Құжат айналымы. Құжат айналымын ұйымдастыруға қойылатын талаптар. Құжат айналымының көлемі

КІРІСПЕ 4

1 ҚҰЖАТ АЙНАЛЫМЫ 8
1.1. Кіріс құжатының өңдеу тәртібі 10
1.2. Шығыс құжаттарының өңдеу тәртібі 14
1.3. Ішкі құжаттың өңдеу тәртібі 15

2. ҚҰЖАТ АЙНАЛЫМЫН ҰЙЫМДАСТЫРУҒА ҚОЙЫЛАТЫН ТАЛАПТАР ЖӘНЕ ОНЫҢ КӨЛЕМІН АЗАЙТУ ЖОЛДАРЫ 17
2.1. Құжаттарды тіркеу және индекстеу тәртібі 19
2.2. Құжаттардың орындалуын бақылау 20
2.3. Құжат айналым құрылымын талдау 21
2.4. Құжат айналымды есепке алу әдіс меноны қысқарту 22

ҚОРЫТЫНДЫ 24

ПАЙДАЛАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР 25

ҚОСЫМШАЛАР

ПАЙДАЛАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР:

1. Қазақстандағы іс-қағаздарын жүргізу журналы, №2 (14) 2008 жыл. «Ұйымның құжат айналымына талдау жасау» атты мақаласы 5-9 беттер Қазақстан Республикасы Президенті мұрағаты-директорының орынбасары В.Чупров.
2. Қазақстанда іс-қағаздарын жүргізу журналы, №9 (21) 2008 жыл Техника ғылымдарының кандидаты, Алматы энергетика және байланыс институты оқу -әдістемелік бөлімі орынбасары, доцент Е.Светалиев, Алматы энергетика және байланыс институты мұрағатының меңгерушісі И. Басованың «Жоғарғы оқу орындарында іс-қағаздарын-жүргізу қызмет бабындағы құжаттамалар блок схемасы» атты мақаласы 12-13 беттер.
3. Қазақстанда іс-қағаздарын жүргізу журналы, №2 (26) 2009 жыл.Қазақстан Республикасы орталық мемлекеттік мұүрағат директорының орынбасары А.Адельгужиннің «Ұйымда іс-қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулық» атты мақаласы 10-14 беттер.
4. Қазақстанда іс-қағаздарын жүргізу журналы, №7 (31) 2009 жыл. «Ұйымда басшылар ауысқан кездегі құжаттар мен істерді қабылдау-тапсыру процедурасы» атты мақаласы 8-9 беттер Қазақстан Республикасы Президенті мұрағаты-директорының орынбасары В.Чупров.
5. Қазақстан Республикасы мәдениет министрлігінің мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитеті. Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқару «Тұрпатты ережелері» үзінді. Астана 2003ж.
6. ҚР СТ 1042-2001 Ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар.
7. ҚР СТ 1037-2001 Іс жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар.
8. Ләззат Дүйсембекова «Іс қағаздарың қазақша жүргізу» ІІІ басылым.
Алматы-2004
9. Т.Ө.Нұрғалиев «Іс қағаздары жүргізу және техникалық құжаттама» Астана- 2008 «Фолиант» баспасы

Пән: Іс жүргізу
Жұмыс түрі: Курстық жұмыс
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 22 бет
Таңдаулыға:

КІРІСПЕ

Қазақ тілінің мемлекеттік мәртебе алуымен байланысты мемлекеттік
тілдің қоғамдық қазіргі кезде көтерілу үстінде. Осы мәселені шешу
мақсатында барлық мемлекеттік, мемлекеттік емес, мекемелерінде іс
қағаздарын мемлекеттік тілде жүргізу бірте-бірте жүзеге асып келеді.
Кез-келген мекемелерде, кәсіпорындарда басқару аппаратының тиімді
қызметі, құжаттармен жұмысты дұрыс ұйымдастырумен байланысты. Мекемелерде,
кәсіпорындарда іс жүргізу құжаттаусыз қызметі, жұмысы іске аспайды.
Мекемелерде техникалық орындаушылардан бастап барлық буындағы басшыларға
дейін басқару аппаратының бүкіл қызметкерлерінің қызметі құжаттаумен
байланысты. Бірі құжаттарды жасайды, басқалары олардың рәсімделуі және
берілуін, салымдардың дұрыстығын қамтамасыз етеді, және де сол құжаттарды
басшылыққа алып, олардың негізінде шешімдер қабылдайды. Мекемелердің
күнделікті жұмысында өндірістік, шаруашылық, қаржылық және қоғамдық
қызметтің сан-қилы мәселелері бойынша құжаттар жасалады.
Іс қағаздарын жүргізу барысында, құжаттаманы басқару ісінің
құрамдас бір бөлігі құжат айналымы болып табылады.
Ұйымдағы құжаттың оны жасаған, не алған сәттен бастап, оның дайындау
немесе жіберуге дейінгі қозғаласын құжат айналымы деп атайды.
Құжат айналым ұйымда құрылған немесе қабылданған уақытынан бастап,
оның орындалуы немесе жөнелтілуіне дейінгі құжат қозғалысы.
Құжаттардың қозғалысы – оларды алған сәттен бастап немесе атқарылып
болғанға дейін жасау, жібеу немесе іс-қағаздарына тапсыру – ұйымдардың,
компаниялардың, акционерлік қоғамдардың және шаруашылық жүргізуші
субъектілердің құжат айналысын құрайды, қалыптастырады.
Құжаттар айналымына құжаттармен жұмыс істеудің корреспонденциясын
қабылдау, өңдеу, бөлу, беру және жөнелту, айналымдағы құжаттар санының
есебін жүргізу, құжаттарды тіркеу және олардың орындалуын бақылау тәрізді
негізгі кезендері енеді.
Құжат айналымын ұйымдастыруға қойылатын талаптар құжат қозғалысының
және онымен операциялардың біртұтас технологиялық сұлбасын әзірлеу,
қызметкерлердің құжаттармен жұмыс функцияларын регламенттеу, олардың
бақылауды қамтамасыз ету, құжат айналымы көлемін тұрақты талдау
міндеттілігі болып табылады.
Құжат айналымының көлемі ай, тоқсан, жыл ішіндегі кіріс, шығыс,
ішкі құжаттардың жалпы мөлшерімен анықталады.
Мемлекеттік тілде іс қағаздарын жүргізу Тіл туралы 11.07.97 ж. №151-
1 ҚР Заңының іс қағаздарын жүргізуді қазақ тіліне аудару талабымен
күрделене түсті.
Әр мекемеде оның қызметіне байланысты іс қағаздарын жүргізу нұсқаулығы
әзірленеді. Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің м.а.
2009 жылғы 25 қыркүйектегі №128 Бұйрығы.
Курстық жұмыстың тақырыбы – Құжат айналымы. Құжат айналымын
ұйымдастыруға қойылатын талаптар. Құжат айналымының көлемі.
Мақсаты: Құжаттың нақты көлемінің кішірейтілуі мен қағаздың
үнемделуі де құжаттар айналымын қысқартуға көмектесу.
Құжаттаманы басқару құжаттарды есепке алу, қозғалысқа келу,
жедел сақтау, іздестірілуін қамтамасыз ету және құжаттық ақпараттарды
пайдалану жұмыстарын ұйымдастыру мәселелерін қамтиды. Құжаттаманы басқару
ісінің құрамдас бір бөлігі құжат айналымы болып табылады.
Мекемедегі құжаттардың қозғалуы ретсіз және кездейсоқ болмауы керек.
Олар бір орталықтан басқарылып отыруы тиіс, яғни құжатты есепке алу және
анықтама-ақпараттық жұмыс бойынша техникалық және өңдеу операцияларын
кешенді құжатпен қамтамасыз етудің шығармашылық операцияларын орындайды.
Құжаттарды жетекші мен мамандар арасында бөлуді реттейді, құжаттың қаралуы
мен бақылануын, олардың жедел және мұрағаттық сақталуын қамтамасыз етеді.
Басқарудың өзі мен құжаттаманы басқаруды, сонын ішінде құжаттар түзуді
ескермеуге болмайды. Қоғамды ақпараттандырудың қазіргі кезеңіне
компьютерлік технологиялар көмегімен басқару жүйесі тән. Бұл тенденция
әсіресе компьютерлендіру қағазсыз мекемелер құруға қызмет етудің орнына
құжат айналымын күрт өсуге әкеліп соғатыны белгілі болғанда айқынырақ
көрінді. Бірақ, автоматтандыру еңбек өнімділігін 25-30 пайызға көтеріп,
құжаттарды жеткізуге, өңдеуге және ресімдеуге кететін уақытты 75 пайызға
қысқартуға, сақтау шығындарын 80 пайызға кемітуге мүмкіндік береді. Бұл
мәселенің оңды жақтары. Қазіргі заманғы әкімшілік басқармалары ресурстарды
көп қажетсінетін, үлкен шығындарды талап ететін сала болып отыр. Зерттеулер
көрсетіп отырғандай, іс қағаздарын жүргізу қызметі қаржылық шығындардың 12-
15 пайызын құрайды. Бірақ бұл тек тікелей шығындар ғана. Егер құжат
әзірлеумен шын мәнінде басқарма қызметкерлерінің бәрі дерлік шұғылданатын
ескерсек, онда бұған кететін қаржылай шығын мөлшері 30 пайыздан кем
болмайды.
Қазақстан Республикасы Президенті 2000 жылғы 31 шілдеде Мемлекеттік
аппараттың жұмысын жақсарту, төрешілікке қарсы күрес және құжат айналымын
қысқарту жөніндегі шаралар туралы №427 Жарлығы арқылы міндет етіп қойды.

