ІСҚАҒАЗДАРЫНЫҢ ҮЛГІЛЕРІ (жергілікті атқарушы органдардың құжаттары) ОБРАЗЦЫ ДЕЛОВЫХ БУМАГ (документы местных исполнительных органов)
ІСҚАҒАЗДАРЫНЫҢ
ҮЛГІЛЕРІ
(жергілікті атқарушы
органдардың құжаттары)
1
ОБРАЗЦЫ ДЕЛОВЫХ
БУМАГ
(документы местных
исполнительных органов)
ББҚ 65.050.2
І 85
Алматы қаласының Тілдерді дамыту басқармасы
Алматы қаласы әкімдігінің Тіл оқу-әдістемелік орталығы
КИЕ лингвоелтану инновациялық орталығы
Редакция алқасы:
Матыжанов К. І. – Алматы қаласы Тілдерді дамыту басқармасының бастығы,
филология ғылымдарының докторы (төраға)
Қапалбеков Б. – Алматы қаласы әкімдігі Тіл оқу-әдістемелік
орталығының директоры, филология ғылымдарының кандидаты (жауапты
редактор)
Ахетов М. Қ. – Алматы қаласы Тілдерді дамыту басқармасының бөлім
бастығы, филология ғылымдарының кандидаты (редактор)
Құлманов С. – Алматы қаласы әкімдігі Тіл оқу-әдістемелік орталығы-
ның бөлім бастығы, филология ғылымдарының кандидаты (жауапты редактор)
Жонкешов Б. – КИЕ лингвоелтану инновациялық орталығының атқарушы
директоры, филология ғылымдарының кандидаты (жауапты шығарушы)
Пікір жазғандар:
Құрманбайұлы Ш. – филология ғылымдарының докторы, профессор
Айдарбек Қ. – филология ғылымдарының кандидаты, доцент
Ісқағаздарының үлгілері (жергілікті атқарушы органдардың құжат-
тары) Образцы деловых бумаг (документы местных исполнительных органов).
Құраст.: С.Құлманов. –Түзетіліп, толықтырып 2-ші бас. – Алматы: КИЕ
лингвоелтану инновациялық орталығы, 2008. – 364 бет.
ІSBN 978-601-7038-18-2
Бұл жинаққа жергілікті атқарушы органдарда қолданылатын ресми ісқағаз-
дарының орысша-қазақша үлгілері еніп отыр. Сонымен қатар ресми стильде
қолданылатын синтаксистік тіркестер мен орысша-қазақша және қазақша-орысша
сөздік кітапты пайдаланушылардың жұмысын едәуір жеңілдетеді.
Жинақты ресми орындардың аудармашыларына, жергілікті атқарушы орындарда
ісқағаздарын жүргізумен айналысатын қызметшілерге көмекші құрал ретінде
ұсынамыз.
Ісқағаздарының үлгілері пайдалануға өте қолайлы электронды нұсқасымен
қоса беріліп отыр.
ББҚ 65.050.2
© Алматы қаласының Тілдерді дамыту
басқармасы, 2008
© Алматы қаласы әкімдігінің Тіл оқу-
әдістемелік орталығы, 2008
© КИЕ лингвоелтану инновациялық
ІSBN 978-601-7038-18-2 орталығы, 2008
Аңдатпа
Қазак тілінің мемлекеттік тіл ретінде өз дәрежесін иеленудегі аса өзекті
сала – ісқағаздарын жүргізу екендігі белгілі. Қазақстан Республикасы
Президентінің 2001 жылғы 7 ақпандағы № 550 Жарлығымен бекітілген Тілдерді
қолдану мен дамытудың 2001-2010 жылдарға арналған мемлекеттік
бағдарламасына сәйкес мемлекеттік басқару органдарының барлығы
ісқағаздарын кезең-кезеңімен мемлекеттік тілге көшіру үстінде. Міне, осы
орайда мемлекеттік органдарда мамандардың қазақ тіліне шорқақтығынан,
білетіндердің ресми стилге төселмеуінен, терминдік қолданыстардағы
бірізділіктің қалыптаспауынан, маман-аудармашылардың тапшылығынан, қазақ
тілінің жаңа технологияларға жедел икемделмеуінен түрлі қиыншылықтарға
ұшырап отыр. Осы ауыртпашылықтарды біршама жеңілдету мақсатында Алматы
қаласы Тілдерді дамыту басқармасы мен Тіл оқу-әдістемелік орталығы Кие
лингвоелтану инновациялық орталығымен бірлесе отырып, қолдарыңыздағы
Ісқағаздарының үлгілері атты сериялық еңбекті әзірлеп басып шығаруды
қолға алып отыр. Бұл басылымға ең алдымен жергілікті атқарушы органдарда
қолданылатын ісқағаздарының қазақ және орыс тілдеріндегі нұсқалары
топтастырылып, жиі қолданылатын терминдер мен атаулардың, сөз тіркестерінің
тізбесі жинақталған. Сонымен қоса кітапқа енген құжаттардың электронды
нұсқасы қоса беріледі. Демек, бұл кез келген маманға құжат әзірлеу кезінде
екі тілді еркін пайдаланып, жұмыс істеуіне барынша қолайлы жағдай туғызады.
Алғашқы кітапқа жергілікті атқарушы органдарда жиі қолданылатын ортақ
құжаттар топтастырылды. Келесі томдар басқару органдарының салалары бойынша
қолданылатын құжаттар топтамасына арналады. Мәселен, биыл, кеден ісіне,
денсаулық сақтау мен санитарлық эпидемиология саласына арналған құжат
үлгілері жарыққа шығады. Одан әрі қаржы мен экономика, құрылыс және сәулет,
жер қатынастары, қоршаған ортаны қорғау, төтенше жағдайлар, жұмыспен қамту
және әлеуметтік сала, энергетика және коммуналдық шаруашылық, көлік, сауда
мен кәсіпкерлік т.б. салалар бойынша жалғасады.
Басты мұратымыз – мемлекеттік тілде іс жүргізу саласына нақты қолдау
көрсете отырып, қазақ тілінің қолданылу аясын кеңейтуге барынша жәрдемдесу.
Бұл республика көлемінде алғаш қолға алынған күрделі жобаның бірі.
Сондықтан еңбек әрбір басылым сайын толығып, жетілдіріліп отырады.
ІCҚАҒАЗДАРын ЖҮРГІЗУ
Ісқағаздарын жүргізу – бұл құжаттар дайындау және кеңсе құжаттарымен
жұмыс жүргізуді қамтамасыз ететін қызмет саласы. Соңғы кездері басқаруды
құжаттандырумен қамтамасыз ету (БҚҚ) деген термин жиі қолданыла бастады.
Бұл термин іс жүргізудің ұйымдастыру-техникалық негізін жетілдіруге
байланысты, құжаттармен жұмыс жасау саласына есептеуіш техника құралдарын,
ақпарат жинау, өңдеу, сақтау және пайдаланудың қазіргі заманғы ақпараттық
технологияларын енгізуге байланысты пайда болды.
Ісқағаздарын жүргізудің негізгі элементтерінің бірі – құжат жасау болып
табылады. Құжат жасау дегеніміз – ақпаратты қағазға немесе басқа
тасымалдаушыға жазу (түсіру) болып табылады. Ол бекітілген нормативтік-
құқықтық актілердің ережелері бойынша жүзеге асырылады және заңдық күші
болады.
Заңдық күш құжаттың қолданыстағы заңнамаға, оны шығарған органның
құзыретіне, ресімдеудің бекітілген тәртібіне байланысты болады.
Басқару құжаттары мекеме құжаттарының негізін құрайды және ісқағаздарын
жүргізудің нысаны болып табылады.
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Делопроизводство – это отрасль деятельности, которая обеспечивает
документирование и организацию работы с офисными документами. В последнее
время все чаще начал употребляться термин документационное обеспечение
управления – ДОУ. Он возник в связи с совершенствованием организационно-
технической основы делопроизводства, в связи с внедрением в сферу работы с
документами средств вычислительной техники, современных информационных
технологий сбора, обработки, хранения и использования информации.
Одним из основных элементов делопроизводства является документирование.
Под документированием понимается запись информации на бумаге или другом
носителе. Оно осуществляется по правилам, установленным правовыми
нормативными актами, и имеет юридическую силу.
Юридическая сила – свойство документа, предоставленное ему действующим
законодательством, компетенцией издавшего органа, установленным порядком
оформления.
Управленческие документы составляют основу документации организации и
являются объектом делопроизводства.
І АҚПАРАТТЫҚ-АНЫҚТАМАЛЫҚ ҚҰЖАТТАР
Мекемелер дайындайтын құжаттардың көп бөлігі ақпараттық-анықтамалық
құжаттар болып табылады. Бұл құжаттар нақты істер туралы ақпараттардан
тұрып, шешімдер қабылдау және бұйрық сипатындағы құжаттарды дайындауға
негіз болады.
Ақпараттық-анықтамалық құжаттарға анықтамалар, баянхаттар немесе
түсініктемелер, актілер, әртүрлі хаттар және т.б. жатады. Олар
ұйымдастырушылық-бұйрықтық сипаттағы құжаттарға қосымша болып келеді де,
міндетті түрде орындауға жатпайды. Олардағы ақпарат іс-әрекетті орындауға
қозғау салғанымен, мәлімет ретінде ғана қабылданады.
АНЫҚТАМА
Анықтама – 1) белгілі бір деректер мен оқиғаларды сипаттайтын, растайтын
құжат; 2) қызметтік сипаттағы деректерді растайтын құжат.
І ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-
справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел,
что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных
документов.
К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и
объяснительные записки, акты, письма и др. Они носят вспомогательный
характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не
являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них,
может побуждать к действию, но может быть только принята к сведению.
СПРАВКА
Справка – 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных
фактов или событий; 2) документ, подтверждающий факты служебного характера.
МӘЛІМЕТ
Мәлімет – белгілі бір мәселеге қатысты кеңінен ақпарат беретін құжат
(ұсыныс жөніндегі мәлімет, ескерту жөніндегі мәлімет, талап жөніндегі
мәлімет және т.б.).
СВОДКА
Сводка – документ, представляющий собой обобщенные данные по одному
вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований и т.д.).
АКТ
Акт – анықтамалық-ақпараттық құжат. Бекітілген фактілерді немесе
оқиғаларды (құралдар жиынтығының, материалдық құндылықтарды қабылдау-
тапсыру, құжаттарды жою, апат туралы актілер және т.б.) растау үшін белгілі
бір адамдар тобы жасайды. Акт оны жасаушылар шығарған қорытындыдан, айтқан
кеңестерден, ұсыныстардан тұруы мүмкін (тексеру, зерттеу, тексеріс, бұйымды
сынау және т.б.).
АКТ
Акт – справочно-информационный документ. Составляется группой лиц для
подтверждения установленных фактов или событий (акты инвентаризаций, приема-
передачи материальных ценностей, уничтожения документов, акты аварий и
т.д.). Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его
составителей (акты проверок, обследований, ревизий, испытания изделий и
т.д.).
ХАБАРЛАНДЫРУ
Хабарландыру – қандай да бір оқиға, шара т.б. туралы ресми хабарлау.
ОБЪЯВЛЕНИЕ
Объявление – официальное извещение о каком-либо событии, мероприятии.
РЕЛИЗ-ХАБАРЛАМА
Релиз-хабарлама – белгілі бір топқа (ұжымға) шақыру ретінде жолданатын
ресми хабарлау.
РЕЛИЗ-ОБРАЩЕНИЕ
Релиз-обращение – официальное извещение, направленное к определенной группе
(организации) в виде приглашения.
КУӘЛІК
Куәлік – қандай да бір оқиғаларды, іс-әрекетті, құқықтық қатынастарды
растайтын құжат.
СВИДЕТЕЛЬСТВО
Свидетельство – документ, удостоверяющий какие-нибудь события, действия,
правовые отношения.
ХАТТАР
Хат – пошта арқылы салынатын, мазмұны әртүрлі құжаттардың жалпы аты. Ол
мекемелермен, жеке тұлғалармен хабар алысу құралы қызметін атқарады,
әртүрлі мәліметтер жіберуге, оқиғалар туралы құлақтандыруға мүмкіндік
береді. Хат мәселені басқа құралдар арқылы (жеке әңгіме, телефон арқылы
сөйлесу) шешу мүмкін болмағанда қолданылады. Хаттың көптеген түрі бар:
жауапты талап ететін өтініш, ұсыныс, шағым, сұрау салу хаттары т.б.
Хабарлама, ақпарат, бас тарту, ескерту т.б. мазмұндағы жауапты талап
етпейтін хаттар да кездеседі.
ТЕЛЕФОНХАТ
Телефонхат – жедел мәселелер бойынша телефон арқылы берілген және алушы
жазып алатын құжат. Ол отырыстар, мәжілістер, іскери кездесулер,
жоспарланған іс-әрекеттердегі қандай да бір өзгерістер, іс-шаралар туралы
жедел хабарлар жіберу үшін пайдаланылады.
ПИСЬМА
Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов,
пересылаемых по почте. Оно служит средством общения с учреждениями,
частными лицами, позволяет сообщать различные сведения, уведомлять о
событиях. Письмо используют в том случае, когда невозможно решить вопрос
другими средствами (личная беседа, телефонный разговор). Существует много
видов писем: письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос,
требующие ответа и т.п. Есть письма, которые содержат извещение,
информацию, отказ, напоминание и не требуют ответа.
ТЕЛЕФОНОГРАММА
Телефонограмма – это документ по оперативным вопросам, передаваемый по
телефону и записываемый получателем. Она используется для срочного
оповещения о заседаниях, совещаниях, деловых встречах, о каких-либо
изменениях в запланированных действиях, мероприятиях.
