Қызметтік хаттар

Жұмыс түрі: Материал
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 6 бет
Таңдаулыға:

І. Қызметтік хаттар
Ақпараттық-анықтамалық құжаттарға хаттар, жеделхаттар,
телефонограммалар, актілер, анықтамалар, мағлұмат хаттар мен түсінік
хаттар, арыздар т.б. жатады. Ішкі, тысқы ақпараттық-анықтамалық қатынас
хаттар басқару құжаттары көлемінің 80 пайызын құрайды.
Бастамалық хаттарға мыналар жатады: сұрау салу хаттары, өтініш
хаттары, ескерту және хабарлама хаттары, жарлық хаттар, ілеспе хаттар.
Жауап хат түрлері: ақпараттық, түсіндірме, рұқсат, тыйым салу хаттары т.б.
Жоғары мекемелер мен ұйымдардан түсетін хаттардың мазмұны әдетте
нұсқау, түсіндіру, ресми сұрау салу түрінде болады. Салаға бағынышты
мекемелер хабарлар, сұратулар жібереді. Тең дәрежедегі қатарлас мекемелер
өтініш, ұсыныс, растау, хабарлар т.б. алмасады.
Хаттар арнайы қағаздарға толтырылады және мынадай деректемелерден
тұрады: қабылдаушы, бұрыштама, бақылау белгісі, мәтін тақырыбы, мәтін,
қосымшаның бар екені туралы белгі, қолы, орындаушы туралы белгі,
мәліметтердің магнит таспасына аударылғаны туралы белгі, хаттың келіп
түскені туралы белгі.
Хат мәтіні, әдеттегідей, екі бөліктен түрады. Алдымен хатты жазуға
себеп болған жағдайлар (фактілер, оқиғалар, өзге құжаттарға сілтемелер)
көрсетіледі, содан кейін қорытынды, ұсыныс, өтініш- тілектер жазылады.
Мәтінді құрастыруда мынадай грамматикалық үлгілер пай-даланылады:
өтінемін, өтінеміз, кәсіпорын өтініш жасайды, басшылық пен еңбек ұжымы
өтініш жасайды, ұсыныс енгіземіз, ұсынамыз, хабарлаймыз, түсіндіреміз,
мәлім етеміз.с.с.
ііі. Жіберілетін-қабылданатын құжаттар

