Ұйымдардағы өзара қарым - қатынас және оларды басқару

Жұмыс түрі: Материал
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 31 бет
Таңдаулыға:

Мазмұны

Кіріспе 9
1 Басқару процесін ақпаратпен қамту
1.1 Ақпарат туралы түсінік, оның ролі мен мәні 11
1.2 Ақпараттар жүйесі , оның қалыптасуы мен дамуы 15
2 Менеджменттегі коммуникациялық процесстер
2.1 Басқарудағы коммуникацияның ролі және оның түрлері 21
2.2 Қарым-қатынас кедергісі және оны жою әдістері 23
3 Коммуникациялық процесстерді тиімді басқару
3.1 Ұйымдардағы өзара қарым - қатынас және оларды басқару 27
Қорытынды 40
Пайдаланылған әдебиеттер 43

Кіріспе

Табиғитта, қоғамда, өндірісте болатын кез келген өндірістер нендей бір
деректердің, бөлімнің көзі болып саналады. Әрі ол кез келген құбылыстың,
процестің, оқиғаның сандық және сапалық сипаттамасын бейнелейді. Осы
деректердің барлығы кез келген нышанда және кез келген мазмұнда ақпарат
болып саналады.
Практикада бүкіл технологиялық процестер барлық жерде ақпараттік
процестің нәтижесінде туындайды, таралады, және бағытталады. Жанды күштер,
материалдар, еңбек құралдары тасқынымен қоса, өндіріс процесінде ақпараттар
тасқынының айналысы да болады, ал өндірісте өз кезегінде қарама – қарсы
ақпараттар туындайды – ағымдағы жоспарлардың орындалуы туралы есептер,
жедел тапсырмалар мен жарлықтар. Оның өндірістегі ролі де, міне осында.
Басқарушы мен бақарылатын жүйелердің арасындағы мәлемет алмасудың арасында
кәсіпорынды басқару жүзеге асырылады.
Басқару процесі тұрғысынан қарастырғанда ақпаратта еңбек құралы,
басқарылатын, басқаратын жүйелер және сыртқы орта туралы деректер жиынтығы
ретінде қарастыруға болады. Бұл ұғымда ақпарат басқару процесінің негізі,
шешімді әзірлеу, қабылдау және жүзеге асыру ретінде орын алады. Басқару
процесі шешімін біршама дәйектілігі түрінде жүзеге асады, ал оның
тиімділігін аралық және ақырғы нәтижелер туралы ақпарат негізінде
анықтауға болады.
Сонымен, басқару процесінің барлық сатылары мен кезеңдері ақпараттарды
өңдеуге байланысты. Басшының және басқару аппараттарының ұйымдық-
практикалық, қызметі де көбінесе ақпараттік сипат алады. Ақпаратсіз басқару
мақсатын анықтау жағдайын бағалау, проблеманы тұжырымдау, шешім қабылдау
және оның орындалуын бақылау мүмкін емес.
Нарықтық экономикаға көшкен жағдайда ақпарат ролі арта түседі. Басқару
құрылымын, олар артқанын қызметінің құрамы мен мазмұнын түбегейлі өзгерту
ақпарат тасқынының жеткізілуіне, оның мұқият таратылуына себепші болады.
Экономиканы басқарудың барлық деңгейінде жоспарлау – экономикалық
міндеттердің номенклатурасы мен мазмұны елеулі өзгеріске ұшырап, оларды
шешудің сапасы мен режиміне талап күшейеді. Осы проблемаларды игеру көп
жағдайда қажетті ғылыми-техникалық, коммерциялық және демографиялық
деректерді жинауды, сақтауды және өңдеуді жүзеге асыруға байланысты.
Қазіргі кәсіпорындар қызметі толып жатқан процестер, оқиғалар,
құбылыстар жиынтығынан тұрады., олардың әрқайсысы ақпарат көзі болып
саналады. Мұндай кәсіпорындарды басқарудың күрделілігі көбінесе өндіріс
сипаттамасын бағалауға байланысты.
Ақпараттар қасиетінің бірі - оны әлде неше рет пайдалануға
болатындығы. Бұл қасиеті ақпараттің тұтыну ерекшелігіне, сол процестен
кейін оның жайылып кетпейтіндігіне байланысты. Осындай қасиеті
болғандаықтан ақпаратті өңдеу, сақтау жүйесін ғана емес, сондай-ақ басқару
аппараты қызметкерлерінің оны пайдалануды орталықтандыруына тура келеді.
Ақпараттарді жинаудың негізі оны түсіну, яғни объект бейнесін
қалыптастыру, оны тану және бағалау. Ақпаратті түсінудіңнәтижесінде ол
таратуға және өңдеуге лайықты нышанға ие болады.
Ақпараттар – басқару процесінің негізі болып табылады. Басқару
процесінің басрлық сатылары мен кезеңдері ақпараттарді өңдеуге байланысты.
Ақпараттарсыз басқару, мақсатын айқындау, жағдайды бақылау проблеманы
тұжырымдау, шешім қабылдау және орындалуын бақылау мүмкін емес.
Басшының және басқару аппаратының ұйымдық-практикалық қызметі де
көбінесе ақпараттік сипатта болады, өйткені олар шешім қабылдау үшін
ақпараттар алады және де қабылдаған шешімдер жайлы ақпараттар таратады.
Ақпараттар ролі біркелкі емес, ол әр түрлі кезеңде түрліше келеді.
Мәселен, басқару мақсатын айқындаған кезде ақпарат ауқымы, оның
соңылығы, құндылығы, толықтылығы т.б. маңызды.
Жағдайды бағалаған кезде, осы бағалауды жинақты түрде , жүйелік
тұрғыдан анықтауға мүмкіндік беретін ақпарат түрлерінің айрықша маңызы бар.
