Мекемедегі құжат айналым
Семей қаласының Шәкәрім атындағы университеті КеАҚ
Қорғауға жіберілді
Автоматика және ақпараттық технологиялар
кафедрасының меңгерушісі
_________ А.Д. Золотов
______________2021 ж.
ДИПЛОМДЫҚ ЖҰМЫС
Тақырыбы: Жиһаз компаниясы тауарының сатылуын есепке алу ақпараттық ішкі жүйесін құру
5В070300 - Ақпараттық жүйелер мамандығы бойынша
Орындаған Тұрғанбаева А.С.
Ғылыми жетекші, э.ғ.к. Смагулов С.К.
Нормобақылаушы
Семей 2021
МАЗМҰНЫ
КІРІСПЕ
3
1 БАҒДАРЛАМАЛАУДЫҢ ТАҚЫРЫБЫН ТАЛҚЫЛАУ
5
1.1 Жихаз өндірісндегі қаржы мәселесі және электронды құжаталмасу
5
1.2 Мекемедегі құжат айналым
11
1.3 Кәсiпорындардағы және кiшi офистердегi құжат айналымды жоба аралық зерттеу
13
1.3.1 Құжатайналымды ұйымдастырудың негiзгi принциптерi
13
1.4 Құжаттар түрi, тараулары және олардың өзара байланыстары. Құжаттар атрибуттары
14
1.5 Құжаттардың өзара байланысы
16
1.6 Типтік процестер
16
1.7 Құжаттар архиві және олармен жұмыс істеу реті. Динамикалық және статикалық архив
20
2 ЖОБАЛЫҚ БӨЛІМ
23
2.1.1 Автоматтандырылған жұмыс орны
23
2.1.2 Негізгі ұғымдар. Бағдарлама құру кезінде шешілетін тапсырмалар
25
2.3 Кестелердің байланыс сұлбасы
29
3 ПРАКТИКАЛЫҚ БӨЛІМ
33
3.1 Есептің қойылуы
33
3.2 Техникалық сипаттамасы
33
3.3 Ақпарат: құрылымы, түрлері, қасиеттері
34
3.4 Техникалық жабдықтарға талаптар
36
3.5 Программалық жабдықтарға талаптар
37
3.6 Мамандарды даярлауға талаптар
37
3.7 Қолданушы жетекшілігі
37
ҚОРЫТЫНДЫ
43
ҚОЛДАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР
44
КІРІСПЕ
Бізді қоршаған әлемде айналып жүретін ақпараттар тасқыны өте үлкен. Уақыт өткен сайын олар көбейеді. Сондықтан кез-келген үлкен де, кіші-гірім болса да, ұйымда тиімді жұмысты қамтамасыз ететін деректермен басқаруды ұйымдастырудың мәселесі туады. Кейбір ұйымдар ол үшін бумалары бар шкафтарды қолданады, бірақ-та көпшілігі компьютерленген әдістерді жоғары бағалайды - өйткені, ол үлкен көлемді мәліметтерді тиімді сақтауға, құрастыруға және жүйелеуге мүмкіндік беретін деректер базасы. Бүгін көпшілік қаражаттық, өнеркәсіптік, сауда және тағы басқа ұйымдардың жұмыстарын деректер базасынсыз ұсыну қиын. Деректер базасы жоқ болған жағдайда біз информациялық тасқын астында қалушы едік.
Бар информацияны компьютерлік негізге ауыстырудың көптеген салмақты себептері бар. Казіргі кезде информацияны ЭЕМ-де файлда сақтау қағазда сақтау бағасынан арзан. Деректер базасы информацияны сақтауға, жүйелеуге және қолданушыға оптималды әдіспен алып шығуға мүмкіндік береді. Клиентсерверлік технологияларды қолдану мәндік құралдарды сақтауға, ал ең негізгісі - ол керек информацияны алу үшін уақытты үнемдеуге мүмкіндік береді. Сонымен қатар баруды және жүргізуді ыңғайлатады, өйткені олар деректерді кешендік өндеуге және оларды орталықтандырып сақтауға негізделінген. ЭЕМ кез-келген форматты сақтауға мүмкіндік береді: тексті, сызбалар, қолмен жазылған нұсқадағы мәліметтерді, фотографияларды, дабысты және т.б.
Қазіргі нарықтық экономикаға түбегейлі көшу кезеңінде қаржылық есепке жүктелетін міндеттер қай кездегіден болмасын күрделі, ауқымды болып отыр. Өйткені қазіргі қоғамдық дамудың жаңа кезеңінде өндірістік қор - жабдықтарының мемлекеттік меншіктен ұжымдық және жеке меншіктерге ауысты. Осыған орай қазіргі кезде мемлекет, субъекті және жеке тұлғалар арасындағы экономикалық және қоғамдық қарым - қатынастар саясаты жаңа сипат алды. Бұл бойынша еліміздегі халық шаруашылығының қай саласындағы субъектілер болмасын олардың өндірістік және қаржылық іс - әрекеті өз шығындарын өзі өтеу, өзін - өзі қаржыландыру қағидаларына негізделуі тиіс.
Қазіргі уақытта Қазақстан нарықтық экономикасы дамыған елдің бірі ретінде танымал. Өте аз уақыт аралығында Қазақстан экономикада үлкен өзгерістер жасады. Сонымен қатар əлемдік мəдениетте, жаңа технологияны қолдануда үлкен жетістіктерге жетті. Қазіргі кезде еліміздің əлеуметтік- экономикалық өркендеуі байқалады.
ҚР президентi Нұрсұлтан Әбiшұлы Назарбаевтың Қазақстан халқына жолдауында, яғни Қазақстан - 2030 бағдарламасына сәйкес қоғамның барлық салаларында ақпараттандыру үрдiсi жүруде. Осыған сәйкес, экономиканың əртүрлі сфераларында автоматтандырылған ақпараттық жүйе жұмыс нəтижесін анықтайды. Бізді қоршаған əлемнің айналысындағы мəліметтердің ағыны өте зор. Уақыт бойынша олар тенденцияның арту жағына ие болып отыр. Сондықтан, үлкен, не кіші ұйым болсын, əрбір мұндай ұйымның тиімді жұмыс атқарылуын қамтамасыз ететін деректерін басқару мəселесі орын алады. Кейбір үйымдар ол үшін папкалары бар шкафтарды, ал көпшілігі үлкен көлемді мəліметтерді жүйелейтін, құрылымдайтын жəне нəтижелі сақтайтын деректер қорын - автоматтандырылған əдістерді қолданады. Қазіргі кездің өзінде көптеген қаражаттық, өнеркəсіптік, саудалық жəне т.б. ұйымдардың жұмысы деректер қорынсыз жүзеге асуы мүмкін емес. Егер осы автоматтандырылған жұмыс орындары болмаса, онда ұйымдар өздерінің мəліметтерінің көптігінен тұншығып қалар еді.
Берілген мəліметтерді компьютерлік негізіне ауыстырудың көптеген маңызды себептері бар. Деректер қоры мəліметтерді сақтап, құрылымдап, қажетті түрде пайдаланушыға ұсына алады. Клиентсерверлік технологияларды қолдану маңызды құралдарды сақтау, ал ең бастысы қажетті мəліметті алу кезінде уақыттың үнемділігі, сонымен қатар деректерді кешендік өңдеудің жəне оларды сақтауды орталықтандыруға негізделген енгізу мен рұқсат етілуді оңайлатады.
Зерттеу нысаны - жихаз жасап, сатумен айналысатын мекеме.
Дипломдық жұмыстың мақсаты жаңа құрал ретінде жобалау əдістері мен технологияларын, программалық жабдықтарды пайдалана отырып, шағын жихаз өндіруші мекеменің қаржы бөлімі маманының автоматтандырылған жұмыс орнын (АЖО) құру.
Осы мақсатқа жету үшін келесі міндеттерді шешу қажет:
oo Инфологиялық жобалауды жүзеге асыру;
oo Логикалық жобалауды жүзеге асыру;
oo Физикалық жобалауды жүзеге асыру;
oo Пайдаланушы нұсқаулығын әзірлеу.
Мақсаттарға осы ұйым үшін сенімді және оңтайландырылған электрондық дерекқорды әзірлеу арқылы қол жеткізіледі.
1 БАҒДАРЛАМАЛАУДЫҢ ТАҚЫРЫБЫН ТАЛҚЫЛАУ
1.1 Жихаз өндірісндегі қаржы мәселесі және электронды құжаталмасу
Жихаз өндіру бизнесі, тек Қазақстанның ғана емес, күллі әлемнің алға қояр нысаны деп айтуға болады.
Казіргі кездегі автоматтандырылған жүйелердің аппараттық құрылымына мыналар кіреді: есептеуіш техника құралдары; телекоммуникация және байланыс құралдары; әртүрлі қызмет көрсетулерді автоматтандыратын құрылғылар: автоматтар, сауда жүйесінің, пластикалық картешкелердің терминдары; ақша қаражатымен жұмыс істеуді автоматтандыратын құралдар.
ИЖ аймағында әзірленетін әртүрлі деңгейлі автоматтандырылған жұмыс орындар көбінесе техникалық құралдардың құрылымына, олардың архитектураларына және функционалдық мінездемелеріне қатысты болады. Сондықтан АЖО әзірлеу сатысында информацияларды сақтайтын, өндейтін және шығаратын техникалық құралдардың, функционалдық құрылғылар тізімінің, интерфейстердің және т.б. парамерлеріне талаптар жасалынады. Техникалық қамтамасыздандыруда ескерілетін, Қонақ үйі ұйымдастырушысының АЖО ерекшеліктеріне мыналар жатады: нақты уақытта жұмыс істеу; қатан құжаттармен жұмыс істеу, сонымен қатар керек деректерді сәйкес жерде баспаға шығару; өңделетін информацияның көлемі.
Қаржы дегеніміз не, ол қашан, қалай өріс алған ?
Қаржы дегеніміз - французша қолдағы ақша, кіріс деген ұғымды білдірген. Ал мемлекеттің пайда болып, оның дамуына сәйкес тауар - ақша айырбасының дамуына байланысты экономикалық өмір сақынасына көтерілген қаржы ұғымы ақша қаражаты қорын және оны пайдалану процесін айқындайтын экономикалық категория болып табылады. Сонан қаржының негізгі мәнісі тауар-ақша қатынастарын білдіруге саяды.
Ақша қоры-мемлекеттің қолындағы үлкен байлығы. Сондықтан да кез-келген мелекеттің ақша жөніндегі кірістері мен қорлардың басты материалдық бүлағы-ішкі жалпы өнім, оның құрамды бөлігі үлттық табыс болып саналады. Осыдан мемлекет қаржы арқылы өз қолындағы қорларды бөлу, қайта бөлу негізінде өндіріс дамуына, өндіру мен түтынуға ықпал жасап, бүл саладағы түбегейлі мідеттерді ойдағыдай шешіп отырады. Қаржы осындай ықпалды ерекшеліктерімен өндірістік қатынастар ауқымын анықтайды, базалық категорияға қоян-қолтық қатысты буынға айналады. Материалдық өндірістің үрдіс дамуына байланысты экономикалық категория түтқасын үстаған мемлекет қаржыны өз тарапынан реттеп, оның өрісіне кең жол ашып отырады.
Қандайда қоғамдық - экономикалық құрылысқа өндіріс қажет. Өндіріссіз ешбір қоғам өмір-сүре алмайтына көне тархтын дамуы айқын дәлел. Қоғамдық өндірістің маңызы орасан зор. Ол, біріншіден қоғамға аса қажетті алуан түрлі техника әзірлеп береді. Осы арқылы қоғамның өзінің техника, яғни еңбек қүралдарына деген тұтынуын қамтамасыз етеді. Екіншіден, өндіріс қоғам мшелерінің үдайы өсіп отыратын материалдық және рухани қажеттеріне қажет өнімдерді шығарады. Осымен қоғам мүшелерінің өмір тіршілігіне қажет заттарды-киімкешекті, жиһаз, турмыстық жабдықтарды, азық-түлікті үлғааймалыүрдіспен әзірлеп отырады. Сондықтан өндіріссіз-қоғам жоқ, түтынушысыз-өндіріс жоқ, деген қағида пайда болған.
Алайда, қоғамдық түрғыдан алғанда жалпы түтынуға арналып өндірілген барлық өнімдер толықтай алғанда тауар деген үғымды білдіреді. Бүл арада теориялық түрғыдан айрықша атап өтуге қажетті мәселе бар. Айталық, егер жеке адам өзін жекелей түтыну үшін нендей бір өнім шығаратын болса, оны саудаға шығармай, тек өзінің игілігіне ғана пайдаланған жағдайда, ол өнім шығарушы үшін тауар болып саналмайды. Егер шығарылған өнімді сауда-сатық жағдайында басқа бір түтынушы үшін сатып алса, онда әлгі өнім тауар атағына ие болады. Ал қоғамның тауар өндіріс арқылы шығарылатын өнім бірден тауар болып табылады. Жоғарыда аталғандай қоғамдық өндірістік өнім қоғамның өзінің де, жеке дара түтынушының да қажеттігіне айналады, сатылады. Осы тауарларды сатудан түскен ақша мемлекеттің қаржы қорын қурайды .
Қаржы - ақша қатынастарының ажырағыссыз бөлігі, ол әрқашан экономикалық жүйе шеңберіндегі қоғамдық үдайы өндірістің түрлі субъектілері арасындағы бүкіл ақша қатынастарын емес, тек айырықша ақша қатынастарын білдіреді, сондықтан оның ролі мен маңызы экономикалық қатынастарда қандай орын алатындығына байланысты.
