Мұрағаттардың құжаттарымен жұмыс жасауды автоматтандырылған іздестіру жүйесін пайдалану
Кіріспе
І Автоматтандырылған іздестіру жүйелерін пайдаланудың теориялық негіздері
1.1 Жүйенің сипаттамасы және ортаға қойылатын талаптар.
Мұрағат саласының сипаттамасы
1.2 Негізгі түсініктер
1.3 Мекемелер мен ұйымдардағы электрондық мұрағат және оның құжат айналымындағы орыны
1.4 Ортаға, аппараттық құралдарға, программалық жабдықтарға және пайдаланушыларға қойылатын талаптар
1.5 Программалық қамтамассыздандыру жүйелері
ІІ. АВТОМАТТАНДЫРЫЛҒАН ІЗДЕСТІРУ ЖҮЙЕЛЕРІН ҚҰРУ ТЕХНОЛОГИЯСЫ
2.1 Автоматтандырылған іздестіру жүйесін құрудың инструментальды жабдықтары
2.2 Берілгендер қорын іздестіру жүйелері
2.3 Программаны компиляциялау. ЕХЕ . файл
2.4 SQL Explorer. BDE Administrator.ларды пайдалану арқылы алиас технологиясын дайындау
Қорытынды
ПАЙДАЛАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР ТІЗІМІ
І Автоматтандырылған іздестіру жүйелерін пайдаланудың теориялық негіздері
1.1 Жүйенің сипаттамасы және ортаға қойылатын талаптар.
Мұрағат саласының сипаттамасы
1.2 Негізгі түсініктер
1.3 Мекемелер мен ұйымдардағы электрондық мұрағат және оның құжат айналымындағы орыны
1.4 Ортаға, аппараттық құралдарға, программалық жабдықтарға және пайдаланушыларға қойылатын талаптар
1.5 Программалық қамтамассыздандыру жүйелері
ІІ. АВТОМАТТАНДЫРЫЛҒАН ІЗДЕСТІРУ ЖҮЙЕЛЕРІН ҚҰРУ ТЕХНОЛОГИЯСЫ
2.1 Автоматтандырылған іздестіру жүйесін құрудың инструментальды жабдықтары
2.2 Берілгендер қорын іздестіру жүйелері
2.3 Программаны компиляциялау. ЕХЕ . файл
2.4 SQL Explorer. BDE Administrator.ларды пайдалану арқылы алиас технологиясын дайындау
Қорытынды
ПАЙДАЛАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР ТІЗІМІ
Кіріспе
Қазіргі заманғы компьютерлік технологиялардың қолданылуы экономика мен әлеуметтік салаларға көптеген жаңа мүмкіндіктер жаратып отыр. Кез-келген авоматтандырылған жүйе өзара байланысқан көптеген модульдерден тұратын күрделі аппараттық-программалық комплекстерді сипаттайды. Мұндай жағдайда желілік технологиялардың және мәліметтер қорының алатын орны ерекше болып табылады. Жалпы жүйе көптеген жергілікті және глобальды есептеу желілерінің комплексі түрінде анықталады. Көптеген қазыналық мекемелерде қазіргі таңда ең жетілдірілген желілік және телекоммуникациялық құрылғылар қолданылады. Жаңа технологиялардың дұрыс пайдаланылуы бизнес әлеміндегі жетекші орындарға ие болудың алғы шарттарының бірі болып табылады.
Аталған жүйелерге деген сұраныс жоғары болғандықтан, сондай-ақ олардың құны да жоғары болғандықтан, көптеген компьютерлік техника шығарушы және бағдарламалық қамсыздандыру компаниялары өздерінің ұсыныстарымен шығып отырады. Әрбір мұрағат мекемелерінің автоматтандыру бөлімінің алдында осы мәселені шешу, яғни көптеген бағдарламалардың ішінен өздерін қанағаттандыратынын таңдау проблемасы тұрады. Мқрағат мекемелері желісі жүйеге мынадай негізгі екі талап қояды: ақпараттың қауіпсіздігі және сенімділігі.
Ақпараттық-іздеу жүйелеріне қойылатын кейбір талаптарға қарамастан, әрбір мұрағат мекеме өзінің ішкі мәліметтерін өңдеудің өзіндік ерекшеліктерімен дараланады. Бірақ көбінше мұндай іс-әрекеттерді орындауға арналған ресурстар олардың өздерінде табыла бермейді. Өз мәселелерін шешу үшін олар кәсіпқой программистердің көмегіне жүгінеді.
Курстық жұмыстың мақсаты: Мұрағаттардың құжаттарымен жұмыс жасауды автоматтандырылған іздестіру жүйесін пайдаланудың мәселелерің, технологияларың қарастыру.
Курстық жұмыстың міндеттері:
Автоматтандырылған іздестіру жүйелерін пайдаланудың теориялық негіздерін талдау;
Автоматтандырылған іздестіру жүйелерін құру технологиясын көрсету
Курстық жұмыстың құрылымы:
Курстық жұмыс кіріспеден, мазмұннан, екі бөлімнен , қорытындыдан, қолданылған әдебиеттер тізімінен тұрады.
Бірінші тарауда жүйенің сипаттамасы және ортаға қойылатын талаптар келтірілген. Мұнда қойылған есептің маңыздылығы, көкейтестілігі және оны іске асыру үшін қойылатын программалық, ақпараттық және аппараттық талаптар келтірілген.
Екінші тарау программаны дайындауға қолданылған Delphi ортасы жайлы қысқаша мәлімет берілген. Мұнда Delphi программалау ортасы, ондағы негізгі түсініктер, негізгі компоненттер және мәліметтер қорымен жұмыс істеу принциптері келтірілген.
Қазіргі заманғы компьютерлік технологиялардың қолданылуы экономика мен әлеуметтік салаларға көптеген жаңа мүмкіндіктер жаратып отыр. Кез-келген авоматтандырылған жүйе өзара байланысқан көптеген модульдерден тұратын күрделі аппараттық-программалық комплекстерді сипаттайды. Мұндай жағдайда желілік технологиялардың және мәліметтер қорының алатын орны ерекше болып табылады. Жалпы жүйе көптеген жергілікті және глобальды есептеу желілерінің комплексі түрінде анықталады. Көптеген қазыналық мекемелерде қазіргі таңда ең жетілдірілген желілік және телекоммуникациялық құрылғылар қолданылады. Жаңа технологиялардың дұрыс пайдаланылуы бизнес әлеміндегі жетекші орындарға ие болудың алғы шарттарының бірі болып табылады.
Аталған жүйелерге деген сұраныс жоғары болғандықтан, сондай-ақ олардың құны да жоғары болғандықтан, көптеген компьютерлік техника шығарушы және бағдарламалық қамсыздандыру компаниялары өздерінің ұсыныстарымен шығып отырады. Әрбір мұрағат мекемелерінің автоматтандыру бөлімінің алдында осы мәселені шешу, яғни көптеген бағдарламалардың ішінен өздерін қанағаттандыратынын таңдау проблемасы тұрады. Мқрағат мекемелері желісі жүйеге мынадай негізгі екі талап қояды: ақпараттың қауіпсіздігі және сенімділігі.
