Мекемелер мен кәсіпорындарда іс қағаздарын жүргізуді, мұрағат қызметін заңдық және нормативтік-құқықтық тұрғыдан реттеу
Жоспар
КІРІСПЕ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...3
1.ТАРАУ. ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУ ТАРИХЫ ЖӘНЕ ЖІКТЕМЕСІ ... ... ...5
1.1. Құжат ұғымы және функциясы ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 5
1.2. Іс қағаздарын жүргізу тарихы және міндеттері ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...9
1.3. Іс құжаттарының жіктемесі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .14
2.ТАРАУ. МЕКЕМЕЛЕР МЕН КӘСІПОРЫНДАРДА ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУДІ, МҰРАҒАТ ҚЫЗМЕТІН ЗАҢДЫҚ ЖӘНЕ НОРМАТИВТІК.ҚҰҚЫҚТЫҚ ТҰРҒЫДАН РЕТТЕУ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .15
2.1. Заңи және басқа да нормативтік.құқықтық актілер ... ... ... ... ... ... ... ... 15
2.2. Мемлекеттік стандарттар мен құжаттар ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..18
2.3.Басқаруды құжатпен қамтамасыз етудің мемлекеттік жүйесі және құжаттау ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..20
2.4. Мекемелер мен кәсіпорындарда іс қағаздарын жүргізу ерекшеліктері ... ... 23
3.ТАРАУ. БАСҚАРУ ҚҰЖАТТАРЫН РЕСІМДЕУ ТӘРТІБІ ... ... ... ... ... ... 33
3.1. Құжаттардың деректемелерін ресімдеу ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..33
3.2. Құжаттар бланкілері, форматтар ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 35
Қорытынды ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .38
Пайдаланған әдебиеттер тізімі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..40
КІРІСПЕ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...3
1.ТАРАУ. ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУ ТАРИХЫ ЖӘНЕ ЖІКТЕМЕСІ ... ... ...5
1.1. Құжат ұғымы және функциясы ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 5
1.2. Іс қағаздарын жүргізу тарихы және міндеттері ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...9
1.3. Іс құжаттарының жіктемесі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .14
2.ТАРАУ. МЕКЕМЕЛЕР МЕН КӘСІПОРЫНДАРДА ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУДІ, МҰРАҒАТ ҚЫЗМЕТІН ЗАҢДЫҚ ЖӘНЕ НОРМАТИВТІК.ҚҰҚЫҚТЫҚ ТҰРҒЫДАН РЕТТЕУ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .15
2.1. Заңи және басқа да нормативтік.құқықтық актілер ... ... ... ... ... ... ... ... 15
2.2. Мемлекеттік стандарттар мен құжаттар ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..18
2.3.Басқаруды құжатпен қамтамасыз етудің мемлекеттік жүйесі және құжаттау ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..20
2.4. Мекемелер мен кәсіпорындарда іс қағаздарын жүргізу ерекшеліктері ... ... 23
3.ТАРАУ. БАСҚАРУ ҚҰЖАТТАРЫН РЕСІМДЕУ ТӘРТІБІ ... ... ... ... ... ... 33
3.1. Құжаттардың деректемелерін ресімдеу ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..33
3.2. Құжаттар бланкілері, форматтар ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 35
Қорытынды ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .38
Пайдаланған әдебиеттер тізімі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..40
КІРІСПЕ
Қазақстан Республикасының Президенті Нұрсұлтан Назарбаевтың Қазақстан халқына жолдауы, нақты іске асыру тарауында былай деп жазылған: «Электрондық үкімет» жобасын іске асыруды жеделдетсін. Ол үшін биылғы жылы «Біріздендірілген номерлердің ұлттық тізілімі туралы» Заң қабылдануға және «Ақпараттандыру туралы» Заңға тиісті өзгерістер мен толықтырулар енгізілуге тиіс. Нақты іске асырылған жағдайда мұның өзі әрбір азаматтың енді қазіргі кезде жиі талап етіліп жүрген СТН, ӘЖК, төлқұжат нөмірі және басқа да құжаттардың орнына өзінің әмбебап дербес кодын иеленуіне мүмкіндік береді». /1,3-5/ Сондай-ақ айтуынша құжаттарды басқару келешекте электрондық жолымен жүзеге асырылады. Құжаттарды басқару жеделдету жолында құжаттарды қазақ тілінде жүргізу аса маңызды рөл атқарады.
Құжат айналымы ұйымның әкімшілік іс жүргізуде аса маңызды рөлі бар. Құжат айналымның дұрыс ұйымдастыру құжаттарды реттеуді жеделдетеді, ұйымда және ведомствоға қарасты объектілердің басқару мақсатындағы ақпараттық құжаттарды пайдалануға әсерін тигізеді. Өз өзіндік дайын ақпараттар үнемі шешім қабылдауға мүмкіндік бермейді. Бұл ақпараттарды өңдеу, жүйелеу, талдау, дұрыс шешім шығару алатындай, жаңа сапалы немесе қайталама құжаттық ақпарат шығарады. Кез келген басқару құжаттар қозғалыс іс жатады.
Құжаттардың тиімді тіркеу жүйесінің әзірлеуі іс жүргізудің жетілдіру жолдарының бірі. Құжаттарды тіркеу ұйымдағы жұмыстардың көптеген бөліміне тығыз байланысты және үнемі әсер етеді: орындалуын тексеру, хат-хабар қозғалысының жылдамдығы құжаттарды іздеу және сақтау ұйымдастырылымы, іс жүргізу және тағы басқа. Бұдан өзге, еңбек мөлшері мен уақыттар да құжаттар есебіне байланысты операцияға жұмсалады. Құжаттарды тіркеудің тиімді жүйесін өңдеу кезеңдерімен жүріледі.
Қазақстан Республикасының Президенті Нұрсұлтан Назарбаевтың Қазақстан халқына жолдауы, нақты іске асыру тарауында былай деп жазылған: «Электрондық үкімет» жобасын іске асыруды жеделдетсін. Ол үшін биылғы жылы «Біріздендірілген номерлердің ұлттық тізілімі туралы» Заң қабылдануға және «Ақпараттандыру туралы» Заңға тиісті өзгерістер мен толықтырулар енгізілуге тиіс. Нақты іске асырылған жағдайда мұның өзі әрбір азаматтың енді қазіргі кезде жиі талап етіліп жүрген СТН, ӘЖК, төлқұжат нөмірі және басқа да құжаттардың орнына өзінің әмбебап дербес кодын иеленуіне мүмкіндік береді». /1,3-5/ Сондай-ақ айтуынша құжаттарды басқару келешекте электрондық жолымен жүзеге асырылады. Құжаттарды басқару жеделдету жолында құжаттарды қазақ тілінде жүргізу аса маңызды рөл атқарады.
Құжат айналымы ұйымның әкімшілік іс жүргізуде аса маңызды рөлі бар. Құжат айналымның дұрыс ұйымдастыру құжаттарды реттеуді жеделдетеді, ұйымда және ведомствоға қарасты объектілердің басқару мақсатындағы ақпараттық құжаттарды пайдалануға әсерін тигізеді. Өз өзіндік дайын ақпараттар үнемі шешім қабылдауға мүмкіндік бермейді. Бұл ақпараттарды өңдеу, жүйелеу, талдау, дұрыс шешім шығару алатындай, жаңа сапалы немесе қайталама құжаттық ақпарат шығарады. Кез келген басқару құжаттар қозғалыс іс жатады.
Құжаттардың тиімді тіркеу жүйесінің әзірлеуі іс жүргізудің жетілдіру жолдарының бірі. Құжаттарды тіркеу ұйымдағы жұмыстардың көптеген бөліміне тығыз байланысты және үнемі әсер етеді: орындалуын тексеру, хат-хабар қозғалысының жылдамдығы құжаттарды іздеу және сақтау ұйымдастырылымы, іс жүргізу және тағы басқа. Бұдан өзге, еңбек мөлшері мен уақыттар да құжаттар есебіне байланысты операцияға жұмсалады. Құжаттарды тіркеудің тиімді жүйесін өңдеу кезеңдерімен жүріледі.
Пайдаланған әдебиеттер тізімі
1.Конституция Республики Казахстан. – Алматы: «Credo», 1999. – С. 9.
2.Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. СТ РК 1037-2001 – Астана. 2001. – С. 3.
3.ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1998. – С. 1.
4.См. Делопроизводство в Республике Казахстан (с образцами формуляров на государственном и официальном языках). Издание 3-е, переработанное. – Алматы: ТОО «Издательство LEM», 2005. – С. 205 – 262.
5.Организационно-распорядительные документы. Требования к оформлению документов. СТ РК 1042 — 2001 – Астана. 2001.
6.Закон Республики Казахстан от 7 января 2003 г. № 370 – II ЗРК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи». – Ведомости Парламента РК, 2003, № 1-2, ст. 1.
6.Постановление Правительства Республики Казахстан от 17 апреля 2004 г. № 430 «Об утверждении Правил электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан». – Собрание актов Президента и Правительства РК, 2004, № 17, ст. 220.
7. Документоведческие и архивоведческие проблемы электронных документов. Аналитический обзор. М.: ВНИИДАД, 1999. СИФ ВНИИДАД, № 10438.
8. Дүйсембекова Л. Іс қағаздарын қазақша жүргізу: Үшінші басылым /Л. Дүйсембекова. - Алматы: Ана тілі, 2004. - 208 б.
9. Жукова М.П. Комплектование архивов электронными документами // Отечественные архивы. 2000. №2. С.5-16.
10. Инструкция по проведению экспертизы ценности и передачи электронных документов и информационных ресурсов на государственное хранение. Утверждена Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь, 23.03.2005, № 3.
11. Қазақстан Республикасында іс қағаздарын жүргізу (мемлекеттік және ресми тілдерде іс қағаздарын жүргізу үлгілері) = Делопроизводство в Республи-ке Казахстан / (С образцами формуляров на государственном и официальном языках): сборник. - 3-ші басылымы, қайта өңделген. - Алматы: LEM, 2005. - 304 б.
12. Қазақстан Республикасында іс қағаздарын жүргізу (мемлекеттік және ресми тілдерде іс қағаздарын жүргізудің үлгілері) = Делопроизводство в Республике Казахстан: с образцами формуляров на государственном и официальном языках. - Алматы: LEM, 2002. - 216 б.
13. Қазақстан Республикасында іс қағаздарын жүргізу (мемлекеттік және ресми тілдерде іс қағаздарын жүргізудің үлгілері). - Алматы: LEM, 2001. - 216 б.
14. Қазақша- орысша, орысша-қазақша терминологиялық сөздiк. - Алматы: Рауан. – 2000. 29 том: Іс жүргiзу және мұрағат iсi / Жалпы ред.басқарған Құсайынов А.Қ. - 2000. - 256 б.
15. Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Отечественные архивы. 1999 № 3. С. 26-33.
16. Методические рекомендации по работе ЦАДЭНМ с документами на электронных носителях./ ГАУ г. Москвы, ЦАДЭНМ. М., 2006.
Михайлов О.А. Электронные документы в архивах: проблемы приема, обеспечение сохранности и использование. (Аналитический обзор зарубежного и отечественного опыта). Изд. 3-е, переработанное и дополненное, в 2-х книгах. М., 2002.
17. Носевич В.Л. Принципы и подходы к хранению электронной документации в Республике Беларусь // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив. Доклады и сообщения на шестой международной научно-практической конференции, 24 – 25 ноября 1999 г. М., 2000. С. 106-111.
18. Өскемен және Семей қалаларындағы тілдік ахуал: статистистический материал. - Өскемен: ШҚО бойынша ақпарат басқармасы.ШҚО ішкі саясат департаменті, 2004. - 90 с.
19. Порядок отбора и приема на архивное хранение документов, созданных средствами электронной вычислительной техники: Основные положения / ВНИИДАД, РНИЦКД. М., 1994.
20. Рекомендации о порядке учета, оперативного хранения и отбора на постоянное хранение электронных документов. М., 2006 (ВНИИДАД, проект).
21. Ресми іс қағаздары: Мемлекеттік қызметшілерге арн.анықтамалық / А. Алдашева, З. Ахметжанова, Қ. Қадашева, Э. Сүлейменова. - Алматы: Сөздік-Словарь, 2002. - 216 б.
22. Тихонов В.И. Архивы и электронные документы на пороге XXI века // Вестник архивиста. 1999. № 6. С. 106-129.
23. Тихонов В.И. Аутентичность и целостность электронных документов при долговременном хранении //Вестник архивиста. 2002. № 4–5. С. 166-190.
24. Тихонов В.И. Обеспечение сохранности электронных документов // Вестник архивиста. 2005. № 5–6. С. 205-227.
1.Конституция Республики Казахстан. – Алматы: «Credo», 1999. – С. 9.
2.Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. СТ РК 1037-2001 – Астана. 2001. – С. 3.
3.ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1998. – С. 1.
4.См. Делопроизводство в Республике Казахстан (с образцами формуляров на государственном и официальном языках). Издание 3-е, переработанное. – Алматы: ТОО «Издательство LEM», 2005. – С. 205 – 262.
5.Организационно-распорядительные документы. Требования к оформлению документов. СТ РК 1042 — 2001 – Астана. 2001.
6.Закон Республики Казахстан от 7 января 2003 г. № 370 – II ЗРК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи». – Ведомости Парламента РК, 2003, № 1-2, ст. 1.
6.Постановление Правительства Республики Казахстан от 17 апреля 2004 г. № 430 «Об утверждении Правил электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан». – Собрание актов Президента и Правительства РК, 2004, № 17, ст. 220.
7. Документоведческие и архивоведческие проблемы электронных документов. Аналитический обзор. М.: ВНИИДАД, 1999. СИФ ВНИИДАД, № 10438.
8. Дүйсембекова Л. Іс қағаздарын қазақша жүргізу: Үшінші басылым /Л. Дүйсембекова. - Алматы: Ана тілі, 2004. - 208 б.
9. Жукова М.П. Комплектование архивов электронными документами // Отечественные архивы. 2000. №2. С.5-16.
10. Инструкция по проведению экспертизы ценности и передачи электронных документов и информационных ресурсов на государственное хранение. Утверждена Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь, 23.03.2005, № 3.
11. Қазақстан Республикасында іс қағаздарын жүргізу (мемлекеттік және ресми тілдерде іс қағаздарын жүргізу үлгілері) = Делопроизводство в Республи-ке Казахстан / (С образцами формуляров на государственном и официальном языках): сборник. - 3-ші басылымы, қайта өңделген. - Алматы: LEM, 2005. - 304 б.
12. Қазақстан Республикасында іс қағаздарын жүргізу (мемлекеттік және ресми тілдерде іс қағаздарын жүргізудің үлгілері) = Делопроизводство в Республике Казахстан: с образцами формуляров на государственном и официальном языках. - Алматы: LEM, 2002. - 216 б.
13. Қазақстан Республикасында іс қағаздарын жүргізу (мемлекеттік және ресми тілдерде іс қағаздарын жүргізудің үлгілері). - Алматы: LEM, 2001. - 216 б.
14. Қазақша- орысша, орысша-қазақша терминологиялық сөздiк. - Алматы: Рауан. – 2000. 29 том: Іс жүргiзу және мұрағат iсi / Жалпы ред.басқарған Құсайынов А.Қ. - 2000. - 256 б.
15. Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Отечественные архивы. 1999 № 3. С. 26-33.