ҚЫЗМЕТТІК ХАТТАР
Қызметтік хат – қандай да бір жұмыстың орындалуы туралы бір лауазымды
тұлғаның екінші бір лауазымды тұлғаға жолдауы. Қызметтік хат бір бөлімшеде
дайындалып, қызметтік мәселелерді шешуге екінші бөлімшеге жолданатын құжат
болып табылады. Қызметтік хаттар ақпараттық, бастамалық немесе есеп беру
сипатында болуы мүмкін.
Мәтінде құрылымдық бөлімшеге немесе лауазымды тұлғаға қатысты іскери
мәселелер баяндалады.
СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА
Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая
одним должностным лицом другому должностному лицу. Служебная записка –
документ, составляемый в одном подразделении и направляемый в другое
подразделение для решения служебных вопросов.
Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный
характер. В тексте излагают деловые вопросы, касающиеся структурного
подразделения или должностного лица.
ЖОЛДАУ ХАТ
Жолдау хат – белгілі бір ұйым басшысының екінші бір ұйым басшысына немесе
жеке қызметкерге белгілі бір тапсырманы орындату мақсатында жолданатын
хаттың түрі.
ПИСЬМО-НАПРАВЛЕНИЕ
Письмо-направление – вид письма, который направляется руководителем
определенной организации к руководителю другой организации или отдельному
сотруднику, с целю выполнения определенных поручений.
ҰСЫНЫС ХАТ
Ұсыныс хат – белгілі бір ұйым басшысының жоғары тұрған басшылыққа
қызметкердің жалақысын өсіру, дәрежесін көтеру т.б. туралы немесе еңбек
нәтижесінің тиімділігін арттыру мақсатындағы жеке қызметкердің ұсынысы
жазылған хат түрі.
ПИСЬМО-ПРЕДЛОЖЕНИЕ
Письмо-предложение – вид письма, который содержит предложение руководителя
определенной организации к вышестоящему руководству о повышении заработной
платы, звания и т.п. сотрудника или предложение индивидуального сотрудника,
с целью повышения эффективности результатов труда.
БАС ТАРТУ ХАТ
Бас тарту хат қандай да бір іс-әрекетті орындауға мүмкіндік болмағанда
немесе өтініш (бұйрық, тапсырма т.б.) заң актілеріне қайшы келген жағдайға
оны орындамау туралы хат түрінің бірі болып табылады.
ПИСЬМО-ОТКАЗ
Письмо-отказ является одним из видов писем, в которых содержится отказ о
невозможности выполнения каких-либо действий или о невыполнении заявлений
(приказа, поручений и т.д.) в случаях, когда они противоречат
законодательным актам.
КЕПІЛХАТ
Кепілхаттың мәтінінде адресатқа орындалған жұмыстың немесе қандай да бір
қызметтің (ғимараттың, тұрғын үйдің және т.б. жөндеу жұмыстары) ақысын
төлеу туралы кепілдеме беріледі. Хатта адресант ұйым өзіне белгілі бір
міндеттеме алады, сондықтан хаттың құқықтық күші болады.
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО
В тексте гарантийного письма адресату дают гарантии оплаты выполненной
работы или предоставление каких-либо услуг (работы, помещения, жилья и
т.п.). В письме организация-адресант берет на себя определенные
обязательства, поэтому письмо имеет правовую силу.
ЖАУАПХАТ
Жауап хаттың мәтіні бастама құжаттың мазмұнына байланысты болады. Мұнда
хатқа, сұрау салуға, өтінішке, үндеуге, ұсынысқа, талап етуге байланысты
жауап жіберіледі. Жауап хатта жауап берілетін бастама (кіріс) хаттың
индексі мен күніне сілтеме берілуі тиіс. Егер бастама хат жеке тұлғадан
түссе, сілтемеде кіріс құжаттың түскен күні көрсетіледі. Мәтінде бастама
хатқа байланысты қабылданған шешім беріледі: ұсыныстан бас тарту, өтінішті
орындау, сұрау салуға жауап. Жауап нақты, анық түрде берілуі тиіс.
ПИСЬМО-ОТВЕТ
Текст письма-ответа зависит от содержания инициативного документа. Ответ
посылают на письма, запросы, просьбы, обращения, предложения, требования.
Письмо-ответ должен содержать ссылку на индекс и дату инициативного
(входящего) письма, на который дается ответ. Если инициативное письмо
поступило от частного лица, в ссылке указывают дату поступления входящего
документа. В тексте излагают решение, принятое по инициативному документу:
отказ от предложения, выполнение просьбы, ответ на запрос. Ответ должен
быть изложен в конкретной, четкой форме.
ХАБАРЛАМА (АҚПАРАТТЫҚ) ХАТ
Хабарлама хат өзінің стилі бойынша шақыру хаттарына және ақпараттық
хаттарға ұқсас болып келеді. Нақты адресат үшін жазылады және сұратуға
жауап болып табылады.
Ақпараттық хаттың мәтінінде қандай да деректер немесе шаралар туралы
хабарланады. Ақпараттық хат арқылы көбіне ұйымның қызметі немесе әртүрлі
өнімі насихатталады. Ақпараттық хат нақты адресатқа арналып, сұрау салуға
жауап болып табылады.
ПИСЬМО-ИЗВЕЩЕНИЕ (ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО)
Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам-приглашениям и
информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и, чаще
всего, является ответом на запрос.
В тексте информационного письма сообщают о каких-либо фактах или
мероприятиях. Часто, с помощью информационных писем пропагандируют
деятельность организаций или различную продукцию. Письмо-извещение
составляют для конкретного адресата, оно является ответом на запрос.
ІЛЕСПЕ ХАТ
Ілеспе хаттар адресатқа қосымша құжаттар немесе материалды құндылықтар
қоса жіберілгендігі туралы ақпарат береді.
Ілеспе хатта жіберілген қосымша құжаттағы жағдайлардың орындалуы немесе
мақсаты туралы түсініктеме қажет болған жағдайда жазылады.
СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО
Сопроводительные письмо информируют адресата о направлении к нему
прилагаемых документов или отправленных материальных ценностей.
Сопроводительные письма составляют в том случае, если необходимо пояснение
характера исполнения, или цели направления приложенного документа.
ЕСКЕРТПЕ ХАТ
Ескертпе хаттың мәтінінде қандай да бір іс-әрекеттің, шараның, оқиғаның
жақындағаны, тездетілуі немесе мерзімінің өткендігі туралы хабарланады.
Мұндай хат адресатқа жеке байланыс немесе телефонмен сөйлесу арқылы жауап
ала алмаған жағдайда жолданады.
ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ
Текст письма-напоминания сообщает о приближении, ускорении или истечении
срока исполнения, какого-либо действия, мероприятия, события.
Письмо направляют адресату тогда, когда не удается получить ответ с
помощью личного контакта или телефонных переговоров.
ТАЛАП ЕТУ ХАТ
Талап ету хатты әдетте сатып алушы кәсіпорын міндетіне жауап-
кершіліксіз қарайтын жеткізуші ұйымға жолдайды. Мәтінде хат иесінің
талаптары мен шағымдары көрсетіледі, бұл талаптар негізделеді, қажет болған
жағдайда, хат иесі өзіне аударуды сұрайтын соманың егжей-тегжейлі есебін
көрсетеді. Хатқа ұйымның басшысы немесе оның орынбасары қол қояды.
ПИСЬМО-ПРЕТЕНЗИЯ
Письма-претензии обычно посылают предприятия-покупатели в адрес нерадивой
организации-поставщика. В тексте указывают требования и претензии
заявителя, обосновывают эти требования и, если необходимо, указывают
подробный расчет суммы, которую заявитель просит ему перечислить. Письмо
подписывает руководитель организации или его заместитель.
БАЯНХАТ
Баянхат – ақпараттық-анықтамалық сипаттағы құжат. Ол бұл хатты жазушының
өзі жұмыс істейтін ұйымның басшысына немесе жоғары тұрған органға жолдаған
қандай да бір мәселе немесе деректен, қорытынды мен ұсыныстан тұруы мүмкін.
Мазмұны мен мақсатына байланысты баяндау хат бастама (ұсыныс жасау,
өтінішті, деректі, оқиғаны баяндау) және есеп беру (қандай да бір істің,
тапсырманың, жоспардың орындалу барысы, жағдайы, аяқталуы, іссапар
нәтижелері, тексеріс және т.б. туралы) сипатында болуы мүмкін.
ДОКЛАДНАЯ
Докладная записка – документ информационно-справочного характера. Может
содержать изложение какого-либо вопроса или факта, выводы и предложения
составителя, адресованные руководителю своей организации или в вышестоящую
инстанцию.
В зависимости от содержания и целевого назначения, докладные записки бывают
инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и
отчетные (о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений,
планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).
ТҮСІНІКХАТ
Түсінікхат – 1) негізгі құжаттың (жоспардың, есептің, жобаның) жекелеген
ережелерінің мазмұнын түсіндіретін құжат; 2) лауазымды тұлғаның қандай да
бір іс-әрекетті, деректі, оқиғаны түсіндіріп, жоғары тұрған лауазымды
тұлғаға ұсынатын хабарламасы. Түсінікхат қызметкер ішкі еңбек кестесін және
еңбек тәртібі ережесін бұзған жағдайда (жұмысқа кешігіп келу, жұмыстан
қалу, жұмыс орнынан табылмау және т.б.) жазылады.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Объяснительная записка – 1) документ, поясняющий содержание отдельных
положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) представляемое
вышестоящему должностному лицу сообщение должностного лица, поясняющее
какое-либо действие, факт, происшествие. Объяснительные записки
составляются в случае нарушения работником правил внутреннего трудового
распорядка и трудовой дисциплины (опоздание на работу, прогул, отсутствие
на рабочем месте и др.).
ХАТТАМА
Хаттама – мекеменің, ұйымның, кәсіпорынның жиналысы мен мәжілістерінде
қаралған, талқыланған, қорытындыланған жағдайларды тіркейтін
ұйымдастырушылық-өкімдік құжат.
ПРОТОКОЛ
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений
на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных
органов.
ІІ АЗАМАТТЫҚ ҚАТЫНАСТАР ЖӨНІНДЕГІ ҚҰЖАТТАР
ШАРТ
Шарт – тараптар арасында олардың құқықтары мен міндеттерін белгілеуді,
өзгертуді және тоқтатуды реттейтін ресми құжат.
ІІ ДОКУМЕНТЫ ПО ГРАЖДАНСКИМ ОТНОШЕНИЯМ
ДОГОВОР
Договор – официальный документ, регулирующий определения, изменения и
прекращения права и обязательства между сторонами.
КЕЛІСІМШАРТ
КОНТРАКТ
СЕНІМХАТ
Сенімхат – сенімді тұлғаға сенім білдіруші (кәсіпорынның немесе
азаматтың) атынан қандай да бір іс-әрекеттерді жүзеге асыруға құқық беруі
туралы құжат.
Сенімхат үшінші тұлға алдында сеніп тапсырушының атынан сенімді тұлғаға
берілген құжат болып табылады.
ДОВЕРЕННОСТЬ
Доверенность – это документ о предоставлении права доверенному лицу на
совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или
гражданина).
Доверенность является документом для представления доверенного лица от
имени доверителя перед третьими лицами.
ЕҢБЕК ҚАТЫНАСТАРЫ ЖӨНІНДЕГІ ҚҰЖАТТАР
ЕҢБЕК КЕЛІСІМШАРТЫ
Еңбек келісімшарты (шарт) – бұл қызметкерлер мен кәсіпорын (мекеме, ұйым)
арасындағы келісім, бұл келісімге сәйкес еңбек етушілер еңбек тәртібіне
бағына отырып, белгілі бір мамандық бойынша жұмыстарды орындауға, ал
кәсіпорын (мекеме, ұйым) жақтардың келісімі және заңнамада қарастырылған
айлық жалақыны төлеуге және еңбек жағдайларын қамтамасыз етуге
міндеттенеді.
ДОКУМЕНТЫ ПО ТРУДОВЫМ ОТНОШЕНИЯМ
ТРУДОВОЙ КОНТРАКТ
Трудовой контракт (договор) – это соглашение между трудящимся и
предприятием (учреждением, организацией), согласно которому трудящийся
обязуется выполнять работу по определенной специальности, подчиняясь
трудовому распорядку, а предприятие (учреждение, организация) обязуется
выплачивать заработную плату и обеспечить условия труда, по соглашению
сторон и предусмотренные законодательством.
ЕҢБЕК ШАРТЫ
Еңбек шарты 15.05.2007 ж. Қазақстан Республикасының №251-ІІІ Еңбек
кодексіне сәйкес 01.07.2007 ж. бастап жұмыс берушілер мен қызметкерлердің
арасындағы еңбек қатынастарын реттейтін ресми құжат және Еңбек кодексінің
28-бабы мен ісқағаздарын жүргізудің жалпы қабылданған ережелеріне сәйкес
рәсімделеді.
ҰЖЫМДЫҚ ЕҢБЕК ШАРТЫ
Ұжымдық еңбек шарты 15.05.2007 ж. Қазақстан Республикасының № 251-ІІІ Еңбек
кодексінің 282-284 баптарына сәйкес қызметкерлер тобы мен жұмыс беруші
арасындағы еңбек қатынастарын реттейтін ресми құжат болып табылады.
ӨТІНІШ
Өтініш – жұмысқа қабылдау, жұмыстан шығару, басқа жұмысқа ауысу, демалыс
беру және т.б. туралы өтінішпен ұйымға немесе лауазымды тұлғаға бағытталған
құжат.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу, с
просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.
МІНЕЗДЕМЕ
Мінездеме – қызметкердің мінез-құлқын және кәсіби деңгейін, біліктілігін,
іскерлігін сипаттайтын және ол туралы әкімшіліктің көзқарасын аңғартатын
құжат.
ХАРАКТЕРИСТИКА
Характеристика – документ, который содержит описание характерных и
отличительных черт (качеств) работника и отражает мнение администрации о
нем.