Ақпараттық-іздеу жүйелеріне қойылатын кейбір талаптарға қарамастан, әрбір мұрағат мекеме өзінің ішкі мәліметтерін өңдеудің өзіндік ерекшеліктерімен дараланады. Бірақ көбінше мұндай іс-әрекеттерді орындауға арналған ресурстар олардың өздерінде табыла бермейді. Өз мәселелерін шешу үшін олар кәсіпқой программистердің көмегіне жүгінеді.
Курстық жұмыстың мақсаты: Мұрағаттардың құжаттарымен жұмыс жасауды автоматтандырылған іздестіру жүйесін пайдаланудың мәселелерің, технологияларың қарастыру.
Курстық жұмыстың міндеттері:
Автоматтандырылған іздестіру жүйелерін пайдаланудың теориялық негіздерін талдау;
Автоматтандырылған іздестіру жүйелерін құру технологиясын көрсету
Курстық жұмыстың құрылымы:
Курстық жұмыс кіріспеден, мазмұннан, екі бөлімнен , қорытындыдан, қолданылған әдебиеттер тізімінен тұрады.
Бірінші тарауда жүйенің сипаттамасы және ортаға қойылатын талаптар келтірілген. Мұнда қойылған есептің маңыздылығы, көкейтестілігі және оны іске асыру үшін қойылатын программалық, ақпараттық және аппараттық талаптар келтірілген.
Екінші тарау программаны дайындауға қолданылған Delphi ортасы жайлы қысқаша мәлімет берілген. Мұнда Delphi программалау ортасы, ондағы негізгі түсініктер, негізгі компоненттер және мәліметтер қорымен жұмыс істеу принциптері келтірілген.
1. Ғ.Қ.Абдрашева «Инфоматика» Астана, 2007 жыл
2. Н.А.Аманжолва «Дербес компьютер» Астана, 2008 жыл
3. www.aikyn.kz
4. www.referattar.com
5. «Сөз» газеті, 2006 жыл, қаңтар №2
6. Қазақ тілі терминдерінің салалық ғылыми түсіндірме сөздігі: Информатика және компьютерлік техника/ Жалпы редакциясын басқарған, п.ғ.д., профессор, А.Қ.Құсайынов. – Алматы: «Мектеп» баспасы» ЖАҚ, 2002. – 456 бет
2. Н.А.Аманжолва «Дербес компьютер» Астана, 2008 жыл
3. www.aikyn.kz
4. www.referattar.com
5. «Сөз» газеті, 2006 жыл, қаңтар №2
6. Қазақ тілі терминдерінің салалық ғылыми түсіндірме сөздігі: Информатика және компьютерлік техника/ Жалпы редакциясын басқарған, п.ғ.д., профессор, А.Қ.Құсайынов. – Алматы: «Мектеп» баспасы» ЖАҚ, 2002. – 456 бет
Мұрағаттардың құжаттарымен жұмыс жасауды автоматтандырылған іздестіру
жүйесін пайдалану
Кіріспе
І Автоматтандырылған іздестіру жүйелерін пайдаланудың теориялық негіздері
1.1 Жүйенің сипаттамасы және ортаға қойылатын талаптар.
Мұрағат саласының сипаттамасы
1.2 Негізгі түсініктер
1.3 Мекемелер мен ұйымдардағы электрондық мұрағат және оның құжат
айналымындағы орыны
1.4 Ортаға, аппараттық құралдарға, программалық жабдықтарға және
пайдаланушыларға қойылатын талаптар
1.5 Программалық қамтамассыздандыру жүйелері
ІІ. Автоматтандырылған іздестіру жүйелерін құру технологиясы
2.1 Автоматтандырылған іздестіру жүйесін құрудың инструментальды
жабдықтары
2.2 Берілгендер қорын іздестіру жүйелері
2.3 Программаны компиляциялау. ЕХЕ - файл
2.4 SQL Explorer. BDE Administrator-ларды пайдалану арқылы алиас
технологиясын дайындау
Қорытынды
ПАЙДАЛАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР ТІЗІМІ
Кіріспе
Қазіргі заманғы компьютерлік технологиялардың қолданылуы экономика мен
әлеуметтік салаларға көптеген жаңа мүмкіндіктер жаратып отыр. Кез-келген
авоматтандырылған жүйе өзара байланысқан көптеген модульдерден тұратын
күрделі аппараттық-программалық комплекстерді сипаттайды. Мұндай жағдайда
желілік технологиялардың және мәліметтер қорының алатын орны ерекше болып
табылады. Жалпы жүйе көптеген жергілікті және глобальды есептеу желілерінің
комплексі түрінде анықталады. Көптеген қазыналық мекемелерде қазіргі таңда
ең жетілдірілген желілік және телекоммуникациялық құрылғылар қолданылады.
Жаңа технологиялардың дұрыс пайдаланылуы бизнес әлеміндегі жетекші
орындарға ие болудың алғы шарттарының бірі болып табылады.
Аталған жүйелерге деген сұраныс жоғары болғандықтан, сондай-ақ олардың
құны да жоғары болғандықтан, көптеген компьютерлік техника шығарушы және
бағдарламалық қамсыздандыру компаниялары өздерінің ұсыныстарымен шығып
отырады. Әрбір мұрағат мекемелерінің автоматтандыру бөлімінің алдында осы
мәселені шешу, яғни көптеген бағдарламалардың ішінен өздерін
қанағаттандыратынын таңдау проблемасы тұрады. Мқрағат мекемелері желісі
жүйеге мынадай негізгі екі талап қояды: ақпараттың қауіпсіздігі және
сенімділігі.
Ақпараттық-іздеу жүйелеріне қойылатын кейбір талаптарға қарамастан,
әрбір мұрағат мекеме өзінің ішкі мәліметтерін өңдеудің өзіндік
ерекшеліктерімен дараланады. Бірақ көбінше мұндай іс-әрекеттерді орындауға
арналған ресурстар олардың өздерінде табыла бермейді. Өз мәселелерін шешу
үшін олар кәсіпқой программистердің көмегіне жүгінеді.
Курстық жұмыстың мақсаты: Мұрағаттардың құжаттарымен жұмыс жасауды
автоматтандырылған іздестіру жүйесін пайдаланудың мәселелерің,
технологияларың қарастыру.
Курстық жұмыстың міндеттері:
Автоматтандырылған іздестіру жүйелерін пайдаланудың теориялық
негіздерін талдау;
– Автоматтандырылған іздестіру жүйелерін құру технологиясын көрсету
Курстық жұмыстың құрылымы:
Курстық жұмыс кіріспеден, мазмұннан, екі бөлімнен , қорытындыдан,
қолданылған әдебиеттер тізімінен тұрады.
Бірінші тарауда жүйенің сипаттамасы және ортаға қойылатын талаптар
келтірілген. Мұнда қойылған есептің маңыздылығы, көкейтестілігі және оны
іске асыру үшін қойылатын программалық, ақпараттық және аппараттық талаптар
келтірілген.