16. Методические рекомендации по работе ЦАДЭНМ с документами на электронных носителях./ ГАУ г. Москвы, ЦАДЭНМ. М., 2006.
Михайлов О.А. Электронные документы в архивах: проблемы приема, обеспечение сохранности и использование. (Аналитический обзор зарубежного и отечественного опыта). Изд. 3-е, переработанное и дополненное, в 2-х книгах. М., 2002.
17. Носевич В.Л. Принципы и подходы к хранению электронной документации в Республике Беларусь // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив. Доклады и сообщения на шестой международной научно-практической конференции, 24 – 25 ноября 1999 г. М., 2000. С. 106-111.
18. Өскемен және Семей қалаларындағы тілдік ахуал: статистистический материал. - Өскемен: ШҚО бойынша ақпарат басқармасы.ШҚО ішкі саясат департаменті, 2004. - 90 с.
19. Порядок отбора и приема на архивное хранение документов, созданных средствами электронной вычислительной техники: Основные положения / ВНИИДАД, РНИЦКД. М., 1994.
20. Рекомендации о порядке учета, оперативного хранения и отбора на постоянное хранение электронных документов. М., 2006 (ВНИИДАД, проект).
21. Ресми іс қағаздары: Мемлекеттік қызметшілерге арн.анықтамалық / А. Алдашева, З. Ахметжанова, Қ. Қадашева, Э. Сүлейменова. - Алматы: Сөздік-Словарь, 2002. - 216 б.
22. Тихонов В.И. Архивы и электронные документы на пороге XXI века // Вестник архивиста. 1999. № 6. С. 106-129.
23. Тихонов В.И. Аутентичность и целостность электронных документов при долговременном хранении //Вестник архивиста. 2002. № 4–5. С. 166-190.
24. Тихонов В.И. Обеспечение сохранности электронных документов // Вестник архивиста. 2005. № 5–6. С. 205-227.
Жоспар
КІРІСПЕ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 3
1-ТАРАУ. ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУ ТАРИХЫ ЖӘНЕ ЖІКТЕМЕСІ ... ... ...5
1.1. Құжат ұғымы және функциясы ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 5
1.2. Іс қағаздарын жүргізу тарихы және міндеттері ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...9
1.3. Іс құжаттарының жіктемесі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .14
2-ТАРАУ. МЕКЕМЕЛЕР МЕН КӘСІПОРЫНДАРДА ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУДІ, МҰРАҒАТ
ҚЫЗМЕТІН ЗАҢДЫҚ ЖӘНЕ НОРМАТИВТІК-ҚҰҚЫҚТЫҚ ТҰРҒЫДАН РЕТТЕУ
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .15
2.1. Заңи және басқа да нормативтік-құқықтық актілер ... ... ... ... ... ... ... ... 15
2.2. Мемлекеттік стандарттар мен құжаттар ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..18
2.3.Басқаруды құжатпен қамтамасыз етудің мемлекеттік жүйесі және
құжаттау ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...20
2.4. Мекемелер мен кәсіпорындарда іс қағаздарын жүргізу
ерекшеліктері ... ... 23
3-ТАРАУ. БАСҚАРУ ҚҰЖАТТАРЫН РЕСІМДЕУ ТӘРТІБІ ... ... ... ... ... ... 33
3.1. Құжаттардың деректемелерін ресімдеу ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..33
3.2. Құжаттар бланкілері, форматтар ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 35
Қорытынды ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...38
Пайдаланған әдебиеттер
тізімі ... ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... 40
КІРІСПЕ
Қазақстан Республикасының Президенті Нұрсұлтан Назарбаевтың Қазақстан
халқына жолдауы, нақты іске асыру тарауында былай деп жазылған:
Электрондық үкімет жобасын іске асыруды жеделдетсін. Ол үшін биылғы жылы
Біріздендірілген номерлердің ұлттық тізілімі туралы Заң қабылдануға және
Ақпараттандыру туралы Заңға тиісті өзгерістер мен толықтырулар енгізілуге
тиіс. Нақты іске асырылған жағдайда мұның өзі әрбір азаматтың енді қазіргі
кезде жиі талап етіліп жүрген СТН, ӘЖК, төлқұжат нөмірі және басқа да
құжаттардың орнына өзінің әмбебап дербес кодын иеленуіне мүмкіндік береді.
1,3-5 Сондай-ақ айтуынша құжаттарды басқару келешекте электрондық жолымен
жүзеге асырылады. Құжаттарды басқару жеделдету жолында құжаттарды қазақ
тілінде жүргізу аса маңызды рөл атқарады.
Құжат айналымы ұйымның әкімшілік іс жүргізуде аса маңызды рөлі бар.
Құжат айналымның дұрыс ұйымдастыру құжаттарды реттеуді жеделдетеді, ұйымда
және ведомствоға қарасты объектілердің басқару мақсатындағы ақпараттық
құжаттарды пайдалануға әсерін тигізеді. Өз өзіндік дайын ақпараттар үнемі
шешім қабылдауға мүмкіндік бермейді. Бұл ақпараттарды өңдеу, жүйелеу,
талдау, дұрыс шешім шығару алатындай, жаңа сапалы немесе қайталама құжаттық
ақпарат шығарады. Кез келген басқару құжаттар қозғалыс іс жатады.
Құжаттардың тиімді тіркеу жүйесінің әзірлеуі іс жүргізудің жетілдіру
жолдарының бірі. Құжаттарды тіркеу ұйымдағы жұмыстардың көптеген бөліміне
тығыз байланысты және үнемі әсер етеді: орындалуын тексеру, хат-хабар
қозғалысының жылдамдығы құжаттарды іздеу және сақтау ұйымдастырылымы, іс
жүргізу және тағы басқа. Бұдан өзге, еңбек мөлшері мен уақыттар да құжаттар
есебіне байланысты операцияға жұмсалады. Құжаттарды тіркеудің тиімді
жүйесін өңдеу кезеңдерімен жүріледі.
Ұйымның әкімшілік іс жүргізуінде құжат айналамының мәні зор. Құжаттарды
жедел өңдеу, ұйымды және ведомстволық объектілерді басқару үшін ақпараттық
құжаттарды қолдану оларды дұрыс ұйымдастырып реттеуге байланысты болады. Өз
өзіндік дайын ақпарат әрдайым шешім қабылдауға жағдай бермейді. Мұндай
ақпараттарды өңдеу, жүйелеу, талдау қажет сонда дұрыс шешім қабылдауға
жарияланатын болады.
Құжат айналымының жүзеге асуры үшін ұйымдағы (мекемедегі) хат-хабар
құрамы мен көлеміне терең талдау жасауды талап етеді. Хат-хабар алмасу
процесінде пайда болған құжаттар ең алдымен ұйым әкімшілігіне байланысты.
Құжаттарға ұйымдастыру мәселелерінің шешіміне байланысты, есеп,
үйлестірімдер, тексерулер және басқа да орындау басқару бағыттындағы
әкімшілік іс-әрекеттерінің ақпараттары кіреді.
Бұл үшін құжат айналымының есебін жүргізу керек болады. Құжат айналымы
жөніндегі толық мәліметті хат-хабарландыру қабылдау және тіркеу туралы
мәліметтерді қоса барлық құжат айналым көлемі шығады.
Құжаттамалық процестің іске асырылуы ақпараттың құжаттар мен олардың
ағымдағы жүйесі түрде зерттеу көз қарастылығын қажет етеді. Жүйелі көз
қарастырылық барлық қажетті мақсатты элементтерін зерттеу және бұл
мақсаттардың толық мінездемесін беруге әкеледі.
Басқару жүйесінің ішкі элементтермен өзара қатынасы құжаттық ақпараттар
арқылы шығады.
1-ТАРАУ. ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУ ТАРИХЫ ЖӘНЕ ЖІКТЕМЕСІ
1.1. Құжат ұғымы және функциясы
Құжаттау үрдісі элементтері:
құжаттарды дайындау; құжаттарды жолдау, тіркеу; сырттан келген
құжаттарды қабылдау, тіркеу; құжаттарды қолдануға дайындау; құжаттардың
жүзеге асырылуын бақылау; құжаттарды мұрағат қорына дайындау.
Қазақ тiлiнің мемлекеттiк тiл pemiндe қызмет emyiнiң алғы шартmарының
бiрi - оның қоғамдық өмірдің әр алуан саласында қызмет emyi және соған орай
ic қағаздарының қазақша жүргiзiлyi. Іс қағаздарының, ресми құжаттардың тiлi
бiр жүйеге түспей, стильдiк жағынан қалыптаспай, мемлекеттiк ресми
құжат¬тардың барлығы алдымен қазақ тiлiнде жазылмай, барлық құры¬лымдағы ic
қағаздары қазақ тiлiнде жүргiзiлмей қазақ тiлiнiң қолданыс аясы, қызмет
қарымы өpiciн кеңейте aлмайды. Іс қағаздары қоғам өмiрiнде үлкен қызмет
атқарады. Іс қағаздарының саясu, тарихи, құқықтық, экономuкалық маңызы өте
зор. Мемлекет, республика, қала, кәciпopын, ұйым, мекеме тарихын жазғанда
ic қағаздары ақпараттың та-былмас қайнар көзi бола алады. Құжаттар
фактiлердi, оқuғаларды, қоғам өмірінің құбылыстарын дәлелдейтiн айғақ
қызметiн де атқарады. Іс қағаздары - басқару қызметiндегi негiзгi бiр сала.
Ұйымдар мен мекемелердiң, кәсiпорындардың қызмет emyi бары¬сында шығарған
түрлi шешiмдерi, басқару icmepi, атқарған қызметi ic қағаздарынан айқын
көрiнедi. Сондықтан халық шаруашылығын басқаруды жетiлдiру, оны ұйымдастыру
деңгейiн көтеру онда құжаттармен жұмыс icтeyдің қанша¬лықmы ғылыми
негiзделгенiне тiкелей байланысты. Іс қағаз¬дарын жүргiзу - басқару
үрдісінің ажырамас бөлiгiнiң бiрi болып табылады. Мекемелер арасындағы
ақпарат алмасу хат, жеделхат, телефонхат сuяқты құжаттар арқылы icкe
аса¬ды. Yкiмeттiң басқару icтepi жарғы, қаулы,• нұсқау, ереже, бұйрық
сuяқты құжаттар арқылы жүргiзiледi. Іс қағаздарын жүргiзу - мекеме
жұмысының нақты құжаттармен, дерек¬термен реттелген, дәйектелген жүйесi.
Құжаттау дегенiмiз кез келген мeкeмeнің қызметiн, әpeкemiн көpcememiн
құжаттарды жасау, толтыру. Бұған дайын құжат¬тармен жұмыс та, мекеме iшiнде
дайындалған құжаттармен жұмыс та, сырттан келген құжаттармен жұмыс та,
сондай-¬ақ оларды қабылдау, mipкey, ол бойынша жұмыс icmey, орында¬луын
бақылау, құжаттарды қолдануға дайындау, мұрағатқа дайындау сuяқты толып
жатқан жұмыстар кipeдi. 2.Іс қағаздарының адам өмірінде алатын орны
Адам өмipi де құжаттармен тiкелей байланысты. Адам дүниеге келгенде
оған алғашқы құжат - тууы туралы куәлiк жазылады. 16 жасқа келгенде жеке
басын растайтын құжат - жеке куәлiк алады. Meкmeпmi бiтiргендiгi - орта
бiлiм туралы аттестатпен расталады. Жоғаргы oқy орнына түсу үшiн түрлi
үлгiдегi ic қағаздарын жазады. Жоғарғы oқy ор¬нын бiтipген шақта диплом
берiледi. Жұмысқа орналасу ба¬рысында да өmiнiш, mүйіндемe, жеке ic парағы
т.б. ic қағаз¬дарын жазады. Ал еңбек жолын бастағандығы еңбек кiтапшасына
жазылады. Өмipдiң түрлi жағдайында ceнiмxam, қолхат жазуға, еңбек келіciмiн
жасауға, өмipбаян мен мiнездеме жазуға, жеделхат, телефонхат, факс жiберуге
тура келедi.
3.Іс қағаздары пәнінің міндеті Ic қағаздарын қазақша жүргiзу – пән
pemiндe жоғары және орта дәрежелi арнаулы oқу орындарында оқыmыла бас¬mады.
Бұл nәннің міндеті: Ic қағаздарын қазақша жүргiзудiң мемелекеттiк
құндылығын, әлеуметmiк маңыздылығын, оның қазақ тiлiнiң мемлекетmiк тiл
pemiндe қызмет emyiнің алғы шарmmары¬ның бiрi eкeндiгiн ұғындыру. Ic
қағаздарын жүргiзудiң дербес ғылым eкeндігін mаныmу. Ic қағаздарын
жүргiзудiң тарих, саясатmану, архив ici, тiл бiлiмi, педагогика сияқты
ғылым салаларымен байланы¬сын көрсету. Мемлекетiмiздiң apқа сүйер болашақ
мамандық uелерiн ic қағаздарын толтырудың мемлекеmmiк стандарттары мен
толтыру әдicmepi, жазылу стuлi, қызметi, мaқcaты сияқты бiлiм негiздерiмен
қаруландырып, қазақ тiлiнiң қoғaм да-муындағы рөлiнiң күшеюiне олардың өз
ceпmiгiн тигiзуiн қaм¬тамасыз ету. Іc қағаздарының mүрлepi, оларға
қойылатын талаптар, олардың безендipiлуi, лексикасы сuяқты ерекшелiктерiмен
та¬нысmыру. 4.Іс қағаздарын мемлекеттік тілде жүргізудің өзектілігі
Қазақ ресми іс қағаздар стилі халықтың қоғамдық өмірімен, мәдени
өркендеуімен, әдеби тілдің дамып, жанрлық тармақталуымен, қоғамдық
қызметінің артуымен байланысты дамып, жетіліп отырған. Қазақ ресми іс
қағаздар тілің тарихына шолу жасай отырып, оның екі түрлі арнадан
сусындағанын байқауға болады. Бірі – сонау көне дәуірден бері үзілмей келе
жатқан хан жарлықтары және басқа да ресми құжат үлгілері.
Екiншiсi – қазақ жерiнiң Россия мемлекетiнiң қол астына кipyiмeн
байланысты қазақ тiлiне аударылып таратылған орыс әкiмшiлiк орындарының
бұйрық-жарлықтары, заңдары, қатынас қағаздары. Яғнu, қазiргi қазақ ресми іс
қағаздар тiлi жоқ жерден пайда бола салма¬ған өзiндiк тарихы бар құбылыс.
