Текелі қалалық әкімшілік ұйымдастыру, бұйрық жарлық құжаттарын талдау


Мазмұны
Кіріспе

1. Ұйымды құжаттармен қамтамасыз етудің теориялық және әдістемелік негіздері.
1.1 Іс жүргізудің нормативті базасы және оны ұйымдастыру
1.2 Құжаттарды тағайындаудың және рәсімдеудің жалпы ережелері
1.3 Әкімшілік тілінің стилдік ережелері
1.4 Құжаттарды топтастыру деректемелермен формуляр үлгілері

2. Текелі қалалық әкімшілік ұйымдастыру, бұйрық жарлық құжаттарын талдау.
2.1 Әкімшіліктің басқару құрылымы және құжат толтыру
2.2 Құрылымдық бөлімшелер туралы ережелер
2.3 Лауазымдық нұсқаулықтар және оларды құрастыру әдістемесі
2.4 Әкімшіліктегі жеке құрам бойынша ереже
2.5 Әкімшіліктегі штат кестесін жасау тәртібі

3. Текелі қалалық әкімшілігіндегі қолданып жүрген бұйрық . жарлық құжаттары және оларды рәсімдеудің жетілдіру жолдары.
3.1 Әкімшіліктегі бұйрықтар және оларды рәсімдеу негіздері
3.2 Нұсқаулармен жарлықтар және оларды қолдану әдістері
3.3 Қаулылар, шешемдер, хаттамалар және оларды рәсімдеу әдістемелер..
3.4 Құжатарды жетілдіруде компьютерді пайдалану.

Қорытынды тұжырымдамалар мен ұсыныстар.
Пайдаланылған әдебиеттер тізімі

Пән: Іс жүргізу
Жұмыс түрі: Дипломдық жұмыс
Көлемі: 70 бет
Бұл жұмыстың бағасы: 900 теңге




Мазмұны
Кіріспе ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...3

1. Ұйымды құжаттармен қамтамасыз етудің теориялық және әдістемелік
негіздері.
1. Іс жүргізудің нормативті базасы және оны
ұйымдастыру ... ... ... ... ... ... ..6
2. Құжаттарды тағайындаудың және рәсімдеудің жалпы ережелері ... ... ...10
3. Әкімшілік тілінің стилдік
ережелері ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ...35
4. Құжаттарды топтастыру деректемелермен формуляр
үлгілері ... ... ... ... .38

2. Текелі қалалық әкімшілік ұйымдастыру, бұйрық жарлық құжаттарын талдау.
1. Әкімшіліктің басқару құрылымы және құжат
толтыру ... ... ... ... ... ... ... .46
2. Құрылымдық бөлімшелер туралы
ережелер ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 53
3. Лауазымдық нұсқаулықтар және оларды құрастыру
әдістемесі ... ... ... ...55
4. Әкімшіліктегі жеке құрам бойынша
ереже ... ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... .58
5. Әкімшіліктегі штат кестесін жасау
тәртібі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .59

3. Текелі қалалық әкімшілігіндегі қолданып жүрген бұйрық – жарлық құжаттары
және оларды рәсімдеудің жетілдіру жолдары.
1. Әкімшіліктегі бұйрықтар және оларды рәсімдеу
негіздері ... ... ... ... ... ...61
2. Нұсқаулармен жарлықтар және оларды қолдану
әдістері ... ... ... ... ... ... 64
3. Қаулылар, шешемдер, хаттамалар және оларды рәсімдеу әдістемелер...65
4. Құжатарды жетілдіруде компьютерді
пайдалану ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... 68
Қорытынды тұжырымдамалар мен
ұсыныстар ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ...70
Пайдаланылған әдебиеттер
тізімі ... ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... ... .74

Кіріспе
Кез - келген ұйымның басқару апаратының тиімді қызметі оның құжаттармен
жұмысының дұрыс деңгейге қойылуына байланысты. Іс – жүзінде ақпарат
көздеріне шешімдер дайындау мен қабылдауға байланысты бір де бір
технологиялық функциясы құжаттарды жасау, орындау және рәсімдеу процесі –
құжаттаусыз іске асырылмайды.
Осы диплом жұмысын жазу барысында алға қойған мақсатым – Қазақстан
Республикасының қазіргі кездегі ұйымның басқару қызметіндегі, өкімдік
құжаттардың негізгі құрылымдарын талдау – сараптау; өкімдік құжаттардың
рөлімен оларды жетілдіру жолдарын қарастыру.
Осы үдеуден шығу үшін мынадай мақсаттар қойылады:
- құжаттарды тағайындаудың және рәсімдеудің жалпы ережелерін зерттеу;
- өкімдік құжаттардың рөлі және оларды жетілдіру жолдарын анықтау;
- құжаттарды топтастыру деректемелерімен формуляр үлгілерін сараптау;
Құжат - латын тілінде күәлік, дәлелдеу тәсілі деген мағынаны
береді. Бүгінгі қолданыста оның негізгі үш мағынасы бар: 1) қандайда бір
фактіні не бір нәрсеге деген құқықты ( мысалы, жол жүруге деген ) растайтын
іс қағаз; 2) жеке басты ресми түрде куәләндыратын құжат (төлқұжат); 3) бір
нәрсе туралы жазбаша куәлік (мысалы, ескі грамоталар). (Ожегов с.И. Словарь
русского языка М,, 1982, с. 152).
Кәсіпорынды басқару – мәләметтерді қабылдап алу және өндеу,
шешім қабылдап оны орындау сияқты белгілі бір дәрежедегі ақпараттық процесс
болып табылады. Дұрыс шешім қабылдау үшін толық түрдегі жедел және ақиқат
мәліметтер керек болады. Құжат ақпараттың осы талабына жауап беруі
тиіс.Дегенмен хабардың толықтығы оны көлемімен ғана емес, сонымен бірге
оның мәнді де басты мәселелерін көрсетумен бағаланады.Яғни ақпараттың
көптігі оны өндеуді талап етеді. Осы жұмыстың бәрін құжатты тотырушы
атқаруы керек. Құжаттың санасы оның толықтығы, оралымдылығы және
анықтылығымен ғана емес, сондай-ақ оның ықшамдылығымен, көрнектілігімен
және қолайлылығымен айқындалады.
Сондықтан құжаттар тікелей қатанас жасаумен тиімді ұштастырыла
жүргізілсе, техникалық жағынан жақсы жабдықталып, нақты мақсаттарға
жұмсалса, онда олар іс-әрекеттің табыст болуына талап жасайды. Іс жүргізу
құжаттары сонымен қатар хабар-мәләметтің қайнар көзі және таратушысы, заң
арқылы қорғалатын істі белгілеудің тәсіліде болып табылады. Басқарудың
құралы ретінде құжаттар жоспарлауда, қаржыландыруды, несие беруді,
бухалтерлік есептеу мен есеп беруде, оперативті басқаруда, ұйымның қызметін
кадірлік жағынан қамтамасыз етуді тағыда басқа қолданылады. Құжаттарда
мемлекеттік құрылым белгіленеді, олар мекемелер, ұйымдар, кәсіп орындар
және азаматтар арасындағы, заңды және жеке тұлғалар арасындағы қатынастар
үшін қызмет етеді. Материалданған (құжат түрінде) заңды күші бар мәләметтер
төрелік сотта еңбек тартыстарын шешуде қандайда бір фактінің негігі дәлелі
ретінде қызмет етеді.
Ұйымның құжаттары белгілі бір мәдени тарихи құндылыққа ие,
мемлекеттің архиф қорының бөлігі болып табылады, сондықтан олар мемлекеттік
рахивтерге тапсырылуы тиіс.
Құжат толтырудың бір тұтас ережесін Қазақстан Республикасы мәдениет ,
ақпарат және қоғамдық келісім министірлігінің архивтермен құжаттарды
басқару комитеті белгілейді. Мұндай соңғы ереже 1992 жылы 30 маусымда
ҚРМинистірлік Кабинеті бекіткен Қазақстан Республикасында барлық ұйымдық
құқықтық нысандардағы кәсәпорындар, мекемелермен ұйымдарда құжат толтыруды
бақару және құжат жүргізудің негізгі ережелері деп аталатын №562 қаулысы
болып табылады.
Кәсіпорынны үлкен болған сайын, ұйымды басқарудың жүйесі де күделене
түседі. Олай болса сізге өкілеттілікті ажыратуға, құжат толтырудағы
бірлескен іс-әрекетке жауаптырақ қарауға тура келеді.Басқарудың түпкі
мақсатын таңдауда ең алдымен барлық басқару бөлімдерінің бақылауда болуын,
жауапкершілігін және қызметтердің нақты бөлінісін, тиімділікті басшылыққа
алған жөн ұйымның ағымдағы қызметі бойынша ұйымдық құжаттарды жасауда дәл
осндай мәселелер шешіледі. Құжаттардың жасалуына, олардың тіркеліуне,
жіктелуіне, қозғалысына есепке алынуы мен сақталуына байланысты жұмыстардың
жиыны іс жүгізу деп аталады. Қазақ КСР-дағы іс жүргізу жүйесі барлық
шаруашылық субьектілерінің ортақ бір тектес әдісткр негізінде құрылып,
мемелекеттік стандарттар мен ережелерге сәйкес реттелетін. Жаңа
экономикалық қатынастарға көшу кезеңінде, әр түрлі мемлекеттік және жеке
меншік құрылымдардың жаппай сахнаға шығу жағдайларында бұл ережелер ұмыт
болған және де мемелекеттік ұйымдарда бұл мәселені шешудің қандацда
болмасын талпынысы байқалғанымен, әр бір жеке меншік ұйым құжаттары
рәсімдеуде, дайындауда және есебін жүргізуде өз тәртібін орнатуда. Бұл
жағдай 11.07.1997 жылы №151-1 Қазақстан Республикасының Тіл туралы
Заңының іс жүргізуді қазақ тіліне аудару талабымен күрделене түседі.

