Қазіргі кезеңдегі мұрағат ісін ұйымдастыру

Қазіргі кезеңдегі мұрағат ісін ұйымдастыру

Әрбір мекеме өз функциясын атқару барысында құжаттар жасайды және сырттан құжат келеді. Тұлғаның немесе ұйымның қызметін қалыптастыратын құжаттар жиынтығы құжаттар қоры болып табылады. Әрбір күнтізбелік жыл басында өткен жылдағы іс жүргізу құжаттары мекеменің мұрағатына өткізілуі қажет.
Мұрағат . құжаттық ақпаратты қолдану мақсатындағы құжаттарды қабылдау және сақтауды жүзеге асыратын ұйым немесе оның құрылымдық бөлімшесі. Ал мұрағат ісі құжаттарын қолдану және сақтау мәселесін қамтитын қызмет саласы. Мұрағат ісі мен оның тарихи мәселесін теориялық, әдістік және ұйымдастыру жасайтын және зерттейтін ғылыми пәнді мұрағаттану деп атаймыз.
Аталған курстың міндеті болып табылады:
. қоғам өміріндегі құжаттардың маңызын көрсету;
. ғылыми зерттеу үшін құжаттық бағасын сақтауға мемлекет пен қоғам алдында жауапкершілікті іс жүргізу қызметкерлеріне түсіндіру;
. Қазақстандағы мұрағат ісін ұйымдастыру туралы жалпы мәлімет беру;
. мекемелердегі құжаттармен жұмысты ұйымдастырудың ведомстволық мұрағаттағы ролін анықтау;
. мемлекеттік және ведомстволық мұрағат жұмысындағы сабақтастықты көрсету;
. құжаттардың құндылықты сараптау мәселесіне байланысты студенттердің таным көлемін кеңейту;
. іс жүргізу аяқталған істердегі қажетті тәжірибені енгізу.
Зерттеу объектісі болып қоғам қызығушылығына қолданылатын және олардың сақталуын қамтамасыз ететін құжаттарды ұйымдастыру мәселелері, мекемелер мұрағаттарды және құрылымдық бөлімшелердегі іс жүргізу құжаттар болып табылады.
1976 жылы КСРО Жоғары Кеңесі қабылдаған «Тарихи және мәдени ескерткіштерді қолдану және қорғау туралы» Заң мемлекеттік мұрағаттарда сақталған құжаттық құндылықтарды ескерткіштер қатарына жатқызады. Заң көрсетілген ескерткіштер ғылым, білім беру және мәдениеттің де мақсатына қызмет етеді деп бекітеді. Мемлекеттің меншігі болып табылатын құнды мұрағат құжаттарының жиынтығын ҚР Мемелекеттік мұрағаты құрайды. Бұл құжаттардың бір бөлігі мемлекеттік мұрағаттар туралы Ереже бойынша республика дәрежесінде болып табылады. Мемлекеттік мұрағатқа кіретін құжаттар құрамы орны бойынша да (нормативті және ұйымдастырушы құжаттар, жоспарлы және есептік, жобалық және ғылыми, мәдени.ағарту және т.б.), физикалық ерекшелігі бойынша да (қағаздағы, әйнектегі, таспадағы құжаттар) көптүрлі болып табылады.
Мемлекеттік мұрағат қоғам қызметкерінің барлық саласы құжаттарын қамтиды. Мемлекеттік мұрағаттың жинақтау бағасы елдің өндірістері,
        
        Қазіргі кезеңдегі мұрағат ісін ұйымдастыру
Әрбір мекеме өз функциясын атқару барысында ... ... ... ... келеді. Тұлғаның немесе ұйымның қызметін қалыптастыратын
құжаттар ... ... қоры ... табылады. Әрбір күнтізбелік жыл
басында өткен жылдағы іс жүргізу құжаттары мекеменің ... ...... ... ... ... құжаттарды қабылдау
және сақтауды жүзеге асыратын ұйым немесе оның құрылымдық ... ... ісі ... ... және ... ... қамтитын қызмет
саласы. Мұрағат ісі мен оның тарихи мәселесін ... ... ... ... және зерттейтін ғылыми пәнді мұрағаттану деп атаймыз.
Аталған курстың міндеті болып табылады:
- қоғам өміріндегі құжаттардың маңызын көрсету;
- ... ... үшін ... ... ... ... пен қоғам
алдында жауапкершілікті іс жүргізу қызметкерлеріне түсіндіру;
- Қазақстандағы мұрағат ісін ұйымдастыру ... ... ... ... мекемелердегі құжаттармен жұмысты ... ... ... ... ... және ведомстволық мұрағат жұмысындағы сабақтастықты
көрсету;
- құжаттардың құндылықты ... ... ... студенттердің
таным көлемін кеңейту;
- іс жүргізу аяқталған істердегі қажетті тәжірибені енгізу.
Зерттеу объектісі болып қоғам қызығушылығына қолданылатын және олардың
сақталуын қамтамасыз ... ... ... мәселелері, мекемелер
мұрағаттарды және құрылымдық бөлімшелердегі іс жүргізу құжаттар ... жылы КСРО ... ... ... ... және мәдени
ескерткіштерді қолдану және ... ... Заң ... ... ... құндылықтарды ескерткіштер қатарына жатқызады. ... ... ... білім беру және мәдениеттің де мақсатына
қызмет етеді деп ... ... ... болып табылатын құнды
мұрағат құжаттарының жиынтығын ҚР Мемелекеттік мұрағаты ... ... бір ... ... ... туралы Ереже бойынша
республика дәрежесінде болып ... ... ... ... ... орны ... да (нормативті және ұйымдастырушы құжаттар,
жоспарлы және есептік, ... және ... ... және ... ... бойынша да (қағаздағы, әйнектегі, таспадағы құжаттар)
көптүрлі болып табылады.
Мемлекеттік мұрағат қоғам ... ... ... ... ... ... жинақтау бағасы елдің өндірістері,
ұйымдары, мекемелері болып табылады. ... ... мен ... практикалық мақсат үшін қолданылады, ал кейбір құжаттар мекеме
қабырғасында-ақ ғылыми және ... ... ... ... ... құжаттарының құнды бөлігі мемлекеттік мекемеге беріледі,
сондықтан ведомстволық және мемлекеттік мұрағат арасында тығыз ... және ... ... үшін ... ... ... болып
табылады. Олардың жалпы негізгі ... ... ... және ... ... ... және ... мақсатта қолдану.
Сабақтастықтың мемлекеттік мұрағатқа тек қанақорды оптимальды ақпараттармен
қамтамасыз ететін құнды құжаттамалар ... ... Ал бұл үшін ең ... ... ... ... дәрежелі сараптау қажет.
Сонымен қатар, мекеменің мұрағатында жіберілген құжаттарға жасалған
анықтамалық ақпарат мемлекеттік мұрағатқа дәл сол күйінде ... ... бұл тек қана ... ... ... ... ... мұрағат
тарапынан жүйелі бақылау және сондай жүйелі әдістік көмек арқылы мүмкін
болады.
Мемлекеттік мұрағатқа берілуге жататын ... ... және ... үлкен рольді біртұтас мемлекеттік іс жүргізу жүйесі ... ... ... ... ... құжаттардың формаларын
қалыптастыру жоғары деңгейдегі өңдеу үшін жағдай жасайды және іс ... ... ... ... ... ғана ... ... бірге
белгілі бір көлемде мұрағаттардағы құжаттық ақпараттар іздеуге мүмкіндік
береді. ... ... ... ... ... ... бірі
қоғамның ретроспективті ақпаратқа қажеттілігін қамтамасыз ету үшін
мемлекеттік ... ... ... ... ... ... ... бір келесі бір маңызды міндеті ... ... ... ... ... ... Ол үшін ... жинақтау жүйесін жетілдіру, мемлекеттік және ведомстволық
мұрағаттар арасындағы байланысты бекіту, мекемелер және іс ... ... ... ... ... әсер ... ... Тағы бір маңызды міндет елдің барлық ... ... ... ... ету ... ... ... ісін басқару органдары және олардың функциясы
Қазақ революциясынан кейін біртұтас қалыптасқан іс жүргізу жүйесі
орныққанға ... ... ... ... ... ... жүйесі
болған жоқ. Ресей ғасырларға созылған ауызша айту тарихы мен ... ... ... ... ... өзіндік деректер ... ... ... ... ... ... кеш дамуына
әкелді. Сондықтан да, тарихшылар реолюцияға дейінгі тархшы басқа елдердің
мұрағаттарынан іздеуге мәжбүр болып отыр. Себебі ... ... ... зор
байлығына қызыққан жат жерліктер сан қилы ... ... ... ... ... ... Ресей империясының саяси, ... ... ... ... күні Қазақстандағы мұрағат тарихының зерттеушілер бастау көзді
Бөкей ордасында 1794 жылы ... ... ... Бөкей ордасы Еділ
мен ... ... ... мемлекеттік шекарасы ішіндегі территорияны
қамтыды. Бөкей ордасының дамуындағы қалыпты кезең Жәңгір ханның ... ... ... ... ... және ... ... алған
Жәңгір хан еуропалық елдер мемлекеттік аппараты құрылымына оның ... ... ... ала ... ... ... ... реформасын
жүзеге асырды. Онда іс жүргізу үшін татар және орыс бөлімдерінен ... ... Іс ... ... және ... ... ... тез
жинақталуына көмектесті. Жәңгір ханың өлімімен және ... ішкі ... ... ... ... ... оның құрамына берілді.
Осы жерде бұл ... ... айта ... Мұрағаттың бірнеше
ерекшелігін атап өтуге болады:
1) ... ... ... ... ... ... болды.
Сондықтан ондағы құжаттар тікелей орыс отарлау-жүйесінің бақылауында болды.
Бұл ұлттық мәселелердің ... ... бір ... ... ... ... Ордасы Қазақстан территориясының аз ғана бөлігін қамтиды.
Сондықтан ондағы құжаттар бүкіл қазақ халқының мәселелерін ашып ... ... ... 1418 жылы 2 ... ... ... ... Орталық комитет
құрылуы. Мұрағатты уақытша басқарудан басқа комитет алдына елдегі мұрағат
ісін қайта құру туралы ереже жасау ... ... 1918 жылы 1 ... ... ... ... ... ісін орталықтандыру және қайта құру
туралы Декрет қабылдады. Лениндік Декрет деген атқа ие ... бұл ... ... ісін ... ... салушы құжат болды. Декретте
былай көрсетіледі:
1) Үкіметтік мекемелердің ... ... ... ... жойылады, онда сақталған істер мен құжаттар Біртұтас мемлекеттік
мұрағат қорын құрады;
2) Мемлекеттік мұрағат ... ... ... ісін бас ... мұрағат (Главархив) алдына үлкен міндеттер тұрды:
- мемлекеттендірілген мұрағат қорларындағы құжаттардың сақталуын
қамтамасыз ету;
- ... ... ... ... ... ... олардың
сақталуын қамтамасыз ету және мемлекеттік мұрағатқа өткізілуін
қамтамасыз ету;
- құжаттарды қолдануды ... ... ... ... ... міндеттерді жүзеге асыру үшін Бас мұрағатта инспекторлық міндет
құрылды.
1919 жыл РСФСР ХКК ... ... ... ... ... ... жою және сақтау туралы Декрет қабылданды.
Құжаттардың құндылығын сараптау және ... ... ... ... ... Құжаттарды таңдау ұстанымдары және оларды бағалау
критерийлері.
Құжаттар құндылығын сараптау – мемлекеттік сақтауға таңдау мақсатында
олардың құндылығын ... және ... ... бекіту. Ведомстволық
мұрағаттар жұмысының негізгі ережесіне бұл ... ... ... ... сараптау құжаттарды сақтау мерзімін анықтау
және оларды сақтауға таңдау мақсатында олардың құндылығының критерийлері
мен ... ... ... зерттеу деп аталады.
Құжаттардың құндылығын сараптау процесінде екі міндет шешіледі:
1) Жыл сайын құрастырылатын құжаттамалар толқынынан мәңгілік сақтау
үшін ... ... ... ... ұзақ ... ... (он жылдан
артық), ұзақ уақыттың практикалық маңызды құжаттар алынады;
2) Сақталатын ... ... ... ... ... ... ... бірнеше кезеңдерден тұрады. Бірінші
кезең іс жүргізу барысында іске асырылады:
а) құжаттар тізімі және жұмыс тәжірибесі ... ... ... құндылығы
анықталатын іс номенклатурасы жасалған кезді;
б) мекемеге келіп түскен құжаттарды тіркеу кезінде;
в) құжатты іске жіберген ... ... іс ... біткеннен кейін ведомстволық мұрағатқа өткізу
үшін істі ... ... ... ...... сақтауға берілу үшін істі даярлау кезінде
өтеді.
Сақтауға алынатын құжаттарды таңдаудың басты ұстанымы тарихи ... ... ... даму ... ... талап етеді және қандай да
болмасын құбылысты, қарым-қатынастың даму заңдылығын ашуға кілт ... және ... ... принципі құжатты кешенді бақылауға
болжамдайды, себебі бұл құжат екіншісін ... ... ... ... Құндылығын сараптауды жемісті жүргізу үшін ... ... ... ... ... ... негізгі ережесі критерийі үш топқа
біріктірілген:
1) шығу тегі ... ... ... ... мемлекеттік басқару
жүйесіндегі ролі мен ... ... ... ... мен орны); мазмұн
критерийі (құжатта бейнеленген ... ... ... ... оның басқа құжатта қайталануы); ... ... ... ... ... ... берілу ерекшелігі, құжаттың
материалдық ерекшелігі, құжаттардың физикалық жағдайы).
Маңызды критерийлерді көрсетейік.
1. Құжатты жасаған ... ... ... ... ... ... ... бейнелі функция атқаратын өнеркәсіптер, ұйымдар
мекемелер құрылады. Онда құрылған құжаттар кешенінің ... ... ... ... ... ... ... дамуындағы маңыздылығымен анықталады. Мемлекеттік өкімет пен
басқару органдары мемлекеттің қызметін бейнелейтін ... ... ... ... ... ... ... маңызды роль
атқаратын мекемелерде жасалады. Құжаттар тек қана мекемелерде ғана емес,
сондай-ақ адамдар да ... Олар ... ... ... ... ... мүмкін. Ғылыми қызығушылық ірі қоғам және
мемлекет қайраткерлерінің, ғалымдардың, жазушылардың, ... ... ... Жеке қорлар мемлекеттік және жергілікті
мұрағаттарда Ғылым Академиясы мекемелерінің және басқа ... ... ... ... ... ... ... және басқа тұлғалардан туған өлке тарихын зерттеуге көмек
беретін құжаттарды ала алады. ... ... жеке ... ... ... ... ... Құжаттың мазмұнының маңыздылығы (мазмұн критерийі). Бұл ... ... ... Құжаттардың жалпы тобында мекеменің негізгі
қызметін бейнелейтін құжаттар және мекеменің ағымды ... үшін ... ... атқаратын құжаттар құрылады. Мекемелердің негізгі қызметін
бейнелейтін құжаттардың бірінші тобына жатады: уставтар, ережелер, ... ... ... және ... ... сала ... жылдық
есептер, баяндамалар, шолулар, мәжілістер, жиылыстар хаттамалары, жоғары
тұрған ... ... ... Екінші топқа жататын құжаттар
көбірек. Олардың кейбіреулері ұзақ уақыттағы анықтамалық ... ... ... бір – бес ... соң ... және ... маңызын
жояды. Бұлар мекеменің негізгі қызметін бейнелемейтін оперативті және
бухгалтерлік есептер, қамтамасыз ету туралы ... ... ... жұмыстары
құжаттары.
