Қазіргі кезеңдегі мұрағат ісін ұйымдастыру
Қазіргі кезеңдегі мұрағат ісін ұйымдастыру
Әрбір мекеме өз функциясын атқару барысында құжаттар жасайды және сырттан құжат келеді. Тұлғаның немесе ұйымның қызметін қалыптастыратын құжаттар жиынтығы құжаттар қоры болып табылады. Әрбір күнтізбелік жыл басында өткен жылдағы іс жүргізу құжаттары мекеменің мұрағатына өткізілуі қажет.
Мұрағат . құжаттық ақпаратты қолдану мақсатындағы құжаттарды қабылдау және сақтауды жүзеге асыратын ұйым немесе оның құрылымдық бөлімшесі. Ал мұрағат ісі құжаттарын қолдану және сақтау мәселесін қамтитын қызмет саласы. Мұрағат ісі мен оның тарихи мәселесін теориялық, әдістік және ұйымдастыру жасайтын және зерттейтін ғылыми пәнді мұрағаттану деп атаймыз.
Аталған курстың міндеті болып табылады:
. қоғам өміріндегі құжаттардың маңызын көрсету;
. ғылыми зерттеу үшін құжаттық бағасын сақтауға мемлекет пен қоғам алдында жауапкершілікті іс жүргізу қызметкерлеріне түсіндіру;
. Қазақстандағы мұрағат ісін ұйымдастыру туралы жалпы мәлімет беру;
. мекемелердегі құжаттармен жұмысты ұйымдастырудың ведомстволық мұрағаттағы ролін анықтау;
. мемлекеттік және ведомстволық мұрағат жұмысындағы сабақтастықты көрсету;
. құжаттардың құндылықты сараптау мәселесіне байланысты студенттердің таным көлемін кеңейту;
. іс жүргізу аяқталған істердегі қажетті тәжірибені енгізу.
Зерттеу объектісі болып қоғам қызығушылығына қолданылатын және олардың сақталуын қамтамасыз ететін құжаттарды ұйымдастыру мәселелері, мекемелер мұрағаттарды және құрылымдық бөлімшелердегі іс жүргізу құжаттар болып табылады.
1976 жылы КСРО Жоғары Кеңесі қабылдаған «Тарихи және мәдени ескерткіштерді қолдану және қорғау туралы» Заң мемлекеттік мұрағаттарда сақталған құжаттық құндылықтарды ескерткіштер қатарына жатқызады. Заң көрсетілген ескерткіштер ғылым, білім беру және мәдениеттің де мақсатына қызмет етеді деп бекітеді. Мемлекеттің меншігі болып табылатын құнды мұрағат құжаттарының жиынтығын ҚР Мемелекеттік мұрағаты құрайды. Бұл құжаттардың бір бөлігі мемлекеттік мұрағаттар туралы Ереже бойынша республика дәрежесінде болып табылады. Мемлекеттік мұрағатқа кіретін құжаттар құрамы орны бойынша да (нормативті және ұйымдастырушы құжаттар, жоспарлы және есептік, жобалық және ғылыми, мәдени.ағарту және т.б.), физикалық ерекшелігі бойынша да (қағаздағы, әйнектегі, таспадағы құжаттар) көптүрлі болып табылады.
Мемлекеттік мұрағат қоғам қызметкерінің барлық саласы құжаттарын қамтиды. Мемлекеттік мұрағаттың жинақтау бағасы елдің өндірістері,
Әрбір мекеме өз функциясын атқару барысында құжаттар жасайды және сырттан құжат келеді. Тұлғаның немесе ұйымның қызметін қалыптастыратын құжаттар жиынтығы құжаттар қоры болып табылады. Әрбір күнтізбелік жыл басында өткен жылдағы іс жүргізу құжаттары мекеменің мұрағатына өткізілуі қажет.
Мұрағат . құжаттық ақпаратты қолдану мақсатындағы құжаттарды қабылдау және сақтауды жүзеге асыратын ұйым немесе оның құрылымдық бөлімшесі. Ал мұрағат ісі құжаттарын қолдану және сақтау мәселесін қамтитын қызмет саласы. Мұрағат ісі мен оның тарихи мәселесін теориялық, әдістік және ұйымдастыру жасайтын және зерттейтін ғылыми пәнді мұрағаттану деп атаймыз.
Аталған курстың міндеті болып табылады:
. қоғам өміріндегі құжаттардың маңызын көрсету;
. ғылыми зерттеу үшін құжаттық бағасын сақтауға мемлекет пен қоғам алдында жауапкершілікті іс жүргізу қызметкерлеріне түсіндіру;
. Қазақстандағы мұрағат ісін ұйымдастыру туралы жалпы мәлімет беру;
. мекемелердегі құжаттармен жұмысты ұйымдастырудың ведомстволық мұрағаттағы ролін анықтау;
. мемлекеттік және ведомстволық мұрағат жұмысындағы сабақтастықты көрсету;
. құжаттардың құндылықты сараптау мәселесіне байланысты студенттердің таным көлемін кеңейту;
. іс жүргізу аяқталған істердегі қажетті тәжірибені енгізу.
Зерттеу объектісі болып қоғам қызығушылығына қолданылатын және олардың сақталуын қамтамасыз ететін құжаттарды ұйымдастыру мәселелері, мекемелер мұрағаттарды және құрылымдық бөлімшелердегі іс жүргізу құжаттар болып табылады.
1976 жылы КСРО Жоғары Кеңесі қабылдаған «Тарихи және мәдени ескерткіштерді қолдану және қорғау туралы» Заң мемлекеттік мұрағаттарда сақталған құжаттық құндылықтарды ескерткіштер қатарына жатқызады. Заң көрсетілген ескерткіштер ғылым, білім беру және мәдениеттің де мақсатына қызмет етеді деп бекітеді. Мемлекеттің меншігі болып табылатын құнды мұрағат құжаттарының жиынтығын ҚР Мемелекеттік мұрағаты құрайды. Бұл құжаттардың бір бөлігі мемлекеттік мұрағаттар туралы Ереже бойынша республика дәрежесінде болып табылады. Мемлекеттік мұрағатқа кіретін құжаттар құрамы орны бойынша да (нормативті және ұйымдастырушы құжаттар, жоспарлы және есептік, жобалық және ғылыми, мәдени.ағарту және т.б.), физикалық ерекшелігі бойынша да (қағаздағы, әйнектегі, таспадағы құжаттар) көптүрлі болып табылады.
Мемлекеттік мұрағат қоғам қызметкерінің барлық саласы құжаттарын қамтиды. Мемлекеттік мұрағаттың жинақтау бағасы елдің өндірістері,
Қазіргі кезеңдегі мұрағат ісін ұйымдастыру
Әрбір мекеме өз функциясын атқару барысында құжаттар жасайды және
сырттан құжат келеді. Тұлғаның немесе ұйымның қызметін қалыптастыратын
құжаттар жиынтығы құжаттар қоры болып табылады. Әрбір күнтізбелік жыл
басында өткен жылдағы іс жүргізу құжаттары мекеменің мұрағатына өткізілуі
қажет.
Мұрағат – құжаттық ақпаратты қолдану мақсатындағы құжаттарды қабылдау
және сақтауды жүзеге асыратын ұйым немесе оның құрылымдық бөлімшесі. Ал
мұрағат ісі құжаттарын қолдану және сақтау мәселесін қамтитын қызмет
саласы. Мұрағат ісі мен оның тарихи мәселесін теориялық, әдістік және
ұйымдастыру жасайтын және зерттейтін ғылыми пәнді мұрағаттану деп атаймыз.
Аталған курстың міндеті болып табылады:
- қоғам өміріндегі құжаттардың маңызын көрсету;
- ғылыми зерттеу үшін құжаттық бағасын сақтауға мемлекет пен қоғам
алдында жауапкершілікті іс жүргізу қызметкерлеріне түсіндіру;
- Қазақстандағы мұрағат ісін ұйымдастыру туралы жалпы мәлімет беру;
- мекемелердегі құжаттармен жұмысты ұйымдастырудың ведомстволық
мұрағаттағы ролін анықтау;
- мемлекеттік және ведомстволық мұрағат жұмысындағы сабақтастықты
көрсету;
- құжаттардың құндылықты сараптау мәселесіне байланысты студенттердің
таным көлемін кеңейту;
- іс жүргізу аяқталған істердегі қажетті тәжірибені енгізу.
Зерттеу объектісі болып қоғам қызығушылығына қолданылатын және олардың
сақталуын қамтамасыз ететін құжаттарды ұйымдастыру мәселелері, мекемелер
мұрағаттарды және құрылымдық бөлімшелердегі іс жүргізу құжаттар болып
табылады.
1976 жылы КСРО Жоғары Кеңесі қабылдаған Тарихи және мәдени
ескерткіштерді қолдану және қорғау туралы Заң мемлекеттік мұрағаттарда
сақталған құжаттық құндылықтарды ескерткіштер қатарына жатқызады. Заң
көрсетілген ескерткіштер ғылым, білім беру және мәдениеттің де мақсатына
қызмет етеді деп бекітеді. Мемлекеттің меншігі болып табылатын құнды
мұрағат құжаттарының жиынтығын ҚР Мемелекеттік мұрағаты құрайды. Бұл
құжаттардың бір бөлігі мемлекеттік мұрағаттар туралы Ереже бойынша
республика дәрежесінде болып табылады. Мемлекеттік мұрағатқа кіретін
құжаттар құрамы орны бойынша да (нормативті және ұйымдастырушы құжаттар,
жоспарлы және есептік, жобалық және ғылыми, мәдени-ағарту және т.б.),
физикалық ерекшелігі бойынша да (қағаздағы, әйнектегі, таспадағы құжаттар)
көптүрлі болып табылады.
Мемлекеттік мұрағат қоғам қызметкерінің барлық саласы құжаттарын
қамтиды. Мемлекеттік мұрағаттың жинақтау бағасы елдің өндірістері,
ұйымдары, мекемелері болып табылады. Барлық мекемелер мен ұйымдар
құжаттары практикалық мақсат үшін қолданылады, ал кейбір құжаттар мекеме
қабырғасында-ақ ғылыми және халықшаруашылықтық мақсатта қолданылады. әрі
қарай мекеменің құжаттарының құнды бөлігі мемлекеттік мекемеге беріледі,
сондықтан ведомстволық және мемлекеттік мұрағат арасында тығыз байланыс
ұсталуы және жұмыстағы сабақтастық үшін жағдай жасалуы маңызды болып
табылады. Олардың жалпы негізгі міндеті: құжаттарды сақтау және ондағы
ретроспективті ақпаратты ғылыми және практикалық мақсатта қолдану.
Сабақтастықтың мемлекеттік мұрағатқа тек қанақорды оптимальды ақпараттармен
қамтамасыз ететін құнды құжаттамалар өтуінен тұрады. Ал бұл үшін ең ерте
кезеңде құжаттың құндылығын жоғары дәрежелі сараптау қажет.
Сонымен қатар, мекеменің мұрағатында жіберілген құжаттарға жасалған
анықтамалық ақпарат мемлекеттік мұрағатқа дәл сол күйінде түсуі міндетті.
Ал бұл тек қана мұрағаттар арасындағы тығыз байланыс, мемлекеттік мұрағат
тарапынан жүйелі бақылау және сондай жүйелі әдістік көмек арқылы мүмкін
болады.
Мемлекеттік мұрағатқа берілуге жататын құжаттарды нақты және сапалы
өңдеуде үлкен рольді біртұтас мемлекеттік іс жүргізу жүйесі атқарады.
Құжаттарды ұйымдастыру бойынша талаптарды орындау, құжаттардың формаларын
қалыптастыру жоғары деңгейдегі өңдеу үшін жағдай жасайды және іс жүргізу
қызметін жүзеге асыру мүмкіндігін кеңейтуге ғана емес, сонымен бірге
белгілі бір көлемде мұрағаттардағы құжаттық ақпараттар іздеуге мүмкіндік
береді. Қазіргі кезеңде мұрағат мекемелердегі маңызды міндеттердің бірі
қоғамның ретроспективті ақпаратқа қажеттілігін қамтамасыз ету үшін
мемлекеттік мұрағаттың қолдану жүйесін жетілдіру болып табылады. Мұрағат
мекемелердегі бір келесі бір маңызды міндеті мемлекеттік мұрағат
мазмұнымен құрамын дамыту болып табылады. Ол үшін мемлекеттік
мұрағаттардың жинақтау жүйесін жетілдіру, мемлекеттік және ведомстволық
мұрағаттар арасындағы байланысты бекіту, мекемелер және іс жүргізу
құжаттарын ұйымдастыруды сараптау комиссиясының жұмысына әсер етуді
ұйымдастыру қажет. Тағы бір маңызды міндет елдің барлық құжаттық байлығын
толық сақтауды қамтамасыз ету болып табылады.
1.1. Мұрағат ісін басқару органдары және олардың функциясы
Қазақ революциясынан кейін біртұтас қалыптасқан іс жүргізу жүйесі
орныққанға дейін Қазақстанда мұрағат мекемелерінің тұтас орныққан жүйесі
болған жоқ. Ресей ғасырларға созылған ауызша айту тарихы мен ауыз
әдебиетінің дамуы дәстүрлі қазақ қоғамының өзіндік деректер кешенін
қалыптастырды. Бұндай өзіндік ерекшелік жазба мәдениетінің кеш дамуына
әкелді. Сондықтан да, тарихшылар реолюцияға дейінгі тархшы басқа елдердің
мұрағаттарынан іздеуге мәжбүр болып отыр. Себебі қазақ жерінің орасан зор
байлығына қызыққан жат жерліктер сан қилы деректерді жинады. Жағдайдың
осылайша болуына бәрден-бір себеп Ресей империясының саяси, әлеуметтік,
мәдени, ағартушылық отарлауы еді.
Бүгінгі күні Қазақстандағы мұрағат тарихының зерттеушілер бастау көзді
Бөкей ордасында 1794 жылы құрылған мұрағаттан бастайды. Бөкей ордасы Еділ
мен Жайық арасындағы Ресей мемлекеттік шекарасы ішіндегі территорияны
қамтыды. Бөкей ордасының дамуындағы қалыпты кезең Жәңгір ханның (1824-1854
жж) басқаруымен байланысты болды. Еуропалық және шығыстық білім алған
Жәңгір хан еуропалық елдер мемлекеттік аппараты құрылымына оның ішінде
патшалық Ресейге бағыт ала отырып, көшпелілерді саяси басқару реформасын
жүзеге асырды. Онда іс жүргізу үшін татар және орыс бөлімдерінен ерекше
кеңсе құрылды. Іс жүргізу көлемі және хаттардың көбеюі мұрағаттың тез
жинақталуына көмектесті. Жәңгір ханың өлімімен және қырғыз ішкі (Бөкей)
Ордасының уақытша кеңесі құрылуымен мұрағат оның құрамына берілді.
Осы жерде бұл мұрағат туралы айта кетелік. Мұрағаттың бірнеше
ерекшелігін атап өтуге болады:
1) Бөкей Ордасы Ресей империясының клерикальды мемлекеті болды.
Сондықтан ондағы құжаттар тікелей орыс отарлау-жүйесінің бақылауында болды.
Бұл ұлттық мәселелердің көтерілуіне белгілі бір дәрежеде кедергі болды.
2) Бөкей Ордасы Қазақстан территориясының аз ғана бөлігін қамтиды.
Сондықтан ондағы құжаттар бүкіл қазақ халқының мәселелерін ашып береді деп
айта алмаймыз.
3) 1418 жылы 2 сәуірде мұрағаттар басқармасы бойынша Орталық комитет
құрылуы. Мұрағатты уақытша басқарудан басқа комитет алдына елдегі мұрағат
ісін қайта құру туралы ереже жасау міндеті қойылды. 1918 жылы 1 маусымда
РСФСР Халық комиссарлар кеңесі мұрағат ісін орталықтандыру және қайта құру
туралы Декрет қабылдады. Лениндік Декрет деген атқа ие болған бұл декрет
КСРО-дағы мұрағат ісін ұйымдастырудың негізін салушы құжат болды. Декретте
былай көрсетіледі:
1) Үкіметтік мекемелердің барлық мұрағаттары ведомстволық мекеме
ретінде жойылады, онда сақталған істер мен құжаттар Біртұтас мемлекеттік
мұрағат қорын құрады;
2) Мемлекеттік мұрағат қорын меңгеру мұрағат ісін бас басқаруға
жүктеледі.
