MS Access-ке жалпы түсінік

Жұмыс түрі: Материал
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 21 бет
Таңдаулыға:

МАЗМҰНЫ
MS Access-ке жалпы түсінік 1
MS Access мәліметтер қорының құрауыштары 2
Мәліметтер қоры объектісі 4
Мәліметтер қорын құру амалдары 4
Мәліметтер қорының терезесі 5
Мәліметтер қоры терезесіндегі контексті мәзірі 7
Реляциялық мәліметтер қорын 8
Мәліметтер қорын жобалаудағы бірнеше сипаттама 8
Реляциялық мәліметтер моделі 11
Кесте 12
Кесте конструкторы. Өрістердің түрлері және олардың қасиеттері 13
Өріс типтері 14
Кестелер арасындағы байланыс құру 16
Сұрау объектісі 16
Сұрау өрістерінің қасиеттері 17
Форма объектісі 18
Жаңа форма құру тәсілдері 20
Форма тараулары 20
Есеп беру объектісі 21
Есеп беру – құру тәсілдері 23
Макрос объектісі 23
Макрос конструкторы 25

MS Access-ке жалпы түсінік

Информатика, математика сияқты басқа да көптеген ғылымдардың дамуына
қызмет етеді. Информатика физикада, механикада, химияда, медицинада,
әкімшілік және өндірістік басқаруда, сонымен қатар жобалауда,
автоматтандыру, болжауда, математикалық модульдерде, бейнелерді тануда және
т.б. салаларда кеңінен қолданылады. Осы салалардың барлығында орасан зор
ақпарат ағымдарын басқару қажет екені белгілі. Бұл жерде ақпарат
индустриясының құрал-жабдықтары, әдістері анықталуы керек. Міне, осы
жағдайлар үлкен мәліметтер қорын және оны басқару жүйелерін жасау қазіргі
өзекті мәселелердің бірі екендігін айқындай түседі.
MS Access қуатты қолданба. Ол тек диапазонда амалдармен мәліметтерді
тиімді басқаруды ұсынады. Access-тің мүмкіндіктері үнемі кеңейтілуде. Оның
программистер мен пайдаланушылар үшін пайдалы нанғысыз алуан түрлі құрал -
саймандардан тұратын жаңа болжамы бар.
Реляцилық мәліметтер қорын басқару жүйесі. Қарапайым екі өлшемдік
кесте – реляциялық (relation - ағылшын тілінде қатынас ұғымы) мәліметтер
қорын құру, мәліметтерді өңдеу, қандай да бір шарт бойынша қордан
мәліметтерді таңдау, қор негізінде әр түрлі формалардың есеп беруін құруды
жүзеге асырады. Реляциялық мәліметтер қоры мәліметтердің әр түрлі
категорияларының арасындағы байланыстарды анықтайды.
Мәліметтер қоры дегеніміз – ол мәліметтердің жиынтығы немесе олардың
арасындағы қосындысы. Мәліметтер қорында екі өлшемді кестенің жолдары
жазбалар деп, ал бағандары өрістер деп аталады. Дәлірек айтқанда мәліметтер
қорында кестедегі әрбір жол жазба болып табылады, ал жазба бірнеше
өрістерге бөлінеді. Мысалы, Студент кестесі, мұнда әрбір жазба төрт өрістен
(Фамилия, Аты, Телефон, Стипендия) тұрады. Ауа райы кестесі (күн, жауын-
шашын, температура, қысым, ылғалдық) мұнда әрбір жазба бес әріптен тұрады.