3. Құжаттың қалыптасуының уақыты мен ... Бұл екі ... ... ... байланысты. Олар сонымен ... ... ... ... ... Біздің еліміздің тарихында ... ... ... үлкен роль атқарған ерекше маңызды оқиғалармен толған
кезеңдер болуы. Осы кезеңдері толық және жан-жақты ашатын құжаттар ... ... ... оңай ... ... ... ... бейбіт уақытпен
салыстырғанда құжаттар аз болды және соғыстар мен революциялар кезінде жаңа
арнаулы құжаттамалар жасалды. ... ... тек қана ... кезең
құжаттарына қолданылады. Әрбір мекеменің, ұйымның қызметінде ерекше маңызды
кезеңдер бар. Бұл құрылу және жойылу, ... ... ... ... ... Бұл ... ... құндылығын сараптауда ерекше назарды
талап етеді, мемлекеттік сақтауға көп құжаттар алынады. Құжаттар шығу орны
критерийі ... ... ... ... ... ... ... құжаттарды бағалауда басты рольді оның орны алады.
4. Құжаттардың түпнұсқалылығы және ... ... ... ... ... ... хаттамалар, жоспарлар және
т.б.). ... ... кей ... ... ... болып
сақталады, мәселен, есептер, баянхаттар, әртүрлі анықтамалар және т.б.
Біртұтас мемлекеттік іс жүргізу құжаттамаларына сай ... ... ... және ... ... ... ... Бұл
ереже бұрыннан бар және көптеген мекемелер орындайды. ... ... ... әрқашанда толық толтырылмайды. Сондықтан да іс жүргізу
қызметкерлеріне жіберілген құжаттардың көшірмелерін, ... ... ... ... ... өз ... толтыру талаптарын қатаң
бақылау қажет. Бұл ... ... ... үшін аса ... ... беру ... «бекітілмеген көшірме» деген белгі
деректің құндылығын түсіреді.
5. Құжаттың заңдық күші. Бұл критерий алдыңғыға ... ... ... ... ... ... толтырылған түпнұсқа алады.
6. Құжаттардың қайталануы (дублет). Бұл критерий барлық мекемелерде,
ұйымдарда қайталанатын ... көп ... ... мемлекеттік
сақтауға құжаттарды таңдауда басты роль ... ... ... ... құжаттың бір даналарының бірі. Бұндай көбейтудің
мақсаты – жұмыстың оперативтілігін көтеру үшін немесе ... үшін ... ... ... ... ... Соңғы жылдарда
мекемелерде көбейтетін аппараттардың кең таралуына ... ... ... ... бұл ... жұмысын жеңілдетеді. Егер
мемлекеттік сақтауға түпнұсқа немесе оны алмастырылатын көшірме берілсе, ал
кеңсенің ... ... мен ... ... ... ... болып табылады. әңгіме басты рольдегі ылғи пайдаланылатын ... ... ... ... ... ... бұйрықтар.
7. Мазмұнның жұтылуы (поглащение). Бұл критерий ағымдық жоспарлы және
есептік құжаттамаларды сараптауда ерекше кең ... ... ... ... ... ... жібереді, тоқсандық есепті жылдық есеп
жұтып жібереді. Сондықтан мемлекеттік ... ... ... ... ... физикалық жағдайы. Бұл критерий ... ... ... Бұл ... ... бір ... қатты
бүлінген құжаттардың болуы, мәселен, судың тиюі, ... ... ... ... ... ... ... нақты мекемеге немесе қосалқы
кіретіні анықталады. Белгілі бір ... ... ... ... болашақ тарихшыларға қандай да болсын маңызды мәселені ... ... ... ... ... ... келтіруге (реставрация)
беріледі. Ал қажетті ақпаратты болғанменен, басты орын алмайтын ... ... ... сай ... жатады. Аса құнды құжаттар
қаншалықты ... ... ... ... ... ... 30 жылдардағы үмітсіз бұзылған құжаттар қазір жөнделуде.
Тағы да басқа критерийлер бар. Мәселен тілдік және көркем еркшелігіне
байланысты, ... ... ... ... ... Сараптау қызметі сараптау комиссиясы
жүйесін (СК) және сараптау-бақылау ... (СБК) ... ... ... ... ... ... жүргізу жүктеледі. СК және СБК
– тұрақты өмір сүретін жиылатын орган. СК ... ... ... ... ... сұрақтар бойынша СБК бекітуі қажет. Одан СК
ұйымдастыру - әдістік ... ... ... ... ... ылғи
байланыста болуы туындайды. ... ... ... ... құрылады. Сараптау – бақылау комиссиясы мұрағат басқармасында
өмір сүреді. Орталық сараптау ... ... ... ... ... мамандарынан министрлік бұйрығы бойынша құрылады.
Оны басқарушы ... бірі ... ... ... ... ... мұрағат меңгерушісі және орталық
мемлекеттік мұрағат өкілі кіреді. ... ... ... ... ... ... оны ... бөлімше басшысы
басқарады. Комиссия құрамын мекеме қызметі ... ... ... ... ... ... аз емес). Сараптау комиссиясының
мүшесі экономист немесе бухгалтер болады, себебі есептік қаржылық құжаттар
істің ... ... ... ... ие болады. Типтік ережеге сай.
Сараптау комиссиясына іс жүргізу қызметінің қызметкері және мекеме ... ... Бұл ... сараптау комиссиясы құрамына ... ... ... ... ... құжаттамалар жиынтығын
білуінен түсіндіріледі. Одан ... ... ... ... ... ... таңдау жұмысы олардың басшылығымен ... ... бас ... ... ... ... мұрағат
мекемесінің өкілі кіреді: бұл бақылаудың бір түрі және әдістік көмек ... ... беру үшін ... ... ... шақырылуы мүмкін. әрбір
мекемеде сараптау комиссиясы туралы жеке ... ... ... Орталық
сараптау комиссиясы мен сараптау комиссиясының көптеген ... сай ... ... ... мен Орталық сараптау комиссиясы мекеменің
мұрағатының құрылымдық бөлімшелер істерінің ... ... және ... ... ... мен ... ... комиссиясы мекеменің
мұрағатының құрылымдық бөлімшелерінен құжаттарды жіберу кестесін және
мемлекеттік мұрағатқа ... беру ... ... мекемесінің
құрастырған және мемлекеттік мұрағатпен келісілген).
3. Сараптау комиссиясы ... және ... ... ... ... ... жыл ... мекеме мұрағатына беру үшін
тұрақты және ұзақ мерзімді сақтауға құжаттарды таңдауға ... ... ... бойынша жұмыстың басты кезеңі осы, себебі бұл тұста
мемлекеттік сақтауға беру үшін ... ... ... ... ... құрылымдық бөлімшелердегі категориялар бойынша
таңдалған, жою үшін бөлінген істер туралы актілерді, тұрақты және ... ... ... қарастыра отырып, құндылықты ... ... ... ... ... дұрыс қалыптасқандығы
анықталады. Ерекше назар сараптау тексеру ... ... ... ... ... ... ... мәдени құндылығы осылай анықталады.
Орталық сараптау комиссиясы ... ... мен ... ... таңдауға бақылауды жүзеге асырады.
4. Сараптау комиссиясы мекемеде ... ... ... ... ... ... жылдық бөлімі, олардың
мемлекеттік мұрағатқа өткізу, тұрақты ... жеке ... ... істер
тізімдемесі, уақытша сақтау істері, ұзық уақыт сақтау жеке құрамы бойынша
тұрақты сақтаудағы істер ... ... ... ... комиссиясы
оны мұрағат мекемесінің сараптау тексеру комиссиясында ... үшін ... ... ... ... мұрағатқа беру үшін іс даярлау бойынша
жұмысты мемлекеттік мұрағат шаруашылық есеп ... ... ... ... мен ... ... комиссиясы мемлекеттік мұрағатқа
құжаттарын өткізбеген ведомстволық ұйымдар мен ... ұзақ ... ... іс тізімдемелерін бекітеді.
5. Сараптау комиссиясы мен орталық сараптау комиссиясы құрылымдық
бөлімшелерде тұрған ... ... ... ... ... ... Оның ішінде СТК белгісі бар және ... ... ... ... ... ұйымдар мен өнеркәсіптердегі ... СК мен ОСК ... ... ... ... ... жоғалуы
туралы актілерді және тұрақты сақталатын ... ... ... актілерді қарастырады.
7. СК және ОСК жеке адамдар құжаттарын ведомстволық сақтауға қабылдау
мәселесін қарастырады.
8. СК және ОСК ... ... ... құндылығын зерттеуді
жүргізеді: тізімдермен, типтік және жобалық номенклатурада қарастырылмаған
құжаттардың сақтау ... ... және ... ... ... ... ... туралы ұсыныстарды қарастырады.
9. СК және ОСК ... ... ... тізімімен тізімдемесін
қарастырады және СТК ұсыныстарын ... СК және ОСК ... ... құжаттардың түпнұсқаларын
микрофильмдерге ауыстыру туралы ұсыныстарды қарастырады және ұсыныстарын
көрсетеді.
11. СК және ОСК ... ... мен ... ұйымдар СК
қызметіне әдістік басшылықты жүзеге асырады, олардың жұмысын бақылайды,
олардың СК мүшелеріне кеңес ... ОСК ... ... ... іс ... ... біріге отырып құрылымдық бөлімшелер ... ... СК ... ... мен іс ... біліктілігін көтеру бойынша сабақтар жүргізуге қатысады.
12. СК және ОСК мұрағат мекемелерінде есепте тұрмаған ... ... мен ... ... ... ... ... және есепке алуды ұйымдастыру олардың құндылығын
сараптау, ұзақ мерзімді сақтау істер ... ... және әрі ... ... ... жоюға бөліну туралы актілер) бойынша ... ... ... ... және ОСК қызметі мекеме басшысы қол ... ... ... ... көп ... ... ОСК (СК) шешімі
мемлекеттік ... ... ... ... ... және
бекітіледі. Оларға жатады:
- жеке құрам бойынша және тұрақты сақталатын істер тізімдемесін ... ... ... ... және ... сараптау бойынша әдістік ... ... ... ... туралы және жөнделмейтін
бүлінушіліктер туралы актілер;
- мекеменің іс номенклатурасы;
- ... ... мен ... мекемелер үшін типтік
номенклатуралар жобасы;
- бұрын бекітілген ... ... ... ... ... типтік
және ведомстволық тізімдерімен бекітілген немесе құжаттардың типтік
ведомстволық тізімдемелерімен бекітілген ... ... ... ... ... туралы ұсыныстар;
- тізіммен, типтік іс номенклатурасында көрсетілмеген құжаттардың сақталу
мерзімін бекіту туралы ... ... ... ... мен ... ... тізімдемесі;
- құжаттардың түпнұсқаларын микрофильмдерге ауыстыру туралы ұсыныс.
Осы мәселелердің әрқайсысынан қабылданған шешімнің мәтінінің даналары
ұйымдарының басшылары қол ... және ... ... СТК ... бекіткеннен кейін СТК шешімі ұйымның басшысымен бекітіледі.
Орталық сараптау комиссиясының саланың ... ... ... арнаулы функциялары бар:
1. Сараптау саласының әдістік жұмысы ОСК маңызды бір функциясы ... Олар ... ... ... жататын құжаттар тізімі мен
сақтау мерзімі ведомстволық тізімі ... ... ... ... және қарастырады: түпнұсқалары микрофотокөшірмелермен ауыстырылып,
түпнұсқалары ... күші ... ... ... іс ... бойынша
нұсқаулар, типтік номенклатуралары, классификаторлар және басқа нормативті
әдістік құралдар (СК, бұл құралдарды қарастыру мен даярлауға ... ОСК ... ... ... ... ... құндылығын сараптаудың ұйымдастыру және әдістік мәселесі
бойынша ұсыныстар;
- мемлекеттік сақтауға берілуге жатпайтын немесе жататын құжаттары бар
мекемелер, ұйымдар салалары тізімі;
- ... ... мен ... ... ... типтік
ережелер және басқа нормативті-әдістік құралдар. Бұл құжаттардың жобалары
ОСК қолдағаннан кейін және ... ... қол ... кейін
мұрағат мекемелері СТК қарастыруға көрсетеді.
3. ОСК ... ... ... ... ... құрылымдық бөлімшелері мен оған ведомстволық ұйымдардың СК
сақтау мерзімі өткен құжаттарды тұрақты және ұзақ ... ... ... жеке ... ... жоя беруге құқық береді. Бұндай шешім сақтау
мерзімімен құжаттардың ... ... ... ... ... ОСК мекеменің СК сай функцияны да, тек қана орталық сараптау
органына сай функцияны атқарады. ... ... ... бар ... сараптау-әдістік комиссиясы бірнеше бағыт бойынша жұмыс
жүргізеді.
1. Мұрағат ... ... ... ... (қайта
жасалғаннан кейін тізімдемелерді және құжаттарды жоюға бекінген актілерді
қайта қарау, құжаттардың кешенді бағасын ... ету үшін қор ... қиын ... ... жүргізу тәртібін анықтау және т.б.).
2. Мұрағатта жасалған әдістік құралдарды, оның ішінде құжаттардың
құндылығын сараптау ... ... ... ... ... ... ... ерекше құнды істер мен құжаттар ... ... және ... ... ... ... бойынша жұмыс (мемлекеттік
мұрағатқа іс тапсырған мекемелердің құжаттар ... ... ... ... ... ... өткізген және өткізбеген
мекемелер тізімін жасауға қатысу, тұрақты сақтауға жататын ... ... ... ... ... шешімі мұрағат ... бір ... ... СТК ... талап етеді. ... ... ... ... бірігуі
құжаттарға объективті баға үшін жағдай жасайды. өйткені құжаттық ақпараттың
үлкен көлемі оларды анықтауда ... ... ... қызметінің
міндеті – құнды құжаттарды сақтау болып табылады.
2.2. Мекемелердегі ... ... ... ... және
мемлекеттік сақтауға құжаттарды таңдау әдісі
Құжаттардың құндылығын сараптау бойынша ... ... ... ... ... ... болып табылады. Мұрағаттар Бас
басқармасы бекіткен тізімдер құжаттар мен нақты іс категорияларының ... ... ... ... болып табылады, өйткені ... ... ... ... Тізімдердің басты мақсаты мекемелер,
ұйымдардың қызметі барысында құралған құнды құжаттарды сақтауды ... және ... ... сақтауға түсіруінен тұрады. Құжаттар
тізімінің екі түрі бар: сақтау мерзімі көрсететін және мемлекеттік сақтауға
берілуге ... ... ... ... ... ... екі топқа
бөлінеді. Типтік құжаттар тізімі, олар ... ... ... ... тізімдер. Мемлекеттік сақтауға берілуге жататын ... ... ... табылады, бірақ тұрақты сақталатын құжаттарды ғана
қамтиды. Типтік тізімге халық шаруашылығының ... бір ... ... ... ... ... Министрлік пен ведомства типтік тізім
негізінде типтік ... ... ... ... және аталған
саладағы үшін арналған ... ... ... ... ... ... тізімде көрсетілген мерзімге сай болуы керек. ... ... ... ... ... ... құрылған арнаулы
құжаттардың сақтау мерзімі бұл құжаттарды мазмұны мен құрамын құжаттардың
құндылығын сараптау критерийі мен ... ... ... мен ... ... ... ... мен келісудің барлық кезеңінен
өткеннен кейін ведомстволық тізімдер мемлекеттік ... ... ... мен ведомстволық басшылықпен бекітіледі.
