Коммерциялық құпия мазмұнды құжаттар
Коммерциялық құпия мазмұнды құжаттар
Қазіргі бәсеке қабілетті болуды талап ететін заманда әр мекеме кәсіпорын өндірістерінде құпия мазмұндық құжаттардың болуы заңдылық. Коммерциялық құпияны сақтайтын құжаттар дегеніміз - көпшілік білуге міндетті емес, тікелей қатысы бар жекелеген адамдар ғана білетін жариялығы шектеулі құжаттар.
Өндіріс, кәсіпорын, мекеменің құрылымына және өніміне байланысты құжаттар.
Басқаруда қолданылатын әдіс - тәсілдер.
Мекеменің экономикалық даму жоспары
Мәжілістерде қаралатын мәселе және қабылдайтын шешім
Мекеменің коммерциялық қызметі туралы мәлімет
Іскерлік бағыттағы әріптестік
Келіссөздер
Келісім шарттар
Құн және баға
Саудаға байланысты акционерлер
Ғылым мен технологияға байланысты жаңалықтар зерттеу еңбектері, тәжірибе нәтижелері.
Ақпараттық технологиядағы әдіс тәсілдер
Күзет жүйесі, оның ұйымдастырылуы
Клиенттермен қаржылық есептесу,несие туралы мәліметтер
Коммерциялық құпияны құрайтын құжаттар тізімі мекемеде анықталып бекітіледі. Құпияның білген адамдардың аты - жөні көрсетілген. Құпия құжаттарының сақталу және жойылу мерзімдері айқындалады.Арнайы бұйрықпен басшы Кәсіпорынның коммерциялық құпия мәліметтерінің тізімін бекітеді. Коммерциялық құпияға қатысы бар адамдар қолхат беру арқылы бұйрықпен танысады.Құпия мәліметі бар құжаттарды есепке алу жеке журналдарда тіркеледі және ол да құпия түрде жүргізіледі.
----------------------------------- ----------------------------------- ----------
ҚҰЖАТТАРДЫ РӘСІМДЕУ ТӘРТІБІ
Құжаттамамен қамтамасыз етуді басқару - бүгінгі күні тиімді басқарудың маңызды құралы болып отыр. Қазіргі заманғы қоғамда мемлекеттік басқару органдары бір жағынан кәсіпорындармен, екінші жағынан жеке тұлғалармен өзара байланыс жасауды, сондай-ақ кәсіпорындар бір-бірімен қарым-қатынас жүргізуді барлық басқарушылық шешімдерді тіркеуді қамтитын, құжаттама көмегі арқылы жүзеге асырады.
Ресми құжаттарды тіркеу - іс жүргізу процессінің маңызды құрамдас бөлігі болып табылады. Ақпараттарды жазудың ерекшелік тәртібі құжаттама үлгілерінің басып үлгілерінде: хаттардан бастап локальды нормативтік актілерге дейін белгіленген. Ресми құжаттамалар заң күші бар сипаттарға ие, олар бірінше кезекте міндетті элементтердің - бұрыштамалардың болуын қамтамасыз етеді. Құжаттамалық қамтамасыз етуді басқару қолданбалы болуына қарамастан, құжаттарды жасаумен және сақтаумен байланысты іс жүргізушілік процесстер кез-келген ұйымның қызметінде маңызды рөлдер атқарады.
Құжаттарды рәсімдеудің негізгі ережелері
Ұйымдардағы құжат айналым элементтерін қызмет түріне, құжаттың атауына, оның жасалған орнына, құпиялылық деңгейіне, заңды күшіне, міндеттілік дәрежесіне, мазмұнының сипатына қарай топтастыруға болады. Құжаттарды рәсімдеу тәртібі Қазақстан Республикасының қолданыстағы заңнама нормаларымен реттеледі. Кез-келген құжаттың заңды күші, оның дұрыс рәсімделуіне байланысты екенін естен шығармау қажет. Сондықтан, іс жүргізу саласындағы мамандар нормативтік базаларды толықтай білуі қажет. Құжаттарды рәсімдеу тәртібі локальды нормативтік актілерде, ұйымдардың іс жүргізу жөніндегі нұсқаулығында бекітілуі мүмкін. Алайда, олар қолданыстағы заңнама талаптарына толықтай сәйкес келуі тиіс.
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ
Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum - требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их юридическая сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.
В данном государственном стандарте определено 30 реквизитов.
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, необходимые реквизиты для письма - наименование организации, почтовый адрес, основной государственный регистрационный номер (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщикакод причины постановки на учет (ИННКПП), адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.
В процессе подготовки оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д.
Следует отметить, что часто документы оформляются на бланках трех видов: бланке служебного письма, бланке для конкретного вида документа и общем бланке для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они, как правило, на бумаге двух форматов: А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210мм).
Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.
Реквизит
Реквизит (от лат. requisitum требуемое, необходимое) - элементы документа, которые должны обязательно в нём присутствовать, иначе документ будет считаться недействительным.
Перечень реквизитов:
1. Государственный герб РК
2. Эмблема организации или логотип
4. Код организации - автора документа
5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
6. Идентификационный номер налогоплательщикакод причины постановки на учет (ИННКПП)
7. Код формы документа
8. Наименование организации - автора документа
9. Справочные данные об организации - авторе документа
10. Наименование вида документа
11. Дата документа
12. Регистрационный номер документа
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
14. Место составления или издания документа
15. Адресат
16. Гриф утверждения документа
17. Резолюция
18. Заголовок к тексту
19. Отметка о контроле
20. Текст документа
21. Отметка о наличии приложения
22. Подпись
23. Гриф согласования документа
24. Визы согласования документа
25. Оттиск печати
26. Отметка о заверении копии документа
27. Отметка об исполнителе
28. Отметка об исполнении документа и о направлении его в дело
29. Отметка о поступлении документа в организацию
30. Идентификатор электронной копии документа
Бланки
Бланк - вид полиграфической продукции, представленный в виде стандартного бумажного листа определённого формата с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации. Бланк предназначен для последующего заполнения, с этой целью на нем имеются пустые места, для последующего внесения туда информации. На бланках оформляется большая часть документов любого предприятия. Существуют так называемые бланки строгой отчетности, содержащие номер, зарегистрированные одним из установленных способов, имеющие специальный режим использования.
Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РК от 3 марта 2003 г. № 65-ст). установлено два основных вида бланков: общий бланк (для оформления приказов, протоколов, актов и др.) и бланк писем.
Фирменный бланк - бланк с фирменной атрибутикой организации, который является визитной карточкой предприятия. Обычный формат фирменного бланка - А4, но в отдельных случаях изготавливаются фирменные бланки других форматов.
Бланки могут быть трех видов: бланк для писем, бланк конкретного вида документа и общий бланк. Установлено два формата бланков: А4, А5.
Бланки каждого вида изготавливают на основе углового или продольного расположения реквизитов. Как уже отмечалось, расположение реквизитов на бланках и их размеры приведены в прил. 1.1 и 1.2.
Реквизиты 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08. реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают либо центрированным способом (начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов), либо флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Реквизит об (наименование организации - полное, сокращенное или аббревиатура, вышестоящих органов, а также структурного подразделения) должен соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами. Наименование структурного подразделения допускается печатать и типографским, и машинописным способом.
Общий бланк в зависимости от документов организации содержит следующие реквизиты: Государственный герб РК, наименование организации.
На бланке письма указываются такие реквизиты: 01 (02 или 03), 04,05,06,08,09. При необходимости на нем проставляются ограничительные отметки для зон расположения таких реквизитов, как дата документа, его регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа, адресат, заголовок к тексту.
Бланк конкретного вида документа включает следующие обязательные реквизиты: Государственный герб РФ, код организации, место составления или издания документа. Можно сделать отметки для границ документа, проставления его регистрационного номера, указания места составления или издания документа, заголовка к тексту, отметки о контроле.
Бланки документов должны иметь поля не менее: левое, нижнее и верхнее - 20 мм, правое - 10 мм.
Печатать бланки документов следует на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать документы с помощью средств оперативной полиграфии.
При печатании на бланках трафаретных частей текста основания смежных строк, в которые вносится машинописный текст, должны располагаться на расстоянии, кратном межстрочному интервалу пишущих машинок.
Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами.
При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.
Формуляр
Формуляр документа - бланк, модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Для оформления документа какого-то определенного вида (приказа, делового письма и т.д.) потребуются не все реквизиты, перечисленные выше, а только некоторая часть из полного списка. Причем какие именно реквизиты следует оформлять на документе данного вида и в какой последовательности они должны быть расположены на страницах документа строго определено стандартом.
Формуляр - образец - совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем документам определенной системы документации.
Формуляром документа называется набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности.
Таким образом, можно говорить о формуляре акта, формуляре протокола, формуляре приказа и т.д.
Например: Формуляр заявления состоит из следующих реквизитов:
~ Адресат (должность, включающая полное наименование организации, Ф.И.О. в дательном падеже);
~ адресант (должность, Ф.И.О. в родительном падеже, без предлога от);
~ наименование вида документа;
~ текст;
~ дата;
~ подпись.
Ұйымдық нысандарды іздестіру
Фирма құру оның ұйымдық нысанын таңдап алуды қажет етеді. Кәсіпкерлік іспен айналысу соның шеңберінде өтеді. Бұл таңдау мынадай обьективті жағдаймен белгіленеді: қызмет аясымен, кәсіпорын түрінің оңтайлы не қолайсыз болуымен, сондай-ақ құрылтайшының талғамына да байланысты болады.
Кәсіпкерлік қызметтің негізгі нысандары. Бұлар еліміздің азаматтық заңдарымен, 1994 жылы 27 желтоқсанда қабылданған Қазақстан Республикасының Азаматтық Кодексімен белгіленген. Бүгінгі таңда бұдан басқа: 1995 жылы 17 сәуірдегі қабылданған ҚР Президентінің Заңды тұлғаларды мемлекеттік тіркеу туралы Жарлығы; 1995 жылы 2 мамырдағы ҚР Президентінің Шаруашылық серіктестіктері туралы Жарлығы; 1995 жылы 19 маусымдағы ҚР Президентінің Мемлекеттік кәсіптер туралы Жарлығы және т.б. заң актілері басшылыққа алынады. Кәсіпкерліктің құқықтық және ұйымдық шаруашылық нысандары осы актілерде белгіленген.
Ұйымдық нысандар дегеніміз - жеке кәсіпкерлікпен айналысқанда басшылыққа алынатын құжаттар.
Кәсіпкерлік мекеме шаруашылық екі түрге бөлінеді: 1.Жекелік. 2.Ұжымдық.
Жекелік шаруашылық дегеніміз - меншіктің, мүліктің иесі бір адам болатын шаруашылық.
Ұжымдық шаруашылық дегеніміз - меншіктің, мүліктің иесі бірнеше адам болатын шаруашылық.
Кәсіпкерлікпен айналысатын адамдардың рұқсат куәлігі болады, оны патент деп атайды.
Азаматтық кодекстің 33- ші бабына сәйкес заңды тұлғаның тіркелгендігі туралы анықтама мекемесінің мөрі, банкіде есепшоты болуы тиіс.
Заңды тұлғаның мақсаты табыс, пайда болған жеке шаруашылықты коммерциялық деп атайды
Құрылтай құжаттардың формуляр-үлгісі.
Мемлекет заңына сәйкес құрылтай құжаттары жарғы мен құрылтай шарты болып танылады. Президенттің Заңды тұлғаларды мемлекеттік тіркеу туралы Жарлығына сәйкес, түрлі құқықтық-ұйымдық нысандар әділет органдарына құжаттың әр түрлі мәтіндерін ұсынады. Олардың жалпы жобасы мынадай: арыз, құрылтай және басқа құжаттар пакеті, мемлекеттік тіркеу үшін алымның төленгенін растайтын түбіртек немесе оның көшірмесі. ЖШС үшін тіркеу құжаттарының пакеті мынадай:
тіркеу туралы арыз;
құрылтайшылар бекіткен жарғы;
құрылтай шарты (құрылтайшы бірден көп болса);
құрылтай құжатында көрсетілген негізгі жарғылық қордың 25пайызы банк депозитіне төленгендігі жөнінде банктен алынған анықтама (ол заттай төленсе, аудиторлық тұжырымдама керек болады);
санақ карточкасы;
егер құрылтайшының біреуі мемлекеттік кәсіпорын болса, меншік иесінің немесе оның өкілінің келісімі;
заңды тұлғаның мекен-жайын растайтын құжат;
тіркеу үшін алымның төленгендігін растайтын түбіртек немесе оның көшірмесі.
Жарғы немесе құрылтай шарты, фирманың негізгі құжаты ретінде, міндетті түрде нотариалдық куәландыруды талап етеді. Онсыз олар заңды деп танылмайды
Екі құжат та мазмұны сәйкестендіріліп, мұқият дайындалған болуы тиіс. Олар банктер, салық, төрелік сот, әділет және рұқсат қағаз беруші ұйымдар тарапынан қатаң тексеруден өтеді. Жарғыда жазылған басқа нәрселермен айналысқыңыз келсе, жарғыны ауыстырып, қайта тіркеуден өтуге тура келеді.
Жарғының деректемесі:
құрылтайшылар жиналысының бекіту белгісі;
мемлекеттік тіркеудің белгісі;
мәтіннің атауы;
жарғының мәтіні;
фирманың атқарушы органы басшысының қолы.