Бас мұрағат (Главархив) алдына үлкен міндеттер тұрды:
- мемлекеттендірілген мұрағат қорларындағы құжаттардың сақталуын
қамтамасыз ету;
- біртұтас мемлекеттік мұрағат қорындағы құжаттар есебі, олардың
сақталуын қамтамасыз ету және мемлекеттік мұрағатқа өткізілуін
қамтамасыз ету;
- құжаттарды қолдануды ұйымдастыру;
- мекемелердегі құжаттардың сақталуын бақылау.
Осы міндеттерді жүзеге асыру үшін Бас мұрағатта инспекторлық міндет
құрылды.
1919 жыл РСФСР ХКК Лениндік Декретіне қосымшалар енгізілді, яғни
мұрағат істерін жою және сақтау туралы Декрет қабылданды.
Құжаттардың құндылығын сараптау және мұрағаттарды жинақтау ісі
2.1. Сараптау міндеттері. Құжаттарды таңдау ұстанымдары және оларды бағалау
критерийлері.
Құжаттар құндылығын сараптау – мемлекеттік сақтауға таңдау мақсатында
олардың құндылығын анықтау және сақталу мерзімін бекіту. Ведомстволық
мұрағаттар жұмысының негізгі ережесіне бұл түсінік былай көрсетіледі:
Құжаттардың құндылығын сараптау құжаттарды сақтау мерзімін анықтау
және оларды сақтауға таңдау мақсатында олардың құндылығының критерийлері
мен ұстанымдары негізінде құжатты зерттеу деп аталады.
Құжаттардың құндылығын сараптау процесінде екі міндет шешіледі:
1) Жыл сайын құрастырылатын құжаттамалар толқынынан мәңгілік сақтау
үшін құнды құжаттар, сонымен қатар ұзақ мерзімге сақталатын (он жылдан
артық), ұзақ уақыттың практикалық маңызды құжаттар алынады;
2) Сақталатын мерзімі өткен құжаттар жойылуға жіберіледі.
Құжаттардың құндылығын сараптау бірнеше кезеңдерден тұрады. Бірінші
кезең іс жүргізу барысында іске асырылады:
а) құжаттар тізімі және жұмыс тәжірибесі негізінде болашақ істің құндылығы
анықталатын іс номенклатурасы жасалған кезді;
б) мекемеге келіп түскен құжаттарды тіркеу кезінде;
в) құжатты іске жіберген кезде.
Екінші кезең іс жүргізу біткеннен кейін ведомстволық мұрағатқа өткізу
үшін істі даярлау кезінде өтеді.
Үшінші кезең – мемлекеттік сақтауға берілу үшін істі даярлау кезінде
өтеді.
Сақтауға алынатын құжаттарды таңдаудың басты ұстанымы тарихи принцип
болып табылады, құбылыс даму барысын қарастыруды талап етеді және қандай да
болмасын құбылысты, қарым-қатынастың даму заңдылығын ашуға кілт береді.
Жан-жақтылық және кешенді зерттеу принципі құжатты кешенді бақылауға
болжамдайды, себебі бұл құжат екіншісін толықтырады, үшіншісі біріншісін
қайталауы мүмкін. Құндылығын сараптауды жемісті жүргізу үшін құжаттар
құндылығы критерийлерін қолдану қажет.
Ведомстволық мұрағаттар жұмыстың негізгі ережесі критерийі үш топқа
біріктірілген:
1) шығу тегі критерийі (ұйымның немесе тұлғаның мемлекеттік басқару
жүйесіндегі ролі мен орны; құжаттың ұйымдастырылу уақыты мен орны); мазмұн
критерийі (құжатта бейнеленген оқиға маңыздылығы, ондағы ақпараттың
маңыздылығы, оның басқа құжатта қайталануы); сыртқы ерекшелік критерийі
(құжаттың заңдық шынайылығы, мәтіннің берілу ерекшелігі, құжаттың
материалдық ерекшелігі, құжаттардың физикалық жағдайы).
Маңызды критерийлерді көрсетейік.
1. Құжатты жасаған мекеме немесе тұлғаның маңыздылығы. Мемлекеттің
дамуы барысында әртүрлі бейнелі функция атқаратын өнеркәсіптер, ұйымдар
мекемелер құрылады. Онда құрылған құжаттар кешенінің құндылығы мекеменің
мемлекеттік басқару жүйесіндегі, ғылымның, халық шаруашылығының,
мәдениеттің дамуындағы маңыздылығымен анықталады. Мемлекеттік өкімет пен
басқару органдары мемлекеттің қызметін бейнелейтін құжаттамаларды құрайды.
Мемлекеттік сақтауға іріктелген құжаттар қоғам өміріндегі маңызды роль
атқаратын мекемелерде жасалады. Құжаттар тек қана мекемелерде ғана емес,
сондай-ақ адамдар да жасалады. Олар тұлғаның өндірістік, қоғамдық,
шығармашылық қызметін бейнелеуі мүмкін. Ғылыми қызығушылық ірі қоғам және
мемлекет қайраткерлерінің, ғалымдардың, жазушылардың, қолбасшылардың,
суретшілердің құжаттарын көрсетеді. Жеке қорлар мемлекеттік және жергілікті
мұрағаттарда Ғылым Академиясы мекемелерінің және басқа ведомстволық
мұрағаттарда сақталады. Мұрағат мекемелері сонымен қатар журналистерден,
өлкетанушылардын және басқа тұлғалардан туған өлке тарихын зерттеуге көмек
беретін құжаттарды ала алады. Олардың бастылары: жеке құжаттар, қорды
құрушылардың жасаған құжаттары, хаттар.
2. Құжаттың мазмұнының маңыздылығы (мазмұн критерийі). Бұл критерий
барлық жағдайда қолданылады. Құжаттардың жалпы тобында мекеменің негізгі
қызметін бейнелейтін құжаттар және мекеменің ағымды жұмысы үшін қажетті
қосалқы рольді атқаратын құжаттар құрылады. Мекемелердің негізгі қызметін
бейнелейтін құжаттардың бірінші тобына жатады: уставтар, ережелер, штатты
кестелер, бұйрықтар, болашақтағы және жылдық есептер, сала бойынша жылдық
есептер, баяндамалар, шолулар, мәжілістер, жиылыстар хаттамалары, жоғары
тұрған органдардың директивті нұсқаулары. Екінші топқа жататын құжаттар
көбірек. Олардың кейбіреулері ұзақ уақыттағы анықтамалық маңызы, бірақ
олардың көпшілігі бір – бес жылдан соң оперативті және анықтамалық маңызын
жояды. Бұлар мекеменің негізгі қызметін бейнелемейтін оперативті және
бухгалтерлік есептер, қамтамасыз ету туралы хаттар, ағымды жөндеу жұмыстары
құжаттары.
3. Құжаттың қалыптасуының уақыты мен орны. Бұл екі критерий бір-
бірімен тығыз байланысты. Олар сонымен қатар сараптаудың негізгі
критерийлері болып табылады. Біздің еліміздің тарихында қоғам мен
мемлекеттің өмірінде үлкен роль атқарған ерекше маңызды оқиғалармен толған
кезеңдер болуы. Осы кезеңдері толық және жан-жақты ашатын құжаттар кешенін
сақтау қажет. Міндет оңай емес, себебі соғыстар кезінде бейбіт уақытпен
салыстырғанда құжаттар аз болды және соғыстар мен революциялар кезінде жаңа
арнаулы құжаттамалар жасалды. Уақыт критерийі тек қана өткен кезең
құжаттарына қолданылады. Әрбір мекеменің, ұйымның қызметінде ерекше маңызды
кезеңдер бар. Бұл құрылу және жойылу, ерекше тапсырмалар орындау кезеңі
болып табылады. Бұл кезеңдегі құжаттар құндылығын сараптауда ерекше назарды
талап етеді, мемлекеттік сақтауға көп құжаттар алынады. Құжаттар шығу орны
критерийі уақыт критерийімен тығыз байланысты: тарихи ерекше кезеңде
құрылған құжаттарды бағалауда басты рольді оның орны алады.
4. Құжаттардың түпнұсқалылығы және көшірмесі. Сақтауға таңдауда
артықшылық түпнұсқаға беріледі (бұйрықтар, хаттамалар, жоспарлар және
т.б.). Бірақ құжаттардың кей категориялары мекемелерде көшірме болып
сақталады, мәселен, есептер, баянхаттар, әртүрлі анықтамалар және т.б.
Біртұтас мемлекеттік іс жүргізу құжаттамаларына сай мекемелерге
жіберілген хаттарда нөмір және мерзім көрсетіліп, бекітілуі қажет. Бұл
ереже бұрыннан бар және көптеген мекемелер орындайды. Бірақ есептердің
қалған даналары әрқашанда толық толтырылмайды. Сондықтан да іс жүргізу
қызметкерлеріне жіберілген құжаттардың көшірмелерін, бірінші кезекте
тұрақты сақтауға берілген құжаттарды өз уақытында толтыру талаптарын қатаң
бақылау қажет. Бұл құжаттың болашақ пайдалануы үшін аса маңызды,
сілтемедегі анықтама беру негізіндегі бекітілмеген көшірме деген белгі
деректің құндылығын түсіреді.
5. Құжаттың заңдық күші. Бұл критерий алдыңғыға сабақтасады, себебі
заңдық күшті басты орында дұрыс толтырылған түпнұсқа алады.
6. Құжаттардың қайталануы (дублет). Бұл критерий барлық мекемелерде,
ұйымдарда қайталанатын құжаттар көп таралуына байланысты мемлекеттік
сақтауға құжаттарды таңдауда басты роль атқарады. Қайталанбалы құжат-
түпнұсқадан көбейтілген құжаттың бір даналарының бірі. Бұндай көбейтудің
мақсаты – жұмыстың оперативтілігін көтеру үшін немесе ақпарат үшін құжаттың
мекемелерге немесе ведомстволық мекемелерге жіберіледі. Соңғы жылдарда
мекемелерде көбейтетін аппараттардың кең таралуына байланысты көптеген
алынған құжаттарды көбейтеді, бұл орындаушылардың жұмысын жеңілдетеді. Егер
мемлекеттік сақтауға түпнұсқа немесе оны алмастырылатын көшірме берілсе, ал
кеңсенің күнделікті жұмысы мен мекеме мұрағатына қайталанбалы пайдаланған
мақсатты болып табылады. әңгіме басты рольдегі ылғи пайдаланылатын құжаттар
туралы болып отыр, мәселен, жоспарлар, есептер, бұйрықтар.
7. Мазмұнның жұтылуы (поглащение). Бұл критерий ағымдық жоспарлы және
есептік құжаттамаларды сараптауда ерекше кең пайдаланылады айлық есептің
мазмұнын тоқсандық есептер жұтып жібереді, тоқсандық есепті жылдық есеп
жұтып жібереді. Сондықтан мемлекеттік сақтауға соңғы құжат алынады.
8. Құжаттың физикалық жағдайы. Бұл критерий қосалқы жекелеген
жағдайларда қолданылады. Бұл құжаттың қоданылуының бір оқиғасы қатты
бүлінген құжаттардың болуы, мәселен, судың тиюі, жабысып қалуы, мәтіннің
оқылмауы. Бұндай жағдайда, құжаттың негізінен нақты мекемеге немесе қосалқы
кіретіні анықталады. Белгілі бір кезеңде жоғалуы құжаттар кешенін
төмендететін, болашақ тарихшыларға қандай да болсын маңызды мәселені жан-
жақты зерттеуге мүмкіндік бермейтін болса қалпына келтіруге (реставрация)
беріледі. Ал қажетті ақпаратты болғанменен, басты орын алмайтын құжаттар
физикалық жағдайы критерийіне сай жойылуға жатады. Аса құнды құжаттар
қаншалықты бүлінгеніне қарамастан сақталуы қажет, реставрация техникасы
дамуда, 30 жылдардағы үмітсіз бұзылған құжаттар қазір жөнделуде.
Тағы да басқа критерийлер бар. Мәселен тілдік және көркем еркшелігіне
байланысты, қордың сақталу ерекшелігі.
Сараптау органдарының жүйесі. Сараптау қызметі сараптау комиссиясы
жүйесін (СК) және сараптау-бақылау комиссиясын (СБК) көрсетеді. Оларға
құжаттың құндылығын сараптау бойынша жұмысты жүргізу жүктеледі. СК және СБК
– тұрақты өмір сүретін жиылатын орган. СК шешімі мекеменің басшысымен
бекітіледі. Бірақ кейбір сұрақтар бойынша СБК бекітуі қажет. Одан СК
ұйымдастыру - әдістік нұсқаулар күтеді. Осыдан олардың жұмыста ылғи
байланыста болуы туындайды. Сараптау комиссиясы барлық мекемелерде,
ұйымдарда құрылады. Сараптау – бақылау комиссиясы мұрағат басқармасында
өмір сүреді. Орталық сараптау комиссиясы мекеменің негізгі құрылымның
бөлімшелерінің білікті мамандарынан министрлік бұйрығы бойынша құрылады.
Оны басқарушы қызметкерлердің бірі басқарады. Орталық сараптау
комиссиясының құрамына министрліктің мұрағат меңгерушісі және орталық
мемлекеттік мұрағат өкілі кіреді. Сараптау комиссиясы мекеме, ұйым
басшысының бұйрығымен тағайындалады, оны құрылымдық бөлімше басшысы
басқарады. Комиссия құрамын мекеме қызметі негізгі мамандығының білікті
мамандары кіргізіледі (үш-бес адамнан аз емес). Сараптау комиссиясының
мүшесі экономист немесе бухгалтер болады, себебі есептік қаржылық құжаттар
істің жалпы көлемінде бірнеше пайызға ие болады. Типтік ережеге сай.
Сараптау комиссиясына іс жүргізу қызметінің қызметкері және мекеме мұрағаты
меңгерушісі кіреді. Бұл тұлғалардың сараптау комиссиясы құрамына енді
олардың қызметтік міндеткерлерінің арқасында барлық құжаттамалар жиынтығын
білуінен түсіндіріледі. Одан басқа, номенклатураны құрастыру бойынша,
мемлекеттік сақтауға істерді таңдау жұмысы олардың басшылығымен жүзеге
асырылады. Ведомствоның бас ұйымы сараптау комиссиясы құрамына мұрағат
мекемесінің өкілі кіреді: бұл бақылаудың бір түрі және әдістік көмек болып
табылады. Кеңес беру үшін басқа ұйымдардан мамандар шақырылуы мүмкін. әрбір
мекемеде сараптау комиссиясы туралы жеке ереже болуы керек. Орталық
сараптау комиссиясы мен сараптау комиссиясының көптеген функциялары
жұмысымен сай келеді.
1. Сараптау комиссиясы мен Орталық сараптау комиссиясы мекеменің
мұрағатының құрылымдық бөлімшелер істерінің номенклатурасының жобаларын
қарастырады және қолдайды.
2. Сараптау комиссиясы мен Орталық сараптау комиссиясы мекеменің
мұрағатының құрылымдық бөлімшелерінен құжаттарды жіберу кестесін және
мемлекеттік мұрағатқа құжаттарды беру кестесі (мұрағат мекемесінің
құрастырған және мемлекеттік мұрағатпен келісілген).
3. Сараптау комиссиясы мұрағатпен және құрылымдық бөлмшелер іс
жүргізу қызметкерлермен бірігіп жыл сайын мекеме мұрағатына беру үшін
тұрақты және ұзақ мерзімді сақтауға құжаттарды таңдауға іріктеу жүргізеді:
құндылықты сараптау бойынша жұмыстың басты кезеңі осы, себебі бұл тұста
мемлекеттік сақтауға беру үшін істерді іріктеу жүргізіледі. Сараптау
комиссиясының мүшелері құрылымдық бөлімшелердегі категориялар бойынша
таңдалған, жою үшін бөлінген істер туралы актілерді, тұрақты және уақытша
сақталудағы істер тізімдемелерін қарастыра отырып, құндылықты сараптау
тексереді. Істерді қарастыруда олардың қалай дұрыс қалыптасқандығы
анықталады. Ерекше назар сараптау тексеру комиссясы деген белгіге
аударылады, себебі әрбір істің саяси, мәдени құндылығы осылай анықталады.
Орталық сараптау комиссиясы құрылымдық бөлімшелер мен ведомстволық
ұйымдардағы істерді таңдауға бақылауды жүзеге асырады.
4. Сараптау комиссиясы мекемеде құрастырылған тізімдемені
қарастырады: тұрақты сақтаудағы істер тізімдерінің жылдық бөлімі, олардың
мемлекеттік мұрағатқа өткізу, тұрақты сақтау жеке құрамы бойынша істер
тізімдемесі, уақытша сақтау істері, ұзық уақыт сақтау жеке құрамы бойынша
тұрақты сақтаудағы істер тізімдемесін қолдағаннан кейін сараптау комиссиясы
оны мұрағат мекемесінің сараптау тексеру комиссиясында бекіту үшін көрсету
туралы шешім қабылдайды. Мемлекеттік мұрағатқа беру үшін іс даярлау бойынша
жұмысты мемлекеттік мұрағат шаруашылық есеп топтары қызметкерлері атқарады.