Жалпықоғамдық өнім мен үлттық табысты жасау, бөлу және қайта бөлу процесінде қалыптаса отырып, қаржы қоғамының түпкілікті пайдалануға жіберілетін материалдық ресурстар бөлігінің ақшалай көрінісі болып табылады. Алайда қаржы ақша қатынастарының бүкіл сферасын қамтиды деп санау дүрыс болмас еді. Ақша катынастары ішінен тек олар арқылы мемлекеттің, оның аумақтық бөлімшелерінің, сондай-ақ шаруашылық жүргізуші субъектілердің жасалынатын ақша қорлары бүл қатынастардың мазмүны болып табылады. Ақша қатынастары жалпы алғанда қаржыдан кең. Қаржы тек ақша қорларының, атап айтқанда табыстар мен қорларымдардың қозғалысымен байланысты болатын ақша қатынастарын ғана қамтиды.
Экономикалық категория ретінде қаржының мазмұнын қүрайтын қатынастардың өзгешелігі олардың көрісінің әрқашан ақшалай нысаны болатындығында. Қаржы әр қашан ақша және тек ақша қатынастарын ғана білдіреді. Ақша болмаса қаржының болуы мүмкін емес, өйткені қаржы ақшаға байланысты болтын жалпы нышан. Сөйтіп кезгелген ақша катынасы қаржы қатынасы болуы мүмкін емес ал кезгелген қаржы қатынасы ол ақша катынасы болып табылады.
Қаржы қатынастары өзінің негізінде бөлгіштік қатынастар болып табылады. Қаржының арқасында экономиканың барлық қүрылымдық бөліктерінде және шаруашылық жүргізудің түрлі денгейлерінде қоғамдық өнім қүнын қайта бөлудің сан алуан процестері жузеге асады. Қаржы қатынастарының бөлгіштік сипаты экономикалық категория ретінде олардың айрықша белгісі болып табылады.
Қаржы қатынастарының ақшалай сипаты мен бөлгіштік сипаты қаржының аса маңызды белгілері болып табылады, бірақ тек ғана өзіне тән қасиетері емес, өйткені бүл белгілер бағаға да, еңбек ақы төлеуге де, несиеге де ортақ.
Қаржының ерекше белгілер : қорларды қалыптастыру, оларды белгілі бір мақсаттарға жүмсау, директивалық (сөзсіз болатын міндетті төлемдер), тепетендіктің болмауы (қаржыға баламалық тән емес).
Сөйтіп, қаржының қаралған өзгеше белгілері қаржының ерекшелігін атап көрсетеді.
Жоғарыда айтылғандардың негізінде қаржының қысқаша анықтамасын былайша тұжырымдауға болды : қаржы - бүл қоғамдық өнімді бөлу және қайта бөлу процесінде пайда болатын айрықша экономикалық қатынастардың жиынтығы, мұның нәтижесінде үдайы өндіріс қатысушыларының сан алуан қажеттіліктерін қанағаттандыру үшін олардың ақшалай табыстары мен қорлары жасалып, пайдалынады. Басқа сөзбен айтқанда қаржы ол ақшалай қорларды қалыптастырумен бөлумен және пайдаланумен болтын экономикалық қатынастар.
Қаржының қажеттігі тауар - ақша қатынастарының болуынан және қоғамдық дамудың қажеттіліктерінен туындайды. Қаржының басты арналымы - табыстар мен шаруашылық жүргізуші субъектілердің қаржы ресурстарына деген қажеттіліктерін қанағаттандырып отыру және бүл ресурстардың жүмсалуына бақылау жасау. Қаржы ресурстары - бүл жалпы ішкі өнім қунының бір бөлігін, атап айтқанда, ақша нысанындағы таза табысты бөлу және қайта бөлу процесінде жасалынатын мемлекеттің, шаруашылық жүргізуші субъектілердің және халықтың қарамағындағы ақша каражаттары, олар үлғаймалы ұдайы өндіріс пен жалпымемлекеттік қажеттіліктерді қамтамасыз етуге арналған.
Қаржы ресурстары болмаса, мемлекет өзінің ішкі және сыртқы саясатын жүзеге асыра алмайды, өзінің әлеуметтік - экономикалық бағдарламаларын, қорғаныс және елдің қауіпсіздігі фунцияларын қамтамасыз ете алмайды.
Қаржы ресурстарының қаржы қорларынан айырмашылығы бар. Қаржы қорлары - қаржылық әдіспен қалыптастырылған, белгілі бір қажеттіліктерді қанағаттандыруға пайдаланылатын мақсатты ақша қаражаттары.
Мемлекет, дәстүрлі фунциялардан басқа, шаруашылық процестерді реттеу жөнінде едәуір экономикалық функцияларды орындайды, сондықтан мемлекеттің қарамағында қаражаттарды орталықтандырудың дәрежесі айтарлықтай жоғары - мемлекеттік бюджет арқылы қазір жалпы ішкі өнімнің 20 пайыздан астамы және жиынтық қоғамдық өнімнің 10 пайыздайы бөлінеді.
Қаржының мәні, іс-әрекет механизмі және ролі оның функцияларынан айқын көрінеді. Қаржының мәнін толық ашу оның үғымы мен қажеттігін ғана емес, сонымен бірге қаржының қоғамдық арналымын, яғни оның функцияларын анықтауды да талап етеді.
Қазақстан экономикасының нарықтық қатынастарға енуі объективті түрде ақпараттық нарықтың құрылуын талап етеді. Көптеген дамыған елдерде ақпараттық нарық материалдық өндіріс пен қызмет көрсету салаларын нәтижелі түрде қамтамасыз етіп отыр. Ақпарат қазіргі кезде ұлттық стратегиялық ресурстың бір түріне айналды, және де ол айрықша тауар ретінде жалпы ұлттық өнімнің айрылмас бөлігі бола тұра, ақпараттық өнімдер мен қызметтер нарығында өз сұранысы мен ұсынысына ие.
Қазақстан Республикасы экономикасының ақпараттық аспектісінің қызмет етуі мен дамуы уақыт өте келе аса маңызды орын алуда, сондықтан экономиканың барлық нақты жағдайларын ақпараттық кеңістікте жариялау арқылы, оны Қазақстан Республикасының барлық ресурстарының тиімді әсерлесуін қамтамасыз ететін ғылымға негізделген ақпараттық технологиялардың көмегімен басқаруға мүмкіндік береді.
Көптеген кәсіпорындар нарықтық жағдайда ақпаратты кез келген мүлік секілді сақтауды, қорғауды және пайдалануды талап ететін бағалы ресурс ретінде қарастырады. Өндірістік және шаруашылық қызметті басқаруға қажетті ақпарат алу мақсатында кәсіпорын бухгалтерлік ақпараттық жүйесін құрады.
Бухгалтерлік есептегі ақпараттық жүйе - бұл экономикалық объектті басқаруға қажетті ақпаратты жинау, сақтау, жаңарту, өңдеу, қайта өңдеу және оны сыртқа шығару жүйесі.
Бухгалтерлік есептегі ақпараттық жүйесінің қазіргі нарығы өте үлкен қарқынмен дамуда. Оның даму тенденциясын келесідей факторлар арқылы айқындауға болады.
Біріншісі Қазақстан Республикасының экономикалық басқару құрылымдарын қайта құрумен және қайта ұйымдастырумен, яғни көптеген шағын кәсіпорындардың, фирмалардың және әр түрлі мүлік нысанындағы банктердің пайда болуымен байланысты.
Екіншісі барлық есеп саясатының, есеп әдістемелері мен әдістерінің өзгеруіне алып келген халықаралық есеп талаптарына сай, Қазақстан Республикасының Бухгалтерлік есеп стандарттарының жасалуы мен енгізілуіне байланысты.
Үшіншісі - бұл қарқынды түрде дербес компьютерлер мен программалық өнімдердің сырттан әкелінуі.
Төртіншісі - бұл телекоммуникация құралдарын пайдалану арқылы техникалық және программалық-ақпараттық платформалардың енгізілуіне негізделген жаңа ақпараттық технологиялардың пайда болуы.
Электронды құжаталмасу мәселесi кейiнгi кезде Қазақстан Республикасының компьютерлiк баспасөз прессаларында көп көтерiлiп жатыр. Белгiлi-бiр құрылымның, ұжымның құжат ағындарын айналдыруды оптималдандыруға негiзделген тиiмдi жүйе құру бүгiнгi күнде сол мекеменiң бәсекеге қабiлеттiлiгiн жоғарылатуға арналған негiзгi фактор болып табылады. Кез-келген мекемеде сарапшылардың бағалауы бойынша, дұрыс жобаланып жасалған сенiмдi құжаталмасу жүйесiнiң болмауы оның құжат айналымының 10%-ға дейiн төменделуіне әкеледi екен. Ғылым мен техниканың жаңашыл даму деңгейi бұл мәселенi компьютерлiк ақпараттық технологияларды қолданып шешуге мүмкiндiк бередi [1].
Отандық нарықта құжаталмасу жүйесiн еңгiзудiң екi бағыты қолданысқа ие болды: отандық және батыстық. Құжаттармен жұмыс iстеудiң Қазақстандық тәсiлдерiнiң негiзгi ерекшелiктерiн атап өтейiн:
1 Қазақстанда құжаталмасу вертикальды принциппен жүргiзiледi, яғни жетекшiден орындаушыға немесе керiсiнше жеткiзiледi. Шетелдерде горизонтальды принцип қолданылады: ол орындаушыдан орындаушыға ауысып отырады. [2].
2 Қазақстанда құжат арнайы тiркеу журналдарында, карточкаларда тiркеледi, бұл құжат жөнiндегi ақпарат жинағыш болып табылады. Сонымен, құжаталмасу және iс-қағаздарын жүргiзу процесiн іске асыру үшiн осы құжаттардың мазмұнын түсiнбейтiн, оған ешқандай қатысы жоқ арнайы iс-жүргiзушi маман отырады. Мұндай тәжiрибе Батыста қолданылмайды. [1].
3 Ұйымдар мен олардың арасында құжаттардың алмасуы Қазақстандық iс-жүргiзу қызметтерiнде корпоративтiк қана емес Мемлекеттiк стандарттарға (МЕСТ) бағынады, өйткенi осындай жүйелерге тапсырыс берушiлердiң көпшiлiгi мемлекеттiк құрылымдар. [4].
4 Ақпараттық және компьютерлiк технологиялардың кең таралуына қарамастан отандық кәсiпорындардың көпшiлiгi құжаталмасуды әлi күнге қағаз жүзiнде орындап келедi. Батыста iс-жүргiзу және құжаталмасу көп уақыттан берi электронды түрге ауысқан. Жүйе ұжымдық жұмыстар (календарлық ұйымдық құрылымдар, мәліметтерді бірдей қолдану, "жариялау" тақтасы, талқыланатын форумдар және т.б) үшін орындаушылар барлық құралдармен қамтамасыз етілетіндей етіп құрылуы қажет. Осылайша қарастырылатын жүйе бизнес-процестерді және құжат ағымдарын басқарудың автоматтандырылған функциясын іске асырудан басқа, қосымшаларды ұжымдық қолдану мүмкіндіктеріне ие болу керек. Олардың айрықшаланатын негіздері ол-бір жұмысшыны немесе бірнеше қосымшыларды қозғайды, сонымен қатар жұмыстың жүру маршрутын қадағалайды және оны сипаттайды.
Жұмыстың орындалуын бақылау. Бұл критерий қазіргі заманғы өнеркәсіп ісі үшін критикалық болып келеді. Құжаталмасудың дәстүрлік жүйесі көрсетілген функцияларға ие емес. Керісінше, құжаталмасу жүйесі өңдеу нысандарының орындалу жұмыстарының эстафетасын анықталған технология бойынша әртүрлі орындаушы группалар арасында бере алатындай, процестің орындалуын бақылай алатындай, оның норматив бойынша жүруінен ауытқуын анықтайтындай, процестің жалпы аяқталуына осы ауытқулардың әсерін болжай алатындай етіп құрылуы керек. Жүйеде құжатайналым процесін басқару тура оперативті түрде болу қажет; бұл құжаттардың өңделу ретіне қолданушылардың еңгізген өзгертулері тез және өзара келісімді түрде енуді білдіреді. Құжаттардың жүру процесінің нақты еңгізілген өзгертулері және орындаушының аты журналда мунутына дейін дәл тіркеледі. Орындаушының әрекетін толық бақылау жағдайларында осының арқасында жауапты адамдарға ерекше жағдайлардың және кешігулердің болғаны туралы мәлімет беруді ұйымдастыруды қамтамасыз етеді.
Осындай жақындықтың ерекшелігі көрініп тұр. Біріншіден, жұмыстың орындалуын бақылау функциясына ие жұмыстың ағымын басқару жүйесін еңгізу, бақылау функциясын сәйкесінше жүйе, орындаушы және кәсіпорын басшысының арасында үйлесімді түрде қайта бөлуді, шығармашылық мақсаттарды шешу үшін персоналдың интеллектуалды қорларын көрсетуді қамтамасыз етеді [3]. Екіншіден, жұмысты орындауды басқару есебі құжатайналым жүйесінің бір функциясы болып еңгізілгендіктен басқару мақсатын іске асыруға субъективтік фактордың әсерін (орындаушының өзіндік қасиеттері, бақылау нәтижелерін бұрмалау немесе қателердің болуы және т.б) шектейді. Үшіншіден, көрсетілген функция кәсіпорынның әр қызметкерінің ісін көрнекті етеді, яғни басқарушыға қызметкердің қаншалықты жұмысының көптілігін, оның іскерлігін, берілген есепті шешу үшін өзінің күшін қаншалықты шоғырлайтындығы туралы мәлімет береді.
Сонымен қатар басқарушы орындаушы ісінің әртүрлі аспектілерін және құжаттарды өңдеудің нәтижелерін сипаттайтын статистикалық және аналитикалық мәлімет алуға мүмкіндігі бар.
Жүйе мәліметті ұжымдық түрде қарапайым әдіспен басқарылатындай етіп құрылуы қажет. Құжатайналымын конфиденциалды түрде ұйымдастыру үшін жүйе функционалды аяқталған құралдар жиынынан тұруы қажет. Сондықтан ол қолданушылардан қосымша жөндеулерді сұрамау керек.
