Құжат алмасу жүйесінің негізгі моделі

Жұмыс түрі: Дипломдық жұмыс
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 30 бет
Таңдаулыға:

ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫНЫҢ БІЛІМ ЖӘНЕ ҒЫЛЫМ МИНИСТРЛІГІ
Л.Н. ГУМИЛЕВ АТЫНДАҒЫ ЕУРАЗИЯ ҰЛТТЫҚ УНИВЕРСИТЕТІ КЕАҚ

КУРСТЫҚ ЖҰМЫС

Пән атауы: С++ тілінде программалау

Жоба тақырыбы: Құжат алмасу, орындау және тексеру бойынша орындалатын функцияналдарды жүзеге асыру (документ оборот)
6В06306 - Ақпараттық қауіпсіздік жүйелері

Жетекші, оқытушы
_________________Қайупов Е.К.
_____________________2023
АҚЖ -19 тобының студенті
орындаған________Хұснадин А.
_____________________2023
Жұмысты бағалау баллы
__________________________
_____________________2023

Астана, 2023
Мазмұны
Кіріспе 3
1 Құжат алмасудың негізгі түсініктері 5
1.1 Құжат алмасу жүйесінің негізгі моделі 5
1.2 Құжаталмасу жүйесінің жалпы жіктелуі 7
1.3 Құжат алмасу жүйесіне қойылатын талаптар 9
1.4 Жүйенің қызметтік сипаттамасы 10
1.5 Мекеме құжаттарын біріздендіру және стандарттау ... ... ... ... ... ...1 3
1.6 Ұйымдастырушылық-өкімдік қызметпен құжаттау ... ... ... ... ... ... ... ...14
2 Құжат алмасу жүйесін логикалық құрылымдау 17
3 Құжаталмасу жүйесін дайындауға қолданылатын программалық құралдар 21
3.1 Құрал-сайман құралдарын таңдау және негіздеу 21
3.2 Документ оборот КОД 23
Қорытынды 27
Қолданылған әдебиеттер тізімі 28