Сараптау комиссиясы мен орталық сараптау комиссиясы мемлекеттік мұрағатқа
құжаттарын өткізбеген ведомстволық ұйымдар мен мекемелерге ұзақ уақытқа
сақтауға берілген іс тізімдемелерін бекітеді.
5. Сараптау комиссиясы мен орталық сараптау комиссиясы құрылымдық
бөлімшелерде тұрған сақтау мерзімі туралы актілерді қолдайды және
қарастырады. Оның ішінде СТК белгісі бар және сонымен қатар мұрағат
мекемелерінде есепте тұрмаған ұйымдар мен өнеркәсіптердегі актілерді
қарастырады.
6. СК мен ОСК мемлекеттік сақтауға берілуге жататын істердің жоғалуы
туралы актілерді және тұрақты сақталатын құжаттардың жөнделмейтіндей
бұзылуы туралы актілерді қарастырады.
7. СК және ОСК жеке адамдар құжаттарын ведомстволық сақтауға қабылдау
мәселесін қарастырады.
8. СК және ОСК әртүрлі топтағы құжаттардың құндылығын зерттеуді
жүргізеді: тізімдермен, типтік және жобалық номенклатурада қарастырылмаған
құжаттардың сақтау мерзімін бекіту және кейбір категориядағы құжаттардың
сақтау мерзімін өзгерту туралы ұсыныстарды қарастырады.
9. СК және ОСК ерекше құнды істердің тізімімен тізімдемесін
қарастырады және СТК ұсыныстарын көрсетеді.
10. СК және ОСК жекелеген категориядағы құжаттардың түпнұсқаларын
микрофильмдерге ауыстыру туралы ұсыныстарды қарастырады және ұсыныстарын
көрсетеді.
11. СК және ОСК құрылымдық бөлімшелер мен ведомстволық ұйымдар СК
қызметіне әдістік басшылықты жүзеге асырады, олардың жұмысын бақылайды,
олардың СК мүшелеріне кеңес береді. ОСК министрліктің орталық мұрағатымен
және іс жүргізу қызметімен біріге отырып құрылымдық бөлімшелер және
ведомстволық ұйымдар СК мүшелерін, мұрағаттар мен іс жүргізу
қызметкерлерінің біліктілігін көтеру бойынша сабақтар жүргізуге қатысады.
12. СК және ОСК мұрағат мекемелерінде есепте тұрмаған ведомстволық
ұйымдарға құжаттар мен жұмыс мәселесі (номенклатураны құрастыру,
құжаттарды сақтау және есепке алуды ұйымдастыру олардың құндылығын
сараптау, ұзақ мерзімді сақтау істер тізімдемесін құрастыру және әрі қарай
сақтауға жатпайтын істерді жоюға бөліну туралы актілер) бойынша әдістік
және практикалық көмек береді.
СК және ОСК қызметі мекеме басшысы қол қойған хаттамалармен
бекітілді. Жоғарыда айтылғандай, көп мәселелер бойынша ОСК (СК) шешімі
мемлекеттік мұрағат қызметі мекемелерінің СТК-мен келісімді және
бекітіледі. Оларға жатады:
- жеке құрам бойынша және тұрақты сақталатын істер тізімдемесін қолдау
туралы шешім;
- істерді өңдеу және құндылықты сараптау бойынша әдістік құралдар,
тұрақты сақталатын істердің жоғалуы туралы және жөнделмейтін
бүлінушіліктер туралы актілер;
- мекеменің іс номенклатурасы;
- құрылымдық бөлімшелер мен ведомстволық мекемелер үшін типтік
номенклатуралар жобасы;
- бұрын бекітілген типтік істер номенклатурасы немесе құжаттардың типтік
және ведомстволық тізімдерімен бекітілген немесе құжаттардың типтік
ведомстволық тізімдемелерімен бекітілген құжаттардың жекелеген
түрлерінің сақтау мерзімін өзгерту туралы ұсыныстар;
- тізіммен, типтік іс номенклатурасында көрсетілмеген құжаттардың сақталу
мерзімін бекіту туралы ұсыныстар;
- ерекше құнды құжаттар мен істер тізімімен тізімдемесі;
- құжаттардың түпнұсқаларын микрофильмдерге ауыстыру туралы ұсыныс.
Осы мәселелердің әрқайсысынан қабылданған шешімнің мәтінінің даналары
ұйымдарының басшылары қол қойып және мұрағат мекемелерінің СТК жіберілді.
Оны бекіткеннен кейін СТК шешімі ұйымның басшысымен бекітіледі.
Орталық сараптау комиссиясының саланың орталық мекемесінің органы
ретінде арнаулы функциялары бар:
1. Сараптау саласының әдістік жұмысы ОСК маңызды бір функциясы болып
табылады. Олар мемлекеттік мұрағатқа берілуге жататын құжаттар тізімі мен
сақтау мерзімі ведомстволық тізімі жобаларын мұрағат мекемелерінде бекітуге
ұсынады және қарастырады: түпнұсқалары микрофотокөшірмелермен ауыстырылып,
түпнұсқалары заңдық күші болатын құжаттар тізімі; іс жүргізу бойынша
нұсқаулар, типтік номенклатуралары, классификаторлар және басқа нормативті
әдістік құралдар (СК, бұл құралдарды қарастыру мен даярлауға қатысады).
2. ОСК келесі құжаттардың жобаларын қарастырады:
- құжаттардың құндылығын сараптаудың ұйымдастыру және әдістік мәселесі
бойынша ұсыныстар;
- мемлекеттік сақтауға берілуге жатпайтын немесе жататын құжаттары бар
мекемелер, ұйымдар салалары тізімі;
- құрылымдық бөлімшелер мен ведомстволық ұйымдар туралы типтік
ережелер және басқа нормативті-әдістік құралдар. Бұл құжаттардың жобалары
ОСК қолдағаннан кейін және мекемелердің басшылары қол қойғаннан кейін
мұрағат мекемелері СТК қарастыруға көрсетеді.
3. ОСК мұрағат мекемелерімен келісім бойынша министрліктің
(ведомство) құрылымдық бөлімшелері мен оған ведомстволық ұйымдардың СК
сақтау мерзімі өткен құжаттарды тұрақты және ұзақ уақыт сақтау мерзімдегі
және жеке құрам бойынша жоя беруге құқық береді. Бұндай шешім сақтау
мерзімімен құжаттардың ведомстволық тізімі бекітілген болатын жағдайда
беріледі.
Сонымен ОСК мекеменің СК сай функцияны да, тек қана орталық сараптау
органына сай функцияны атқарады. Тұрақты құрамды құжаттары бар мемлекеттік
мұрағаттың сараптау-әдістік комиссиясы бірнеше бағыт бойынша жұмыс
жүргізеді.
1. Мұрағат ішіндегі құжаттардың құндылығын сараптау (қайта
жасалғаннан кейін тізімдемелерді және құжаттарды жоюға бекінген актілерді
қайта қарау, құжаттардың кешенді бағасын қамтамасыз ету үшін қор кешенін
және қиын қорларға сараптама жүргізу тәртібін анықтау және т.б.).
2. Мұрағатта жасалған әдістік құралдарды, оның ішінде құжаттардың
құндылығын сараптау бойынша қарастыру (тұрақты сақтау мерзіміндегі істер
категориясы тізімі, ерекше құнды істер мен құжаттар тізімі, жұмыс
нұсқаулары және т.б.).
3. Мемлекеттік мұрағатты жинақтау бойынша жұмыс (мемлекеттік
мұрағатқа іс тапсырған мекемелердің құжаттар құрамын зерттеу, сол
территориядағы мемлекеттік сақтауға материалдарын өткізген және өткізбеген
мекемелер тізімін жасауға қатысу, тұрақты сақтауға жататын құжаттар тізімі
және т.б.).
СӘК (сараптау-әдістік комиссиясы) шешімі мұрағат басшылығымен
бекітіледі, бір кейбір мәселелерді СТК бекітуін талап етеді. Сала
мамандары, тарихшылар, мұрағатттанушылардың қызметтерінің бірігуі
құжаттарға объективті баға үшін жағдай жасайды. өйткені құжаттық ақпараттың
үлкен көлемі оларды анықтауда қиындық тудырады. Сараптау қызметінің
міндеті – құнды құжаттарды сақтау болып табылады.
2.2. Мекемелердегі құндылықты сараптау қорытындыларын безендіру және
мемлекеттік сақтауға құжаттарды таңдау әдісі
Құжаттардың құндылығын сараптау бойынша жұмыс барысында маңызды
анықтамалық құрал құжаттар тізімі болып табылады. Мұрағаттар Бас
басқармасы бекіткен тізімдер құжаттар мен нақты іс категорияларының сақтау
мерзімін анықтауда нормативті құжаттар болып табылады, өйткені онда
көрсетілген сақтау мерзімі міндетті. Тізімдердің басты мақсаты мекемелер,
ұйымдардың қызметі барысында құралған құнды құжаттарды сақтауды қамтамасыз
етуден және олардың мемлекеттік сақтауға түсіруінен тұрады. Құжаттар
тізімінің екі түрі бар: сақтау мерзімі көрсететін және мемлекеттік сақтауға
берілуге жататын. Сақтау мерзімі бойынша құжаттар тізімі екі топқа
бөлінеді. Типтік құжаттар тізімі, олар типтік тізімдер аталады және
ведомстволық тізімдер. Мемлекеттік сақтауға берілуге жататын құжаттар
тізімі типтік болып табылады, бірақ тұрақты сақталатын құжаттарды ғана
қамтиды. Типтік тізімге халық шаруашылығының белгілі бір саласы үшін
сипатты арнаулы құжаттар кірмейді. Министрлік пен ведомства типтік тізім
негізінде типтік құжаттар кіретін ведомстволық тізімдер және аталған
саладағы үшін арналған құжаттар жасайды. Типтік құжаттардың сақталу мерзімі
типтік тізімде көрсетілген мерзімге сай болуы керек. Арнаулы салалық
функция салаларының мекемелерінде орындалу нәтижесінде құрылған арнаулы
құжаттардың сақтау мерзімі бұл құжаттарды мазмұны мен құрамын құжаттардың
құндылығын сараптау критерийі мен принцип негізінде мазмұны мен құрамын
зерттеу жолымен анықталады. Талқылау мен келісудің барлық кезеңінен
өткеннен кейін ведомстволық тізімдер мемлекеттік мұрағат қызметінің бас
мекемелері мен ведомстволық басшылықпен бекітіледі.
1967 жылы материалдардың сақталу мерзімі көрсетліген министрлер
ведомстволар және басқа мекемелер, ұйымдар қызметінде құрылған типтік
құжаттардың материалдардың тізімі шығарылуы. Бұл тізімнен басқа жеке құрам
бойынша құжаттардың екі тізімі бар (сақтау мерзімі көрсетілген 1963 жылғы
басылым және мемлекеттік сақтауға өткізуге жататын 1976 жылғы басылым).
Көрсетілген тізімдер елдің ұйымдары, мекемелерінің басым көпшілігі үшін
сипатты және басқару қызмет процесінде ұйымдастырылған құжаттарды қамтиды.
Бірақ көптеген мекемелер мен өнеркәсіптердің көпшілігінде техникалық
құжаттама жасалады, сондықтан техникалық құжаттамалардың екі типтік тізімі
басылады, мемлекеттік мұрағатқа қабылдауға жататын оны сақтаудың орны және
мерзімі көрсетіледі. Пайдалануды жеңілдету үшін 1989 жылы бұл тізімдер
қайта жасалды және сақтау мерзімі көрсетілген мекемелер, ұйымдардың
қызметін біріктіретін типтік құжаттардың бір тізіміне біріктіріледі. Бұл
тізімнің екі бөлігі болды: барлық басқару аппараттарына тән дәстүрлі
басқару құжаттамалары және типтік ғылыми-техникалық құжаттама. Құжаттар
тізімі, барлық анықтамалықтар секілді тізімнен және қосалқы анықтамалық
аппараттан тұрады. қосалқы анықтамалық аппарат тізім мақаласының жіктеуінің
схемасы болып табылатын бөліммен құжат түрінің көрсеткіші, тізімді қолдану
бойынша көрсетулерден тұрады.
Тізімдердің басты мақсаты – жақын болашақ үшін және алдағы ұрпақ үшін
біздің уақыттың құнды құжаттарын сақтау. Екінші мақсат – мемлекеттік
мұрағаттарды қайталанбалы, құндылығы аз құжаттардан қорғау. Үшінші мақсат –
құжаттарды сараптау және номенклатураны құрастыруға көмектесетін
құралдарды мұрағаттар мен мекемелер қызметкерлеріне беру. Құралдардан
басқа сарапшы сараптау методологиясын меңгеру қажет.
2.3. Мемлекеттік мұрағаттардағы құжаттардың құндылығын сараптау бойынша
жұмысты ұйымдастыру
Құжаттардың құндылығын сараптау бірнеше кезеңнен жүргізіледі. Іс
жүргізу кезеңінде сараптау сай курста мазмұндалады, сондықтан бірнеше
кезеңді қарастыруға болады: ведомстволық мұрағатқа өткізу үшін іс дайындау
барысындағы сараптау және мемлекеттік сақтауға берілуге іс дайындау барысы.
Ведомстволық архивке істі өткізу олардың іс жүргізуін аяқтағаннан кейін бір
жылдан соң жүргізіледі. Бір жыл ішінде өткен жылдық істердің барлық кешені
құрылымдық бөлімшеде болуы қажет. Бұл құжаттарға мекеменің оперативті
қызметінің процесінде қарауға болады, бірақ бұл кезде тұрақты сақтауға
істі таңдау бойынша жұмыс жүргізіледі. Жұмысты істердің жылдық кешенін
сақтау мерзімі бойынша топтарға бөлуден бастауға болады: тұрақты, ұзақ
уақытқа (он жылдан астам) және уақытша (он жылға дейін) егер мекеме
мұрағатына сақтау мерзімі бес және он жылдан істер берілсе, онда топ саны
өседі. Істерді топтарға бөлгеннен кейін, тұрақты сақтауға істерді таңдауға
кірісуге болады, яғни тұрақты сақталатын барлық істерді бет-бетпен қарап
олардың ішіндегі құндылығы аз құжаттарды анықтап алып тастау керек.
Құжаттардың нақты кешенінің құндылығын сараптау нәтижесі болып тұрақты және
ұзақ уақыт сақталатын істердің тізімдемесінің жылдық бөлімі, сонымен
қатар құрылымдық бөлімшелердің құжаттары мен істерін жоюға бөліну туралы
актілер болып табылады. Жойылу актісінің сақталу мерзімі өтіп кеткен істер
ғана кіргізіледі. Актіні мекеме бекітеді. Ұзақ уақытқа сақталатын уақыты
біткен құжаттарды жоюға бөлу ведомстволық мұрағатта мемлекеттік
сақталуға істердің таңдау біткен кезде жүргізіледі. Ведомстволық мұрағтта
құндылықты сараптау істерді мемлекеттік сақтауға өткізуге даярлау
процесінде жүзеге асады. Осыған байланысты оның жоғары сапасы қаматамасыз
етілуі қажет. Сараптауды жүргізу кезінде бірінші кезекте ұйымдастыру
құжаттамалары талданады. Зерттеу барысында істерде қате қалдырылған
уақытта сақталатын құжаттар, қайталаулар алынады. Сараптаудың жауапты
кезеңі – қайталанатын ақпаратты ұсынатын құжаттарды анықтау. Мемлекеттік
сақтауға толық ақпараты бар құжаттар таңдалады. Қалғандары мемлекеттік
мұрағатпен келісіле отырып жойылады. Сараптау нәтижесі тұрақты сақталатын
істер тізімдемесінің жылдық бөлімімен, ерекше құнды істер тізімдемесімен,
жеке құрам бойынша және ұзақ уақытқа сақталатын істер тізімдемесінің
жылдық бөлімі, сақтауға жатпайтын құжаттарды жою актілері жасалады. Бұл
құжаттар ОСК жиылысында қарастырылады. ОСК қолдаған тізімдеме мұрағат
мекемелері СБК бекітілуге жіберіледі. Одан соң мекеме басшысы сақталу
мерзімі өткен істерді жоюға акт бекітіледі.
3-ТАҚЫРЫП: Мұрағаттардағы жинақтау ісі. Мемлекеттік сақтауға құжаттар
беретін мекемелер, ұйымдар тізімі.
