Мекемелер мен кәсіпорындарда іс қағаздарын жүргізуді, мұрағат қызметін заңдық және нормативтік-құқықтық тұрғыдан реттеу

Пән: Іс жүргізу
Жұмыс түрі: Дипломдық жұмыс
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 39 бет
Таңдаулыға:

Жоспар

КІРІСПЕ . . . 3

1-ТАРАУ. ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУ ТАРИХЫ ЖӘНЕ ЖІКТЕМЕСІ … . . . 5

1. 1. Құжат ұғымы және функциясы . . . . 5

1. 2. Іс қағаздарын жүргізу тарихы және міндеттері . . . ……. 9

1. 3. Іс құжаттарының жіктемесі . . . …. 14

2-ТАРАУ. МЕКЕМЕЛЕР МЕН КӘСІПОРЫНДАРДА ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУДІ, МҰРАҒАТ ҚЫЗМЕТІН ЗАҢДЫҚ ЖӘНЕ НОРМАТИВТІК-ҚҰҚЫҚТЫҚ ТҰРҒЫДАН РЕТТЕУ . . ……. . . . . ……. 15

2. 1. Заңи және басқа да нормативтік-құқықтық актілер . . . ……15

2. 2. Мемлекеттік стандарттар мен құжаттар . . . …. . 18

2. 3. Басқаруды құжатпен қамтамасыз етудің мемлекеттік жүйесі және құжаттау . . . 20

2. 4. Мекемелер мен кәсіпорындарда іс қағаздарын жүргізу ерекшеліктері . . . 23

3-ТАРАУ. БАСҚАРУ ҚҰЖАТТАРЫН РЕСІМДЕУ ТӘРТІБІ . . . …… 33

3. 1. Құжаттардың деректемелерін ресімдеу . . . …33

3. 2. Құжаттар бланкілері, форматтар . . . … 35

Қорытынды . . . 38

Пайдаланған әдебиеттер тізімі . . . 40

КІРІСПЕ

Қазақстан Республикасының Президенті Нұрсұлтан Назарбаевтың Қазақстан халқына жолдауы, нақты іске асыру тарауында былай деп жазылған: «Электрондық үкімет» жобасын іске асыруды жеделдетсін. Ол үшін биылғы жылы «Біріздендірілген номерлердің ұлттық тізілімі туралы» Заң қабылдануға және «Ақпараттандыру туралы» Заңға тиісті өзгерістер мен толықтырулар енгізілуге тиіс. Нақты іске асырылған жағдайда мұның өзі әрбір азаматтың енді қазіргі кезде жиі талап етіліп жүрген СТН, ӘЖК, төлқұжат нөмірі және басқа да құжаттардың орнына өзінің әмбебап дербес кодын иеленуіне мүмкіндік береді». /1, 3-5/ Сондай-ақ айтуынша құжаттарды басқару келешекте электрондық жолымен жүзеге асырылады. Құжаттарды басқару жеделдету жолында құжаттарды қазақ тілінде жүргізу аса маңызды рөл атқарады.

Құжат айналымы ұйымның әкімшілік іс жүргізуде аса маңызды рөлі бар. Құжат айналымның дұрыс ұйымдастыру құжаттарды реттеуді жеделдетеді, ұйымда және ведомствоға қарасты объектілердің басқару мақсатындағы ақпараттық құжаттарды пайдалануға әсерін тигізеді. Өз өзіндік дайын ақпараттар үнемі шешім қабылдауға мүмкіндік бермейді. Бұл ақпараттарды өңдеу, жүйелеу, талдау, дұрыс шешім шығару алатындай, жаңа сапалы немесе қайталама құжаттық ақпарат шығарады. Кез келген басқару құжаттар қозғалыс іс жатады.

Құжаттардың тиімді тіркеу жүйесінің әзірлеуі іс жүргізудің жетілдіру жолдарының бірі. Құжаттарды тіркеу ұйымдағы жұмыстардың көптеген бөліміне тығыз байланысты және үнемі әсер етеді: орындалуын тексеру, хат-хабар қозғалысының жылдамдығы құжаттарды іздеу және сақтау ұйымдастырылымы, іс жүргізу және тағы басқа. Бұдан өзге, еңбек мөлшері мен уақыттар да құжаттар есебіне байланысты операцияға жұмсалады. Құжаттарды тіркеудің тиімді жүйесін өңдеу кезеңдерімен жүріледі.