Кіріспе
Біз ақпараттық технологиялар ғасырында өмір сүріп жатырмыз. Ақпаратқа басты қолжетімділік қазіргі күнделікті өмірдің бір бөлігіне айналды. Адамдар әртүрлі масштабтағы және үлкен арақашықтықтағы ақпараттар легін өлшей, өңдей, тарата және тасымалдай алады. Бұндай жағдайда бізге мәліметтерді сақтау, өңдеу және тасымалдау жүйелері компьютер көмекке келеді. Қазіргі таңда көптеген мекемелерге құжаттарды сақтау қажет етіледі. Сонымен қатар ол құжаттардың өлшемдері әртүрлі, яғни бірнеше мегабайттан терабайтқа дейін өзгеріп отырады. Мекемедегі жинақталған құжаттар көлемінің тұрақты артуы құжаттарды іздеу, құпиялылығын сақтау, құжаттарға жедел қолжетімділік және т.б. қажет етеді. Мысалы, қағаз түрінде сақталатын құжаттарды іздеу көп уақыт алады. Сонымен қатар құжаттардың сақталуына кепілдік те жоқ. Өйткені мұндай жағдайда адами факторлар үлкен рөл атқарады (қағазды жоғалтып алу, қызметкерлердің ұмытып кетуі және соған ұқсас жағдайлар). Нәтижесінде мекеме ақпараттық жеткіліксіздікке душар болады, құжаталмасуға деген шығын артады және т.б.
Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2004 жылғы 17 сәуірдегі N 430 Қаулысына сәйкесінше Электрондық құжат айналымы ережесiн бекiту туралы қаулы қабылданған болатын [1]. Осы қаулы негізінде көптеген мекемелерде электронды құжат аламасу жүйесін қолдану жүзеге асырыла бастады. Автоматтандыру арқылы құжаттарды іздеу, қол жеткізу және сақтауды жеңілдетеді және оның салдарынан құжаталмасуды өңдеу мен енгізу үдерісінде туындайтын көптеген мәселелерден алшақ болады.
Электронды құжат алмасу жүйесін пайдаланудың қарапайым құжаттарды енгізуден көптеген артықшылығы бар:
oo Шығындарды азайтумен байланысты артықшылығы;
oo Аралық құжаттардың үлкен санын алып тұратын орынды физикалық босату;
oo Шығынды азайту: көшіруге, ақпаратты қағаз түрінде әкелуге;
oo Ресурстарға кететін шығынды азайту: адамдар және құралдар, шығыс материалдары;
oo Жұмыстың өнімділігін арттыру: жұмысты жылдам орындау, қойылған есептің орындалатын көлемінің жалпы санын арттыру, мәліметтермен жазбалармен жұмыс істеуді арттыру, жаңа ресурстарды қолдану арқылы электронды құжат алмасу негізінде дайындалған жұмысты орындау мүмкіндігі;
oo Кілттік бизнес-үдерісіндегі артықшылықтармен байланысты мүмкіндіктері;
oo Құжаттармен ұжымдық жұмыс мүмкіндігі (қағаз ісі өндірісінде күрделі орындалатын);
oo Құжаттарды іздеу мен таңдауды жылдамдату (әртүрлі атрибуттары бойынша);
oo Электронды құжат алмасу жүйесімен жұмыста тіркелмеген жұмыс станциясымен жұмыс істеу мүмкін емес, әрбір пайдаланушыға ақпаратқа қолжетімділіктің өзіндік мүмкіндігі бар болғандықтан, ақпараттың қауіпсіздігін арттырады;
oo құжаттар электрондық түрде серверде күнделікті резервтік көшірумен сақталатындықтан құжаттардың сақталуын арттыру және олардың сақталуының ыңғайлылығы артады;
oo құжаттарды орындауда бақылаудың жақсаруы [5].
Құжаталмасуды автоматтандырудың қажеттілігін саналы түсіне отырып, мекеме электронды құжат алмасу жүйесін, яғни сәйкесінше программалық қамтамасыз етуді таңдау мәселесімен кездеседі. Қазіргі кезеңде осындай жүйелердің бірнешеуі бар, бірақ олардың бірнеше кемшіліктері де жоқ емес. Біріншіден, мұндай программаны дайындаудың бірыңғай стандарты жоқ, екіншіден басқа программалардан артықшылықтары көп және көптеген мекемелерде қолданылып келе жатқан түрлері аз. Бұдан басқа, көптеген электронды құжат алмасу жүйелерінің интерфейсін түсіну қиын және дербес компьютерді еркін меңгермеген пайдаланушыларды алдын-ала жұмыс істеуді оқытуды талап етеді, бұл тағы бір кемшіліктерінің бірі болып табылады. Бұл өз кезегінде материалдық және уақытпен байланысты, адамды оқытуды ұйымдастыру шығынын арттырады. Сондықтан біздің дипломдық жұмысымызда барлық қызметтер жиынтығы бар, түсінікті интерфейстегі электрондық құжаталмасудың әмбебап ыңғайлы жүйесін дайындау мақсаты қойылды.
Жаңалығы. Құжаттарды іздеу, қол жеткізу және сақтау, өңдеу мен кез келген құжатты уақытында орындауды жүзеге асыруға мүмкіндік беретін, интерфесі қарапайым электрондық құжат алмасу жүйесінің жоспарлануы мен құрылуы.
Практикалық маңыздылығы. Электрондық құжат алмасу жүйесін кез келген мекемеге қолдануға болатындығымен анықталады.
Қазіргі жағдайын бағалау. Құжаталмасуды автоматтандырудың басты нәтижесі - құжаттармен жұмысты ретке келтіру, құжаттардың орындалу мерзімін қысқарту және мекеме жұмысының толықтай тиімділігін арттыру.
Мақсаты: Электрондық құжат алмасу жүйесін жоспарлау мен құру.
Міндеттері:
oo құжат алмасудың негізгі түсініктерін талдау;
oo құжат алмасу жүйесін логикалық құрылымдау;
oo құжаталмасу жүйесін дайындауға қолданылатын программалық құралдар;
oo электрондық құжаталмасу жүйесінің пайдаланушы интерфейсін түсіндіру.