Бұған дейiн қазақтар саны басым алыс аудандарда ғана іс қағаздары қазақша
жүргiзiлiп келгенi мәлiм. Қазiргi таңда республuкада мемлекеттiк органдар
іс қағаздарын мемлекеттiк тiлде жүргiзуге бет бұрды. Бұл әрине әр мекемеде
әр түрлi дережеде атқарылып жатқан ic. Бұл үлкен icmiң оп-оңай орындалып,
бiр күнде қалыпmаса қалмайтыны белгiлi. Осыған байланысmы проблемалар да
жетерлiк. Оның бiрi - мемлекеттiк қызмеmшiлердiң ана тiлiнде epкін сөйлеп,
жаза алмайmыны. Ал орыс тiлдi кез келген маман орыс miлiндегi ресми құжатmы
epкін жазып шығады. Бұның себебi, бiрiншiден, тiлдi жетiк меңгергендiгi
болса, екiншiден орыс тiлiндегi ic қағаздары ғасырлар бойы уақыm тезiнен
өmiп әбден қалыптасқан, қай салада да дайын¬, мәmiндepi стандартқа
айналған. Оларда бұл дәстүрлi мектеп. Бiз қазақ тiлiндегi іс қағаздарын да
осындай дәреже¬ге көтеруiмiз керек. Екiншi проблема - қазақ тiлiнде іс
қағаз¬дарын жүргiзуге байланысты оқулықтар, оқу құралдары, сөздiктер, ic
қағаздарынын, үлгiлерi өте аз, жоққа тән десе де болады. Үшiншi проблема -
жоғары оқу орындарында да, арнау¬лы оқу орындарында да ic қағаздарын
қазақша жүргiзуге байла¬нысты пән, арнаулы курс оқу бағдарламасына
енгiзiлмеген, сон¬дықтан оқу орнын аяқтаған маман өндіріске я мемлекеттiк
органға іс қағаздарын қазақша жүргiзуге eш дайындықсыз келедi. Есте
ұстайтын бiр жайт, ic қағаздары қарапайым жұрттың бәрiне mүсінiкmi ауызекi
тiлде жазылмайды. Ол әдебu тiлдiң күрделipек, ресми, саясu, экономuкалық
сипаттағы нұсқасы десе де болады. Оның өзiне тән қалыптасқан тepмuндepi,
сөз орам¬дары, мәнер-нақышы, белгiлi бip стандарты бар. Ic қағаздары
өpтceнuemmi елдiң бәрiнде осындай. Ic қағаздарындағы көптеген терминдер
орыс тiлiнен, орыс тiлi арқылы басқа тiлдерден енген. Олардың көпшiлiгiнiң
қазақшаланған нұсқасы бар. Кейбipiнiң орыс тiлiндегi нұсқасы да
қазақшаланған нұсқасы да қamap қолданылып жүр. Қазiргi таңда белең алған
бiр құбылыс ic қағаздарын, олар¬дағы терминдердi түгелдей орыс тiлiнен
аударып алып жаmырмыз. Тiптi бiр сөзiн, бip тipкeciн мүлт жiбергiмiз
келмейдi, түгендеп отырамыз, кейде осыны қamaң ұстанамыз деп шарт¬тылыққа,
түсiнбеушiлiкке ұрынамыз. Мысалы, орыс тiлiндегi делопроизводство термин ic
қағаздapын жүpгiзу болып қалып¬тасқан, соңғы кезде орыс тiлiндегi
нұсқасында қағаз сөзiнiң баламасы жоқ болғандықтан оны алып тастап ic
жүргiзу деп айту, жазу, белең алып жүр. Негiзiнде ic жүргiзу заң
орындарында қолданылатын термин болып қалыптасқан. Беретiн мағынасы да
көпшiлiкке mүciнiкmi - белгiлi бip қылмыстық icmi жүргiзу. Осыған орай іcmi
болды, ici сотта қаралды, қылмыс¬ты ic тоқтатылды, icтi жүргiзу пәленшеевке
тапсырылды деген сuяқты тiркестердi жui қолданамыз.Олай болса
делопроизво¬дство сөзiн ic жүргiзу деп алудың қанша қажеттiгi бар? Оқулықта
дeлоnpоuзводство сөзi ic қағаздарын жүргiзу деп берiлдi. Бiрiншiден ic
қағаздарын жүргiзу сөзi бұрыннан қалып¬тасып, тiлге сiңiстi болған,
екiншiден өз мағынасын толық, айқын бере алады, үшiншiден іс жүргiзу заң
термині ретiнде қалыптaсқaн, өзiнiң беретiн мағынасы, amқapaтын қызметi,
қолданылу ерекшелiгi бар, төртiншiден әрқайсысының өз атауы тұрғанда eкi
mepмuнді бiр сөзбен беру қажеттiгi жоқ. Қазақ тiлi бай, термuндердiң
баламалары да жетерлiк, бәрiн ғылымu негiздеп, байыптап алу керек. Іc
қағаздарын қазақша жүргiзудi қалыптастыру үлкен де жayaпты ic. Бұл
қалыптасып, бiр iзге түскенше ic қағаздары¬ның түрлi нұсқалары, түрлi сөз
қолданыстары белең алуы мүмкін. Оны жүйеге түcipy үшiн де бiраз уақыт керек
болады. Біздiң мақсатымыз ic қағаздарын жазудағы, оның стандарт нұсқаларын
қалыптастырудағы өpкeнueттi елдер тәжipuбесiне сүйене отырып, ана тiлiнiң
өз заңдылықтарын сақтап, өз мүмкiншiлiгiн сарқа пайдалана отырып ұлттық іс
қағаздарын қалыптастыру.
1.2. Іс қағаздарын жүргізу тарихы және міндеттері
Іс – мекеме қызметінің белгілі бір мәселесіне арналған және тиісті тақырыбы
бар жеке мұқабалы папкаға тігілген құжаттардың жиынтығы (мысалы, басқаруға,
жоспарлауға, қызмет көрсетуге, жабдықтауға, кадрға, өткізуге және т.б.
жататын құжаттар).
Құжаттарды кейіннен істен жылдам тауып алу және оларды басқару
мақсаты үшін тез пайдалану үшін істердің болжамды тақырыптарының тізімі
жасалады. Ол іс номенклатурасы деп аталады. Іс номенклатурасы іс
қағаздарын жүргізудің бірыңғай мемлекеттік жүйесінде жазылған ережеге
сәйкес жасалады. Нәтижесінде, құжаттар орындалғаннан кейін ол үшін алдын-
ала номенклатурада көзделген іске тігіледі.
Іс номенклатурасының екі түрі бар – типтік номенклатура және нақты іс
номенклатурасы.
Типтік іс номенклатурасы қызметі біртектес мекемелер үшін іс
атауларының тізімін белгілейді. Типтік номенклатураларды ведомостволар көп
жылдық құжат ағынын талдау негізінде өзіне қарасты ведомостволар үшін
жасайды. Мысалы, Білім министрлігі ЖОО-на типтік номенклатуралар жасап,
жібереді. Типтік іс номенклатурасы нақты іс номенклатурасын жасау үшін
ақпараттар көзі болып табылады.
Нақты іс номенклатурасы нақты бір кәсіпорынның немесе мекеменің
іскерлік қызметінің нәтижесінде пайда болатын іс атауларының тізімі.
Нақты іс номенклатурасын жасаумен кәсіпорынның іс қағаздарын жүргізу
қызметі айналысады. Номенклатура:
- қызмет барысында құралған құжаттарды зерттеу негізінде;
- мекеме қарайтын ведомостводағы типтік номенклатурада ұсынылған
бөлімдер негізінде жасалады.
Алдымен құрылымдық бөлімшелердің номенклатурасы жасалады, мұнда істің
атаулары ғана тізілмейді, сонымен бірге оларды мұрағатта сақтау мерзімі де
белгіленеді, содан кейін кәсіпорын кеңсесінің басшысы жиынтық іс
номенклатурасын жасайды. Мекеменің жиынтық іс номенклатурасы бекітілгеннен
кейін бұл құжат кәсіпорынның барлық бөлімшесіне жіберіледі де орындауға
міндетті құжатқа жатады. Іс номенклатурасынан тыс іс жүргізуге жол
берілмейді.
Жоғары оқу орындары үшін типтік номенклатураның үлгісі қосымшада
келтірілген.
Бір іске тақырыптарына сәйкес бір түрлі құжаттар тігіледі, мысалы:
● мекеменің негізгі қызмет бойынша бұйрықтары;
● мекеменің әкімшілік-шаруашылық қызметі туралы бұйрықтары;
● бір іске әртүрлі құжаттар тігілуі де мүмкін, мысалы,
● актілер, іс қағаздарының жай-күйін тексеру анықтамалары және іс
қағаздарын ұйымдастыру жөнінде жазысқан хаттар немесе
● сот органдарына және милицияға қылмыстық және азаматтық істер
бойынша берілетін актілер, баяндау жазбалар, анықтамалар, мінездемелер,
т.б.
Құжаттардың негізгі үш тобын айқындай отырып, енді оларды
классификациялау мәселесіне көшейік. Құжаттарды классификациялау дегеніміз
– бұл оларды ұқсастықтары мен айырмашылық белгілеріне қарай бөлу деген сөз.
Классификациялау жұмысы істерді (файлдарды) топтау үшін жүргізіледі. Топтау
– құжаттарды іздеп табуды жеңілдету, олардың сәйкестендірілуін қамтамасыз
ету, маңыздылық деңгейін белгілеу және осы негізде сақтау мерзімін
айқындау, сондай-ақ құжаттың қол жеткізілуі мен ақпаратының қауіпсізділігі
статусын тіркеу үшін қажет. Классификациялау ісі жалпыдан жекеге қарай
жүргізіледі. Бұл жұмыс құжаттардың жалпы кешеніне тән негізгі ерекшеліктері
бойынша бөлуден басталып, жекелеген, ең ұсақ топтарға тән белгілерге қарай
бөлумен аяқталады.
Классификациялаудың бірнеше негізгі белгілерін бөліп атауға болады.
Құрылымдық белгі – бұл құжаттардың құрылымдық бөлімшелерге қатыстылығы
тұрғысынан топтау кезінде пайдаланылады. Мәселен, басшылық, жоспарлау-
қаржы бөлімі, маркетинг бөлімі, кадрлар жұмысы бөлімі. Құрылымдар
негізі ретінде ұйымның штаттық кестесін алуға болады.
Егер ұйымда құрылымдық бөліну жоқ болса, онда салалық, функционалдық,
тақырыптық немесе пәндік-мәселелік белгілер қолданылады. Яғни істер қызмет
бағыттары мен функциялары бойынша, тақырыптар немесе құжаттар қамтитын
мәселелер бойынша топтастырылады.
Істерді топтастырудың номиналдық (түрлік) белгісі құжаттардың қандай
түрге жататындығына қарай топтастырылған кезде қолданылады. Көптеген
функциялар мен қызмет бағыттары қатаң түрде белгіленген құжат түрлері
бойынша құжаттау арқылы ресімделеді. Бұлар: жарғылар, ережелер, қаулылар,
бұйрықтар, өкімдер,хаттамалар, стенограммалар, штат кестелері, жоспарлар,
есеп берулер, ақпараттар, қызмет бабындағы хаттар т.б.
Классификациялаудың авторлық белгісі істерді бір авторға – ұйымға,
заңды немесе жеке тұлғаға қатыстылығы тұрғысынан топтастырған кезде
пайдаланылады.
Классификациялаудың корреспонденттік белгісі істерді қызмет бабы
бойынша қатынас хаттар, қатынас қағаздар алмасатын ұйымдардың немесе
тұлғалардың аттарына орай топтастыру кезінде қолданылады.
Географиялық белгі арқылы істерді авторлармен, ақпараттың немесе
құжаттың мазмұнымен байланысты белгілі бір территориялар бойынша
топтастырады.
Хронологиялық белгі – істерді уақыт кезеңдеріне сәйкес топтастырады.
Мәселен, жылдық жұмыс жоспары, тоқсандық жұмыс жоспары, айлық жұмыс
жоспары.
Кейде істерді топтастыру кезінде өзге де белгілер: құжаттардың
түпнұсқалылығы немесе көшірмелілігі, құжаттардың әзірленген тілі (шет
тілдер) пайдаланылуы мүмкін. Бұл белгілер жоғарыда аталған белгілерден гөрі
едәуір сирек қолданылады.
Классификациялаудың негізгі принциптерін анықтап алғаннан кейін, істер
номенклатурасының өзін жасауға кірісеміз. Істердің жиынтық номенклатурасы
құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі тарапынан немесе осы міндет ресми түрде
жүктелген лауазымды тұлға тарапынан әзірленеді. Ұйым басшысы әрбір
құрылымдық бөлімшеге өкімдік құжат арқылы шартты белгі (цифрлық, әріптік
немесе әрі цифрық әрі әріптік аралас белгі) тағайындайды. Мәселен, 01 –
басшылық, 02 – жалпы бөлім, 03 – жоспарлау-экономика бөлімі т.б. Әрбір іске
де осылайша олардың индекстері белгіленеді. Индекстер істердің және
құрылымдық бөлімшелердің реттік нөмірлерінен тұрады. Мысалы, 01-05.
Істердің индекстері мекеменің іс қағаздарын жүргізу қызметіндегі құжаттарды
ұйымдастыру жүйесін бекітеді.
Номенклатураға құжатталатын бүкіл жұмыс бағыттарына тән істердің
аттары ендіріледі. Бұған ақпараттық-анықтамалық картотекалар, тіркеу
картотекалары мен бақылау картотекалары да қамтылады. Жыл бойы шешілмеген
мәселелерге байланысты істердің тақырыптары ауыспалы сипатқа ие болады да,
ол сол индекспен келесі жылдың істер номенклатурасына ендіріледі.
Номенклатураға баспа басылымдарының тақырыптары ендірілмейді.
Істер номенклатурасын жасаудағы жұмыстың аса маңызды бөлігі тақырып
әзірлеу болып табылады. Тақырыпта іске енген құжаттардың құрамы мен мазмұны
қысқа да нұсқа сипатталуы керек. Әр түрлі құжаттар, кіріс құжаттары,
қызмет бабындағы қатынас қағаздары деген сияқты нақтылығы жоқ жалпылама
тақырыптар қоюға болмайды. Өйткені мұндай атаулардан кейін істердің сақталу
мерзімдерін айқындау мүмкін болмай қалады.
Істердің тақырыптарын жеке карточкаларға жазған ыңғайлы, өйткені олар
жүйелеуге, редакциялауға және мұнан кейін номенклатураға енгізуге қолайлы.
Тақырыпта ең алдымен құжаттың түрі: бұйрық па, хаттама ма немесе қызмет
бабындағы қатынас қағазы ма, сол көрсетіледі. Мұнан соң – автор (ұйым
атауы) және істің жалпы мазмұны (тақырып), корреспондент жазылады. Бірқатар
жағдайларда айрықша маңызды құжаттары бар істер үшін тақырыптан кейін
олардың түпнұсқалылығы немесе көшірмелілігі туралы мәлімет беріледі.
Мәселен, Арқау акционерлік қоғамының жұмыс жоспары. Көшірме немесе
Арқау акционерлік қоғамының негізгі қызметі бойынша бұйрықтар.
Түпнұсқалары.
1.3. Іс құжаттарының жіктемесі
Іс-қағаздарының қызметтері:
- жеке тұлғалар арасындағы қатынасты реттеуші; - жеке адам мен қоғам
арасындағы қатынасты реттеуші; - әр түрлі мекеме, ұйымдардың өзара
байланысын реттеуші; - мекеме, ұйым жұмысын ұйымдастыру тәртібін
негіздеуші; - жеке адам мен қоғам өміріне қатысты оқиғаларды айғақтаушы; -
мемлекеттік басқару ісін жүйелеуші; - тарихи құбылыстарды зерттеудің қайнар
көзі; - мекеме мен ұйымның атқарған істерінің көрсеткіші; - мемлекеттік
тілдің жүзеге асуының нақты көрсеткіші.
