Электронды құжаттардың пайда болуы
Қазақстан Республикасының Білім және ғылым министрлігі
Ы.Алтынсарин атындағы Рудный әлеуметтік-гуманитарлық колледжі
Мұрағат пәні бойынша курстық жұмыс
Мекемелер мен ұйымдардағы электрондық мұрағат және оның құжат айналымдағы орны.
Орындады: А.Батырханова
ІЖМ-03 тобының оқушысы
Жетекші: Ерғазы Э.Қ
2020 ж.
МАЗМҰНЫ
Кіріспе ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .
1. Мекемелер мен ұйымдардағы электрондық мұрағат және оның құжат айналымдағы орны туралы жалпы түсінік.
1.1.Электронды құжаттардың пайда болуы.
1.2. Құжат айналымы туралы түсінік.
1.3. Электронды құжаттарды пайдалану тәсілдері.
2. Электрондық құжаттар және олардың сақталуын қамтамасыз ету проблемалары.
2.1. Электрондық құжаттар туралы жалпы мәлімет.
2.2. Электронды құжаттардың пайда болу тәсілдері.
2.3. Электронды құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету проблемалары.
3. Құжат айналымын ұйымдастыруға қойылатын талаптар.
3.1. Құжат айналым құрылымын талдау.
3.2. Құжаттарды тіркеу тәртібі.
3.3. Құжаттардың орындалуын бақылау.
Қорытынды ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Пайдаланған әдебиеттер тізімі ... ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Қосымша ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
Кіріспе
Курстық жұмыстың мақсаты: Қазақстандағы мұрағат ісінің қазіргі таңдағы жағдайын талдап, шет ел мұрағаттарымен салыстыра келіп, одан кейін электронды құжаттардың тиімділігін ашып көрсету болып табылады.
Курстық жұмыстың міндеті: Әрине жаһандану заманының негізгі талабын ашып көрсету, онық нақты айтатын болсақ өміріміздің барлық қажеттіліктері компьютермен байланысты.
Гипотезасы: Жұмысты мұрағаттану саласы бойынша мамандар даярлауда, электронды құжаттар жүйесін одан әрі дамытуға байланысты шаралар аясында, бүгінгі әлеуметтік-экономикалық тарихи-мәдени реформаларды жүзеге асыру барысында пайдалануға болады.
Тақырыптың өзектілігі: Мұрағат саласында халықаралық ынтымақтастықты кеңінен дамытпай болмайтыны басы ашық нәрсе. Электрондық мұрағаттардың қалыптасуы, оларда электронды тасымалдаушыларда құжаттарды сақтау сауалдар өз жауабын тапты.
Зерттеу объектісі: Мәселенің тарихнамасына тоқталмас бұрын Қазақстанның мұрағат ісі КСРО кезіндегі мұрағат ісімен тығыз байланысты екенін еске сала кеткен жөн.
ПАЙДАЛАНҒАН ӘДЕБИЕТТЕР ТІЗІМІ
1. Абугалиев Т.Н. Электрондық құжат және мұрағат. Қазақстан мұрағаттары. 2004. №7.С. 29-34.
2. Жақыпов М.Х. Басқарудағы жаңа технологиялар туралы. 2005.№1.С.45-53.
3. Чупров В.М. Мәскеудегі электронды ақпарат құралдарында құжаттау арқылы Орталық мұрағаттың жұмыс тәжірибесі туралы. Ақпараттық-әдістемелік бюллетені. Алматы. 2006. №2.С. 17-19.
Кез-келген фирманың басқару аппаратының тиімді қызмет құжаттармен жұмысты дұрыс ұйымдастыруға байланысты. Іс жүзінде ақпарат көздеріне, шешімдер дайындау мен қабылдауға байланысты бір де бір технологиялық басқару функциясы құжаттарды жасау, орындау және ресімдеу процесі - құжаттаусыз іске асырылмайды. Біреулер құжаттарды жасайды, басқалары олардың рәсімделуін және берілуін қамтамасыз етеді, үшіншілері сол құжаттарды басшылыққа алып, олардың негізінде шешімдер қабылдайды. Кәсіпорындардың күнделікті жұмысында өндірістік, шаруашылық, қаржылық және қоғамдық қызметтің сан қилы мәселелері бойынша құжаттар жасалады. Құжаттардың электрондық түріде болады. Оларды электрондық құжат деп атайды. Электрондық құжат - өзіндегі ақпарат электрондық-цифрлық нысанда ұсынылған және электрондық цифрлық қолтаңба арқылы куәландырылған құжат. Қазіргі заман ақпарат заманы болғандықтан, соның ішінде мәдкни дамуындағы басты ресурсқа айналды. Электронды құжаттарды саяси, құқықтық әлеуметтік және мәдени ағартушылық салаларда пайдалану оларға деген сұранысты ұлғайта түсті. Дәлірек айтсақ, кешегі мен бүгінгіні байланыстыратын, өткеннен өнеге алуға уағыщдайтын құжаттың соның ішінде құжаттардың құны артты.
1998 жылы 22 желтоқсанда қабылданған Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы Қазақстан Республикасының жаңа заңында Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры Қазақстан халқының тарихи - мәдени мұрасының ажырамас бөлігі болып табылады және оны Қазақстан Республикасының ұлттық игілігі ретінде мемлекет қорғайды делінген. Аталмыш заңнын 2 - бабында көрсетілген осы тұжырымдар арқылы біз фото құжаттардың мемлект, ел үшін маңыздылығы қандай деңгейде екенін көреміз. Осыған сәйкес бүгінгі қоғам мүшелерін ретроспективті құжаттармен таныстыру және оын пайдалану мүкіндіктерін кеңейту Қазақстан мұрағаттарының басты міндеті болып отыр. Елбасы Н.Ә.Назарбаевтың 2003 жылы қабылдаған мәдени мұра бағдарламасы аясында аудиовизуалды құжаттарды қайта өңдеу шараларына байланысты көптеген жұмыстар атқарылуда. Осы орайда цифрлеу әдісі арқылы ескірген құжаттардың көшірмелері, сонымен қатар шет елден Қазақстан таихына қатысты құжаттарды еліміздегі мұрағаттарға қайтарып алу бүгінгідегі актуалды мәселелерінің бірі болып табылады. Мұрағат шежіреміз осынша болғанда, бүгінгі мұрағат саласы қандай күйде? Ендеше, мұрағат ісі саласындахалықаралық ынтымақтастықты кеңінен дамытпай болмайтыны баы ашық нәрсе. Ал біздің ақпараттық ресустарды жинақтау , жүйелеу, іздестіру мен пайдалануымыздың дәрежесін көрсетеді. Бұл үшін яғни, біздегі мемлекеттік мұрағаттың құрылымы халықаралық стандартқа сай болуы және мемлекеттің, қоғамның, азаматтардың ақпараттық қолжетімділігін арттыру үшін еліміз мұрағаттары материалдық - техникалық базасын түбегейлі жаңартып, соңғы үлгідегі электронды техника және автоматтандырылған технологиямен қамтамасыз етілуі керек.
Қағаз негізіндегі істердің, сондай-ақ ақпарат көздері болып табылатын әртүрлі автоматтандырылған жүйелердің мұрағаттары қазір әрбір ұйымда бар деуге болады. Бұл ретте біз электрондық мұрағат жүйесін құруға негіз болатын алғышарттар жөнінде және мұндай жүйені ендіруден келетін пайда туралы тоқталайық.
Forrtster Resarch ,Media Asset Management секілді дерексөздер ақпараты бойынша электрондқ мұрағат жүйесін жасауға негіз болатын себептік алғышарттар мыналар:
- қағаз құжаттарды сақтауға кететін шығын электрондық құжаттарды сақтауға кететін шығыннан 80 пайызға асып түседі;
- интеллектуалдық қызметкерлерге қажетті құжаттарды іздеуге уақытының 40 пайызын жұмсайды;
- қайталап қолдануға болатын құжаттардың 70 пайызы жаңадан қайта жасалады;
- кәсіпорындарда құрылымдық жүйеге түсірілмеген ақпараттар көлемі жыл сайын 200 пайызға өсіп отырады;
- ұжаттардың 30 пайызы белгіленген мерзімнен кеш өңделеді;
- құжаттардың 6 пайызы жоғалып кетеді;
Қағаз негізді құжаттарды мұрағаттаудың тағы бір проблемасы:
- мұрағаттағы құжаттардың 3 пайызы дұрыс орналастырылмайды;
- 6 пайызы мүлдем жоғалады;
- құжаттардың 60 пайызы қозғаусыз қалып жатады немесе ұмытылады.
Жақсы ұқйымдастырылған кәдімгі өзіне құжат іздеуге 10 күнге дейін уақыт кетеді, оынң үстіне сұралған әрбір оныншы құжат табылмайды.
Соған байланыст неғұрлым құнды құжаттар пайдалануға тіпті берілмейтін болады. Өйткені олардың жоғалып кетуінен қорқады. Бұған қоса қағаз негіздегі ақпараттарды сақтау құны өсіп барады, ал мұрағат тиімділігі жалпы алғанда түсіп барады. Бұл басшылық үшін нағыз бас ауыртатын мәселе.
Қағаз құжаттар секелді электрондық құжаттар да кез келген кәсіпорын үшін ақпарат капиталының негізі болып табылады.
Құжаттардың сақталуын басқару процесі мемлекеттік стандарттармен реттелген, оған салалық ерекшеліктер көп әсер ете алмайды.
Кәсіпорында Электрондық мұрағат жүйесін ендіру құжаттарды сақтаудың құрылымдық тәртібін ретке келтіреді және қағазсыз технологияға көшу процесін жеделдетеді.
Электрондқ мұрағат дегеніміз:
-құжаттарды өнеркәсіптік негізде сканерден өткізу;
- ретроспективтік айырбас (қағаз құжаттарды жаппай электронды түрге көшіру)
- мәліметтер мен құжаттар қоймаларын басқару жөніндегі процедураларды автоматтандыру;
Электрондық мұрағат ақпараттық технология, мұрағат ісі, құжат айналымы мен бизнес-процесті басқару қызметтерінің тоғысқан тұсы болып табылатын жоғарыда аталған процестерді түгелдей біріктіреді.
Кәсіпорында электрондық мұрағат жүйесін Кәсіпорында электрондық мұрағат жүйесін Кәсіпорында электрондық мұрағат жүйесін ендіру жоғарыда айтылғандай, құжаттарды іздестіруге, оларды көшірмелеу мен таратуға кететін уақытты мейлінше қысқартатындықтан қызметкерлердің еңбек өнімділігін арттыруға мүмкіндік жасайды.
Нәтижесінде:
Ақпараттарды неғұрлым тиімді жолдармен басқаруға, атап айтқанда: құжаттарды әртүрлі белгілері бойынша топтастыруға, оларды әдеттегіден анағұрлым көп мөлшерде жинақтай отырып өңдеуге, шешімді тезірек ірі нақтырақ етіп қабылдауға, құжаттардың жоғалмауын қамтамасыз етуге,
Құжат тарихын қарауға, құжаттарды енгізілген барлық өзгерістерді тексеруге;
Клиентке қызмет көрсету сапасын жақсартуға: бұл мұрағат бойынша сұраныстарды орындау қағаз құжатар бойынша жұмыс жүргізуден гөрі жеңілдірек, клиент жауапты бұрынғыдан тезірек алады, соған орай ризашылық да арта түседі;
Құжатарды жоғалып кетуден немесе бүлінуден сақтауға (электрондық құжаттар мұрағатының тұрақты көшірмесін жасау - құжаттардың жоғалып кетуінен сақтандыруға мүмкіндік береді), санкциясыз қол жеткізуден қорғауға (қызметкерлер арасында құқықтардың икемді бөлінуі және жүйеден жылдам ажырату мүмкіндігі);
Компания жоғарғы басшылығының ақпаратқа тез әрі дер кезінде қосылуы мен олардың шешімді дұрыс қабылдауы үшін мүмкіндік жасай отырып кәсіпорынның бәсекелестік қабілетін күшейтуге қол жеткізіледі.
Қазақстанның тәуелсіз мемлекет ретінде дамуына сыртқы және ішкі, дәстүрлі және заманауи факторлар өз сабақтастығын тауып жатыр.
Сабақтаса отырып дамудың белгілі бір деңгейіне жеткен еліміз үшін бүгінгі таңдағ басты міндет - келешек ұрпаққа өшкенін қайта жандырып, ұмтылғанын қайта еске салдыру. Осы айтылған ойды жүзеге асырудың алғашқы және басты этапы - қазақ мемлекеттігінің шынайы тарихын жазу болып табылады. Тарихтың небір қырлы да сырлы құпияларын ашу жолдарын сол замандарға қатысты құжаттардың алатн орны өте зор. Әр заманның өзіндік ерекшеліктеріне байланысты құжаттарда да сипатқа ие болады. Көзбен көріп, құлақпен естіп білетін жаңа сарындағы құжаттар елдің саяси және мәдени өмірінің айнасына айналды. Ғасыр басында өмірге келген құжаттардың шоғырын іздеп тауып, жүйелеп сақтау сол заманда мұрағаттар алдында тұрған басты міндет еді. Көп жылдапр бойына осы жұмыс атқарылып келе жатыр. Еліміз егемендікке қол жеткізгеннен бері төл тарихмызға деген қызығушылығымыз бұрыннан бетер арта түсті. Қоғамның бұл сұранысын қанағаттандыру үшін республика мұрағаттары талмай жұмыс істеу үстінде.
Қазіргі заман ақпарат заманы болғандықтан, соның ішінде ретроспективті құжаттар ақпарат қоғамның рухани, мәдени дамуындағы басты ресурсқа айналды.