Шешімді шығару және аналитикалық әрекет сатысында ақпараттарді өңдеу
мүмкіндігі зор рөль атқарады да, мұның өзі оныңұсынылу нышанына тәуелді
болады.
Шешімді жүзеге асыру жөніндегі ұйымдық практикалық істе ақпараттардің
тарату процестері, таратылу жылдамдығы, дер кезінде берілуі, оның түсу
толықтылығы т.б. айрықша роль атқарады.
Басқару процесінде ақпарат рөлі екі жақты. Біріншіден, өндіріс дамыған
сайын ақпарат көлемінің тұрақты ұлғаы басқаруды қиындата түседі.
Екіншіден, міліметтер, әсіресе ғылыми техникалық ақпараттар ұлғайған
сайын басқаруды жетілдіру мүмкіндіктері де арта түседі.

1 Басқару процесін ақпаратпен қамту
1.1 Ақпарат туралы түсінік, оның ролі мен мәні

Ақпарат – информация термині латын тілінен енген - түсіндіру, баяндау,
ақпарат деректер беру деген ұғымдарды білдіреді. Басқару ісінде ақпарат
ұғымы сақтауға, таратуға және түрлендіруге тиісті деректер ұғымын береді.
Табиғитта, қоғамда, өндірісте болатын кез келген өндірістер нендей бір
деректердің, бөлімнің көзі болып саналады. Әрі ол кез келген құбылыстың,
процестің, оқиғаның сандық және сапалық сипаттамасын бейнелейді. Осы
деректердің барлығы кез келген нышанда және кез келген мазмұнда ақпарат
болып саналады.
Практикада бүкіл технологиялық процестер барлық жерде ақпараттік
процестің нәтижесінде туындайды, таралады, және бағытталады. Жанды күштер,
материалдар, еңбек құралдары тасқынымен қоса, өндіріс процесінде ақпараттар
тасқынының айналысы да болады, ал өндірісте өз кезегінде қарама – қарсы
ақпараттар туындайды – ағымдағы жоспарлардың орындалуы туралы есептер ,
жедел тапсырмалар мен жарлықтар. Оның өндірістегі ролі де, міне осында.
Басқарушы мен бақарылатын жүйелердің арасындағы мәлемет алмасудың арасында
кәсіпорынды басқару жүзеге асырылады.
Басқару процесі тұрғысынан қарастырғанда ақпаратте еңбек құралы,
басқарылатын, басқаратын жүйелер және сыртқы орта туралы деректер жиынтығы
ретінде қарастыруға болады. Бұл ұғымда ақпарат басқару процесінің негізі,
шешімді әзірлеу, қабылдау және жүзеге асыру ретінде орын алады. Басқару
процесі шешімін біршама дәйектілігі түрінде жүзеге асады, ал оның
тиімділігін аралық және ақырғы нәтижелер туралы ақпарат негізінде
анықтауға болады.
Сонымен, басқару процесінің барлық сатылары мен кезеңдері ақпараттарді
өңдеуге байланысты. Басшының және басқару аппараттарының ұйымдық-
практикалық, қызметі де көбінесе ақпараттік сипат алады. Ақпаратсіз басқару
мақсатын анықтау жағдайын бағалау, проблеманы тұжырымдау, шешім қабылдау
және оның орындалуын бақылау мүмкін емес.
Нарықтық экономикаға көшкен жағдайда ақпарат ролі арта түседі. Басқару
құрылымын, олар артқанын қызметінің құрамы мен мазмұнын түбегейлі өзгерту
ақпарат тасқынының жеткізілуіне, оның мұқият таратылуына себепші болады.
Экономиканы басқарудың барлық деңгейінде жоспарлау – экономикалық
міндеттердің номенклатурасы мен мазмұны елеулі өзгеріске ұшырап, оларды
шешудің сапасы мен режиміне талап күшейеді. Осы проблемаларды игеру көп
жағдайда қажетті ғылыми-техникалық , коммерциялық және демографиялық
деректерді жинауды, сақтауды және өңдеуді жүзеге асыруға байланысты.
Эміршілдік-әкімшілдік жүйелерді қайта құру жағдайындағы өндірістік
бірлестіктер мен кәсіпорындардың дербестік алуы, басқару шешімдерінің
көпшілігін негізгі буын деңгейіне ауыстыруды талап етеді, демек, осыған
орай ақпараттарді қалыптастыру мен тарату жүйесінде де елеулі өзгерістер
болады.
2 Ақпарат қасиеті.
Ақпарат процестерін ұйымдастырған кезде, жалпы және ерекше сипатта
болатын ақпарат қасиетін де ескеру керек.
Ақпараттің негізгі қасиеті . оның оқиғаларды , процестерді көрсете
алатын қасиетінде. Біз көңіл аударатын жүйе неғұрлым күрделі болған сайын
ол көптеген элементтерден құралған сайын, оны сипаттайтын деректердің
құрамы мен ауқымы соғұрлым қомақты , жүйе күйін бағалау да соғұрлым күрделі
бола түседі.
Осыған орай ақпараттарді жинау, тарату, өңдеу құралдырын қуатын
арттыруға және жетілдіруге талап күшейеді.
Қазіргі кәсіпорындар қызметі толып жатқан процестер, оқиғалар,
құбылыстар жиынтығынан тұрады., олардың әрқайсысы ақпарат көзі болып
саналады. Мұндай кәсіпорындарды басқарудың күрделілігі көбінесе өндіріс
сипаттамасын бағалауға байланысты.
