Мұрағаттық анықтама түрлері

Жұмыс түрі: Реферат
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 11 бет
Таңдаулыға:

Мазмұны

Кіріспе3

Мұрағаттық анықтама түрлері5

Мұрағаттық анықтамалардың типтері7

Мұрағаттық анықтамаларды белгілі мақсаттарда қолдану11

Қорытынды14

Пайдаланылған әдебиеттер15

Кіріспе

Алматы қаласындағы орталық мемлекеттік мұрағаты 1934 жылы қаңтарда Алматы қалалық мұрағат бюросы болып құрылды. 1936 жылдан бастап Алматы мұрағат басқармасы болып өзгертіледі. Кейінен қалалық және обылыстық мұрағаттар біріктіріліп 1957 жылдан бастап обылыстық мұрағат ретінде жұмыс істейді.

Мұрағат дегеніміз - тарихи құжаттарды сақтайтын өткен өмірдің деректі ескерткіші. Ол өткен кезеңдердегі өмір құбылыстарын, бастан кешкен тарихты саяси - қоғамдық экономикалық өмірдің алуан тарихын зерттеу үшін құжаттарды сақтайды. Қоғам тарихында маңызды деректер қатарына жеке адамдардың да құжаттары енеді. Бұл құжаттар Қазақстан Республикасы Канститутциясы мен ''тарих және мәдениет ескерткіштерін пайдалану туралы '' заңның негізгі саласы ретінде өкіметтің қаулыларына сәйкес мемлекеттік мұрағат қорының жинақтау нысанасы болып табылды.

Мұрағат қорының мемлекеттік басты міндеттерінің бірі- мұрағат қорын жеке адамдардың құжаттарымен толықтыру. Мемлекеттің мұрағат туралы негіздерінде мұрағат ісі бірден жолға қойылды деуге болмайды. Әр бір ісі алуан кедергілер мен қиындықтардан өтіп, біртіндеп қалыптасты. Мұрағаттар ұлттың жадын сақтайды және адамзат жадының өміршеңдігі, өскелеңдігі көп жағдайда соларға тәуелді.

Қазақстан мұрағатының дербес қалыптасуы кезеңінің өзі төрт-бес жылға созылды. Мұрағаттарда құжаттардың материалдарын жинақтау, жүйелеу бір ізге келтіру болып табылыды. Мұрағаттың ұйымдар мен мемлекеттік мұрағаттардың алдында үлкен міндет болады. Жыл сайын түрлі мекемелерден мұрағаттарға көптеген құжаттар, материалдар түсіп отырады. Әр музейдің, кітапханалардың, түрлі ғылыми мекемелердің құжаттары мемлекеттік мұрағатқа өткізіледі.

Мемлекеттік мұрағаттың құрамында сақталатын материалдарын ғылыми түрде жүйелеу керек. Осы мұрағатта сақтаулы тұрған құжаттың материалдарды аса тиімді пайдалануға жағдай жасайтын әр түрлі анықтама кітапшалар жасау керек. Мемлекеттік мұрағатта сақтаулы тұрған құжаттардың материалдарының жоғалмауына, есебіне және пайдалануына, сақтауға жатпайтын құжаттық материалдарды белгіленген тәртібін бұзбауға мұрағаттың бастықтары немесе мұрағатқа жауапты адамдар тікелей жауап береді.

Мұрағаттың құжаттармен жұмыс істеп жүрген қызметкерлермен зерттеушілер оларға мұрағат бастығының рұқсаты мен берілетін сұрау бойынша мүлік тізімдерді, картотекаларды және басқа ғылыми-анықтама материалдарды, сондай-ақ баспадан шыққан кітаптарды пайдалануына болады.

Материалдарды мемлекеттік мұрағатқа алғашқы бірінші рет өткізерде құжаттар өткізіп отырған мекеме туралы тарихи анықтаманы беру керек. Құжаттар бір неше бөлімдерден құралған жағдайда барлық бөлімдерге жалпы тақырып беріледі де, сонан соң әр бір бөлімнің мазмұны туралы әр қайсысының өз алдына анықтама жазылады.

Мұрағаттық анықтама түрлері

Мұрағаттарда әр түрлі анықтамалардың түрлері құрылады. Мұрағаттық анықтамалар белгіленген форма бойынша жасалып, сұрау қағазы бойынша барлық мәліметтерді дәл және қысқаша баяндап, қорытындылау керек. Сұрау қағазға қатысы жоқ мәліметтер мұрағаттық анықтамаға енгізілмейді. Мұрағаттық анықтама бланкасының жоғарғы жағында анықтама беріліп отырған мекеме немесе адам көрсетіледі. Сонан соң құжаттың атынан кейін «мұрағаттың анықтама» анықтаманың тақырыбы бұл оқиғаны мазмұндап отырған құжаттың емес, оқиғаның хроналогиялық реттерімен баяндалады.

Мұрағаттың анықтаманың тақырыбын жақсылап редакциялағаннан кейін мекеменің немесе құрылымдық бөлімшенің басшылары және мұрағаттың бастығы қолдарын қояды. Олардың қолдары мекеменің мөрімен расталынады.