Құжатпен жұмыс істейтін шенеуніктердің түрлі заңсыздығы, белден босатыны, құжаттарды қолдан жоғалтып жіберуі, бармақ басты, көз қыстылық секілді түрлі жағдайлардың басы қылтияды. Мұны азсынсаңыз, еліміз егемендік алғалы бері жоғары оқу оырндары мұрағатшы мамандар дайындау ісінен шет қалып қойыпты. Бұрыннан бері жабылған, жабылмағаны - қысқарған. Жұмысымды жазу барысында бұл мәселеге тоқталуға жөн көрдім. Алайда, бұл мұрағаттану даму үрдісіне айтарлықтай кедергі келтірмеді. Сондықтан да Қазақстан Республикамыздағы мұрағат ісі саласы өз жалғасын табуда. Жақыпов М.Х айтқандай 21 ғасыр ақпарат ғасыры деп өз мақаласында атап көрсетті. Техника заманына қадым басқанымыз бәрімізге айқын, сонымен Қазақстанда да ақпараттық технологиялардың ерекше дамуы байқалады және электронды түрдегі сақталынатын ақпарат құнды дерекке айналды. Электронды мұрағаттардың қалыптасуы, оларда электронды тасымалдаушыларда құжаттарды сақтау сауалдар өз жауабын тапты. Алғаш рет электронды сайлау жүйесін іске асырғанымыз, сондай-ақ мемлекеттік органдары ақпараттандыру, электронды үкімет инфрақұрлымның қалыптасуы аталмыш сауалдың өзектілігін көрсетеді. Осыған орай электронды құжаттарды мемлекеттік мұрағаттарға сақтауға алу және сақталуын қамтамасыз ету мәселелері өзекті бола бастады. Әлемдік тәжірибеде электронды құжаттарды аса көп уақыт сақтау мәселесінде жұмыстар жасалынған. Мысал ретінде, Америка Құрамы Штаттарындағы мұрағаттар және іс жүргізу жөніндегі Ұлттық әкімшілік электронды құжатарды сақтау орталығында 80 мыңнан астам мәлімет базасы сақталуда. Осыған орай бірнеше халықаралық стандарттар шығарылады, оларды ерекше атауға болады. Аса дамыған мұрағаттар болып: Автралия мұрағаты 1996 ж, Дания SSD, яғни тарихи мәліметтерді зерттеулердің сипаттау стандарты, ақпараттық қорларды сипаттайтын Ұлыбритания мәлімет базасын сақтайтын ұлттық электронды мұрағаты да өз стандартын қабылдады. ТМД елдері арасында, ең алғаш электронды құжаттарды мемлекеттік сақтауға алған Беларусь Республикасы болды. Онда 1996 ж Беларусь электронды құжаттаманың ғылыми зерттеу орталығы құрылды. Ал, кейінгі уақытта Ресей Федерациясында да арнайы мұрағаттар пайда бола бастады, олар: Чуваш Республикасының электронды құжаттама орталығы, Қалмық Республикасының электронды құжаттама орталығы, Қалмық Республикасының электронды құжаттама орталығы және Мәскеу қаласының электронды тасымалдаушылардағы орталық мұрағат.
Бес жыл бұрын электронды құжат ұғымы кездесетін барлық мәселелерді Еуропа, Ресей, Беларусь елдеріндей деп тура айтуға болатын еді, алайда қазір еліміздің мұрағаттану саласы, өз орнын жақсы тапты. Қазақстан республикасындағы мұрағат ісінің жағдайын тоқталатын болсақ, электронды құжататрдың сақталуын қамтамасыз ету үшін, жетекшілік құжаттар және арнайы жұмыстардың бар болуы талап етіледі. Яғни, бір қарағаннан-ақ дәстүрлі қағаз түрінде сақталынатын құжаттардан айырмашылығы байқалады. Сонымен, біздің елімізде электронды құжаттарды мемлекеттік мұрағаттарға сақтауға алу және сақталуын қамтамасыз ету шаралары қалай жүзеге асырылуда? Оны құқықтық жағынан дәлелдейтін негізінен Қазақстан Республикасының заңдарын айтуға болады:
-электронды құжат және электронды сандық қолтаңба туралы;
-ұлттық мұрағат қоры және мұрағат туралы;
Сондай-ақ, диплом жұмысына байланысты төмендегі заңдар мен шараларды атап өткім келеді. 2007-2009 жылдарға арналған құжаттамалар жүйесі мен мұрағат ісін дамыту бағдарламасы; Ұлттық мұрағаттық қор мен мұрағаттар туралы Қазақстан Республикасының Заңдарына өзгерістер енгізу туралы. Сонымен қатар, мәдениет туралы заңды дамыту мақсатында 9 нормативтік-құқықтық акт, мұрағат ісі және ақпарат саласында 4 нормативтік акт әзірленіп, қабылдануда. Қазақстан тарихы мен мәдениетіне қатысты белгісіз болып келген сирек қолжазбалар, басылымдар, кітаптар мен мұрағат құжаттарын зерттеуге Ватикан, Ереван, Каир, Стамбул, Анкара, Будапешт және париж кітапханалары мен мұрағаттарына ғылыми-іздестіру экспедициялары жасақталды. Ақпаратандыру және байланыс агентігімен Қазақстанда Ұлттық мұрағат органдарын электронды жүйеге бейімдеу жоспары жасалды. Осыған сәйкес электронды іс қағаздары және электронды мұрағаттар атты республикалық семинар өткізілді. Өткен жылы мұрағат мекемелері, оның ішінде, электронды құжаталмасу мен электронды мұрағат жүйесі ұлғайды. Министрліктің ұйымдастыру, қоғамдық-саяси, мәдени, барлығы 200-ден астама жұмыстары 2006 жылға жасалған кесте мен жоспар бойынша атқарлады. Атқарылған жұмыстар мен есептер Министрліктің
веб-сайты арқылы таратылады. Мәселенің тарихнамасына тоқталмас бұрын Қазақстанның мұрағат ісі КСРО кезіндегі мұрағат ісімен тығыз байланысты екенін еске сала кеткен жөн. Сол себептен де осы тақырыпқа байланысты онсыз да онша көп емес зерттелер мен арнайы оқу құралдары көбіне Ресей авторларының еңбектерінде кездеседі. Алайда, Қазақстан мұрағаттары мен Ресей және Еуропа тәжірибелерінен енгендігіне күмән жоқ. Алайда, қазіргі таңда , еліміздің мұрағаттары сол тәжірибелерді жинақтап, өз алдарында дербес мұрағаттарға айналғанын байқаймыз. Оған себеп болған кездегі саясат еді. Ал Тәуелсіз Қазақстан тарихнамасында осы мәселеге төңірегінде жазылған еңбектердің саны көп емес. Қайта керісінше, Отандық тарихнаманы жаңа белеске көтерер еді. Тақырыптың аса зерттелмегеніне байланысты, біз электронды мұрағаттардың шетелдерде дамығанын байқадық. Сонымен көп мәнді, Еуропа, АҚШ, Ресей Федерациясы және ТМД елдері арасында электронды мұрағатты алғаш қолдана білген Беларусь Республикасының тәжірибелеріне сүйендіе. Қазақстан Республикасында атлмыш тақырыпқа тек қана, қазіргі таңда электронды мұрағатты қолданысқа енгізген Қазақстан республикасының Президенттік мұрағаты және Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік мұрағаты тәжірибелеріне қарап, қорытынды жасай аламыз.
Қазақстан зерттеушілерінен бұл тақырыпты зерттегендер қатарына ҚР ПМ мұрағатының дирекоры Шепель В.Н. мен қызметкерлері Слободанок А:А, Чернова С.И мақалалары ҚР ПМ электронды құжаттар аты тақырыбына семинарлард ұйымдастырған Сариев Р, еңбектері аса зор. Алдымен электронды құжаттарды, одан кейін де мұрағаттарды зерттеу тек 90-шы жылдарда ғана түрлі мерзімді басылымдар беттеріне алғашқы мақалалар шыға бастады. Оған мысал ретінде, О.А. Михайлов өзінің мақалалары мен еңбегінде электронды құжаттардың маңызын ашып көрсеткен, оларды пайдаланудың тиімділіктерін ұсынады. Чернова С.И. ҚР ПМ ақпараттық бюллетені мен Қазақстанда іс жүргізу мерзімді басылымдарында Мәскеу мұрағатың тәжірибе негізінде электронды тасымалдаушыларға арнаған мақаласын жақсы ашып көрсеткен. Осылайша сол кездері көп авторлардың назары электронды құжаттардың және мұрағаттарды пайда болу тарихына және қолданысқа енгізілуге аударылды.
1996 жылы жарық көрген Крайская А.А, Архивоведение еңбегінде және өзге де мақалаларында электронды мұрағаттардың сол кездегі жағдайы және оынң ерекшеліктері талдаған. Ресей мұрағатшы мамандары мен ғалымдары аталған мәселені конференцияларда мен халықаралық конгрестерде мұрағат саласының сан алуан проблемаларына тоқталып, олардың шешілу жолдарын қарастырған. Кейін де бұндай конференциялар елімізлде де ұйымдастырыла бастады және осмен шектелмей, өз дамуын одан да әрі табады деген ойдамын.
Қазіргі күндері электронды құжаттарға байланысты маңызды мәліметтер 1989 жылы Мәскеуде басп шығарылған Государственные архивы ССР кітабында да мәліметтер кездеседі. Министрлер кеңесінің басқарылуымен шыққан бұл кітап 3 бөлімнен тұрады.
Мемлекеттік мұрағаттарды құжаттармен толықтыру және олардың теориялық, тәжірибелік аспектілерін жүйелеу основные правила работы государственных архивов кітабында жақсы баяндалған. Кітап 1980 жылы Мәскеуде шығады. Бұл еңбекте пленкалы тасығыштағы құжаттармен жұмыстың тәжірибелік функциялары көрсетіледі. Мұрағаттардың құрылуы және жүйеленуі туралы маңызды ақпарат Козлитиннің еңбегінде жинақталған. Берілген жұмыста Қазақстанның ірі мұрағаттары сипатталады және олардағы электронды құжатқа байланысты жүргізілген жұмыстары туралы сөз айтылады. Еліміз тәуелсіздік алғалы бері бұл мәселемен айналысып жүрген зерттеушілеріміз қолмен санап аларлық, дегенмен де Қазақстан тарихнамасында аталмыш мәселеге байланысты бірнеше мақалалар, зерттеу жұмыстары өмірге келуде. Қазіргі таңда Қазақстанда мұрағат ісі саласының ішінде айналысып жүрген зерттеушісі Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік мұрағатының директорының орынбасары Адильгужин А.А.
Электронды құжаттар мен мұрағаттарға байланысты деректік базаның негізгі шоғыры Қазақстан Республикасының электронды құжат, электронды қолтаңба, электронды сайлау, ұғымдарымен байланысы бар. Интернет желісінің ішінде электронды құжат және мұрағат жайында мәліметтер жұмысының деректік негізін толықтырады. Тәуелсіз Қазақстанның рухани дамуында өзіндік үлкен септігін тигізіп отырған мәдени мұра бағдарламасы, ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы Қазақстан Республикасының заңы, 2001-2005 жылдарға арналған Қазақстан Респуьликасының мұрағат ісін дамыту тұжырымдамасы, асыл мұра бағдарламасы және Қазақстан Республикасының Орталық Мемлекеттік мұрағатында жасалған бірнеше жобалар жұмыстың жазылуына біршама өз үлесін тигізді. Сонымен бірге соңғы жылдары шыққан мұрағаттық ережелер мен заңдар деректік негіз ретінде пайдаланылды.ҚҚазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік мұрағатының ең алдымен LOTUS NOTES жүйесі арқылы іс жүзіне асқан элетронды құжат айналымымен танысту:
- дәстүрлі және электронд құжаттардың мемлекет үшін маңыздылық деңгейін ашып көрсету және оларды пайдаланудың жаңа үрдісін зерттеу;
- Қазақстандағы мұрағат ісінің қазіргі таңдағы жағдайын талдап, шет ел мұрағаттарымен салыстыра келіп, одан кейін болса электронды құжаттардың тиімділігін ашып көрсету болып табылады.
Тәуелсіз Қазақстан алдыңғы сатыдағы елу елдің қатарына кіру үшін бүгіннен басталып өте үлкен көлемде қоғамдық маңызы зор жұмыстар атқарылуы тиіс. Елдің рухани, мәдени жағынан дамуында аудиовизалды құжаттардың маңыздылығы қандай деңгейде екендігі айқын нәрсе. Алайда, ос ықұнды деректерді жинақтау, сақтау, пайдалану және ғылыми айналымға енгізу шаралары ақсақтық танытып отыр.
Жұмысты жазу барысында көптеген қоғамдық, тарихи, саяси, әлеуметтік көзқарастарға ғылыми талдау жасалып төмендегідей жаңалықтарға қол жеткізіледі:
-электрондық құжаттарды есепке алу және сақтау принциптерін шолу жасала отырып, оларды пайдаланудың жаңа заманға сай даму тенденциялары ұсынылды. Қазіргі заманғы ғылым мен техниканың дамуына байланысты фотоқұжаттардың көшірмелерін цифрлеу әдісі арқылы алу мәселесі жұмыс барысында кең талқыға түсті.
Мұрағаттарды заманауи талаптарға сай дамуына жаңа ұсыныстар жасалды.
Құжаттар ішіндегі маңызды топқа жататын электронды құжаттарға ғылыми-анықтамалық ақпарат жүйесін ұйымдастыру мәселесіне тоқтала отырып берілген жүйенің тармақтық салаларына шолу жасалында және оларды заманға сай қайта құру ұсыныстары жасалды. Жалпы дәстүрлі құжаттарға және ғылыми-анықтамалық аппарат жүйесіне жасалатын ерекшеліктері мен айырмашылықтары жұмыс барысында ашып көрсетілді.
