ҚЫЗМЕТТІК ХАТТАРДЫ РЕСІМДЕУ

Жұмыс түрі: Материал
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 29 бет
Таңдаулыға:

КІРІСПЕ
Қазақстан Республикасының Қазақстан Республикасындағы Тіл туралы Заңының 4-і бабында Қазақстан Республикасының мемлекеттік тілі - қазақ тілі. Мемлекеттік тіл - мемлекеттің бүкіл аумағында іс-қағаздарын жүргізу тілі болып табылады, - делінген. Сондықтан да, қазіргі таңда барлық мемлекеттік мекемелерде іс жүргізу қазақ тілінде қалыптасуына үлкен мән берілуде. Бүгінде ресми қағаздарды сауатты толтырып дайындау үшін кәсіби жетілдірілген қазақ тілін қолдану қажет. Бұл жерде жазу мәдениетінің рөлі орасан зор. Түрлі мекемелер мен ұйымдар арасында іс-қағаздарының ең жиі қолданылатын түрі - қызметтік хат. Сөз еткен мәселенің жазылу мақсатына қарай қызметтік хат бірнеше түрлерге бөлінеді. Мысалы: ақпарат хат, шақыру хат, ілеспе хат, ескерту хат, ресми хат. Тіл - сөйлеу мен ойды жеткізудің құралы болғандықтан, қызметтік хаттың мазмұны айқын болуы тиіс. Іс-қағаздарын дайындау барысында жазу мәдениетін қатаң сақтау қажет. Ол дегеніміз, әр хаттың бойында реттілік, жүйелілік, түзулік, тәртіптілік, сәйкестік, қисындылық сияқты мағыналық реңктердің болуы қажет. Қызметтік хаттардың сапасына қатты көңіл бөлген жөн. Хаттың сөзі шұбалыңқы, мазмұны түсініксіз болмауы керек.
Қызметтік хат - мекемелер арасында байланыс орнату, ақпарат алмасу т.б. да ресми мақсаттарда қолданылатын іс қағазының бір түрі. Қызметтік хаттың жеке хаттардан негізгі айырмашылығы қызметтік хаттарда адамның қызметіне байланысты ресми мәселелер ғана қарастыралады. Хат жазылатын қағаздың сол жақ шетінен кемінде 2,5-3см-дей орын қалдыру керек. Себебі хат қандай қалың іске тігілсе де қалдырылған орын оны тігілген жерінен оңай тауып, қиындықсыз оқуға мүмкіншілік береді. Хат жазылатын қағаздың оң жақ шетінен 1-1,5см орын қалдырады. Ал төменгі және жоғарғы жағынан қалдыратын орын біркелкі, кемінде 2см. Бұл хат мәтінінің таза сақталуына, кейін іске тігілгенде беттердің шетіне қол көп тиетін болғандықтан, хат мазмұнының өшірілмей сақталуына, хатпен таныса отырып, шетіне қосымша белгі қоюға септігін тигізеді. Бұл параметрлер тек қызметтік хат үшін ғана емес, іс қағаздарының барлық түрі үшін міндетті. Хат қағаздың я бланкінің бір жақ бетіне ғана жазылады. Мүмкіндігінше хат мазмұнын бір бетке сыйдырған дұрыс. Егер хат бірнеше беттен тұратын болса, бет нөмірі қағаздың оң жақ жоғары бұрышына қойылады. Қызметтік хат - іс қағаздарының ішіндегі құжат тақырыбын қоймай-ақ жазуға болатын бірден бір құжат. Анықтама, мінездеме, тізімдеме т.б. да толып жатқан іс қағаздарының аты тақырып ретінде міндетті түрде жазылатын болса қызметтік хат деп тақырып жазбай-ақ, хат жолданып отырған адам жайлы мәліметтен кейін бірден хат мәтінің бастап жаза беруге болады.
Қызметтік хаттың қолжазбасы дайындалғаннан кейін оны үш бөлімге бөліп қарастырылады. Бірінші - кіріспе бөлім, екінші - негігі фактілер берілетін бөлім, үшінші - қорытынды, негізгі ұсыныстар, шешімдер, нұсқаулар айтылатын бөлім. Қызметтік хаттың бұл бөлігі құжатты дайындаушының кім екендігін міндетті түрде көрсету қажет болған жағдайда ғана толтырылады. Құжатты дайындаушы туралы мәлімет қосымшалар туралы мәліметтен кейін көрсетіледі. Егер қосымшалар болмаса құжатқа қол қоюшы туралы мәліметтен кейін жазылады. Құжатты дайындаушы туралы мәлімет парақтың сол жағынан ұсақ әріппен жазылады. Құжатты дайындаушы туралы мәлімет беру іс жүргізуге жеңілдігін тигізеді. Құжат қайтып келген жағдайда, уақытша пайдалануға қайтып алынғанда немесе құжатты қайта жасау, толықтыру керек болғанда оны тікелей орындаушыға қайтаруды да жеңілдетеді. Қызметтік хаттардың түрлері: Ресми хат; Ұсыныс хат; Ілеспе хат; Сұраныс хат; Баяндау хат; Шақыру хат; Кепілдік хат;Ақпараттық хат; Шағым хат; Түсінік хат; Ескертпе хат.