1.1 Іс жүргізудің нармативті базасы және оларды ұйымдастыру.
Іс қағаздарын жүргізудің нормативтік базалары Қазақстан
Республикасының мәдениет, ақпарат және қоғамның келісім министрлігінің
мұрағат және құжаттар ісін жүргізу бойынша комитет төрағасының бұырығымен
2003.29.04 №33 Қазақстан Республикасының мемлекеттік ұйымдарды құжаттама
және құжаттау ісін жүргізудің типтік ережелері туралы олармен Қазақстан
Республикасында жұмыс істеуді құжаттарды жасау және ұйымдастыру жалпы
талаптар қойылды.
Қазақстан Республикасының үкіметінің 26.02.2003. №204 қаулысына сәйкес
күші жойылған деп танылған Қазақстан Республикасының министірлер
кабинетінің 30.06.1992. №562 қаулысымен бекітілген ережелердің орнына
аталмыш ережелер енгізілді
Алайда, бұл құжатта Қазақстан Республикасының министірлер кабинетінің
30.06.1992. №562 қаулысында мазмұндалған құжаттарды рәсімдеүдің жалпы
талаптары сақталған ,онда да қазырғы заманғы іс жүргізүдің жаңартуы мен
қенейтуі талантарын есепке алғанда. Бұл ережелердің базасында ережелер
талабы міндетті болып табылатын мемлекеттік органдармен ұйымдарда іс
жүргізу бойынша нұсқаулар өнделеді : және бекітіледі . Бұл ережелерді
Қазакстан Республикасының құжат сипаттамасының жалпы жүйесінде
біркелкілікке қол жеткізу мақсатымен және өз қызметінің ерекшеліктерін
есепке ала отырып , мемлекеттік емес секторлардын ұйымдарыныңда қолдануына
болады . Электрондық құжаттар жасау жүиесін ұйымдастыруға көшуді
Қазақстан Республикасының 07.01.2003.№370-2 электрондық құжат және
электрондық сандық жазылымдар туралы заңның қолдану керек . Іс
қағаздарының жүргізү бойынша нұсқауларды дайындауда іс қағаздарын
жүргізү және мұрағат ісі . Терминдермен анықтамалар Қазақстан
Республикасының статистикасының 10.31.2001, ұйымдастыру –жіктеу
құжаттамасы . Құжаттарды рәсімдеуді талаптары Қазақстан
Республикасының статистикасының 10.24. 2001 мемлекеттік стандартардын
талаптарын міндетті түрде ескеру керек . Іс қағаздарын жүргізуді
ұйымдастыру .Іс қағаздарын жүргізу жедел әрі қарапайым болу керек. Оның
жүйесі ішкі фирмалық құжатпен ,яғни Іс қағаздарын жүргізу туралы
нұсқаумен бекітіледі. Қазақстан Республикасының мәдинетті ,ақпарат
және қоғамдық келісім министрлігінің 2030 жылғы 29 сәуірдегі .№33 мұрағат
ісін жүргізу және құжаттама бойынша комитет төрағасының бұйрығының
талаптарына сай құрастырылған және ұйымның жоғары қызметтегі тұлғасымен
бекітілген .Субъкттің ұйымдастырушылық құрлымына және құжат айналымының
объектісіне байланысты іс қағаздарын жүргізу.
- істерді басқарумен
- канцеляриямен

- секретариатпен (хатшылықпен
- жалпы бөлімен
- рефериетпен
- лауазымдар тәртібіне сыятын кез келген қызметкермен (іс қағаздарын
жүргізуге жауапты жүзеге асуы мүмкін .

2.3 Іс қағаздарын жүргізу қызмет қызметкерлерінің функционалды
міндеттемелері мен бекітіледі.№22 16.10.99жылы

-жетекшілер
- меңгеруші

- меңгерушінің орынбасарлары
- мамандар
- фирма жетекшісінің көмекшісі
- әдіскер
- мұрағат менгерушісі
- редактор
- техникалық жұмышылар
- секреторъ – референт (стенографист
- іс қағаздарын жүргізуші
- хатшы -мошинист
- экспедитор
- куръер
Жатады.

Іс қағаздарын жүргізу жауапкершілігі жетекшінің пункт бойынша құрылымға
сәйкес жетекшісінің бірінші орынбасарына немесе нақты орындаушыға
жүктеледі және еңбек келісімшартында бекітіледі .
Корреспонденциямен жұмыс істейтін лауазымдары бойынша фирманың барлық
жұмысшылары Іс қағаздары жүргізу туралы нұсқаулықтарды білуге
міндетті және оның талаптарына сәйкес қызметтін құжаттарды ресімдейді.
Іс қағаздарын жүргізу туралы нұсқаулықтар құжаттарды қабылдау және жасау
процестеріне, ережелеріне , ұйымдастырылуна уақытында белгілеп отыратын
нормативтік құжат болып табылады. Нұсқаулықтарға фирмаларда қолданылатын
құжаттардың формалары мен үлгілері және анықтамалық әдістемелік
материалдар бекітілетін құжаттар тізбесі, мөр қойылатын құжаттар тізімі
және тағы басқа тіркеледі.
Ішкі фирмалық қызметтік хаттар жазу Қазақстан Республикасының заңнамасында
бекітілген, 10.12.99жылы№493-1
Қазақстан Республикасының Еңбек туралы Заңымен рұқсат етіледі. Қызметтік
хат ұйымның құрылымдық бөлімшелері арасында ұсынылмайды
Басқа ұйымдармен және азаматтармен қызметтік хат
- Қазақстан Республикасының мемелекеттік тілінде
- ресми тілде
- тілек- талап,хат, өтініш және тағы басқа келіп түскендердің қай тілде
жазылғанына орай жүргізілуді( жазылады.
Іс қағаздарын жүргізудің үйлестірілген жүйесі, құжаттамаларды жүргізудің
қалыптастырудың бірнеше шағын жүйелерін бекітеді.
- жоспар
- есептік- статисеикалық
- алғашқы есептік
- қаржылық және бухгалтерлік есептемелерді
- ақшалай есеп айырысуды
- ұйымдастыру- жіктеу
- салықтық
- жобалық- смета құрылыс
- ішкі саудалық
- техникалық (жаңа техника, жаңашылдық , жаңалық ,және тағы басқа.
- еңбек және әлеуметтік сұрақтарды
- еңбек қорғаны және техника қауіпсіздігі
- бағаның құрылуын
- кадрлық сұрақтар бойынша
- халыққа тұрмыстық қызмет көрсету бойынша