Мұрағаттағы жинақтау – оның мамандығына сай құжаттармен мұрағаттарды
жүйелі толықтыру мемлекеттік мұрағаттарды жинақтау мемлекеттік мұрағатқа
құжаттарды өткізетін мекемелер, ұйымдар түрлерін анықтау бойынша
принципиальды мәселелерді шешеді, басшылық жетекшілігімен және бақылауымен
жүргізіледі. Мекемеден мелекеттік мұрағатқа берілетін құжаттар ведомстволық
сақтау мерзімі біткенге дейін ведомстволық мұрағатта сақталады.
Ведомстволық және мемлекеттік мұрағаттарды жинақтау негізінен ұқсас: ол
жинақтау деректерін анықтау, мемлекеттік сақтуға жататын құжаттар құрамын
анықтау, мұрағатқа құжаттарды қабылдау арқылы жасалады. Ведомстволық
мұрағаттың жинақталуы бойынша жұмыс мемлекеттік мұрағат қызметі
басшылығымен жүргізіледі.
Мұрағаттарды жинақтау деректері. Жинақтау деректері – бұл
ведомстволық және мемлекеттік мұрағатқа құжаттарын өткізетін тұлға немесе
ұйым.
Мекемелердің әртүрлі категориядағы құжаттарының құрамын ондаған
жоғары білікті мұрағаттанушылар зерттеп, талдауы. 1959 жылы КСРО Бас
мұрағатының Ғылыми кеңесі КСРО мемлекеттік мұрағат қоры мәселелерді
талқылап, құжаттардың құндылығын сараптады. Одан соң мемлекеттік мұрағатты
жинақтау үшін құжаттарды таңдау бойынша жұмыс негізінде мемлекеттік
басқару, халық шаруашылығы, ғылыми және мәдени өмір жүйесіндегі
мекемелердің маңыздылығы критерийлері жасалды. 1960 жылы КСРО Бас мұрағаты
барлық республикалық, облыстық мұрағат мекемелерге КСРО мемлекеттік
мұрағатқа қабылданатын және қабылданбайтын құжаттары бар мекемелердің,
ұйымдардың тізімдерін жасап, таратты. Тізімде барлық мекемелер мен
ұйымдарды үш категорияға бөлу қарастырылды: 1) саяси, ғылыми немесе басқа
мемлекеттік құндылықты көрсететін құжаттар жасалатын қызметті мекемелер; 2)
белгілі бір ғылыми және мәдени құндылығы бар құжаттар жасалуы мүмкін
мекемелер, ондағы құжаттарды тіркеу туралы мәселе жеке шешілуі керек; 3)
тек қана оперативті және анықтамалық маңызды құжаттары бар мекемелер,
сондықтан мемелекеттік сақтауға қабылданбайды. Осы тізім негізінде
жергілікті мұрағат мекемелері екі тізім жасайды: №1 тізім мелекеттік
мұрағатқа құжат қабылдайтын мекемелер; №2 тізім мемлекеттік сақтауға
құжаттары қабылданбайтын мекемелер.
№1 тізімге үш топ кіреді:
Бірінші топ – саяси, ғылыми, халқшаруашылық, мәдени және басқа мемлекеттік
маңызы бар құжаттарды өз қызметі барысында жасайтын мекемелер, олардың
құжаттамалары толық көлемде түседі. Оларға жатады:
- барлық дәрежедегі мемлекеттік басқару және мемлекеттік өкімет органдары;
- муниципиальды басқару органдары; - сайлау комиссиялары; сот және
прокуратура органдары; салалық экономиканың басқару органдары; ғылыми-
зерттеу және жобалау – конструкторлық ұйымдары; кәсіподақтық саланың
органдары; өндірістік және ауылшаруашылықтың өнеркәсіптері; көркем
артельдер; мәдени және өнер ұйымдары және мекемелері; ғылыми-зерттеу
жұмыстарын жүргізетін емдеу мекемелері.
Екінші топ – ғылыми, халық шаруашылықтың және басқа құндылықтары бар
құжаттары қызметінде жасалатын жаппай мекемелері. Бұл топтағы мекемелерге
жаппай оқу орындары (техникумдар, мектептер, лицейлер, гимназиялар), жаппай
мәдени мекемелері (клубтар, концерттік залдар, кітапханалар), жаппай
денсаулық сақтау, мекемелері (соттық-медициналық сараптама бюролары,
санаториялар, курорттар), темір жол қызметі және т.б. Бұл топтағы
мекемелердің құжаттарын таңдаудың негізгі әдісі – біртипті топтағы
жекелеген мекемелерді таңдап қабылдау. Үшінші топ – мемлкеттік мұрағаттар
тек жекелеген түрдегі құжаттарды қабылдайтын мекемелер.
№2 тізімге ғылыми, халықшаруашылық және мәдени құндылықты құжаттары
жоқ мекемелер жатады, сондықтан олар дерек болып табылмайды. Бұл мекемелер
құжаттары негізінен ағымды практикалық жұмыс үшін және анықтама үшін
маңызды мемлекеттік мұрағат қызметі бұндай маңызды мекемелерен
айналыспайды. Белгіленген мерзім ішінде құжаттардың сақталуына
жауапкершілікті мекеме басшысы жауап береді. Оларға бақылау мен әдістік
көмекті баланың жоғары тұрған органы көмек береді. Бұл өте көп санды
мекемелер тобы. Оған қосалқы мекемелер кіреді, олар қызмет көрсету
сипатында болады.
3.1. Мемлекеттік және ведомстволық мұрағаттардағы құжаттарды мемлекеттік
есепке алу
Барлық мұрағаттардың негізгі функциясы құжаттарды сақтауды қамтамасыз
ету болып табылады. Мұрағаттарда жүргізілген бір-бірімен байланысты жұмыс
кешеніне кіреді:
- құжаттарды сақтаудың оптимальды жағдайын жасау;
- құжаттарды қоймаларда сақтау;
- мұрағаттардан істерді беру тәртібін сақтау;
- құжаттарды есептеу, олардың барлығы мен жағдайын тексеру;
- ерекше құнды және қайталанбас құжаттарды анықтау және оларға
сақтандыру қорын құру.
Мұрағат құжаттарын есептеу олардың сақталуына әсер етеді, құжаттардың
барлығына бақылауды жүзеге асыруға көмектеседі және оларды іздеуде
қамтамасыз етеді. Ведомстволық мұрағатта сақталатын құжаттарды есептеу
мемлекеттік мұрағаттарға маманына сай жоспарлы жинақтау жүргізуге мүмкіндік
береді және мемлекеттік мұрағат жұмысын жоспарлаудың негізі болып табылады.
Құжаттардың мемлекеттік есептеуі белгіленген есеп бірлігі санын анықтауды
және санның есеп құжаттарында бейнелеуінде көрінеді. Есепке мұрағатта
сақталатын барлық құжаттар жатады. Мұрағаттағы есептің негізгі бірлігі
мұрағат қоры, сақтау бірлігі болып табылады. Қағаз негізінде дәстүрлі
құжаттар сақаталатын мұрағаттағы есептің негізгі бірлігінен басқа жекелеген
категориядағы істер құжаттан және ерекше құнды құжаттар есептелуі мүмкін,
сонымен қатар міндетті есептеуге тұрақты сақталатын істердің барлық беттері
жатады. Ерекше құнды құжаттар ережеге сай есептеледі. Тұрақты сақталатын
істер беттер есептеу бекітілген бетпен және істегі тізімдеме бет санын
көрсетумен бекітіледі. Сипатталған құжаттар бет саны бойынша есептеледі.
Мемлекеттік мұрағаттарды есепті сақтау қоймалары бойынша және жалпы алғанда
жұмыстың осы аралығына жауап беретін мұрағаттың арнаулы бөлімше немесе
тұлғасы жүргізеді. Ведомстволық мұрағатта есепті орталықтандырылып мұрағат
меңгерушісі немесе есеппен арнайы айналысатын қызметкерлердің бірі
жүргізеді. Бірақ ірі ведомстволық мұрағаттарда бірнеше сақтау қоймалары
болса, есептеу сақтау қоймалары бойынша жүргізілуі мүмкін. Бұл жағдайда
мұрағат бойынша барлық есеп мәліметтері ашылады және орталықтандырылып
сақталады. Құжаттарды мемлекеттік есеп үш принцип негізінде ұймдастырлады:
орталықтандыру, жұмыстың барлық кезеңіндегі есеп құжаттарының сабақтастығы,
өсуі (динамичность).
1. Орталықтандырылған мемлекеттік есеп республика, өлке, облыс
көлеміндегі есептік мәліметтерді ұйымдастыру жүйесі мен формасы бекітілген
есептік құжаттардың көмегімен жүзеге асады. Мемлекеттік және ведомстволық
мұрағаттар әрбір мұрағаттық қордың карточка қорын толтырады және оларды
мұрағаттық басқармаларға жібереді. Қордың құрамы мен саны туралы
мәліметтері бар осы карточкалардан жергілікті мұрағат органдарында қор
каталогтары құрылады. Есеп орталықтандырылуы біртұтас әдістік талаптар
арқылы жасалады.
2. Есеп сабақтасытығы есептік құжаттарды іс жүргізуге, ведомстволық және
мемлекеттік мұрағаттар жүйесіне ендіру жолымен жетеді. Сабақтастықтың ашық
көрінісі – істер тізімдемесі. Басқа міндетті есептік құжаттар (есеп түсу
кітабы, қор тізімі, қор беті, қор карточкасы, қор көлемі) мемлекеттік және
ведомстволық мұрағаттарды форма бойынша ерекшеленеді, бірақ бірдей
мәліметтер ұстанады.
3. Есептік өсуі қор көлемі және құрамы өзгеруі туралы мәліметтерді
кезеңдеп көрсету және есептік құжаттарды өзгертуді оперативті кіргізуде
көрінеді. Мемлекеттік және ведомстволық мұрағаттардың есептік құжаттарында
әрбір сақталу бірлігінің түсуі және кетуі бейнеленеді.
Мемлекеттік мұрағаттардағы құжаттарды есептеу
Мемлекеттік мұрағаттардағы құжаттарды есептеу жоғары білікті қызметкерлер
арқылы жүзеге асырылады. Мемлекеттік мұрағаттардағы есеп орталықтандырылып
және әр мұрағат қоймасында жүргізіледі. Есеп үшін есеп құжаттың формалары
және қосалқы есеп құжаттамалары қолданылады. Егер негізгі есеп құжаттары
мемлекеттік мұрағат жұмыстары ережесімен анықталады, ал қосалқы құжаттар әр
бір мұрағатпен жеке жасалады. Есепті жүргізу ережесі, есеп құжаттарының
өзгерістерін енгізу, есептің қосалқы формалары, сақтау қоймалары есеп
құжаттарымен орталықтандырылған есеп бөлімшелері арасындағы өзара байланыс
белгіленген есеп құжаттарын сақтау қоймаларына беру мерзімі мұрағат
меңгерушісі бұйрығымен бақыланады. Мұрағатта сонымен қатар есепті
ұйымдастыру схемасы жасалады, онда құжаттарды есептеу бойынша жұмыстың
барлық кезеңі көрсетіледі. Схема орталықтандырылған есеп және сақтау
қоймаларын есептеудің өзара байланысын бейнелейді және есепті ұйымдастыруды
жүзеге асыруға көмектеседі. Мемлекеттік мұрағаттағы негізгі есеп құжаттары
болып табылады:
- түсу есебі кітабы (мұрағатқа әрбір түскен құжат есебі үшін);
- сақтандыру қорының және қолдану қорының түсуін есептеу кітабы (бұл
қорлардың әрбір түсуін есептеу үшін);
- қор тізімі (әрбір қорды немесе коллекцияны есептеу үшін және сонымен
қатар мұрағаттағы қордың сандық есебін жасау үшін және олар түсу шегі
бойынша нөмір беру үшін);
- ерекше құнды істері бар қор тізімі (өз құрамында сондай істері бар қор
есебі үшін);
- қор беттері (қор аттарын өзгертуді енгізу үшін, қордың құрамы мен
көлемін есептеу, аталған қор тізімдемесін нөмірлеу және есептеу,
қордың құрамы мен көлеміндегі өзгертулерді бейнелейтін құжаттарды
есептеу);
- мұрағат тізімдемесі (істің бірліктік және суммарлық есеп үшін);
- сақтандыру қоры тізімдемесі (бұндай істердің бірліктік және суммарлық
есебі үшін);
- ерекше құнды істер тізімдемесін реестрі (ерекше құнды істер
тізімдемесінің санын есептеу үшін);
- сыртқы безендірулі істер есебін инвентарлық кітабы және оған
материалдық құндылықтарды қосымша беру (осындай істерді бірліктік және
суммарлық есептеу үшін);
- мұрағат төлқұжаты (әр жылдың 1 қаңтарындағы аталған сақтау
қоймасындағы сақтау бірлігінің жағдайы және қорлардың суммарлық
есептеуі үшін);
- сақтау қоймасы төлқұжаты (жасалу формалары; әрбір жылдың 1
қаңтарындағы аталған сақтау қоймасындағы сақтау бірлігі жағдайы және
қорларды суммарлық есептеу үшін);
- әрбір жылдың 1 қаңтарындағы қор көлемімен құралындағы өзгерістер
туралы мәліметтер.
Мұрағаттың әрбір қорында қор ісі жүргізіледі, қор мен қор ұйымдастыру
тарихы актілер, қайта құрастырылған қор беттері, қорды тәртіпке келтіруге
әдістік құрал бойынша құжаттар болады. Істердің жекелеген категориядағы
құжаттарды есептеу үшін бекітілген ереже формасы бойынша ішкі тізімдемелер
құрастырылады. Істегі беттерді есептеу істің бекіту беті көмегімен
жүргізіледі. Ол тек қана беттің жалпы санын бекітеді, бірақ сонымен бірге
беттерді нөмірлеу ерекшелігі, физикалық жағдайы, безендірілуі туралы белгі
болады. Көрсетілген негізгі есеп құжаттарынан басқа мұрағатта қосалқы да
жасалады. Оның көпшілігі мұрағат үшін дәстүрлі болып табылады және
сондықтан тізімдемелер реестрі, іс, тізімдеме, қор кітаптары мен
карточкалары, басқа мұрағатқа берілетін құжаттар есеп кітабы көп
кездеседі. Бұл жерде мемлекеттік мұрағат жұмысының ережесінде шығармашылық
жасауға болады. Бірақ есеп құжаттарының көптігі есептің қиындауына келтіруі
мүмкін. Мемлекеттік мұрағаттарда екі кезең құжаттары сақталатын болса, есеп
құжаттарын кеңес және революциялық кеңес қорлары болып бөлінуі керек. әрбір
қор тізімінде тек қана бірінші түскен кезде бір рет нөмір беру үшін
жазылады. Қорды басқа мұрағатқа берген кезде оның нөмірі басқа қорға
берілмейді. Мұрағаттағы қорларды қайта нөмірлеу тек қана белгілі бір
жағдайда жүргізіледі. Жыл сайын түсі есеп кітабына және қор тізіміне 1
қаңтарда қорытынды жазба құрастырлады. Есеп құжаттарын толтыру үшін ең қиын
қор беті болып табылады. Ол қор құжаттарында болып жатқан барлық
өзгерістерді бейнелейді. Жаңа түсулер, құжаттардың шығуы, оның құрамы,
шеткі мерзімдер. Қорлар бетінде әрбір жазбадан кейін бар (қалдық) бөлікте
өзгерістер болған тізімдеме бойынша қорытынды жасалады. Мемлекеттік
мұрағатта сақталатын қорлар туралы қасиетті мәліметтер іздеуді жеңілдету
үшін орталықтандырылған есепте қордың карточкалық көрсеткіші құрастырылады.
Карточка қордың әрбір атауына құрастырылады және басқа атуларға көрсету
беріледі, онда сонымен қатар қор нөмірі, осы атаумен қор ұйымдастырушының
өмір сүру датасы көрсетіледі. Карточка мұрағатта қабылданған көрсеткіш үшін
жіктеу схемасына сай салынады. Сыртқы безендірілуі материалдық құндылықты
құжаттарды есептеу бойынша инвентарлық кітап үш данадан құрастырылады.
Біріншісі орталықтандырылған есеп бөлімінде, екіншісі материалды жауапты
тұлға, үшіншісі – мұрағат бухгалтериясында сақталады. Барлық мұрағат үшін
біртұтас кітап жүргізіледі: онда нөмір тәртібі бойынша қорлар көрсетіледі,
ал қор ішінде нөмір тәртібі бойынша тізімдеме және іс көрсетіледі. Іске
берілген инвентарлық нөмір істің мұрағаттық шифрының артына тақ түрінде
қойылады.
