Қазіргі кезеңдегі мұрағат ісін ұйымдастыру

Пән: Мұрағат ісі
Жұмыс түрі: Материал
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 45 бет
Таңдаулыға:

Қазіргі кезеңдегі мұрағат ісін ұйымдастыру

Әрбір мекеме өз функциясын атқару барысында құжаттар жасайды және сырттан құжат келеді. Тұлғаның немесе ұйымның қызметін қалыптастыратын құжаттар жиынтығы құжаттар қоры болып табылады. Әрбір күнтізбелік жыл басында өткен жылдағы іс жүргізу құжаттары мекеменің мұрағатына өткізілуі қажет.

Мұрағат - құжаттық ақпаратты қолдану мақсатындағы құжаттарды қабылдау және сақтауды жүзеге асыратын ұйым немесе оның құрылымдық бөлімшесі. Ал мұрағат ісі құжаттарын қолдану және сақтау мәселесін қамтитын қызмет саласы. Мұрағат ісі мен оның тарихи мәселесін теориялық, әдістік және ұйымдастыру жасайтын және зерттейтін ғылыми пәнді мұрағаттану деп атаймыз.

Аталған курстың міндеті болып табылады:

қоғам өміріндегі құжаттардың маңызын көрсету;
ғылыми зерттеу үшін құжаттық бағасын сақтауға мемлекет пен қоғам алдында жауапкершілікті іс жүргізу қызметкерлеріне түсіндіру;
Қазақстандағы мұрағат ісін ұйымдастыру туралы жалпы мәлімет беру;
мекемелердегі құжаттармен жұмысты ұйымдастырудың ведомстволық мұрағаттағы ролін анықтау;
мемлекеттік және ведомстволық мұрағат жұмысындағы сабақтастықты көрсету;
құжаттардың құндылықты сараптау мәселесіне байланысты студенттердің таным көлемін кеңейту;
іс жүргізу аяқталған істердегі қажетті тәжірибені енгізу.

Зерттеу объектісі болып қоғам қызығушылығына қолданылатын және олардың сақталуын қамтамасыз ететін құжаттарды ұйымдастыру мәселелері, мекемелер мұрағаттарды және құрылымдық бөлімшелердегі іс жүргізу құжаттар болып табылады.

1976 жылы КСРО Жоғары Кеңесі қабылдаған «Тарихи және мәдени ескерткіштерді қолдану және қорғау туралы» Заң мемлекеттік мұрағаттарда сақталған құжаттық құндылықтарды ескерткіштер қатарына жатқызады. Заң көрсетілген ескерткіштер ғылым, білім беру және мәдениеттің де мақсатына қызмет етеді деп бекітеді. Мемлекеттің меншігі болып табылатын құнды мұрағат құжаттарының жиынтығын ҚР Мемелекеттік мұрағаты құрайды. Бұл құжаттардың бір бөлігі мемлекеттік мұрағаттар туралы Ереже бойынша республика дәрежесінде болып табылады. Мемлекеттік мұрағатқа кіретін құжаттар құрамы орны бойынша да (нормативті және ұйымдастырушы құжаттар, жоспарлы және есептік, жобалық және ғылыми, мәдени-ағарту және т. б. ), физикалық ерекшелігі бойынша да (қағаздағы, әйнектегі, таспадағы құжаттар) көптүрлі болып табылады.

Мемлекеттік мұрағат қоғам қызметкерінің барлық саласы құжаттарын қамтиды. Мемлекеттік мұрағаттың жинақтау бағасы елдің өндірістері, ұйымдары, мекемелері болып табылады. Барлық мекемелер мен ұйымдар құжаттары практикалық мақсат үшін қолданылады, ал кейбір құжаттар мекеме қабырғасында-ақ ғылыми және халықшаруашылықтық мақсатта қолданылады. әрі қарай мекеменің құжаттарының құнды бөлігі мемлекеттік мекемеге беріледі, сондықтан ведомстволық және мемлекеттік мұрағат арасында тығыз байланыс ұсталуы және жұмыстағы сабақтастық үшін жағдай жасалуы маңызды болып табылады. Олардың жалпы негізгі міндеті: құжаттарды сақтау және ондағы ретроспективті ақпаратты ғылыми және практикалық мақсатта қолдану. Сабақтастықтың мемлекеттік мұрағатқа тек қанақорды оптимальды ақпараттармен қамтамасыз ететін құнды құжаттамалар өтуінен тұрады. Ал бұл үшін ең ерте кезеңде құжаттың құндылығын жоғары дәрежелі сараптау қажет.