1 Құжат алмасудың негізгі түсініктері
1.1 Құжат алмасу жүйесінің негізгі моделі
Программаның моделін құру үшін, қандай да бір мысалда жұмысты ұйымдастыруға тікелей қатысты мәселелерді білу керек. Кез келген компанияның бизнес үдерісін оның өлшемінен, шығаратын өнімінен қызметінен немесе өзіндік пішінінен тәуелсіз оңтайландыру туралы айта келе, құжаттарды басқару мәселесін айналып өту мүмкін емес. Құжаталмасу - бұл мекеменің өміршең маңызды жүйесі: кез келген мейлі басқару, қаржы немесе өндіріс болсын іс-әрекеттің бейнесі- құжат. Құжатты енгізуді оңтайландыру жұмыс үдерісінің сапасы мен жылдамдығын арттырады. Сондықтан кез келген компанияны ондағы құжаттың жүру үдерісі тұрғысынан қарастырамыз. Біздің дипломдық жұмысымыздағы құжаталмасу жүйесін автоматтандыру нақты мекемеге байланыссыз жалпы түрде жүргізіледі.
Кез келген мекемеде құжаталмасу болуы немесе болмауы мүмкін. Егер мекеме тіркелмеген басқару жағдайында жұмыс істейтін болса, онда ешқандай да құжаталмасу болмайды. Егер компанияны басқаруда және бизнес-үдерісті басқаруда формализм енгізілсе, онда ерте ме кеш пе ең болмаса басқару механизмдерінің қандай да бір бөлігін реттелген құжаттық негізге ауыстыру керек (мысалы, келген немесе шыққан құжаттарды тіркеп отыру). Нәтижесінде құжаталмасу пайда болады. Егер құжаталмасуды басқармаса, онда қандай да бір уақыт өткен соң реттеуге байланысты мәселелер туындай бастайды: құжаттар жоғалады, қажетті ақпаратты іздеу қиындыққа әкеледі, қажет емес ескі файлдардың жинақталуы және т.б.
Ретке келтіре отырып, компания жетекшілері әрбір команияның сәйкесінше міндеті деңгейінде құажталмасудың әртүрлі мәселелерін ұйымдастыруды шешеді. Серверде файлды орналастырудың ұтымды схемасын ойластырады, яғни барлық құжаттарды табуға болатындай және электрондық поштаны құжатпен келісу үшін құжатты тасымалдау және орындалуын бақылаудың құралы ретінде пайдаланылады. Осылайша, кез келген компанияның іс-әрекетінде формалданған және басқа да бизнес-үдерістерді ерекшелеуге болады.
Кейбір кезде компания үшін даму қажеттілігі туындайды. Тіпті әдемі қалыптасқан бизнес-үдеріс уақыт өте қайта ұйымдастыруды қажет етеді. Уақыт өте келе қатысушылар саны артады, ішкі жағдайлар, ішкі орта өзгереді, соның салдарынан өзара реттелмеген қарым-қатынасар және басқарылмайтын факторлар саны артады, конфликтілер пайда болады, пайдасы азаяды. Бұдан сапалы жаңа деңгейге ауысу қажеттілігі туындайды [10]. Бұл жағдайдан шығудың екі жолы туындайды: барлық кемшіліктері мен компанияға классикалық қағаз құжаталмасуын енгізу немесе бірнеше артықшылықтары бар электрондық жүйені енгізу. Біздің уақытымызда ақпараттық технологияларды таңдау, екінші жолдың тиімді екендігі белгілі.
Электрондық құжаталмасуға ауысатын мекемеге жетекшілік ету, бірінші кезекте электронды құжаталмасу жүйесін пайдаланудың экономикалық тиімділігі қызықтырады. Электронды құжаталмасу жүйесін енгізудің мүмкін болатын экономикалық тиімділігін бағалау үшін, мекеме қызметкерлері күнделікті құжаттармен орындалатын операцияларға қанша уақыт жұмсайтынын білу керек. Осының негізінде тұжырымдар жасауға болады. Енгізуге кететін шығындар өз орнын жаба ма, осыны есептеу керек. Бұдан басқа, нақты электронды құжаталмасу жүйесін таңдауда мекеменің іс-әрекетінің ерекшелігін ескеру керек. Олар:
oo Сақтау көлеміне қойылатын талаптар. Егер құжаттар ақпараттық тасымалдауышта көп орынды алып жатса, иерархиялық құрылымдық сақтауды қолдайтын жүйені таңдау керек. Бұл механизм мейлінше белсенді қолданылатын мәліметтерді мейлінше жылдам, сонымен қатар мейлінше қымбат мәліметтерді сақтау құралдарында сақтайды, сонымен қатар жиі қолданылмайтын ақпарат автоматты түрде жәй және арзан сақтау орнына ауыстырылады;
oo Олардың орындалуы мен автоматты бақылануын сүйемелдеуді талап ететін формалдаушы процедуралардың болуы (арнайы типтегі құжаттарды дайындау, мекеменің стандарты функциясын орындау және т.б.),
oo Мекемені әкімшілік басқаруды автоматтандырудың қажеттілігі. Ұйымдастырушылық құрылымның күрделілігі дәрежесі.
oo Территориялық бөлінген бөлімшелердің болуы. Бұл фактор кіруге мүмкіндігі бар пайдаланушыға арнайы талаптар қояды және т.б.;
oo Үлкен көлемді қағаздық мұрағаттың болуы. Құжаталмасудың кейбір жүйелері құжаттарды жалпылай енгізудің кіріктірілген ішкіжүйелерімен қояды.
oo Құжаталмасу жүйесінің ағымдағы қажеттіліктерін қанағаттандырмауы;
oo Жұмыс легін басқаруда, құжаттарды маршруттаудың қажеттілігі. Бұл қажеттіліктің жалғасы ретінде осы үдерістерді қолданбалы жүйелермен бірге жұмыс істеп тұрған жеке бизнес-үдерістерді сүйемелдеуге қажеттілік;
oo Құжаттарды сақтау мерзіміне қойылатын талаптар. Үлкен мерзімге сақтау (10 жылға) микрофильмде параллельді мұрағаттауды ұйымдастыру туралы ойлану қажет.
oo Жүйенің кеңеюіне Ашықтығына қойылатын талаптар. Бар ақпараттық жүйелер мен бұрыннан бар құрал-саймандарды пайдалануды кіріктіру мүмкіндігі;
oo Құжаттардың суретін сақтау қажеттілігі. Мекемеде арнайы құжаттарды сақтау форматтарын ұйымдастыруды қолдану. Инженерлік және құрастырушылық міндеттерді, кәсіпорын іс-әрекетінің басқа да ерекшеліктерін сүйемелдеу қажеттілігі;
oo Дамыған ақпаратты іздеу құралдарының қажеттілігі. Мекемеде бар құжаттардың тілдері жүйесін толықтай сүйемелдеу;
oo Қауіпсіздігіне қойылатын талаптар (шифрлеу, қолжетімділікті ұйымдастыру және т.б.) құжаталмасу жүйесінде қолжетімділік механизмін ұйымдастыруда бұрыннан бар ақпараттық инфрақұрылымдарды қолдану мүмкіндігі;
oo Арнайы стандартқа сәйкестілігіне қойылатын талаптар: ішкі, салалық, ГОСТ, сапаны бақылау бойынша халықаралық стандарт, ақпаратты сақтауды ұйымдастыру деңгейі;
Электронды құжаталмасу жүйесі шешетін негізгі міндеттер:
oo Орындауды автоматты бақылау, барлық деңгейде мекеменің барлық іс-әрекетінің ашықтығы есебінен тиімді басқаруды қамтамасыз ету,
oo Ақпаратты және білімді тиімді жинақтау, басқару және қолжетімділікті сүйемелдеу.
oo Әрбір қызметкерлердің іс-әрекетін формалдау және оның іс-әрекетінің алдыңғы тарихын сақтау мүмкіндігі есебінен кодарлық үйлесімділікті қамтамасыз ету;
oo Тұтастай алғанда кәсіпорын іс-әрекетін протоколдау (ішкі қызметтік зерттеу, бөлімшенің қызметін талдау, іс-әрекеттегі ыстық нүктелерді ерекшелеу);
oo Бизнес-үдерістерді оңтайландыру және оларды орындау мен бақылау механизмдерін автоматтандыру;
oo Кәсіпорындағы қағаз құжатарының айналымын мейлінше азайту, мекемедегі құжаттар легін басқаруда ресурстарды үнемдеу;
oo Жедел электрондық мұрағаттың болуы есебінен қағаз құжаттарының сақталуын жеңілдету жәе арзандату қажеттілігін жою;
Электронды құжаталмасу жүйесінің барлық артықшылықтарымен бірге, мекеменің жұмыс барысында кездесетін су астындағы тастары да жетіп жатыр. Оған әрбір мекемеде практикалық түрде кездесетін және электронды құжат алмасу жүйесін жүзеге асыру, енгізу және сүйемелдеумен шешетін мәселелер жатады. Солардың бірі:
oo Персоналдың консервативтілігі, төменгі білім деңгейі, оқуға және қайта оқуға тілегінің жоқтығы. Электронды құжат алмасу жүйесін енгізуден кейінгі өз іс-әрекетінің басшылар үшін ашықтығы;
oo кеңес типіндегі директор факторы - компьютермен жұмыс істеуге, құжатты көру және редакциялауға тілегінің болмауы;
oo Мекемедегі құрылымдық өзгерістің болуы, бизнес-үдерістердің әлсіз формализациясы;
oo Құжаттардың заңдық күшін қамтамасыз ету қажеттігі (электрондық қол туралы заңды қабылдағаннан кейінгі бұл фактор өз мәнділігін жоғалтады);
oo Сыртқы қағаз әлемімен өзара әрекеттің қажеттілігі, ерекше айтқанда, егер бұл тұрақты жұмыс істейтін қауымдастырылған мекемелердегі немесе ведомоствалардағы параллель құрылымдарға қатысты болса;
oo Айтылғандардан басқағ мекеменің арнайы түрлеріне қатысты мәселелер де кездеседі.

