БАСҚАРУ ҚҰЖАТТАРЫН РӘСІМДЕУ ТӘРТІБІ

Жұмыс түрі: Материал
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 9 бет
Таңдаулыға:

2. 1. Құжаттардың деректемелерін рәсімдеу

Іс қағаздарын жүргізуде мемлекеттік нормативтік актілерде-стандарттарда белгіленген іс құжаттарын рәсімдеуге қойылатын бірыңғай талаптар мен ережелер бар. Стандарттарда іс құжаттарының мазмұнына, құрылымына және ресімделуіне қойылатын талаптарды белгілейтін ережелер жазылған. Құжаттарды рәсімдеу ережелерін орындау:

- құжаттың заңды күшін;

- құжаттарды жылдам және сапалы әзірлеуді және орындауды;

- құжаттарды жылдам іздестіруді ұйымдастыруды;

- оны өңдеуге шығынды азайту үшін іс құжаттарын компьютермен өңдеуден өткізуді қамтамасыз етеді.

Стандарт ұйымдастыру-басқару құжаттарына қолданылады.

Сонымен, деректеме дегеніміз не? Ол кез келген құжат ресімдеу элементтерінен (қол қою, күнін көрсету және т. б. ) тұрады. Осындай құрамдас бөліктер деректемелер деп аталады. Деректемелер - қызметтік құжаттарды міндетті ресімдеу элементтері.

Деректемелердің құрамы арнайы мемлекеттік стандартта белгіленген. Деректемелер құжатта қатаң белгіленген стандарттық тәртіпте орналасады. Қазіргі іскерлік тәжірибеде жиі кездесетін құжаттың маңызды деректемесіне мыналар жатады.

Деректемелердің нөмірлері мен атауы мыналарды қамтиды:

0. 3. ұйымның эмлемасы немесе тауар белгісі 17. мәтіннің тақырыбы

0. 6. ұйымның атауы 18. бақылау туралы белгі

0. 7. ұйым туралы анықтамалық деректер (байланыс кәсіпорынның индексі, почталық мекен-жайы, телефоны, телеграфтық адресі, факс, е-майл, банктің атауы және банктегі шот нөмірі) 19. құжат мәтіні

0. 8. құжат түрінің атауы 20. қосымшаның бар екендігі туралы белгі

0. 9. құжаттың күні 21. қолы

10. құжаттың тіркеу нөмірі 23. құжатты келісу қолдары

11. құжаттың тіркеу нөміріне және күнінен сілтеме 24. мөрі

13. құжатта оқуға шектеу белгісі 26. орындаушы туралы белгі

14. адресат 27. құжаттың орындалуы және оның іс құжатына жіберілуі туралы белгі

15. құжатты бекіту белгісі 28. құжаттың ұйымға түскені туралы белгі

16. бұрыштама 29. құжаттың электронды көшірмесінің бірегейлендірушісі

Осы тізімге қарай отырып, мыналарды айтуға болады: бірқатар деректемелер бір кәсіпорынның әртүрлі құжаттарын ресімдеу кезінде өзгеріссіз қалады - бұл кәсіпорынның эмблемасы, ұйымның атауы және ұйым туралы анықтамалық деректер. Әрине, кәсіпорын өз атауы мен эмблемасын немесе мекен-жайын күнде немесе жылда өзгерте бермейді. Сондықтан кестедегі алғашқы 3 деректеме тұрақты деректемелер деп аталады. Нақты құжатты жасау кезінде белгіленетін қалған барлық деректемелер ( құжат түрінің атауы, құжаттың күні және т. б. ) әр түрлі құжатта ерекшеленеді - сондықтан да оларды ауыспалы деректемелер деп атайды.

Осы схемадан көріп отырғанымыздай, әрбір құжатты негізгі 3 бөлікке бөлуге болады:

- тақырыптық бөлік ( оған мәтіің соңына дейін орналасқан деректемелер кіреді) ;

- негізгі бөлік (мәтіннің деректемелері және қосымша) ;

- ресімдеуші бөлік (мәтіннің төменгі жағында орналасқан деректемелер және қосымшалар) .

Әсіресе құжатқа заңды күш беретін құжаттың күні, мөрі, тіркеу нөмірі, бекіту белгісі секілді деректемелердің дұрыс толтырылуы маңызды болып табылады.