Жүйе электрондық және кәдімгі (қағаздық) құжаттардың бірге қолданылуын қамтамасыз етуі керек. Қолданушыдан да, басқарушыдан да бұндай жүйе компьютерлік технология облысында арнайы дайындықты және кез-келген ғылыми методиканы қажет етпейді. Құжатты өңдеу процесін жүйемен дұрыс жоспарлау үшін көптеген жағдайларда кәдімгі канцеляриялық жұмыс тәжірибесі ғана қажет[4].
Жүйені таңдау кезінде маңызды критерилердің бірі болып программалық платформаны (серверлік компоненттер) таңдау болып табылады. Көріп тұрғанымыздай жүйе танымал және көп қолданылатын платформада негізделуі керек.
Ұйымдар көбінесе өздерінің қызметтерінде Microsoft (MS BackOffice, MS Office) компаниясының жүйелік және қолданушылық программалық негізін үнемі қолданатындықтан интегралданған шешімді еңгізу салымдардың үнемделуіне әкеледі. Осылайша арзан бағаға алынған программалық өнімге ие электрондық құжатайналым жүйесі бірыңғай және толық жүйені құрайды [1].
Құжатайналымды қайта құру, құрылымның өзгеруінен, кәсіпорынның көлемінен және басқару процестерін жаңарту кезінде пайда болуы мүмкін. Бұл кезде жұмыс істеп тұрған құжатайналым жүйесінің қайтадан жөнделуін сұрамау керек. Жүйенің енуі келесі сценаридің біреуімен істелінуі керек: толық немесе этап бойынша, яғни ең басында іс жүргізу жұмысының критикалық ауданын қамту және бірте-бірте кәсіпорынның барлық масштабында таралуы керек. Бұндай жүйе қиын емес процедураларды орындағаннан кейін жұмысын бастайды. Осының арқасында шығындалған құралдардың тез ақталуын көрсетеді. Жүйені алғаш рет орнатқан кезде қымбат болып табылатын алдын-ала жобалауды қажет етпейді, себебі осындай процедуралар кейін де орындалуы мүмкін.
Жоғары сапалық және жүйені басқарудың қолайлығы, жылдам және қолданушылардың мәліметтерге тез қол жеткізе алатындығы жалпы орталықталынған мәліметтер қоймасымен іске асырылуы керек.
Жүйе құжаттың барлық өзгертулерден өткен түрлерін сақтау керек. Осының арқасында қажет болған кезде процестің жүру жолын немесе үлгі ретінде қажет болатын бастапқы текстерді тез арада қалпына келтіруге болады [5]. Бұл жағдайда архив мөлшері құрылғының мүмкіндіктерімен шектеледі және қазіргі заманғы желілік технологияларды қолданған кезде жүйе архиві көптеген жыл бойы істеген мекемелердің құжаттарын сақтай алады.
Құжатайналым жүйесі арнайы архивтік болып позицияланбайды, бірақ үлкен көлемді емес кәсіпорын үшін (мысалы, 16 GB-қа дейін Microsoft BackOffice үшін) көп сақталған мәліметтер архивтік болып қолданылады, өйткені кейбір жүйелер үшін маңызды функцияларды қамтамасыз етеді (мәліметтердің тіркелуі, өңдеу механизмі). Әдетте қажет болған жағдайда құжатайналым жүйесі контекстік іздеуді және тасудың әртүрлі физикалық түрлерін қолдамайтындықтан, құжат, өзінің белсенді фазасының қызмет ету кезі аяқталғаннан кейін жүйеден арнайы архивтік жүйеге ұзақ уақыт сақталу үшін берілуі мүмкін (мысалы, DOCS Open-ге, Excalibur және т.б.) [6].
Жүйе алдын-ала анықталған технологиялық сұлбалар маршруты және орындаушылармен берілген өзінің деңгейінде белгілі-бір бостандықпен шешім қабылдау арқылы құжаттармен жұмыстарды ұйымдастыра алатын және орындай алатын функцияға ие болу керек [5]. Өңдеу процестерін жобалау (және олардың келешекте орындалуын бақылау) қарапайым және CASE-жүйесінің кейбір қасиеттеріне ие түсінікті графикалық құрылғыларды қолданумен жүреді. Бұл еңгізуді, алдын-ала сатып алуды арзандатады және де мәліметтерді жобалаудың программалық құралдарын меңгеруді қажет етпейді. Жүйе нормалық эксплуатация режиміне үзіліссіз қалпына қайта келетіндей болу керек, яғни осы арқылы жұмыс ретіне өзгерістерді және жақсартуларды қажет болған жағдайда еңгізуге болады.
Құжаттарды өңдеу процестері барлық жүйе масштабында және оның кез-келген бөлігінде бақыланады және басқарылады. Әр түрлі жерде отырған бірнеше қолданушылармен құжатты бірге, көп этапты өңдеу олардың тікелей қатысуын және тікелей байланысын қажет етпейді. Себебі жүйенің әрқайсысы өзінің жұмысының уақытында орындалуын қадағалайды.
Мәліметтерді бекітілмеген доступтан сақтау. Барлық құжаттар, олардың өңделу ережелері, жіберу маршруттары және қызметтік мәліметтері қасақана енуден қорғалуы қажет. Басқаша айтқанда жүйе кепілді тұрақтылық үшін қабылданған қорғаныс стандартын қолдауы керек (мысалы, Windows NT деңгейіндегі С2-класы), сонымен қатар қазіргі заманғы криптографикалық қорғаныс және электронды қол қою құралдар методы қолданылуы тиіс.
1.2 Мекемедегі құжат айналым
Құжат-кез-келген кәсiпорынның қызметiнiң базасын құрайтын ақпаратты көрсетудiң негiзгi тәсiлi болып табылады. Ақпарат құрылымдық болады, оны сақтаумен және басқарумен мәлiметтер базалары және қолданбалы ақпараттық жүйелер айналысады. Сонымен құрылымдық және құрылымдық емес құжаттар арасында бiртектес байланыс болады. Құрылымдық ақпаратты сақтауды және өңдеудi автоматтандыру қажеттiгiне күмән келтiруге болмайды, өйткенi ол орындаған ақпараттың үлкен көлемiн қолмен iстеу мүмкiн емес. Осыған орай электронды құжаталмасудың негiзгi артықшылықтарын атап көрсетейік:
Электронды құжаталмасудың тиiмдiлiгi кәсiпорынның жалпы жұмыс тиiмдiлгiн жоғарылатады;
Архивтердегi сақталатын құжаттар саны өте көп болғанда, жұмыс ауданын қысқартуға әкеледi;
Қажеттi құжаттарды iздеу және оларға ену жылдамдығын арттырады. Бұл оның тиiмдiлiгiнiң ең алдыңғы көрсеткiшi.
Көшiрмелерге, канцеляриялық тауарларға шығындардың азаюы;
Орындаушылар арасында құжаттарды беру уақытын қысқарту;
Осы дипломдық жобаның мақсаты - ЖШС Жанна жеке кәсiпорынының автоматтандырылған құжат алмасу жүйесiн жасау.
Дамудың әрбір кезеңінде адамзаттың алдында ақпарат жинақтау, өңдеу және тарату мәселелері тұрды. Көп уақыт бойы осы мәселені шешудің негізгі құралдары ретінде адам миы, тіл және есту мүшелері қолданылып келді. Ең алғашқы өзгеріс жазу өнерінің келуімен, одан соң кітап басудың шығуымен болды. Осы кезеңдегіақпарат тасығыш құралы ретінде қағаз қолданылды.
Осы жағдай ЭЕМ-нің келуімен түбірімен өзгерді. Алғашқы ЭЕМ-ры үлкен автоматты арифмометрлер ретінде қолданылды. Бұл қадам адам қызметінің ақпаратты өңдеудегі негізгі бөлім болып табылатын кешенді автоматтандыруға ауысты.
ЭЕМ-рын жүйелік қолданудың әлемдік тәжірибедегі бір мысалына мәлеметтерді өңдеу жүйесін, мысалы банктік операцияларды, бухгалтерлік есептерді, билеттерді өңдеуді автоматтандыру жатады. Осындай операциялардың тиімділігі автоматтандырылған ақпараттық базаларға сүйенеді. Бұл дегеніміз, ЭЕМ-ң жадысында жүйенің жұмысына қажетті ақпарат сақталады.
Кезекті есепті шешу кезінде жүйе көп емес қосымша ақпаратты еңгізуді ғана қажет етеді, ал қалғаны ақпараттық базаның өзінен алынады. Жаңа еңгізілген ақпараттың әр бір бөлігі жүйенің ақпараттық базасын өзгертеді.
Ақпараттың ЭЕМ-ң жадысында сақталуы оған жаңа динамамикалық сапа береді. Жаңашыл ЭЕМ-ғы автоматты баспаға шығару қызметі қажетті жағдайда осы ақпараттан таңдау бойынша кез-келген мәліметті қағазға шығарып береді.
Қаржылық есеп қазіргі кездегі кәсіпорынды басқарудың эффектілігін анықтайтын факторлардың бірі болып отыр және оның енгізілуіне дұрыс қарау кәсіпкерлікте үлкен табыстылыққа қол жеткіздіреді. Бухгалтерлік есептің берілгендерін менеджерлар, экономисттер, қаржылық жобалау бөлімшесінің қызметкерлері, өндірістік учаскілердің басшылары, сол сияқты инвесторлар, аудиторлар, салық органдары қолдана алады және бұл оның кәсіпорынды басқару жүйесіндегі орнының ерекше екендігін көрсетеді. Өзімен шаруашылық процестердің ақпараттық жүйесін білдіріп, бухгалтерлік есеп қазіргі кездегі кәсіпорындарда үлкен номенклатурасымен, шаруашылық операциялар ағынының үлкен тығыздылығымен, есептің берілгендерін өңдеу уақытына қойылатын қатаң талаптармен сипатталады.
Қазақстанда қоғамдық өмірдің барлық жағына әсер ететіндей үлкен экономикалық өзгерістер болып жатыр. Бұл өзгерістер, әсіресе бухгалтерлік есепті жүргізу әдістемесі облысында анық көрінген. Соңғы екі жылдың ішінде осы облысқа қатысты, есепті жүргізудің әдістемесін толығымен өзгерткен екі заңды акт қабылданды. Біріншіден, есептің жаңа Жобасы [7] қабылданды, екіншіден, қаржылық және салықтық есеп бөлінді.
Қаржылық есепті, сол сияқты аналитикалық және оперативті есептерді қазіргі талаптар негізінде жүргізу ақпараттық технологиясыз мүмкін емес. Сондықтан кез келген кәсіпорында ерте ме, кеш пе қаржылық, бухгалтерлік есепті автоматтандыру сұрағы туындайды. Басқарманың осындай тенденцияға бей - жай көз қарасы бір қатар проблемаларға әкеледі. Мысалы, құжаттардың жоғалуы немесе басшының қате сомма көрсетілген келісімге қол қоюы. Нәтижесінде, басқарма осы немесе басқа да проблеманы шешудің ұйымдасқан түрін табады- ол қаржылық есепті автоматтандыру.
1.3 Кәсiпорындардағы және кiшi офистердегi құжат айналымды жоба аралық зерттеу
1.3.1 Құжатайналымды ұйымдастырудың негiзгi принциптерi
Көбінесе барлық кәсіпорындарда, әсіресе мемлекеттің бағынышындағы кәсіпорындарында жалпы бөлімдер бар. Олардың атаулары әртүрлі болуы мүмкін, мысалы, іс жүргізудің жалпы бөлімі, жалпы бөлім, қаржылық бөлім, есептік бөлім, істерді басқару және т.б, бірақ ең бастысы-осы бөлімшенің негізі олардың атауларына қарамастан барлық өнеркәсіпте бірдей және осы кәсіпорында құжаттар ағымын (бұйрықтар, хаттар, тапсырмалар және т.б) ұйымдастыру болып табылады.
Осы бөлімшелерде қолданылатын құжаттардың негізгі түрлерін және атрибутикасын, жұмыстардың және құжаттардың ағымын қарастырайық. Ірі кәсіпорынның орталық құжатайналымымен қоса арнайы құжатайналым бар (кәсіпорынның бөлімшелерінде, құжатайналымның арнайы бөлімшелерінде және т.б).
Осы бөлімде кәсіпорын үшін құжатайналымның басқарылатын және тұрақты ұйымдастырудың негізгі принциптері көрсетілген. Олардың барлығы әдебиеттерде жазылған және кез-келген басқарушыға таныс, бірақ олар әдетте орындалмайды.
Құжатайналымның негізгі принципі ол-құжаттың локальды архиві ешкімде болмауы. Кез-келген құжаттар архивіне енбеген кіруші құжат орындалмайтындар қатарына енеді. Мекемеде тиісті қызмет орыны бар, яғни канцелярия. Оның негізі құжаттардың өтуін қадағалау болып табылады. Канцелярияда тіркелмеген құжаттар әдетте тез жоғалады.
Мекемеде кіруші құжаттардың тек бір каналы ғана болу керек. Бөлімшелер канцелярияға мәліметтерді тез арада береді ( on-line режимінде). Құжаттарды осылай тіркеу пунктері канцелярия бөлімшелері болып табылады [7].
1.4 Құжаттар түрi, тараулары және олардың өзара байланыстары. Құжаттар атрибуттары
Кәсіпорынның жұмысында қолданылатын құжаттардың сипаттамалары мен негізгі түрлерін қарастырайық. Кәсіпорынның жұмысында қолданылатын құжаттардың түрлері өте көп (жек кәсіпорындарда олардың саны 500-600-ге дейін жетеді). Қолданылатын құжаттардың негізгі түрлерінің саны үшеу ғана.
* Кірістік. Бұл кәсіпорынға сыртқы серіктестіктерден келіп түскен құжаттар. Көптеген кірістік құжаттар сәйкесінше шығыстық құжаттарды алдын-ала анықталған мерзімде туғызу керек. Мерзімі нормативтік актпен немесе кірістік құжатта көрсетілген орындалу мерзімімен анықталады
* Шығыстық. Көптеген шығыстық құжаттар ұйымның кірістік құжаттарға жауабы болып табылады. Шығыстық құжаттардың кейбір бөлігі кәсіпорынның өз ішіндегі құжаттар негізінде дайындалады. Шығыстық құжаттардың кішкене бөлігінің саны кірістік құжаттарды талап етуі мүмкін (мысалы мынадай сұраныс: Келесі сұрақтар бойынша ... мерзіміне дейін... мәлімет берсеңіз).