Іс қағаздарының сипаттары:
- саяси ( мемлекетішілік, мемлекетаралық, халықаралық қатынастарда); -
әлеуметтік ( қоғамдық-әлеуметтік қатынастарда); - ұйымдастырушылық (
басқару қызметі жүйесінде); - құқықтық ( заңдық және жеке тұлғалар
арасындағы қатынастарда); - тарихи ( әр дәуірдің, қоғамдық сатының өзіндік
ерекшеліктеріне сай қатынастарда). - ресмилік ( міндетті түрде заңдық
тұрғыда тіркелуінде).
2-ТАРАУ. МЕКЕМЕЛЕР МЕН КӘСІПОРЫНДАРДА ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУДІ, МҰРАҒАТ
ҚЫЗМЕТІН ЗАҢДЫҚ ЖӘНЕ НОРМАТИВТІК-ҚҰҚЫҚТЫҚ ТҰРҒЫДАН РЕТТЕУ
2.1. Заңи және басқа да нормативтік-құқықтық актілер
Іс тақырыптарын әзірлеп болған соң, енді оларды номенклатураға жүйелеп
енгізуді бастаймыз. Дұрыс әзірленген схема тұрақты сақталатын және уақытша
сақталатын істердің тізбелерін де дұрыс әзірлеуге көмектеседі. Егер ұйымда
құрылым анық болмаса, істер құрылымдық бөлімшелер бойынша немесе қызмет
бағыттары бойынша орналастырылады. Тақырыптарды тараулар ішіне орналастыру
тәртібі құжаттардың маңыздылығына және олардың бір-бірімен өзара
байланыстылығына қарай реттеледі. Ең алдымен ұйымдық-өкімдік құжаттар:
жарғылар немесе ұйым және оның құрылымдық бөлімшелері туралы құжаттар
орналасады; мұнан соң жоғарыда тұрған мекеменің нормативтік-өкімдік
құжаттары келеді; бұдан кейін – сол ұйымның өз бұйрықтары мен кеңесші
органдар хаттамалары салынады. Өкімдік құжаттардың жобалары және оны
әзірлеуге қатысты басқа да құжаттар, бұйрықтарға негіз болатын құжаттар
тиісінше негізгі істерден кейін орналасады. Мұнан әрі жоспар бағытындағы
құжаттар мынадай кезекпен орналасады: даму тұжырымдамасы; перспективалық
(ұзақ жылдарға арналған); жылдық, тоқсандық және оперативті құжаттар. Осы
схемаға сәйкес бұлардан кейін есеп беру құжаттары салынған істердің
тақырыптары тұрады. Есеп беру құжаттарынан соң тақырыбында құжаттар деген
термині бар, қызметтің әртүрлі мәселелерін қамтитын істер келеді. Сонан
кейін ақпараттық-анықтамалық құжаттар: жоғарғы мекемелерге бағытталған
анықтамалар мен ақпараттар; қызмет бабындағы қатынас қағаздары, ведомствоға
қарасты ұйымдармен және өзге де ұйымдармен жазысқан қатынас хаттар салынған
істердің тақырыптары қойылады. Соңында тіркеу-есепке алу формалары
(журналдар, картотекалар) бір бөлім ретінде беріледі. Бухгалтерлік
құжаттарды жүйелеу схемасы мұнан бұрынғы нөмірде берілгендіктен, оны
қайталап жатпаймыз.
Істер номенклатурасын жасаудың келесі кезеңі – құжаттардың сақталу
мерзімдерін анықтау. Сақтау мерзімін анықтау ең маңызды жұмыс түрлерінің
бірі. Құжат сақталуы мен сақтау мерзімі өткен құжаттарды жоюдың заңдылығы
осы анықтауға тікелей байланысты. Сақтау мерзімін анықтау үшін бірнеше
нормативтік құжаттар қажет болады. Бұлар: Қазақстан Республикасы Мәдениет,
ақпарат және спорт министрлігі 2005 жылы 18 шілдеде № 202 бұйрығымен
бекіткен Мемлекеттік ұйымдар қызметі барысында түзілетін тұрпатты
құжаттардың сақталу мерзімі көрсетілген тізбесі, сондай-ақ, 2000 жылы
қолданысқа енген Мемлекеттік заңды тұлғалар қызметі барысында түзілетін
жеке құрам бойынша құжаттардың сақталу мерзімі көрсетілген үлгі тізбесі.
Тұрпатты тізбелер бөлімдеріндегі құжаттар қызметтің функционалдық
бағыттары бойынша логикалық өзара байланысына қарай орналасады. Кейбір
жағдайларда Тізбе баптарында құжаттардың нақты түрлері аталмайды, бірақ бір
мәселе бойынша сақталу мерзімі бірдей түрлі құжаттарды біріктіреді.
Тұрпатты тізбеде құжаттың бір түріне әр түрлі сақтау мерзімдері белгіленген
екі бағана бар. Бұл құжаттарын тұрақты сақтау үшін мемлекеттік мұрағаттарға
тапсыратын және құжаттарын өздерінде сақтайтын ұйымдарға арналған.
Істер номенклатурасын жасауда Сараптау-тексеру комиссиясы, сондай-ақ
Қажеттілігі жойылғанша, Жаңасымен ауыстырылғанша, Ревизия аяқталған
жағдайда ғана деген белгілері бар істерге айрықша назар аудару қажет
болады. Сараптау-тексеру комиссиясы деген белгі бұл істе құнды құжаттар
болуы мүмкін екендігінен хабар береді. Сондықтан оларды сақтауға тапсырарда
немесе жоятын кезде соңғы шешім құжаттарды зерттеп барып және ұйымның
сараптау комиссиясымен, қажет болған жағдайда жергілікті мұраған органының
сараптау-тексеру комиссиясымен де келісе отырып қабылданады.
Қажеттілігі жойылғанша, Жаңасымен ауыстырылғанша белгілері
құжаттардың практикалық мәні уақыт жағынан шектеулі екендігін білдіреді.
Ескерту (4-бағана) түсініктеме береді және сақтау мерзімі мен орынын
анықтайды. Мәселен, Ревизия аяқталған жағдайда ғана белгісі бұл талаптың
міндетті түрде орындалу қажеттігін білдіреді; Келісім-шарт мерзімі өткен
соң, Бекітілгеннен кейін белгілері сақталу мерзімі осы көрсетілген
жағдайлардан бастап есептелетінін білдіреді.
Ресми тізбелер бойынша белгіленген сақтау мерзімін азайтуға жол
берілмейді. Бірақ, жұмыстың өзіндік ерекшеліктеріне байланысты қажеттілікке
орай сақтау мерзімін көбейтуге рұқсат етіледі. Іс қағаздарын жүргізу
қызметінде сақтау мерзімдері ресми тізбелер арқылы белгіленбеген жаңа құжат
түрлері пайда болған кездерде олардың сақталу мерзімдері туралы шешімді
жоғарғы ұйымның сараптау комиссиясы немесе ұйымның өз сараптау комиссиясы
қабылдайды. Бұл шешімді соңынан мұрағат органының сараптау-тексеру
комиссиясы бекітеді.
Осылайша ұйымның уәкілетті бөлімшесі істер номенклатурасын жасап, оған
құрылымдық бөлімшелер басшыларының келісімін алады. Мұнан соң жоба ұйымның
және жергілікті мұрағат органының сараптау комиссияларына қарауға
жіберіледі. Ұйым басшысы бекіткеннен кейін істер номенклатурасы қолданысқа
енеді. Ұйымның қызмет функиялары мен құрылымдары өзгерген жағдайда істер
номенклатурасы қайта жасалып, қайта келісіледі. Жалпы істер номенклатурасы
кем дегенде 5 жылда бір рет қайта жасалып тұруы керек. Жыл сайын қайта
басылып, тиісті түзетулер ендірілу арқылы бекітіліп отыруы тиіс.
2.2. Мемлекеттік стандарттар мен құжаттар
Қазақстан Республикасында ресми құжаттарды ресімдеудің бірыңғай
ережесін ендіру мақсатын көздеп дайындалған арнайы мемлекеттік стандарт
бар. Ол тек мемлекеттік органдарда ғана емес, сонымен бірге жекеменшіктік
және ұйымдық-құқықтық формалары қандай екендігіне қарамастан барша
ұйымдарда, соның ішінде шетелдіктер қатысуымен жұмыс істейтін заңды
тұлғаларда да қолдану үшін жасалған.
Бұл стандарт Ұйымдық-құқықтық құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге
қойылатын талаптар. СТ ҚР 1042-2001 деп аталады. Ол Мәдениет, ақпарат және
қоғамдық келісім министрлігі Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі
комитет пен ҚР Ұлттық ғылыми-техникалық орталық тарапынан әзірленіп,
қолданысқа ендірілген. Бұл стандарт Қазақстан Республикасының Экономика
және сауда министрлігіне қарасты Стандарттау, метрология және сертификаттау
жөніндегі комитеттің 2001 жылғы 22 қазандағы № 376 бұйрығымен бекітіліп,
іске қосылған.
Бұл стандарт құжаттардың деректемелер құрамын айқындайды, ресімделуін
нақтылайды, бланкілерді жасауға, толтыруға, оларды есепке алуға,
пайдалануға және сақтауға қойылатын талаптарды белгілейді.
Сонымен қатар қолданыста Іс қағаздарын жүргізу және мұрағат ісі.
Терминдер мен анықтамалар. СТ ҚР 1037-2001, Қағаз негіздегі құжаттар.
Мұрағаттық сақтауға қойылатын техникалық талаптар атты стандарттар да бар.
Стандарттау – барлық ынталы тараптар пайдасын көздей отырып, солардың
қатысуымен белгілі бір сала қызметін ретке келтіру мақсатында ережелер
белгілеу және оларды қолдану. Стандарттау іс-әрекеттің сенімділігі мен
қауіпсіздігін қамтамасыз ету арқылы жалпыға ортақ ең жоғары экономикалық
көрсеткіштерге қол жеткізуді көздейді. Мәселен, іс қағаздарын жүргізу
саласындағы терминдер мен анықтамаларды стандарттау мамандар мен
аудармашылар жұмысын тіл, лексика және стиль жағынан бір ізге түсіріп,
олардың кәсіби салада бірін-бірі түсінісу мүмкіндігін арттырады.
Қазақстан Республикасында бірқатар стандарттар жасалып, қолданысқа
ендірілген. Олардың ішінде, жоғарыда атап өткеніміздей, іс қағаздарын
жүргізуге байланыстылары мыналар:
1) СТ РК 1042-2001 Ұйымдық-өкімдік құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге
қойылатын талаптар;
2) СТ РК 1037-2001 Іс жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен
анықтамалар;
3) СТ РК 1237-2004 Қағаз жеткізгіштегі құжаттар. Мұрағаттық сақтау
ісіне қойылатын жалпы техникалық талаптар.
Құжаттаудың бір ізге түсірілген жүйесі – бірыңғай тәртіп, талап,
стандарт негізінде жасалған, белгілі бір сала қызметін басқаруға қажетті
ақпараттардан тұратын құжаттама жүйесі.
Қандай бір сала қызметінде болмасын, маманның кәсіби деңгейін
анықтайтын факторлардың бірі құжаттау жүйесі туралы білімі болып табылады.
Неғұрлым кеңінен қолданылатын құжаттар тобы ұйымдық-өкімдік құжаттар болып
табылады. Оның жасалуына, ресімделуіне, өңделуіне қызметкердің қай-қайсысы
болмасын белгілі дәрежеде қатысып отырады (мәселен, жеке құрам бойынша
құжаттар, бұйрықтар, анықтамалар, хаттамалар т.б.). Сондықтан жоғарыда
аталған СТРК 1042-2001 стандартында ұйымдық-өкімдік құжаттаманың бір ізге
түсірілуіне ерекше назар аударылып, ұйымдық-басқару міндеттерін орындауда
пайдаланылатын құжаттар құрамына, мазмұнына, құрылысы мен ресімделуіне
қойылатын талаптар белгіленген.
Құжат формасы – белгілі бір ретпен орналастырылған деректемелер
жиынтығы.
Құжат деректемесі – белгілі бір құжат түріне тән міндетті элемент.
Құжаттың тұрақты деректемесі – құжат бланкісін жасау кезінде қойылатын
деректеме.
Құжаттың ауыспалы деректемесі – блакіні толтыру кезінде қойылатын
деректеме.
Белгі-деректеме – құжатқа алынып отырған объектінің сапалық сипатын
білдіретін көрсеткіш деректеме.
Негіз-деректеме – құжатқа алынып отырған объектінің сандық (мөлшерлік)
сипатын білдіретін көрсеткіш деректеме.
Құжаттағы көрсеткіш – белгі-деректеме мен негіз-деректеменің жиынтығы.
Құжат бланкісі (бланкі) – тұрақты деректемелер салынған ақпарат негізі.
Құжат деректемелерінің орналасу схемасы – белгілі бір қалыптағы құжат
формасының құрылымдық үлгісі. Мұнда деректемелерді жазуға өзіне тән арнайы
орындар белгіленеді. Ұйымдық-өкімдік құжаттар деректемелерін орналастыру
схемасы СТРК 1042-2001 Стандартында, Қазақстан Республикасы мемлекеттік
ұйымдарында құжаттау және құжаттаманы басқару жөніндегі тұрпатты ережелерде
келтірілген.
Кәсіпорынның іс қағаздарын жүргізуге жауапты адамы немесе бөлімшесі
құжаттама саласындағы мемлекеттік нормативтік-құқықтық актілерді қадағалап
отыруы тиіс. Қолданыстағы нормативтік актілерге өзгерістер мен толықтырулар
енгізілсе, жаңа құқықтық актілер мен стандарттар қабылданса, іс қағаздарын
жүргізуде сол құжаттарға сәйкес шараларды дер кезінде қолға алған жөн.
2.3. Басқаруды құжатпен қамтамасыз етудің мемлекеттік жүйесі және құжаттау
Бүгінгі күні еліміздегі құжаттамалық қамтамасыз ету ісін бақылауға
өкілетті орган Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат
министрлігінің Ақпарат және мұрағат комитеті (бұдан әрі – Комитет) болып
табылады. Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2004 жылғы 29 қазандағы № 1130
қаулысымен бекітілген Ережеге сәйкес Комитет мұрағат ісі мен құжаттама
жөніндегі мемлекеттік саясаттың жүзеге асырылуын бақылау және тексеру
қызметін атқарады.
Сол секілді елімізде мемлекеттік тілде іс қағаздарының жүргізілуіне,
ұйымдастырылу деңгейіне белгілі дәрежеде Қазақстан Республикасының Мәдениет
және ақпарат министрлігінің Тіл комитеті, қалалық және облыстық тілдерді
дамыту басқармалары, Мемлекеттік тілді жеделдетіп оқыту республикалық
орталығы және тағы басқа құрылымдар үйлестірушілік, қадағалаушылық және оқу-
әдістемелік функциялар атқарады.