Соңғы және маңызды сатыларының бірі, мұрағатта сақтауда болған электронд құжатарды жинақтап, бір ізгілін ұйымдастыру. Мұрағат ісінде атқарылатын маңызды салаларының бірі азаматтарға электрондық құжаттармен жұмыс істеуге қолайлы жағдай жасау.
Машинада оқылатын құжаттардың пайда болуы тарихынан мұрағаттар қызметінің негізгі ережелері Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы Заңына, Қазақстан Республикасының электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы Заңына, Қазақстан Республикасының Ұлттық ақпараттық инфрақұрылымын қалыптастыру мен дамытудың 2001-2003 жылдарға арналған мемлекеттік бағдарламасы туралы Қазақстан Республикасы Президентінің 2001 жылғы 16 наурыздағы № 573 жарлығына, Қазақстан Республикасы Ұлттық ақпараттық инфрақұрылым қалыптастырудың және дамытудың мемлекеттік бағдарламасын жүзеге асыру бойынша іс-шаралар жоспарын бекіту туралы Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2001 жылғы 21 мамырдағы № 674 қаулсына, Қазақстан Республикасында мұрағат ісін дамыту 2001-2005 жылдарға арналған бағдарламасын бекіту туралы Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2001 жылғы 11 маусымдағы № 797 қаулысына және құжаттар көшірмелерінің мемлекеттік сақтандыру қоры туралы ережені бекіту туралы Қзақстан Републикасы Үкіметінің 2002 жылғы 28 мамырдағы № 578 қаулысына сәйкес әзірленген.
Кез-келген мұрағат қағаз және элетрондық негіздегі құжаттарды жинау, уақытша сақтау мен пайдалану мақсатында ұйымдастырылады. Ведомстволық мұрағат құрамнда электрондық маұрағаты пайда болды. Мұрағат оның міндеттерін, функцияларын, толықтыру көздерін және қабылданатын құжаттар құрамын айқындайтын Ережеге сәйкес жұмыс жүргізіледі. Қазақстан Республикасы мұрағаттар мен құжаттаманы басқарудың жергілікті уәкілетті мемдекеттік органы, Қазақстан Республикасы орталық мемлекеттік мұрағаттары, Қазақстан Республикасы Президентінің мұрағаты, республикалық маңызы бар қалалардың және Қазақстан Республикасы астанасының мемлекеттік мұрағаттары, облыстардың, қалалардың, аудандардың мемлекеттік мұрағаттары және олардың филиалдары осы ережелерді ведомстволық мұрағаттар жұмысының іс-тәжірибесінде ендіруде әдістемелік және практикалық көмек көрсетеді және олардың орындалуына бақылау жасайды.
Сонымен 20 ғасырдың соңында компьютерлік технологиялар адам шығармашылығының барлық мекемелеріне ене бастады. Мұрағат саласына ақпараттық технологиялардың енгізілуі, құжаттық ақпаратқа қол жеткізу, мұрағаттық ақпарат секілді тасымалдаушыларда құжаттарды және анықтамаларды жариялай білу және әлемдік киберортаға мұрағаттық ақпарат деректерін интеграциялауға өз әсерін тигізеді.
Біз мұрағат ісін ақпараттандыру 4 кезеңдерге бөлеміз:
1. 19 ғасырдың соңы - 1950 жылдар;
2. 1950 жылдың бірінші ширегі - 1970 жылдың бірінші ширегі;
3. 1970 жылдың кінші ширегі - 1980 жылдың бірінші ширегі.
4. 1980 жылдың екінші ширегі - қазіргі таңға дейін.
Мұрағат ісін автоматизациялау және механизациялау электронды есептегіш машиналар, ақпаратты тасымалдаушылар тарихымен тығыз байланысты.
Жоғарыда аталған кезеңдердің өзіндік ерекшеліктері бар. Оларға нақты тоқталатын болсақ;
Бірінші кезең - мұрағат ісін механизациялау негізінен ведомстволық мұрағаттарда іс жүзіне асты. Кңшң механизация құралдары сирек болғанымен көбіне матрикалық ақпарат тасымалдаушылармен шектелді, сондай-ақ халық санағында, белгілі талаптарды шешуде есептеу-перфокарталық құралдар қолданыста табылды.
Бірінші кезең - бұнда мұрағат ісін ақпараттандыру мұрағаттарда қолданылатын техника мен бағдарламаның дауымен ғана емес, сонымен бірге КСРО-да информатиканың дамуымен оынң тарих ғылымына соның ішінде мұрағаттану саласына тигізген әсерімен ерекшеленеді.
Үшінші кезең - болса жергілікті және мұрағат аралық ақпараттандырылған іздестіру жүйелері пайда болуымен және тәжірибесімен анықталады. Аталмыш кезең негізінен ақпараттандырылған іздестіру жүйелерінің қолданылуы ақпаратты тасылмаушылардың, техниканың алмасуымен сипатталады.
Төртінші кезең - өз кезегіндегі ең алдымен Мәскеу мұрағаттары кейін басқа да мұрағаттары комьтеризацияланды. Ерте орта ғасырлық кеңселерде құжат әзірлеу мен ресімдеуге белгілі бір тәсілдері қалыптасты. Бұл кезеңде аса маңызды құжаттар үшін негізгі жазба материал пергамент еді. Ал ежелгі Қытайда кең тараған жазу материалы бамбук болды. Оған барлық ресми іс жүргізу құжаттары түсіріліп отырды. Өңделген бамбук таяқшаларын жарып кесу арқылы жұқа әрі ұзын пласинкалар жасалатын да, оған қылқыламмен жазу жазылатын. Мәтін жазылған пластинкалар жіппен оралып, байланатын. Мұндай байламның біреуі бір кітап болатын. Ежелгі Русьте жазу материалы ретінде қайың қабығы пергаментке қарағанда берік болмағанмен, анағұрлым арзан еді. Ол топырақта пергаменттен жақсы сақталады. Өңделген қайың қабағы грамоталар содалы ыстық суға салынып жуылады, қыртыстары түзетіліп, әйнектер арасына қойылып келтіріледі. Арзан қайың қабығына қызмет бабындағы құжаттар сирек түсіріліп, ол көбінесе тұрмыстық қарым-қатынас жазбаларына, сауат ашуға, шаруашылық есеп-қисаптар жүргізуге пайдаланылды. Археологиялық қазба материалдары арасында қайың қабықты грамоталар жиі кездеседі. 14 ғасырға дейін жазу үшін қолданылған негізгі материал пергамент болды. Оның аты Кіші Азияда орналасқан Пергаме (қазір Бергаме) қаласы атына байланысты шыққан.
Пергамент - мал терісін (көбіне бұзау терісін) ерекше тәсілмен өңдеу арқылы алынатын материал. Оны дайындау технологиясы біздің заманымызға дейінгі 2 ғасырда осы Пергаме қаласында жетілдірген. Пергамнттің ең жақсы сорты жұқа әрі оқалақ тесіп, сона шағып бүлінбеген таза жаңа туған бұзау терісінен алынатын. Пергамент қымбат материал болғандықтан оның әр парағы көбіне екі, үш мәртеден пайдаланылатын. Қайта қолданар алдында бұрын жазылған жазулар қырып тазартылып, жуылатын. Өңделген пергамент ақ түсті болатын Пергамент сөзі 14 ғасырда поляк тілі арқылы қолданысқа енген. 15 ғасырда кеңсе ісіне қағаз пайдалана бастады. Ол біртіндеп іс жүргізу қызметінде қолданылып келген пергаменті ығыстырып шығарды.
Қағаз ұғымындағы латынның - мақста деген сөзінен шыққан. Қағаз алғаш 2ғасырда Қытайда пайда болып, Еуропаға 9 ғасырдан Испания арқылы ене бастаған. Әйтсе де оның кең қолданысқа түсуі 14 ғасырдан бастау алады. Біртіндеп қағаз ағаштан жасала бастады. Қазір оның ватман, калька, көшірме қағаз секілді 600-ден астам түрі бар. Көлемі (1 шаршы метр) салмағы (4-250г) қалыңдығы (4-4000мкм), түсі, ақтығы, жылтырлығы және өзге қасиеттері бойынша сипатталады.
Ертеде жазу материалы ретінде ағаш тақшайлар, жібек маталар, тастар, папирустар, терілер де қолданылды. Ұйым мұрағатында электрондық құжаттар есебін жүргізудің айырмашылығы аз. Әрбір есептік бірлікке мұрағаттық шифр белгілінеді. Мұрағаттық қордың мемлекеттік мұрағат берген нөмірі, ақпараттық ресурстардың нөмірі, сондай-ақ есептеу бірлігінің нөмірі қойылады. Электрондық құжат есебін ұйымда бұған арнай бөлінген маман жүргізуі қажет.
Мұрағат құжаттары мен есептік базаларға қол жеткізу тәртібі ұйым басшысының бұйрығы арқылы белгіленеді.
Есептік құжаттардың құрамы мен олардың формалары да ұйым басшысының бұйрығымен белгіленеді.
Мұрағатта мнадай жұмыстар атқарылады:
- электрондық құжаттардың сипаттамаларын жасау;
- электрондық құжаттардың қолданысқа арналған және резервте тұратын нұсқауларын әзірлеу;
- электрондық құжаттарды сйымдалығы неғұрлым молдау негіздерге көшіру;
- электрондық құжаттардың орын алмастырылуы, бұл орайда бір есептеу бірлігі бірнешеуге бөлініп, бірнеше есеп бірлігі, керісінше, бір есептеу бірлігіне жинақталуы мүмкін;
- электрондық құжаттардың сақтандыру форматындағы нұсқаларын әзірлеу және сол сақтандыру форматындағы нұсқаларын әзірлеу және сол сақтандыру форматында электрондық құжаттардың тізімдемесін жасау;
- электрондық құжаттардың орнында бар жоғын және жай-күйін тексеру;
- есептеу құжаттарын салыстыра отырып ретке келтіру.
Атқарылған жұмыстар нәтижесінде мынадай құжаттар ресімделеді:
- электрондық құжаттардың мұрағаттық тізімдемесі. Бұл бес дана етіп жасалады. Үш данасы қағаз құжат түрінде әзірленсе, екеуі электрондық негізге түсіріліп, екі түрлі файлмен екі бөлек дайындалады. Бұл файлдар тізімдемеге енген электрондық құжат нұсқасы түсірілген негізге де, сондай-ақ тізімдемелер тіркелімі бар негізге де жазылады;
- электрондық құжаттардың қолданысқа арналған және резервте болатын нұсқаларының жасалғандығы туралы акт;
- электрондық құжаттардың сыртқы негізге көшіріліп жазылғандығы туралы акт.
- электрондық құжат орын алмасуының өткізңлгендігі туралы;
- есептеу құжаттарында кеткен техникалық қателіктер туралы акт;
- бұл қорға қатысы жоқ құжаттардың табылғандығы туралы акт;
Электрондық құжаттар тізімдемесі - электрондық құжаттар есептеу бірліктерінің құрамы мен мазмұнын ашуға, оларды қор ішіндегі жүйеге бекітіп, есебін алуға арналған мұрағаттық анықтамалық тізімдемеге анықтамалық ақпарат беріледі. Тізімдеменің анықтамалық аппаратына мыналар енеді: титулдық, парақ, мазмұны, алғысөз;
Электрондық құжат кешенінің ақпараттық-технологиялық сипаттамасы, қысқарған сөздер тізімі, шифрлардың ауыспалы кестелері, көрсеткіштер, электрондық құжат есептеу бірліктерінің аңдатпалық аппараттың әрбір элементі мәтіндік форматпен дербес компьютерлік файл түрінде жасалады. Тізімдемеге арналған анықтамалық аппараты бар файлдар компьютерлік папкілерге жазылады. Бұл папкілер де тізімдеменің сипаттамалық мақалалары бар файл атымен аттас болады, сақтау бірлігінің иерархиялық құрылымы бойынша да бірдей деңгейде орналасады. Электронды түрде әзірленген тізімдемеге куәландыру парағы жасалады. Ол қағаз негізге жазылып, қор ісіне салынып сақталады. Тізімдемеге осымен қатар электрондық құжат кешенінің ақпараттық-технологиялық сипаттамасы да қоса жасалады. Оның құрылымдық үлгісі төменде келтіріп отыр. АТС тізімдемеге қандай электрондық құжат ендірілгенін, олардың қандай форматтарда екенін, сақтауға берілген кезде қандай жұмыстар атқарылғанын, түпнұсқасын қайда сақталғанын, ақпараттық ресурсты қалыптастыру ісі қалай жүргізілгенін, ақпараттық жүйе мен ақпараттық ресурстын иесі кім, ақпараттық ресурс жасау кезінде қандай бағдарламалық қамтамасыз ету жүйесі қолданылды, міне, осы секілді сұрақтарға жауап алу үшін жасалады. Бұла ақпараттар электрондық құжаттардың ұзақ уақыт пайдалануын қамтамасыз етуге көмектеседі. АТС бүкіл қор бойынша әзірленген тізімдемелерге арналып жалпы шолу түрінде де, әрбір жеке тізімдеме бойынша да жасалуы мүмкін. Қор құжаттарына арналған жалпы АТС бірінші тізімдемеге салынады. Бұл сипаттаманың соңына құрастырушылары көрсетіледі. АТС-сы бар файл атауына ІТН сөзі және тізімдеме мен қор шифрлары қосылады. Үлгіге Ұлыбритания Ұлттық электрондық мәліметтер базасы мұрағатында қабылданған ақпараттық ресурстар сипаттамасы алынып отыр. Оның бірінші бөлімі мұрағаттық сипаттаулар жөнінде жалпы халықаралық стандарты ұсынатын сипаттамалық мақалаларды қамтиды. Мұнан кейінгі бөлімдер әрі дерек-танымдық, әрі технологиялық сипаттамалар болып келеді. Сипаттаудың көрсетілген стандартын электрондық құжаттардың ұйымдастырудың өзге де деңгейлерінде, қорлар, коллекциялар, қорлардың сериалын құруда да қолдануға болады. Электрондық құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету - бұл электрондық негіздердің жоғалуына жол бермейтін, олардың физикалық және техникалық жағдайларын ретке келтіріп отыратын, сондай-ақ электрондық құжаттардың қосымша техникалық құралсыздар-ақ ашылуын қамтамасыз ететін материалдық техникалық база жасау, нормативтік режімдерді сақтау мен тиісті ұйымдастыру жұмыстарының оңтайлы әдістерін қолдану жөніндегі шаралар жүйесі болып табылады. Электрондық құжаттардың сақталуын ұйымдастыру жөніндегі шаралар жүйесіне мыналар енуі тиіс:
- эленктрондық негіздерді мұрағат қоймаларына, ал электрондық құжаттардың сақтау бірліктерін электрондық негіздерде тиімді орналастыру;
- қоймадан сақтау бірлітерін алып беру тәртібін сақтау;
- электрондық құжаттардың бар-жоғын және олардың жай-күйін тексеру;
- электрондық құжаттардың физикалық және техникалық жай-күйлерін бақылау;
- электрондық құжаттарды жаңа электрондық негізге көшу;
- электрондық құжаттарды компьютерлік сақтандыру форматы мен қолданыстағы форматтарға қосымша даналар әзірлеу мақсатында көшірмелеу;
- ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету жөнінде шаралар;
- электрондық құжаттарды рұқсатсыз пайдаланудан қорғау;
Электрондық құжаттарды жедел сақтау кезінде және ұйымның электрондық құжат мұрағатында оларды оқуға арналған техникалық және бағдарламалық әдістердің түр-түрі қолданылады: электрондық ақпаратты монитор экранына шығару, қолданысқа лайықты формада көбейту;
Электрондық құжаттардың уақыттардан соң да ашылуын қамтамасыз ету мақсатында ақпараттық ресурстарды неғұрлым кең тараған әр
қарапайым компьютерлік форматтарға көшіру шаралары жүргізіледі.