Сарғайып кеткен, я болмаса сұр түсті қағазға жазылған хат сіздің салақтығыңызды, сараңдығыңызды көрсетеді. Бетінде дақтары, қаламның, саусақтың іздері қалған қағазға жазылған хат та сіздің ұқыпсыздығыңыздан хабар берері анық. Қызметтік хаттарға қол қою үшін шарикті қалам емес, сиялы қалам пайдалану керек. Әрине қаламыңыздың ұшы өткір, бояуы қанық болғаны дұрыс. Құжатқа қол қойған кезде сіздің фамилияңыздың алғашқы төрт әріпі анық көрініп тұруын да ескерген жөн. Бланкіде көрсетілетін барлық қызметтік информация: тіркеу нөмірі, дата т.б. арнайы штамппен қойылуы немесе машинкамен басылуы керек. Бұлардың ешқайсысы болмаған жағдайда ғана қолмен жазылады. Хат жазылып отырған күн қағаздың оң жақ бұрышында көрсетіледі. Хат жазылған ай цифрмен емес жазбаша көрсетілгені дұрыс. Себебі цифрды тез шатастырып алуға болады, оның үстіне кейбір елдерде бірінші цифр жазылған күнді емес айды білдіреді. Хатты алушы мекеменің аты мен мекен-жайы. Тақырыптан кейін хат жолданып отырған мекеменің аты, келесі жолға адресаттың аты-жөні жазылады. Ер адамға аты-жөнінен кейін мырзаға, әйел адамға ханымға деп жазуға болады. Адресат лауазымын көрсеткен жөн, бірақ міндетті емес. Егер адресат лауазымы көрсетілетін болса, мырза, ханым сөздері жазылмайды. Егер адресат фамилиясын білмесеңіз, лауазымын ғана көрсетуге болады.

І-ТАРАУ. ҚЫЗМЕТТІК ХАТТАРДЫ РЕСІМДЕУ
1.1. Қызметтік хаттар туралы жалпы түсінік
Қызметтік хат-мекемелер арасында байланыс орнату, ақпарат алмасу т.б. ресми мақсаттарда колданылатын ісқағазының бір түрі. Хаттар басқа мекемелермен және кәсіпорындарымен әртүрлі сұрақтар бойынша жедел байланыс орнату үшін жазылады. Қызметтік хаттар өзіне тән ресми, кеңселік стилімен ғана емес, тұрақты қолданылатын, қалыптасқан сөз тіркестерімен және өзіне тән терминдердің жиі қолданылуымен ерекшеленеді. Қызметтік хаттар: Сенімді; Қысқа; Нақты жазылуы керек. Бір сөз максимум ақпарат беру керек. Функционалды белгісіне қарай 2-ге бөлінеді. Жауап қайтаруды қажет ететін хаттар; өтініш хат, ұсыныс хат, үндеу хат, талап хат. Жауап қайтаруды қажет етпейтін хаттар; бұйрық хат, ескерту хат, дәлел хат, шақыру хат, жарнама хат, ақпараттық хаттар т.б.
Қызметтік хаттар үш бөлімнен тұрады.
1) Кіріспе бөлім;
2) Дәлелдеме бөлім;
3) Қорытынды бөлім.
Кіріспе бөлімінде хатты жазуға түрткі болып негізгі себептер жазылады.
Дәлелдеме бөлімінде хатты алушыға сұрастық дұрыс қойылғандықтан дәлелдейтін және оның оң жауап қайтаруына түрткі болатын сандық мәліметтер, логикалық қортындылар және т.б. дәлелдемелер жазылады. Қорытынды бөлігінде сұрақтың мәні, негізгі ойы айтылады: келісу немесе бас тарту, ұсыну немесе сұрау және т.б.
Қызметтік хатты ресімдеу мынадай түрде дайындалады. Хаттар бланкіде толтырады немесе А4 форматты қағазға жазбаша жазылады. Хат тек бір сұрақ бойынша құрылады. Хаттың ұсынылатын көлемі - 1 бет мүмкіндігінше хатты бір бетке сыйдырған дұрыс. Егер хат бірнеше беттен тұратын болса, бет нөмірі қағаздың оң жақ жоғарғы бұрышына қойылады. Хат 2 данадан жасалады хаттың түпнұсқасын кәсіпорын бланкісінде ол көшірмесін таза стандартты қағазға А4 жазады. Хат кәсіпорынға, кәсіпорын бөлімшесіне лауазымды тұлғаға немесе жеке тұлғаға жіберіледі. Мәтінді құрастыруда мынадай тірек сөздер пайдаланылады.