Бұл басылымда біз шаруашылық қызметтің кез келген субъектілеріне қажет
ұйымдаструшы жіктеуші жүйені егжей тегжейліқарастырамыз.Әр субъекті
тәжірбиелік қызметтінде өзіне қажетті осындай кең талқыланатын шағын
жүйелерді бекітеді.
Құпия іс қағаздарын жүргізудің жүргізу тәртібі Қазақстан Республасының МО,

Және тағы басқа мемлекеттік органдардың арнайы нұсқаулықтарымен бекітіледі.
Іс қағаздарын жүргізуге жауапты тұлға ауысқан жағдайда ол акт бойынша
өзіндегі бар іспен мұрағатты жаңадан қабылданған жұмысшыға беруге
міндетті .
Бұндай тәртіп өзінің қасындағы кез келген құжаты.ұйымдастырушы, жіктеуші
,бухгалтерлік, салықтың, қаржылық және тағы басқа бар фирманың кез келген
қызметкері үшін де қарастырылады.
1.2 Құжаттар ісін жүргізу, Құжат дайындаудың және ресімдеудің жалпы
ережелері
Барлық корреспонденция Іс қағаздарын жүргізу туралы нұсқаулық пен
жарғының талаптарын есепке ала отырып субъектінің дербес жасаған фирмалық
бланкілерінде ресімделеді. Бланктер ереже бойынша құжаттың заңды тұлға
авгордың атымен берілетін бұрыннан жазылып қойылған А4 немесе А5 фарматының
таза қағазды айтамыз әр бір сабъекті бланктің: хат және қалған құжаттар
үшін деген екі түрін жасайды және қолданады. Бұл екі бланктің айырмашылығы
сол хаттар үшін пайданылатын бланкілерге кәсіпорынның байланысы индексі,
пошталық немесе телеграфтық мекен-жайы, факстық нөмірі эмайл, СТН, телефон
номірі, бланктегі есеп шот нөмірі деген реквизиттер сақталады және
реквизиттің тұрақты бөлігіне кіретін құжаттың күшімен индексіне сілтеме
жасалады ал басқа құжаттардың бланкілерінде бұл ережелер құжат түрінің
аталуы және шығарылған және құрастырылған жері реквизиттерімен толтыру
үшін басқаша толтырылуы мүмкін.
Мекемелерде құжаттардың үлкен санын құжаттардың жеке түріне арналған
бланкілерді қолдануға ұсынады. Оларды типографиялық өдіспен құжат
түрлерінің атауы бойынша мәселе қаулылар, шешімдер бұйрықтар және т.б.
сияқты болып шығарады.
Шетелдік әдістермен жұмыс істейтін ұйымдар үшін әріптестердің тіліндегі
реквизиттердің көшірмелері бар арнайы бланкілер қажет. Егер құжаттың екі
жақ немесе бұданда көп заңды тұлғалар құрастыратын болса, онда ол жалпы
ережелердің қолданылуымен таза қағазға ресімделеді.
Барлық бланкілермен құжаттардың екі жазылмай қалуға тиіс екі жиілігі
болу керек:
- сол және жоғарғы жағы – 20 мм;
- оң және төменгі жағы -10мм;
Бланктерде реквизиттердің орналасуы КУА и Д-дың 29.04.03. жылы №33
бекітілген бұйрығымен 29 бірлікті құрайтын тәртібімен санына сәйкес келуі
керек.
Алайда, бұл жоғары керілім және тәжірибе жүзінде құжат түріне
байланысты аз қолданылады.
Тәжірибе жүзінде қолданылатын ең маңызды реквизиттер төмендегідей
01– Қазақстан Республикасының мемлекеттік ел таңбасы;
02 – Қазақстан Республикасының наградаларының бейнесі;
03 – Ұйымның эмблемасы немесе табарлық белгісі қызмет көрсету белгісі;
05 – Құжат формасының коды;
06 – Ұйымның аты;
07 – Ұйым туралы анықтамалық мәліметтер,
08 – Құжат түрінің атауы;
09 – Құжат толтырылған күні;
10 – Құжаттың тіркелген нөмірі;
11 – Құжат толтырылған күнге және тіркелген нөміріне сілтеме;
13 – Құжатқа қол жеткізу шектеулілігінің грифі;
14 – Мекен жайы;
15 – Құжатты бекітудің грифі;
16 – Корар;
17 – Мәтінге тақырып;
18 – Бақылау туралы белгі;
19 – Құжат мәтіні,
20 – Қосымшаның қолда бар болуы туралы белгі;
21 – Қолы;
22 – Құжатты мақулдаудың грифі;
23 – Құжатты мақұлдаудың визалары;
24 – Мөр;
25 – Көшірмені растаушы туралы белгілеу;
26 – Орындаушы туралы белгілеу;
27 – Құжаттың орындалуы және оның іске бағытталуы белгілеу;
28 – Құжаттың ұйымға келіп түскені туралы белгілеу;
Құжатқа заңды күш беретін, әсіресе құжаттың толтырылған күні,
қолы, мөр, құжатты бекітудің грифі сияқты реквизиттердің дұрыс
ресімделуі каса маңызды болып табылады. Әр құжатты үш негізгі бөлікке
бөлуге болады:
- тақырыптың (оған мәтінге дейін орналасқан реквизиттер кіреді)
- Негізгі ( құжат мәтіні және қосымшаның қолда бар болуы туралы
белгі дейтін реквизиттер кіреді)
- Ресімделуші ( құжат мәтіні төменгі жағында орналасқан реквизиттерді
және қосымшаның қолда бар болуы туралы белгіні қамтиды).
А4 форматтағы қағазға реквизиттердің бұрыштық орналасудағы бекітуі
сызбада көрсетілген. Егер бланктер қазақ және орыс тіліндегі реквизиттермен
дайындалатын болса, онда олар орталық орналасу қолданылады.
Қазақстан Республикасының ел таңбасына бейнесін ереже бойынша 100
пайыз мемлекеттік меншіктегі кәсіпорындар, яғни ресми құқықтық актпен
құқық берілген ұйымдар ғана шығарады.
Бланктерде мемлекеттік ел таңбаның белгісі реквизиттердің бұрыштық
орналасумен бланктің жоғарғы жағына кәсіпорынның атауы жазылған жолдың
ортасына орналасады. Ал пратаколдың орналасуы бар бланкілердің орналасыу
бар блаккілердің ортасында жоғарғы жағында орналасады. Ел таңба бейнесінің
диаметрі 20 мм-дан аспау керек. Қазақ және орыс тілінде жазылған орналасуы
бар бланкілерде ел таңба, бланктің ортасында, жоғарғы жиегіне яғни
кәсіпорынның екі тілде жазылған атауларының ортасында орналастырылады.
Наградалардың бейнесі.
Бланктердегі бейнелерге Қазақстан Республикасының наградалары
жатады.Бір бланкіге бір уақытта елтаңбаны, эмблеманы және үкіметтік
наградалардың бейнесі шығаруы ұсынылмайды. Наградалар мен эмблемалар
үйлесіп жатса оларды басып шығаруға болады. Ұйымның – эмблемасы немесе
тауар белгісі қызмет көрсету белгісі.
Ұйымның эмблемасы (тауар белгісі-кәсіпорынның немесе фирманың ұйымның
бағытын бейнелейтін және белгіленген тәртіпте тіркелген шартты графикалық