* Ішкі. Бұл құжаттар кәсіпорынның жұмысын ұйымдастыру үшін арналған. Жалпы бөлім арқылы барлық ішкі құжаттар өтпейді, тек кәсіпорын ірі құрылымдық бөлімшелерінің құжаталмасуы және кәсіпорын басшыларының бұйрықтары ғана өтеді және де жалпы бөлім арқылы шығыстықты тудыратындар ғана өтеді. Жобалық ұйымдар үшін (жәненемесе өнеркәсіптік кәсіпорындар) ішкі құжаттар болып сонымен қатар Конструкторлық құжаттар саналады.
Осы түрлердің құжаттары әртүрлі болуы мүмкін. Бұл хат, бұйрықтар, айналыстағы нұсқаулар және т.б болуы мүмкін. Кәсіпорында құжат түрі ретінде әдетте осы бөлімдер саналады және де олар детальданған болып келеді (мысалы, хат болса, онда неге арналып жазылған).
Канцелярия ісі бойынша осы бөлім қызықты емес, бірақ ішкі толық жүйеде бұл қажет нәрсе. Әрі қарай мұнда құжаттардың канцеляриялық түрлері ғана қарастырылады-кірістік, шығыстық және ішкі.
Жалпы бөлімнен өтетін барлық құжаттардың өзіндік тіркелетін номерлері бар (құжаттың әр түріне арналған алгоритм мүмкіндіктері). Тіркелген номері жоқ кез-келген құжат-бұл тек жай қағаз, яғни құжат емес. Оны құжат қылатын-тіркеу нөмірі болып табылады [8].
Әр сыбайластың құжаттар атрибуттары әр түрлі. Барлық кәсіпорындарда кездесетін атрибуттардың жалпы бөлігін ерекшелеуге болады. Бірақ осы жалпы атрибуттар канцеляриялық құжаттарда әр түрлі.
* Құжаттардың жалпы атрибуттары.
Канцеляриялық құжаттың негізгі атрибуттары:
Құжаттың тіркелу номері. Тіркелетін номер құрылымы кірістік, шығыстық және ішкі құжаттар үшін әр түрлі болады. Тіркелетін номердің құрылымы әр ұйымда әр түрлі анықталады.
Құжат көзі (контрагент). Құжаттың қайдан алынғанын көрсетеді. Кірістік құжаттар үшін бұл ұйым, ал ішкі және шығыстық құжаттар үшін бұл бөлімше немесе кәсіпорын басшысы. Құжатты іске асырушы әрқашан біреу. Кей кезде құжатты орындайтын екі адам болады (кәсіпорынның кадрлық құрылымының ауысуы кезіндегі ұзақ уақыт қолданылатын құжаттар үшін ).
Кәсіпорын қызметінің номенклатурасы бойынша құжаттың коды. Осы атрибут өзінің кәсіпкерлік қызметінде шешілетін сұрақтар қатарына құжатты тағайындайды. Қызметтің номенклатурасы-кәсіпорынның қызметінің формальды тізімі, ол белгілі-бір уақыт кезеңіне бекітіледі (әдетте бір жылға). Осы номенклатура басында статикалық болып табылды, қазіргі заман жағдайында қызмет номенклатурасы жоғары динамикалық құжат болып табылады және ол жылына 1-4 рет жаңарып отырады [9].
Құжат түріне байланысты атрибуттар
Берілген құжат түрінен ерекше атрибуттар төменде көрсетілген.
Кірістік құжаттар базалық атрибуттардан басқа келесілерден тұрады:
Бақылаудың орындалу мерзімі. Бұл атрибут тікелей кірістік атрибуттан немесе кірістік құжат түрінен алынады. Ол кірістік құжаттардың орындалу мерзімін (мысалы, ҚР-ң азаматтығын беру туралы арызы консульдық бөлімге арызды берген күнінен бастап 6 ай ішінде қаралуы керек).
Бақылаушы тұлға. Әдетте ол кәсіпорынның басшыларының бірі болып табылады және ол құжатты орындайтын бір адамды тағайындайды. Бұл атрибут барлық кірістік құжаттарда емес, тек өте маңызды және жауапты құжаттарда ғана беріледі.
Ішкі құжаттар стандартты атрибуттардан басқа келесі атрибуттарға ие:
Кәсіпорынның бөлімшелерінің тізімі- танысу үшін.
Бақылау мерзімі-танысу немесе орындалу .
Құжаттырды орындаушылардың тізімі.
Шығыстық құжаттардың келесідей қосымша атрибуттары болады:
Негізгі-құжат. Бұл атрибут ылғида болады, себебі кірістік және ішкі атрибуттардан туындалады..
Тарату тізімі.
Жауап берудің мерзімі. Бұл атрибут сирек кездеседі және ол барлық кәсіпорындарда болмайды.
Нақты мекемелерде бұл атрибуттар басқа да аттармен кездеседі немесе көп мөлшерлі қосымша атрибуттармен толықтыруы мүмкін. Бірақта жоғарыда көрсетілген атрибуттар барлық кәсіпорындардың канцелярияларында кездеседі. [10].
1.5 Құжаттардың өзара байланысы
Канцеляриядан өткен барлық құжаттар өзара байланысқан, яғни олар басқа құжаттарға байланысты. Көбінесе көп жағдайда кірістік құжат өзіне тиісті шығыстық құжатты туындайды. Осындай байланыссыз тек ішкі және кірістік құжаттар ғана пайда болады. Кірістік құжаттар өзінің туындауына әкелетін шығыстық құжаттармен және де басқа кірістік құжаттармен байланыста болады (Өзара келісімді процесс немесе жауапты нақтылау 2.1 сур.). Барлық құжаттар құжаттарды басқару жүйесінде және орындалуды басқару жүйесінде байланысқан (бір жұмысқа қатысты). Бұдан біз байланыстардың қайталануын көріп отырмыз. [11].
1.6 Типтік процестер
Бұл бөлімде құжаттар динамикасына көшеміз, құжаттардың өзін қараумен қатар құжаттарды өңдеу процестеріне тоқталамыз. Канцелярияның басты процесі, кәсіпорын арқылы кірістік құжаттардың өтуі болып табылады.Канцелярия кірістік құжаттардың орындалу мерзімін бақылайды, дәлірек айтқанда фискалды функцияларды атқарады: кім және қашан құжаттардың орындалуын тоқтатты. Сонымен қатар құжаттың өтуінің екі маршруты бар:
Тікелей орындаушыға жіберіледі.
Орталық аппаратқа шешім қабылдау үшін жіберіледі.
Екінші маршрут осы құжаттың бәрібір бақылауға қойылатынын білдіреді. Кәсіпорынның орталық аппаратына орындалу үшін келіп түсетін құжаттарды екінші маршруттармен шатастыруға болмайды (мысалы, егер хатта Кәсіпорын мүдірлеріне...). Мұндай құжаттар үшін (орталық аппаратына орындалу үшін келіп түсетін құжаттар) жауапты орындаушы болып кәсіпорынның мүдірі немесе оның көмекшісі болып табылады [13]. Екінші маршрут бойынша өтетін құжаттар үшін жауапты орындаушы болып орта дәрежедегі басшы болады, ал мүдірлер тек жұмыстың шешімін ғана бақылайды.
Тәжірибеден көріп отырғанымыздай екінші сұлба бойынша өтетін жұмыстар ғана ірі кәсіпорындардың канцелярияларының бақылауынан өтеді. Бірінші сұлба бойынша өтетін жұмыстар әдетте тұрып қалады, сонымен қатар өңделу кезінде жоғалып кетуі де мүмкін. Егер болашақта мүдірлердің біреуіне осы жұмыс туралы мәлімет қажет болып қалған жағдайда канцелярияда проблемалар туындауы мүмкін.
Кірістік корреспонден
цияны өңдеу
Шығыстық құжатты құру процесі
Орындаушылар
Канцелярия
Жауапты орындаушы
Кірістік корреспонден
цияны өңдеу
Шығыстық құжатты құру процесі
Орындаушылар
Канцелярия
Жауапты орындаушы
Сурет 1 -Кірістік құжатты тікелей өңдеу
Канцелярияның көптеген проблемалары құжатты толық өңдеу жолын емес, тек жауапты орындаушыларды ғана бақылауға міндетті болуынан болады. Құжаттарды толық өңдеу жолы бөлімнің құжатайналым ұйымының жүйе деңгейінде немесе арнайы іс қағаз жүргізу деңгейінде бақыланады (канцелярияның құжатайналым жүйесінің автоматтандырылған байланысын қарау қажет).
Жоғарыда кәсіпорынның орталықтандырылған канцеляриясының жұмысына сипаттама берілді. Ірі кәсіпорындарда құжатайналымы жоғары болған кезде канцелярия жұмысы орталықтанған принципі бойынша құрылуы мүмкін. Кәсіпорынның әр бөлімшесі өзіне тиісті корреспонденция бөлімін алады. Кірістік корреспонденция номері тізімді номерленеді (кім бірінші номерді алды т.с.с) немесе кірістік құжат номеріне бөлімшелер номері еңгізіледі,ал номерлеу әр бөлімшеде әр түрлі жүргізіледі. Шығыстық корреспонденция әрқашан бір жолмен өтеді [15].
Кірістік құжаттарды орталықтанған түрде қабылдау дүние жүзінде таралған. Тimes газетін мысалға ретінде келтіруге болады. Сексенінші жылдардың соңында халықтың хаттарын өңдеу бөлімінің реорганизациясы кезінде (ол да канцелярия болып табылады, бірақ арнаулы канцелярия) корреспонденцияны бөлшектеудің көптеген жұмыстары Ұлыбритандық хаттамаға берілді. Бұл мақсатқа жету үшін газет басшылары корреспонденцияны бірнеше абоненттік хат жәшіктері арқылы қабылдады (бұрын барлық корреспонденция үшін бір мекен-жай болды). Екі жылдық колданудан кейін мекен-жайдағы қателіктер (басқа мекен-жайға жіберу) тек 2%-ды ғана құрайтыны анықталды. Мұндай ұйымдастыру кірістік корреспонденцияны өңдеу бөлімшесінің қызметкерлерін екі есе қысқартуға мүмкіндік берді (немесе 6 есе бәсекелеспе вариантымен салыстырғанда). Канцелярияның жұмысында халықтың хаттарымен жұмыс істеу ғана жетілмей тұр. Көптеген жағдайларда бұл жалпы іс жүргізуге қатысты. Айрықшаланатындар қатарына тек хатпен жұмыс істеу олардың негізгі өндірістік қызметі болып саналатын ұйымдар жатады (теледидар,радио компаниялары, газеттер, журналдар, ақпараттық агенствалар және т.б). Халықтың құжаттарын өңдеу кезінде басқа түрлі классификаторлар қолданылады. Хаттардың атрибуттары бойынша айқарма статистикасы маңызды болып табылады. Ол Ресейдің Мемлекеттік теледидар, радиосының Корреспонденцияны өңдеудің автоматтандырылған жүйесін әзірлеу тәжирибесіне негізделеді. Бұрындағыдай мақсатты іске асырмаса да бұл жүйе әрі қолданылып жүр. Ірі мемлекеттік ұйымдарда халықтың хаттарын есепке алынады және олардың орындалуы қатаң бақыланады (мысалы, Украинаның Мемлекеттік банкі). Көріп отырғанымыздай халықтың хаттарын өңдеу әлі де зертеуден өту керек.
Құжатайналым көлемін бағалау
Бұл пункт өте қысқа болып келеді. Мұнда әр түрлі ұйымдар үшін корреспонденцияның көлемін бағалау келтірілген. Мысал үшін Украинаның Мемлекеттік банкысы арқылы бір жылда: 16 мың кірістік құжат (одан басқа банктың бөлімшелеріне орталықтанған 8 мың құжат келіп түседі.), 25 мың халықтың хаты, 24 мың шығыстық құжат өтеді. Канцелярияның өзінде құжаттар туралы мәлімет тізімі құжаттың 90% үшін үш жыл, ал қалған 10% бес жыл сақталады. Құжаттардың текстері канцелярияда келесі жылдың соңына дейін сақталады, содан кейін олар архивке ұзақ жыл бойы сақталу үшін беріледі [17]. Өкінішке орай бұл ұйымдардағы құжаттардың түр бойынша бөлімшесі белгісіз. Бірақ кірістік және шығыстық құжаттар шамамен тең үйлескен деп айта аламыз.
Осындай көлемді құжаттарды сақтауға арналған мәліметтер базасын қарастырайық. Құжаттың карточкасы дискте 2 Кб (бұл сан DOCS Open құжатындағы карточкаға сай келеді) орын алады және сонымен қатар 1Кб орынды оның индексі алады. Осылайша бір құжат үшін дискте мәліметтерді сақтау үшін 3 Кб дисктік кеңістік қажет. Ірі кәсіпорындарда жылына 50-100 мың құжат жиналса және де құжаттың ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Қорғауға жіберілді
Автоматика және ақпараттық технологиялар
кафедрасының меңгерушісі
_________ А.Д. Золотов
______________2021 ж.
ДИПЛОМДЫҚ ЖҰМЫС
Тақырыбы: Жиһаз компаниясы тауарының сатылуын есепке алу ақпараттық ішкі жүйесін құру
5В070300 - Ақпараттық жүйелер мамандығы бойынша
Орындаған Тұрғанбаева А.С.
Ғылыми жетекші, э.ғ.к. Смагулов С.К.