MS Access мәліметтер қорының құрауыштары

Мәліметтер қорының негізін оның ішіндегі сақталған мәліметтер
құрайды. Бірақ MS Access мәліметтер қорында басқаруда маңызды құрауыштары
бар. Оларды көбінесе объект деп атайды. Мәліметтер қоры келесі
объектілермен жұмыс істейді:
- Кесте (таблица);
- Форма;
- Сұрау (запрос);
- Есеп беру (отчет);
- Бет (страница);
- Макрос;
Мәліметтер қорының тағы да бір түрі бар, ол модуль. Модуль дегеніміз –
автоматтандыру программасы және мәліметтер қорының функцияларын келтіру. Ол
Visual Basic тілінде берілген.
Кесте MS Access-тің негізгі объектісі болып табылады. Қалған басқа
объектілер алдын-ала дайындалған кестелердің негізінде құралады. Кез-келген
объектілерді қолмен немесе Шебер (Мастер) көмегімен құруға болады. MS
Access-пен жұмысты жаңадан бастап жүрген пайдаланушылар кесте мен сұрауды
қолмен, форма мен есеп беруді Шебердің көмегімен үйренгендері дұрыс.
Сұрау бір немесе бірнеше дайын кестелердің негізінде құралады. Форма
мен есеп беру бір кесте (немесе сұрау) негізінде құралады.
Мәліметтер қорын жасамас бұрын, мәліметтер қорының негізгі
объектілеріне тоқталған дұрыс:
Кесте - мәліметтерді жазба (жол) және өріс (бағана) түрінде сақтауға
арналған объект болып табылады. әрбір кесте сұрақ бойынша мәліметтерді
сақтауға қолданылады.
Форма - MS Access объектісі, қажетті мәліметтер енгізу үшін
қолданылады. Әрбір формаға енгізу үшін, кесте әрісіндегі мәліметтерді
бейнелеу үшін немесе өзгерту үшін қолданылатын басқару элементтерін
орналастыруға болады.
Сұрау - MS Access объектісі, қажетті мәліметті бір немесе бірнеше
кестеден алуға мүмкіндік береді. Мәліметтерге шарт қоюға, өзгерістер енгізу
үшін арналған.
Есеп беру - MS Access объектісі, мәліметтерді жалпылауға және
мәліметтерді браузер Internet Explorer–дің көмегімен қарастыруға болатын
HTML форматындағы файлдар.
Макрос – автоматты түрде бір немесе бірнеше операцияларды орындайды.
Мәліметтер қорын жасамас бұрын қатты дискіде каталог құрып,
жасалынатын мәліметтер қорының файлын сақтаймыз. MS Access өңдеу объектісі
мәліметтер қоры файлы болады, оның кез-келген аты МОВ кеңейтілуі бар. Бұл
файлға мен MS Access–тің негізгі объектілері: кесте, форма, сұрау, есеп
беру, макрос, модуль кіреді.

Мәліметтер қоры объектісі

Мәліметтер қорын құру амалдары

Жаңа мәліметтер қорын құрудың екі түрі бар: бос мәліметтер қорын ашу
және Шебердің көмегімен үлгі бойынша құру. Бос мәліметтер қорын құру үшін
MS Access терезесінде құру (создать) командасын таңдаймыз. Ашылған Құру
(Создание) сұхбат терезесінде Жалпы (Общие) қосымшасы қосылады. Егер
“мәліметтер қоры” таңбашасын басып, ОК түймесін шертсек, файлды сақтау
терезесі шығады. Мәліметтер қорын сақтау үшін, файлдың атын енгізіп, оны
қатты дискіге орналастыру үшін каталог таңдаймыз.
Мәліметтер қорын Шеңбердің (Мастер) көмегімен үлгі бойынша құру үшін,
“Мәліметтер қоры” салуын белсендіріп, ыңғайлы үлгіні таңдап, ОК түймесін
шертеміз. Файлдың атымен каталог көрсетілгеннен кейін, Шебердің сұрақтарына
жауап беру керек. Сонда мәліметтер қоры құралады. Екі жағдайда да экранда
мәліметтер қорының терезесі пайда болады.