САУАЛНАМА
Сауалнамаға қосымша мәліметтер енгізуге болады (мысалы, тегі өзгергендігі
жөнінде). Сауалнамаға жұмысқа тұрушы және кадрлар бойынша құжаттарға
жауапты тұлға қол қояды. Сауалнама бір данада толтырылады. Оған қол
қойылып, мөрмен бекітілген, суреті бар білімі, ғылыми дәрежесі және т.б.
туралы құжаттардың көшірмесі қосымша қыстырылады.
АНКЕТА
В анкету можно вносить дополнительные сведения (например, об изменении
фамилии). Анкету подписывает поступающий на работу и лицо, ответственное за
документы по кадрам. Заполняют анкету в одном экземпляре. К ней прилагают
копии документов об образовании, ученой степени и т.д., заверенные подписью
и печатью, а также фотографию.
ӨМІРБАЯН
Өмірбаян – қызметкердің өмір жолы және еңбек қызметі жазылған құжат.
Өмірбаянды қызметкер өз қолымен еркін түрде, түзетусіз, хронологиялық
ретпен өз өмірінен негізгі оқиғаларды келтіре отырып, бір дана түрінде
жазады.
АВТОБИОГРАФИЯ
Автобиография – документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой
деятельности работника. Автобиографию сотрудник пишет собственноручно, в
произвольной форме без исправлений, в одном экземпляре, излагая основные
события своей жизни в хронологической последовательности.
ТҮЙІНДЕМЕ
Түйіндеме – тұлға жұмысқа тұрар алдында жазатын өмірбаян сипатындағы
мәліметтерден тұратын құжат.
III БҰЙРЫҚТАР
Бұйрық кәсіпорынның басқару құжаттарының ішіндегі ең маңызды әрі көп
тараған түрі болып табылады. Бұйрық – қандай да бір міндетті (өндірістік
немесе кәсіпорын қызметкерлеріне байланысты) шешу үшін кәсіпорын басшысы
шығаратын нормативтік құжат.
Бұйрық мекеменің немесе оның құрылымдық бөлімшелерінің құрылу, таратылу,
қайта ұйымдастырылу; оларға өзгеріс енгізу мақсатында ережелерді,
нұсқаулықтарды, қағидаларды бекіту; кәсіпорынның жұмысын ұйымдастыру,
қаржыландыру, жоспарлау, есеп беру, жабдықтау, өнімдерді сату және басқа да
өндірістік мәселелер, сондай-ақ кадр мәселелері бойынша жұмысқа қабылдау,
ауыстыру, босату және т.б. мәселелер бойынша шығарылады. Бұйрық шығару
арқылы басшы қызметкерлердің алдына негізгі міндеттерді қояды, түбегейлі
мәселелерді шешу жолдарын көрсетеді. Бұйрық осы кәсіпорынның барлық
қызметкерлері үшін міндетті.
III ПРИКАЗЫ
Приказ является одним из наиболее важных и распространенных видов
распорядительных документов предприятия. Приказ – это нормативный документ,
издаваемый руководителем предприятия для решения каких-либо задач
(производственных или связанных с персоналом предприятия).
Приказ может издаваться по вопросам создания, ликвидации, реорганизации
учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций,
правил с целью внесения изменений в них; по вопросам организации работы
предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению,
реализации продукции и другим производственным вопросам, а также по
кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.п. Путем
издания приказа руководитель ставит основные задачи перед работниками,
указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех
работников данного предприятия.
ӨКІМДЕР
Өкім – кәсіпорынның күнделікті өндірістік-шаруашылық және әкімшілік
қызметінің жедел мәселелері бойынша директор немесе оның орынбасары
шығаратын құжат.
Өкім кәсіпорынның ішкі құжаттарына арналған бланкілерде ре-
сімделеді және оған директор немесе оның орынбасары қол қояды.
Өкімнің мәтініне мыналар кіреді:
– нақты тапсырма (жұмыс);
– орындаушының жауапкершілігі;
– орындау мерзімі.
Өкім беру бөлігі, әдетте, қазақ тіліндегі мәтінде Міндеттеймін,
Белгілеймін және т.б. деген сөздермен аяқталады.
РАСПОРЯЖЕНИЯ
Распоряжения – документ, издаваемый директором или заместителем,
преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственно-
хозяйственной и административной деятельности предприятия.
Распоряжения оформляются на бланке предприятия для внутренних документов
и подписываются директором или его заместителем.
Текст распоряжения должен содержать:
- конкретное задание (работу);
- ответственность исполнителя;
- срок исполнения.
Распорядительная часть, как правило, начинается словами Объязываю,
Устанавливаю и т.п.
ШЕШІМ (ҚАУЛЫ)
Шешім немесе қаулы өндірістік мәселелер бойынша жасалған алқалық
органдардың (Директорлар кеңесі, акционерлердің жалпы жиналысы) құжаттарын
білдіреді. Шешім ШЕШТІ, ШЕШІЛДІ, ҚАУЛЫ ЕТЕДІ, ҚАУЛЫ ҚАБЫЛДАДЫ деген
сөздерді пайдалана отырып, басқа басқару құжаттары сияқты ресімделеді.
Шешімге (қаулыға) алқалық органның төрағасы және оның мүшелері немесе
төраға мен хатшы қол қояды.
Шешім мен қаулы тек қана дербес құжат емес, сонымен бірге мынадай
ережелер бойынша жасалатын хаттаманың құрамдас бөлігі болып табылады:
Хаттама – жиналыстарда, отырыстарда, мәжілістерде мәселелерді талқылау
және шешімдер қабылдау фактісін белгілейтін құжат. Коммерциялық
кәсіпорындарда Директорлар (құрылтайшылар) кеңесінің отырыстарының
хаттамасы, акционерлердің жалпы жиналыстарының хаттамасы, түгендеу
комиссиясы отырысының және тағы басқалардың хаттамасы жасалады.
Түрлі комиссиялардың құрамына кіретін бухгалтерия қызметкерлері
отырыстардың хаттамаларын жиі ресімдейді. Кез келген деңгейдегі
мәжілістерді (отырыстарды) өткізу үшін дайындық жұмыстары қажет.
Талқылаудың босқа өтпеуі үшін күн тәртібінде енгізілген мәселелер бойынша
ақпарат материалдарын алдын ала дайындау және үлестіру ұсынылады.
Хаттаманы отырысқа қатысушылардың сөздерін жазып отыратын (стенограмма
жасайтын) немесе диктофонға жазып алатын хатшы отырыс кезінде жүргізеді.
Хаттама кәсіпорынның жалпы бланкісінің нысанында таза параққа,
төмендегідей негізгі деректемелерді ескере отырып ресімдейді:
– мекеменің атауы;
– құрылымдық бөлімшенің атауы;
– құжат түрінің аты (хаттама);
– отырыстың күні;
– құжаттың тіркеу нөмірі;
– отырыстың орны;
– мәтін тақырыбы;
– құжаттың мәтіні;
– қойылған қолдар.
Бірқатар жағдайларда хаттама бекітуге жатады және оның бекіту грифі
болады. Хаттаманың күні отырыс, мәжіліс, жиналыс өткен күн болып табылады,
ал хаттаманың нөмірі алқалық орган отырысының реттік нөмірі болады (жыл
басынан бергі).
Хаттаманың тақырыбы алқалық қызмет түрін (отырыс, мәжіліс, жиналыс)
көрсетуі тиіс, сондай-ақ алқалық органның аты ілік септігінде жазылады.
Мысалы, ... түгендеу комиссиясының отырысы, ... бухгалтерия қызметкерлерінің
жиналысы. Хаттаманың тақырыптық бөлігін отырысқа дейін ресімдеуге болады.
Хаттаманың негізі мәтін болып табылады. Ол екі бөлімнен тұрады: біріншісі –
кіріспе, мұнда төрағалық ететін тұлғаның, хатшының, қатысушылардың аты-
жөні, күн тәртібі, екінші бөлімде отырыс барысын белгілейтін негізгі мәселе
болады.
Хаттамалар отырыс барысын көрсету толықтығына қарай толық және қысқаша
болады.
Толық хаттама ішкі құжаттарға арналған бланкілерде немесе таза парақта
жасалады, оның мынадай деректемелері болады:
– мекеменің атауы;
– құжат түрінің атауы (хаттама);
– отырыстың күні;
– құжаттың тіркеу нөмірі;
– мәтіннің тақырыбы;
– құжаттың мәтіні;
– қойылған қолдар.
Хаттаманың тақырыбында алқалық органның аты болады. Мысалы, Түгендеу
комиссиясы отырысының хаттамасы.
Толық хаттаманың кіріспе бөлігі мынадай бірізділікпен толтырылады:
Төраға – аты-жөні;
Хатшы – аты-жөні;
Қатысушылар – кәсіпорынның отырысқа қатысқан қызметкерлерінің аты-жөні
әліпби тәртібімен орналасады, содан кейін шақырылғандардың лауазымы және
аты-жөні жазылады. Егер 10 адамнан артық қатысса, онда олардың жалпы саны
ғана көрсетіледі. Қатысушылары көп жиналыстарда олардың жалпы саны ғана
көрсетіледі, ал аты-жөні жазылған тізім хаттамаға қосымша болып тіркеледі,
хаттамада қосымша туралы белгі жасалады. Мысалы, 45 адам қатысты (тізім
қоса берілді).
Күн тәртібіне талқылауға ұсынылған мәселелер қойылады. Күн тәртібінің
әрбір тармағы нөмірленеді, жаңа жолдан басталады және не туралы? деген
сұраққа жауап береді. Мысалы: 1. Кәсіпорынның 2001 жылғы жұмысының
қорытындылары туралы. Хаттаманың негізгі бөлігі күн тәртібінің тармақтарына
сәйкес бөлімдерден тұрады. Әрбір бөлімнің мәтіні:
ТЫҢДАЛДЫ :
СӨЗ СӨЙЛЕДІ:
ҚАУЛЫ ҚАБЫЛДАДЫ (ШЕШІМ ҚАБЫЛДАДЫ):
деген схемадан тұрады.
Бұл сөздер бас әріптермен, әрқайсысы жаңа жолдан жазылады, олардан кейін
қос нүкте қойылады. Олар сырттай қарағанда мәтінді бөліп тұратындықтан,
мәтінді түсінуді жеңілдетеді.
Қос нүктеден кейін келесі жолдан бастап, азат жолдан сөйлегендердің аты-
жөні жазылады, содан кейін сызықша қойылады да, жекеше түрдегі үшінші
тұлғаның атынан сөйлеген сөздің қысқаша мәтіні беріледі. Егер сөйлеген
сөздердің немесе тезистердің мәтіндері бар болса, онда хаттамаға
жазылмайды, сызықшадан кейін Сөйлеген сөздің мәтіні (хабардың) қоса
берілді деп көрсетеді.
Талқылау барысында немесе сөйлегеннен кейін берілген сұрақтар жауаппен
бірге хаттамаға жазылады.
Қаулыны (шешімді) хаттамада толық көрсетеді. Бірнеше мәселелері бар
шешімдер араб сандарымен нөмірленген тармақтарға, тармақшаларға бөлінеді.
Шешімдердің қаулы қабылдайтын бөлігі нақты болуға тиіс.
Қысқаша хаттамада қаралатын мәселелер, талқылауға қатысушылардың аты-жөні
және қабылданған ұжымдық шешімдер жазылады. Төрағаның қалауы бойынша,
лауазымды тұлғалардың ерекше ойлары және маңызды сөздері жазылуы мүмкін,
дауыс беру нәтижесі әрбір үміткер бойынша көрсетіледі. Қысқаша хаттама
талқылау кезінде айтылған ескертпелер мен пікірлердің сипаты туралы түсінік
алуға мүмкіндік бермейді. Хаттаманың бұл түрі жедел мәжіліс өткізгенде не
сөйлеген сөздердің мәтіндері хаттамаға қоса берілгенде немесе стенограмма
бар болғанда жасалады.
Отырыстың барысында хаттаманың бірінші нұсқасы жасалады. Хаттама
нақтыланады, тексеріледі, редакцияланады және бес күн ішінде толық
ресімделеді. Толық дайындалған хаттамаға төраға және хатшы қол қояды.
Хаттамаға ұсынылған материалдар тігіледі: анықтамалар, жобалар,
нұсқаулықтар, нормативтік актілер және т.б.
Қабылданған шешімдер кәсіпорынның қызметкерлеріне хаттаманың көшірмесі
немесе оның қаулы ететін бөлігінен үзінді не басқа басқару құжаттары:
хаттаманың негізінде жасалған бұйрықтар, шешімдер, өкімдер түрінде
беріледі.
Хаттамалар кәсіпорынның маңызды құжаттарының біріне жатады, сондықтан
оларды кемінде 10 жыл сақтайды және сақтауға мұрағатқа жібереді.
РЕШЕНИЕ (ПОСТАНОВЛЕНИЕ)
Решение и постановление представляют собой документы коллегиального
органа (Совета директоров, общего собрания акционеров и т.п.), составляемые
по производственным вопросам. Оформляются решения аналогично другим
распорядительным документам с использованием слов РЕШИЛ или РЕШИЛИ,
ПОСТАНОВИЛ или ПОСТАНОВИЛИ. Подписываются решения (постановления)
председателем и всеми членами коллегиального органа или председателем и
секретарем.
Решение и постановление являются не только самостоятельными документами,
а как правило, – составной частью протоколов, которые составляются по
следующим правилам:
Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия
решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. В коммерческом предприятии
составляются протоколы заседаний Совета директоров (учредителей), протоколы
заседаний инвентаризационной комиссии и т.п.
Работникам бухгалтерии, входящим в состав различных комиссий, нередко
приходится оформлять протоколы заседаний. Проведению совещания (заседания)
любого уровня должна предшествовать подготовительная работа. Чтобы
обсуждение не прошло впустую для участников заседания, рекомендуют заранее
подготовить и раздать информационный материал по вопросам, включенным в
повестку дня.