Кәсіпорын өтініш жасайды, басшылық пен еңбек ұғымы өтініш жасайды. Ұсыныс енгіземіз, ұсынамыз, хабарлаймыз, түсіндіреміз, мәлімдейміз, т.с.с.
Қызметтік хаттардың түрлері:
- Ресми хат;
- Ұсыныс хат;
- Ілеспе хат;
- Сұраныс хат;
- Баяндау хат;
- Шақыру хат;
- Кепілдік хат;
- Ақпараттық хат;
- Шағым хат;
- Түсінік хат;
- Ескертпе хат;
Ресми хат - белгілі бір мекеменің атқаратын жұмыстарына байланысты мәселелердің жазбаша хабарлануы.
Ұсыныс хат - қызметкерлерді белгілі бір қызметті ұсыну жөнінде басшыға жазылған хат.
Ілеспе хат - адресатқа қоса жіберілген құжаттар туралы ақпарат беретін, ілесіп жүретін құжат.
Сұраныс хат - белгілі мекемеден керекті ақпаратты немесе құжатты жіберуді сұрау мақсатында жазылатын хат.
Баяндау хат - мекеме басшының атына жазылған белгілі бір мәселе туралы жан-жақты баяндалған құрастырушының ұсынысы мен талап-тілегі келтірілген.
Шақыру хат - адресатты қандай да бір шараларға шақыратын хат түрі.
Кепілдік хат - борышқордың шаруашылық шарт талаптарын толық және уақытылы қамтамасыз ететіні жөнінде кепілгердің несиегерге беретін міндеттемісі, сондай-ақ тиесілі соманың уақытылы төленуі қамтамасыз етілетіні жөнінде беретін хаты.
Ақпараттық хат-адресатқа ресми - сипаттағы мәліметтер хабарланатын хат.
Шағым хат-белігілі бір мекеменің немесе мекеме қызметкерінің заңсыз іс әрекетін көрсету, соған орай шара қолдануды сұрау мақсатында жазылады.
Түсінік хат - қандайда бір фактінің, оқшаның себептерін түсіндіретін құжат.
Ескертпе хат - қандай да бір міндеттеменің жүргізілген іс-шаралардың орындалу мерзімінің жақындағаның немесе өтіп кеткендігі туралы жазылатын хат түрі.
Қызметтік хаттардың құрылымы:
1) Кәсіпорынның атауы;
2) Кәсіпорын бөлімшесінің атауы кейбір жағдайларда;
3) Кәсіпорын туралы анықтамалық деректер;
4) Күні, айы, жылы;
5) Тіркелім нөмірі;
6) Хатты алушы;
7) Мәтінге тақырып;
8) Негізгі мәтін;
9) Хат жіберушінің аты-жөні, колы.
Қызметтік хаттарды толтырудың жалпы ережелері: Әдетте хаттар баспада дайындалған арнайы бланкаларда жазылады. Бланк форматы А4 210х297 мм. Кейде А3 және А5 форматтары (210х297 мм және 210х135 мм) да қолданылады. А3 форматы қызметтік хаттарға үлкен көлемді қосымша немесе иллюстрация, таблица берілген жағдайда қолданылады. Бұл форматтың (А3) көлемі стандарт форматтан (А4) екі есе үлкен болады. Ал А5 (жарты) А3 форматынан екі еседей кіші көлемде, бірінші кезекте жолдама хаттар жазу үшін, анықтама жазу үшін қолданылады. Қызметтік хат жазуда кең тараған формат түрі А4 болып қала береді. Төменде осы формат түріне жазылатын хат түрлеріне тоқталамыз. Қазіргі кезде хаттарды машинкамен басудан гөрі, компьютерлік техника қолдану белең алды. Қызметтік хаттарды басып шығару технологиясы өзгергенімен, оларды жазу әдісі, безендірілуі, хат мазмұнын беру тәсілдері ондаған жылдар бойы қалыптасқан дәстүрінен көп өзгерген жоқ. Олардың негізгілеріне тоқталып өтейік:
1) компьютерде басып шығарылған хат мәтіні қолжазбадағы нұсқасымен дәл болуы керек. Басып шығарғаннан кейінгі мәтін міндетті түрде қолжазбамен салыстыра отырып тексеріліп, қателері жөнделеді.
2) құжат қатесіз болуы керек, тексеру барысында кездескен қателерді коррекс - штрихпен түзеткеннен гөрі машинкамен қайта басқан немесе компьютерлік техника жетістігін пайдалана отырып қайта шығарып алған дұрыс.