Ақпараттық ресурстарды ұйымның электрондық құжат мұрағатын тапсырар алдында, сондай-ақ мұрағаттын өз ішіндегі электрондық құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету жұмыстары аясында электрондық құжаттардың сақтандыру форматына түсірілген даналары жасалады. Оптикалық дискілер үшін: температура + 25 С-дан аспауы керек, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 20-дан 50 пайызға дейінгі аралықта болуы тиіс.
Электрондық құжаттардың қолданыстағы даналары сақталатын қоймаларда температура мөлшері + 32 С-дан жоғары және 10 С-дан төмен температурада сақтауға болмайды. Температура мөлшері 5 С-ға , салыстырмалы ылғалдылық 50 пайызға дейінгі жағдайларда дискілерді тасымалдауға болады. Электронды құжаттарды жасаушы-фирманың негіздерді сақтау барысында температуралық-ылғалдылық режмимін ұйымдастыру туралы өз ұсыныстарын болса, ең алдымен соңы басшылыққа алу лазым. Электрондық құжаттарды жедел сақтау кезінде олардыңтолымдылығы негізге даналар бойынша резервтік даналардың жасалуын ұйымдастыру арқылы қамтамасыз етіледі. Электрондық құжаттарды тек сыртқы негіздерде ғана жазып сақтау кезінде міндетті түрде олардың қолданыста болатын және резервке қойылатын жеке дербес негіздегі даналары болуға тиіс. Электрондық құжаттардың қолданыстағы және резервтегі даналарын әртүрлі өндірістік фирмалардан шыққан электрондық негіздерге жазған жөн. Ұйымда электрондық құжаттарды жедел сақтау ісі әртүрлі электрондық негіздер арқылы жүзеге асырылуы мүмкін:
- серверлерге;
- RAID массивтері;
- компьютерлердің қатқыл дискілеріне;
- оптикалық дискілерге;
- магниттік оптикалық дискілерге.
Электрондық құжаттардың резервтегі даналары мына негіздерге түсірілуі мүмкін:
-резервтік серверлерге;
- резервтік RAID - массивтерге;
- компьютерлердің қатқыл дискілеріне;
- оптикалық дискілерге;
- магниттік оптикалық дисілерге;
- сыйымдылығы әртүрлі магниттік дискілерге;
Ұйымның электрондық құжаттар мұрағаты сыйымдылығы үлкен сыртқы электрондық негіздерге оптикалық дискілерге, стримерлік ленталарға түсірілген электрондық құжаттарды сақтайды.
Электрондық құжаттарды тек сыртқы электрондық негіздерге ғана жазып, ұйымның құрылымдық бөлімшелерінде сақтау кезінде олардың әрқайсысына мынадай деректемелер ендіріледі:
-ұйымның қысқаша атауы;
- электрондық негіз индексі;
- электрондық негіздің статусы;
- негізге жазылған ақпараттық ресурстардың нөмірлері,
- қажет болған жағдайда АҚҚ (айрықша құнды құжаттар) және РШҚ (рұқсаты шектеулі құжаттарын) белгілерін қою.
Электрондық құжат сақтауға келіп түскенде және оларды ұйым мұрағатында сақтау кезінде әрбір сақтау бірлігіне мыналар ендірілуі тиіс:
-электрондық құжат мұрағатының қысқаша атауы,
- сақтау бірлігінің есептік нөмірі;
- қор нөмірі;
- сақтау бірлігінде көрсетілген тізімдеменің, есептеу бірлігінің нөмірлері.
Жазбалар электрондық негіздер этикеткасына арнайы маркерлермен немесе фломастерлермен жазылады, жазуға үшкір құралдарды пайдалануға болмайды. Этикеткалар алдымен маркіленіп, сосын ғана желімденеді. Электрондық негіз қорабына да осылайша этикетка жапсырылып, онда мыналар жазылады:
-ұйымның қысқаша атауы,
- электрондық құжаттар мұрағатының қысқаша атауы;
- сақтау бірлігінің есептік нөмірі;
- қор нөмірі;
- сақтау бірлігінде көрсетілген тізімдеменің, есептеу бірлігінің нөмірлері;
- негізге түсірілген ақпараттық ресурстардың нөмірлері;
- электрондық құжаттардың шектік мерзімдері;
Электрондық құжаттардың акустикалық сипатын арнайы ақпараттық және бағдарламалық қамтамасыз ету жолдары арқылы байқалады. Электрондық құжатты ашылмайтын немесе залалды компьютерлік бағдарламалары бар электрондық негіздерді стеллажды жеке сөресіне бөлектеп қойып, кейін оларды ұйымның қай құрылымдық бөлімшесінен келіп түскен болса, сол жаққа қайтару қажет. Электрондық құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін кем дегенде 3 жылда бір рет, сондай-ақ оларды мемлекеттік сақтауға тапсырар алдында да тексеріп отырады.Осындай жүйелерде Рындин А. өз мақаласында бәрін ашып нақты көрсеткен.
Электрондық құжат мұрағатындағы ақпараттық жүйені жетілдіру немесе технологиялық платформаны өзгерту алдында эқ-дық технологиялық жай-күйіне сараптама жасалады. Бірақ бұл кем дегенде 5 жылда бір рет жүргізілуге тиісті шара болып табылады. Ол және бүкіл ұйым деңгейінде өзгерістер барысында да өткізіліп тұруы шарт. Ақпараттық ресурстарды мұрағатқа сақтауға берер алдында оларды сақтандыру форматтарында көшірмелеу ісі құрылымдық бөлімшелерде де, электрондық құжаттар мұрағатының өзінде де жүргізіледі. Бұл үшін, яғни біздегі мемлекеттік мұрағаттың құрылымы халықаралық стандартқа сай болуы және мемлекеттік мұрағаттың құрылымы халықаралық стандартқа сай болуы және мемлекеттің, қоғамның, азаматтардың ақпараттық қолжетімділігін арттыру үшін еліміз мұрағаттары материалдық-техникалық базасын түбегейлі жаңартып, соңғы үлгідегі электронды техника және автоматтандырылған технологиямен қамтамасыз етілуі керек. Сонда ғана бірте-бірте шаң басқан мұрағаттан құтылып, оның орнына электронды мұрағатқа көшіп, бірыңғай автоматтандырылған ақпараттық жүйеге қол жеткізетін боламыз.
Ал қазіргідей бірыңғай мәліметтер базасының және мемлекеттік мұрағаттардың автоматтандырылған ақпараттық жүйесінің болмауынан бұл саладан өзіңізге қажетті сұранысыңызға оң жауап алуыңыз қиын. Осылайша мемлекеттің де, сол мемлекеттің бір бөлшегі болып табылатын азаматтардың да өздеріне қажетті мұрағаттық ақпаратты алудағы заңды құқықтары мен мүдделі аяқасты болып жатыр деуге болады. Мұны ары қарай қазсаңыз, құжатпен жұмыс істейтін шенеуніктердің түрлі заңсыздығы, белден басатыны, құжаттарды қолдан жоғалтып жібермеуі, бармақ басты, көз қыстылық секілді түрлі жағдайлардың басы қылтияды.
Мұрағат құжаттарын компьютерге енгізудің қазіргі таңдағы мәселесі Алматыда 2006 жылыдың 26 қыркүйегінде Қазақстан Мәдениет және ақпарат министрлігінің ақпарат және мұрағат комитеті Қазақстан Республикасы Президентінің мұрағатымен бірігіп электронды құжат айналымы және электрондық мұрағат тақырыбына семинар ұйымдастыру. Мұндай шара елімізде республикалық ауқымда тұңғыш рет өткізіліп отыр. Қатысушылар құрамында ақпараттандыру және байланыс жөніндегі агентік, Ұлттық ақпараттық технологиялар акционерлік қоғамы, ҚР Ұлттық банк сервисі республикалық мемлекеттік кәсіпорны, сонымен қатар, облыстардың Алматы мен Астана қалаларының мемлекеттік органдары, ұйымдары мен ұлттық компаниялары, мемлекеттік мұрағаттары өкілдері болады. Семинардың ашылуында Қазақстан Республикасы Президентінің мұрағат директоры В.Шепель кіріспе сөз сөйледі. Содан соң сөз кезегі ақпарат және мұрағат комитеті төрағасының орынбасары Р.Сариеваға берілді. Ол өз сөздерінде электрондық құжат айналымы мен электрондық мұрағаттарға қатысты көкейкесті мәселелерді шешу, құжаттамаларды электрондық негізде сақтау және осы бағыттағы стратегияларды айқындау қажеттілігі тұрысында өз ойларын ортаға салды. Мемлекеттік органдарды ақпараттандыру мен электронды үкімет инфрақұрылымын қалыптастыру жөніндегі мемлекеттік бағдарламалар аталмыш мәселелердің маңыздылығын артыра түсті.
Қазақстан Республикасы Премьер-министр кеңсесінің бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі меңгерушісінің орынбасары А.Слободянок электронды құжат айналымын елдегі мемлекеттік органдар мен мемлекеттік мекемелерге енгізу проблемасына тоқталды. Ақпарат және мұрағат комитетінің бөлім бастығы А.Мұстафинаның баяндамасында электронды құжат айналымының және электронды құжаттарды ведомстволық сақтаудың нормативтік құқықтық әрі әдістемелік базаларын дамыту жөніндегі көкейкесті мәселелер айтылды.
Қазақстан Республикасы Ұлттық банкінің банк бюросы мемлекеттік кәсіпорны ақпараттық жүйені жобалау және әзірлеу басқармасы бастығы Е.Самойленко. А.Қырғызбаев электронды құжат айналымында және электрондық мұрағатта электронды цифрлық қолтаңбаны қолдану мәселесін сөз етті. Жоғарыда айтылған мәселелер бойынша қызу пікір алысулар нәтижесінде семинарға қатысушылар ұсыныстарды әзірледі. Халықаралық стандарттар мен жұмыс тәжірибесін ескере отырып, электрондық құжат айналымының және электрондық құжаттарды мұрағатта сақтаудың нормативтік әрі әдістемелік базаларын одан әрі дамыту мақсатында мыналарды әзірлеу керек:
-электрондық құжаттар форматы жөнінде, оларды тасымалдау, сипаттау, сақтау істері бойынша республикалық стандарттар, электрондық құжаттар миграциясын өткізу жөнінде технологиялық регламент, терминдер мен анықтамалар;
- электронды құжаттарды сақтауға қатысты ведомстволық және мемлекеттік мұрағаттардың жұмыс ережелері;
- электронды құжаттармен жұмыс және электрондық құжат айналымын жүргізу жөніндегі тұрпатты нұсқаулық;
- тұрақты сақталатын электрондық құжаттар тізімдемесі;
- мемлекеттік сақтауға және ұзақ уақытқа мұрағаттық сақтауға берілетін электрондық құжаттардың электрондық цифрлық қолтаңбаларын сәйкестендіру ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Ы.Алтынсарин атындағы Рудный әлеуметтік-гуманитарлық колледжі
Мұрағат пәні бойынша курстық жұмыс
Мекемелер мен ұйымдардағы электрондық мұрағат және оның құжат айналымдағы орны.
Орындады: А.Батырханова
ІЖМ-03 тобының оқушысы
Жетекші: Ерғазы Э.Қ
2020 ж.
МАЗМҰНЫ
Кіріспе ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .
1. Мекемелер мен ұйымдардағы электрондық мұрағат және оның құжат айналымдағы орны туралы жалпы түсінік.
1.1.Электронды құжаттардың пайда болуы.
1.2. Құжат айналымы туралы түсінік.
1.3. Электронды құжаттарды пайдалану тәсілдері.
