Электронды құжаттардың пайда болуы

Жұмыс түрі: Курстық жұмыс
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 35 бет
Таңдаулыға:

Қазақстан Республикасының Білім және ғылым министрлігі

Ы. Алтынсарин атындағы Рудный әлеуметтік-гуманитарлық колледжі

Мұрағат пәні бойынша курстық жұмыс

Мекемелер мен ұйымдардағы электрондық мұрағат және оның құжат айналымдағы орны.

Орындады: А. Батырханова

ІЖМ-03 тобының оқушысы

Жетекші: Ерғазы Э. Қ

2020 ж.

МАЗМҰНЫ

Кіріспе . . .

1. Мекемелер мен ұйымдардағы электрондық мұрағат және оның құжат айналымдағы орны туралы жалпы түсінік.

1. 1. Электронды құжаттардың пайда болуы.

1. 2. Құжат айналымы туралы түсінік.

1. 3. Электронды құжаттарды пайдалану тәсілдері.

2. Электрондық құжаттар және олардың сақталуын қамтамасыз ету проблемалары.

2. 1. Электрондық құжаттар туралы жалпы мәлімет.

2. 2. Электронды құжаттардың пайда болу тәсілдері.

2. 3. Электронды құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету проблемалары.

3. Құжат айналымын ұйымдастыруға қойылатын талаптар.

3. 1. Құжат айналым құрылымын талдау.

3. 2. Құжаттарды тіркеу тәртібі.

3. 3. Құжаттардың орындалуын бақылау.

Қорытынды . . .

Пайдаланған әдебиеттер тізімі . . .

Қосымша . . .

Кіріспе

Курстық жұмыстың мақсаты: Қазақстандағы мұрағат ісінің қазіргі таңдағы жағдайын талдап, шет ел мұрағаттарымен салыстыра келіп, одан кейін электронды құжаттардың тиімділігін ашып көрсету болып табылады.

Курстық жұмыстың міндеті: Әрине жаһандану заманының негізгі талабын ашып көрсету, онық нақты айтатын болсақ өміріміздің барлық қажеттіліктері компьютермен байланысты.

Гипотезасы: Жұмысты мұрағаттану саласы бойынша мамандар даярлауда, электронды құжаттар жүйесін одан әрі дамытуға байланысты шаралар аясында, бүгінгі әлеуметтік-экономикалық тарихи-мәдени реформаларды жүзеге асыру барысында пайдалануға болады.

Тақырыптың өзектілігі: Мұрағат саласында халықаралық ынтымақтастықты кеңінен дамытпай болмайтыны басы ашық нәрсе. Электрондық мұрағаттардың қалыптасуы, оларда электронды тасымалдаушыларда құжаттарды сақтау сауалдар өз жауабын тапты.

Зерттеу объектісі: Мәселенің тарихнамасына тоқталмас бұрын Қазақстанның мұрағат ісі КСРО кезіндегі мұрағат ісімен тығыз байланысты екенін еске сала кеткен жөн.

ПАЙДАЛАНҒАН ӘДЕБИЕТТЕР ТІЗІМІ

1. Абугалиев Т. Н. Электрондық құжат және мұрағат. Қазақстан мұрағаттары. 2004. №7. С. 29-34.

2. Жақыпов М. Х. Басқарудағы жаңа технологиялар туралы. 2005. №1. С. 45-53.

3. Чупров В. М. Мәскеудегі электронды ақпарат құралдарында құжаттау арқылы Орталық мұрағаттың жұмыс тәжірибесі туралы. Ақпараттық-әдістемелік бюллетені. Алматы. 2006. №2. С. 17-19.

