MS Access анықтамалық жүйесi

Жұмыс түрі: Курстық жұмыс
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 23 бет
Таңдаулыға:

ЖОСПАР

Кiрiспе

MS Access

Негiзгi бөлiм

MS Access анықтамалық жүйесiнiң негiзгi тақырыптарымен танысу.

2. Терминдер Мәлiметтер базасы деген не?

3. Мәлiметтер базасын құру және оның құрамы
4. Мәлiметтер базасының терезесiндегi құрал-саймандар панелiндегi
батырмалар.
5. Мәлiметтер базасы терзесiнiң
құрал-сайман панелi.
6. Кесте режимi.

II. Қосымша бөлiм

1. Алғашқы кестенi жасау.
2. Сұраныс.
3. Сұранысты құру.

III. Қорытынды

Пайдаланылған әдебиеттер

Кiрiспе

MS Access дегенiмiз – мәлiметтер базасының басқару жүйесi. Басқада
программалар сияқты бұл программа мәлiметтердi iздеуге немесе сақтауға
ынғайлы қолданылады. Access – тың көмегiмен барлық мәлiметтер типiне
кiруге және бiр уақытта бiрнеше мәлiметтер базасы кестелерiн қолдануды
қамтамасыз етедi.
ЭВМ – да немесе сервирде сақталған мәлiметтердi Access кестелерiмен
байланыстыруға болады. Соңымен қатар Exсel – де құрылған кестелердi
қолдануға болады. Access жүйесi дегенiмiз соңғы қолданушылар мәлiметтер
базасын басқаруға арналған құрал саймандар жинағы. Бұнiң құрамына кесте
конструктор құру үшiн қолданылады.
Access жүйесi мәлiметтер базасынан құралады. Мәлiметтер терезесiнен
барлық файылдарды көрсетiлгендi ол Access – те құрылуы мүмкiн. Шыңдығында
да мәлiметтер ьазасы бұл бiр файл болады. Құрылған жаңа объектi файылдар
мәлiметтер базасының iшiнде файлдың iшiнде сақталынады.
Мәлiметтер базасының терезесiнiң құрал-сайман панелi. Жұмыс жүйемен
жеңiлдететiн мәлiметтер базасын құрал – сайман панелi болып бөлiнедi.
Access дегенiмiз мәлiметтер базасының басқару жүйесi болып табылады. Ол
көптеген жерлерде қолданылады. Басқа да программалар сияқты бұл программа
мәлiметтердi iздеуге немесе сақтауға ыңғайлы болып табылады. Бiз Access–тың
көмегiмен көптеген барлық мәлiметтер типiне кiруге және бiр уақытта бiр
неше мәлiметтер базасына кестелерiн қолдануды қамтамасыз етедi. ЭВМ немесе
сервирде сақталған мәлiметтердi Access кестелерiмен байланыстыруға болады,
соңымен қатар Access–де құрылған кестелердi қолдануға болады. Access жүйесi
дегенiмiз соңғы қолданушылардың мәлiметтер базасын басқаруға арналған құрал-
саймандар жинағы. Бұның құрамына кесте кесте конструкторын құру үшiн
конструкторды кiргiзуге болады.
Access программасы таблицаларды құрып, мәлiметтердi сақтауға және
олардың қамтамасын қамтамасыз етедi.
MS Access мыналар үшiн қолданылады:
- Керектi мәлiметтердi iздеуге және өңдеуге;
- Есеп беру құжаттарын дайындауға;
- Әр түрлi кесте бөлiмдерi бойынша мәлiметтердi сорттауға және
топтауға;
- Кестелер арасындағы қарым-қатынасты құруға.

1 – сурет. Әр түрлi мәлiметтер базасының құрылған нұсқаудың
MS Access және файл мәлiметтерi.