2. Электрондық құжаттар және олардың сақталуын қамтамасыз ету проблемалары.
2.1. Электрондық құжаттар туралы жалпы мәлімет.
2.2. Электронды құжаттардың пайда болу тәсілдері.
2.3. Электронды құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету проблемалары.
3. Құжат айналымын ұйымдастыруға қойылатын талаптар.
3.1. Құжат айналым құрылымын талдау.
3.2. Құжаттарды тіркеу тәртібі.
3.3. Құжаттардың орындалуын бақылау.
Қорытынды ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Пайдаланған әдебиеттер тізімі ... ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Қосымша ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
Кіріспе
Курстық жұмыстың мақсаты: Қазақстандағы мұрағат ісінің қазіргі таңдағы жағдайын талдап, шет ел мұрағаттарымен салыстыра келіп, одан кейін электронды құжаттардың тиімділігін ашып көрсету болып табылады.
Курстық жұмыстың міндеті: Әрине жаһандану заманының негізгі талабын ашып көрсету, онық нақты айтатын болсақ өміріміздің барлық қажеттіліктері компьютермен байланысты.
Гипотезасы: Жұмысты мұрағаттану саласы бойынша мамандар даярлауда, электронды құжаттар жүйесін одан әрі дамытуға байланысты шаралар аясында, бүгінгі әлеуметтік-экономикалық тарихи-мәдени реформаларды жүзеге асыру барысында пайдалануға болады.
Тақырыптың өзектілігі: Мұрағат саласында халықаралық ынтымақтастықты кеңінен дамытпай болмайтыны басы ашық нәрсе. Электрондық мұрағаттардың қалыптасуы, оларда электронды тасымалдаушыларда құжаттарды сақтау сауалдар өз жауабын тапты.
Зерттеу объектісі: Мәселенің тарихнамасына тоқталмас бұрын Қазақстанның мұрағат ісі КСРО кезіндегі мұрағат ісімен тығыз байланысты екенін еске сала кеткен жөн.
ПАЙДАЛАНҒАН ӘДЕБИЕТТЕР ТІЗІМІ
1. Абугалиев Т.Н. Электрондық құжат және мұрағат. Қазақстан мұрағаттары. 2004. №7.С. 29-34.
2. Жақыпов М.Х. Басқарудағы жаңа технологиялар туралы. 2005.№1.С.45-53.
3. Чупров В.М. Мәскеудегі электронды ақпарат құралдарында құжаттау арқылы Орталық мұрағаттың жұмыс тәжірибесі туралы. Ақпараттық-әдістемелік бюллетені. Алматы. 2006. №2.С. 17-19.
Кез-келген фирманың басқару аппаратының тиімді қызмет құжаттармен жұмысты дұрыс ұйымдастыруға байланысты. Іс жүзінде ақпарат көздеріне, шешімдер дайындау мен қабылдауға байланысты бір де бір технологиялық басқару функциясы құжаттарды жасау, орындау және ресімдеу процесі - құжаттаусыз іске асырылмайды. Біреулер құжаттарды жасайды, басқалары олардың рәсімделуін және берілуін қамтамасыз етеді, үшіншілері сол құжаттарды басшылыққа алып, олардың негізінде шешімдер қабылдайды. Кәсіпорындардың күнделікті жұмысында өндірістік, шаруашылық, қаржылық және қоғамдық қызметтің сан қилы мәселелері бойынша құжаттар жасалады. Құжаттардың электрондық түріде болады. Оларды электрондық құжат деп атайды. Электрондық құжат - өзіндегі ақпарат электрондық-цифрлық нысанда ұсынылған және электрондық цифрлық қолтаңба арқылы куәландырылған құжат. Қазіргі заман ақпарат заманы болғандықтан, соның ішінде мәдкни дамуындағы басты ресурсқа айналды. Электронды құжаттарды саяси, құқықтық әлеуметтік және мәдени ағартушылық салаларда пайдалану оларға деген сұранысты ұлғайта түсті. Дәлірек айтсақ, кешегі мен бүгінгіні байланыстыратын, өткеннен өнеге алуға уағыщдайтын құжаттың соның ішінде құжаттардың құны артты.
1998 жылы 22 желтоқсанда қабылданған Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы Қазақстан Республикасының жаңа заңында Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры Қазақстан халқының тарихи - мәдени мұрасының ажырамас бөлігі болып табылады және оны Қазақстан Республикасының ұлттық игілігі ретінде мемлекет қорғайды делінген. Аталмыш заңнын 2 - бабында көрсетілген осы тұжырымдар арқылы біз фото құжаттардың мемлект, ел үшін маңыздылығы қандай деңгейде екенін көреміз. Осыған сәйкес бүгінгі қоғам мүшелерін ретроспективті құжаттармен таныстыру және оын пайдалану мүкіндіктерін кеңейту Қазақстан мұрағаттарының басты міндеті болып отыр. Елбасы Н.Ә.Назарбаевтың 2003 жылы қабылдаған мәдени мұра бағдарламасы аясында аудиовизуалды құжаттарды қайта өңдеу шараларына байланысты көптеген жұмыстар атқарылуда. Осы орайда цифрлеу әдісі арқылы ескірген құжаттардың көшірмелері, сонымен қатар шет елден Қазақстан таихына қатысты құжаттарды еліміздегі мұрағаттарға қайтарып алу бүгінгідегі актуалды мәселелерінің бірі болып табылады. Мұрағат шежіреміз осынша болғанда, бүгінгі мұрағат саласы қандай күйде? Ендеше, мұрағат ісі саласындахалықаралық ынтымақтастықты кеңінен дамытпай болмайтыны баы ашық нәрсе. Ал біздің ақпараттық ресустарды жинақтау , жүйелеу, іздестіру мен пайдалануымыздың дәрежесін көрсетеді. Бұл үшін яғни, біздегі мемлекеттік мұрағаттың құрылымы халықаралық стандартқа сай болуы және мемлекеттің, қоғамның, азаматтардың ақпараттық қолжетімділігін арттыру үшін еліміз мұрағаттары материалдық - техникалық базасын түбегейлі жаңартып, соңғы үлгідегі электронды техника және автоматтандырылған технологиямен қамтамасыз етілуі керек.
Қағаз негізіндегі істердің, сондай-ақ ақпарат көздері болып табылатын әртүрлі автоматтандырылған жүйелердің мұрағаттары қазір әрбір ұйымда бар деуге болады. Бұл ретте біз электрондық мұрағат жүйесін құруға негіз болатын алғышарттар жөнінде және мұндай жүйені ендіруден келетін пайда туралы тоқталайық.
Forrtster Resarch ,Media Asset Management секілді дерексөздер ақпараты бойынша электрондқ мұрағат жүйесін жасауға негіз болатын себептік алғышарттар мыналар:
- қағаз құжаттарды сақтауға кететін шығын электрондық құжаттарды сақтауға кететін шығыннан 80 пайызға асып түседі;
- интеллектуалдық қызметкерлерге қажетті құжаттарды іздеуге уақытының 40 пайызын жұмсайды;
- қайталап қолдануға болатын құжаттардың 70 пайызы жаңадан қайта жасалады;
- кәсіпорындарда құрылымдық жүйеге түсірілмеген ақпараттар көлемі жыл сайын 200 пайызға өсіп отырады;
- ұжаттардың 30 пайызы белгіленген мерзімнен кеш өңделеді;
- құжаттардың 6 пайызы жоғалып кетеді;
Қағаз негізді құжаттарды мұрағаттаудың тағы бір проблемасы:
- мұрағаттағы құжаттардың 3 пайызы дұрыс орналастырылмайды;
- 6 пайызы мүлдем жоғалады;
- құжаттардың 60 пайызы қозғаусыз қалып жатады немесе ұмытылады.
Жақсы ұқйымдастырылған кәдімгі өзіне құжат іздеуге 10 күнге дейін уақыт кетеді, оынң үстіне сұралған әрбір оныншы құжат табылмайды.
Соған байланыст неғұрлым құнды құжаттар пайдалануға тіпті берілмейтін болады. Өйткені олардың жоғалып кетуінен қорқады. Бұған қоса қағаз негіздегі ақпараттарды сақтау құны өсіп барады, ал мұрағат тиімділігі жалпы алғанда түсіп барады. Бұл басшылық үшін нағыз бас ауыртатын мәселе.
Қағаз құжаттар секелді электрондық құжаттар да кез келген кәсіпорын үшін ақпарат капиталының негізі болып табылады.
Құжаттардың сақталуын басқару процесі мемлекеттік стандарттармен реттелген, оған салалық ерекшеліктер көп әсер ете алмайды.
Кәсіпорында Электрондық мұрағат жүйесін ендіру құжаттарды сақтаудың құрылымдық тәртібін ретке келтіреді және қағазсыз технологияға көшу процесін жеделдетеді.
Электрондқ мұрағат дегеніміз:
-құжаттарды өнеркәсіптік негізде сканерден өткізу;
- ретроспективтік айырбас (қағаз құжаттарды жаппай электронды түрге көшіру)
- мәліметтер мен құжаттар қоймаларын басқару жөніндегі процедураларды автоматтандыру;
Электрондық мұрағат ақпараттық технология, мұрағат ісі, құжат айналымы мен бизнес-процесті басқару қызметтерінің тоғысқан тұсы болып табылатын жоғарыда аталған процестерді түгелдей біріктіреді.
Кәсіпорында электрондық мұрағат жүйесін Кәсіпорында электрондық мұрағат жүйесін Кәсіпорында электрондық мұрағат жүйесін ендіру жоғарыда айтылғандай, құжаттарды іздестіруге, оларды көшірмелеу мен таратуға кететін уақытты мейлінше қысқартатындықтан қызметкерлердің еңбек өнімділігін арттыруға мүмкіндік жасайды.
Нәтижесінде:
Ақпараттарды неғұрлым тиімді жолдармен басқаруға, атап айтқанда: құжаттарды әртүрлі белгілері бойынша топтастыруға, оларды әдеттегіден анағұрлым көп мөлшерде жинақтай отырып өңдеуге, шешімді тезірек ірі нақтырақ етіп қабылдауға, құжаттардың жоғалмауын қамтамасыз етуге,
Құжат тарихын қарауға, құжаттарды енгізілген барлық өзгерістерді тексеруге;
Клиентке қызмет көрсету сапасын жақсартуға: бұл мұрағат бойынша сұраныстарды орындау қағаз құжатар бойынша жұмыс жүргізуден гөрі жеңілдірек, клиент жауапты бұрынғыдан тезірек алады, соған орай ризашылық да арта түседі;
Құжатарды жоғалып кетуден немесе бүлінуден сақтауға (электрондық құжаттар мұрағатының тұрақты көшірмесін жасау - құжаттардың жоғалып кетуінен сақтандыруға мүмкіндік береді), санкциясыз қол жеткізуден қорғауға (қызметкерлер арасында құқықтардың икемді бөлінуі және жүйеден жылдам ажырату мүмкіндігі);
Компания жоғарғы басшылығының ақпаратқа тез әрі дер кезінде қосылуы мен олардың шешімді дұрыс қабылдауы үшін мүмкіндік жасай отырып кәсіпорынның бәсекелестік қабілетін күшейтуге қол жеткізіледі.
Қазақстанның тәуелсіз мемлекет ретінде дамуына сыртқы және ішкі, дәстүрлі және заманауи факторлар өз сабақтастығын тауып жатыр.
Сабақтаса отырып дамудың белгілі бір деңгейіне жеткен еліміз үшін бүгінгі таңдағ басты міндет - келешек ұрпаққа өшкенін қайта жандырып, ұмтылғанын қайта еске салдыру. Осы айтылған ойды жүзеге асырудың алғашқы және басты этапы - қазақ мемлекеттігінің шынайы тарихын жазу болып табылады. Тарихтың небір қырлы да сырлы құпияларын ашу жолдарын сол замандарға қатысты құжаттардың алатн орны өте зор. Әр заманның өзіндік ерекшеліктеріне байланысты құжаттарда да сипатқа ие болады. Көзбен көріп, құлақпен естіп білетін жаңа сарындағы құжаттар елдің саяси және мәдени өмірінің айнасына айналды. Ғасыр басында өмірге келген құжаттардың шоғырын іздеп тауып, жүйелеп сақтау сол заманда мұрағаттар алдында тұрған басты міндет еді. Көп жылдапр бойына осы жұмыс атқарылып келе жатыр. Еліміз егемендікке қол жеткізгеннен бері төл тарихмызға деген қызығушылығымыз бұрыннан бетер арта түсті. Қоғамның бұл сұранысын қанағаттандыру үшін республика мұрағаттары талмай жұмыс істеу үстінде.
Қазіргі заман ақпарат заманы болғандықтан, соның ішінде ретроспективті құжаттар ақпарат қоғамның рухани, мәдени дамуындағы басты ресурсқа айналды.