Ұйымның әкімшілік іс жүргізуінде құжат айналамының мәні зор. Құжаттарды жедел өңдеу, ұйымды және ведомстволық объектілерді басқару үшін ақпараттық құжаттарды қолдану оларды дұрыс ұйымдастырып реттеуге байланысты болады. Өз өзіндік дайын ақпарат әрдайым шешім қабылдауға жағдай бермейді. Мұндай ақпараттарды өңдеу, жүйелеу, талдау қажет сонда дұрыс шешім қабылдауға жарияланатын болады.

Құжат айналымының жүзеге асуры үшін ұйымдағы (мекемедегі) хат-хабар құрамы мен көлеміне терең талдау жасауды талап етеді. Хат-хабар алмасу процесінде пайда болған құжаттар ең алдымен ұйым әкімшілігіне байланысты. Құжаттарға ұйымдастыру мәселелерінің шешіміне байланысты, есеп, үйлестірімдер, тексерулер және басқа да орындау басқару бағыттындағы әкімшілік іс-әрекеттерінің ақпараттары кіреді.

Бұл үшін құжат айналымының есебін жүргізу керек болады. Құжат айналымы жөніндегі толық мәліметті хат-хабарландыру қабылдау және тіркеу туралы мәліметтерді қоса барлық құжат айналым көлемі шығады.

Құжаттамалық процестің іске асырылуы ақпараттың құжаттар мен олардың ағымдағы жүйесі түрде зерттеу көз қарастылығын қажет етеді. Жүйелі көз қарастырылық барлық қажетті мақсатты элементтерін зерттеу және бұл мақсаттардың толық мінездемесін беруге әкеледі.

Басқару жүйесінің ішкі элементтермен өзара қатынасы құжаттық ақпараттар арқылы шығады.

1-ТАРАУ. ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУ ТАРИХЫ ЖӘНЕ ЖІКТЕМЕСІ

1. 1. Құжат ұғымы және функциясы

Құжаттау үрдісі элементтері:

құжаттарды дайындау; құжаттарды жолдау, тіркеу; сырттан келген құжаттарды қабылдау, тіркеу; құжаттарды қолдануға дайындау; құжаттардың жүзеге асырылуын бақылау; құжаттарды мұрағат қорына дайындау.

Қазақ тiлiнің мемлекеттiк тiл pemiндe қызмет emyiнiң алғы шартmарының бiрi - оның қоғамдық өмірдің әр алуан саласында қызмет emyi және соған орай ic қағаздарының қазақша жүргiзiлyi. Іс қағаздарының, ресми құжаттардың тiлi бiр жүйеге түспей, стильдiк жағынан қалыптаспай, мемлекеттiк ресми құжат¬тардың барлығы алдымен қазақ тiлiнде жазылмай, барлық құры¬лымдағы ic қағаздары қазақ тiлiнде жүргiзiлмей қазақ тiлiнiң қолданыс аясы, қызмет қарымы өpiciн кеңейте aлмайды. Іс қағаздары қоғам өмiрiнде үлкен қызмет атқарады. Іс қағаздарының саясu, тарихи, құқықтық, экономuкалық маңызы өте зор. Мемлекет, республика, қала, кәciпopын, ұйым, мекеме тарихын жазғанда ic қағаздары ақпараттың та-былмас қайнар көзi бола алады. Құжаттар фактiлердi, оқuғаларды, қоғам өмірінің құбылыстарын дәлелдейтiн айғақ қызметiн де атқарады. Іс қағаздары - басқару қызметiндегi негiзгi бiр сала. Ұйымдар мен мекемелердiң, кәсiпорындардың қызмет emyi бары¬сында шығарған түрлi шешiмдерi, басқару icmepi, атқарған қызметi ic қағаздарынан айқын көрiнедi. Сондықтан халық шаруашылығын басқаруды жетiлдiру, оны ұйымдастыру деңгейiн көтеру онда құжаттармен жұмыс icтeyдің қанша¬лықmы ғылыми негiзделгенiне тiкелей байланысты. Іс қағаз¬дарын жүргiзу - басқару үрдісінің ажырамас бөлiгiнiң бiрi болып табылады. Мекемелер арасындағы ақпарат алмасу хат, жеделхат, телефонхат сuяқты құжаттар арқылы icкe аса¬ды. Yкiмeттiң басқару icтepi жарғы, қаулы, • нұсқау, ереже, бұйрық сuяқты құжаттар арқылы жүргiзiледi. Іс қағаздарын жүргiзу - мекеме жұмысының нақты құжаттармен, дерек¬термен реттелген, дәйектелген жүйесi. Құжаттау дегенiмiз кез келген мeкeмeнің қызметiн, әpeкemiн көpcememiн құжаттарды жасау, толтыру. Бұған дайын құжат¬тармен жұмыс та, мекеме iшiнде дайындалған құжаттармен жұмыс та, сырттан келген құжаттармен жұмыс та, сондай-¬ақ оларды қабылдау, mipкey, ол бойынша жұмыс icmey, орында¬луын бақылау, құжаттарды қолдануға дайындау, мұрағатқа дайындау сuяқты толып жатқан жұмыстар кipeдi. 2. Іс қағаздарының адам өмірінде алатын орны

