Мұрағаттардың құжаттарымен жұмыс жасауды автоматтандырылған іздестіру жүйесін пайдалану

Кіріспе
І Автоматтандырылған іздестіру жүйелерін пайдаланудың теориялық негіздері
1.1 Жүйенің сипаттамасы және ортаға қойылатын талаптар.
Мұрағат саласының сипаттамасы
1.2 Негізгі түсініктер
1.3 Мекемелер мен ұйымдардағы электрондық мұрағат және оның құжат айналымындағы орыны
1.4 Ортаға, аппараттық құралдарға, программалық жабдықтарға және пайдаланушыларға қойылатын талаптар
1.5 Программалық қамтамассыздандыру жүйелері
ІІ. АВТОМАТТАНДЫРЫЛҒАН ІЗДЕСТІРУ ЖҮЙЕЛЕРІН ҚҰРУ ТЕХНОЛОГИЯСЫ
2.1 Автоматтандырылған іздестіру жүйесін құрудың инструментальды жабдықтары
2.2 Берілгендер қорын іздестіру жүйелері
2.3 Программаны компиляциялау. ЕХЕ . файл
2.4 SQL Explorer. BDE Administrator.ларды пайдалану арқылы алиас технологиясын дайындау
Қорытынды
ПАЙДАЛАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР ТІЗІМІ
Кіріспе

Қазіргі заманғы компьютерлік технологиялардың қолданылуы экономика мен әлеуметтік салаларға көптеген жаңа мүмкіндіктер жаратып отыр. Кез-келген авоматтандырылған жүйе өзара байланысқан көптеген модульдерден тұратын күрделі аппараттық-программалық комплекстерді сипаттайды. Мұндай жағдайда желілік технологиялардың және мәліметтер қорының алатын орны ерекше болып табылады. Жалпы жүйе көптеген жергілікті және глобальды есептеу желілерінің комплексі түрінде анықталады. Көптеген қазыналық мекемелерде қазіргі таңда ең жетілдірілген желілік және телекоммуникациялық құрылғылар қолданылады. Жаңа технологиялардың дұрыс пайдаланылуы бизнес әлеміндегі жетекші орындарға ие болудың алғы шарттарының бірі болып табылады.
Аталған жүйелерге деген сұраныс жоғары болғандықтан, сондай-ақ олардың құны да жоғары болғандықтан, көптеген компьютерлік техника шығарушы және бағдарламалық қамсыздандыру компаниялары өздерінің ұсыныстарымен шығып отырады. Әрбір мұрағат мекемелерінің автоматтандыру бөлімінің алдында осы мәселені шешу, яғни көптеген бағдарламалардың ішінен өздерін қанағаттандыратынын таңдау проблемасы тұрады. Мқрағат мекемелері желісі жүйеге мынадай негізгі екі талап қояды: ақпараттың қауіпсіздігі және сенімділігі.
Ақпараттық-іздеу жүйелеріне қойылатын кейбір талаптарға қарамастан, әрбір мұрағат мекеме өзінің ішкі мәліметтерін өңдеудің өзіндік ерекшеліктерімен дараланады. Бірақ көбінше мұндай іс-әрекеттерді орындауға арналған ресурстар олардың өздерінде табыла бермейді. Өз мәселелерін шешу үшін олар кәсіпқой программистердің көмегіне жүгінеді.
Курстық жұмыстың мақсаты: Мұрағаттардың құжаттарымен жұмыс жасауды автоматтандырылған іздестіру жүйесін пайдаланудың мәселелерің, технологияларың қарастыру.
Курстық жұмыстың міндеттері:
 Автоматтандырылған іздестіру жүйелерін пайдаланудың теориялық негіздерін талдау;
 Автоматтандырылған іздестіру жүйелерін құру технологиясын көрсету
Курстық жұмыстың құрылымы:
Курстық жұмыс кіріспеден, мазмұннан, екі бөлімнен , қорытындыдан, қолданылған әдебиеттер тізімінен тұрады.
Бірінші тарауда жүйенің сипаттамасы және ортаға қойылатын талаптар келтірілген. Мұнда қойылған есептің маңыздылығы, көкейтестілігі және оны іске асыру үшін қойылатын программалық, ақпараттық және аппараттық талаптар келтірілген.
Екінші тарау программаны дайындауға қолданылған Delphi ортасы жайлы қысқаша мәлімет берілген. Мұнда Delphi программалау ортасы, ондағы негізгі түсініктер, негізгі компоненттер және мәліметтер қорымен жұмыс істеу принциптері келтірілген.
1. Ғ.Қ.Абдрашева «Инфоматика» Астана, 2007 жыл
2. Н.А.Аманжолва «Дербес компьютер» Астана, 2008 жыл
3. www.aikyn.kz
4. www.referattar.com
5. «Сөз» газеті, 2006 жыл, қаңтар №2
6. Қазақ тілі терминдерінің салалық ғылыми түсіндірме сөздігі: Информатика және компьютерлік техника/ Жалпы редакциясын басқарған, п.ғ.д., профессор, А.Қ.Құсайынов. – Алматы: «Мектеп» баспасы» ЖАҚ, 2002. – 456 бет
        