МЕКЕМЕНІҢ СИПАТТАМАСЫ

2001 жылдың 23 қаңтар Азаматтық кодексіне 105 бабына Қазақстан
Республикасының бюджеттік кодексіне, Қазақстан Республикасының
мемлекеттік басқару туралы 2001 жылғы 23 қаңтардағы №148 Заңына,
Қазақстан Республикасы Үкіметінің Қазақстан Республикасы жергілікті
мемлекеттік басқару үлгі құрылымын бекіту туралы, 2004 жылғы 4
қазандағы №1022 және жергілікті атқарушы органдардың Штат санының
лимиттерін бекітудің кейбір мәселелері туралы 2004 жылғы 15
желтоқсандағы №1324 қаулыларына сәйкес облыс акиматы Қарағанды
облысының тілдерді дамыту жөніндегі бөлімі Мемлекеттік мекемесі 2005
жылғы 10 қаңтар №0102 қаулысымен құрылып, Қарағанды облысының акиматы
2005 жылғы 28 сәуірдегі №0921 қаулысымен Қарағанды облысының тілдер
дамыту жөніндегі басқармасы болып қайта құрылды.
Қарағанды облысы әкімінің 2005 жылғы №91ө өкіміне Қарағанды
облыстық тілдер дамыту басқармасының Штат кестесі бекітілген. Басқармада
барлығы 12 мемлекеттік қызметкер жұмыс атқарады. Басқарма 3 бөлімнен
құрылған, олар: тілдерді дамыту және үйлестіру (бастығы М:Ғ Ержанова),
ономастика, сараптама және қоғамдық ұйымдар (бастығы Б.Ә. Айқынбай),
әкімшілік бөлімі (бастық міндетін атқарушы Ә.Б Мұздыбаева).

Басқарманың негізгі мақсаты, өз құзырының щеңберінде, облыс
көлемінде тілдерді дамыту аясындағы мемлекеттік саясатты жүзеге асыруды
қамтамасыз ету болып табылады.
Басқарма мына міндеттер мен функцияларды жүзеге асырады:
1) тілдер туралы заңдардың сақталуына, барлық меншік
нысанындағы ұйымдарда, мекемеледе мемлекеттік тіл саясатының жүзеге
асырылу барысына, сонымен қатар сыртқы жарнамалардың рәсімделуінің заң
талаптарына сәйкестігін, бұқаралық ақпарат құралдарында заң қалыптарының
сақталуына тексерістер ұйымдастыру арқылы бақылау жасау;
2) тілдерді дамыту саласындағы мемлекеттік саясатты жүзеге
асырудың ақпараттық, әдістемелік қамтамасыз етілуін, тілдердің даму
проблемалары жайлы мақалалар және хабарлар ұйымдастыру, тіл саясатын
жүзеге асыру мәселелері бойынша семинар, дөңгелек үстел, конференциялар
өткізу және методикалық нұсқаулықтар дайындау арқылы ұйымдастыру;
3) облыстағы демографиялық ахуалды анықтау, көші-қон процестерін
зерделеу, социологиялық сараптама жүргізу арқылы аймақтағы ұлтаралық және
тіл мәселесін зерделеу;
4) тілдерді білу бойынша конкурстар, достық фестивальдерін,
түрлі шаралар өткізу арқылы мемлекеттік тілді, аймаққа тұрып жатқан басқа
да этностардың тілдеріне насихат жасау;
5) мемлекеттік тіл саясатын жүзеге асыру мәселелері бойынша
мемлекеттік және мемлекеттік емес мекемелерден, қоғамдық және басқа да
ұйымдармен қарым-қатынас жасау;
6) жергілікті ономастикалық комиссияларының топонимикалық және
физикалық-географиялық обеъектілерді реттеу және жүйеге келтіру
жұмыстарын жандандыру және үйлестіру;
7) өз құзырының щеңберінде Басқарманың қызметіне қатысты
мәселелер бойынша жергілікті атқарушы органдардың жұмысын үйлестіру;
8) тоқсан сайын облыс әкіміне және облыс әкімінің жауапты
орынбасарына және басқа да орталық мемлекеттік органдарға атқарылған
жұмыс бойынша, ақпарат және сараптама түрінде есеп беру;
9) облыстық бюджеттен қаржыланатын басқа да мемлекеттік
органдарға, олардың құзырларына кіретін мәселелер бойынша ақпараттар
беру;

Облыстық тілдерді дамыту жөніндегі басқармасының бастығы Мұсабеков
Бақытқали Мұхаметқалиұлы.