1.2 Құжаталмасу жүйесінің жалпы жіктелуі
Кез келген құжат алмасу жүйесі төменде келтірілген категориялардың элементтерін қамтуы мүмкін, бірақ олардың көпшілігі өнімнің позициялануымен байланысты салаларына нақты бағдарланады.
oo Дамыған ақпаратты іздеу және сақтау құралдарының жүйесі (электрондық мұрағат). Электрондық мұрағат - бұл ақпаратты тиімді сақтау мен іздеуге бағдарланған құжаталмасу жүйесінің жеке жағдайы.
oo Кейбір жүйелер толық мәтіндік іздеу құралдары есебінен ерекшеленеді: нақты емес іздеу, мағыналық іздеу және т.б., басқалары - сақтауды тиімді ұйымдастыру есебінен.
oo Жұмыс легін басқару құралдарын дамыту жүйелері. Бұл жүйелер негізінен қандай да бір нысандардың алдын-ала берілген маршрут бойынша қозғалысын қамтамасыз етуге арналған. Әрбір кезеңде нысан өзгеруі мүмкін, сондықтан оны жалпы сөзбен жұмыс деп атайды. Жұмысқа құжат меншіктелуі мүмкін, бірақ бұл жүйелердің негізгі нысандары құжаттар емес. Мұндай жүйелердің көмегімен алдын-ала белгілі және барлық кезеңдері берілген арнайы жұмыстарды ұйымдастыруға болады.
oo Мекемені басқару мен білімді жинақтауды сүйемелдеуге бағдарланған жүйелер. Бұл гибридтік жүйелер, алдыңғы екеуінің элементтерін өзінде үйлестіреді. Мұндағы жүйедегі негізгі ұғым құжаттың өзі болуы мүмкін, сондай-ақ орындауға арналған тапсырма да болуы мүмкін. Мекемені басқаруды ұйымдастыру үшін қатты, сондай-ақ тәуелсіз маршрутизация керек. Құжаттың қозғалыс маршрутын басқарушы белгілесе (келген құжатқа қол қойып, тапсырма береді), сондықтан екі технология да осындай жүйеде болуы мүмкін. Бұл жүйелер басқарудың мемлекеттік құрылымдарында, дамыған иерархиясымен ерекшеленетін, арнайы ережелер мен құжаттардың қозғалу процедуралары бар ірі компаниялар офисінде белсенді қолданылады. Қызметкерлер құжатты ұжыммен жаайды, дайыдайды және шешім қабылдайды, орындайды немесе олардың орындалуын бақылайды.
oo Біріккен жұмысты сүйемелдеуге бағдаланған жүйелер. Бұл құжаталмасу жүйесі саласындағы жаңа енгізу, қазіргі әлемдегі нарықтық жағдайдың өзгермелігін түсінуімен және ең қажеттіні, ең пайдаланы, бірақ ауырды, жылдам қозғалтуға арналған қажеттілікпен байланысты. Мұндай жүйелер, алдыңғыға қарамы-қарсы, мекемедегі иерархия ұғымын қамтымайды, қандай да бір жұмыс легін формализациялау туралы ойламайды. Бұлардың міндеті - адамдардың мекемемен біріккен жұмысын, тіпті егер олар территориялық түрде бөлінген болса да, бұл жұмыстың нәтижелерін сақтауды қамтамасыз ету. Порталдар тұжырымдамасында жүзеге асырылған. Олар құжаттарды интранетте сақтау және жариялау сервистерін, сонымен қатар ақпаратты іздеу, талқылау, кездесуді белгілеу құралдарына (нақты және виртуальды) мүмкіндік береді. Мұндай жүйелер жылдам дамушы коммерциялық компаниялар, ірі фирмалардағы және мемлекеттік құрылымдағы жұмыс топтарының арасынан тапсырыс берушілерді табады.
oo Дамушы қосымша сервистері бар жүйелер. Мысалы клиенттермен байланысты басқару сервисі, жобаны басқару, электрондық пошта және т.б. Шындығында көптеген мекемелерге өздерінің бизнес-үдерістеріне сай, сондай-ақ осы мекеменің барлық қажеттіліктерін өтейтіндей электрондық құжаталмасу жүйесін таңдау қиын. Сонымен қатар ол өзінің мекемесінің қолданылуына бағытталған жүйені дайындауға тапсырыс беруіне болады.
Басқаша айтқанда, кішкентай мекемелер көп. Жүйеге тапсырыс беру үшін, олардың материалдық мүмкіндіктері жоқ. Оларға сай ақылы жүйені табуға болады, алайда егер жүйе жақсы болса, онда оның бағасы да аз тұрмайды. Егер мұндай мекемелерді қарастырсақ, оқу мекемелері, ауруханалар және басқа да мекемелер азғантай бюджет себебіне байланысты мұндай қымбат дүниені сатып алудан бас тартар еді. Ақысыз электрондық құжаталмасу жүйесі, біріншіден өте аз, екіншіден олардың көпшілігі жеткіліксіз қызмет және ыңғайлы емес интерфейсі бар.
Сондықтан мұндай мекемелер үшін келесідей мәселелер туындайды: жаңа деңгейге ауысқың келеді, мекемедегі құжаталмасуды автоматтандыру, бірақ бағасы мен сапасы қанағаттандыратындай жүйе жоқ.
Осы жұмыста осы мәселе көтеріліп, оның шешімі ұсынылады.