Көптеген елдерде іс қағаздарын жүргізудің әдістемелік басшылығы
мұрағат органдарына жүктелген. Мұнда кездейсоқтық жоқ. Құжат көп қырлы. ҚР
1037-2001 Іс қағаздарын жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен
анықтамалар стандарты бәрінен бұрын құжаттың ақпарат жеткізгіш құрал
екенін атап өтеді. Құжатты күнделікті жұмыста пайдаланған соң оның екінші
бір ерекшелігі алға шығады, яғни оны ендігі жерде тарихи дереккөз ретінде
сақтау. Қорытындысында құжат Ұлттық мұрағат қорын толықтырады. Бұл
міндеттер әрқашан басқарушылардың да, мұрағат қызметкерлерінің де назарын
аударады. Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар
туралы Заңы бойынша құжаттардың жасалуына ұйымдық-әдістемелік басшылық
және олардың облыстағы (республикалық бағыныстағы қала, астана) мемлекеттік
ұйымдарда ведомстволық сақтау жағдайын бақылау мұрағат органдарына
жүктелген. Осыған орай облыстық мұрағаттар мен құжаттамалар басқармасы
ведомстволық мұрағаттардың, мемлекеттік мекемелердің, ұйымдардың және облыс
кәсіпорындарының құжаттау мен құжаттаманы басқару ісіне ұйымдық-әдістемелік
басшылық жасайды. Осы мақсатта мемлекеттік ұйымдардағы құжаттама жасау мен
мұрағаттық құжаттарды сақтау жайына кешенді тексеру жүргізіледі, соның
аясында семинар-жиналыстар өткізіліп, іс қағазын жүргізушілер мен мұрағатқа
жауап беретіндерге кеңестер беріледі, жеке номенклатуралық істер
жетілдіріліп, мұрағат құжаттары реттеледі.
Кешенді тексеру жүргізу алдында мұрағаттар мен құжаттамалар басқармасы
облыстың тиісті департаменті, басқармасы немесе бөлімімен бірге арнайы
бұйрықтар шығарады. Бұйрықтар арқылы жүйеге қарасты ұйымдардың тізімі,
тексеру мерзімі белгіленіп, комиссиялар құрылады, тексеруді дайындау және
жүргізуге дайындық жөніндегі жоспарлар бекітіліп, басқа да тиісті қағаздар
әзірленеді.
Қандай ұйым болмасын, соның ішінде коммерциялық ұйым да
құжатсыз жұмыс жүргізе алмайды. Құжаттардың түзілуі, пайдаланылуы және
сақталуы қолданыстағы заңнамаларға сәйкес жүргізілген жағдайда ол компания
мүдделері қорғалуын қамтамасыз етіп, басқару қызметінің тиімділігін арттыра
түседі.
Өз ісін ашқысы келген кісілердің бәрі де ең алдымен тиісті құжаттарды
ресімдеуден бастау қажеттігін жақсы түсінеді.
Іс қағаздарын жүргізуді дұрыс ұйымдастыру кез келген ұйым қызметі
туралы шынайы мәліметтер алып отыруға мүмкіндік беретіні және оларды
неғұрлым тиімділікпен басқаруға ықпал ететіні айқын. Бұл іс қазіргі
жағдайда бірқатар түбегейлі ерекшеліктерге ие болып отыр. Бүгінгі ұйымдар,
адамдар арасындағы қарым-қатынас құралдары мен ақпараттық технологиялар
ендірудегі аса жылдам өзгерістер кезеңінде жан-жақты талдап, түсінуді және
кейін де пайдалану үшін сақтауды қажет ететін ақпараттар көлемі өсе түсуде.
Басқарудың ақпараттық дерек көздеріне байланысты технологиялық
процестердің бір де бірі іс жүзінде құжаттау қызметін айналып өте алмайды.
Құжаттау – құжаттардың түзілу, орындалу және ресімделу процестерінен
тұрады. Барлық буындардың атқарушыларынан бастап жетекшілеріне дейінгі
барша жұмыскерлер қызметі осы құжаттау ісімен байланысты.
2.4. Мекемелер мен кәсіпорындарда іс қағаздарын жүргізу ерекшеліктері
Мекемелер мен кәсіпорындарда құжаттар мынадай функцияларды орындауы
тиіс.
1. Процестер мен оқиғаларды құжаттау (негізгі функция). Бұл бірінші
кезекте, кәсіпорындар мен ұйымдарды құруды және оның өндірістік-шаруашылық
қызметін құжаттау.
2. Есептік-бақылау функциясы. Кәсіпорын бірқатар құжаттарды мемлекеттік
және жергілікті басқару органдарына ұсынуға, ревизорлардың бақылап
тексеруіне көрсетуге міндетті.
3. Сот-құқықтық функциясы. Серіктестермен шаруашылық дауларын шешу
кезінде құжаттар төрелік сотта талап-шағымның заңдық күшін растайды, еңбек
дауларын қарау кезінде дәлел бола алады.
4. Есепке алу-кадрлық функциясы. Кәсіпорынның жеке құрам бойынша
құжаттары қызметкерлердің мәртебесін және оның басшылықпен қарым-қатынасын
белгілейді. Олардың қызметте өсуіне, жеке мүмкіндіктері мен қабілетін
анықтауда негіз болады. Зейнетке шығу кезінде қызметкердің еңбек өтілін,
жалақысының көлемін белгілеуге қызмет етеді.
5. Оқу функциясы. Мекемеге жаңадан қабылданған қызметкерлер мен жас
мамандар үшін дайын құжаттар және олардың көшірмелері жаңа құжаттар
әзірлеуге және іс қағаздарын жүргізуге үлгі болады.
6. Техникалық жетістіктер мен мәдени құндылықтарға тарихи куәлік беру
функциясы. Мекеме мен кәсіпорынның тарихи құндылық болып саналатын немесе
өз замананың мәдени ескерткішіне жататын құжаттары мемлекеттік мұрағатқа
тапсырылады және Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағатының жәдігерлеріне
айналады.
Мекемелер мен кәсіпорындарда басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету
жүйесін дұрыс ұйымдастыру үшін ұйым ішінде құрылымдық бөлімшелер мен
мамандардың қызметінде пайдалануы үшін нормативтік-әдістемелік база –
ұйымдық, нұсқаулық, әдістемелік сипаттағы құжаттар:
● іс қағаздарын жүргізу нұсқаулығы;
● басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі туралы ереже;
● қызметкерлердің лауазымдық нұсқаулықтары;
● ішкі еңбек тәртібі;
● таратылуы шектелген құжаттармен жұмыс жүргізу ережесі және басқа да
ішкі нормативтік актілер әзірленіп, бекітіледі.
Шағын кәсіпорындарда іс қағаздарын, әдетте, хатшы-референт, басшының
көмекшісі немесе директордың орынбасары жүргізеді. Бұл қызметкерлер алдымен
іс қағаздарын жүргізудің жұмыс жоспарын, содан кейін іс қағаздарын жүргізу
жөніндегі нұсқаулықты дайындайды.
Іс қағаздарын жүргізудің үлгілік жұмыс жоспары
Арқау ЖШС БЕКІТЕМІН
Арқау ЖШС-де Директор
іс қағаздарын жүргізу
жөніндегі нұсқаулық ___________ Н. Асанов
Жұмыстар атауы
1. Құжаттау
1. Кәсіпорын жұмысына қажетті құжаттардың негізгі түрлерін
анықтау. Басы артық және ескірген құжаттарды айналымнан
шығару.
2. Құжаттардың негізгі түрлерін ҚР Мемстандарттарына
сәйкес жетілдіру
3. Фирмалық бланкілердің нысандарын әзірлеп, бекіту,
көбейту
4. Кәсіпорындағы негізгі құжаттар түрлерінің үлгілерін
жасау
5. Кәсіпорын қызметкерлерін аталған үлгілерді пайдалана
отырып құжаттарды ресімдеу ережелерімен таныстыру
2. Құжаттармен жұмысты ұйымдастыру
1. Іс қағаздарының номенклатурасын жасау
2. Құжаттардың папкаларын бірыңғай нысанда ресімдеу
3. Құжаттарды тіркеу, өткізу және сақтау тәртібін белгілеу
4. Құжаттардың орындалуын бақылаудың бірыңғай тәртібін
енгізу
5. Басшының бекітуіне жататын құжаттардың тізбесін жасау
6. Тіркеуге жатпайтын құжаттардың тізбесін жасау
7. Іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулықты жасау
8. Коммерциялық ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
КІРІСПЕ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 3
1-ТАРАУ. ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУ ТАРИХЫ ЖӘНЕ ЖІКТЕМЕСІ ... ... ...5
1.1. Құжат ұғымы және функциясы ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 5
1.2. Іс қағаздарын жүргізу тарихы және міндеттері ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...9
1.3. Іс құжаттарының жіктемесі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .14
2-ТАРАУ. МЕКЕМЕЛЕР МЕН КӘСІПОРЫНДАРДА ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУДІ, МҰРАҒАТ
ҚЫЗМЕТІН ЗАҢДЫҚ ЖӘНЕ НОРМАТИВТІК-ҚҰҚЫҚТЫҚ ТҰРҒЫДАН РЕТТЕУ
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .15
2.1. Заңи және басқа да нормативтік-құқықтық актілер ... ... ... ... ... ... ... ... 15
2.2. Мемлекеттік стандарттар мен құжаттар ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..18
2.3.Басқаруды құжатпен қамтамасыз етудің мемлекеттік жүйесі және
құжаттау ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...20
2.4. Мекемелер мен кәсіпорындарда іс қағаздарын жүргізу
ерекшеліктері ... ... 23
3-ТАРАУ. БАСҚАРУ ҚҰЖАТТАРЫН РЕСІМДЕУ ТӘРТІБІ ... ... ... ... ... ... 33
3.1. Құжаттардың деректемелерін ресімдеу ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..33
3.2. Құжаттар бланкілері, форматтар ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 35
Қорытынды ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...38
Пайдаланған әдебиеттер
тізімі ... ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... 40
КІРІСПЕ
Қазақстан Республикасының Президенті Нұрсұлтан Назарбаевтың Қазақстан
халқына жолдауы, нақты іске асыру тарауында былай деп жазылған:
Электрондық үкімет жобасын іске асыруды жеделдетсін. Ол үшін биылғы жылы
Біріздендірілген номерлердің ұлттық тізілімі туралы Заң қабылдануға және
Ақпараттандыру туралы Заңға тиісті өзгерістер мен толықтырулар енгізілуге
тиіс. Нақты іске асырылған жағдайда мұның өзі әрбір азаматтың енді қазіргі
кезде жиі талап етіліп жүрген СТН, ӘЖК, төлқұжат нөмірі және басқа да
құжаттардың орнына өзінің әмбебап дербес кодын иеленуіне мүмкіндік береді.
1,3-5 Сондай-ақ айтуынша құжаттарды басқару келешекте электрондық жолымен
жүзеге асырылады. Құжаттарды басқару жеделдету жолында құжаттарды қазақ
тілінде жүргізу аса маңызды рөл атқарады.
Құжат айналымы ұйымның әкімшілік іс жүргізуде аса маңызды рөлі бар.
Құжат айналымның дұрыс ұйымдастыру құжаттарды реттеуді жеделдетеді, ұйымда
және ведомствоға қарасты объектілердің басқару мақсатындағы ақпараттық
құжаттарды пайдалануға әсерін тигізеді. Өз өзіндік дайын ақпараттар үнемі
шешім қабылдауға мүмкіндік бермейді. Бұл ақпараттарды өңдеу, жүйелеу,
талдау, дұрыс шешім шығару алатындай, жаңа сапалы немесе қайталама құжаттық
ақпарат шығарады. Кез келген басқару құжаттар қозғалыс іс жатады.
Құжаттардың тиімді тіркеу жүйесінің әзірлеуі іс жүргізудің жетілдіру
жолдарының бірі. Құжаттарды тіркеу ұйымдағы жұмыстардың көптеген бөліміне
тығыз байланысты және үнемі әсер етеді: орындалуын тексеру, хат-хабар
қозғалысының жылдамдығы құжаттарды іздеу және сақтау ұйымдастырылымы, іс
жүргізу және тағы басқа. Бұдан өзге, еңбек мөлшері мен уақыттар да құжаттар
есебіне байланысты операцияға жұмсалады. Құжаттарды тіркеудің тиімді
жүйесін өңдеу кезеңдерімен жүріледі.
Ұйымның әкімшілік іс жүргізуінде құжат айналамының мәні зор. Құжаттарды
жедел өңдеу, ұйымды және ведомстволық объектілерді басқару үшін ақпараттық
құжаттарды қолдану оларды дұрыс ұйымдастырып реттеуге байланысты болады. Өз
өзіндік дайын ақпарат әрдайым шешім қабылдауға жағдай бермейді. Мұндай
ақпараттарды өңдеу, жүйелеу, талдау қажет сонда дұрыс шешім қабылдауға
жарияланатын болады.
Құжат айналымының жүзеге асуры үшін ұйымдағы (мекемедегі) хат-хабар
құрамы мен көлеміне терең талдау жасауды талап етеді. Хат-хабар алмасу
процесінде пайда болған құжаттар ең алдымен ұйым әкімшілігіне байланысты.
Құжаттарға ұйымдастыру мәселелерінің шешіміне байланысты, есеп,
үйлестірімдер, тексерулер және басқа да орындау басқару бағыттындағы
әкімшілік іс-әрекеттерінің ақпараттары кіреді.
Бұл үшін құжат айналымының есебін жүргізу керек болады. Құжат айналымы
жөніндегі толық мәліметті хат-хабарландыру қабылдау және тіркеу туралы
мәліметтерді қоса барлық құжат айналым көлемі шығады.
Құжаттамалық процестің іске асырылуы ақпараттың құжаттар мен олардың
ағымдағы жүйесі түрде зерттеу көз қарастылығын қажет етеді. Жүйелі көз
қарастырылық барлық қажетті мақсатты элементтерін зерттеу және бұл
мақсаттардың толық мінездемесін беруге әкеледі.
Басқару жүйесінің ішкі элементтермен өзара қатынасы құжаттық ақпараттар
арқылы шығады.
1-ТАРАУ. ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУ ТАРИХЫ ЖӘНЕ ЖІКТЕМЕСІ
1.1. Құжат ұғымы және функциясы
Құжаттау үрдісі элементтері:
құжаттарды дайындау; құжаттарды жолдау, тіркеу; сырттан келген
құжаттарды қабылдау, тіркеу; құжаттарды қолдануға дайындау; құжаттардың
жүзеге асырылуын бақылау; құжаттарды мұрағат қорына дайындау.
Қазақ тiлiнің мемлекеттiк тiл pemiндe қызмет emyiнiң алғы шартmарының
бiрi - оның қоғамдық өмірдің әр алуан саласында қызмет emyi және соған орай
ic қағаздарының қазақша жүргiзiлyi. Іс қағаздарының, ресми құжаттардың тiлi
бiр жүйеге түспей, стильдiк жағынан қалыптаспай, мемлекеттiк ресми
құжат¬тардың барлығы алдымен қазақ тiлiнде жазылмай, барлық құры¬лымдағы ic
қағаздары қазақ тiлiнде жүргiзiлмей қазақ тiлiнiң қолданыс аясы, қызмет
қарымы өpiciн кеңейте aлмайды. Іс қағаздары қоғам өмiрiнде үлкен қызмет
атқарады. Іс қағаздарының саясu, тарихи, құқықтық, экономuкалық маңызы өте
зор. Мемлекет, республика, қала, кәciпopын, ұйым, мекеме тарихын жазғанда
ic қағаздары ақпараттың та-былмас қайнар көзi бола алады. Құжаттар
фактiлердi, оқuғаларды, қоғам өмірінің құбылыстарын дәлелдейтiн айғақ
қызметiн де атқарады. Іс қағаздары - басқару қызметiндегi негiзгi бiр сала.
