Құжат айналымы. Құжат айналымын ұйымдастыруға қойылатын талаптар. Құжат айналымының көлемі

КІРІСПЕ 4

1 ҚҰЖАТ АЙНАЛЫМЫ 8
1.1. Кіріс құжатының өңдеу тәртібі 10
1.2. Шығыс құжаттарының өңдеу тәртібі 14
1.3. Ішкі құжаттың өңдеу тәртібі 15

2. ҚҰЖАТ АЙНАЛЫМЫН ҰЙЫМДАСТЫРУҒА ҚОЙЫЛАТЫН ТАЛАПТАР ЖӘНЕ ОНЫҢ КӨЛЕМІН АЗАЙТУ ЖОЛДАРЫ 17
2.1. Құжаттарды тіркеу және индекстеу тәртібі 19
2.2. Құжаттардың орындалуын бақылау 20
2.3. Құжат айналым құрылымын талдау 21
2.4. Құжат айналымды есепке алу әдіс меноны қысқарту 22

ҚОРЫТЫНДЫ 24

ПАЙДАЛАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР 25

ҚОСЫМШАЛАР
КІРІСПЕ

Қазақ тілінің мемлекеттік мәртебе алуымен байланысты мемлекеттік тілдің қоғамдық қазіргі кезде көтерілу үстінде. Осы мәселені шешу мақсатында барлық мемлекеттік, мемлекеттік емес, мекемелерінде іс қағаздарын мемлекеттік тілде жүргізу бірте-бірте жүзеге асып келеді.
Кез-келген мекемелерде, кәсіпорындарда басқару аппаратының тиімді қызметі, құжаттармен жұмысты дұрыс ұйымдастырумен байланысты. Мекемелерде, кәсіпорындарда іс жүргізу құжаттаусыз қызметі, жұмысы іске аспайды. Мекемелерде техникалық орындаушылардан бастап барлық буындағы басшыларға дейін басқару аппаратының бүкіл қызметкерлерінің қызметі құжаттаумен байланысты. Бірі құжаттарды жасайды, басқалары олардың рәсімделуі және берілуін, салымдардың дұрыстығын қамтамасыз етеді, және де сол құжаттарды басшылыққа алып, олардың негізінде шешімдер қабылдайды. Мекемелердің күнделікті жұмысында өндірістік, шаруашылық, қаржылық және қоғамдық қызметтің сан-қилы мәселелері бойынша құжаттар жасалады.
Іс қағаздарын жүргізу барысында, құжаттаманы басқару ісінің құрамдас бір бөлігі құжат айналымы болып табылады.
Ұйымдағы құжаттың оны жасаған, не алған сәттен бастап, оның дайындау немесе жіберуге дейінгі қозғаласын «құжат айналымы» деп атайды.
Құжат айналым ұйымда құрылған немесе қабылданған уақытынан бастап, оның орындалуы немесе жөнелтілуіне дейінгі құжат қозғалысы.
Құжаттардың қозғалысы – оларды алған сәттен бастап немесе атқарылып болғанға дейін жасау, жібеу немесе іс-қағаздарына тапсыру – ұйымдардың, компаниялардың, акционерлік қоғамдардың және шаруашылық жүргізуші субъектілердің құжат айналысын құрайды, қалыптастырады.
Құжаттар айналымына құжаттармен жұмыс істеудің корреспонденциясын қабылдау, өңдеу, бөлу, беру және жөнелту, айналымдағы құжаттар санының есебін жүргізу, құжаттарды тіркеу және олардың орындалуын бақылау тәрізді негізгі кезендері енеді.
Құжат айналымын ұйымдастыруға қойылатын талаптар құжат қозғалысының және онымен операциялардың біртұтас технологиялық сұлбасын әзірлеу, қызметкерлердің құжаттармен жұмыс функцияларын регламенттеу, олардың бақылауды қамтамасыз ету, құжат айналымы көлемін тұрақты талдау міндеттілігі болып табылады.
Құжат айналымының көлемі ай, тоқсан, жыл ішіндегі кіріс, шығыс, ішкі құжаттардың жалпы мөлшерімен анықталады.
Мемлекеттік тілде іс қағаздарын жүргізу «Тіл туралы» 11.07.97 ж. №151-1 ҚР Заңының іс қағаздарын жүргізуді қазақ тіліне аудару талабымен күрделене түсті.
Курстық жұмыстың тақырыбы – «Құжат айналымы. Құжат айналымын ұйымдастыруға қойылатын талаптар. Құжат айналымының көлемі».
Мақсаты: Құжаттың нақты көлемінің кішірейтілуі мен қағаздың үнемделуі де құжаттар айналымын қысқартуға көмектесу.
Құжаттаманы басқару құжаттарды есепке алу, қозғалысқа келу, жедел сақтау, іздестірілуін қамтамасыз ету және құжаттық ақпараттарды пайдалану жұмыстарын ұйымдастыру мәселелерін қамтиды. Құжаттаманы басқару ісінің құрамдас бір бөлігі құжат айналымы болып табылады.
ПАЙДАЛАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР:

1. Қазақстандағы іс-қағаздарын жүргізу журналы, №2 (14) 2008 жыл. «Ұйымның құжат айналымына талдау жасау» атты мақаласы 5-9 беттер Қазақстан Республикасы Президенті мұрағаты-директорының орынбасары В.Чупров.
2. Қазақстанда іс-қағаздарын жүргізу журналы, №9 (21) 2008 жыл Техника ғылымдарының кандидаты, Алматы энергетика және байланыс институты оқу -әдістемелік бөлімі орынбасары, доцент Е.Светалиев, Алматы энергетика және байланыс институты мұрағатының меңгерушісі И. Басованың «Жоғарғы оқу орындарында іс-қағаздарын-жүргізу қызмет бабындағы құжаттамалар блок схемасы» атты мақаласы 12-13 беттер.
3. Қазақстанда іс-қағаздарын жүргізу журналы, №2 (26) 2009 жыл.Қазақстан Республикасы орталық мемлекеттік мұүрағат директорының орынбасары А.Адельгужиннің «Ұйымда іс-қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулық» атты мақаласы 10-14 беттер.
4. Қазақстанда іс-қағаздарын жүргізу журналы, №7 (31) 2009 жыл. «Ұйымда басшылар ауысқан кездегі құжаттар мен істерді қабылдау-тапсыру процедурасы» атты мақаласы 8-9 беттер Қазақстан Республикасы Президенті мұрағаты-директорының орынбасары В.Чупров.
5. Қазақстан Республикасы мәдениет министрлігінің мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитеті. Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқару «Тұрпатты ережелері» үзінді. Астана 2003ж.
6. ҚР СТ 1042-2001 Ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар.
7. ҚР СТ 1037-2001 Іс жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар.
8. Ләззат Дүйсембекова «Іс қағаздарың қазақша жүргізу» ІІІ басылым.
Алматы-2004
9. Т.Ө.Нұрғалиев «Іс қағаздары жүргізу және техникалық құжаттама» Астана- 2008 «Фолиант» баспасы
        
        КІРІСПЕ
Қазақ тілінің мемлекеттік мәртебе алуымен байланысты мемлекеттік
тілдің қоғамдық қазіргі ... ... ... Осы ... ... ... мемлекеттік, мемлекеттік емес, мекемелерінде ... ... ... ... ... жүзеге асып келеді.
Кез-келген мекемелерде, кәсіпорындарда басқару аппаратының тиімді
қызметі, ... ... ... ... байланысты. Мекемелерде,
кәсіпорындарда іс жүргізу құжаттаусыз қызметі, жұмысы іске аспайды.
Мекемелерде ... ... ... ... ... ... басқару аппаратының бүкіл қызметкерлерінің қызметі құжаттаумен
байланысты. Бірі құжаттарды ... ... ... рәсімделуі және
берілуін, салымдардың дұрыстығын қамтамасыз ... және де сол ... ... ... негізінде шешімдер қабылдайды. ... ... ... шаруашылық, қаржылық және қоғамдық
қызметтің сан-қилы мәселелері бойынша ... ... ... ... ... құжаттаманы басқару ісінің
құрамдас бір бөлігі құжат айналымы болып табылады.
Ұйымдағы құжаттың оны жасаған, не алған сәттен бастап, оның дайындау
немесе ... ... ... ... ... деп ... ... ұйымда құрылған немесе қабылданған уақытынан бастап,
оның орындалуы немесе жөнелтілуіне ... ... ... ... – оларды алған сәттен бастап немесе атқарылып
болғанға дейін жасау, жібеу немесе іс-қағаздарына тапсыру – ... ... ... және ... ... құжат айналысын құрайды, қалыптастырады.
Құжаттар айналымына құжаттармен жұмыс істеудің корреспонденциясын
қабылдау, өңдеу, бөлу, беру және ... ... ... ... жүргізу, құжаттарды тіркеу және олардың орындалуын бақылау тәрізді
негізгі кезендері енеді.
Құжат айналымын ұйымдастыруға қойылатын талаптар құжат ... ... ... ... ... сұлбасын әзірлеу,
қызметкерлердің құжаттармен жұмыс ... ... ... ... ету, ... ... көлемін тұрақты талдау
міндеттілігі болып табылады.
Құжат айналымының көлемі ай, ... жыл ... ... ... ... жалпы мөлшерімен анықталады.
Мемлекеттік тілде іс қағаздарын жүргізу «Тіл туралы» 11.07.97 ж. ... ҚР ... іс ... ... ... ... аудару талабымен
күрделене түсті.
Әр мекемеде оның ... ... іс ... ... нұсқаулығы
әзірленеді. Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің ... ... 25 ... №128 ... ... ... – «Құжат айналымы. ... ... ... талаптар. Құжат айналымының көлемі».
Мақсаты: Құжаттың нақты көлемінің кішірейтілуі мен қағаздың
үнемделуі де ... ... ... ... ... құжаттарды есепке алу, қозғалысқа келу,
жедел сақтау, іздестірілуін қамтамасыз ету және ... ... ... ұйымдастыру мәселелерін қамтиды. Құжаттаманы ... ... бір ... ... ... ... ... құжаттардың қозғалуы ретсіз және кездейсоқ болмауы керек.
Олар бір орталықтан ... ... ... яғни ... есепке алу және
анықтама-ақпараттық жұмыс бойынша техникалық және өңдеу операцияларын
кешенді құжатпен ... ... ... ... ... жетекші мен мамандар арасында бөлуді реттейді, құжаттың қаралуы
мен бақылануын, олардың жедел және ... ... ... етеді.
Басқарудың өзі мен құжаттаманы басқаруды, сонын ішінде құжаттар түзуді
ескермеуге ... ... ... ... кезеңіне
компьютерлік технологиялар көмегімен басқару жүйесі тән. Бұл ... ... ... ... ... ... етудің орнына
құжат айналымын күрт өсуге әкеліп соғатыны белгілі ... ... ... ... ... ... 25-30 ... көтеріп,
құжаттарды жеткізуге, өңдеуге және ресімдеуге кететін уақытты 75 пайызға
қысқартуға, сақтау шығындарын 80 ... ... ... береді. Бұл
мәселенің оңды жақтары. Қазіргі ... ... ... ресурстарды
көп қажетсінетін, үлкен шығындарды талап ететін сала болып отыр. Зерттеулер
көрсетіп отырғандай, іс қағаздарын жүргізу қызметі қаржылық шығындардың ... ... ... ... бұл тек ... шығындар ғана. Егер құжат
әзірлеумен шын мәнінде басқарма қызметкерлерінің бәрі дерлік шұғылданатын
ескерсек, онда ... ... ... ... ... 30 пайыздан кем
болмайды.
Қазақстан Республикасы Президенті 2000 жылғы 31 ... ... ... ... ... қарсы күрес және құжат айналымын
қысқарту жөніндегі шаралар туралы» №427 Жарлығы арқылы міндет етіп қойды.
МЕКЕМЕНІҢ СИПАТТАМАСЫ
2001 жылдың 23 ... ... ... 105 ... ... бюджеттік кодексіне, «Қазақстан ... ... ... 2001 ... 23 ... №148 Заңына,
Қазақстан Республикасы Үкіметінің «Қазақстан ... ... ... үлгі ... бекіту туралы», 2004 ... ... №1022 және ... ... органдардың Штат санының
лимиттерін бекітудің кейбір ... ... 2004 ... 15
желтоқсандағы №1324 қаулыларына сәйкес ... ... ... ... ... ... ... Мемлекеттік мекемесі» 2005
жылғы 10 қаңтар №01/02 қаулысымен құрылып, ... ... ... ... 28 ... №09/21 ... «Қарағанды облысының тілдер
дамыту жөніндегі басқармасы» ... ... ... ... ... 2005 ... №91ө өкіміне Қарағанды
облыстық тілдер дамыту басқармасының Штат кестесі бекітілген. Басқармада
барлығы 12 мемлекеттік қызметкер ... ... ... 3 ... олар: тілдерді дамыту және үйлестіру (бастығы М:Ғ Ержанова),
ономастика, сараптама және қоғамдық ұйымдар (бастығы Б.Ә. ... ... ... ... ... Ә.Б ... негізгі мақсаты, өз құзырының щеңберінде, облыс
көлемінде тілдерді ... ... ... ... ... ... ету ... табылады.
Басқарма мына міндеттер мен функцияларды жүзеге асырады:
1) ... ... ... ... ... ... ... мекемеледе мемлекеттік тіл саясатының жүзеге
асырылу барысына, сонымен қатар ... ... ... ... сәйкестігін, бұқаралық ақпарат құралдарында заң қалыптарының
сақталуына тексерістер ұйымдастыру арқылы бақылау жасау;
2) тілдерді дамыту ... ... ... ... ... ... қамтамасыз етілуін, тілдердің даму
проблемалары жайлы мақалалар және хабарлар ұйымдастыру, тіл ... ... ... бойынша семинар, «дөңгелек үстел», конференциялар
өткізу және методикалық нұсқаулықтар дайындау ... ... ... демографиялық ахуалды анықтау, көші-қон процестерін
зерделеу, социологиялық сараптама жүргізу арқылы аймақтағы ұлтаралық және
тіл мәселесін зерделеу;
4) тілдерді білу ... ... ... ... ... ... ... мемлекеттік тілді, аймаққа тұрып жатқан басқа
да этностардың тілдеріне ... ... ... тіл ... жүзеге асыру мәселелері бойынша
мемлекеттік және ... емес ... ... және басқа да
ұйымдармен қарым-қатынас жасау;
6) жергілікті ... ... ... және
физикалық-географиялық обеъектілерді реттеу және ... ... ... және ... өз құзырының щеңберінде Басқарманың қызметіне қатысты
мәселелер бойынша жергілікті атқарушы органдардың ... ... ... ... ... әкіміне және облыс әкімінің жауапты
орынбасарына және басқа да орталық мемлекеттік ... ... ... ... және ... ... есеп ... облыстық бюджеттен қаржыланатын басқа да ... ... ... ... ... ... ақпараттар
беру;
Облыстық тілдерді дамыту жөніндегі басқармасының бастығы Мұсабеков
Бақытқали Мұхаметқалиұлы.
Басқарманың жұмысын ұйымдастыру
1) Басқарманың жұмысын ұйымдастырады және оның ... ... ... ... облыс әкімінің және облыс әкімінің
бағдарлаушы орыбасарының тапсырмаларының орындалуына тікелей жауап береді;
2) Басқарма бастығы бөлім бастықтары және ... ... мен ... ... ... қағидаларын
және басқарма қызметкерлерінің қызметтік нұсқаулықтарын бекітеді;