1967 жылы материалдардың сақталу мерзімі ... ... және ... ... ... ... ... типтік
құжаттардың материалдардың тізімі шығарылуы. Бұл тізімнен басқа жеке құрам
бойынша құжаттардың екі ... бар ... ... ... 1963 ... және мемлекеттік сақтауға өткізуге жататын 1976 жылғы ... ... ... ... ... ... ... үшін
сипатты және басқару қызмет процесінде ұйымдастырылған құжаттарды қамтиды.
Бірақ көптеген мекемелер мен ... ... ... ... ... ... ... екі типтік тізімі
басылады, мемлекеттік мұрағатқа қабылдауға жататын оны сақтаудың орны және
мерзімі көрсетіледі. Пайдалануды жеңілдету үшін 1989 жылы бұл ... ... және ... ... көрсетілген мекемелер, ұйымдардың
қызметін біріктіретін типтік құжаттардың бір ... ... ... екі ... ... ... басқару аппараттарына тән дәстүрлі
басқару ... және ... ... ... ... ... анықтамалықтар секілді тізімнен және қосалқы анықтамалық
аппараттан тұрады. қосалқы анықтамалық аппарат тізім мақаласының жіктеуінің
схемасы болып ... ... ... ... ... тізімді қолдану
бойынша көрсетулерден тұрады.
Тізімдердің басты мақсаты – ... ... үшін және ... ... ... ... ... құжаттарын сақтау. Екінші мақсат – мемлекеттік
мұрағаттарды ... ... аз ... ... ... ...
құжаттарды сараптау және номенклатураны құрастыруға ... ... мен ... ... ... ... сарапшы сараптау методологиясын меңгеру қажет.
2.3. Мемлекеттік мұрағаттардағы құжаттардың ... ... ... ... ... ... ... кезеңнен жүргізіледі. Іс
жүргізу кезеңінде сараптау сай курста мазмұндалады, сондықтан ... ... ... ведомстволық мұрағатқа өткізу үшін іс дайындау
барысындағы сараптау және мемлекеттік ... ... іс ... ... ... істі өткізу олардың іс жүргізуін аяқтағаннан кейін бір
жылдан соң жүргізіледі. Бір жыл ... ... ... ... ... ... бөлімшеде болуы қажет. Бұл ... ... ... ... ... болады, бірақ бұл кезде ... ... ... ... ... жүргізіледі. Жұмысты істердің жылдық кешенін
сақтау мерзімі бойынша ... ... ... ... ... ұзақ
уақытқа (он жылдан астам) және ... (он ... ... егер ... ... ... бес және он ... істер берілсе, онда топ саны
өседі. Істерді топтарға бөлгеннен кейін, тұрақты сақтауға істерді ... ... яғни ... ... ... ... ... қарап
олардың ішіндегі құндылығы аз құжаттарды анықтап алып ... ... ... ... ... ... нәтижесі болып тұрақты және
ұзақ уақыт сақталатын істердің ... ... ... сонымен
қатар құрылымдық бөлімшелердің құжаттары мен істерін жоюға ... ... ... ... ... ... сақталу мерзімі өтіп кеткен істер
ғана кіргізіледі. Актіні мекеме бекітеді. Ұзақ уақытқа сақталатын уақыты
біткен ... ... бөлу ... ... ... ... таңдау біткен кезде жүргізіледі. Ведомстволық мұрағтта
құндылықты сараптау ... ... ... ... даярлау
процесінде жүзеге асады. Осыған байланысты оның ... ... ... ... ... ... кезінде бірінші кезекте ұйымдастыру
құжаттамалары талданады. Зерттеу ... ... қате ... сақталатын құжаттар, қайталаулар алынады. Сараптаудың ...... ... ... ... ... Мемлекеттік
сақтауға толық ақпараты бар құжаттар таңдалады. Қалғандары мемлекеттік
мұрағатпен келісіле ... ... ... нәтижесі тұрақты сақталатын
істер тізімдемесінің жылдық бөлімімен, ерекше ... ... ... ... ... және ұзақ уақытқа сақталатын ... ... ... сақтауға жатпайтын құжаттарды жою актілері жасалады. Бұл
құжаттар ОСК жиылысында қарастырылады. ОСК ... ... ... СБК ... жіберіледі. Одан соң мекеме басшысы ... ... ... ... акт ... ... ... ісі. Мемлекеттік сақтауға құжаттар
беретін мекемелер, ... ... ... – оның ... сай құжаттармен мұрағаттарды
жүйелі толықтыру мемлекеттік мұрағаттарды жинақтау мемлекеттік мұрағатқа
құжаттарды өткізетін ... ... ... ... ... мәселелерді шешеді, басшылық жетекшілігімен және ... ... ... ... ... құжаттар ведомстволық
сақтау мерзімі біткенге дейін ведомстволық мұрағатта ... және ... ... ... ... ... ол
жинақтау деректерін анықтау, мемлекеттік сақтуға жататын ... ... ... құжаттарды қабылдау арқылы жасалады. Ведомстволық
мұрағаттың жинақталуы бойынша ... ... ... қызметі
басшылығымен жүргізіледі.
Мұрағаттарды жинақтау деректері. Жинақтау деректері – ... және ... ... ... өткізетін тұлға немесе
ұйым.
Мекемелердің әртүрлі категориядағы құжаттарының құрамын ондаған
жоғары білікті ... ... ... 1959 жылы КСРО Бас
мұрағатының Ғылыми ... КСРО ... ... қоры ... ... ... сараптады. Одан соң мемлекеттік мұрағатты
жинақтау үшін құжаттарды таңдау бойынша ... ... ... ... ... ... және мәдени өмір жүйесіндегі
мекемелердің маңыздылығы ... ... 1960 жылы КСРО Бас ... ... ... мұрағат мекемелерге КСРО мемлекеттік
мұрағатқа қабылданатын және ... ... бар ... ... жасап, таратты. Тізімде барлық мекемелер мен
ұйымдарды үш ... бөлу ... 1) ... ғылыми немесе басқа
мемлекеттік құндылықты көрсететін құжаттар жасалатын қызметті мекемелер; 2)
белгілі бір ғылыми және ... ... бар ... жасалуы мүмкін
мекемелер, ондағы құжаттарды тіркеу туралы мәселе жеке ... ... ... қана ... және ... маңызды құжаттары бар мекемелер,
сондықтан мемелекеттік сақтауға қабылданбайды. Осы ... ... ... ... екі ... ... №1 ... мелекеттік
мұрағатқа құжат қабылдайтын мекемелер; №2 тізім ... ... ... мекемелер.
№1 тізімге үш топ кіреді:
Бірінші топ – саяси, ғылыми, халқшаруашылық, мәдени және ... ... бар ... өз ... ... ... ... олардың
құжаттамалары толық көлемде түседі. Оларға жатады:
- барлық дәрежедегі ... ... және ... өкімет органдары;
- муниципиальды басқару ... - ... ... сот ... ... салалық экономиканың басқару органдары; ғылыми-
зерттеу және жобалау – конструкторлық ұйымдары; ... ... ... және ауылшаруашылықтың өнеркәсіптері; көркем
артельдер; ... және өнер ... және ... ... ... ... ... топ – ғылыми, халық шаруашылықтың және басқа ... ... ... ... ... мекемелері. Бұл топтағы мекемелерге
жаппай оқу орындары (техникумдар, мектептер, лицейлер, ... ... ... ... ... ... ... жаппай
денсаулық сақтау, мекемелері (соттық-медициналық сараптама бюролары,
санаториялар, курорттар), темір жол ... және т.б. Бұл ... ... ... ... әдісі – ... ... ... ... ... Үшінші топ – мемлкеттік мұрағаттар
тек жекелеген түрдегі құжаттарды қабылдайтын мекемелер.
№2 тізімге ғылыми, халықшаруашылық және ... ... ... ... ... сондықтан олар дерек болып табылмайды. Бұл ... ... ... ... ... үшін және ... ... мемлекеттік мұрағат қызметі бұндай ... ... ... ... ... құжаттардың сақталуына
жауапкершілікті мекеме басшысы жауап береді. Оларға бақылау мен ... ... ... ... ... көмек береді. Бұл өте көп ... ... Оған ... ... ... олар ... ... болады.
3.1. Мемлекеттік және ведомстволық мұрағаттардағы ... ... ... ... ... функциясы құжаттарды сақтауды қамтамасыз
ету болып табылады. Мұрағаттарда жүргізілген бір-бірімен байланысты жұмыс
кешеніне кіреді:
- құжаттарды сақтаудың оптимальды ... ... ... ... сақтау;
- мұрағаттардан істерді беру тәртібін сақтау;
- құжаттарды есептеу, олардың барлығы мен жағдайын тексеру;
- ерекше құнды және ... ... ... және ... қорын құру.
Мұрағат құжаттарын есептеу олардың сақталуына әсер етеді, құжаттардың
барлығына ... ... ... көмектеседі және оларды іздеуде
қамтамасыз етеді. Ведомстволық мұрағатта сақталатын ... ... ... ... сай ... жинақтау жүргізуге мүмкіндік
береді және мемлекеттік мұрағат жұмысын жоспарлаудың негізі болып табылады.
Құжаттардың мемлекеттік есептеуі белгіленген есеп бірлігі ... ... ... есеп құжаттарында бейнелеуінде көрінеді. Есепке мұрағатта
сақталатын барлық құжаттар жатады. Мұрағаттағы ... ... ... ... ... ... ... табылады. Қағаз негізінде дәстүрлі
құжаттар ... ... ... ... ... ... жекелеген
категориядағы істер құжаттан және ерекше құнды құжаттар есептелуі мүмкін,
сонымен ... ... ... ... ... ... барлық беттері
жатады. Ерекше құнды құжаттар ережеге сай ... ... ... ... ... бекітілген бетпен және істегі тізімдеме бет ... ... ... ... бет саны бойынша есептеледі.
Мемлекеттік мұрағаттарды есепті ... ... ... және ... ... осы ... жауап беретін мұрағаттың арнаулы бөлімше немесе
тұлғасы жүргізеді. Ведомстволық мұрағатта есепті орталықтандырылып ... ... ... арнайы айналысатын қызметкерлердің бірі
жүргізеді. Бірақ ірі ведомстволық ... ... ... ... ... ... ... бойынша жүргізілуі мүмкін. Бұл жағдайда
мұрағат бойынша барлық есеп ... ... және ... Құжаттарды мемлекеттік есеп үш принцип негізінде ... ... ... ... есеп құжаттарының сабақтастығы,
өсуі (динамичность).
1. Орталықтандырылған мемлекеттік есеп республика, ... ... ... ... ... ... мен формасы бекітілген
есептік құжаттардың көмегімен жүзеге ... ... және ... ... ... ... ... қорын толтырады және оларды
мұрағаттық басқармаларға жібереді. Қордың құрамы мен саны ... бар осы ... ... ... органдарында қор
каталогтары құрылады. Есеп орталықтандырылуы біртұтас әдістік талаптар
арқылы жасалады.
2. Есеп сабақтасытығы есептік ... іс ... ... ... мұрағаттар жүйесіне ендіру жолымен жетеді. Сабақтастықтың ашық
көрінісі – ... ... ... ... ... ... ... түсу
кітабы, қор тізімі, қор беті, қор карточкасы, қор көлемі) мемлекеттік және
ведомстволық мұрағаттарды ... ... ... бірақ бірдей
мәліметтер ұстанады.
3. Есептік өсуі қор көлемі және ... ... ... ... ... және есептік құжаттарды өзгертуді оперативті ... ... және ... ... ... ... сақталу бірлігінің түсуі және кетуі бейнеленеді.
Мемлекеттік мұрағаттардағы құжаттарды есептеу
Мемлекеттік мұрағаттардағы құжаттарды есептеу жоғары білікті қызметкерлер
арқылы ... ... ... мұрағаттардағы есеп орталықтандырылып
және әр мұрағат қоймасында жүргізіледі. Есеп үшін есеп құжаттың формалары
және қосалқы есеп ... ... Егер ... есеп ... мұрағат жұмыстары ережесімен анықталады, ал қосалқы құжаттар ... ... жеке ... Есепті жүргізу ережесі, есеп құжаттарының
өзгерістерін ... ... ... ... ... ... ... орталықтандырылған есеп бөлімшелері арасындағы өзара байланыс
белгіленген есеп ... ... ... беру мерзімі мұрағат
меңгерушісі бұйрығымен бақыланады. Мұрағатта ... ... ... ... жасалады, онда құжаттарды есептеу бойынша ... ... ... ... ... есеп және ... есептеудің өзара байланысын бейнелейді және есепті ұйымдастыруды
жүзеге асыруға көмектеседі. Мемлекеттік мұрағаттағы ... есеп ... ... түсу ... ... (мұрағатқа әрбір түскен құжат есебі үшін);
- сақтандыру қорының және қолдану қорының түсуін есептеу ... ... ... ... ... ... қор ... (әрбір қорды немесе коллекцияны есептеу үшін және сонымен
қатар мұрағаттағы қордың сандық есебін жасау үшін және олар түсу ... ... беру ... ерекше құнды істері бар қор тізімі (өз құрамында сондай істері бар қор
есебі үшін);
- қор беттері (қор аттарын өзгертуді ... ... ... ... мен
көлемін есептеу, аталған қор тізімдемесін ... және ... ... мен көлеміндегі өзгертулерді бейнелейтін құжаттарды
есептеу);
- мұрағат тізімдемесі (істің бірліктік және суммарлық есеп үшін);
- сақтандыру қоры ... ... ... ... және суммарлық
есебі үшін);
- ерекше ... ... ... реестрі (ерекше құнды істер
тізімдемесінің санын есептеу үшін);
- сыртқы ... ... ... ... ... және ... ... қосымша беру (осындай істерді бірліктік және
суммарлық есептеу үшін);
- ... ... (әр ... 1 ... ... ... сақтау бірлігінің жағдайы және қорлардың суммарлық
есептеуі үшін);
- сақтау қоймасы ... ... ... ... ... 1
қаңтарындағы аталған сақтау қоймасындағы сақтау бірлігі жағдайы және
қорларды суммарлық есептеу үшін);
- ... ... 1 ... қор ... құралындағы өзгерістер
туралы мәліметтер.
Мұрағаттың әрбір қорында қор ісі жүргізіледі, қор мен қор ұйымдастыру
тарихы ... ... ... қор беттері, қорды тәртіпке келтіруге
әдістік құрал бойынша құжаттар ... ... ... ... есептеу үшін бекітілген ереже формасы бойынша ішкі ... ... ... есептеу істің бекіту беті ... Ол тек қана ... ... ... ... бірақ сонымен бірге
беттерді нөмірлеу ерекшелігі, физикалық жағдайы, безендірілуі туралы белгі
болады. Көрсетілген негізгі есеп құжаттарынан ... ... ... ... Оның көпшілігі мұрағат үшін дәстүрлі болып ... ... ... реестрі, іс, тізімдеме, қор кітаптары ... ... ... ... ... есеп ... көп
кездеседі. Бұл жерде мемлекеттік мұрағат жұмысының ережесінде шығармашылық
жасауға болады. Бірақ есеп құжаттарының көптігі есептің қиындауына ... ... ... екі кезең құжаттары сақталатын болса, есеп
құжаттарын кеңес және революциялық кеңес қорлары болып бөлінуі керек. ... ... тек қана ... ... ... бір рет ... беру үшін
жазылады. Қорды басқа мұрағатқа берген кезде оның ... ... ... Мұрағаттағы қорларды қайта нөмірлеу тек қана белгілі ... ... Жыл ... түсі есеп ... және қор ... ... қорытынды жазба құрастырлады. Есеп құжаттарын толтыру үшін ең ... беті ... ... Ол қор ... ... жатқан барлық
өзгерістерді бейнелейді. Жаңа түсулер, құжаттардың ... оның ... ... ... ... әрбір жазбадан кейін «бар (қалдық)» бөлікте
өзгерістер болған ... ... ... жасалады. Мемлекеттік
мұрағатта сақталатын қорлар туралы ... ... ... ... ... ... ... карточкалық көрсеткіші құрастырылады.