3.2. Ерекше құнды құжаттар
Ұйымдардың құжаттық қорларда маңызды тарихи оқиғаларды көрнекті тұлғалар
туралы фактілер, партия, мемлекет, мәдениет көрнекті қайраткерлерінің
қолтаңбалары, саланың дамуының кезеңдері болып табылатын құжаттарды
көрсететін мәліметтер болады. Ерекше құнды құжаттарды анықтау бойынша
жұмысты бастамас бұрын ұйым тарихымен танысуы қажет, оның қандай
кезеңдеріндегі қызметке бұндай құжаттар құрылады. Сараптау комиссиясында
тәжірибе мамандардың қатысуымен ерекше құнды құжаттарды анықтаудың жолы мен
жоспарын талқылау керек. Мемелекеттік мұрағатпен және оның басшылығымен
келісім бойынша ведомстволық мұрағат ерекше құнды құжаттарды анықтайды.
Ерекше құнды құжаттары бар істерді анықтау үшін бірінші кезекте қор
ұйымдастырушының негізгі қызметін бейнелейтін құрылымдық бөлімшелердің
тізімдемесі жасалады. Егер іс ерекше құнды құжаттарды ұстаса, ол тізімге
енгізіледі. Тізімде көрсетіледі: қор, тізімдеме, іс нөмірі және ерекше
құнды құжаттарға аннотация; ескерту белгісі қажетті белгі мен түсіндіру
үшін қолданылады (істің физикалық жағдайы, басқа істермен байланысы).
Тізімде сараптау комиссиясы құрайды және мұрағат мекемесіндегі сараптау
бақылау комиссиясымен келісіледі. Тізімді бекіткеннен кейін барлық құнды
құжаттар есептелуге жатады. Бұндай құжаттар кіретін істердің сыртында оң
жақ басқы бұрышында ЕҚ (ерекше құнды) деген индекс қойылады. Ерекше құнды
құжаттардың басты есеп құжаттары белгіленген формадағы тізімдеме болып
табылады. Әр қорға тізімдеме төрт данадан жасалады, ұйым сараптау
комиссиясы қолдайды және мұрағат мекемесінің сараптау бақылау комиссиясымен
келісіледі. Тізімдеменің қорытынды жазбасы болады, ол тізімдеменің толуына
байланысты төрт таңбалы санға дейін кіргізіледі. Тізімдеме ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Әрбір мекеме өз функциясын атқару барысында құжаттар жасайды және
сырттан құжат келеді. Тұлғаның немесе ұйымның қызметін қалыптастыратын
құжаттар жиынтығы құжаттар қоры болып табылады. Әрбір күнтізбелік жыл
басында өткен жылдағы іс жүргізу құжаттары мекеменің мұрағатына өткізілуі
қажет.
Мұрағат – құжаттық ақпаратты қолдану мақсатындағы құжаттарды қабылдау
және сақтауды жүзеге асыратын ұйым немесе оның құрылымдық бөлімшесі. Ал
мұрағат ісі құжаттарын қолдану және сақтау мәселесін қамтитын қызмет
саласы. Мұрағат ісі мен оның тарихи мәселесін теориялық, әдістік және
ұйымдастыру жасайтын және зерттейтін ғылыми пәнді мұрағаттану деп атаймыз.
Аталған курстың міндеті болып табылады:
- қоғам өміріндегі құжаттардың маңызын көрсету;
- ғылыми зерттеу үшін құжаттық бағасын сақтауға мемлекет пен қоғам
алдында жауапкершілікті іс жүргізу қызметкерлеріне түсіндіру;
- Қазақстандағы мұрағат ісін ұйымдастыру туралы жалпы мәлімет беру;
- мекемелердегі құжаттармен жұмысты ұйымдастырудың ведомстволық
мұрағаттағы ролін анықтау;
- мемлекеттік және ведомстволық мұрағат жұмысындағы сабақтастықты
көрсету;
- құжаттардың құндылықты сараптау мәселесіне байланысты студенттердің
таным көлемін кеңейту;
- іс жүргізу аяқталған істердегі қажетті тәжірибені енгізу.
Зерттеу объектісі болып қоғам қызығушылығына қолданылатын және олардың
сақталуын қамтамасыз ететін құжаттарды ұйымдастыру мәселелері, мекемелер
мұрағаттарды және құрылымдық бөлімшелердегі іс жүргізу құжаттар болып
табылады.
1976 жылы КСРО Жоғары Кеңесі қабылдаған Тарихи және мәдени
ескерткіштерді қолдану және қорғау туралы Заң мемлекеттік мұрағаттарда
сақталған құжаттық құндылықтарды ескерткіштер қатарына жатқызады. Заң
көрсетілген ескерткіштер ғылым, білім беру және мәдениеттің де мақсатына
қызмет етеді деп бекітеді. Мемлекеттің меншігі болып табылатын құнды
мұрағат құжаттарының жиынтығын ҚР Мемелекеттік мұрағаты құрайды. Бұл
құжаттардың бір бөлігі мемлекеттік мұрағаттар туралы Ереже бойынша
республика дәрежесінде болып табылады. Мемлекеттік мұрағатқа кіретін
құжаттар құрамы орны бойынша да (нормативті және ұйымдастырушы құжаттар,
жоспарлы және есептік, жобалық және ғылыми, мәдени-ағарту және т.б.),
физикалық ерекшелігі бойынша да (қағаздағы, әйнектегі, таспадағы құжаттар)
көптүрлі болып табылады.
Мемлекеттік мұрағат қоғам қызметкерінің барлық саласы құжаттарын
қамтиды. Мемлекеттік мұрағаттың жинақтау бағасы елдің өндірістері,
ұйымдары, мекемелері болып табылады. Барлық мекемелер мен ұйымдар
құжаттары практикалық мақсат үшін қолданылады, ал кейбір құжаттар мекеме
қабырғасында-ақ ғылыми және халықшаруашылықтық мақсатта қолданылады. әрі
қарай мекеменің құжаттарының құнды бөлігі мемлекеттік мекемеге беріледі,
сондықтан ведомстволық және мемлекеттік мұрағат арасында тығыз байланыс
ұсталуы және жұмыстағы сабақтастық үшін жағдай жасалуы маңызды болып
табылады. Олардың жалпы негізгі міндеті: құжаттарды сақтау және ондағы
ретроспективті ақпаратты ғылыми және практикалық мақсатта қолдану.
Сабақтастықтың мемлекеттік мұрағатқа тек қанақорды оптимальды ақпараттармен
қамтамасыз ететін құнды құжаттамалар өтуінен тұрады. Ал бұл үшін ең ерте
кезеңде құжаттың құндылығын жоғары дәрежелі сараптау қажет.
Сонымен қатар, мекеменің мұрағатында жіберілген құжаттарға жасалған
анықтамалық ақпарат мемлекеттік мұрағатқа дәл сол күйінде түсуі міндетті.
Ал бұл тек қана мұрағаттар арасындағы тығыз байланыс, мемлекеттік мұрағат
тарапынан жүйелі бақылау және сондай жүйелі әдістік көмек арқылы мүмкін
болады.
Мемлекеттік мұрағатқа берілуге жататын құжаттарды нақты және сапалы
өңдеуде үлкен рольді біртұтас мемлекеттік іс жүргізу жүйесі атқарады.
Құжаттарды ұйымдастыру бойынша талаптарды орындау, құжаттардың формаларын
қалыптастыру жоғары деңгейдегі өңдеу үшін жағдай жасайды және іс жүргізу
қызметін жүзеге асыру мүмкіндігін кеңейтуге ғана емес, сонымен бірге
белгілі бір көлемде мұрағаттардағы құжаттық ақпараттар іздеуге мүмкіндік
береді. Қазіргі кезеңде мұрағат мекемелердегі маңызды міндеттердің бірі
қоғамның ретроспективті ақпаратқа қажеттілігін қамтамасыз ету үшін
мемлекеттік мұрағаттың қолдану жүйесін жетілдіру болып табылады. Мұрағат
мекемелердегі бір келесі бір маңызды міндеті мемлекеттік мұрағат
мазмұнымен құрамын дамыту болып табылады. Ол үшін мемлекеттік
мұрағаттардың жинақтау жүйесін жетілдіру, мемлекеттік және ведомстволық
мұрағаттар арасындағы байланысты бекіту, мекемелер және іс жүргізу
құжаттарын ұйымдастыруды сараптау комиссиясының жұмысына әсер етуді
ұйымдастыру қажет. Тағы бір маңызды міндет елдің барлық құжаттық байлығын
толық сақтауды қамтамасыз ету болып табылады.
1.1. Мұрағат ісін басқару органдары және олардың функциясы
Қазақ революциясынан кейін біртұтас қалыптасқан іс жүргізу жүйесі
орныққанға дейін Қазақстанда мұрағат мекемелерінің тұтас орныққан жүйесі
болған жоқ. Ресей ғасырларға созылған ауызша айту тарихы мен ауыз
әдебиетінің дамуы дәстүрлі қазақ қоғамының өзіндік деректер кешенін
қалыптастырды. Бұндай өзіндік ерекшелік жазба мәдениетінің кеш дамуына
әкелді. Сондықтан да, тарихшылар реолюцияға дейінгі тархшы басқа елдердің
мұрағаттарынан іздеуге мәжбүр болып отыр. Себебі қазақ жерінің орасан зор
байлығына қызыққан жат жерліктер сан қилы деректерді жинады. Жағдайдың
осылайша болуына бәрден-бір себеп Ресей империясының саяси, әлеуметтік,
мәдени, ағартушылық отарлауы еді.
Бүгінгі күні Қазақстандағы мұрағат тарихының зерттеушілер бастау көзді
Бөкей ордасында 1794 жылы құрылған мұрағаттан бастайды. Бөкей ордасы Еділ
мен Жайық арасындағы Ресей мемлекеттік шекарасы ішіндегі территорияны
қамтыды. Бөкей ордасының дамуындағы қалыпты кезең Жәңгір ханның (1824-1854
жж) басқаруымен байланысты болды. Еуропалық және шығыстық білім алған
Жәңгір хан еуропалық елдер мемлекеттік аппараты құрылымына оның ішінде
патшалық Ресейге бағыт ала отырып, көшпелілерді саяси басқару реформасын
жүзеге асырды. Онда іс жүргізу үшін татар және орыс бөлімдерінен ерекше
кеңсе құрылды. Іс жүргізу көлемі және хаттардың көбеюі мұрағаттың тез
жинақталуына көмектесті. Жәңгір ханың өлімімен және қырғыз ішкі (Бөкей)
Ордасының уақытша кеңесі құрылуымен мұрағат оның құрамына берілді.
Осы жерде бұл мұрағат туралы айта кетелік. Мұрағаттың бірнеше
ерекшелігін атап өтуге болады:
1) Бөкей Ордасы Ресей империясының клерикальды мемлекеті болды.
Сондықтан ондағы құжаттар тікелей орыс отарлау-жүйесінің бақылауында болды.
Бұл ұлттық мәселелердің көтерілуіне белгілі бір дәрежеде кедергі болды.
2) Бөкей Ордасы Қазақстан территориясының аз ғана бөлігін қамтиды.
Сондықтан ондағы құжаттар бүкіл қазақ халқының мәселелерін ашып береді деп
айта алмаймыз.
3) 1418 жылы 2 сәуірде мұрағаттар басқармасы бойынша Орталық комитет
құрылуы. Мұрағатты уақытша басқарудан басқа комитет алдына елдегі мұрағат
ісін қайта құру туралы ереже жасау міндеті қойылды. 1918 жылы 1 маусымда
РСФСР Халық комиссарлар кеңесі мұрағат ісін орталықтандыру және қайта құру
туралы Декрет қабылдады. Лениндік Декрет деген атқа ие болған бұл декрет
КСРО-дағы мұрағат ісін ұйымдастырудың негізін салушы құжат болды. Декретте
былай көрсетіледі:
1) Үкіметтік мекемелердің барлық мұрағаттары ведомстволық мекеме
ретінде жойылады, онда сақталған істер мен құжаттар Біртұтас мемлекеттік
мұрағат қорын құрады;
2) Мемлекеттік мұрағат қорын меңгеру мұрағат ісін бас басқаруға
жүктеледі.
Бас мұрағат (Главархив) алдына үлкен міндеттер тұрды:
- мемлекеттендірілген мұрағат қорларындағы құжаттардың сақталуын
қамтамасыз ету;
- біртұтас мемлекеттік мұрағат қорындағы құжаттар есебі, олардың
сақталуын қамтамасыз ету және мемлекеттік мұрағатқа өткізілуін
қамтамасыз ету;
- құжаттарды қолдануды ұйымдастыру;
- мекемелердегі құжаттардың сақталуын бақылау.
Осы міндеттерді жүзеге асыру үшін Бас мұрағатта инспекторлық міндет
құрылды.
1919 жыл РСФСР ХКК Лениндік Декретіне қосымшалар енгізілді, яғни
мұрағат істерін жою және сақтау туралы Декрет қабылданды.
Құжаттардың құндылығын сараптау және мұрағаттарды жинақтау ісі
2.1. Сараптау міндеттері. Құжаттарды таңдау ұстанымдары және оларды бағалау
критерийлері.
Құжаттар құндылығын сараптау – мемлекеттік сақтауға таңдау мақсатында
олардың құндылығын анықтау және сақталу мерзімін бекіту. Ведомстволық
мұрағаттар жұмысының негізгі ережесіне бұл түсінік былай көрсетіледі:
Құжаттардың құндылығын сараптау құжаттарды сақтау мерзімін анықтау
және оларды сақтауға таңдау мақсатында олардың құндылығының критерийлері
мен ұстанымдары негізінде құжатты зерттеу деп аталады.
Құжаттардың құндылығын сараптау процесінде екі міндет шешіледі:
1) Жыл сайын құрастырылатын құжаттамалар толқынынан мәңгілік сақтау
үшін құнды құжаттар, сонымен қатар ұзақ мерзімге сақталатын (он жылдан
артық), ұзақ уақыттың практикалық маңызды құжаттар алынады;
2) Сақталатын мерзімі өткен құжаттар жойылуға жіберіледі.
Құжаттардың құндылығын сараптау бірнеше кезеңдерден тұрады. Бірінші
кезең іс жүргізу барысында іске асырылады:
а) құжаттар тізімі және жұмыс тәжірибесі негізінде болашақ істің құндылығы
анықталатын іс номенклатурасы жасалған кезді;
б) мекемеге келіп түскен құжаттарды тіркеу кезінде;
в) құжатты іске жіберген кезде.
Екінші кезең іс жүргізу біткеннен кейін ведомстволық мұрағатқа өткізу
үшін істі даярлау кезінде өтеді.
Үшінші кезең – мемлекеттік сақтауға берілу үшін істі даярлау кезінде
өтеді.
Сақтауға алынатын құжаттарды таңдаудың басты ұстанымы тарихи принцип
болып табылады, құбылыс даму барысын қарастыруды талап етеді және қандай да
болмасын құбылысты, қарым-қатынастың даму заңдылығын ашуға кілт береді.
Жан-жақтылық және кешенді зерттеу принципі құжатты кешенді бақылауға
болжамдайды, себебі бұл құжат екіншісін толықтырады, үшіншісі біріншісін
қайталауы мүмкін. Құндылығын сараптауды жемісті жүргізу үшін құжаттар
құндылығы критерийлерін қолдану қажет.
Ведомстволық мұрағаттар жұмыстың негізгі ережесі критерийі үш топқа
біріктірілген:
1) шығу тегі критерийі (ұйымның немесе тұлғаның мемлекеттік басқару
жүйесіндегі ролі мен орны; құжаттың ұйымдастырылу уақыты мен орны); мазмұн
критерийі (құжатта бейнеленген оқиға маңыздылығы, ондағы ақпараттың
маңыздылығы, оның басқа құжатта қайталануы); сыртқы ерекшелік критерийі
(құжаттың заңдық шынайылығы, мәтіннің берілу ерекшелігі, құжаттың
материалдық ерекшелігі, құжаттардың физикалық жағдайы).
Маңызды критерийлерді көрсетейік.
1. Құжатты жасаған мекеме немесе тұлғаның маңыздылығы. Мемлекеттің
дамуы барысында әртүрлі бейнелі функция атқаратын өнеркәсіптер, ұйымдар
мекемелер құрылады. Онда құрылған құжаттар кешенінің құндылығы мекеменің
мемлекеттік басқару жүйесіндегі, ғылымның, халық шаруашылығының,
мәдениеттің дамуындағы маңыздылығымен анықталады. Мемлекеттік өкімет пен
басқару органдары мемлекеттің қызметін бейнелейтін құжаттамаларды құрайды.
