты
бар,халықшаруашылығы ғылыми ,әлеуметтік мәдениет немесе тарихи
білім,мұрағаттың қорын құрайды және мемлекеттік сақтау мұрағатына тиісті:
мекемедегі қор құжатының қор процесін қор құрастырушысы дейді де сауатты
деп те атайды.Мұрағат қор түрі мынадай: мекеме қоры және жиыны.Мекемедегі
мұрағатты құжаттану қоры деп атайды,ол құжаттарды құрайды және бір
ұйымдастыру мекемесінен тұрады.Жиын былай аталады:барлық бөлек құжаттар
мөлшерін бір немесе бірнеше белгіден (теметикалық,авторлық,хронологиялық
және т.б),Ведомствалық мұрағат - қор мұрағатын ұйымдастыру мүмкін, ол
құжаттарды құрайды және тарихи немесе логикалық байланыста болады.
Ведомствалық мұрағат паспортындағы жұмысты қорландыру құжатымен немесе
тандаулы құжаттарды іске асыру бойынша мемлекеттік мұрағатқа алып береді.
Тәуеді құжат қорын анықтау және қордың құрылуы.Қорды анықтау
кезінде ол келесі құжатқа тәуелді.
• Кірген құжат мекеме қорына жатады,келіп түскен оларды
қорландырады,деректеме тәуелділігін анықтау бойынша мөрі
тіркеледі,ұсталған құжаттар мекеме функционалдық сұрақтар.
• Мекемедегі шыққан құжаттың көшірмесі қорға жатады,әрқайсысы құжат
авторынан тұрады,анықтау тізімі бойынша қорға тәуелді іс қағаздар
қиымен құжаттар.
• Ішкі құжаттар қоғам мекемесінін қорына жатады.Құжатта анықтамасы аты
көрсетіледі және автордың қолы.
• Мекемедегі құжаттардың қоғамдағы мекеме (кәсіподақ ДОСААФ Қоғамдық
Қызыл Крест және Қызыл жарты ай және т.б) бір қорды құрайды.
• Іс өндіруді мекемедегі екі істі алдынғы мекемедегі негізгі қорын
құрайды.Олардың іс қағаздары аяқталған.Ұйымның жабылу қор негізін
іске қосады және ұйымда аяқталмаған іс қағаздардан басқа
функционалдық алып беру ұйымнвың жабу кезіндегі аяқталмаған іс
қағаздар.Мекемедегі қабылдаушы қор негізі.
• Жеке ісі егер олар бір ұйымға байланыс арқылы берілсе мекеме қоры
қосылып алынады.
Бір және сол қор ұйымға мына құжаттарды құрайды:оған дейін және одан
кейіңгі теориялық өзгеріс болған жағдайда құрылымы,штаты,мөрі және т.б
жатады.Оған дейінгі және одан кейіңгі толық және уақытша өзгеру нәтижесін
оның құрмет атымен және асыл таспен мараппатталады,бір немесе бірнеше
аудандарда
Әр түрлі қор мынандай материралдарды құрайды:министр одағы,комитет
басты анықтамасы,республикалық министрі;
Республикалық министр комитеті және министрлік одақ базасы;Мемлекеттік
өкіметі орталық мүшесі республикалық автономиялық және мемлекеттік анықтама
одағы.Қорда негізгі топтастыру есеп құжаты,ведомсвалық мұрағатқа
жазылады.Әр қорға жиынға түскен ведомсвалық мұрағаттқа аты және нөмері
жазылады.Құжат құрамы мен мекеменің ұйымдастырушылық құрылымын есепке ала
жүйелеу схемасы,қор құрушының құрылымын оның қызметін әркетіндегі маңызды
мәселелерін,құжат түрлері мен көп қырлылығын көрсетеді.Бұл схема бойынша
құжаттар мынадай классификациялық белгілеріне сай топтастырылады:
1) құрылымдық (барлық құрылымдық бөлімшелер бойынша)
2) хронологиялық (құжат мерзімі немесе күні бойынша )
3) Функционалды,салалық,тематикалық,мә ндік,сауалдық құжатта сақтаған мәселе
бойынша
4) Номиналды (істермен құжатар түрі бойынша)
5) Кореспонденттік (қор құрушы мен келісімен мекеме және тұлға бойынша)
6) Географиялық (құжат мазмұны авторы немесе кореспонденттігіне қатысты
географиялық түсініктер бойынша)
7) Авторлық (мекеме атауы немесе құжат авторы бойынша)
Бір белгісі бойынша құжаттарды топтастыру жүрмейді.Істерді жүйелеу
кезінде бір мезгілде белгілер қатары қолданылады. Мысалы:Құрылымдық немесе
хорнологиялық белгілерді есепаке алу жүйелеу схемасының 2 нұсқасын :
1)хронологиялық-құрылымдық
2)құрылымдық-хорнологиялық жасауға мүмкіндік береді.