Басқарманың жұмысын ұйымдастыру
1) Басқарманың жұмысын ұйымдастырады және оның қызметіне басшылық
жасайды, жүктелген міндеттердің, облыс әкімінің және облыс әкімінің
бағдарлаушы орыбасарының тапсырмаларының орындалуына тікелей жауап береді;
2) Басқарма бастығы бөлім бастықтары және мамандарының
функционалдық міндеттері мен құзырларын анықтайды, бөлімдердің қағидаларын
және басқарма қызметкерлерінің қызметтік нұсқаулықтарын бекітеді;
3) заңнамамен белгіленген тәртіпте Басқарма қызметкерлерін
мадақтауға, материалдық көмек көрсетуге, тәртіптік шара қолдануға және
жұмыстан босатуға ұсыныс жасайды;
4) Басқарманың барлық қызметкерлері орындауға міндетті нұсқаулар
береді;
5) Басқарманың құрылымын және штаттық кестесін әзірлейді және оны
облыс әкімдігіне ұсынады;
6) Басқарма жұмысының стратегиялық және ағымдағы жоспарларын
бекітеді;
7) өз құзырының щеңберінде бұйрық шығарып, нұсқаулар береді,
қызметтік құжаттарға қол қояды;
8) азаматтарды жеке қабылдау жүргізеді;
9) өз құзырының щеңберінде Қазақстан Республикасының қолданыстағы
заңнамасына сәйкес басқа да өкілеттіктерді жүзеге асырады.

Қарағанды облысының тілдерді дамыту басқармасы облыстық
мекемелермен, оның ішінде облыстық мемлекеттік мекемелермен; аудан,
қалалық мәдениет және тілдерді дамыту бөлімдерімен; аудан, қала
әкімдерімен; департамент, бөлім, комитет, басқарма басшыларымен; жоғары оқу
орындарымен және аудан, қала білім бөлімдерімен тығыз байланыс жасайды.

1 ҚҰЖАТ АЙНАЛЫМЫ

Құжаттаманы басқару құжаттарды есепке алу, қозғалысқа келу, жедел
сақтау, іздестірілуін қамтамасыз ету және құжаттық ақпараттарды пайдалану
жұмыстарын ұйымдастыру мәселелерін қамтиды. Құжаттаманы басқару ісінің
құрамдас бір бөлігі құжат айналымы болып табылады.
Құжат айналымы деп ұйымдағы құжаттардың жасалған немесе алынған
сәтінен бастап орындалғанға немесе жөнелтілгенге дейінгі қозғалысын
айтады.
Ұйымда құжаттың пайда болған немесе алынған кезден бастап, оның
орындалу немесе жіберілген аралықта қозғалу құжат айналымды қалыптастырады.
Құжаттардың қозғалысы – оларды алған сәттен бастап немесе атқарылып
болғанға дейін жасау, жібеу немесе іс-қағаздарына тапсыру – ұйымдардың,
компаниялардың, акционерлік қоғамдардың және шаруашылық жүргізуші
субъектілердің құжат айналысын құрайды
Мекемедегі құжаттардың қозғалуы ретсіз және кездейсоқ болмауы керек.
Олар бір орталықтан басқарылып отыруы тиіс, яғни құжатты есепке алу және
анықтама-ақпараттық жұмыс бойынша техникалық және өңдеу операцияларын
кешенді құжатпен қамтамасыз етудің шығармашылық операцияларын орындайды.
Құжаттарды жетекші мен мамандар арасында бөлуді реттейді, құжаттың қаралуы
мен бақылануын, олардың жедел және мұрағаттық сақталуын қамтамасыз етеді.
Ұйым құжаттарын үш топқа бөлуге болады: кіріс, шығыс және ішкі. Әрбір
топтың құжаттарымен жұмыс істеудің өз ерекшеліктері бар:
1) келіп түсетін (кіріс) құжаттар;
2) жөнелтілетін (шығыс) құжаттар;
3) ішкі құжаттар (ұйым аясындағы міндеттердің орындалуын қамтамасыз
ететін құжаттар, яғни, хаттамалар, актілер, түсіндірме хаттар, негізгі
қызмет бойынша бұйрықтар, жеке құрам бойынша бұйрықтар, өкімдер т.б.).