бейне. Көп жағдайда эмблема ретінде тіркелген тауар белгісі (фирманың
тауарлық маркасы), сурет, аббревиатура, әріпті – графикалық аралас бейнелер
және т.б қолданылады. Эмблемалардың көлемі шектеусіз.
Эмблема құжатты іздестіру жұмысын жеңілдетеді, құжаттың кімнен келіп
түскенін егер ол тұрақты корреспондент болса тез анықтауға мүмкіндік
береді, бланктің эстетикалық түрін жақсатады. Алайда, мынаны ескеру керек,
эмблеманы ұйымның атауымен ауыстыруға болмайды. Шетелде эмблема көп
жағдайда фирманың атауымен бірдей деңгеиде бланкінің сол немесе оң жағында
орналастырылады.
Реквизитердің бұрыштық орналасуында эмблема сол жақ жоғары бұрышта,
көлделеңінен (ортада) – ортада қағаздың жоғарғы жағында ортасында
орналасады.
06 Ұйымның атауы
Әрбір заңды тұлғаның өз фирмалық атауы бар. Онда оның
ұйымдастырушы-құқықтық формасын құрайтын нұсқауы болады. Ұйымның атауы
тіркелген құрылтайшы құжаттарда (кәсіпорынның жарғысында немесе құрылтайшы
құжаттарда, куәлікте) атауға сәйкес қатаң түрде жазылады.
Әдетте, атаулар ЖШС, АҚ және т.б. типтердің құрылған түрімен
қолданылады.
Бланкіде әдетте ұйымның аты ғана көрсетіледі. Одан басқа
реквизит, ұсақ әріптермен жоғарыда тұрған инсталдың, мысалы: қаржы
өндірістің топтың атауы жазылуы мүмкін.
Жоғарыдағы интонатция тікелей немесе әкімшілік бағынатын
кәсіпорындардың немесе ұйымдардың бланкілерінде көрсетіледі.
Ішкі құжаттарда, мысалы, протаколдар, баяндамалық немесе
түсініктеме хаттарда көп жағдайда құрылымдық бөлімшелердің атауы ғана
көрсетіледі.
Ұйымның атауы реквизиті Ұйымның эмблемасы реквизитін төмен
орналастырылады.
07 – Ұйым туралы анықтама мәліметтері.
Мәліметтердің бұл реквизитте көрсетілген жиынтығы кәсіпорынның заңды
мекежайы, факс нөмірінің енуімен кеңейтіледі:
Хат, факс үшін бланкілерде заңды мекен-жай типографиялық әдіспен
немесе жеке компьтердің көмегімен басылады.
Біріккен халықаралық бірлестіктер, кәсіпорындардың, фирмалардың
блнкілерінің өзіндік ерекшеліктері бар. Оларда бірлестікке кіретін
жақтардың немесе мекен-жайы мен. Елі көрсетіледі. Бұндай бланкілердің
реквизиттері екі тілде дайындалады.
Бұл реквизит Ұиымның атауы деген реквизиттің төменгі сол жағында
жоғарғы бұрышында орналастырылады, яғни құжаттың жоғарғы немесе төменгі
жағында.
08 – Құжат түрінің атауы.
Аталмыш реквизит құжаттың белгілеуі туралы жалпы көрініс береді, оның
реквизит құрамдарын, мәтін құрылымын, оның талаптарының орындалу
міндеттерінің дәрежесін анықтайды. Ол құжаттың тақырыптың бөлімінде
Ұйымның атауы деген реквизитпен және заңзы менке-жайымен кейін орналасып,
сол жақ жиектің сызығымен үлкен әріптерімен мысалы: АКТ, АНЫҚТАМА, ПРОТОКОЛ
деп жазылады.
Бұл реквизит маңыздылардың бірі болып табылады.Ол барлық құжатта,
факспен хаттарда қойылады. Факспен хат үшін ол КЕПІЛ хат деп қолданылады.
09 – Құжат датасы.
Құжат датасы – кез келген құжаттың заңды күшін қамтамасыз ететін
міндетті болатын реквизит. Құжатта дата бірнешеу болады. Алайда олардың әр
түрлі белгілеу бар және құжаттармен жұмыс істеудің түрлі сатыларын белгілеп
отырады.
Құжаттың датасы болып:
- оның қол қойылған күні (бұйрықтар, хаттар, факстер, анықтамалар үшін)
- оның бекітілген күні (жоспарлар, есеп берулер, ережелер, нұсқаулықтар
үшін)
- бекітілен шараның күні( нұсқаулықтар, ережелер, протоколдар, акттар
үшін)
Ресми құжаттардың қатары үшін құжаттйң күшімен енген күні және
шығарылған күні деген де бар.
Бұл құжатта қол қоюшымен немесе бекітетін тұлғамен ұсынылады. Құжаттың
барлық рәсімделуі мен өнделлуі сатыларының күні жазылып отырылады. Бұл
даталар жұмыста құжаттардың кешігуі қай жерде болғанын анықтауға мүмкіндік
береді. Дата реквизиттің құрамдас бөлігіне, яғни құжатты растаудың
грифі, Құжатты растаудың визасы, Ұйымға құжаттың келіп түскені жайлы
белгілеу, және Құжатта автоматты әдістіру үшін белгілеу дегендерге
кіреді.
Ұйымдастырушы - жетекші құжаттарда дата арбаб цифрларымен жазылады.
Онда сегіз белгі – алтау (күнге, айға, жылға екіден) және шектеу жүктелер.
Егер сан жалғыз болса, оның алдына 0 (нөл) қойылады. Мысалы: 08.06.01.
Бұнда әдіспен рәсімделген дата құжаттарда автоматтандырылған өндеу үшін код
болып табылады. Жылды толық жазуға болады. Мәселен, 08.06.2001. Сөз,
санәдіспен даталарда рәсімдеу (08 маусым, 2001жыл.) қаржылық сипаттағы
құжаттарда жазуға болады. Датаны рәсімдеудің осындай тәсілін іскер шетелдік
портнерлармен жазба хаттарда қолдануға болады.
Көптеген құжат үшін дата Құжат түрінің атауы деген реквизиттен төмен
қағаздың жоғарғы тақырыптың бөлігінде құжатты рәсімдеу болған соң қойылады
және сол жаұқ жиектен басылады.
Дата құжатта көрсетілген заңды тұлғалардың немесе қызметкерлердің,
кәсіпорындардың құқықтары мен міндеттерінің өзгерген немесе күші жойылған
сәтін анықтау үшін қажет.
Кейбір құжат түрлерінде датаның болмауы – олардың күші жоқ деп
мойындауға негі бар. Сондай – ақ берілген күні көрс,етілмеген сенім хатта
күші жоқ деп танылады.
10 – Құжаттын тіркелген нөмірі.
Құжаттың тіркегген нөмірі – рәсімдеудің құжатта берілетін (реттік
нөмірі) құжаттың шартты сандық (негізгі әріпті цифырлы) белгілері. Ол
Құжаттың датасы реквизитінің жанына фирма құжаттарының шығатын, кіретін
және ішкі құжаттарына қойылады.
Жыл басынан бастап өсу ретімен реттік нөмірлер протокол, бұйрық, акт,
анықтама, еңбек шарттарында және т.б. сияқты құжаттарда, мәселен, №1, №2,
№3 ... . деп қойылады. Жеке құрам негізгі қызмет бойынша бұйрықтар өз
топтарынаң шегінде және белгілерге ие. Мысалы, К-1, т.б.