Екінші тарау программаны дайындауға қолданылған Delphi ортасы жайлы
қысқаша мәлімет берілген. Мұнда Delphi программалау ортасы, ондағы негізгі
түсініктер, негізгі компоненттер және мәліметтер қорымен жұмыс істеу
принциптері келтірілген.
Үшінші тарау программадағы негізгі формалардың дайындалу барысы және
олардың қолданылуы жайлы ақпарат береді.
Дайындалған жоба пайдалануға өте жеңіл, әрі ыңғайлы. Он дайындауға
жоғарғы деңгейлі Object Pascal тілінің принциптеріне сүйеніп жұмыс істейтін
Borland Delphi6 ортасы пайдаланылды.
І Автоматтандырылған іздестіру жүйелерін пайдаланудың теориялық
негіздері
1.1 Жүйенің сипаттамасы және ортаға қойылатын талаптар.
Мұрағат саласының сипаттамасы
Автоматтандырылған іздестіру жүйесі (Система автоматизированного
поиска) — жабдықтардан (техникалық жасақтама), программа мен оған керек
құжаттамалардан (программалық жасақтама, тілтану жасақтамасы, математикалық
жасақтама), компьютерге енгізілетін мәліметтер жинағынан (ақпараттық
жасақтама), жүйені пайдалану туралы құжаттамадан (әдістемелік,
ұйымдастырушылық жасақтама) және жұмыс атқаруға қажетті жабдықтар мен жұмыс
орындарымен қамтамасыз етілгеп ұжымнан тұратын үйымдастырушы-техникалық
жүйе. Автоматтындырылған жобалау жүйесінің негізгі міндеті — бұйым мен оның
құрама бөліктерін жобалаудың барлық немесе жеке сатыларында
автоматтандырылған жобалау жұмысын жүргізу.[1]
Ақпараттарды құжатта сақтауға байланысты кез-келген іздестіру қызмет
және кез-келген іздестіру шешім міндетті түрде құжаттық нысанада тіркеледі.
Егер құжатты жасау әдетте құрылымдық бөлімшелердің басшылары мен
мамандарының функциялары болып табылса, онда оларды рәсімдеу, тәртіп
бойынша, хатшыға немесе басқарманың құжаттық қызмет ету (БҚА) қызметіне
тапсырылады.
Бүгінде компьютер құжаттарды жасаудың және сараптаудың негізгі құралы
б.т.
Қызметтік құжаттарды рәсімдеу стандарттармен тәртіпке келтірілген
жасалу тәсіліне тәуелсіз.
Барлық қызметтік құжаттар белгіленген реквизиттерді пайдалана отырып
стандарттық үлгілердегі қағазда рәсімделеді.
Құжатты компьютерде жасау және рәсімдеу осы құжат әзірленген базадағы
нысанды шақыра отырып басталады. Бұл сіздің ұйымда әзірленген,
бірегейленірілген құжаттың белгіленген нысаны, ұйымның бланкасы немесе таза
парақ болуы мүмкін.
Өзімізге мәлім, біздің елімізде қызметтік құжаттар үшін СХҰ
(Стандарттау жөніндегі халықаралық ұйым) қабылдаған, атап айтқанда А нысаны
(қағаз парақтарының көлемі) пайдала-нылады. Жиі қолданылатыны А4 және А5
нысандары.
Шетелдерде қағаздардың – Letter (8 ½*11 in, яғни 21. 59*27.94 см)
және Legal ( ½*14 in, яғни 21. 59*35.56 см) нысан-дары кең тараған.
Компьютерлік бағдарламада, оның ішінде бейтараптандырылған бағдарламада
(орыс тілінде) үндемеу бойынша қондырғы ретінде отандық стандарттарға
сәйкес келмейтін қағаздардың нысаны, жиегінің көлемі жиі беріледі. MS Word-
та жұмысқа кірісерде қағаздың – А4 210*297 мм көлемін аонату қажет.
Қағаз нысанын орнатқаннан кейін құжаттардың жиегін айқындау қажет.
Құжаттар жиегінің мынадай көлемін белгілеу ұсынылады:
• Сол жақ жиек – 35мм (3,5см)
• Оң жақ – кем дегенде 10мм (1см)
• Жоғарғы жақ – 20мм (2см)
А4 нысандағы құжаттар үшін төменгі жиек – кемі 20мм (2см)
А5 нысандағы құжаттар үшін (148x210мм) төменгі жиек әдетте кемі 15мм
болып белгіленеді.
Бет параметрлерінің деректері құжаттардағы одан әрі жасалатын барлық
жазбалар үшін бекітіледі.
MS Word үлгісіндегі мәтіндік редакторда жасалатын кез-келген жаңа
құжат белгілі бір негізде – шаблонда орна-ластырылады. Шаблон үнемдеу
бойынша құжаттарды рәсімдеу параметрлерінің кейбір жиынтықтарын қамтитын
таза парақ болуы мүмкін.
Осы жерде және бұдан әрі қолданылатын үнемдеу бойынша термині
көрсетілген параметрлер, егер пайдаланушы өзге параметрлерді тікелей
тапсырмаса, жаңадан жасалатын барлық құжаттарда пайдаланылады.
Шаблондар сондай-ақ стандартты мәтінге, графикке, ерекше безендіруге
және жалпы құжаттарда жиі кездесетін-дердің барлығына ие болуы мүмкін.
Іздестіру жағдайларын қайталанды көрсететін шаблондардың жиынтығы
құжаттарды әзірлеуге, оларды рәсімдеуге, бірегейлендіруге деген уақытты
айтарлықтай қысқартуға, демек – құжаттарды қабылдауды жеңілдетуге
мүмкіндік береді.
Ұйымдардың басым құжаттары, оның ішінде барлық шығыс құжаттары
бланкада рәсімделеді. Сондықтан, шаблондарды жасауды ұйым бланкаларын жасай
отырып бастыған орынды.
Қолданылып жүрген ГОСТ-қа сай бланк – бұл онда құжаттың тұрақты
ақпараты және ауыстыру үшін бөлінген орны көрсетілген қағаздың стандартты
парағы. Әдетте бланк деген ұғым мекеме атауы – құжат авторлары
көрсетілген қағаздың таза парағын білдіреді. Қызметтік құжаттардың авторы
– ұйымдар, құрылымдық бөлімшелер, лауазымдық тұлғалар болуы мүмкін.
Мекемелер, ұйымдар және фирмалар көп жағдайларда бланкаларда
өздерінің эмблемаларын орналастырады. Егер ұйым эмблемасының графикалық
файл түріндегі эталондық кескіні бар болса, ол эмблеманы бланкащда
орналастыру үшін пайдаланылады. Болмаған жағдайда, эмблема сканерлен-
діріледі, алынған кескін таңдалған орынға орналастырылады. Егер эмблема
құжаттың жоғары жиегіне орналастырылса, ол бірінші беттің колонтитулына
орналатырылады.
Принтерде бланканың кескінімен бірге басылған стандартты құжаттың
қолдан жасаудан қорғалмағандығын есте ұстау керек. Мөр бедерінің бар болуы,
сондай-ақ, стандартты офистік құралдарымен оңай жасалатындықтан, құжат түп-
нұсақасына кепіл бола алмайды. Сондықтан, біршама маңызды құжаттар үшін
эмблемелары бар, баспаханалық тәсілмен орындалған, бедерлендірілген, су
таңбалары бар, көп түсті басылыммен бастырылған бланкалар пайдаланылады.