Нормобақылаушы
Семей 2021
МАЗМҰНЫ
КІРІСПЕ
3
1 БАҒДАРЛАМАЛАУДЫҢ ТАҚЫРЫБЫН ТАЛҚЫЛАУ
5
1.1 Жихаз өндірісндегі қаржы мәселесі және электронды құжаталмасу
5
1.2 Мекемедегі құжат айналым
11
1.3 Кәсiпорындардағы және кiшi офистердегi құжат айналымды жоба аралық зерттеу
13
1.3.1 Құжатайналымды ұйымдастырудың негiзгi принциптерi
13
1.4 Құжаттар түрi, тараулары және олардың өзара байланыстары. Құжаттар атрибуттары
14
1.5 Құжаттардың өзара байланысы
16
1.6 Типтік процестер
16
1.7 Құжаттар архиві және олармен жұмыс істеу реті. Динамикалық және статикалық архив
20
2 ЖОБАЛЫҚ БӨЛІМ
23
2.1.1 Автоматтандырылған жұмыс орны
23
2.1.2 Негізгі ұғымдар. Бағдарлама құру кезінде шешілетін тапсырмалар
25
2.3 Кестелердің байланыс сұлбасы
29
3 ПРАКТИКАЛЫҚ БӨЛІМ
33
3.1 Есептің қойылуы
33
3.2 Техникалық сипаттамасы
33
3.3 Ақпарат: құрылымы, түрлері, қасиеттері
34
3.4 Техникалық жабдықтарға талаптар
36
3.5 Программалық жабдықтарға талаптар
37
3.6 Мамандарды даярлауға талаптар
37
3.7 Қолданушы жетекшілігі
37
ҚОРЫТЫНДЫ
43
ҚОЛДАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР
44
КІРІСПЕ
Бізді қоршаған әлемде айналып жүретін ақпараттар тасқыны өте үлкен. Уақыт өткен сайын олар көбейеді. Сондықтан кез-келген үлкен де, кіші-гірім болса да, ұйымда тиімді жұмысты қамтамасыз ететін деректермен басқаруды ұйымдастырудың мәселесі туады. Кейбір ұйымдар ол үшін бумалары бар шкафтарды қолданады, бірақ-та көпшілігі компьютерленген әдістерді жоғары бағалайды - өйткені, ол үлкен көлемді мәліметтерді тиімді сақтауға, құрастыруға және жүйелеуге мүмкіндік беретін деректер базасы. Бүгін көпшілік қаражаттық, өнеркәсіптік, сауда және тағы басқа ұйымдардың жұмыстарын деректер базасынсыз ұсыну қиын. Деректер базасы жоқ болған жағдайда біз информациялық тасқын астында қалушы едік.
Бар информацияны компьютерлік негізге ауыстырудың көптеген салмақты себептері бар. Казіргі кезде информацияны ЭЕМ-де файлда сақтау қағазда сақтау бағасынан арзан. Деректер базасы информацияны сақтауға, жүйелеуге және қолданушыға оптималды әдіспен алып шығуға мүмкіндік береді. Клиентсерверлік технологияларды қолдану мәндік құралдарды сақтауға, ал ең негізгісі - ол керек информацияны алу үшін уақытты үнемдеуге мүмкіндік береді. Сонымен қатар баруды және жүргізуді ыңғайлатады, өйткені олар деректерді кешендік өндеуге және оларды орталықтандырып сақтауға негізделінген. ЭЕМ кез-келген форматты сақтауға мүмкіндік береді: тексті, сызбалар, қолмен жазылған нұсқадағы мәліметтерді, фотографияларды, дабысты және т.б.
Қазіргі нарықтық экономикаға түбегейлі көшу кезеңінде қаржылық есепке жүктелетін міндеттер қай кездегіден болмасын күрделі, ауқымды болып отыр. Өйткені қазіргі қоғамдық дамудың жаңа кезеңінде өндірістік қор - жабдықтарының мемлекеттік меншіктен ұжымдық және жеке меншіктерге ауысты. Осыған орай қазіргі кезде мемлекет, субъекті және жеке тұлғалар арасындағы экономикалық және қоғамдық қарым - қатынастар саясаты жаңа сипат алды. Бұл бойынша еліміздегі халық шаруашылығының қай саласындағы субъектілер болмасын олардың өндірістік және қаржылық іс - әрекеті өз шығындарын өзі өтеу, өзін - өзі қаржыландыру қағидаларына негізделуі тиіс.
Қазіргі уақытта Қазақстан нарықтық экономикасы дамыған елдің бірі ретінде танымал. Өте аз уақыт аралығында Қазақстан экономикада үлкен өзгерістер жасады. Сонымен қатар əлемдік мəдениетте, жаңа технологияны қолдануда үлкен жетістіктерге жетті. Қазіргі кезде еліміздің əлеуметтік- экономикалық өркендеуі байқалады.
ҚР президентi Нұрсұлтан Әбiшұлы Назарбаевтың Қазақстан халқына жолдауында, яғни Қазақстан - 2030 бағдарламасына сәйкес қоғамның барлық салаларында ақпараттандыру үрдiсi жүруде. Осыған сәйкес, экономиканың əртүрлі сфераларында автоматтандырылған ақпараттық жүйе жұмыс нəтижесін анықтайды. Бізді қоршаған əлемнің айналысындағы мəліметтердің ағыны өте зор. Уақыт бойынша олар тенденцияның арту жағына ие болып отыр. Сондықтан, үлкен, не кіші ұйым болсын, əрбір мұндай ұйымның тиімді жұмыс атқарылуын қамтамасыз ететін деректерін басқару мəселесі орын алады. Кейбір үйымдар ол үшін папкалары бар шкафтарды, ал көпшілігі үлкен көлемді мəліметтерді жүйелейтін, құрылымдайтын жəне нəтижелі сақтайтын деректер қорын - автоматтандырылған əдістерді қолданады. Қазіргі кездің өзінде көптеген қаражаттық, өнеркəсіптік, саудалық жəне т.б. ұйымдардың жұмысы деректер қорынсыз жүзеге асуы мүмкін емес. Егер осы автоматтандырылған жұмыс орындары болмаса, онда ұйымдар өздерінің мəліметтерінің көптігінен тұншығып қалар еді.
Берілген мəліметтерді компьютерлік негізіне ауыстырудың көптеген маңызды себептері бар. Деректер қоры мəліметтерді сақтап, құрылымдап, қажетті түрде пайдаланушыға ұсына алады. Клиентсерверлік технологияларды қолдану маңызды құралдарды сақтау, ал ең бастысы қажетті мəліметті алу кезінде уақыттың үнемділігі, сонымен қатар деректерді кешендік өңдеудің жəне оларды сақтауды орталықтандыруға негізделген енгізу мен рұқсат етілуді оңайлатады.
Зерттеу нысаны - жихаз жасап, сатумен айналысатын мекеме.
Дипломдық жұмыстың мақсаты жаңа құрал ретінде жобалау əдістері мен технологияларын, программалық жабдықтарды пайдалана отырып, шағын жихаз өндіруші мекеменің қаржы бөлімі маманының автоматтандырылған жұмыс орнын (АЖО) құру.
Осы мақсатқа жету үшін келесі міндеттерді шешу қажет:
oo Инфологиялық жобалауды жүзеге асыру;
oo Логикалық жобалауды жүзеге асыру;
oo Физикалық жобалауды жүзеге асыру;
oo Пайдаланушы нұсқаулығын әзірлеу.
Мақсаттарға осы ұйым үшін сенімді және оңтайландырылған электрондық дерекқорды әзірлеу арқылы қол жеткізіледі.
1 БАҒДАРЛАМАЛАУДЫҢ ТАҚЫРЫБЫН ТАЛҚЫЛАУ
1.1 Жихаз өндірісндегі қаржы мәселесі және электронды құжаталмасу
Жихаз өндіру бизнесі, тек Қазақстанның ғана емес, күллі әлемнің алға қояр нысаны деп айтуға болады.
Казіргі кездегі автоматтандырылған жүйелердің аппараттық құрылымына мыналар кіреді: есептеуіш техника құралдары; телекоммуникация және байланыс құралдары; әртүрлі қызмет көрсетулерді автоматтандыратын құрылғылар: автоматтар, сауда жүйесінің, пластикалық картешкелердің терминдары; ақша қаражатымен жұмыс істеуді автоматтандыратын құралдар.
ИЖ аймағында әзірленетін әртүрлі деңгейлі автоматтандырылған жұмыс орындар көбінесе техникалық құралдардың құрылымына, олардың архитектураларына және функционалдық мінездемелеріне қатысты болады. Сондықтан АЖО әзірлеу сатысында информацияларды сақтайтын, өндейтін және шығаратын техникалық құралдардың, функционалдық құрылғылар тізімінің, интерфейстердің және т.б. парамерлеріне талаптар жасалынады. Техникалық қамтамасыздандыруда ескерілетін, Қонақ үйі ұйымдастырушысының АЖО ерекшеліктеріне мыналар жатады: нақты уақытта жұмыс істеу; қатан құжаттармен жұмыс істеу, сонымен қатар керек деректерді сәйкес жерде баспаға шығару; өңделетін информацияның көлемі.
Қаржы дегеніміз не, ол қашан, қалай өріс алған ?
Қаржы дегеніміз - французша қолдағы ақша, кіріс деген ұғымды білдірген. Ал мемлекеттің пайда болып, оның дамуына сәйкес тауар - ақша айырбасының дамуына байланысты экономикалық өмір сақынасына көтерілген қаржы ұғымы ақша қаражаты қорын және оны пайдалану процесін айқындайтын экономикалық категория болып табылады. Сонан қаржының негізгі мәнісі тауар-ақша қатынастарын білдіруге саяды.
Ақша қоры-мемлекеттің қолындағы үлкен байлығы. Сондықтан да кез-келген мелекеттің ақша жөніндегі кірістері мен қорлардың басты материалдық бүлағы-ішкі жалпы өнім, оның құрамды бөлігі үлттық табыс болып саналады. Осыдан мемлекет қаржы арқылы өз қолындағы қорларды бөлу, қайта бөлу негізінде өндіріс дамуына, өндіру мен түтынуға ықпал жасап, бүл саладағы түбегейлі мідеттерді ойдағыдай шешіп отырады. Қаржы осындай ықпалды ерекшеліктерімен өндірістік қатынастар ауқымын анықтайды, базалық категорияға қоян-қолтық қатысты буынға айналады. Материалдық өндірістің үрдіс дамуына байланысты экономикалық категория түтқасын үстаған мемлекет қаржыны өз тарапынан реттеп, оның өрісіне кең жол ашып отырады.
Қандайда қоғамдық - экономикалық құрылысқа өндіріс қажет. Өндіріссіз ешбір қоғам өмір-сүре алмайтына көне тархтын дамуы айқын дәлел. Қоғамдық өндірістің маңызы орасан зор. Ол, біріншіден қоғамға аса қажетті алуан түрлі техника әзірлеп береді. Осы арқылы қоғамның өзінің техника, яғни еңбек қүралдарына деген тұтынуын қамтамасыз етеді. Екіншіден, өндіріс қоғам мшелерінің үдайы өсіп отыратын материалдық және рухани қажеттеріне қажет өнімдерді шығарады. Осымен қоғам мүшелерінің өмір тіршілігіне қажет заттарды-киімкешекті, жиһаз, турмыстық жабдықтарды, азық-түлікті үлғааймалыүрдіспен әзірлеп отырады. Сондықтан өндіріссіз-қоғам жоқ, түтынушысыз-өндіріс жоқ, деген қағида пайда болған.
Алайда, қоғамдық түрғыдан алғанда жалпы түтынуға арналып өндірілген барлық өнімдер толықтай алғанда тауар деген үғымды білдіреді. Бүл арада теориялық түрғыдан айрықша атап өтуге қажетті мәселе бар. Айталық, егер жеке адам өзін жекелей түтыну үшін нендей бір өнім шығаратын болса, оны саудаға шығармай, тек өзінің игілігіне ғана пайдаланған жағдайда, ол өнім шығарушы үшін тауар болып саналмайды. Егер шығарылған өнімді сауда-сатық жағдайында басқа бір түтынушы үшін сатып алса, онда әлгі өнім тауар атағына ие болады. Ал қоғамның тауар өндіріс арқылы шығарылатын өнім бірден тауар болып табылады. Жоғарыда аталғандай қоғамдық өндірістік өнім қоғамның өзінің де, жеке дара түтынушының да қажеттігіне айналады, сатылады. Осы тауарларды сатудан түскен ақша мемлекеттің қаржы қорын қурайды .
Қаржы - ақша қатынастарының ажырағыссыз бөлігі, ол әрқашан экономикалық жүйе шеңберіндегі қоғамдық үдайы өндірістің түрлі субъектілері арасындағы бүкіл ақша қатынастарын емес, тек айырықша ақша қатынастарын білдіреді, сондықтан оның ролі мен маңызы экономикалық қатынастарда қандай орын алатындығына байланысты.
Жалпықоғамдық өнім мен үлттық табысты жасау, бөлу және қайта бөлу процесінде қалыптаса отырып, қаржы қоғамының түпкілікті пайдалануға жіберілетін материалдық ресурстар бөлігінің ақшалай көрінісі болып табылады. Алайда қаржы ақша қатынастарының бүкіл сферасын қамтиды деп санау дүрыс болмас еді. Ақша катынастары ішінен тек олар арқылы мемлекеттің, оның аумақтық бөлімшелерінің, сондай-ақ шаруашылық жүргізуші субъектілердің жасалынатын ақша қорлары бүл қатынастардың мазмүны болып табылады. Ақша қатынастары жалпы алғанда қаржыдан кең. Қаржы тек ақша қорларының, атап айтқанда табыстар мен қорларымдардың қозғалысымен байланысты болатын ақша қатынастарын ғана қамтиды.
Экономикалық категория ретінде қаржының мазмұнын қүрайтын қатынастардың өзгешелігі олардың көрісінің әрқашан ақшалай нысаны болатындығында. Қаржы әр қашан ақша және тек ақша қатынастарын ғана білдіреді. Ақша болмаса қаржының болуы мүмкін емес, өйткені қаржы ақшаға байланысты болтын жалпы нышан. Сөйтіп кезгелген ақша катынасы қаржы қатынасы болуы мүмкін емес ал кезгелген қаржы қатынасы ол ақша катынасы болып табылады.