Жарғының негізгі деректемесі мәтін - ол саны мен рет тәртібі қатаң белгіленбеген бөлімдерден тұрады. Алайда мәтінде мынадай мәліметтер берілуі тиіс:
жалпы ережелер, ұйымдық-құқықтық нысаны, атауы, мекен-жайы;
қызметтің мақсаты мен мәні;
серіктестік қатысушының құқықтары мен міндеттері және жауапкершілігі;
мүлкі, қорлары, табысы;
басқару және бақылау органдары;
жұмысшының еңбек, жалақысы және оларға берілетін әлеуметтік кепілдіктер;
есепке алу және есепке беру;
дауларды шешу;
қызметін тоқтату.
Құрылтай шарты.
Құжаттың деректемелері мынадай:
құжаттың аты, шаруашылық серіктестік құру туралы құрылтай шарты (ЖШС, АҚ екені және оның аты көрсетіледі);
шарттың жасалған орны;
шарттың жасалған күні;
шарттың мәтіні;
құрылтайшының қолы.
Құрылтай шарты мәтініне мынадай бөлімдер енуі мүмкін:
құрылтайшылары аталған бөлім;
шарттың мәні, ұйымды құру ниеті, ұйымды қандай мақсатпен құрғаны, оның заңды мекен-жайы көрсетіледі;
серіктестік қызметінің шарттары;
серіктестікті басқару;
құрылтайшының міндеті;
құрылтайшының құқықтары;
құрылтайшылар мен серіктестіктің жауапкершілігі;
серіктестіктің қызметін тоқтатуы.
Құрылтай шартына мүшелерінің келісімі бойынша басқа да ережелерді енгізуге болады.
Шартқа құрылтайшылардың жарғылық қорға салған салымдары жөніндегі анықтама қосымша тіркеледі,кейін дивидендтер соған сәйкес бөлінеді.
Басқару құрылымы және құжат толтыру. Құрылымдық бөлімшелер туралы ережелер.
Кәсіпорын үлкен болған сайын, оны басарудың үйесі де күрделене түседі.арғы мен ұрылтай шарты компанияны ашу,қайта құру әне тарату ұмыстарын тек құрылтайшылар мен акционерлер ғана істей алатынын белгілеп береді.Олардың иналысы ғана кәсіпорынның ұа мерімді түпкі масатын айкындайды, компанияның басшылығын сайлайды не тағайындайды. Бұл органның құрамына кәсіпорынның ішкі бөлімшелерінің директорлары және басқа кәсіпорындардың, қаржы мекемелерінің өкілдері, менеджерлер мен ғылыми қызметкерлер кіре алады.
Жоғарғы басшылық органы тек маңызды мәселелерді ғана қарастырады.
Атқарушы органның басшысы кәсіпорынды тікелей әне күнделікті басқаратын президент не бас директор болуы мүмкін.
Басқару құрылымы дегеніміз - басқарушы шешім қабылдау және орындау үшін еңбекті бөлу формасы. Демек ұйымның басқару құрылымы ең алдымен еңбек бөлінісі мен мамандануына негізделеді. Басқарушы еңбектің мамандалуы, бір жағынан функциялардың ұсақталуына әкеп соғады, басқару жұмысының біртектілігін жоғарылатып, белгілі-бір салада білімді тереңдету және еңбек біліктілігін жоғарылатуға негіз құрады
Күрделі кәсіпорындарда, мекемелерде президент, вицепрезидент, бөлім бастықтар, меңгерушілер болады.
Мекемені басқару екі түрлі болады:
Орталықтандырылған
Орталықтандырылмаған
Басқару құрылымына мекеменің бастығы немесе директоры, оның орынбасарлары, бөлім меңгерушілері, ұйым жетекшілері кіреді.
Құрылымдық бөлімшелер туралы ережелер дегеніміз - әр бөлімшенің атқаратын қызметтерін және қойылатын талаптарды көрсеткен күнделікті өмірде басшылыққа алатын құжаты.
Құрылымдық бөлімше туралы ереже мынадай бөліктерден тұрады:
Жалпы ереже - бұл бөлімде кімге бағынатындығы, бөлімге қойылатын талаптар және басшылыққа алынатын құжаттар көрсетіледі.
Негізгі міндеттер - бұл бөлімде қызметтің түрі көрсетіледі.
Қызметтер - бұл бөлімде шаруашылық қызметтің бағыты айтылады.
Құқықтар мен міндеттемелер - бұл бөлімді орындайтын міндеттемелері және құқықтары айтылады.
Жауапкершілік - бұл бөлімде сапасыз жұмысы үшін қызметтерін шығырылатындығы ескертіледі.
Өзара қарым - қатынас, байланыс - бұл бөлімде кімдермен бірлесіп жұмыс істейтіндігі анықталады.
Жұмысты ұйымдастыру - бұл бөлімде жұмыс тәртібі қызметті тексерудің қалай жүргізгендігі қайта құру және тарату мәселелері айқындалады. Бұл ережелерді бөлімшелердің етекшілері, вице-преиденттер асап,оларды бірінші басшы бекітеді. Осы бекіту сатысында кәсіпорын қызметтері арасындағы жауапкершілік пен құзыреттерін блу нақты жүзеге асады.
Лауазымдық нұсқаулық
Лауазымдық нұсқаулық - кәсіпорын қызметкерінің функциялары, міндеттері мен құқықтары айқындалатын құжат. Лауазымдық нұсқаулық еңбек қатынастарында даулар, келіспеушіліктер пайда болған жағдайда қажет. Лауазымдық нұсқаулық негізінде қызметкермен еңбек шарты жасалады.
Лауазымдық нұсқаулықты кадр қызметі жасайды, кәсіпорынның басшысы бекітеді. Лауазымдық нұсқаулыққа енгізілетін барлық елеулі өзгерістер бастықтың бұйрығымен ресімделеді. Лауазымдық нұсқаулық Қазақстан Республикасының еңбек заңдарының талаптарын ескере отырып, 1999 жылғы 16 қазандағы № 22 СмиС комитеті бекіткен Қазақстан Республикасының АК 01-0-99 жіктеу негізінде жасалады.
Сауатты жасалған лауазымдық нұсқаулық қызметкердің міндеттері туралы айқын түсінік береді және еңбек дауларын дұрыс шешіп отыруға көмектеседі. Әйтсе де, бұл нормативтік акті көп жағдайда бағаланбайды, оған немқұрайлы қарайды. Осыған байланысты лауазымдық нұсқаулықтың мән-маңызына және оны қалай әзірлеп, қалай ресімдеу керек екендігіне кеңірек тоқталғанды жөн көріп отырмын.
Еліміздің Қазақстан Республикасындағы еңбек туралы заңы бойынша қызметкерге деген кәсіби талаптар мен белгілі бір жұмыс түрлерінің күрделілік деңгейін жұмыс беруші белгілейді. Ол бұл орайда Жұмыстар мен жұмысшы кәсіптері жөніндегі бірыңғай тарифтік-біліктілік анықтамалығы мен басшылар, мамандар және басқа қызметкерлер лауазымдарының біліктілік анықтамалығына сүйенеді. Яғни осы екі анықтамалықты негізге алады. Бұл аталған анықтамалықтарды әзірлеу мен қолдану тәртібін еңбек жөніндегі өкілетті мемлекеттік орган белгілейді. Атқарылған жұмыстарды белгілі бір күрделілік деңгейіне жатқызу мен қызметкерлерге біліктілік разрядтарын беруді Бірыңғай тарифтік-біліктілік анықтамалығы мен Біліктілік анықтамалығына, сондай-ақ қызметкерлердің жекелеген санаттарына арналып белгіленген тұрпатты біліктілік талаптарына сәйкес жұмыс беруші өзі дербес жүзеге асырады (Қазақстан Республикасының Еңбек туралы заңы, 70-бап, 5-тармақ).
Қызметкердің жағдайын, еңбекақысын қалыпқа келтіруде жеке еңбек шарты белгілі бір рөл атқарады. Әйтсе де сол еңбек шартының мәтінінен қызметтік міндеттер туралы толық мәлімет алу қиын. Сондықтан қызметкер мен жұмыс беруші арасында түсініспеушіліктер жиі туындайды. Ол кейде ашық қарама-қайшылыққа, кейде тіпті сотқа жүгінуге дейін алып барады. Лауазымдық нұсқаулық нақ осы жағдайға сәйкес қызметтік міндеттерге байланысты екі жақтан да туындауы мүмкін пікір қайшылықтарын реттеуге, атқаратын функцияларды мейлінше нақтылауға арналған құжат болып табылады.
Еңбек жөніндегі мемлекеттік инспекторлар тексеру кезінде, сондай-ақ соттар еңбек дауларын шешу кезінде лауазымдық нұсқаулықтарды көрсетуді талап етеді.
Лауазымдық нұсқаулық қызметкерлерді аттестациялау, жұмыскерді сынақ мерзімі ішінде жұмыстан босату, қызметкерлерді немесе штатты қысқарту кездерінде де қажет болады. Сол үшін де бұл актіні терістеуден гөрі қабылдау пайдалырақ болып табылады.
Лауазымдық нұсқаулық әрқашан қолданыста болуға тиіс, ол компаниядағы құрылымдық және ұйымдық өзгерістерді жедел де, нақты әрі айқын көрсетіп отыратындай болуы шарт.
Нұсқаулықты әзірлеуге кіріспес бұрын, ең алдымен бұл істі дұрыстап ұйымдастырып алу керек. Бұл орайда әуелі Лауазымдық нұсқаулық туралы ереже дайындау керек болады. Ол арнайы құжатта жұмыскерлердің лауазымдық нұсқаулығы туралы келісу, оны бекіту, қабылдау және сақтау ережелері белгіленіп, нұсқаулық мазмұнына қойылатын талаптар, сондай-ақ жұмыс беруші тарапынан жасалатын бұл актілердің дер кезінде әзірленуіне тікелей жауапты тұлғалар көрсетілуі тиіс.
Лауазымдық нұсқаулық туралы ереже -- міндетті құжат емес, бірақ нұсқаулық әзірлеуге қатысты жұмыстарды ретке келтіріп, бір жүйеге түсіргіңіз келсе, олардың нақтыланып, заңдық күшіне ие болуын қаласаңыз, жұмыс берушінің бұл актісіне жауапкершілікпен қарағаныңыз жөн.
Ереже жобасын әзірлеу көбінесе кадрлар бөліміне жүктеледі. Лауазымдық нұсқаулық ережесінің әзірленген жобасы ұйым басшысына қол қоюға беріледі. Жоба бекітілгеннен кейін өз күшіне енеді.
Лауазымдық нұсқаулық туралы ережені әрбір ұйым өзінше әзірлейді.
Тұрпатты ережелер шарттарына сәйкес лауазымдық нұсқаулық формасына қатаң талап қойылады. Онда міндетті түрде ұйым атауы болуы керек, күні жазылып, қол қойылған, мөр басылған болуы қажет.
Лауазымдық нұсқаулықтың міндетті деректемелері құрамына мыналар енеді:
-- ұйым атауы;
-- құжат атауы;
-- құжат күні мен тіркеу нөмірі;
-- мәтін тақырыбы (лауазым атауы көрсетілуімен);
-- бекіту грифі;
-- құжат әзірлеушінің қолы;
-- келісім бұрыштамасы;
-- қызметкердің құжатпен танысқандығы жөнінде белгі.
1. Жалпы ережелер
1.1. Хатшы-референттер кәсіпорын мамандарының санатына жатады, оларды жұмысқа директор қабылдайды және шығарады.
1.2. Хатшыреференттердің негізгі міндеттері басқару қызметін ұйымдық және құжаттамалық қамтамасыз ету болып табылады.
1.3. Хатшы-референт тікелей кәсіпорынның директорына бағынады.
1.4. Өз қызметінде хатшы-референт мына құжаттарды басшылыққа алады:
- Қазақстан Республикасының заң актілері;
- кәсіпорын жарғысы;
- Қызметкерлер туралыереже;
- кәсіпорын басшысының бұйрықтары (өкімдері);
- ісқағаздарын жүргізуді ұйымдастыру жөніндегі нормативтік-әдістемелік материалдар;
- осы лауазымдық нұсқаулық.
1.5. Хатшы-референт лауазымына жоғары немесе арнаулы орта білімі бар және 1 жыл еңбек өтілі бар немесе еңбек өтілі жоқ, бірақ хатшы-референттердің курсынан өткен тұлғалар тағайындалады.
1.6. Хатшы-референт төмендегі мәселелерді білуі керек:
- құжаттармен жұмыс, құжаттамаларды жинақтап құрастыру;
- басқару жұмысын ұйымдастыру;
- есептеу және ұйымдастыру техникаларын қолдана білу;
- қызметтік құжаттамаларды коммерциялық әріптестердің тіліне аудару;
- еңбек мәдениеті және қызмет әдебі;
- еңбекті қорғау, қауіпсіздік және өртке қарсы қорғаныс техникасы.
2. Қызметтері
Хатшы-референтке мынадай қызметтер жүктеледі:
2.1. Кәсіпорынның құжаттары бойынша ақпараттық-анықтамалық қызмет көрсету.
2.2. Кәсіпорынның құрылымдық бөлімшелері мен филиалдарындағы іс жүргізуді ұйымдастыруға әдістемелік басшылық және бақылау жасау.
2.3. Кәсіпорынның кеңесші органдарының қызметін құжаттау.
2.4. Басшылықты жедел ұйымдастыру қызметімен қамтамасыз ету.
2.5. Кадр құжаттарын жүргізу және ресімдеу, есепке алу (қызметкерлер жөніндегі инспектор болмаған жағдайда).
3. Қызметтік міндеттері
Хатшы-референттің міндеттері:
3.1. Кәсіпорынның қаржы-шаруашылық қызметін қамтамасыз ететін қажетті құжаттарды дайындауды жүзеге асыру.