Мекеме қорында істерді ұйымдастыруды және құрылымын жие
өзгертіп,мекемеде қолданылады.Мұндағы құжаттар алдымен құрылған жылы
бойынша одан кейін құрылымы бойынша жүйеленеді.Жүйелеу схемасын бұл
нұсқалардағы істер алдымен құрылымы сосың жылы бойынша жүйеленеді.Жие
құрылымын өзгертуі ұйым қорына хронологиялық-функкционалды немесе
функнционалды-хронологиялық жүйелеу схемасы қолданылады.Көбіне ұйым құжатта
аз немесе көлемі жағынан шағын қорларды қолданылады.Хронологиялық номиналды
немесе номиналды хронологиялық жүйелеу схемасы.Біріккен мұрағат қоры
шеңберіндегі мұрағаттық қорлар мазмұны өндірістік кәсіпорны жеке кәсіпорны
бірлестік құрамындағылар олардың филиалы.
Құжаттарды топтастыру кезінде хронологиялық,тиматикалық және
тиматикалық хронологиялық басқа авторлық,номиналды,топ ішіндегі
құжаттар,алфавит,тақырып белгілері қолданылуы мүмкін.

1.2 Құжаттарды жасақтауда қолданылатын топтау белгілері

Құжаттарды жүргізуге байланысты құжаттық ақпараттарды топтастыру –
олардың табылуын жеңілдету үшін құжат түрі мен мазмұн арасында логикалық
байланыс орнату деген сөз. Топтау схемасы құжаттардытер номенклатурасында
белгіленген: ол құжат түрлерінің құрылымдық сипаты, мәні және сақталу
мерзімдері тұрғысынан қалай топталатынын көрсетеді.
Мәселен:
Комитет төрағасының бұйрықтары:
− негізгі қызмет бойынша құжаттар - тұрақты сақталады;
− жеке құрам бойынша - 75 жыл;
− құжаттардысапарлар мен кезекті еңбек демалыстарының құжаттары - 5
жыл;
− әкімшілік-шаруашылық мәселелері бойыншақұжаттар - 5 жыл;
− мәлімет үшін жіберілген құжаттар - қажеттілігі жойылғанша.
Құжаттардытерді жасақтау, жүргізу мынадай топтастыру принциптері
бойыншажүзеге асырылады:
− номинальдық (түрлік) сипатына қарай;
− пәндік-мәселелік (тақырыптық) сипатына,
− хронологиялық,
− авторлық,
− корреспонденттік
− географиялық,
− сараптамалық сипаттарына қарай бөлінеді.
Құжаттарды құжаттардыке номинальдық (түрлік) сипатына қарай топтастыру
оларды белгілі бір құжат түріне байланысты іріктеу деген сөз. Қызметтің
көптеген функциялары мен бағыттары құжаттардың белгілі бір қалыптасқан
түлері бойынша хатталады. Мысалы: жарлықтар, қаулылар, бйрықтар, өкімдер,
хаттамалар, стенограммалар, жоспарлар, есепті мәліметтер, нұсқаулықтар,
жарғылар, ережелер, қызмет бабындағы хаттар т. б.
Мәселен:
− Алқа мәжілқұжаттардыініңхаттамасы.
− Азаматтардың ұжымдық өтініші.
− Агенттік төрағасының негізгі қызмет бойыншабұйрықтары.
− Агенттіктің құрылымдық бөлімшелері тарапынан келген кіші
кәсіпорындарды қаржылық қолдау туралы ақпараттар.
Пәндік-мәселелік немесе тақырыптық сипатына қарай топтастыру
құжаттарды көтерген мәселесіне, мазмұны мен тақырыбына байланысты іріктеу
болып табылады.
Мысалы:
Қазақстанның стратегиялық даму жоспарын жүзеге асыру мәселесі бойынша
министрліктерден, ведомстволардан, мекемелерден, ұйымдардан келіп түскен
ақпараттар (мәліметтер, анықтамалар, хаттар).
Қазақстан Республикасы министрліктері мен ведомстволарының конверсия
және қорғаныс өнеркәсібі мәселелері бойынша қызмет бабында жазысқан
хаттары.