Карточка қордың әрбір атауына құрастырылады және басқа атуларға көрсету
беріледі, онда ... ... қор ... осы ... қор ... сүру ... ... Карточка мұрағатта қабылданған көрсеткіш үшін
жіктеу схемасына сай салынады. Сыртқы безендірілуі материалдық ... ... ... ... ... үш ... құрастырылады.
Біріншісі орталықтандырылған есеп бөлімінде, ... ... ... ... – мұрағат бухгалтериясында сақталады. Барлық мұрағат үшін
біртұтас кітап жүргізіледі: онда нөмір тәртібі бойынша ... ... қор ... ... ... ... ... және іс көрсетіледі. Іске
берілген инвентарлық нөмір істің мұрағаттық шифрының ... тақ ... ... құнды құжаттар
Ұйымдардың құжаттық қорларда маңызды тарихи оқиғаларды ... ... ... ... ... мәдениет көрнекті қайраткерлерінің
қолтаңбалары, саланың дамуының кезеңдері болып ... ... ... ... ... ... ... анықтау бойынша
жұмысты бастамас бұрын ұйым тарихымен танысуы қажет, оның ... ... ... ... ... ... комиссиясында
тәжірибе мамандардың қатысуымен ерекше құнды құжаттарды ... жолы ... ... ... ... ... және оның ... бойынша ведомстволық мұрағат ерекше құнды құжаттарды анықтайды.
Ерекше құнды құжаттары бар ... ... үшін ... ... ... ... қызметін бейнелейтін құрылымдық бөлімшелердің
тізімдемесі жасалады. Егер іс ерекше құнды құжаттарды ұстаса, ол ... ... ... қор, ... іс ... және ... ... аннотация; «ескерту» белгісі қажетті белгі мен түсіндіру
үшін қолданылады ... ... ... ... ... ... сараптау комиссиясы құрайды және ... ... ... ... ... Тізімді бекіткеннен кейін барлық құнды
құжаттар есептелуге жатады. Бұндай ... ... ... сыртында оң
жақ басқы бұрышында ЕҚ (ерекше ... ... ... ... Ерекше құнды
құжаттардың басты есеп құжаттары ... ... ... болып
табылады. Әр қорға ... төрт ... ... ұйым ... қолдайды және мұрағат мекемесінің сараптау бақылау комиссиясымен
келісіледі. Тізімдеменің қорытынды жазбасы болады, ол тізімдеменің толуына
байланысты төрт ... ... ... ... Тізімдеме есебі қор
беттерінде жүргізіледі, бұндай тізімдеме нөміріне ЕҚ ... ... ... ... ... ... ... сақтауға берген кезде онымен
бірге тізімдеменің үш данасы және ... қоры ... ... ... ... қоры ... Ол құжаттардың
жоғалған немесе ... ... ... ... ... ... үшін ... Сақтандыру қоры мен бір уақытта пайдалану қоры
құрылады, құжаттарды қолдану ... ... ... үшін түпнұсқаны
көшірмемен ауыстыру да тұратын міндеті ... ... ... ... ... ... ... – бұл фотопленкадағы негативті
микрофильм, ал пайдалану қоры – ведомстволық, сосын мемлекеттік мұрағаттағы
пайдалану үшін ... үшін ... ... ... Егер ... ... ... онда мұрағаттық және басқа арнайы аппаратурасы бар
мекемелерге сұраныс ... ... ... ... істі ... ... нақтылап зерттейді, оның физикалық-химиялық жағдайын, өңдеу дұрыстығын,
безендіру ерекшелігін тексереді. Көшіруге беру ондағы нөмірді, қор ... мен ... ... әр ... ... санын көрсетумен тапсырыспен
жасайды. Тапсырысты алуда барлық іс тізімдемемен ... және ... ... ... ... ... ... оны микрофильмдендіру
туралы белгі қойылады. Одан басқа, тапсырыстың ... ... ... ... ... жағдайының актісінің барлығы
тексеріледі. Сақтандыру қорын есеп ... үшін ... ... ... оған түсірілген қор, іс, ... ... ... ... ... ... ... қорының тізімдемесі төрт данада
құрастырылады, оның үшеуі ... ... ... қоры және
сақтандыру қоры бірге ... ... бір ... ... қор
микрофильмдерге жасалады. Сақтандыру көшірмесі қайта нөмірлеуге тиым
салынады. Аталған есеп түсу үшін және шығу ... ... ... ... ... ... ... ұйымның сараптау комиссиясы қолдайды, қарастырады, мұрағат
мекемелері СБК бекітеді, ең соңынан ұйым басшысы қол қояды.
3.3. ... ... ... ... ... сақтау қоймаларында қорларды орналастыру – құжаттардың сақталуын
қамтамасыз ету кешенінің жұмысының бірі. Құжаттарды ... ... ... ... ... мүмкіндік береді: Істі ... ... ... ... ... ... ... жағдайын
қамтамасыз ету; төтенше жағдайлар болған кезде қажетті эвакуацияны жағдайды
ерекше құнды құжаттар үшін жасау. Мұрағат құжаттарын қағаз ... ... ... ... ... ... сақтаудағы құжаттар
бөлінеді. Жалпы сақтаудағы құжаттар әртүрлі ... ... ... ... ... және ... ... құжаттар жатады. Сонымен
қатар ғылыми-техникалық және картографиялық ... үшін ... жеке ... қоймасы болуы керек. Бұл құжаттардың сақталуы
үшін жақсы ... ... және ... ... ... ... ... Сақтандыру қорынан алынған ерекше құнды құжаттар
мемлекеттік мұрағатта кейде арнайы салынған сақтау ... ... ... ... ... ... ғана беріледі. Құжаттардың
мазмұнымен танысу сақтандыру көшірмесін беру ... ... ол ... ... ... ... ... сақталады. Мұрағаттағы қорды орналастыру
тәртібі жоспармен анықталады, онда құжаттардың жаңа ... ... ... ... ... ... қор ... немесе қор бөлуі
көрсетіледі.
Құжаттарды сақтау қоймаларында орналастыру. Топографиялау.
Мемлекеттік және ведомстволық мұрағаттардағы құжаттарды орналастыру
тәртібі ... ... ... ... ерекшеленеді. Бұл
сақтау қоймалары ... ... ... ... сақталады, әртүрлі
мерзімдегі сақталуға түседі), сақталатын ... ... ...... ... ... істер, екіншіден - әртүрлі мерзімде ... ... ... ... ... бәрі мемлекеттік мұрағаттарда
құжаттарды орналастыруда ескеріледі. Кеңеске дейінгі және ... ... ... ... Екі ... де ... ... жіктеу
схемасына сай сақтау қоймаларында орналасады. Схема негізіне ... ... ... ... мұрағаттағы бос жер барлығында жаңа
құжаттар түсуі үшін ... ... ... ... жинақтау үшін қайта
түскен істер бос жерлерге орналастырлады, ал олардың сақталуы топографиялық
көрсеткіште бейнеленеді. ... ... ... ... етеді.
Ведомстволық мұрағатта орналастыру негізінде тұрақты сақталатын құжат үшін
жақсы жағдай жасау істің жыл сайынғы қозғалыс ... ... ... ыңғайлылығы. Жалпылық, жабық және техникалық құжаттар әртүрі
бөлмелерде сақталады. Жалпы сипаттағы құжаттар мысалында ... ... Олар ... мерзімі бойынша мынадай топтарға ... ... ұзақ ... және уақытша сақталатын құжаттар. Анықтама
жүргізу үшін жиі қолданылатын жеке құрам бойынша ... жеке ... ... ... қарауына байланысты уақытша сақтау мерзіміндегі
құжаттар ... ... ... жойған кезге дейін қала алады. Бұл
құжаттардың сақталу орны туралы мәселе ... ... ... ... толу дәрежесі, құрылымдық бөлімшелердегі істерді
сақтау үшін бос орын барлығы, бөлімше ... үшін бұл ... ... және т.б. ... ... ... мекемелердегі тұрақты
сақталатын істер сақталады. Топтар ішіндегі құжаттар қор ... ... іс ... ... ... ... бойы ... тиіс, тұрақты
сақталатын құжаттар жақсы үйлерде сақталады. Ал ведомстволық ... ... ... ... ... ... Жыл ... мұрағатқа
ведомстволық сақталатын мерзім біткен соң іс топтары ... ... ... ... ... ... ... Осы жерде пайда
болған олардың орналасуының ... ... ... ... орнына келеді. Ұзақ уақытқа сақталатын іс мұрағатта 75 ... ... Бұл топ жыл ... ... ал жою үшін аз іс ... ... құжаттар тобы. Оларды құжаттарды кепілді сақтандыратын
жағдайдағы алыс ... ... Ең ... және ... топ – ... ... құжаттар. Жыл сайын қандай да болсын істің ... ... ... ... ... ... іс жүргізу жылында
бұл топтардағы істерді құрылымдық бөлімшелерде емес, ... ... ... аталған жылдағы барлық құрылымдық бөлімшелер бойынша он ... ... ... ... ... ... ... – аталған жылдағы
бес жылдық ... ... ... Ведомстволық мұрағаттың жұмысының
негізгі ережесі әрбір ұйымды бір жерде жыл сайын түсу ... ... ... ... ... іс және жеке ... үшін бұл
ыңғайлы. Бірақ жоғарыда көрсетілген уақытша мерзімдегі істің ... ... ... ... ... қолдануға мүмкіндік береді.
Мұрағатта сақталатын ылғи өзгеретін материалдарды бағыттауға ... ... ... ... ... материалдарының сақтау орнын ескеру
үшін мұрағат, стеллаж, шкаф, ... ... ... ... ... ... ғимарат бөлмелерінде орналасса, олардың әрқайсысына ... ... ... әр ... және этаж ... ... Бөлмелер
кіреберістен сол жақтан оң жаққа дейін нөмірленді. Егер бөлмелер бірінен
екіншіге ... ... ... ... бастап жүргізіледі. Бөлмелер
нөмірленуі үшін әріп индексі қолданылады. ... ... ... сол ... оң ... ... ... екі жақты және бір
жақты болады. ... ... ... ... шкафтар әрбір стеллаждан
солдан оңға нөмірленеді. Екі жақты стеллаж да шкафтарды нөмірлеу қабырғадан
басталады. Стеллаждың сыртқы ... ... ... және ... ... Қатарлар жоғарыдан төмен нөмірленеді, себебі стеллаждағы істерді
қондыру жоғарғы қатардан басталады. ... ... ... ... ... ... бояумен жазылған араб сандарымен
нөмірленеді. Негізгі ереже тұрақты ... ... ... ... және ... ... үшін ... материалдардан
жасалған контейнерлерде сақталуды міндеттейді. Уақытша сақталатын ... ... ... ... екі ... бар: тігінен және
көлденеңінен. Бірінші тәсіл қораптардағы істерді орналастыру үшін, сонымен
қатар жұмсақ ... ... ... ... ... істерді
тігінен сақтауға болады, себебі қатты картон қағазды құртылудан сақтайды.
Жиі қолданылатын уақытша сақталатын істер тігінен және ... ... ... қаптағы істер анықтама үшін ... ... ... ... ... ... ... бұл жұмыстың жеңілдігін
қамтамасыз етеді және құжаттарды сақтау көмектеседі. Байлаулы ... ... ... ... ... келесі мәліметтер
көрсетіледі: құрылымдық бөлімшесі және қор атауы, қор нөмірі, ... жыл ... ... және ... ... ... Құжаттарды
стеллаждар, терезелер арасында сақтауға тиым ... ... ... құжаттарды орналастыруды ... ... ... деп аталады. Топографиялық көрсеткіштер екі түрлі
болады. Стеллаждар бойынша және қор ... ... ... ... – қандай полкілер мен стеллаждар қандай да
істермен орналасқан ... ... ... яғни ... ... ... ... орны болады. Қор бойынша көрсеткіш тағайындалуы
– нақты қор құжаттарды қайда орналасқаны туралы ақпарат объектісі жатады.
Сонымен, ... ... ... ... ... Олар бір-бірін алмастырмайды және толықтырмайды, себебі
әртүрлі мақсатта қолданылады, бірақ бір-бірімен ... ... ... ... ... орны ... мәлімет екі көрсеткіште сай келуі қажет.
Негізгі ереже стеллаж бойынша және қор бойынша топографиялық ... ... ... ... ... оның ... беті
қолданылады. Егер бір бетінде нақтықор бойынша ... ... ... ... ... егер қажет екінші, үшінші, төртінші болады.
Бір қорға жататын ... ... ... ... ... ... ... Бірақ карточкаларды арнаулы жәшіктер мен қатты
картонды қораптарда сақтау ыңғайлы, онда ... ... мен ... қор ... ... орналасады. Каточкадағы қор немесе стеллажды тез
іздеу үшін бөлушіні (разделитель) ... ... кіші ... ... ... ... ... себебі мұрағат қызметкері құжаттарды орналастыруды және
құрамын жақсы біледі. Бірақ бұл негізсіз ... ... ... ... ... ... Мұрағаттың тәжірбиелі қызметкері әрбір істің
қайда орналасқанын білуі қажет.
Сақтау қоймаларынан істерді беру ... ... ... ... ... құрылымдық бөлімшелер қызметкерлеріне, зерттеушілерге пайдалануы үшін;
- құжаттармен мұрағат жұмысын жүргізу ... ... ... ... ... істі ... ... үшін, тақырыптық
жұмыс үшін;
- құжаттардың сақталуын жақсарту бойынша ... ... ... ... ... ... ... істі беруге
даярлау үшін, тақырыптық жұмыс үшін;
- құжаттардың сақталуын ... ... ... ... үшін, сақтандыру
қорын құру үшін құжаттармен жұмыстың мақсатына ... ... ... ... (оқу ... ... мұрағаттан тыс уақытша
қолданылуға берілуі мүмкін.