Мемлекеттік сақтауға іріктелген құжаттар қоғам өміріндегі маңызды роль
атқаратын мекемелерде жасалады. Құжаттар тек қана мекемелерде ғана емес,
сондай-ақ адамдар да жасалады. Олар тұлғаның өндірістік, қоғамдық,
шығармашылық қызметін бейнелеуі мүмкін. Ғылыми қызығушылық ірі қоғам және
мемлекет қайраткерлерінің, ғалымдардың, жазушылардың, қолбасшылардың,
суретшілердің құжаттарын көрсетеді. Жеке қорлар мемлекеттік және жергілікті
мұрағаттарда Ғылым Академиясы мекемелерінің және басқа ведомстволық
мұрағаттарда сақталады. Мұрағат мекемелері сонымен қатар журналистерден,
өлкетанушылардын және басқа тұлғалардан туған өлке тарихын зерттеуге көмек
беретін құжаттарды ала алады. Олардың бастылары: жеке құжаттар, қорды
құрушылардың жасаған құжаттары, хаттар.
2. Құжаттың мазмұнының маңыздылығы (мазмұн критерийі). Бұл критерий
барлық жағдайда қолданылады. Құжаттардың жалпы тобында мекеменің негізгі
қызметін бейнелейтін құжаттар және мекеменің ағымды жұмысы үшін қажетті
қосалқы рольді атқаратын құжаттар құрылады. Мекемелердің негізгі қызметін
бейнелейтін құжаттардың бірінші тобына жатады: уставтар, ережелер, штатты
кестелер, бұйрықтар, болашақтағы және жылдық есептер, сала бойынша жылдық
есептер, баяндамалар, шолулар, мәжілістер, жиылыстар хаттамалары, жоғары
тұрған органдардың директивті нұсқаулары. Екінші топқа жататын құжаттар
көбірек. Олардың кейбіреулері ұзақ уақыттағы анықтамалық маңызы, бірақ
олардың көпшілігі бір – бес жылдан соң оперативті және анықтамалық маңызын
жояды. Бұлар мекеменің негізгі қызметін бейнелемейтін оперативті және
бухгалтерлік есептер, қамтамасыз ету туралы хаттар, ағымды жөндеу жұмыстары
құжаттары.
3. Құжаттың қалыптасуының уақыты мен орны. Бұл екі критерий бір-
бірімен тығыз байланысты. Олар сонымен қатар сараптаудың негізгі
критерийлері болып табылады. Біздің еліміздің тарихында қоғам мен
мемлекеттің өмірінде үлкен роль атқарған ерекше маңызды оқиғалармен толған
кезеңдер болуы. Осы кезеңдері толық және жан-жақты ашатын құжаттар кешенін
сақтау қажет. Міндет оңай емес, себебі соғыстар кезінде бейбіт уақытпен
салыстырғанда құжаттар аз болды және соғыстар мен революциялар кезінде жаңа
арнаулы құжаттамалар жасалды. Уақыт критерийі тек қана өткен кезең
құжаттарына қолданылады. Әрбір мекеменің, ұйымның қызметінде ерекше маңызды
кезеңдер бар. Бұл құрылу және жойылу, ерекше тапсырмалар орындау кезеңі
болып табылады. Бұл кезеңдегі құжаттар құндылығын сараптауда ерекше назарды
талап етеді, мемлекеттік сақтауға көп құжаттар алынады. Құжаттар шығу орны
критерийі уақыт критерийімен тығыз байланысты: тарихи ерекше кезеңде
құрылған құжаттарды бағалауда басты рольді оның орны алады.
4. Құжаттардың түпнұсқалылығы және көшірмесі. Сақтауға таңдауда
артықшылық түпнұсқаға беріледі (бұйрықтар, хаттамалар, жоспарлар және
т.б.). Бірақ құжаттардың кей категориялары мекемелерде көшірме болып
сақталады, мәселен, есептер, баянхаттар, әртүрлі анықтамалар және т.б.
Біртұтас мемлекеттік іс жүргізу құжаттамаларына сай мекемелерге
жіберілген хаттарда нөмір және мерзім көрсетіліп, бекітілуі қажет. Бұл
ереже бұрыннан бар және көптеген мекемелер орындайды. Бірақ есептердің
қалған даналары әрқашанда толық толтырылмайды. Сондықтан да іс жүргізу
қызметкерлеріне жіберілген құжаттардың көшірмелерін, бірінші кезекте
тұрақты сақтауға берілген құжаттарды өз уақытында толтыру талаптарын қатаң
бақылау қажет. Бұл құжаттың болашақ пайдалануы үшін аса маңызды,
сілтемедегі анықтама беру негізіндегі бекітілмеген көшірме деген белгі
деректің құндылығын түсіреді.
5. Құжаттың заңдық күші. Бұл критерий алдыңғыға сабақтасады, себебі
заңдық күшті басты орында дұрыс толтырылған түпнұсқа алады.
6. Құжаттардың қайталануы (дублет). Бұл критерий барлық мекемелерде,
ұйымдарда қайталанатын құжаттар көп таралуына байланысты мемлекеттік
сақтауға құжаттарды таңдауда басты роль атқарады. Қайталанбалы құжат-
түпнұсқадан көбейтілген құжаттың бір даналарының бірі. Бұндай көбейтудің
мақсаты – жұмыстың оперативтілігін көтеру үшін немесе ақпарат үшін құжаттың
мекемелерге немесе ведомстволық мекемелерге жіберіледі. Соңғы жылдарда
мекемелерде көбейтетін аппараттардың кең таралуына байланысты көптеген
алынған құжаттарды көбейтеді, бұл орындаушылардың жұмысын жеңілдетеді. Егер
мемлекеттік сақтауға түпнұсқа немесе оны алмастырылатын көшірме берілсе, ал
кеңсенің күнделікті жұмысы мен мекеме мұрағатына қайталанбалы пайдаланған
мақсатты болып табылады. әңгіме басты рольдегі ылғи пайдаланылатын құжаттар
туралы болып отыр, мәселен, жоспарлар, есептер, бұйрықтар.
7. Мазмұнның жұтылуы (поглащение). Бұл критерий ағымдық жоспарлы және
есептік құжаттамаларды сараптауда ерекше кең пайдаланылады айлық есептің
мазмұнын тоқсандық есептер жұтып жібереді, тоқсандық есепті жылдық есеп
жұтып жібереді. Сондықтан мемлекеттік сақтауға соңғы құжат алынады.
8. Құжаттың физикалық жағдайы. Бұл критерий қосалқы жекелеген
жағдайларда қолданылады. Бұл құжаттың қоданылуының бір оқиғасы қатты
бүлінген құжаттардың болуы, мәселен, судың тиюі, жабысып қалуы, мәтіннің
оқылмауы. Бұндай жағдайда, құжаттың негізінен нақты мекемеге немесе қосалқы
кіретіні анықталады. Белгілі бір кезеңде жоғалуы құжаттар кешенін
төмендететін, болашақ тарихшыларға қандай да болсын маңызды мәселені жан-
жақты зерттеуге мүмкіндік бермейтін болса қалпына келтіруге (реставрация)
беріледі. Ал қажетті ақпаратты болғанменен, басты орын алмайтын құжаттар
физикалық жағдайы критерийіне сай жойылуға жатады. Аса құнды құжаттар
қаншалықты бүлінгеніне қарамастан сақталуы қажет, реставрация техникасы
дамуда, 30 жылдардағы үмітсіз бұзылған құжаттар қазір жөнделуде.
Тағы да басқа критерийлер бар. Мәселен тілдік және көркем еркшелігіне
байланысты, қордың сақталу ерекшелігі.
Сараптау органдарының жүйесі. Сараптау қызметі сараптау комиссиясы
жүйесін (СК) және сараптау-бақылау комиссиясын (СБК) көрсетеді. Оларға
құжаттың құндылығын сараптау бойынша жұмысты жүргізу жүктеледі. СК және СБК
– тұрақты өмір сүретін жиылатын орган. СК шешімі мекеменің басшысымен
бекітіледі. Бірақ кейбір сұрақтар бойынша СБК бекітуі қажет. Одан СК
ұйымдастыру - әдістік нұсқаулар күтеді. Осыдан олардың жұмыста ылғи
байланыста болуы туындайды. Сараптау комиссиясы барлық мекемелерде,
ұйымдарда құрылады. Сараптау – бақылау комиссиясы мұрағат басқармасында
өмір сүреді. Орталық сараптау комиссиясы мекеменің негізгі құрылымның
бөлімшелерінің білікті мамандарынан министрлік бұйрығы бойынша құрылады.
Оны басқарушы қызметкерлердің бірі басқарады. Орталық сараптау
комиссиясының құрамына министрліктің мұрағат меңгерушісі және орталық
мемлекеттік мұрағат өкілі кіреді. Сараптау комиссиясы мекеме, ұйым
басшысының бұйрығымен тағайындалады, оны құрылымдық бөлімше басшысы
басқарады. Комиссия құрамын мекеме қызметі негізгі мамандығының білікті
мамандары кіргізіледі (үш-бес адамнан аз емес). Сараптау комиссиясының
мүшесі экономист немесе бухгалтер болады, себебі есептік қаржылық құжаттар
істің жалпы көлемінде бірнеше пайызға ие болады. Типтік ережеге сай.
Сараптау комиссиясына іс жүргізу қызметінің қызметкері және мекеме мұрағаты
меңгерушісі кіреді. Бұл тұлғалардың сараптау комиссиясы құрамына енді
олардың қызметтік міндеткерлерінің арқасында барлық құжаттамалар жиынтығын
білуінен түсіндіріледі. Одан басқа, номенклатураны құрастыру бойынша,
мемлекеттік сақтауға істерді таңдау жұмысы олардың басшылығымен жүзеге
асырылады. Ведомствоның бас ұйымы сараптау комиссиясы құрамына мұрағат
мекемесінің өкілі кіреді: бұл бақылаудың бір түрі және әдістік көмек болып
табылады. Кеңес беру үшін басқа ұйымдардан мамандар шақырылуы мүмкін. әрбір
мекемеде сараптау комиссиясы туралы жеке ереже болуы керек. Орталық
сараптау комиссиясы мен сараптау комиссиясының көптеген функциялары
жұмысымен сай келеді.
1. Сараптау комиссиясы мен Орталық сараптау комиссиясы мекеменің
мұрағатының құрылымдық бөлімшелер істерінің номенклатурасының жобаларын
қарастырады және қолдайды.
2. Сараптау комиссиясы мен Орталық сараптау комиссиясы мекеменің
мұрағатының құрылымдық бөлімшелерінен құжаттарды жіберу кестесін және
мемлекеттік мұрағатқа құжаттарды беру кестесі (мұрағат мекемесінің
құрастырған және мемлекеттік мұрағатпен келісілген).
3. Сараптау комиссиясы мұрағатпен және құрылымдық бөлмшелер іс
жүргізу қызметкерлермен бірігіп жыл сайын мекеме мұрағатына беру үшін
тұрақты және ұзақ мерзімді сақтауға құжаттарды таңдауға іріктеу жүргізеді:
құндылықты сараптау бойынша жұмыстың басты кезеңі осы, себебі бұл тұста
мемлекеттік сақтауға беру үшін істерді іріктеу жүргізіледі. Сараптау
комиссиясының мүшелері құрылымдық бөлімшелердегі категориялар бойынша
таңдалған, жою үшін бөлінген істер туралы актілерді, тұрақты және уақытша
сақталудағы істер тізімдемелерін қарастыра отырып, құндылықты сараптау
тексереді. Істерді қарастыруда олардың қалай дұрыс қалыптасқандығы
анықталады. Ерекше назар сараптау тексеру комиссясы деген белгіге
аударылады, себебі әрбір істің саяси, мәдени құндылығы осылай анықталады.
Орталық сараптау комиссиясы құрылымдық бөлімшелер мен ведомстволық
ұйымдардағы істерді таңдауға бақылауды жүзеге асырады.
4. Сараптау комиссиясы мекемеде құрастырылған тізімдемені
қарастырады: тұрақты сақтаудағы істер тізімдерінің жылдық бөлімі, олардың
мемлекеттік мұрағатқа өткізу, тұрақты сақтау жеке құрамы бойынша істер
тізімдемесі, уақытша сақтау істері, ұзық уақыт сақтау жеке құрамы бойынша
тұрақты сақтаудағы істер тізімдемесін қолдағаннан кейін сараптау комиссиясы
оны мұрағат мекемесінің сараптау тексеру комиссиясында бекіту үшін көрсету
туралы шешім қабылдайды. Мемлекеттік мұрағатқа беру үшін іс даярлау бойынша
жұмысты мемлекеттік мұрағат шаруашылық есеп топтары қызметкерлері атқарады.
Сараптау комиссиясы мен орталық сараптау комиссиясы мемлекеттік мұрағатқа
құжаттарын өткізбеген ведомстволық ұйымдар мен мекемелерге ұзақ уақытқа
сақтауға берілген іс тізімдемелерін бекітеді.
5. Сараптау комиссиясы мен орталық сараптау комиссиясы құрылымдық
бөлімшелерде тұрған сақтау мерзімі туралы актілерді қолдайды және
қарастырады. Оның ішінде СТК белгісі бар және сонымен қатар мұрағат
мекемелерінде есепте тұрмаған ұйымдар мен өнеркәсіптердегі актілерді
қарастырады.
6. СК мен ОСК мемлекеттік сақтауға берілуге жататын істердің жоғалуы
туралы актілерді және тұрақты сақталатын құжаттардың жөнделмейтіндей
бұзылуы туралы актілерді қарастырады.
7. СК және ОСК жеке адамдар құжаттарын ведомстволық сақтауға қабылдау
мәселесін қарастырады.
8. СК және ОСК әртүрлі топтағы құжаттардың құндылығын зерттеуді
жүргізеді: тізімдермен, типтік және жобалық номенклатурада қарастырылмаған
құжаттардың сақтау мерзімін бекіту және кейбір категориядағы құжаттардың
сақтау мерзімін өзгерту туралы ұсыныстарды қарастырады.
9. СК және ОСК ерекше құнды істердің тізімімен тізімдемесін
қарастырады және СТК ұсыныстарын көрсетеді.
10. СК және ОСК жекелеген категориядағы құжаттардың түпнұсқаларын
микрофильмдерге ауыстыру туралы ұсыныстарды қарастырады және ұсыныстарын
көрсетеді.
11. СК және ОСК құрылымдық бөлімшелер мен ведомстволық ұйымдар СК
қызметіне әдістік басшылықты жүзеге асырады, олардың жұмысын бақылайды,
олардың СК мүшелеріне кеңес береді. ОСК министрліктің орталық мұрағатымен
және іс жүргізу қызметімен біріге отырып құрылымдық бөлімшелер және
ведомстволық ұйымдар СК мүшелерін, мұрағаттар мен іс жүргізу
қызметкерлерінің біліктілігін көтеру бойынша сабақтар жүргізуге қатысады.
12. СК және ОСК мұрағат мекемелерінде есепте тұрмаған ведомстволық
ұйымдарға құжаттар мен жұмыс мәселесі (номенклатураны құрастыру,
құжаттарды сақтау және есепке алуды ұйымдастыру олардың құндылығын
сараптау, ұзақ мерзімді сақтау істер тізімдемесін құрастыру және әрі қарай
сақтауға жатпайтын істерді жоюға бөліну туралы актілер) бойынша әдістік
және практикалық көмек береді.
СК және ОСК қызметі мекеме басшысы қол қойған хаттамалармен
бекітілді. Жоғарыда айтылғандай, көп мәселелер бойынша ОСК (СК) шешімі
мемлекеттік мұрағат қызметі мекемелерінің СТК-мен келісімді және
бекітіледі. Оларға жатады:
- жеке құрам бойынша және тұрақты сақталатын істер тізімдемесін қолдау
туралы шешім;
- істерді өңдеу және құндылықты сараптау бойынша әдістік құралдар,
тұрақты сақталатын істердің жоғалуы туралы және жөнделмейтін
бүлінушіліктер туралы актілер;
- мекеменің іс номенклатурасы;
- құрылымдық бөлімшелер мен ведомстволық мекемелер үшін типтік
номенклатуралар жобасы;
- бұрын бекітілген типтік істер номенклатурасы немесе құжаттардың типтік
және ведомстволық тізімдерімен бекітілген немесе құжаттардың типтік
ведомстволық тізімдемелерімен бекітілген құжаттардың жекелеген
түрлерінің сақтау мерзімін өзгерту туралы ұсыныстар;
- тізіммен, типтік іс номенклатурасында көрсетілмеген құжаттардың сақталу
мерзімін бекіту туралы ұсыныстар;
- ерекше құнды құжаттар мен істер тізімімен тізімдемесі;
- құжаттардың түпнұсқаларын микрофильмдерге ауыстыру туралы ұсыныс.