Хронологиялық сипатына қарай топтастыру құжаттардың белгілі бір
кезеңдерге (ай, тоқсан, жыл) қатыстылығына байланысты іріктеу деген сөз.
Көбіне құжаттар құжаттардыке бір күнтізбелік жыл бойынша топтастырылады.
Бұған келер жылға өткен құжаттардытер мен жеке құжаттардытер енгізілмейді.
Жоспарлар мен есеп беру мәліметтері, сметәлар қашан жасалғанына қарамастан,
қай жылға арналып әзірленсе, сол жылға қатысты құжаттардытерге тіркеледі.
Мәселен, 2002 жылдың есепті мәліметтері 2003 жылы жасалады, бірақ олар 2002
жылдың құжаттардытеріне қосылады. Ал жоспарлар керқұжаттардыінше - 2002
жылдың жоспары 2001 жылы жасалады, бірақ ол 2002 жылдың құжаттардыіне
тіркеледі.
Авторлық сипатына қарай топтастыру дегеніміз құжаттарды құжаттардыке
авторына – заңды тұлғаға немесе жеке тұлғаға қатыстылығына орай тіркеу
болып табылады.
Мысалы:
ҚР Үкіметінің аймақаралық ынтымақтастықты кеңейту мәселелері бойынша
қабылдаған қаулылары.
Мемлекеттік № 1 - 6 құпияларды қорғау жөніндегі тұрақты жұмыс
құжаттардытейтін комиссия мәжілқұжаттардытерінің хаттамалары.
Корреспонденттік сипатына қарай топтастыру құжаттарды құжаттардыке
белгілі бір корреспондентке қатыстылығы негізінде тіркеу болып табылады.
Бұл сипат қызмет бабындағы хаттарды топтастыру кезінде қолданылады.
Мысалы:
Табиғи монополияларды реттеу жөніндегі агенттіктің қызметті
лицензиялау мәселелері бойынша жазысқан хаттары.
Ішкі құжаттардытер министрлігімен, облыстық әкімшіліктермен
сыбайластық құқық бұзушылықтардың туындауы және олардың алдын алу туралы
жазысқан хаттар.
Географиялық сипатына қарай топтастыру - құжаттарды құжаттардыке
авторларының нақты бір территорияға қатыстылығы негізінде топтастыру болып
табылады. Бұл сипат азаматтардың жазысқан хаттарын, өтініштерін топтастыру
кезінде қолданылады.
Мәселен:
Азаматтардың Атырау облысынан келіп түскен өтініштері, арыздары,
шағымдары және оларды қарауға байланысты құжаттар.
Қызылорда облысындағы мемлекеттік органдардың, ұйымдар мен
кәсіпорындардың 2001-2002 жылға арналған республикалық бюджет қаржысын
мақсатты және тиімді пайдәлануға байланысты атқарған жұмыстарын тексеру
қорытындылары туралы құжаттар (тапсырмалар, анықтамалар, актілер,
ақпараттар).
Сараптамалық сипаты бойынша топтастыру құжаттарды құжаттардыке сақтау
мерзімдеріне қарай тіркеу деген сөз. Құжаттардың тұрақты сақталатын, ұзақ
уақыт сақталатын (15 жылдан 75 жылға дейін), уақытша (5 жылдан 15 жылға
дейін) және қысқа мерзімге (6 айдан 5 жылға дейін) сақталатын түрлері бар.
Мысалы:
Қазақстан Республикасының Мемлекеттік құпиялар туралы заңы жобасын
талқылауға байланысты құжаттар (қорытындылар, анықтамалар, ұсыныстар) -
тұрақты сақталады.
Бос лауазымды орындарға қабылдау, лауазымды қызметке сайлау жөніндегі
конкурстық комиссия құжаттары - 75 жыл (ұзақ уақыт) сақталады.
Министрліктермен, ведомстволармен, ұйымдармен техникалық және
шаруашылық қызмет көрсету мәселелері бойынша жазылған қатынас хаттары - 5
жыл (уақытша) сақталады.
Жоспарлардың орындалу барысы туралы жедел есеп беру мәліметтері - 3
ай (қысқа мерзімге) сақталады.
Құжаттарды жасақтауда топтау белгілері, әдетте, кешенді түрде
қолданылады.