3) Қызметтік хаттың стилі ресми әрі түсінікті болуы керек. Құжат дайындалып болып, оны қайталап оқып шығу барысында стилистикалық қателері жөнделіп, редакцияланады. Қайталаулар мен шұбалыңқы тіркестер алынып тасталады немесе керекті мәлімет қосылады. Редакцияланған құжат басуға берместен бұрын тағы бір рет оқылады. Бәрінің анық, дәл, түсінікті берілгеніне көз жеткізілгеннен соң ғана басып, қол қоюға беріледі.
4) Текст оңай оқылатындай болуы үшін ол бояуы қанық, үлкендеу шрифтімен басылуы керек. Бөлімдердің арасында қалдырылатын бос орын қажет жағдайда: кіріспе, негізгі, қорытынды бөліктерді көрсету үшін т.б. аса керекті кезде ғана қалдырылуы керек. Мұндай бір қарағанда уақ-түйек көрінетін нәрселер, хатты оқыған кезде оның мазмұнын тез әрі терең түсінуге көмектеседі.
5) Қызметтік хат жазғанда оның қағазына да көңіл бөлу керек. Тап-таза, бүгілмеген, сызылмаған, аппақ қағазға жазылған хат, әрине, сіз туралы жақсы әсер қалдырады. Сарғайып кеткен, я болмаса сұр түсті қағазға жазылған хат сіздің салақтығыңызды, сараңдығыңызды көрсетеді. Бетінде дақтары, қаламның, саусақтың іздері қалған қағазға жазылған хат та сіздің ұқыпсыздығыңыздан хабар берері анық.
6) Қызметтік хаттарға қол қою үшін шарикті қалам емес, сиялы қалам пайдалану керек. Әрине қаламыңыздың ұшы өткір, бояуы қанық болғаны дұрыс. Құжатқа қол қойған кезде сіздің фамилияңыздың алғашқы төрт әріпі анық көрініп тұруын да ескерген жөн. Бланкіде көрсетілетін барлық қызметтік информация: тіркеу нөмірі, дата т.б. арнайы штамппен қойылуы немесе машинкамен басылуы керек. Бұлардың ешқайсысы болмаған жағдайда ғана қолмен жазылады.

1.2. Қызметтік хат жасалу тәртібі

Қызметтік хатты жазудың қалыптасқан тәртібі бар. Ол әркез сақталуы керек. Әдетте хат мынадай бөліктерден тұрады:
1. Тақырыбы;
2. Датасы;
3. Хат жолданып отырған мекеменің аты мен адресаттың аты-жөні;
4. Кіріспе сөз;
5. Хаттың жалпы мазмұнын, мақсатын көрсететін бөлік;
6. Негізгі мәтін;
7. Хатты аяқтай келе айтылатын сыпайыгершілік сақтау сөздері;
8. Жіберушінің қолы;
9. Қосымша ( приложение) берілетін болса, оған сілтеме;
10. Қосымша ( приложение);
11. Құжатты дайындаушы, жіберуші туралы мәлімет;
12. Постскриптум ( хаттың аяқ жағына қол қойғаннан кейін - P.S. таңбаларын қойып тұрып, одан кейін жазылған сөздер);
Хат жазылатын қағаздың сол жақ шетінен кемінде 2 см-дей орын қалдыру керек. Бірақ көп жағдайда 3-4 см қалдырылады. Себебі хат қандай қалың іске тігілсе де 3-4 см қалдырылған орын оны тігілген жерінен оңай тауып, қиындықсыз оқуға мүмкіншілік береді. Хат жазылатын қағаздың оң жақ шетінен кемінде 1см орын қалдырылады. Ал төменгі және жоғарғы жағынан қалдырылатын орын біркелкі, кемінде 2см. Бұл хат мәтіннің таза сақталуына, кейін іске тігілгенде беттердің шетіне қол көп тиетін болғандықтан хат мазмұнының өшірілмей сақталуына, хатпен таныса отырып шетіне қосымша белгі қоюға септігін тигізеді. Хат қағаздың я бланкінің бір жақ бетіне ғана жазылады. Мүмкіндігінше хат мазмұнын бір бетке сыйдырған дұрыс. Егер хат бірнеше беттен тұратын болса, бет нөмірі қағаздың оң жақ жоғарғы бұрышына қойылады. Енді жоғарыда айтылған хат бөліктерінің әрқайсысына жеке-жеке тоқталайық.
Тақырып. Егер хат фирмалық бланкке емес, таза қағазға жазылса жоғары жағына алдымен мекеменің толық аты, мекен-жайы, телефон нөмірі жазылады. Қажет болған жағдайда мекеменің немен айналысатыны да көрсетіледі. Айтылған мәліметтер қазақ тілінде, қажет жағдайда қосымша орыс немесе ағылшын тілінде беріледі.
Егер мекеме мен адресат арасында хат жазысу үнемі болып тұратын болса, онда қағаз бетінің орташа тұсына келген хаттың нөмірі мен датасына сілтеме жасауға болады. Мысалы: Сізден 2020 жылы 16 желтоқсанда келіп түскен шығу нөмірі 1007 - хатқа орай.