Ақпараттар қасиетінің бірі - оны әлде неше рет пайдалануға
болатындығы. Бұл қасиеті ақпараттің тұтыну ерекшелігіне, сол процестен
кейін оның жайылып кетпейтіндігіне байланысты. Осындай қасиеті
болғандаықтан ақпаратті өңдеу, сақтау жүйесін ғана емес, сондай-ақ басқару
аппараты қызметкерлерінің оны пайдалануды орталықтандыруына тура келеді.
Ақпараттарді жинаудың негізі оны түсіну, яғни объект бейнесін
қалыптастыру, оны тану және бағалау. Ақпаратті түсінудіңнәтижесінде ол
таратуға және өңдеуге лайықты нышанға ие болады.
Адамдар ақпараттің кез келген түрін түсіну үшін , оның өзі адам
органдарының сезіміне лайықталып тиісінше индекстелуі тиіс.
Индекстелу нышандары:
- Цифрлық (құжаттарға цифрмен жазу, есептегіштерге, таблоға жазу т.б).

- Алфавиттік ( құжаттарға сөзбен жазу т.б.)
- Символикалық ( сызбаларға, чертеждарға), схемаларға шартты түрде
бейнелеу.
- Заттық- бейнелік ( телевизиялық бейне, фотосурет).
Ақпараттард тасымалдаушылар : дәстүрлі жүйеде – адам есі:
- Құжаттар ( ведомствалар, кестелер, деректер, нарядтар т.б.).
- Механикаландыруды және автоматтандыруды қолдана отырып: перфократтар,
перфоленталар, магниттік дискілер, барабандар т.б.
3 ақпараттар қозғалысы.
Ақпараттар – басқару процесінің негізі болып табылады. Басқару
процесінің басрлық сатылары мен кезеңдері ақпараттарді өңдеуге байланысты.
Ақпараттарсіз басқару, мақсатын айқындау, жағдайды бақылау проблеманы
тұжырымдау, шешім қабылдау және орындалуын бақылау мүмкін емес.
Басшының және басқару аппаратының ұйымдық-практикалық қызметі де
көбінесе ақпараттік сипатта болады, өйткені олар шешім қабылдау үшін
ақпараттар алады және де қабылдаған шешімдер жайлы ақпараттар таратады.
Ақпараттар ролі біркелкі емес, ол әр түрлі кезеңде түрліше келеді.
Мәселен, басқару мақсатын айқындаған кезде ақпарат ауқымы, оның
соңылығы, құндылығы, толықтылығы т.б. маңызды.
Жағдайды бағалаған кезде, осы бағалауды жинақты түрде , жүйелік
тұрғыдан анықтауға мүмкіндік беретін ақпарат түрлерінің айрықша маңызы бар.
Шешімді шығару және аналитикалық әрекет сатысында ақпараттарді өңдеу
мүмкіндігі зор рөль атқарады да, мұның өзі оныңұсынылу нышанына тәуелді
болады.
Шешімді жүзеге асыру жөніндегі ұйымдық практикалық істе ақпараттардің
тарату процестері, таратылу жылдамдығы, дер кезінде берілуі, оның түсу
толықтылығы т.б. айрықша роль атқарады.
Басқару процесінде ақпарат рөлі екі жақты. Біріншіден, өндіріс дамыған
сайын ақпарат көлемінің тұрақты ұлғаы басқаруды қиындата түседі.
Екіншіден, міліметтер, әсіресе ғылыми техникалық ақпараттар ұлғайған
сайын басқаруды жетілдіру мүмкіндіктері де арта түседі.
Сонымен, басқаруға пайдаланылатын ақпараттар көлемінің өсуін бір жақты
бағалауға болмайды. Мұның өзі басқару қиындығының диалектикалық тұтастығыны
және оны ойдағыдай меңгеру мүмкіндігін көрсетеді.
4 Ақпараттарды жіктеу.
Өндірісті басқару процесінед мағыналық мазмұны жағынаналуан түрлі
ақпараттарді пайдалануға тура келеді. Оның өзі ақпараттің қолданылу
мақсаты, тасмыалдану, оқиғаны қамту дәрежесі , қозғалу бағыты және басқа да
белгілері жағынан түрліше болады. Бұл белгілер біршама көп болғандықтан
оларды жіктеуге тура келеді. Мұның барлығы қойылған мақсатқа орай
ақпараттар тасқынын қаншалықты терең зерттейтіндігімізге байланысты.
Ақпараттарді жіктеу жан-жақты, жүйелі тұрғыда басқару үшін, сондай-ақ
ақпарат жүйелерін қалыптастыру және жетілдіру үшін қажет, әрі ол басқару
процесінде ақпаратпен қамтамасыз етуді талдаудың маңызды амалы болып
саналады. Ақпараттарді алуан түрлі белгілері бойынша жіктеуге болады,
мұның әрқайсысы басқару процесінде ақпараттарді пайдалану процесін
көрсетеді.
1 Ақпараттар басқару жағдайына қарай жіктелуі мүмкін. Бұл белгілер
бойынша экономикалық, ұйымдық, әлеуметтік, техникалық болып бөлінеді.
2 Көрсетілу сипатына қарай кескінделген, аудио және аудиовизуалдық
ақпараттар болып бөлінеді.
3 Көрсетілу нышаны бойынша цифрлық, әріптік және кодталған ақпараттарге
бөлуге болады.
4 Алыну көзі бойынша сыртқы және ішкі ақпараттарег бөлуге болады.
Мұның басқару жүйелерінің деңгейі бойынша жіктелетін кіріс және шығыс
ақпараттаріне бөледі. Ішкі ақпараттар өндіріс жүйесінің алуан түрлі
динамикалығымен сипатталады.
5 Өңдеу дәрежесі бойынша алғашқы және туынды ақпараттарге бөлінеді.