Протокол ведется, как правило, во время заседания секретарем, который
конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления
участников заседания.
Оформляется протокол по форме общего бланка предприятия на чистом листе
бумаги с соблюдением основных реквизитов:
– наименование учреждения;
– наименование структурного подразделения;
– название вида документа (протокол);
– дата заседания;
– регистрационный номер документа;
– место заседания;
– заголовок к тексту;
– текст документа;
– подписи.
В ряде случаев протокол подлежит утверждению и содержит гриф утверждения.
Датой протокола является дата проведения заседания, совещания, собрания, а
номером протокола – порядковый номер заседания коллегиального органа (с
начала года).
Заголовок протокола содержит указание вида коллегиальной деятельности
(заседания, собрания, совещания), а также название коллегиального органа в
родительном падеже. Например: ... заседание инвентаризационной комиссии, ...
собрание работников бухгалтерии. Заголовочную часть протокола можно
оформить до начала заседания. Основным является текст протокола. Он
содержит две части: первую – вводную, где указываются фамилии и инициалы
председательствующих, и повестка дня, вторую – основную, фиксирующих ход
заседания.
По полноте освещения хода заседания протоколы могут быть полными и
краткими.
Полный протокол составляется на бланке для внутренних документов или на
чистом листе бумаге, содержит следующие реквизиты:
– наименование учреждения,
– название вида документа (протокол),
– дата заседания,
– регистрационный номер документа,
– заголовок к тексту,
– текст документа,
– подписи.
Заголовок протокола содержит название коллегиального органа. Например,
Протокол заседания инвентаризационной комиссии.
Вводная часть полного протокола оформляется в такой последовательности:
председатель – инициалы и фамилия;
секретарь – инициалы и фамилия;
присутствовали – инициалы и фамилии присутствующих сотрудников
предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных.
Если присутствующих более 10, то указывается их общее количество. На
собраниях с большим числом присутствующих их состав указывается
количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается
пометка. Например: присутствовали 45 человек (список прилагается).
Повестка дня включает вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт
повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос
о чем?. Например: 1. Об итогах работы предприятия 2001 г. Основная часть
протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст
каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПАЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
Эти слова пишутся прописными буквами, каждая с новой строчки, после них
ставится двоеточие. Они зрительно разбивают текст, облегчая его восприятие.
После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы
выступавших и через тире – краткое изложение текста выступления от третьего
лица единственного числа. Если имеются тексты или тезисы выступлений, они
не записываются в протокол, а через тире после фамилии делается указание:
Текст выступления (сообщения) прилагается.
Вопросы, задаваемые в процессе обсуждения или после выступления,
фиксируются в протоколе вместе с ответами в краткой, лаконичной форме.
Постановление (решение) указывается в протоколе полностью. Решение,
которое содержит несколько вопросов, подразделяется на пункты и подпункты,
нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений должна быть
конкретной.
В кратком протоколе указываются только рассмотренные вопросы, фамилии
тех, кто участвовал в обсуждении, и принятые коллективные решения. По
усмотрению председателя могут быть включены особые мнения или важные
выступления должностных лиц, указываются результаты голосования по каждой
кандидатуре отдельно. Краткий протокол не позволяет получить представление
о характере замечаний и мнений, высказанных при обсуждении. Этот вид
протокола используется при проведении оперативных совещаний, либо в
случаях, когда тексты выступлений прилагаются к протоколу или имеется
стенограмма.
В ходе заседания составляется черновик протокола. Протокол уточняется,
выверяется, редактируется и оформляется в пятидневный срок. Полностью
подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.
К протоколу подшиваются представленные материалы: справки, доклады,
проекты, инструкции, нормативные акты и т.д.
Принятые решения доводятся до сотрудников предприятия в виде копий
протокола или выписки, постановляющей части из него, либо в виде других
распорядительных документов: приказов, решений, распоряжений, составленных
на основании протокола.
Протоколы относятся к числу важных документов предприятия, поэтому хранятся
не менее 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.
V Ұйымдық құжаттар
Ұйымның (мекеменің, кәсіпорынның) құрылымы және штат саны
Кәсіпорынның құрылымы және штат саны оның жарғысына сәйкес айқындалады
және кәсіпорынның барлық құрылымдық бөлімшелері, лауазымдардың атауы және
әрбір лауазым бойынша штат саны арнайы құжатпен бекітіледі. Құжат
кәсіпорынның бланкісінде жасалады, кәсіпорын басшысының орынбасары қол
қояды, бас бухгалтермен келісіледі және кәсіпорынның директоры бекітеді.
Бекіту грифі мөрмен расталады.
ІV Организационные документы
Структура и штатная численность организаций (учреждений, предприятий)
Структура и штатная численность предприятия определяются в соответствии с
его уставом и закрепляются специальным документом, в котором указываются
все структурные подразделения предприятия, наименования должностей и
количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составляется на
бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия,
согласовывается с главным бухгалтером и утверждается директором
предприятия. Гриф утверждения заверяется печатью.
ШТАТТЫҚ КЕСТЕ
Штаттық кестеде жалақы қорын көрсетіле отырып, кәсіпорынның лауазымдары
және құрам саны бекітіледі. Штаттық кесте кәсіпорын бланкісінде жасалады
және лауазымдардың тізбесінен, штат саны, лауазымдық еңбекақы, үстемеақы
және айлық жалақы қоры туралы мәліметтерден тұрады.
Штаттық кестеге кәсіпорын басшысының орынбасары қол қояды, бас бухгалтер
бұрыштама соғады және оны кәсіпорын басшысы бекітеді. Бекіту грифінде
кәсіпорынның жалпы штат саны және айлық жалақысының қоры көрсетіледі.
Бекіту грифі мөрмен расталады.
Мемлекеттік емес саладағы кәсіпорын үшін штаттық кестені құрылтайшылардың
(акционерлердің) жалпы жиналысында бекіту ұсынылады.
Инфляциялық процестерге және жалақыны индексациялауға байланысты штаттық
кестеге кезең-кезеңмен өзгерістер енгізіліп отырады немесе индексация
жүйесінде еңбекақы төлеуді белгілейді. Штаттық кестеге өзгерістер арнайы
бұйрықпен енгізіледі.
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ
В штатном расписании закрепляется должностной и численный состав
предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание
составляется на бланке предприятия и содержит перечень должностей, сведения
о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном
фонде заработной платы.
Штатное расписание подписывается заместителем руководителя предприятия,
визируется главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия. В
грифе утверждения указываются общая штатная численность предприятия и
месячный фонд заработной платы. Гриф утверждения заверяется печатью.
Для предприятий негосударственной сферы рекомендуется штатное расписание
утверждать на общем собрании учредителей (акционеров).
В связи с инфляционными процессами и индексацией зарплаты в штатное
расписание необходимо периодически вносить изменения, либо устанавливать
оплату труда в системе индексации. Изменения в штатное расписание вносятся
специальным приказом.
Штат бойынша барлығы:
_________________ ауданының әкімі2 ______________
___________________________________ ______________________
(қолы)
(аты-жөні)
Всего по штату:
Аким _________________ района2 ______________
___________________________________ ___________________
(подпись)
(Ф.И.О.)
ЛАУАЗЫМДЫҚ НҰСҚАУЛЫҚТАР
Лауазымдық нұсқаулық – кәсіпорын қызметкерінің функциялары, міндеттері
мен құқықтары айқындалатын құжат. Лауазымдық нұсқаулық еңбек қатынастарында
даулар, қақтығыстар пайда болған жағдайда қажет. Қызметкермен еңбек
келісімшарты лауазымдық нұсқаулық негізінде жасалады.
Лауазымдық нұсқаулықты кадр қызметі жасайды, кәсіпорынның директоры
бекітеді. Лауазымдық нұсқаулыққа енгізілетін барлық елеулі өзгерістер
кәсіпорын директорының бұйрығымен жүзеге асырылады.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Должностная инструкция – документ, в котором определяются функции, права
и обязанности сотрудника предприятия. Должностная инструкция необходима в
случае возникновения споров, конфликтных ситуаций в трудовых
правоотношениях. На основании должностной инструкции составляется трудовой
контракт с работником.
Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, согласовывается с
юрисконсультом предприятия. Все существенные изменения в должностную
инструкцию вносятся приказом директора предприятия.
ҚЫЗМЕТКЕРЛЕР ТУРАЛЫ ЕРЕЖЕ
Кәсіпорынның Қызметкерлер туралы ережесінде кәсіпорын жұмысын
ұйымдастыру мәселелері – қызметкерлердің еңбекақысы; демалыс беру тәртібі;
қызметкерлер мен әкімшіліктің құқықтары мен міндеттері; жұмыс тәртібі
көрсетіледі.
Қызметкерлер туралы ереже ұжымның жалпы жиналысында талқыланады, оған заң
кеңесшісі бұрыштама соғады, басшының орынбасары қол қояды және кәсіпорынның
директоры бекітеді. Қызметкерлер туралы ереже ұжымдық еңбек шарттарын
жасауға негіз болып табылады.
ПОЛОЖЕНИЕ О ПЕРСОНАЛЕ
В положении О персонале предприятия отражаются вопросы организации
работы предприятия; оплаты труда работников; порядок предоставления
отпусков; командирования сотрудников; права и обязанности работников и
администрации; режим работы и т.п.
Положение О персонале обсуждается на собрании трудового коллектива,
визируется юрисконсультом, подписывается заместителем руководителя и
утверждается директором предприятия. Положение О персонале является
основанием для заключения коллективных договоров.
ҚАЗАҚША-ОРЫСША СӨЗДІК
КАЗАХСКО-РУССКИЙ СЛОВАРЬ
ОРЫСША-ҚАЗАҚША СӨЗДІК
РУССКО-КАЗАХСКИЙ СЛОВАРЬ
МАЗМҰНЫ СОДЕРЖАНИЕ
Аңдатпа 3
Ісқағаздарын жүргізу – Делопроизводстово 4
I АҚПАРАТТЫҚ-АНЫҚТАМАЛЫҚ ҚҰЖАТТАР
І ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Анықтама 5
Справка 6
Жиһаз және жабдық сатып алу туралы 7
О закупке мебели и оборудования 8
Мәлімет 9
Аппарат жұмысының нәтижесі туралы 9
Сводка 12
О результатах работы аппарата 12
Акт 17
Азаматтың (азаматшының) материалдық-тұрмыстық жағдайын тексеру туралы 17
Акт 19
Об обследовании материально-бытового положения гражданина(ки) 19
Өндірістегі жазатайым жағдайлар мен еңбекшілердің
денсаулығына зиян келтіретін басқа да оқиғалар туралы 21
О несчастном случае или ином повреждении здоровья
трудящихся на производстве 24
Хабарландыру 28
Конкурс туралы 28
Объявление 29
О конкурсе 29
Жеңімпаз туралы – О победителе 30
Релиз-хабарлама – Релиз-обращение 31
Саяси қуғын-сүргін құрбандарын еске алу күніне орай шақыру 31
О приеме по случаю – Дня памяти жертв политических репрессий 31
Куәлік 33
Өтініш бергендігі туралы 33
Свидетельство 34
О передаче заявления 34
Хаттар 35
Телефонхат 35
Письма 37
Телефонограмма 37
Қызметтік хаттар 39
Тапсырманың орындалуы туралы 39
Служебные письма 40
О выполнении поручения 40
Жолдаухат 42
Өтінішті қарап, шара қолдануға арналған 42
Письмо-направление 43
Для рассмотрения и принятия мер 43
Ұсыныс хат 44
Штат бірлігін көбейту туралы 44
Письмо-предложение 45
Об увеличении единиц штата 45
Бас тарту хат 47
Ақпарат беруден бас тарту 47
Письмо-отказ 48
Об отказе направления информации 48
Қаржы бөлуден бас тарту туралы – Об отказе выделения денежных средств 49
Кепілхат 51
Қызмет ақысын төлеу туралы 51
Гарантийное письмо 52
Об оплате услуг 52
Жауапхат 53
Заңның орындалуы туралы 53
Письмо-ответ 54
О выполнении закона 54
Тұрғын үй берілмейтіндігі туралы – О невозможности выделения жилища 55
Хабарлама (ақпараттық) хат 57
Ақпарат беру туралы 57
Письмо-извещение (информационное письмо) 58
О представлении информации 58
Жоюдың тіркелмегендігі туралы 59
О не произведении регистрации ликвидации 60
Ілеспехат 61
Есеп беру туралы 61
Сопроводительное письмо 62
О представлении отчета 62
Ескертпе хат 64
Тапсырмалардың орындалмағандығы туралы 64
Письмо-напоминание 65
О невыполнении поручений 65
Талап ету хат 67
Кеңсе жиһазын жеткізбегендігі туралы 67
Письмо-претензия 68
О недоставке офисной мебели 68
Баянхат 70
Қауіпсіздік техникасын сақтау туралы 70
Докладная 71
О соблюдении техники безопасности 71
Түсінікхат 73
Есепті мерзімінде өткізе алмағандығы туралы 73
Объяснительная 74
О не представлении отчета в срок 74
Хаттама 75
Конкурстық комиссия отырысының хаттамасы 75
Протокол 77
Протокол заседания конкурсной комиссии 77
II АЗАМАТТЫҚ ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
ҮЛГІЛЕРІ
(жергілікті атқарушы
органдардың құжаттары)
1
ОБРАЗЦЫ ДЕЛОВЫХ
БУМАГ
(документы местных
исполнительных органов)
ББҚ 65.050.2
І 85
Алматы қаласының Тілдерді дамыту басқармасы
Алматы қаласы әкімдігінің Тіл оқу-әдістемелік орталығы
КИЕ лингвоелтану инновациялық орталығы
Редакция алқасы:
Матыжанов К. І. – Алматы қаласы Тілдерді дамыту басқармасының бастығы,
филология ғылымдарының докторы (төраға)
Қапалбеков Б. – Алматы қаласы әкімдігі Тіл оқу-әдістемелік
орталығының директоры, филология ғылымдарының кандидаты (жауапты
редактор)
Ахетов М. Қ. – Алматы қаласы Тілдерді дамыту басқармасының бөлім
бастығы, филология ғылымдарының кандидаты (редактор)
Құлманов С. – Алматы қаласы әкімдігі Тіл оқу-әдістемелік орталығы-
ның бөлім бастығы, филология ғылымдарының кандидаты (жауапты редактор)
Жонкешов Б. – КИЕ лингвоелтану инновациялық орталығының атқарушы
директоры, филология ғылымдарының кандидаты (жауапты шығарушы)
Пікір жазғандар:
Құрманбайұлы Ш. – филология ғылымдарының докторы, профессор
Айдарбек Қ. – филология ғылымдарының кандидаты, доцент
Ісқағаздарының үлгілері (жергілікті атқарушы органдардың құжат-
тары) Образцы деловых бумаг (документы местных исполнительных органов).