Сонымен қатар, мекеменің мұрағатында жіберілген құжаттарға жасалған анықтамалық ақпарат мемлекеттік мұрағатқа дәл сол күйінде түсуі міндетті. Ал бұл тек қана мұрағаттар арасындағы тығыз байланыс, мемлекеттік мұрағат тарапынан жүйелі бақылау және сондай жүйелі әдістік көмек арқылы мүмкін болады.

Мемлекеттік мұрағатқа берілуге жататын құжаттарды нақты және сапалы өңдеуде үлкен рольді біртұтас мемлекеттік іс жүргізу жүйесі атқарады. Құжаттарды ұйымдастыру бойынша талаптарды орындау, құжаттардың формаларын қалыптастыру жоғары деңгейдегі өңдеу үшін жағдай жасайды және іс жүргізу қызметін жүзеге асыру мүмкіндігін кеңейтуге ғана емес, сонымен бірге белгілі бір көлемде мұрағаттардағы құжаттық ақпараттар іздеуге мүмкіндік береді. Қазіргі кезеңде мұрағат мекемелердегі маңызды міндеттердің бірі қоғамның ретроспективті ақпаратқа қажеттілігін қамтамасыз ету үшін мемлекеттік мұрағаттың қолдану жүйесін жетілдіру болып табылады. Мұрағат мекемелердегі бір келесі бір маңызды міндеті мемлекеттік мұрағат мазмұнымен құрамын дамыту болып табылады. Ол үшін мемлекеттік мұрағаттардың жинақтау жүйесін жетілдіру, мемлекеттік және ведомстволық мұрағаттар арасындағы байланысты бекіту, мекемелер және іс жүргізу құжаттарын ұйымдастыруды сараптау комиссиясының жұмысына әсер етуді ұйымдастыру қажет. Тағы бір маңызды міндет елдің барлық құжаттық байлығын толық сақтауды қамтамасыз ету болып табылады.

1. 1. Мұрағат ісін басқару органдары және олардың функциясы

Қазақ революциясынан кейін біртұтас қалыптасқан іс жүргізу жүйесі орныққанға дейін Қазақстанда мұрағат мекемелерінің тұтас орныққан жүйесі болған жоқ. Ресей ғасырларға созылған ауызша айту тарихы мен ауыз әдебиетінің дамуы дәстүрлі қазақ қоғамының өзіндік деректер кешенін қалыптастырды. Бұндай өзіндік ерекшелік жазба мәдениетінің кеш дамуына әкелді. Сондықтан да, тарихшылар реолюцияға дейінгі тархшы басқа елдердің мұрағаттарынан іздеуге мәжбүр болып отыр. Себебі қазақ жерінің орасан зор байлығына қызыққан жат жерліктер сан қилы деректерді жинады. Жағдайдың осылайша болуына бәрден-бір себеп Ресей империясының саяси, әлеуметтік, мәдени, ағартушылық отарлауы еді.

Бүгінгі күні Қазақстандағы мұрағат тарихының зерттеушілер бастау көзді Бөкей ордасында 1794 жылы құрылған мұрағаттан бастайды. Бөкей ордасы Еділ мен Жайық арасындағы Ресей мемлекеттік шекарасы ішіндегі территорияны қамтыды. Бөкей ордасының дамуындағы қалыпты кезең Жәңгір ханның (1824-1854 жж) басқаруымен байланысты болды. Еуропалық және шығыстық білім алған Жәңгір хан еуропалық елдер мемлекеттік аппараты құрылымына оның ішінде патшалық Ресейге бағыт ала отырып, көшпелілерді саяси басқару реформасын жүзеге асырды. Онда іс жүргізу үшін татар және орыс бөлімдерінен ерекше кеңсе құрылды. Іс жүргізу көлемі және хаттардың көбеюі мұрағаттың тез жинақталуына көмектесті. Жәңгір ханың өлімімен және қырғыз ішкі (Бөкей) Ордасының уақытша кеңесі құрылуымен мұрағат оның құрамына берілді.