Құжатпен жұмыс істейтін шенеуніктердің түрлі заңсыздығы, белден босатыны, құжаттарды қолдан жоғалтып жіберуі, бармақ басты, көз қыстылық секілді түрлі жағдайлардың басы қылтияды. Мұны азсынсаңыз, еліміз егемендік алғалы бері жоғары оқу оырндары мұрағатшы мамандар дайындау ісінен шет қалып қойыпты. Бұрыннан бері жабылған, жабылмағаны - қысқарған. Жұмысымды жазу барысында бұл мәселеге тоқталуға жөн көрдім. Алайда, бұл мұрағаттану даму үрдісіне айтарлықтай кедергі келтірмеді. Сондықтан да Қазақстан Республикамыздағы мұрағат ісі саласы өз жалғасын табуда. Жақыпов М.Х айтқандай 21 ғасыр ақпарат ғасыры деп өз мақаласында атап көрсетті. Техника заманына қадым басқанымыз бәрімізге айқын, сонымен Қазақстанда да ақпараттық технологиялардың ерекше дамуы байқалады және электронды түрдегі сақталынатын ақпарат құнды дерекке айналды. Электронды мұрағаттардың қалыптасуы, оларда электронды тасымалдаушыларда құжаттарды сақтау сауалдар өз жауабын тапты. Алғаш рет электронды сайлау жүйесін іске асырғанымыз, сондай-ақ мемлекеттік органдары ақпараттандыру, электронды үкімет инфрақұрлымның қалыптасуы аталмыш сауалдың өзектілігін көрсетеді. Осыған орай электронды құжаттарды мемлекеттік мұрағаттарға сақтауға алу және сақталуын қамтамасыз ету мәселелері өзекті бола бастады. Әлемдік тәжірибеде электронды құжаттарды аса көп уақыт сақтау мәселесінде жұмыстар жасалынған. Мысал ретінде, Америка Құрамы Штаттарындағы мұрағаттар және іс жүргізу жөніндегі Ұлттық әкімшілік электронды құжатарды сақтау орталығында 80 мыңнан астам мәлімет базасы сақталуда. Осыған орай бірнеше халықаралық стандарттар шығарылады, оларды ерекше атауға болады. Аса дамыған мұрағаттар болып: Автралия мұрағаты 1996 ж, Дания SSD, яғни тарихи мәліметтерді зерттеулердің сипаттау стандарты, ақпараттық қорларды сипаттайтын Ұлыбритания мәлімет базасын сақтайтын ұлттық электронды мұрағаты да өз стандартын қабылдады. ТМД елдері арасында, ең алғаш электронды құжаттарды мемлекеттік сақтауға алған Беларусь Республикасы болды. Онда 1996 ж Беларусь электронды құжаттаманың ғылыми зерттеу орталығы құрылды. Ал, кейінгі уақытта Ресей Федерациясында да арнайы мұрағаттар пайда бола бастады, олар: Чуваш Республикасының электронды құжаттама орталығы, Қалмық Республикасының электронды құжаттама орталығы, Қалмық Республикасының электронды құжаттама орталығы және Мәскеу қаласының электронды тасымалдаушылардағы орталық мұрағат.
Бес жыл бұрын электронды құжат ұғымы кездесетін барлық мәселелерді Еуропа, Ресей, Беларусь елдеріндей деп тура айтуға болатын еді, алайда қазір еліміздің мұрағаттану саласы, өз орнын жақсы тапты. Қазақстан республикасындағы мұрағат ісінің жағдайын тоқталатын болсақ, электронды құжататрдың сақталуын қамтамасыз ету үшін, жетекшілік құжаттар және арнайы жұмыстардың бар болуы талап етіледі. Яғни, бір қарағаннан-ақ дәстүрлі қағаз түрінде сақталынатын құжаттардан айырмашылығы байқалады. Сонымен, біздің елімізде электронды құжаттарды мемлекеттік мұрағаттарға сақтауға алу және сақталуын қамтамасыз ету шаралары қалай жүзеге асырылуда? Оны құқықтық жағынан дәлелдейтін негізінен Қазақстан Республикасының заңдарын айтуға болады:
-электронды құжат және электронды сандық қолтаңба туралы;
-ұлттық мұрағат қоры және мұрағат туралы;
Сондай-ақ, диплом жұмысына байланысты төмендегі заңдар мен шараларды атап өткім келеді. 2007-2009 жылдарға арналған құжаттамалар жүйесі мен мұрағат ісін дамыту бағдарламасы; Ұлттық мұрағаттық қор мен мұрағаттар туралы Қазақстан Республикасының Заңдарына өзгерістер енгізу туралы. Сонымен қатар, мәдениет туралы заңды дамыту мақсатында 9 нормативтік-құқықтық акт, мұрағат ісі және ақпарат саласында 4 нормативтік акт әзірленіп, қабылдануда. Қазақстан тарихы мен мәдениетіне қатысты белгісіз болып келген сирек қолжазбалар, басылымдар, кітаптар мен мұрағат құжаттарын зерттеуге Ватикан, Ереван, Каир, Стамбул, Анкара, Будапешт және париж кітапханалары мен мұрағаттарына ғылыми-іздестіру экспедициялары жасақталды. Ақпаратандыру және байланыс агентігімен Қазақстанда Ұлттық мұрағат органдарын электронды жүйеге бейімдеу жоспары жасалды. Осыған сәйкес электронды іс қағаздары және электронды мұрағаттар атты республикалық семинар өткізілді. Өткен жылы мұрағат мекемелері, оның ішінде, электронды құжаталмасу мен электронды мұрағат жүйесі ұлғайды. Министрліктің ұйымдастыру, қоғамдық-саяси, мәдени, барлығы 200-ден астама жұмыстары 2006 жылға жасалған кесте мен жоспар бойынша атқарлады. Атқарылған жұмыстар мен есептер Министрліктің
веб-сайты арқылы таратылады. Мәселенің тарихнамасына тоқталмас бұрын Қазақстанның мұрағат ісі КСРО кезіндегі мұрағат ісімен тығыз байланысты екенін еске сала кеткен жөн. Сол себептен де осы тақырыпқа байланысты онсыз да онша көп емес зерттелер мен арнайы оқу құралдары көбіне Ресей авторларының еңбектерінде кездеседі. Алайда, Қазақстан мұрағаттары мен Ресей және Еуропа тәжірибелерінен енгендігіне күмән жоқ. Алайда, қазіргі таңда , еліміздің мұрағаттары сол тәжірибелерді жинақтап, өз алдарында дербес мұрағаттарға айналғанын байқаймыз. Оған себеп болған кездегі саясат еді. Ал Тәуелсіз Қазақстан тарихнамасында осы мәселеге төңірегінде жазылған еңбектердің саны көп емес. Қайта керісінше, Отандық тарихнаманы жаңа белеске көтерер еді. Тақырыптың аса зерттелмегеніне байланысты, біз электронды мұрағаттардың шетелдерде дамығанын байқадық. Сонымен көп мәнді, Еуропа, АҚШ, Ресей Федерациясы және ТМД елдері арасында электронды мұрағатты алғаш қолдана білген Беларусь Республикасының тәжірибелеріне сүйендіе. Қазақстан Республикасында атлмыш тақырыпқа тек қана, қазіргі таңда электронды мұрағатты қолданысқа енгізген Қазақстан республикасының Президенттік мұрағаты және Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік мұрағаты тәжірибелеріне қарап, қорытынды жасай аламыз.
Қазақстан зерттеушілерінен бұл тақырыпты зерттегендер қатарына ҚР ПМ мұрағатының дирекоры Шепель В.Н. мен қызметкерлері Слободанок А:А, Чернова С.И мақалалары ҚР ПМ электронды құжаттар аты тақырыбына семинарлард ұйымдастырған Сариев Р, еңбектері аса зор. Алдымен электронды құжаттарды, одан кейін де мұрағаттарды зерттеу тек 90-шы жылдарда ғана түрлі мерзімді басылымдар беттеріне алғашқы мақалалар шыға бастады. Оған мысал ретінде, О.А. Михайлов өзінің мақалалары мен еңбегінде электронды құжаттардың маңызын ашып көрсеткен, оларды пайдаланудың тиімділіктерін ұсынады. Чернова С.И. ҚР ПМ ақпараттық бюллетені мен Қазақстанда іс жүргізу мерзімді басылымдарында Мәскеу мұрағатың тәжірибе негізінде электронды тасымалдаушыларға арнаған мақаласын жақсы ашып көрсеткен. Осылайша сол кездері көп авторлардың назары электронды құжаттардың және мұрағаттарды пайда болу тарихына және қолданысқа енгізілуге аударылды.
1996 жылы жарық көрген Крайская А.А, Архивоведение еңбегінде және өзге де мақалаларында электронды мұрағаттардың сол кездегі жағдайы және оынң ерекшеліктері талдаған. Ресей мұрағатшы мамандары мен ғалымдары аталған мәселені конференцияларда мен халықаралық конгрестерде мұрағат саласының сан алуан проблемаларына тоқталып, олардың шешілу жолдарын қарастырған. Кейін де бұндай конференциялар елімізлде де ұйымдастырыла бастады және осмен шектелмей, өз дамуын одан да әрі табады деген ойдамын.
Қазіргі күндері электронды құжаттарға байланысты маңызды мәліметтер 1989 жылы Мәскеуде басп шығарылған Государственные архивы ССР кітабында да мәліметтер кездеседі. Министрлер кеңесінің басқарылуымен шыққан бұл кітап 3 бөлімнен тұрады.
Мемлекеттік мұрағаттарды құжаттармен толықтыру және олардың теориялық, тәжірибелік аспектілерін жүйелеу основные правила работы государственных архивов кітабында жақсы баяндалған. Кітап 1980 жылы Мәскеуде шығады. Бұл еңбекте пленкалы тасығыштағы құжаттармен жұмыстың тәжірибелік функциялары көрсетіледі. Мұрағаттардың құрылуы және жүйеленуі туралы маңызды ақпарат Козлитиннің еңбегінде жинақталған. Берілген жұмыста Қазақстанның ірі мұрағаттары сипатталады және олардағы электронды құжатқа байланысты жүргізілген жұмыстары туралы сөз айтылады. Еліміз тәуелсіздік алғалы бері бұл мәселемен айналысып жүрген зерттеушілеріміз қолмен санап аларлық, дегенмен де Қазақстан тарихнамасында аталмыш мәселеге байланысты бірнеше мақалалар, зерттеу жұмыстары өмірге келуде. Қазіргі таңда Қазақстанда мұрағат ісі саласының ішінде айналысып жүрген зерттеушісі Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік мұрағатының директорының орынбасары Адильгужин А.А.
Электронды құжаттар мен мұрағаттарға байланысты деректік базаның негізгі шоғыры Қазақстан Республикасының электронды құжат, электронды қолтаңба, электронды сайлау, ұғымдарымен байланысы бар. Интернет желісінің ішінде электронды құжат және мұрағат жайында мәліметтер жұмысының деректік негізін толықтырады. Тәуелсіз Қазақстанның рухани дамуында өзіндік үлкен септігін тигізіп отырған мәдени мұра бағдарламасы, ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы Қазақстан Республикасының заңы, 2001-2005 жылдарға арналған Қазақстан Респуьликасының мұрағат ісін дамыту тұжырымдамасы, асыл мұра бағдарламасы және Қазақстан Республикасының Орталық Мемлекеттік мұрағатында жасалған бірнеше жобалар жұмыстың жазылуына біршама өз үлесін тигізді. Сонымен бірге соңғы жылдары шыққан мұрағаттық ережелер мен заңдар деректік негіз ретінде пайдаланылды.ҚҚазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік мұрағатының ең алдымен LOTUS NOTES жүйесі арқылы іс жүзіне асқан элетронды құжат айналымымен танысту:
- дәстүрлі және электронд құжаттардың мемлекет үшін маңыздылық деңгейін ашып көрсету және оларды пайдаланудың жаңа үрдісін зерттеу;
- Қазақстандағы мұрағат ісінің қазіргі таңдағы жағдайын талдап, шет ел мұрағаттарымен салыстыра келіп, одан кейін болса электронды құжаттардың тиімділігін ашып көрсету болып табылады.
Тәуелсіз Қазақстан алдыңғы сатыдағы елу елдің қатарына кіру үшін бүгіннен басталып өте үлкен көлемде қоғамдық маңызы зор жұмыстар атқарылуы тиіс. Елдің рухани, мәдени жағынан дамуында аудиовизалды құжаттардың маңыздылығы қандай деңгейде екендігі айқын нәрсе. Алайда, ос ықұнды деректерді жинақтау, сақтау, пайдалану және ғылыми айналымға енгізу шаралары ақсақтық танытып отыр.
Жұмысты жазу барысында көптеген қоғамдық, тарихи, саяси, әлеуметтік көзқарастарға ғылыми талдау жасалып төмендегідей жаңалықтарға қол жеткізіледі:
-электрондық құжаттарды есепке алу және сақтау принциптерін шолу жасала отырып, оларды пайдаланудың жаңа заманға сай даму тенденциялары ұсынылды. Қазіргі заманғы ғылым мен техниканың дамуына байланысты фотоқұжаттардың көшірмелерін цифрлеу әдісі арқылы алу мәселесі жұмыс барысында кең талқыға түсті.
Мұрағаттарды заманауи талаптарға сай дамуына жаңа ұсыныстар жасалды.
Құжаттар ішіндегі маңызды топқа жататын электронды құжаттарға ғылыми-анықтамалық ақпарат жүйесін ұйымдастыру мәселесіне тоқтала отырып берілген жүйенің тармақтық салаларына шолу жасалында және оларды заманға сай қайта құру ұсыныстары жасалды. Жалпы дәстүрлі құжаттарға және ғылыми-анықтамалық аппарат жүйесіне жасалатын ерекшеліктері мен айырмашылықтары жұмыс барысында ашып көрсетілді.
Соңғы және маңызды сатыларының бірі, мұрағатта сақтауда болған электронд құжатарды жинақтап, бір ізгілін ұйымдастыру. Мұрағат ісінде атқарылатын маңызды салаларының бірі азаматтарға электрондық құжаттармен жұмыс істеуге қолайлы жағдай жасау.