Көп жағдайда шығатын құжаттың индексі құжатты құрайтын құрылымдық
бөлімшелердің шартты белгілерінен (индексімен), жіберілген құжат
көшірмесінің қайда тігілгені жайлы номенклатура бойынша ие нөмірлері және
жіберілген құжаттың реттік нөмірі, мысалы, 04 – 13194, мұндағы 04 –
құрыолымдық бөлімшелердің (бухгалтерияның) индексі; 19 – жіберілетін
құжаттың реттік нөмірі.
Коммерциялық өзара шарттардың нөмірлерінде екі намератция болады,
мысалы, №1842, мұнда 18 – басқа бір фирмадағы құжаттың реттік нөмірі; 42 –
фирма контрагенттегі осы құжаттың реттік саны, бұл жердегі бірінші цифра
келісім шарт жобасын дайындайтын фирманы көрсетеді.
Реттік нөмірлер кіретін және шығатын хаттарға да қойылады.
Бірнеше заңды тұлғалар дайындаған құжаттарда бір ғана дата көрсетіледі
( қол қоюдың ең соңғы күні) және әрбір ұйым құрастырушылардың құжаттарына
берілген реттік тіркеу нөмірлері қойылады.
Кәсіпорындарға; шйғатын және кіретін құжаттарға жеке тіркеу журналдарын
кіргізу ұсынылады. Журнал графаларында, мысалы, шығатын (шығын) құжаттарын
тіркеу үшін тіркелген күні, құжат нөмірі, бұл құжатты рәсімдеген оәының
жарамды мерзіміне және т.б. белгілер көрсетілуі тиіс. Бұндай журнал қолда
бар кезде салық инспекциясының немесе сот қызметкерлеріне сол немесе басқа
құжаттарын соңғы кезеңнен жазылғнын, ол журналдың жыл басынан жүргізіліп
келе жатқан сондай-ақ, қиын әрі ескерусіз қалатындай жасау мүмкін еместігін
оңай дәлелдеуге болады.
11 – Құжат нөмірлеріне және тіркеу нөміріне сілтеме.
Бұл реквизит үшін орын хаттардың , факстердің бланкілеріне белгіленеді.
Ол инициативті (фирма алған) хат үшін хат жауапты рәсімдеуге толтырылады.
Сілтеме үшін дата мен номір инициативті хаттан алынады және келесі
әдіспен: №25 01-25, 12.06.2006 деп рәсімделеді.
Бұл сілтеме хат-жауапты алған фирма-контрагентке инициативті хаттың
көшірмесін тез тауып алуға көмектеседі. құжат датасы мен тіркеу нөміріне
сілтеме, реквизит Құжат датасы және Құжат индексі реквизиттеріне
төменгі сол жақ жиектің шетіне жазылады.
13 - Құжатқа қол жеткізудің шектеу грифі.
Бұл реквизит құпия немесе конфиденциалды ақпататы бар құжаттарға
жазылады.
Реквизит Мекен –жайы Құжатты бекітудің грифі деп аталатын
реквизиттерге жоғарғы, құжаттың оң жақ жоғарғы бұрышта орналасады
конфиденцианалды немесе КҰ (коммерциялық құпия) деген сөздерден тұрады.
Бұл грифтің астына аталмыш құжат көшірмесінің нөмірін қою керек.
Құпия, Өте құпия грифтері құпия ақпараттары баро мемлекеттік
кәсіпорындардың құжаттарына қойылады.
14. Мекенжай
Құжатта көрсетілген мәселелердің тез шешілуін және аталмыш мәселемен
айналысушы қызметтердің қолына бұл құжаттың тез жетуі мекенжайдың дәл
көрсетілуіне итікелей байланысты.
Мекнжай, яғни алушыны көрсету ұсынылатын жетекшіліктері (өтініш,
баяндама және түсініктеме хаттар) және ұйымдарға немесе жеке тұлғаларға
жіберілетін құжаттарда көрсетіледі.
Бұл реквизит хаттарға, факстарда рәсімделеді және алушының (адресот)
пошталық мекенжайы көрсетіледі. Бұл реквизиттің ең көп терімі мына келесі
бөліктерден тұрады:
- мекеменің, ұйымның атауы (атау есептікте);
- атау есептікте құрылымдық бөлімшенің атауы;
- алушының міндеттерін көрсету;
- фамилиялар мен инициалдардың фамилиялардан кейін көрсету
- политалық мекенжайы.
Аталмыш реквизиттің әрбір құрамды бөлігі жоларалық интервал дық 1,5
қашықтығында жаңа жолдан жазылады. Тысыс белгілері – нүкте мен үтірлер
қойылмайды.
Адресат реквидентінің құрамы адресаттан немесе жазылған құжат түріне
байланысты өзгеріп орырады. Мысалы:
ҚР – ның Мемлекеттік кірістер министірлігі
Кеден комитеті
473000, астана қаласы, Отырар көшесі, 69-1.
Алушының лауазымы мен оның аты-жәні егер аталмыш мәселен нақты кімнің
айналысы жүргені белгілі болған жағдайда ғана көрсетіледі.
Казцинк АҚ
Орталық бухгалтерия
бас бухгалтерге Қонаев С.Б. мырзаға
330005; Өскемен қаласы
Металуктер көшесі; 4Мекен жайдың көрсетілуі басқа формада болуы мүмкін
Мираж ЖШС – нің директорына
Абашев Т.М. мырзаға
480064, Алматы.
Абай даңғылы, 59
Егер құжат жеке тұлғаға жіберілетін болса, онда ең алдымен мекенжай
көрсетіледі;
642000, Петропавл
Киров көшесі, 154, 15 пәтер
Бурумбаева Г.М мырзаға
Мырзаға сөзі мекенжайда орысшасында қысқартылып жазылады. Бұл
жағдайда егер құжат билік органдарына (мекемелеріне) немесе тұрақты
адресаттарға жіберілетін болса, онда пошталық мекен жайы көрсетілмейді.
Соңғы уақытта мекенжай жазу тәжірибесінде келесі тәртіпте пошта
байланысының ережелері қолданылып жүр;
- ұйымның атауы (заңды тұлға үшін), фамилиясы, аты, әкесінің аты (жеке
тұлға үшін)
- көшенің аты, үй нөмірі, пәтер нөмірі;
- қала, ауылдың аты;
- облыс, аймақ, округтық автономиясы ( облыстық, республиканың) аты;
- елдің аты (халықаралық байланыс үшін)
- пошта индексі.
Хатты бірнеше мекенжайға жіберуде көшірме сөзі мекенжай алдында
көрсетілмейді.
15 – Құжатты бекітудің грифі.
Қол қойылғаннан кейін құжаттардың кейбір жеке түрлері заңды күшімен енетте
бекітуді талап етеді. Бұл құжаттардың бекіту қажеттілігі әдетте нормативті
актілерде қарастырылған. Осылайш, барлық ұйымдық құжаттар, сонымен қатар
жоспарлар, есеп берулер, нұсқаулықтар, ережелер, кейбір актілер бекітіледі
талап етеді.
Құжат кеі түрлі әдіспен бекітілүі мүмкін: реттеуші құжаттардың (қаулылар,
шешімдер, бұйрықтар) арнайы рәсімделумен (бекіту грифінің қойылуымен)
Бекіту грифін жазудың екі нұсқасы болуы мүмкін.
Гранит АҚ акционерлерінің
Жалпы жиналысының
қаулысымен
бекітілген
№17 протокол, 05.05.2006ж.
Бекітемін
Қазақстан Республикасының әділет министірлігі