Жеке құжаттардың түпнұсқалары мұрағат қарайтын мекеме немесе құрылымдық бөлімше басшыларының рұқсатымен, құжат иесі арызы бойынша беріледі. Істен алынған құжаттардың түпнұсқасының орнына, бұл құжаттың мұрағат растаған суреттемесі немесе машинкаға басылған көшірмесі қойылады. Істен алынған еңбек кітапшасының орнына, оны сұрап алған адамға берілген анықтама қалдырылады. Анықтаманың күнін, айын, жылын көрсетіп жазу қажет.

Мұрағаттық анықтама дегеніміз - сұрау қағаздың мәнісі жайында осы мұрағатта сақтаулы тұрған құжаттың қайсысында қандай мәлімет барлығын мұрағаттың жасаған және мекеменің ресми растаған хат хабары. Мұрағат бағынатын құрылымдық бөлімше немесе мекеме басшыларының рұқсатымен қазақстан азаматтарының хаттай арыздары бойынша олардың еңбек стажы туралы, білімі туралы, азаматтың қам жөнінде денсаулығын дәрігерлік қаралуы туралы, тіркелуі туралы, еңбек және мал-мүлікке ие болуы туралы мұрағаттық анықтамалар беріледі.

Егер сұрап жіберген қағазға анықтама жауапта, арыз берушінің қолын беруге болмайтындай мәліметтер болса, мұндай анықтамаларды сұрастырып отырған мекеменің өзіне жіберу керек. Азаматтардың арыздарында мұрағаттық анықтаманың қандай мақсатқа немесе қай мекеме үшін керек болып отырғаны дәл, анық көрсетілуі керек.

Арыз берушілер немесе олардың сенім адамдары төл құжатын немесе төл құжатпен сенім хатын көрсеткеннен кейін олар анықтама көшірмесіне, жеке құжаттың көшірме сыртына немесе арыздарға қол хат жазғаннан кейін оларға мұрағаттық анықтамалар және жеке құжаттар беріледі. Басқа қалалардағы арыз берген адамдарға анықтамалар, құжаттар көшірмелер мен үзінділер жай хатпен, жеке құжаттың түпнұсқасы бағалы хатпен почта арқылы жіберіледі.

Мұрағаттың анықтамаларды беру жайындағы барлық іс жүргізу осы мекемедегі қолданылып жүрген іс жүргізу системасына сәйкес болып, мекеменің кеңсесінде немесе мұрағаттың арнаулы істерінде жинақталады, олардың ішіндегі құжаттар берілген жауап хаттардың күні, айы, жылы бойынша орналастырылады. Қазақстан министрлігінде және орталық ведомстволарында сұрау қағаздары мұрағаттық анықтамаларды олардың әр біреуінің мұрағатында белгіленген тәртіп бойынша есепке алуға болады.

Мекеменің мұрағаты өзі бағынатын құрылымдық бөлімшенің немесе мекеме басшыларының рұқсатымен мекемелерге сұрау қағаздары бойынша барлық мәселе жөнінен мұрағаттық анықтамаларды құжаттардың көшірмесін және құжаттардан үзінді беріледі.

Шет елдердің мекемелеріне, қызметтегі және жеке адамдарына анықтамалар айырықша белгіленген тәртіппен беріледі.

Мұрағаттық анықтамалар құжаттардың түпнұсқасы расталған көшірмелердің немесе мұрағатта бар үкімет және ведомство шығарған қысқаша ресми анықтама кітапшалардың негізінде жасалады. Расталмаған өмірбаянды, сондай-ақ құжаттармен қосталып мақұлданбаған еңбек кітапшасындағы мәліметтерді пайдалануда олар анықтаманың тақырыбында ол жағдай ескертіліп кетеді.

Мұрағаттық анықтама - қандай деректер және нақты қай құжаттарда сол мұрағаттың белгілі сұрақтары бойынша анықталып құрастырылған және заңды түрде расталған мұрағаттық мағлұмат. Мұрағаттық анықтама мұрағатта сақтаулы құжаттар бойынша және сұраққа қатысты өтініш бойынша қарастырылады.

Мысалы:

Анықтама

Осы анықтама Құсайынова Маржан Оспанқызының 1989 - 1994 жылдар аралығында Абай атындағы Алматы мемлекеттік университетінің қазақ филологиясы факултетінің сырттай бөлімінде оқығандығын растайды.

Анықтама Ақсу аудандық оқу бөлімінің кадырлар бөлімшесінде көрсету үшін берілді.

Факултет деканы Еспенова Т. М.

1996 жылдың 4 желтоқсаны.

Мұрағаттық анықтамалардың типтері

Мұрағаттық анықтамалардың типтері каталогтар, жол сілтемелер, шолулар, қор іс құжат деңгейінде ақпараттар беріледі қор бойынша анықтама беру мұрағаттың құрамы мен мазмұны жайында ондағы сақталатын қорлар жайында танысу жүргізеді яғни жол сілтемелер қызметін атқарады. Зерттеушілер қажететуші ұйымдарға арнайы шолулар басылып шығады. Нақты бір мәселе жайында ақпарат береді.