3.2. Құжаттарды қабылдау, тіркеу, есепке алу, орындалуын қадағалау, ақпараттық-анықтамалық қызмет көрсету және құжаттық ақпараттарды сақтау.
3.3. Кәсіпорынның басшысына қол қоюға апарылатын құжаттардың дайындалуының, дұрыс жасалуының, келісілуінің, бекітілуінің сапасын қадағалайды.
3.4. Басшылардың құжаттары мен тапсырмаларының орындалуына бақылау жасайды, олардың уақытылы әрі сапалы жасалуы үшін шұғыл шаралар қолданады.
3.5. Дайындықты ұйымдастыру, шешім қабылдау және оны орындау үшін тиісті адамдарға жеткізуді жүзеге асырады. Басшылыққа берілетін анықтамалар мен баяндамаларға талдау жасайды, олар бойынша құзіретті тұжырым ұсынады.
3.6. Кәсіпорынның ағымдағы қызметіне байланысты ұйымдармен (коммерциялық және мемлекеттік) және жеке азаматтармен жедел байланысты жүзеге асырады
3.7. Келушілерді қабылдайды.
3.8. Кәсіпорынның кадр қызметі құжаттамаларын қамтамасыз ету жөніндегі төмендегі жұмыстарды орындайды:
- жеке құрам бойынша бұйрықтарды ресімдеу;
- жеке карточкалар немесе жеке парақтардың үлгілерінресімдеу;
- еңбек кітапшаларын толтыру;
- еңбек шарттарын (келісімшарттарын) жүргізу және ресімдеу;
- іссапар құжаттарын ресімдеу;
- еңбекке жарамсыздығы туралы құжаттарды ресімдеу;
- жұмыс уақытын есептейтін табельді жүргізу;
- еңбек өтілі және жалақытуралыанықтама беру.
3.9. Компьютерге басужәне көшіріп-көбейту жұмыстарының орындалуын қамтамасыз етеді.
3.10. Құжаттарды мұрағатқа өткізу немесе жою үшін жыл сайын іріктеу жасау.
3.11. Кәсіпорынның қаржы-шаруашылық саласы бойынша басшының жекелеген тапсырмаларын орындау.
4. Құқықтары
Хатшы-референттің құқығы:
4.1. Қызметкерлер мен мамандардан қажетті материалдарды талап етеді, сонымен бірге басшының тапсырмасын орындауды кешіктіргендігі үшін түсініктеме алады.
4.2. Құжаттарды қарап, оларды орындау үшін кәсіпорын басшыларына және мамандарына жібереді.
4.3. Құжаттар жасау мен ресімдеуде бекітілген ережелер, Іс қағаздарын жүргізу туралы нұсқаулық, халықаралық құжат ресімдеу ережелері (ISO) бұзылып дайындалған құжаттарды орындаушыларға өңдеуге жіберіп, дұрыс орындалуын талап етеді.
4.4. Өз құзіретінің шегінде басқару қызметінің құжаттарына бұрыштама соғады.
4.5. Кәсіпорын қызметін құжаттамалық тұрғыдан қамтамасыз ету жұмысын жақсарту жөнінде, электрондық техниканы қолдану негізінде басқару жұмысының әдістері мен түрлерін жетілдіру жөнінде басшылықтың қарауына ұсыныстар енгізеді.
4.6. Кәсіпорын басшыларынан қызметтік міндеттерін орындау үшін және кәсіпорын қызметі барысында жинақталған барлық құжаттарды сақтау үшін қажетті жағдай жасауын талап етеді.
4.7. ҚҚ немесе Өте құпия, ҚПҮ (қызметте пайдалану үшін) деген белгілері бар құжаттармен жұмыс істейді.
4.8. Өз құзіреті шегінде шешімдер қабылдайды.
4.9. Құжаттардың орындалуын тексеру және басшылыққа қажет ақпараттарды ұсынуға байланысты мәселелер бойынша кәсіпорынның барлық қызметтерімен (қызметкерлерімен) өзара байланыс жасайды.
5. Жауапкершілігі
Хатшы-референт төмендегілер үшін жауап береді:
5.1. Кәсіпорын басшылғына қол қоюға ұсынылған құжаттардың сапасы.
5.2. Құжаттарды тіркеу мен жүргізуге құнтсыз, ұқыпсыз қарау.
5.3. Құжаттамалардың сақталуы, Құпия деген грифі бар мәліметтердің жария болмауы.
5.4. Осы Нұсқаулықта қарастырылған лауазымдық міндеттердің анық және уақытылы орындалмауы.
Жеке құрам бойынша ережелер
Жеке құрам бойынша ереже дегеніміз еңбек тәртібін, жұмыс уақытын және ішкі тәртіпті сақтау туралыереже. Жеке құрам бойынша ережеге мекемеде, кәсіпорында жұмыс істейтін әр адамның міндеті, жауапкершілігі, құқығы, еңбек демалысын ашып көрсету кіреді.
Жеке құрам бойынша ереженің тараулары:
Жалпы ережелердеереженің құқықтық негізі анықталады,мамандардың санаттары белгіленеді
-( жұмысшылар;қызметкерлер; мамандар).
Жұмысқа алу бөлімінде түрлі санаттағы қызметкерлерді жұмысқа алудың тәртібі мен мерзімі,еңбек қатынастарын ресімдеудің тіртібі түсіндіріледі.
Жұмыс уақыты және демалыс уақыты бөлімінде жұмыс аптасының,жұмыс күнінің ұзақтығы,демалыс күндері,мерзімінен артық жұмыс істеудің шарттары белгіленеді.
Еңбек демалысыбөлімінде демалыстың ұзақтығы,кезеңдері,ақы төлеу және демалыстың әртүрлі түрлерін алудың тәртібі қарастырылады.Демалысқа шығу құқығының болуына еліміздің заңымен кепілдік беріледі.Ережеде бұл құқық бұзылмауы тиіс.
Іссапар және ауыстыру бөлімінде басқару істерінің мерзімі,шарттары және тәртібі белгіленеді.
Еңбекақы. Әлеуметтік сақтандыружәне өтемақы төлеу бөлімі еңбекақының түрі,еңбегі үшін сыйақының көлемі мен шарттары,еңбекақыны төлеудің кезеңдері,өтемақының мөлшері мен төлену тәртібі анықталады.
Мадақтау және жазалау шаралары бөлімінде моральдік және материалдық мадақтау,жазалаудың түрлері,шарттары және тәртібі белгіленеді.
Қызметтен босату бөлімінде әртүрлі санаттағы жұмысшылардың қызметтен босатудың шарттары мен тәртібі қарастырылады.
Штаттық кесте
Кез келген заңды тұлғаны (компанияны, кәсіпорынды, ұйымды, фирманы) құрарда әуелі оның ұйымдық құрылымы мен штатын айқындап алу керек. Бұл мәселені дұрыс әрі дер кезінде шешу заңды тұлға (бұдан әрі - компания) құрылтайшыларына, олардың қандай ұйымдық-құқықтық формалар мен меншік түріне жататындығына қарамастан, жоспарланған экономикалық көрсеткіштерге қол жеткізуіне мүмкіндік береді.
Компанияның штат мөлшері немесе компания штатыдегеніміз - компаниядағы жалдамалы қызметкерлер лауазымдарының тізбесі және сандық мөлшері. Тізбеде құрылымдық бөлімшелер (ұйымдық құрылымдар) бойынша лауазымдық жалақылар (таривтік ставкалар), қосымшалар мен сыйақылар (пайыздық мөлшері немесе жалпы сомасы) немесе еңбекке ақы төлеудің өзге де жүйелері, сондай-ақ айлық жалақы қоры көрсетіледі. Ұйымдық құрылым сипаты жазылып, штаттық кесте берілген құжат мәтіні, әдетте, кесте формасында жасалады. Штат кестесіне енген лауазым атаулары (штат бірліктері) жұмыс және жұмысшы кәсібі туралы Бірыңғай тарифтік-біліктілік анықтамалығында, Еңбек және халықты әлеуметтік қорғау министрлігінің 2002 жылғы 22 қарашадағы № 273 бұйрығымен бекітілген Басшылар, мамандар және өзге де қызметтік лауазымдар біліктілік анықтамалығында көрсетілген атаулармен сай келуі керек. Таңдап алынған кандидаттарды белгілі бір лауазымға тағайындау кезінде Қазақстан Республикасы Білім және ғылым министрінің 2005 жылғы 27 қаңтардағы № 43 бұйрығымен бекітілген Техникалық және қызмет көрсету кәсіптері (мамандықтары) бойынша кәсіби дайындық пен біліктілік дәрежесін куәландыру ережелерін басшылыққа алу қажет.
Штатное расписание (ШР) - документ, в котором зафиксированы структура организации, штатный состав и штатная численность. Ш. Р. обычно содержит наименования структурных подразделений, должностей, количество штатных единиц, должностные оклады, надбавки и размер месячного фонда заработной платы. Кроме этого, в штатном расписании обычно указываются размеры и виды надбавок и...
Бұйрық-жарлық құжаттары
Бұйрықтар
Бұйрық - дара басшылық негізінде іс-әрекет жасайтын министрліктер, ведомостволар, бөлімдер, басқармалар, мекемелер, бірлестіктер, ұйымдар, кәсіпорындар басшылары шығаратын құқықтық акті. Бұйрық негізгі шұғыл міндеттерді шешу үшін шығарылады.
Бұйрық басқару құжаттарының ішінде ең көп тараған түрі. Ол көбіне басқару тәжірибесінде жиі қолданылады.
Бұйрық мекеменің немесе оның құрылымдық бөлімшелерінің құрылу, таратылу, қайта ұйымдастырылу; оларға өзгеріс енгізу мақсатында ережелерді, нұсқаулықтарды бекіту; кәсіпорынның жұмысын ұйымдастыру, қаржыландыру, жоспарлау, есеп беру, жабдықтау, өнімдерді сату және басқа да өндірістік мәселелер, сондай-ақ кадр мәселелері бойынша жұмысқа қабылдау, ауыстыру, босату және т.б. мәселелер бойынша шығарылады. Бұйрық шығару арқылы басшы қызметкерлердің алдына негізгі міндеттерді қояды, түбегейлі мәселелерді шешу жолдарын көрсетеді. Бұйрық осы кәсіпорынның барлық қызметкерлері үшін орындауға міндетті. Жекелеген жағдайларда, бағыныштылығына байланыссыз ұйымдар мен лауазымды тұлғалардың үлкен тобына қатысты болуы да мүмкін.
Төмендегі құжаттар бұйрықпен ресімделуге жатады:
● кәсіпорын үшін тұрақты сипаттағы және орындалуы міндетті жұмыстарды ұйымдастыруға байланысты шешімдер мен тапсырмалар;
● ережелерді, жарғыларды, тәртіптерді, нұсқаулықтарды және с.с.-ды бекіту және енгізу;
● құрылымдық бөлімшелерді қайта құру, құру, тарату мәселелері;
● кәсіпорын жұмысының қорытындылары, хабарландыру, жүргізілген тексеріс қорытындылары;
● қызметкерлерді жұмысқа қабылдау, ауыстыру, босату;
● қызметкерлерді көтермелеу, тәртіптік жазаға тарту және басқа да кадрлық мәселелер.
Бұйрықтар нақты қажеттік туындаған кезде ғана шығарылуы керек. Бұйрыққа өзгерістер мен толықтырулар енгізу тек бұйрық арқылы ғана жүргізіледі.
Бұйрық шығаруға төмендегілер заңдық негіз бола алады:
● Қазақстан Республикасының заңдары;
● Қазақстан Республикасы Үкіметінің жарлықтары, өкімдері;
● Қазақстан Республикасы Үкіметінің қаулылары, өкімдері;
● кәсіпорын қызметін құқықтық реттеудің қажеттігі, кәсіпорын алдында тұрған шұғыл және негізгі мәселелерді шешу.
Өкім - кәсіпорынның күнделікті өндірістік-шаруашылық және әкімшілік қызметінің жедел мәселелері бойынша директор немесе оның орынбасары шығаратын құжат.
Өкім кәсіпорынның ішкі құжаттатрына арналған бланкілерде ресімделеді және оған директор немесе оның орынбасары қол қояды.
Өкімнің мәтініне мыналар кіреді:
- нақты тапсырма (жұмыс);
- орындаушының жауапкершілігі;
- орындау мерзімі.
Өкім беру бөлігі, әдетте, қазақ тіліндегі мәтінде Міндеттеймін, Белгілеймін және т.б. сөздермен аяқталады.
Нұсқау - бұйрықтарды, нұсқаулықтарды, тапсырмаларды және с.с. орындауды ұйымдастыруға байланысты мәселелер бойынша өкімдік құжат. Нұсқауға кәсіпорын басшысы немесе өз құзыреті шегінде оның орынбасары қол қояды. Нұсқаудың өкімдік бөлігі ҰСЫНАМЫН деген сөзбен басталады. Нұсқау басқа өкімдік құжаттардан бөлек жалпы бланкіде ресімделеді.
Бұйрықтардың түрлері
Негізгі іс-әрекеттер бойынша бұйрық
Бұйрықтар өндіріс істері, жоспарлау, есеп беру, қаржыландыру, несие алу-беру, тауарлар өткізу мен қызмет көрсетуді ұсыну, ұйымдастыру мәселелері бойынша басқару жөніндегі шешімдерді белгілейді. Олар сондай-ақ, жоғары органдардың шешімдерін орындау, шаралар белгілеу, орындау мерзімі мен бақылауды және оған жауаптыларды анықтау керек болғанда шағарылады.