Құжатта деректемелер 2-3 жоларалық интервалмен бөлінеді. Құжатты дайындау кезінде 6. 0. сериялы және одан жоғары Word for Windows мәтін редакторын, № 12 (кейде 14 кегл) кеглді Times New Roman шрифтін қолдану ұсынылады. Екі немесе одан да көп беттен тұратын құжатты ресімдеу кезінде екінші және одан кейінгі беттері нөмірленуі керек. Бет нөмірлері парақтың төменгі оң жағына араб санымен сөз және тыныс белгілері қосылмастан қойылуы тиіс.

Бірқатар ауыспалы деректемелерді ресімдеу үлгілері

Бекіту белгісі (грифі)

Бекіту белгісі құжаттың жоғарғы оң бұрышына орналастырылып, сол жақ шетінен 10см жер қалдырылып басылады. Бекіту белгісі мынадай сөздерден басталуы керек:

- БЕКІТЕМІН

- Құжатты бекітуші тұлғаның лауазымының атауы

- Аты-жөні көрсетілген жеке қолы

- Бекіту күні

Егер құжатты лауазымды тұлға емес, қаулымен, шешіммен, бұйрықпен немесе осындай шешім қабылдауға өкілетті органның хаттамасымен бекітілетін болса, онда Бекіту белгісі (грифі) БЕКІТІЛЕДІ деген сөзбен аяқталады.

Адресат

Адресат деректемесі хаттарда, факстерде ресімделеді және лауазымды тұлға - құжатты алушы нұсқалады. Адресат деректемесінің құрамына почталық мекен - жайды қосу ұсынылады. Ол құжаттың жоғарғы оң жағына 8 см сол жағынан бос жер қалдырыла отырып ресімделеді.

Құжат түрінің атауы

Құжат түрінің атауы БАС ӘРІПТЕРМЕН басылып, ұзына бойғы бланкілерде беттің ортасына орналастырылады және бұрыштық бланкілерде сол жақтың шетінен орын тебеді.

Құжаттың күні

Күн (дата) - құжатқа заңды күш беретін бірден- бір негізгі деректеме. Құжат түрінің атауы деректемесінің астына сол жақ шеттен парақтың сол жағына ресімделеді. Құжаттың күні оған қол қойылған, бекіткен күн болып табылады. МЕМСТ- қа сәйкес күнді ресімдеу кезінде оны мынандай форматта жазу ұсынылады: мысалы;

Күнді санмен және сөзбен ресімдеуге жол беріледі. Мысалы, 31. 01. 2007ж немесе 2007 жылғы қаңтар т. б.

Құжатты жасау орны

Бұл деректеме шетінен сол жағына ресімделеді.

Мысалы:

Алматы қ.

Мәтінің тақырыбы

Мәтіннің тақырыбы деректемесі жасалатын құжаттың қысқаша мазмұнын жазудан тұрады. Қазақстан Республикасының СТ 1042-2001 мемелекеттік стандартына сәйкес ( 5. 14- тармақ) мәтіннің қысқаша мазмұны тақырыпта көрсетілуі (15-реквизит) керек. Тақырып қысқа да, нұсқа болуы, мәтін мәнін дәл беруі және құжат атауымен грамматикалық жағынан үйлесімді келуі тиіс. Тақырып соңынан нүкте қойылмайды.

Мәтіні 10 жолдан аспайтын құжатқа немесе А5 форматты бланкіде жасалған құжатқа тақырып қоймауға болады.

Тақырып құжат түрінің атауымен грамматикалық тұрғыдан сәйкесіп, «не туралы?» немесе «не үшін?» деген сұрақтарға жауап беріп тұруы керек. Мысалы, Бұйрық Сараптау комиссиясын құру туралы

Шарт №225 келісім-шарт бойынша жүк жеткізу туралы

Құжаттың мәтіні

Мәтін - құжаттың негізгі маңызды деректемесі. А5 форматтағы бланкіге құжат мәтіні жоларалық бір интервалмен басылады, ал А4 форматты бланкілерге - бір жарым жоларалық интервалмен басылады. Қалған барлық деректемелер бір жоларалық интервалмен ресімделеді.