Ұйымдар мен мекемелердiң, кәсiпорындардың қызмет emyi бары¬сында шығарған
түрлi шешiмдерi, басқару icmepi, атқарған қызметi ic қағаздарынан айқын
көрiнедi. Сондықтан халық шаруашылығын басқаруды жетiлдiру, оны ұйымдастыру
деңгейiн көтеру онда құжаттармен жұмыс icтeyдің қанша¬лықmы ғылыми
негiзделгенiне тiкелей байланысты. Іс қағаз¬дарын жүргiзу - басқару
үрдісінің ажырамас бөлiгiнiң бiрi болып табылады. Мекемелер арасындағы
ақпарат алмасу хат, жеделхат, телефонхат сuяқты құжаттар арқылы icкe
аса¬ды. Yкiмeттiң басқару icтepi жарғы, қаулы,• нұсқау, ереже, бұйрық
сuяқты құжаттар арқылы жүргiзiледi. Іс қағаздарын жүргiзу - мекеме
жұмысының нақты құжаттармен, дерек¬термен реттелген, дәйектелген жүйесi.
Құжаттау дегенiмiз кез келген мeкeмeнің қызметiн, әpeкemiн көpcememiн
құжаттарды жасау, толтыру. Бұған дайын құжат¬тармен жұмыс та, мекеме iшiнде
дайындалған құжаттармен жұмыс та, сырттан келген құжаттармен жұмыс та,
сондай-¬ақ оларды қабылдау, mipкey, ол бойынша жұмыс icmey, орында¬луын
бақылау, құжаттарды қолдануға дайындау, мұрағатқа дайындау сuяқты толып
жатқан жұмыстар кipeдi. 2.Іс қағаздарының адам өмірінде алатын орны
Адам өмipi де құжаттармен тiкелей байланысты. Адам дүниеге келгенде
оған алғашқы құжат - тууы туралы куәлiк жазылады. 16 жасқа келгенде жеке
басын растайтын құжат - жеке куәлiк алады. Meкmeпmi бiтiргендiгi - орта
бiлiм туралы аттестатпен расталады. Жоғаргы oқy орнына түсу үшiн түрлi
үлгiдегi ic қағаздарын жазады. Жоғарғы oқy ор¬нын бiтipген шақта диплом
берiледi. Жұмысқа орналасу ба¬рысында да өmiнiш, mүйіндемe, жеке ic парағы
т.б. ic қағаз¬дарын жазады. Ал еңбек жолын бастағандығы еңбек кiтапшасына
жазылады. Өмipдiң түрлi жағдайында ceнiмxam, қолхат жазуға, еңбек келіciмiн
жасауға, өмipбаян мен мiнездеме жазуға, жеделхат, телефонхат, факс жiберуге
тура келедi.
3.Іс қағаздары пәнінің міндеті Ic қағаздарын қазақша жүргiзу – пән
pemiндe жоғары және орта дәрежелi арнаулы oқу орындарында оқыmыла бас¬mады.
Бұл nәннің міндеті: Ic қағаздарын қазақша жүргiзудiң мемелекеттiк
құндылығын, әлеуметmiк маңыздылығын, оның қазақ тiлiнiң мемлекетmiк тiл
pemiндe қызмет emyiнің алғы шарmmары¬ның бiрi eкeндiгiн ұғындыру. Ic
қағаздарын жүргiзудiң дербес ғылым eкeндігін mаныmу. Ic қағаздарын
жүргiзудiң тарих, саясатmану, архив ici, тiл бiлiмi, педагогика сияқты
ғылым салаларымен байланы¬сын көрсету. Мемлекетiмiздiң apқа сүйер болашақ
мамандық uелерiн ic қағаздарын толтырудың мемлекеmmiк стандарттары мен
толтыру әдicmepi, жазылу стuлi, қызметi, мaқcaты сияқты бiлiм негiздерiмен
қаруландырып, қазақ тiлiнiң қoғaм да-муындағы рөлiнiң күшеюiне олардың өз
ceпmiгiн тигiзуiн қaм¬тамасыз ету. Іc қағаздарының mүрлepi, оларға
қойылатын талаптар, олардың безендipiлуi, лексикасы сuяқты ерекшелiктерiмен
та¬нысmыру. 4.Іс қағаздарын мемлекеттік тілде жүргізудің өзектілігі
Қазақ ресми іс қағаздар стилі халықтың қоғамдық өмірімен, мәдени
өркендеуімен, әдеби тілдің дамып, жанрлық тармақталуымен, қоғамдық
қызметінің артуымен байланысты дамып, жетіліп отырған. Қазақ ресми іс
қағаздар тілің тарихына шолу жасай отырып, оның екі түрлі арнадан
сусындағанын байқауға болады. Бірі – сонау көне дәуірден бері үзілмей келе
жатқан хан жарлықтары және басқа да ресми құжат үлгілері.
Екiншiсi – қазақ жерiнiң Россия мемлекетiнiң қол астына кipyiмeн
байланысты қазақ тiлiне аударылып таратылған орыс әкiмшiлiк орындарының
бұйрық-жарлықтары, заңдары, қатынас қағаздары. Яғнu, қазiргi қазақ ресми іс
қағаздар тiлi жоқ жерден пайда бола салма¬ған өзiндiк тарихы бар құбылыс.
Бұған дейiн қазақтар саны басым алыс аудандарда ғана іс қағаздары қазақша
жүргiзiлiп келгенi мәлiм. Қазiргi таңда республuкада мемлекеттiк органдар
іс қағаздарын мемлекеттiк тiлде жүргiзуге бет бұрды. Бұл әрине әр мекемеде
әр түрлi дережеде атқарылып жатқан ic. Бұл үлкен icmiң оп-оңай орындалып,
бiр күнде қалыпmаса қалмайтыны белгiлi. Осыған байланысmы проблемалар да
жетерлiк. Оның бiрi - мемлекеттiк қызмеmшiлердiң ана тiлiнде epкін сөйлеп,
жаза алмайmыны. Ал орыс тiлдi кез келген маман орыс miлiндегi ресми құжатmы
epкін жазып шығады. Бұның себебi, бiрiншiден, тiлдi жетiк меңгергендiгi
болса, екiншiден орыс тiлiндегi ic қағаздары ғасырлар бойы уақыm тезiнен
өmiп әбден қалыптасқан, қай салада да дайын¬, мәmiндepi стандартқа
айналған. Оларда бұл дәстүрлi мектеп. Бiз қазақ тiлiндегi іс қағаздарын да
осындай дәреже¬ге көтеруiмiз керек. Екiншi проблема - қазақ тiлiнде іс
қағаз¬дарын жүргiзуге байланысты оқулықтар, оқу құралдары, сөздiктер, ic
қағаздарынын, үлгiлерi өте аз, жоққа тән десе де болады. Үшiншi проблема -
жоғары оқу орындарында да, арнау¬лы оқу орындарында да ic қағаздарын
қазақша жүргiзуге байла¬нысты пән, арнаулы курс оқу бағдарламасына
енгiзiлмеген, сон¬дықтан оқу орнын аяқтаған маман өндіріске я мемлекеттiк
органға іс қағаздарын қазақша жүргiзуге eш дайындықсыз келедi. Есте
ұстайтын бiр жайт, ic қағаздары қарапайым жұрттың бәрiне mүсінiкmi ауызекi
тiлде жазылмайды. Ол әдебu тiлдiң күрделipек, ресми, саясu, экономuкалық
сипаттағы нұсқасы десе де болады. Оның өзiне тән қалыптасқан тepмuндepi,
сөз орам¬дары, мәнер-нақышы, белгiлi бip стандарты бар. Ic қағаздары
өpтceнuemmi елдiң бәрiнде осындай. Ic қағаздарындағы көптеген терминдер
орыс тiлiнен, орыс тiлi арқылы басқа тiлдерден енген. Олардың көпшiлiгiнiң
қазақшаланған нұсқасы бар. Кейбipiнiң орыс тiлiндегi нұсқасы да
қазақшаланған нұсқасы да қamap қолданылып жүр. Қазiргi таңда белең алған
бiр құбылыс ic қағаздарын, олар¬дағы терминдердi түгелдей орыс тiлiнен
аударып алып жаmырмыз. Тiптi бiр сөзiн, бip тipкeciн мүлт жiбергiмiз
келмейдi, түгендеп отырамыз, кейде осыны қamaң ұстанамыз деп шарт¬тылыққа,
түсiнбеушiлiкке ұрынамыз. Мысалы, орыс тiлiндегi делопроизводство термин ic
қағаздapын жүpгiзу болып қалып¬тасқан, соңғы кезде орыс тiлiндегi
нұсқасында қағаз сөзiнiң баламасы жоқ болғандықтан оны алып тастап ic
жүргiзу деп айту, жазу, белең алып жүр. Негiзiнде ic жүргiзу заң
орындарында қолданылатын термин болып қалыптасқан. Беретiн мағынасы да
көпшiлiкке mүciнiкmi - белгiлi бip қылмыстық icmi жүргiзу. Осыған орай іcmi
болды, ici сотта қаралды, қылмыс¬ты ic тоқтатылды, icтi жүргiзу пәленшеевке
тапсырылды деген сuяқты тiркестердi жui қолданамыз.Олай болса
делопроизво¬дство сөзiн ic жүргiзу деп алудың қанша қажеттiгi бар? Оқулықта
дeлоnpоuзводство сөзi ic қағаздарын жүргiзу деп берiлдi. Бiрiншiден ic
қағаздарын жүргiзу сөзi бұрыннан қалып¬тасып, тiлге сiңiстi болған,
екiншiден өз мағынасын толық, айқын бере алады, үшiншiден іс жүргiзу заң
термині ретiнде қалыптaсқaн, өзiнiң беретiн мағынасы, amқapaтын қызметi,
қолданылу ерекшелiгi бар, төртiншiден әрқайсысының өз атауы тұрғанда eкi
mepмuнді бiр сөзбен беру қажеттiгi жоқ. Қазақ тiлi бай, термuндердiң
баламалары да жетерлiк, бәрiн ғылымu негiздеп, байыптап алу керек. Іc
қағаздарын қазақша жүргiзудi қалыптастыру үлкен де жayaпты ic. Бұл
қалыптасып, бiр iзге түскенше ic қағаздары¬ның түрлi нұсқалары, түрлi сөз
қолданыстары белең алуы мүмкін. Оны жүйеге түcipy үшiн де бiраз уақыт керек
болады. Біздiң мақсатымыз ic қағаздарын жазудағы, оның стандарт нұсқаларын
қалыптастырудағы өpкeнueттi елдер тәжipuбесiне сүйене отырып, ана тiлiнiң
өз заңдылықтарын сақтап, өз мүмкiншiлiгiн сарқа пайдалана отырып ұлттық іс
қағаздарын қалыптастыру.
1.2. Іс қағаздарын жүргізу тарихы және міндеттері
Іс – мекеме қызметінің белгілі бір мәселесіне арналған және тиісті тақырыбы
бар жеке мұқабалы папкаға тігілген құжаттардың жиынтығы (мысалы, басқаруға,
жоспарлауға, қызмет көрсетуге, жабдықтауға, кадрға, өткізуге және т.б.
жататын құжаттар).
Құжаттарды кейіннен істен жылдам тауып алу және оларды басқару
мақсаты үшін тез пайдалану үшін істердің болжамды тақырыптарының тізімі
жасалады. Ол іс номенклатурасы деп аталады. Іс номенклатурасы іс
қағаздарын жүргізудің бірыңғай мемлекеттік жүйесінде жазылған ережеге
сәйкес жасалады. Нәтижесінде, құжаттар орындалғаннан кейін ол үшін алдын-
ала номенклатурада көзделген іске тігіледі.
Іс номенклатурасының екі түрі бар – типтік номенклатура және нақты іс
номенклатурасы.
Типтік іс номенклатурасы қызметі біртектес мекемелер үшін іс
атауларының тізімін белгілейді. Типтік номенклатураларды ведомостволар көп
жылдық құжат ағынын талдау негізінде өзіне қарасты ведомостволар үшін
жасайды. Мысалы, Білім министрлігі ЖОО-на типтік номенклатуралар жасап,
жібереді. Типтік іс номенклатурасы нақты іс номенклатурасын жасау үшін
ақпараттар көзі болып табылады.
Нақты іс номенклатурасы нақты бір кәсіпорынның немесе мекеменің
іскерлік қызметінің нәтижесінде пайда болатын іс атауларының тізімі.
Нақты іс номенклатурасын жасаумен кәсіпорынның іс қағаздарын жүргізу
қызметі айналысады. Номенклатура:
- қызмет барысында құралған құжаттарды зерттеу негізінде;
- мекеме қарайтын ведомостводағы типтік номенклатурада ұсынылған
бөлімдер негізінде жасалады.
Алдымен құрылымдық бөлімшелердің номенклатурасы жасалады, мұнда істің
атаулары ғана тізілмейді, сонымен бірге оларды мұрағатта сақтау мерзімі де
белгіленеді, содан кейін кәсіпорын кеңсесінің басшысы жиынтық іс
номенклатурасын жасайды. Мекеменің жиынтық іс номенклатурасы бекітілгеннен
кейін бұл құжат кәсіпорынның барлық бөлімшесіне жіберіледі де орындауға
міндетті құжатқа жатады. Іс номенклатурасынан тыс іс жүргізуге жол
берілмейді.
Жоғары оқу орындары үшін типтік номенклатураның үлгісі қосымшада
келтірілген.
Бір іске тақырыптарына сәйкес бір түрлі құжаттар тігіледі, мысалы:
● мекеменің негізгі қызмет бойынша бұйрықтары;
● мекеменің әкімшілік-шаруашылық қызметі туралы бұйрықтары;
● бір іске әртүрлі құжаттар тігілуі де мүмкін, мысалы,
● актілер, іс қағаздарының жай-күйін тексеру анықтамалары және іс
қағаздарын ұйымдастыру жөнінде жазысқан хаттар немесе
● сот органдарына және милицияға қылмыстық және азаматтық істер
бойынша берілетін актілер, баяндау жазбалар, анықтамалар, мінездемелер,
т.б.
Құжаттардың негізгі үш тобын айқындай отырып, енді оларды
классификациялау мәселесіне көшейік. Құжаттарды классификациялау дегеніміз
– бұл оларды ұқсастықтары мен айырмашылық белгілеріне қарай бөлу деген сөз.
Классификациялау жұмысы істерді (файлдарды) топтау үшін жүргізіледі. Топтау
– құжаттарды іздеп табуды жеңілдету, олардың сәйкестендірілуін қамтамасыз
ету, маңыздылық деңгейін белгілеу және осы негізде сақтау мерзімін
айқындау, сондай-ақ құжаттың қол жеткізілуі мен ақпаратының қауіпсізділігі
статусын тіркеу үшін қажет. Классификациялау ісі жалпыдан жекеге қарай
жүргізіледі. Бұл жұмыс құжаттардың жалпы кешеніне тән негізгі ерекшеліктері
бойынша бөлуден басталып, жекелеген, ең ұсақ топтарға тән белгілерге қарай
бөлумен аяқталады.
Классификациялаудың бірнеше негізгі белгілерін бөліп атауға болады.
Құрылымдық белгі – бұл құжаттардың құрылымдық бөлімшелерге қатыстылығы
тұрғысынан топтау кезінде пайдаланылады. Мәселен, басшылық, жоспарлау-
қаржы бөлімі, маркетинг бөлімі, кадрлар жұмысы бөлімі. Құрылымдар
негізі ретінде ұйымның штаттық кестесін алуға болады.