3) заңнамамен белгіленген тәртіпте Басқарма ... ... ... ... ... шара ... ... босатуға ұсыныс жасайды;
4) Басқарманың барлық қызметкерлері орындауға міндетті нұсқаулар
береді;
5) Басқарманың құрылымын және штаттық кестесін әзірлейді және оны
облыс ... ... ... ... ... және ... ... өз құзырының щеңберінде бұйрық шығарып, нұсқаулар береді,
қызметтік ... қол ... ... жеке ... ... өз ... ... Қазақстан Республикасының қолданыстағы
заңнамасына сәйкес басқа да өкілеттіктерді жүзеге асырады.
Қарағанды облысының тілдерді ... ... ... оның ... облыстық мемлекеттік мекемелермен; аудан,
қалалық мәдениет және тілдерді дамыту бөлімдерімен; аудан, қала
әкімдерімен; ... ... ... ... ... жоғары оқу
орындарымен және аудан, қала білім бөлімдерімен тығыз байланыс жасайды.
1 ҚҰЖАТ АЙНАЛЫМЫ
Құжаттаманы басқару құжаттарды есепке алу, қозғалысқа келу, ... ... ... ету және ... ... ... ... мәселелерін қамтиды. Құжаттаманы басқару ісінің
құрамдас бір бөлігі ... ... ... ... ... деп ... құжаттардың жасалған немесе алынған
сәтінен бастап орындалғанға немесе жөнелтілгенге ... ... ... ... ... ... алынған кезден бастап, оның
орындалу немесе жіберілген аралықта ... ... ... ... ... – оларды алған сәттен бастап ... ... ... жасау, жібеу немесе іс-қағаздарына тапсыру – ... ... ... және ... ... ... ... құрайды
Мекемедегі құжаттардың қозғалуы ретсіз және кездейсоқ болмауы керек.
Олар бір орталықтан ... ... ... яғни ... есепке алу және
анықтама-ақпараттық жұмыс бойынша техникалық және өңдеу ... ... ... ... ... операцияларын орындайды.
Құжаттарды жетекші мен мамандар арасында бөлуді реттейді, ... ... ... ... ... және мұрағаттық сақталуын қамтамасыз етеді.
Ұйым құжаттарын үш топқа бөлуге болады: кіріс, шығыс және ... ... ... ... істеудің өз ерекшеліктері бар:
1) келіп түсетін (кіріс) құжаттар;
2) жөнелтілетін (шығыс) құжаттар;
3) ішкі ... ... ... ... ... ... құжаттар, яғни, хаттамалар, актілер, түсіндірме хаттар, негізгі
қызмет ... ... жеке ... ... бұйрықтар, өкімдер т.б.).
1-кесте
|ҚҰЖАТ АЙНАЛЫМЫ ... ... | ... | ... ... | ... | | ... ... | ... | ... ... | ... | ... ... | ... | |тіркеу ... | ... | ... ... ... ... ... есебін|
|жүргізу ... ... ... ... бір мерзімдегі: ай, тоқсан, жыл
ішіндегі кіріс, шығыс және ішкі ... ... ... ... ... ... ... есепті мерзім аралығында ... ... саны ... есептеледі.
Құжаттардың өтуі тәртібінде және өңделу процесінде ... ... ... ... ретке келтірудің, құжаттар санын
қысқартудың басты бағыты ... бір ізге ... ... ... жасау болып табылады. Бұл табельдер қолданылатын құжат
нысандарының құрамын және оларды ... ... ... түрде
белгілейді.
Құжаттың нақты көлемінің кішірейтілуі мен ... ... ... ... ... ... ... мәтіннің көлемін
компьютерде теріп жазудың стандарттық ережелерін қолдану арқылы оны айқын
құрылымдық бөліктерге ... ... ... ... 5 ... қысқартуға
болады.
Құжаттардың орындалуын бақылаудың жақсы жолға қойылуында, олардың
көшірмелерін ... мен ... ... ... ... ... бар.
Басқару аппаратында қызметтердің айқын бөлісілуі және оның құжаттар
негізінде бекітілуі құжаттар айналымын ұтымды ұйымдастырудың сөзсіз шарты
болып табылады.
Құжаттар ... ... ... ... корреспонденциясын
қабылдау, өңдеу, бөлу, беру және ... ... ... санының
есебін жүргізу, құжаттарды тіркеу және олардың орындалуын бақылау тәрізді
негізгі кезеңдері енеді.
Құжат басшысының бұрыштамасында көрсетілген мерзімде немесе ... ... ... ... ... ... іске тігіледі.
Қарағанды облысының тілдерді дамыту басқармасында құжат
айналымы құжатты жасаған, не ... ... ... оны ... ... ... қозғалысы, яғни стандартқа сәйкес ... ... ... ... ... және ішкі ... ... бөлінеді. Көбіне
қаралатын мәселе, мемлекеттік тіл туралы. Қарағанды облысының тілдерді
дамыту басқармасы ... ... оның ... ... мемлекеттік
мекемелермен; аудан, қалалық мәдениет және тілдерді дамыту ... қала ... ... ... ... басқарма
басшыларымен; жоғары оқу орындарымен және аудан, қала білім бөлімдерімен
тығыз байланыс жасайды.
Тілдерді ... ... ... ... қызметкерлер
мемлекеттік тіл-қазақ тілінде сөйлесіп, жұмыс бабы да қазақ тілінде жүреді.
Мекемеде қызметтік хат, ... хат, ... хат, ... хат, шақыру
хат, хаттама, акт, электрондық құжаттар және бұйрық т.б. құжаттар ... Тіл ... ... іс – ... ... ... ... конкурстар тағы да басқа шаралар өткізіледі. Құжаттар келіп
түскеннен кейін ол, бастапқы өңдеуден ... ... ... ... ... және орындаушыға жіберіледі. Басқармада
құжат айналымы
1-кестеде келтірілген ретпен жүргізіледі.
1.1. Кіріс құжатының өңдеу тәртібі.
Ұйымға қағаздағы ... ... ... ... ол, ... ... алдын-ала қарастырылады, тіркеледі, басшымен қарастырылады және
орындаушыға жіберіледі. Қабылдап алу, ... ... ... ... ... қарастыру БҚҚ қызметімен орталықтандырылып жүзеге асырылады.
      ... ... ... ... - ... ... және
салымдардың тұтастығын тексеру, ұйымға құжаттардың келіп түсу фактісін
жазу, құжаттарды ... ... ... ... болып табылады.
     Құжаттар салынған конверттер БҚҚ ... ... ... ... ... ... ... бүтіндігі тексеріледі.
Егер құжат түгел болмай шықса ... ... ... оның ... төменгі жиегінен, сондай-ақ тіркеу-есепке алу ... ... ... және ... нысанда үш данада акті жасалады. Бір данасы
жөнелтушіге ... ... - БҚҚ ... ... ... -
құжатты орындаушыға тапсырылады. Құжатты жөнелтушінің мекен-жайын,
жөнелтілген және алынған ... ... ... ғана ... болатын
жағдайда, сондай-ақ жеке басты куәландыратын құжаттар келіп ... ... ... ... ... ... ... конверттер ашылмастан адресте 
көрсетілген иесіне табыс ... ... ... ... пошта
бөліміне қайтарылады.
Хат-хабарлардың конверттері ашылғаннан кейін, олар жойылады. Құжатты
жөнелтушінің мекенжайын, құжаттың жөнелтілген және ... ... ... ... ғана ... ... ... жағдайларда, сондай-ақ жеке
адамның құжаттары немесе ақша төлеп алынатын құжаттар ... ... ... жойылмайды.
Алынған (тіркелетін және тіркелмейтін) құжаттарға келіп түскен ... ... ... ... ... ... құжаттарды алдын ала қарастырудың басты мақсаты – ұйым
басшысымен міндетті түрде қарастырылатын және қарастырылмайтындарға жіктеу
болып ... ... ... ... ... талап етпейтін құжаттар
тікелей құрылымдық бөлімшілер мен жауапты тұлғаларға жолданады.
      Басшымен міндетті түрде қарастыруға:
- ... ... ... ... ... Республикасы Парламентінен,
- Қазақстан Республикасы Премьер-Министрі Кеңсесінен,
- орталық және ... ... ... ... ... ... жеке және ... тұлғалардан келіп түскен құжаттар жатады.
Құжаттарды алдын-ала қарастыру, оның ... ... ... ... ... ... ... қиындығы мен
жаңашылдығын бағалау ... ... ... ... ... ... ... кезеңінде оларды тіркеуге
алынатын және тіркеуге алынбайтын құжаттар ретінде іріктейді. ... ... ұйым ... бекітіледі. Тіркелмейтін құжаттар тиісті
құрылымдық бөлімшелерге жолданады.
2-кесте
    
|148 |20 ... ... түрі |
| |15 ... ... уақыты және|Құжаттың уақыты және |
| | ... ... |
| |30 |  105  | |
| | ... ... немесе қысқаша мазмұны |
| | ... ... ... |Орындау мерзімі |
| | ... ... | |
| |20 ... ... ... орындалғаны және |
| | ... ... ... ... ... ... |
| | | ... |
| |210 |
| |Оң жақ беті |
  ... | ... орындалу барысы, орындалу уақытының ауыстырылуы, аралық |
| | ... ... ... және т.б. туралы мағлұматтар.      |
| | ... ... |
| |10 |N Қор |N ... |N Іс |
| | |  70  |  70  | |
| | |  210  |
| ... жағы ... ... ... есептік түрде тіркеуден келіп түскен күні
ұйым ... ... ... ... ... қарауына
беріледі. Қажет жағдайда кідірмей орындауға жататын құжатты ұйым басшының
қарастыруынсыз құжаттың мазмұнымен орындаушыға таныстыруға ... ... Ұйым ... ... ... БҚҚ қызметіне (лауазымды тұлғаға)
қайтарылады, ондағы бұрыштаманың мазмұны тiркеу-есепке алу ... және ... ... ... ... құрылымдық
бөлімшелерге жүктелген құжат оларға кезекпен беріледі немесе бір ... ... ... ... ... тұрған орындаушыға
беріледі.
      Мәселелерді ... шешу ... ... ... ... ... орындау құжатқа: құжаттың келіп түскен уақыты туралы
(егер құжат келіп ... ... пен ... ... уақыт ішінде
аралық пайда болса), аралық орындау уақыты туралы (мәліметтер ... ... ... және ... ... орындаудың уақыты мен
нәтижелері туралы ... ... ... ... ... бос ... орналастырылады
Кіріс құжаттары, яғни ұйымға келіп түсетін құжаттар ... ... ... өтеді:
- қабылдау және алғашқы өңдеу;
- алдын-ала қарау;
- тіркеу;
- ұйым ... ... ... ... жеткізу;
- орындауды бақылау;
- орындалған құжатты іске тігіндеп қою.
Ірі ұйымдарда хат-хабарларды ... және ... ... ... ... ... айналысады, аса үлкен емес кәсіпорындарда
ұйым жетекшісінің хатшысына жеткізіледі. Келіп түскен хат-хабарларды ... ... ... ... ... ету ... қызметкерімен
немесе ұйымның хатшысымен жүргізіледі.
Құжаттар ұйым жетекшісінің қарауына тағайындалуы мен мазмұнына қарай
беріледі. Міндетті ... ... ... жетекшінің шешімін талап
ететін ұйымның негізгі қызметі бойынша ... бар ... ... және
жоғары органның құжаттары беріледі. Егер ... ... ... ... үшін ... ... ... болса, онда материал жинастырылады да
ұйымның жетекшісіне негізгі құжатпен бірге ... ... ... ... ... бар ... құрылымдық бөлімдерге жіберілген құжаттар ... ... ... ... мен ... ... ... құрылымдық бөлім жетекшісіне беріледі. Осындай құжатты алдын-
ала іріктеу ұйым жетекшісінің ағымдық хат-хабарларын қараудан босатады, ол
қазіргі заман талабындағы ... ... ... ... болып отыр.
Құжат басшысының бұрыштамасында көрсетілген мерзімде немесе нақты құжат
түрімен орындалуы қажет. Орындалған құжаттар іске ... ... ... ... ... ... түсетін
құжаттарды өңдеу тәртібі құжаттар салынған конверттерді ... ... ... ... Бұл ... ... жеткізу
дұрыстығы, буылып-түйілуінің бүтіндігі тексеріледі. Құжатты жөнелтушінің
мекен-жайын, құжаттың жөнелтілген және алынған уақытын тек ... ... ... ... ... ... сондай-ақ жеке адамның құжаттары
немесе ақша ... ... ... ... ... ... ... сол лауазымды тұлғаға табысталады. Келіп түскен құжаттарды
олардың мазмұнына және ... ... ... ... бөлу үшін ... қарайды. Міндетті түрде басшылардың қарауын талап
етпейтін құжаттар тікелей құрылымдық бөлімшелерге және ... ... ... ... оның бірінші бетінің төменгі ашық орнына оң
жақтан басқарманың тіркеу штампысы ... және ... ... ... ... ... беріліп тіркеледі (Қосымша 1,2).
Тіл басқармасында кіріс құжаттарын тіркеу журналы 5 ... Рет ... ... ... ... ... және ... Хат алмасушы;
- Құжаттың тақырыбы немесе қысқаша мазмұны;
- Құжаттың орындалғаны туралы ... ... ... ... ... ... немесе
лауазымды тұлғаларға табыс етіледі.
Қарағанды облысының тілдерді дамыту ... ... ... ... ... ... ... |
|Алдын-ала қарау ... ... ... ... |
|туралы белгі қою |
|Тіркеу ... ... ... бөлімшелерге |
|немесе орындаушыларға ... ... ... ... жазуларын |
|тіркеу журналдарға |
|жазу ... ... ... ... ... | ... іске тігу ... басқармасына келіп түскен құжат 2009 жылы ... ... N 128 ... ... ... ... тек қана 21 деректемеде
«Орын» сөзі кіші әріптермен жазылған. Және орындау үшін Е.Жарекеновке қарар
жазылған. Құжат ... ... ... және де ... бір ... 3).
Қарағанды облысының әкімдігі Қарағанды ... ... ... ... ... ... Республикасы тілдер туралы» іс-
шаралар жоспарын құру туралы құжатта мемлекеттік ... ... ... ... Бұл ... 21 деректеме құжаттын төменгі сол
жағына ... ... ... ... тел.: ... ... (Қосымша 4).
Қаражал қаласы әкімінің орынбасарынан ... ... ... ... «Қазақстан Республикасындағы тіл туралы» заңының
орындалу барысы туралы ... ... ... ... ... ... бұл ... қолтаңбаның толық жазылуында басшының лауазымы
көрсетілмеген және құжат орындаушы туралы белгіде ... ... ... ... ... ... ... ауыл шаруашылығы
басқармасынан келіп түскен жауап ... ... ... ... ... бар, және қосымша кесте түрінде көрсетілген. (Қосымша 6).
1.2. Шығыс құжаттарының өндеу тәртібі
Құжат жолдауға берілген кезде толық ресімделіп және ... ... ... ... ... БҚҚ ... оның ... ресімделгенін,
құжатта көрсетілген қосымшалардың бар болуын тексеріп алу қажет. Дұрыс
ресімделмеген құжат орындаушыға қайтарылады.
      Қол қойылған құжаттар ... және ... ... ... ... күні немесе келесі жұмыс күні кешіктірілмей
жіберіледі, телеграмма мен телефакстерді кідірмей жіберіледі.
      Егер басқа ... ... ... қайтарылуы тиіс болса, онда
құжаттың бірінші парағында мәтіннен бос жиегінің оң жақ жоғарғы жағына мөр
немесе ... тиіс ... ... бұндай белгіні тіркеу есептеу
түрінде жасалады (автоматтандырылған ақпараттық жүйеде деректеме түрінде).
Басқа мекенжай бойынша ұйымның жіберілетін шығыс құжаттарының, ... ... ... ... ... ... құжатты дайындау;
- құжат жобасына рұқсат белгілерін қою, оның келісілуі (қажет жағдайда);
- құжатқа қол қою (бекіту);
- ... ... ... ... ... ... бар ... хат-хабарларды өңдеу және жөнелтумен
экспедиция айналысады, аса ... емес ... ... ... ... ету ... ... қызметкері немесе хатшы
айналысады.
Жөнелтілуге арналған құжаттар пошталық бөлім түрі туралы ... ... ... ... құжаттың дұрыс ресімделуі, қосымшалардың ... ... ... ... ... сәйкестігі, тіркеу мерзіміне
жөнелту мерзімінің ... ... ... құжаттары олардың қол
қойылған және тексерілген күні немесе келесі жұмыс күнінен кешікпей өңделуі
және жөнелтілуі керек.
Ресімделмеген ... ... ... ... ... ... ... құжат және оның алынғандығы туралы
хабарлама автоматтандырылған ақпараттық ... ... ... ... ... ... тұстарын толтыру арқылы
жүргізіледі.
Электрондық ... ... ... цифрлық қолтаңбасын
қабылдаушы жақ тексеріп, құжат ... ... ... ... ғана ол ... ... жақтан шықты деп есептеледі.
Электрондық құжатты жолдар алдында оның ... ... ... ... деректемелерінің, электрондық цифрлық ... ... ... жазылуы тексеріледі.
Электрондық құжаттың алынғандығың куәландыру ол туралы жіберушіге
куәлік жолдау арқылы жүзеге ... Өз ... бұл да ... ... ... құжаттың алынғандығы туралы оны ... ... ол ... алынған жоқ деп есептеледі. Егер құжат жіберушіге
куәлік 3 күнге дейін келмесе бұл ... ... ... ... тиіс. Оны
қашан алуы қажет екендігі жөнінде уақытын көрсетуі керек.
Қарағанды ... ... ... ... ... шығыс журналдарына тіркеледі. Шығыс құжаттарын тіркеу журналында 4
бағаннан тұрады.
- Рет саны;
- Шығыс (ішкі) құжатының уақыты және индексі;
- Хат ... ... ... немесе қысқаша мазмұнынан тұрады. (Қосымша 7, 8).
Қарағанды облысының тілдерді ... ... ... ... ... ... хатта құжат орындаушы туралы белгіде
қателіктер бар, мемлекеттік тілде. (Қосымша 9).
Қарағанды облысының тілдерді ... ... ... ... ... ... ... ұсыныс хатта 21 деректемеде қателіктер
бар, және де ... ... ... ... бар. ... ... ... бар екендігі көрсетілмеген. (Қосымша 10).
3. Ішкі құжаттың өңдеу тәртібі
Ішкі құжаттардың әзірлеу мен ресімделу ... өтуі ... ал ... ... кіріс құжаттарға сәйкес жүзеге асады.
Құрылымдық бөлімшелер арасында ішкі құжат алысу, құрылымдық ... мен ... ... жауапты тұлғалар арқылы жүзеге асады.
Құжаттарды тіркеу-есептеу түрінің белгілері қойылып беріледі. ... ... ... ұйым ... ... сәйкес
қалыптастыратын құрылымдық бөлімшеге_жолданады.
      Басшымен қол қойылған немесе өкімдік құжатпен тіркелген құжаттардың
көбейтілген ... ... ... ... ... ... ... бөлімшелерге міндетті түрде жолданады. Негізгі ... ... ... ... ... оның өз уақытында
және сапалы орындалуын қамтамасыз етеді.
Әрбір ұйым өз ... ... ... ішкі ... ... шешу үшін әр ... ... құрастырады. Ішкі
құжаттарға нұсқауларды, ережелерді, баяндау және түсінік ... ... ... ... ... ... ... (бұйрықтың) өту тәртібі төмендегідей болуы
мүмкін:
- құжат жобасын құрастыру; оны ... ... ... ... ... қол ... тіркеу;
- бұйрықты көбейту және орындаушыларға жеткізу;
- орындалуын бақылау;
- орындалған құжатты іске тігу.
Әдетте, ішкі ... ... ... мен ... кезеңінде шығыс
құжаттарының, ал орындау (пайдалану) кезеңінде кіріс құжаттарының өту
тәртібінде болады.
Қарағанды ... ... ... ... ішкі ... ... қандай талаптармен орындаса, сол ретпен ... ... ... бөлімшелерден тұрады.
Қарағанды облысының тілдерді дамыту басқармасында ішкі құжаттардың
көп қолданатын түрі бұйрық. Мекемеде бұйрықтың негізгі 2 түрі ... ... ... ... жеке құрам бойынша.
Бұйрықтар атаулары бойынша кадр бөлімінде жеке-жеке ... ... ... бір іс-шараларды ұйымдастыру, алғыс
жариялау, марапаттау, хаттамалар болып табылады.
2. Құжат ... ... ... ... және ... қарастыру жолдары
      Құжат айналымын ұйымдастыруға қойылатын жалпы ... ... және ... ... ... ... ... қызметкерлердің құжаттармен жұмыс функцияларын регламенттеу,
олардың ... ... ... ету, ... ... ... ... болып табылады.
Құжат айналымы мынадай талаптарға сәйкес болуы ... ... ... ... ... төте жолмен орындалушылар
қолына келіп түседі, құжаттардың кері ... ... ... ... ... ... лауазымдық нұсқаулықтарға немесе
функционалдық міндеттерге сәйкес нақты болуы;
3) құжаттар ... ... ... мен сол ... ... ... бірыңғайлығы, әр операцияның бір ретпен ғана
орындалуы;
Құжат айналымының көлемін айқындау кезінде барлық құжаттар бір ... ... ... ... ішкі ... жеке-жеке есептеледі. Машинкаға
басылған көшірмелермен, жедел көбейту құралдарымен көбейтілген көшірмелер
бөлек есепке ... ... ... ... ... ... саны
көрсетілетін көлбеу «/» сызықпен көрсетіледі.
Ұйым құжаттар өтуінің берік қалыптастырылған технологиясын жасауға
және олардың орындалуын бақылауды ұйымдастыруға:
      1) құжаттардың өту ... ... ... мен ... ... 2) ... қосымша сұранымдардың тууын болдырмайтындай құжаттың дер
кезінде және сапалы орындалуына;
      3) ішкі құжаттардың көлемін азайтуға;
      4) құжаттар көшірмелерінің санын оңтайлы ... ... ... ... көлемін қысқарту шараларын қабылдауы тиіс.
Құжат айналымының көлемі ай, ... жыл ... ... шығыс, ішкі
құжаттардың жалпы мөлшерімен анықталады.
   Қарағанды облысының тілдерді дамыту басқармасында құжат ... ... ... ... ... бір ... ол ... әдіс
болып табылады. Тіл басқармасында электронды құжаттар пайдаланады. Көбіне
аудардарға, қалықтарға т.б ... ... ... ... ... ... колледжіне жіберілген «Тіл-халық жанын танудың кілті» атты
облыстық байқауға шақыру ... да ... үшін Т.Б. ... ... ... құжат келіп түскен күні тіркеледі және ... үш күн ... ... ... есеп беру ... шақыру хатты
іске тігеді, құрылымдық бөлімшеде сақтайды және жыл соңында ведомстволық
мұрағатқа өткізеді. (Қосымша 11).
Осы аралықтағы ... ... ... деп атайды. Ал, құжат айналымы,
ұйымдағы құжаттардың жасалған немесе алынған сәтінен ... ... ... ... қозғалысы.
Құжат айналым көлемін қысқарту міндетінің екі негізгі ... ... ... санын қысқарту
- құжат өндірудегі ресурстар шығынын қысқарту.
Құжат көлемін қысқартудың негізгі шарты- құжат құрастыруды реттеу. Оның
негізгі әдісі жеке ... ... және ... ... ... ... бір ізге ... болып табылады.
Сондықтан құжатты дайындауда мәтіні алдын-ала ... ... және бір ізге ... ... ... пайдалануы керек.
Құжаттама көлемін нақты қысқарту тәсілі ақпаратты-іздеу ... ... ... ... ... ... жүйесінің өңделуінен
көшірмені жылдам қысқартады, әсіресі компьютерді пайдалануда және ұйымдағы
бар ақпаратты желі бойынша өз ... ... ала алу ... ... тілдерді дамыту басқармасын келіп түскен ұсыныс
хат, жауап ретінде. Құжат келіп түскеннен кейін кіріс ... ... ... орындаушыға беріледі. Және де орындаушы тұлғада бұл
құжат сақталады. Кейін жыл ... ... ... ... ... ... ... Қарағанды облысының тілдерді ... ... ... ішкі ... ... ретпен жүзеге
асырылады:
Келіп түскен құжаттардың тіркеу ... ... ... ... Орындаушының ... ... ... ... ... ... мұрағатқа тапсыру.
Ал құжат айналымында, келіп түскен, ... ішкі ... ... ... да мекеме тәртібі бойынша жүргізіледі және азайтуға болады.
Іс жүргізу қызметінде ... ... ... ... ... тапсырылғанға дейін сол орнында бір жыл бойы сақталады.
      Құжаттар ... ... ... осы мақсат үшін ... ... ... және ... сақтау арқылы құжат айналым
көлемін қысқартуға және де электрондық құжаттарды да ... ... ... ... ... ... өте қолайлы.
2.1. Құжаттарды тіркеу және индекстеу тәртібі.
Құжатты тіркеу-құжат туралы оның құрылу, жөнелту және салу
деректерін тіркейтін бекітілген нысанмен ... ... ... ... ... тіркеу нөмері, құжатты тіркегенде
берілген сандық немесе әріп-сандық белгі
Есепке алуды және орындауды қажет ететін, ... ... ... құжаттар тіркеуге алынуы тиіс. Құжаттарды
тіркеу әдетте БҚҚ ... ... ... ... ... ... көп ... орталықтандырылмаған құжаттарды
тіркеу рұқсат етіледі. Бұл жағдайда ұйым басшысының қарауына ... ... ... ... құжаттары, азаматтардың өтініштері және басшы қол
қойған хат алмасулар БҚҚ қызметінде тіркеледі.  ... ... ... ... ... ... қол ... хат алмасулар тиісті
құрылымдық_бөлімшелерде_тіркеледі.
      Байланыс каналдары арқылы құжаттарды беру немесе қабылдап алу БҚҚ
қызметінде ... ... ... ... ... асыратын құрылымдық
бөлімшеде_тіркеледі
      Құжат ұйымдар бір рет тіркеледі:
- кіріс - келіп түскен күні,
- шығыс және ішкі – қол ... ... ... бір ... ... ... ... бөлімшеге жолданған
кезде, құжатқа жаңа тіркеу нөмірі қойылады. Қызметтік хат ... ... ... ... ... ... тіркеу-бақылау түрлері қолданылады:
      1) карточкалы;
      2) журналдық;
      3) автоматтандырылған ақпараттық жүйеде – электрондық тіркеу бақылау
карточкасы .
      Міндетті ... ... ... құжат туралы келесі мәліметтерден
тұрады:
      1) ұйым авторы (автор немесе корреспондент);
      2) құжат түрінің атауы;
      3) келіп түскен құжаттың уақыты мен ... ... 4) ... ... (құжаттың қысқаша мазмұны);
      5) бұрыштама (орындаушы, тапсырманың мазмұны, ... ... 6) ... ... ... 7) ... алынғаны туралы орындаушының қолы;
      8) құжаттың орындалу және оның іске жіберілгендігі туралы белгі.
     Құжаттың сипаты мен ... ... ... ... ... ... басқа да мәліметтермен толықтырыла алады (қосымшаның бар
болуы, парақтар саны, мекеме ... ... ... ... мерзімі
мен басқалары).
      Жауап-құжаттарды бастапқы ... ТБТ ... ... ... Жауап-құжатқа тиісті тіркеу нөмірлер шегінде реттік нөмір
беріледі.
      Ақпараттық-іздеу жүйесінде ... ... ... құжат туралы
ақпаратқа картотека мен топтастырылған анықтамалар енеді.
      ... ... ... БТК ... ... ... саны:
корреспонденттер, құжат түрлері, ... ... ... ... ... ... бойынша ақпараттық іздеудің
мәселелеріне қатысты басылып шығарылады.
      ... ... ... ... ... ... ... жолымен қол жеткізуге ... ... ... ... құжаттардың түрлеріне ... ... ... ... номенклатурасы және басқалары).
Автоматтандырылған ақпараттық-іздеу жүйесінің деректер базасының жазбалар
жиегі құжатты жедел ... мен ... ... ... жауап беруі
қажет.
Құжаттарды индекстеу - құжаттарға тіркеу нөмірлерін беру (тіркеудегі
шартты белгілері мен реттік нөмірлері).
Құжаттың тіркеу ... ... ... ... және іс номенклатурасы,
хат-хабарлардың классификаторлары, орындаушылар және т.б. ... ... ... құжаттың тіркеу индексі реттік нөмірден, іс номенклатурасы
бойынша индекспен, пайдаланатын индекс нөмірінен тұрады. ... ... 01 - ... бөлім индексі, 16 - іс номенклатурасы бойынша
нөмір, ал 87 – ... ... ... іс ...... ... ... тізбесі.
Құжаттарды тіркеу құжат түрінің атауы, авторы, құжат мазмұнына қарай
жүргізіледі. Реттік тіркеу нөмірі ... ... топ ... ... негізгі қызметі бойынша бұйрық пен кадр бойынша ұйым жетекшісінің
бұйрықтарын жеке-жеке тіркейді. Олардың ... ... ... ... 1 ... №1 ... және 31 ... аяқталады. Кадр
бойынша бұйрықтың тіркеу нөмірлеріне "К", "КБ", және басқа белгілер ... ... ... ... ... Құжаттарды тіркеу
және индекстеу тәртібі құжат келіп түскен сәтте ... ... ... ... 2.03.10 ... ... ... түскен уақыты. Ал №154
құжаттың тіркелген реттік ... 2-3 ... ... және ... байланыс бөлімінің индексі.
2.2. Құжаттардың орындалуын бақылау
Құжаттардың орындалуын бақылауға алуға, құжаттарды бақылауға алу,
орындалу барысын қадағалау, ... ... ... алу, орындалған
құжаттарды іске жіберу, есепке алу, жалпылау мен құжат ... ... ... ... ... ... ... орындалуы
жайлы ақпараттандыру жатады. Орындалуды және ... ... ... ... бақылауға алынады. Құжаттардың орындалуын бақылау мәселе мәніне
қарай құрылымдық ... ... ... ... ... Құжаттарды орындаудың мерзімдеріне бақылау жасауды БҚҚ ... ... ... ... бақылауды ұйымдастырған кезде ТБК (ЭТБК)
пайдаланылады. ... ... ... ... ... ... ... қарай жүйеленеді.
      Бақылауға алынатын құжаттар саны аз болған жағдайда, бақылауға алу
тіркеу журналында ... ... қою ... ... ... ... ақпараттық жүйедегі ЭТБК тиісті деректемелерін
толтыру
құжатты ... ... ... қояды.
Құжатты бақылаудан тапсырма берген басшы немесе оның ... - БҚҚ ... ... ... ... ... ... айналым жүйесін тиімді жобалау іс жүргізу практикасы мен еңбекті
ғылыми ұйымдастыруда өңделген ережелерге негізделеді. Мысалы:
- құжат қозғалысының қайта келуін жою ... ... бір ... ... ... бір орындаушыда құжаттың болуының бір
жақтылығы;
- құжаттың бір немесе басқа аралықтарда болуы тек оны ... ... ... ... ... ... ... және олардың орындалуының
жеделдігін өсіру мақсатында әр ... ... ... ... ... ... көмегімен құжаттамалық камтамасыз ету қызметіне
бақылау ... және т.б. ... ... қозғалысы мен орындалуы
туралы есепке алу-ақпараттық мәлімет беру, құжаттың өз қозғалысының
құжаттық емес ... ... ... ... ... ... ... болатын нұсқаларын қарау қажеттілігі.
Құжатайналым жүйесінен нақты технологиялық ... ... ... ... ... ғана ... ... басқару үрдісіндегі зерттеу және ... ... ... ... ... табылады.
Құжат ағынды негізгі басқарудың көрсеткіштері:
- мазмұны немесе қызметтік қатыстылығы;
- құрылымы;
- құжат ағынының режимі;
- құжат ағынының бағыты мен оның көлемі болып ... ағын ... ... ... ... және осы ... ақпарат құрамымен сипатталады.
Құжат ағын құрылымы құжаттың топталуы және оның ... ... ... ... ... жүйесінде қалыптасуына сәйкес
белгілермен сипатталады.
Құжат ағынының бағыты құжатты өңдеудің негізгі технологиялық бөлімінің
мазмұынына байланысты, ... ... және ... ... ... БҚҚЕ ... орындауды бақылау және т.б. жүзеге асады. Құжат
ағын бағытына, сол сияқты осы құжат ... ... ... ... ... әсер ... ... келісу, бекіту, танысу және басқалары.
Құжат ағынының көлемі құжаттың (түпнұсқалары мен көшірмелері) физикалық
санымен өлшенеді, орындаушылар, нұсқау ретіндегі белгілерде, ... ... ... ... нақтылануы немесе қосылып отырылуы
мүмкін.
Егер басқару жүйесінде оны ... ... ... мен көлемі және
олардағы ақпарат анықталып, олардың қозғалысының тиімді схемасы орнатылған
болса, онда тұрақты ... ... ... деп ... ... және салалық деңгейлерде тұрақы құжат ағынының реттелуі
салалық бір ізге ... ... ... ... өңдеу мен енгізу
жолымен, басқару жүйесінде бекітілген тұрақты корреспонденттерде құжаттарды
ұсыну мерзімін орнатумен шешіледі.
Ұйымның құжат ағынын ... ... ... ... қызметінің тиімдлілігін көтеру;