Мерзімі. Хат жазылып отырған күн қағаздың оң жақ бұрышында көрсетіледі. Хат жазылған ай цифрмен емес жазбаша көрсетілгені дұрыс. Себебі цифрды тез шатастырып алуға болады, оның үстіне кейбір елдерде бірінші цифр жазылған күнді емес айды білдіреді. Хатты алушы мекеменің аты мен мекен-жайы. Тақырыптан кейін хат жолданып отырған мекеменің аты, келесі жолға адресаттың аты-жөні жазылады. Ер адамға аты-жөнінен кейін мырзаға, әйел адамға ханымға деп жазуға болады. Адресат лауазымын көрсеткен жөн, бірақ міндетті емес. Егер адресат лауазымы көрсетілетін болса, мырза, ханым сөздері жазылмайды. Егер адресат фамилиясын білмесеңіз, лауазымын ғана көрсетуге болады. Мысалы, Республикалық Жас алаш газетінің редакторына, немесе, №105 орта мектептің директорына т.с.с. Егер бір хат бірнеше адамға жіберілетін болса немесе көшірмесі басқа адамға да жіберілетін болса, ол міндетті түрде бірінші экземплярда көрсетілуі керек. Хаттың көшірмесін жібермес бұрын оның көшірме екендігін ескерткен жөн. Сонда ол хатты алған адам басқа да мүдделі адамдардың бар екендігіне сенімді болады. Хат көшірмесінің кімдерге жіберілгенін атап көрсете отырып, олардың санының шектеулі екендігінен де және дәл кімдерге жіберілгенінен де мағлұмат бере аласыз.
Хат алушының адресін жазу ережесі жалпыға бірдей: почта индексі, ел аты (мемлекет), елді мекеннің типі ( қала, поселок, аудан орталығы т.б.) және аты (Алматы, Талдықорған, Ақсу т.б.) көше, алаң, проспект аты ( Достық даңғылы, Жаңа алаң, Республика алаңы, Манас көшесі т.б.) үй нөмірі ( егер хатты алушы үлкен ғимаратты түгел иемденбесе). Алыс шетелдерге жіберілетін хат мекен-жайының жазылуы сол елдердегі адресацияның ішкі ережелеріне сәйкес болуы керек.
Кіріспе сөз. Ресми кіріспе сөздің қабылданған стандарт формалары бар. Егер сіз респондентпен бұрыннан өте жақын қарым- қатынаста болсаңыз ресми кіріспе сөзді біраз жұмсартып қолдануыңызға болады.
Кіріспе сөз мекеме, ұйымға да, ұйым басшысына жеке де қарата айтыла береді. Кіріспе сөз азат жолдан бастап жазылады. Мысалы,
Құрметті мырзалар!
Мырзалар!
Құрметті М.С.Болатов мырза!
Құрметті Р. Оразаева ханым!
Аса қадірлі Т.С.Садықов мырза!
Аса құрмет тұтатын Р.С.Тазабеков мырзаға!
Айырықша жағдайда болмаса аса қадірлі, терең құрмет тұтатын сөздері жиі қолданылмайды. Әдетте қызметтік хаттарда құрметті сөзі жазылады. Аса құрметті, аса құрмет тұтатын сөздері өзіңіз жақсы білетін, жеке тұлғаларға хат жазғанда қолданылады. Қызметтік хаттарды жазғанда әр түрлі жағдайлар кездеседі. Егер сіз мекемеге хат жаза отырып, хатқа сол мекемедегі нақты бір тұлғаның (адамның) назар аударғанын қаласаңыз, бірақ дәл сол адамның атына тікелей жазуды орынсыз деп тапсаңыз қағаздың оң жақ бұрышына, жеке жолға Ф.С.Әбішев мырзаның назарына, Г.И.Маратова ханымға, т.б. деп жазуға болады.
Корреспонденцияны қабылдап алып, таратушы адамның көзіне бірден түсу үшін бұларды үлкен шрифтімен беруге болады, сонда ол сіз назар аударуын қалаған адамның қолына жылдам тиеді. Көп жағдайда негізгі мәтіннен бұрын хаттың жалпы мазмұнын, мақсатын білдіру үшін қысқаша мәлімет жазылады. Бұл кіріспе сөзден кейін бір интервал жіберіп барып қағаздың оң жақ шетіне жеке жолға жазылады. Мысалы: №17 тапсырыстың орындалуы жайлы, Мағзұмов Б.Б. ісіне байланысты, Қысқы сессияның қорытындысы жайлы т.б.
Бұл да корреспонденцияларды іріктеу кезінде қызметкердің назарын аудару үшін орташа шрифтімен жазылады. Сілтемелер қысқа, әрі нақты болуы керек.
Негізгі мәтін. Қызметтік хаттардың түрлері өте көп, сондықтан оның жиі кездесетін түрлеріне келесі бөлімдерде арнайы тоқталамыз.