1.3 Құжат алмасу жүйесіне қойылатын талаптар
Құжаттармен жұмысты жеңілдететін және жылдамдатын электронды құжаталмасу жүйесін дайындау қажет. Электронды құжаталамасу келесідей талаптарды қанағаттандыруы керек:
oo Жүйеде пайдаланушылардың қолжетімділігі құқығын шектеу жүзеге асырылуы тиіс. Администратор және қарапайым пайдаланушы екі рөлін жүзеге асыру керек.
oo Жүйеге тек администратор жүйеге тіркеген пайдаланушыла ғана кіре алуы тиіс;
oo Қосымшалардың мультиплатформалығын қамтамасыз ету қажет;
oo Қосымша кәсіпорынның нақты ерекшелігіне бағдарланбауы тиіс; администраторлың нақты мекеменің мүмкіндіктеріне байланысты баптау мүмкіндігі қарастырылуы қажет;
oo Администратор келесідей қызметтерді қолдану мүмкіндігіне ие болуы тиіс: қосу өшіру пайдаланушыларды редакциялау, қосу өшірутопты редакциялау, қосукаталогтарды өшіру, файлдарды өшіру;
oo Құжаттар бір орында сақталуы тиіс;
oo Әрбір құжат метамәліметтерді сақтауы тиіс;
oo Құжаттардың өзгерісі тарихын сақтауға мүмкіндік беретін құжаттар нұсқауын енгізу механизмін жүезеге асыру керек;
oo Пайдаланушылар файлмен келесідей жұмыс істеу мүмкіндіктеріне ие болуы тиіс: қосу файлды өшіру, жүйеде файлды сақтау мерзімін беру, файлға түсініктеме енгізу, басқа пайдаланушылардың файлмен әрекетін таңдау, файлдардың көріну облысын беру және пайдаланушыларға электрондық пошталарына хабарлама жіберу;
oo Мекемеде жиі қолданылатын құжаттар шаблонын сақтауды жүзеге асыру мүмкіндігі және оған жүйенің барлық пайдаланушыларының қолжетімділігі мүмкіндігін беру;
oo Құжат туралы аз ақпараты бар қажетті құжатты табуға мүмкіндік беретін құжатты іздеудің тиімді жүйесін жүзеге асыру;
oo Жүйенің дизайны қолдануға ыңғайлы, онымен жұмыс жасауды арнайы оқытуды қажет етпейтіндей болуы тиіс.