Машинада оқылатын құжаттардың пайда болуы тарихынан мұрағаттар қызметінің негізгі ережелері Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы Заңына, Қазақстан Республикасының электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы Заңына, Қазақстан Республикасының Ұлттық ақпараттық инфрақұрылымын қалыптастыру мен дамытудың 2001-2003 жылдарға арналған мемлекеттік бағдарламасы туралы Қазақстан Республикасы Президентінің 2001 жылғы 16 наурыздағы № 573 жарлығына, Қазақстан Республикасы Ұлттық ақпараттық инфрақұрылым қалыптастырудың және дамытудың мемлекеттік бағдарламасын жүзеге асыру бойынша іс-шаралар жоспарын бекіту туралы Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2001 жылғы 21 мамырдағы № 674 қаулсына, Қазақстан Республикасында мұрағат ісін дамыту 2001-2005 жылдарға арналған бағдарламасын бекіту туралы Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2001 жылғы 11 маусымдағы № 797 қаулысына және құжаттар көшірмелерінің мемлекеттік сақтандыру қоры туралы ережені бекіту туралы Қзақстан Републикасы Үкіметінің 2002 жылғы 28 мамырдағы № 578 қаулысына сәйкес әзірленген.
Кез-келген мұрағат қағаз және элетрондық негіздегі құжаттарды жинау, уақытша сақтау мен пайдалану мақсатында ұйымдастырылады. Ведомстволық мұрағат құрамнда электрондық маұрағаты пайда болды. Мұрағат оның міндеттерін, функцияларын, толықтыру көздерін және қабылданатын құжаттар құрамын айқындайтын Ережеге сәйкес жұмыс жүргізіледі. Қазақстан Республикасы мұрағаттар мен құжаттаманы басқарудың жергілікті уәкілетті мемдекеттік органы, Қазақстан Республикасы орталық мемлекеттік мұрағаттары, Қазақстан Республикасы Президентінің мұрағаты, республикалық маңызы бар қалалардың және Қазақстан Республикасы астанасының мемлекеттік мұрағаттары, облыстардың, қалалардың, аудандардың мемлекеттік мұрағаттары және олардың филиалдары осы ережелерді ведомстволық мұрағаттар жұмысының іс-тәжірибесінде ендіруде әдістемелік және практикалық көмек көрсетеді және олардың орындалуына бақылау жасайды.
Сонымен 20 ғасырдың соңында компьютерлік технологиялар адам шығармашылығының барлық мекемелеріне ене бастады. Мұрағат саласына ақпараттық технологиялардың енгізілуі, құжаттық ақпаратқа қол жеткізу, мұрағаттық ақпарат секілді тасымалдаушыларда құжаттарды және анықтамаларды жариялай білу және әлемдік киберортаға мұрағаттық ақпарат деректерін интеграциялауға өз әсерін тигізеді.
Біз мұрағат ісін ақпараттандыру 4 кезеңдерге бөлеміз:
1. 19 ғасырдың соңы - 1950 жылдар;
2. 1950 жылдың бірінші ширегі - 1970 жылдың бірінші ширегі;
3. 1970 жылдың кінші ширегі - 1980 жылдың бірінші ширегі.
4. 1980 жылдың екінші ширегі - қазіргі таңға дейін.
Мұрағат ісін автоматизациялау және механизациялау электронды есептегіш машиналар, ақпаратты тасымалдаушылар тарихымен тығыз байланысты.
Жоғарыда аталған кезеңдердің өзіндік ерекшеліктері бар. Оларға нақты тоқталатын болсақ;
Бірінші кезең - мұрағат ісін механизациялау негізінен ведомстволық мұрағаттарда іс жүзіне асты. Кңшң механизация құралдары сирек болғанымен көбіне матрикалық ақпарат тасымалдаушылармен шектелді, сондай-ақ халық санағында, белгілі талаптарды шешуде есептеу-перфокарталық құралдар қолданыста табылды.
Бірінші кезең - бұнда мұрағат ісін ақпараттандыру мұрағаттарда қолданылатын техника мен бағдарламаның дауымен ғана емес, сонымен бірге КСРО-да информатиканың дамуымен оынң тарих ғылымына соның ішінде мұрағаттану саласына тигізген әсерімен ерекшеленеді.
Үшінші кезең - болса жергілікті және мұрағат аралық ақпараттандырылған іздестіру жүйелері пайда болуымен және тәжірибесімен анықталады. Аталмыш кезең негізінен ақпараттандырылған іздестіру жүйелерінің қолданылуы ақпаратты тасылмаушылардың, техниканың алмасуымен сипатталады.
Төртінші кезең - өз кезегіндегі ең алдымен Мәскеу мұрағаттары кейін басқа да мұрағаттары комьтеризацияланды. Ерте орта ғасырлық кеңселерде құжат әзірлеу мен ресімдеуге белгілі бір тәсілдері қалыптасты. Бұл кезеңде аса маңызды құжаттар үшін негізгі жазба материал пергамент еді. Ал ежелгі Қытайда кең тараған жазу материалы бамбук болды. Оған барлық ресми іс жүргізу құжаттары түсіріліп отырды. Өңделген бамбук таяқшаларын жарып кесу арқылы жұқа әрі ұзын пласинкалар жасалатын да, оған қылқыламмен жазу жазылатын. Мәтін жазылған пластинкалар жіппен оралып, байланатын. Мұндай байламның біреуі бір кітап болатын. Ежелгі Русьте жазу материалы ретінде қайың қабығы пергаментке қарағанда берік болмағанмен, анағұрлым арзан еді. Ол топырақта пергаменттен жақсы сақталады. Өңделген қайың қабағы грамоталар содалы ыстық суға салынып жуылады, қыртыстары түзетіліп, әйнектер арасына қойылып келтіріледі. Арзан қайың қабығына қызмет бабындағы құжаттар сирек түсіріліп, ол көбінесе тұрмыстық қарым-қатынас жазбаларына, сауат ашуға, шаруашылық есеп-қисаптар жүргізуге пайдаланылды. Археологиялық қазба материалдары арасында қайың қабықты грамоталар жиі кездеседі. 14 ғасырға дейін жазу үшін қолданылған негізгі материал пергамент болды. Оның аты Кіші Азияда орналасқан Пергаме (қазір Бергаме) қаласы атына байланысты шыққан.
Пергамент - мал терісін (көбіне бұзау терісін) ерекше тәсілмен өңдеу арқылы алынатын материал. Оны дайындау технологиясы біздің заманымызға дейінгі 2 ғасырда осы Пергаме қаласында жетілдірген. Пергамнттің ең жақсы сорты жұқа әрі оқалақ тесіп, сона шағып бүлінбеген таза жаңа туған бұзау терісінен алынатын. Пергамент қымбат материал болғандықтан оның әр парағы көбіне екі, үш мәртеден пайдаланылатын. Қайта қолданар алдында бұрын жазылған жазулар қырып тазартылып, жуылатын. Өңделген пергамент ақ түсті болатын Пергамент сөзі 14 ғасырда поляк тілі арқылы қолданысқа енген. 15 ғасырда кеңсе ісіне қағаз пайдалана бастады. Ол біртіндеп іс жүргізу қызметінде қолданылып келген пергаменті ығыстырып шығарды.
Қағаз ұғымындағы латынның - мақста деген сөзінен шыққан. Қағаз алғаш 2ғасырда Қытайда пайда болып, Еуропаға 9 ғасырдан Испания арқылы ене бастаған. Әйтсе де оның кең қолданысқа түсуі 14 ғасырдан бастау алады. Біртіндеп қағаз ағаштан жасала бастады. Қазір оның ватман, калька, көшірме қағаз секілді 600-ден астам түрі бар. Көлемі (1 шаршы метр) салмағы (4-250г) қалыңдығы (4-4000мкм), түсі, ақтығы, жылтырлығы және өзге қасиеттері бойынша сипатталады.
Ертеде жазу материалы ретінде ағаш тақшайлар, жібек маталар, тастар, папирустар, терілер де қолданылды. Ұйым мұрағатында электрондық құжаттар есебін жүргізудің айырмашылығы аз. Әрбір есептік бірлікке мұрағаттық шифр белгілінеді. Мұрағаттық қордың мемлекеттік мұрағат берген нөмірі, ақпараттық ресурстардың нөмірі, сондай-ақ есептеу бірлігінің нөмірі қойылады. Электрондық құжат есебін ұйымда бұған арнай бөлінген маман жүргізуі қажет.
Мұрағат құжаттары мен есептік базаларға қол жеткізу тәртібі ұйым басшысының бұйрығы арқылы белгіленеді.
Есептік құжаттардың құрамы мен олардың формалары да ұйым басшысының бұйрығымен белгіленеді.
Мұрағатта мнадай жұмыстар атқарылады:
- электрондық құжаттардың сипаттамаларын жасау;
- электрондық құжаттардың қолданысқа арналған және резервте тұратын нұсқауларын әзірлеу;
- электрондық құжаттарды сйымдалығы неғұрлым молдау негіздерге көшіру;
- электрондық құжаттардың орын алмастырылуы, бұл орайда бір есептеу бірлігі бірнешеуге бөлініп, бірнеше есеп бірлігі, керісінше, бір есептеу бірлігіне жинақталуы мүмкін;
- электрондық құжаттардың сақтандыру форматындағы нұсқаларын әзірлеу және сол сақтандыру форматындағы нұсқаларын әзірлеу және сол сақтандыру форматында электрондық құжаттардың тізімдемесін жасау;
- электрондық құжаттардың орнында бар жоғын және жай-күйін тексеру;
- есептеу құжаттарын салыстыра отырып ретке келтіру.
Атқарылған жұмыстар нәтижесінде мынадай құжаттар ресімделеді:
- электрондық құжаттардың мұрағаттық тізімдемесі. Бұл бес дана етіп жасалады. Үш данасы қағаз құжат түрінде әзірленсе, екеуі электрондық негізге түсіріліп, екі түрлі файлмен екі бөлек дайындалады. Бұл файлдар тізімдемеге енген электрондық құжат нұсқасы түсірілген негізге де, сондай-ақ тізімдемелер тіркелімі бар негізге де жазылады;
- электрондық құжаттардың қолданысқа арналған және резервте болатын нұсқаларының жасалғандығы туралы акт;
- электрондық құжаттардың сыртқы негізге көшіріліп жазылғандығы туралы акт.
- электрондық құжат орын алмасуының өткізңлгендігі туралы;
- есептеу құжаттарында кеткен техникалық қателіктер туралы акт;
- бұл қорға қатысы жоқ құжаттардың табылғандығы туралы акт;
Электрондық құжаттар тізімдемесі - электрондық құжаттар есептеу бірліктерінің құрамы мен мазмұнын ашуға, оларды қор ішіндегі жүйеге бекітіп, есебін алуға арналған мұрағаттық анықтамалық тізімдемеге анықтамалық ақпарат беріледі. Тізімдеменің анықтамалық аппаратына мыналар енеді: титулдық, парақ, мазмұны, алғысөз;
Электрондық құжат кешенінің ақпараттық-технологиялық сипаттамасы, қысқарған сөздер тізімі, шифрлардың ауыспалы кестелері, көрсеткіштер, электрондық құжат есептеу бірліктерінің аңдатпалық аппараттың әрбір элементі мәтіндік форматпен дербес компьютерлік файл түрінде жасалады. Тізімдемеге арналған анықтамалық аппараты бар файлдар компьютерлік папкілерге жазылады. Бұл папкілер де тізімдеменің сипаттамалық мақалалары бар файл атымен аттас болады, сақтау бірлігінің иерархиялық құрылымы бойынша да бірдей деңгейде орналасады. Электронды түрде әзірленген тізімдемеге куәландыру парағы жасалады. Ол қағаз негізге жазылып, қор ісіне салынып сақталады. Тізімдемеге осымен қатар электрондық құжат кешенінің ақпараттық-технологиялық сипаттамасы да қоса жасалады. Оның құрылымдық үлгісі төменде келтіріп отыр. АТС тізімдемеге қандай электрондық құжат ендірілгенін, олардың қандай форматтарда екенін, сақтауға берілген кезде қандай жұмыстар атқарылғанын, түпнұсқасын қайда сақталғанын, ақпараттық ресурсты қалыптастыру ісі қалай жүргізілгенін, ақпараттық жүйе мен ақпараттық ресурстын иесі кім, ақпараттық ресурс жасау кезінде қандай бағдарламалық қамтамасыз ету жүйесі қолданылды, міне, осы секілді сұрақтарға жауап алу үшін жасалады. Бұла ақпараттар электрондық құжаттардың ұзақ уақыт пайдалануын қамтамасыз етуге көмектеседі. АТС бүкіл қор бойынша әзірленген тізімдемелерге арналып жалпы шолу түрінде де, әрбір жеке тізімдеме бойынша да жасалуы мүмкін. Қор құжаттарына арналған жалпы АТС бірінші тізімдемеге салынады. Бұл сипаттаманың соңына құрастырушылары көрсетіледі. АТС-сы бар файл атауына ІТН сөзі және тізімдеме мен қор шифрлары қосылады. Үлгіге Ұлыбритания Ұлттық электрондық мәліметтер базасы мұрағатында қабылданған ақпараттық ресурстар сипаттамасы алынып отыр. Оның бірінші бөлімі мұрағаттық сипаттаулар жөнінде жалпы халықаралық стандарты ұсынатын сипаттамалық мақалаларды қамтиды. Мұнан кейінгі бөлімдер әрі дерек-танымдық, әрі технологиялық сипаттамалар болып келеді. Сипаттаудың көрсетілген стандартын электрондық құжаттардың ұйымдастырудың өзге де деңгейлерінде, қорлар, коллекциялар, қорлардың сериалын құруда да қолдануға болады. Электрондық құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету - бұл электрондық негіздердің жоғалуына жол бермейтін, олардың физикалық және техникалық жағдайларын ретке келтіріп отыратын, сондай-ақ электрондық құжаттардың қосымша техникалық құралсыздар-ақ ашылуын қамтамасыз ететін материалдық техникалық база жасау, нормативтік режімдерді сақтау мен тиісті ұйымдастыру жұмыстарының оңтайлы әдістерін қолдану жөніндегі шаралар жүйесі болып табылады. Электрондық құжаттардың сақталуын ұйымдастыру жөніндегі шаралар жүйесіне мыналар енуі тиіс:
- эленктрондық негіздерді мұрағат қоймаларына, ал электрондық құжаттардың сақтау бірліктерін электрондық негіздерде тиімді орналастыру;
- қоймадан сақтау бірлітерін алып беру тәртібін сақтау;
- электрондық құжаттардың бар-жоғын және олардың жай-күйін тексеру;
- электрондық құжаттардың физикалық және техникалық жай-күйлерін бақылау;
- электрондық құжаттарды жаңа электрондық негізге көшу;
- электрондық құжаттарды компьютерлік сақтандыру форматы мен қолданыстағы форматтарға қосымша даналар әзірлеу мақсатында көшірмелеу;
- ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету жөнінде шаралар;
- электрондық құжаттарды рұқсатсыз пайдаланудан қорғау;
Электрондық құжаттарды жедел сақтау кезінде және ұйымның электрондық құжат мұрағатында оларды оқуға арналған техникалық және бағдарламалық әдістердің түр-түрі қолданылады: электрондық ақпаратты монитор экранына шығару, қолданысқа лайықты формада көбейту;
Электрондық құжаттардың уақыттардан соң да ашылуын қамтамасыз ету мақсатында ақпараттық ресурстарды неғұрлым кең тараған әр
қарапайым компьютерлік форматтарға көшіру шаралары жүргізіледі.