Осы мәселелердің әрқайсысынан қабылданған шешімнің мәтінінің даналары
ұйымдарының басшылары қол қойып және мұрағат мекемелерінің СТК жіберілді.
Оны бекіткеннен кейін СТК шешімі ұйымның басшысымен бекітіледі.
Орталық сараптау комиссиясының саланың орталық мекемесінің органы
ретінде арнаулы функциялары бар:
1. Сараптау саласының әдістік жұмысы ОСК маңызды бір функциясы болып
табылады. Олар мемлекеттік мұрағатқа берілуге жататын құжаттар тізімі мен
сақтау мерзімі ведомстволық тізімі жобаларын мұрағат мекемелерінде бекітуге
ұсынады және қарастырады: түпнұсқалары микрофотокөшірмелермен ауыстырылып,
түпнұсқалары заңдық күші болатын құжаттар тізімі; іс жүргізу бойынша
нұсқаулар, типтік номенклатуралары, классификаторлар және басқа нормативті
әдістік құралдар (СК, бұл құралдарды қарастыру мен даярлауға қатысады).
2. ОСК келесі құжаттардың жобаларын қарастырады:
- құжаттардың құндылығын сараптаудың ұйымдастыру және әдістік мәселесі
бойынша ұсыныстар;
- мемлекеттік сақтауға берілуге жатпайтын немесе жататын құжаттары бар
мекемелер, ұйымдар салалары тізімі;
- құрылымдық бөлімшелер мен ведомстволық ұйымдар туралы типтік
ережелер және басқа нормативті-әдістік құралдар. Бұл құжаттардың жобалары
ОСК қолдағаннан кейін және мекемелердің басшылары қол қойғаннан кейін
мұрағат мекемелері СТК қарастыруға көрсетеді.
3. ОСК мұрағат мекемелерімен келісім бойынша министрліктің
(ведомство) құрылымдық бөлімшелері мен оған ведомстволық ұйымдардың СК
сақтау мерзімі өткен құжаттарды тұрақты және ұзақ уақыт сақтау мерзімдегі
және жеке құрам бойынша жоя беруге құқық береді. Бұндай шешім сақтау
мерзімімен құжаттардың ведомстволық тізімі бекітілген болатын жағдайда
беріледі.
Сонымен ОСК мекеменің СК сай функцияны да, тек қана орталық сараптау
органына сай функцияны атқарады. Тұрақты құрамды құжаттары бар мемлекеттік
мұрағаттың сараптау-әдістік комиссиясы бірнеше бағыт бойынша жұмыс
жүргізеді.
1. Мұрағат ішіндегі құжаттардың құндылығын сараптау (қайта
жасалғаннан кейін тізімдемелерді және құжаттарды жоюға бекінген актілерді
қайта қарау, құжаттардың кешенді бағасын қамтамасыз ету үшін қор кешенін
және қиын қорларға сараптама жүргізу тәртібін анықтау және т.б.).
2. Мұрағатта жасалған әдістік құралдарды, оның ішінде құжаттардың
құндылығын сараптау бойынша қарастыру (тұрақты сақтау мерзіміндегі істер
категориясы тізімі, ерекше құнды істер мен құжаттар тізімі, жұмыс
нұсқаулары және т.б.).
3. Мемлекеттік мұрағатты жинақтау бойынша жұмыс (мемлекеттік
мұрағатқа іс тапсырған мекемелердің құжаттар құрамын зерттеу, сол
территориядағы мемлекеттік сақтауға материалдарын өткізген және өткізбеген
мекемелер тізімін жасауға қатысу, тұрақты сақтауға жататын құжаттар тізімі
және т.б.).
СӘК (сараптау-әдістік комиссиясы) шешімі мұрағат басшылығымен
бекітіледі, бір кейбір мәселелерді СТК бекітуін талап етеді. Сала
мамандары, тарихшылар, мұрағатттанушылардың қызметтерінің бірігуі
құжаттарға объективті баға үшін жағдай жасайды. өйткені құжаттық ақпараттың
үлкен көлемі оларды анықтауда қиындық тудырады. Сараптау қызметінің
міндеті – құнды құжаттарды сақтау болып табылады.
2.2. Мекемелердегі құндылықты сараптау қорытындыларын безендіру және
мемлекеттік сақтауға құжаттарды таңдау әдісі
Құжаттардың құндылығын сараптау бойынша жұмыс барысында маңызды
анықтамалық құрал құжаттар тізімі болып табылады. Мұрағаттар Бас
басқармасы бекіткен тізімдер құжаттар мен нақты іс категорияларының сақтау
мерзімін анықтауда нормативті құжаттар болып табылады, өйткені онда
көрсетілген сақтау мерзімі міндетті. Тізімдердің басты мақсаты мекемелер,
ұйымдардың қызметі барысында құралған құнды құжаттарды сақтауды қамтамасыз
етуден және олардың мемлекеттік сақтауға түсіруінен тұрады. Құжаттар
тізімінің екі түрі бар: сақтау мерзімі көрсететін және мемлекеттік сақтауға
берілуге жататын. Сақтау мерзімі бойынша құжаттар тізімі екі топқа
бөлінеді. Типтік құжаттар тізімі, олар типтік тізімдер аталады және
ведомстволық тізімдер. Мемлекеттік сақтауға берілуге жататын құжаттар
тізімі типтік болып табылады, бірақ тұрақты сақталатын құжаттарды ғана
қамтиды. Типтік тізімге халық шаруашылығының белгілі бір саласы үшін
сипатты арнаулы құжаттар кірмейді. Министрлік пен ведомства типтік тізім
негізінде типтік құжаттар кіретін ведомстволық тізімдер және аталған
саладағы үшін арналған құжаттар жасайды. Типтік құжаттардың сақталу мерзімі
типтік тізімде көрсетілген мерзімге сай болуы керек. Арнаулы салалық
функция салаларының мекемелерінде орындалу нәтижесінде құрылған арнаулы
құжаттардың сақтау мерзімі бұл құжаттарды мазмұны мен құрамын құжаттардың
құндылығын сараптау критерийі мен принцип негізінде мазмұны мен құрамын
зерттеу жолымен анықталады. Талқылау мен келісудің барлық кезеңінен
өткеннен кейін ведомстволық тізімдер мемлекеттік мұрағат қызметінің бас
мекемелері мен ведомстволық басшылықпен бекітіледі.
1967 жылы материалдардың сақталу мерзімі көрсетліген министрлер
ведомстволар және басқа мекемелер, ұйымдар қызметінде құрылған типтік
құжаттардың материалдардың тізімі шығарылуы. Бұл тізімнен басқа жеке құрам
бойынша құжаттардың екі тізімі бар (сақтау мерзімі көрсетілген 1963 жылғы
басылым және мемлекеттік сақтауға өткізуге жататын 1976 жылғы басылым).
Көрсетілген тізімдер елдің ұйымдары, мекемелерінің басым көпшілігі үшін
сипатты және басқару қызмет процесінде ұйымдастырылған құжаттарды қамтиды.
Бірақ көптеген мекемелер мен өнеркәсіптердің көпшілігінде техникалық
құжаттама жасалады, сондықтан техникалық құжаттамалардың екі типтік тізімі
басылады, мемлекеттік мұрағатқа қабылдауға жататын оны сақтаудың орны және
мерзімі көрсетіледі. Пайдалануды жеңілдету үшін 1989 жылы бұл тізімдер
қайта жасалды және сақтау мерзімі көрсетілген мекемелер, ұйымдардың
қызметін біріктіретін типтік құжаттардың бір тізіміне біріктіріледі. Бұл
тізімнің екі бөлігі болды: барлық басқару аппараттарына тән дәстүрлі
басқару құжаттамалары және типтік ғылыми-техникалық құжаттама. Құжаттар
тізімі, барлық анықтамалықтар секілді тізімнен және қосалқы анықтамалық
аппараттан тұрады. қосалқы анықтамалық аппарат тізім мақаласының жіктеуінің
схемасы болып табылатын бөліммен құжат түрінің көрсеткіші, тізімді қолдану
бойынша көрсетулерден тұрады.
Тізімдердің басты мақсаты – жақын болашақ үшін және алдағы ұрпақ үшін
біздің уақыттың құнды құжаттарын сақтау. Екінші мақсат – мемлекеттік
мұрағаттарды қайталанбалы, құндылығы аз құжаттардан қорғау. Үшінші мақсат –
құжаттарды сараптау және номенклатураны құрастыруға көмектесетін
құралдарды мұрағаттар мен мекемелер қызметкерлеріне беру. Құралдардан
басқа сарапшы сараптау методологиясын меңгеру қажет.
2.3. Мемлекеттік мұрағаттардағы құжаттардың құндылығын сараптау бойынша
жұмысты ұйымдастыру
Құжаттардың құндылығын сараптау бірнеше кезеңнен жүргізіледі. Іс
жүргізу кезеңінде сараптау сай курста мазмұндалады, сондықтан бірнеше
кезеңді қарастыруға болады: ведомстволық мұрағатқа өткізу үшін іс дайындау
барысындағы сараптау және мемлекеттік сақтауға берілуге іс дайындау барысы.
Ведомстволық архивке істі өткізу олардың іс жүргізуін аяқтағаннан кейін бір
жылдан соң жүргізіледі. Бір жыл ішінде өткен жылдық істердің барлық кешені
құрылымдық бөлімшеде болуы қажет. Бұл құжаттарға мекеменің оперативті
қызметінің процесінде қарауға болады, бірақ бұл кезде тұрақты сақтауға
істі таңдау бойынша жұмыс жүргізіледі. Жұмысты істердің жылдық кешенін
сақтау мерзімі бойынша топтарға бөлуден бастауға болады: тұрақты, ұзақ
уақытқа (он жылдан астам) және уақытша (он жылға дейін) егер мекеме
мұрағатына сақтау мерзімі бес және он жылдан істер берілсе, онда топ саны
өседі. Істерді топтарға бөлгеннен кейін, тұрақты сақтауға істерді таңдауға
кірісуге болады, яғни тұрақты сақталатын барлық істерді бет-бетпен қарап
олардың ішіндегі құндылығы аз құжаттарды анықтап алып тастау керек.
Құжаттардың нақты кешенінің құндылығын сараптау нәтижесі болып тұрақты және
ұзақ уақыт сақталатын істердің тізімдемесінің жылдық бөлімі, сонымен
қатар құрылымдық бөлімшелердің құжаттары мен істерін жоюға бөліну туралы
актілер болып табылады. Жойылу актісінің сақталу мерзімі өтіп кеткен істер
ғана кіргізіледі. Актіні мекеме бекітеді. Ұзақ уақытқа сақталатын уақыты
біткен құжаттарды жоюға бөлу ведомстволық мұрағатта мемлекеттік
сақталуға істердің таңдау біткен кезде жүргізіледі. Ведомстволық мұрағтта
құндылықты сараптау істерді мемлекеттік сақтауға өткізуге даярлау
процесінде жүзеге асады. Осыған байланысты оның жоғары сапасы қаматамасыз
етілуі қажет. Сараптауды жүргізу кезінде бірінші кезекте ұйымдастыру
құжаттамалары талданады. Зерттеу барысында істерде қате қалдырылған
уақытта сақталатын құжаттар, қайталаулар алынады. Сараптаудың жауапты
кезеңі – қайталанатын ақпаратты ұсынатын құжаттарды анықтау. Мемлекеттік
сақтауға толық ақпараты бар құжаттар таңдалады. Қалғандары мемлекеттік
мұрағатпен келісіле отырып жойылады. Сараптау нәтижесі тұрақты сақталатын
істер тізімдемесінің жылдық бөлімімен, ерекше құнды істер тізімдемесімен,
жеке құрам бойынша және ұзақ уақытқа сақталатын істер тізімдемесінің
жылдық бөлімі, сақтауға жатпайтын құжаттарды жою актілері жасалады. Бұл
құжаттар ОСК жиылысында қарастырылады. ОСК қолдаған тізімдеме мұрағат
мекемелері СБК бекітілуге жіберіледі. Одан соң мекеме басшысы сақталу
мерзімі өткен істерді жоюға акт бекітіледі.
3-ТАҚЫРЫП: Мұрағаттардағы жинақтау ісі. Мемлекеттік сақтауға құжаттар
беретін мекемелер, ұйымдар тізімі.
Мұрағаттағы жинақтау – оның мамандығына сай құжаттармен мұрағаттарды
жүйелі толықтыру мемлекеттік мұрағаттарды жинақтау мемлекеттік мұрағатқа
құжаттарды өткізетін мекемелер, ұйымдар түрлерін анықтау бойынша
принципиальды мәселелерді шешеді, басшылық жетекшілігімен және бақылауымен
жүргізіледі. Мекемеден мелекеттік мұрағатқа берілетін құжаттар ведомстволық
сақтау мерзімі біткенге дейін ведомстволық мұрағатта сақталады.
Ведомстволық және мемлекеттік мұрағаттарды жинақтау негізінен ұқсас: ол
жинақтау деректерін анықтау, мемлекеттік сақтуға жататын құжаттар құрамын
анықтау, мұрағатқа құжаттарды қабылдау арқылы жасалады. Ведомстволық
мұрағаттың жинақталуы бойынша жұмыс мемлекеттік мұрағат қызметі
басшылығымен жүргізіледі.
Мұрағаттарды жинақтау деректері. Жинақтау деректері – бұл
ведомстволық және мемлекеттік мұрағатқа құжаттарын өткізетін тұлға немесе
ұйым.
Мекемелердің әртүрлі категориядағы құжаттарының құрамын ондаған
жоғары білікті мұрағаттанушылар зерттеп, талдауы. 1959 жылы КСРО Бас
мұрағатының Ғылыми кеңесі КСРО мемлекеттік мұрағат қоры мәселелерді
талқылап, құжаттардың құндылығын сараптады. Одан соң мемлекеттік мұрағатты
жинақтау үшін құжаттарды таңдау бойынша жұмыс негізінде мемлекеттік
басқару, халық шаруашылығы, ғылыми және мәдени өмір жүйесіндегі
мекемелердің маңыздылығы критерийлері жасалды. 1960 жылы КСРО Бас мұрағаты
барлық республикалық, облыстық мұрағат мекемелерге КСРО мемлекеттік
мұрағатқа қабылданатын және қабылданбайтын құжаттары бар мекемелердің,
ұйымдардың тізімдерін жасап, таратты. Тізімде барлық мекемелер мен
ұйымдарды үш категорияға бөлу қарастырылды: 1) саяси, ғылыми немесе басқа
мемлекеттік құндылықты көрсететін құжаттар жасалатын қызметті мекемелер; 2)
белгілі бір ғылыми және мәдени құндылығы бар құжаттар жасалуы мүмкін
мекемелер, ондағы құжаттарды тіркеу туралы мәселе жеке шешілуі керек; 3)
тек қана оперативті және анықтамалық маңызды құжаттары бар мекемелер,
сондықтан мемелекеттік сақтауға қабылданбайды. Осы тізім негізінде
жергілікті мұрағат мекемелері екі тізім жасайды: №1 тізім мелекеттік
мұрағатқа құжат қабылдайтын мекемелер; №2 тізім мемлекеттік сақтауға
құжаттары қабылданбайтын мекемелер.
№1 тізімге үш топ кіреді:
Бірінші топ – саяси, ғылыми, халқшаруашылық, мәдени және басқа мемлекеттік
маңызы бар құжаттарды өз қызметі барысында жасайтын мекемелер, олардың
құжаттамалары толық көлемде түседі. Оларға жатады:
- барлық дәрежедегі мемлекеттік басқару және мемлекеттік өкімет органдары;
- муниципиальды басқару органдары; - сайлау комиссиялары; сот және
прокуратура органдары; салалық экономиканың басқару органдары; ғылыми-
зерттеу және жобалау – конструкторлық ұйымдары; кәсіподақтық саланың
органдары; өндірістік және ауылшаруашылықтың өнеркәсіптері; көркем
артельдер; мәдени және өнер ұйымдары және мекемелері; ғылыми-зерттеу
жұмыстарын жүргізетін емдеу мекемелері.