Тәртіп бойынша мұндай бланкалар баспаханалық тәсілмен нөмір-ленеді. Біршама
ең жауапты жағдайлар үшін құжат бланкасының кескіні құжатпен бірге басылуы
және құжат шаблонына енгізілуі мүмкін. Қазіргі уақытта офистерде
пайдаланатын стандартты лазерлік принтер (600dpi рұқсаты) ұйымның эмблемасы
сияқты графикалық элементтерді қам-титын бланкаларды кескіндеу үшін
айтарлықтай жақсы сапа береді.
Тіркеу нөмірі Lotus Notes DOS Open құжатты бастапқы сақтау кезінде
автоматты түрде толтырылатын тіркеу нөмірі жиегі құжат шаблоныгның тиісті
орнына орналастырылуы мүмкін.
Құжаттарды және іс жүргізудің тіркеудің көптеген авто-маттандырылған
жүйелері ұйымдардың хат-хабарлары туралы деректер базасын өзіне
қамтиды, мұндай жағдайда адресті енгізуді жеделдету және оны жазуда
қатеге жол бермеу үшін Адресат реквизиті тиісті деректердің базаларын
пайдалану арқылы толтырылады. Деректер базасында бір ұйымның бірнеше
атауының пайда болуын болдырмау үшін деректер базасын кезең-кезеңде
тексеріп отыруы және хат-хабарлар тізіміне толықтырулар енгізуге құқығы бар
адамдардың тізімін шектеу ұсынылады. Әдетте бұл іспен кіріс хат-хабарларын
тіркеуге жауапты және деректер базасын ұйымдастырудың принциптері туралы
хабардар адам айналысады. Әсіресе, құжаттарды жаппай басып шығару (немесе
факсэлектрондық почтамеен автоматты түрде жіберу) кезінде адрес иесі
туралы деректерді пайдалану тиімді, ал қажет болған жағдайларда – Құрметті,
Қуанышбек Жақыпұлы! немесе Құрметті, Айман Әмірзалиқызы! деген қаратпа
сөздер қосылады. Жаппай жіберуді құру MS Word Сервис менюінде Слияние
командасы пайдаланылады. Әзірлік барысында көптеген құжаттар барлық мүдделі
тараптармен келісуге жатады. Бұл – құжаттардың қолданып жүрген заңдарға
және нормативтік актілерге сәйкестігін тексеру үшін жасалады, шын мәнінде
жобаны бағалау болып табылады.
Жергілікті желілермен жарақталған қазіргі офистердің негізгі
басымдықтарының бірі – құжаттарды келісуді жедел-дету және жеңілдету б.т.
Ол құжаттың дәйекті бағытын белгілеу не белгіленген келісім тізбесіне
сәйкес оны бір мезгілде барлық мүдделі адамдарға жіберу арқылы жүргізіледі.
Егер дәйекті түрде жіберу белгіленсе, онда одан кейінгі әрбір рецензент
оған дейін құжатты қараған қызметкердің ескерт-песін көреді. Түзетудің бір
қызметкермен аяқталуы, келісуге берілген тізімде көрсетілген басқа
қызметкерге құжатты автоматты түрде берумен жалғасады. Құжатқа түзетулер,
қосымшалар және қысқартулар енгізу бастапқы мәтінді жоюға әкеліп соқпайды.
Құжатта кім қандай тіркеу енгізгені тіркеледі. Әр қызметкердің енгізген
түзетуі әр түспен белгіленеді. Құжатты барлық мүдделіадамдар қарағаннан
кейін ол процеске енгізген атқарушыға автоматты түрде қайтарылады.
1.2. Дербес компьютерде іс-қағаздар құжаттарын жасауға, өндеуге арналған
бағдарламалар
Дербес компьтерде құжаттарды жасау, өндеу үшін бірнеше бағдарламалар
құрылған:
– Microsoft Office Word
– Microsoft Office Excell
– Microsoft Office Publisher
Бірақ оның ішіндегі ең негізгісі күнделікті қолданып жүретін мәтіндік
редактор Microsoft Word болып табылады. Бұл бағдарламада құжаттарды
толығымен жасап шығару, өндеу, түзетулер енгізу, жою және т.б.
мүмкіншіліктер толығымен қарастырылған.
MS WORD - мәтіндік құжаттарды дайындауға, түзетуге және қағазға басып
шығаруға арналған Windows жүйесінің қосымша программасы.Ол-мәтіндік және
графикалық информацияларды өңдеу барсында жүзден аса операциялды орындай
алатын ең кең тараған мәтін редакторының бірі.
Қазіргі компьютерлік технологияларда орындауға болатын кез келген
операция бұл ортада жүзеге асырыла береді. Мысалы, басқа ортада дайындалған
мәтіндік фрагменттер, кестелер, суреттер сияқты неше түрлі объектілерді
байланыстыра отырып осы ортаға енгізуге болады. Жалпы, Word редакторында
типография жұмысына керекті баспа материялдарын теруден бастап, олардың
оригинал – макетін толық жасауға дейінгі барлық жұмыс орындалады. Мұндай
құжаттар мен кестелерді көрікті етіп , безендіруге қажет көптеген дайын
шаблондар , стильдер , жазылып бірден орындалатын ішкі макропрограмалар
тілі , қарапайым графиктік бейнелерді салатын аспаптар және т. с. с. жетіп
артылады.
Бұл бағдарламады жұмыс жасаудың даму қарқыны келесідей дамиды:
1. Пуск – Программы - Microsoft Office - Microsoft
Office Word, жұмыс үстелінде контексттік менюді
шақырып Создать - Microsoft Office Word, ашылған бума
ішінде Файл – Создать - Microsoft Office Word
командаларын орындап жаңадан мәтіндік редакторды
жүктейміз де керек мәтінді тереміз.
2. Іс-қағаздарды қазақ тілінде теру үшін біз мәтәндәк
редактордың, яғни Microsoft Office Word
бағдарламасының тілін аустыру қажет. Ол үшін Пуск-
Панель управления – Язык и региональные стандарты
командасын орындап Языки вкладкасын ашып
подробнее батырмасын шертеміз де добавить
командасын беріп қазақ тілін тілдер мәзіріне қосып
алмыз да, оны есептер тақтасында тілдер панелінде
қазақ тілін таңдап аламыз.
3. Теріліп алынған мәтінді тексеріп шығарып оны басып
шығарамыз. Ол үшін келесі команданы орындау қажет
Файл – Печать және ОК батырмасын шерту немесе
стандарттық панелінде печать батырмасын шерту
арқылы қағаз беіне түсіреміз.
4. Содан соң бұл құжаттың алдағы уақыттың керек-керек
еместігіне қарай оны сақтаймыз. Файл – Сохранить
как... командасы сол құжатты қандай атпен және қай
жерде сақтау керектігін қамтамасыз етеді немесе
стандарттық панельде сохранить батырмасын шертеміз.
5. Мәтіндік редактордын шығамын Оң жақ үстінжегі х
батырмасын шертеміз немесе Файл – Выход командасын
орындаймыз.
Microsoft Office Word бағдарламасында кейбір құжаттардың шаблондары
сақталған. Мысалы, резюме, хаттар, есептер және т.б. Оларды іске қосу үшін
Файл – Создать командасын орындаймыз да оң жақ бетте шыққан сұхбаттық
терезеде шаблоны бөлімінде на моем компьютере батырмасын шерткенде
құжаттар түрлері алдымызға шығады. Олардың ішінен белгілі бір құжат үшін
шеберді қолданып өзіміздің қалауымызға қарай құжаттың түр-сипатын
анықтаймыз. Содан соң құжаттың мазмұнын енгіземіз.
Құжат даярлау үшін дербес компьютердегі тағы бір редактордың бірі
Microsoft Office Excell кестелік редакторы қолданылады. Microsoft Excel -
бұл құжаттарды тез арада таблица түрінде дайындауға арналған программа.
Ол математикалық амалдарды, күрделі есептеулерді жеңілдету үшін
қолданылады. Осы кестедегі мәліметтер негізінде әртүрлі диаграммалар
тұрғызып, мәліметтер базасын даярлауға болады.
EXCEL программасын іске қосу үшін Пуск менюінің программы тобынан
Microsoft Excel таңдаңыз. Excel терезесі ашылады. Excel:
1- меню жолынан тұрады, яғни Файл, Вставка, Правка, Вид және
т.б.
2- Стандартты аспаптар тақтасы
3- Форматтау аспаптар тақтасы
Excelде құжатымызды сақтау, жаңа құжат ашу, қағазға басып шығару, қате
тексеру т.б операциялар үшін стандартная аспаптар тақтасы, ал құжатымызды
өндеуге және көрнекті қылдырып көрсету үшін форматирование аспаптар тақтасы
қолданылады немесе меню командалары қолданылады.
4- Формула жолында біріншісі- төртбұрышты көрсеткіш тұрған ұяшықтың
адресін көрсетеді. = белгісі бар жол формула жолы деп аталады да көрсеткіш
тұрған ұяшықтағы текст, формула, яғни ұяшықтағы т.б мәндерді көрсетеді.
Егер ұяшықтағы текст қате жазылса, тышқанмен осы жолға түртіп, қате
жөндеуге болады.
Одан төмен Excel жұмыс парағы орналасқан. Жұмыс парағының төменгі
жағында Excel жұмыс режимінің көрсеткіші орналасқан. Excel мәлімет енгізуді
күтетін сәтте, ол Дайын режимінде болып, режим индикаторы Готов сөзін
көрсетеді.
Құжаттар даярлауға Microsoft Office Publisher бағдарламасы біршама
көмегін тигізетіні мәлім. Бұл редактор арқасында түрлі сипаттағы құжаттар
жасауға болдады. Оның ішінде шығыс туралы есеп, факстік баяндамалар,
инвентарлық ведомосттер, буклеттер, бұйрықтар, қаулылар және т.б. іс-
қағаздары кіргізілген. Ең алдымен құжаттар даярламас бұрын Правка – Личные
данные командасын орындап өзіңіз және жұмыс істейтін мекеме туралы толық
ақпаратты енгізгеніңіз дұрыс. Ол сіз таңдаған құжаттың қаңқасы дұрыс
құрылуына әсерін тигізеді. Содан соң алдыңызда тұрған
Мекемелер мен ұйымдардағы электрондық мұрағат және оның құжат
айналымындағы орыны
Қағаз негіздегі істердің, сондай-ақ ақпарат көздері болып табылатын
әртүрлі автоматтандырылған жүйелердің мұрағаттары қазір әрбір ұйымда бар
деуге болады.
Бұл ретте біз электрондық мұрағат жүйесін құруға негіз болатын
алғышарттар жөнінде және мұндай жүйені ендіруден келетін пайда туралы
тоқталайық.
Forrester Research, Media Asset Management секілді дереккөздер
ақпараты бойынша электрондық мұрағат жүйесін жасауға негіз болатын себептік
алғышарттар мыналар:
- қағаз құжаттарды сақтауға кететін шығын электрондық ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
жүйесін пайдалану
Кіріспе
І Автоматтандырылған іздестіру жүйелерін пайдаланудың теориялық негіздері
1.1 Жүйенің сипаттамасы және ортаға қойылатын талаптар.
Мұрағат саласының сипаттамасы
1.2 Негізгі түсініктер
1.3 Мекемелер мен ұйымдардағы электрондық мұрағат және оның құжат
айналымындағы орыны
1.4 Ортаға, аппараттық құралдарға, программалық жабдықтарға және
пайдаланушыларға қойылатын талаптар
1.5 Программалық қамтамассыздандыру жүйелері
ІІ. Автоматтандырылған іздестіру жүйелерін құру технологиясы
2.1 Автоматтандырылған іздестіру жүйесін құрудың инструментальды
жабдықтары
2.2 Берілгендер қорын іздестіру жүйелері
2.3 Программаны компиляциялау. ЕХЕ - файл
2.4 SQL Explorer. BDE Administrator-ларды пайдалану арқылы алиас
технологиясын дайындау
Қорытынды
ПАЙДАЛАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР ТІЗІМІ
Кіріспе
Қазіргі заманғы компьютерлік технологиялардың қолданылуы экономика мен
әлеуметтік салаларға көптеген жаңа мүмкіндіктер жаратып отыр. Кез-келген
авоматтандырылған жүйе өзара байланысқан көптеген модульдерден тұратын
күрделі аппараттық-программалық комплекстерді сипаттайды. Мұндай жағдайда
желілік технологиялардың және мәліметтер қорының алатын орны ерекше болып
табылады. Жалпы жүйе көптеген жергілікті және глобальды есептеу желілерінің
комплексі түрінде анықталады. Көптеген қазыналық мекемелерде қазіргі таңда
ең жетілдірілген желілік және телекоммуникациялық құрылғылар қолданылады.
Жаңа технологиялардың дұрыс пайдаланылуы бизнес әлеміндегі жетекші
орындарға ие болудың алғы шарттарының бірі болып табылады.
Аталған жүйелерге деген сұраныс жоғары болғандықтан, сондай-ақ олардың
құны да жоғары болғандықтан, көптеген компьютерлік техника шығарушы және
бағдарламалық қамсыздандыру компаниялары өздерінің ұсыныстарымен шығып
отырады. Әрбір мұрағат мекемелерінің автоматтандыру бөлімінің алдында осы
мәселені шешу, яғни көптеген бағдарламалардың ішінен өздерін
қанағаттандыратынын таңдау проблемасы тұрады. Мқрағат мекемелері желісі
жүйеге мынадай негізгі екі талап қояды: ақпараттың қауіпсіздігі және
сенімділігі.
Ақпараттық-іздеу жүйелеріне қойылатын кейбір талаптарға қарамастан,
әрбір мұрағат мекеме өзінің ішкі мәліметтерін өңдеудің өзіндік
ерекшеліктерімен дараланады. Бірақ көбінше мұндай іс-әрекеттерді орындауға
арналған ресурстар олардың өздерінде табыла бермейді. Өз мәселелерін шешу
үшін олар кәсіпқой программистердің көмегіне жүгінеді.
Курстық жұмыстың мақсаты: Мұрағаттардың құжаттарымен жұмыс жасауды
автоматтандырылған іздестіру жүйесін пайдаланудың мәселелерің,
технологияларың қарастыру.
Курстық жұмыстың міндеттері:
Автоматтандырылған іздестіру жүйелерін пайдаланудың теориялық
негіздерін талдау;
– Автоматтандырылған іздестіру жүйелерін құру технологиясын көрсету
Курстық жұмыстың құрылымы:
Курстық жұмыс кіріспеден, мазмұннан, екі бөлімнен , қорытындыдан,
қолданылған әдебиеттер тізімінен тұрады.
Бірінші тарауда жүйенің сипаттамасы және ортаға қойылатын талаптар
келтірілген. Мұнда қойылған есептің маңыздылығы, көкейтестілігі және оны
іске асыру үшін қойылатын программалық, ақпараттық және аппараттық талаптар
келтірілген.
Екінші тарау программаны дайындауға қолданылған Delphi ортасы жайлы
қысқаша мәлімет берілген. Мұнда Delphi программалау ортасы, ондағы негізгі
түсініктер, негізгі компоненттер және мәліметтер қорымен жұмыс істеу
принциптері келтірілген.
Үшінші тарау программадағы негізгі формалардың дайындалу барысы және
олардың қолданылуы жайлы ақпарат береді.
Дайындалған жоба пайдалануға өте жеңіл, әрі ыңғайлы. Он дайындауға
жоғарғы деңгейлі Object Pascal тілінің принциптеріне сүйеніп жұмыс істейтін
Borland Delphi6 ортасы пайдаланылды.
І Автоматтандырылған іздестіру жүйелерін пайдаланудың теориялық
негіздері
1.1 Жүйенің сипаттамасы және ортаға қойылатын талаптар.
Мұрағат саласының сипаттамасы
Автоматтандырылған іздестіру жүйесі (Система автоматизированного
поиска) — жабдықтардан (техникалық жасақтама), программа мен оған керек
құжаттамалардан (программалық жасақтама, тілтану жасақтамасы, математикалық
жасақтама), компьютерге енгізілетін мәліметтер жинағынан (ақпараттық
жасақтама), жүйені пайдалану туралы құжаттамадан (әдістемелік,
ұйымдастырушылық жасақтама) және жұмыс атқаруға қажетті жабдықтар мен жұмыс
орындарымен қамтамасыз етілгеп ұжымнан тұратын үйымдастырушы-техникалық
жүйе. Автоматтындырылған жобалау жүйесінің негізгі міндеті — бұйым мен оның
құрама бөліктерін жобалаудың барлық немесе жеке сатыларында
автоматтандырылған жобалау жұмысын жүргізу.[1]
Ақпараттарды құжатта сақтауға байланысты кез-келген іздестіру қызмет
және кез-келген іздестіру шешім міндетті түрде құжаттық нысанада тіркеледі.
Егер құжатты жасау әдетте құрылымдық бөлімшелердің басшылары мен
мамандарының функциялары болып табылса, онда оларды рәсімдеу, тәртіп
бойынша, хатшыға немесе басқарманың құжаттық қызмет ету (БҚА) қызметіне
тапсырылады.
Бүгінде компьютер құжаттарды жасаудың және сараптаудың негізгі құралы
б.т.
Қызметтік құжаттарды рәсімдеу стандарттармен тәртіпке келтірілген
жасалу тәсіліне тәуелсіз.
Барлық қызметтік құжаттар белгіленген реквизиттерді пайдалана отырып
стандарттық үлгілердегі қағазда рәсімделеді.
Құжатты компьютерде жасау және рәсімдеу осы құжат әзірленген базадағы
нысанды шақыра отырып басталады. Бұл сіздің ұйымда әзірленген,
бірегейленірілген құжаттың белгіленген нысаны, ұйымның бланкасы немесе таза
парақ болуы мүмкін.
Өзімізге мәлім, біздің елімізде қызметтік құжаттар үшін СХҰ
(Стандарттау жөніндегі халықаралық ұйым) қабылдаған, атап айтқанда А нысаны
(қағаз парақтарының көлемі) пайдала-нылады. Жиі қолданылатыны А4 және А5
нысандары.
Шетелдерде қағаздардың – Letter (8 ½*11 in, яғни 21. 59*27.94 см)
және Legal ( ½*14 in, яғни 21. 59*35.56 см) нысан-дары кең тараған.
Компьютерлік бағдарламада, оның ішінде бейтараптандырылған бағдарламада
(орыс тілінде) үндемеу бойынша қондырғы ретінде отандық стандарттарға
сәйкес келмейтін қағаздардың нысаны, жиегінің көлемі жиі беріледі. MS Word-
та жұмысқа кірісерде қағаздың – А4 210*297 мм көлемін аонату қажет.
Қағаз нысанын орнатқаннан кейін құжаттардың жиегін айқындау қажет.
Құжаттар жиегінің мынадай көлемін белгілеу ұсынылады:
• Сол жақ жиек – 35мм (3,5см)
• Оң жақ – кем дегенде 10мм (1см)
• Жоғарғы жақ – 20мм (2см)
А4 нысандағы құжаттар үшін төменгі жиек – кемі 20мм (2см)
А5 нысандағы құжаттар үшін (148x210мм) төменгі жиек әдетте кемі 15мм
болып белгіленеді.
Бет параметрлерінің деректері құжаттардағы одан әрі жасалатын барлық
жазбалар үшін бекітіледі.
MS Word үлгісіндегі мәтіндік редакторда жасалатын кез-келген жаңа
құжат белгілі бір негізде – шаблонда орна-ластырылады. Шаблон үнемдеу
бойынша құжаттарды рәсімдеу параметрлерінің кейбір жиынтықтарын қамтитын
таза парақ болуы мүмкін.
Осы жерде және бұдан әрі қолданылатын үнемдеу бойынша термині
көрсетілген параметрлер, егер пайдаланушы өзге параметрлерді тікелей
тапсырмаса, жаңадан жасалатын барлық құжаттарда пайдаланылады.
Шаблондар сондай-ақ стандартты мәтінге, графикке, ерекше безендіруге
және жалпы құжаттарда жиі кездесетін-дердің барлығына ие болуы мүмкін.
Іздестіру жағдайларын қайталанды көрсететін шаблондардың жиынтығы
құжаттарды әзірлеуге, оларды рәсімдеуге, бірегейлендіруге деген уақытты
айтарлықтай қысқартуға, демек – құжаттарды қабылдауды жеңілдетуге
мүмкіндік береді.
Ұйымдардың басым құжаттары, оның ішінде барлық шығыс құжаттары
бланкада рәсімделеді. Сондықтан, шаблондарды жасауды ұйым бланкаларын жасай
отырып бастыған орынды.