Кез-келген фирманың басқару аппаратының тиімді қызмет құжаттармен жұмысты дұрыс ұйымдастыруға байланысты. Іс жүзінде ақпарат көздеріне, шешімдер дайындау мен қабылдауға байланысты бір де бір технологиялық басқару функциясы құжаттарды жасау, орындау және ресімдеу процесі - құжаттаусыз іске асырылмайды. Біреулер құжаттарды жасайды, басқалары олардың рәсімделуін және берілуін қамтамасыз етеді, үшіншілері сол құжаттарды басшылыққа алып, олардың негізінде шешімдер қабылдайды. Кәсіпорындардың күнделікті жұмысында өндірістік, шаруашылық, қаржылық және қоғамдық қызметтің сан қилы мәселелері бойынша құжаттар жасалады. Құжаттардың электрондық түріде болады. Оларды электрондық құжат деп атайды. Электрондық құжат - өзіндегі ақпарат электрондық-цифрлық нысанда ұсынылған және электрондық цифрлық қолтаңба арқылы куәландырылған құжат. Қазіргі заман ақпарат заманы болғандықтан, соның ішінде мәдкни дамуындағы басты ресурсқа айналды. Электронды құжаттарды саяси, құқықтық әлеуметтік және мәдени ағартушылық салаларда пайдалану оларға деген сұранысты ұлғайта түсті. Дәлірек айтсақ, кешегі мен бүгінгіні байланыстыратын, өткеннен өнеге алуға уағыщдайтын құжаттың соның ішінде құжаттардың құны артты.

1998 жылы 22 желтоқсанда қабылданған Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы Қазақстан Республикасының жаңа заңында Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры Қазақстан халқының тарихи - мәдени мұрасының ажырамас бөлігі болып табылады және оны Қазақстан Республикасының ұлттық игілігі ретінде мемлекет қорғайды делінген. Аталмыш заңнын 2 - бабында көрсетілген осы тұжырымдар арқылы біз фото құжаттардың мемлект, ел үшін маңыздылығы қандай деңгейде екенін көреміз. Осыған сәйкес бүгінгі қоғам мүшелерін ретроспективті құжаттармен таныстыру және оын пайдалану мүкіндіктерін кеңейту Қазақстан мұрағаттарының басты міндеті болып отыр. Елбасы Н. Ә. Назарбаевтың 2003 жылы қабылдаған мәдени мұра бағдарламасы аясында аудиовизуалды құжаттарды қайта өңдеу шараларына байланысты көптеген жұмыстар атқарылуда. Осы орайда цифрлеу әдісі арқылы ескірген құжаттардың көшірмелері, сонымен қатар шет елден Қазақстан таихына қатысты құжаттарды еліміздегі мұрағаттарға қайтарып алу бүгінгідегі актуалды мәселелерінің бірі болып табылады. Мұрағат шежіреміз осынша болғанда, бүгінгі мұрағат саласы қандай күйде? Ендеше, мұрағат ісі саласындахалықаралық ынтымақтастықты кеңінен дамытпай болмайтыны баы ашық нәрсе. Ал біздің ақпараттық ресустарды жинақтау, жүйелеу, іздестіру мен пайдалануымыздың дәрежесін көрсетеді. Бұл үшін яғни, біздегі мемлекеттік мұрағаттың құрылымы халықаралық стандартқа сай болуы және мемлекеттің, қоғамның, азаматтардың ақпараттық қолжетімділігін арттыру үшін еліміз мұрағаттары материалдық - техникалық базасын түбегейлі жаңартып, соңғы үлгідегі электронды техника және автоматтандырылған технологиямен қамтамасыз етілуі керек.

Қағаз негізіндегі істердің, сондай-ақ ақпарат көздері болып табылатын әртүрлі автоматтандырылған жүйелердің мұрағаттары қазір әрбір ұйымда бар деуге болады. Бұл ретте біз электрондық мұрағат жүйесін құруға негіз болатын алғышарттар жөнінде және мұндай жүйені ендіруден келетін пайда туралы тоқталайық.