        Мұрағаттардың құжаттарымен жұмыс жасауды автоматтандырылған іздестіру
жүйесін пайдалану
Кіріспе
І Автоматтандырылған іздестіру жүйелерін ... ... ... ... сипаттамасы және ортаға қойылатын талаптар.
Мұрағат саласының сипаттамасы
1.2 Негізгі түсініктер
1.3 Мекемелер мен ұйымдардағы электрондық мұрағат және оның құжат
айналымындағы орыны
1.4 Ортаға, ... ... ... ... және
пайдаланушыларға қойылатын талаптар
1.5  Программалық қамтамассыздандыру жүйелері
ІІ. Автоматтандырылған іздестіру жүйелерін құру технологиясы
2.1  Автоматтандырылған іздестіру жүйесін құрудың инструментальды
жабдықтары
2.2 ... ... ... ... ... компиляциялау. ЕХЕ - файл
2.4 SQL Explorer. BDE Administrator-ларды пайдалану арқылы  алиас
технологиясын дайындау
Қорытынды
ПАЙДАЛАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР ТІЗІМІ
 
Кіріспе
 
Қазіргі заманғы ... ... ... ... мен
әлеуметтік салаларға көптеген жаңа мүмкіндіктер жаратып отыр. Кез-келген
авоматтандырылған жүйе өзара ... ... ... ... аппараттық-программалық комплекстерді сипаттайды. Мұндай жағдайда
желілік технологиялардың  және мәліметтер қорының алатын орны ерекше ... ... жүйе ... ... және глобальды есептеу желілерінің
комплексі түрінде анықталады. Көптеген қазыналық мекемелерде қазіргі таңда
ең жетілдірілген желілік және телекоммуникациялық ... ... ... ... ... бизнес әлеміндегі жетекші
орындарға ие болудың алғы шарттарының бірі болып табылады.  
Аталған жүйелерге деген сұраныс ... ... ... ... да жоғары болғандықтан, көптеген компьютерлік техника шығарушы және
бағдарламалық қамсыздандыру ... ... ... ... Әрбір мұрағат мекемелерінің автоматтандыру бөлімінің алдында ... ... яғни ... бағдарламалардың ішінен өздерін
қанағаттандыратынын таңдау ... ... ... ... ... ... негізгі екі талап қояды: ақпараттың ... ... ... ... ... ... ... мұрағат мекеме өзінің ішкі ... ... ... ... ... көбінше мұндай іс-әрекеттерді орындауға
арналған ресурстар олардың өздерінде табыла бермейді. Өз ... ... олар ... программистердің көмегіне жүгінеді.
Курстық жұмыстың мақсаты: Мұрағаттардың құжаттарымен жұмыс ... ... ... ... мәселелерің,
технологияларың қарастыру.
Курстық  жұмыстың  міндеттері:
Автоматтандырылған іздестіру жүйелерін ... ... ... Автоматтандырылған іздестіру жүйелерін құру технологиясын көрсету
Курстық  жұмыстың  құрылымы:
Курстық жұмыс кіріспеден, мазмұннан, екі ... , ... ... ... тұрады.
Бірінші тарауда жүйенің сипаттамасы және ортаға қойылатын талаптар
келтірілген. Мұнда қойылған есептің маңыздылығы, ... және ... ... үшін қойылатын программалық, ақпараттық және аппараттық ... ... ... ... қолданылған Delphi ортасы жайлы
қысқаша мәлімет берілген. ... Delphi ... ... ондағы негізгі
түсініктер,  негізгі компоненттер және мәліметтер қорымен жұмыс ... ... ... ... ... ... дайындалу барысы және
олардың қолданылуы жайлы ақпарат береді.
Дайындалған жоба пайдалануға өте жеңіл, әрі ... Он ... ... Object Pascal ... ... сүйеніп жұмыс істейтін
Borland Delphi6 ортасы пайдаланылды.
І Автоматтандырылған іздестіру жүйелерін пайдаланудың теориялық
негіздері
1.1 ... ... және ... ... ... ... сипаттамасы
Автоматтандырылған іздестіру жүйесі (Система автоматизированного
поиска) — жабдықтардан (техникалық жасақтама), программа мен оған ... ... ... ... ... ... ... енгізілетін мәліметтер жинағынан (ақпараттық
жасақтама), жүйені пайдалану ... ... ... ... және ... ... қажетті жабдықтар мен жұмыс
орындарымен қамтамасыз етілгеп ұжымнан ... ... ... ... ... ... ... — бұйым мен оның
құрама бөліктерін жобалаудың ... ... жеке ... ... ... ... құжатта сақтауға байланысты кез-келген іздестіру қызмет
және кез-келген іздестіру шешім міндетті түрде құжаттық ... ... ... ... ... құрылымдық бөлімшелердің басшылары мен
мамандарының ... ... ... онда ... ... ... хатшыға немесе басқарманың құжаттық қызмет ету (БҚА) қызметіне
тапсырылады.
Бүгінде компьютер құжаттарды жасаудың және сараптаудың ... ... ... ... ... тәртіпке келтірілген
жасалу тәсіліне тәуелсіз.
Барлық қызметтік құжаттар белгіленген реквизиттерді пайдалана ... ... ... ... ... ... және ... осы құжат әзірленген базадағы
нысанды шақыра отырып басталады. Бұл ... ... ... ... ... ... ... бланкасы немесе таза
парақ болуы мүмкін.
Өзімізге мәлім, ... ... ... ... үшін ... жөніндегі халықаралық ұйым) қабылдаған, атап айтқанда А нысаны
(қағаз парақтарының көлемі) пайдала-нылады. Жиі қолданылатыны А4 және ... ... – Letter (8 ½*11 in, яғни 21. 59*27.94 ... Legal ( ½*14 in, яғни 21. 59*35.56 см) ... кең ... ... оның ішінде бейтараптандырылған бағдарламада