Бұйрық нормативті және жекелік болуы мүмкін. Мысалы, еңбек тәртібі ережелерін бекіту туралы бұйрық директордан бастап, барлық қызметкерлерге қатысты, сондықтан ол нормативті болады. Ал өтемақы төлеу туралы бұйрық жеке адамдарға қатысты болғандықтан жекелік болады.
Бұйрықтың жобасы кәсіпорын мамандары тарапынан әзірленеді де, орынбасарлармен, қызмет бабы бойынша бастықтармен, заңгермен, бас бухгалтермен (қаржы жөніндегі), кадрлар бөлімі бастығымен келісіліп, директор қол қояды. Бұйрық беру тәртібі бұзылғанда, оның заңды күші жойылып, кері қайтарылады. Бұйрық жобасына оның қажеттігін, заңдылығын негіздейтін құжаттар қоса тіркеледі.
Бұйрық, егер оның мәтінінде өзге мерзім көрсетілмесе, қол қойылған күннен бастапкүшіне енеді. Қол қою құқығына мекеме басшылары, олардың бірінші орынбасарлары, сондай-ақ біліктілігі жоғары және басшының тапсыруымен кейбір құзырлы адамдар ие бола алады.
Егер мәтінде бұйрықтың аяқталу мерзімі көрсетілмесе, оныңкүші тұрақты болады. Оның күшін мекеме басшысы жаңа бұйрық шығарып қана жоя алады, немесе жоғары құзырлы орган, немесе сот жояды.
Негізгі қызмет бойынша бұйрықтар кәсіпорынның бланкісіне толтырылады және мынадай деректерден тұрады: кәсіпорын атауы, құжат түрінің атауы (бұйрық), мерзімі, индексі, (нөмірі), мәтін тақырыбы (бекіту туралы, тапсырма туралы т.б.), бақылау туралы белгі, мәтін, қойылған қол, бұрыштама, құжаттың орындалғаны туралы, мәліметтердің магнит таспасына аударылғаны туралы белгілер.
Бұйрықтың мәтіні екі бөліктен тұрады: белгілеуші және жарлық.
Белгілеуші бөлікте тиісті істердің мақсат-міндеттері, бұйрық шығарудың себептері баяндалады, не бұйрық шығаруға негіз болған құжатқа сілтеме жасалады.
Жарлық бөлігі жеке жолға жазылған БҰЙЫРАМЫН деген сөзден басталады. Мәтіннің бұл бөлімінде орындалатын істер, оған жауапты адамдардың аты-жөні, лауазымы, іске асыру мерзімі көрсетіледі. Ол араб санымен нөмірленетін тармақтарға бөлінуі мүмкін. Әр тармақ үшінші жақ бұйрық рай ырықсыз етіс тұлғасындағы етістіктен (тапсырылсын, жариялансын т.б.) және бұйрықты орындаушыны (лауазымды адамды немесе бөлімшені) көрсетуден басталады. Орындауға жауаптылықты: Бұйрықтың орындалуын бақылау (лауазымы, аты-жөні) жүктелсін деп көрсетіледі.
Жекеленген тапсырмалар бұйрыққа қосымша ретінде берілуі мүмкін және бұйрық мәтінінде оларға сілтеме жасалуы тиіс (қосымшаға сәйкес). Егер қосымшалар бірнешеу болса, олардың әрқайсысы нөмірленеді.
Бұйрық пен қосымшалардың беттері бірыңғай құжат түрінде нөмірленеді.
Іс жүзінде кейде түпнұсқаның қандай да бір бөлімінің үзінді нұсқасы ретінде бұйрықтан көшірме даярлау қажеттігі туындап жатады.
Бұйрықтан көшірмеде жарлыққа дейінгі барлық деректер сақталады, ал жарлық бөлімінен тек нақтылы сол жағдайға қажет мағлұмат алынады. Көшірме де үзінді нұсқа сияқты куәландырылады.
Жеке құрам бойынша бұйрық
Жеке құрам бойынша бұйрықтар арқылы жұмысқа қабылдау, қызметі бойынша ауыстыру, жұмыстан шығару, демалыс беру, мадақтау және жазалау ресімделеді. Мұндай бұйрықтар негізгі қызметке қатысты бұйрықтардан бөлек жүргізіліп, оның екі түрі де біркелкі бланкілерге толтырылады.
Жеке құрам бойынша бұйрықтар мәтінінің тақырыбына жұмысқа алу, басқа жұмысқа ауыстыру, жұмыстан шығару, демалыс беру туралы және т.б. атаулар қойылады.
Мұндай бұйрықтар мәтінінің белгілеуші бөлігінде негізгі қызметке байланысты бұйрықтарда міндетті саналатын БҰЙЫРАМЫН сөзі болмайды. Сондықтан жеке құрам бойынша бұйрықтар нұсқаулық әрекеттерді білдіретін ҚАБЫЛДАНСЫН, ТАҒАЙЫНДАЛСЫН, АУЫСТЫРЫЛСЫН, ШЫҒАРЫЛСЫН, ДЕМАЛЫС БЕРІЛСІН, ЖОЛСАПАРҒА ШЫҚСЫН т.б. сөздермен басталады.
Жеке құрам бойынша бұйрықтардың жай (жеке) және күрделі түрлері болады. Жеке бұйрықтарда бір қызмекер туралыақпараттар беріледі. Атап айтқанда, этикалық жағы ескеріліп мадақтау және жазалау туралы бұйрықтар бөлек толтырылады.
Жиынтық бұйрықтарда әртүрлі басқарушылық әрекеттер көрініс табуы мүмкін.
Бұйрық - мекеме басшысы тек өз құзыры шегінде шығара алатын жалғыз құжат (нормативтік құқықтық акт).
Бұйрықтың әр тармағы ҚР ЕК талаптарына сәйкес болуы қажет. Кез келген кадрлық бұйрықтардың мазмұны тұрақты түрде мынадай мәліметтерден тұрады: нұсқаулық әрекеттерді (ауыстыру, жұмыстан шығару, тағайындау т.б.) көрсету, жұмысшының тегі, аты-жөні, қызметі, құрылымдық бөлімшесі, бұйрықта берілген тармақтың күшіне ену мерзімі (егер бұйрықтың тіркелу мерзіміне сәйкес келмесе).
Жеке құрам бойынша жиынтық бұйрықтардың тармақтарындағы басқа мәліметтердің құрамы нұсқаулық әрекеттердің ерекшеліктеріне қатысты белгіленеді.
Басқы жұмысқа ауыстырғанда жаңа қызметі, ауыстыру түрі, оның себебі, еңбек ақысындағы өзгерістер көрсетіледі.
Жеке құрамға қатысты бұйрықтардың әр тармағы еңбек туралы заңдарға, ішкі еңбек тәртібі ережелеріне сәйкес болуы керек және ол жұмысшыға ескертіледі.
Әдетте жеке құрам туралы бұйрықтардың жобасы басқа да осыған қатысты қызмет иелерімен: бас бухгалтермен, заңгермен, құрылымдық бөлімшенің басшысымен келісіледі. Жеке құрам бойыншы бұйрықтарға кадр бөлімі басшысы тарапынан бұрыштама қойылуы міндетті болып саналады.
Жеке құрамға қатысты бұйрықтар міндетті түрде тіркеледі.
Жеке құрам бойынша еңбек туралы заңдарды бұзып толтырылған бұйрықтар белгіленген тәртіп негізінде қайтып алынады.
Нұсқау, өкім,хаттамалар.
Өкім - кәсіпорынның күнделікті өндірістік-шаруашылық және әкімшілік қызметінің жедел мәселелері бойынша директор немесе оның орынбасары шығаратын құжат.
Өкім кәсіпорынның ішкі құжаттатрына арналған бланкілерде ресімделеді және оған директор немесе оның орынбасары қол қояды.
Өкімнің мәтініне мыналар кіреді:
- нақты тапсырма (жұмыс);
- орындаушының жауапкершілігі;
- орындау мерзімі.
Өкім беру бөлігі, әдетте, қазақ тіліндегі мәтінде Міндеттеймін, Белгілеймін және т.б. сөздермен аяқталады.
Нұсқау - бұйрықтарды, нұсқаулықтарды, тапсырмаларды және с.с. орындауды ұйымдастыруға байланысты мәселелер бойынша өкімдік құжат. Нұсқауға кәсіпорын басшысы немесе өз құзыреті шегінде оның орынбасары қол қояды. Нұсқаудың өкімдік бөлігі ҰСЫНАМЫН деген сөзбен басталады. Нұсқау басқа өкімдік құжаттардан бөлек жалпы бланкіде ресімделеді.
Хаттама - жиналыстарда,кеңестерде,конференция ларда және алқалық органдардың мәжілістерінде мәселені талқылау мен шешім қабылдаудың барысы туралы мәлемет беретін құжат Хаттаманың деректемелері: мекеменің атауы,құжаттың атауы,мәжілістің өткен күні,нөмірі,мәжіліс өткен орын,бекіту грифі,тақырыбы,мәтін.
Ақпараттық-анықтамалық құжаттар
Қызметтік хаттар
Мекемелер дайындайтын құжаттардың көп бөлігі ақпараттық- анықтамалық құжаттар болып табылады. Бұл құжаттар нақты істер туралы ақпараттардан тұрып, шешімдер қабылдау мен бұйрық сипатындағы құжаттарды дайындауға негіз болады.
Ақпараттық-анықтамалық құжаттарға анықтамалар, баянхаттар немесе түсініктемелер, актілер, әртүрлі хаттар және т.б. жатады. Олар ұйымдастырушылық - бұйрық құжаттарға қосымша болып келеді де, міндетті түрде орындауға жатпайды. Олардағы ақпарат іс-әрекетке итермелегенімен, мәлімет ретінде ғана қабылданады.
Анықтамалық-ақпараттық құжаттар ұйымдық-құқықтық және өкімдік құжаттарға қарағанда қызметтік рөл атқарады. Оларда өкімдік құжаттардағыдай тапсырма болмайды, міндет жүктемейді, тек белгілі бір мәселелер бойынша шешім қабылдауға итермелейтін мәліметтер болады, яғни басқару ісіне байланысты тиісті шараларды қарастыруға ықпал етеді, басқаша айтқанда, басқару жолымен әсер ету әдістерінің бірін таңдауға мүмкіндік жасайды.
Анықтамалық-ақпараттық құжаттардың бір ерекшелігі - олар басқару жүйесі бойынша төменнен жоғары: қызметкерден бөлімше басшысына, бөлімше басшысынан ұйым басшысына, ведомствоға қарасты ұйымдардан жоғарғы орындарға қарай жүреді.
Іскерлік хат - кәсіпорынның, ұйымның, мекеменің сыртқы әлеммен негізгі байланыс арналарының бірі. Хат арқылы алдын-ала келіссөздер жүргізіледі, кәсіпорындар арасындағы қарым-қатынастар анықталады, талап-шағымдар айтылады, ұсыныстар жасалады, өзара пайдалы ақпарат алмасу іске асырылады.
Хатты жылдам әрі сауатты дайындау үшін қазіргі кездегі ресми хат-хабар стилін және оған қойылатын талаптарды білген жөн.
Қызметтік хаттар - бұл іс құжаттарының ең көп тараған түрі. Хат басқа кәсіпорынмен немесе мекемелермен әртүрлі мәселелер бойынша жедел байланысу үшін жасалады.
Хат мазмұны және мақсаты бойынша ақпараттық, кепілдік, рекламациялық (наразылық), коммерциялық, сұрату-хаттар, шақыру хаттар және т.б. болады.
Ақпараттық хаттар хабарлау, өтіну, есіне салу, ұсыныс және т.б. тұрады.
Кепілдік хаттар ақы төлеуге, жеткізу мерзіміне немесе өнім мен қызметтің сапасына кепілдік беру туралы хабарлауға арналған.
Рекламациялық (наразылық) хаттарда келісім-шарттың немесе шарттардың талаптарын басқа тараптың (контрагент) бұзуы салдарынан шеккен зиянды өтеу талаптары баяндалады. Рекламация хатқа қоса берілетін акті, анықтама және т.б. түріндегі құжаттармен расталуы тиіс.
Коммерциялық хаттар келісім-шарттар жасау және орындау кезінде жазылады, оларда негізінен тауарлар мен қызметтер туралы ақпарат ұсыну немесе керісінше тауарлар мен қызметтер ұсыну туралы өтініштер жазылады.
Сұрату хаттарда контрагенттен қандай да бір фактіні немесе әрекетті түсіндіру сұралады.
Хатты дайындау мен ресімдеу ерекшеліктері
Сұраулар салулар, хабарламалар, келісімдер, талаптар (рекламация), тапсырмалар, хабарлар, еске салу, ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Қазіргі бәсеке қабілетті болуды талап ететін заманда әр мекеме кәсіпорын өндірістерінде құпия мазмұндық құжаттардың болуы заңдылық. Коммерциялық құпияны сақтайтын құжаттар дегеніміз - көпшілік білуге міндетті емес, тікелей қатысы бар жекелеген адамдар ғана білетін жариялығы шектеулі құжаттар.
Өндіріс, кәсіпорын, мекеменің құрылымына және өніміне байланысты құжаттар.
Басқаруда қолданылатын әдіс - тәсілдер.
Мекеменің экономикалық даму жоспары
Мәжілістерде қаралатын мәселе және қабылдайтын шешім
Мекеменің коммерциялық қызметі туралы мәлімет
Іскерлік бағыттағы әріптестік
Келіссөздер
Келісім шарттар
Құн және баға
Саудаға байланысты акционерлер
Ғылым мен технологияға байланысты жаңалықтар зерттеу еңбектері, тәжірибе нәтижелері.
