Архивтік каталогтордың түрлері, тізімдеме, жөнсілтердің атқаратын қызметі және оларға байланысты үлгілер дайындау

Жұмыс түрі: Материал
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 8 бет
Таңдаулыға:

Қазақстан Республикасы білім және ғылым министрлігі

Әл - Фараби атындағы Қазақ Ұлттық Университеті

Картинки по запросу әл фараби университет

Факультеті «Тарих»

Кафедрасы «Сандық архивтану және құжаттану»

СӨЖ

Тақырыбы: Архивтік каталогтордың түрлері, тізімдеме, жөнсілтердің атқаратын қызметі және оларға байланысты үлгілер дайындау

Орындаған: Мырзабекова Е.

Тексерген: Сабденова Г.

Алматы 2017ж

Каталогтар

Мұрағаттық каталог - мұрағаттық құжаттардың мазмұны туралы ақпарат субъектілері (тақырыптары, салалары) бойынша топтастырылған, осы каталог үшін қабылданған құжаттамалық ақпаратты жіктеу схемасына сәйкес орналасқан қор аралық мұрағаттық анықтамалық.

Мұрағатталған тізімдемеден айырмашылығы, каталог:

ол, әдетте, мұрағат қорларының басым көпшілігін қамтиды, өйткені оның құрылымы құжаттарды сақтау жүйесіне тәуелді емес, құжаттық ақпараттың тақырып, сала және т. б. бойынша жіктелуін көрсетеді, бұл ретте тізімдеме бір құжат үшін құрастырылады. мұрағат қоры немесе оның бір бөлігі;
анағұрлым егжей-тегжейлі түгендеу, өйткені ол тек бір сақтау бірлігінің ғана емес, сонымен бірге құжаттың бір бөлігінің, бір құжаттың, құжаттар тобының, сақтау бірлігінің тобының ақпаратын қамтуы мүмкін;
түгендеуден айырмашылығы, ол бухгалтерлік анықтамалық емес, яғни. ол сақтау бірліктері мен құжаттардың санын есептеуге қызмет етпейді; оның жалғыз қызметі - ақпаратты іздеу;
егер әрбір тізімдеме белгілі бір қордың материалдары бойынша өзіндік жүйелеу схемасы негізінде құрастырылса, онда барлық мұрағат қорларының каталог карталары құрылыс негіздері барлық мұрағаттарға ортақ бір схемаға сәйкес реттеледі. .

Әртүрлі каталогтар жинағы мұрағаттық каталогтар жүйесін құрайды.

Мұрағаттық каталогтарды дайындау, құрастыру және жүргізу процесінің өзі мұрағаттық құжаттарды каталогтау деп аталады, ол келесі жұмыс түрлерінен тұрады:

каталог түрін анықтау;
каталогтағы құжаттық ақпараттың классификациялық сұлбасын әзірлеу;
каталогтау үшін құжаттамалық ақпаратты анықтау және таңдау;
каталог карталары бойынша құжаттамалық ақпаратты сипаттау;
каталог карталарын индекстеу;
карточкаларды жүйелеу және каталогты жүргізу.

Каталогтау кезінде сараланған тәсіл жүзеге асырылады:

мұрағаттық қорларды және олардың құрылымдық бөліктерін іріктеу реттілігі олардың маңыздылық дәрежесіне қарай айқындалады;
олардан қажетті істер, құжаттар, мәліметтер таңдалады;
пайда болған каталогқа байланысты құжаттық ақпаратты сипаттаудың әртүрлі әдістері қолданылады.
Кезде каталог түрін анықтау, келесі ескеріледі:
мұрағат деңгейі мен профилі;
қорлардың құрылымы, құрамы, мазмұны, даму дәрежесі;
құжаттарды пайдаланудың қарқындылығы мен міндеттері;
басқа мұрағаттық анықтамалықтардың болуы және сапасы;
архивтің кадрлық және материалдық-техникалық мүмкіндіктері.

Каталог мұрағаттың құжаттық құрамын барынша толық көрсетуі, ең танымал құжаттарды табудың кілті болуы керек. Мұрағаттық картотека оны тұрақты, ұзақ мерзімді (10 жылдан астам), қысқа мерзімді (10 жылға дейін) істердің картотекаларына бөлу мақсатында мұрағатта өңдеуден өткен өндірістік картотекаға негізделуі мүмкін. және кадрлық құжаттар.

Анықтамалар логикалық немесе алфавиттік құрылым негізінде құрылуы мүмкін. Біріншісіне жүйелік, тақырыптық, хронологиялық жатады. Екіншісіне пәндік - номиналды және географиялық кіреді.