Forrtster Resarch, Media Asset Management секілді дерексөздер ақпараты бойынша электрондқ мұрағат жүйесін жасауға негіз болатын себептік алғышарттар мыналар:

- қағаз құжаттарды сақтауға кететін шығын электрондық құжаттарды сақтауға кететін шығыннан 80 пайызға асып түседі;

- интеллектуалдық қызметкерлерге қажетті құжаттарды іздеуге уақытының 40 пайызын жұмсайды;

- қайталап қолдануға болатын құжаттардың 70 пайызы жаңадан қайта жасалады;

- кәсіпорындарда құрылымдық жүйеге түсірілмеген ақпараттар көлемі жыл сайын 200 пайызға өсіп отырады;

- ұжаттардың 30 пайызы белгіленген мерзімнен кеш өңделеді;

- құжаттардың 6 пайызы жоғалып кетеді;

Қағаз негізді құжаттарды мұрағаттаудың тағы бір проблемасы:

- мұрағаттағы құжаттардың 3 пайызы дұрыс орналастырылмайды;

- 6 пайызы мүлдем жоғалады;

- құжаттардың 60 пайызы қозғаусыз қалып жатады немесе ұмытылады.

Жақсы ұқйымдастырылған кәдімгі өзіне құжат іздеуге 10 күнге дейін уақыт кетеді, оынң үстіне сұралған әрбір оныншы құжат табылмайды.

Соған байланыст неғұрлым құнды құжаттар пайдалануға тіпті берілмейтін болады. Өйткені олардың жоғалып кетуінен қорқады. Бұған қоса қағаз негіздегі ақпараттарды сақтау құны өсіп барады, ал мұрағат тиімділігі жалпы алғанда түсіп барады. Бұл басшылық үшін нағыз бас ауыртатын мәселе.

Қағаз құжаттар секелді электрондық құжаттар да кез келген кәсіпорын үшін ақпарат капиталының негізі болып табылады.

Құжаттардың сақталуын басқару процесі мемлекеттік стандарттармен реттелген, оған салалық ерекшеліктер көп әсер ете алмайды.

Кәсіпорында «Электрондық мұрағат» жүйесін ендіру құжаттарды сақтаудың құрылымдық тәртібін ретке келтіреді және қағазсыз технологияға көшу процесін жеделдетеді.

Электрондқ мұрағат дегеніміз:

-құжаттарды өнеркәсіптік негізде сканерден өткізу;

- ретроспективтік айырбас (қағаз құжаттарды жаппай электронды түрге көшіру)

- мәліметтер мен құжаттар қоймаларын басқару жөніндегі процедураларды автоматтандыру;

Электрондық мұрағат ақпараттық технология, мұрағат ісі, құжат айналымы мен бизнес-процесті басқару қызметтерінің тоғысқан тұсы болып табылатын жоғарыда аталған процестерді түгелдей біріктіреді.

Кәсіпорында электрондық мұрағат жүйесін Кәсіпорында электрондық мұрағат жүйесін Кәсіпорында электрондық мұрағат жүйесін ендіру жоғарыда айтылғандай, құжаттарды іздестіруге, оларды көшірмелеу мен таратуға кететін уақытты мейлінше қысқартатындықтан қызметкерлердің еңбек өнімділігін арттыруға мүмкіндік жасайды.

Нәтижесінде:

Ақпараттарды неғұрлым тиімді жолдармен басқаруға, атап айтқанда: құжаттарды әртүрлі белгілері бойынша топтастыруға, оларды әдеттегіден анағұрлым көп мөлшерде жинақтай отырып өңдеуге, шешімді тезірек ірі нақтырақ етіп қабылдауға, құжаттардың жоғалмауын қамтамасыз етуге,

Құжат тарихын қарауға, құжаттарды енгізілген барлық өзгерістерді тексеруге;

Клиентке қызмет көрсету сапасын жақсартуға: бұл мұрағат бойынша сұраныстарды орындау қағаз құжатар бойынша жұмыс жүргізуден гөрі жеңілдірек, клиент жауапты бұрынғыдан тезірек алады, соған орай ризашылық да арта түседі;

Құжатарды жоғалып кетуден немесе бүлінуден сақтауға (электрондық құжаттар мұрағатының тұрақты көшірмесін жасау - құжаттардың жоғалып кетуінен сақтандыруға мүмкіндік береді), санкциясыз қол жеткізуден қорғауға (қызметкерлер арасында құқықтардың икемді бөлінуі және жүйеден жылдам ажырату мүмкіндігі) ;

Компания жоғарғы басшылығының ақпаратқа тез әрі дер кезінде қосылуы мен олардың шешімді дұрыс қабылдауы үшін мүмкіндік жасай отырып кәсіпорынның бәсекелестік қабілетін күшейтуге қол жеткізіледі.