Ақпараттық технологиядағы әдіс тәсілдер
Күзет жүйесі, оның ұйымдастырылуы
Клиенттермен қаржылық есептесу,несие туралы мәліметтер
Коммерциялық құпияны құрайтын құжаттар тізімі мекемеде анықталып бекітіледі. Құпияның білген адамдардың аты - жөні көрсетілген. Құпия құжаттарының сақталу және жойылу мерзімдері айқындалады.Арнайы бұйрықпен басшы Кәсіпорынның коммерциялық құпия мәліметтерінің тізімін бекітеді. Коммерциялық құпияға қатысы бар адамдар қолхат беру арқылы бұйрықпен танысады.Құпия мәліметі бар құжаттарды есепке алу жеке журналдарда тіркеледі және ол да құпия түрде жүргізіледі.
----------------------------------- ----------------------------------- ----------
ҚҰЖАТТАРДЫ РӘСІМДЕУ ТӘРТІБІ
Құжаттамамен қамтамасыз етуді басқару - бүгінгі күні тиімді басқарудың маңызды құралы болып отыр. Қазіргі заманғы қоғамда мемлекеттік басқару органдары бір жағынан кәсіпорындармен, екінші жағынан жеке тұлғалармен өзара байланыс жасауды, сондай-ақ кәсіпорындар бір-бірімен қарым-қатынас жүргізуді барлық басқарушылық шешімдерді тіркеуді қамтитын, құжаттама көмегі арқылы жүзеге асырады.
Ресми құжаттарды тіркеу - іс жүргізу процессінің маңызды құрамдас бөлігі болып табылады. Ақпараттарды жазудың ерекшелік тәртібі құжаттама үлгілерінің басып үлгілерінде: хаттардан бастап локальды нормативтік актілерге дейін белгіленген. Ресми құжаттамалар заң күші бар сипаттарға ие, олар бірінше кезекте міндетті элементтердің - бұрыштамалардың болуын қамтамасыз етеді. Құжаттамалық қамтамасыз етуді басқару қолданбалы болуына қарамастан, құжаттарды жасаумен және сақтаумен байланысты іс жүргізушілік процесстер кез-келген ұйымның қызметінде маңызды рөлдер атқарады.
Құжаттарды рәсімдеудің негізгі ережелері
Ұйымдардағы құжат айналым элементтерін қызмет түріне, құжаттың атауына, оның жасалған орнына, құпиялылық деңгейіне, заңды күшіне, міндеттілік дәрежесіне, мазмұнының сипатына қарай топтастыруға болады. Құжаттарды рәсімдеу тәртібі Қазақстан Республикасының қолданыстағы заңнама нормаларымен реттеледі. Кез-келген құжаттың заңды күші, оның дұрыс рәсімделуіне байланысты екенін естен шығармау қажет. Сондықтан, іс жүргізу саласындағы мамандар нормативтік базаларды толықтай білуі қажет. Құжаттарды рәсімдеу тәртібі локальды нормативтік актілерде, ұйымдардың іс жүргізу жөніндегі нұсқаулығында бекітілуі мүмкін. Алайда, олар қолданыстағы заңнама талаптарына толықтай сәйкес келуі тиіс.
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ
Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum - требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их юридическая сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.
В данном государственном стандарте определено 30 реквизитов.
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, необходимые реквизиты для письма - наименование организации, почтовый адрес, основной государственный регистрационный номер (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщикакод причины постановки на учет (ИННКПП), адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.
В процессе подготовки оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д.
Следует отметить, что часто документы оформляются на бланках трех видов: бланке служебного письма, бланке для конкретного вида документа и общем бланке для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они, как правило, на бумаге двух форматов: А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210мм).
Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.
Реквизит
Реквизит (от лат. requisitum требуемое, необходимое) - элементы документа, которые должны обязательно в нём присутствовать, иначе документ будет считаться недействительным.
Перечень реквизитов:
1. Государственный герб РК
2. Эмблема организации или логотип
4. Код организации - автора документа
5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
6. Идентификационный номер налогоплательщикакод причины постановки на учет (ИННКПП)
7. Код формы документа
8. Наименование организации - автора документа
9. Справочные данные об организации - авторе документа
10. Наименование вида документа
11. Дата документа
12. Регистрационный номер документа
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
14. Место составления или издания документа
15. Адресат
16. Гриф утверждения документа
17. Резолюция
18. Заголовок к тексту
19. Отметка о контроле
20. Текст документа
21. Отметка о наличии приложения
22. Подпись
23. Гриф согласования документа
24. Визы согласования документа
25. Оттиск печати
26. Отметка о заверении копии документа
27. Отметка об исполнителе
28. Отметка об исполнении документа и о направлении его в дело
29. Отметка о поступлении документа в организацию
30. Идентификатор электронной копии документа
Бланки
Бланк - вид полиграфической продукции, представленный в виде стандартного бумажного листа определённого формата с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации. Бланк предназначен для последующего заполнения, с этой целью на нем имеются пустые места, для последующего внесения туда информации. На бланках оформляется большая часть документов любого предприятия. Существуют так называемые бланки строгой отчетности, содержащие номер, зарегистрированные одним из установленных способов, имеющие специальный режим использования.
Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РК от 3 марта 2003 г. № 65-ст). установлено два основных вида бланков: общий бланк (для оформления приказов, протоколов, актов и др.) и бланк писем.
Фирменный бланк - бланк с фирменной атрибутикой организации, который является визитной карточкой предприятия. Обычный формат фирменного бланка - А4, но в отдельных случаях изготавливаются фирменные бланки других форматов.
Бланки могут быть трех видов: бланк для писем, бланк конкретного вида документа и общий бланк. Установлено два формата бланков: А4, А5.
Бланки каждого вида изготавливают на основе углового или продольного расположения реквизитов. Как уже отмечалось, расположение реквизитов на бланках и их размеры приведены в прил. 1.1 и 1.2.
Реквизиты 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08. реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают либо центрированным способом (начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов), либо флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Реквизит об (наименование организации - полное, сокращенное или аббревиатура, вышестоящих органов, а также структурного подразделения) должен соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами. Наименование структурного подразделения допускается печатать и типографским, и машинописным способом.
Общий бланк в зависимости от документов организации содержит следующие реквизиты: Государственный герб РК, наименование организации.
На бланке письма указываются такие реквизиты: 01 (02 или 03), 04,05,06,08,09. При необходимости на нем проставляются ограничительные отметки для зон расположения таких реквизитов, как дата документа, его регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа, адресат, заголовок к тексту.
Бланк конкретного вида документа включает следующие обязательные реквизиты: Государственный герб РФ, код организации, место составления или издания документа. Можно сделать отметки для границ документа, проставления его регистрационного номера, указания места составления или издания документа, заголовка к тексту, отметки о контроле.
Бланки документов должны иметь поля не менее: левое, нижнее и верхнее - 20 мм, правое - 10 мм.
Печатать бланки документов следует на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать документы с помощью средств оперативной полиграфии.
При печатании на бланках трафаретных частей текста основания смежных строк, в которые вносится машинописный текст, должны располагаться на расстоянии, кратном межстрочному интервалу пишущих машинок.
Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами.
При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.
Формуляр
Формуляр документа - бланк, модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Для оформления документа какого-то определенного вида (приказа, делового письма и т.д.) потребуются не все реквизиты, перечисленные выше, а только некоторая часть из полного списка. Причем какие именно реквизиты следует оформлять на документе данного вида и в какой последовательности они должны быть расположены на страницах документа строго определено стандартом.
Формуляр - образец - совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем документам определенной системы документации.
Формуляром документа называется набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности.
Таким образом, можно говорить о формуляре акта, формуляре протокола, формуляре приказа и т.д.
Например: Формуляр заявления состоит из следующих реквизитов:
~ Адресат (должность, включающая полное наименование организации, Ф.И.О. в дательном падеже);
~ адресант (должность, Ф.И.О. в родительном падеже, без предлога от);
~ наименование вида документа;
~ текст;
~ дата;
~ подпись.
Ұйымдық нысандарды іздестіру
Фирма құру оның ұйымдық нысанын таңдап алуды қажет етеді. Кәсіпкерлік іспен айналысу соның шеңберінде өтеді. Бұл таңдау мынадай обьективті жағдаймен белгіленеді: қызмет аясымен, кәсіпорын түрінің оңтайлы не қолайсыз болуымен, сондай-ақ құрылтайшының талғамына да байланысты болады.
Кәсіпкерлік қызметтің негізгі нысандары. Бұлар еліміздің азаматтық заңдарымен, 1994 жылы 27 желтоқсанда қабылданған Қазақстан Республикасының Азаматтық Кодексімен белгіленген. Бүгінгі таңда бұдан басқа: 1995 жылы 17 сәуірдегі қабылданған ҚР Президентінің Заңды тұлғаларды мемлекеттік тіркеу туралы Жарлығы; 1995 жылы 2 мамырдағы ҚР Президентінің Шаруашылық серіктестіктері туралы Жарлығы; 1995 жылы 19 маусымдағы ҚР Президентінің Мемлекеттік кәсіптер туралы Жарлығы және т.б. заң актілері басшылыққа алынады. Кәсіпкерліктің құқықтық және ұйымдық шаруашылық нысандары осы актілерде белгіленген.
Ұйымдық нысандар дегеніміз - жеке кәсіпкерлікпен айналысқанда басшылыққа алынатын құжаттар.
Кәсіпкерлік мекеме шаруашылық екі түрге бөлінеді: 1.Жекелік. 2.Ұжымдық.
Жекелік шаруашылық дегеніміз - меншіктің, мүліктің иесі бір адам болатын шаруашылық.
Ұжымдық шаруашылық дегеніміз - меншіктің, мүліктің иесі бірнеше адам болатын шаруашылық.
Кәсіпкерлікпен айналысатын адамдардың рұқсат куәлігі болады, оны патент деп атайды.
Азаматтық кодекстің 33- ші бабына сәйкес заңды тұлғаның тіркелгендігі туралы анықтама мекемесінің мөрі, банкіде есепшоты болуы тиіс.
Заңды тұлғаның мақсаты табыс, пайда болған жеке шаруашылықты коммерциялық деп атайды
Құрылтай құжаттардың формуляр-үлгісі.
Мемлекет заңына сәйкес құрылтай құжаттары жарғы мен құрылтай шарты болып танылады. Президенттің Заңды тұлғаларды мемлекеттік тіркеу туралы Жарлығына сәйкес, түрлі құқықтық-ұйымдық нысандар әділет органдарына құжаттың әр түрлі мәтіндерін ұсынады. Олардың жалпы жобасы мынадай: арыз, құрылтай және басқа құжаттар пакеті, мемлекеттік тіркеу үшін алымның төленгенін растайтын түбіртек немесе оның көшірмесі. ЖШС үшін тіркеу құжаттарының пакеті мынадай:
тіркеу туралы арыз;
құрылтайшылар бекіткен жарғы;
құрылтай шарты (құрылтайшы бірден көп болса);
құрылтай құжатында көрсетілген негізгі жарғылық қордың 25пайызы банк депозитіне төленгендігі жөнінде банктен алынған анықтама (ол заттай төленсе, аудиторлық тұжырымдама керек болады);
санақ карточкасы;
егер құрылтайшының біреуі мемлекеттік кәсіпорын болса, меншік иесінің немесе оның өкілінің келісімі;
заңды тұлғаның мекен-жайын растайтын құжат;
тіркеу үшін алымның төленгендігін растайтын түбіртек немесе оның көшірмесі.
Жарғы немесе құрылтай шарты, фирманың негізгі құжаты ретінде, міндетті түрде нотариалдық куәландыруды талап етеді. Онсыз олар заңды деп танылмайды
Екі құжат та мазмұны сәйкестендіріліп, мұқият дайындалған болуы тиіс. Олар банктер, салық, төрелік сот, әділет және рұқсат қағаз беруші ұйымдар тарапынан қатаң тексеруден өтеді. Жарғыда жазылған басқа нәрселермен айналысқыңыз келсе, жарғыны ауыстырып, қайта тіркеуден өтуге тура келеді.
Жарғының деректемесі:
құрылтайшылар жиналысының бекіту белгісі;
мемлекеттік тіркеудің белгісі;
мәтіннің атауы;
жарғының мәтіні;
фирманың атқарушы органы басшысының қолы.
Жарғының негізгі деректемесі мәтін - ол саны мен рет тәртібі қатаң белгіленбеген бөлімдерден тұрады. Алайда мәтінде мынадай мәліметтер берілуі тиіс:
жалпы ережелер, ұйымдық-құқықтық нысаны, атауы, мекен-жайы;
қызметтің мақсаты мен мәні;
серіктестік қатысушының құқықтары мен міндеттері және жауапкершілігі;
мүлкі, қорлары, табысы;
басқару және бақылау органдары;
жұмысшының еңбек, жалақысы және оларға берілетін әлеуметтік кепілдіктер;
есепке алу және есепке беру;
дауларды шешу;
қызметін тоқтату.
Құрылтай шарты.
Құжаттың деректемелері мынадай:
құжаттың аты, шаруашылық серіктестік құру туралы құрылтай шарты (ЖШС, АҚ екені және оның аты көрсетіледі);
шарттың жасалған орны;
шарттың жасалған күні;
шарттың мәтіні;
құрылтайшының қолы.