ІІ. Негізгі бөлім
2.1 Мұрағаттық қор шегінде мұрағаттықұйымдастыру тәртібі

Мұрағаттық құжаттарды қордан тыс ұйымдастыру – дыбыс-бейнелік
құжаттарды (кинофотофоно және бейнеқұжаттар) түріне, бір немесе бірнеше
сыртқы белгілеріне (түрлі түстілігі, ақпараты бар материалдарға, оның
тұрпатына, дыбысты ақпараттарды жазу жүйесіне және тағы басқа) қарай
жинақтаудың әртүрлі дереккөздері қызметі барысында ұйымдастыру.Киноқұжаттар
мен бейнеқұжаттар төмендегідей жүйеленеді:
1) түріне қарай – фильмдер, арнайы шығарылымдар, кинолар, бөлек кино және
телесюжеттер;
2) фильмдер, арнайы шығарылым, киноқұжаттардың, бөлек кино және әртүрлі
түстегі телесюжеттердің шығарылу жылына қарай;
3) есепке алу бірлігіне (жиынтық) қарай;
4) түсіне қарай (түрлі түсті, қара-ақ);
5) үлдірдің форматына қарай (8 мм, 16 мм, 35 мм, 70 мм және басқа).
Киноқұжаттың есепке алу бірлігіне белгілі бір фильмнің, арнайы
шығарылымның, киножурналдың, жеке кино және телесюжеттің сақтау
бірліктерінің бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бірліктері жатады.
Киноқұжаттардың сақтау бірліктеріне бейнелеу жәненемесе дыбыстық ақпаратты
жазбасы бар, физикалық жағынан ерекшеленетін рулонды киноүлдір немесе
магнитті таспа жатады.
Сақтау бірліктері жинақ элементіне қарай орналастырылады, ал ішінде
киноқұжат бөлімдері рет-ретімен орналастырылады.
Киноқұжаттың жинағы бір фильмнің, арнайы шығарылымның, киножурналдың,
кино- және телесюжеттің түпнұсқасынан және көшірмесінен тұрады.
Белгілі бір түрдегі киноқұжаттар мен таспа құжаттары үшін бөлек
тізімдеме жасалады.
Фотоқұжаттар түріне қарай төмендегідей жүйеленеді:
1) 2-8 санымен белгіленетін (2 саны 2,5см. х 3,5 см.; 3-6 см. х 6 см.;
4-6 см. х 9 см.; 5-9 см. х 12см.; 6-10 см. х 15 см.; 7-13 см. х 18 см.; 8-
18 см. х 24 см. өлшемді негативке сәйкес келеді) әртүрлі (түрлі түсті
немесе қара-ақ) түстегі немесе өлшемдегі негативтер.
6-8 өлшеміндегі көлемі шағын негативтерді жүйелеу кезінде оларды бір
топқа біріктіруге болады;
2) әртүрлі түстегі слайдтар (диапозитивтер);
3) позитивтер, фототаңбалар;
4) фотоальбомдар;
5) диафильмдер;
6) Э әрпімен белгіленетін, электрондық цифрлық қолтаңбамен
куәландырылған электрондық құжаттар (бұдан әрі – электрондық құжаттар)
(цифрлық немесе соңғы үлгідегі тасығыштардағы фотоқұжаттар).
Белгілі бір фотоқұжаттар түріне жеке тізімдеме жасалады.
Фотоқұжаттарды есепке алу бірлігіне кейбір диафильм жазылған бір немесе
бірнеше сақтау бірліктері жатады.
Фотоқұжаттардың сақтау бірліктеріне физикалық жеке кадр (негатив, дубль-
негатив, позитив, слайд (диапозитив) панорамалық түсірілімнің бірнеше
кадрлары, фотобедерлеме, диафильмнің рулоны, фотоальбом) жатады.
Электронды құжаттардың есепке алу бірлігіне электронды құжаттың жазбасы бар
сақтау бірліктерінің бір бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бірліктері
жатады.
Электронды құжаттардың сақтау бірліктеріне (цифрлық немесе соңғы
үлгідегі тасығыштардағы фотоқұжаттар) электронды құжат бөлігіндегі бір
немесе бірнеше электронды құжаттардағы жазбасы бар физикалық жекелеген
тасығыш жатады.
Фоноқұжаттар дыбысты ақпараттың жазбасына қарай – фонографиялық,
граммофондық, оптикалық, магниттік, лазерлік болып жүйеленеді.
Фоноқұжаттардың белгілі бір жазба түріне жеке тізімдеме жасалады.
Фоноқұжаттар түрлеріне қарай есепке алу бірлігімен және жиынтықпен
орналастырылады.