Қаржы қатынастары өзінің негізінде бөлгіштік қатынастар болып табылады. Қаржының арқасында экономиканың барлық қүрылымдық бөліктерінде және шаруашылық жүргізудің түрлі денгейлерінде қоғамдық өнім қүнын қайта бөлудің сан алуан процестері жузеге асады. Қаржы қатынастарының бөлгіштік сипаты экономикалық категория ретінде олардың айрықша белгісі болып табылады.
Қаржы қатынастарының ақшалай сипаты мен бөлгіштік сипаты қаржының аса маңызды белгілері болып табылады, бірақ тек ғана өзіне тән қасиетері емес, өйткені бүл белгілер бағаға да, еңбек ақы төлеуге де, несиеге де ортақ.
Қаржының ерекше белгілер : қорларды қалыптастыру, оларды белгілі бір мақсаттарға жүмсау, директивалық (сөзсіз болатын міндетті төлемдер), тепетендіктің болмауы (қаржыға баламалық тән емес).
Сөйтіп, қаржының қаралған өзгеше белгілері қаржының ерекшелігін атап көрсетеді.
Жоғарыда айтылғандардың негізінде қаржының қысқаша анықтамасын былайша тұжырымдауға болды : қаржы - бүл қоғамдық өнімді бөлу және қайта бөлу процесінде пайда болатын айрықша экономикалық қатынастардың жиынтығы, мұның нәтижесінде үдайы өндіріс қатысушыларының сан алуан қажеттіліктерін қанағаттандыру үшін олардың ақшалай табыстары мен қорлары жасалып, пайдалынады. Басқа сөзбен айтқанда қаржы ол ақшалай қорларды қалыптастырумен бөлумен және пайдаланумен болтын экономикалық қатынастар.
Қаржының қажеттігі тауар - ақша қатынастарының болуынан және қоғамдық дамудың қажеттіліктерінен туындайды. Қаржының басты арналымы - табыстар мен шаруашылық жүргізуші субъектілердің қаржы ресурстарына деген қажеттіліктерін қанағаттандырып отыру және бүл ресурстардың жүмсалуына бақылау жасау. Қаржы ресурстары - бүл жалпы ішкі өнім қунының бір бөлігін, атап айтқанда, ақша нысанындағы таза табысты бөлу және қайта бөлу процесінде жасалынатын мемлекеттің, шаруашылық жүргізуші субъектілердің және халықтың қарамағындағы ақша каражаттары, олар үлғаймалы ұдайы өндіріс пен жалпымемлекеттік қажеттіліктерді қамтамасыз етуге арналған.
Қаржы ресурстары болмаса, мемлекет өзінің ішкі және сыртқы саясатын жүзеге асыра алмайды, өзінің әлеуметтік - экономикалық бағдарламаларын, қорғаныс және елдің қауіпсіздігі фунцияларын қамтамасыз ете алмайды.
Қаржы ресурстарының қаржы қорларынан айырмашылығы бар. Қаржы қорлары - қаржылық әдіспен қалыптастырылған, белгілі бір қажеттіліктерді қанағаттандыруға пайдаланылатын мақсатты ақша қаражаттары.
Мемлекет, дәстүрлі фунциялардан басқа, шаруашылық процестерді реттеу жөнінде едәуір экономикалық функцияларды орындайды, сондықтан мемлекеттің қарамағында қаражаттарды орталықтандырудың дәрежесі айтарлықтай жоғары - мемлекеттік бюджет арқылы қазір жалпы ішкі өнімнің 20 пайыздан астамы және жиынтық қоғамдық өнімнің 10 пайыздайы бөлінеді.
Қаржының мәні, іс-әрекет механизмі және ролі оның функцияларынан айқын көрінеді. Қаржының мәнін толық ашу оның үғымы мен қажеттігін ғана емес, сонымен бірге қаржының қоғамдық арналымын, яғни оның функцияларын анықтауды да талап етеді.
Қазақстан экономикасының нарықтық қатынастарға енуі объективті түрде ақпараттық нарықтың құрылуын талап етеді. Көптеген дамыған елдерде ақпараттық нарық материалдық өндіріс пен қызмет көрсету салаларын нәтижелі түрде қамтамасыз етіп отыр. Ақпарат қазіргі кезде ұлттық стратегиялық ресурстың бір түріне айналды, және де ол айрықша тауар ретінде жалпы ұлттық өнімнің айрылмас бөлігі бола тұра, ақпараттық өнімдер мен қызметтер нарығында өз сұранысы мен ұсынысына ие.
Қазақстан Республикасы экономикасының ақпараттық аспектісінің қызмет етуі мен дамуы уақыт өте келе аса маңызды орын алуда, сондықтан экономиканың барлық нақты жағдайларын ақпараттық кеңістікте жариялау арқылы, оны Қазақстан Республикасының барлық ресурстарының тиімді әсерлесуін қамтамасыз ететін ғылымға негізделген ақпараттық технологиялардың көмегімен басқаруға мүмкіндік береді.
Көптеген кәсіпорындар нарықтық жағдайда ақпаратты кез келген мүлік секілді сақтауды, қорғауды және пайдалануды талап ететін бағалы ресурс ретінде қарастырады. Өндірістік және шаруашылық қызметті басқаруға қажетті ақпарат алу мақсатында кәсіпорын бухгалтерлік ақпараттық жүйесін құрады.
Бухгалтерлік есептегі ақпараттық жүйе - бұл экономикалық объектті басқаруға қажетті ақпаратты жинау, сақтау, жаңарту, өңдеу, қайта өңдеу және оны сыртқа шығару жүйесі.
Бухгалтерлік есептегі ақпараттық жүйесінің қазіргі нарығы өте үлкен қарқынмен дамуда. Оның даму тенденциясын келесідей факторлар арқылы айқындауға болады.
Біріншісі Қазақстан Республикасының экономикалық басқару құрылымдарын қайта құрумен және қайта ұйымдастырумен, яғни көптеген шағын кәсіпорындардың, фирмалардың және әр түрлі мүлік нысанындағы банктердің пайда болуымен байланысты.
Екіншісі барлық есеп саясатының, есеп әдістемелері мен әдістерінің өзгеруіне алып келген халықаралық есеп талаптарына сай, Қазақстан Республикасының Бухгалтерлік есеп стандарттарының жасалуы мен енгізілуіне байланысты.
Үшіншісі - бұл қарқынды түрде дербес компьютерлер мен программалық өнімдердің сырттан әкелінуі.
Төртіншісі - бұл телекоммуникация құралдарын пайдалану арқылы техникалық және программалық-ақпараттық платформалардың енгізілуіне негізделген жаңа ақпараттық технологиялардың пайда болуы.
Электронды құжаталмасу мәселесi кейiнгi кезде Қазақстан Республикасының компьютерлiк баспасөз прессаларында көп көтерiлiп жатыр. Белгiлi-бiр құрылымның, ұжымның құжат ағындарын айналдыруды оптималдандыруға негiзделген тиiмдi жүйе құру бүгiнгi күнде сол мекеменiң бәсекеге қабiлеттiлiгiн жоғарылатуға арналған негiзгi фактор болып табылады. Кез-келген мекемеде сарапшылардың бағалауы бойынша, дұрыс жобаланып жасалған сенiмдi құжаталмасу жүйесiнiң болмауы оның құжат айналымының 10%-ға дейiн төменделуіне әкеледi екен. Ғылым мен техниканың жаңашыл даму деңгейi бұл мәселенi компьютерлiк ақпараттық технологияларды қолданып шешуге мүмкiндiк бередi [1].
Отандық нарықта құжаталмасу жүйесiн еңгiзудiң екi бағыты қолданысқа ие болды: отандық және батыстық. Құжаттармен жұмыс iстеудiң Қазақстандық тәсiлдерiнiң негiзгi ерекшелiктерiн атап өтейiн:
1 Қазақстанда құжаталмасу вертикальды принциппен жүргiзiледi, яғни жетекшiден орындаушыға немесе керiсiнше жеткiзiледi. Шетелдерде горизонтальды принцип қолданылады: ол орындаушыдан орындаушыға ауысып отырады. [2].
2 Қазақстанда құжат арнайы тiркеу журналдарында, карточкаларда тiркеледi, бұл құжат жөнiндегi ақпарат жинағыш болып табылады. Сонымен, құжаталмасу және iс-қағаздарын жүргiзу процесiн іске асыру үшiн осы құжаттардың мазмұнын түсiнбейтiн, оған ешқандай қатысы жоқ арнайы iс-жүргiзушi маман отырады. Мұндай тәжiрибе Батыста қолданылмайды. [1].
3 Ұйымдар мен олардың арасында құжаттардың алмасуы Қазақстандық iс-жүргiзу қызметтерiнде корпоративтiк қана емес Мемлекеттiк стандарттарға (МЕСТ) бағынады, өйткенi осындай жүйелерге тапсырыс берушiлердiң көпшiлiгi мемлекеттiк құрылымдар. [4].
4 Ақпараттық және компьютерлiк технологиялардың кең таралуына қарамастан отандық кәсiпорындардың көпшiлiгi құжаталмасуды әлi күнге қағаз жүзiнде орындап келедi. Батыста iс-жүргiзу және құжаталмасу көп уақыттан берi электронды түрге ауысқан. Жүйе ұжымдық жұмыстар (календарлық ұйымдық құрылымдар, мәліметтерді бірдей қолдану, "жариялау" тақтасы, талқыланатын форумдар және т.б) үшін орындаушылар барлық құралдармен қамтамасыз етілетіндей етіп құрылуы қажет. Осылайша қарастырылатын жүйе бизнес-процестерді және құжат ағымдарын басқарудың автоматтандырылған функциясын іске асырудан басқа, қосымшаларды ұжымдық қолдану мүмкіндіктеріне ие болу керек. Олардың айрықшаланатын негіздері ол-бір жұмысшыны немесе бірнеше қосымшыларды қозғайды, сонымен қатар жұмыстың жүру маршрутын қадағалайды және оны сипаттайды.
Жұмыстың орындалуын бақылау. Бұл критерий қазіргі заманғы өнеркәсіп ісі үшін критикалық болып келеді. Құжаталмасудың дәстүрлік жүйесі көрсетілген функцияларға ие емес. Керісінше, құжаталмасу жүйесі өңдеу нысандарының орындалу жұмыстарының эстафетасын анықталған технология бойынша әртүрлі орындаушы группалар арасында бере алатындай, процестің орындалуын бақылай алатындай, оның норматив бойынша жүруінен ауытқуын анықтайтындай, процестің жалпы аяқталуына осы ауытқулардың әсерін болжай алатындай етіп құрылуы керек. Жүйеде құжатайналым процесін басқару тура оперативті түрде болу қажет; бұл құжаттардың өңделу ретіне қолданушылардың еңгізген өзгертулері тез және өзара келісімді түрде енуді білдіреді. Құжаттардың жүру процесінің нақты еңгізілген өзгертулері және орындаушының аты журналда мунутына дейін дәл тіркеледі. Орындаушының әрекетін толық бақылау жағдайларында осының арқасында жауапты адамдарға ерекше жағдайлардың және кешігулердің болғаны туралы мәлімет беруді ұйымдастыруды қамтамасыз етеді.
Осындай жақындықтың ерекшелігі көрініп тұр. Біріншіден, жұмыстың орындалуын бақылау функциясына ие жұмыстың ағымын басқару жүйесін еңгізу, бақылау функциясын сәйкесінше жүйе, орындаушы және кәсіпорын басшысының арасында үйлесімді түрде қайта бөлуді, шығармашылық мақсаттарды шешу үшін персоналдың интеллектуалды қорларын көрсетуді қамтамасыз етеді [3]. Екіншіден, жұмысты орындауды басқару есебі құжатайналым жүйесінің бір функциясы болып еңгізілгендіктен басқару мақсатын іске асыруға субъективтік фактордың әсерін (орындаушының өзіндік қасиеттері, бақылау нәтижелерін бұрмалау немесе қателердің болуы және т.б) шектейді. Үшіншіден, көрсетілген функция кәсіпорынның әр қызметкерінің ісін көрнекті етеді, яғни басқарушыға қызметкердің қаншалықты жұмысының көптілігін, оның іскерлігін, берілген есепті шешу үшін өзінің күшін қаншалықты шоғырлайтындығы туралы мәлімет береді.
Сонымен қатар басқарушы орындаушы ісінің әртүрлі аспектілерін және құжаттарды өңдеудің нәтижелерін сипаттайтын статистикалық және аналитикалық мәлімет алуға мүмкіндігі бар.
Жүйе мәліметті ұжымдық түрде қарапайым әдіспен басқарылатындай етіп құрылуы қажет. Құжатайналымын конфиденциалды түрде ұйымдастыру үшін жүйе функционалды аяқталған құралдар жиынынан тұруы қажет. Сондықтан ол қолданушылардан қосымша жөндеулерді сұрамау керек.
Жүйе электрондық және кәдімгі (қағаздық) құжаттардың бірге қолданылуын қамтамасыз етуі керек. Қолданушыдан да, басқарушыдан да бұндай жүйе компьютерлік технология облысында арнайы дайындықты және кез-келген ғылыми методиканы қажет етпейді. Құжатты өңдеу процесін жүйемен дұрыс жоспарлау үшін көптеген жағдайларда кәдімгі канцеляриялық жұмыс тәжірибесі ғана қажет[4].
Жүйені таңдау кезінде маңызды критерилердің бірі болып программалық платформаны (серверлік компоненттер) таңдау болып табылады. Көріп тұрғанымыздай жүйе танымал және көп қолданылатын платформада негізделуі керек.
Ұйымдар көбінесе өздерінің қызметтерінде Microsoft (MS BackOffice, MS Office) компаниясының жүйелік және қолданушылық программалық негізін үнемі қолданатындықтан интегралданған шешімді еңгізу салымдардың үнемделуіне әкеледі. Осылайша арзан бағаға алынған программалық өнімге ие электрондық құжатайналым жүйесі бірыңғай және толық жүйені құрайды [1].