Құрылтай шарты мәтініне мынадай бөлімдер енуі мүмкін:
құрылтайшылары аталған бөлім;
шарттың мәні, ұйымды құру ниеті, ұйымды қандай мақсатпен құрғаны, оның заңды мекен-жайы көрсетіледі;
серіктестік қызметінің шарттары;
серіктестікті басқару;
құрылтайшының міндеті;
құрылтайшының құқықтары;
құрылтайшылар мен серіктестіктің жауапкершілігі;
серіктестіктің қызметін тоқтатуы.
Құрылтай шартына мүшелерінің келісімі бойынша басқа да ережелерді енгізуге болады.
Шартқа құрылтайшылардың жарғылық қорға салған салымдары жөніндегі анықтама қосымша тіркеледі,кейін дивидендтер соған сәйкес бөлінеді.
Басқару құрылымы және құжат толтыру. Құрылымдық бөлімшелер туралы ережелер.
Кәсіпорын үлкен болған сайын, оны басарудың үйесі де күрделене түседі.арғы мен ұрылтай шарты компанияны ашу,қайта құру әне тарату ұмыстарын тек құрылтайшылар мен акционерлер ғана істей алатынын белгілеп береді.Олардың иналысы ғана кәсіпорынның ұа мерімді түпкі масатын айкындайды, компанияның басшылығын сайлайды не тағайындайды. Бұл органның құрамына кәсіпорынның ішкі бөлімшелерінің директорлары және басқа кәсіпорындардың, қаржы мекемелерінің өкілдері, менеджерлер мен ғылыми қызметкерлер кіре алады.
Жоғарғы басшылық органы тек маңызды мәселелерді ғана қарастырады.
Атқарушы органның басшысы кәсіпорынды тікелей әне күнделікті басқаратын президент не бас директор болуы мүмкін.
Басқару құрылымы дегеніміз - басқарушы шешім қабылдау және орындау үшін еңбекті бөлу формасы. Демек ұйымның басқару құрылымы ең алдымен еңбек бөлінісі мен мамандануына негізделеді. Басқарушы еңбектің мамандалуы, бір жағынан функциялардың ұсақталуына әкеп соғады, басқару жұмысының біртектілігін жоғарылатып, белгілі-бір салада білімді тереңдету және еңбек біліктілігін жоғарылатуға негіз құрады
Күрделі кәсіпорындарда, мекемелерде президент, вицепрезидент, бөлім бастықтар, меңгерушілер болады.
Мекемені басқару екі түрлі болады:
Орталықтандырылған
Орталықтандырылмаған
Басқару құрылымына мекеменің бастығы немесе директоры, оның орынбасарлары, бөлім меңгерушілері, ұйым жетекшілері кіреді.
Құрылымдық бөлімшелер туралы ережелер дегеніміз - әр бөлімшенің атқаратын қызметтерін және қойылатын талаптарды көрсеткен күнделікті өмірде басшылыққа алатын құжаты.
Құрылымдық бөлімше туралы ереже мынадай бөліктерден тұрады:
Жалпы ереже - бұл бөлімде кімге бағынатындығы, бөлімге қойылатын талаптар және басшылыққа алынатын құжаттар көрсетіледі.
Негізгі міндеттер - бұл бөлімде қызметтің түрі көрсетіледі.
Қызметтер - бұл бөлімде шаруашылық қызметтің бағыты айтылады.
Құқықтар мен міндеттемелер - бұл бөлімді орындайтын міндеттемелері және құқықтары айтылады.
Жауапкершілік - бұл бөлімде сапасыз жұмысы үшін қызметтерін шығырылатындығы ескертіледі.
Өзара қарым - қатынас, байланыс - бұл бөлімде кімдермен бірлесіп жұмыс істейтіндігі анықталады.
Жұмысты ұйымдастыру - бұл бөлімде жұмыс тәртібі қызметті тексерудің қалай жүргізгендігі қайта құру және тарату мәселелері айқындалады. Бұл ережелерді бөлімшелердің етекшілері, вице-преиденттер асап,оларды бірінші басшы бекітеді. Осы бекіту сатысында кәсіпорын қызметтері арасындағы жауапкершілік пен құзыреттерін блу нақты жүзеге асады.
Лауазымдық нұсқаулық
Лауазымдық нұсқаулық - кәсіпорын қызметкерінің функциялары, міндеттері мен құқықтары айқындалатын құжат. Лауазымдық нұсқаулық еңбек қатынастарында даулар, келіспеушіліктер пайда болған жағдайда қажет. Лауазымдық нұсқаулық негізінде қызметкермен еңбек шарты жасалады.
Лауазымдық нұсқаулықты кадр қызметі жасайды, кәсіпорынның басшысы бекітеді. Лауазымдық нұсқаулыққа енгізілетін барлық елеулі өзгерістер бастықтың бұйрығымен ресімделеді. Лауазымдық нұсқаулық Қазақстан Республикасының еңбек заңдарының талаптарын ескере отырып, 1999 жылғы 16 қазандағы № 22 СмиС комитеті бекіткен Қазақстан Республикасының АК 01-0-99 жіктеу негізінде жасалады.
Сауатты жасалған лауазымдық нұсқаулық қызметкердің міндеттері туралы айқын түсінік береді және еңбек дауларын дұрыс шешіп отыруға көмектеседі. Әйтсе де, бұл нормативтік акті көп жағдайда бағаланбайды, оған немқұрайлы қарайды. Осыған байланысты лауазымдық нұсқаулықтың мән-маңызына және оны қалай әзірлеп, қалай ресімдеу керек екендігіне кеңірек тоқталғанды жөн көріп отырмын.
Еліміздің Қазақстан Республикасындағы еңбек туралы заңы бойынша қызметкерге деген кәсіби талаптар мен белгілі бір жұмыс түрлерінің күрделілік деңгейін жұмыс беруші белгілейді. Ол бұл орайда Жұмыстар мен жұмысшы кәсіптері жөніндегі бірыңғай тарифтік-біліктілік анықтамалығы мен басшылар, мамандар және басқа қызметкерлер лауазымдарының біліктілік анықтамалығына сүйенеді. Яғни осы екі анықтамалықты негізге алады. Бұл аталған анықтамалықтарды әзірлеу мен қолдану тәртібін еңбек жөніндегі өкілетті мемлекеттік орган белгілейді. Атқарылған жұмыстарды белгілі бір күрделілік деңгейіне жатқызу мен қызметкерлерге біліктілік разрядтарын беруді Бірыңғай тарифтік-біліктілік анықтамалығы мен Біліктілік анықтамалығына, сондай-ақ қызметкерлердің жекелеген санаттарына арналып белгіленген тұрпатты біліктілік талаптарына сәйкес жұмыс беруші өзі дербес жүзеге асырады (Қазақстан Республикасының Еңбек туралы заңы, 70-бап, 5-тармақ).
Қызметкердің жағдайын, еңбекақысын қалыпқа келтіруде жеке еңбек шарты белгілі бір рөл атқарады. Әйтсе де сол еңбек шартының мәтінінен қызметтік міндеттер туралы толық мәлімет алу қиын. Сондықтан қызметкер мен жұмыс беруші арасында түсініспеушіліктер жиі туындайды. Ол кейде ашық қарама-қайшылыққа, кейде тіпті сотқа жүгінуге дейін алып барады. Лауазымдық нұсқаулық нақ осы жағдайға сәйкес қызметтік міндеттерге байланысты екі жақтан да туындауы мүмкін пікір қайшылықтарын реттеуге, атқаратын функцияларды мейлінше нақтылауға арналған құжат болып табылады.
Еңбек жөніндегі мемлекеттік инспекторлар тексеру кезінде, сондай-ақ соттар еңбек дауларын шешу кезінде лауазымдық нұсқаулықтарды көрсетуді талап етеді.
Лауазымдық нұсқаулық қызметкерлерді аттестациялау, жұмыскерді сынақ мерзімі ішінде жұмыстан босату, қызметкерлерді немесе штатты қысқарту кездерінде де қажет болады. Сол үшін де бұл актіні терістеуден гөрі қабылдау пайдалырақ болып табылады.
Лауазымдық нұсқаулық әрқашан қолданыста болуға тиіс, ол компаниядағы құрылымдық және ұйымдық өзгерістерді жедел де, нақты әрі айқын көрсетіп отыратындай болуы шарт.
Нұсқаулықты әзірлеуге кіріспес бұрын, ең алдымен бұл істі дұрыстап ұйымдастырып алу керек. Бұл орайда әуелі Лауазымдық нұсқаулық туралы ереже дайындау керек болады. Ол арнайы құжатта жұмыскерлердің лауазымдық нұсқаулығы туралы келісу, оны бекіту, қабылдау және сақтау ережелері белгіленіп, нұсқаулық мазмұнына қойылатын талаптар, сондай-ақ жұмыс беруші тарапынан жасалатын бұл актілердің дер кезінде әзірленуіне тікелей жауапты тұлғалар көрсетілуі тиіс.
Лауазымдық нұсқаулық туралы ереже -- міндетті құжат емес, бірақ нұсқаулық әзірлеуге қатысты жұмыстарды ретке келтіріп, бір жүйеге түсіргіңіз келсе, олардың нақтыланып, заңдық күшіне ие болуын қаласаңыз, жұмыс берушінің бұл актісіне жауапкершілікпен қарағаныңыз жөн.
Ереже жобасын әзірлеу көбінесе кадрлар бөліміне жүктеледі. Лауазымдық нұсқаулық ережесінің әзірленген жобасы ұйым басшысына қол қоюға беріледі. Жоба бекітілгеннен кейін өз күшіне енеді.
Лауазымдық нұсқаулық туралы ережені әрбір ұйым өзінше әзірлейді.
Тұрпатты ережелер шарттарына сәйкес лауазымдық нұсқаулық формасына қатаң талап қойылады. Онда міндетті түрде ұйым атауы болуы керек, күні жазылып, қол қойылған, мөр басылған болуы қажет.
Лауазымдық нұсқаулықтың міндетті деректемелері құрамына мыналар енеді:
-- ұйым атауы;
-- құжат атауы;
-- құжат күні мен тіркеу нөмірі;
-- мәтін тақырыбы (лауазым атауы көрсетілуімен);
-- бекіту грифі;
-- құжат әзірлеушінің қолы;
-- келісім бұрыштамасы;
-- қызметкердің құжатпен танысқандығы жөнінде белгі.
1. Жалпы ережелер
1.1. Хатшы-референттер кәсіпорын мамандарының санатына жатады, оларды жұмысқа директор қабылдайды және шығарады.
1.2. Хатшыреференттердің негізгі міндеттері басқару қызметін ұйымдық және құжаттамалық қамтамасыз ету болып табылады.
1.3. Хатшы-референт тікелей кәсіпорынның директорына бағынады.
1.4. Өз қызметінде хатшы-референт мына құжаттарды басшылыққа алады:
- Қазақстан Республикасының заң актілері;
- кәсіпорын жарғысы;
- Қызметкерлер туралыереже;
- кәсіпорын басшысының бұйрықтары (өкімдері);
- ісқағаздарын жүргізуді ұйымдастыру жөніндегі нормативтік-әдістемелік материалдар;
- осы лауазымдық нұсқаулық.
1.5. Хатшы-референт лауазымына жоғары немесе арнаулы орта білімі бар және 1 жыл еңбек өтілі бар немесе еңбек өтілі жоқ, бірақ хатшы-референттердің курсынан өткен тұлғалар тағайындалады.
1.6. Хатшы-референт төмендегі мәселелерді білуі керек:
- құжаттармен жұмыс, құжаттамаларды жинақтап құрастыру;
- басқару жұмысын ұйымдастыру;
- есептеу және ұйымдастыру техникаларын қолдана білу;
- қызметтік құжаттамаларды коммерциялық әріптестердің тіліне аудару;
- еңбек мәдениеті және қызмет әдебі;
- еңбекті қорғау, қауіпсіздік және өртке қарсы қорғаныс техникасы.
2. Қызметтері
Хатшы-референтке мынадай қызметтер жүктеледі:
2.1. Кәсіпорынның құжаттары бойынша ақпараттық-анықтамалық қызмет көрсету.
2.2. Кәсіпорынның құрылымдық бөлімшелері мен филиалдарындағы іс жүргізуді ұйымдастыруға әдістемелік басшылық және бақылау жасау.
2.3. Кәсіпорынның кеңесші органдарының қызметін құжаттау.
2.4. Басшылықты жедел ұйымдастыру қызметімен қамтамасыз ету.
2.5. Кадр құжаттарын жүргізу және ресімдеу, есепке алу (қызметкерлер жөніндегі инспектор болмаған жағдайда).
3. Қызметтік міндеттері
Хатшы-референттің міндеттері:
3.1. Кәсіпорынның қаржы-шаруашылық қызметін қамтамасыз ететін қажетті құжаттарды дайындауды жүзеге асыру.
3.2. Құжаттарды қабылдау, тіркеу, есепке алу, орындалуын қадағалау, ақпараттық-анықтамалық қызмет көрсету және құжаттық ақпараттарды сақтау.
3.3. Кәсіпорынның басшысына қол қоюға апарылатын құжаттардың дайындалуының, дұрыс жасалуының, келісілуінің, бекітілуінің сапасын қадағалайды.
3.4. Басшылардың құжаттары мен тапсырмаларының орындалуына бақылау жасайды, олардың уақытылы әрі сапалы жасалуы үшін шұғыл шаралар қолданады.
3.5. Дайындықты ұйымдастыру, шешім қабылдау және оны орындау үшін тиісті адамдарға жеткізуді жүзеге асырады. Басшылыққа берілетін анықтамалар мен баяндамаларға талдау жасайды, олар бойынша құзіретті тұжырым ұсынады.