Мұрағатың оқу залында жұмыс істейтін зерттеушілерге және басқа ұйымдар
өкілдеріне істерді беру сол ұйым хаты ... ... ... ... ... ... ... жұмыс істеуге рұқсат беруі туралы
қарары болуы міндетті. Уақытша пайдалануға басқа ұйымдарға, оның ... және ... ... құжаттар беру. Қызығушылық білдірген
ұйымдардың ... ... ... және ... ... басшысы рұқсатымен
жасалады. Уақытша берілетін істерге екі дана акт құрастырылады. ... ... ұйым ... қол ... және ... ... бекітіледі. Бір дана
мұрағатта ... ... – істі ... ... негізгі ережені
мұрағаттан берілген істің пайдалану мерзімі белгілейді: өз ... ... ... үшін – он күн, ... ... ... – үш ай істі пайдалану мерзімін созу қызметтілігі ... беру ... ... Бұл ... ... қызметкері осы істердің
сақталуын тексеруі ... Оқу ... ... ... пайдалануға берілген
сыртқы беті іс шифрінің тізімі ... ... ... ... болуы керек. Тұрақты сақаталатын іс оқу залына берілген
кезде пайдалану беті жапсырылады, онда жұмыс істеуші істі пайдалану ... ... және оның ... ... ... жазады. Мұрағат қызметкері
қайтарылған істің физикалық жағдайын тексереді. Дефект анықталғанда ... ... ... ... ... тарту үшін ... ... алу ... ... бұл олардың хаты бойынша мекеме
басшысы рұқсатымен және алу ... ... ... ... ... ... сақталатын істерден мүмкіндігіне қарай тек қана қызығушылық
білдіретін орындарғы беріледі. Сонымен қатар ... ... ... ... ... оған мұрағат меңгерушісі қол қояды. Құжаттарды
алу туралы акт қор ісінде ... Егер ... ... ... ... ... ... онда істі беру тапсырыспен істеледі.
Тапсырыс басқа ұйымға уақытша пайдалануға іс беру ... ... ... ... ... ... мекеме басшысы және орындалған жұмыс үшін
есеп жүргізетін бухгалтер қол қояды. Актінің бір ... ... ... ... ... ... жұмысты жүргізетін ұйымға беріледі. Қайта
тігілгеннен, реставрациядан, көшірмеден кейін мұрағат ... ... ... және орындалу сапасын тексереді. Мұрағат ғимарат
ішінде, оның сыртында да істі жүру ... ... ... ... құжаттарды алу оның сақталуын ... ... ... ... ... ... апарылады және жауапты тұлғалар
мен жабық транспортта жүреді.
3.4. Мұрағаттардағы құжаттардың жағдайы және барлығы
Құжаттардың сақталуын ... ету ... ... ... қатарында біршама роль құжаттардың жағдайы мен барлығын тексеруге
жатады, ол тізімдеме бойынша есептелетін ... ... ... ... және ... ... талап ететін істерді анықтау болып
табылады. Құжаттардың барлығын тексеру процесінде есеп-анықтама ... ... ... ... ... және барлығын
тексеру мерзімді жоспарлау жұмысы ... ... ... ... құндылығына байланысты үш категорияға бөлінеді.
Бірінші категориядағы ерекше құнды, интенсивті қолданатын ... ... ... 10 ... ұшырайды, екінші және үшінші категориядағы қорлар
– 15 жылда бір рет, ерекше құнды құжаттар – 5 ... бір рет ... және ... ... ... ... мен барлығын
тексеру міндеті мен әдісі бірдей, ... бұл ... ... мұрағатта
қиынырақ әрі көлемді. Ведомстволық мұрағатта құжаттардың ... ... ... ... ... ... ... сақаталатын іс бес
жылда бір реттен аз емес және мемлекеттік мұрағат сақтауға ... ... жеке ... және ұзақ ... ... бойынша іс он жылда бір реттен аз емес
тексеріледі. Жоспарлы тексерулер басқа біруақытта ... ... ... ... ... ... төтенше жағдайлардан және
сақтау қоймасына бөтен төтенше адамның кіргеннен соң; ... ... ... ... ... ... кейін; мекеменің жығылғаны мен
қайта құрылуынан соң; құжаттардың барлығын ... ... ... ... ... ... ... жүргізеді. Тексеру
қорытындысы актімен толтырылады. ... ... және ... ... ұйым ... бекіткеннен соң актінің барлық пункті бойынша есеп
құжаттарына өзгерістер енгізіледі. ... және есеп ... ... ... ... ... беттегі сипаттау тізімдемесінің сипаттамалық
мақаласын салыстыру ... ... ... ... ... қор ... аты, іс ... индекстері, істің алдыңғы
беттері, беттер саны. Уақытша пайдалануға берілген іс кітап бойынша және
беру ... ... ... ... ... жағдайы (қағаз негізінің
бұзылуы, жәндіктермен бүлінуі) оны қарау жолымен анықтайды. Барлық табылған
кемшіліктер ... ... ... ... ... ... ... содан соң
бақылау барысында пайда болған кейбір ... жою және ... ... ... ... ... бойынша қорытынды жазба негізінде акт
жасалады. Қор істерінің барлығы мен жағдайын тексеру ... ... ... ... ... ... саны; қорытынды жазба
сапасы; басқа қорға жататын істердің барлығы; дезинфекция, ... ... ... істер саны.
Істердің барлығын тексеру тізімдемелерге қате енгізілген істі анықтауға
мүмкіндік береді. Материалдарды қарауға кіріспестен ... қор ... ... танысу қажет әсіресе, алдыңғы тексерудің құжаттарын
зерттеу қажет тізімдемемен ... ... ... ... яғни ... қорытындысы бойынша өзгерістер енгізілгенін қарау керек. Қордың
бөлігінің сақтау қоймаларында ... ... ... ... ... үшін қор ... ... көрсеткіштерге қарау керек. Істердің
барлығы мен жағдайын тексеру бойынша жұмысты екеулеп жүргізген дұрыс: бір
тексеруші тізімдемені қарайды, ... істі ... ... ... алып, оның шифрін қарайды, басын оқиды, екіншісі тізімдеме ... ... ... бірдейлілігін тексереді. Сосын бірінші ... ... ... ... жазба барлығын, басқа беттің сай
келетінін ... ... ... құжаттың физикалық жағдайын тексереді.
Тексеру парағында әрбір тізімдеме бойынша ... ... ... ... ... жаңа ... басталады. Осылайша қорытынды шығарады,
қателіктер табады, ... ... соң ... ... ... туралы жалпы ескертулер, аталған кешен ... ... ... ... ... Тексеру жүргізу кезінде стеллаждар, қораптар
істерінен, орналасу тәртібін сақтауы ... ... ... ... ... ... ... істер қойылады; биологиялық
бүлдірушілер бүлдірген істер профилактикалық ... тез ... ... ... керек. Тексеру барысында құжаттарды сипаттау болмайды, себебі олар
есептелген болу ... тек қана ... ... ... ... Оның ... ... іске карточка құрастырылады, карточкаға табылмаған
істер кіргізіледі және онда қор, ... ... ... ... бос, қалып қойған, қайталанған нөмірлер, қорытында ... ... ... ... ... ... ... әрбір
тізімдеменің аяғында бақылау аяқталуы бойынша «тексерілді» ... ... ... мерзімі қойылады. Сонымен бірге оны алып келген ... ... ... ... ... ... да іс табылмаса,
жұмыстың аяғында оны іздестіру шаралары ... Жоқ істі сол ... табу ... ... ... іс кешенінен іздеу қажет. Бірақ
табылмаған істерді іздестіру жүргізу ... ... ... Бұл ... қоймалары істерін беру бойынша есеп құжаттарын зерттеу керек: онда
құрылымдық бөлімшелердегі істерді іздестіруді ... ... ... ... үшін қалдырылуы немесе берілуі кезінде қателік болуы
мүмкін; қор ісі ... ... ... іс ... ... ... есеп ... істе – «қор табылды және қойылды» деп ... ... ... ... ... ... және ... есеп
құжаттарынан шығарылуы. Іздестіріліп табылмаған істерге табылмағаны туралы
акт жасалады.
4 – ТАҚЫРЫП: Құжаттарға ғылыми-анықтамалық аппарат жүйесі.
4.1. Мемлекеттік және ... ... ... ... ... ... ... әрбір мұрағатында құжаттарды сақталатын қолдану және
іздеу, есептеу үшін ғылыми-анықтамалық аппарат болады. ҒАА түрімен типтері
мұрағат анықтамалығы жүйесін ... ...... ... ... ... іздестіру
қолмен жүргізілетін ақпараттық – іздеу жүйесі.
Мұрағат анықтамалықтарынан басқа анықтамалық функциясын ... ... ... ... аппарат жүйесі – ретроспективті құжаттық ақпарат
және мұрағат құжаттарын іздеу және ... ... ету ... және ғылыми-әдістемелік негізінде құрылған механизацияланған
және автоматтандыру ақпараттық-іздестіру жүйелері, есеп ... ... ... ... ... ... ... ҒАА жүйесі
барлық мемлекеттік мұрағаттар ғылыми-анықтамалық ... ... ... ... ... ақпараттық – іздеу жүйесі
және ақпараттық құжаттар мұрағаттар практикасында қабылданған кешендерінен
құралады.
ҒАА жүйесіне мынадай анықтамалқтар ... 1) есеп ... 2) ... ... топқа кіреді: құжаттар бойынша ғылыми-техникалық ақпарат жүйесі;
қор каталогы; мұрағатқа түсу есеп кітабы; мұрағат ... ... ... іс ... ... жатады: сол қор каталогтары; жолбастаушы ... ... ... қоры ... ... анықтамалық; қор
тізімдемесі көрсеткіші; каталогтар; істер тізімдемелері; ... ... ... ... ... көрсеткіш ғылыми-көпшілік басылым,
ақпараттық хат; тақырыптық тізім; мұрағаттық анықтама.
Кейбір анықтамалықтар екі ... (қор ... іс ... орындайды. Басқалар (жолбастаушы, шолу каталогтар) ... ... ... ... ... қолданудың негізгі қызығушылығын көрсететін сандық
және сапалық өзгерістер болады. Бірақ ҒАА жүйесін жетілдіру және өзгерту
оның құрылуының негізгі ... ... ... есеп және ... ... ... өзара байланыс және өзара
толықтыру; әрбір анықтамалықтардың нақты функциялары; анықтамалықтарды
құжаттардың барлық түрлеріне қолдану; ҒАА құру ... ... ... әр ... құру ... ... ету; ҒАА ... іс
жүргізумен, ведомстволық мұрағатпен сабақтастығы. Ғылыми-іздестіру жүйесін
жасау мемелекеттік басқару аппаратындағы ... ... ... ... ... жүргізілуі міндетті.
ҒАА құрамына есептік-бақылау және ақпараттық-іздеу функциясын орындайтын
анықтамалықтар кіреді.
Оның ішінде ақпараттық – іздеу ... ... ... ғылыми-анықтамалық аппарат жүйесі құрамына мұрағат
анықтамалықтары (мұрағат тізімдемелері, каталогтар, ... қор мен ... ... ... жүйесі
кіреді. Олар мұрағатаралық, жалпы мұрағаттық, қораралық және қор бойнша ... ... ... ... ҒАА ... ... оның құжаттарының
мазмұны мен құрамы, оны қолдану сипаты мен жылдамдығы анықталады. ҒАА
жүйесі ... ... ... ... ... ҒАА ... екінші; олар бірінші ақпарат ұсынатын мұрағат құжаттарын сипаттау
негізінде қарастырылады. ... ... ... ... ... ... кіргізіледі: құрамы, мазмұны, құжаттардың іздестіру
мәліметтері. Анықтама түріне байланысты сипаттама құжаттар бөлігі ... ... ... тобына, іске, топқа, қорға кіргізіледі.
Қызығушылық білдіретін ұйымдары мен тұлғаларын кең ақпараттандыру үшін
өзекті мәселелер ... ... ... очерктер шығарылуы
мүмкін. Ондай анықтамалықтарды ақпарат мұрағат дәрежесінде берілуі мүмкін.
Тақырыптық жолбастаушылар, көрсеткіштер, шолулар ... ... ... Қор ... ... бір мұрағат құжаттары бойынша
ақпаратты іздеуді қамтамасыз етеді. Мұрағат көрсеткішінің қоры нақты ... ... ... және қор ... ... ... Мұрағат қоры
бойынша жолбастаушы жүйелік тәртіпте орналасқан қор туралы мәлімет ... ... ... мен ... ондағы сақталатын қорлар мен танысу үшін
қызмет етеді. Мұрағат қоры бойынша қысқаша ... ... қоры ... ... тізімін береді, жолбастаушы функциясын
орындайды, қор ... ... ... Зерттеушілер мен қызығушылық
білдірген ұйымдар үшін қор дәрежесінде ақпарат беретін жекелеген ... ... ... ... шолулар шығаруы мүмкін. Оған белгілі бір
кезеңдегі құжаттардың жаңа түсуі туралы мұрағат шолуын кіргізуге ... ... ... ... ... қоры ... тізімдемені
іздеуде қамтамасыз етеді. Құжаттардың каталогтар жүйесі істер-іс-топ
құжаттары-құжат бөлігі ... ... ... ... ... ... білдіретін ұйымдар, зерттеушілерді ақпараттау мақсатында
құжаттар мазмұны бойынша іс-құжат дәрежесінде мәлімет ... ... ... ... көрсеткіштер жасалады. Ішкі қорлық
анықтамалықтар көп емес. Бұлар – мұрағаттық ... қор ... ... ... істің мазмұнын ашады, іс дәрежесінде ... және оның ... ... ... ... ... дәрежесінде жеке
тақырып бойынша ақпараттандырады. Қор ішілік анықтамалыққа аталған қор үшін
сипатты белгілі ақпаратты ... ... ... ... болады.
Ғылыми-анықтамалық ақпарат жүйесіне қосымша қызмет етеді: баспалық
анықтамалық басылым, әдістік ... ҒАА ... ... ... ... ... қысқа мерзімде қажетті ақпаратты іздеуге, ақпарат
ұстанатын құжаттар сақталуын қамтамасыз ететінін пайдалану үшін ... ... ... ... ... ... мұрағаттарының жұмысының негізгі ... (1984 ... ... ... кіретін мұрағат анықтамалықтары типтері
жасалады: мұрағат тізімдемелері, каталогтар, жолбастаушылар, көрсеткіштер,
құжаттарды шолулар. Анықтамалықтардың әрбір типінің түрлері бар, олар ... ... ... ... ... Барлық
мұрағат анықтамалықтары іс ... ... ... ... ... құрамына нөмірлер кіреді: қор, тізімдеме,
іс. ҒАА жүйесі құрамына ... ... ... ... ... ... ... – белгіленген ереже формаларына сай карточкаларға мұрағат
құжаттары мазмұны туралы ақпарат енгізген қораралық ... ... ... ... ... ... Каталогтар тағайындалуы –
белгілі бір тақырып, оқиға, құбылыс, ... ... ... ... ... ... оперативті іздеу. Мұрағаттың бірнеше
каталог болуы мүмкін:
- жүйелік, онда құжаттың ақпарат білім саласы ... ... ... ... ... ... ... нақты мәселесі
бойынша мәлімет ұстайды; пәндік, тақырыптық, онда құжаттың ақпарат
карточкалары пәндік белгісі бойынша ... ... ... ... ... ақпарат карточкалары пәндік түсінік алфавит бойынша
жіктеледі, ал ішінде – логикалық немесе хронологиялық жалғаспалылық
арқылы ... ... онда ... ... карточкасы құжатта көрсетілген тұлғалар
фамилиясы алфавит бойынша жүйеленеді;
- географиялық, құжаттың ... ... ... атау ... ... ... хронология немесе тақырып бойынша
жүргізіледі;
- мекеме тарихы бойынша, онда ... ... ... ... ... сала бойынша жіктеледі.
- Жеке құрамы бойынша құжаттары, онда ... аты, ... ... іске ... ... ... ... Каталог әлеуметтік-
құқықтық ... ... беру ... ... үшін жеке құрам бойынша құжаттардың үлкен көмегімен
құрастырылады.
Мұрағатта бірнеше өзара байланысты және ... ... ... ... каталогтар жүйесі құрылады. Оның негізіне жүйелік каталог
жатады. Бұл жүйедегі басты талап мынадай: - ... ... ... тағайындауға сай келушілік; - көпқырлы ақпаратты іздеуді
қамтамасыз ету; - ... ... ... ... жою; - ... қайталануының болмауы.