Екінші топ – ғылыми, халық шаруашылықтың және басқа құндылықтары бар
құжаттары қызметінде жасалатын жаппай мекемелері. Бұл топтағы мекемелерге
жаппай оқу орындары (техникумдар, мектептер, лицейлер, гимназиялар), жаппай
мәдени мекемелері (клубтар, концерттік залдар, кітапханалар), жаппай
денсаулық сақтау, мекемелері (соттық-медициналық сараптама бюролары,
санаториялар, курорттар), темір жол қызметі және т.б. Бұл топтағы
мекемелердің құжаттарын таңдаудың негізгі әдісі – біртипті топтағы
жекелеген мекемелерді таңдап қабылдау. Үшінші топ – мемлкеттік мұрағаттар
тек жекелеген түрдегі құжаттарды қабылдайтын мекемелер.
№2 тізімге ғылыми, халықшаруашылық және мәдени құндылықты құжаттары
жоқ мекемелер жатады, сондықтан олар дерек болып табылмайды. Бұл мекемелер
құжаттары негізінен ағымды практикалық жұмыс үшін және анықтама үшін
маңызды мемлекеттік мұрағат қызметі бұндай маңызды мекемелерен
айналыспайды. Белгіленген мерзім ішінде құжаттардың сақталуына
жауапкершілікті мекеме басшысы жауап береді. Оларға бақылау мен әдістік
көмекті баланың жоғары тұрған органы көмек береді. Бұл өте көп санды
мекемелер тобы. Оған қосалқы мекемелер кіреді, олар қызмет көрсету
сипатында болады.
3.1. Мемлекеттік және ведомстволық мұрағаттардағы құжаттарды мемлекеттік
есепке алу
Барлық мұрағаттардың негізгі функциясы құжаттарды сақтауды қамтамасыз
ету болып табылады. Мұрағаттарда жүргізілген бір-бірімен байланысты жұмыс
кешеніне кіреді:
- құжаттарды сақтаудың оптимальды жағдайын жасау;
- құжаттарды қоймаларда сақтау;
- мұрағаттардан істерді беру тәртібін сақтау;
- құжаттарды есептеу, олардың барлығы мен жағдайын тексеру;
- ерекше құнды және қайталанбас құжаттарды анықтау және оларға
сақтандыру қорын құру.
Мұрағат құжаттарын есептеу олардың сақталуына әсер етеді, құжаттардың
барлығына бақылауды жүзеге асыруға көмектеседі және оларды іздеуде
қамтамасыз етеді. Ведомстволық мұрағатта сақталатын құжаттарды есептеу
мемлекеттік мұрағаттарға маманына сай жоспарлы жинақтау жүргізуге мүмкіндік
береді және мемлекеттік мұрағат жұмысын жоспарлаудың негізі болып табылады.
Құжаттардың мемлекеттік есептеуі белгіленген есеп бірлігі санын анықтауды
және санның есеп құжаттарында бейнелеуінде көрінеді. Есепке мұрағатта
сақталатын барлық құжаттар жатады. Мұрағаттағы есептің негізгі бірлігі
мұрағат қоры, сақтау бірлігі болып табылады. Қағаз негізінде дәстүрлі
құжаттар сақаталатын мұрағаттағы есептің негізгі бірлігінен басқа жекелеген
категориядағы істер құжаттан және ерекше құнды құжаттар есептелуі мүмкін,
сонымен қатар міндетті есептеуге тұрақты сақталатын істердің барлық беттері
жатады. Ерекше құнды құжаттар ережеге сай есептеледі. Тұрақты сақталатын
істер беттер есептеу бекітілген бетпен және істегі тізімдеме бет санын
көрсетумен бекітіледі. Сипатталған құжаттар бет саны бойынша есептеледі.
Мемлекеттік мұрағаттарды есепті сақтау қоймалары бойынша және жалпы алғанда
жұмыстың осы аралығына жауап беретін мұрағаттың арнаулы бөлімше немесе
тұлғасы жүргізеді. Ведомстволық мұрағатта есепті орталықтандырылып мұрағат
меңгерушісі немесе есеппен арнайы айналысатын қызметкерлердің бірі
жүргізеді. Бірақ ірі ведомстволық мұрағаттарда бірнеше сақтау қоймалары
болса, есептеу сақтау қоймалары бойынша жүргізілуі мүмкін. Бұл жағдайда
мұрағат бойынша барлық есеп мәліметтері ашылады және орталықтандырылып
сақталады. Құжаттарды мемлекеттік есеп үш принцип негізінде ұймдастырлады:
орталықтандыру, жұмыстың барлық кезеңіндегі есеп құжаттарының сабақтастығы,
өсуі (динамичность).
1. Орталықтандырылған мемлекеттік есеп республика, өлке, облыс
көлеміндегі есептік мәліметтерді ұйымдастыру жүйесі мен формасы бекітілген
есептік құжаттардың көмегімен жүзеге асады. Мемлекеттік және ведомстволық
мұрағаттар әрбір мұрағаттық қордың карточка қорын толтырады және оларды
мұрағаттық басқармаларға жібереді. Қордың құрамы мен саны туралы
мәліметтері бар осы карточкалардан жергілікті мұрағат органдарында қор
каталогтары құрылады. Есеп орталықтандырылуы біртұтас әдістік талаптар
арқылы жасалады.
2. Есеп сабақтасытығы есептік құжаттарды іс жүргізуге, ведомстволық және
мемлекеттік мұрағаттар жүйесіне ендіру жолымен жетеді. Сабақтастықтың ашық
көрінісі – істер тізімдемесі. Басқа міндетті есептік құжаттар (есеп түсу
кітабы, қор тізімі, қор беті, қор карточкасы, қор көлемі) мемлекеттік және
ведомстволық мұрағаттарды форма бойынша ерекшеленеді, бірақ бірдей
мәліметтер ұстанады.
3. Есептік өсуі қор көлемі және құрамы өзгеруі туралы мәліметтерді
кезеңдеп көрсету және есептік құжаттарды өзгертуді оперативті кіргізуде
көрінеді. Мемлекеттік және ведомстволық мұрағаттардың есептік құжаттарында
әрбір сақталу бірлігінің түсуі және кетуі бейнеленеді.
Мемлекеттік мұрағаттардағы құжаттарды есептеу
Мемлекеттік мұрағаттардағы құжаттарды есептеу жоғары білікті қызметкерлер
арқылы жүзеге асырылады. Мемлекеттік мұрағаттардағы есеп орталықтандырылып
және әр мұрағат қоймасында жүргізіледі. Есеп үшін есеп құжаттың формалары
және қосалқы есеп құжаттамалары қолданылады. Егер негізгі есеп құжаттары
мемлекеттік мұрағат жұмыстары ережесімен анықталады, ал қосалқы құжаттар әр
бір мұрағатпен жеке жасалады. Есепті жүргізу ережесі, есеп құжаттарының
өзгерістерін енгізу, есептің қосалқы формалары, сақтау қоймалары есеп
құжаттарымен орталықтандырылған есеп бөлімшелері арасындағы өзара байланыс
белгіленген есеп құжаттарын сақтау қоймаларына беру мерзімі мұрағат
меңгерушісі бұйрығымен бақыланады. Мұрағатта сонымен қатар есепті
ұйымдастыру схемасы жасалады, онда құжаттарды есептеу бойынша жұмыстың
барлық кезеңі көрсетіледі. Схема орталықтандырылған есеп және сақтау
қоймаларын есептеудің өзара байланысын бейнелейді және есепті ұйымдастыруды
жүзеге асыруға көмектеседі. Мемлекеттік мұрағаттағы негізгі есеп құжаттары
болып табылады:
- түсу есебі кітабы (мұрағатқа әрбір түскен құжат есебі үшін);
- сақтандыру қорының және қолдану қорының түсуін есептеу кітабы (бұл
қорлардың әрбір түсуін есептеу үшін);
- қор тізімі (әрбір қорды немесе коллекцияны есептеу үшін және сонымен
қатар мұрағаттағы қордың сандық есебін жасау үшін және олар түсу шегі
бойынша нөмір беру үшін);
- ерекше құнды істері бар қор тізімі (өз құрамында сондай істері бар қор
есебі үшін);
- қор беттері (қор аттарын өзгертуді енгізу үшін, қордың құрамы мен
көлемін есептеу, аталған қор тізімдемесін нөмірлеу және есептеу,
қордың құрамы мен көлеміндегі өзгертулерді бейнелейтін құжаттарды
есептеу);
- мұрағат тізімдемесі (істің бірліктік және суммарлық есеп үшін);
- сақтандыру қоры тізімдемесі (бұндай істердің бірліктік және суммарлық
есебі үшін);
- ерекше құнды істер тізімдемесін реестрі (ерекше құнды істер
тізімдемесінің санын есептеу үшін);
- сыртқы безендірулі істер есебін инвентарлық кітабы және оған
материалдық құндылықтарды қосымша беру (осындай істерді бірліктік және
суммарлық есептеу үшін);
- мұрағат төлқұжаты (әр жылдың 1 қаңтарындағы аталған сақтау
қоймасындағы сақтау бірлігінің жағдайы және қорлардың суммарлық
есептеуі үшін);
- сақтау қоймасы төлқұжаты (жасалу формалары; әрбір жылдың 1
қаңтарындағы аталған сақтау қоймасындағы сақтау бірлігі жағдайы және
қорларды суммарлық есептеу үшін);
- әрбір жылдың 1 қаңтарындағы қор көлемімен құралындағы өзгерістер
туралы мәліметтер.
Мұрағаттың әрбір қорында қор ісі жүргізіледі, қор мен қор ұйымдастыру
тарихы актілер, қайта құрастырылған қор беттері, қорды тәртіпке келтіруге
әдістік құрал бойынша құжаттар болады. Істердің жекелеген категориядағы
құжаттарды есептеу үшін бекітілген ереже формасы бойынша ішкі тізімдемелер
құрастырылады. Істегі беттерді есептеу істің бекіту беті көмегімен
жүргізіледі. Ол тек қана беттің жалпы санын бекітеді, бірақ сонымен бірге
беттерді нөмірлеу ерекшелігі, физикалық жағдайы, безендірілуі туралы белгі
болады. Көрсетілген негізгі есеп құжаттарынан басқа мұрағатта қосалқы да
жасалады. Оның көпшілігі мұрағат үшін дәстүрлі болып табылады және
сондықтан тізімдемелер реестрі, іс, тізімдеме, қор кітаптары мен
карточкалары, басқа мұрағатқа берілетін құжаттар есеп кітабы көп
кездеседі. Бұл жерде мемлекеттік мұрағат жұмысының ережесінде шығармашылық
жасауға болады. Бірақ есеп құжаттарының көптігі есептің қиындауына келтіруі
мүмкін. Мемлекеттік мұрағаттарда екі кезең құжаттары сақталатын болса, есеп
құжаттарын кеңес және революциялық кеңес қорлары болып бөлінуі керек. әрбір
қор тізімінде тек қана бірінші түскен кезде бір рет нөмір беру үшін
жазылады. Қорды басқа мұрағатқа берген кезде оның нөмірі басқа қорға
берілмейді. Мұрағаттағы қорларды қайта нөмірлеу тек қана белгілі бір
жағдайда жүргізіледі. Жыл сайын түсі есеп кітабына және қор тізіміне 1
қаңтарда қорытынды жазба құрастырлады. Есеп құжаттарын толтыру үшін ең қиын
қор беті болып табылады. Ол қор құжаттарында болып жатқан барлық
өзгерістерді бейнелейді. Жаңа түсулер, құжаттардың шығуы, оның құрамы,
шеткі мерзімдер. Қорлар бетінде әрбір жазбадан кейін бар (қалдық) бөлікте
өзгерістер болған тізімдеме бойынша қорытынды жасалады. Мемлекеттік
мұрағатта сақталатын қорлар туралы қасиетті мәліметтер іздеуді жеңілдету
үшін орталықтандырылған есепте қордың карточкалық көрсеткіші құрастырылады.
Карточка қордың әрбір атауына құрастырылады және басқа атуларға көрсету
беріледі, онда сонымен қатар қор нөмірі, осы атаумен қор ұйымдастырушының
өмір сүру датасы көрсетіледі. Карточка мұрағатта қабылданған көрсеткіш үшін
жіктеу схемасына сай салынады. Сыртқы безендірілуі материалдық құндылықты
құжаттарды есептеу бойынша инвентарлық кітап үш данадан құрастырылады.
Біріншісі орталықтандырылған есеп бөлімінде, екіншісі материалды жауапты
тұлға, үшіншісі – мұрағат бухгалтериясында сақталады. Барлық мұрағат үшін
біртұтас кітап жүргізіледі: онда нөмір тәртібі бойынша қорлар көрсетіледі,
ал қор ішінде нөмір тәртібі бойынша тізімдеме және іс көрсетіледі. Іске
берілген инвентарлық нөмір істің мұрағаттық шифрының артына тақ түрінде
қойылады.
3.2. Ерекше құнды құжаттар
Ұйымдардың құжаттық қорларда маңызды тарихи оқиғаларды көрнекті тұлғалар
туралы фактілер, партия, мемлекет, мәдениет көрнекті қайраткерлерінің
қолтаңбалары, саланың дамуының кезеңдері болып табылатын құжаттарды
көрсететін мәліметтер болады. Ерекше құнды құжаттарды анықтау бойынша
жұмысты бастамас бұрын ұйым тарихымен танысуы қажет, оның қандай
кезеңдеріндегі қызметке бұндай құжаттар құрылады. Сараптау комиссиясында
тәжірибе мамандардың қатысуымен ерекше құнды құжаттарды анықтаудың жолы мен
жоспарын талқылау керек. Мемелекеттік мұрағатпен және оның басшылығымен
келісім бойынша ведомстволық мұрағат ерекше құнды құжаттарды анықтайды.
Ерекше құнды құжаттары бар істерді анықтау үшін бірінші кезекте қор
ұйымдастырушының негізгі қызметін бейнелейтін құрылымдық бөлімшелердің
тізімдемесі жасалады. Егер іс ерекше құнды құжаттарды ұстаса, ол тізімге
енгізіледі. Тізімде көрсетіледі: қор, тізімдеме, іс нөмірі және ерекше
құнды құжаттарға аннотация; ескерту белгісі қажетті белгі мен түсіндіру
үшін қолданылады (істің физикалық жағдайы, басқа істермен байланысы).
Тізімде сараптау комиссиясы құрайды және мұрағат мекемесіндегі сараптау
бақылау комиссиясымен келісіледі. Тізімді бекіткеннен кейін барлық құнды
құжаттар есептелуге жатады. Бұндай құжаттар кіретін істердің сыртында оң
жақ басқы бұрышында ЕҚ (ерекше құнды) деген индекс қойылады. Ерекше құнды
құжаттардың басты есеп құжаттары белгіленген формадағы тізімдеме болып
табылады. Әр қорға тізімдеме төрт данадан жасалады, ұйым сараптау
комиссиясы қолдайды және мұрағат мекемесінің сараптау бақылау комиссиясымен
келісіледі. Тізімдеменің қорытынды жазбасы болады, ол тізімдеменің толуына
байланысты төрт таңбалы санға дейін кіргізіледі. Тізімдеме ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Ұқсас жұмыстар
Пәндер
- Іс жүргізу
- Автоматтандыру, Техника
- Алғашқы әскери дайындық
- Астрономия
- Ауыл шаруашылығы
- Банк ісі
- Бизнесті бағалау
- Биология
- Бухгалтерлік іс
- Валеология
- Ветеринария
- География
- Геология, Геофизика, Геодезия
- Дін
- Ет, сүт, шарап өнімдері
- Жалпы тарих
- Жер кадастрі, Жылжымайтын мүлік
- Журналистика
- Информатика
- Кеден ісі
- Маркетинг
- Математика, Геометрия
- Медицина
- Мемлекеттік басқару
- Менеджмент
- Мұнай, Газ
- Мұрағат ісі
- Мәдениеттану
- ОБЖ (Основы безопасности жизнедеятельности)
- Педагогика
- Полиграфия
- Психология
- Салық
- Саясаттану
- Сақтандыру
- Сертификаттау, стандарттау
- Социология, Демография
- Спорт
- Статистика
- Тілтану, Филология
- Тарихи тұлғалар
- Тау-кен ісі
- Транспорт
- Туризм
- Физика
- Философия
- Халықаралық қатынастар
- Химия
- Экология, Қоршаған ортаны қорғау
- Экономика
- Экономикалық география
- Электротехника
- Қазақстан тарихы
- Қаржы
- Құрылыс
- Құқық, Криминалистика
- Әдебиет
- Өнер, музыка
- Өнеркәсіп, Өндіріс
Қазақ тілінде жазылған рефераттар, курстық жұмыстар, дипломдық жұмыстар бойынша біздің қор #1 болып табылады.
Ақпарат
Қосымша
Email: info@stud.kz