3.6. Кәсіпорынның ағымдағы қызметіне байланысты ұйымдармен (коммерциялық және мемлекеттік) және жеке азаматтармен жедел байланысты жүзеге асырады
3.7. Келушілерді қабылдайды.
3.8. Кәсіпорынның кадр қызметі құжаттамаларын қамтамасыз ету жөніндегі төмендегі жұмыстарды орындайды:
- жеке құрам бойынша бұйрықтарды ресімдеу;
- жеке карточкалар немесе жеке парақтардың үлгілерінресімдеу;
- еңбек кітапшаларын толтыру;
- еңбек шарттарын (келісімшарттарын) жүргізу және ресімдеу;
- іссапар құжаттарын ресімдеу;
- еңбекке жарамсыздығы туралы құжаттарды ресімдеу;
- жұмыс уақытын есептейтін табельді жүргізу;
- еңбек өтілі және жалақытуралыанықтама беру.
3.9. Компьютерге басужәне көшіріп-көбейту жұмыстарының орындалуын қамтамасыз етеді.
3.10. Құжаттарды мұрағатқа өткізу немесе жою үшін жыл сайын іріктеу жасау.
3.11. Кәсіпорынның қаржы-шаруашылық саласы бойынша басшының жекелеген тапсырмаларын орындау.
4. Құқықтары
Хатшы-референттің құқығы:
4.1. Қызметкерлер мен мамандардан қажетті материалдарды талап етеді, сонымен бірге басшының тапсырмасын орындауды кешіктіргендігі үшін түсініктеме алады.
4.2. Құжаттарды қарап, оларды орындау үшін кәсіпорын басшыларына және мамандарына жібереді.
4.3. Құжаттар жасау мен ресімдеуде бекітілген ережелер, Іс қағаздарын жүргізу туралы нұсқаулық, халықаралық құжат ресімдеу ережелері (ISO) бұзылып дайындалған құжаттарды орындаушыларға өңдеуге жіберіп, дұрыс орындалуын талап етеді.
4.4. Өз құзіретінің шегінде басқару қызметінің құжаттарына бұрыштама соғады.
4.5. Кәсіпорын қызметін құжаттамалық тұрғыдан қамтамасыз ету жұмысын жақсарту жөнінде, электрондық техниканы қолдану негізінде басқару жұмысының әдістері мен түрлерін жетілдіру жөнінде басшылықтың қарауына ұсыныстар енгізеді.
4.6. Кәсіпорын басшыларынан қызметтік міндеттерін орындау үшін және кәсіпорын қызметі барысында жинақталған барлық құжаттарды сақтау үшін қажетті жағдай жасауын талап етеді.
4.7. ҚҚ немесе Өте құпия, ҚПҮ (қызметте пайдалану үшін) деген белгілері бар құжаттармен жұмыс істейді.
4.8. Өз құзіреті шегінде шешімдер қабылдайды.
4.9. Құжаттардың орындалуын тексеру және басшылыққа қажет ақпараттарды ұсынуға байланысты мәселелер бойынша кәсіпорынның барлық қызметтерімен (қызметкерлерімен) өзара байланыс жасайды.
5. Жауапкершілігі
Хатшы-референт төмендегілер үшін жауап береді:
5.1. Кәсіпорын басшылғына қол қоюға ұсынылған құжаттардың сапасы.
5.2. Құжаттарды тіркеу мен жүргізуге құнтсыз, ұқыпсыз қарау.
5.3. Құжаттамалардың сақталуы, Құпия деген грифі бар мәліметтердің жария болмауы.
5.4. Осы Нұсқаулықта қарастырылған лауазымдық міндеттердің анық және уақытылы орындалмауы.
Жеке құрам бойынша ережелер
Жеке құрам бойынша ереже дегеніміз еңбек тәртібін, жұмыс уақытын және ішкі тәртіпті сақтау туралыереже. Жеке құрам бойынша ережеге мекемеде, кәсіпорында жұмыс істейтін әр адамның міндеті, жауапкершілігі, құқығы, еңбек демалысын ашып көрсету кіреді.
Жеке құрам бойынша ереженің тараулары:
Жалпы ережелердеереженің құқықтық негізі анықталады,мамандардың санаттары белгіленеді
-( жұмысшылар;қызметкерлер; мамандар).
Жұмысқа алу бөлімінде түрлі санаттағы қызметкерлерді жұмысқа алудың тәртібі мен мерзімі,еңбек қатынастарын ресімдеудің тіртібі түсіндіріледі.
Жұмыс уақыты және демалыс уақыты бөлімінде жұмыс аптасының,жұмыс күнінің ұзақтығы,демалыс күндері,мерзімінен артық жұмыс істеудің шарттары белгіленеді.
Еңбек демалысыбөлімінде демалыстың ұзақтығы,кезеңдері,ақы төлеу және демалыстың әртүрлі түрлерін алудың тәртібі қарастырылады.Демалысқа шығу құқығының болуына еліміздің заңымен кепілдік беріледі.Ережеде бұл құқық бұзылмауы тиіс.
Іссапар және ауыстыру бөлімінде басқару істерінің мерзімі,шарттары және тәртібі белгіленеді.
Еңбекақы. Әлеуметтік сақтандыружәне өтемақы төлеу бөлімі еңбекақының түрі,еңбегі үшін сыйақының көлемі мен шарттары,еңбекақыны төлеудің кезеңдері,өтемақының мөлшері мен төлену тәртібі анықталады.
Мадақтау және жазалау шаралары бөлімінде моральдік және материалдық мадақтау,жазалаудың түрлері,шарттары және тәртібі белгіленеді.
Қызметтен босату бөлімінде әртүрлі санаттағы жұмысшылардың қызметтен босатудың шарттары мен тәртібі қарастырылады.
Штаттық кесте
Кез келген заңды тұлғаны (компанияны, кәсіпорынды, ұйымды, фирманы) құрарда әуелі оның ұйымдық құрылымы мен штатын айқындап алу керек. Бұл мәселені дұрыс әрі дер кезінде шешу заңды тұлға (бұдан әрі - компания) құрылтайшыларына, олардың қандай ұйымдық-құқықтық формалар мен меншік түріне жататындығына қарамастан, жоспарланған экономикалық көрсеткіштерге қол жеткізуіне мүмкіндік береді.
Компанияның штат мөлшері немесе компания штатыдегеніміз - компаниядағы жалдамалы қызметкерлер лауазымдарының тізбесі және сандық мөлшері. Тізбеде құрылымдық бөлімшелер (ұйымдық құрылымдар) бойынша лауазымдық жалақылар (таривтік ставкалар), қосымшалар мен сыйақылар (пайыздық мөлшері немесе жалпы сомасы) немесе еңбекке ақы төлеудің өзге де жүйелері, сондай-ақ айлық жалақы қоры көрсетіледі. Ұйымдық құрылым сипаты жазылып, штаттық кесте берілген құжат мәтіні, әдетте, кесте формасында жасалады. Штат кестесіне енген лауазым атаулары (штат бірліктері) жұмыс және жұмысшы кәсібі туралы Бірыңғай тарифтік-біліктілік анықтамалығында, Еңбек және халықты әлеуметтік қорғау министрлігінің 2002 жылғы 22 қарашадағы № 273 бұйрығымен бекітілген Басшылар, мамандар және өзге де қызметтік лауазымдар біліктілік анықтамалығында көрсетілген атаулармен сай келуі керек. Таңдап алынған кандидаттарды белгілі бір лауазымға тағайындау кезінде Қазақстан Республикасы Білім және ғылым министрінің 2005 жылғы 27 қаңтардағы № 43 бұйрығымен бекітілген Техникалық және қызмет көрсету кәсіптері (мамандықтары) бойынша кәсіби дайындық пен біліктілік дәрежесін куәландыру ережелерін басшылыққа алу қажет.
Штатное расписание (ШР) - документ, в котором зафиксированы структура организации, штатный состав и штатная численность. Ш. Р. обычно содержит наименования структурных подразделений, должностей, количество штатных единиц, должностные оклады, надбавки и размер месячного фонда заработной платы. Кроме этого, в штатном расписании обычно указываются размеры и виды надбавок и...
Бұйрық-жарлық құжаттары
Бұйрықтар
Бұйрық - дара басшылық негізінде іс-әрекет жасайтын министрліктер, ведомостволар, бөлімдер, басқармалар, мекемелер, бірлестіктер, ұйымдар, кәсіпорындар басшылары шығаратын құқықтық акті. Бұйрық негізгі шұғыл міндеттерді шешу үшін шығарылады.
Бұйрық басқару құжаттарының ішінде ең көп тараған түрі. Ол көбіне басқару тәжірибесінде жиі қолданылады.
Бұйрық мекеменің немесе оның құрылымдық бөлімшелерінің құрылу, таратылу, қайта ұйымдастырылу; оларға өзгеріс енгізу мақсатында ережелерді, нұсқаулықтарды бекіту; кәсіпорынның жұмысын ұйымдастыру, қаржыландыру, жоспарлау, есеп беру, жабдықтау, өнімдерді сату және басқа да өндірістік мәселелер, сондай-ақ кадр мәселелері бойынша жұмысқа қабылдау, ауыстыру, босату және т.б. мәселелер бойынша шығарылады. Бұйрық шығару арқылы басшы қызметкерлердің алдына негізгі міндеттерді қояды, түбегейлі мәселелерді шешу жолдарын көрсетеді. Бұйрық осы кәсіпорынның барлық қызметкерлері үшін орындауға міндетті. Жекелеген жағдайларда, бағыныштылығына байланыссыз ұйымдар мен лауазымды тұлғалардың үлкен тобына қатысты болуы да мүмкін.
Төмендегі құжаттар бұйрықпен ресімделуге жатады:
● кәсіпорын үшін тұрақты сипаттағы және орындалуы міндетті жұмыстарды ұйымдастыруға байланысты шешімдер мен тапсырмалар;
● ережелерді, жарғыларды, тәртіптерді, нұсқаулықтарды және с.с.-ды бекіту және енгізу;
● құрылымдық бөлімшелерді қайта құру, құру, тарату мәселелері;
● кәсіпорын жұмысының қорытындылары, хабарландыру, жүргізілген тексеріс қорытындылары;
● қызметкерлерді жұмысқа қабылдау, ауыстыру, босату;
● қызметкерлерді көтермелеу, тәртіптік жазаға тарту және басқа да кадрлық мәселелер.
Бұйрықтар нақты қажеттік туындаған кезде ғана шығарылуы керек. Бұйрыққа өзгерістер мен толықтырулар енгізу тек бұйрық арқылы ғана жүргізіледі.
Бұйрық шығаруға төмендегілер заңдық негіз бола алады:
● Қазақстан Республикасының заңдары;
● Қазақстан Республикасы Үкіметінің жарлықтары, өкімдері;
● Қазақстан Республикасы Үкіметінің қаулылары, өкімдері;
● кәсіпорын қызметін құқықтық реттеудің қажеттігі, кәсіпорын алдында тұрған шұғыл және негізгі мәселелерді шешу.
Өкім - кәсіпорынның күнделікті өндірістік-шаруашылық және әкімшілік қызметінің жедел мәселелері бойынша директор немесе оның орынбасары шығаратын құжат.
Өкім кәсіпорынның ішкі құжаттатрына арналған бланкілерде ресімделеді және оған директор немесе оның орынбасары қол қояды.
Өкімнің мәтініне мыналар кіреді:
- нақты тапсырма (жұмыс);
- орындаушының жауапкершілігі;
- орындау мерзімі.
Өкім беру бөлігі, әдетте, қазақ тіліндегі мәтінде Міндеттеймін, Белгілеймін және т.б. сөздермен аяқталады.
Нұсқау - бұйрықтарды, нұсқаулықтарды, тапсырмаларды және с.с. орындауды ұйымдастыруға байланысты мәселелер бойынша өкімдік құжат. Нұсқауға кәсіпорын басшысы немесе өз құзыреті шегінде оның орынбасары қол қояды. Нұсқаудың өкімдік бөлігі ҰСЫНАМЫН деген сөзбен басталады. Нұсқау басқа өкімдік құжаттардан бөлек жалпы бланкіде ресімделеді.
Бұйрықтардың түрлері
Негізгі іс-әрекеттер бойынша бұйрық
Бұйрықтар өндіріс істері, жоспарлау, есеп беру, қаржыландыру, несие алу-беру, тауарлар өткізу мен қызмет көрсетуді ұсыну, ұйымдастыру мәселелері бойынша басқару жөніндегі шешімдерді белгілейді. Олар сондай-ақ, жоғары органдардың шешімдерін орындау, шаралар белгілеу, орындау мерзімі мен бақылауды және оған жауаптыларды анықтау керек болғанда шағарылады.
Бұйрық нормативті және жекелік болуы мүмкін. Мысалы, еңбек тәртібі ережелерін бекіту туралы бұйрық директордан бастап, барлық қызметкерлерге қатысты, сондықтан ол нормативті болады. Ал өтемақы төлеу туралы бұйрық жеке адамдарға қатысты болғандықтан жекелік болады.
Бұйрықтың жобасы кәсіпорын мамандары тарапынан әзірленеді де, орынбасарлармен, қызмет бабы бойынша бастықтармен, заңгермен, бас бухгалтермен (қаржы жөніндегі), кадрлар бөлімі бастығымен келісіліп, директор қол қояды. Бұйрық беру тәртібі бұзылғанда, оның заңды күші жойылып, кері қайтарылады. Бұйрық жобасына оның қажеттігін, заңдылығын негіздейтін құжаттар қоса тіркеледі.