Адам өмipi де құжаттармен тiкелей байланысты. Адам дүниеге келгенде оған алғашқы құжат - тууы туралы куәлiк жазылады. 16 жасқа келгенде жеке басын растайтын құжат - жеке куәлiк алады. Meкmeпmi бiтiргендiгi - орта бiлiм туралы аттестатпен расталады. Жоғаргы oқy орнына түсу үшiн түрлi үлгiдегi ic қағаздарын жазады. Жоғарғы oқy ор¬нын бiтipген шақта диплом берiледi. Жұмысқа орналасу ба¬рысында да өmiнiш, mүйіндемe, жеке ic парағы т. б. ic қағаз¬дарын жазады. Ал еңбек жолын бастағандығы еңбек кiтапшасына жазылады. Өмipдiң түрлi жағдайында ceнiмxam, қолхат жазуға, еңбек келіciмiн жасауға, өмipбаян мен мiнездеме жазуға, жеделхат, телефонхат, факс жiберуге тура келедi.

3. Іс қағаздары пәнінің міндеті Ic қағаздарын қазақша жүргiзу - пән pemiндe жоғары және орта дәрежелi арнаулы oқу орындарында оқыmыла бас¬mады. Бұл nәннің міндеті: Ic қағаздарын қазақша жүргiзудiң мемелекеттiк құндылығын, әлеуметmiк маңыздылығын, оның қазақ тiлiнiң мемлекетmiк тiл pemiндe қызмет emyiнің алғы шарmmары¬ның бiрi eкeндiгiн ұғындыру. Ic қағаздарын жүргiзудiң дербес ғылым eкeндігін mаныmу. Ic қағаздарын жүргiзудiң тарих, саясатmану, архив ici, тiл бiлiмi, педагогика сияқты ғылым салаларымен байланы¬сын көрсету. Мемлекетiмiздiң apқа сүйер болашақ мамандық uелерiн ic қағаздарын толтырудың мемлекеmmiк стандарттары мен толтыру әдicmepi, жазылу стuлi, қызметi, мaқcaты сияқты бiлiм негiздерiмен қаруландырып, қазақ тiлiнiң қoғaм да-муындағы рөлiнiң күшеюiне олардың өз ceпmiгiн тигiзуiн қaм¬тамасыз ету. Іc қағаздарының mүрлepi, оларға қойылатын талаптар, олардың безендipiлуi, лексикасы сuяқты ерекшелiктерiмен та¬нысmыру. 4. Іс қағаздарын мемлекеттік тілде жүргізудің өзектілігі

Қазақ ресми іс қағаздар стилі халықтың қоғамдық өмірімен, мәдени өркендеуімен, әдеби тілдің дамып, жанрлық тармақталуымен, қоғамдық қызметінің артуымен байланысты дамып, жетіліп отырған. Қазақ ресми іс қағаздар тілің тарихына шолу жасай отырып, оның екі түрлі арнадан сусындағанын байқауға болады. Бірі - сонау көне дәуірден бері үзілмей келе жатқан хан жарлықтары және басқа да ресми құжат үлгілері.