Каталогтардың ең көп тараған түрлері:

жүйелі - қоғамның білім саласы мен практикалық қызметі бойынша;
тақырыптық - тақырыптар, тақырыпшалар, тақырыптар, тақырыпшалар бойынша;
мекемелер тарихы бойынша - сала, юрисдикция, мекеме түрі бойынша әліпби ретімен;
әкімшілік-аумақтық бөлініс тарихы бойынша - әкімшілік-аумақтық бірлік түрлері бойынша, ал олардың шегінде - әліпби тәртібі бойынша;
хронологиялық - оқиғалардың хронологиясы бойынша немесе құжаттардың мерзімі бойынша немесе қамтылған оқиғалардың уақыты бойынша;
атаулы - құжаттарда көрсетілген тұлғалардың әліпбиі бойынша немесе құжаттардың авторлары бойынша;
географиялық - географиялық және топографиялық объектілердің алфавиттік тәртібімен;
кадрлық құрамы бойынша ведомстволық - еңбек өтілі, жалақысы және зейнетақыны есептеуге арналған басқа да көрсеткіштер туралы мәліметтер мұрағатқа өткізілген кезде жеке каталогты құрастыру үшін пайдаланылуы мүмкін;
қорлардың атаулары - көп мөлшердегі қаражаттармен, оны қорлармен, олардың атауларымен, нөмірлерімен, орындалу мерзімімен алғашқы танысу үшін пайдалануға болады.

Барлық каталогтар бір мұрағаттық каталог жүйесіне біріктірілген. Оларды жіктеу кезінде КСРО мемлекеттік мұрағаттарының жүйелі каталогтарындағы құжаттық ақпараттың бірыңғай жіктелуі үшін Схеманы пайдалануға болады. Халықаралық құжаттануда мыналар қабылданған: әмбебап ондық классификация; тоқ ішектің классификациясы.

Жіктеу схемасын таңдау мұрағат құжаттарының құрамымен және оларды пайдалану міндеттерімен анықталады. Олар толық сілтемелерді (индекссіз ұғымнан индексі бар ұғымға) және өзара байланысты ұғымдарды байланыстыратын ішінара сілтемелерді (толықтырғыш) қамтитын сілтемелер жүйесімен өзара байланысты. Мұрағатішілік каталогтардан белгілі бір мәселе, осы немесе басқа мәселе бойынша мұрағаттық құжаттаманың құрамын толық бейнелейтін мұрағатаралық каталогтарға көшу мүмкін.

Каталогтау үшін құжаттамалық ақпаратты имплантациялау және іріктеу мұрағаттық қорларды тақырыптық өңдеу кезінде де, құжаттарды сәйкестендіру және сипаттау бойынша басқа жұмыс түрлерімен байланысты ілеспе каталогтау кезінде де жүреді. Анықталған ақпарат қосалқы құжаттық, жеке, топтық сипаттама деңгейінде каталогтық карталарда сипатталады. Ішкі құжаттамалық сипаттамамен бір құжат туралы ақпарат хабарланады, бір құжатпен - сақтау бірлігі, топтық сипаттамамен - сақтау бірліктерінің немесе құжаттардың тақырыптық, логикалық, хронологиялық байланысты тобы.

Нәтижесінде құжаттың бір бөлігінің, құжаттың, құжаттар тобының, сақтау бірлігінің, сақтау бірлігінің тобының деңгейінде сипаттау мүмкін болады.

Индекс картасы келесі атрибуттарды қамтиды:

классификациялық бөлу көрсеткіші;
тақырыптың және тақырыпшаның атауы;
оқиғаның күні мен орнын белгілеу;
ақпараттық ақпарат (мазмұнын сипаттау) ;
мұрағат атауы;
қордың атауы;
құжаттың мұрағаттық коды (қордың, тізімдеменің, сақтау бірлігінің, парақтың нөмірі) ;
тіл;
ойнату әдісі;
оригинатордың тегі;
Дайындалған күні;
кейбір жағдайларда картаның артқы жағында аннотацияға кедергі болуы мүмкін.

Мұрағат каталогтары үнемі жаңа деректермен толықтырылып отырады. Қатысты жұмыстардың бірі каталогтау болып табылады, оған мыналар кіреді:

жұмысты ғылыми-әдістемелік қамтамасыз ету;
индекстеу карталары;
оларды индекстер мен тақырыптар бойынша жүйелеу;
каталогқа анықтама құрастыру;
каталогты жетілдіру;
каталогтау және каталогтарды пайдалану бойынша есеп нысандарын жүргізу.

Каталогқа енгізілген карточкалар міндетті түрде индекстелуі, оларға индекс қойылуы тиіс - таңба, тіл элементі, әріптер, сандар, шартты белгілер, олардың мақсаты құжаттарда жазылған ақпараттың мазмұнын жеткізу, бекіту. жіктеу сызбасындағы бөлімдердің орны және осы бөлімшелер арасындағы байланысты анықтау .

Көрсеткіштер болуы мүмкін:

алфавиттік;
сандық;
біріктірілген.

Каталогқа енгізу үшін индекстелген карталарды ұйымдастыру қажет.

Карточкаларды жүйелеу әріптер мен сандар реті бойынша индекстерге сәйкес жүзеге асырылады.