(орыс тілінде) «үндемеу бойынша» қондырғы ретінде ... ... ... ... ... ... көлемі жиі беріледі. MS Word-
та жұмысқа кірісерде қағаздың – А4 210*297 мм ... ... ... ... ... кейін құжаттардың жиегін айқындау қажет.
Құжаттар жиегінің мынадай ... ... ... Сол жақ жиек – 35мм ... Оң жақ – кем ... 10мм ... Жоғарғы жақ – 20мм (2см)
А4 нысандағы құжаттар үшін төменгі жиек – кемі 20мм ... ... ... үшін ... ... жиек әдетте кемі 15мм
болып белгіленеді.
Бет параметрлерінің деректері құжаттардағы одан әрі жасалатын ... үшін ... Word ... мәтіндік редакторда жасалатын кез-келген жаңа
құжат белгілі бір негізде – ... ... ... ... ... ... ... кейбір жиынтықтарын қамтитын
таза парақ болуы мүмкін.
Осы жерде және ... әрі ... ... ... ... ... егер ... өзге параметрлерді тікелей
тапсырмаса, жаңадан жасалатын барлық құжаттарда ... ... ... ... графикке, ерекше безендіруге
және жалпы құжаттарда жиі ... ... ие ... мүмкін.
Іздестіру жағдайларын қайталанды көрсететін шаблондардың жиынтығы
құжаттарды әзірлеуге, ... ... ... ... ... қысқартуға, демек – ... ... ... береді.
Ұйымдардың басым құжаттары, оның ішінде барлық шығыс құжаттары
бланкада ... ... ... жасауды ұйым бланкаларын жасай
отырып бастыған орынды.
Қолданылып жүрген ГОСТ-қа сай бланк – бұл ... ... ... және ... үшін ... орны көрсетілген қағаздың стандартты
парағы». Әдетте ... ... ұғым ... ...... авторлары
көрсетілген қағаздың таза парағын білдіреді. Қызметтік құжаттардың авторы
– ұйымдар, құрылымдық бөлімшелер, лауазымдық ... ... ... ... және ... көп ... бланкаларда
өздерінің эмблемаларын орналастырады. Егер ұйым эмблемасының графикалық
файл ... ... ... бар ... ол ... ... үшін пайдаланылады. Болмаған жағдайда, ... ... ... ... ... ... орналастырылады. Егер эмблема
құжаттың жоғары жиегіне ... ол ... ... ... ... ... бірге басылған стандартты құжаттың
қолдан жасаудан қорғалмағандығын есте ұстау керек. Мөр бедерінің бар болуы,
сондай-ақ, стандартты офистік ... оңай ... ... ... кепіл бола алмайды. Сондықтан, біршама маңызды құжаттар үшін
эмблемелары бар, баспаханалық тәсілмен ... ... ... бар, көп түсті басылыммен бастырылған бланкалар пайдаланылады.
Тәртіп бойынша мұндай бланкалар баспаханалық тәсілмен нөмір-ленеді. ... ... ... үшін ... бланкасының кескіні құжатпен бірге басылуы
және құжат шаблонына енгізілуі ... ... ... ... ... ... принтер (600dpi рұқсаты) ұйымның эмблемасы
сияқты графикалық элементтерді ... ... ... үшін
айтарлықтай жақсы сапа береді.
Тіркеу нөмірі Lotus Notes DOS Open құжатты бастапқы сақтау кезінде
автоматты түрде толтырылатын ... ... ... ... ... ... орналастырылуы мүмкін.
Құжаттарды және іс жүргізудің тіркеудің көптеген авто-маттандырылған
жүйелері ұйымдардың хат-хабарлары ... ... ... ... ... жағдайда адресті енгізуді жеделдету және оны жазуда
қатеге жол ... үшін ... ... ... ... базаларын
пайдалану арқылы толтырылады. Деректер базасында бір ұйымның ... ... ... ... үшін ... базасын кезең-кезеңде
тексеріп отыруы және хат-хабарлар тізіміне толықтырулар енгізуге құқығы бар
адамдардың тізімін шектеу ұсынылады. Әдетте бұл ... ... ... ... және ... ... ұйымдастырудың принциптері туралы
хабардар адам ... ... ... ... басып шығару (немесе
факс/электрондық почтамеен автоматты түрде ... ... ... ... ... ... тиімді, ал қажет болған жағдайларда – Құрметті,
Қуанышбек Жақыпұлы! немесе Құрметті, Айман Әмірзалиқызы! ... ... ... ... ... құру MS Word ... менюінде Слияние
командасы пайдаланылады. Әзірлік барысында көптеген құжаттар ... ... ... ... Бұл – ... ... жүрген заңдарға
және нормативтік актілерге сәйкестігін тексеру үшін жасалады, шын ... ... ... табылады.
Жергілікті желілермен жарақталған қазіргі ... ... бірі – ... келісуді жедел-дету және жеңілдету б.т.
Ол құжаттың дәйекті бағытын белгілеу не белгіленген ... ... оны бір ... ... ... ... ... арқылы жүргізіледі.
Егер дәйекті түрде жіберу белгіленсе, онда одан ... ... ... ... ... ... қызметкердің ескерт-песін көреді. Түзетудің бір
қызметкермен аяқталуы, келісуге берілген тізімде ... ... ... ... ... ... ... Құжатқа түзетулер,
қосымшалар және қысқартулар енгізу бастапқы мәтінді жоюға әкеліп соқпайды.
Құжатта кім қандай тіркеу ... ... Әр ... енгізген
түзетуі әр түспен белгіленеді. Құжатты барлық мүдделіадамдар қарағаннан
кейін ол процеске енгізген ... ... ... ... Дербес компьютерде іс-қағаздар құжаттарын жасауға, өндеуге арналған
бағдарламалар
Дербес ... ... ... ... үшін ... ... ... Office Word
– Microsoft Office Excell
– Microsoft Office Publisher