Мәліметтер қорының терезесі

Жаңа немесе болған мәліметтер қорын құрған кезде, MS Access-тің бас
терезесінде мәліметтер қорының терезесі пайда болады. Бұл терезеде
объектілер (object) орналасқан. Олар: Кесте (Tables), Сұрау (Queries),
Форма (Forms), Есеп беру (Reports), Макрос (Macros) және Модуль (Modules).
Сонымен қатар мәліметтер қорының терезесінде келесі түймелерден тұратын
құрал-саймандар панелі бар:
- Ашу (Open) - мәліметтер қорындағы объектті ашып, онымен жұмыс
істеу үшін;
- Конструктор (Design) – таңдалған объектінің макетін өзгерту
үшін;
- Құру (Создать) - мәліметтер қорында жаңа объект құру үшін;
- Жою (Удалить) - мәліметтер қорындағы объектіні жою үшін;
- Қарау (Просмотр) – алдын – ала қарау режиміндегі есеп беруді
ашу үшін:
- Іске қосу (Запуск) – макростар мен модульдарды іске қосу үшін
(тек қана макрос пен модуль үшін ғана).
Мәліметтер қоры терезесінің бір жарты бөлігі екіге бөлінген. Сол
жағында объектілермен группалар бөлімі орналасқан. әрбір бөлім лайық аты
бар түймелермен берілген. Түймелер бөлімді ашуға немесе қайта жабуға
мүмкіндік береді. Объектілер бөлімі MS Access-тің негізгі таңбашаларын
құрайды, ал группалар бөлімі тек бір ғана алдын-ала берілген топ
Таңдаулыны (Избранное) құрайды. Сонымен қатар басқа топтарды қосуға болады.
Группалар ылғи қолданатын объектілерге тез және ыңғайлы жету үшін
арналған. Объектілер әр түрлі типті болуы мүмкін.
Жаңа топ құру үшін, топ бөліміне тышқанды алып келіп, оң жақ пернесін
шертеміз. Пайда болған контексті мәзірдегі Жаңа топ командасын таңдап, атын
енгіземіз. Топтың атын өзгерту үшін немесе жою үшін оның контексті мәзірін
қолдануға болады. Алдын-ала берілген Таңдаулы (Избранное) тобын жоюға
немесе атын өзгертуге болмайды.
Мәліметтер қоры терезесінің оң жағында топтардың немесе сайлаулы
типтің объектілер тізімі берілген. Бас боc мәліметтер қорындағы объектілер
типі Кесте, Сұрау, Форма, Есеп беру, Бет үшін тармақтар, жаңа объектілер
таңбашаларына тиісті қатысады. Тармақтарды екі рет шерту жаңа объектті құру
процесін қосады. Мысалы “Кесте” таңбашасындағы мәлімететр қоры терезесінің
оң бөлігіндегі объектілер тізімі 3 тармақтан тұрады:
- Конструктор режимінде кесте құру;
- Шебердің көмегімен кесте құру;
- Мәліметтерді енгізу арқылы кестелер құру.

Мәліметтер қоры терезесіндегі контексті мәзірі

MS Access-тің әрбір объектісінде өз контексті мәзірі болады.
- Мәліметтер қорының контексті мәзірі.
Егер сіз тышқанның оң жақ жағын мәліметтер қоры терезесінде шертсеңіз,
мәліметтер қоры үшін берілген контекті мәзірді көре аласыз. Ашу (Открыть)
командасын таңдағанда экранға сұхбат терезесі шығады. Онда сіз мәліметтер
қорын немесе ашуға арналған жобаны таңдай аласыз.
- Мәліметтер қоры объектінің контексті мәзірі
Мәліметтер қоры терезесіндегі кез-келген объектілер типінің контекті
мәзірі болады. 1.13 суретте форманың контекті мәзірі көрсетілген. Форманың
контекті мәзіріне мыналар кіреді: Ашу (Открыть); Конструктор; Баспа
(Печать); Алдын-ала көру (Просмотр); Қалай сақтау (Сохранить как); Экспорт;
Жіберу (Отправить); Топқа қосу (Добавить в группу); Жою (Удалить); Атын
өзгерту (Переименовать) және т.б.
- Мәліметтер қоры терезесінің контексті мәзірі
Мәліметтер қоры терезесінің өз контексті мәзірі болады. Ол мәліметтер
қорының контексті мәзірінен, юобадан және мәліметтер қорының объектілерінің
контексті мәзірінен өзгеше болады. Осы мәзірдің кейбір мекендері (пункты)
мәліметтер қоры терезесінің сыртқы бейнесін өзгертуге береді:
❑ Көру (Вид). Мәліметтер қоры терезесінің бейнелеу режімін таңдауға
мүмкіндік береді: ірі таңба (значок), майда таңба, тізім, немесе кесте;
❑ Таңбаларды реттеу (Упорядочить значки). Мәліметтер қоры терезесіндегі
объектілерді іріктеуге мүмкіндік береді. Ашыған тізімдегі келесі
команданы таңдауыңызға болады: Аты бойынша (По типу), Құрылу күні бойынша
(По дате создания) немесе Өзгерту күні бойынша (По дате изменения). Егер
объектілер таңба түрінде берілсе тізімде Автоматты түрінде берілсе,
тізімде Автоматты түрде (Автоматически) командасы пайда болады.
❑ Тегістеу (Выровнять). Егер объектілер таңба түрінде берілсе осы
команданың көмегімен оларды бағана түрінде тегістеуге болады.