1.4 Жүйенің қызметтік сипаттамасы
Пайдаланушы моделі (архитектура) - жүйе қандай қызметтерді орындайтынғы туралы, пайдаланушымен қандай өзара әрекетте болатындығы туралы түсінік. Бұл жүйеге пайдаланушы тұрғысынан көзқарас.
Microsoft Solution Framework технологиясына сәйкесінше, жобалау үдерісі әртүрлі типті пайдаланушылардың және олардың жұмыс қызметін анықтайтын пайдаланушылардың әдістемелік тадауынан басталады.
Содан соң пайдалану сценарийі жиынтығы қалыптасады, мұнда олардың әрбіреуі пайдалану мысалдары деп аталатын арнайы әрекеттер тізбектілігіне бөлінеді.
Web-сайт электронды құжаталмасу жүйесінің екі типті пайдаланушыларын қарастырады:
oo Жүйенің қарапайым пайдаланушысы - мекеменің әрбір қызметкері;
oo Администратор - жүйеде арнайы құқықтық мүмкіндігі бар таңдалған адам.
Екі типті пайдаланушылар үшін да жалпы қызмет келесілер болып табылады:
Пайдаланушыларды авторизациялау: логинды және парольді енгізгеннен кейін, пайдаланушы жүйеде авторизацияланады және өз құқықтарымен сәйкестікте арнайы әрекетті орындай алады. Пайдаланушы логин ретінде e-mail қарастырылады, оны маңызды ақпаратты тасымалдау ретінде қолдануға болатындықтан.
Каталогтар мазмұнын қарау: ағашта арнайы буманы таңдай отыра, пайдаланушы оның мазмұнын файлға қолжетімділік құқығымен сәйкестікте қарап шыға алады. Ол өзіне қарауға арналған қолжетімді файлдарды көре алады.
Файл туралы ақпаратты қарау: пайдаланушы файл туралы келесідей ақпаратты қарап шыға алады: оның атауын, енгізілуі күнін, оны қандай пайдаланушы құрғандығын, оның өлшемі, сақталу мерзімі, түсіндірмелер.
Файлды өшіру: файлды қарап шығу барысында пайдаланушы оны өшіруге мүмкіндігі бар. Файлмен бірге оның барлық нұсқалары да өшіріледі. Файлды оны құрушы немесе администратор өшіре алады.
Файлды көшіріп алу: пайдаланушы өзінің көруіне қолжетімді файлды көшіріп ала алады. Бұл үшін ол файлды орнататын орын (бума) таңдап алуы тиіс.
Файлға қолжетімділікті қарау: файлды көруші администратор және пайдаланушы файлға қолжетімді пайдаланушылар мен топтар тізімін қарап шыға алады.
Файлға тапсырмаларды көру: арнайы файлды таңдау барысында пайдаланушы берілген файлға тіркелген барлық тапсырмаларды қарап шыға алады (тапсырма мәтіні, кім енгізгендігі, орындаушы, тапсырманың орындалуы туралы белгі).
Файл нұсқасын қарап шығу: қосылған файлды өзгерту жағдайында администратор мен пайдаланушыларға, файлға кіруге рұқсаты барларға ғана қолжетімді сол файлдың жаңа нұсқалары пайда болады. Пайдаланушы файлға қосымша - нұсқа нөмірі көрсетілген файл, файл-ата ана, енгізу күні, түсіндірмелер және нұсқауды енгізуші пайдаланушы тізімін қарап шығуына болады. №1 нұсқа файл үшін - ол өзі, сондықтан тізім нұсқасында екіншісінен бастап барлығы бейнеленеді.
Файл нұсқасын көшіріп алу: пайдаланушы өзіне қарауға берілген файл нұсқасын сақтауға арналған орнын таңдап алып, көшіріп аалуына болады.
Файлға нұсқаларды өшіру: нұсқаларды өшірудің екі мүмкіндігі бар:
oo Нұсқалар тзмінен таңдалған нұсқаны өшіру. Бұл жағдайда файлдың барлық нұсқалары, өшірілгеннен кейінгілері нөмірленуі тиіс.
oo Тізімнен таңдалғаннан басқа, файлдың барлық нұсқаларын өшіру. Бұл жағдайда файлдың барлық нұсқалары, көрсетілгеннен басқа, өшіріледі, ал қалғандары нөмір бойынша екінші болып қала береді.
Файл нұсқаларын көрсетілген нұсқалармен файлға қолжетімділік құқығын беретін администратор немесе кез келген жүйе пайдаланушысы өшіре алады.
Арнайы топтың пайдаланушыларын көру: пайдаланушы ағымдағы топқа кірген пайдаланушылар тізімін көріп шыға алады.
Пайдаланушылар тізімін қарап шығу: ФАЖ, қызметі және электрондық пошта адресі көрсетілен жүйенің барлық пайдаланушыларының тізімін көруге болады.
Топ тізімін қарап шығу: пайдаланушы жүйеде бар топтар тізімін қарап шыға алады.
Администратор рөлінде авторизацияланған пайдаланушылар үшін келесідей қолдану сценарийі қарастырылған:
Пайдаланушыны енгізу: администратор пайдалаушыны енгізе алады, алдымен фамилиясын, атын, әкесінің атын, қызметін, электрондық пошта адресін, логин және паролін енгізу арқылы.
Пайдаланушыны өшіру: администратор пайдаланушы алынып тасталғандығы жөнінде белгі қоя алады. Бұл жағдайда, пайдаланушы тізімде бейнеленбейді.