( жеке қолы) (тегі және аты)

БЕКІТЕМІН және БЕКІТІЛГЕН сөздері тырақшалық, бас әріптермен
жазылады. Одан кейін бекітудің түріне байланысты құжатты бекітіші жеке
тұлғаның лауазымы, қолы, қолының оқылуы (толық шешімі) және күні
көрсетіледі. Басқа құжатпен бекітуде атау септікте құжаттың аты, күні және
нөмірі көрсетіледі. Құжаттың оң жақ жоғарыда бекітуі грифі орналасады.
Ереже бойынша бекіту грифі кәсіпорынның нөрімен расталады.
16 –Қарар
Құжаттың алғашқы өнделуінен кейін және тіркелуіне кейін ол жетекшіге
қарастыру үшін беріледі. Нәтиже қарарда көрсетіледі.
Қарар – лауазымды тұлғанның қолыннан шыққан және қабылданған шешімі
жазылған құжаттағы жазу. Қарар құжатта айтылған мәселеге арнайы жетекшінің
бұйрығын бекітеді: Орындаушыны дұрыс таңдауда, қарардың нақтылығына және
айқындылығынан тапсырманың орындалу сапасы және өз уақытында орындалуы
тығыз байланысты. Айқындылық, нақтылық, қысқашалық ұқсынылатын қарардың
негізгі талаптары осы. Бұл реквизит басшылықтар қарастыратын кіретін және
шығатын құжаттардың оң жақ жоғарғы бөлігінде орналасады. Хаттар мен
факстердің қарар (мекенжай) және де ( құжат мәтіні ) реквизиттерінің
арасына, құжаттың бірінші бетіне жазылады ( қарар ) реквизитте мынаны
қарастыру керек.
- орындаушының аты-жөні (орындаушылық кімге тапсырылады)
- тапсырманың мазмұны (нақты іс-әрекеттері)
- орындалу мерзімі
- жетекшінің жеке қолы және қол қойылған күні
Егер қарарда бірнеше орындаушы көрсетілген болса, онда құжаттың орындалуы
жауапты бірінше жазылған жеке тұлға болады, ал қалғандары мәселені шешуде
орындаушылыққа тартылатыны ескеру керек.
Қарар мәтәннің екі түрі болуы мүмкін. Мәселенің шешілуін (мысалы,
материалдық көмек көрсету бас тарту ) немесе мәселенің дайындалуын
тәртібіне нұсқау беретін қарарлар. Екінші жағдацда қарар мәтіні үш бөлікпен
тұруы тиіс: кімге тапсылылады – орындаушының аты-жөні және инициалы, не
тапсырылады – мәселенің шешілуі, тәртібімен штаты, орындалу мерзімі.
Мысалы:
Ғабдумен Марат Құдайбергенұлына
14.09.2006 жылы
№3 сехтағы шығыс метериалдарына қолма қол қаражатын анықтаныз
Аты-жөні
Жеке қолы
04.06.2006.
Егер құжаттың орындалу мерзімі типтік болса немесе сол құжаттың мәтінінде
көрсетілген болса, онда оның арнайы нұсқауы талап етілмйді; басшы қарарда
орындаушының (орындаушылардың) тек аты-жөні инициалдарымен, мәселенің
дайындалу тәртібі қолын және күнін көрсетуі мүмкін мысалы:
Рахметулла ұлы Асанәлі
Баянбай ұлы Рахим
Мұратбек ұлы Рахман
Көрсетілген мерзімге дейін көрмені өткізүді ұйымдастырыныздар жеке қолы
19.09.2006
Қарар тіркеулі формаға ауыстырылады және құжатты жиі бақылауға алудың
негізгі бағыты болып табылады. Кей жағдайда қарарды құжатқа біріктірмейді
оған тапсырылған қағаз тапсырылмағанға қосады өйткені қарардың жоғалуы
немесе ауыстырылуы мүмкін
17 – Мәтін тақырыбы
Құжатта құрайтын мәтіннің негізгі мағынасының қысқаша мазмұндамасы
тақырып көп жағдайда не туралы? деген сұраққа жауап береді және
әдеттегідей ... . туралы деп аяқталады. Мысалы: Хаттауды жүргізу
туралы, төлем туралы және тағы басқа.
Ережелер мен нұсқаулықтардың тақырыбы қандай? деген сұраққа жауап
береді: кіретін құжаттарды тіркеу журналы немесе неге?: бухгалтерлік
есеп бойынша есеп саясаты ережесі.
Протокол, нұсқаулық, акт, жарғы, келісім шарт сияқты құжаттардың
тақырыбы құжаат түрінің атауымен септтікте үйлесіуі керек, мысалы;
істердің алыс – беріс акт, ДИРЕКТОРЛАР КЕҢЕСІ МӘЖІЛІСІНІҢ ПРОТОКОЛЫ:
Сұрауға жауап беруде сұраудың номеріне міндетті тәртіпте сілтеме
жасаған дұрыс .