- ұйымдағы құжат қозғалысын жылдамдату;
- құжатты ... ... ... азайту.
Құжат ағынын талдау ерекшелігі - зерттеуге тек құжатты өңдеу үрдісін
ғана енгізу емес, сол сияқты олардың ... ... ... ... кезеңдерін де енгізу және осы жобаларға құжаттың ... ... ... табалады.
2.4. Құжат айналымды есепке алу әдісі мен оны қысқарту
Көптеген ұйымдардың БҚҚЕ қызметтерінде жыл сайын ... ... ... ... ... алу ... сол ... штаттық санын,
жоспарлануын, құжатты өңдеудің техникалық құралдарын алу және т.б. ... ... ... ... ... ... ... жалпы еңбектерін, жыл ішіндегі
осы қызудың динамикасын және басқа да статистикасыны көрсетуі мүмкін.
Құжат айналым ... ... ... ... ... алу орныныдағы
бекітілген құжат саны көрсетіледі; Мысалы, 1-30 сәуірге дейінгі жоспарлау
бөлімінде құрылған және алынған құжат саны. ... алу ... ... ... ... ... және оның ... көшірмесі (көбейтілген
тиражы) алынуы мүмкін; мұндай жағдайда сан бөлшек арқылы көрсетіледі, алымы
құжат санын, ал бөлімі - оның ... ... ... ... ... ... ... біліктілікте есептеу мен
талдау жылына бір рет құжаттама қызметінің жетекшілігімен арнайы бөлінген
топпен ... ... ... ... есептеу мен талдау ұйымның табель
нысанын құруда міндетті болып табылады. Онда:
- тіркеу нысаны бойынша ... ... ... ... ... ... тіркелмейтін құжаттар оларды сақтау орнын полистік қарауда есептелінеді
анықталады.
Жыл ішіндегі іріктеліп ... ... ... ... алу тек ... ғана емес, сол сияқты қандай да бір ... ... ... қалыптылығын көрсетеді.
Құжат айналымды ... ... ... ... көп
көлемділігінде) әрбір құрылымдық бөлім бойынша жеке-жеке, ал бөлім ішінде -
сол ұйым үшін жалпы басқару және ... ... ... (топтары) бойынша
жүргізіледі. Бір құжатты қайталап есепке алмау үшін, жүргізіліп жатқан
есептеулер қосылып отыруы тиіс.
Құжат көлемін ... ... ... ... құрастыруды реттеу. Оның
негізгі әдісі жеке құжат тобының және барлық қүжаттамамен қамтамасыз ету
жүйесін бір ізге ... ... ... ... ... ... ... ақпаратты-іздеу жүйесін
құрастыру болып табылады. Жақсы қойылған іздеу ... ... ... ... ... ... ... және ұйымдағы
бар ақпаратты желі бойынша өз ... ... ала алу ... ... ... есептеу кезінде ең көп кездесетін қателік:
кіріс және шығыс құжаттары санының ... ... ... мәліметтері бойынша
ғана алу. Бұл жағдайда ішкі құжаттар мен тіркелмеген құжаттар, сондай-ақ
сол құжаттардың көшіре даналары ... ... ... ... Ішкі
құжаттардың екінші қайтара есепке ... кету ... да ... Бұл ... құжат айналымы көлемін есепке алуда 10 пайыздан
15 пайызға дейінгі мөлшерде ауытқушылыққа әкеліп соқтырады.
Құжаттарды есептеу кезінде құжаттарды ... көп ... ... ... бар жоғына, құжаттардың барлығы да экспидиция
арқылы өте бермейтіндігіне, телетайптық ... ... ... ... ... ... ... аудару керек.
Құжат айналымының сандық сипаты оның көлемін ғана емес, қайсы ... ... ... ... ... ... ... дап көрсетеді.
Құжат айналымы тығыздығының динамикасы, құжат айналысының көлемі әр ай
сайын есептеледі.
Осылайша, осы қызмет ... ... ... ... ... және құжаттармен жұмыс істеуді ұйымдастыру мәселелерін
қамтиды.
Қорытынды
Құжаттаманы басқару ... ... алу, ... ... ... іздестірілуін қамтамасыз ету және құжаттық ақпараттарды пайдалану
жұмыстарын ұйымдастыру ... ... ... ... ісінің
құрамдас бір бөлігі «құжат айналымы» болып табылады.
Ұйымдағы құжаттың оны жасаған, не ... ... ... оның дайындау
немесе жіберуге дейінгі қозғалысы.
Құжат айналымы ұйымда құрылған немесе ... ... ... ... немесе жөнелтілуіне дейінгі құжат қозғалысы.
Құжаттардың қозғалысы – оларды алған сәттен бастап немесе атқарылып
болғанға дейін жасау, жіберу немесе ... ...... ... ... және ... ... құжат айналысын құрайды, қалыптастырады.
Құжат айналымын ұйымдастыруға қойылатын талаптар:
- құжат қозғалысының және ... ... ... ... әзірлеу,
- қызметкерлердің құжаттармен жұмыс функцияларын регламенттеу,
- оларды бақылауды қамтамасыз ету,
- құжат айналымы көлемін тұрақты ... ... ... ... ... ... ... келе, құжат айналымы, құжат
айналымына ... ... ... ... ... ... болады.
Құжат айналымы көлемін қысқарту міндетінің екі негізгі аспектілері ... ... ... ... қысқарту
- құжат өндірудегі ресурстар шығынын қысқарту.
Құжат көлемін қысқартудың негізгі ... - ... ... ... ... әдісі жеке құжат тобының және барлық құжаттамамен қамтамасыз
ету жүйесін бір ізге түсіру болып табылады.
Қурстық жұмыс жазу ... ... ... көз ... ... айналымын тиімді, әрі қолайлы жолмен басқаруды;
- электронды техниканы пайдалану арқылы ... ... ... шығыс, ішкі құжаттары болсын құжат айналымын
азайтуға
болады. Құжаттар ... ... ... осы ... үшін ... ... шкафтарда және сейфтерде сақтау арқылы құжат айналым
көлемін қысқартуға және де электрондық құжаттарды да диск, дискета арқылы
да ... ... ... өте ... ... ... ... базасының жазбалар жиегі
құжатты жедел іздестіру мен ... ... ... ... ... береді
және көлемін қысқартады..
Қазіргі заман талабына сай барлық құжат айналымы ... ... іс ... ... мен базалық мәліметтер тіркемелері
орын алады.
Пайдаланылған әдебиеттер:
1. Қазақстандағы іс-қағаздарын жүргізу журналы, №2 (14) 2008 жыл.
«Ұйымның ... ... ... ... атты ... 5-9 беттер
Қазақстан Республикасы Президенті мұрағаты-директорының орынбасары
В.Чупров.
2. Қазақстанда іс-қағаздарын жүргізу журналы, №9 (21) 2008 жыл Техника
ғылымдарының кандидаты, Алматы энергетика және ... ... ... ... орынбасары, доцент Е.Светалиев, Алматы энергетика
және байланыс институты ... ... И. ... ... орындарында іс-қағаздарын-жүргізу қызмет бабындағы құжаттамалар
блок схемасы» атты мақаласы 12-13 беттер.
3. Қазақстанда іс-қағаздарын ... ... №2 (26) 2009 ... ... ... ... директорының орынбасары
А.Адельгужиннің «Ұйымда іс-қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулық»
атты мақаласы 10-14 беттер.
4. Қазақстанда іс-қағаздарын жүргізу ... №7 (31) 2009 жыл. ... ... кездегі құжаттар мен істерді қабылдау-тапсыру
процедурасы» атты мақаласы 8-9 беттер Қазақстан Республикасы
Президенті мұрағаты-директорының орынбасары В.Чупров.
5. Қазақстан Республикасы мәдениет министрлігінің мұрағаттар ... ... ... комитеті. Қазақстан Республикасы
мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқару «Тұрпатты
ережелері» үзінді. Астана 2003ж.
6. ҚР СТ 1042-2001 Ұйымдастырушылық-өкімдік ... ... ... ... ҚР СТ ... Іс жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен
анықтамалар.
8. Ләззат Дүйсембекова «Іс қағаздарың қазақша жүргізу» ІІІ басылым.
Алматы-2004
9. Т.Ө.Нұрғалиев «Іс қағаздары ... және ... ... ... ... ...