Бұйрық, егер оның мәтінінде өзге мерзім көрсетілмесе, қол қойылған күннен бастапкүшіне енеді. Қол қою құқығына мекеме басшылары, олардың бірінші орынбасарлары, сондай-ақ біліктілігі жоғары және басшының тапсыруымен кейбір құзырлы адамдар ие бола алады.
Егер мәтінде бұйрықтың аяқталу мерзімі көрсетілмесе, оныңкүші тұрақты болады. Оның күшін мекеме басшысы жаңа бұйрық шығарып қана жоя алады, немесе жоғары құзырлы орган, немесе сот жояды.
Негізгі қызмет бойынша бұйрықтар кәсіпорынның бланкісіне толтырылады және мынадай деректерден тұрады: кәсіпорын атауы, құжат түрінің атауы (бұйрық), мерзімі, индексі, (нөмірі), мәтін тақырыбы (бекіту туралы, тапсырма туралы т.б.), бақылау туралы белгі, мәтін, қойылған қол, бұрыштама, құжаттың орындалғаны туралы, мәліметтердің магнит таспасына аударылғаны туралы белгілер.
Бұйрықтың мәтіні екі бөліктен тұрады: белгілеуші және жарлық.
Белгілеуші бөлікте тиісті істердің мақсат-міндеттері, бұйрық шығарудың себептері баяндалады, не бұйрық шығаруға негіз болған құжатқа сілтеме жасалады.
Жарлық бөлігі жеке жолға жазылған БҰЙЫРАМЫН деген сөзден басталады. Мәтіннің бұл бөлімінде орындалатын істер, оған жауапты адамдардың аты-жөні, лауазымы, іске асыру мерзімі көрсетіледі. Ол араб санымен нөмірленетін тармақтарға бөлінуі мүмкін. Әр тармақ үшінші жақ бұйрық рай ырықсыз етіс тұлғасындағы етістіктен (тапсырылсын, жариялансын т.б.) және бұйрықты орындаушыны (лауазымды адамды немесе бөлімшені) көрсетуден басталады. Орындауға жауаптылықты: Бұйрықтың орындалуын бақылау (лауазымы, аты-жөні) жүктелсін деп көрсетіледі.
Жекеленген тапсырмалар бұйрыққа қосымша ретінде берілуі мүмкін және бұйрық мәтінінде оларға сілтеме жасалуы тиіс (қосымшаға сәйкес). Егер қосымшалар бірнешеу болса, олардың әрқайсысы нөмірленеді.
Бұйрық пен қосымшалардың беттері бірыңғай құжат түрінде нөмірленеді.
Іс жүзінде кейде түпнұсқаның қандай да бір бөлімінің үзінді нұсқасы ретінде бұйрықтан көшірме даярлау қажеттігі туындап жатады.
Бұйрықтан көшірмеде жарлыққа дейінгі барлық деректер сақталады, ал жарлық бөлімінен тек нақтылы сол жағдайға қажет мағлұмат алынады. Көшірме де үзінді нұсқа сияқты куәландырылады.
Жеке құрам бойынша бұйрық
Жеке құрам бойынша бұйрықтар арқылы жұмысқа қабылдау, қызметі бойынша ауыстыру, жұмыстан шығару, демалыс беру, мадақтау және жазалау ресімделеді. Мұндай бұйрықтар негізгі қызметке қатысты бұйрықтардан бөлек жүргізіліп, оның екі түрі де біркелкі бланкілерге толтырылады.
Жеке құрам бойынша бұйрықтар мәтінінің тақырыбына жұмысқа алу, басқа жұмысқа ауыстыру, жұмыстан шығару, демалыс беру туралы және т.б. атаулар қойылады.
Мұндай бұйрықтар мәтінінің белгілеуші бөлігінде негізгі қызметке байланысты бұйрықтарда міндетті саналатын БҰЙЫРАМЫН сөзі болмайды. Сондықтан жеке құрам бойынша бұйрықтар нұсқаулық әрекеттерді білдіретін ҚАБЫЛДАНСЫН, ТАҒАЙЫНДАЛСЫН, АУЫСТЫРЫЛСЫН, ШЫҒАРЫЛСЫН, ДЕМАЛЫС БЕРІЛСІН, ЖОЛСАПАРҒА ШЫҚСЫН т.б. сөздермен басталады.
Жеке құрам бойынша бұйрықтардың жай (жеке) және күрделі түрлері болады. Жеке бұйрықтарда бір қызмекер туралыақпараттар беріледі. Атап айтқанда, этикалық жағы ескеріліп мадақтау және жазалау туралы бұйрықтар бөлек толтырылады.
Жиынтық бұйрықтарда әртүрлі басқарушылық әрекеттер көрініс табуы мүмкін.
Бұйрық - мекеме басшысы тек өз құзыры шегінде шығара алатын жалғыз құжат (нормативтік құқықтық акт).
Бұйрықтың әр тармағы ҚР ЕК талаптарына сәйкес болуы қажет. Кез келген кадрлық бұйрықтардың мазмұны тұрақты түрде мынадай мәліметтерден тұрады: нұсқаулық әрекеттерді (ауыстыру, жұмыстан шығару, тағайындау т.б.) көрсету, жұмысшының тегі, аты-жөні, қызметі, құрылымдық бөлімшесі, бұйрықта берілген тармақтың күшіне ену мерзімі (егер бұйрықтың тіркелу мерзіміне сәйкес келмесе).
Жеке құрам бойынша жиынтық бұйрықтардың тармақтарындағы басқа мәліметтердің құрамы нұсқаулық әрекеттердің ерекшеліктеріне қатысты белгіленеді.
Басқы жұмысқа ауыстырғанда жаңа қызметі, ауыстыру түрі, оның себебі, еңбек ақысындағы өзгерістер көрсетіледі.
Жеке құрамға қатысты бұйрықтардың әр тармағы еңбек туралы заңдарға, ішкі еңбек тәртібі ережелеріне сәйкес болуы керек және ол жұмысшыға ескертіледі.
Әдетте жеке құрам туралы бұйрықтардың жобасы басқа да осыған қатысты қызмет иелерімен: бас бухгалтермен, заңгермен, құрылымдық бөлімшенің басшысымен келісіледі. Жеке құрам бойыншы бұйрықтарға кадр бөлімі басшысы тарапынан бұрыштама қойылуы міндетті болып саналады.
Жеке құрамға қатысты бұйрықтар міндетті түрде тіркеледі.
Жеке құрам бойынша еңбек туралы заңдарды бұзып толтырылған бұйрықтар белгіленген тәртіп негізінде қайтып алынады.
Нұсқау, өкім,хаттамалар.
Өкім - кәсіпорынның күнделікті өндірістік-шаруашылық және әкімшілік қызметінің жедел мәселелері бойынша директор немесе оның орынбасары шығаратын құжат.
Өкім кәсіпорынның ішкі құжаттатрына арналған бланкілерде ресімделеді және оған директор немесе оның орынбасары қол қояды.
Өкімнің мәтініне мыналар кіреді:
- нақты тапсырма (жұмыс);
- орындаушының жауапкершілігі;
- орындау мерзімі.
Өкім беру бөлігі, әдетте, қазақ тіліндегі мәтінде Міндеттеймін, Белгілеймін және т.б. сөздермен аяқталады.
Нұсқау - бұйрықтарды, нұсқаулықтарды, тапсырмаларды және с.с. орындауды ұйымдастыруға байланысты мәселелер бойынша өкімдік құжат. Нұсқауға кәсіпорын басшысы немесе өз құзыреті шегінде оның орынбасары қол қояды. Нұсқаудың өкімдік бөлігі ҰСЫНАМЫН деген сөзбен басталады. Нұсқау басқа өкімдік құжаттардан бөлек жалпы бланкіде ресімделеді.
Хаттама - жиналыстарда,кеңестерде,конференция ларда және алқалық органдардың мәжілістерінде мәселені талқылау мен шешім қабылдаудың барысы туралы мәлемет беретін құжат Хаттаманың деректемелері: мекеменің атауы,құжаттың атауы,мәжілістің өткен күні,нөмірі,мәжіліс өткен орын,бекіту грифі,тақырыбы,мәтін.
Ақпараттық-анықтамалық құжаттар
Қызметтік хаттар
Мекемелер дайындайтын құжаттардың көп бөлігі ақпараттық- анықтамалық құжаттар болып табылады. Бұл құжаттар нақты істер туралы ақпараттардан тұрып, шешімдер қабылдау мен бұйрық сипатындағы құжаттарды дайындауға негіз болады.
Ақпараттық-анықтамалық құжаттарға анықтамалар, баянхаттар немесе түсініктемелер, актілер, әртүрлі хаттар және т.б. жатады. Олар ұйымдастырушылық - бұйрық құжаттарға қосымша болып келеді де, міндетті түрде орындауға жатпайды. Олардағы ақпарат іс-әрекетке итермелегенімен, мәлімет ретінде ғана қабылданады.
Анықтамалық-ақпараттық құжаттар ұйымдық-құқықтық және өкімдік құжаттарға қарағанда қызметтік рөл атқарады. Оларда өкімдік құжаттардағыдай тапсырма болмайды, міндет жүктемейді, тек белгілі бір мәселелер бойынша шешім қабылдауға итермелейтін мәліметтер болады, яғни басқару ісіне байланысты тиісті шараларды қарастыруға ықпал етеді, басқаша айтқанда, басқару жолымен әсер ету әдістерінің бірін таңдауға мүмкіндік жасайды.
Анықтамалық-ақпараттық құжаттардың бір ерекшелігі - олар басқару жүйесі бойынша төменнен жоғары: қызметкерден бөлімше басшысына, бөлімше басшысынан ұйым басшысына, ведомствоға қарасты ұйымдардан жоғарғы орындарға қарай жүреді.
Іскерлік хат - кәсіпорынның, ұйымның, мекеменің сыртқы әлеммен негізгі байланыс арналарының бірі. Хат арқылы алдын-ала келіссөздер жүргізіледі, кәсіпорындар арасындағы қарым-қатынастар анықталады, талап-шағымдар айтылады, ұсыныстар жасалады, өзара пайдалы ақпарат алмасу іске асырылады.
Хатты жылдам әрі сауатты дайындау үшін қазіргі кездегі ресми хат-хабар стилін және оған қойылатын талаптарды білген жөн.
Қызметтік хаттар - бұл іс құжаттарының ең көп тараған түрі. Хат басқа кәсіпорынмен немесе мекемелермен әртүрлі мәселелер бойынша жедел байланысу үшін жасалады.
Хат мазмұны және мақсаты бойынша ақпараттық, кепілдік, рекламациялық (наразылық), коммерциялық, сұрату-хаттар, шақыру хаттар және т.б. болады.
Ақпараттық хаттар хабарлау, өтіну, есіне салу, ұсыныс және т.б. тұрады.
Кепілдік хаттар ақы төлеуге, жеткізу мерзіміне немесе өнім мен қызметтің сапасына кепілдік беру туралы хабарлауға арналған.
Рекламациялық (наразылық) хаттарда келісім-шарттың немесе шарттардың талаптарын басқа тараптың (контрагент) бұзуы салдарынан шеккен зиянды өтеу талаптары баяндалады. Рекламация хатқа қоса берілетін акті, анықтама және т.б. түріндегі құжаттармен расталуы тиіс.
Коммерциялық хаттар келісім-шарттар жасау және орындау кезінде жазылады, оларда негізінен тауарлар мен қызметтер туралы ақпарат ұсыну немесе керісінше тауарлар мен қызметтер ұсыну туралы өтініштер жазылады.
Сұрату хаттарда контрагенттен қандай да бір фактіні немесе әрекетті түсіндіру сұралады.
Хатты дайындау мен ресімдеу ерекшеліктері
Сұраулар салулар, хабарламалар, келісімдер, талаптар (рекламация), тапсырмалар, хабарлар, еске салу, ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Ұқсас жұмыстар
Пәндер
- Іс жүргізу
- Автоматтандыру, Техника
- Алғашқы әскери дайындық
- Астрономия
- Ауыл шаруашылығы
- Банк ісі
- Бизнесті бағалау
- Биология
- Бухгалтерлік іс
- Валеология
- Ветеринария
- География
- Геология, Геофизика, Геодезия
- Дін
- Ет, сүт, шарап өнімдері
- Жалпы тарих
- Жер кадастрі, Жылжымайтын мүлік
- Журналистика
- Информатика
- Кеден ісі
- Маркетинг
- Математика, Геометрия
- Медицина
- Мемлекеттік басқару
- Менеджмент
- Мұнай, Газ
- Мұрағат ісі
- Мәдениеттану
- ОБЖ (Основы безопасности жизнедеятельности)
- Педагогика
- Полиграфия
- Психология
- Салық
- Саясаттану
- Сақтандыру
- Сертификаттау, стандарттау
- Социология, Демография
- Спорт
- Статистика
- Тілтану, Филология
- Тарихи тұлғалар
- Тау-кен ісі
- Транспорт
- Туризм
- Физика
- Философия
- Халықаралық қатынастар
- Химия
- Экология, Қоршаған ортаны қорғау
- Экономика
- Экономикалық география
- Электротехника
- Қазақстан тарихы
- Қаржы
- Құрылыс
- Құқық, Криминалистика
- Әдебиет
- Өнер, музыка
- Өнеркәсіп, Өндіріс
Қазақ тілінде жазылған рефераттар, курстық жұмыстар, дипломдық жұмыстар бойынша біздің қор #1 болып табылады.
Ақпарат
Қосымша
Email: info@stud.kz