Осы жерде бұл мұрағат туралы айта кетелік. Мұрағаттың бірнеше ерекшелігін атап өтуге болады:

1) Бөкей Ордасы Ресей империясының клерикальды мемлекеті болды. Сондықтан ондағы құжаттар тікелей орыс отарлау-жүйесінің бақылауында болды. Бұл ұлттық мәселелердің көтерілуіне белгілі бір дәрежеде кедергі болды.

2) Бөкей Ордасы Қазақстан территориясының аз ғана бөлігін қамтиды. Сондықтан ондағы құжаттар бүкіл қазақ халқының мәселелерін ашып береді деп айта алмаймыз.

3) 1418 жылы 2 сәуірде мұрағаттар басқармасы бойынша Орталық комитет құрылуы. Мұрағатты уақытша басқарудан басқа комитет алдына елдегі мұрағат ісін қайта құру туралы ереже жасау міндеті қойылды. 1918 жылы 1 маусымда РСФСР Халық комиссарлар кеңесі мұрағат ісін орталықтандыру және қайта құру туралы Декрет қабылдады. Лениндік Декрет деген атқа ие болған бұл декрет КСРО-дағы мұрағат ісін ұйымдастырудың негізін салушы құжат болды. Декретте былай көрсетіледі:

1) Үкіметтік мекемелердің барлық мұрағаттары ведомстволық мекеме ретінде жойылады, онда сақталған істер мен құжаттар Біртұтас мемлекеттік мұрағат қорын құрады;

2) Мемлекеттік мұрағат қорын меңгеру мұрағат ісін бас басқаруға жүктеледі.

Бас мұрағат (Главархив) алдына үлкен міндеттер тұрды:

мемлекеттендірілген мұрағат қорларындағы құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету;
біртұтас мемлекеттік мұрағат қорындағы құжаттар есебі, олардың сақталуын қамтамасыз ету және мемлекеттік мұрағатқа өткізілуін қамтамасыз ету;
құжаттарды қолдануды ұйымдастыру;
мекемелердегі құжаттардың сақталуын бақылау.

Осы міндеттерді жүзеге асыру үшін Бас мұрағатта инспекторлық міндет құрылды.

1919 жыл РСФСР ХКК Лениндік Декретіне қосымшалар енгізілді, яғни мұрағат істерін жою және сақтау туралы Декрет қабылданды.

Құжаттардың құндылығын сараптау және мұрағаттарды жинақтау ісі

2. 1. Сараптау міндеттері. Құжаттарды таңдау ұстанымдары және оларды бағалау критерийлері.

Құжаттар құндылығын сараптау - мемлекеттік сақтауға таңдау мақсатында олардың құндылығын анықтау және сақталу мерзімін бекіту. Ведомстволық мұрағаттар жұмысының негізгі ережесіне бұл түсінік былай көрсетіледі:

«Құжаттардың құндылығын сараптау құжаттарды сақтау мерзімін анықтау және оларды сақтауға таңдау мақсатында олардың құндылығының критерийлері мен ұстанымдары» негізінде құжатты зерттеу деп аталады.

Құжаттардың құндылығын сараптау процесінде екі міндет шешіледі:

1) Жыл сайын құрастырылатын құжаттамалар толқынынан мәңгілік сақтау үшін құнды құжаттар, сонымен қатар ұзақ мерзімге сақталатын (он жылдан артық), ұзақ уақыттың практикалық маңызды құжаттар алынады;

2) Сақталатын мерзімі өткен құжаттар жойылуға жіберіледі.

Құжаттардың құндылығын сараптау бірнеше кезеңдерден тұрады. Бірінші кезең іс жүргізу барысында іске асырылады:

а) құжаттар тізімі және жұмыс тәжірибесі негізінде болашақ істің құндылығы анықталатын іс номенклатурасы жасалған кезді;

б) мекемеге келіп түскен құжаттарды тіркеу кезінде;

в) құжатты іске жіберген кезде.