Басқару практикасында туынды ақпараттар пайдаланылады, оны тұрақты және
ауыспалы ақпараттарді өңдеу нәтижесінде алады және де мұның өзі шешім
қабылдауға неғұрлым даяр ақпараттар болып саналады.
6 Ақпараттар қарқынды пайдалану уақыты бойынша да жіктелуі мүмкін.
Мұнда шартты тұрақты және ауыспалы ақпараттарге бөлуге болады.
Жалпы ақпараттардің ішінде шартты тұрақты ақпараттар көлесмі бойынша
шамамен 70 пайыздай болады, әрі мұның өзі өзгеріссіз қалады немесе ұзақ
уақыт бойы шамалы өзгеріп , басқару міндеттерін шешу үшін талай рет
қолданылады.
Бұл ақпараттардің динамикалылығы оны өңдеу үшін ерекше жоғары қарқынды
қажет етеді, бұлай болмаған жағдайда оны пайдалану мәні жойылады.
Шартты-тұрақты және ауыспалы ақпараттарді, өндірістің даму барысында
пайда болған алғашқы ақпараттар деп атауға болады.
7 Ақпараттар басқару жүйесіне қатыстылығы бойынша кіріс және шығыс
ақпараттарі болып бөлінеді. Басқару объектісіне келетіні – кіріс, басқару
объектісінен шығатыны – шығыс ақпараттарі делінеді.
Басқару процесінің ақпараттық сипаттамасы
Басқару процесінің ақпараттік сипаттамасыәр түрлі кезеңдер мен
сатылардағы ақпарат рөлі, оны пайдалану нышаны мен сипаты, параметрлері
ықпал етеді.
Мұндай сипаттамаларға жататыны:
1 Басқару процесінде пайдаланатын ақпараттардің саны мен сапасы.
Ақпараттардің барлық түрін саны мен сапасы бойынша мұқият бағалау мүмкін
емес. Мұндай бағалау көп жағдайда ақпараттардің тіркелу әдістеріне, әр
түолі тасымалдаушылардың қолданылуына т.б. тәуелді.
Кейде басқару аппатаратындағы қызметкерлерге ақпараттар шамадан тыс
көп келеді, яғни ақпарат молшылығы пайда болады.мұның өзі шешім қабылдауды
қиындатады. Кейде керісінше – басқару аппаратының қызметкерлеріне қажетті
ақпараттар жетіспейді де , ақпарат тапшылығы пайда болады, мұндайда
ақпарат жеткіліксіздігі жағдайында шешім қабылдауға тура келеді.
2 Ақпараттардің толықтылығы, мұның өзі басқару үшін қажетті және
алынған ақпараттардің ара қатынасы бойынша анықталады. Қажетті ақпарат
саны, оны жинауға және таратуға кететін уақыт шығынына байланысты.
Ақпараттар сапасын бағалау үшін мынадай сипаттамаларды пайдаланады:
дұрыстығы мен дәлдігі, толықтығы, өзектігі, құндылығы және пайдалылығы.
3 Ақпараттің дұрыстығы мен дәлдігі басқару ісін ақпараттармен
қамтамасыз етілуін сипаттайды. Кез – келген нақты деректер шынайы оқиғаның
анықтылығын көрсетеді. Ақпараттар неғұрлым дұрыс болса, тиімді шешім
қабылдау мүмкіндігі де соғұрлым арта түседі.
4 Ақпараттің өзектілігі – басқару ісін ақпараттармен қамтамасыз етудің
маңызды сипаттамасы. Ақпараттарді дер кезінде алмасу жөніндегі айшықты
сөзді біз А.И . Бергтің жазғандарынан кездестірдік. Ол былай дейді:
“...Ақпараттарді аз шамада шарапқа теңеуге болады, ол көп тұрған сайын сапасы
мен хош иісі жақсара түседі”.
5 Ақпараттардің құндылылығы, пайдалылығы басқаруды ақпаратпен
қамтамасыз етудің маңызды сипаттамасы. Бұл сипаттама салыстырмалы түрде,
өйткені ақпараттің құндылығы оны қабылдайтын субъктілерге байланысты
Міне, сондықтан а ақпараттардің құндылылығын қатаң бағалауға немес өлшеуге
болмайды. Дегенмен де, басқару практикасында әрбір басшы шешім шығаруды
ойластыра отырып, алынған деректерді бағалайды. Егер, басшы жұмысына
кедергі жасайтын тиімсіз ақпараттар тым жиі келетін болса, онда ол
басқару процесіндегі ақпаратпен қамтамассыз етілуді теріс бағалайды.
6 Ақпарат тығыздылығы – бұл оның саны. Тиісті өңдеу техникалары
болмағанда ақпарат тығыздығының төмендігі басқару процесінде қол жұмыстары
көлемін ұлғайтып, ақпараттарді сақтау және іздестіру процесін
күрделендіреді, соның әсерінен өндірістік басқару еңбегі кемиді. Ақпараттің
өте тығыз болуы, оны пайдалану үшін арнайы техникалық құралдарды қажет
етеді. Ақпараттің тығыздылығы, оны таратушыда тіркелуіне ғана емес, тіркелу
белгілеріне, тіліне де байланысты . Іс құжаттарында терминдердің
үйлестірілуін, құжаттарды толтыру тәртәбәнәң үлкен рөлі бар.
7 Тиімді пайдалану мүмкіндігіне қарай ақпараттарді пайдалы, жалған
және артық деп бөледі.

1.2 Ақпараттар жүйесі , оның қалыптасуы мен дамуы
Басқаруды ақпараттармен қамтамасыз ету ақпараттар жүйесінің жұмыс
істеуі арқылы жүзеге асады.