Қолданылып жүрген ГОСТ-қа сай бланк – бұл онда құжаттың тұрақты
ақпараты және ауыстыру үшін бөлінген орны көрсетілген қағаздың стандартты
парағы. Әдетте бланк деген ұғым мекеме атауы – құжат авторлары
көрсетілген қағаздың таза парағын білдіреді. Қызметтік құжаттардың авторы
– ұйымдар, құрылымдық бөлімшелер, лауазымдық тұлғалар болуы мүмкін.
Мекемелер, ұйымдар және фирмалар көп жағдайларда бланкаларда
өздерінің эмблемаларын орналастырады. Егер ұйым эмблемасының графикалық
файл түріндегі эталондық кескіні бар болса, ол эмблеманы бланкащда
орналастыру үшін пайдаланылады. Болмаған жағдайда, эмблема сканерлен-
діріледі, алынған кескін таңдалған орынға орналастырылады. Егер эмблема
құжаттың жоғары жиегіне орналастырылса, ол бірінші беттің колонтитулына
орналатырылады.
Принтерде бланканың кескінімен бірге басылған стандартты құжаттың
қолдан жасаудан қорғалмағандығын есте ұстау керек. Мөр бедерінің бар болуы,
сондай-ақ, стандартты офистік құралдарымен оңай жасалатындықтан, құжат түп-
нұсақасына кепіл бола алмайды. Сондықтан, біршама маңызды құжаттар үшін
эмблемелары бар, баспаханалық тәсілмен орындалған, бедерлендірілген, су
таңбалары бар, көп түсті басылыммен бастырылған бланкалар пайдаланылады.
Тәртіп бойынша мұндай бланкалар баспаханалық тәсілмен нөмір-ленеді. Біршама
ең жауапты жағдайлар үшін құжат бланкасының кескіні құжатпен бірге басылуы
және құжат шаблонына енгізілуі мүмкін. Қазіргі уақытта офистерде
пайдаланатын стандартты лазерлік принтер (600dpi рұқсаты) ұйымның эмблемасы
сияқты графикалық элементтерді қам-титын бланкаларды кескіндеу үшін
айтарлықтай жақсы сапа береді.
Тіркеу нөмірі Lotus Notes DOS Open құжатты бастапқы сақтау кезінде
автоматты түрде толтырылатын тіркеу нөмірі жиегі құжат шаблоныгның тиісті
орнына орналастырылуы мүмкін.
Құжаттарды және іс жүргізудің тіркеудің көптеген авто-маттандырылған
жүйелері ұйымдардың хат-хабарлары туралы деректер базасын өзіне
қамтиды, мұндай жағдайда адресті енгізуді жеделдету және оны жазуда
қатеге жол бермеу үшін Адресат реквизиті тиісті деректердің базаларын
пайдалану арқылы толтырылады. Деректер базасында бір ұйымның бірнеше
атауының пайда болуын болдырмау үшін деректер базасын кезең-кезеңде
тексеріп отыруы және хат-хабарлар тізіміне толықтырулар енгізуге құқығы бар
адамдардың тізімін шектеу ұсынылады. Әдетте бұл іспен кіріс хат-хабарларын
тіркеуге жауапты және деректер базасын ұйымдастырудың принциптері туралы
хабардар адам айналысады. Әсіресе, құжаттарды жаппай басып шығару (немесе
факсэлектрондық почтамеен автоматты түрде жіберу) кезінде адрес иесі
туралы деректерді пайдалану тиімді, ал қажет болған жағдайларда – Құрметті,
Қуанышбек Жақыпұлы! немесе Құрметті, Айман Әмірзалиқызы! деген қаратпа
сөздер қосылады. Жаппай жіберуді құру MS Word Сервис менюінде Слияние
командасы пайдаланылады. Әзірлік барысында көптеген құжаттар барлық мүдделі
тараптармен келісуге жатады. Бұл – құжаттардың қолданып жүрген заңдарға
және нормативтік актілерге сәйкестігін тексеру үшін жасалады, шын мәнінде
жобаны бағалау болып табылады.
Жергілікті желілермен жарақталған қазіргі офистердің негізгі
басымдықтарының бірі – құжаттарды келісуді жедел-дету және жеңілдету б.т.
Ол құжаттың дәйекті бағытын белгілеу не белгіленген келісім тізбесіне
сәйкес оны бір мезгілде барлық мүдделі адамдарға жіберу арқылы жүргізіледі.
Егер дәйекті түрде жіберу белгіленсе, онда одан кейінгі әрбір рецензент
оған дейін құжатты қараған қызметкердің ескерт-песін көреді. Түзетудің бір
қызметкермен аяқталуы, келісуге берілген тізімде көрсетілген басқа
қызметкерге құжатты автоматты түрде берумен жалғасады. Құжатқа түзетулер,
қосымшалар және қысқартулар енгізу бастапқы мәтінді жоюға әкеліп соқпайды.
Құжатта кім қандай тіркеу енгізгені тіркеледі. Әр қызметкердің енгізген
түзетуі әр түспен белгіленеді. Құжатты барлық мүдделіадамдар қарағаннан
кейін ол процеске енгізген атқарушыға автоматты түрде қайтарылады.
1.2. Дербес компьютерде іс-қағаздар құжаттарын жасауға, өндеуге арналған
бағдарламалар
Дербес компьтерде құжаттарды жасау, өндеу үшін бірнеше бағдарламалар
құрылған:
– Microsoft Office Word
– Microsoft Office Excell
– Microsoft Office Publisher
Бірақ оның ішіндегі ең негізгісі күнделікті қолданып жүретін мәтіндік
редактор Microsoft Word болып табылады. Бұл бағдарламада құжаттарды
толығымен жасап шығару, өндеу, түзетулер енгізу, жою және т.б.
мүмкіншіліктер толығымен қарастырылған.
MS WORD - мәтіндік құжаттарды дайындауға, түзетуге және қағазға басып
шығаруға арналған Windows жүйесінің қосымша программасы.Ол-мәтіндік және
графикалық информацияларды өңдеу барсында жүзден аса операциялды орындай
алатын ең кең тараған мәтін редакторының бірі.
Қазіргі компьютерлік технологияларда орындауға болатын кез келген
операция бұл ортада жүзеге асырыла береді. Мысалы, басқа ортада дайындалған
мәтіндік фрагменттер, кестелер, суреттер сияқты неше түрлі объектілерді
байланыстыра отырып осы ортаға енгізуге болады. Жалпы, Word редакторында
типография жұмысына керекті баспа материялдарын теруден бастап, олардың
оригинал – макетін толық жасауға дейінгі барлық жұмыс орындалады. Мұндай
құжаттар мен кестелерді көрікті етіп , безендіруге қажет көптеген дайын
шаблондар , стильдер , жазылып бірден орындалатын ішкі макропрограмалар
тілі , қарапайым графиктік бейнелерді салатын аспаптар және т. с. с. жетіп
артылады.
Бұл бағдарламады жұмыс жасаудың даму қарқыны келесідей дамиды:
1. Пуск – Программы - Microsoft Office - Microsoft
Office Word, жұмыс үстелінде контексттік менюді
шақырып Создать - Microsoft Office Word, ашылған бума
ішінде Файл – Создать - Microsoft Office Word
командаларын орындап жаңадан мәтіндік редакторды
жүктейміз де керек мәтінді тереміз.