Екінші кезең іс жүргізу біткеннен кейін ведомстволық мұрағатқа өткізу үшін істі даярлау кезінде өтеді.

Үшінші кезең - мемлекеттік сақтауға берілу үшін істі даярлау кезінде өтеді.

Сақтауға алынатын құжаттарды таңдаудың басты ұстанымы тарихи принцип болып табылады, құбылыс даму барысын қарастыруды талап етеді және қандай да болмасын құбылысты, қарым-қатынастың даму заңдылығын ашуға кілт береді.

Жан-жақтылық және кешенді зерттеу принципі құжатты кешенді бақылауға болжамдайды, себебі бұл құжат екіншісін толықтырады, үшіншісі біріншісін қайталауы мүмкін. Құндылығын сараптауды жемісті жүргізу үшін құжаттар құндылығы критерийлерін қолдану қажет.

Ведомстволық мұрағаттар жұмыстың негізгі ережесі критерийі үш топқа біріктірілген:

1) шығу тегі критерийі (ұйымның немесе тұлғаның мемлекеттік басқару жүйесіндегі ролі мен орны; құжаттың ұйымдастырылу уақыты мен орны) ; мазмұн критерийі (құжатта бейнеленген оқиға маңыздылығы, ондағы ақпараттың маңыздылығы, оның басқа құжатта қайталануы) ; сыртқы ерекшелік критерийі (құжаттың заңдық шынайылығы, мәтіннің берілу ерекшелігі, құжаттың материалдық ерекшелігі, құжаттардың физикалық жағдайы) .

Маңызды критерийлерді көрсетейік.

1. Құжатты жасаған мекеме немесе тұлғаның маңыздылығы. Мемлекеттің дамуы барысында әртүрлі бейнелі функция атқаратын өнеркәсіптер, ұйымдар мекемелер құрылады. Онда құрылған құжаттар кешенінің құндылығы мекеменің мемлекеттік басқару жүйесіндегі, ғылымның, халық шаруашылығының, мәдениеттің дамуындағы маңыздылығымен анықталады. Мемлекеттік өкімет пен басқару органдары мемлекеттің қызметін бейнелейтін құжаттамаларды құрайды. Мемлекеттік сақтауға іріктелген құжаттар қоғам өміріндегі маңызды роль атқаратын мекемелерде жасалады. Құжаттар тек қана мекемелерде ғана емес, сондай-ақ адамдар да жасалады. Олар тұлғаның өндірістік, қоғамдық, шығармашылық қызметін бейнелеуі мүмкін. Ғылыми қызығушылық ірі қоғам және мемлекет қайраткерлерінің, ғалымдардың, жазушылардың, қолбасшылардың, суретшілердің құжаттарын көрсетеді. Жеке қорлар мемлекеттік және жергілікті мұрағаттарда Ғылым Академиясы мекемелерінің және басқа ведомстволық мұрағаттарда сақталады. Мұрағат мекемелері сонымен қатар журналистерден, өлкетанушылардын және басқа тұлғалардан туған өлке тарихын зерттеуге көмек беретін құжаттарды ала алады. Олардың бастылары: жеке құжаттар, қорды құрушылардың жасаған құжаттары, хаттар.

2. Құжаттың мазмұнының маңыздылығы (мазмұн критерийі) . Бұл критерий барлық жағдайда қолданылады. Құжаттардың жалпы тобында мекеменің негізгі қызметін бейнелейтін құжаттар және мекеменің ағымды жұмысы үшін қажетті қосалқы рольді атқаратын құжаттар құрылады. Мекемелердің негізгі қызметін бейнелейтін құжаттардың бірінші тобына жатады: уставтар, ережелер, штатты кестелер, бұйрықтар, болашақтағы және жылдық есептер, сала бойынша жылдық есептер, баяндамалар, шолулар, мәжілістер, жиылыстар хаттамалары, жоғары тұрған органдардың директивті нұсқаулары. Екінші топқа жататын құжаттар көбірек. Олардың кейбіреулері ұзақ уақыттағы анықтамалық маңызы, бірақ олардың көпшілігі бір - бес жылдан соң оперативті және анықтамалық маңызын жояды. Бұлар мекеменің негізгі қызметін бейнелемейтін оперативті және бухгалтерлік есептер, қамтамасыз ету туралы хаттар, ағымды жөндеу жұмыстары құжаттары.

3. Құжаттың қалыптасуының уақыты мен орны. Бұл екі критерий бір-бірімен тығыз байланысты. Олар сонымен қатар сараптаудың негізгі критерийлері болып табылады. Біздің еліміздің тарихында қоғам мен мемлекеттің өмірінде үлкен роль атқарған ерекше маңызды оқиғалармен толған кезеңдер болуы. Осы кезеңдері толық және жан-жақты ашатын құжаттар кешенін сақтау қажет. Міндет оңай емес, себебі соғыстар кезінде бейбіт уақытпен салыстырғанда құжаттар аз болды және соғыстар мен революциялар кезінде жаңа арнаулы құжаттамалар жасалды. Уақыт критерийі тек қана өткен кезең құжаттарына қолданылады. Әрбір мекеменің, ұйымның қызметінде ерекше маңызды кезеңдер бар. Бұл құрылу және жойылу, ерекше тапсырмалар орындау кезеңі болып табылады. Бұл кезеңдегі құжаттар құндылығын сараптауда ерекше назарды талап етеді, мемлекеттік сақтауға көп құжаттар алынады. Құжаттар шығу орны критерийі уақыт критерийімен тығыз байланысты: тарихи ерекше кезеңде құрылған құжаттарды бағалауда басты рольді оның орны алады.

4. Құжаттардың түпнұсқалылығы және көшірмесі. Сақтауға таңдауда артықшылық түпнұсқаға беріледі (бұйрықтар, хаттамалар, жоспарлар және т. б. ) . Бірақ құжаттардың кей категориялары мекемелерде көшірме болып сақталады, мәселен, есептер, баянхаттар, әртүрлі анықтамалар және т. б.

Біртұтас мемлекеттік іс жүргізу құжаттамаларына сай мекемелерге жіберілген хаттарда нөмір және мерзім көрсетіліп, бекітілуі қажет. Бұл ереже бұрыннан бар және көптеген мекемелер орындайды. Бірақ есептердің қалған даналары әрқашанда толық толтырылмайды. Сондықтан да іс жүргізу қызметкерлеріне жіберілген құжаттардың көшірмелерін, бірінші кезекте тұрақты сақтауға берілген құжаттарды өз уақытында толтыру талаптарын қатаң бақылау қажет. Бұл құжаттың болашақ пайдалануы үшін аса маңызды, сілтемедегі анықтама беру негізіндегі «бекітілмеген көшірме» деген белгі деректің құндылығын түсіреді.

5. Құжаттың заңдық күші. Бұл критерий алдыңғыға сабақтасады, себебі заңдық күшті басты орында дұрыс толтырылған түпнұсқа алады.

6. Құжаттардың қайталануы (дублет) . Бұл критерий барлық мекемелерде, ұйымдарда қайталанатын құжаттар көп таралуына байланысты мемлекеттік сақтауға құжаттарды таңдауда басты роль атқарады. Қайталанбалы құжат-түпнұсқадан көбейтілген құжаттың бір даналарының бірі. Бұндай көбейтудің мақсаты - жұмыстың оперативтілігін көтеру үшін немесе ақпарат үшін құжаттың мекемелерге немесе ведомстволық мекемелерге жіберіледі. Соңғы жылдарда мекемелерде көбейтетін аппараттардың кең таралуына байланысты көптеген алынған құжаттарды көбейтеді, бұл орындаушылардың жұмысын жеңілдетеді. Егер мемлекеттік сақтауға түпнұсқа немесе оны алмастырылатын көшірме берілсе, ал кеңсенің күнделікті жұмысы мен мекеме мұрағатына қайталанбалы пайдаланған мақсатты болып табылады. әңгіме басты рольдегі ылғи пайдаланылатын құжаттар туралы болып отыр, мәселен, жоспарлар, есептер, бұйрықтар.