Ақпараттар жүйесі – бұл кәсіпорынды басқарған қажетті ақпараттардің
барлық түрлері. Кең мағынада ақпараттар жүйесі – бұл қажетті және дәлме –
дәл ақпараттарді басқару жүйесінің барлық буындарына дер кезінде
жеткізілуіне ықпал ететін, басқару процесіндегі ақпараттарді қамтамасыз ету
құралы.
Ақпараттар жүйесі мынадай элементтерден тұрады:
- Ақпараттар қоры – жүйедегі айналымда жүретін барлық ақпараттар,
жиналған ақпараттар дерегі, әр түрлі таратушылардың алуан түрлі
архивтері, сондай-ақ жүйедегі ақпараттің өту процесін регламенттейтін
әдістемелер, нұсқаулар мен бағдарламалар, оларды өңдеу, сақтау,
көрсету;

- Ақпараттар қоры, соның ішінде ақпараттарді таратушылар, ақпараттарді
жинайтын, беретін, өңдейтін техникалық құралдар;
- Айналымдағы ақпараттар каналы – ақпараттар тасқынының жолдары;
- Ақпаратпен жұмыс істейтін қызметкерлер тобы.
Ақпараттар жүйесінің осы аталған элементтеріне сүйене отырып, басқару
процесін қажетті ақпараттармен қамтамасыз ететін барлық амалдар мен
тәсілдер жиынтығын анықтауға болады.
Ақпараттар жүйесінің толып жатқан параметрлері:
- Негізгі ақпараттар ауқымының көлемінің;
- Ақпараттар жүйесі каналының өткізу қабілеті:
- Ақпараттар бірігіп сақтау қабілеті:
- Алуан түрлі ақпараттар жұмысына жүйенің жауап беру уақыты;
- Жүйе жұмыстарының тоқтаусыз жұмыс істеуі;
- Ақпараттардің тез әрекет етуі, оның тез арада табылуы мен таратылуы,
жеделдігі бойынша анықтауға болады.
Ақпараттар жүйесінің қалыптастырған кезде басқарушы неғұрлым жалпы
айқындаушыларды және сапалық сипаттамаларды басшылыққа алуы тиіс.
Кәсіпорынды дамытудың және техникалық жарақтандырудың кез келген
сатысында ақпараттар жүйесін ұйымдастырған кездегі маңызды айқындаманың
бірі – шығыс құжаттары болып саналады.
Шығыс құжаттары – бұл ақпараттарді өңдеудің және қалыптастырудың
аяқталу сатысы, мұның өзі тиісті басқару командасын ойластыру үшін қажет.
Біріңғай ақпарат айқындамасы шартты – тұрақты ақпараттар ауқымын құруды
көздеген. Мұндай ақпараттар қорын жасау ақпараттар жүйесінің жұмысын
едәуір дәрежеде жеңілдетеді, әрі жоспарлы және есеп беру құжаттарындағы
ақпараттардің тым көп болуын едәуір азайтады.
Егер, ақпараттардің сапалық сипаттамасы сақталмайтын болса, онда
ақпараттар жүйесін ұйымдастыру біршама нәтижесі болып шығады. Ақпараттар
жүйесін ұйымдастырған кездегі мұндай талап ақпараттар сапасының
айқындамасын көздейді.
Ақпараттар жүйесін ұйымдастырған кезде қамтамасыз етілуге тиісті ең
басты сипаттамаларға мыналар жатады:
1 Дұрыстығы. Басқаруға пайдаланылатын кез келген шығыс құжаттарының
ақпараттарі өндірістің дамуының нақты көрсеткіштеріне дәлме-дәл сәйкес
келуі тиіс. Ақпараттардің бұрмалануы дұрыс шешім қабылдауға, нәтижесінде
бар мүмкіндіктің толық пайдалануына әсер етеді.
2 Түсініктілігі. Ақпараттар басқарушы адамның шешім қабылдауына
қиындық келтірмеуі тиіс.
3 Бір мағыналылығы. Шығыс құжаттарының ақпараттарінде әр түрлі
түсінік болмауы тиіс.
Ақпараттар жүйесін жарақаттандыру деңгейі туралы мәселені шешкен кезде,
үстемділік принципі сақталуы тиіс. Техникалық құралдарды пайдалану шығыны
негізделуі қажет.
Жоғарыда аталған принциптерді сақтаумен ақпараттар жүйесін жетілдіру
аяқталмайды, сонымен қоса шығыс құжаттарын қалыптастыруды қамтамасыз ететін
ақпараттар тасқынының балық түрін ретке келтіруге тура келеді. Осы мақсатта
әрбір шығыс құжатында ақпараттар моделі жасалып, онда кіріс ақпараттарін
өңдеу, қажетті шығыс ақпараттарін беру көзделеді.
Ақпараттар жүйесін шартты түрде шамалы күрделі, күрделігі орташа және
едәуір күрделі деп бөледі.
Ауыл шаруашылығы кәсіпорындардағы шамалы күрделі жүйеге, адамдардың
белгіленген модель бойынша ақпараттарді алуын, жиналуын, таратуын,
өңдеуін және қалыптастыруын жүзеге асыру жатады. Мұндайда шағын есептеу
техникаларын пайдалануға болады. Қазіргі кезде мұндай жүйе ең көп тарағаны.
Күрделілігі орташа ақпараттар жүйесінде ақпараттарді өңдеу жөніндегі
технологиялық операцияның біреуін адамдар, басқасын – технкалық құралдар
көмегімен жүзеге асырады. Мұндай жүйелер шағын кәсіпорындарда құрылды.