1. MS Access анықтамалық жүйесiнiң негiзгi
тақырыптарымен танысу
1. Программаны iске қосу:
MS Access программасын пайдалану үшiн Windows 98 жүйесiнiң Iске қосу
(Пуск) батырмасы арқылы бас менюдi шығарып, Программалар жолын тандаймыз
де, келесi сатыдағы Miсrosoft Access қатарын тышқанмен шертемiз. Сол сәтте
тақырыбына Miсrosoft Access сөзi жазылған мәлiметтер базасының алғашқы
жұмыс терезесi (2-сурет) экранға шығады.
Бұл терезеден берiлген үш мүмкiндiктiң бiрiн – бұрын жазылған
мәлiметтер базасын ашуды, iшiне кестелер, формалар, басылымдар, т.б.
объектiлер енгiзiлетiн жаңа (бос) мәлiметтер базасын құруды немесе Шебер
(Мастер) көмегiмен де жаңа база жасау жолдарын – таңдап алуға болады.
Әзiрше бұл терезенi оң жақ жоғарғы бұрыштағы х батырмасын шерту арқылы
жауап қоя тұру қажет.

2– сурет. MS Access шебердiң алғашқы терезесi

3–сурет. Miсrosoft Access 97 анықтамалық терезесi

Ендi терезенiң жоғарғы жағындағы меню қатарынан белгiсiн шерту арқылы
Access анықтамалық жүйесiн ашып, оның Анықтаманы шақыру (Вызов справки)
командасын таңдау керек.
Ашылған Miсrosoft Access 97: Анықтамалық жүйе (Справочная система:
Miсrosoft Access 97) терезесiнiң Мазмұн (Содержание) бетiн ашамыз.
Осы беттегi Miсrosoft Access – ке кiрiспе (Введение в Miсrosoft Access)
қатарын шертiп, анықтаманың нұсқаларын орындау арқылы мына тақырыптарымен
танысып шығу керек:
1. Мәлiметтер базасы деген не?
2. Кестелер: Кестелер туралы жалпы мәлiметтер; кестелердi
қалыптау; Кесте режимiнде жұмыс iстеу.

2. Терминдер
МББЖ (СУБД) – мәлiметтер базасын басқару жүйесi. Бұл мәлiметтер
базасымен жұмыс iстеуге көзделген, топталған программа өнiмдерiнiң аты.
Мәлiметтер базасы – мәлiметтердi сақтауға арналған файл.
Кесте – мәлiмет базасының негiзгi объектiсi, ақпараттарды сақтауға
арналған. Кесте баған мен жолдан тұрады.
Мәлiметтер – бұл барлық сақтауға арналған ақпараттар (мәтiндер, сандар,
суреттер, т.б. болуi мүмкiн).
Сұрау (запросы) – бiр немесе бiрнеше кестенiң iшiнен мәлiметтердi
таңдауға арналған. MS Access-те бiрнеше сұраудың типтерi бар:
Пшiн (форма) –мәлiметтердi экранға шығаруға және оларды басқаруға
арналған құрал.
Есеп беру (отчет) – мәлiметтердi басып шығару кезiнде көрсететiн құрал.
Жазба (запись) – мәлiметтердi кестеде сақтауға арналған стандартты
блок.
Баған (поле) жәй MS Access кестесiнде болатын элемент.
Кiлт (ключ) – кестелер арасындағы қарым – қатынасты құруға немесе бiр
уақытта кестедегi жазуларды анықтауға қолданылатын бiр немесе бiрнеше
баған.
Құрастырғыш (конструктор) – құрастырғыштың терезесi болады және ол
терезедегi кестенiң тапсырмасы – бланкi.
Шебер (мастер) – анықталған есептi шығаруға көзделген программа есептi
шығаруға қолданушымен шебер диалог жүргiзедi. Шебердiң жұмысы ыңғайлы болу
үшiн ол бiрнеше этаптан немесе шагтан тұрады.

Мәлiметтер базасы деген не?