Қазақстанның тәуелсіз мемлекет ретінде дамуына сыртқы және ішкі, дәстүрлі және заманауи факторлар өз сабақтастығын тауып жатыр.

Сабақтаса отырып дамудың белгілі бір деңгейіне жеткен еліміз үшін бүгінгі таңдағ басты міндет - келешек ұрпаққа өшкенін қайта жандырып, ұмтылғанын қайта еске салдыру. Осы айтылған ойды жүзеге асырудың алғашқы және басты этапы - қазақ мемлекеттігінің шынайы тарихын жазу болып табылады. Тарихтың небір қырлы да сырлы құпияларын ашу жолдарын сол замандарға қатысты құжаттардың алатн орны өте зор. Әр заманның өзіндік ерекшеліктеріне байланысты құжаттарда да сипатқа ие болады. Көзбен көріп, құлақпен естіп білетін жаңа сарындағы құжаттар елдің саяси және мәдени өмірінің айнасына айналды. Ғасыр басында өмірге келген құжаттардың шоғырын іздеп тауып, жүйелеп сақтау сол заманда мұрағаттар алдында тұрған басты міндет еді. Көп жылдапр бойына осы жұмыс атқарылып келе жатыр. Еліміз егемендікке қол жеткізгеннен бері төл тарихмызға деген қызығушылығымыз бұрыннан бетер арта түсті. Қоғамның бұл сұранысын қанағаттандыру үшін республика мұрағаттары талмай жұмыс істеу үстінде.

Қазіргі заман ақпарат заманы болғандықтан, соның ішінде ретроспективті құжаттар ақпарат қоғамның рухани, мәдени дамуындағы басты ресурсқа айналды.

Құжатпен жұмыс істейтін шенеуніктердің түрлі заңсыздығы, белден босатыны, құжаттарды қолдан жоғалтып жіберуі, бармақ басты, көз қыстылық секілді түрлі жағдайлардың басы қылтияды. Мұны азсынсаңыз, еліміз егемендік алғалы бері жоғары оқу оырндары мұрағатшы мамандар дайындау ісінен шет қалып қойыпты. Бұрыннан бері жабылған, жабылмағаны - қысқарған. Жұмысымды жазу барысында бұл мәселеге тоқталуға жөн көрдім. Алайда, бұл мұрағаттану даму үрдісіне айтарлықтай кедергі келтірмеді. Сондықтан да Қазақстан Республикамыздағы мұрағат ісі саласы өз жалғасын табуда. Жақыпов М. Х айтқандай 21 ғасыр ақпарат ғасыры деп өз мақаласында атап көрсетті. Техника заманына қадым басқанымыз бәрімізге айқын, сонымен Қазақстанда да ақпараттық технологиялардың ерекше дамуы байқалады және электронды түрдегі сақталынатын ақпарат құнды дерекке айналды. Электронды мұрағаттардың қалыптасуы, оларда электронды тасымалдаушыларда құжаттарды сақтау сауалдар өз жауабын тапты. Алғаш рет электронды сайлау жүйесін іске асырғанымыз, сондай-ақ мемлекеттік органдары ақпараттандыру, электронды үкімет инфрақұрлымның қалыптасуы аталмыш сауалдың өзектілігін көрсетеді. Осыған орай электронды құжаттарды мемлекеттік мұрағаттарға сақтауға алу және сақталуын қамтамасыз ету мәселелері өзекті бола бастады. Әлемдік тәжірибеде электронды құжаттарды аса көп уақыт сақтау мәселесінде жұмыстар жасалынған. Мысал ретінде, Америка Құрамы Штаттарындағы мұрағаттар және іс жүргізу жөніндегі Ұлттық әкімшілік электронды құжатарды сақтау орталығында 80 мыңнан астам мәлімет базасы сақталуда. Осыған орай бірнеше халықаралық стандарттар шығарылады, оларды ерекше атауға болады. Аса дамыған мұрағаттар болып: Автралия мұрағаты 1996 ж, Дания SSD, яғни тарихи мәліметтерді зерттеулердің сипаттау стандарты, ақпараттық қорларды сипаттайтын Ұлыбритания мәлімет базасын сақтайтын ұлттық электронды мұрағаты да өз стандартын қабылдады. ТМД елдері арасында, ең алғаш электронды құжаттарды мемлекеттік сақтауға алған Беларусь Республикасы болды. Онда 1996 ж Беларусь электронды құжаттаманың ғылыми зерттеу орталығы құрылды. Ал, кейінгі уақытта Ресей Федерациясында да арнайы мұрағаттар пайда бола бастады, олар: Чуваш Республикасының электронды құжаттама орталығы, Қалмық Республикасының электронды құжаттама орталығы, Қалмық Республикасының электронды құжаттама орталығы және Мәскеу қаласының электронды тасымалдаушылардағы орталық мұрағат.