1-кесте

ҚҰЖАТ АЙНАЛЫМЫ

Келіп түскен Жіберілетін Ішкі құжаттар
құжаттар құжаттар

Келіп түскен Жіберілетін Ішкі
құжаттардың құжаттардың құжаттардың
тіркеу тіркеу тіркеу
журналдары журналдары журналдары

Мекемеде жүргізілетін құжаттар санының есебін
жүргізу

Құжат айналымының көлемі белгілі бір мерзімдегі: ай, тоқсан, жыл
ішіндегі кіріс, шығыс және ішкі құжаттар қосындысынан тұрады. Құжат
айналымының көлемі анықтау кезінде есепті мерзім аралығында әзірленген
құжаттар көшірмелерінің саны бөлек есептеледі.
Құжаттардың өтуі тәртібінде және өңделу процесінде мейлінше
бірізділік болуы қажет. Құжаттаманы ретке келтірудің, құжаттар санын
қысқартудың басты бағыты құжаттардың бір ізге келтірілген нысандарының
салалық табельдерін жасау болып табылады. Бұл табельдер қолданылатын құжат
нысандарының құрамын және оларды пайдаланудың регламентін қатаң түрде
белгілейді.
Құжаттың нақты көлемінің кішірейтілуі мен қағаздың үнемделуі де
құжаттар айналымын қысқартуға көмектесуі. Мәселен, мәтіннің көлемін
компьютерде теріп жазудың стандарттық ережелерін қолдану арқылы оны айқын
құрылымдық бөліктерге бөліп, есебінен мәтінді шамамен 5 пайызға қысқартуға
болады.
Құжаттардың орындалуын бақылаудың жақсы жолға қойылуында, олардың
көшірмелерін жасау мен көбейтуді ұйымдастыруда құжаттар айналымын
қысқартудың резервтері бар.
Басқару аппаратында қызметтердің айқын бөлісілуі және оның құжаттар
негізінде бекітілуі құжаттар айналымын ұтымды ұйымдастырудың сөзсіз шарты
болып табылады.
Құжаттар айналымына құжаттармен жұмыс істеудің корреспонденциясын
қабылдау, өңдеу, бөлу, беру және жөнелту, айналымдағы құжаттар санының
есебін жүргізу, құжаттарды тіркеу және олардың орындалуын бақылау тәрізді
негізгі кезеңдері енеді.
Құжат басшысының бұрыштамасында көрсетілген мерзімде немесе нақты
құжат түрімен орындалуы қажет. Орындалған құжаттар іске тігіледі.
Қарағанды облысының тілдерді дамыту басқармасында құжат
айналымы құжатты жасаған, не алған сәттен бастап, оны дайындау, немесе
жіберуге дейінгі қозғалысы, яғни стандартқа сәйкес жүргізіледі. Мекемеде
құжат айналымы кіріс, шығыс және ішкі құжаттар болып бөлінеді. Көбіне
қаралатын мәселе, мемлекеттік тіл туралы. Қарағанды облысының тілдерді
дамыту басқармасы облыстық мекемелермен, оның ішінде облыстық мемлекеттік
мекемелермен; аудан, қалалық мәдениет және тілдерді дамыту бөлімдерімен;
аудан, қала әкімдерімен; департамент, бөлім, комитет, басқарма
басшыларымен; жоғары оқу орындарымен және аудан, қала білім бөлімдерімен
тығыз байланыс жасайды.
Тілдерді дамыту басқармасы болғандықтан, барлық қызметкерлер
мемлекеттік тіл-қазақ тілінде сөйлесіп, жұмыс бабы да қазақ тілінде жүреді.
Мекемеде қызметтік хат, ұсыныс хат, жауап хат, талап хат, шақыру
хат, хаттама, акт, электрондық құжаттар және бұйрық т.б. құжаттар көп
қолданыста. Тіл басқармасында көптеген іс – шаралар өткізу, алқалы жиындар,
облыстық конкурстар тағы да басқа шаралар өткізіледі. Құжаттар келіп
түскеннен кейін ол, бастапқы өңдеуден өткізіледі, алдын-ала қарастырылады,
тіркеледі, басшымен қарастырылады және орындаушыға жіберіледі. Басқармада
құжат айналымы
1-кестеде келтірілген ретпен жүргізіледі.

1.1. Кіріс құжатының өңдеу тәртібі.