Реляциялық мәліметтер қорын

Мәліметтер қорын жобалаудағы бірнеше сипаттама

Реляциялық мәліметтер қоры бұрынан бері кеңінен қолданып келеді.
Қазіргі күні тиімді және тұрақты жұмыс істейтін қосымша құруға болатын үлгі
жоқ. Бірақ әр түрлі жағымсыздықтардан құтылу үшін бірнеше емес, уақытпен
тексерілген кепілдемелер мен принциптер бар:
❑ Ақпаратты минимальды қайталау принципі;
❑ Ақпараттың бүтіндік немесе сәйкес келу принцип;
❑ Жобаны қолайлы басқару принципі.
Осы принциптерден шығатын кепілдемелерді жоба құру кезінде
пайдалануға болады.
1) Жобаны тікелей өңдеуге кіріспестен бұрын, ақпараттың құрылысын
нақты анықтап алу керек, сол жобаны басында өңдегенде
қолданылады, сонымен қатар қандай ақпаратты соңында қосуға
болатынын байқап көруді ұсынады. Жиі кездесетін нәрсе жобаны
анықтау кезінде оған қосатын тағы бір нәрсе шығуы мүмкін.
Мұндай мүмкіндік кесте құрылысын, форма, сұрау, есеп беру,
модульдерді қайта жасамау үшін ең басында салынуы тиіс.
2) Ақпаратты кесте бойынша рациональды тарату керек. әдетте
ақпарат қоры екі түрлі кестеде сақталады (бөліну-шартты):
кестелер – негізгі оқиғалар мен объектілерден тұратын жазбалар
(накладнойлар, есептер) және көмекші ақпараттан (анықтамалық
кестелер) тұрады. Анықтамалық кестенің элементі уникальды
нөмір және баяндаудан тұрады. Мысалы, тауар анықтамасында
келесі өрістер бар: тауардың нөмірі, аты, өлшем бірлігі,
категориясы т.б. кестенің негізгі құрылысымен анықтаманың
негізгі құрылысы ұқсас. Бірақ анықтамаға сәйкес келетін
әрістерде басқаларға қарағанда элемент аттары толық емес, тек
қана нұсқау ретінде берілген. Мысалы, егер накладной
кестесіндегі тауар өрісінде 5 саны бар болса, онда осы
элементтің бейнеленуін тауар кестесіндегі 5 нөмермен берілген
жазбада табуға болады.
3) Негізгі кестелерді мәліметтер қорының деңгейіндегі
анықтамалармен байланыстыру керек.
4) Барлық кестелерде мәліметтер қорының деңгейіндегі
анықтамалармен байланыстыру керек.
5) Мүмкіндігінше индекстерді пайдалану қажет. Ол ақпаратта
іздеуді және оны іріктеуді тездетеді. Бірақ индекстердің үлкен
мөлшері барлық жүйенің жұмысын баяулатады. Әдетте, кестеде
бастапқы кілтті есептемеген жағдайда бір немесе екі жай,
немесе құрамды индекті пайдаланады.
6) Әдетте мәліметтер қоры бар tab-файлында сақталады. Бірақ екі
немесе үш файлдан құралған жоба құру ыңғайлы. Бір файлда
негізгі мәліметтер бар кестені сақтау ыңғайлы, ал екіншісінде
көмекші кесте, сұрау, форма, есеп беру, модульдерді сақтауға
болады. Біріншісі - ақпаратты қор, ал екіншісі – командалық
болып келеді. Командалық мәліметтер қорын ақпаратағы
кестелермен байланыстыру арқылы барлық жобаны басқаруға болады.
Үшінші файлда мұрағатты файлды сақтауға болады.
Реляциялық мәліметтер қоры – көптеген артық машықтарға ие.
Біріншіден, пайдаланушыға көрнекті және түсінікті. Екіншіден, кез-келген
мәліметтер құрылымы типтерін (иерархиялық, желілік) реляциялық формаға
келтіруге болады. Үшіншіден, мәліметтер қорынан әр түрлі сұраулардың
жауаптарын алу үшін реляциялық алгебра немесе қатынастарды есептеу деп
аталатын математикалық ақпаратты пайдаланамыз.
Мәліметтер қоры – ақпараттар сақталатын қойма. Не үшін ақпрараттар
сақталады? Мәліметтер қорынан керегіне қарай қажетті мәліметтер алу үшін
ақпараттар сақталады. Басқаша айтқанда, мұнда керекті ақпаратты іздеу үшін
ұйымдастырылады. Одан басқа да пайдаланушы керек емес ақпаратты өшіре
алады, жаңа ақпаратты енгізе алады, және оларға қызмет көрсетуші
бағдарламалар ақпаратты іздеу жүйесі (АІЖ) деп аталады. АІЖ –ң әдетте
пәндік белгісі болады.