Екiншiсi - қазақ жерiнiң Россия мемлекетiнiң қол астына кipyiмeн байланысты қазақ тiлiне аударылып таратылған орыс әкiмшiлiк орындарының бұйрық-жарлықтары, заңдары, қатынас қағаздары. Яғнu, қазiргi қазақ ресми іс қағаздар тiлi жоқ жерден пайда бола салма¬ған өзiндiк тарихы бар құбылыс. Бұған дейiн қазақтар саны басым алыс аудандарда ғана іс қағаздары қазақша жүргiзiлiп келгенi мәлiм. Қазiргi таңда республuкада мемлекеттiк органдар іс қағаздарын мемлекеттiк тiлде жүргiзуге бет бұрды. Бұл әрине әр мекемеде әр түрлi дережеде атқарылып жатқан ic. Бұл үлкен icmiң оп-оңай орындалып, бiр күнде қалыпmаса қалмайтыны белгiлi. Осыған байланысmы проблемалар да жетерлiк. Оның бiрi - мемлекеттiк қызмеmшiлердiң ана тiлiнде epкін сөйлеп, жаза алмайmыны. Ал орыс тiлдi кез келген маман орыс miлiндегi ресми құжатmы epкін жазып шығады. Бұның себебi, бiрiншiден, тiлдi жетiк меңгергендiгi болса, екiншiден орыс тiлiндегi ic қағаздары ғасырлар бойы уақыm тезiнен өmiп әбден қалыптасқан, қай салада да дайын¬, мәmiндepi стандартқа айналған. Оларда бұл дәстүрлi мектеп. Бiз қазақ тiлiндегi іс қағаздарын да осындай дәреже¬ге көтеруiмiз керек. Екiншi проблема - қазақ тiлiнде іс қағаз¬дарын жүргiзуге байланысты оқулықтар, оқу құралдары, сөздiктер, ic қағаздарынын, үлгiлерi өте аз, жоққа тән десе де болады. Үшiншi проблема - жоғары оқу орындарында да, арнау¬лы оқу орындарында да ic қағаздарын қазақша жүргiзуге байла¬нысты пән, арнаулы курс оқу бағдарламасына енгiзiлмеген, сон¬дықтан оқу орнын аяқтаған маман өндіріске я мемлекеттiк органға іс қағаздарын қазақша жүргiзуге eш дайындықсыз келедi. Есте ұстайтын бiр жайт, ic қағаздары қарапайым жұрттың бәрiне mүсінiкmi ауызекi тiлде жазылмайды. Ол әдебu тiлдiң күрделipек, ресми, саясu, экономuкалық сипаттағы нұсқасы десе де болады. Оның өзiне тән қалыптасқан тepмuндepi, сөз орам¬дары, мәнер-нақышы, белгiлi бip стандарты бар. Ic қағаздары өpтceнuemmi елдiң бәрiнде осындай. Ic қағаздарындағы көптеген терминдер орыс тiлiнен, орыс тiлi арқылы басқа тiлдерден енген. Олардың көпшiлiгiнiң қазақшаланған нұсқасы бар. Кейбipiнiң орыс тiлiндегi нұсқасы да қазақшаланған нұсқасы да қamap қолданылып жүр. Қазiргi таңда белең алған бiр құбылыс ic қағаздарын, олар¬дағы терминдердi түгелдей орыс тiлiнен аударып алып жаmырмыз. Тiптi бiр сөзiн, бip тipкeciн мүлт жiбергiмiз келмейдi, түгендеп отырамыз, кейде осыны қamaң ұстанамыз деп шарт¬тылыққа, түсiнбеушiлiкке ұрынамыз. Мысалы, орыс тiлiндегi делопроизводство термин ic қағаздapын жүpгiзу болып қалып¬тасқан, соңғы кезде орыс тiлiндегi нұсқасында қағаз сөзiнiң баламасы жоқ болғандықтан оны алып тастап ic жүргiзу деп айту, жазу, белең алып жүр. Негiзiнде ic жүргiзу заң орындарында қолданылатын термин болып қалыптасқан. Беретiн мағынасы да көпшiлiкке mүciнiкmi - белгiлi бip қылмыстық icmi жүргiзу. Осыған орай іcmi болды, ici сотта қаралды, қылмыс¬ты ic тоқтатылды, icтi жүргiзу пәленшеевке тапсырылды деген сuяқты тiркестердi жui қолданамыз. Олай болса делопроизво¬дство сөзiн ic жүргiзу деп алудың қанша қажеттiгi бар? Оқулықта дeлоnpоuзводство сөзi ic қағаздарын жүргiзу деп берiлдi. Бiрiншiден ic қағаздарын жүргiзу сөзi бұрыннан қалып¬тасып, тiлге сiңiстi болған, екiншiден өз мағынасын толық, айқын бере алады, үшiншiден іс жүргiзу заң термині ретiнде қалыптaсқaн, өзiнiң беретiн мағынасы, amқapaтын қызметi, қолданылу ерекшелiгi бар, төртiншiден әрқайсысының өз атауы тұрғанда eкi mepмuнді бiр сөзбен беру қажеттiгi жоқ. Қазақ тiлi бай, термuндердiң баламалары да жетерлiк, бәрiн ғылымu негiздеп, байыптап алу керек. Іc қағаздарын қазақша жүргiзудi қалыптастыру үлкен де жayaпты ic. Бұл қалыптасып, бiр iзге түскенше ic қағаздары¬ның түрлi нұсқалары, түрлi сөз қолданыстары белең алуы мүмкін. Оны жүйеге түcipy үшiн де бiраз уақыт керек болады. Біздiң мақсатымыз ic қағаздарын жазудағы, оның стандарт нұсқаларын қалыптастырудағы өpкeнueттi елдер тәжipuбесiне сүйене отырып, ана тiлiнiң өз заңдылықтарын сақтап, өз мүмкiншiлiгiн сарқа пайдалана отырып ұлттық іс қағаздарын қалыптастыру.