Ұйымға қағаздағы құжат келіп түскеннен кейін ол, бастапқы өңдеуден
өткізіледі, алдын-ала қарастырылады, тіркеледі, басшымен қарастырылады және
орындаушыға жіберіледі. Қабылдап алу, құжатты бастапқы өңдеуден өткізу және
алдын-ала қарастыру БҚҚ қызметімен орталықтандырылып жүзеге асырылады.
      Кіріс құжаттарын бастапқы өңдеу - жеткізудің дұрыстығын және
салымдардың тұтастығын тексеру, ұйымға құжаттардың келіп түсу фактісін
жазу, құжаттарды бағдары бойынша тапсыруға дайындау болып табылады.
     Құжаттар салынған конверттер БҚҚ қызметімен ашылады, құжаттардың
нақты көрсетілген мекен-жайға жеткізілуі, бумасының бүтіндігі тексеріледі.
Егер құжат түгел болмай шықса немесе бүлінгені анықталса, оның соңғы
парағына төменгі жиегінен, сондай-ақ тіркеу-есепке алу нысанына тиісті
белгілер қойылады және еркін нысанда үш данада акті жасалады. Бір данасы
жөнелтушіге жіберіледі, екіншісі - БҚҚ қызметінде қалады, үшіншісі -
құжатты орындаушыға тапсырылады. Құжатты жөнелтушінің мекен-жайын,
жөнелтілген және алынған уақытын конверттер арқылы ғана анықтауға болатын
жағдайда, сондай-ақ жеке басты куәландыратын құжаттар келіп түскенде
конверттер жойылмай сақталады.
      "Жеке өзіне" белгісімен жолданған конверттер ашылмастан адресте
көрсетілген иесіне табыс етіледі. Жаңылысып түскен хат-хабарлар пошта
бөліміне қайтарылады.
Хат-хабарлардың конверттері ашылғаннан кейін, олар жойылады. Құжатты
жөнелтушінің мекенжайын, құжаттың жөнелтілген және алынған уақыт тек
конверт арқылы ғана анықтау мүмкін болатын жағдайларда, сондай-ақ жеке
адамның құжаттары немесе ақша төлеп алынатын құжаттар келіп түскен жағдайда
конверттер жойылмайды.
Алынған (тіркелетін және тіркелмейтін) құжаттарға келіп түскен уақыты
көрсетіліп тіркеу мөртабаны қойылады.
      Келіп түскен құжаттарды алдын ала қарастырудың басты мақсаты – ұйым
басшысымен міндетті түрде қарастырылатын және қарастырылмайтындарға жіктеу
болып табылады. Басшының міндетті түрде қарастыруын талап етпейтін құжаттар
тікелей құрылымдық бөлімшілер мен жауапты тұлғаларға жолданады.
      Басшымен міндетті түрде қарастыруға:
- Қазақстан Республикасы Президент Әкімшілігінен,
- Қазақстан Республикасы Парламентінен,
- Қазақстан Республикасы Премьер-Министрі Кеңсесінен,
- орталық және жергілікті мемлекеттік органдардан,
- жоғары тұрған органдардан,
- жеке және заңды тұлғалардан келіп түскен құжаттар жатады.
Құжаттарды алдын-ала қарастыру, оның мазмұнын, авторын, ұйымда
бекітілген міндеттердің негізінде қойылған сұрақтың қиындығы мен
жаңашылдығын бағалау арқылы жүзеге асырылады.
      Құжаттарды алдын-ала қараудың алғашқы кезеңінде оларды тіркеуге
алынатын және тіркеуге алынбайтын құжаттар ретінде іріктейді. Тіркелмейтін
құжаттар тізбесі ұйым басшысымен бекітіледі. Тіркелмейтін құжаттар тиісті
құрылымдық бөлімшелерге жолданады.

2-кесте

148 20 Корреспондент Құжаттың түрі
15 Құжаттың түскен уақыты жәнеҚұжаттың уақыты және
индексі индексі
30 105
Құжаттың тақырыбы немесе қысқаша мазмұны
Бұрыштама немесе құжат Орындау мерзімі
жөнелтілген тұлға
20 Уақыты көрсетілген Құжаттың орындалғаны және
алғандығы туралы қолхат іске жөнелтілгені туралы
белгі
210
Оң жақ беті

жалғасы
148 Құжаттың орындалу барысы, орындалу уақытының ауыстырылуы, аралық
жауаптың (сұранымның) түсуі және т.б. туралы мағлұматтар.
Бақылау белгісі
10 N Қор N Тізімдеме N Іс
70 70
210
Теріс жағы