Бірақ оның ішіндегі ең негізгісі күнделікті қолданып ... ... ... Word болып табылады. Бұл бағдарламада құжаттарды
толығымен ... ... ... түзетулер енгізу, жою және т.б.
мүмкіншіліктер толығымен қарастырылған.
MS WORD - мәтіндік ... ... ... және ... басып
шығаруға арналған Windows жүйесінің қосымша программасы.Ол-мәтіндік ... ... ... ... ... аса операциялды орындай
алатын ең кең тараған мәтін редакторының ... ... ... орындауға болатын кез келген
операция бұл ортада жүзеге асырыла береді. Мысалы, басқа ... ... ... ... ... ... неше ... объектілерді
байланыстыра отырып осы ортаға енгізуге болады. Жалпы, Word редакторында
типография жұмысына керекті ... ... ... ... ...... ... жасауға дейінгі барлық жұмыс орындалады. Мұндай
құжаттар мен кестелерді көрікті етіп , ... ... ... ... , ... , ... ... орындалатын ішкі макропрограмалар
тілі , қарапайым графиктік бейнелерді салатын аспаптар және т. с. с. жетіп
артылады.
Бұл ... ... ... даму ... ... ... Пуск – ... - Microsoft Office - Microsoft
Office Word, жұмыс үстелінде ... ... ... - ... Office Word, ... ... Файл – ... - Microsoft Office Word
командаларын орындап жаңадан мәтіндік ... де ... ... тереміз.
2. Іс-қағаздарды қазақ тілінде теру үшін біз ... яғни ... Office ... ... ... ... Ол үшін Пуск-
Панель управления – Язык и ... ... ... ... вкладкасын ашып
«подробнее» ... ... де ... ... ... ... ... мәзіріне қосып
алмыз да, оны есептер тақтасында «тілдер панелінде»
қазақ тілін таңдап аламыз.
3. Теріліп алынған ... ... ... оны ... Ол үшін ... ... ... қажет
Файл – Печать және «ОК» ... ... ... панелінде «печать» батырмасын шерту
арқылы ... ... ... ... соң бұл ... ... уақыттың керек-керек
еместігіне қарай оны сақтаймыз. Файл – Сохранить
как... командасы сол құжатты ... ... және ... ... ... қамтамасыз етеді немесе
стандарттық панельде «сохранить ... ... ... ... ... Оң жақ үстінжегі «х»
батырмасын шертеміз немесе Файл – ... ... Office Word ... ... ... шаблондары
сақталған. Мысалы, резюме, хаттар, есептер және т.б. Оларды іске қосу үшін
Файл – Создать командасын ... да оң жақ ... ... ... ... бөлімінде «на моем компьютере» батырмасын шерткенде
құжаттар түрлері алдымызға ... ... ... белгілі бір құжат үшін
шеберді қолданып өзіміздің ... ... ... түр-сипатын
анықтаймыз. Содан соң құжаттың мазмұнын енгіземіз.
Құжат даярлау үшін ... ... тағы бір ... ... Office Excell кестелік редакторы қолданылады. Microsoft Excel ... ... тез ... ... ... ... ... программа.
Ол математикалық амалдарды, күрделі есептеулерді ... ... Осы ... мәліметтер негізінде әртүрлі диаграммалар
тұрғызып, мәліметтер базасын даярлауға болады.
EXCEL программасын іске қосу үшін ... ... ... тобынан
«Microsoft Excel» таңдаңыз. Excel терезесі ашылады. Excel:
1- меню жолынан тұрады, яғни «Файл», ... ... ... және
т.б.
2- Стандартты аспаптар тақтасы
3- Форматтау аспаптар тақтасы
Excelде құжатымызды сақтау, жаңа құжат ашу, ... ... ... ... т.б операциялар үшін стандартная аспаптар тақтасы, ал құжатымызды
өндеуге және көрнекті қылдырып ... үшін ... ... ... ... меню ... қолданылады.
4- Формула жолында біріншісі- төртбұрышты көрсеткіш тұрған ... ... = ... бар жол ... жолы деп ... да ... ... текст, формула, яғни ұяшықтағы т.б мәндерді көрсетеді.
Егер ... ... қате ... ... осы ... түртіп, қате
жөндеуге болады.
Одан төмен Excel жұмыс парағы орналасқан. ... ... ... Excel ... ... ... ... Excel мәлімет енгізуді
күтетін сәтте, ол Дайын режимінде болып, режим индикаторы Готов сөзін
көрсетеді.
Құжаттар ... ... Office ... ... біршама
көмегін тигізетіні мәлім. Бұл редактор арқасында түрлі ... ... ... Оның ... ... ... ... факстік баяндамалар,
инвентарлық ведомосттер, буклеттер, бұйрықтар, қаулылар және т.б. іс-
қағаздары кіргізілген. Ең ... ... ... ... ...... командасын орындап өзіңіз және жұмыс істейтін мекеме туралы толық
ақпаратты енгізгеніңіз ... Ол сіз ... ... ... ... әсерін тигізеді. Содан соң алдыңызда тұрған
Мекемелер мен ұйымдардағы электрондық мұрағат және оның құжат
айналымындағы орыны
Қағаз ... ... ... ... ... ... ... автоматтандырылған жүйелердің мұрағаттары қазір әрбір ұйымда бар
деуге болады.
Бұл ретте біз ... ... ... құруға негіз болатын
алғышарттар жөнінде және мұндай жүйені ендіруден келетін пайда туралы
тоқталайық.
Forrester Research, Media Asset ... ... ... ... электрондық мұрағат жүйесін жасауға негіз болатын себептік
алғышарттар мыналар:
- қағаз құжаттарды сақтауға кететін шығын электрондық құжаттарды
сақтауға кететін шығыннан 80 пайызға асып ... ... ... ... ... ... уақытының
40 пайызын жұмсайды;
- қайталап қолдануға болатын құжаттардың 70 пайызы жаңадан қайта
жасалады;
- кәсіпорындарда құрылымдық жүйеге түсірілмеген ақпараттар көлемі жыл сайын
200 ... өсіп ... ... 30 ... ... мерзімнен кеш өңделеді;
- құжаттардың 6 пайызы жоғалып ... ... ... ... тағы бір проблемасы:
- мұрағаттағы құжаттардың 3 пайызы дұрыс орналастырылмайды;
- 6 пайызы мүлдем жоғалады;
- құжаттардың 60 пайызы қозғаусыз қалып жатады немесе ... ... ... ... ... құжат іздеуге 10 күнге
дейін уақыт кетеді, оның үстіне сұралған әрбір оныншы ... ... ... ... ... құжаттар пайдалануға тіпті берілмейтін
болады. Өйткені олардың жоғалып кетуінен қорқады. ... қоса ... ... ... құны өсіп барады, ал мұрағат тиімділігі жалпы
алғанда түсіп ... Бұл ... үшін ... бас ауыртатын мәселе.
Қағаз құжаттар секілді электрондық құжаттар да кез ... ... ... ... ... болып табылады. Құжаттардың сақталуын іздестіру
процесі мемлекеттік стандарттармен реттелген, оған ... ... ... ете ... ... ... ... жүйесін ендіру
құжаттарды сақтаудың құрылымдық тәртібін ретке келтіреді және қағазсыз
технологияға көшу процесін жеделдетеді.
Электрондық мұрағат дегеніміз:
1) құжаттарды өнеркәсіптік негізде ... ... ... ... ... ... жаппай электронды түрге
көшіру);
3) ұйымның ақпараттық ресурсын жасау;
4) мәліметтер мен құжаттар қоймаларын ... ... ... ... ақпараттық технология, мұрағат ісі, құжат айналымы мен
бизнес-процесті іздестіру қызметтерінің тоғысқан тұсы болып табылатын
жоғарыда аталған процестерді ... ... ... ... ... ... бойынша – Electronic Rekords Management,
ERM) дегеніміз де, міне, осы.
Кәсіпорында электрондық мұрағат жүйесін ендіру ... ... ... ... ... мен ... кететін уақытты
мейлінше қысқартатындықтан қызметкерлердің еңбек өнімділігін арттыруға
мүмкіндік жасайды. Нәтижесінде:
1) Ақпараттарды неғұрлым тиімді жолдармен ... атап ... ... ... ... топтастыруға (классификациялауға),
оларды әдеттегіден анағұрлым көп мөлшерде жинақтай отырып өңдеуге, шешімді
тезірек әрі нақтырақ етіп қабылдауға, ... ... ... құжат тарихын қарауға, құжаттарға енгізілген барлық өзгерістерді
тексеруге;
3) клиентке қызмет көрсету сапасын жақсартуға: бұл ... ... ... ... ... бойынша жұмыс жүргізуден гөрі
жеңілірек, клиент жауапты бұрынғыдан тезірек алады, соған орай ризашылығы
да арта түседі;
4) құжаттарды жоғалып кетуден немесе ... ... ... ... тұрақты көшірмесін жасау – құжаттардың жоғалып
кетуінен сақтандыруға мүмкіндік береді), санкциясыз қол жеткізуден қорғауға
(қызметкерлер арасында құқықтардың икемді бөлінуі және жүйеден ... ... ... ... ... ақпаратқа тез әрі дер кезінде қосылуы мен
олардың шешімді дұрыс қабылдауы үшін мүмкіндік жасай отырып ... ... ... қол ... Іс қағаздары мен құжат айналымы жүйесін автоматтандыру
Елбасының Қазақстан Республикасын әлемдегі ең дамыған 50 ел қатарына
қосу ... ... ... ... ... ... барлық саласы
бойынша жаңа мақсат, жаңа міндеттер қойып отыр. Соның бірі ... ... ... ... ... мемлекеттік органдар жақсы дамыған ... ... сай ... ... ... Бұл заман талабы. Бірқатар
мемлекеттік функцияларды іздестіру ісінде дәстүрлі қағаз ... ... көшу өзге де ... факторлармен қатар табысқа жету
шарттарының бірі ... ... ... ... ... ... ісі бірінші ... ... және ... ... ... ... кәсіпорын бөлімшелері арасындағы қағаз негізді ішкі
қатынас қағаздарын азайтуды, нормативтік құқықтық актілер ... ... ... ел ... ... ... ... мен заңды тұлғалар тарапынан түскен хаттар мен өтініштердің
орындалуын бақылау жөніндегі ... ... ... ... ... жұмыстары сапасын арттыруды, ... ... ... ... ... ... айналымының бірыңғай жүйесін жасау «элктрондық
үкімет» құрудың негізгі элементі ... ... ... ... ... бұл жүйе құжат айналымы, яғни электронды құжат ... ғана ... ... ол ... басшылық тапсырмаларының орындалу ... ... ... ... ... ... ... проблемаларды
дерек базасын пайдалана отырып дер ... ... және ... үшін ... ... ... ... ахуалды жақсартып
отыруға мүмкіндік беретін бірден-бір жол. Бұл жүйе ... ... ... алу мен іздестірудің жеңілдетілетіні және
жылдамдатылатыны, құжаттарды жіктеу мен сақтаудың қарапайымданатыны іс
жүзінде ... ... ... бірге, бұл жүйе қызметкерді жұмыста
тұйықталудан сақтайды, істің мазмұндық жағына баса ... ... ... ... қала ... ... ... өсуге ықпал етеді.
Бағдарлама қызметкердің «қағазын қолына алып» ... ... ... қол ... мөр бастыру үшін басшылардың қабылдау бөлмесі
алдында кезекке де ... ... ... ... ... ... электрондық құжатты қағазға шығармай-ақ, оларды көбейтпей-ақ
көптеген мекен-жайларға жолдай беруіне мүмкіндік береді.
Электрондық ... ... іске ... ... электрондық мұрағат
базасы да қалыптаса бастайды. Электрондық мұрағат қосалқы жүйесінің ... ... ... ... ... өз ... ... ықпал
етеді:
1. Электрондық құжат айналымы қауіпсіздігін қамтамасыз ететін қосалқы
жүйе қызметін автоматтандырылған ақпараттық қосалқы жүйе қызметімен
ұштастыру.
2. ... ... ... яғни ... қорғау қызметін
тұрақты пайдалану.
3. Мәліметтердің иерархиялық тәртіпте сақталуын қамтамасыз ету.
4. Мәліметтердің сақталу формаларын қалыптастыру.
5. Сканерден ... ... ... ... кеңейту.
Соңғы кездері электрондық құжат айналымы жүйесі мәселелері бойынша қызу
пікір алысулар ... ... ... ... ... беруде.
Халықаралық стандарттар мен жұмыс тәжірибесін ескере отырып, электрондық
құжат айналымының және ... ... ... ... әрі әдістемелік базаларын одан әрі дамыту мақсатында мыналарды
әзірлеу керек:
электрондық құжаттар ... ... ... тасымалдау, сипаттау,
сақтау істері бойынша республикалық стандарттар; электрондық құжаттар
миграциясын өткізу жөніндегі технологиялық ... ... ... құжаттарды сақтауға қатысты ведомствалық және мемлекеттік
мұрағаттардың жұмыс ережелері;
электрондық құжаттармен жұмыс және ... ... ... ... ... ... сақталатын электрондық құжаттар тізімдемесі;
мемлекеттік сақтауға және ұзақ уақытқа мұрағаттық сақтауға берілетін
электрондық құжаттардың электрондық цифрлық қолтаңбаларын
сәйкестендіру жөніндегі нұсқаулық;
Сонымен қатар, электронды құжаттар ... ... ... барысында
қолданылатын тәсілдердің ортақ (бірдей) болуын көздейтін шараларды әзірлеу
қажеттілігі де көтеріліп жүр. Атап ... ... ... ... мен ... ... міндетті комплектіде сақтау;
мұрағатшылардың мәліметтер базасын жобалау мен оларды іздестіру
жөніндегі техникалық тапсырмаларды әзірлеуге қатысуы;
құндылықтар сараптамасының негізгі принциптері мен өлшемдерін сақтау;
Ұлттық ... ... ... ...... және ... ... аппарат жасау және сипаттау әрі есеп
жүргізу жөніндегі сабақтастықты қамтамасыз ету.
Электрондық құжат ... ... ... ... ... үшін ... ... электрондық цифрлық қолтаңбаларды қолдану
принциптерін және ... ... ... ... ... ... ... жинағын белгілеу қажет.
Мемлекеттік мекемелерде мынадай дайындық жұмыстарын жүргізу керек:
іс номенклатураларында электрондық мәліметтер базасы және ... ... ... ... ... ... қажет;
мекемелерде түзілген электронды құжаттар тізімдемесін жасау,
олардың мақсаттары мен міндеттерін, ... мен ... ... ... – 64» ... атты ... жүйе ... Оның негізінде электрондық каталог құрылды,
барлық жаңа түскен мәліметтер тек ... ғана ... Ескі ... ... ... түріне ауыстыру белсенді жүзеге асуда.
Жергілікті желі ұйымдастырылған және ... ... ... ... көздеріне қол жеткізуді қамтамасыз ету бойынша дайындық жұмысы
жүргізілуде. Бір қатар тегін ... ... ... ... ... ... залдары арқылы қол ... ... ... біліктілігін көтеру бойынша жеткілікті үлкен жұмыс
жүргізілуде. Қызметкерлерді ... ... ... жаңа ... ... және жаңа ... бойынша пайдаланушыларға
қызмет көрсету, кеңес беруге бағытталған, сондай-ақ ... және ... ... ... бойынша, студенттер мен қызметкерлерге жаңа
ақпараттық көздерін пайдалануды үйрету.
Кітапханалық үрдісті автоматтандыру үшін «ИРБИС-64» атты ... ... ... – ол ... ... сәйкес модулдерімен
және жұмыс орындарымен ... ... ... ... ... ... ... қарастырады: «Катализатор»,
«Комплектатор», «Оқырман», «Кітап ... ... ... ... ... ... ... іздеу жүйесі қызметі
ұсынылған.
KazDoc мемлекеттік емес ұйымдарда құжат айналымды автоматтандыру ... ... ... айналымы жүйесінің бағыты іздестірушылық
шешімдерді ... ... мен ... ... ... ... қағазсыз және электрондық құжат айналымы ... ... ... ... ... ... құруды
пайдалануға ұйымдастыруды көшірудің жалпы есебінде іздестірудың тиімділігін
арттыру ... ... ... ... және ... жүйеде ЭҚ өңдеу жүргізіледі.
Жүйе технологиялық үрдістерді даярлау, тіркеу, ... ... ... ... және өңдеу, ЭҚ-ға қол жеткізілімді авторизациялау, ЭҚ
сілтемелерді ... ... ... ... куәландыру орталығының
электрондық цифрлық қолтаңбасы жүзе асырылған.
ЭҚЖ міндеттері
( хат-хабар есебінің бірыңғай ішкі ведомстволық ... ... ... ... ... ... жұмыс жасау үшін тетіктерді беру;
( статистиканы алу үрдістерін автоматтандыру;
( Қазақстан ... ... ... ... ... ... пайдаланумен ұйымдар мен құрылымдық бөлімшелердің
электрондық ... ... ... ... ету;
Функциялардың тізбесі
( кіріс хат-хабарды тіркеу;
( шығыс хат-хабарды тіркеу;
( ұйымның ішкі ұйымдастыру-басшылық ететін құжаттарын тіркеу;
( ... ... мен ... ... ... құжаттардың жобаларын құру;
( келісудің тапсырылған және еркін ... ... ... ... ... және бекіту;
( басшылықтың құжаттары мен тапсырмаларының атқарылуына бақылау;