Құраст.: С.Құлманов. –Түзетіліп, толықтырып 2-ші бас. – Алматы: КИЕ
лингвоелтану инновациялық орталығы, 2008. – 364 бет.
ІSBN 978-601-7038-18-2
Бұл жинаққа жергілікті атқарушы органдарда қолданылатын ресми ісқағаз-
дарының орысша-қазақша үлгілері еніп отыр. Сонымен қатар ресми стильде
қолданылатын синтаксистік тіркестер мен орысша-қазақша және қазақша-орысша
сөздік кітапты пайдаланушылардың жұмысын едәуір жеңілдетеді.
Жинақты ресми орындардың аудармашыларына, жергілікті атқарушы орындарда
ісқағаздарын жүргізумен айналысатын қызметшілерге көмекші құрал ретінде
ұсынамыз.
Ісқағаздарының үлгілері пайдалануға өте қолайлы электронды нұсқасымен
қоса беріліп отыр.
ББҚ 65.050.2
© Алматы қаласының Тілдерді дамыту
басқармасы, 2008
© Алматы қаласы әкімдігінің Тіл оқу-
әдістемелік орталығы, 2008
© КИЕ лингвоелтану инновациялық
ІSBN 978-601-7038-18-2 орталығы, 2008
Аңдатпа
Қазак тілінің мемлекеттік тіл ретінде өз дәрежесін иеленудегі аса өзекті
сала – ісқағаздарын жүргізу екендігі белгілі. Қазақстан Республикасы
Президентінің 2001 жылғы 7 ақпандағы № 550 Жарлығымен бекітілген Тілдерді
қолдану мен дамытудың 2001-2010 жылдарға арналған мемлекеттік
бағдарламасына сәйкес мемлекеттік басқару органдарының барлығы
ісқағаздарын кезең-кезеңімен мемлекеттік тілге көшіру үстінде. Міне, осы
орайда мемлекеттік органдарда мамандардың қазақ тіліне шорқақтығынан,
білетіндердің ресми стилге төселмеуінен, терминдік қолданыстардағы
бірізділіктің қалыптаспауынан, маман-аудармашылардың тапшылығынан, қазақ
тілінің жаңа технологияларға жедел икемделмеуінен түрлі қиыншылықтарға
ұшырап отыр. Осы ауыртпашылықтарды біршама жеңілдету мақсатында Алматы
қаласы Тілдерді дамыту басқармасы мен Тіл оқу-әдістемелік орталығы Кие
лингвоелтану инновациялық орталығымен бірлесе отырып, қолдарыңыздағы
Ісқағаздарының үлгілері атты сериялық еңбекті әзірлеп басып шығаруды
қолға алып отыр. Бұл басылымға ең алдымен жергілікті атқарушы органдарда
қолданылатын ісқағаздарының қазақ және орыс тілдеріндегі нұсқалары
топтастырылып, жиі қолданылатын терминдер мен атаулардың, сөз тіркестерінің
тізбесі жинақталған. Сонымен қоса кітапқа енген құжаттардың электронды
нұсқасы қоса беріледі. Демек, бұл кез келген маманға құжат әзірлеу кезінде
екі тілді еркін пайдаланып, жұмыс істеуіне барынша қолайлы жағдай туғызады.
Алғашқы кітапқа жергілікті атқарушы органдарда жиі қолданылатын ортақ
құжаттар топтастырылды. Келесі томдар басқару органдарының салалары бойынша
қолданылатын құжаттар топтамасына арналады. Мәселен, биыл, кеден ісіне,
денсаулық сақтау мен санитарлық эпидемиология саласына арналған құжат
үлгілері жарыққа шығады. Одан әрі қаржы мен экономика, құрылыс және сәулет,
жер қатынастары, қоршаған ортаны қорғау, төтенше жағдайлар, жұмыспен қамту
және әлеуметтік сала, энергетика және коммуналдық шаруашылық, көлік, сауда
мен кәсіпкерлік т.б. салалар бойынша жалғасады.
Басты мұратымыз – мемлекеттік тілде іс жүргізу саласына нақты қолдау
көрсете отырып, қазақ тілінің қолданылу аясын кеңейтуге барынша жәрдемдесу.
Бұл республика көлемінде алғаш қолға алынған күрделі жобаның бірі.
Сондықтан еңбек әрбір басылым сайын толығып, жетілдіріліп отырады.
ІCҚАҒАЗДАРын ЖҮРГІЗУ
Ісқағаздарын жүргізу – бұл құжаттар дайындау және кеңсе құжаттарымен
жұмыс жүргізуді қамтамасыз ететін қызмет саласы. Соңғы кездері басқаруды
құжаттандырумен қамтамасыз ету (БҚҚ) деген термин жиі қолданыла бастады.
Бұл термин іс жүргізудің ұйымдастыру-техникалық негізін жетілдіруге
байланысты, құжаттармен жұмыс жасау саласына есептеуіш техника құралдарын,
ақпарат жинау, өңдеу, сақтау және пайдаланудың қазіргі заманғы ақпараттық
технологияларын енгізуге байланысты пайда болды.
Ісқағаздарын жүргізудің негізгі элементтерінің бірі – құжат жасау болып
табылады. Құжат жасау дегеніміз – ақпаратты қағазға немесе басқа
тасымалдаушыға жазу (түсіру) болып табылады. Ол бекітілген нормативтік-
құқықтық актілердің ережелері бойынша жүзеге асырылады және заңдық күші
болады.
Заңдық күш құжаттың қолданыстағы заңнамаға, оны шығарған органның
құзыретіне, ресімдеудің бекітілген тәртібіне байланысты болады.
Басқару құжаттары мекеме құжаттарының негізін құрайды және ісқағаздарын
жүргізудің нысаны болып табылады.
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Делопроизводство – это отрасль деятельности, которая обеспечивает
документирование и организацию работы с офисными документами. В последнее
время все чаще начал употребляться термин документационное обеспечение
управления – ДОУ. Он возник в связи с совершенствованием организационно-
технической основы делопроизводства, в связи с внедрением в сферу работы с
документами средств вычислительной техники, современных информационных
технологий сбора, обработки, хранения и использования информации.
Одним из основных элементов делопроизводства является документирование.
Под документированием понимается запись информации на бумаге или другом
носителе. Оно осуществляется по правилам, установленным правовыми
нормативными актами, и имеет юридическую силу.
Юридическая сила – свойство документа, предоставленное ему действующим
законодательством, компетенцией издавшего органа, установленным порядком
оформления.
Управленческие документы составляют основу документации организации и
являются объектом делопроизводства.
І АҚПАРАТТЫҚ-АНЫҚТАМАЛЫҚ ҚҰЖАТТАР
Мекемелер дайындайтын құжаттардың көп бөлігі ақпараттық-анықтамалық
құжаттар болып табылады. Бұл құжаттар нақты істер туралы ақпараттардан
тұрып, шешімдер қабылдау және бұйрық сипатындағы құжаттарды дайындауға
негіз болады.
Ақпараттық-анықтамалық құжаттарға анықтамалар, баянхаттар немесе
түсініктемелер, актілер, әртүрлі хаттар және т.б. жатады. Олар
ұйымдастырушылық-бұйрықтық сипаттағы құжаттарға қосымша болып келеді де,
міндетті түрде орындауға жатпайды. Олардағы ақпарат іс-әрекетті орындауға
қозғау салғанымен, мәлімет ретінде ғана қабылданады.
АНЫҚТАМА
Анықтама – 1) белгілі бір деректер мен оқиғаларды сипаттайтын, растайтын
құжат; 2) қызметтік сипаттағы деректерді растайтын құжат.
І ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-
справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел,
что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных
документов.
К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и
объяснительные записки, акты, письма и др. Они носят вспомогательный
характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не
являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них,
может побуждать к действию, но может быть только принята к сведению.
СПРАВКА
Справка – 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных
фактов или событий; 2) документ, подтверждающий факты служебного характера.
МӘЛІМЕТ
Мәлімет – белгілі бір мәселеге қатысты кеңінен ақпарат беретін құжат
(ұсыныс жөніндегі мәлімет, ескерту жөніндегі мәлімет, талап жөніндегі
мәлімет және т.б.).
СВОДКА
Сводка – документ, представляющий собой обобщенные данные по одному
вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований и т.д.).
АКТ
Акт – анықтамалық-ақпараттық құжат. Бекітілген фактілерді немесе
оқиғаларды (құралдар жиынтығының, материалдық құндылықтарды қабылдау-
тапсыру, құжаттарды жою, апат туралы актілер және т.б.) растау үшін белгілі
бір адамдар тобы жасайды. Акт оны жасаушылар шығарған қорытындыдан, айтқан
кеңестерден, ұсыныстардан тұруы мүмкін (тексеру, зерттеу, тексеріс, бұйымды
сынау және т.б.).
АКТ
Акт – справочно-информационный документ. Составляется группой лиц для
подтверждения установленных фактов или событий (акты инвентаризаций, приема-
передачи материальных ценностей, уничтожения документов, акты аварий и
т.д.). Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его
составителей (акты проверок, обследований, ревизий, испытания изделий и
т.д.).
ХАБАРЛАНДЫРУ
Хабарландыру – қандай да бір оқиға, шара т.б. туралы ресми хабарлау.
ОБЪЯВЛЕНИЕ
Объявление – официальное извещение о каком-либо событии, мероприятии.
РЕЛИЗ-ХАБАРЛАМА
Релиз-хабарлама – белгілі бір топқа (ұжымға) шақыру ретінде жолданатын
ресми хабарлау.
РЕЛИЗ-ОБРАЩЕНИЕ
Релиз-обращение – официальное извещение, направленное к определенной группе
(организации) в виде приглашения.
КУӘЛІК
Куәлік – қандай да бір оқиғаларды, іс-әрекетті, құқықтық қатынастарды
растайтын құжат.
СВИДЕТЕЛЬСТВО
Свидетельство – документ, удостоверяющий какие-нибудь события, действия,
правовые отношения.
ХАТТАР
Хат – пошта арқылы салынатын, мазмұны әртүрлі құжаттардың жалпы аты. Ол
мекемелермен, жеке тұлғалармен хабар алысу құралы қызметін атқарады,
әртүрлі мәліметтер жіберуге, оқиғалар туралы құлақтандыруға мүмкіндік
береді. Хат мәселені басқа құралдар арқылы (жеке әңгіме, телефон арқылы
сөйлесу) шешу мүмкін болмағанда қолданылады. Хаттың көптеген түрі бар:
жауапты талап ететін өтініш, ұсыныс, шағым, сұрау салу хаттары т.б.
Хабарлама, ақпарат, бас тарту, ескерту т.б. мазмұндағы жауапты талап
етпейтін хаттар да кездеседі.
ТЕЛЕФОНХАТ
Телефонхат – жедел мәселелер бойынша телефон арқылы берілген және алушы
жазып алатын құжат. Ол отырыстар, мәжілістер, іскери кездесулер,
жоспарланған іс-әрекеттердегі қандай да бір өзгерістер, іс-шаралар туралы
жедел хабарлар жіберу үшін пайдаланылады.
ПИСЬМА
Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов,
пересылаемых по почте. Оно служит средством общения с учреждениями,
частными лицами, позволяет сообщать различные сведения, уведомлять о
событиях. Письмо используют в том случае, когда невозможно решить вопрос
другими средствами (личная беседа, телефонный разговор). Существует много
видов писем: письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос,
требующие ответа и т.п. Есть письма, которые содержат извещение,
информацию, отказ, напоминание и не требуют ответа.
ТЕЛЕФОНОГРАММА
Телефонограмма – это документ по оперативным вопросам, передаваемый по
телефону и записываемый получателем. Она используется для срочного
оповещения о заседаниях, совещаниях, деловых встречах, о каких-либо
изменениях в запланированных действиях, мероприятиях.
ҚЫЗМЕТТІК ХАТТАР
Қызметтік хат – қандай да бір жұмыстың орындалуы туралы бір лауазымды
тұлғаның екінші бір лауазымды тұлғаға жолдауы. Қызметтік хат бір бөлімшеде
дайындалып, қызметтік мәселелерді шешуге екінші бөлімшеге жолданатын құжат
болып табылады. Қызметтік хаттар ақпараттық, бастамалық немесе есеп беру
сипатында болуы мүмкін.
Мәтінде құрылымдық бөлімшеге немесе лауазымды тұлғаға қатысты іскери
мәселелер баяндалады.
СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА
Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая
одним должностным лицом другому должностному лицу. Служебная записка –
документ, составляемый в одном подразделении и направляемый в другое
подразделение для решения служебных вопросов.
Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный
характер. В тексте излагают деловые вопросы, касающиеся структурного
подразделения или должностного лица.
ЖОЛДАУ ХАТ
Жолдау хат – белгілі бір ұйым басшысының екінші бір ұйым басшысына немесе
жеке қызметкерге белгілі бір тапсырманы орындату мақсатында жолданатын
хаттың түрі.