Бес жыл бұрын электронды құжат ұғымы кездесетін барлық мәселелерді Еуропа, Ресей, Беларусь елдеріндей деп тура айтуға болатын еді, алайда қазір еліміздің мұрағаттану саласы, өз орнын жақсы тапты. Қазақстан республикасындағы мұрағат ісінің жағдайын тоқталатын болсақ, электронды құжататрдың сақталуын қамтамасыз ету үшін, жетекшілік құжаттар және арнайы жұмыстардың бар болуы талап етіледі. Яғни, бір қарағаннан-ақ дәстүрлі қағаз түрінде сақталынатын құжаттардан айырмашылығы байқалады. Сонымен, біздің елімізде электронды құжаттарды мемлекеттік мұрағаттарға сақтауға алу және сақталуын қамтамасыз ету шаралары қалай жүзеге асырылуда? Оны құқықтық жағынан дәлелдейтін негізінен Қазақстан Республикасының заңдарын айтуға болады:

-электронды құжат және электронды сандық қолтаңба туралы;

-ұлттық мұрағат қоры және мұрағат туралы;

Сондай-ақ, диплом жұмысына байланысты төмендегі заңдар мен шараларды атап өткім келеді. 2007-2009 жылдарға арналған құжаттамалар жүйесі мен мұрағат ісін дамыту бағдарламасы; Ұлттық мұрағаттық қор мен мұрағаттар туралы Қазақстан Республикасының Заңдарына өзгерістер енгізу туралы. Сонымен қатар, мәдениет туралы заңды дамыту мақсатында 9 нормативтік-құқықтық акт, мұрағат ісі және ақпарат саласында 4 нормативтік акт әзірленіп, қабылдануда. Қазақстан тарихы мен мәдениетіне қатысты белгісіз болып келген сирек қолжазбалар, басылымдар, кітаптар мен мұрағат құжаттарын зерттеуге Ватикан, Ереван, Каир, Стамбул, Анкара, Будапешт және париж кітапханалары мен мұрағаттарына ғылыми-іздестіру экспедициялары жасақталды. Ақпаратандыру және байланыс агентігімен Қазақстанда Ұлттық мұрағат органдарын электронды жүйеге бейімдеу жоспары жасалды. Осыған сәйкес электронды іс қағаздары және электронды мұрағаттар атты республикалық семинар өткізілді. Өткен жылы мұрағат мекемелері, оның ішінде, электронды құжаталмасу мен электронды мұрағат жүйесі ұлғайды. Министрліктің ұйымдастыру, қоғамдық-саяси, мәдени, барлығы 200-ден астама жұмыстары 2006 жылға жасалған кесте мен жоспар бойынша атқарлады. Атқарылған жұмыстар мен есептер Министрліктің