Едәуір күрделі ақпараттар жүйесінде ақпараттарді өңдеудің барлық
технологиялық процестері толық автоматтандырылады. Мұндай жүйеде
ақпараттарді алу, жинау, тарату, өңдеуден бастап шығыс құжаттарын
қалыптастыруға дейінгі барлық процесс прогрессивті техникалық құралдар
көмегімен автоматтандырылып жүзеге асырылады. Демек, ауыл шаруашылығы
кәсіпорындарында өндірісті басқарудың автоматтандырылған жүйесі құрылады.
Алайда, мұнда бір атап көрсететін жәйт, мұндай жүйеге адамдар қызметі де
қатыстырылады.
Соңғы кезде ақпараттар жүйесінің тағы бір типі – автоматтандырылған
түрі кездесетін болады. Мұнда ақпараттарді алудан бастап басқару командасын
беруге дейінгі барлық процесс техникалық құралдар жиынтығымен жүзеге
асырылады.
7 Құжаттау негіздері және жазбаша іс қағаздары
Басқаруды жетілдіру жөніндегі міндеттерді шешуде құжаттермен қамтамасыз
етуді ұйымдастырудың зор маңызы бар.
Барлық басшылар мен мамандардың міндеті- ақпараттар қызметінің маңызды
құралы болып саналатын құжаттармен тиімді жұмыс істеуді үйрену.
Кәсіпорынды басқару процесінде ақпараттеорді тіпкеу, жүйелеу, өңдеу,
тарату, жинақтау және пайдалану құжаттау арқылы жүзеге асырылады.
Құжат - жазбаша іс қағаздардың материалдық таратушысы ( қағаздар, кино
мен фотопленка, магнит таспасы, перфокарта т.б). Қарапайым түсінікте
құжаттар дегеніміз белгілі бір тәртіппен жасалған, қол қойылған және
расталған іс қағаздар. Бұл құжаттар әр түрлі шаруашылық – қаржы
операцияларында, праволық қарым – қатынаста және азаматтардың ісінде
жасалады.
Құжаттар кәсіпорынның ішкі және сыртқы қызметтерінде кеңінен
пайдаланылады. Онда сан алуан деректердің кез-келген түрі (әріптік,
цифрлық, графикалық) тіркелуі мүмкін. Мұндай ақпараттарді адамдар тез
қабылдайды. Құжаттардың заңдылық мәні жоғары болады, оларды сақтау,
тасымалдау оңай. Құжаттық ақпараттар басқару шешімін қабылдаудың негізі,
оның орындалуының және жинақталуының көзі болып саналады. Басқару ісінде
құжаттар еңбек құраллы ретінде де, еңбек нәтижесінде де жүреді.
Кәсіпорындар, мекемелер, ведомстволар және олардағы лауазымды адамдар
өз қызметін жүзеге асыру процесінде әр түрлі іскелік қарым – қатынас
жасайды да , мұның өзі тиісті құжаттарда ( бұйрықтар, қызмет жазбалары,
жарлықтар, шарттар, актілер, шешімдер т.б.) көрсетіледі. Бұл құжаттардың
барлығы тиісінше толтырылған жағдайда ғана дұрыс, әрі заңдылық мәні
болады.
Басқару ісінің көптеген нышандары тиісті құжаттар арқылы: жоспарлау –
әр түрлі жоспарларды әзірлеу арқылы, есебін алу статистикалық,
бухгалтерлік және жедел техникалық құжаттарды жасау және өңдеу түрінде:
нұсқаулық - нұсқаулар, әдістемелік көрсеткіштер шығару түрінде; бақылау-
жазбаша турде деректер жинау жолымен көрсетіледі.
Құжаттау - құжаттарды әзірлеу және жасау процесі. Заңдастырылған
актілерде бірқатар қағидалар қарастырылған. Мәселен, ақпараттарді құжаттау
міндетті болып саналады, сондықтан да оның өзі заңдылықты, орындауды,
бақылауды, еңбек тәртібін нығайтудың бірден бір құралы болып саналады.
Нақты бір мәселелерге, оқиғаларға, құбылыстарға және т.б. арналған
құжаттар жиынтығын құжаттау деп атайды.
Құжаттаумен жұмыс істеу логикалық және техникалық операциялардан
тұрады.
Логикалық операцияны – құжаттарды әзірлеуді – аппараттағы барлық
мамандар атқарады. Техникалық операцияға ( көпшілік бөлігі творчестволық
емес) құжаттарды әзірлеу (машинкамен басу, қосу, көбейту) және оларды
өңдеу ( қабылдау, бөлу , жүйелеу) т.б. жатады.
Кәсіпорынның барлық буындарын қамтамасыз ететін құжатталған
ақпараттардің жиынтық операциясы іс жүргізу саласына жатады.
Іс жүргізу басқарудың негізгі қызметі бола тұрып, әкімшілік қызметте
елеулі ықпал етеді. Басқарудың жеделдігі, сенімділіг, үнемділігі, басқару
еңбегінің ұйымдастырылуы, аппарат мәдениеті, басқаруды механикалау
деңгейі, болашақта құжаттық ақпараттарді пайдалану мүмкіндігі аппараттағы
құжаттық жұмыстардың әзірлігіне байланысты.
Жеделдік (оперативтік) - өңдеу мен жеткізуді тездету арқылы жүзеге
асырылады.
Сенімділік – ақпараттардің сапалылығы мен дұрыстығы, анықтамалық
ақпараттік қызметтің мүлтіксіз жолға қойылуы, құжаттарды іздестіруді,
сақтауды және пайдалануды тиімді ұйымдастыру арқылы жүзеге асырылады.