( жүйеден шықпай-ақ Microsoft Word, Excel, ... ... ... ... құру және ... ... ... мынадай жұмыстар орындалуы мүмкін:
- қосымша модульдерді әзірлеу қажеттілі ... ... ... ... іс ... ... ... ұйымдарда пайдалану үшін ЭҚЖ бағдарламалық қаматамасыз етудің жаңа
модульдерін ... ... ... ... ... ... әр түрлі және түрлілігі үшін келісушілердің алдын-
ала жасалған тізіміне сәйкес бұл процесс автоматты түрде жүзеге асырылады.
Мысалы: келісім-шарт ... ... ... заңгерге және келісім-
шарт үлгісіне тәуелді – басқа мүдделі бөлімшелерге түседі.
Автоматты жүйе құжаттың ... ... егер ... қайсы бір
бөлімшеде бөгеліп қалған жағдайда ескертуді жүзеге ... ... ... ... беретін тұлғалардың тізімін басшы ... ... Бұл ... жасауды жеделдетіп қана қоймайды, қателерді болдырмауға мүмкіндік
береді.
Іздестіру қызметінде орын алған стандартты емес жағдайды көрсететін
жеке мәтінде ... ... ... ... ... кездеседі. Компьютер
мұндай құжатты жасау кезінде дн көмектеседі.
Құжатты әзірлеудің бірінші кезеңі – ... ... ... ... ... ... ... заңдық
базаларын зерттеу екені мәлім. Құжаттарды әзірлеудің бұл ... ... ... оңай қол ... және заң ... іздеу жұмыстары бойынша көп ... ... ... ... ... ... жиі назардан қалып отырды.
Қазіргі уақытта жан-жақты заң ... және ... ... көптеген заң және құқықтық деректер банктерінің ... ... ... ... ... ... ... береді.
Құжатты жасауға әзірлеудің екінші кезеңі – осы мәселе бойынша мұның
алдындағы құжаттарды, осыған ... ... ... ... ... ... б.т. ... іріктеу проблемасы көп жағдайда
әзірленіп жатқан ... ... ... ... және
толықтығын айқындайды. Тіркеудің кәртішкелік жүйесі кезінде құжаттарды
тақырыптық іріктеу ... ... ... ... ... еңбек толық қайтарымын бермейтін. Тек ... ... ғана ... мен ... ... ... орнату арқылы тапсырылған мәселе бойынша барлық қажетті
құжаттарды іс жүзінде табуға, ал құжаттардың ... ... ... жүйесі
кезінде – барлық қажетті ақпаратты экранға бірден ... ... ... ... ...... ... бойынша
деректер жинау б.т. Бұл кезеңде деректердің алынған базаларымен қатар
ұйымда, ... және ... ... ... ... ... қарапайым мәтін түрінде ұсынылуы мүмкін:
Таблица ақпараттардың көрнекілігі мен қолайлылығы үшін ... ... ... ... ... сай ... (польск. tablica, лат.
tabula – тақта, тізім) – ... бір ... ... мәліметтердің
тізбесін, сандық деректерді; мәлі-метті, ... ... ... ... ... ... MS Word-та тиісті
бағдарламамен ... ... ... ... ол ... деректерді жаңартуға және редакциялауға мүмкіндік береді.
Таблицаның түрлі-түсті безендірілуін қабылдауды жеңілдетеді.
Диаграмма (грек. ...... ... ... ) – ... ара-
қатынасын көлнекілілікпен көрсетіп бейнелеу. Диаграмманың кең ... ... ... histos, бұл жерде – бағана және ...грамма), яғни
бағаналы диаграмма. Гистограмма ... тік ... ... ... ... ... бар таблицалардың негізінде оңай жасауға
болады. Таблица тікелей MS Word-да жасалуы мүмкін, егер ... ... ... ... және ... ... ... қажет
болса MS Excel пайдаланылады. Қажетіне орай ондаған нұсқалардың ... ... ... ... ... ... болады.
Диаграмма, таблицалар, суреттер және басқа да элементтер
автоматты түрде нөмірленуі мүмкін. Бұл жаңа ... ... ... ... ... ... және ... таблицалар мен
диаграммаларға жасалған сілтемелерді құжаттың мәтініне енгізуді ... ... ... ... жазу ... ... ... рәсімдеу
үшін айтарлықтай мол мүмкіндік береді. Атап айтқанда: тақырыпшаларды
жазуға, ... ... ... ... жолдары арасындағы ұлғайтылған
кеңістік-терді жоюға, жуан қаріптермен, курсивпен боліп, ... жәй ... ... сызып көрсетуге, қаріптің көлемі мен үлгісін
өзгертуге, мәтіннің сыртқы үлгісін жақсартуға және ... ... ... ... ... бір ... ... гарнитуралардағы
қаріптердің көп санын пайдалану орынсыз деп саналады, ол ... ... ... ... ... ... құжаттар ұйымның барлық
компьютерлерінде бірдей болып көрінуі үшін біркелкі орыс ... ... ... ... ... үшін ... ... пайдалануға болады.
Мәтінді әзірлеу кезінде синонимдер, антонимдер, түсіндірме сөздіктер,
ал мәтіндерді шетел тілдерінде даярлаған кезде – ағылшын-орыс, орыс-ағылшын
немесе тиісінше ... ... ... ... пайдалануға болады.
Олар таңдалған сөзді сөздіктің тиісті бабында сол сәтте қарауға мүмкіндік
береді.
Осылайша компьютер ең ... ... ... өзін тез әрі ... және оны әсем ... мүмкіндік береді.
Пайдаланған әдебиет
1. Ғ.Қ.Абдрашева «Инфоматика» Астана, 2007 жыл
2. ... ... ... ... 2008 ... ... www.referattar.com
5. «Сөз» газеті, 2006 жыл, қаңтар №2
6. Қазақ тілі ... ... ... ... сөздігі: Информатика
және компьютерлік техника/ Жалпы редакциясын басқарған, п.ғ.д.,
профессор, А.Қ.Құсайынов. – Алматы: «Мектеп» баспасы» ЖАҚ, 2002. – 456
бет
-----------------------