Жолбастаушы (путеводитель) - мұрағат ... ... ... ... ... анықтамалықтар. Оларға сипаттамалар
ұсынылған ереже схемасы бойынша орналасады. Жолбастаушылар ... ... ... ... мен ... ... ... ақпаратпен
қолданушыларды таныстыру.
Жолбастаушының үш түрі бар:
- мұрағат қоры бойынша жолбастаушылар ... қоры ... ... ... ... ... (қор ... мен атауы, мекеме – қор
ұйымдастырушы тарихы бойынща қысқаша тарихи анықтама, құжаттардың ... ... қор ... ... ҒАА ... мұрағат қоры бойынша қысқаша анықтамалық мұрағат қорының атауларының
жүйеленген тізімі олар туралы анықтамалық ... ... ... оның ... құжаттардың мерзімі, ҒАА ... ... ... оңай әрі ... ... оларды жинақтайтын
мемлекеттік мұрағатта жаңа толығуларды ақпарат үшін қажет;
- тақырыптық ... ... ... ... ... ... тізімі кіреді. Жолбастаушы тақырыптық бөлімдер атауы
құрастыру схемаға сай ... ... ... ... ... ... (қор нөмірі, әр қор бойынша тізімдеме нөмірі),
құжаттар аннотацияларынан тұрады.
Көрсеткіштер анықтамалықтардың барлық типтеріне ... ... ... жеке ... анықтамалығы бола алады. Көрсеткіштердің
қызметі – пайдаланылатын қорларда ... ... ... ... ... ... ... іздеуді жеделдету
көрсеткіштер жеке мұрағаттық анықтамалықтар ... ... ... бір қор тізімдемесіне жасалады. Оны тек қана егер қорда көп
тізімдемелер, қиын ... ... ... ... анық ... ... көп жақты ақпарат болса жасайды. Сілтемелік мәліметтер
тізімдеме мен іс нөмірі көрсеткіші рубрикасында ... Егер ... ... ... ... онда ... ... қор,
тізімдемелер, істер нөмір беріледі. Егер көрсеткіш қор құжаттарына жасалса,
онда құжаттардың өзін ... ... ... ... бұндай
жағдайда іс парақтары нөмірімен толықтырылады. Бұндай түрдегі көрсеткіштер
аннотациялары болады, оның ... ... ... ... мен ... ... ... анықтамалыққа анықтама
аппараты элементі ... ... мен ... ... ... ... істер нөміріне беріледі, жолбастаушымен ... ... ... ... ... ... ... қолдануды көрсеткіштердің келесі түрлері болады:
- пәндік. Ол жалпы (әртүрлі сипаттағы түсінік кіреді) және арнайы ... ... ... ... ... ... ... атаулардың
алфавит бойынша орналасуы, атау септігіне жазылады;
- географиялық (пәндіктің әртүрлілігі). Қиын ... атау ... ... Егер қала ... қайта аталса, бірінші жаңа, сосын
ескісі жазылады;
- атаулық (пәндік әртүрлілік). Жүйелеу фамилия алфавиті ... ... ... ... «саңырау» құрастырылады, оқиға мерзімі және
құжаттар хронологиялық тәртіпте орналасады.
Құжаттардың ...... ... ... ... мен құрамы туралы
жүйелік мәліметтер кіретін мұрағаттың анықтамалық мақсаты – құжаттар туралы
қызығушылық білдіретін ұйымдар ақпараты. Шолулар қор ... ... ... мен ... ... сипаттамасынан тұрады.
шолудағы құжаттар туралы ақпарат нақты, дәл және ... ... ... жеке және ... ... құру ... ... асады. Аннотация іздеу
мәліметтерімен жүреді. Шолудың екі түрі болады:
- қор шолуы тек қана бір қор ... бар қор ... ... ... шолу ... ... бойынша бір немесе бірнеше қор
құжаттарының мазмұны мен құрамы туралы мәліметтерді жүйелеп кіргізеді.
Тақырыпты ... сол ... ... ... ұйымдар алдында
тұрған міндеттерді шешу үшін ақпаратты құжаттарды пайдалану мүмкіндігінен
байланысты.
Барлық түрдегі және типтегі анықтамалықтарды ... ... ... қадамды талап ... ... ... қор ... және ... құжаттардың ақпараттық кеңдігін бағалау қажет.
Мұрағаттағы барлық қорлар құжаттар құндылығы жағынан бірнеше ... ҒАА ... мен ... ... пайдалану бағытын ескере отырып
мұрағат анықтамалықтарының түрлерін анықтау мүмкіндігін ... ... және құру ... ... ... әртүрлі құрылымдық
бөлімшелер құжаттарының құндылығын ескеру қажет. Қосалқы ... ... мен ... ... жоспарына кірмеуі мүмкін.
Кез келген анықтамалықтар түрін, типтік жасауда әдістік ұсынымдарға
сүйену ... ... ... ... жіктеуді автоматтандырған ақпарат
іздеуге ауыстыру жұмысты жеңілдетеді.
4.3. Істер тізімдемесі – ... ... ... ... – іс ... және қор ... жүйеленуін бекітіп, іс
мазмұны мен құрамын ашу үшін арналған және іс ... істі ... ... Сонымен қатар іс тізімдемесі істі оперативті ... ... ... ... ... ... негізгі түрі
және есеп құжаттары болып табылады. Тізімдемелер ... ... ... ... жеке ... ... тек қана аталған ұйым
құжаттарына ... ... ... ... тұрақты және уақытша сақталатын істер тізімдемесі үш негізгі
функцияларды орындайды:
1) қор құжаттарды жүйелеуді тізімдеме бойынша индивидуальды ... ... беру ... ... ... ... ... ету және есеп ( есеп құжаттары жазба,
тізімдеме негізінде іс жағдайы мен ... ... ... сай іске берілген шифр бойынша жүзеге асатын және сақтау
қоймаларында істерді ... ... ... ... ... мен ... ашу.
Тізімдеме тұрақты және уақытша сақталатын істер безендірілуімен
ерекшеленеді. Жаңа жыл ... іс ... ... ... ... бөлімшелер өткен жылы іс жүргізумен біткен істерді тәртіпке
келтіреді. Іс ... ... ... ... ... ... ... олардың
безендірілуінің толықтығы сақталу мерзіміне байланысты. Сосын ... ... ... ... және ... ... ... тобы
екенін анықтау қажет. Осыдан соң істердің құндылығына сараптау жүргізіледі.
Бір ... ... ... ... ... ... тұрақты
сақталатын, ұзақ уақыт сақталатын, уақытша сақталатын. Жеке ... ... ... ... жеке ... ... іс бөлінеді. Уақытша
сақталатын істер санынан іс жүргізу істері, он жылдан ... ... ... істер алынады. Кадр бойынша құжаттамалар көлемінен жеке іс және
жеке ... ... ... ... ... жеке ... ... Сонымен, тұрақты сақталатын істер үш топ тағы ... ... ... үш топ ... ... Уақытша сақталатын (он
жылдан төмен) істерге ... ... ... ... ... ... Істер аттары тізімдемеде номенклатурада
кіргізілгендей жалғаспалы ... Егер іс ... ... ... ... том
жеке нөмірмен тізімдемеге енгізіледі. Құрылымдық бөлімшелердің тізімдеме
нөмірлері штаттық кесте бойынша құрылымдық ... ... ... ... уақытша нөмірі құрылымдық бөлімшелердің құрастырылған
тізімдемелері мекеме мұрағатына ... ... ... ... ... үшін ... әрі қарай бір құрылымдық бөлімшенің тізімдемесі
құжаттар құндылығын сараптау жүргізу дұрыстығын анықтау және ... ... ... қарау үшін мекеме сараптау комиссиясы
мүшелерінің біріне беріледі. Барлық мекеме бойынша аталған жыл құжаттарының
құндылығын ... ... соң және ... ... ... соң тізімдеменің жылдық бөлімі мұрағат мекемесі СБК қарауына
беру үшін ... ... іс ... ... ... соң бір ... СБК ... берілуі керек.
Тізімдеме – аяқталған нөмірі бар анықтамалық «теория и практика архивного
дела в СССР» деген еңбегінде жеке ... ... ... ... бар жеке ... ... ... барлық қор материалдарында; - бір құрылымдық бөлімнің бір жылғы
материалдарына; - барлық ... ... бір ... ... бір
құрылымдық бөлімнің барлық жылдардағы материалдарына.
Жеке тізімдеме және аяқталған ... ... ... ... ... ... ... алғы сөз, көрсеткіштер
құрастырылады, қор және қор құрушының ... ... ... және ... пайдалануға көмектесетін қосалқы анықтамалық
аппарат элементтері және бекітілген парақ толтырылады. ... ... ... ... ... өз ... қосалқы анықтамалық
аппараттан тұрады, олар былай орналасады: 1) басқы парақ; 2) ... ... ... 4) ... 5) ... ... ... 6)
көрсеткіштер; 7) парақ – бекітуші.
Бірінші бетте көрсетіледі: а) қор ... б) қор ... в) ... ... тізімдемесі; г) жылдар.
Қысқартылған сөз тізімінде тізімдемеде қолданылатын қысқартылған сөздер
мен түсініктер кіреді. Негізінен бұлар ... ... ... ... ... ... ... Бұндай қысқартулар
тізімдемеде оның көлемін кішірейту үшін пайдаланылады.
Алғысөз ондағы ақпарат сипаты бойынша екі бөлімге бөлінеді: ... ... ... ... ... қорқұрушы- мекеме тарихы
ашылады; құрылу уақыты және қандай акті негізінде бағынушылығы; ... ... ... ведомстволық жүйе және т.б. ... ... ... ... ... ... ... тарихына байланысты мәселелер қарастырылады: - құжаттардың
хронологиялық шегі және көлемі көрсетіледі; - ... ... - ... ... әкелінген іс барлығы белгіленеді; -
құжаттар кешенінің шығуы туралы ... - ... іс ... ... - ... құрылу тәртібі дәйектеледі, оның ішінде істерді
жіктеу схемасы таңдалады; - ... ... ... ... ... ... ... мазмұнының сипаты беріледі; - басқа
құрылымдық ... ... ... ... ... логикалық байланысы талданады; - тізімдемеге кіргізілген
құжаттардың ... ... ... ... ... ... түсіндіріледі.
Тізімдеме алғысөзінде, алғаш қарастырылған болса, көрсетілген мәселелерге
байланысты зерттеушілерге қажетті мәліметтер ... ... ... ... тізімдемелерге алғысөз қысқа жасалады: тарихи бөлігінде құжаттар ... ... ... ... ішінде мекеме өмірінде болған
тек қана өзгерістер көрсетіледі; археографиялық бөлігінде құжаттар туралы
қажетті мәліметтер беріледі, ... ... ... ... ... ... ... тізімдемесіне көрсеткіштердің түрлері
мынадай: пәндік, атаулық, географиялық, аралас, ғни ... ... ... ... ... екі не үш ... болуы мүмкін.
Тұрақты сақталатын құжаттар тізімдемесі жай безендіріледі: олар үшін
алғысөз мен ... ... ... ... ... бірінші бет,
қорытынды жазба және бекіту парағы тізімдеменің барлық түрлері үшін бірдей
безендіріледі. Сонымен, ... ... ... ... ... ... іздеу мәліметтер арасын
байланыстыратын болып табылады.
Ведомстволық мұрағаттардағы құжаттардың ... ... есеп ... ... және ... ... Ведомстволық мұрағат есеп құжаттары мемлекеттік ... ... сай, ... саны ... аз ... ... Есеп
құжаттарының кейбірі мемелекеттік те, ведомстволық мұрағатта да ... ... ... ... негізгі есеп бірлігі болып мұрағат
қорлары, сақтау бірлігі болып табылады. ... ... және ... ... жүзеге асырады. Негізгі есеп құжаттары әрбір мұрағат үшін қосалқы
құжаттарды жүргізу үшін ... және ... ... ... есеп ... ... ... түсу есеп кітабы және құжаттардың шығарылуы (әрбір түсу есеп ... ... ... ... қор ... (қор мен ... суммарлық және жеке есеп үшін);
- қор беттері (қор атының өзгертуді ... үшін қор ... ... және ... қор құрамы және ... ... ... ... іс тізімдемелері (ерекше құнды істер, ... ... ... және суммарлық есебі үшін);
- мұрағатта сақталатын қор көлемі және құрамы ... есеп ... ... қор ... өзгерістер енгізу үшін).
Тұрақты және ұзақ уақыт (он жылдан артық) сақталатын істердің беттерінің
санын ... үшін ... ... – беті ... ... ... құжаттарын есептеу үшін ішкі тізімдеме құрастырылады. ... қор ... ... ... мұрағатқа сақталатын құжаттар
орталықтандырылған мемлекеттік есепке жатады, оның ... қор ... ... ... есептеу кітабы және құжаттардың шығарылуы, сонымен
қатар қор ... екі және одан көп қор ... ... ... ... ... көп ... бір қор сақтайды.
Құжаттың ақпарат көлемінің тез өсуі мұрағат көлемінен де көрінеді.
5 – ТАҚЫРЫП: ... ... ... Құжаттарды пайдаланудың ұйымдастыру формасы және мақсаты
Мұрағаттарда сақталған құжаттарды пайдалану мұрағат мекемелерінің негізгі
міндеттерінің бірі болып табылады. өзінің ... ... ... ... ... халықшаруашылық, мәдени және ... ... ... ... ... өмір беру үшін ... ... және күрделі
кешені жүргізіледі: толыққанды құрамды қамтамасыз ету (мекеме ... ... ... ... ... таңдау және тізімдер
құрастыру), құжаттарды сақтау үшін жағдай жасау (мұрағат қоймаларын салу,
сақтау режимі мен ... ... ... ... ... ғылыми дәйектелген жүйесін жасау.
Мұрағаттарда сақталған, сонымен бірге күнделікті мемлекеттік, ғылыми,
жобалау, мәдени мекемелер ... ... ... ... ... әртүрлі жағы туралы бағалы ... ... Олар ... мен ... категориядағы мекемелері жұмысында қажетті бай деректі
ақпарат болып табылады. Құжаттар пайдалану мақсаты әртүрлі болып табылады.
1. Саяси: ... ... ... ... ... ... ... құжаттарды пайдалану.
2. Ұйымдастыру – басқару: жұмысты ұйымдастыру бойынша дәйектелген ... үшін ... ... ... ... ... тәжірибесін
бейнелейтін құжаттарды зерттеу, басқару аппаратын қайта құру.
3. Ғылыми: ғылыми зерттеулер үшін материалдар ретінде құжаттық ... ... ... саласы бойынша құжаттар тек қана ғылым академиясында
ғана емес, сонымен бірге мемлекеттік, ведомстволық мұрағаттарда сақталады.
4. Экономикалық: халық ... ... ... ... ... пайдалану.
5. Мәдени-ағарту және үгіт-насихат: нақты оқиға мен белгілі бір кезеңді
ашатын ... және ... ... ... ... шығарма жасауда,
дәріс, баяндама үшін құжаттық ақпаратты тарту.
6. Оқу: әртүрлі пәндер бойынша ... ... ... ... үшін ... ... ... тақырып бойынша фотоальбом,
фотокөшірме даярлау.
7. Азаматтардың ...... және ... қызығушылығын
қанағаттандыру: зейнетақыдаярлау үшін құжаттар алу, білім туралы, туу, неке
туралы, туыстарының өлімі туралы құжаттар.