Құжаттар заңдылық күшіне ену үшін онда реквизиттер деп аталатын
бірқатар элементтер болуы тиіс. Қағаз бетінде белгілі бір тәртіппен
орналасқан құжат реквизиттерінің жиынтығын формуляр деп атайды. Құжат
формулярында онымен жедел жұмыс істеуге қажетті деректер болуы тиіс. Жалпы
реквизиттерге жататыны: республика елтаңбасының белгісі, эмблема, ұйымның
аты мен мекен жайы, телефон номері, банкідегі счет нөмері, құжат
түрінің аты (бұйрық, хаттама, т.б.) жасалған орны немесе басылымы, мәтін
тақырыбы, текске қойған қолы, құжаттың орындалғаны туралы белгі. Атлаған
тізбелер толық емес, реквизитте ең көп дегенде 26 атау болуы мүмкін. Нақты
құжаттарда олар көп болуы да немесе соның кейбіреулері болмауы да мүмкін.
Кәсіпорынның қызмет құжаттары , әдетте, бланкіге басылуы тиіс, мұның
өзі ақпараттарге ресми сипат береді. Құжат бланкісі – бұл мөлшері
стандартты, күні бұрын элементтері – реквизиттері басылған қағаз. Әрбір
кәсіпорынның қызметі жазбасына арналған бланкілер жіне барлық басқалай
құжаттарға арналған бланкілер болуы тиіс.
Басшылар мен мамандар құжаттарға қойылатын негізгі талаптарды білуі
тиіс:
1 Құжаттарды өкілетті органдар немесе тиісті билігі бар лауазымды
адамдар шығаруы тиіс;
2 құжаттар қолданылып жүрген заңдарға қайшы келмеуі тиіс;
3 Құжаттар дұрыс болуы және нақты басшылық ету міндетіне жауап беру,
яғни нақты мерзіге негізделуі, әрі айқын ұсыныстары немесе нұсқаулары
болуы тиіс;
4 Құжаттар белгіленген нышан бойынша жасалуы тиіс;
5 Құжат нышаны кәсіпорын алдына қойылған мақсатқа және қабылдаған жұмыс
тәсіліне сай келуі, орындауға ыңғайлы болуы тиіс;
6 Құжаттар ақпараттарды логикалық және күні бұрын әзірленген тәртіпке
тіркеуді қамтамасыз етуі, ақпараттардің тиісті тақырыпшаларын, графа
атауларын тауып алу оңайлатылуы тиіс;
7 Құжат нышаны қажетті жазуларды енгізуге ыңғайлы болуы тиіс;
8 Құжаттар дәл, айқын, қысқа, сенімді толтырылуы тиіс.
Құжат мазмұнын баяндау:
А) дәл, яғни нақты жағдайды көрсету;
Б) толық- мәселені шешуге байланысты барлық жағдай қарастырылуы;
В) айқын, яғни қарапайым тілмен баяндалуы;
Г) сенімді – толық негізделуі және дәлме-дәл дәлелденуі тиіс;
Жазбалар ыңғайлы болуы үшін хатта бір мәселе жөнінде әнгіме болғаны
жөн, баяндауда логикалық реттілік сақталсын. Сондықтан да , құжатты
дайындаған кезде оның жоспарын, логикалық құрамын, кіріспе бөлімін, нақты
мәселені, негізгі түйін мен қорытындыны мұқият ойластырған жөн.
Кіріспе бөлімінде хаттың жазылу себептері беріледі.
Дәлелдемеде мәселе мәні баяндалады: мұнда тиісті фактілер мен
түсініктемелер келтіріледі.
Егер, хатта күрделі дәлелдемеледі келтіру қажет болса, онда негізгі
түйіні айтылады: мұнда дәлелдеме қорытындысы қысқаша баяндалады.
Қорытынды сөз хаттың негізгі, міндетті бөлігі болып саналады, онда
хаттың жазылу мақсаты түсіндіріледі.
Логикалық элементтер тура және кері тәсілдермен ойластырылуы мүмкін.
Қызмет құжаттарында ресми іскерлік стиль қолданылады. Мәтінде күрделі
құрмалас сөйлемдерді, қарапайым сөйлемдермен алмастырған, сөйлемде сөздер
нақты қолданылғаны жөн. Жарлық құжаттарында “бекітлсін”,
“міндеттелсін”, “атап көрсетілсін” секілді етістік сөз тіркесі
қолданылуы, сілтеу есімдіктері зат есіммен алмастырылуы тиіс.
Құжат мәтінінде жалпы қабылданған басқа сөздер мен сөйлемдер
қысқартылып берілмеуі тиіс. Құжат тақырыбы мазмұнына сай болсын.
Құжат датасы (күні, айы, жылы) оған қол қойылған, бекітілген немесе
құжатта тіркелген оқиға датасы болып саналады. Датасын жазғанда тек араб
цифрларын пайдалануы тиіс. Егер, айдың немесе күннің рет нөмері бір
цифрден тұрса, онда олардың алдына 0 қойылады. Мәселен, 5 қаңтар 2003
жылды 05.01.03 ж. деп жазу қажет.
Құжаттардың өтуіне және орындалуына байланысты ондағы барлық қызмет
белгілеріне датасы көрсетіліп, қол қойылады.
Шаруашылықта басылатын жекелеген құжаттарға жеке адамдардың биза
қойылуы арқылы келісіледі. Виза құжаттың бірінші данасына, ал хат –
көшірмені жөнелтішуде қалатын данасына қойылады. Қажет болған жағдайда
құжатқа ескерту немесе толықтырылу бөлек қағазда баяндалады.
Түпнұсқалылығын ерекше куәләндыратын кейбір құжаттарға мөр басылады.
Құжат көшірмесінің бірінші бетіне “көшірме” белгісі қойылады. Құжаттың
соңына “дұрыс” белгісі қойылып , куәләндырылған адамның жеке қолы, аты-
жөні, қызметі, куәләндырылған датасы көрсетіледі.