2006 жылы
А4 форматта басылған құжаттарқа тақырып қойылады.
18 - Бақылау жөніндегі белгі Б әріпімен белгіленеді немесе басшының
тапсырмасымен бақыланатын құжаттарға арнайы штамп немесе қызыл
фломастерімен қолмен бақыланған күні түрінде белгі қойылады. Бақылау
жөніндегі белгі реквизиті тақырып денгейімен бірдей, құжатың сол жағына
жазылады.
19- Мәтін жазудың жалпы ережелері.
- Мәтінге қойылатын негізгі талаптың бірі – мазмұндаманың қысқаша болуында.
Хат, факс,және басқа құжаттардың мәтіні бар бір беттен аспауы керек.
Бұларды қоспағанда өзара шарттар мен келісім шарттардың көлеміне шек
қойылмайды. Мәтінің қысқалығына мазмұндаманың қысқаша аталуымен күрделі
сөйлемдердің жай сөйлемдермен ауыстырылумен, бұларды қайталаулармен өзге
артық мәлімдеуді қоспағанмен қол жетеізуге болады.
Тұжырымдар екі рет талқылауды жібермейтін , заңды қарым-қатынаста
дәл әрі мінсіз болуы керек. Мазмұндамада түсінілікте қол жеткізу сөйлемде
сөздердің тікелей тәртібімен мағыналық дәлдігі көмекке келеді.
- Қызметтік құжаттардың фоны бейтарап, әдетті және ізгі болуы керек.
Котегориалық сөзден қашу ұсынылады.
- Құжаттың тұтас мәтінін оқу қиынға соғады. Сондықтан оларда
абзатстарға бөлу орынды.
- Құжат мәтіні – құжат жазылатын және рәсімделетін ең басты реквизит.
Көптеген басқару құжаттарының мәтіні екі бөліктен тұрады:
- Құжатты құрайтын уәждермен негіздемелерді қамтитын мәтін.
- Қорытындылар, сөйлемдер, ұсыныстар, шешімдер мазмұндалатын негізгі
мәтін.
- Бұл құжатты құрастыру тәжірибесіндегі дәстүрлі тұрақты тәртіп сондай
ақ бәрінен бұрын құжаттың бас жағын менгеру керек екенін, сондықтан
оны негізгі бөліктен, яғни мәселенің: ұсыныстың, өтініштің, содан
кейін құжатты құрастырудың негізі болып табылатын мазмұндамасынан
бастау қажеттігін психолоктар дұрыс деп есептеп, осы әдісті ұсынады.
- Егер құжат құрастырудың негізі басқа құжат болған жағдайда
дайындалатын құжат мәтінінде болған құжат түрінің атауын, күнін және
нөмірін көрсететін нұсқауға сілтеме жасауы қажет.
- Мәтін көлемі үлкен құжаттарды арабша цифрмен рет саны қойылатын
бөлімдерге, бөлімшелерге тармақтармен тармақшаларға бөлінеді.
1. Бөлім (тарау)
1. Бөлімше
1. Тармақ
1. Тармақша
Тармақщалар ішіндегі абзатстарға тер саны қойылмайды.
Тексті жазу – құжат дайындауда біршама көп еңбекті қажет ететін процесс.
Сондықтан қолданылатын айналымдар мен мәтін жазудың ратционалды әдістерін
қолдана білу керек.
Құжат мәтіні осы пішіндердің комбинатция жолымен немесе мәтінмекн
байланысты анкета, кесте түрінде ресімделуі мүмкін.
Анкета формасындағы мәтіндер көрсеткіштердің анықталған жиыны бойынша бір
обьект жөніндегі андық немесе сөздік мазмұндамасында қолданылады.
Анкеталар көп жағдайда кәсіпорынның жеке құранын анықтайтын маркетингтік
зперттеулерді жүргізуге арналған құжаттарға қолданылған және тағы басқа.
- Жекеше түрдегі үшінші тұлғаның: шешім қабылдады (шешімдерде)
- Көпше түрдегі бірінші тұлғаның: шешім қабылдадық, ұсынамыз ( бірге
қабылданған шешімдерде )
- Жақсыз және тұлғалық белгісіз сөйлемдер ( бастаушы жоқ ).
Мысалы; Орындауда бақылауды - жүктеу ұсынылған сметаны бекіту.
Қызметтік құжаттарда құжат көлемін азайтатын және ақпаратты қабылдауды
жеделдететін сөз және сөз тіркестерінің қысқартылға түрі кеңінен таралып,
қолданылып жүр.
Жалпы қабылданған қысқарған сөздер:
Жыл (циифр жазылған кезде ) – ж;
Қала – қ;
Ханым – х-м;
Мырзаға – м-ға;
Азамат
Азаматтар
Азаматша
Өлшем бірлігі - ө.б;
Темір жол – т.ж;
Меңгеруші – мең:
Орынбасар
Атындағы – ат;
Тағы басқалар –т.б.
Коэфициент – коэф.,.
Пайдалы іс әрекет коэфициенті – п.ә.к.
Милиард – млрд.
Милион – млн (сан белгілерінен кейін)
Минут – мин;
Облыс – обл;
Трилион – трлм (сандық белгілерінен кейін)
Көшесі – к-сі;
Қысқартылған сөздердің толық қанды тізімі арнайы экономикалық және
техникалық әдебиеттерде анығқтама сөздіктерде келтіріледі.
20 – Қосымшаның қолда бар болу жөніндегі белгі
Егер құжатта қосымша бар болса, онда құжатқаоның бар болуы
жөніндегі белгі қойылады. Қойылған қолдың алдында текстен кейін осы
реквизит сол жиектен шегеріле орналастырылады. Егер құжатта қосымшаның
толық атауы болса онда қосымшаның бар болуы жөніндегі белгі қысқартылған
түрде беріледі.
Қосымша: мәтін бойынша төртінші бетте, екінші зкз-да. Егер құжатта
қосымшаның атауы көрсетілмесе онда осы қосымша туралы белгілеуде көрсету
қажет. Мысалы:
Қосымша: 1. екінші зкз-дың үшінші бетіндегі зинит АҚ-мен келісім шарт
жобасы.
1. екінші дананың екінші бетіндегі жеткізішілердің тізімі.
2. егер қосымшасымен құжат құжаттын қосымшасы болып табылса, онда
қосымшаның бар болуы туралы белгі құжат түрінің атауын, қосымшасының
бар болуы жөніндегі ескертуін және жалпы бет санын көрсету керек,
мысалы;
Қосымша: 12.05.2006.жыл. №25 сату-сатып алу келісім шарты және төрт бет
қосымшасы бар.Егер қосымша брошюре түрінде болса, онда бет саны
көрсетілмейді.
Егер қосымша құжатта көрсетілген барлық мекенжайға көрсетілмеген болса,
қосымшаның бар болуы жөніндегі белгі, төмендегідей тәсілмен рәсімделеді.
Қосымша: 2 нұсқасы 4-ші беттегі бірінші мекенжайға.
Қосымшалардың барлық қажетті реквизиттер болуы керек:
- құжат түрінің атауы;
- тақырыбы;
- күні;
- қолы;
Қосымшаның негізгі құжатпен байланысын көрсететін белгі қосымшаның
жоғарғы оң жақ бұрышына қойылады, Мысалы:
1 Қосымша
Гарант АҚ директорының бұйрығымене
№18, 21.03.2006.
Құжат қосымшаларының үш түрін бөлеміз:
- өзіндік мәні бар (нұсқаулықтар, ережелер, басшылықтар және тағы
басқалар) нормативтік актілерге сәйкес қызметке енгізілген немесе
бекітілетін;
- басқа құжаттардың ( кестелер, графиктер және тағы басқа) мазмұнын
толықтыратын немесе түсіндіретін;
- түсініктеме беретін хаттарға бағытталатын орындау үшін кез келген
ұйымдастырушы реттеуші бизнес жоспарлары.
21 – Қолы
Қол кез келген қызметтік құжаттың міндетті реквизит. Қол деген
реквизиттің құрылымы мыналар кіреді;
- құжатқа қол қоятын жеке тұлғаның лауазымы;
- жеке иқолы;
- қолының бекітімі (тегі аты-жөні)
Мысалы:
Директор қолы Н.В Глазунов
- Егер құжат бланкіде рәсімделген болса онда құжатқа қол қоятын жеке
тұлғаның лауазымы толық көрсетіледі, мысалы:
Технополюс АҚ-ның қолы А.В. Семенов
директоры
- Ұйымның бланкісінде құжатты рәсімдеуде лауазым қысқартылған түрде,
мысалы;
Директор қолы А.В. Семенов
- Бірнеше лауазымды тұлғалар құжатқа қол қойса, қол реквизитінің
құрамды бөлігі лауазымдарына қарай орналасады. Лауазым тааулары екі
жоларалық интервалмен бөлінеді; мысалы
Директор қолы А.В. Семенов
Бас бухалтер қолы Н.В Глазунов
Құжатқа лауазымдарды бір тұлғалар қол қойған болса, онда оларды
қолдары бір жолдың деңгейінде орналасады, мысалы:
ОТС ЖШС – ның директоры Ветерон АҚ-ның директо-
Қолы С.В Силин ры В.С Баянбаева
Лауазымды тұлғалар құжаттарға қызмат шеңберінде қол қойылды. Бүтін
бастау құқығында жүзеге асатын мекемелерде дайындалатын құжаттарға бір
лауазымды тұлғалар қол қояды. Колегиялық (алқалы) органдар қабылдайтын
құжаттарға екі қол қойылады. Осылайша алқалы органдардың ( құрылтайшылар
кеңесінің, акцилнерлердің жалпы жиналысының), құжаттарына осы органның
төрағасы және хатшысы қол қояды.
Алқалы органдардың құжаттарында құжат дайындалған тұлғалардың
лауазымы емес, комиссия құрамында бөлінген міндеттемелер (төраға, комиссия
мүшелері) көрсетіледі және комиссияның барлық мүшесі оған қол қояды.
Екі немесе оданда көп қолдар мазмұнына жауап беретін бірнеше тұлғалар
қол қоятын құжаттарда болады. Мысалы: келісім шарттармен өзара шарттарға
шартқа оырушылар қол қояды.
Қаржы-қаражат құжаттарына мекеме басшысы және бас бухалтер қол қояды.
Олардың қолы қызмет көрсететін банкке тіркеледі.
Қаржы жүйелеріндегі құжат жүргізу оператцияларымен құжат айналымының
негізгі ережелері. 31.12.97. №24 СБУ-дың №455 Бухгалтерлік қызметті
ұйымдастыруды мазмұндалған.
Қолы қарастырылған басшы болмаған жағдайда құжат оның міндетін
орындаушы тұлға немесе орынбасары қол қояды. Құжатқа нақты қол қойған
тұлғаның аты-жөні және нақты лауазымын көрсеткен жөн.
Міндетті орындаушы немесе Орынбасары деген түзету жазба
машинкамен немесе қолмен жазылады.
Қолы реквизиті, Құжат мәтіні, Қосымшаның бар болуы жөніндегі
белгі, реквизитерімен кейін қойылады.
Бір құжаттың үштен аса даналары көп болған жағдайда оның ұйымда
қалатынына қол қойылады, ал қалғандарын орындаушы растайды немесе оларға
басшының қолымен қойылады.
Көп құжаттардың мәтіні қол қойғанға дейін қызығушылық танытқан
лауазымды тұлғалар мен құрылымдық бөлімшелердің соның ішінде бухгалтерлік,
ереже бойынша бас бухгалтердің келісімдеріне мақұлданады.
22 – құжатты мақұлдаудың грифі
Құжатты сырттай мақұлдау протокалымен немесе жобаны талқылау құжатының
анықтамасымен, алайда көп жағдайда құжатты мақұлдау грифінің рәсімделеді.
Мақұлдау грифінің екі нұсқасы болуы мүмкін: нақты лауазым иесінің
мақұлдауы немесе құжатпен мақұлдау. Мысалы:

Бірінші жағдайда МАҚҰЛДАНДЫ сөзінен кейін ұйымның атауы бірге лауазым
аты да көрсетіліп, жеке қолы және толық аты-жөні жазылып, күні белгіленеді.
Екінші жағдайда МАҚҰЛДАНАДЫ сөзінен кейін құжат, оның күні мен нөмірі
көрсетіледі.
МАҚҰЛДАНДЫ сөзі тырнақшаның ішіне алынбай үлкен әріптерімен жазылады.
Мақұлдау грифінің орны қолы реквизитінен кейін төмен құжаттың беті
жағында орналасады, егер құжат бланкіде толтырылған болса.Егер құжат
тәуелсіз заңды тұлғалардың лауазым иелері бекітуіне немесе мақұлдауын қажет
етсе, онда құжат таза бетте, сол жақ жоғары бұрышына МАҚҰЛДАНДЫ грифі, ал
оң жақ бұрышына БЕКІТЕМІН грифі қойылып дайындалады.
Бірнеше ұйымдардың мақұлддауы қажет болған жағдайда
мақұлдаудың жеке қағазы дайындалуы мүмкін. Мақұлданған құжат қол қоюға
жібереді.
23 – Құжатты мақұлдау визалары
Мақұлдау - құжаттың мезгілділігін және нақтылылығын оның күші
бар нормативтік актілерге сәйкестігін, ұсынуға шарттың орындалу шындығын,
яғни теабаның бағасын тексеру болмақ. Мақұлдау ішкі болуы мүмкін яғни
мекеме ішінде оның бөлімдерімен немесе лауазым иелерімен жүргізіледі және
сыртқы. Құжат жобасының ішкі мақұлдауы аталмыш құжаттың жүзеге асуы үшін
олардың қатысуы қарастырылған бөлімшелерімен жүргізіледі және визасы
рәсімделеді. Егер құжатты дайындау қандай да бір қаржылай шығындарымен
байланысты болса, онда қаржы қызметінің (бас бухгалтердің) мақұлдауы
міндетті түрде талап етіледі. Бухгалтердің ( бас бухгалтердің) визасы
құжаттың көптігімен қарастырылған. Заңды қызметі бар мекемелерге қол
қойылғанға дейін құжаттар заңгермен мақұлдануы керек. Сондай ақ құжатта
көрсетілген мәселені шешумен айналысатын мекеме басшысының орынбасары
құжатты мақұлдауы мүмкін. Ішкі мақұлдау үкілдігі бар жкек қолы мен күні мен
тұратын визамен рәсімделеді. Виза бұданда толығырақ рәсімделуі мүмкін.
Өкілдік лауазымы, қолы, аты-жөні (инициалы және фамилиясы) және күін
көрсету. Мысалы:
Бас бухгалтер (қолы) И.Т Қосабаева
24.06.06.
Визаның үлгісі бойынша құжатпен танысып шықаны жөніндегі белгісі
(танысу визасы) рәсімделеді. Құжатпен келіспеген жағдайда жобаға
толықтырулармен ескертулер жеке бетке жазылады. Бұл жағдайда: (ескертулер
айтылады ) белгісі қойылып, қолымен күні көрсетіледі.
Құжатты (мақұлдау визасы ) реквизиті қолы леквизитінен төлеу
мекемеде қалатын осы сол иектің шетінен немесе құжаттың соңғы бетінің сол
жақ иегінде қойылады.Ішкі құжаттар үшін- осы бірінші данасы, мекемелерден
жіберілетіндер үшін – екіншісі;
Реттеуші құжаттардың жобалары; жобалары алқалы органдардың
қаулылары, нұсқаулары бұйрықтары құжаттың бірінші данасының соңғы бетінің
артқы жағында жазылады.
Мекемелерде оларды ресімделуі үшін қажетті визалардың тұлғалардың
көрсетілуімен қажат құжатардың тізімі болуы керек. Бұл тізімді іс-
қағаздарын жүргізу бойынша нұсқаулықтарға қосымшаға жүзеге астындай келтіру
керек. Құжат мәтіні мекемелерде мақұлдауды бір мезгілде қағазға басып
шығармай-ақ бірнеше мамандармен компьютер желісі арқылы жүзеге асыруға
болады.
Құжат мазмұнына байланысты сыртқы мақұлдау егер құжат мазмұны
қызықтырған болса бағынышты және тәуелсіз органдар мен, қоғамдық
ұйымдармен, мемлекеттік және ведомствалық бақылау, жоғарғы органдармен
жүргізіледі.
24 – Мөр
Фирманың құқығымен лауазым иелері растайтын, ақшалай қаражатпен
материалдың құндылықтардың шығыс деректерін бекітетін, сондай-ақ
мемлекеттік құқықтық актілерімен қарастырылған, жаупты тұлғанаң қолы бар
құжаттар құжатқа заңды күш беретін мөр мен расталуы керек.
Ереже бойынша мекемелерде мөрдің екі түрі болады: мемлекетік
кәсіпорындар үшін елтаңбалы немесе соған ұқсас дөңгелендірілген
коммерциялық ұйымдарға және жай түрлері. Елтаңбалы мөр Қазақстан
Республикасының елтаңба суреті ортасында орналасқан дөңгелек. Оның шетінде
дөңгелете мекеменің толық аты жазылады. Елтаңбалы және дөңгелек мөрлер
растауды аса қажет ететін, ақша немесе материалды құндылықтарды ( сенім
хаттар, чектер, төлем тапсырмалары және тағы басқа), алуға байланысты
құжаттардың түп нұсқаларында, жеке басты күәландыратын еңбек өтініш,
біліктілігін ( жеке күәләк, еңбек кітапшасы, дипллм және тағы басқа),
растайтын құжаттарға жатады.
Жай мөрлер әр түрлі болуы мүмкін: төрт бұрышты, үш бұрышты, тік
бұрышты және тағы басқа. Оларға мекеменің енмесе құрылымдық бөлімнің атауы
жазылады. Мұндай мекемелердің мөрлері мекеме шеңберінен шығатын анықтамаға
пропускке, құжат көшірмелеріне реттеуші құжатарға сілтеме жасалғандв
олардың көбейтілген даналарына пакетерді, бандероларды, шкафтарды және сеиф
есіктерін және тағы басқа мөрлегенде қолданылады.
Қаржыландырумен еш байланысы жоқ әдеттегі қызметтік хаттар бланкілерде
толтырылады және мөрмен растауды қажет етпейді.
Мөр құжатқа қол қойған лауазым месінің атауын және қолының үстіне
қойылып, оқылатындай болу керек.
Әр-бір ұйымда елтаңбалық немесе дөңгелек мөр қойылатын тізімі болады.
Мөрдің сақталуына және оның сақталу орнына жауап беретін адамды фирма
басшы анықтайды.
25 – Көшірмені растау туралы белгі
Құжаттың бір данасына басшы қол қойған жағдайда қалғандарын хатшы ... жалғасы
Ұқсас жұмыстар
Бұйрық-жарлық құжаттары
Қалалық маршрутта жолаушы тасымалын ұйымдастыру
Бұйрық туралы жалпы түсінік
Текелі кен орны
Бұйрық сөйлеулер
Станцияның техникалық-жарлық актiсi
Басқару құжаттарын рәсімдеудің жалпы ережелері
Ақтөбе қалалық қаржы бөлімі
Балқаш қалалық әкімшілік сайтына қоршаған ортаны қорғау туралы дерек
Станцияның техникалық-жарлық актiсi (ТЖА)
Пәндер

Қазақ тілінде жазылған рефераттар, курстық жұмыстар, дипломдық жұмыстар бойынша біздің қор №1 болып табылады.

Байланыс

Qazaqstan
Phone: 777 614 50 20
WhatsApp: 777 614 50 20
Email: info@stud.kz
Көмек / Помощь
Арайлым
Біз міндетті түрде жауап береміз!
Мы обязательно ответим!
Жіберу / Отправить

Рахмет!
Хабарлама жіберілді. / Сообщение отправлено.

Email: info@stud.kz

Phone: 777 614 50 20
Жабу / Закрыть

Көмек / Помощь