Мұрағат ... ... ... ... ... бастылары
мынадай:
1. Мұрағат құжаттарының мазмұны мен ... ... ... құжаттарды
тарату және құру. Мұрағаттың ақпараттық ...... ... мен ... ... ... ... ұйымдарды тез және
мақсатты бағытталған ақпараттандырылып құрылған құжат.
Ақпараттық хат – мекеме – ... ... сай ... ... немесе мәселелер бойынша құжаттар барлығы туралы жалпы форманы
хатпен нақты мекемеге жіберілген хат.
анықтама – ориентировка – нақты іске нақты ... ... бір ... құжаттарда бөлінді.
тақырыптық тізім – тізімдеме түрінде құрастырылған, ... ... ... мерзімдері», «құжаттар беттері», «іздеу мәліметтері»,
«ескерту» деген белгілермен белгілі бір тақырыптағы нақты құжаттар ... ... ... ... ұйым сұранысы бойынша құрастырылады.
2. Журналдардағы, газеттердегі, хрестоматиядағы құжаттардағы жинақ
түрдегі құжаттарды ... ... және ... ... даярлау.
4. Оқу залын зерттеу үшін істерді беру.
5. Мұрағат ғимаратынан тыс уақытша пайдалануға істерді ... ... ... ... жүргізу.
7. Белгілі бір тақырып ... ... пен ... оқу ... ... ... өтеді.
8. Мекме тақырыптық сұранысы үшін ... ... және ... ...... ... ... анықтаманы жүргізу.
Жарияланымдар, көрмелер, радио және ... тек ... ғана ... ... бірге оқу залында құжаттарды зерттейтін
зерттеушілер де даярлау алады. ... ... ... ... ... құжаттары негізінде мерзімді басылым үшін мақалалар
және ғылыми мақалалар даярлауды айтуға ... ... ... алатын мекемелер де, оқу залында айналысатын тұлғалар құжаттық
ақпаратты кең пайдалануға мүмкіндік алады. Бұл ... кең ... ... Бұл – ... ... ... ... даярлау;
ғылымның әртүрлі саласында ғылыми зерттеулер жүргізу;
Жаңа ... ... ... және ... ... ... үшін
анықталған мәліметтерді пайдалану; өнімнің жаңа түрінің техникалық жағдайын
жасау; ұйымдастырушы және ... ... ... оқу ... ... ... даярлау; фотоальбомдарды даярлау;
мұражайдағы экспозицияны даярлау; құжаттық фильмді жасау және т.б.
Аталған мақсаттарды ... үшін ... ... формаларын
қолданады.
Ведомстволық мұрағаттар құжаттарын пайдаланудың негізгі формалары болып
табылады:
- ұйымдардың құрылымдық бөлімшелері мен басшылығын ақпараттандыру;
- мұрағаттың ... және ... ... ... ... сұраныстарды орындау;
- мұрағаттың оқу залында зерттеу үшін ... ... ... ... ... көлемінің көп бөлігі
азаматтар ... ... ... жинауға тура келеді.
Құжаттарды пайдалану бойынша жұмысты ұйымдастыру үшін ... ... ... ... ... тек қана басшылық рұқсатымен жүргізіледі.
2. Құжаттармен жұмысын жағдайы оның физикалық сақталуын қамтамасыз ету
болып ... ... үшін ... ... ... ... және безендірілген болуы
керек.
4. Істерді пайдаланғанда құжаттар мәтінін ... ... ... істерді
қарап отырғанда темекі және тамақ ішуге тиым ... ... ... тек қана ... ... ... ... Көрмелерді ұйымдастыруды тұрақты сақталатын түпнұсқа құжаттар
көрмеге қойылмайды.
7. Іс алған кезде оның ... ... бет – ... қою ... ... ... ... мерзімі, қайтарылған уақыты жазылады.
5.2. Мұрағаттарда сақталатын құжаттар бойынша мұрағат анықтамаларын
жинау әдісі
Мекемелер мен ... ... ... анықтамалар беру ведомстволық
мұрағаттағы құжаттарды пайдалану бойынша барлық жұмыстардың негізгі бөлігін
құрайды, себебі ведомстволық мұрағатта ұзақ кезеңге ... жеке ... ... ... ... «Анықтамалық жұмыс» түсінігіне
анықтамалық құжаттардың үш түрін даярлау үшін ... ... ... ... ... мұрағаттық көшірме, мұрағттық үзінді көшірме.
Мұрағаттық анықтама – құжаттардың адресін ... ... ... ... ... ... беретін мұрағаттың ресми құжаты.
Мұрағаттық көшірме – мұрағаттық жазба құжаттарының ... ... ... ... ... ... отырып жүзеге асатын
мұрағаттың ресми құжаты.
Мұрағаттық үзінді көшірме – мұрағаттық жазба құжаттар ... ... ... мұрағаттық көшірме.
Бұл құжаттардың әрқайсысы мекеме, ұйым сұранысы ... ... бір ... ... ... дайындалған мұрағаттық анықтама
тақырыптық анықтама деп ... ... ... ... бар мұрағаттық анықтама биографиялық анықтама деп аталады.
Мұрағаттық ұйымдастыру және жоспарлау ... ... ... ... жұмысқа жатқызады, тақырыптық сұраныс бойынша анықтама
жүргізу ақпараттық жұмысқа жатады. Бұл ... ... және ... бөлек жүргізіледі.
Анықтама алу жұмысы ғылыми-анықтамалық ... ... ... ... ... ... үшін ... пәндік-тақырыптық каталогқа қарайды.
Анықтамалық іс зерттеледі. Құжаттардан беттерге ... ... ... ... ... ... ... формулировка ойластырылады.
Мәтін мазмұны қысқа, бірақ оның түсінікті болуы қажет. Қажеттілік болса
цитата беріледі. ... ... ... ... ... мазмұндалады. Егер ... ... ... ... онда бір ... мәліметтерінің мазмұндалуы сілтемелер
арқылы жасалады. Анықтама соңында барлық пайдаланылған ... ... ... ... ... ... ... мұрағат
меңгерушісі қол қояды, мөр басылады.
Биографиялық анықтама азаматтардың арызы және мекемелер ... ... ... қандай мақсатта талап етлігені және қайда
жіберілгені ... Жеке ... ... ... болса, бұл
құжаттар 50 жыл сақталуы қажет. Егер бұл құжаттар анықтама қалдырылады.
Бірақ ... ... ... ... ... ... Мәселен,
мұрағаттан төлқұжат, әскери, депутаттық және кәсіподақ билеттері, орден
кітапшалары ... тиым ... ... берге көшірмесі де берілмейді.
Бұл құжаттар туралы мәліметтер қызығушылық білдірген мекмелерге ... ... ... ... ... есептеу. Мұрағат құжаттарын пайдаланудың барлық
формалары ұқыпты есептеледі. Істерді беру кітабы сақтау ... ... ... Мұрағаттық анықтама, құжаттардан көшірме және
үзінді көшірме құжаттардан көшірме, үзінді көшірме, мұрағат ... ... ... оқу ... ... ... саны оқу ... келу тіркелетін журналда есептеледі.
Көрсетілген есеп құжаттарын жүргізу ссақтау ... ... ... ... етуге бағытталады. Сонымен қатар, жыл
қорытындысы бойынша ... ... ... ... ... ... ... бар және құжаттарды ондағы ақпараттарды ... ... ... ...... ... құжаттарды сақтау технологиясы
6.1. Мұрағат үйлерін жабдықтау
Құжаттарды сақтауды қамтамасыз ету бойынша жұмыстардың кешенінде басты
орын құжаттарды сақтау ... ... ... ... сақтау үшін
оптимальды жағдай жасау – ... ... ... ... мұрағаттарында сақтау талаптары бірдей. Тек қана материалдық
мүмкіндіктері әртүрлі ... ... ... олар ... ... ... ... сақтаудың оптимальды жағдайын
жасаудың бірінші ... оны ... ... ... барлық
параметрлеріне сай ғимараттар болуы болып ... ... ... ... ... салынады. Жобалар құжаттармен қамтамасыз ету үшін
арнайы ғимараттар салуды қамтамасыз ету ... ... ... ... қоймаларына бөлінеді, олар оқу залы мен әкімшілік бөлігінен бөлек
салынады. Одан ... ... ... бар: а) ... және ... ... бөлу үшін бөлмелер; б) бүлдіргіштерден бүлінген құжаттар ... в) ... ... сай жеткілікті көлемде қызметкерлер үшін
жұмыс бөлмелер; г) анықтамалық ... ... ... үшін бөлмелер, сонымен бірге уақытша сақталатын ... үшін ... бар оқу ... е) реставрация мен қайта өңдеу үшін ... ... мен ... ... ... ... ... ғимараттары мүмкіндігінше өндірістік орындардан,
үлкен су қоймалардан, шаң, газ шығаратын жолдардан алыс болу керек.
Сақтау технологияларына басты талап – ... ... ... ... ... ... есеп құжаттарын сақтау үшін – сейфтер
және ... ... ... ... ... ... орнату тәртібі мынадай: бас өту ені (стеллаждар қатары арасы) ... ... ... -75-80; қабырға мен оған параллель тұрған
стеллаждар арасы – 75; ... мен ... арты ... – 45; ... төменгі
қатар арасы – 20; астыңғы этаждар – 30 см. ... ... мен ... бар қабырғаларға перпендекуляр орналасады. Бұндай тәртіп ... ... және ... ... ... етеді.
Стеллаждар мекеме сұранысы бойынша және өндірістік ... ... ... ... ... – 220-240 см, ... көлденеңінен
сақтайтын бір жақты стеллаждар ені – 35-40, биіктік бойынша ... ... 40 см; бір ... стеллаж енінің тігінен сақталуында - 25-30 см; қатарлар
арасы – 35 см. Егер ... үйі 4 м ... ... онда екіярусты
стеллаждар қоюға болады. Сақтау қоймаларында электр желілері тек қана жабық
немесе ... ... ... ... ... арматуралары – жартылай
герметикалық; бөлу темірлері (щиты) және ... ... ... ... ... барлығы өртке қарсы қауіпсіздікті қамтамасыз етеді.
Негізгі өртке қарсы жабдықтар көмірқышқыл өрт сөндіргіштер ... ... әр 50м2 ... әр жеке сақтау қоймасында екеуден кем болмау ... ... ... ... ... (өрт, ... және т.б.) ... жоспары жасалады. Жоспарда ерекше құнды құжаттар мен ... ... ... ... ... ... ... Мұрағатта
темекі шегуге, электр жылытатын приборларды қосуға қатаң тиым салынады.
6.2. Құжаттардың бұзылуының физика-химиялық және биологиялық бұзылу.
Құжаттарды ... ... мен ... ұзақ ... ... ... және жарық
режимімен байланысты сақтаудың оптимальды жағдайын ... ... ... ... ... ... байланысты болады.
Физика-химиялық өзгерістерге құжаттардың ... ... ... ... ... ... қайта түптеу картондары. Қағаз жұқа ... ... ... ... ... ... ... әсер ететін бірнеше факторлар бар: - температураның тез ... ... ... тыс ... қағаз құрылысына жағымсыз әсер етед және
мәтін ... бояу ... - ... лас ... ... ... қосылып мәтіннің бұзылуына әкеледі; - ылғалдылық қағазды
бүлдіреді, тіпті ... ... ... Мәтіннің түссізденуі құжат
мәтінінің өшуіне әкеледі.
Күн ... ... бен бояу ... ... әсер ... фактор болып
табылады. Ультракүлгін сәуле әсерінен қағаз сарғаяды және ... ... ... ... ... ... ... аз жарықтандырылатындай етіп қою қажет. Әсіресе, қораптар мен
папкілерде ... ... ... ... ... ... еркін
алынатын салынатын етіп қойылады, бұл сыртқы беттер мен құжаттар беттерінің
бұзылуынан сақтайды. Картондау құжаттарды тағы бір жағымсыз фактор – ... Шаң, ... ... түсе ... ... ... ылғалдың
көбеюіне әкеледі, жәндіктер ортасына айналуына ... ... ... ... ... ... бір шарасы болып табылады.
Құжаттарды ... ... үшін ... ... тазалау болып табылады.
Бөлмелерді тазалау тек қана ылғалды болу керек. ... ... ... ... үшін ... бір рет ... күн болуы керек.
Ауаның температурасы және ылғалдылығы құжаттардың ұзақ ... үшін ... ... ... фактор болып табылады. Мұрағат сақтау қоймаларында
+140 +200С температурада ұстау керек.
Құжататр үшін өте қауіпті ... ... ... ... және ... Олар мұрағатта пайда болуы – ... ... ... Олар ... ... ... істерді сақтау
жағдайын өзгерту. Биологиялық бүлдіргіштер күрес үшін жүйелі профилактика
жүргізу ... ... ... ... жағдайын тексеру, сақтау
қоймаларына азық-түлік апармау, шаң киімммен кірмеу). ... ... ... ... ... ... Құжаттарды реставрациялау және консервациялау
Құжаттарды сақтаудың тиімді жағдайы, олардың ... ... ... ... ... яғни ... ... түрін жүргізу ұзақ уақыт
сақталуының кепілі болып табылады. ... ... ... мен ... ... ...... тілінен аударғанда – алғашқы түрі бүлінгенді
қалпына келтіру. Бұл реставрацияның мақсатын анықтайды. Реставрация ... ... а) ... ... ... себебін табу; б)
құжаттардың жоғалған бөлігін толықтыру; в) реставрация ... бен ... ... ... ... ... Реставрациялық жұмыстар
құжаттардың ... ... ... ... ... ... бойынша шараларға кіреді: - сақтандыру қорын құру
мақсатында құжаттарды микрофильмдеу; - ерекше құнды құжаттар үшін ... ... ... ... ... - реставрация ... ... ... ... - ... ... қалпына келтіру
және күшейту.
7 – ТАҚЫРЫП: Ведомстволық мұрағат жұмысы
7.1. Ведомствалық мұрағат және оның функциялары
Мұрағат ісі ... ... үшін ... ... мекемелер,
мұрағат мекемелерінен басқа әр ұйымда, ... өз ... бар. ... ... ... мұрағат» деп анықтама береді. Мұрағат
қорының мемлекеттік ... құра ... ... ... ... қызметі жүйесіне кірмейді, бірақ мұрағат қорын
толықтырудың қайнар көзі болып табылады. Олар ... ... ... ... ... мұрағат қызметі жасаған ережеге сай жұмыс
істейді, мемлекеттік ... ... ... ... ... етеді, бұл мемлекетке белгілі бір экономикалық
пайда ... ... ... және ... мекемелер, ұйымдар және
кәсіпорындар құжаттары мұрағат қорына жатады. Құжаттардың жекелеген
түрлерін ... қоры ... ... ... мұрағат Бас
Басқармасы шешеді. Сонымен, ... ... ... және ... қызметінде жасалған құжаттар кешенінен құжаттарды таңдау
қажеттілігі анықталады.
Ведомстволық ... – кең ... Оған ... орталық
мұрағаты, ведомствалық ұйымдар материалдарын сақтайтын облыстық мекеме
мұрағаты, және төменгі мекемелер, кәсіпорындар ... ... ... ... бөлімшесі маманы болмауы мүмкін, ... ... ... лауазымы болмауы мүмкін, бірақ мұрағат бәрібір ... ... ... ... ... ... ... штаттық
қызметкерлер арасынан бұйрықпен тағайындайды.