Егер, көшірме азаматтардың жеке мүддесі немесе құқығына қатысты болса,
онда көшірмесі алынған құжатқа кімге, қашан берілгені, ал көшірменің өзіне
– түпнұсқасы сол ұйымда сақталғаны туралы белгі қойылады.

2 Менеджменттегі коммуникациялық процесстер
2.1 Басқарудағы коммуникацияның ролі және оның түрлері

Коммуникация дегеніміз қарым-қатынас, екі және одан да көп адамдардың
өзара түсінісуге негізделген байланысы: бір бірінен ақпарат, ақпараттар
алмасуы.
Басшы өзінің көпшілік уақытын ақпараттар алу және шешім қабылдау үшін,
біреулермен байланысуға, қарым-қатынас орнатуға арнайды. Баскдрудың
жоспарлау, ұйымдастыру мотивация және бақылау қызметтерін орындау да қарым-
қатынас орнатуға байланысты. Коммуникация – басшылық етудің байланыстырушы
процесі болып саналады.
Менеджерлер өз жұмысын ойдағыдай орындау үшін тиімді қарым-қатынас
орнатуы қажет.
Шетел зерттеушілерінің пікірінше, тиімсіз қарым-қатынас –
проблемалардың туындауының басты себептерінің бірі. Тиімді жұмыс істейтін
басшылар – бұлар тиімді қарым-қатынас ориата білетіндер. Ұйым ішінде де,
одан тысқары жерде де тиімді қарым-қатынас ұйым аралықтары үшін де, сыртқы
орта үшін де аса қажетті, сол мақсатта олар түрлі амалдарды пайдаланады.
Олар тұтынушыларға жарнама арқылы және басқадай жолдармен байланысады.
Қоғамдық ұйымдармен қарым-қатынас орнатуда жергілікті ұйымдармен,
жалпыұлттық немесе халықаралық деңгейде байланыс жасауға ерекше кеңіл
бөледі. Ұйым мемлекеттік реттеу тәртібіне бағынуына тура келеді, сол
себептен де есеп беріп, онда қаржы және маркетинг туралы ақпарат береді,
сондай-ақ өзінің орналасуы мүмкіндіктері, жеңілдіктері т.б. туралы деректер
келтіреді. Ұйымның сыртқы ортадағы оқиғалар мен факторларға қатысуынын
баска да толып жатқан әдістері бар.
Сыртқы орта арқылы пайда болатын алуан түрлі проблемаларға байланысты
ұйым ішінде әр түрлі талқылаулар, жиналыстар, телефон арқылы келісімдер
жүргізіліп, қызмет жазбалары, есептері, бейнетаспалар т.б. жасалады.
Ұйымда ақпараттар бірінен бірі беріліп, алмасып отырады. Жоғарғы
басшылықтан төменгі басшылықка күнделікті міндеттер, нақты тапсырмалар,
ұсыныстар т.б. беріледі. Төменгі деңгейдегі басшылықтан жоғары деңгейдегі
басшылыкка берілетін ақпараттар еңбек өнімділігіне айтарлықтай ықпал етеді.
Төменгі деңгейден жоғарғы деңгейдегі басшылыкка берілетін ақпаратте не
істеп жатқандығы айтылады. Басшы осындай жолмен ағымдағы және толғағы
жеткен ақпараттарді біліп отырады, істі оңға бастырудың мүмкін болатын
варианттарын ұсынады. Жоғарғы басшылар мен төменгі басшылардын ақпарат
алысуы әдетте есеп беру, ұсыныс айту және жазбаша түсініктеме нышанында
болады.
Әр түрлі бөлімшелер аралығындағы коммуникация көлбеу коммуникацияға
жатады. Кез келген ұйым ұндай коммуникацияны қажет етеді, өйткені, оның өзі
өзара байланысты элементтерден тұратындықтан басшы мақсатқа жетуі үшін
біркелкі жолға қойылған жұмысқа қол жеткізуі тиіс.
Басшы мен бағыныштылар коммуникация компоненттері болып саналады. Олар
бөлімшелердегі міндеттерді анықтау үшін ақпараттар алмасады, жұмысты тиімді
орындау проблемаларын талқылайды.
Басшы мен жұмысшы топтарының арасындағы коммуникация, басшы мен
бағыныштылар арасындағы қосымша ақпарат алу болып саналады, әрі басшыға
топтың іс әрекетінің тиімділігін арттыруға ықпал етеді.
Коммуникациялық процесс бұл екі немесе оданда көп адамдар арасындағы
ақпарат алмасу, әрі оның негізгі мақсаты ақпараттін түсінікті болуын
қамтамасыз ету. Коммуникация — бұл күрделі процесс және де оны жақсы түсіну
үшін процесс сатыларын білу қажет.
Ақпарат алмасу процесінің элементтері мыналар болып саналады:
- ақпаратты жіберуші идеяны қорытушы немесе ақпаратті жинаушы және оны
таратып беруші болып саналады;
- символдар көмегімен кодталған ақпараттің өзін хабарлау;
- канал, ақпаратті беру құралы;
- алушы. бұл ақпаратті қажет ететін адам.
Ақпаратті алмасу барысында жөнелтуші мен алушы белсенді роль атқарады,
әрі мұның өзі бір біріне қатысты бірнеше кезеңде өтеді. Бұларлың міндеті
хабарды дайындау және каналды пайдалана отырып, екі жаққа да түсінікті
болуын қарастыру. Ақпарат алу кезеңдері мынадай: а) идеяның пайда болуы; ә)
кодтау және канал таңдау; б) беру; в) декодтау.

Ақпарат ... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.