Фоноқұжаттардың есепке алу бірлігіне, белгілі оқиға, әдебиет және өнер
туындысы (авторлық, тақырыптық немесе басқа да белгілеріне қарай
біріктірілген бірнеше әдеби және өнер туындысы) және сол сияқты дыбыстық
ақпарат жазылған сақтау бірлігінің бір бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау
бірлігі жатады.
Фоноқұжаттардың сақтау бірлігіне физикалық тұрғыдан жекелеген
киноүлдірдің, магнитті немесе қағаз таспаның рулоны, кассета, балауызды
білікше, дыбыстық ақпараты бар дискілер жатады.
Электронды құжаттардың (цифрлық немесе соңғы үлгідегі тасығыштардағы
фоноқұжаттар) есепке алу бірлігіне электронды құжаттың жазбасы жазылған
сақтау бірлігінің бір бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бірліктері жатады.
Электронды құжаттардың (цифрлық немесе соңғы үлгідегі тасығыштардағы
фоноқұжаттар) сақтау бірлігіне физикалық жекелеген электронды құжаттардың
бір бөлігі жазылған жазба тасығыштар, бір немесе бірнеше электронды
құжаттар сақталады.
Есепке алу бірлігінің ішіндегі сақтау бірліктері заттаңбасында
көрсетілген өндірістік нөмірлер реттілігімен, ал жиынтықтың ішінде
телнұсқа, одан кейін көшірмесі орналастырылады.
Фоноқұжаттардың жиынтығы белгілі бір есепке алу жиынтығына қатысты
телнұсқадан және көшірмеден тұрады.
Бейнеқұжаттардың есепке алу бірлігіне сақтау бірлігінің бір бөлігі,
белгілі оқиға, әдебиет және өнер туындысы (авторлық, тақырыптық немесе
басқа да белгілерімен біріктірілген бірнеше әдебиет және өнер туындысы)
және сол сияқты жазылған бір немесе бірнеше сақтау бірлігі жатады.
Бейнеқұжаттардың сақтау бірлігіне физикалық тұрғыдан жекелеген магнитті
немесе қағаз таспаның рулоны, кассета, бейнелеуші және дыбыстық ақпараты
бар дискілер жатады.
Мұрағаттық құжаттар мұрағаттық қор шегінде сақтау бірлігімен
ұйымдастырылады және олардың ішкі ұйымдасуының негізі болып табылатын
жүйелеу кестесіне сәйкес жүйелендіріледі (істер номенклатурасы) және істер,
құжаттар тізімдемесімен (тізімдемелерімен) бекітіледі.
Мұрағаттық қор ішінде сақтау бірліктерін бөлім (бөлімше) бойынша
жүйелеуде жүйелеу кестесі бір немесе бірнеше белгілерді ескере отырып
жүргізіледі:
1) құрылымдық (сақтау бірліктерінің құрылымдық бөлімшелерге жатуына
байланысты);
2) хронологиялық (сақтау бірлігінің кезеңі мен мерзімі бойынша);
3) функционалдық, салалық, тақырыптық, тақырыптық-сұрақтық (сақтау
бірлігінің мазмұнына қатысты ұйымның қызметін, тақырыптар немесе
мәселелерді есепке ала отырып);
4) атаулы (іс жүргізудің нысаны бойынша – құжаттың түрлері және әр
алуандығы);
5) корреспонденттік (ұйымдар және жеке тұлғалармен хат алмасу барысында
сақтау бірлігі түзілген жағдайда);
6) географиялық (құжаттың мазмұнымен, олардың авторымен,
корреспонденттерімен байланысты белгілі аумаққа, тұрғылықты жеріне және
басқа да географиялық нысандарына сәйкес);
7) авторлық (құжаттардың авторы болып табылатын ұйымдардың атауымен
немесе тұлғалардың аты-жөні бойынша).
Құрылымдық және хронологиялық белгілерді үйлестіру жүйелеу кестесінің
екі: хронологиялық-құрылымдық және құрылымдық хронологиялық нұсқасын
береді.
Хронологиялық-құрылымдық жүйелеу кестесі әрекет ететін ұйымдағы
қорларға (мұрағаттық қордың әрі қарай да құжаттармен толығып отыратынын
ескере отырып) және құрылымын жиі өзгертетін таратылған ұйымдарға қатысты
қолданылады.
Осы кесте бойынша жүйелеу кезінде сақтау бірліктері ең алдымен құрылу
уақытына байланысты ... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.