1. 2. Іс қағаздарын жүргізу тарихы және міндеттері

Іс - мекеме қызметінің белгілі бір мәселесіне арналған және тиісті тақырыбы бар жеке мұқабалы папкаға тігілген құжаттардың жиынтығы (мысалы, басқаруға, жоспарлауға, қызмет көрсетуге, жабдықтауға, кадрға, өткізуге және т. б. жататын құжаттар) .

Құжаттарды кейіннен істен жылдам тауып алу және оларды басқару мақсаты үшін тез пайдалану үшін істердің болжамды тақырыптарының тізімі жасалады. Ол іс номенклатурасы деп аталады. Іс номенклатурасы іс қағаздарын жүргізудің бірыңғай мемлекеттік жүйесінде жазылған ережеге сәйкес жасалады. Нәтижесінде, құжаттар орындалғаннан кейін ол үшін алдын-ала номенклатурада көзделген іске тігіледі.

Іс номенклатурасының екі түрі бар - типтік номенклатура және нақты іс номенклатурасы.

Типтік іс номенклатурасы қызметі біртектес мекемелер үшін іс атауларының тізімін белгілейді. Типтік номенклатураларды ведомостволар көп жылдық құжат ағынын талдау негізінде өзіне қарасты ведомостволар үшін жасайды. Мысалы, Білім министрлігі ЖОО-на типтік номенклатуралар жасап, жібереді. Типтік іс номенклатурасы нақты іс номенклатурасын жасау үшін ақпараттар көзі болып табылады.

Нақты іс номенклатурасы нақты бір кәсіпорынның немесе мекеменің іскерлік қызметінің нәтижесінде пайда болатын іс атауларының тізімі.

Нақты іс номенклатурасын жасаумен кәсіпорынның іс қағаздарын жүргізу қызметі айналысады. Номенклатура:

- қызмет барысында құралған құжаттарды зерттеу негізінде;

- мекеме қарайтын ведомостводағы типтік номенклатурада ұсынылған бөлімдер негізінде жасалады.