Бірдей индекстері бар карточкалар тобында одан әрі жүйелеу карточкаларда көрсетілген тақырыптар мен тақырыпшалар бойынша жүргізіледі. Карточкалардың орналасуы қазірдің өзінде қосалқы тақырыптар деңгейінде логикалық принцип бойынша жасалады - ең жоғарыдан төменге, жалпыдан жекеге дейін. Мысалы, география бойынша құрылған карталар топтары көрсетілген принцип бойынша, ал баламалары - географиялық атаулардың алфавитіне сәйкес орналасады. Хронологиялық негізде құрылған карточкалар топтары оқиғалар күні бойынша, содан кейін құжаттардың күні бойынша орналасады.

Мұрағат каталогтары жүйесін толықтыру көздерінің бірі қор құжаттары үшін мұрағатта бар тақырыптық және пәндік-тақырыптық картотекалар, анықтамалық ақпарат үшін неғұрлым мазмұнды және жиі пайдаланылатын қорлардың құжаттары бойынша жеке құрамға арналған картотекалар болуы мүмкін. мақсаттар.

Өздігінен бар файл шкафтары анықтамалық жүйеге сілтеме арқылы байланыстырылуы керек.

Каталогтарды үздіксіз жетілдіру классификация схемасын жетілдіруді, олардың мазмұны мен дизайнын тексеруді, сипаттамаларды жетілдіруді қамтиды.

Мұрағаттық тізімдеме - мұрағаттық қордың, жинақтың істерінің жүйеленген тізбесін қамтитын мұрағаттық анықтамалық. Мұрағаттық тізімдеме сақтау бірліктерінің есебін жүргізуге және олардың мазмұнын ашуға арналған.

Түгендеу - негізгі, негізгі мұрағаттық анықтамалық, мұрағатқа келгенде ең алдымен зерттеушілер оларға жүгінеді.

Мұрағат тізімдемесі мұрағаттың қалған анықтамалықтарын - индекстерді, каталогтарды, шолуларды, нұсқаулықтарды құруға негіз болады. Осыған байланысты түгендеуді құру кезінде анықтаушы фактор оның сапалы құрастырылуы болып табылады.

Мекеменің жұмысы барысында әртүрлі құжаттамалар қалыптасады, оның әрбір түріне жеке тізімдеме жасалады:

Тұрақты сақтау жағдайлары;
Уақытша сақтау файлдары
Кадр ісі;
Белгілі бір ұйымға ғана тән құжаттардан тұратын істер (тергеу, сот істері, тақырыптар бойынша ғылыми есептер және т. б. ) .

Мұрағаттық тізімдеменің құрамы:

сипаттайтын мақалалар (істің реттік нөмірі, іс жүргізу көрсеткіші, істің тақырыбы, құжаттарды беру мерзімі, істегі парақтар саны көрсетіледі) ;
қорытынды жазба (сақтаудағы істердің санын көрсететін есепке алу элементі тізімдемеге енгізілген істер санымен сәйкес келе бермейді) ;
аттестаттау парағы (түгендеудегі парақтардың санын есепке алу үшін есепке алу элементі) ;
түгендеуге арналған анықтамалық аппарат.

Түгендеуге арналған анықтамалық аппаратқа мыналар кіреді:

бастапқы бет;
мазмұны;
алғы сөз;
қысқартылған сөздердің тізімі;
түрлендіру кестесі (өңдеу жағдайында) ;
көрсеткіштер.

Мұрағат тізімдемесінің анықтамалық аппараты құжаттармен алғашқы танысу қызметін (титулдық бет, мазмұнды) орындайды, қажетті ақпаратты (индекстерді) іздеуді жеңілдетеді, тізімдеменің мағыналық мазмұнын (қысқартулар тізімі) нақтылайды және іздеуді жүзеге асырады. деректер (шифрларды түрлендіру кестелері) .

Істердің тізімдемелері белгіленген нысандар бойынша қатаң түрде жасалады. Мұрағат тізімдемесінің барлық мәліметтері олар үшін арнайы орындарда орналасқан.

Тауарлы-материалдық құндылықтардың құндылығы түгендеу есеп құжаты және мазмұнына сілтеме бола отырып, үлкен ақпараттық жүктемені көтеруімен анықталады.

Мұрағаттық құжаттамалық ақпаратты іздеудің тиімділігі түгендеу сапасына байланысты.

Мұрағаттық жөнсілтер туралы түсінік

Мұрағаттық жөнсілтер - мұрағаттық қорлар туралы сипаттамаларды немесе қысқаша мәліметтерді жүйелі түрде қамтитын және олардың құрамы мен мазмұнымен танысуға арналған мұрағаттық анықтамалық. Нұсқаулығы жинау деңгейде өз құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы жалпы түсінік беретін, мұрағаттың міндетті анықтамалық және ақпараттық басылым болып табылады.

Мұрағаттық жөнсілтер түрлері

Жөнсілтердегі ақпарат деңгейіне қарай ол мұрағат ішілік және мұрағат аралық болуы мүмкін. Осыған байланысты жөнсілтерлер бөлінеді: