Іс қағаздар пәнінің мақсаты

Пән: Іс жүргізу
Жұмыс түрі: Материал
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 8 бет
Таңдаулыға:

Іс қағаздар пәнінің мақсаты. Іс қағаздар пәнінің міндеті

Қазақ тілінің мемлекеттік тілретінде қызмет етуінің алғы шарттарының бірі − оның қоғамдық өмірдің әр алуан саласында қызмет етуі және соған орай іс қағаздарының қазақша жүргізілуі. Іс қағаздарының, ресми құжаттардың тілі бір жүйеге түспей, стильдік жағынан қалыптаспай, мемлекеттік ресми құжаттардың барлығы алдымен қазақ тілінде жазылмай, барлық құрылымдағы іс қағаздары қазақ тілінде жүргізілмей қазақ тілінің қолданыс аясы, қызмет қарымы өрісін кеңейте алмайды.

Іс қағаздары қоғам өмірінде үлкен қызмет атқарады. Іс қағаздарының саяси, тарихи, құқықтық, эканомикалық маңызы өте зор. Мемлекет, республика, қала, кәсіпорын, ұйым, мекеме тарихын жазғанда іс қағаздары ақпараттың табылмас қайнар көзі бола алады. Құжаттар фактілері, оқиғаларды, қоғам өмірінің құбылыстарын дәлелдейтін айғақ қызметін де атқарады.

Іс қағаздары − басқару қызметіндегі негізгі бір сала. Ұйымдар мен мекемелердің, кәсіпорындардың қызмет етуі барысында шығарған түрлі шешімдер, басқару істері, атқарған қызметі іс қағаздарының айқын көрінеді. Сондықтар халық шаруашылығын басқаруды жетілдіру, оны ұйымдастыру деңгейін көтеру онда құжаттармен жұмыс істеудің қаншалықты ғылыми негізделгеніне тікелей байланысты. Іс қағаздарын жүргізу − басқару процесінің ажырамас өлігінің бірі болып табылады. Мекемелер арасындағы ақпарат алмасу хат, жеделхат, телефонхат сияқты құжаттар арқылы іске асады. Үкіметтің басқару істері жарғы, қаулы, нұсқау, ереже, бұйрық сияқты құжаттар арқылы жүргізіледі. Іс қағаздарын жүргізу − мекеме жұмысының нақты құжаттарымен, деректермен реттелген, дәйектелген жүйесі.

Құжаттау дегеніміз кез келген мекеменің қызметін, әрекетін көрсететін құжаттарды жасау, толтыру. Бұған дайын құжаттармен жұмыс та, мекеме ішінде дайындалған құжаттармен жұмыс та, сырттан келген құжаттармен жұмыс та, сондай-ақ қабылдау, тіркеу, ол бойынша жұмыс істеу, орындалуын бақылау, құжаттарды қолдануға дайындау, архивке дайындау сияқты толып жатқан жұмыстар кіреді.

Адам өмірі де құжаттармен тікелей байланысты. Адам дүниеге келгенде оған алғашқы құжат − тууы туралы куәлік Жазылады. 16 жасқа келгенде басын растайтын құжат − жеке куәлік болады. Мектепті бітіргендігі − орта білімтуралы аттестатпен расталады. Жоғарғы оқу орнына түсу үшін түрлі үлгідегі іс қағаздарын жазады. Жоғарғы оқу орнын бітірген шақта диплом беріледі. Жұмысқа орналасу барысында да өтініш, түйіндеме, жеке іс парағы т. б. іс қағаздарын жазады. Ал еңбек жолын бастағандығы еңбек кітапшасына жазылады. Өмірдің түрлі жағдайында сенімхат, қолхат жазуға, еңбек келісімін жасауға, өмірбаян мен мінездеме жасауға, жеделхат, телефонхат, факс жіберуге тура келеді.

Іс қағаздарын қазақша жүргізу − пән ретінде жоғары және орта дәрежелі арнаулы оқу орындарында оқытыла бастады. Бұл пәннің міндеті:

Іс қағаздарын қазақша жүргізудің мемлекеттік құндылығын, әлуметтік маңыздылығын, оның қазақ тілінің мемлекеттік тіл ретінде қызмет етуінің алғы шарттарының бірі екендігін ұғындыру.

Іс қағаздарын жүргізудің дербес ғылым екендігін таныту.

Іс қағаздарын жүргізудің тарих, саясаттану, аръхив ісі, тіл білімі, педагогика сияқты ғылым салаларымен байланысын көрсету.

Мемлекетіміздің арқа сүйер болашақ мамандық иелерін іс қағаздарын толтырудың мемлекеттік стандарттары мен толтыру әдістері, жазылу стилі, қызметі, мақсаты сияқты білім негіздерімен қаруландырып, қазақ тілінің қоғам дамуындағы рөлінің күшеюіне олардың өз септігінің тигізуін қамтамасыз ету.

Іс қағаздарының түрлері, оларға қойылатын талаптар, олардың безендірілуі, лексикасы сияқты ерекшеліктерімен таныстыру.

Оқулық “Қазақ іс қағаздар тілінің тарихы”, “Іс қағаздары” және “Іс қағаздарының екі тілде жүргізу” деген үш өлімнен тұрады. Қазақ даласында XX ғасырдан бұрын қазақша жазылған іс қағаздары болған ба, олардың тілдік ерекшелігі, жазылу мақсаты, стилі қандай болған деген мәселелерге ткркңірек үңілу бірінші өлімде XVIII ғасырдан бастап қазіргі кезеңге дейінгі іс қағаздарына тоқталдық. Қазақдаласындағы қоғамдық, саяси-әлуметтік жағдайларға, сол кездегі қазақ тілін, қазақ ресми іс қағаздар тілін сипаттайтын нұсқаларға, ресми іс қағаздар стилінің ерекшеліктеріне байланысты, тақырыптарды кезең-кезеңге өліп қарастырайық. Олар “XVIII ғасырда қазақ даласында қолданылған ресми іс қағаздарының тілі” “XIX ғасырдың бірінші жарытысындағы ресми іс қағаздар тілі”, “XIX ғасырдың екінші жарытысындағы ресми іс қағаздар”, “XIX ғасырдың II жарытысындағы әкімшілік орындарының бұйрық-жарлықтары”, “XIX ғасырдың II жарытысында жазылған қазақша заң жинақтары мен ережелер”, “XIX ғасырдың II жарытысындағы эпистолялық стиль материалдары”. XVIII және XIX ғасырларға байланысты тақырыптарда студенттерді сол кезеңдегі ресми іс қағаздары қандай нұсқада болған, оларды кімдер жазған, мақсаты қандай болған, тілдік ерекшелігі қандай деген мәселелермен таныстыру мақсатында тарихи дерек, тілдік материал ретінде сол кезеңдегі іс қағаздарының кейбірінің тізімі мен оқулық көлемінің көтеруіне қарай “Қазақстан тарихының хрестоматиясынан” алынған жекелеген құжаттар беріліп отырады. Құжат толық берілмеген жағдайда текістің тасталып кеткен өлігі көп нүктемен белгіленеді. Құжатты жақсырақ түсіну үшін қажет, бірақ түпнұсқада жоқ сөздер тік жақшаға алынған. Құжаттар сол кезде қолданылған ерекше кеңсе тілімен жазылған. Құжат түпнүсқасындағы шағатай, татар тілінің әсерінен болған тілдік ауытқулар, грамматикалық ерекшеліктер т. б. қазіргі қазақ оқырманына түсініксіз тілдік құбылыстар қазіргі қазақ тілінің нормасына икемделіп, тыныс белгілері қойылып, түсінікті етіп берілген.

Арыз және өтініш

Фрыз немесе өтініш − ұйым басшысының, лауазымы жағынан жоғары тұрған адамның атына белгілі бір ақпаратты, өтінішті, мәліметті жеткізу мақсатында жазылатын іс қағазының бір түрі. Арыз көлемі жағынан шағын болады 1-3бет немесе 500-5000 белгі аралығында.

Арыз көбінесе жеке адам атынан жазылады. Іс жүзінде қойылған мәселе бірден бірнеше адамның немесе, үлкен ұжымның мүддесін көздейтін ұжымдық (коллективтік) арыз түрлері де кездеседі. Арыз белгілі бір себеппен ғана жазылады. Әдетте онда бір ғана мәселе көтеріледі. Арыз онда айтылған мәселені шешуге құқы бар адам атына жазады.

Арыздың бірнеше түрі бар. Олар: өтініш түрінде жазылатын арыз, шағым түрінде жазылатын арыз, түсініктеме түрінде жазылатын арыз, констатация түрінде жазылатын арыз. Бұлардың әрқайсысы ондаған мотивте жазылады. Арыз жазу ережесі барынша қарапайым десе де болады. Арызбен өтініштің алты реквизиті бар: кімге жолданғаны, кім жазғаны, құжат аты, мазмұны, қолы, датасы.

Арыз сиялы я шарикті қаламмен, таза, түзетулерсіз жазылуы керек. Жазылу машинасымен немесе оргтехниканы қолдануға болады. А4 форматты кейде А5 форматты қағазға жазылады.

Арыз немесе өтініш құрылымы:

құжат адресациясы (қімнің атыан жазылғаны) ;
құжат аты;
негізгі мәтін;
қосымша болса оған сілтеме;
жазылу мерзімі;
қолы;
арыз мазмұнымен келісушілер қолы;

Адресацияға лауазым иесінің, мекеме, ұйым басшысының ресми қызметінің толық аты, қажет жағдайда фамилиясы, аты-жөні кіреді. Адресация парақтың оң жағын ала жазылады. Егер арыз бірнеше лауазым иесін бірден жазып отырған болса олардың барлығының ресми қызметі (қажет жағдайда фамилиясы, аты-жөні) адресациядан көрсетілуі керек.

Мінездеме

Мінездеме − түрлі мекеме, ұйым, бірлестік, оқу орындарында белгілі бір адамды өмірбаяндық, бірліктік, кәсіптік, адамшылдық тұрғыда жазбаша сипаттау мақсатында жиі жазылатын іс қағазының бір түрі.

Қызметтік мінездеме − мінездеменің айрықша кең тараған және әмбебап формасы. Қызметкерді объективті әрі нақты мінездеу қажет болған жағдайда жазылады. Қорытынды өлімі стильде жазылады және құжат мазмұнын түйіндейді.

Мінездеме қызметкерді басқа бір қызметке я болмаса оқу орнына ұсыну мақсатында да жазылады. Мұнда ұсынылған адамның аталған вакансияға қажет деген мінез, қасиеттері, кәсіптік шеберлігі айтылады.

Атестациялық мінездеме белгілі бір адамның атқарып отырған қызмет орнына лайық, лайық еместігін тексеру мақсатында жүргізілген аттестация қорытындысына орай жазылады. Мұндай мінездеме қорытындысына “атқарып отырған қызметіне лайық”, “қызмет бабында жоғары қызметке ұсынуға лайық” немесе “атқарып отырған қызмет орнына лайық емес” деген сияқты түйінді сөздер жазылады.

Жеке (функционалды) мінездемелер адамның жеке басының мінезін, білімін, шеберлігін, икемділігін т. б. сипаттай отырып жазылады. Қорытынды өлімінде мінездеме не мақсетпен жазылғандағы атап көрсетіледі. Мысалы, “Еңбек келісімін ұзарту үшін” т. б.

Мінездеме А4 форматты параққа жазылады. Көлемі 1 беттен аспауы керек. Мінездеме мәтіні жазу машинкасында басылады я компьютерде теріліп, кейін принтерден шығарылады. Тақырыпты, өмірбаяндық мәліметтерді, қорытындымен негізгі түйінді үлкендеу шрифтімен беруге болады.

Кейде мінездеме жоғары жағында мекеменің аты, логатипі, фирмалық белгісі көрсетілген арнайы бланкілерде де жазылады. Әр данасы есепте тұратын арнайы бланкілерге жазылған мінездемелер мінездеме беруші адамның және ұйым жетекшісінің қолымен расталады.

Барлық мінездемелерге мекеме мөрі басталады.

Мінездеме ресми стильде, бейтарап тонмен жазылады. Мәтін баяндаушы ашық райлы етістіктен жасалады (беріледі, орындалады, көріне білді, көрсетт) .

Мінездеме құрылымы:

тақырыбы;
мінездеме берілетін адам туралы қысқаша мәлімет;
негізгі мәтін;
қорытынды;
мінездемені талап етуші ұйымның аты;
мінездеме берілген күн, ай, жыл;
мінездеме берушінің аты-жөні, қолы;
қосымша (егер болса) ;

Мінездеменің тақырыбы парақтың жоғарғы жағын ала, орта тұсына қарай үлкен әріптермен жажылады.

Анықтама

Анықтама −мазмұны белгілі бір фактіні я оқиғаны дәлелдейтін, растайтын, сипаттайтын ақпараттық-анықтамалық іс қағазының түрі.

Өмірдің түрлі жағдайларына байланысты бізге әр кезеңде, түрлі мекемелерге барып әр мазмұнда анықтамалар алуға тура келеді. Біздің жеке басымызды куәландыратын құжаттарды жоғалтып алғанда да анықтама оның орнын уақытша ауыстыра алады.

Мекеме жетекшісі өз билігі мен өкілетінің шеңберінде анықтама беруге нұсқау береді және оны растап қол қояды. Анықтама көп жағдайда жеке адамға байланысты нақты бір ақпаратты растау үшін беріледі. Мысалы, фамилиясы, аты-жөні, туған күні, туған жері, еңбек стажы, атқаратын қызметі, білімі туралы мәлімет, мамандығы т. б. Анықтама берілген мәлімет әркез тексерілуі қажет. Мәліметтің дәлдігін тексерумен кадр өлімінің қызметкері я ұйым жетекшісі өкілеттік берген секратарият қызметкері айналысады. Анықтамадағы қызметтік сипаттағы мәліметті тиісті өлім қызметкері тексереді. Мысалы, еңбекақы туралы мәліметті бухгалтерия өлімінің қызметкері тексеріп, дайындайды. Анықтама беру журналындағы рет санының өсу тәртібіне орай әр анықтамаға нөмір қойылады және бірнеше дана берілсе ол да көрсетіледі. Мысалы, “422/2”, Берілген анықтаманың көшірмесі мекемеге қалдырмайды. Кейбір ерекше жағдайда көшірмесі қалдыратын болса ол жеке іс папкасында немесе қызметкердің жеке ісінің тігіледі.

Анықтама А5 форматты парақта дайындалады. Кейбір көлемі үлкен анықтамалар үшін А4 форматты қағаз парағы пайдаланылады. Анықтама құрылымына мына мәліметтер кіреді:

құжат аты;
негізгі мәтін;
анықтаманың қай ұғымға берілгені туралы мәлімет;
анықтаманың жарамдық мерзімі жайлы мәлімет;
анықтаманы беріп отырған ұйымның мөрі мен анықтама беруші адамның қолы.

Өмірбаян

Өмірбаян ― авторы өзінің өміріне қатысты мәліметтерді хронологиялық тәртіппен құрастыратын құжат. Өмірбаяның типтік үлгісі жоқ, ол мақсатына байланысты қысқа немесе толық (жайылыңқы) нұсқада болуы мүмкін.

Әдетте өмірбаянда мыналар көрсетіледі: құжаттың аты-жөні, автордың аты-жөні; туған жері мен мезгілі; білім мен мамандығы; қызөметіне қатысты мәліметтер, марапаттаулар мен алған мадақтаулары; отбасы мен отбасы құрамы; үйінің мекен жайы мен телефоны; толтырылған күні мен жеке қолы.

Әр қызметкерге құрамына төмендегі тәртіп бойынша көрсетілген құжаттар кіретін жеке іс қағазы толтырылады: 1) құжаттардың тізімдемесі; 2) жұмысқа қабылдау туралы өтініш; 3) анкета немесе қадрлық есепке алудың жеке қағазы; 4) өмірбаяны; 5) білімі туралы құжаттардың көшірмесі; 6) мінездеме немесе ұсыныс хат; 7) бұйрықтардың көшірмелері (жұмысқа қабылдау, жұмысқа ауысу, жұмыстан шығару жөніндегі) ; 8) сол адамға қатысты анықтамалар және басқа да құжаттар.

Тұрған жерініе анықтама, дәрігерлік анықтама басқа да екінші дәределі құжаттар жеке істен бөлек топтастырылады.

Қажетті жағдайларда жеке іс қағазына ғылыми және өнертапқыштық еңбектерінің тізімі; еңбек ұжымдары немесе құрылтай жиналыстары хаттамаларының көшірмелері (қызметке сайланған басшылар үшін), т. б. қосылады.

Уақыт өтуіне байланысты жеке іс қағазына анкеталық өмірбаяндық мәліметтердегі өзгерістерді (неке туралы куәлігінің көшірмесі, тегінің өзгеруі) растайтын және кәсіби, іскерлік, жеке басының қасиеттерін сипаттайтын (мысалы, аттестациялық қағаз, пікірлер, қызметке тағайындау туралы ұсыныстар, анықтамалар т. б. ) құжаттар қосылып отырады. Қызметіне байланысты жаңа мәліметтерді енгізу үшін жеке іс қағазына «Жеке іс қағазына қосымша» және «Жеке іс қағазына мадақтауды есепке алу бойынша қосымша» деген мазмұндағы белгілер қойылады.

Жеке іс парағы

... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.