веб-сайты арқылы таратылады. Мәселенің тарихнамасына тоқталмас бұрын Қазақстанның мұрағат ісі КСРО кезіндегі мұрағат ісімен тығыз байланысты екенін еске сала кеткен жөн. Сол себептен де осы тақырыпқа байланысты онсыз да онша көп емес зерттелер мен арнайы оқу құралдары көбіне Ресей авторларының еңбектерінде кездеседі. Алайда, Қазақстан мұрағаттары мен Ресей және Еуропа тәжірибелерінен енгендігіне күмән жоқ. Алайда, қазіргі таңда, еліміздің мұрағаттары сол тәжірибелерді жинақтап, өз алдарында дербес мұрағаттарға айналғанын байқаймыз. Оған себеп болған кездегі саясат еді. Ал Тәуелсіз Қазақстан тарихнамасында осы мәселеге төңірегінде жазылған еңбектердің саны көп емес. Қайта керісінше, Отандық тарихнаманы жаңа белеске көтерер еді. Тақырыптың аса зерттелмегеніне байланысты, біз электронды мұрағаттардың шетелдерде дамығанын байқадық. Сонымен көп мәнді, Еуропа, АҚШ, Ресей Федерациясы және ТМД елдері арасында электронды мұрағатты алғаш қолдана білген Беларусь Республикасының тәжірибелеріне сүйендіе. Қазақстан Республикасында атлмыш тақырыпқа тек қана, қазіргі таңда электронды мұрағатты қолданысқа енгізген Қазақстан республикасының Президенттік мұрағаты және Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік мұрағаты тәжірибелеріне қарап, қорытынды жасай аламыз.

Қазақстан зерттеушілерінен бұл тақырыпты зерттегендер қатарына ҚР ПМ мұрағатының дирекоры Шепель В. Н. мен қызметкерлері Слободанок А:А, Чернова С. И мақалалары ҚР ПМ электронды құжаттар аты тақырыбына семинарлард ұйымдастырған Сариев Р, еңбектері аса зор. Алдымен электронды құжаттарды, одан кейін де мұрағаттарды зерттеу тек 90-шы жылдарда ғана түрлі мерзімді басылымдар беттеріне алғашқы мақалалар шыға бастады. Оған мысал ретінде, О. А. Михайлов өзінің мақалалары мен еңбегінде электронды құжаттардың маңызын ашып көрсеткен, оларды пайдаланудың тиімділіктерін ұсынады. Чернова С. И. ҚР ПМ ақпараттық бюллетені мен Қазақстанда іс жүргізу мерзімді басылымдарында Мәскеу мұрағатың тәжірибе негізінде электронды тасымалдаушыларға арнаған мақаласын жақсы ашып көрсеткен. Осылайша сол кездері көп авторлардың назары электронды құжаттардың және мұрағаттарды пайда болу тарихына және қолданысқа енгізілуге аударылды.

1996 жылы жарық көрген Крайская А. А, «Архивоведение» еңбегінде және өзге де мақалаларында электронды мұрағаттардың сол кездегі жағдайы және оынң ерекшеліктері талдаған. Ресей мұрағатшы мамандары мен ғалымдары аталған мәселені конференцияларда мен халықаралық конгрестерде мұрағат саласының сан алуан проблемаларына тоқталып, олардың шешілу жолдарын қарастырған. Кейін де бұндай конференциялар елімізлде де ұйымдастырыла бастады және осмен шектелмей, өз дамуын одан да әрі табады деген ойдамын.

Қазіргі күндері электронды құжаттарға байланысты маңызды мәліметтер 1989 жылы Мәскеуде басп шығарылған «Государственные архивы ССР» кітабында да мәліметтер кездеседі. Министрлер кеңесінің басқарылуымен шыққан бұл кітап 3 бөлімнен тұрады.

Мемлекеттік мұрағаттарды құжаттармен толықтыру және олардың теориялық, тәжірибелік аспектілерін жүйелеу «основные правила работы государственных архивов» кітабында жақсы баяндалған. Кітап 1980 жылы Мәскеуде шығады. Бұл еңбекте пленкалы тасығыштағы құжаттармен жұмыстың тәжірибелік функциялары көрсетіледі. Мұрағаттардың құрылуы және жүйеленуі туралы маңызды ақпарат Козлитиннің еңбегінде жинақталған. Берілген жұмыста Қазақстанның ірі мұрағаттары сипатталады және олардағы электронды құжатқа байланысты жүргізілген жұмыстары туралы сөз айтылады. Еліміз тәуелсіздік алғалы бері бұл мәселемен айналысып жүрген зерттеушілеріміз қолмен санап аларлық, дегенмен де Қазақстан тарихнамасында аталмыш мәселеге байланысты бірнеше мақалалар, зерттеу жұмыстары өмірге келуде. Қазіргі таңда Қазақстанда мұрағат ісі саласының ішінде айналысып жүрген зерттеушісі Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік мұрағатының директорының орынбасары Адильгужин А. А.