ПИСЬМО-НАПРАВЛЕНИЕ
Письмо-направление – вид письма, который направляется руководителем
определенной организации к руководителю другой организации или отдельному
сотруднику, с целю выполнения определенных поручений.
ҰСЫНЫС ХАТ
Ұсыныс хат – белгілі бір ұйым басшысының жоғары тұрған басшылыққа
қызметкердің жалақысын өсіру, дәрежесін көтеру т.б. туралы немесе еңбек
нәтижесінің тиімділігін арттыру мақсатындағы жеке қызметкердің ұсынысы
жазылған хат түрі.
ПИСЬМО-ПРЕДЛОЖЕНИЕ
Письмо-предложение – вид письма, который содержит предложение руководителя
определенной организации к вышестоящему руководству о повышении заработной
платы, звания и т.п. сотрудника или предложение индивидуального сотрудника,
с целью повышения эффективности результатов труда.
БАС ТАРТУ ХАТ
Бас тарту хат қандай да бір іс-әрекетті орындауға мүмкіндік болмағанда
немесе өтініш (бұйрық, тапсырма т.б.) заң актілеріне қайшы келген жағдайға
оны орындамау туралы хат түрінің бірі болып табылады.
ПИСЬМО-ОТКАЗ
Письмо-отказ является одним из видов писем, в которых содержится отказ о
невозможности выполнения каких-либо действий или о невыполнении заявлений
(приказа, поручений и т.д.) в случаях, когда они противоречат
законодательным актам.
КЕПІЛХАТ
Кепілхаттың мәтінінде адресатқа орындалған жұмыстың немесе қандай да бір
қызметтің (ғимараттың, тұрғын үйдің және т.б. жөндеу жұмыстары) ақысын
төлеу туралы кепілдеме беріледі. Хатта адресант ұйым өзіне белгілі бір
міндеттеме алады, сондықтан хаттың құқықтық күші болады.
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО
В тексте гарантийного письма адресату дают гарантии оплаты выполненной
работы или предоставление каких-либо услуг (работы, помещения, жилья и
т.п.). В письме организация-адресант берет на себя определенные
обязательства, поэтому письмо имеет правовую силу.
ЖАУАПХАТ
Жауап хаттың мәтіні бастама құжаттың мазмұнына байланысты болады. Мұнда
хатқа, сұрау салуға, өтінішке, үндеуге, ұсынысқа, талап етуге байланысты
жауап жіберіледі. Жауап хатта жауап берілетін бастама (кіріс) хаттың
индексі мен күніне сілтеме берілуі тиіс. Егер бастама хат жеке тұлғадан
түссе, сілтемеде кіріс құжаттың түскен күні көрсетіледі. Мәтінде бастама
хатқа байланысты қабылданған шешім беріледі: ұсыныстан бас тарту, өтінішті
орындау, сұрау салуға жауап. Жауап нақты, анық түрде берілуі тиіс.
ПИСЬМО-ОТВЕТ
Текст письма-ответа зависит от содержания инициативного документа. Ответ
посылают на письма, запросы, просьбы, обращения, предложения, требования.
Письмо-ответ должен содержать ссылку на индекс и дату инициативного
(входящего) письма, на который дается ответ. Если инициативное письмо
поступило от частного лица, в ссылке указывают дату поступления входящего
документа. В тексте излагают решение, принятое по инициативному документу:
отказ от предложения, выполнение просьбы, ответ на запрос. Ответ должен
быть изложен в конкретной, четкой форме.
ХАБАРЛАМА (АҚПАРАТТЫҚ) ХАТ
Хабарлама хат өзінің стилі бойынша шақыру хаттарына және ақпараттық
хаттарға ұқсас болып келеді. Нақты адресат үшін жазылады және сұратуға
жауап болып табылады.
Ақпараттық хаттың мәтінінде қандай да деректер немесе шаралар туралы
хабарланады. Ақпараттық хат арқылы көбіне ұйымның қызметі немесе әртүрлі
өнімі насихатталады. Ақпараттық хат нақты адресатқа арналып, сұрау салуға
жауап болып табылады.
ПИСЬМО-ИЗВЕЩЕНИЕ (ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО)
Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам-приглашениям и
информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и, чаще
всего, является ответом на запрос.
В тексте информационного письма сообщают о каких-либо фактах или
мероприятиях. Часто, с помощью информационных писем пропагандируют
деятельность организаций или различную продукцию. Письмо-извещение
составляют для конкретного адресата, оно является ответом на запрос.
ІЛЕСПЕ ХАТ
Ілеспе хаттар адресатқа қосымша құжаттар немесе материалды құндылықтар
қоса жіберілгендігі туралы ақпарат береді.
Ілеспе хатта жіберілген қосымша құжаттағы жағдайлардың орындалуы немесе
мақсаты туралы түсініктеме қажет болған жағдайда жазылады.
СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО
Сопроводительные письмо информируют адресата о направлении к нему
прилагаемых документов или отправленных материальных ценностей.
Сопроводительные письма составляют в том случае, если необходимо пояснение
характера исполнения, или цели направления приложенного документа.
ЕСКЕРТПЕ ХАТ
Ескертпе хаттың мәтінінде қандай да бір іс-әрекеттің, шараның, оқиғаның
жақындағаны, тездетілуі немесе мерзімінің өткендігі туралы хабарланады.
Мұндай хат адресатқа жеке байланыс немесе телефонмен сөйлесу арқылы жауап
ала алмаған жағдайда жолданады.
ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ
Текст письма-напоминания сообщает о приближении, ускорении или истечении
срока исполнения, какого-либо действия, мероприятия, события.
Письмо направляют адресату тогда, когда не удается получить ответ с
помощью личного контакта или телефонных переговоров.
ТАЛАП ЕТУ ХАТ
Талап ету хатты әдетте сатып алушы кәсіпорын міндетіне жауап-
кершіліксіз қарайтын жеткізуші ұйымға жолдайды. Мәтінде хат иесінің
талаптары мен шағымдары көрсетіледі, бұл талаптар негізделеді, қажет болған
жағдайда, хат иесі өзіне аударуды сұрайтын соманың егжей-тегжейлі есебін
көрсетеді. Хатқа ұйымның басшысы немесе оның орынбасары қол қояды.
ПИСЬМО-ПРЕТЕНЗИЯ
Письма-претензии обычно посылают предприятия-покупатели в адрес нерадивой
организации-поставщика. В тексте указывают требования и претензии
заявителя, обосновывают эти требования и, если необходимо, указывают
подробный расчет суммы, которую заявитель просит ему перечислить. Письмо
подписывает руководитель организации или его заместитель.
БАЯНХАТ
Баянхат – ақпараттық-анықтамалық сипаттағы құжат. Ол бұл хатты жазушының
өзі жұмыс істейтін ұйымның басшысына немесе жоғары тұрған органға жолдаған
қандай да бір мәселе немесе деректен, қорытынды мен ұсыныстан тұруы мүмкін.
Мазмұны мен мақсатына байланысты баяндау хат бастама (ұсыныс жасау,
өтінішті, деректі, оқиғаны баяндау) және есеп беру (қандай да бір істің,
тапсырманың, жоспардың орындалу барысы, жағдайы, аяқталуы, іссапар
нәтижелері, тексеріс және т.б. туралы) сипатында болуы мүмкін.
ДОКЛАДНАЯ
Докладная записка – документ информационно-справочного характера. Может
содержать изложение какого-либо вопроса или факта, выводы и предложения
составителя, адресованные руководителю своей организации или в вышестоящую
инстанцию.
В зависимости от содержания и целевого назначения, докладные записки бывают
инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и
отчетные (о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений,
планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).
ТҮСІНІКХАТ
Түсінікхат – 1) негізгі құжаттың (жоспардың, есептің, жобаның) жекелеген
ережелерінің мазмұнын түсіндіретін құжат; 2) лауазымды тұлғаның қандай да
бір іс-әрекетті, деректі, оқиғаны түсіндіріп, жоғары тұрған лауазымды
тұлғаға ұсынатын хабарламасы. Түсінікхат қызметкер ішкі еңбек кестесін және
еңбек тәртібі ережесін бұзған жағдайда (жұмысқа кешігіп келу, жұмыстан
қалу, жұмыс орнынан табылмау және т.б.) жазылады.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Объяснительная записка – 1) документ, поясняющий содержание отдельных
положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) представляемое
вышестоящему должностному лицу сообщение должностного лица, поясняющее
какое-либо действие, факт, происшествие. Объяснительные записки
составляются в случае нарушения работником правил внутреннего трудового
распорядка и трудовой дисциплины (опоздание на работу, прогул, отсутствие
на рабочем месте и др.).
ХАТТАМА
Хаттама – мекеменің, ұйымның, кәсіпорынның жиналысы мен мәжілістерінде
қаралған, талқыланған, қорытындыланған жағдайларды тіркейтін
ұйымдастырушылық-өкімдік құжат.
ПРОТОКОЛ
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений
на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных
органов.
ІІ АЗАМАТТЫҚ ҚАТЫНАСТАР ЖӨНІНДЕГІ ҚҰЖАТТАР
ШАРТ
Шарт – тараптар арасында олардың құқықтары мен міндеттерін белгілеуді,
өзгертуді және тоқтатуды реттейтін ресми құжат.
ІІ ДОКУМЕНТЫ ПО ГРАЖДАНСКИМ ОТНОШЕНИЯМ
ДОГОВОР
Договор – официальный документ, регулирующий определения, изменения и
прекращения права и обязательства между сторонами.
КЕЛІСІМШАРТ
КОНТРАКТ
СЕНІМХАТ
Сенімхат – сенімді тұлғаға сенім білдіруші (кәсіпорынның немесе
азаматтың) атынан қандай да бір іс-әрекеттерді жүзеге асыруға құқық беруі
туралы құжат.
Сенімхат үшінші тұлға алдында сеніп тапсырушының атынан сенімді тұлғаға
берілген құжат болып табылады.
ДОВЕРЕННОСТЬ
Доверенность – это документ о предоставлении права доверенному лицу на
совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или
гражданина).
Доверенность является документом для представления доверенного лица от
имени доверителя перед третьими лицами.
ЕҢБЕК ҚАТЫНАСТАРЫ ЖӨНІНДЕГІ ҚҰЖАТТАР
ЕҢБЕК КЕЛІСІМШАРТЫ
Еңбек келісімшарты (шарт) – бұл қызметкерлер мен кәсіпорын (мекеме, ұйым)
арасындағы келісім, бұл келісімге сәйкес еңбек етушілер еңбек тәртібіне
бағына отырып, белгілі бір мамандық бойынша жұмыстарды орындауға, ал
кәсіпорын (мекеме, ұйым) жақтардың келісімі және заңнамада қарастырылған
айлық жалақыны төлеуге және еңбек жағдайларын қамтамасыз етуге
міндеттенеді.
ДОКУМЕНТЫ ПО ТРУДОВЫМ ОТНОШЕНИЯМ
ТРУДОВОЙ КОНТРАКТ
Трудовой контракт (договор) – это соглашение между трудящимся и
предприятием (учреждением, организацией), согласно которому трудящийся
обязуется выполнять работу по определенной специальности, подчиняясь
трудовому распорядку, а предприятие (учреждение, организация) обязуется
выплачивать заработную плату и обеспечить условия труда, по соглашению
сторон и предусмотренные законодательством.
ЕҢБЕК ШАРТЫ
Еңбек шарты 15.05.2007 ж. Қазақстан Республикасының №251-ІІІ Еңбек
кодексіне сәйкес 01.07.2007 ж. бастап жұмыс берушілер мен қызметкерлердің
арасындағы еңбек қатынастарын реттейтін ресми құжат және Еңбек кодексінің
28-бабы мен ісқағаздарын жүргізудің жалпы қабылданған ережелеріне сәйкес
рәсімделеді.
ҰЖЫМДЫҚ ЕҢБЕК ШАРТЫ
Ұжымдық еңбек шарты 15.05.2007 ж. Қазақстан Республикасының № 251-ІІІ Еңбек
кодексінің 282-284 баптарына сәйкес қызметкерлер тобы мен жұмыс беруші
арасындағы еңбек қатынастарын реттейтін ресми құжат болып табылады.
ӨТІНІШ
Өтініш – жұмысқа қабылдау, жұмыстан шығару, басқа жұмысқа ауысу, демалыс
беру және т.б. туралы өтінішпен ұйымға немесе лауазымды тұлғаға бағытталған
құжат.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу, с
просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.
МІНЕЗДЕМЕ
Мінездеме – қызметкердің мінез-құлқын және кәсіби деңгейін, біліктілігін,
іскерлігін сипаттайтын және ол туралы әкімшіліктің көзқарасын аңғартатын
құжат.
ХАРАКТЕРИСТИКА
Характеристика – документ, который содержит описание характерных и
отличительных черт (качеств) работника и отражает мнение администрации о
нем.
САУАЛНАМА
Сауалнамаға қосымша мәліметтер енгізуге болады (мысалы, тегі өзгергендігі
жөнінде). Сауалнамаға жұмысқа тұрушы және кадрлар бойынша құжаттарға
жауапты тұлға қол қояды. Сауалнама бір данада толтырылады. Оған қол
қойылып, мөрмен бекітілген, суреті бар білімі, ғылыми дәрежесі және т.б.
туралы құжаттардың көшірмесі қосымша қыстырылады.
АНКЕТА
В анкету можно вносить дополнительные сведения (например, об изменении
фамилии). Анкету подписывает поступающий на работу и лицо, ответственное за
документы по кадрам. Заполняют анкету в одном экземпляре. К ней прилагают
копии документов об образовании, ученой степени и т.д., заверенные подписью
и печатью, а также фотографию.
ӨМІРБАЯН
Өмірбаян – қызметкердің өмір жолы және еңбек қызметі жазылған құжат.
Өмірбаянды қызметкер өз қолымен еркін түрде, түзетусіз, хронологиялық
ретпен өз өмірінен негізгі оқиғаларды келтіре отырып, бір дана түрінде
жазады.