Ақпараттық ресурстарды ұйымның электрондық құжат мұрағатын тапсырар алдында, сондай-ақ мұрағаттын өз ішіндегі электрондық құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету жұмыстары аясында электрондық құжаттардың сақтандыру форматына түсірілген даналары жасалады. Оптикалық дискілер үшін: температура + 25 С-дан аспауы керек, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 20-дан 50 пайызға дейінгі аралықта болуы тиіс.
Электрондық құжаттардың қолданыстағы даналары сақталатын қоймаларда температура мөлшері + 32 С-дан жоғары және 10 С-дан төмен температурада сақтауға болмайды. Температура мөлшері 5 С-ға , салыстырмалы ылғалдылық 50 пайызға дейінгі жағдайларда дискілерді тасымалдауға болады. Электронды құжаттарды жасаушы-фирманың негіздерді сақтау барысында температуралық-ылғалдылық режмимін ұйымдастыру туралы өз ұсыныстарын болса, ең алдымен соңы басшылыққа алу лазым. Электрондық құжаттарды жедел сақтау кезінде олардыңтолымдылығы негізге даналар бойынша резервтік даналардың жасалуын ұйымдастыру арқылы қамтамасыз етіледі. Электрондық құжаттарды тек сыртқы негіздерде ғана жазып сақтау кезінде міндетті түрде олардың қолданыста болатын және резервке қойылатын жеке дербес негіздегі даналары болуға тиіс. Электрондық құжаттардың қолданыстағы және резервтегі даналарын әртүрлі өндірістік фирмалардан шыққан электрондық негіздерге жазған жөн. Ұйымда электрондық құжаттарды жедел сақтау ісі әртүрлі электрондық негіздер арқылы жүзеге асырылуы мүмкін:
- серверлерге;
- RAID массивтері;
- компьютерлердің қатқыл дискілеріне;
- оптикалық дискілерге;
- магниттік оптикалық дискілерге.
Электрондық құжаттардың резервтегі даналары мына негіздерге түсірілуі мүмкін:
-резервтік серверлерге;
- резервтік RAID - массивтерге;
- компьютерлердің қатқыл дискілеріне;
- оптикалық дискілерге;
- магниттік оптикалық дисілерге;
- сыйымдылығы әртүрлі магниттік дискілерге;
Ұйымның электрондық құжаттар мұрағаты сыйымдылығы үлкен сыртқы электрондық негіздерге оптикалық дискілерге, стримерлік ленталарға түсірілген электрондық құжаттарды сақтайды.
Электрондық құжаттарды тек сыртқы электрондық негіздерге ғана жазып, ұйымның құрылымдық бөлімшелерінде сақтау кезінде олардың әрқайсысына мынадай деректемелер ендіріледі:
-ұйымның қысқаша атауы;
- электрондық негіз индексі;
- электрондық негіздің статусы;
- негізге жазылған ақпараттық ресурстардың нөмірлері,
- қажет болған жағдайда АҚҚ (айрықша құнды құжаттар) және РШҚ (рұқсаты шектеулі құжаттарын) белгілерін қою.
Электрондық құжат сақтауға келіп түскенде және оларды ұйым мұрағатында сақтау кезінде әрбір сақтау бірлігіне мыналар ендірілуі тиіс:
-электрондық құжат мұрағатының қысқаша атауы,
- сақтау бірлігінің есептік нөмірі;
- қор нөмірі;
- сақтау бірлігінде көрсетілген тізімдеменің, есептеу бірлігінің нөмірлері.
Жазбалар электрондық негіздер этикеткасына арнайы маркерлермен немесе фломастерлермен жазылады, жазуға үшкір құралдарды пайдалануға болмайды. Этикеткалар алдымен маркіленіп, сосын ғана желімденеді. Электрондық негіз қорабына да осылайша этикетка жапсырылып, онда мыналар жазылады:
-ұйымның қысқаша атауы,
- электрондық құжаттар мұрағатының қысқаша атауы;
- сақтау бірлігінің есептік нөмірі;
- қор нөмірі;
- сақтау бірлігінде көрсетілген тізімдеменің, есептеу бірлігінің нөмірлері;
- негізге түсірілген ақпараттық ресурстардың нөмірлері;
- электрондық құжаттардың шектік мерзімдері;
Электрондық құжаттардың акустикалық сипатын арнайы ақпараттық және бағдарламалық қамтамасыз ету жолдары арқылы байқалады. Электрондық құжатты ашылмайтын немесе залалды компьютерлік бағдарламалары бар электрондық негіздерді стеллажды жеке сөресіне бөлектеп қойып, кейін оларды ұйымның қай құрылымдық бөлімшесінен келіп түскен болса, сол жаққа қайтару қажет. Электрондық құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін кем дегенде 3 жылда бір рет, сондай-ақ оларды мемлекеттік сақтауға тапсырар алдында да тексеріп отырады.Осындай жүйелерде Рындин А. өз мақаласында бәрін ашып нақты көрсеткен.
Электрондық құжат мұрағатындағы ақпараттық жүйені жетілдіру немесе технологиялық платформаны өзгерту алдында эқ-дық технологиялық жай-күйіне сараптама жасалады. Бірақ бұл кем дегенде 5 жылда бір рет жүргізілуге тиісті шара болып табылады. Ол және бүкіл ұйым деңгейінде өзгерістер барысында да өткізіліп тұруы шарт. Ақпараттық ресурстарды мұрағатқа сақтауға берер алдында оларды сақтандыру форматтарында көшірмелеу ісі құрылымдық бөлімшелерде де, электрондық құжаттар мұрағатының өзінде де жүргізіледі. Бұл үшін, яғни біздегі мемлекеттік мұрағаттың құрылымы халықаралық стандартқа сай болуы және мемлекеттік мұрағаттың құрылымы халықаралық стандартқа сай болуы және мемлекеттің, қоғамның, азаматтардың ақпараттық қолжетімділігін арттыру үшін еліміз мұрағаттары материалдық-техникалық базасын түбегейлі жаңартып, соңғы үлгідегі электронды техника және автоматтандырылған технологиямен қамтамасыз етілуі керек. Сонда ғана бірте-бірте шаң басқан мұрағаттан құтылып, оның орнына электронды мұрағатқа көшіп, бірыңғай автоматтандырылған ақпараттық жүйеге қол жеткізетін боламыз.
Ал қазіргідей бірыңғай мәліметтер базасының және мемлекеттік мұрағаттардың автоматтандырылған ақпараттық жүйесінің болмауынан бұл саладан өзіңізге қажетті сұранысыңызға оң жауап алуыңыз қиын. Осылайша мемлекеттің де, сол мемлекеттің бір бөлшегі болып табылатын азаматтардың да өздеріне қажетті мұрағаттық ақпаратты алудағы заңды құқықтары мен мүдделі аяқасты болып жатыр деуге болады. Мұны ары қарай қазсаңыз, құжатпен жұмыс істейтін шенеуніктердің түрлі заңсыздығы, белден басатыны, құжаттарды қолдан жоғалтып жібермеуі, бармақ басты, көз қыстылық секілді түрлі жағдайлардың басы қылтияды.
Мұрағат құжаттарын компьютерге енгізудің қазіргі таңдағы мәселесі Алматыда 2006 жылыдың 26 қыркүйегінде Қазақстан Мәдениет және ақпарат министрлігінің ақпарат және мұрағат комитеті Қазақстан Республикасы Президентінің мұрағатымен бірігіп электронды құжат айналымы және электрондық мұрағат тақырыбына семинар ұйымдастыру. Мұндай шара елімізде республикалық ауқымда тұңғыш рет өткізіліп отыр. Қатысушылар құрамында ақпараттандыру және байланыс жөніндегі агентік, Ұлттық ақпараттық технологиялар акционерлік қоғамы, ҚР Ұлттық банк сервисі республикалық мемлекеттік кәсіпорны, сонымен қатар, облыстардың Алматы мен Астана қалаларының мемлекеттік органдары, ұйымдары мен ұлттық компаниялары, мемлекеттік мұрағаттары өкілдері болады. Семинардың ашылуында Қазақстан Республикасы Президентінің мұрағат директоры В.Шепель кіріспе сөз сөйледі. Содан соң сөз кезегі ақпарат және мұрағат комитеті төрағасының орынбасары Р.Сариеваға берілді. Ол өз сөздерінде электрондық құжат айналымы мен электрондық мұрағаттарға қатысты көкейкесті мәселелерді шешу, құжаттамаларды электрондық негізде сақтау және осы бағыттағы стратегияларды айқындау қажеттілігі тұрысында өз ойларын ортаға салды. Мемлекеттік органдарды ақпараттандыру мен электронды үкімет инфрақұрылымын қалыптастыру жөніндегі мемлекеттік бағдарламалар аталмыш мәселелердің маңыздылығын артыра түсті.
Қазақстан Республикасы Премьер-министр кеңсесінің бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі меңгерушісінің орынбасары А.Слободянок электронды құжат айналымын елдегі мемлекеттік органдар мен мемлекеттік мекемелерге енгізу проблемасына тоқталды. Ақпарат және мұрағат комитетінің бөлім бастығы А.Мұстафинаның баяндамасында электронды құжат айналымының және электронды құжаттарды ведомстволық сақтаудың нормативтік құқықтық әрі әдістемелік базаларын дамыту жөніндегі көкейкесті мәселелер айтылды.
Қазақстан Республикасы Ұлттық банкінің банк бюросы мемлекеттік кәсіпорны ақпараттық жүйені жобалау және әзірлеу басқармасы бастығы Е.Самойленко. А.Қырғызбаев электронды құжат айналымында және электрондық мұрағатта электронды цифрлық қолтаңбаны қолдану мәселесін сөз етті. Жоғарыда айтылған мәселелер бойынша қызу пікір алысулар нәтижесінде семинарға қатысушылар ұсыныстарды әзірледі. Халықаралық стандарттар мен жұмыс тәжірибесін ескере отырып, электрондық құжат айналымының және электрондық құжаттарды мұрағатта сақтаудың нормативтік әрі әдістемелік базаларын одан әрі дамыту мақсатында мыналарды әзірлеу керек:
-электрондық құжаттар форматы жөнінде, оларды тасымалдау, сипаттау, сақтау істері бойынша республикалық стандарттар, электрондық құжаттар миграциясын өткізу жөнінде технологиялық регламент, терминдер мен анықтамалар;
- электронды құжаттарды сақтауға қатысты ведомстволық және мемлекеттік мұрағаттардың жұмыс ережелері;
- электронды құжаттармен жұмыс және электрондық құжат айналымын жүргізу жөніндегі тұрпатты нұсқаулық;
- тұрақты сақталатын электрондық құжаттар тізімдемесі;
- мемлекеттік сақтауға және ұзақ уақытқа мұрағаттық сақтауға берілетін электрондық құжаттардың электрондық цифрлық қолтаңбаларын сәйкестендіру ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Ұқсас жұмыстар
Пәндер
- Іс жүргізу
- Автоматтандыру, Техника
- Алғашқы әскери дайындық
- Астрономия
- Ауыл шаруашылығы
- Банк ісі
- Бизнесті бағалау
- Биология
- Бухгалтерлік іс
- Валеология
- Ветеринария
- География
- Геология, Геофизика, Геодезия
- Дін
- Ет, сүт, шарап өнімдері
- Жалпы тарих
- Жер кадастрі, Жылжымайтын мүлік
- Журналистика
- Информатика
- Кеден ісі
- Маркетинг
- Математика, Геометрия
- Медицина
- Мемлекеттік басқару
- Менеджмент
- Мұнай, Газ
- Мұрағат ісі
- Мәдениеттану
- ОБЖ (Основы безопасности жизнедеятельности)
- Педагогика
- Полиграфия
- Психология
- Салық
- Саясаттану
- Сақтандыру
- Сертификаттау, стандарттау
- Социология, Демография
- Спорт
- Статистика
- Тілтану, Филология
- Тарихи тұлғалар
- Тау-кен ісі
- Транспорт
- Туризм
- Физика
- Философия
- Халықаралық қатынастар
- Химия
- Экология, Қоршаған ортаны қорғау
- Экономика
- Экономикалық география
- Электротехника
- Қазақстан тарихы
- Қаржы
- Құрылыс
- Құқық, Криминалистика
- Әдебиет
- Өнер, музыка
- Өнеркәсіп, Өндіріс
Қазақ тілінде жазылған рефераттар, курстық жұмыстар, дипломдық жұмыстар бойынша біздің қор #1 болып табылады.
Ақпарат
Қосымша
Email: info@stud.kz