Тіркеуге алынатын құжаттар есептік түрде тіркеуден келіп түскен күні
ұйым басшысының, құрылымдық бөлімшенің (лауазымды тұлғаның) қарауына
беріледі. Қажет жағдайда кідірмей орындауға жататын құжатты ұйым басшының
қарастыруынсыз құжаттың мазмұнымен орындаушыға таныстыруға рұқсат етіледі.
      Ұйым басшысы қараған құжаттар БҚҚ қызметіне (лауазымды тұлғаға)
қайтарылады, ондағы бұрыштаманың мазмұны тiркеу-есепке алу нысанына
енгізіледі және орындауға тапсырылады. Орындалуы бiрнеше құрылымдық
бөлімшелерге жүктелген құжат оларға кезекпен беріледі немесе бір уақытта
көшірмелері тапсырылады. Түпнұсқа бұрыштамада бірінші тұрған орындаушыға
беріледі.
      Мәселелерді жедел шешу кезінде құжатқа қосымша құжаттарды
ресімдеудің орнына орындау құжатқа: құжаттың келіп түскен уақыты туралы
(егер құжат келіп түскен уақыт пен орындаушыға жолданған уақыт ішінде
аралық пайда болса), аралық орындау уақыты туралы (мәліметтер сұрату,
телефон арқылы сөйлесу және басқалары), ақырғы орындаудың уақыты мен
нәтижелері туралы белгі қояды.
      Барлық белгілер мәтіннен бос орында орналастырылады

Кіріс құжаттары, яғни ұйымға келіп түсетін құжаттар ұйымның ішінде
келесі кезеңдерден өтеді:
- қабылдау және алғашқы өңдеу;
- алдын-ала қарау;
- тіркеу;
- ұйым басшысымен қарау;
- орындаушыларға құжаттарды жеткізу;
- орындауды бақылау;
- орындалған құжатты іске тігіндеп қою.
Ірі ұйымдарда хат-хабарларды қабылдау және алғашқы өңдеумен арнайы
құрылымдық бөлім (экспедиция) айналысады, аса үлкен емес кәсіпорындарда
ұйым жетекшісінің хатшысына жеткізіледі. Келіп түскен хат-хабарларды алдын-
ала қарау басқаруды қүжаттамалық қамтамасыз ету қызметінің қызметкерімен
немесе ұйымның хатшысымен жүргізіледі.
Құжаттар ұйым жетекшісінің қарауына тағайындалуы мен мазмұнына қарай
беріледі. Міндетті түрде жетекшінің қарауына жетекшінің шешімін талап
ететін ұйымның негізгі қызметі бойынша ақпараты бар барлық үкімет және
жоғары органның құжаттары беріледі. Егер алғашқы қарауда құжаттың дұрыс
шешілуі үшін қосымша материал керек болса, онда материал жинастырылады да
ұйымның жетекшісіне негізгі құжатпен бірге беріледі.
Ұйымның жетекшісінің қарауына ағымдық ақпараты бар нақты
орындаушыларға, құрылымдық бөлімдерге жіберілген құжаттар берілмейді.
Мұндай құжаттар олардың қызметтері мен құзырлығына сәйкес нақты
орындаушылары, құрылымдық бөлім жетекшісіне беріледі. Осындай құжатты алдын-
ала іріктеу ұйым жетекшісінің ағымдық хат-хабарларын қараудан босатады, ол
қазіргі заман талабындағы ақпараттық ағынның өсуінде маңызды болып отыр.
Құжат басшысының бұрыштамасында көрсетілген мерзімде немесе нақты құжат
түрімен орындалуы қажет. Орындалған құжаттар іске тігіледі.
Қарағанды облысының тілдерді дамыту басқармасында келіп түсетін
құжаттарды өңдеу тәртібі құжаттар салынған конверттерді құжаттама
басқармасының қызметкері хатшы ашады. Бұл ретте құжаттардың жеткізу
дұрыстығы, буылып-түйілуінің бүтіндігі тексеріледі. Құжатты жөнелтушінің
мекен-жайын, құжаттың жөнелтілген және алынған уақытын тек конверт арқылы
ғана анықтау мүмкін болатын жағдайларда, сондай-ақ жеке адамның құжаттары
немесе ақша төлеп алынатын құжаттар келіп түскен жағдайда конверттер
жойылмай, сол лауазымды тұлғаға табысталады. Келіп түскен құжаттарды
олардың мазмұнына және құрылымдық бөлімше қызметкерлеріне, ажыратылуына
қарай бөлу үшін алдын-ала қарайды. Міндетті түрде басшылардың қарауын талап
етпейтін құжаттар тікелей құрылымдық бөлімшелерге және орындаушыларға
беріледі. Келіп түскен құжатта оның бірінші бетінің төменгі ашық орнына оң
жақтан басқарманың тіркеу штампысы соғылады және кіріс құжаттарын тіркейтін
журналға реттік нөмірі беріліп тіркеледі (Қосымша 1,2).
Тіл басқармасында кіріс құжаттарын тіркеу журналы 5 бағаннан
тұрады:
- Рет саны;
- Шығыс (ішкі) құжатының уақыты және индексі;
- Хат алмасушы;
- Құжаттың тақырыбы немесе қысқаша мазмұны;
- Құжаттың орындалғаны туралы белгі.
Содан кейін басшының қарауына құрылымдық бөлімшелерге немесе
лауазымды тұлғаларға табыс етіледі.