Жол сілтемелер құжаттық ақпараттар болып табылады. Ол мұрағат жайында қысқаша мәлімет береді яғни мақсаты қолданушыға қорлардың құрамы жайында ақпарат беру, қосымша ақпратты тезірек іздеуге көмектесу. Қорлар бойынша жол сілтемелер құрамына қордың номері мен аты кез келген кәсіпорынның тарихы жайында тарихи анықтама құжаттың көлемі мен пайда болған құжаттар жайында түсініктеме тағы басқа ақпараттар кіреді.

Құжаттық шолулар барысында мұрағаттық анықтама, оның құрамына кіретін жекелеген құжаттар жүйесінің құрамы және мазмұны жайында жинақталған мәліметтер кіреді. Шолу барысында құжаттар жайындағы ақпараттар нақты және жинақты болуы тиіс. Мұрағаттағы барлық шолулар әр түрлі сатыларға бөлінеді. Мемлекеттік мұрағат қызыметінің мекемеде әр бір берілген ақпараттардың дұрыстылығы тексеріледі. Құжаттық материалдардың тізімдемелері мұрағаттың маңызды анықтамасы болып табылады және де оның негізінде анықтаманың басқа түрлерін, құжаттық материалдардың каталогтарын, шолулардың мұрағаттың жол көрсеткіштерінде құруға болады.

Мұрағаттық анықтамалардың типтеріне құжаттық шолулар, каталогтар енеді. Мәселенің мінезіне орай зерттеушілер мұрағаттың оқу бөлмесіндегі жұмыстарына орай және де мұрағат өзінің пиғылына байланысты құру үшін ойластырса, құжаттық материалдардың каталог түрлері құрылады. Қойылатын мәселелерге, тақырыптарға, сұрақтарға байланысты құжаттар туралы мәліметтер топтастырылған және жүйелік каталогтар деп бөлінеді.

Жүйелік каталогтарға - мемлекет басқару, халық шаруашылығы, білім салалары жайындағы мәліметтер туралы анықтамалар жатады.

Пәндік каталогтарға - құжаттар туралы айтылатын пәндермен мәселерге топтастырылған құжаттық материалдар мәліметтер туралы анықтамалар жатады. Аталған каталогта мазмұнын әр бір жақтан және әр бір жоспар бойынша сипаттайды. Қойылған бір мәселеге, тақырыпқа, сұраққа, ата-тегіне, күніне байланысты топтарға біріктірілген құжаттар туралы мәліметтер каталогтарда бөлімдерге, бөлімшелерге, тақырыптарға, тақырыпшаларға бөледі.

Мұрағатшылар үшін құжаттық материалдарды мазмұны жағынан сипатталатын катологтардың ішінен жүйелік,

пәндік катологтың маңызы зор.

Негізінен құжаттарды жолудың (2) екі түрі болады:

Қорды шолу. Бұл бір ғана қор бойынша құжаттар жайындағы мәліметтерден тұрады. Оның мақсаты құнды құжаттары бар қорлар жайында мәліметтер беру.
Тақырыптық шолу. Бұл тақырып бойынша оның мазмұны жайында жинақталған мәліметтер береді.

Мұрағаттық анықтамаларды белгілі мақсаттарда қолдану

Мұрағаттарда ғылыми анықтамалық құқықтық материалды тіркеу үшін олардың құрамы мен қай жерде екенін анықтауға құжаттың мазмұны мен ғылыми жағынан ашуға, халық шаруашылығында және де басқа мақсаттарда қолдану үшін құрылады. Ғылыми анықтамалық апараттарсыз құжаттың мақсатын оқуға және оларды қолдануға болмайды.

Мұрағаттық анықтамалардың түрлері оның қолданылуы мен анықталады. Құжаттық материалдардың құрамы мен мазмұнын ашу мақсатында мынандай анықтама құрылады: Тізімнің, тақырыптық және фондылық шолулардың, жол көрсеткіштердің аныфқтамалары. Анықтамалар мұрағаттық құжаттар материалының мазмұны мен құрамын әр түрлі жағынан сипаттайды және анықтамалық аппараттардың бір келкі жүйесін құрып, құжаттық материалдардың тез әрі нақты пайдалануына ықпалын тигізеді.

Құжаттардың әр түрлі құндылығын анықтау, сақтаулы мерзіміне қарай және олардың мемлекеттік сақталу жолын талдау. Мекемеде құнды ғылыми хабарлары бар құжаттар аз ғана мөлшерде болады. Бағалы хабарлама беретін құжаттар таңдалып алынып оларды мемлекеттік мұрағатқа өткізілуіне көңіл бөлінеді - тексерістің бірінші және негізгі мақсаты. Мұны шешу мақсаты мен оқып білуге жеке мекемелердің құжаттары да белгілі ведмоствалардың да көптеген құжаттары. Құжаттарды белгілі мақсаттарда қолдану кезінде құжаттардың сақталуы егер аз мөлшерде болса да, жоғалса да толықтырылуын мұрағатқа пайдалана отырып жетіспейтін материалды толықтыру.

... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.