Заң бойынша, министрлік, ведомства, ғылыми ұйым, мемлекеттік кәсіпорын
мұрағат қорларының мемлекеттік ... ... ... ... ... ... жасайды немесе оның функцияларын басқа құрылымдық
бөлмішелерге ... ... ... өз ... беретін
мұрағаттар туралы ереже мемлекеттік ... ... ... пен ... ... ... ... мен есебін,
оны тәртіпке келтіруді, пайдалануды ұйымдастыруды ерекше құнды ... ... ... ... ... олардың мемлекеттік сақтауға
уақытында берілуі тек өз мұрағатында ғана ... ... ... ... ... ... ... мұрағатта және іс жүргізудегі
барлық жұмыстар барлық ережеге сай жүргізіледі.
Ведомстволық мұрағаттың мынадай ... бар: ... ... ... ведомстволық орталық салалық мұрағат; министрлік,
ведомства орталық ... ... ... ... мекеме,
ұйым, кәіпорын мұрағаты.
Қазіргі уақытта салалық ... ... ... бөлімі бар
Мәдениет министрлігінің кітапханалары мен ... ... ... кіреді. Құжаттары тұрақты сақтауды қамтамасыз ...... ... ... ... Бұл қоймалар мемлекеттік мұрағаттар
үшін ... ... ... ... істеуге міндетті. Оларды құру мақсаты
– экономика, ғылым, ... ... ... ... қор туралы ережені ведомства басшысы МББ келісімі бойынша
бекітеді, оған мұрағат ... ... және оның ... ... ... асырады.
Кішігірім мекемелерде құжаттарды сақтауды қамтамасыз ету мақсатында,
құжаттарды оперативті пайдалануды жүзеге асыратын ... ... ... ... ... құрылады.
Ірілендірілген мұрағаттарды құруда ... ... ... ... ... кадрлармен қамтамасыз ету, жойылған мекемелер ... жеке ... ... ... ... мәселелері бойынша
құжаттарды сақтау мәселелері шешіледі. Ұсақ мекемелер құжаттары ... ... ... оның сапасын жақсартады.
Мекеме, ұйым, кәсіпорын мұрағаттары ... ... ... түрі) тек қана бір мекеменің немесе оның ... ... ... профилі ол туралы ереже бойынша анықталады. ... ... ... ... ... ... мемлекеттік
мұрағат қызметі жасаған типтік ережелер және ... ... ... ... ... ... ... сай олардың әртүрлілігі
үшін сақталатын ... ... ... ... қоғамдық ұйымдары, құрылымдық бөлімшелері және оларға
бағынатын мекемелерде, егер ... ... құру ... ... ... ... ... аяқталған іс жүргізуші құжаттар;
б) мекеме жүйесіне кіретін жойылған ұйымдар қорлары;
в) ғылым, техника, әдебиет, өнер және ... ... ... жеке ... ... ... қалыпқа келтіретін негізгі нормативті
құжаттар 1486 жылы ведомстволық мұрағаттар қызметінің негізгі ережесі және
біртұтас іс ... ... ... ... ... жинақтау функциясы.
1. Құрылымдық бөлімшелер мен жеке ... ... ... ... құжаттарын жинақтайтын мұрағаттар үшін оңай ... ... ... ... ... Ұйымдар тізімі, яғни жинақтаудың
қайнар көзі мекеменің сараптау комиссиясында ... және ... ... ... ... келісіледі, сонымен қатар ұйым басшысы
бекітеді.
2. Мұрағат сақталатын құжаттардың құндылығын сараптау, істерді таңдау
және ... ... ... ... ... анықтауды жыл сайын
жүргізу. Мекеменің сараптау комиссия жұмысына қатысу, онда ... ... ... ... (мәжілістерді өткізуді ұйымдастыру,
комиссияның іс жүргізуін жүргізу, комиссия төрағасымен бірге оның жұмысын
жоспарлау).
7.2. Құжаттарды сақтауды қамтамасыз ету ... ... ... ... және ... ... ... режимін жақсарту, санитарлық-гигиеналық қалыпты жағдай бойынша
кең кешенді жұмыстар жүргізу ... ... ... қамтамасыз ету
жағдайын жасау.
2. Мұрағат қорларының сандық құрамын бейнелейтін есеп ... ... ... ендіру, белгіленген ережеге сай ... ... ... ... қызметіне мұрағат құжаттары
туралы мәліметтерді белгіленген форма бойынша көрсету. Сақтау қоймаларынан
істерді беру ... ... ... ... мен ... ... ... құжаттар көшірмелеріне сақтандыру қорын құру. Бұл құжаттарды
және оның сақтандыру қорын есептеу.
4. Құжаттың физика-химиялық жағдайын жақсарту ... ... ... ... қоймаларынан табуды қамтамасыз ... ... ... ... беретін құжаттарды даярлау функциясы.
1. Құндылықты сараптау барысында жүргізілетін құнды құжаттарды таңдаудан
басқа мұрағаттың Сараптау-бақылау комиссиясына ... ... ... ... бөлімін көрсетеді.
2. Ведомстволық сақтау мерзімі біткен құжаттарды мемлекеттік ... ... және ... ... ... ... құжаттарға ғылыми-анықтамалық аппарат
құру.
4. Бірнеше мекемелер құжаттары ... ... ... ... мен ... ... жүргізіледі.
Құжаттарды пайдалану функциясы.
Ведомстволық мұрағаттар құжаттарын пайдаланудың негізгі мақсаты –
саланың немесе жекелеген ұйымның әрі ... ... ... тәжірибесін
зерттеу. Осыны ескере отырып, мұрағат жүргізеді:
1) құжаттың құрамы мен мазмұны туралы ұйым ... мен ... ... тапсырмасы бойынша құжаттарды анықтау;
2) мекемелер сұранысы мен әлеуметтік-құқықтық сипаттағы азаматтар арыздарын
орындау, құжаттар мен мұрағаттық анықтамалар көшірмелерін беру;
3) ... ... ... есебін ұйымдастыру.
7.3. Ұйымдардың іс жүргізу қызметтеріне іс жүргізу құжаттарын ұйымдастыруға
көмек көрсету және бақылау функциясы
1. Ведомстволық мұрағат (мекеме мұрағаты) – ... ... ... ... ...... мұрағатты жинақтаудың қай нар
көзі болып табылады. ... ... ... ... ... ... ... номенклатурасын және сараптау комиссиясына
тізімдеменің жылдық бөлімін қарауға береді.
Ведомстволық мұрағат арқылы ... ... ... ... ... ... мен ... бақылау жүргізеді және
әдістемелік көмек жасайды. Ведомстволық мұрағат пен ... ... ... контакт орнатылады, бұл мұрағатта орындалатын ғылыми жұмыс
дәрежесін көтеруге әсер етеді.
2. Мұрағат меңгерушісі сараптау ... ... ... ... ... ... және ... құрылымдық бөлімшелер мен
ведомстволық ... ... ... тексереді.
3. Мұрағат меңгерушісі мекеме істерінің номенклатурасын, іс жүргізу
бойынша нұсқауды, сақталу ... бар ... ... ... ... мен ... ... істерінің номенклатурасының
жобалық ұйымдар істерінің номенклатурасының жобаларын жасауға қатысады;
жекелеген категория құжаттардың ... ... ... мерзімі бар
құжаттардың сақталу мерзімінің өзгеруі туралы ұсыныстар даярлауға қатысады.
4. Мұрағат меңгерушісі мекемелер мен ... ... іс ... ... ... ... ... мұрағатқа жауапты
тұлғаларға, біліктілігін көтеру бойынша сабақтар жүргізу және ұйымдастыруға
қатысады.
5. Мұрағат ... ... ... құру ... Бұл іс ... құжаттарды ұйымдастыру, оның құндылығын
сараптау бойынша жұмыстың маңызды кезеңдері, ... ... ... ... және ... ... ... қойылады. Дұрыс
құрастырылған істер номенклатурасы ағымды номенклатурада жіктеудің ... ... ... ... бұл ... ... ... істерді жіктеуде көрінеді.
6. Мұрағат істердің қалыптасуымен безендірілуін номенклатураға сай
жүйелі ... ... ... ... және ... құрылымдық
бөлімшелердегі сақталуы. Тексеру барысында мұрағат қызметкері іс жүргізу
қызметкерін ... ... ... ... бойынша нұсқау береді
және оған қажетті көмек береді.
7.4. Мемлекеттік және ... ... ... ... ... ... және ведомстволық мұрағаттарға тән ... ... ... (құжаттарды сақтау және оны қоғам қажеттілігі үшін
пайдалану); ... ... ... ... (құжаттарды ғылыми-техникалық
өңдеудің барлық түрлері, істерді сипаттау, беттерді нөмірлеу ... ... ... қалыптасуына және құжаттардың құндылығын ... ... ... ... ... сабақтастық мынадан
көрінеді, мемлекеттік мұрағат ведомсвтолық мұрағаттан ережелері сақталған,
өңделген істерді алады. Ведомстволық мұрағат ... ... ... мен көлемі туралы мәліметтері бар паспорт көрсетеді, оның негізінде
мемлекеттік ... ... ... ... құрамы мен саны бойынша өз
толықтыруын анықтайды.
Мемлекеттік және ведомстволық ... ... ... ... ... ... өзіндік мекеме, ведомсвтолық ... ... ... ... ... ғылыми-зерттеу мекемесі
категориясына жатады; кейбір ведомстволық ... ... ... ... ... бұл ... тән емес.
Жинақтау тәртібі де әртүрлі: ... ... ... ... және ... барлық сақталу ... ... ал ... ... ведомстволық мұрағаттан тұрақты
сақталатын құжаттарды алады.
Мұрағат ісінің нормативті-құқықтық базасы.
1. «Ұлттық ... қоры және ... ... ... ... Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры туралы ереже.
3. Қазақстан Республикасы ... ... және ... ... ... және мұрағатты басқару бойынша комитет туралы ереже.
4. ... ж. ... ... мұрағат ісін дамыту
тұжырымдамасы.
5. Қазақстан Республикасы ... ... ... ... ... туралы нұсқау.
6. Ұйымдастыру құжаттарын безендірудің уақытша талаптары.
7. ҚР Ұлттық мұрағат ... ... ... ... мұрағаттарда сақталу мерзімі және тәртібі туралы нұсқау.
7.5. Ведомстволық мұрағатқа құжат ... ... және ... ... ... ведомстволық мұрағатқа мұрағаттың меңгерушісі құрасытрған,
СК қолдаған, мекеме басшысы бекіткен кестеге сай беріледі. ... ... ... оның іс ... ... ... бір жыл ... соң
беріледі. Бірақ тұрақты сақталатын іс мемлекеттік мұрағат қызметі және
аяқталғаннан соң ... ... ... іс оның іс жүргізу аяқталған
соң екі-үш жыл ... соң ... ... ... тұрақты сақталатын
немесе уақытша берілетін (бірақ он жылдан соң) құжаттар беріледі. Уақытша
сақтау ... ... ... ... туралы мәселені мекеме басшысы
шешеді. Онда ... ... ... ... ... ... ... құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету, құжаттар
құндылығын сараптау жүргізілгеннен кейін қабылданады. Он жыл сақталатын іс
номенклатура ... ... ... ... құжаттарға тіркеу –
бақылау ... ... ... ... ... ... әрбір істі тізімдемемен салыстырады, істің, нөмірдің ... ... ... ... құжаттың қорға жатқызу дұрыстығы
тексеріледі. Істің қорға жататындығының дұрыс емесі анықталған ... ... оның ... ... ... акт ... ал іс тапсырылатын
материалдар кешенінен өзіне сай ... ... үшін ... ... ... ... ... салынады. Істі қабылдау аяқталғаннан соң
мұрағат меңгерушісі қабылданған ісінің саны және қабылдау мерзімін ... ... ... ... үш ... екі дана етіп жасайды.
Екінші дана берушіге қайтарылады, қалғандары ... ... ... кешеннен қандай да іс құрылымдық бөлімше жұмысы үшін қажет болса,
онда қабылдау аяқталғаннан соң ... ... ... беру туралы
акт жасалады және мұрағатқа істің уақытында қайтарылуына бақылау қойылады.
Басқа мекемелерден ведомстволық ... ... ... тізімдеме
бойынша жүргізіледі, сонымен қатар материалдарды тапсыру актісі жасалады.
Есептік және ғылыми-анықтамалық аппарат ... мен ... беру ... Мұрағатқа құжаттарды қабылдаудың аяқталуы есептік құжаттарды
толтырумен бітеді. Мемлекеттік ... ... ... ... ... беріледі, бірақ мемлекеттік мұрағатқа құжаттарды алдын-ала
беретін жағдайлар болады, бірақ ... ... ... ... ... Бұл мемлекеттік мұрағат пен ... ... ... ... мұрағатқа беру алдында мемлекеттік мұрағат
қызметінің өкілі ... ... ... ... және
санитарлық гигиеналық жағдайын ... ... ... ... ... ал ... ұйым түзеді. Өткізу мемлекеттік ... ... ... ... ... ... тізімдемесін бекіту
бойынша жүргізіледі. Ерекше құнды істер бет-беттеп жекелеген ... ... ... ... ... ... төрт данада
тізімдеме мемлекеттік мұрағатқа істі ... ... ... ... ... кезде тізімдемеде қорытынды жазба түзетіледі, құжаттарды
қабылдау-беру актісінде бұл істердің нөмірі көрсетіледі, ал ...... ... істердің жоқтығы себебі және жүргізілген іздестіру
туралы анықтама көрсетеді. Анықтама актіге ... бір ... ... Жеке ... ... да ... ... беріледі. Құжаттармен
бір уақытта қожайын туралы мәлімет, онымен хат алысу оның ... ... ... туралы арызы қосылып қор ісіне беріледі.
Берілу белгілі тәртіппен белгіленеді.
Көрсетілген талаптарды орындау ведомстволық және ... ... ... қамтамасыз етеді және құжаттарды қолдану және
сақтауға шығынды азайтады.

Пән: Мұрағат ісі
Жұмыс түрі: Материал
Көлемі: 47 бет
Бұл жұмыстың бағасы: 500 теңге









Ұқсас жұмыстар
Тақырыб Бет саны
Мұрагерлiк құқық жайлы47 бет
Қайта өрлеу дәуірінің ерекшеліктері3 бет
Жасөспірімдердегі өтпелі кезеңдегі психикалық процестердің даму сатылары27 бет
Жаңа дәуірдегі психология сипаттама4 бет
Кеңестік дәуірдегі дамуына орыс тілінің тигізген әсері16 бет
Корпорацияның айналым капиталы11 бет
Корпорацияның меншікті капиталы6 бет
Кәсіпорынның айналым капиталы туралы44 бет
Кәсіпорынның айналым қаражаттары (айналым капиталы)3 бет
Кәсіпорынның рентабельділігі мен іскерлік белсенділігі13 бет


+ тегін презентациялар
Пәндер
Көмек / Помощь
Арайлым
Біз міндетті түрде жауап береміз!
Мы обязательно ответим!
Жіберу / Отправить


Зарабатывайте вместе с нами

Рахмет!
Хабарлама жіберілді. / Сообщение отправлено.

Сіз үшін аптасына 5 күн жұмыс істейміз.
Жұмыс уақыты 09:00 - 18:00

Мы работаем для Вас 5 дней в неделю.
Время работы 09:00 - 18:00

Email: info@stud.kz

Phone: 777 614 50 20
Жабу / Закрыть

Көмек / Помощь