Жіберілетін (шығыс) хаттарға мүдделі лауазым иелері бұрыштама белгі
соғады. Мысалы, қаржы мәселесі бойынша хатқа бас бухгалтер белгі соғады.
Бұрыштама белгілер кәсіпорынның өзінде қалатын хат көшірмесінің алдыңғы
бетіне қойылады.
Егер құжат екі адрес бойынша жіберілетін болса, алдыңғы екі данасы
арнаулы қағазға басылып, көшірмесі жай қағазға түсіріледі, яғни, барлығы үш
дана болады.
Кей жағдайда хат мөрмен куәландырылады.
Қабылданатын (кіріс) хаттарға келіп түскендігі туралы белгі және
кәсіпорынның басшы қызметкерлерінің тапсырманы орындауға алғандығы туралы
бұрыштама белгі қойылады.
Онда орындаушының тегі, есімі, әкесінің аты, тапсырма мазмұны және
орындау мерзімі көрсетіледі. Бұрыштамада міндетті түрде уақыты, қолы
тұрады. Мысалы:
У. С. Әбеновке
Жауап жобасы
мерзіміне негізделіп дайындалсын.
қолы
01.05.97.
Егер құжатты орындаушылар саны бірнеше адам болса, олардың бәрі де
бұрыштама белгіде көрсетіледі. Бірінші аталған адам орындауға жауапты болып
саналады.
Белгі оң жақтан қабылдаушы мен мәтін деректемелерінің аралығына
қойылады.
Жеделхаттар
Жеделхат (телетайпхаттар) - ақпарат беру әдісі (телеграф) жағынан
бірдей, әртүрлі мазмұндағы құжаттардың жалпы түрдегі жинақтама атауы.
Жеделхаттың ішіне мыналар кіреді: қай категорияға жататыны туралы
белгі (үкіметтік, халықаралық, жедел, категориясы жоқ, кезектен тыс, шторм,
байланыс, апат); мекен-жайы, мәтіні, мәтінге қол қойған лауазымды адамның
аты-жөні, жіберуші ұйымның байланыс мекен-жайы, жіберуші лауазымды адамның
қолы, мөр, күні.
Жеделхаттар сондай-ақ тапсырылғанын ескертетін, талап ету бойынша
алатын, қабылдаушының өз қолына тапсырылатын, жеткізіліп берілетін,
жауабына ақысы төленген түрлерде де болады.
Жеделхаттар мен телетайпхаттар арнайы баспахана қағаздарына
толтырылады, олар жоқ болса, қажет пішімдегі жай қағазға толтырылады.
Жеделхаттың екінші данасы (көшірмесі) ұйымның іс қағаздарында сақталады.
Оның мәтініне ерекше телеграф стилі тән: көмекші сөздер, шылаулар,
жалғаулықтар, тыныс белгілері болмайды. Көп белгілі түрлері болмаса, сандар
сөзбен жазылады. Мәтін қысқа, жинақылықты қажет етеді, екі ұшты, астарлы
болмауы тиіс. Екіұшты түсінік тууы мүмкін жағдайда тыныс белгілері
қысқарған сөздерден құралады: НКТ-нүкте, ҮТ-үтір, ҚТ-қос нүкте, ТР-
тырнақша, НР-нөмір.
Халықаралық жеделхаттар орыс және латын шрифтерімен басылады.
Халықаралық жеделхат мәтіні 1,5 аралықта, тасқа басылған әріптермен, жаңа
жолсыз, тасымалсыз, түзетулерсіз басылады.
Халықаралық жеделхаттың мекен-жайы бөлімінде жеделхаттың категориясы
туралы белгі, қабылдаушының аты, жіберілген елдің атауы көрсетіледі.
Мәтінге ұйым басшысының қолы қойылады.
Халықаралық жеделхаттың сол жақ төменгі бұрышында нөмірі, күні,
орындаушының аты-жөні, қызмет телефонының нөмірі көрсетіледі.
Телефонограмма мынадай деректемелерді қамтиды: кәсіпорынның атауы,
құжат түрі, қабылдаушы, күні, индексі, мәтіні, қолы, жіберілу уақыты туралы
белгі, телефонограмманы қабылдаған және берген адамның лауазымы мен аты-
жөні.
Телефонограммалар бір данадан жасалып, оған басшы не орындаушы қол
қояды. Мәтіні 50 сөзден аспауы керек. Телефонограмма бірнеше қабылдаушы
бойынша берілсе, онда қабылдаушы мекемелердің тізімі мен телефон нөмірлері
қоса беріледі.
Телефонограмманы бергенде мынадай ұсыныстарды ескерген тиімді:
. қарапайым және жедел хабар беру;
. жазудың дұрыстығын қайталап оқу арқылы тексеру;
. қисыны күрделі мәтіндерді жібермеу;
. сирек қолданылатын сөздерді пайдаланбау;
. ұғынылуы қиын сөздердің әріптерін жеке-жеке атап беру.
Әдетте, телефонограмма арқылы кеңеске, кездесуге, тағы басқаларға
шақыру жіберіледі.
Баяндау хаттар
Баяндау хат — ұйым басшысына қандай да бір мәселені жан-жақты қамтып
баяндаған, қорытынды, ұсыныстар жасаған құжат.
Ұйымның өз ішіне арналған баяндау хаттар қолмен жазылып, жазған
адамның қолы қойылады. Мерзімі көрсетіледі. Сонымен қатар, мекеменің атауы,
құрылымдық бөлімшенің атауы, құжат аты, жазылған орны, мәтін тақырыбы,
кімге арналғаны көрсетіледі.
Баяндау хат мекеменің атынан жоғары жаққа арналса, машинкеге басылып,
мекеме басшысы қол қояды.
Түсініктеме — қызметкердің қандай да болмасын бір жарлықты орындамау
немесе тәртіп бұзу себептерін түсіндірген құжат түрі.
Түсініктеме қалыпты қағазға қолмен жазылады. Онда кәсіпорынның,
құрылымдық бөлімшенің атауы, құжат түрі, күні, нөмірі көрсетіліп, тақырыбы,
мәтіні жазылады, қолы қойылады. Түсініктемеге қосымшалар (анықтама, жол
билеті т.б.) тіркелуі мүмкін.
Анықтама және акт
Анықтама — қандай да бір болмасын фактіні не оқиғаны сипаттап
растайтын құжат.
Анықтама жоғары тұрған органның немесе лауазымды адамның нұсқауымен
жазылады. Ол қажет ететін мәліметтерден ғана тұрады — ұсыныс, қорытынды
болмайды.
Мекеменің өз ішіне қажет анықтамаға соны жазушы адам қол қояды,
жоғарыға жіберілетін анықтамаға мекеме басшысы қол қояды.
Анықтамалар да баяндау хаттарға тән деректерден тұрады.
Анықтамада бірнеше мәселелер қамтылса, мәтінін бірнеше бөлікке бөлген
немесе кесте түрінде құрастырған жөн.
Жеке адамға байланысты анықтамалар (мекемедегі жұмысы, лауазымы, оқуы,
тіркелімі т.б.) қалыпты қағаздарға толтырылып, кадр бөлімі бастығының не
кәсіпорын басшысының және бас бухгалтердің қолы қойылады, мөрмен
куәландырылады.
Акт — бірнеше лауазымды адамдардың белгілі бір фактіні не оқиғаны
растап қол қойған құжат түрі. Актіні жеке адам (тексеруші — ревизор,
сарапшы — аудитор, инспектор) толтыруы да мүмкін.
Актілер кәсіпорынның не оның бөлімшесінің және жеке лауазымды
адамдардың қызметін тексеру қорытындысы бойынша, мүлікті не құжатты
қабылдау-өткізу, объектіні немесе тауар-ақшалық бағалы заттарды қабылдау
кезінде жасалады.
Актіде мынадай деректер болады: кәсіпорын атауы, құжат түрі, күні,
индексі, жасалу орны, бекіту белгісі, тақырыбы, мәтіні, қосымшасы бар екені
туралы белгі, қолы.
Актіге комиссия төрағасының және мүшелерінің қолы қойылады.
Актінің мәтіні екі бөліктен: кіріспеден және белгілеуші бөліктен
тұрады.
Кіріспеде актіні жасауға негіз болған құжат түрі, оның нөмірі, күні
көрсетіледі. Ары қарай лауазымдары көрсетілген комиссия құрамы, сондай-ақ
тексеру кезінде болған адамдардың тізімі аталады.
Белгілеуші бөлігінде комиссия ... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.