Қысқаша айтқанда мәлiметтер базасы деген ол жаңағы әдейi
ұйымдастырылған записьтер мен файылдар жинағынан құралады.
Бiр-бiрiмен байланысқан мәлiметтер жиыны және оларды бiрыңғай жүйесi.
Қолданбалы программалардан тәуелсiз мәлеметтердi сақтау және оларды
басқарудың жалпы принциптерiн қарастыратын белгiлi бiр ереже бойынша
үйымдастырылған мәлiметтер жиыны. Мәлiметтердi сақтау мен өңдеу белгiлi бiр
тәртiпке, идиологияға сәйкес жүргiзiледi. Мәлiметтер базасының кең таралған
реляциалық (қатынастық) және объектiлiк сияқты түрлерi бар.
Мәлiметтер дегенiмiз автоматты түрде жұмыс атқаратын құрылғыларда
адамның араласуымен немесе онсыз өндеуге болатын күйге келтiрiлген
мәлiметтер (ақпараттар). Олардың кiрiс, шығыс, басқару, сан түрiнде мәтiн
түрiнде тәрiздi көптеген нұсқалары бар болады.
Мәлiметтер базасының бiр типi ол құжаттар. Бұл мәтiн бойынша жинақталған
және құрастылған мәтiндiк редактор көмегiмен терiлген құжаттар.
Мәлiметтер автоматты түрде жұмыс атқаратын құрылғыларда адамның
араласуымен немесе онсыз өңдеуге болатын күйге келтiрiлген мәлiметтер
(ақпараттар). Олардың кiрiс, шығыс, басқару, сан түрiнде мәтiн түрiнде
тәрiздi көптеген нұсқалары бар. Мәлiметтер базасының модификациясы
мәлiметтер базасын қайта құрастыру (логикалық құрылымын өзгерту), қайта
ұйымдастыру (физикалық құрылымын өзгерту), сондай-ақ, оның iшкi
ақпараттарын жаңарту (жазбаларды жаңарту, қосу, жою) iстерi. Мәлiметтер
базасымен жұмыс iстеуге арналған қолданбалы программа әр түрлi
операцияларды (қарап шығу, iздеу, сұрыптау, топтау және тағы басқа)
орындауға мүмкiндiк беретiн мәлiметтер базасының (кестелер) жазбасы бар
файлдарды басқаратын қолданбалы программа.

Мәлiметтер базасын құру

Мәлiметтер терезесiнде барлық объектiлер файлдары көрсетiледi, ол
Access –те құрылуы мүмкiн шыңдығында да мәлiметтер базасы - бұл бiр файл.
Құрылған жаңа объектi файлдары мәлiметтер базасы файлдың iшiнде
сақталынады.
Мәлiметтер базасының бастапқы файлның көлемi шамамен алғанда 96000 мың
байт құрайды. Жаңа объектiлердi – кесте сұраулар (запросов форм) есеп беру
(отчеты) макростардың және модульдердiң құрған кезде көлемi үлкейедi және
басқа мәлiметтердi енгiзген кезде файл көлемi тез ұлғайяды.
Жаңа мәлiметтер базасын құру үшiн көп әдiстер қолданылады. MS Access
2000 қосқан кезде жаңа мәлiметтер базасын құрайтын терезе пайда болады, бүл
4–суретте көрсетiлген. Бұл терезенi ашу үшiн Access – тегi негiзгi менюдағы
файл командасын таңдап соның iшiнен құру (создать) командасының кнопкасын
басамыз. Жаңа мәлiметтер базасын құру терезесi 3 қосудан (вкладка) тұрады.
1. Жалпы (общие)
2. Мәлiметтер базасы
3. Шаблондар Ofisee 97
Жалпы (общие) – жаңа бос мәлiметтер базасын құру үшiн пайдаланып
қолдануға болады.
Мәлiметтер базасын жүктеу – мәлiметтер базасын iске қосып, оның
ақпараттарын дискiден компьютер жедел жадына жазып алу. Алғашқы
мәлiметтердi берiлген сақтау құрылымына келтiру процесi. Бұл процес
мәлiметтер базаларын басқару жүйесiмен орындалады.
Мәлiметтер базасын басқару жүйесi (МББЖ) - мәлiметтер базасындағы
ақпараттарды басқару жүйесi. Мәлiметтер базасымен оны пайдаланушы адам
арасындағы дәнекер программалық қоршау. Мәлiметтер базасын қарап шығу, оны
сұрыптау, сұраныс құру арқылы түрлендiру, жаңарту жұмыстарын атқаратын және
оның қолданбалы программалармен әрекеттестiгiн қамтамасыз етуге арналған
программалар мен тiлдiк құралдарының жиыны.
Мәлiметтер базасын басқарушы - мәлiметтер базасы туралы толық
мағлұматы бар және оны сүйемелдеуге, пайдалану мен дамытуға жауап беретiн
лауазымды адам (адамдар тобы). Ол адам мәлiметтер банкi әкiмшiлiгiнiң
құрамына кiредi.