Пайдаланушыны қайта қосу: администратор бұрын жүйеде тіркелген пайдаланушыны қайта жүйеге қоса алады.
Пайдаланушы туралы ақпаратты редакциялау: администратор пайдаланушы туралы келесідей ақпаратты өзгерте алады - ФАЖ, қызметі, электрондық почта адресі, логин және пароль.
Пайдаланушы топтарды қарап шығу: администратор пайдаланушы орналасқан топтарды қарап шыға алады.
Буманы қосу: администратор арнайы каталогта отырып, оған жаңа буманы қоса алады.
Буманы өшіру: администратор буманы өшіру мүмкіндігіне ие. Мұнда бумамен бірге оған енгізілген барлық файлдар жәе каталогтар да өшіріледі.
Тапсырма енгізу: администратор пайдаланушылармен тапсырманы анықтағаннан кейін қолданылатын басқа пайдаланушылармен орындалатын файлға жаңа тапсырманы қоса алады.
Тапсырманы өшіру: администратор берілген тапсырмалар тізімінен өзінің белсенділігін жойған тапсырманы өшіруіне болады. бұл жағдайда аталған тапсырма жүйеде сақталған файлдар үшін сақталып қалады.
Тапсырмалар тізімін қарап шығу: администратор өздері енгізген тапсырмалар тізімін қарап шыға алады, сондай-ақ пайдаланушылар тағайындаған файлға тапсырмалар әрі қарай да қолданыла береді.
Топ құру: администратор пайдаланушылар тобын, оның атын бере отырып, құру мүмкіндігіне ие болады.
Топты өшіру: администратордың топты өшіру мүмкіндігі бар.
Топқа пайдаланушыны енгізу: администратор топқа жүйеде тіркелген пайдаланушыларды енгізе алады.
Топтан пайдаланушыны алып тастау: администратор топтан жүйеде тіркелген пайдаланушыларды алып тастай алады.
Администратордан өзгеше, мекеменің қарапайым қызметкерлері рөліндегі авторизацияланған пайдаланушылар үшін қолдану сценариі төмендегідей:
Файлға жаңа нұсқау енгізу: файлға жаңа нұсқау енгізу үшін пайдаланушы файл атауын, түсіндірмені, сақталуы мерзімін енгізу керек және жүктеу үшін файлды таңдау керек. Нұсқау нөмірі, енгізу күні және құрушы өрістері автоматты түрде қалыптасады.
Файлды енгізу: файлды енгізу үшін пайдаланушы файл атауын, түсіндірмені, сақталуы мерзімін және жүктеу үшін файлды таңдау керек. Енгізу күні, файл өлшемі, және құрушы өрістері автоматты түрде қалыптасады. Файл жүйенің барлық пайдаланушыларына қолжетімді.
Енгізілген файлдарды қарап шығу: пайдаланушы өзі енгізген файлдарды қарап шығуына болады, сол кезде тізім, яғни әрбір файл туралы ақпаратты қарап шығуға мүмкіндік беретін, файлдың атауы берілген, енгізілуі күні, өлшемі, түсініктемелері және сақталуы мерзімі көрсетілген кесте бейнеленеді .
Файлға тапсырма енгізу: пайдаланушы тапсырма типі мен орындаушысын таңдап, файлға тапсырма бере алады. Тапсырманы енгізген пайдаланушы өрісі, орындалу кезегі және тапсрыманың орындалуы туралы ақпарат автоматты түрде жүйемен сүйемелденіп отырады. Тапсырма автоматты түрде орындалмаған болып орналасады.
Файлға қолжетімділікті редакциялау: әрбір қосылған файл үшін пайдаланушы файлға қолжетімділік тізімін сондай-ақ тізімнен файл көрінетін топтар мен пайдаланушыларды таңдап ала отырып топ және пайдаланушылар бойынша өзгерте алады. Ағымда файл барлық жүйе пайдаланушыларына қолжетімді болады.
Пайдаланушылар тапсырмасын қарап шығу: пайдаланушыға орындауға арналған файлға тіркелген барлық тапсырмалар бейнеленеді. Әрбір тапсырма бойынша келесідей ақпаратты көруге болады: тапсырма мәтіні, ол қандай файлға тіркелгенін, кім енгізгенін, және тапсырманың орындалуы туралы белгіні.
Енгізілген тапсырмаларды қарап шығу: пайдаланушы басқаларға меншіктеген файлға тіркелген барлық тапсырмалар бейнеленеді. Әрбір тапсырма бойынша келесідей ақпратты көруге болады: тапсырма мәтіні, ол қандай файлға тіркелгенін, кім енгізгенін, және тапсырманың орындалуы туралы белгіні.
Тапсырманың орындалуы туралы белгі: файлға тапсырманы енгізген пайдаланушы және кім тапсырманы алса, жұмыс аяқталғаны бойынша тапсырманың орындалуы туралы белгіні қою мүмкіндігіне ие болады. оң белгі жағдайында, яғни тапсырма орындалғанда, ағымдағы тапсырманы қойған пайдаланушы e-mail-на тапсырма орындалды деген хабарлама келеді, ал оның орындауға арналған тапсырмасының тізімінде тапсырманың орындалғандығы туралы белгі бейнеленеді.