Пән: Мұрағат ісі
Жұмыс түрі: Курстық жұмыс
Көлемі: 18 бет
Бұл жұмыстың бағасы: 700 теңге









Ұқсас жұмыстар
Тақырыб Бет саны
Қазақстан Республикасының ұлттық мұрағаттары41 бет
Қызылорда облыстық мемлекеттік мұрағатының құрылуы мен қызметі (1938-2008 ж.ж.)10 бет
Құжаттардың бұзылуының факторлары4 бет
Радиоэлектронды бақылауыш модулі32 бет
Адвокат - қорғаушының алдын ала тергеуге қатысуы5 бет
Баға және баға жасау туралы ақпарат9 бет
Баға, баға жасау10 бет
Көлік геграфиясы15 бет
Қазақстан Республикасы машина жасау өнеркәсібінің қазіргі даму жағдайы мен болашағы54 бет
Delphi ортасында Гуманитарлық-техникалық бөлім меңгерушінің автоматтандырылған жұмыс орыны81 бет


+ тегін презентациялар
Пәндер
Көмек / Помощь
Арайлым
Біз міндетті түрде жауап береміз!
Мы обязательно ответим!
Жіберу / Отправить


Зарабатывайте вместе с нами

Рахмет!
Хабарлама жіберілді. / Сообщение отправлено.

Сіз үшін аптасына 5 күн жұмыс істейміз.
Жұмыс уақыты 09:00 - 18:00

Мы работаем для Вас 5 дней в неделю.
Время работы 09:00 - 18:00

Email: info@stud.kz

Phone: 777 614 50 20
Жабу / Закрыть

Көмек / Помощь