Құжатайналымды қайта құру, құрылымның өзгеруінен, кәсіпорынның көлемінен және басқару процестерін жаңарту кезінде пайда болуы мүмкін. Бұл кезде жұмыс істеп тұрған құжатайналым жүйесінің қайтадан жөнделуін сұрамау керек. Жүйенің енуі келесі сценаридің біреуімен істелінуі керек: толық немесе этап бойынша, яғни ең басында іс жүргізу жұмысының критикалық ауданын қамту және бірте-бірте кәсіпорынның барлық масштабында таралуы керек. Бұндай жүйе қиын емес процедураларды орындағаннан кейін жұмысын бастайды. Осының арқасында шығындалған құралдардың тез ақталуын көрсетеді. Жүйені алғаш рет орнатқан кезде қымбат болып табылатын алдын-ала жобалауды қажет етпейді, себебі осындай процедуралар кейін де орындалуы мүмкін.
Жоғары сапалық және жүйені басқарудың қолайлығы, жылдам және қолданушылардың мәліметтерге тез қол жеткізе алатындығы жалпы орталықталынған мәліметтер қоймасымен іске асырылуы керек.
Жүйе құжаттың барлық өзгертулерден өткен түрлерін сақтау керек. Осының арқасында қажет болған кезде процестің жүру жолын немесе үлгі ретінде қажет болатын бастапқы текстерді тез арада қалпына келтіруге болады [5]. Бұл жағдайда архив мөлшері құрылғының мүмкіндіктерімен шектеледі және қазіргі заманғы желілік технологияларды қолданған кезде жүйе архиві көптеген жыл бойы істеген мекемелердің құжаттарын сақтай алады.
Құжатайналым жүйесі арнайы архивтік болып позицияланбайды, бірақ үлкен көлемді емес кәсіпорын үшін (мысалы, 16 GB-қа дейін Microsoft BackOffice үшін) көп сақталған мәліметтер архивтік болып қолданылады, өйткені кейбір жүйелер үшін маңызды функцияларды қамтамасыз етеді (мәліметтердің тіркелуі, өңдеу механизмі). Әдетте қажет болған жағдайда құжатайналым жүйесі контекстік іздеуді және тасудың әртүрлі физикалық түрлерін қолдамайтындықтан, құжат, өзінің белсенді фазасының қызмет ету кезі аяқталғаннан кейін жүйеден арнайы архивтік жүйеге ұзақ уақыт сақталу үшін берілуі мүмкін (мысалы, DOCS Open-ге, Excalibur және т.б.) [6].
Жүйе алдын-ала анықталған технологиялық сұлбалар маршруты және орындаушылармен берілген өзінің деңгейінде белгілі-бір бостандықпен шешім қабылдау арқылы құжаттармен жұмыстарды ұйымдастыра алатын және орындай алатын функцияға ие болу керек [5]. Өңдеу процестерін жобалау (және олардың келешекте орындалуын бақылау) қарапайым және CASE-жүйесінің кейбір қасиеттеріне ие түсінікті графикалық құрылғыларды қолданумен жүреді. Бұл еңгізуді, алдын-ала сатып алуды арзандатады және де мәліметтерді жобалаудың программалық құралдарын меңгеруді қажет етпейді. Жүйе нормалық эксплуатация режиміне үзіліссіз қалпына қайта келетіндей болу керек, яғни осы арқылы жұмыс ретіне өзгерістерді және жақсартуларды қажет болған жағдайда еңгізуге болады.
Құжаттарды өңдеу процестері барлық жүйе масштабында және оның кез-келген бөлігінде бақыланады және басқарылады. Әр түрлі жерде отырған бірнеше қолданушылармен құжатты бірге, көп этапты өңдеу олардың тікелей қатысуын және тікелей байланысын қажет етпейді. Себебі жүйенің әрқайсысы өзінің жұмысының уақытында орындалуын қадағалайды.
Мәліметтерді бекітілмеген доступтан сақтау. Барлық құжаттар, олардың өңделу ережелері, жіберу маршруттары және қызметтік мәліметтері қасақана енуден қорғалуы қажет. Басқаша айтқанда жүйе кепілді тұрақтылық үшін қабылданған қорғаныс стандартын қолдауы керек (мысалы, Windows NT деңгейіндегі С2-класы), сонымен қатар қазіргі заманғы криптографикалық қорғаныс және электронды қол қою құралдар методы қолданылуы тиіс.
1.2 Мекемедегі құжат айналым
Құжат-кез-келген кәсiпорынның қызметiнiң базасын құрайтын ақпаратты көрсетудiң негiзгi тәсiлi болып табылады. Ақпарат құрылымдық болады, оны сақтаумен және басқарумен мәлiметтер базалары және қолданбалы ақпараттық жүйелер айналысады. Сонымен құрылымдық және құрылымдық емес құжаттар арасында бiртектес байланыс болады. Құрылымдық ақпаратты сақтауды және өңдеудi автоматтандыру қажеттiгiне күмән келтiруге болмайды, өйткенi ол орындаған ақпараттың үлкен көлемiн қолмен iстеу мүмкiн емес. Осыған орай электронды құжаталмасудың негiзгi артықшылықтарын атап көрсетейік:
Электронды құжаталмасудың тиiмдiлiгi кәсiпорынның жалпы жұмыс тиiмдiлгiн жоғарылатады;
Архивтердегi сақталатын құжаттар саны өте көп болғанда, жұмыс ауданын қысқартуға әкеледi;
Қажеттi құжаттарды iздеу және оларға ену жылдамдығын арттырады. Бұл оның тиiмдiлiгiнiң ең алдыңғы көрсеткiшi.
Көшiрмелерге, канцеляриялық тауарларға шығындардың азаюы;
Орындаушылар арасында құжаттарды беру уақытын қысқарту;
Осы дипломдық жобаның мақсаты - ЖШС Жанна жеке кәсiпорынының автоматтандырылған құжат алмасу жүйесiн жасау.
Дамудың әрбір кезеңінде адамзаттың алдында ақпарат жинақтау, өңдеу және тарату мәселелері тұрды. Көп уақыт бойы осы мәселені шешудің негізгі құралдары ретінде адам миы, тіл және есту мүшелері қолданылып келді. Ең алғашқы өзгеріс жазу өнерінің келуімен, одан соң кітап басудың шығуымен болды. Осы кезеңдегіақпарат тасығыш құралы ретінде қағаз қолданылды.
Осы жағдай ЭЕМ-нің келуімен түбірімен өзгерді. Алғашқы ЭЕМ-ры үлкен автоматты арифмометрлер ретінде қолданылды. Бұл қадам адам қызметінің ақпаратты өңдеудегі негізгі бөлім болып табылатын кешенді автоматтандыруға ауысты.
ЭЕМ-рын жүйелік қолданудың әлемдік тәжірибедегі бір мысалына мәлеметтерді өңдеу жүйесін, мысалы банктік операцияларды, бухгалтерлік есептерді, билеттерді өңдеуді автоматтандыру жатады. Осындай операциялардың тиімділігі автоматтандырылған ақпараттық базаларға сүйенеді. Бұл дегеніміз, ЭЕМ-ң жадысында жүйенің жұмысына қажетті ақпарат сақталады.
Кезекті есепті шешу кезінде жүйе көп емес қосымша ақпаратты еңгізуді ғана қажет етеді, ал қалғаны ақпараттық базаның өзінен алынады. Жаңа еңгізілген ақпараттың әр бір бөлігі жүйенің ақпараттық базасын өзгертеді.
Ақпараттың ЭЕМ-ң жадысында сақталуы оған жаңа динамамикалық сапа береді. Жаңашыл ЭЕМ-ғы автоматты баспаға шығару қызметі қажетті жағдайда осы ақпараттан таңдау бойынша кез-келген мәліметті қағазға шығарып береді.
Қаржылық есеп қазіргі кездегі кәсіпорынды басқарудың эффектілігін анықтайтын факторлардың бірі болып отыр және оның енгізілуіне дұрыс қарау кәсіпкерлікте үлкен табыстылыққа қол жеткіздіреді. Бухгалтерлік есептің берілгендерін менеджерлар, экономисттер, қаржылық жобалау бөлімшесінің қызметкерлері, өндірістік учаскілердің басшылары, сол сияқты инвесторлар, аудиторлар, салық органдары қолдана алады және бұл оның кәсіпорынды басқару жүйесіндегі орнының ерекше екендігін көрсетеді. Өзімен шаруашылық процестердің ақпараттық жүйесін білдіріп, бухгалтерлік есеп қазіргі кездегі кәсіпорындарда үлкен номенклатурасымен, шаруашылық операциялар ағынының үлкен тығыздылығымен, есептің берілгендерін өңдеу уақытына қойылатын қатаң талаптармен сипатталады.
Қазақстанда қоғамдық өмірдің барлық жағына әсер ететіндей үлкен экономикалық өзгерістер болып жатыр. Бұл өзгерістер, әсіресе бухгалтерлік есепті жүргізу әдістемесі облысында анық көрінген. Соңғы екі жылдың ішінде осы облысқа қатысты, есепті жүргізудің әдістемесін толығымен өзгерткен екі заңды акт қабылданды. Біріншіден, есептің жаңа Жобасы [7] қабылданды, екіншіден, қаржылық және салықтық есеп бөлінді.
Қаржылық есепті, сол сияқты аналитикалық және оперативті есептерді қазіргі талаптар негізінде жүргізу ақпараттық технологиясыз мүмкін емес. Сондықтан кез келген кәсіпорында ерте ме, кеш пе қаржылық, бухгалтерлік есепті автоматтандыру сұрағы туындайды. Басқарманың осындай тенденцияға бей - жай көз қарасы бір қатар проблемаларға әкеледі. Мысалы, құжаттардың жоғалуы немесе басшының қате сомма көрсетілген келісімге қол қоюы. Нәтижесінде, басқарма осы немесе басқа да проблеманы шешудің ұйымдасқан түрін табады- ол қаржылық есепті автоматтандыру.
1.3 Кәсiпорындардағы және кiшi офистердегi құжат айналымды жоба аралық зерттеу
1.3.1 Құжатайналымды ұйымдастырудың негiзгi принциптерi
Көбінесе барлық кәсіпорындарда, әсіресе мемлекеттің бағынышындағы кәсіпорындарында жалпы бөлімдер бар. Олардың атаулары әртүрлі болуы мүмкін, мысалы, іс жүргізудің жалпы бөлімі, жалпы бөлім, қаржылық бөлім, есептік бөлім, істерді басқару және т.б, бірақ ең бастысы-осы бөлімшенің негізі олардың атауларына қарамастан барлық өнеркәсіпте бірдей және осы кәсіпорында құжаттар ағымын (бұйрықтар, хаттар, тапсырмалар және т.б) ұйымдастыру болып табылады.
Осы бөлімшелерде қолданылатын құжаттардың негізгі түрлерін және атрибутикасын, жұмыстардың және құжаттардың ағымын қарастырайық. Ірі кәсіпорынның орталық құжатайналымымен қоса арнайы құжатайналым бар (кәсіпорынның бөлімшелерінде, құжатайналымның арнайы бөлімшелерінде және т.б).
Осы бөлімде кәсіпорын үшін құжатайналымның басқарылатын және тұрақты ұйымдастырудың негізгі принциптері көрсетілген. Олардың барлығы әдебиеттерде жазылған және кез-келген басқарушыға таныс, бірақ олар әдетте орындалмайды.
Құжатайналымның негізгі принципі ол-құжаттың локальды архиві ешкімде болмауы. Кез-келген құжаттар архивіне енбеген кіруші құжат орындалмайтындар қатарына енеді. Мекемеде тиісті қызмет орыны бар, яғни канцелярия. Оның негізі құжаттардың өтуін қадағалау болып табылады. Канцелярияда тіркелмеген құжаттар әдетте тез жоғалады.
Мекемеде кіруші құжаттардың тек бір каналы ғана болу керек. Бөлімшелер канцелярияға мәліметтерді тез арада береді ( on-line режимінде). Құжаттарды осылай тіркеу пунктері канцелярия бөлімшелері болып табылады [7].
1.4 Құжаттар түрi, тараулары және олардың өзара байланыстары. Құжаттар атрибуттары
Кәсіпорынның жұмысында қолданылатын құжаттардың сипаттамалары мен негізгі түрлерін қарастырайық. Кәсіпорынның жұмысында қолданылатын құжаттардың түрлері өте көп (жек кәсіпорындарда олардың саны 500-600-ге дейін жетеді). Қолданылатын құжаттардың негізгі түрлерінің саны үшеу ғана.
* Кірістік. Бұл кәсіпорынға сыртқы серіктестіктерден келіп түскен құжаттар. Көптеген кірістік құжаттар сәйкесінше шығыстық құжаттарды алдын-ала анықталған мерзімде туғызу керек. Мерзімі нормативтік актпен немесе кірістік құжатта көрсетілген орындалу мерзімімен анықталады
* Шығыстық. Көптеген шығыстық құжаттар ұйымның кірістік құжаттарға жауабы болып табылады. Шығыстық құжаттардың кейбір бөлігі кәсіпорынның өз ішіндегі құжаттар негізінде дайындалады. Шығыстық құжаттардың кішкене бөлігінің саны кірістік құжаттарды талап етуі мүмкін (мысалы мынадай сұраныс: Келесі сұрақтар бойынша ... мерзіміне дейін... мәлімет берсеңіз).
* Ішкі. Бұл құжаттар кәсіпорынның жұмысын ұйымдастыру үшін арналған. Жалпы бөлім арқылы барлық ішкі құжаттар өтпейді, тек кәсіпорын ірі құрылымдық бөлімшелерінің құжаталмасуы және кәсіпорын басшыларының бұйрықтары ғана өтеді және де жалпы бөлім арқылы шығыстықты тудыратындар ғана өтеді. Жобалық ұйымдар үшін (жәненемесе өнеркәсіптік кәсіпорындар) ішкі құжаттар болып сонымен қатар Конструкторлық құжаттар саналады.