1.5 Мекеме құжаттарын біріздендіру және стандарттау:

Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз етудің мемлекеттік жүйесін жетілдірудің негізгі бағыттары біріздендіру және стандарттау болып табылады. Біріздендіру және стандарттау басқарушылық қызметті рационализациялауға ықпал етеді, оған ұйымдасқан және реттелген сипат береді.
Біріздендіру-бұл бірдей басқару функциялары мен міндеттерін, оларды өңдеу, есепке алу және сақтау операцияларын жүзеге асыру барысында құрылған басқару құжаттарының құрамы мен формаларының біркелкілігін анықтау.
Біріздендіру қолданылатын құжаттардың санын қысқарту, олардың нысандарын типтеу, сапасын арттыру, оларды өңдеудің еңбек сыйымдылығын төмендету, басқарудың аттас және сабақтас функциялары бойынша әртүрлі құжаттама жүйелерінің ақпараттық үйлесімділігіне қол жеткізу, есептеу техникасын неғұрлым тиімді пайдалану мақсатында жүргізіледі. Құжаттарды біріздендіру мен стандарттауға ұйымдастырушылық және әдістемелік басшылық жасау, тиісті жұмыстарды үйлестіру және бақылауды жүзеге асырады . Басқарушылық құжаттарды біріздендіру басқарушылық міндеттерді шешу кезінде жасалатын құжаттардың құрамын біріздендіруді және құжаттардың нысандарын біріздендіруді көздейді.
Ұйым құжаттарының құрамын біріздендіру-бұл басқару міндеттерін шешу үшін қажетті және жеткілікті құжаттар жиынтығын таңдау және бекіту (нәтижесінде ұйым құжаттарының құрамы едәуір қысқаруы мүмкін).
Құжаттардың нысандарын біріздендіру-құжаттардың мақсатына сәйкес келетін Ақпараттық көрсеткіштер мен деректемелерді құжаттардың бірыңғай нысандарында іріктеу және бекіту және оларды жасау мен ресімдеуге бірыңғай талаптар белгілеу. Құжаттар құрамын біріздендіру нәтижелері құжаттар нысандарының табелінде, ал құжаттар нысандарын біріздендіру нәтижелері ұйым қызметінде қолданылатын құжаттар нысандарының альбомдарында бекітіледі.
Стандарттау-басқару құжаттарын әзірлеу мен ресімдеуге қойылатын негізгі ережелер мен талаптарды құқықтық нормаға құру. Стандарттаудың арқасында құжаттардың үлкен массасы бірдей ережелерге сәйкес жасалады, алушылар оны тезірек және оңай қабылдайды. Стандарттау процесі стандарттарды әзірлеу және бекіту арқылы жүзеге асырылады.
Стандарт-мүдделі тараптар маңызды мәселелер бойынша келісім негізінде әзірлеген, танылған орган (немесе кәсіпорын) бекіткен, белгілі бір объектілерге қатысты ережелерді, жалпы қағидаттарды, сипаттамаларды, талаптарды немесе әдістерді жалпыға бірдей және қайталап пайдалану үшін белгілейтін және белгілі бір салада ретке келтірудің оңтайлы дәрежесіне қол жеткізуге бағытталған нормативтік құжат.

1.6 Ұйымдастырушылық-өкімдік қызметпен құжаттау:

Ұйымдастырушылық-әкімшілік құжаттар-бұл функцияларды, мәселелерді, миссияларды, ... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.