Хатты жазбас бұрын мына жағдайларды ескеру керек:
1. Хатты жазудағы мақсатыңызды тағы да еске түсіріңіз. Бұл мәселені хатсыз шеше алмайтындығыңызға тағы да көз жеткізіңіз. (Мысалы, бұл мәселені телефон арқылы шешудің мүмкіндігі жоқ па? Ол адаммен кездесу кезінде шешудің сәті түспей ме? Немесе сіз респондент өтініші бойынша жазбаша жауап беруге тиістісіз бе? т.б.) Тек осыдан кейін ғана хатты қандай мазмұнда жазуды ойластырыңыз, осылайша сіз қажетсіз хатты жазбайсыз, уақытыңызды да шығындамайсыз.
2. Хат мәтінін жазуға керекті материалдарды дайындап алыңыз. Олар: анықтамалық және статистикалық материалдар, қаралып отырған мәселеге байланысты әдебиет я құжаттар, соңғы кезде ол мекемеден я адамнан келіп түскен хаттар, керек болған жағдайда орфографиялық сөздікпен жұмыс жүргізіледі. Керекті материалдарды өз жұмыс столыңызға қолдануға ыңғайлы етіп орналастырыңыз.
3. Бұған арнайы уақыт бөліңіз. Хат дайындап отырған кезде сізді алаңдатпауын өтініңіз. Телефон, факсті уақытша ажыратып қойып, сізге келген хабарлар мен телефонға жауп беруді хатшыға я басқа қызметкерлерге тапсырыңыз.
4. Қажетті кеңсе заттарын немесе компьютерді жұмысқа дайындап қойыңыз. Хат дайындап отырған кезде кейбір ұсақ - түйекті іздеуге, кемшіліктерді түзетуге уақыт кетірмес үшін барлық қажетті заттарды алдын ала дайындап қойыңыз. Сізге ең қажетті заттар: қара сиялы, толық пасталы қалам, жақсы ұшталған қарындаш, бірнеше парақ қағаз, сызғыш, штрих-код, өшіргіш, хаттың көшірмесін алатын дискета.
5. Егер хатқа қосымша (приложение) дайындалатын болса оған да жеткілікті мән беріліп, уақыт бөлінуі керек.
6. Хатты қашан дайындап, бастырып, қай күні жіберу керектігін жауапты қызметкерге тапсырыңыз. Оның өз мезгілінде орындалуын қадағалаңыз. Жауапты адамнан маңызды деген хаттардың дайындалу, жіберілу барысын мәлімдеуді өтініңіз.
Мағынаны ашу кезеңінде қызметтік хаттың атқаратын қызметі, оның ерекшелігі, құрылымына тоқтау жасалады. Қызметтік хат стилі ресми әрі түсінікті болып, хаттың мақсаты, міндеті айқын көрсетілуі керек. Қызметтік хат құрылымын түсіндіру, жиі қолданылатын етістіктерді беру және хат мәтінімен жұмыс істеуге басты көңіл бөлінеді. Жаңа сөздердің, етістіктердің көбірек берілуі, студенттердің жұмыс істеу барысында сөздерді таңдап, талдап қолдану мүмкіндіктерін тудырады.

1.3. Қызметтік хаттардың әзірленуі
Қызметтік хаттың мазмұнына қатысты кейбір кеңестер:
1) Қызметтік хаттың қолжазбасы дайындалғаннан кейін оны үш бөлімге бөліп қарастырыңыз. Бірінші - кіріспе бөлім, екінші - негігі фактілер берілетін бөлім, үшінші - қорытынды, негізгі ұсыныстар, шешімдер, нұсқаулар айтылатын бөлім.
2) Кіріспе бөлімде (хаттың мазмұнына сілтеме ) жалпы хат мазмұнында айтылатын негізгі ойды ашатын, хат мақсатын анық көрсететін бір-екі сөйлемнің болуына көңіл бөліңіз.
3) Негізгі фактілер келтірілетін яғни констатациялаушы бөлімінде істің жалпы жағдайына тоқталыңыз, негізгі мәселелерді анық көрсетіңіз. Сізге келіп түскен хатта респонденттің сұрақтары болған болса, оған жауап беріңіз. Егер істелген іс жайлы жазатын болсаңыз, оған қысқаша баға беріп кетіңіз. Шешілмеген мәселелерді бөліп жазыңыз, себебін қысқаша түсіндіріңіз.
4) Қорытынды бөлімде айтылып отырған мәселеге байланысты ұсыныстар айтылады және нұсқаулар беріледі. Тапсырма, бұйрықтар болса нақты беруге тырысыңыз. Сөйлемдеріңіз шұбалыңқы, көп сөзді болмасын. Қаржы мәселесін шешуге, нақты бір тапсырманың орындалу мерзімін көрсетуге қатысты жағдайлар болса, алдымен әбден ойланып алыңыз.