Алдымен құрылымдық бөлімшелердің номенклатурасы жасалады, мұнда істің атаулары ғана тізілмейді, сонымен бірге оларды мұрағатта сақтау мерзімі де белгіленеді, содан кейін кәсіпорын кеңсесінің басшысы жиынтық іс номенклатурасын жасайды. Мекеменің жиынтық іс номенклатурасы бекітілгеннен кейін бұл құжат кәсіпорынның барлық бөлімшесіне жіберіледі де орындауға міндетті құжатқа жатады. Іс номенклатурасынан тыс іс жүргізуге жол берілмейді.

Жоғары оқу орындары үшін типтік номенклатураның үлгісі қосымшада келтірілген.

Бір іске тақырыптарына сәйкес бір түрлі құжаттар тігіледі, мысалы:

● мекеменің негізгі қызмет бойынша бұйрықтары;

● мекеменің әкімшілік-шаруашылық қызметі туралы бұйрықтары;

● бір іске әртүрлі құжаттар тігілуі де мүмкін, мысалы,

● актілер, іс қағаздарының жай-күйін тексеру анықтамалары және іс қағаздарын ұйымдастыру жөнінде жазысқан хаттар немесе

● сот органдарына және милицияға қылмыстық және азаматтық істер бойынша берілетін актілер, баяндау жазбалар, анықтамалар, мінездемелер, т. б.

Құжаттардың негізгі үш тобын айқындай отырып, енді оларды классификациялау мәселесіне көшейік. Құжаттарды классификациялау дегеніміз - бұл оларды ұқсастықтары мен айырмашылық белгілеріне қарай бөлу деген сөз. Классификациялау жұмысы істерді (файлдарды) топтау үшін жүргізіледі. Топтау - құжаттарды іздеп табуды жеңілдету, олардың сәйкестендірілуін қамтамасыз ету, маңыздылық деңгейін белгілеу және осы негізде сақтау мерзімін айқындау, сондай-ақ құжаттың қол жеткізілуі мен ақпаратының қауіпсізділігі статусын тіркеу үшін қажет. Классификациялау ісі жалпыдан жекеге қарай жүргізіледі. Бұл жұмыс құжаттардың жалпы кешеніне тән негізгі ерекшеліктері бойынша бөлуден басталып, жекелеген, ең ұсақ топтарға тән белгілерге қарай бөлумен аяқталады.

Классификациялаудың бірнеше негізгі белгілерін бөліп атауға болады.

Құрылымдық белгі - бұл құжаттардың құрылымдық бөлімшелерге қатыстылығы тұрғысынан топтау кезінде пайдаланылады. Мәселен, «басшылық», «жоспарлау-қаржы бөлімі», «маркетинг бөлімі», «кадрлар жұмысы бөлімі». Құрылымдар негізі ретінде ұйымның штаттық кестесін алуға болады.

Егер ұйымда құрылымдық бөліну жоқ болса, онда салалық, функционалдық, тақырыптық немесе пәндік-мәселелік белгілер қолданылады. Яғни істер қызмет бағыттары мен функциялары бойынша, тақырыптар немесе құжаттар қамтитын мәселелер бойынша топтастырылады.

Істерді топтастырудың номиналдық (түрлік) белгісі құжаттардың қандай түрге жататындығына қарай топтастырылған кезде қолданылады. Көптеген функциялар мен қызмет бағыттары қатаң түрде белгіленген құжат түрлері бойынша құжаттау арқылы ресімделеді. Бұлар: жарғылар, ережелер, қаулылар, бұйрықтар, өкімдер, хаттамалар, стенограммалар, штат кестелері, жоспарлар, есеп берулер, ақпараттар, қызмет бабындағы хаттар т. б.

Классификациялаудың авторлық белгісі істерді бір авторға - ұйымға, заңды немесе жеке тұлғаға қатыстылығы тұрғысынан топтастырған кезде пайдаланылады.

Классификациялаудың корреспонденттік белгісі істерді қызмет бабы бойынша қатынас хаттар, қатынас қағаздар алмасатын ұйымдардың немесе тұлғалардың аттарына орай топтастыру кезінде қолданылады.

Географиялық белгі арқылы істерді авторлармен, ақпараттың немесе құжаттың мазмұнымен байланысты белгілі бір территориялар бойынша топтастырады.

Хронологиялық белгі - істерді уақыт кезеңдеріне сәйкес топтастырады. Мәселен, жылдық жұмыс жоспары, тоқсандық жұмыс жоспары, айлық жұмыс жоспары.