Егер ұйымда құрылымдық бөліну жоқ болса, онда салалық, функционалдық,
тақырыптық немесе пәндік-мәселелік белгілер қолданылады. Яғни істер қызмет
бағыттары мен функциялары бойынша, тақырыптар немесе құжаттар қамтитын
мәселелер бойынша топтастырылады.
Істерді топтастырудың номиналдық (түрлік) белгісі құжаттардың қандай
түрге жататындығына қарай топтастырылған кезде қолданылады. Көптеген
функциялар мен қызмет бағыттары қатаң түрде белгіленген құжат түрлері
бойынша құжаттау арқылы ресімделеді. Бұлар: жарғылар, ережелер, қаулылар,
бұйрықтар, өкімдер,хаттамалар, стенограммалар, штат кестелері, жоспарлар,
есеп берулер, ақпараттар, қызмет бабындағы хаттар т.б.
Классификациялаудың авторлық белгісі істерді бір авторға – ұйымға,
заңды немесе жеке тұлғаға қатыстылығы тұрғысынан топтастырған кезде
пайдаланылады.
Классификациялаудың корреспонденттік белгісі істерді қызмет бабы
бойынша қатынас хаттар, қатынас қағаздар алмасатын ұйымдардың немесе
тұлғалардың аттарына орай топтастыру кезінде қолданылады.
Географиялық белгі арқылы істерді авторлармен, ақпараттың немесе
құжаттың мазмұнымен байланысты белгілі бір территориялар бойынша
топтастырады.
Хронологиялық белгі – істерді уақыт кезеңдеріне сәйкес топтастырады.
Мәселен, жылдық жұмыс жоспары, тоқсандық жұмыс жоспары, айлық жұмыс
жоспары.
Кейде істерді топтастыру кезінде өзге де белгілер: құжаттардың
түпнұсқалылығы немесе көшірмелілігі, құжаттардың әзірленген тілі (шет
тілдер) пайдаланылуы мүмкін. Бұл белгілер жоғарыда аталған белгілерден гөрі
едәуір сирек қолданылады.
Классификациялаудың негізгі принциптерін анықтап алғаннан кейін, істер
номенклатурасының өзін жасауға кірісеміз. Істердің жиынтық номенклатурасы
құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі тарапынан немесе осы міндет ресми түрде
жүктелген лауазымды тұлға тарапынан әзірленеді. Ұйым басшысы әрбір
құрылымдық бөлімшеге өкімдік құжат арқылы шартты белгі (цифрлық, әріптік
немесе әрі цифрық әрі әріптік аралас белгі) тағайындайды. Мәселен, 01 –
басшылық, 02 – жалпы бөлім, 03 – жоспарлау-экономика бөлімі т.б. Әрбір іске
де осылайша олардың индекстері белгіленеді. Индекстер істердің және
құрылымдық бөлімшелердің реттік нөмірлерінен тұрады. Мысалы, 01-05.
Істердің индекстері мекеменің іс қағаздарын жүргізу қызметіндегі құжаттарды
ұйымдастыру жүйесін бекітеді.
Номенклатураға құжатталатын бүкіл жұмыс бағыттарына тән істердің
аттары ендіріледі. Бұған ақпараттық-анықтамалық картотекалар, тіркеу
картотекалары мен бақылау картотекалары да қамтылады. Жыл бойы шешілмеген
мәселелерге байланысты істердің тақырыптары ауыспалы сипатқа ие болады да,
ол сол индекспен келесі жылдың істер номенклатурасына ендіріледі.
Номенклатураға баспа басылымдарының тақырыптары ендірілмейді.
Істер номенклатурасын жасаудағы жұмыстың аса маңызды бөлігі тақырып
әзірлеу болып табылады. Тақырыпта іске енген құжаттардың құрамы мен мазмұны
қысқа да нұсқа сипатталуы керек. Әр түрлі құжаттар, кіріс құжаттары,
қызмет бабындағы қатынас қағаздары деген сияқты нақтылығы жоқ жалпылама
тақырыптар қоюға болмайды. Өйткені мұндай атаулардан кейін істердің сақталу
мерзімдерін айқындау мүмкін болмай қалады.
Істердің тақырыптарын жеке карточкаларға жазған ыңғайлы, өйткені олар
жүйелеуге, редакциялауға және мұнан кейін номенклатураға енгізуге қолайлы.
Тақырыпта ең алдымен құжаттың түрі: бұйрық па, хаттама ма немесе қызмет
бабындағы қатынас қағазы ма, сол көрсетіледі. Мұнан соң – автор (ұйым
атауы) және істің жалпы мазмұны (тақырып), корреспондент жазылады. Бірқатар
жағдайларда айрықша маңызды құжаттары бар істер үшін тақырыптан кейін
олардың түпнұсқалылығы немесе көшірмелілігі туралы мәлімет беріледі.
Мәселен, Арқау акционерлік қоғамының жұмыс жоспары. Көшірме немесе
Арқау акционерлік қоғамының негізгі қызметі бойынша бұйрықтар.
Түпнұсқалары.
1.3. Іс құжаттарының жіктемесі
Іс-қағаздарының қызметтері:
- жеке тұлғалар арасындағы қатынасты реттеуші; - жеке адам мен қоғам
арасындағы қатынасты реттеуші; - әр түрлі мекеме, ұйымдардың өзара
байланысын реттеуші; - мекеме, ұйым жұмысын ұйымдастыру тәртібін
негіздеуші; - жеке адам мен қоғам өміріне қатысты оқиғаларды айғақтаушы; -
мемлекеттік басқару ісін жүйелеуші; - тарихи құбылыстарды зерттеудің қайнар
көзі; - мекеме мен ұйымның атқарған істерінің көрсеткіші; - мемлекеттік
тілдің жүзеге асуының нақты көрсеткіші.
Іс қағаздарының сипаттары:
- саяси ( мемлекетішілік, мемлекетаралық, халықаралық қатынастарда); -
әлеуметтік ( қоғамдық-әлеуметтік қатынастарда); - ұйымдастырушылық (
басқару қызметі жүйесінде); - құқықтық ( заңдық және жеке тұлғалар
арасындағы қатынастарда); - тарихи ( әр дәуірдің, қоғамдық сатының өзіндік
ерекшеліктеріне сай қатынастарда). - ресмилік ( міндетті түрде заңдық
тұрғыда тіркелуінде).
2-ТАРАУ. МЕКЕМЕЛЕР МЕН КӘСІПОРЫНДАРДА ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУДІ, МҰРАҒАТ
ҚЫЗМЕТІН ЗАҢДЫҚ ЖӘНЕ НОРМАТИВТІК-ҚҰҚЫҚТЫҚ ТҰРҒЫДАН РЕТТЕУ
2.1. Заңи және басқа да нормативтік-құқықтық актілер
Іс тақырыптарын әзірлеп болған соң, енді оларды номенклатураға жүйелеп
енгізуді бастаймыз. Дұрыс әзірленген схема тұрақты сақталатын және уақытша
сақталатын істердің тізбелерін де дұрыс әзірлеуге көмектеседі. Егер ұйымда
құрылым анық болмаса, істер құрылымдық бөлімшелер бойынша немесе қызмет
бағыттары бойынша орналастырылады. Тақырыптарды тараулар ішіне орналастыру
тәртібі құжаттардың маңыздылығына және олардың бір-бірімен өзара
байланыстылығына қарай реттеледі. Ең алдымен ұйымдық-өкімдік құжаттар:
жарғылар немесе ұйым және оның құрылымдық бөлімшелері туралы құжаттар
орналасады; мұнан соң жоғарыда тұрған мекеменің нормативтік-өкімдік
құжаттары келеді; бұдан кейін – сол ұйымның өз бұйрықтары мен кеңесші
органдар хаттамалары салынады. Өкімдік құжаттардың жобалары және оны
әзірлеуге қатысты басқа да құжаттар, бұйрықтарға негіз болатын құжаттар
тиісінше негізгі істерден кейін орналасады. Мұнан әрі жоспар бағытындағы
құжаттар мынадай кезекпен орналасады: даму тұжырымдамасы; перспективалық
(ұзақ жылдарға арналған); жылдық, тоқсандық және оперативті құжаттар. Осы
схемаға сәйкес бұлардан кейін есеп беру құжаттары салынған істердің
тақырыптары тұрады. Есеп беру құжаттарынан соң тақырыбында құжаттар деген
термині бар, қызметтің әртүрлі мәселелерін қамтитын істер келеді. Сонан
кейін ақпараттық-анықтамалық құжаттар: жоғарғы мекемелерге бағытталған
анықтамалар мен ақпараттар; қызмет бабындағы қатынас қағаздары, ведомствоға
қарасты ұйымдармен және өзге де ұйымдармен жазысқан қатынас хаттар салынған
істердің тақырыптары қойылады. Соңында тіркеу-есепке алу формалары
(журналдар, картотекалар) бір бөлім ретінде беріледі. Бухгалтерлік
құжаттарды жүйелеу схемасы мұнан бұрынғы нөмірде берілгендіктен, оны
қайталап жатпаймыз.
Істер номенклатурасын жасаудың келесі кезеңі – құжаттардың сақталу
мерзімдерін анықтау. Сақтау мерзімін анықтау ең маңызды жұмыс түрлерінің
бірі. Құжат сақталуы мен сақтау мерзімі өткен құжаттарды жоюдың заңдылығы
осы анықтауға тікелей байланысты. Сақтау мерзімін анықтау үшін бірнеше
нормативтік құжаттар қажет болады. Бұлар: Қазақстан Республикасы Мәдениет,
ақпарат және спорт министрлігі 2005 жылы 18 шілдеде № 202 бұйрығымен
бекіткен Мемлекеттік ұйымдар қызметі барысында түзілетін тұрпатты
құжаттардың сақталу мерзімі көрсетілген тізбесі, сондай-ақ, 2000 жылы
қолданысқа енген Мемлекеттік заңды тұлғалар қызметі барысында түзілетін
жеке құрам бойынша құжаттардың сақталу мерзімі көрсетілген үлгі тізбесі.
Тұрпатты тізбелер бөлімдеріндегі құжаттар қызметтің функционалдық
бағыттары бойынша логикалық өзара байланысына қарай орналасады. Кейбір
жағдайларда Тізбе баптарында құжаттардың нақты түрлері аталмайды, бірақ бір
мәселе бойынша сақталу мерзімі бірдей түрлі құжаттарды біріктіреді.
Тұрпатты тізбеде құжаттың бір түріне әр түрлі сақтау мерзімдері белгіленген
екі бағана бар. Бұл құжаттарын тұрақты сақтау үшін мемлекеттік мұрағаттарға
тапсыратын және құжаттарын өздерінде сақтайтын ұйымдарға арналған.
Істер номенклатурасын жасауда Сараптау-тексеру комиссиясы, сондай-ақ
Қажеттілігі жойылғанша, Жаңасымен ауыстырылғанша, Ревизия аяқталған
жағдайда ғана деген белгілері бар істерге айрықша назар аудару қажет
болады. Сараптау-тексеру комиссиясы деген белгі бұл істе құнды құжаттар
болуы мүмкін екендігінен хабар береді. Сондықтан оларды сақтауға тапсырарда
немесе жоятын кезде соңғы шешім құжаттарды зерттеп барып және ұйымның
сараптау комиссиясымен, қажет болған жағдайда жергілікті мұраған органының
сараптау-тексеру комиссиясымен де келісе отырып қабылданады.
Қажеттілігі жойылғанша, Жаңасымен ауыстырылғанша белгілері
құжаттардың практикалық мәні уақыт жағынан шектеулі екендігін білдіреді.
Ескерту (4-бағана) түсініктеме береді және сақтау мерзімі мен орынын
анықтайды. Мәселен, Ревизия аяқталған жағдайда ғана белгісі бұл талаптың
міндетті түрде орындалу қажеттігін білдіреді; Келісім-шарт мерзімі өткен
соң, Бекітілгеннен кейін белгілері сақталу мерзімі осы көрсетілген
жағдайлардан бастап есептелетінін білдіреді.
Ресми тізбелер бойынша белгіленген сақтау мерзімін азайтуға жол
берілмейді. Бірақ, жұмыстың өзіндік ерекшеліктеріне байланысты қажеттілікке
орай сақтау мерзімін көбейтуге рұқсат етіледі. Іс қағаздарын жүргізу
қызметінде сақтау мерзімдері ресми тізбелер арқылы белгіленбеген жаңа құжат
түрлері пайда болған кездерде олардың сақталу мерзімдері туралы шешімді
жоғарғы ұйымның сараптау комиссиясы немесе ұйымның өз сараптау комиссиясы
қабылдайды. Бұл шешімді соңынан мұрағат органының сараптау-тексеру
комиссиясы бекітеді.
Осылайша ұйымның уәкілетті бөлімшесі істер номенклатурасын жасап, оған
құрылымдық бөлімшелер басшыларының келісімін алады. Мұнан соң жоба ұйымның
және жергілікті мұрағат органының сараптау комиссияларына қарауға
жіберіледі. Ұйым басшысы бекіткеннен кейін істер номенклатурасы қолданысқа
енеді. Ұйымның қызмет функиялары мен құрылымдары өзгерген жағдайда істер
номенклатурасы қайта жасалып, қайта келісіледі. Жалпы істер номенклатурасы
кем дегенде 5 жылда бір рет қайта жасалып тұруы керек. Жыл сайын қайта
басылып, тиісті түзетулер ендірілу арқылы бекітіліп отыруы тиіс.
2.2. Мемлекеттік стандарттар мен құжаттар
Қазақстан Республикасында ресми құжаттарды ресімдеудің бірыңғай
ережесін ендіру мақсатын көздеп дайындалған арнайы мемлекеттік стандарт
бар. Ол тек мемлекеттік органдарда ғана емес, сонымен бірге жекеменшіктік
және ұйымдық-құқықтық формалары қандай екендігіне қарамастан барша
ұйымдарда, соның ішінде шетелдіктер қатысуымен жұмыс істейтін заңды
тұлғаларда да қолдану үшін жасалған.
Бұл стандарт Ұйымдық-құқықтық құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге
қойылатын талаптар. СТ ҚР 1042-2001 деп аталады. Ол Мәдениет, ақпарат және
қоғамдық келісім министрлігі Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі
комитет пен ҚР Ұлттық ғылыми-техникалық орталық тарапынан әзірленіп,
қолданысқа ендірілген. Бұл стандарт Қазақстан Республикасының Экономика
және сауда министрлігіне қарасты Стандарттау, метрология және сертификаттау
жөніндегі комитеттің 2001 жылғы 22 қазандағы № 376 бұйрығымен бекітіліп,
іске қосылған.
Бұл стандарт құжаттардың деректемелер құрамын айқындайды, ресімделуін
нақтылайды, бланкілерді жасауға, толтыруға, оларды есепке алуға,
пайдалануға және сақтауға қойылатын талаптарды белгілейді.
Сонымен қатар қолданыста Іс қағаздарын жүргізу және мұрағат ісі.
Терминдер мен анықтамалар. СТ ҚР 1037-2001, Қағаз негіздегі құжаттар.
Мұрағаттық сақтауға қойылатын техникалық талаптар атты стандарттар да бар.