5) Құжат мәтінін түзетіп, редакцияланғаннан кейін қайталап оқып шығыңыз. Неше дана керек екендігін де ескертуді ұмытпаңыз. Қосымшалар болса, олардың тізімін жасағаннан кейін, хаттың қолжазба нұсқасымен келісетіндігіңізді жазбаша көрсетіп, мәтінді басуға жіберіңіз. Хат басылып, қол қойылғаннан кейін оны жіберуді жауапты адамға тапсырыңыз. Белгілі бір уақытқа дейін ( керекті мерзім біткенше ) құжаттың қолжазбасы мен бірінші данасын өзіңізде сақтаңыз.
Хатты аяқтай келе айтылатын сыпайыгершілікті сақтау сөздері. Хатты аяқтай келе айтылатын сыпайыгершілікті сақтау сөздері күнделікті қолданылатын Сау болыңыз!, Жақсылықпен кездесейік! сөз тіркестерінің орнын ауыстыра алатын ресми, стандартты сөздер болуы керек. Оларды қолдану және қандай түрде қолдану сіздің адресатпен арадағы қарым - қатынасыңыздың дәрежесіне байланысты. Бұл сөздер хаттың негізгі мәтіні жазылып біткеннен кейін азат жолдан басталып беріледі. Сыпайыгершілік сақтау сөздері мекемеге де, жеке адамға да қарата айтыла береді. Хат түріне қарай Құрметпен..., Аса құрметпен..., Құрмет тұтушы..., Аса құрмет тұтушы..., Ерекше құрмет тұтушы... т.б. сөздер қолданылады.
Жіберушінің қолы. Хаттың бұл бөлігінде жіберушінің ресми қызметі, аты-жөні жазылады және қолы қойылады. Жіберушінің қызметі туралы мәліметтер толығымен хаттың басында келтірілген ұйым туралы мәліметтермен сәйкес болуы керек. Жіберушінің ресми қызметі, аты-жөні және қолы хатты аяқтай келе айтылатын сыпайыгершілік сақтау сөздерінен кейін жазылады.
Егер хатқа қол қоятын адам бірнешеу болса олар иерархиялық принцип бойынша (лауазым дәрежесіне қарай ) жазылады. Мысалы бірінші мекеменің басшысы, одан кейін орынбасары т.б.
Ал қол қоятын адамдардың қызмет дәрежесі бірдей болса, алфавит тәртібімен жазылады.
Қосымшаларға сілтеме. Жолдама хатта көрсетілген мәліметтің бәрі қосымша болып есептеледі. Қосымша бірнешеу болса, оның тізімі жасалады. Қосымша я Қосымшалар сөзі беттің сол жақ шетіне жазылады. Қоымшаларға тізім жасап, оларды атап көрсету кезінде мынадай қарапайым ережелерді ұстаған жөн:
1) Қосымшада келтірілген құжаттарды мынадай ретпен тізген жөн:
- маңыздылығына қарай, яғни тізім ең маңызды құжаттан бастап жасалып, ары қарай тізіле береді;
- егер құжат маңызы мен мазмұны жағынан бірдей болса, онда көлеміне қарай тізімдеуге болады;
- Қосымшаларды тәтібімен де тізімдеуге болады;
2) Қосымшаларды нөмірлегенде міндетті түрде қосымша деп жазу керек. Мысалы, қосымша-1, қосымша-2 т.б.
3) Қосымшада берілетін құжат аттары бас әріппен тырнақшаның ішіне жазылады. Құжат атын толық жазып жатпай-ақ ондағы негізгі сөзді атап көрсетсе де болады. Мысалы, Шарт, Келісім жобасы, Хаттама т.б.
4) Шатастырмай, жоғалтпай сақтау үшін және тіркеуге жеңіл болу үшін көп бетті қосымшалардың бет көлемін көрсетіп қою керек.
5) Егер қосымшалардың ішінде құпия, көпшіліктің танысуына арналмаған құжаттар болатын болса, ол құжатпен танысуға кімдердің құқы бар екені атап көрсетілуі керек.
6) Бірнеше дана болып жіберіліп отырған қосымшалардың қай данасының кімге арналғандығын да көрсету керек. Мысалы, 1-данасы - адресатқа, 2 - данасы - №40 кәсіптік-техникалық училище директорына, 3- данасы - іске тігу үшін беріледі.
Құжатты дайындаушы туралы мәлімет. Қызметтік хаттың бұл бөлігі құжатты дайындаушының кім екендігін міндетті түрде көрсету қажет болған жағдайда ғана толтырылады. Құжатты дайындаушы туралы мәлімет қосымшалар туралы мәліметтен кейін көрсетіледі. Егер қосымшалар болмаса құжатқа қол қоюшы туралы мәліметтен кейін жазылады. Құжатты дайындаушы туралы мәлімет парақтың сол жағынан ұсақ әріппен жазылады. Бұл мәліметке:
1) Орындаушы немесе Құжатты дайындаушы деген сөз;
2) Құжатты дайындаушының аты-жөні;
3) Жұмыс телефоны;
4) Құжат дайындалған күні көрсетіледі.