Осы түрлердің құжаттары әртүрлі болуы мүмкін. Бұл хат, бұйрықтар, айналыстағы нұсқаулар және т.б болуы мүмкін. Кәсіпорында құжат түрі ретінде әдетте осы бөлімдер саналады және де олар детальданған болып келеді (мысалы, хат болса, онда неге арналып жазылған).
Канцелярия ісі бойынша осы бөлім қызықты емес, бірақ ішкі толық жүйеде бұл қажет нәрсе. Әрі қарай мұнда құжаттардың канцеляриялық түрлері ғана қарастырылады-кірістік, шығыстық және ішкі.
Жалпы бөлімнен өтетін барлық құжаттардың өзіндік тіркелетін номерлері бар (құжаттың әр түріне арналған алгоритм мүмкіндіктері). Тіркелген номері жоқ кез-келген құжат-бұл тек жай қағаз, яғни құжат емес. Оны құжат қылатын-тіркеу нөмірі болып табылады [8].
Әр сыбайластың құжаттар атрибуттары әр түрлі. Барлық кәсіпорындарда кездесетін атрибуттардың жалпы бөлігін ерекшелеуге болады. Бірақ осы жалпы атрибуттар канцеляриялық құжаттарда әр түрлі.
* Құжаттардың жалпы атрибуттары.
Канцеляриялық құжаттың негізгі атрибуттары:
Құжаттың тіркелу номері. Тіркелетін номер құрылымы кірістік, шығыстық және ішкі құжаттар үшін әр түрлі болады. Тіркелетін номердің құрылымы әр ұйымда әр түрлі анықталады.
Құжат көзі (контрагент). Құжаттың қайдан алынғанын көрсетеді. Кірістік құжаттар үшін бұл ұйым, ал ішкі және шығыстық құжаттар үшін бұл бөлімше немесе кәсіпорын басшысы. Құжатты іске асырушы әрқашан біреу. Кей кезде құжатты орындайтын екі адам болады (кәсіпорынның кадрлық құрылымының ауысуы кезіндегі ұзақ уақыт қолданылатын құжаттар үшін ).
Кәсіпорын қызметінің номенклатурасы бойынша құжаттың коды. Осы атрибут өзінің кәсіпкерлік қызметінде шешілетін сұрақтар қатарына құжатты тағайындайды. Қызметтің номенклатурасы-кәсіпорынның қызметінің формальды тізімі, ол белгілі-бір уақыт кезеңіне бекітіледі (әдетте бір жылға). Осы номенклатура басында статикалық болып табылды, қазіргі заман жағдайында қызмет номенклатурасы жоғары динамикалық құжат болып табылады және ол жылына 1-4 рет жаңарып отырады [9].
Құжат түріне байланысты атрибуттар
Берілген құжат түрінен ерекше атрибуттар төменде көрсетілген.
Кірістік құжаттар базалық атрибуттардан басқа келесілерден тұрады:
Бақылаудың орындалу мерзімі. Бұл атрибут тікелей кірістік атрибуттан немесе кірістік құжат түрінен алынады. Ол кірістік құжаттардың орындалу мерзімін (мысалы, ҚР-ң азаматтығын беру туралы арызы консульдық бөлімге арызды берген күнінен бастап 6 ай ішінде қаралуы керек).
Бақылаушы тұлға. Әдетте ол кәсіпорынның басшыларының бірі болып табылады және ол құжатты орындайтын бір адамды тағайындайды. Бұл атрибут барлық кірістік құжаттарда емес, тек өте маңызды және жауапты құжаттарда ғана беріледі.
Ішкі құжаттар стандартты атрибуттардан басқа келесі атрибуттарға ие:
Кәсіпорынның бөлімшелерінің тізімі- танысу үшін.
Бақылау мерзімі-танысу немесе орындалу .
Құжаттырды орындаушылардың тізімі.
Шығыстық құжаттардың келесідей қосымша атрибуттары болады:
Негізгі-құжат. Бұл атрибут ылғида болады, себебі кірістік және ішкі атрибуттардан туындалады..
Тарату тізімі.
Жауап берудің мерзімі. Бұл атрибут сирек кездеседі және ол барлық кәсіпорындарда болмайды.
Нақты мекемелерде бұл атрибуттар басқа да аттармен кездеседі немесе көп мөлшерлі қосымша атрибуттармен толықтыруы мүмкін. Бірақта жоғарыда көрсетілген атрибуттар барлық кәсіпорындардың канцелярияларында кездеседі. [10].
1.5 Құжаттардың өзара байланысы
Канцеляриядан өткен барлық құжаттар өзара байланысқан, яғни олар басқа құжаттарға байланысты. Көбінесе көп жағдайда кірістік құжат өзіне тиісті шығыстық құжатты туындайды. Осындай байланыссыз тек ішкі және кірістік құжаттар ғана пайда болады. Кірістік құжаттар өзінің туындауына әкелетін шығыстық құжаттармен және де басқа кірістік құжаттармен байланыста болады (Өзара келісімді процесс немесе жауапты нақтылау 2.1 сур.). Барлық құжаттар құжаттарды басқару жүйесінде және орындалуды басқару жүйесінде байланысқан (бір жұмысқа қатысты). Бұдан біз байланыстардың қайталануын көріп отырмыз. [11].
1.6 Типтік процестер
Бұл бөлімде құжаттар динамикасына көшеміз, құжаттардың өзін қараумен қатар құжаттарды өңдеу процестеріне тоқталамыз. Канцелярияның басты процесі, кәсіпорын арқылы кірістік құжаттардың өтуі болып табылады.Канцелярия кірістік құжаттардың орындалу мерзімін бақылайды, дәлірек айтқанда фискалды функцияларды атқарады: кім және қашан құжаттардың орындалуын тоқтатты. Сонымен қатар құжаттың өтуінің екі маршруты бар:
Тікелей орындаушыға жіберіледі.
Орталық аппаратқа шешім қабылдау үшін жіберіледі.
Екінші маршрут осы құжаттың бәрібір бақылауға қойылатынын білдіреді. Кәсіпорынның орталық аппаратына орындалу үшін келіп түсетін құжаттарды екінші маршруттармен шатастыруға болмайды (мысалы, егер хатта Кәсіпорын мүдірлеріне...). Мұндай құжаттар үшін (орталық аппаратына орындалу үшін келіп түсетін құжаттар) жауапты орындаушы болып кәсіпорынның мүдірі немесе оның көмекшісі болып табылады [13]. Екінші маршрут бойынша өтетін құжаттар үшін жауапты орындаушы болып орта дәрежедегі басшы болады, ал мүдірлер тек жұмыстың шешімін ғана бақылайды.
Тәжірибеден көріп отырғанымыздай екінші сұлба бойынша өтетін жұмыстар ғана ірі кәсіпорындардың канцелярияларының бақылауынан өтеді. Бірінші сұлба бойынша өтетін жұмыстар әдетте тұрып қалады, сонымен қатар өңделу кезінде жоғалып кетуі де мүмкін. Егер болашақта мүдірлердің біреуіне осы жұмыс туралы мәлімет қажет болып қалған жағдайда канцелярияда проблемалар туындауы мүмкін.
Кірістік корреспонден
цияны өңдеу
Шығыстық құжатты құру процесі
Орындаушылар
Канцелярия
Жауапты орындаушы
Кірістік корреспонден
цияны өңдеу
Шығыстық құжатты құру процесі
Орындаушылар
Канцелярия
Жауапты орындаушы
Сурет 1 -Кірістік құжатты тікелей өңдеу
Канцелярияның көптеген проблемалары құжатты толық өңдеу жолын емес, тек жауапты орындаушыларды ғана бақылауға міндетті болуынан болады. Құжаттарды толық өңдеу жолы бөлімнің құжатайналым ұйымының жүйе деңгейінде немесе арнайы іс қағаз жүргізу деңгейінде бақыланады (канцелярияның құжатайналым жүйесінің автоматтандырылған байланысын қарау қажет).
Жоғарыда кәсіпорынның орталықтандырылған канцеляриясының жұмысына сипаттама берілді. Ірі кәсіпорындарда құжатайналымы жоғары болған кезде канцелярия жұмысы орталықтанған принципі бойынша құрылуы мүмкін. Кәсіпорынның әр бөлімшесі өзіне тиісті корреспонденция бөлімін алады. Кірістік корреспонденция номері тізімді номерленеді (кім бірінші номерді алды т.с.с) немесе кірістік құжат номеріне бөлімшелер номері еңгізіледі,ал номерлеу әр бөлімшеде әр түрлі жүргізіледі. Шығыстық корреспонденция әрқашан бір жолмен өтеді [15].
Кірістік құжаттарды орталықтанған түрде қабылдау дүние жүзінде таралған. Тimes газетін мысалға ретінде келтіруге болады. Сексенінші жылдардың соңында халықтың хаттарын өңдеу бөлімінің реорганизациясы кезінде (ол да канцелярия болып табылады, бірақ арнаулы канцелярия) корреспонденцияны бөлшектеудің көптеген жұмыстары Ұлыбритандық хаттамаға берілді. Бұл мақсатқа жету үшін газет басшылары корреспонденцияны бірнеше абоненттік хат жәшіктері арқылы қабылдады (бұрын барлық корреспонденция үшін бір мекен-жай болды). Екі жылдық колданудан кейін мекен-жайдағы қателіктер (басқа мекен-жайға жіберу) тек 2%-ды ғана құрайтыны анықталды. Мұндай ұйымдастыру кірістік корреспонденцияны өңдеу бөлімшесінің қызметкерлерін екі есе қысқартуға мүмкіндік берді (немесе 6 есе бәсекелеспе вариантымен салыстырғанда). Канцелярияның жұмысында халықтың хаттарымен жұмыс істеу ғана жетілмей тұр. Көптеген жағдайларда бұл жалпы іс жүргізуге қатысты. Айрықшаланатындар қатарына тек хатпен жұмыс істеу олардың негізгі өндірістік қызметі болып саналатын ұйымдар жатады (теледидар,радио компаниялары, газеттер, журналдар, ақпараттық агенствалар және т.б). Халықтың құжаттарын өңдеу кезінде басқа түрлі классификаторлар қолданылады. Хаттардың атрибуттары бойынша айқарма статистикасы маңызды болып табылады. Ол Ресейдің Мемлекеттік теледидар, радиосының Корреспонденцияны өңдеудің автоматтандырылған жүйесін әзірлеу тәжирибесіне негізделеді. Бұрындағыдай мақсатты іске асырмаса да бұл жүйе әрі қолданылып жүр. Ірі мемлекеттік ұйымдарда халықтың хаттарын есепке алынады және олардың орындалуы қатаң бақыланады (мысалы, Украинаның Мемлекеттік банкі). Көріп отырғанымыздай халықтың хаттарын өңдеу әлі де зертеуден өту керек.
Құжатайналым көлемін бағалау
Бұл пункт өте қысқа болып келеді. Мұнда әр түрлі ұйымдар үшін корреспонденцияның көлемін бағалау келтірілген. Мысал үшін Украинаның Мемлекеттік банкысы арқылы бір жылда: 16 мың кірістік құжат (одан басқа банктың бөлімшелеріне орталықтанған 8 мың құжат келіп түседі.), 25 мың халықтың хаты, 24 мың шығыстық құжат өтеді. Канцелярияның өзінде құжаттар туралы мәлімет тізімі құжаттың 90% үшін үш жыл, ал қалған 10% бес жыл сақталады. Құжаттардың текстері канцелярияда келесі жылдың соңына дейін сақталады, содан кейін олар архивке ұзақ жыл бойы сақталу үшін беріледі [17]. Өкінішке орай бұл ұйымдардағы құжаттардың түр бойынша бөлімшесі белгісіз. Бірақ кірістік және шығыстық құжаттар шамамен тең үйлескен деп айта аламыз.
Осындай көлемді құжаттарды сақтауға арналған мәліметтер базасын қарастырайық. Құжаттың карточкасы дискте 2 Кб (бұл сан DOCS Open құжатындағы карточкаға сай келеді) орын алады және сонымен қатар 1Кб орынды оның индексі алады. Осылайша бір құжат үшін дискте мәліметтерді сақтау үшін 3 Кб дисктік кеңістік қажет. Ірі кәсіпорындарда жылына 50-100 мың құжат жиналса және де құжаттың ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Ұқсас жұмыстар
Пәндер
- Іс жүргізу
- Автоматтандыру, Техника
- Алғашқы әскери дайындық
- Астрономия
- Ауыл шаруашылығы
- Банк ісі
- Бизнесті бағалау
- Биология
- Бухгалтерлік іс
- Валеология
- Ветеринария
- География
- Геология, Геофизика, Геодезия
- Дін
- Ет, сүт, шарап өнімдері
- Жалпы тарих
- Жер кадастрі, Жылжымайтын мүлік
- Журналистика
- Информатика
- Кеден ісі
- Маркетинг
- Математика, Геометрия
- Медицина
- Мемлекеттік басқару
- Менеджмент
- Мұнай, Газ
- Мұрағат ісі
- Мәдениеттану
- ОБЖ (Основы безопасности жизнедеятельности)
- Педагогика
- Полиграфия
- Психология
- Салық
- Саясаттану
- Сақтандыру
- Сертификаттау, стандарттау
- Социология, Демография
- Спорт
- Статистика
- Тілтану, Филология
- Тарихи тұлғалар
- Тау-кен ісі
- Транспорт
- Туризм
- Физика
- Философия
- Халықаралық қатынастар
- Химия
- Экология, Қоршаған ортаны қорғау
- Экономика
- Экономикалық география
- Электротехника
- Қазақстан тарихы
- Қаржы
- Құрылыс
- Құқық, Криминалистика
- Әдебиет
- Өнер, музыка
- Өнеркәсіп, Өндіріс
Қазақ тілінде жазылған рефераттар, курстық жұмыстар, дипломдық жұмыстар бойынша біздің қор #1 болып табылады.
Ақпарат
Қосымша
Email: info@stud.kz