Қарағанды облысының тілдерді дамыту басқармасында келіп
түсетін құжаттар жұмысының сызбасы
3-кесте
Алғашқы өндеу
жұмыстары

Алдын-ала қарау
сұрыптау

Құжатқа келіп түскені
туралы белгі қою

Тіркеу

Құжаттарды орынбасарға,
құрылымдық бөлімшелерге
немесе орындаушыларға
тапсыру
Құжаттың басшыларымен
қаралуы

Бұрыштама жазуларын
тіркеу журналдарға
жазу

Құжаттың орындалуын
бақылау

Құжаттың орындалуы Құжаттарды іске тігу

Тіл басқармасына келіп түскен құжат 2009 жылы жылғы 25
қыркүйектегі N 128 Бұйрығы. бойынша дұрыс жасалған тек қана 21 деректемеде
Орын сөзі кіші әріптермен жазылған. Және орындау үшін Е.Жарекеновке қарар
жазылған. Құжат мемлекеттік тілде жазылған, және де қосымша бір бетте.
(Қосымша 3).
Қарағанды облысының әкімдігі Қарағанды облысының білім
басқармасынан келіп түскен хатта Қазақстан Республикасы тілдер туралы іс-
шаралар жоспарын құру туралы құжатта мемлекеттік тілде, арнайы бланкіде
жасалған, қосымшасымен. Бұл құжатта 21 деректеме құжаттын төменгі сол
жағына Орын.: аты-жөні астына интервалсыз тел.: жазылуы керек. (Қосымша 4).
Қаражал қаласы әкімінің орынбасарынан келіп түскен құжатта
Қазақстан Республикасының Қазақстан Республикасындағы тіл туралы заңының
орындалу барысы туралы ақпаратмәселесі қаралуда. Арнайы бланкіде, екі
бетте жасалған бұл құжатта қолтаңбаның толық жазылуында басшының лауазымы
көрсетілмеген және құжат орындаушы туралы белгіде қателіктер бар.
(Қосымша 5).
Қарағанды облысының әкімдігі Қарағанды облысының ауыл шаруашылығы
басқармасынан келіп түскен жауап хатта құжат орындаушы туралы белгіде
қателіктер бар, және қосымша кесте түрінде көрсетілген. (Қосымша 6).

1.2. Шығыс құжаттарының өндеу тәртібі

Құжат жолдауға берілген кезде толық ресімделіп және тіркелуі қажет.
Құжатты жолдауға қабылдап алған БҚҚ қызметі оның дұрыс ресімделгенін,
құжатта көрсетілген қосымшалардың бар болуын тексеріп алу қажет. Дұрыс
ресімделмеген құжат орындаушыға қайтарылады.
      Қол қойылған құжаттар тіркеледі және адресатқа (адресаттарға) қол
қойылған (бекітілген) күні немесе келесі жұмыс күні кешіктірілмей
жіберіледі, телеграмма мен телефакстерді кідірмей жіберіледі.
      Егер басқа ұйымға жолданған құжат қайтарылуы тиіс болса, онда
құжаттың бірінші парағында мәтіннен бос жиегінің оң жақ жоғарғы жағына мөр
немесе қайтарылуы тиіс белгі қойылады, бұндай белгіні тіркеу есептеу
түрінде жасалады (автоматтандырылған ақпараттық жүйеде деректеме түрінде).
Басқа мекенжай бойынша ұйымның жіберілетін шығыс құжаттарының, келесі
өту тәртібі бар:
- құжат жобасын құрастыру;
- құжатты дайындау;
- құжат жобасына рұқсат белгілерін қою, оның келісілуі (қажет жағдайда);
- құжатқа қол қою (бекіту);
- тіркеу;
- адресатқа құжаты жіберу.
Үлкен құжат айналымы бар ұйымның хат-хабарларды өңдеу және жөнелтумен
экспедиция айналысады, аса үлкен емес ұйымдарда бұлармен басқаруды
құжаттамалық қамтамасыз ету (БҚҚЕ) қызметінің қызметкері немесе хатшы
айналысады.
Жөнелтілуге арналған құжаттар пошталық бөлім түрі туралы белгісі болуы
керек. Буып-түю алдында құжаттың дұрыс ресімделуі, қосымшалардың бар
екендігі, адресат санына даналардың санының сәйкестігі, тіркеу мерзіміне
жөнелту мерзімінің сәйкестігі тексеріледі. Шығыс құжаттары ... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.