Қосымшасының бар екендігі туралы белгі

Қосымшасының бар екендігі туралы белгі былайша жазылады:

Қосымша: 2 данада 5 бет.

Егер қосымша болып табылатын құжат түрі құжаттың негізгі мәтінінде аталмаса, онда оның атауын Қосымша деректемесінде көрсету керек. Бірнеше қосымша болған кезде олар нөмірленеді, мысалы,

Қосымша: 1. 20. 07. 2001 жылғы № 21/3 шарт, 2 данада 5 бет;

2. 21. 02. 05 жылғы №5 Жұмысты қабылдау актісі, 4 данада 1 бет.

Қол қою

Қол қою деректемесі екі элементтен тұрады- лауазымның атауы және қойылған қол. Лауазым атауы қосымшасы бар екендігі туралы белгі деректемесінің астына жазылады, ал қол лауазым атауының соңғы бетіне сол жақ бетіне қойылады.

ҚР 1042-2001 мемлекеттік стандарты (5. 18- тармақ) мен ҚР мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың тұрпатты ережелері (38-тармақ) талаптарына сәйкес құжаттамаға қойылатын қолтаңба құрамына мыналар енеді: құжатқа қол қоюшы лауазымды тұлғаның атауы, егер құжат ұйым бланкісіне ресімделеген болса, онда оның (ұйымның) атауы; жеке қолтаңбасы (қолы) және қолтаңбаның аты-жөні бойынша толық жазылуы ; тегі.

Құжат лауазымды тұлға бланкісіне ресімделетін (жазылатын6 толтырылатын) болса, онда лауазымды тұлғаның атауы көрсетілмейді. Құжатқа екі немесе одан да көп лауазымдары тең тұлғалар қол қоятын болса, олардың қолтаңбалары ұйымдардың немесе құрылымдық бөлімшелердің ресми атаулары алфавиттік ретімен орналастырылады. Құжатқа лауазымдық дәрежелері әртүрлі тұлғалар қол қоятын кезде, олардың қолтаңбалары қызметтік лауазым иерархиясына сәйкес бірінен кейін бірі орналасады.

Комиссия тарапынан жасалған құжаттарда құжатқа қол қоюшы тұлғаның лауазымы емес, олардың комиссия құрамындағы міндеттері көрсетіледі.

Құжатқа лауазымды тұлғаның міндетін атқарушы өзінің іс жүзіндегі атқаратын қызметі мен фамилиясын көрсете отырып қол қоюы мүмкін. Лауазым атауына соң «үшін» деген көмекші сөз қосуға, «орынбасары» деп қолдан жазып қосуға немесе лауазым атауы алдынан қиғаш сызық тартып белгі салуға рұқсат етілмейді.

Құжатқа қол қойғанда жарыққа төзімді өшпейтін сия қолданылады. Фломастермен және өшіп қалатын сиялармен қол қоюға рұқсат етілмейді.

Келісу белгісі

Келісу белгісі деректемесі КЕЛІСЕМІН деген сөзден, құжат келісіліп отырған тұлғаның лауазымының атауынан (ұйымның атауын қосқанда), жеке қолынан, және күннен тұрады. Мәтін, Қосымшасының бар екендігі туралы белгі және Қол қою деректемесінің астына беттің төменгі сол жағына ресімделеді.

Мөр

Мөр деректемесі лауазымды тұлғаның құқықтарын растайтын құжаттарға, ақша қаражатын және материалдық құндылықтарды жұмсау фактісін, сондай-ақ құқықтық актілерде арнайы көзделген құқықтарды растау үшін қойылады. Лауазымды тұлғаның қолы елтаңбалық мөрмен расталуы тиіс.

Мөр бедерін құжатқа қол қоюшы тұлғаның Қол қою деректемесіндегі жеке қолының бір бөлігін қамтитындай етіп қою керек.

Тек арнайы нормативтік құқықтық актілерде қарастырылған құжаттар бойынша ғана лауазымды тұлға қолтаңбасы мөрмен куәландырылады.

Мөрмен куәландырылатын ұйымдық- өкімдік құжаттардың үлгі тізбесі ҚР 1042-2001 мемлекттік стандарты Г. қосымшасында келтірілген. Мемлекеттік ұйымдар бойынша мөремен куәландырылатын құжаттар тізбесі Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың тұрпатты ережелерінің 8-қосымшасында берілген.