4–сурет Мәлiметтер базасын құру

Мәлiметтер базасының терезесi

Бос мәлiметтер базасының терезесi 5-суретте көрсетiлген. Терезенiң сол
жақ бөлiгiнде меню объектiсi, таңдау объектiлерi орналасқан сонымен қатар
таңдау тiзiмi шығады. Сонымен қатар мәлiметтер базасының терезесiнде құрал
саймандар панелi батырмасы бар объектiнi ашуға мүмкiндiк бередi, және жаңа
объектiнi құруға немесе ашуға болады.

5–сурет. Бос терезенiң мәлiметтер базасы

Объектiлерiнiң типтерi

Мәлiметтер базасының терезесiнде тiк жолында объектi меню 7 батырмадан
(кнопка) тұрады. Осы батырмаларды (кнопка) қолданып тез Access объектiсiн
таңдап алуға болады.
• кесте (таблицы)
• сұрау (запросы)
• пiшiм (формы)
• есеп беру (отчеты)
• беттер (страницы)
• макростар (макросы)
• модульдер (модули)
Жаңа объектiлердi құрған кезде мәлiметтер базасы тересiнде файл аттар
пайда болады. Объектi батырмасын бiреуiн шертiп алуға болады, объект типiн
таңдап шертуге болады.
Терезенiң iшiнде 3 суретше (пиктограмма) орналасқан және оның жазулары
бар. Олар сәйкес объект типiн құру үшiн арналған. Төменде осы жаңа
суретшiлер (пиктограммалар) тiзiмделген:
• конструктор режимiнде кестелердi құру
• шебердiң (мастер) көмегiмен кестенi құру
• мәлiметтердi енгiзу жолымен кестенi құру
Объектiнiң файлдар туралы мәлiметтер базасы терезесiне қосымша
ақпараттарды енгiзуге болады.
Сонымен қатар объектiлер туралы көптеген суретшiлер (пиктограммалар)
арқылы жұмыстарды атқарып және солар арқылы орындауға болады.

Мәлiметтер базасының терезесiндегi құрал-саймандар

панелiндегi батырмалар

Мәлiметтер базасының терезесiндегi құрал-саймандар панелi батырмасы бар
объектiнi ашуға мүмкiндiк бередi, жаңа объектiнi құруға немесе ашуға және
конструктор режимiнде өзгерiстер қолданылады. Батырмаларды шерткеннен кейiн
сәйкес қозғалыстар (действие) орындалады. Объектiнiң бiр режимiн ашу
алдында оны артын таңдап ашу қажет болады.
Құру (создать) батырмасын таңдаған кезде құрылған объектiнiң типi
ағымдағы батырмаға байланысты.
Мысалға: егер сiз кесте типiн таңдасаныз – жаңа кесте құрылады. Еске
алатын жағдай кейбiр батырмалар құрамы басқаша болады.
Мысалға: егер сiз есеп беру (отчеты) типiн таңдасаныз, 3 құрал-сайман
панель батырмалары пайда болады:
• құрау (просмотр)
• құрастырғыш (конструктор)
• құру (создать)
Егер макрос немесе модульдi таңдасаныз онда батырмалар келесiдегiдей
болады.
• қосу (запуск)
• құрастырғыш (конструктор)
• құру (создать)
Макрокоманда, макрос, макроанықтама – программа құрамындағы жиi
пайдаланылатын командалар, процедуралар блогын ұсынатын команда. Компилятор
макрокомандалардың орнына осы блокқа кiретiн командаларды орналастырады.
Ал, ассемблерлiк программаларда орындалуға тиiс команда тiзбегi жазылған
және алғашқы программада сол тiзбектi алмастыратын символикалық атау.
Шартты түрдегi бiр жаңа команда ролiн атқарып, есте сақталатын бiрнеше
пернелер комбинациясы. Ол бекiтiлгеннен кейiн, перненi бiр ғана басумен
орындалатын командалар тiзбегi. Қолданбалы программалар үшiн Visual Basic
тiлiнiң командасы түрiнде жазуға болатын операциялар тiзбегi де макрос
болып саналады. Макросты iске қосқан кезде жазылған әрекеттер тiзбектi
күйде қайтадан орындалады.