2. Іс-қағаздарды қазақ тілінде теру үшін біз мәтәндәк
редактордың, яғни Microsoft Office Word
бағдарламасының тілін аустыру қажет. Ол үшін Пуск-
Панель управления – Язык и региональные стандарты
командасын орындап Языки вкладкасын ашып
подробнее батырмасын шертеміз де добавить
командасын беріп қазақ тілін тілдер мәзіріне қосып
алмыз да, оны есептер тақтасында тілдер панелінде
қазақ тілін таңдап аламыз.
3. Теріліп алынған мәтінді тексеріп шығарып оны басып
шығарамыз. Ол үшін келесі команданы орындау қажет
Файл – Печать және ОК батырмасын шерту немесе
стандарттық панелінде печать батырмасын шерту
арқылы қағаз беіне түсіреміз.
4. Содан соң бұл құжаттың алдағы уақыттың керек-керек
еместігіне қарай оны сақтаймыз. Файл – Сохранить
как... командасы сол құжатты қандай атпен және қай
жерде сақтау керектігін қамтамасыз етеді немесе
стандарттық панельде сохранить батырмасын шертеміз.
5. Мәтіндік редактордын шығамын Оң жақ үстінжегі х
батырмасын шертеміз немесе Файл – Выход командасын
орындаймыз.
Microsoft Office Word бағдарламасында кейбір құжаттардың шаблондары
сақталған. Мысалы, резюме, хаттар, есептер және т.б. Оларды іске қосу үшін
Файл – Создать командасын орындаймыз да оң жақ бетте шыққан сұхбаттық
терезеде шаблоны бөлімінде на моем компьютере батырмасын шерткенде
құжаттар түрлері алдымызға шығады. Олардың ішінен белгілі бір құжат үшін
шеберді қолданып өзіміздің қалауымызға қарай құжаттың түр-сипатын
анықтаймыз. Содан соң құжаттың мазмұнын енгіземіз.
Құжат даярлау үшін дербес компьютердегі тағы бір редактордың бірі
Microsoft Office Excell кестелік редакторы қолданылады. Microsoft Excel -
бұл құжаттарды тез арада таблица түрінде дайындауға арналған программа.
Ол математикалық амалдарды, күрделі есептеулерді жеңілдету үшін
қолданылады. Осы кестедегі мәліметтер негізінде әртүрлі диаграммалар
тұрғызып, мәліметтер базасын даярлауға болады.
EXCEL программасын іске қосу үшін Пуск менюінің программы тобынан
Microsoft Excel таңдаңыз. Excel терезесі ашылады. Excel:
1- меню жолынан тұрады, яғни Файл, Вставка, Правка, Вид және
т.б.
2- Стандартты аспаптар тақтасы
3- Форматтау аспаптар тақтасы
Excelде құжатымызды сақтау, жаңа құжат ашу, қағазға басып шығару, қате
тексеру т.б операциялар үшін стандартная аспаптар тақтасы, ал құжатымызды
өндеуге және көрнекті қылдырып көрсету үшін форматирование аспаптар тақтасы
қолданылады немесе меню командалары қолданылады.
4- Формула жолында біріншісі- төртбұрышты көрсеткіш тұрған ұяшықтың
адресін көрсетеді. = белгісі бар жол формула жолы деп аталады да көрсеткіш
тұрған ұяшықтағы текст, формула, яғни ұяшықтағы т.б мәндерді көрсетеді.
Егер ұяшықтағы текст қате жазылса, тышқанмен осы жолға түртіп, қате
жөндеуге болады.
Одан төмен Excel жұмыс парағы орналасқан. Жұмыс парағының төменгі
жағында Excel жұмыс режимінің көрсеткіші орналасқан. Excel мәлімет енгізуді
күтетін сәтте, ол Дайын режимінде болып, режим индикаторы Готов сөзін
көрсетеді.
Құжаттар даярлауға Microsoft Office Publisher бағдарламасы біршама
көмегін тигізетіні мәлім. Бұл редактор арқасында түрлі сипаттағы құжаттар
жасауға болдады. Оның ішінде шығыс туралы есеп, факстік баяндамалар,
инвентарлық ведомосттер, буклеттер, бұйрықтар, қаулылар және т.б. іс-
қағаздары кіргізілген. Ең алдымен құжаттар даярламас бұрын Правка – Личные
данные командасын орындап өзіңіз және жұмыс істейтін мекеме туралы толық
ақпаратты енгізгеніңіз дұрыс. Ол сіз таңдаған құжаттың қаңқасы дұрыс
құрылуына әсерін тигізеді. Содан соң алдыңызда тұрған
Мекемелер мен ұйымдардағы электрондық мұрағат және оның құжат
айналымындағы орыны
Қағаз негіздегі істердің, сондай-ақ ақпарат көздері болып табылатын
әртүрлі автоматтандырылған жүйелердің мұрағаттары қазір әрбір ұйымда бар
деуге болады.
Бұл ретте біз электрондық мұрағат жүйесін құруға негіз болатын
алғышарттар жөнінде және мұндай жүйені ендіруден келетін пайда туралы
тоқталайық.
Forrester Research, Media Asset Management секілді дереккөздер
ақпараты бойынша электрондық мұрағат жүйесін жасауға негіз болатын себептік
алғышарттар мыналар:
- қағаз құжаттарды сақтауға кететін шығын электрондық ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Ұқсас жұмыстар
Пәндер
- Іс жүргізу
- Автоматтандыру, Техника
- Алғашқы әскери дайындық
- Астрономия
- Ауыл шаруашылығы
- Банк ісі
- Бизнесті бағалау
- Биология
- Бухгалтерлік іс
- Валеология
- Ветеринария
- География
- Геология, Геофизика, Геодезия
- Дін
- Ет, сүт, шарап өнімдері
- Жалпы тарих
- Жер кадастрі, Жылжымайтын мүлік
- Журналистика
- Информатика
- Кеден ісі
- Маркетинг
- Математика, Геометрия
- Медицина
- Мемлекеттік басқару
- Менеджмент
- Мұнай, Газ
- Мұрағат ісі
- Мәдениеттану
- ОБЖ (Основы безопасности жизнедеятельности)
- Педагогика
- Полиграфия
- Психология
- Салық
- Саясаттану
- Сақтандыру
- Сертификаттау, стандарттау
- Социология, Демография
- Спорт
- Статистика
- Тілтану, Филология
- Тарихи тұлғалар
- Тау-кен ісі
- Транспорт
- Туризм
- Физика
- Философия
- Халықаралық қатынастар
- Химия
- Экология, Қоршаған ортаны қорғау
- Экономика
- Экономикалық география
- Электротехника
- Қазақстан тарихы
- Қаржы
- Құрылыс
- Құқық, Криминалистика
- Әдебиет
- Өнер, музыка
- Өнеркәсіп, Өндіріс
Қазақ тілінде жазылған рефераттар, курстық жұмыстар, дипломдық жұмыстар бойынша біздің қор #1 болып табылады.
Ақпарат
Қосымша
Email: info@stud.kz