Пән: Іс жүргізу
Жұмыс түрі: Курстық жұмыс
Көлемі: 21 бет
Бұл жұмыстың бағасы: 900 теңге









Ұқсас жұмыстар
Тақырыб Бет саны
Мақта тазалау кәсіпорындарының басқарушылық есебін және ішкі аудитін ұйымдастыруды жетілдіру162 бет
Банк операцияларының аудиті6 бет
Туризм түрлері3 бет
Туризмнің белсенді түрлері8 бет
Қазақстан территориясындағы қорықтар. Қорықтар - табиғи лаборатория7 бет
"тірек- қимыл жүйесі, жас ерекшелігі. баланың аяқ киіміне, жеке басына қойылатын гигиеналық талаптар."20 бет
"тағам өнімдерінің қауіпсіздік менеджмент жүйелері. тағам тізбегіне қатысатын ұйымдарға қойылатын талаптар"5 бет
1. Тірек-қимыл жүйесі және оның жасқа байланысты ерекшелігі. 2. Баланың аяқ киіміне, жеке басына қойылатын гигиеналық талаптар.3. Балалардың дене тәрбиесін ұйымдастырудың күнтізбелік жоспарын жасау5 бет
1.санитарлық көрсеткіш микроорганизмдердің сипаттамасы. оларға қойылатын талаптар. 2. Санитарлық микробиологиялық зерттеудің әдістері мен принциптері5 бет
1.санитарлық көрсеткіш микроорганизмдердің сипаттамасы. оларға қойылатын талаптар. 2.санитарлық микробиологиялық зерттеудің әдістері мен принциптері21 бет


+ тегін презентациялар
Пәндер
Көмек / Помощь
Арайлым
Біз міндетті түрде жауап береміз!
Мы обязательно ответим!
Жіберу / Отправить


Зарабатывайте вместе с нами

Рахмет!
Хабарлама жіберілді. / Сообщение отправлено.

Сіз үшін аптасына 5 күн жұмыс істейміз.
Жұмыс уақыты 09:00 - 18:00

Мы работаем для Вас 5 дней в неделю.
Время работы 09:00 - 18:00

Email: info@stud.kz

Phone: 777 614 50 20
Жабу / Закрыть

Көмек / Помощь