7. Мазмұнның жұтылуы (поглащение) . Бұл критерий ағымдық жоспарлы және есептік құжаттамаларды сараптауда ерекше кең пайдаланылады айлық есептің мазмұнын тоқсандық есептер жұтып жібереді, тоқсандық есепті жылдық есеп жұтып жібереді. Сондықтан мемлекеттік сақтауға соңғы құжат алынады.

8. Құжаттың физикалық жағдайы. Бұл критерий қосалқы жекелеген жағдайларда қолданылады. Бұл құжаттың қоданылуының бір оқиғасы қатты бүлінген құжаттардың болуы, мәселен, судың тиюі, жабысып қалуы, мәтіннің оқылмауы. Бұндай жағдайда, құжаттың негізінен нақты мекемеге немесе қосалқы кіретіні анықталады. Белгілі бір кезеңде жоғалуы құжаттар кешенін төмендететін, болашақ тарихшыларға қандай да болсын маңызды мәселені жан-жақты зерттеуге мүмкіндік бермейтін болса қалпына келтіруге (реставрация) беріледі. Ал қажетті ақпаратты болғанменен, басты орын алмайтын құжаттар физикалық жағдайы критерийіне сай жойылуға жатады. Аса құнды құжаттар қаншалықты бүлінгеніне қарамастан сақталуы қажет, реставрация техникасы дамуда, 30 жылдардағы үмітсіз бұзылған құжаттар қазір жөнделуде.

Тағы да басқа критерийлер бар. Мәселен тілдік және көркем еркшелігіне байланысты, қордың сақталу ерекшелігі.

Сараптау органдарының жүйесі. Сараптау қызметі сараптау комиссиясы жүйесін (СК) және сараптау-бақылау комиссиясын (СБК) көрсетеді. Оларға құжаттың құндылығын сараптау бойынша жұмысты жүргізу жүктеледі. СК және СБК - тұрақты өмір сүретін жиылатын орган. СК шешімі мекеменің басшысымен бекітіледі. Бірақ кейбір сұрақтар бойынша СБК бекітуі қажет. Одан СК ұйымдастыру - әдістік нұсқаулар күтеді. Осыдан олардың жұмыста ылғи байланыста болуы туындайды. Сараптау комиссиясы барлық мекемелерде, ұйымдарда құрылады. Сараптау - бақылау комиссиясы мұрағат басқармасында өмір сүреді. Орталық сараптау комиссиясы мекеменің негізгі құрылымның бөлімшелерінің білікті мамандарынан министрлік бұйрығы бойынша құрылады. Оны басқарушы қызметкерлердің бірі басқарады. Орталық сараптау комиссиясының құрамына министрліктің мұрағат меңгерушісі және орталық мемлекеттік мұрағат өкілі кіреді. Сараптау комиссиясы мекеме, ұйым басшысының бұйрығымен тағайындалады, оны құрылымдық бөлімше басшысы басқарады. Комиссия құрамын мекеме қызметі негізгі мамандығының білікті мамандары кіргізіледі (үш-бес адамнан аз емес) . Сараптау комиссиясының мүшесі экономист немесе бухгалтер болады, себебі есептік қаржылық құжаттар істің жалпы көлемінде бірнеше пайызға ие болады. Типтік ережеге сай. Сараптау комиссиясына іс жүргізу қызметінің қызметкері және мекеме мұрағаты меңгерушісі кіреді. Бұл тұлғалардың сараптау комиссиясы құрамына енді олардың қызметтік міндеткерлерінің арқасында барлық құжаттамалар жиынтығын білуінен түсіндіріледі. Одан басқа, номенклатураны құрастыру бойынша, мемлекеттік сақтауға істерді таңдау жұмысы олардың басшылығымен жүзеге асырылады. Ведомствоның бас ұйымы сараптау комиссиясы құрамына мұрағат мекемесінің өкілі кіреді: бұл бақылаудың бір түрі және әдістік көмек болып табылады. Кеңес беру үшін басқа ұйымдардан мамандар шақырылуы мүмкін. әрбір мекемеде сараптау комиссиясы туралы жеке ереже болуы керек. Орталық сараптау комиссиясы мен сараптау комиссиясының көптеген функциялары жұмысымен сай келеді.