АВТОБИОГРАФИЯ
Автобиография – документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой
деятельности работника. Автобиографию сотрудник пишет собственноручно, в
произвольной форме без исправлений, в одном экземпляре, излагая основные
события своей жизни в хронологической последовательности.
ТҮЙІНДЕМЕ
Түйіндеме – тұлға жұмысқа тұрар алдында жазатын өмірбаян сипатындағы
мәліметтерден тұратын құжат.
III БҰЙРЫҚТАР
Бұйрық кәсіпорынның басқару құжаттарының ішіндегі ең маңызды әрі көп
тараған түрі болып табылады. Бұйрық – қандай да бір міндетті (өндірістік
немесе кәсіпорын қызметкерлеріне байланысты) шешу үшін кәсіпорын басшысы
шығаратын нормативтік құжат.
Бұйрық мекеменің немесе оның құрылымдық бөлімшелерінің құрылу, таратылу,
қайта ұйымдастырылу; оларға өзгеріс енгізу мақсатында ережелерді,
нұсқаулықтарды, қағидаларды бекіту; кәсіпорынның жұмысын ұйымдастыру,
қаржыландыру, жоспарлау, есеп беру, жабдықтау, өнімдерді сату және басқа да
өндірістік мәселелер, сондай-ақ кадр мәселелері бойынша жұмысқа қабылдау,
ауыстыру, босату және т.б. мәселелер бойынша шығарылады. Бұйрық шығару
арқылы басшы қызметкерлердің алдына негізгі міндеттерді қояды, түбегейлі
мәселелерді шешу жолдарын көрсетеді. Бұйрық осы кәсіпорынның барлық
қызметкерлері үшін міндетті.
III ПРИКАЗЫ
Приказ является одним из наиболее важных и распространенных видов
распорядительных документов предприятия. Приказ – это нормативный документ,
издаваемый руководителем предприятия для решения каких-либо задач
(производственных или связанных с персоналом предприятия).
Приказ может издаваться по вопросам создания, ликвидации, реорганизации
учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций,
правил с целью внесения изменений в них; по вопросам организации работы
предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению,
реализации продукции и другим производственным вопросам, а также по
кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.п. Путем
издания приказа руководитель ставит основные задачи перед работниками,
указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех
работников данного предприятия.
ӨКІМДЕР
Өкім – кәсіпорынның күнделікті өндірістік-шаруашылық және әкімшілік
қызметінің жедел мәселелері бойынша директор немесе оның орынбасары
шығаратын құжат.
Өкім кәсіпорынның ішкі құжаттарына арналған бланкілерде ре-
сімделеді және оған директор немесе оның орынбасары қол қояды.
Өкімнің мәтініне мыналар кіреді:
– нақты тапсырма (жұмыс);
– орындаушының жауапкершілігі;
– орындау мерзімі.
Өкім беру бөлігі, әдетте, қазақ тіліндегі мәтінде Міндеттеймін,
Белгілеймін және т.б. деген сөздермен аяқталады.
РАСПОРЯЖЕНИЯ
Распоряжения – документ, издаваемый директором или заместителем,
преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственно-
хозяйственной и административной деятельности предприятия.
Распоряжения оформляются на бланке предприятия для внутренних документов
и подписываются директором или его заместителем.
Текст распоряжения должен содержать:
- конкретное задание (работу);
- ответственность исполнителя;
- срок исполнения.
Распорядительная часть, как правило, начинается словами Объязываю,
Устанавливаю и т.п.
ШЕШІМ (ҚАУЛЫ)
Шешім немесе қаулы өндірістік мәселелер бойынша жасалған алқалық
органдардың (Директорлар кеңесі, акционерлердің жалпы жиналысы) құжаттарын
білдіреді. Шешім ШЕШТІ, ШЕШІЛДІ, ҚАУЛЫ ЕТЕДІ, ҚАУЛЫ ҚАБЫЛДАДЫ деген
сөздерді пайдалана отырып, басқа басқару құжаттары сияқты ресімделеді.
Шешімге (қаулыға) алқалық органның төрағасы және оның мүшелері немесе
төраға мен хатшы қол қояды.
Шешім мен қаулы тек қана дербес құжат емес, сонымен бірге мынадай
ережелер бойынша жасалатын хаттаманың құрамдас бөлігі болып табылады:
Хаттама – жиналыстарда, отырыстарда, мәжілістерде мәселелерді талқылау
және шешімдер қабылдау фактісін белгілейтін құжат. Коммерциялық
кәсіпорындарда Директорлар (құрылтайшылар) кеңесінің отырыстарының
хаттамасы, акционерлердің жалпы жиналыстарының хаттамасы, түгендеу
комиссиясы отырысының және тағы басқалардың хаттамасы жасалады.
Түрлі комиссиялардың құрамына кіретін бухгалтерия қызметкерлері
отырыстардың хаттамаларын жиі ресімдейді. Кез келген деңгейдегі
мәжілістерді (отырыстарды) өткізу үшін дайындық жұмыстары қажет.
Талқылаудың босқа өтпеуі үшін күн тәртібінде енгізілген мәселелер бойынша
ақпарат материалдарын алдын ала дайындау және үлестіру ұсынылады.
Хаттаманы отырысқа қатысушылардың сөздерін жазып отыратын (стенограмма
жасайтын) немесе диктофонға жазып алатын хатшы отырыс кезінде жүргізеді.
Хаттама кәсіпорынның жалпы бланкісінің нысанында таза параққа,
төмендегідей негізгі деректемелерді ескере отырып ресімдейді:
– мекеменің атауы;
– құрылымдық бөлімшенің атауы;
– құжат түрінің аты (хаттама);
– отырыстың күні;
– құжаттың тіркеу нөмірі;
– отырыстың орны;
– мәтін тақырыбы;
– құжаттың мәтіні;
– қойылған қолдар.
Бірқатар жағдайларда хаттама бекітуге жатады және оның бекіту грифі
болады. Хаттаманың күні отырыс, мәжіліс, жиналыс өткен күн болып табылады,
ал хаттаманың нөмірі алқалық орган отырысының реттік нөмірі болады (жыл
басынан бергі).
Хаттаманың тақырыбы алқалық қызмет түрін (отырыс, мәжіліс, жиналыс)
көрсетуі тиіс, сондай-ақ алқалық органның аты ілік септігінде жазылады.
Мысалы, ... түгендеу комиссиясының отырысы, ... бухгалтерия қызметкерлерінің
жиналысы. Хаттаманың тақырыптық бөлігін отырысқа дейін ресімдеуге болады.
Хаттаманың негізі мәтін болып табылады. Ол екі бөлімнен тұрады: біріншісі –
кіріспе, мұнда төрағалық ететін тұлғаның, хатшының, қатысушылардың аты-
жөні, күн тәртібі, екінші бөлімде отырыс барысын белгілейтін негізгі мәселе
болады.
Хаттамалар отырыс барысын көрсету толықтығына қарай толық және қысқаша
болады.
Толық хаттама ішкі құжаттарға арналған бланкілерде немесе таза парақта
жасалады, оның мынадай деректемелері болады:
– мекеменің атауы;
– құжат түрінің атауы (хаттама);
– отырыстың күні;
– құжаттың тіркеу нөмірі;
– мәтіннің тақырыбы;
– құжаттың мәтіні;
– қойылған қолдар.
Хаттаманың тақырыбында алқалық органның аты болады. Мысалы, Түгендеу
комиссиясы отырысының хаттамасы.
Толық хаттаманың кіріспе бөлігі мынадай бірізділікпен толтырылады:
Төраға – аты-жөні;
Хатшы – аты-жөні;
Қатысушылар – кәсіпорынның отырысқа қатысқан қызметкерлерінің аты-жөні
әліпби тәртібімен орналасады, содан кейін шақырылғандардың лауазымы және
аты-жөні жазылады. Егер 10 адамнан артық қатысса, онда олардың жалпы саны
ғана көрсетіледі. Қатысушылары көп жиналыстарда олардың жалпы саны ғана
көрсетіледі, ал аты-жөні жазылған тізім хаттамаға қосымша болып тіркеледі,
хаттамада қосымша туралы белгі жасалады. Мысалы, 45 адам қатысты (тізім
қоса берілді).
Күн тәртібіне талқылауға ұсынылған мәселелер қойылады. Күн тәртібінің
әрбір тармағы нөмірленеді, жаңа жолдан басталады және не туралы? деген
сұраққа жауап береді. Мысалы: 1. Кәсіпорынның 2001 жылғы жұмысының
қорытындылары туралы. Хаттаманың негізгі бөлігі күн тәртібінің тармақтарына
сәйкес бөлімдерден тұрады. Әрбір бөлімнің мәтіні:
ТЫҢДАЛДЫ :
СӨЗ СӨЙЛЕДІ:
ҚАУЛЫ ҚАБЫЛДАДЫ (ШЕШІМ ҚАБЫЛДАДЫ):
деген схемадан тұрады.
Бұл сөздер бас әріптермен, әрқайсысы жаңа жолдан жазылады, олардан кейін
қос нүкте қойылады. Олар сырттай қарағанда мәтінді бөліп тұратындықтан,
мәтінді түсінуді жеңілдетеді.
Қос нүктеден кейін келесі жолдан бастап, азат жолдан сөйлегендердің аты-
жөні жазылады, содан кейін сызықша қойылады да, жекеше түрдегі үшінші
тұлғаның атынан сөйлеген сөздің қысқаша мәтіні беріледі. Егер сөйлеген
сөздердің немесе тезистердің мәтіндері бар болса, онда хаттамаға
жазылмайды, сызықшадан кейін Сөйлеген сөздің мәтіні (хабардың) қоса
берілді деп көрсетеді.
Талқылау барысында немесе сөйлегеннен кейін берілген сұрақтар жауаппен
бірге хаттамаға жазылады.
Қаулыны (шешімді) хаттамада толық көрсетеді. Бірнеше мәселелері бар
шешімдер араб сандарымен нөмірленген тармақтарға, тармақшаларға бөлінеді.
Шешімдердің қаулы қабылдайтын бөлігі нақты болуға тиіс.
Қысқаша хаттамада қаралатын мәселелер, талқылауға қатысушылардың аты-жөні
және қабылданған ұжымдық шешімдер жазылады. Төрағаның қалауы бойынша,
лауазымды тұлғалардың ерекше ойлары және маңызды сөздері жазылуы мүмкін,
дауыс беру нәтижесі әрбір үміткер бойынша көрсетіледі. Қысқаша хаттама
талқылау кезінде айтылған ескертпелер мен пікірлердің сипаты туралы түсінік
алуға мүмкіндік бермейді. Хаттаманың бұл түрі жедел мәжіліс өткізгенде не
сөйлеген сөздердің мәтіндері хаттамаға қоса берілгенде немесе стенограмма
бар болғанда жасалады.
Отырыстың барысында хаттаманың бірінші нұсқасы жасалады. Хаттама
нақтыланады, тексеріледі, редакцияланады және бес күн ішінде толық
ресімделеді. Толық дайындалған хаттамаға төраға және хатшы қол қояды.
Хаттамаға ұсынылған материалдар тігіледі: анықтамалар, жобалар,
нұсқаулықтар, нормативтік актілер және т.б.
Қабылданған шешімдер кәсіпорынның қызметкерлеріне хаттаманың көшірмесі
немесе оның қаулы ететін бөлігінен үзінді не басқа басқару құжаттары:
хаттаманың негізінде жасалған бұйрықтар, шешімдер, өкімдер түрінде
беріледі.
Хаттамалар кәсіпорынның маңызды құжаттарының біріне жатады, сондықтан
оларды кемінде 10 жыл сақтайды және сақтауға мұрағатқа жібереді.
РЕШЕНИЕ (ПОСТАНОВЛЕНИЕ)
Решение и постановление представляют собой документы коллегиального
органа (Совета директоров, общего собрания акционеров и т.п.), составляемые
по производственным вопросам. Оформляются решения аналогично другим
распорядительным документам с использованием слов РЕШИЛ или РЕШИЛИ,
ПОСТАНОВИЛ или ПОСТАНОВИЛИ. Подписываются решения (постановления)
председателем и всеми членами коллегиального органа или председателем и
секретарем.
Решение и постановление являются не только самостоятельными документами,
а как правило, – составной частью протоколов, которые составляются по
следующим правилам:
Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия
решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. В коммерческом предприятии
составляются протоколы заседаний Совета директоров (учредителей), протоколы
заседаний инвентаризационной комиссии и т.п.
Работникам бухгалтерии, входящим в состав различных комиссий, нередко
приходится оформлять протоколы заседаний. Проведению совещания (заседания)
любого уровня должна предшествовать подготовительная работа. Чтобы
обсуждение не прошло впустую для участников заседания, рекомендуют заранее
подготовить и раздать информационный материал по вопросам, включенным в
повестку дня.
Протокол ведется, как правило, во время заседания секретарем, который
конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления
участников заседания.
Оформляется протокол по форме общего бланка предприятия на чистом листе
бумаги с соблюдением основных реквизитов:
– наименование учреждения;
– наименование структурного подразделения;
– название вида документа (протокол);
– дата заседания;
– регистрационный номер документа;
– место заседания;
– заголовок к тексту;
– текст документа;
– подписи.
В ряде случаев протокол подлежит утверждению и содержит гриф утверждения.
Датой протокола является дата проведения заседания, совещания, собрания, а
номером протокола – порядковый номер заседания коллегиального органа (с
начала года).
Заголовок протокола содержит указание вида коллегиальной деятельности
(заседания, собрания, совещания), а также название коллегиального органа в
родительном падеже. Например: ... заседание инвентаризационной комиссии, ...
собрание работников бухгалтерии. Заголовочную часть протокола можно
оформить до начала заседания. Основным является текст протокола. Он
содержит две части: первую – вводную, где указываются фамилии и инициалы
председательствующих, и повестка дня, вторую – основную, фиксирующих ход
заседания.