Стандарттау – барлық ынталы тараптар пайдасын көздей отырып, солардың
қатысуымен белгілі бір сала қызметін ретке келтіру мақсатында ережелер
белгілеу және оларды қолдану. Стандарттау іс-әрекеттің сенімділігі мен
қауіпсіздігін қамтамасыз ету арқылы жалпыға ортақ ең жоғары экономикалық
көрсеткіштерге қол жеткізуді көздейді. Мәселен, іс қағаздарын жүргізу
саласындағы терминдер мен анықтамаларды стандарттау мамандар мен
аудармашылар жұмысын тіл, лексика және стиль жағынан бір ізге түсіріп,
олардың кәсіби салада бірін-бірі түсінісу мүмкіндігін арттырады.
Қазақстан Республикасында бірқатар стандарттар жасалып, қолданысқа
ендірілген. Олардың ішінде, жоғарыда атап өткеніміздей, іс қағаздарын
жүргізуге байланыстылары мыналар:
1) СТ РК 1042-2001 Ұйымдық-өкімдік құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге
қойылатын талаптар;
2) СТ РК 1037-2001 Іс жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен
анықтамалар;
3) СТ РК 1237-2004 Қағаз жеткізгіштегі құжаттар. Мұрағаттық сақтау
ісіне қойылатын жалпы техникалық талаптар.
Құжаттаудың бір ізге түсірілген жүйесі – бірыңғай тәртіп, талап,
стандарт негізінде жасалған, белгілі бір сала қызметін басқаруға қажетті
ақпараттардан тұратын құжаттама жүйесі.
Қандай бір сала қызметінде болмасын, маманның кәсіби деңгейін
анықтайтын факторлардың бірі құжаттау жүйесі туралы білімі болып табылады.
Неғұрлым кеңінен қолданылатын құжаттар тобы ұйымдық-өкімдік құжаттар болып
табылады. Оның жасалуына, ресімделуіне, өңделуіне қызметкердің қай-қайсысы
болмасын белгілі дәрежеде қатысып отырады (мәселен, жеке құрам бойынша
құжаттар, бұйрықтар, анықтамалар, хаттамалар т.б.). Сондықтан жоғарыда
аталған СТРК 1042-2001 стандартында ұйымдық-өкімдік құжаттаманың бір ізге
түсірілуіне ерекше назар аударылып, ұйымдық-басқару міндеттерін орындауда
пайдаланылатын құжаттар құрамына, мазмұнына, құрылысы мен ресімделуіне
қойылатын талаптар белгіленген.
Құжат формасы – белгілі бір ретпен орналастырылған деректемелер
жиынтығы.
Құжат деректемесі – белгілі бір құжат түріне тән міндетті элемент.
Құжаттың тұрақты деректемесі – құжат бланкісін жасау кезінде қойылатын
деректеме.
Құжаттың ауыспалы деректемесі – блакіні толтыру кезінде қойылатын
деректеме.
Белгі-деректеме – құжатқа алынып отырған объектінің сапалық сипатын
білдіретін көрсеткіш деректеме.
Негіз-деректеме – құжатқа алынып отырған объектінің сандық (мөлшерлік)
сипатын білдіретін көрсеткіш деректеме.
Құжаттағы көрсеткіш – белгі-деректеме мен негіз-деректеменің жиынтығы.
Құжат бланкісі (бланкі) – тұрақты деректемелер салынған ақпарат негізі.
Құжат деректемелерінің орналасу схемасы – белгілі бір қалыптағы құжат
формасының құрылымдық үлгісі. Мұнда деректемелерді жазуға өзіне тән арнайы
орындар белгіленеді. Ұйымдық-өкімдік құжаттар деректемелерін орналастыру
схемасы СТРК 1042-2001 Стандартында, Қазақстан Республикасы мемлекеттік
ұйымдарында құжаттау және құжаттаманы басқару жөніндегі тұрпатты ережелерде
келтірілген.
Кәсіпорынның іс қағаздарын жүргізуге жауапты адамы немесе бөлімшесі
құжаттама саласындағы мемлекеттік нормативтік-құқықтық актілерді қадағалап
отыруы тиіс. Қолданыстағы нормативтік актілерге өзгерістер мен толықтырулар
енгізілсе, жаңа құқықтық актілер мен стандарттар қабылданса, іс қағаздарын
жүргізуде сол құжаттарға сәйкес шараларды дер кезінде қолға алған жөн.
2.3. Басқаруды құжатпен қамтамасыз етудің мемлекеттік жүйесі және құжаттау
Бүгінгі күні еліміздегі құжаттамалық қамтамасыз ету ісін бақылауға
өкілетті орган Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат
министрлігінің Ақпарат және мұрағат комитеті (бұдан әрі – Комитет) болып
табылады. Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2004 жылғы 29 қазандағы № 1130
қаулысымен бекітілген Ережеге сәйкес Комитет мұрағат ісі мен құжаттама
жөніндегі мемлекеттік саясаттың жүзеге асырылуын бақылау және тексеру
қызметін атқарады.
Сол секілді елімізде мемлекеттік тілде іс қағаздарының жүргізілуіне,
ұйымдастырылу деңгейіне белгілі дәрежеде Қазақстан Республикасының Мәдениет
және ақпарат министрлігінің Тіл комитеті, қалалық және облыстық тілдерді
дамыту басқармалары, Мемлекеттік тілді жеделдетіп оқыту республикалық
орталығы және тағы басқа құрылымдар үйлестірушілік, қадағалаушылық және оқу-
әдістемелік функциялар атқарады.
Көптеген елдерде іс қағаздарын жүргізудің әдістемелік басшылығы
мұрағат органдарына жүктелген. Мұнда кездейсоқтық жоқ. Құжат көп қырлы. ҚР
1037-2001 Іс қағаздарын жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен
анықтамалар стандарты бәрінен бұрын құжаттың ақпарат жеткізгіш құрал
екенін атап өтеді. Құжатты күнделікті жұмыста пайдаланған соң оның екінші
бір ерекшелігі алға шығады, яғни оны ендігі жерде тарихи дереккөз ретінде
сақтау. Қорытындысында құжат Ұлттық мұрағат қорын толықтырады. Бұл
міндеттер әрқашан басқарушылардың да, мұрағат қызметкерлерінің де назарын
аударады. Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар
туралы Заңы бойынша құжаттардың жасалуына ұйымдық-әдістемелік басшылық
және олардың облыстағы (республикалық бағыныстағы қала, астана) мемлекеттік
ұйымдарда ведомстволық сақтау жағдайын бақылау мұрағат органдарына
жүктелген. Осыған орай облыстық мұрағаттар мен құжаттамалар басқармасы
ведомстволық мұрағаттардың, мемлекеттік мекемелердің, ұйымдардың және облыс
кәсіпорындарының құжаттау мен құжаттаманы басқару ісіне ұйымдық-әдістемелік
басшылық жасайды. Осы мақсатта мемлекеттік ұйымдардағы құжаттама жасау мен
мұрағаттық құжаттарды сақтау жайына кешенді тексеру жүргізіледі, соның
аясында семинар-жиналыстар өткізіліп, іс қағазын жүргізушілер мен мұрағатқа
жауап беретіндерге кеңестер беріледі, жеке номенклатуралық істер
жетілдіріліп, мұрағат құжаттары реттеледі.
Кешенді тексеру жүргізу алдында мұрағаттар мен құжаттамалар басқармасы
облыстың тиісті департаменті, басқармасы немесе бөлімімен бірге арнайы
бұйрықтар шығарады. Бұйрықтар арқылы жүйеге қарасты ұйымдардың тізімі,
тексеру мерзімі белгіленіп, комиссиялар құрылады, тексеруді дайындау және
жүргізуге дайындық жөніндегі жоспарлар бекітіліп, басқа да тиісті қағаздар
әзірленеді.
Қандай ұйым болмасын, соның ішінде коммерциялық ұйым да
құжатсыз жұмыс жүргізе алмайды. Құжаттардың түзілуі, пайдаланылуы және
сақталуы қолданыстағы заңнамаларға сәйкес жүргізілген жағдайда ол компания
мүдделері қорғалуын қамтамасыз етіп, басқару қызметінің тиімділігін арттыра
түседі.
Өз ісін ашқысы келген кісілердің бәрі де ең алдымен тиісті құжаттарды
ресімдеуден бастау қажеттігін жақсы түсінеді.
Іс қағаздарын жүргізуді дұрыс ұйымдастыру кез келген ұйым қызметі
туралы шынайы мәліметтер алып отыруға мүмкіндік беретіні және оларды
неғұрлым тиімділікпен басқаруға ықпал ететіні айқын. Бұл іс қазіргі
жағдайда бірқатар түбегейлі ерекшеліктерге ие болып отыр. Бүгінгі ұйымдар,
адамдар арасындағы қарым-қатынас құралдары мен ақпараттық технологиялар
ендірудегі аса жылдам өзгерістер кезеңінде жан-жақты талдап, түсінуді және
кейін де пайдалану үшін сақтауды қажет ететін ақпараттар көлемі өсе түсуде.
Басқарудың ақпараттық дерек көздеріне байланысты технологиялық
процестердің бір де бірі іс жүзінде құжаттау қызметін айналып өте алмайды.
Құжаттау – құжаттардың түзілу, орындалу және ресімделу процестерінен
тұрады. Барлық буындардың атқарушыларынан бастап жетекшілеріне дейінгі
барша жұмыскерлер қызметі осы құжаттау ісімен байланысты.
2.4. Мекемелер мен кәсіпорындарда іс қағаздарын жүргізу ерекшеліктері
Мекемелер мен кәсіпорындарда құжаттар мынадай функцияларды орындауы
тиіс.
1. Процестер мен оқиғаларды құжаттау (негізгі функция). Бұл бірінші
кезекте, кәсіпорындар мен ұйымдарды құруды және оның өндірістік-шаруашылық
қызметін құжаттау.
2. Есептік-бақылау функциясы. Кәсіпорын бірқатар құжаттарды мемлекеттік
және жергілікті басқару органдарына ұсынуға, ревизорлардың бақылап
тексеруіне көрсетуге міндетті.
3. Сот-құқықтық функциясы. Серіктестермен шаруашылық дауларын шешу
кезінде құжаттар төрелік сотта талап-шағымның заңдық күшін растайды, еңбек
дауларын қарау кезінде дәлел бола алады.
4. Есепке алу-кадрлық функциясы. Кәсіпорынның жеке құрам бойынша
құжаттары қызметкерлердің мәртебесін және оның басшылықпен қарым-қатынасын
белгілейді. Олардың қызметте өсуіне, жеке мүмкіндіктері мен қабілетін
анықтауда негіз болады. Зейнетке шығу кезінде қызметкердің еңбек өтілін,
жалақысының көлемін белгілеуге қызмет етеді.
5. Оқу функциясы. Мекемеге жаңадан қабылданған қызметкерлер мен жас
мамандар үшін дайын құжаттар және олардың көшірмелері жаңа құжаттар
әзірлеуге және іс қағаздарын жүргізуге үлгі болады.
6. Техникалық жетістіктер мен мәдени құндылықтарға тарихи куәлік беру
функциясы. Мекеме мен кәсіпорынның тарихи құндылық болып саналатын немесе
өз замананың мәдени ескерткішіне жататын құжаттары мемлекеттік мұрағатқа
тапсырылады және Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағатының жәдігерлеріне
айналады.
Мекемелер мен кәсіпорындарда басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету
жүйесін дұрыс ұйымдастыру үшін ұйым ішінде құрылымдық бөлімшелер мен
мамандардың қызметінде пайдалануы үшін нормативтік-әдістемелік база –
ұйымдық, нұсқаулық, әдістемелік сипаттағы құжаттар:
● іс қағаздарын жүргізу нұсқаулығы;
● басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі туралы ереже;
● қызметкерлердің лауазымдық нұсқаулықтары;
● ішкі еңбек тәртібі;
● таратылуы шектелген құжаттармен жұмыс жүргізу ережесі және басқа да
ішкі нормативтік актілер әзірленіп, бекітіледі.
Шағын кәсіпорындарда іс қағаздарын, әдетте, хатшы-референт, басшының
көмекшісі немесе директордың орынбасары жүргізеді. Бұл қызметкерлер алдымен
іс қағаздарын жүргізудің жұмыс жоспарын, содан кейін іс қағаздарын жүргізу
жөніндегі нұсқаулықты дайындайды.
Іс қағаздарын жүргізудің үлгілік жұмыс жоспары
Арқау ЖШС БЕКІТЕМІН
Арқау ЖШС-де Директор
іс қағаздарын жүргізу
жөніндегі нұсқаулық ___________ Н. Асанов
Жұмыстар атауы
1. Құжаттау
1. Кәсіпорын жұмысына қажетті құжаттардың негізгі түрлерін
анықтау. Басы артық және ескірген құжаттарды айналымнан
шығару.
2. Құжаттардың негізгі түрлерін ҚР Мемстандарттарына
сәйкес жетілдіру
3. Фирмалық бланкілердің нысандарын әзірлеп, бекіту,
көбейту
4. Кәсіпорындағы негізгі құжаттар түрлерінің үлгілерін
жасау
5. Кәсіпорын қызметкерлерін аталған үлгілерді пайдалана
отырып құжаттарды ресімдеу ережелерімен таныстыру
2. Құжаттармен жұмысты ұйымдастыру
1. Іс қағаздарының номенклатурасын жасау
2. Құжаттардың папкаларын бірыңғай нысанда ресімдеу
3. Құжаттарды тіркеу, өткізу және сақтау тәртібін белгілеу
4. Құжаттардың орындалуын бақылаудың бірыңғай тәртібін
енгізу
5. Басшының бекітуіне жататын құжаттардың тізбесін жасау
6. Тіркеуге жатпайтын құжаттардың тізбесін жасау
7. Іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулықты жасау
8. Коммерциялық ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Ұқсас жұмыстар
Пәндер
- Іс жүргізу
- Автоматтандыру, Техника
- Алғашқы әскери дайындық
- Астрономия
- Ауыл шаруашылығы
- Банк ісі
- Бизнесті бағалау
- Биология
- Бухгалтерлік іс
- Валеология
- Ветеринария
- География
- Геология, Геофизика, Геодезия
- Дін
- Ет, сүт, шарап өнімдері
- Жалпы тарих
- Жер кадастрі, Жылжымайтын мүлік
- Журналистика
- Информатика
- Кеден ісі
- Маркетинг
- Математика, Геометрия
- Медицина
- Мемлекеттік басқару
- Менеджмент
- Мұнай, Газ
- Мұрағат ісі
- Мәдениеттану
- ОБЖ (Основы безопасности жизнедеятельности)
- Педагогика
- Полиграфия
- Психология
- Салық
- Саясаттану
- Сақтандыру
- Сертификаттау, стандарттау
- Социология, Демография
- Спорт
- Статистика
- Тілтану, Филология
- Тарихи тұлғалар
- Тау-кен ісі
- Транспорт
- Туризм
- Физика
- Философия
- Халықаралық қатынастар
- Химия
- Экология, Қоршаған ортаны қорғау
- Экономика
- Экономикалық география
- Электротехника
- Қазақстан тарихы
- Қаржы
- Құрылыс
- Құқық, Криминалистика
- Әдебиет
- Өнер, музыка
- Өнеркәсіп, Өндіріс
Қазақ тілінде жазылған рефераттар, курстық жұмыстар, дипломдық жұмыстар бойынша біздің қор #1 болып табылады.
Ақпарат
Қосымша
Email: info@stud.kz