1. Сараптау комиссиясы мен Орталық сараптау комиссиясы мекеменің мұрағатының құрылымдық бөлімшелер істерінің номенклатурасының жобаларын қарастырады және қолдайды.

2. Сараптау комиссиясы мен Орталық сараптау комиссиясы мекеменің мұрағатының құрылымдық бөлімшелерінен құжаттарды жіберу кестесін және мемлекеттік мұрағатқа құжаттарды беру кестесі (мұрағат мекемесінің құрастырған және мемлекеттік мұрағатпен келісілген) .

3. Сараптау комиссиясы мұрағатпен және құрылымдық бөлмшелер іс жүргізу қызметкерлермен бірігіп жыл сайын мекеме мұрағатына беру үшін тұрақты және ұзақ мерзімді сақтауға құжаттарды таңдауға іріктеу жүргізеді: құндылықты сараптау бойынша жұмыстың басты кезеңі осы, себебі бұл тұста мемлекеттік сақтауға беру үшін істерді іріктеу жүргізіледі. Сараптау комиссиясының мүшелері құрылымдық бөлімшелердегі категориялар бойынша таңдалған, жою үшін бөлінген істер туралы актілерді, тұрақты және уақытша сақталудағы істер тізімдемелерін қарастыра отырып, құндылықты сараптау тексереді. Істерді қарастыруда олардың қалай дұрыс қалыптасқандығы анықталады. Ерекше назар сараптау тексеру комиссясы деген белгіге аударылады, себебі әрбір істің саяси, мәдени құндылығы осылай анықталады. Орталық сараптау комиссиясы құрылымдық бөлімшелер мен ведомстволық ұйымдардағы істерді таңдауға бақылауды жүзеге асырады.

4. Сараптау комиссиясы мекемеде құрастырылған тізімдемені қарастырады: тұрақты сақтаудағы істер тізімдерінің жылдық бөлімі, олардың мемлекеттік мұрағатқа өткізу, тұрақты сақтау жеке құрамы бойынша істер тізімдемесі, уақытша сақтау істері, ұзық уақыт сақтау жеке құрамы бойынша тұрақты сақтаудағы істер тізімдемесін қолдағаннан кейін сараптау комиссиясы оны мұрағат мекемесінің сараптау тексеру комиссиясында бекіту үшін көрсету туралы шешім қабылдайды. Мемлекеттік мұрағатқа беру үшін іс даярлау бойынша жұмысты мемлекеттік мұрағат шаруашылық есеп топтары қызметкерлері атқарады. Сараптау комиссиясы мен орталық сараптау комиссиясы мемлекеттік мұрағатқа құжаттарын өткізбеген ведомстволық ұйымдар мен мекемелерге ұзақ уақытқа сақтауға берілген іс тізімдемелерін бекітеді.

5. Сараптау комиссиясы мен орталық сараптау комиссиясы құрылымдық бөлімшелерде тұрған сақтау мерзімі туралы актілерді қолдайды және қарастырады. Оның ішінде СТК белгісі бар және сонымен қатар мұрағат мекемелерінде есепте тұрмаған ұйымдар мен өнеркәсіптердегі актілерді қарастырады.

6. СК мен ОСК мемлекеттік сақтауға берілуге жататын істердің жоғалуы туралы актілерді және тұрақты сақталатын құжаттардың жөнделмейтіндей бұзылуы туралы актілерді қарастырады.

7. СК және ОСК жеке адамдар құжаттарын ведомстволық сақтауға қабылдау мәселесін қарастырады.

8. СК және ОСК әртүрлі топтағы құжаттардың құндылығын зерттеуді жүргізеді: тізімдермен, типтік және жобалық номенклатурада қарастырылмаған құжаттардың сақтау мерзімін бекіту және кейбір категориядағы құжаттардың сақтау мерзімін өзгерту туралы ұсыныстарды қарастырады.

9. СК және ОСК ерекше құнды істердің тізімімен тізімдемесін қарастырады және СТК ұсыныстарын көрсетеді.

10. СК және ОСК жекелеген категориядағы құжаттардың түпнұсқаларын микрофильмдерге ауыстыру туралы ұсыныстарды қарастырады және ұсыныстарын көрсетеді.

... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.