По полноте освещения хода заседания протоколы могут быть полными и
краткими.
Полный протокол составляется на бланке для внутренних документов или на
чистом листе бумаге, содержит следующие реквизиты:
– наименование учреждения,
– название вида документа (протокол),
– дата заседания,
– регистрационный номер документа,
– заголовок к тексту,
– текст документа,
– подписи.
Заголовок протокола содержит название коллегиального органа. Например,
Протокол заседания инвентаризационной комиссии.
Вводная часть полного протокола оформляется в такой последовательности:
председатель – инициалы и фамилия;
секретарь – инициалы и фамилия;
присутствовали – инициалы и фамилии присутствующих сотрудников
предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных.
Если присутствующих более 10, то указывается их общее количество. На
собраниях с большим числом присутствующих их состав указывается
количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается
пометка. Например: присутствовали 45 человек (список прилагается).
Повестка дня включает вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт
повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос
о чем?. Например: 1. Об итогах работы предприятия 2001 г. Основная часть
протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст
каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПАЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
Эти слова пишутся прописными буквами, каждая с новой строчки, после них
ставится двоеточие. Они зрительно разбивают текст, облегчая его восприятие.
После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы
выступавших и через тире – краткое изложение текста выступления от третьего
лица единственного числа. Если имеются тексты или тезисы выступлений, они
не записываются в протокол, а через тире после фамилии делается указание:
Текст выступления (сообщения) прилагается.
Вопросы, задаваемые в процессе обсуждения или после выступления,
фиксируются в протоколе вместе с ответами в краткой, лаконичной форме.
Постановление (решение) указывается в протоколе полностью. Решение,
которое содержит несколько вопросов, подразделяется на пункты и подпункты,
нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений должна быть
конкретной.
В кратком протоколе указываются только рассмотренные вопросы, фамилии
тех, кто участвовал в обсуждении, и принятые коллективные решения. По
усмотрению председателя могут быть включены особые мнения или важные
выступления должностных лиц, указываются результаты голосования по каждой
кандидатуре отдельно. Краткий протокол не позволяет получить представление
о характере замечаний и мнений, высказанных при обсуждении. Этот вид
протокола используется при проведении оперативных совещаний, либо в
случаях, когда тексты выступлений прилагаются к протоколу или имеется
стенограмма.
В ходе заседания составляется черновик протокола. Протокол уточняется,
выверяется, редактируется и оформляется в пятидневный срок. Полностью
подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.
К протоколу подшиваются представленные материалы: справки, доклады,
проекты, инструкции, нормативные акты и т.д.
Принятые решения доводятся до сотрудников предприятия в виде копий
протокола или выписки, постановляющей части из него, либо в виде других
распорядительных документов: приказов, решений, распоряжений, составленных
на основании протокола.
Протоколы относятся к числу важных документов предприятия, поэтому хранятся
не менее 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.
V Ұйымдық құжаттар
Ұйымның (мекеменің, кәсіпорынның) құрылымы және штат саны
Кәсіпорынның құрылымы және штат саны оның жарғысына сәйкес айқындалады
және кәсіпорынның барлық құрылымдық бөлімшелері, лауазымдардың атауы және
әрбір лауазым бойынша штат саны арнайы құжатпен бекітіледі. Құжат
кәсіпорынның бланкісінде жасалады, кәсіпорын басшысының орынбасары қол
қояды, бас бухгалтермен келісіледі және кәсіпорынның директоры бекітеді.
Бекіту грифі мөрмен расталады.
ІV Организационные документы
Структура и штатная численность организаций (учреждений, предприятий)
Структура и штатная численность предприятия определяются в соответствии с
его уставом и закрепляются специальным документом, в котором указываются
все структурные подразделения предприятия, наименования должностей и
количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составляется на
бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия,
согласовывается с главным бухгалтером и утверждается директором
предприятия. Гриф утверждения заверяется печатью.
ШТАТТЫҚ КЕСТЕ
Штаттық кестеде жалақы қорын көрсетіле отырып, кәсіпорынның лауазымдары
және құрам саны бекітіледі. Штаттық кесте кәсіпорын бланкісінде жасалады
және лауазымдардың тізбесінен, штат саны, лауазымдық еңбекақы, үстемеақы
және айлық жалақы қоры туралы мәліметтерден тұрады.
Штаттық кестеге кәсіпорын басшысының орынбасары қол қояды, бас бухгалтер
бұрыштама соғады және оны кәсіпорын басшысы бекітеді. Бекіту грифінде
кәсіпорынның жалпы штат саны және айлық жалақысының қоры көрсетіледі.
Бекіту грифі мөрмен расталады.
Мемлекеттік емес саладағы кәсіпорын үшін штаттық кестені құрылтайшылардың
(акционерлердің) жалпы жиналысында бекіту ұсынылады.
Инфляциялық процестерге және жалақыны индексациялауға байланысты штаттық
кестеге кезең-кезеңмен өзгерістер енгізіліп отырады немесе индексация
жүйесінде еңбекақы төлеуді белгілейді. Штаттық кестеге өзгерістер арнайы
бұйрықпен енгізіледі.
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ
В штатном расписании закрепляется должностной и численный состав
предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание
составляется на бланке предприятия и содержит перечень должностей, сведения
о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном
фонде заработной платы.
Штатное расписание подписывается заместителем руководителя предприятия,
визируется главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия. В
грифе утверждения указываются общая штатная численность предприятия и
месячный фонд заработной платы. Гриф утверждения заверяется печатью.
Для предприятий негосударственной сферы рекомендуется штатное расписание
утверждать на общем собрании учредителей (акционеров).
В связи с инфляционными процессами и индексацией зарплаты в штатное
расписание необходимо периодически вносить изменения, либо устанавливать
оплату труда в системе индексации. Изменения в штатное расписание вносятся
специальным приказом.
Штат бойынша барлығы:
_________________ ауданының әкімі2 ______________
___________________________________ ______________________
(қолы)
(аты-жөні)
Всего по штату:
Аким _________________ района2 ______________
___________________________________ ___________________
(подпись)
(Ф.И.О.)
ЛАУАЗЫМДЫҚ НҰСҚАУЛЫҚТАР
Лауазымдық нұсқаулық – кәсіпорын қызметкерінің функциялары, міндеттері
мен құқықтары айқындалатын құжат. Лауазымдық нұсқаулық еңбек қатынастарында
даулар, қақтығыстар пайда болған жағдайда қажет. Қызметкермен еңбек
келісімшарты лауазымдық нұсқаулық негізінде жасалады.
Лауазымдық нұсқаулықты кадр қызметі жасайды, кәсіпорынның директоры
бекітеді. Лауазымдық нұсқаулыққа енгізілетін барлық елеулі өзгерістер
кәсіпорын директорының бұйрығымен жүзеге асырылады.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Должностная инструкция – документ, в котором определяются функции, права
и обязанности сотрудника предприятия. Должностная инструкция необходима в
случае возникновения споров, конфликтных ситуаций в трудовых
правоотношениях. На основании должностной инструкции составляется трудовой
контракт с работником.
Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, согласовывается с
юрисконсультом предприятия. Все существенные изменения в должностную
инструкцию вносятся приказом директора предприятия.
ҚЫЗМЕТКЕРЛЕР ТУРАЛЫ ЕРЕЖЕ
Кәсіпорынның Қызметкерлер туралы ережесінде кәсіпорын жұмысын
ұйымдастыру мәселелері – қызметкерлердің еңбекақысы; демалыс беру тәртібі;
қызметкерлер мен әкімшіліктің құқықтары мен міндеттері; жұмыс тәртібі
көрсетіледі.
Қызметкерлер туралы ереже ұжымның жалпы жиналысында талқыланады, оған заң
кеңесшісі бұрыштама соғады, басшының орынбасары қол қояды және кәсіпорынның
директоры бекітеді. Қызметкерлер туралы ереже ұжымдық еңбек шарттарын
жасауға негіз болып табылады.
ПОЛОЖЕНИЕ О ПЕРСОНАЛЕ
В положении О персонале предприятия отражаются вопросы организации
работы предприятия; оплаты труда работников; порядок предоставления
отпусков; командирования сотрудников; права и обязанности работников и
администрации; режим работы и т.п.
Положение О персонале обсуждается на собрании трудового коллектива,
визируется юрисконсультом, подписывается заместителем руководителя и
утверждается директором предприятия. Положение О персонале является
основанием для заключения коллективных договоров.
ҚАЗАҚША-ОРЫСША СӨЗДІК
КАЗАХСКО-РУССКИЙ СЛОВАРЬ
ОРЫСША-ҚАЗАҚША СӨЗДІК
РУССКО-КАЗАХСКИЙ СЛОВАРЬ
МАЗМҰНЫ СОДЕРЖАНИЕ
Аңдатпа 3
Ісқағаздарын жүргізу – Делопроизводстово 4
I АҚПАРАТТЫҚ-АНЫҚТАМАЛЫҚ ҚҰЖАТТАР
І ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Анықтама 5
Справка 6
Жиһаз және жабдық сатып алу туралы 7
О закупке мебели и оборудования 8
Мәлімет 9
Аппарат жұмысының нәтижесі туралы 9
Сводка 12
О результатах работы аппарата 12
Акт 17
Азаматтың (азаматшының) материалдық-тұрмыстық жағдайын тексеру туралы 17
Акт 19
Об обследовании материально-бытового положения гражданина(ки) 19
Өндірістегі жазатайым жағдайлар мен еңбекшілердің
денсаулығына зиян келтіретін басқа да оқиғалар туралы 21
О несчастном случае или ином повреждении здоровья
трудящихся на производстве 24
Хабарландыру 28
Конкурс туралы 28
Объявление 29
О конкурсе 29
Жеңімпаз туралы – О победителе 30
Релиз-хабарлама – Релиз-обращение 31
Саяси қуғын-сүргін құрбандарын еске алу күніне орай шақыру 31
О приеме по случаю – Дня памяти жертв политических репрессий 31
Куәлік 33
Өтініш бергендігі туралы 33
Свидетельство 34
О передаче заявления 34
Хаттар 35
Телефонхат 35
Письма 37
Телефонограмма 37
Қызметтік хаттар 39
Тапсырманың орындалуы туралы 39
Служебные письма 40
О выполнении поручения 40
Жолдаухат 42
Өтінішті қарап, шара қолдануға арналған 42
Письмо-направление 43
Для рассмотрения и принятия мер 43
Ұсыныс хат 44
Штат бірлігін көбейту туралы 44
Письмо-предложение 45
Об увеличении единиц штата 45
Бас тарту хат 47
Ақпарат беруден бас тарту 47
Письмо-отказ 48
Об отказе направления информации 48
Қаржы бөлуден бас тарту туралы – Об отказе выделения денежных средств 49
Кепілхат 51
Қызмет ақысын төлеу туралы 51
Гарантийное письмо 52
Об оплате услуг 52
Жауапхат 53
Заңның орындалуы туралы 53
Письмо-ответ 54
О выполнении закона 54
Тұрғын үй берілмейтіндігі туралы – О невозможности выделения жилища 55
Хабарлама (ақпараттық) хат 57
Ақпарат беру туралы 57
Письмо-извещение (информационное письмо) 58
О представлении информации 58
Жоюдың тіркелмегендігі туралы 59
О не произведении регистрации ликвидации 60
Ілеспехат 61
Есеп беру туралы 61
Сопроводительное письмо 62
О представлении отчета 62
Ескертпе хат 64
Тапсырмалардың орындалмағандығы туралы 64
Письмо-напоминание 65
О невыполнении поручений 65
Талап ету хат 67
Кеңсе жиһазын жеткізбегендігі туралы 67
Письмо-претензия 68
О недоставке офисной мебели 68
Баянхат 70
Қауіпсіздік техникасын сақтау туралы 70
Докладная 71
О соблюдении техники безопасности 71
Түсінікхат 73
Есепті мерзімінде өткізе алмағандығы туралы 73
Объяснительная 74
О не представлении отчета в срок 74
Хаттама 75
Конкурстық комиссия отырысының хаттамасы 75
Протокол 77
Протокол заседания конкурсной комиссии 77
II АЗАМАТТЫҚ ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Ұқсас жұмыстар
Пәндер
- Іс жүргізу
- Автоматтандыру, Техника
- Алғашқы әскери дайындық
- Астрономия
- Ауыл шаруашылығы
- Банк ісі
- Бизнесті бағалау
- Биология
- Бухгалтерлік іс
- Валеология
- Ветеринария
- География
- Геология, Геофизика, Геодезия
- Дін
- Ет, сүт, шарап өнімдері
- Жалпы тарих
- Жер кадастрі, Жылжымайтын мүлік
- Журналистика
- Информатика
- Кеден ісі
- Маркетинг
- Математика, Геометрия
- Медицина
- Мемлекеттік басқару
- Менеджмент
- Мұнай, Газ
- Мұрағат ісі
- Мәдениеттану
- ОБЖ (Основы безопасности жизнедеятельности)
- Педагогика
- Полиграфия
- Психология
- Салық
- Саясаттану
- Сақтандыру
- Сертификаттау, стандарттау
- Социология, Демография
- Спорт
- Статистика
- Тілтану, Филология
- Тарихи тұлғалар
- Тау-кен ісі
- Транспорт
- Туризм
- Физика
- Философия
- Халықаралық қатынастар
- Химия
- Экология, Қоршаған ортаны қорғау
- Экономика
- Экономикалық география
- Электротехника
- Қазақстан тарихы
- Қаржы
- Құрылыс
- Құқық, Криминалистика
- Әдебиет
- Өнер, музыка
- Өнеркәсіп, Өндіріс
Қазақ тілінде жазылған рефераттар, курстық жұмыстар, дипломдық жұмыстар бойынша біздің қор #1 болып табылады.
Ақпарат
Қосымша
Email: info@stud.kz