Реляциялық мәліметтер моделі

Кез-келген мәліметтер қоры деректердің реляциялық моделіне
негізделеді. Алғаш 1970 жылы мәліметтердің реляциялық моделінің
концепциясын Б.Ф. Кодд ұсынған. Ол кезде бұл модель қолданбалы
программадағы деректердің сипаттамасымен, оның бейнеленуінің программадан
тәуелсіз болуын қамтамасыз етумен байланысты болған.
Мәліметтер реляциялық моделінің негізінде қатынастар (relation ағылшын
тілінде қатынас) ұғымы жатыр.
Кодд қатынастар (кестелер) жиынының нақты өмір объектілер жайлы
мәліметтерді сақтауға және олардың арасындағы байланыстарды модельдеу үшін
қолдануға болатындығын көрсетіпті. Мысалы, “Саудагер” жайлы мәліметтер
сақатуға “Саудагер” қатынасын пайдаланады.
Қатынас бағдарын атрибут деп атайды және оларға ат беріледі. Атрибут
аттарының тізімін қатынастар схемасы деп атайды. Саудагер қатынасының
үлгісі төмендегідей жазылады:
Саудагер (аты-жөні, мекен-жайы, қызметі, тауар аты, бағасы, шығыны,
айлығы).
Реляциялық мәліметтер қоры - өзара байланысқан кестелер жиыны. әрбір
кесте компьютерде файлы түрінде беріледі. Кодд әдісінің бір ерекшелігі – ол
қатынастарға (кестелерге) амалдар жүйесін қолдануды ұсынады. Бұл амалдар
бір қатынасын екінші қатынастарды алуға, шығаруға т.б. мүмкіндік береді.
Бұл, әрине, жадыны үнемдеуге, яғни ақпаратты сақталмайтын және сақталатын
бөлігінен қажет болғанда есептеу арқылы алуға мүмкіндік береді.

Кесте

1) Кестелер мәліметтер қорының негізгі объектісі болып табылады, ал қалған
объектілер осы кестеде негізделеді. Ең қарапайым жағдайда мәліметтер қоры
бір немесе бірнеше кестеден құралуы мүмкін. MS Access-те кесте құрудың
көптеген және әртүрлі амалдарын жасауға болады. Кестені жасаған кезде оған
пайдаланушы қызықтыратын ақпарат қана енгізіледі. Кесте белгілі бір уақыт
ішінде болатын қандай да бір қатынасты бейнелейді.
Жұмысқа кіріспестен бұрын төмендегі терминдерге анықтама
берейік:
- Жазба (мәліметтер қорында берілген жол) – берілген объектіні
немесе оқиғаны баяндайтын ...
Мысалы: “Иманбаев”, “Асхат”, “Нұрәліұлы”, 01.01.70., 01.02.90.,
01.01.99., 2300. Бұл жазбада қызметкер туралы ақпарат берілген. Оның аты,
фамилиясы, әкесінің аты, туған жылы, жұмысқа алынған күні, жұмыстан
шығарылатын күні және айлығы жазылған.
- Өріс: Жазудың элементі. Өрістің өз аты болады. Ол
мәліметтердің анықталған түрін және сәйкес келетін қасиеттерін
сипаттайды. Жоғарыда ... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.