Электронды құжаттар мен мұрағаттарға байланысты деректік базаның негізгі шоғыры Қазақстан Республикасының электронды құжат, электронды қолтаңба, электронды сайлау, ұғымдарымен байланысы бар. Интернет желісінің ішінде электронды құжат және мұрағат жайында мәліметтер жұмысының деректік негізін толықтырады. Тәуелсіз Қазақстанның рухани дамуында өзіндік үлкен септігін тигізіп отырған мәдени мұра бағдарламасы, ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы Қазақстан Республикасының заңы, 2001-2005 жылдарға арналған Қазақстан Респуьликасының мұрағат ісін дамыту тұжырымдамасы, асыл мұра бағдарламасы және Қазақстан Республикасының Орталық Мемлекеттік мұрағатында жасалған бірнеше жобалар жұмыстың жазылуына біршама өз үлесін тигізді. Сонымен бірге соңғы жылдары шыққан мұрағаттық ережелер мен заңдар деректік негіз ретінде пайдаланылды. ҚҚазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік мұрағатының ең алдымен LOTUS NOTES жүйесі арқылы іс жүзіне асқан элетронды құжат айналымымен танысту:

- дәстүрлі және электронд құжаттардың мемлекет үшін маңыздылық деңгейін ашып көрсету және оларды пайдаланудың жаңа үрдісін зерттеу;

- Қазақстандағы мұрағат ісінің қазіргі таңдағы жағдайын талдап, шет ел мұрағаттарымен салыстыра келіп, одан кейін болса электронды құжаттардың тиімділігін ашып көрсету болып табылады.

Тәуелсіз Қазақстан алдыңғы сатыдағы елу елдің қатарына кіру үшін бүгіннен басталып өте үлкен көлемде қоғамдық маңызы зор жұмыстар атқарылуы тиіс. Елдің рухани, мәдени жағынан дамуында аудиовизалды құжаттардың маңыздылығы қандай деңгейде екендігі айқын нәрсе. Алайда, ос ықұнды деректерді жинақтау, сақтау, пайдалану және ғылыми айналымға енгізу шаралары ақсақтық танытып отыр.

Жұмысты жазу барысында көптеген қоғамдық, тарихи, саяси, әлеуметтік көзқарастарға ғылыми талдау жасалып төмендегідей жаңалықтарға қол жеткізіледі:

-электрондық құжаттарды есепке алу және сақтау принциптерін шолу жасала отырып, оларды пайдаланудың жаңа заманға сай даму тенденциялары ұсынылды. Қазіргі заманғы ғылым мен техниканың дамуына байланысты фотоқұжаттардың көшірмелерін цифрлеу әдісі арқылы алу мәселесі жұмыс барысында кең талқыға түсті.

Мұрағаттарды заманауи талаптарға сай дамуына жаңа ұсыныстар жасалды.

Құжаттар ішіндегі маңызды топқа жататын электронды құжаттарға ғылыми-анықтамалық ақпарат жүйесін ұйымдастыру мәселесіне тоқтала отырып берілген жүйенің тармақтық салаларына шолу жасалында және оларды заманға сай қайта құру ұсыныстары жасалды. Жалпы дәстүрлі құжаттарға және ғылыми-анықтамалық аппарат жүйесіне жасалатын ерекшеліктері мен айырмашылықтары жұмыс барысында ашып көрсетілді.

Соңғы және маңызды сатыларының бірі, мұрағатта сақтауда болған электронд құжатарды жинақтап, бір ізгілін ұйымдастыру. Мұрағат ісінде атқарылатын маңызды салаларының бірі азаматтарға электрондық құжаттармен жұмыс істеуге қолайлы жағдай жасау.

... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.