Мәлiметтер базасы терезесiнiң
құрал-сайман панелi

Жұмысы жүйемен женiлдететiн мәлiметтер базасының құрал-сайман панелi 6-
суретте көрсетiлген.

6 – сурет. Мәлiметтер базасының терезесiндегi құрал-саймандар
панелi.

Егер тышқанды батырмаға әкелiп шертпей үстiне қойсақ онда оның үстiнен
7-суретте келтiрiлгендей жазулар шығады. Керек элемент жайлы анықтаманы
нақты алу үшiн Shift+F1 болуы керек. Тышқанмен элементтi көрсетiп шерту
керек.
Экранда үшбұрыш төсенiштеме мәтiнмен пайда болады.

Кесте режимi

MS Access - те кестенi құрыдың екi әдiсi бар:

1. Жаңа бос кестенi құрып және оған өзiндiк мәлiметтердi енгiзу.
2. Бар ақпараттар көздерiндегi мәлiметтердi қолдану арқылы: қолданушы
жаңа атты қолдану мүмкiн, ол үшiн тышқанның оң жақ батырмасымен
баған атын шерту керек, пайда болған контекстiк менюдiн iшiнен
бағанның атын қайта ауыстыру. Одан кейiн керектi атты енгiзiп Enter-
дi басу қажет, немесе формат – бағанды қайта бағалау. * (жұлдызша)
символы жаңа жазу деген мағынаны бiлдiредi.
Негiзгi батырмалар: Ctrl+C мәлiметтердi буферге көшiру Ctrl+X –
мәлiметтердi буферге кесу және ауыстыру. Ctrl+V буфердегi
мәлiметтердi қою. Ctrl+F iздеу процедурасын активтендiру.

Белгiлеу Орындау қажет
Бiр ұяшықты µяшықтың сол жағын тышқанмен көрсетiп, яғни
түгелiмен белгiлеу ақ-қалын крестик пайда болады. Содан кейiн
тышқанның сол жақ батырмасын басу керек.
µяшықтағы µяшықтағы мәлiметтердi екi рет шертемiз.
мәлiметтер
Бағанды белгiлеу Бағанның бастапқы жағын шерту керек.

Бiр жолды Сол жағындағы сұрбаған сол жердi шерту
Топталып бiрiккен Тышқанның сол жақ батырмасын басып жолдың үстiн
жолды бөлiп көрсету.
µяшықтардың жинағы µяшықтың сол жақ шетiне тышқанның көрсеткiшiн
қойып, тышқанның батырмасын жiбермей апарып
қара-қарсы жерге апару керек

Кестенi өзгерту

Кестенiң құрылысын икемге келтiрудiң екi әдiсi бар.
1. Егер кесте ашық болса: түрi – құрастырылғыш кестесi.
2. Егер кесте әлi ашық болмаса онда мәлiметтер базасының терезесiне
көшу қажет, кесте бөлiгiн алдыға шығару қажет. ‡згертiлмейтiн
кестенiң атуына шерту керек, ашу батырмасын басу керек, одан кейiн
бiрiншi тармақты орындау керек.

Кесте жолдарын бiр кестеден келесi
екiншi кестеге көшу

Жолды бiр кестеден екiншi кестеге көшiру үшiн мына төмендегi
операциялар орындалу тиiс.

1. Екi кестенi ашып және оны бiр мезгiлде көрiнетiндей етiп орналастыру
қажет.
2. Қажеттi жол алмағын, белгiлеу үшiн тышқанның оң жақ батырмасын
шертемiз, және контекстiк менюден Кесу дегендi немесе көшiру бұйрығын
таңдап аламыз.
3. Екiншi кестедегi қажеттi жолдың белгiлеу алмағын мәлiметтердi ауыстыру
жәнке көшiру тышқанның оң жақ батырмасы мен шерту арқылы орындалады.
Содан кейiн ... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.