Кейде істерді топтастыру кезінде өзге де белгілер: құжаттардың түпнұсқалылығы немесе көшірмелілігі, құжаттардың әзірленген тілі (шет тілдер) пайдаланылуы мүмкін. Бұл белгілер жоғарыда аталған белгілерден гөрі едәуір сирек қолданылады.

Классификациялаудың негізгі принциптерін анықтап алғаннан кейін, істер номенклатурасының өзін жасауға кірісеміз. Істердің жиынтық номенклатурасы құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі тарапынан немесе осы міндет ресми түрде жүктелген лауазымды тұлға тарапынан әзірленеді. Ұйым басшысы әрбір құрылымдық бөлімшеге өкімдік құжат арқылы шартты белгі (цифрлық, әріптік немесе әрі цифрық әрі әріптік аралас белгі) тағайындайды. Мәселен, 01 - басшылық, 02 - жалпы бөлім, 03 - жоспарлау-экономика бөлімі т. б. Әрбір іске де осылайша олардың индекстері белгіленеді. Индекстер істердің және құрылымдық бөлімшелердің реттік нөмірлерінен тұрады. Мысалы, 01-05. Істердің индекстері мекеменің іс қағаздарын жүргізу қызметіндегі құжаттарды ұйымдастыру жүйесін бекітеді.

Номенклатураға құжатталатын бүкіл жұмыс бағыттарына тән істердің аттары ендіріледі. Бұған ақпараттық-анықтамалық картотекалар, тіркеу картотекалары мен бақылау картотекалары да қамтылады. Жыл бойы шешілмеген мәселелерге байланысты істердің тақырыптары ауыспалы сипатқа ие болады да, ол сол индекспен келесі жылдың істер номенклатурасына ендіріледі. Номенклатураға баспа басылымдарының тақырыптары ендірілмейді.

Істер номенклатурасын жасаудағы жұмыстың аса маңызды бөлігі тақырып әзірлеу болып табылады. Тақырыпта іске енген құжаттардың құрамы мен мазмұны қысқа да нұсқа сипатталуы керек. «Әр түрлі құжаттар», «кіріс құжаттары», «қызмет бабындағы қатынас қағаздары» деген сияқты нақтылығы жоқ жалпылама тақырыптар қоюға болмайды. Өйткені мұндай атаулардан кейін істердің сақталу мерзімдерін айқындау мүмкін болмай қалады.

Істердің тақырыптарын жеке карточкаларға жазған ыңғайлы, өйткені олар жүйелеуге, редакциялауға және мұнан кейін номенклатураға енгізуге қолайлы. Тақырыпта ең алдымен құжаттың түрі: бұйрық па, хаттама ма немесе қызмет бабындағы қатынас қағазы ма, сол көрсетіледі. Мұнан соң - автор (ұйым атауы) және істің жалпы мазмұны (тақырып), корреспондент жазылады. Бірқатар жағдайларда айрықша маңызды құжаттары бар істер үшін тақырыптан кейін олардың түпнұсқалылығы немесе көшірмелілігі туралы мәлімет беріледі.

Мәселен, «Арқау» акционерлік қоғамының жұмыс жоспары. Көшірме» немесе «Арқау» акционерлік қоғамының негізгі қызметі бойынша бұйрықтар. Түпнұсқалары».

1. 3. Іс құжаттарының жіктемесі

Іс-қағаздарының қызметтері:

- жеке тұлғалар арасындағы қатынасты реттеуші; - жеке адам мен қоғам арасындағы қатынасты реттеуші; - әр түрлі мекеме, ұйымдардың өзара байланысын реттеуші; - мекеме, ұйым жұмысын ұйымдастыру тәртібін негіздеуші; - жеке адам мен қоғам өміріне қатысты оқиғаларды айғақтаушы; - мемлекеттік басқару ісін жүйелеуші; - тарихи құбылыстарды зерттеудің қайнар көзі; - мекеме мен ұйымның атқарған істерінің көрсеткіші; - мемлекеттік тілдің жүзеге асуының нақты көрсеткіші.

Іс қағаздарының сипаттары:

... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.