Құжатты дайындаушы туралы мәлімет беру іс жүргізуге жеңілдігін тигізеді. Құжат қайтып келген жағдайда, уақытша пайдалануға қайтып алынғанда немесе құжатты қайта жасау, толықтыру керек болғанда оны тікелей орындаушыға қайтаруды да жеңілдетеді.
Постскриптум - латын тілінен аударғанда хаттың аяқ жағына, қол қойылғаннан кейін p.s таңбарын қойып тұрып, одан кейін жазылатын сөз немесе мәтін деген мағына береді.
Постскриптум қызметтік хаттарда мынадай екі жағдайда ғана жазылады:
1) Адресатқа міндетті түрде жеткізілуі тиіс мәлімет хаттың негізгі мазмұнында айтылмай қалса, хат дайындалып қол қойылып қойса, қойылған қолдан кейін p.s белгісі қойылып, қосымша айтылатын мәлімет жазылады. Бұдан кейін қайтадан қол қойылады.
2) Хат мазмұнында айтылған ақпарат, мәлімет өзгерген жағдайда да қойылған қолдан кейін p.s белгісі қойылып жаңа ақпарат жазылады. Ол да қайтадан қойылған қолмен расталады.
Хатты жедел жіберу қажет болған жағдайда постскриптум қолмен жазылады. Қол қойылып, күні көрсетіледі.

Мысалы:
p.s Шұғыл жұмыстармен шығуға тура келіп тұр. Сондықтан 2 аптаға дейін сізбен кездесе алмаймын. Кездесу уақытын қосымша хабарлаймын. 22.04.2007.
----------------------------------- ----------------------------------- ----------
Құрметпен
(сигнатура, факсимиле)
Кейбір күрделі, күтуге келмейтін, тығыз жағдайларда постскриптум қайталап та жазылады. Онда Р.p.s - постскриптум белгісі қойылады. Оның жазылу реті де жоғарыда айтылғандай.
Қызметтік хаттар өзіне тән ресми, кеңселік стильмен ғана емес, тұрақты қолданылатын, қалыптасқан сөздер, сөз тіркестерімен және өзіне тән терминдердің жиі қолданылуымен де ерекшеленеді. Қызметтік хаттарды өзіне тән қалыптасқан стилімен, сөз қолданыстарымен жазбайынша оның мазмұны күңгірт, мақсаты белгісіз болады. Хатты алушының түсінуіне де қиындық туғызады. Қызметтік хатты сауатты жазу, сөздер мен сөз орамдарын орынды қолдану әркез есте болғаны жөн.

ІІ-ТАРАУ. ҚАРАҒАНДЫ ОБЛЫСЫНЫҢ ҒЫЛЫМИ-ТЕХНИКАЛЫҚ ҚҰЖАТТАМА АРХИВІНІҢ ҚҰЖАТТАРЫН ҰЙЫМДАСТЫРУ

2.1. Архив мекемесінің қызметтік хаттарын ұйымдастыру

ҚАРАҒАНДЫ ОБЛЫСЫНЫҢ МӘДЕНИЕТ, АРХИВТЕР ЖӘНЕ ҚҰЖАТТАМА БАСҚАРМАСЫ
Н.В. ГОГОЛЬ АТЫНДАҒЫ ҚАРАҒАНДЫ ОБЛЫСТЫҚ ӘМБЕБАП ҒЫЛЫМИ КІТАПХАНАСЫ
АҚПАРАТТЫҚ ХАТ
2023 жылдың 26 мамыр күні Н.В. Гоголь атындағы Қарағанды облыстық әмбебап ғылыми кітапханасы ақын, ұлағатты ұстаз, қоғам қайраткері, жастардың астыртын саяси ұйымы ЕСЕП (Елін сүйген ерлер партиясы) негізін қалаушылардың бірі Махмет Темірұлының 100 жылдық мерейтойына арналған. Алаш идеясы және кеңестік кезендегі жастардың астыртын саяси ұйымдары: тарихи сабақтастық, тұлғалар тағылымы атты аймақтық ғылыми-практикалық конференция өткізеді.
Конференция серіктестері:
Е.А. Бөкетов атындағы Қарағанды университеті тарих факультетінің Жас Алаш ғылыми зерттеу клубы;
КОНФЕРЕНЦИЯ ЖҰМЫСЫНЫҢ НЕГІЗГІ БАҒЫТТАРЫ:
1) Алаш және Тәуелсіз Қазақстан: тәуелсіздіктің тарихи бастаулары;
2) ... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.