Мөр таңбасы құжаттағы лауазым атауы мен қолтаңбаның бір бөлігін қамтитындай болып саналуы керек.

Орындаушы туралы белгі

Орындаушы туралы белгі құжатты орындаушының фамилиясы (аты-жөні) және телефон нөмірі кіреді. Орындаушы туралы белгі құжаттың соңғы бетінің беткі және сыртқы жағына төменгі сол жағына орналастырылады, мысалы:

Ә. Н. Омаров

701-700

Құжаттың электронды көшірмелерінің бірегейлендірушісі (индентификаторы)

МЕМСТ-қа сәйкес құжаттың әрбір бетінің сол жақ төменгі бұрышына Құжаттың электронды көшірмесінің бірегейлендірушісі деректемесі ресімделеді. Бұл деректеме беттің төменгі колонтитулына ресімделіп, мыналардан:

- компьютердегі файлдың атауынан;

- күнінен және

- ұйымда белгіленген басқа іздеу деректерінен тұрады.

Қазақстан Республикасында ресми құжаттарды ресімдеудің бірыңғай ережесін ендіру мақсатын көздеп дайындалған арнайы мемлекеттік стандарт бар. Ол тек мемлекеттік органдарда ғана емес, сонымен бірге жекеменшіктік және ұйымдық-құқықтық формалары қандай екендігіне қарамастан барша ұйымдарда, соның ішінде шетелдіктер қатысуымен жұмыс істейтін заңды тұлғаларда да қолдану үшін жасалған.

Бұл стандарт «Ұйымдық-құқықтық құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар. СТ ҚР 1042-2001» деп аталады. Ол Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігі Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитет пен ҚР Ұлттық ғылыми-техникалық орталық тарапынан әзірленіп, қолданысқа ендірілген. Бұл стандарт Қазақстан Республикасының Экономика және сауда министрлігіне қарасты Стандарттау, метрология және сертификаттау жөніндегі комитеттің 2001 жылғы 22 қазандағы № 376 бұйрығымен бекітіліп, іске қосылған.

Бұл стандарт құжаттардың деректемелер құрамын айқындайды, ресімделуін нақтылайды, бланкілерді жасауға, толтыруға, оларды есепке алуға, пайдалануға және сатауға қойылатын талаптарды белгілейді;

Осымен қатар қолданыста «Іс қағаздарын жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар. СТ ҚР-2001», «Қағаз негіздегі құжаттар. Мұрағаттық сақтауға қойылатын техникалық талаптар» атты стандарттар да бар.

Ұйымның өзге заңды тұлғалар мен жеке тұлғаларға жолданатын құжаттары сол ұйымның ресми бланкілеріне толтырылады.

Ұйымның өз ішіне, оның құрылымдық бөлімшелері мен лауазымды тұлғаларға жіберілетін хаттары таза қағаз парағына жазылады.

ҚР 1042-2001 мемлекеттік стандарты бойынша (6. 12, 6. 13 тармақтары) ұйым үшін, оның құрылымдық бөлімшелері мен лауазымды тұлғалар үшін құжатардың мынадай түрлері белгіленеді: хат бланкісі, хаттан басқа нақты құжат түрлерінің (бұйрықтар, қаулылар, шешімдер, өкімдер т. б. ) бланкілері.

Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитет пен Қазақстан Республикасы Мемлекеттік стандарт ұлттық ғылыми-техникалық орталығы (бұдан әрі- мемлекеттік стандарт) «Ұйымдық - өкімдік құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар» деген атпен әзірленген СТ 1042-2001 мемлекеттік стандарты құжаттарды ресімдеуге қойылатын деректемелер мен талаптардың 27 тобын белгіледі. Аталмыш мемлекеттік стандарт 2002 жылғы 1 қаңтардан бастап қолданысқа енген. Бұл стандарттың ереже, талаптарын Қазақстан Республикасындағы барлық мемлекеттік органдар, сондай-ақ меншік пен ұйымдық-құқықтық формаларының қандай екендігіне қарамастан барша заңды және жеке тұлғалар, соның ішінде шетелдік заңды тұлғалар да ұстануы тиіс.

... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.