Ұйымдастыру комитетінің міндеттері

Жұмыс түрі: Курстық жұмыс
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 29 бет
Таңдаулыға:

Қазақстан Республикасы Ғылым және жоғары білім министрлігі
Академик Е.А. Бөкетов атындағы Қарағанды университеті
Философия және психология факультеті
Әлеуметтік жұмыс және әлеуметтік педагогика кафедрасы

КУРСТЫҚ ЖҰМЫС
Тақырыбы: Ұйымдастыру комитетінің құрылуы, іс-шараны дайындаудағы қызметі

Орындаған: Қабдырахым Айтолқын
Оқу тобы: Кдр 31-21
Курстық жұмыс жетекшісі: Ахметолла Бекарыс Жұмабекұлы

Караганда 2023
Мазмұны

Кіріспе ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 3
Негізгі бөлім
1. Ұйымдастыру комитетінің құрылуы, іс-шараны дайындаудағы қызметінің теориялық негіздері
1.1. Ұйымдастыру комитеті құрылуы және қызметі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...5
1.2. Іс шараларды дайындаудағы ұйымдастыру комитетінің рөлі және маңызы ... ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..9
2. Ұйымдастыру комитетінің құрылуы, іс-шараны дайындаудағы қызметі
2.1. Мәдени іс шараларды ұйымдастыру және өткізу ... ... ... ... ... ... ... . ... ... ..15
2.2. Мәдени іс шараларды өткізу кезіндегі ұйымдастыру комитеттің жасайтын жұмысы ... ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .18
Қорытынды ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 27
Пайдаланылған әдебиеттер тізімі ... ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 29

Кіріспе

Курстық жұмыс өзектілігі: Қайта құрумен байланысты және қоғамның рухани саласын қайта құруға ықпал ететін әлеуметтік-мәдени қызметтегі процестерді бағалай отырып, соңғы жылдары қоғамның жаппай мерекелерге, фестивальдерге, театр қойылымдарына, ойын-сауық өнерінің әртүрлі түрлеріне деген қызығушылығының артуын атап айтып өтпеске болмас. Іс-шаралар қазіргі адамның қажеттіліктеріне, өмір салтына сәйкес келетін ең қолжетімді танымға мүмкіндік береді. Іс-шараларды өткізу кезінде ұйымдастыру комитетінің еңбегі оразан зор.
Ұйымдастыру комитеті-конференция, семинар, көрме немесе спорттық жарыс сияқты белгілі бір іс-шараны ұйымдастыруға және үйлестіруге тағайындалған адамдардың арнайы тобы. Ұйымдастыру комитеті барлық қажетті тапсырмалар мен бөлшектердің уақтылы орындалуын қамтамасыз ете отырып, іс-шараны жоспарлау мен сәтті жүзеге асыруда шешуші рөл атқарады.
Ұйымдастыру комитетінің негізгі қызметі-іс-шараны өткізудің барлық аспектілерін басқару және бақылау. Ол іс-шараның бағдарламасы мен форматын анықтайды, тиісті мамандар мен мердігерлерді жалдайды, бюджетті бақылайды, маркетинг пен жарнаманы жүзеге асырады, қатысушылар мен қонақтардың жайлылығын қамтамасыз етеді.
Ұйымдастыру комитетінің негізгі міндеттері:
oo Іс-шараны жоспарлау және үйлестіру. Ұйымдастыру комитеті іс-шараның мақсаттары мен міндеттерін айқындайды, жұмыс жоспарлары мен кестелерін әзірлейді, сондай-ақ олардың орындалуын бақылайды.
oo Команданың жұмысын ұйымдастыру. Ұйымдастыру комитеті мамандар тобын құрады, олардың рөлдері мен міндеттерін анықтайды және олардың тиімді өзара әрекеттесуін қамтамасыз етеді.
oo Қаржылық жоспарлау және бақылау. Ұйымдастыру комитеті іс-шараның бюджетін әзірлейді, шығындар мен кірістерді бақылайды және уақытылы қаржылық жоспарлау мен орындалуды қамтамасыз етеді.
oo Қатысушылар мен қонақтарды тарту. Ұйымдастыру комитеті іс-шараның маркетингі мен жарнамасымен айналысады, қатысушылар мен қонақтарды тартады және олардың жайлы болуын қамтамасыз етеді.
oo Дайындықты және өткізуді ұйымдастыру. Ұйымдастыру комитеті іс-шараны өткізу орнын дайындаумен, техникалық жарақтандырумен, жабдықты жалға алумен және көлікті ұйымдастырумен айналысады.
oo Серіктестік келісімдер жасасу. Ұйымдастыру комитеті іс-шараның әлеуетті серіктестері мен демеушілерін анықтайды, келіссөздер жүргізеді, келісімдер жасайды және барлық шарттардың орындалуын қамтамасыз етеді.
Ұйымдастыру комитеті іс-шараның сәтті өтуін қамтамасыз етуде маңызды рөл атқарады. Оның қатысушылары командада тиімді жұмыс істей алатын және туындаған мәселелерді шеше алатын жоғары білікті, ұйымшыл және жауапты мамандар болуы керек.

Зерттеу нысаны: ұйымдастыру комитетінің құрылуы және қызметі.

Курстық жұмыстың мақсаты: елімізде өтілетін іс-шараларды ұйымдастыру комитетінің қызметін талдай келе, олардың міндеттері мен функцияларын анықтау.

Курстық жұмыстың міндеттері:
oo Ұйымдастыру комитеті құрылуы және қызметін қарастыру;
oo Іс шараларды дайындаудағы ұйымдастыру комитетінің рөлі және маңызын анықтау;
oo Мәдени іс шараларды өткізу кезіндегі ұйымдастыру комитеттің жасайтын жұмысын талдау;

Курстық жұмыстың құрылымы: кіріспеден, екі негізгі бөлімнен, қорытынды және пайдаланылған әдебиеттер тізімінен тұрады.

1. Ұйымдастыру комитетінің құрылуы, іс-шараны дайындаудағы қызметінің теориялық негіздері

1.1. Ұйымдастыру комитеті құрылуы және қызметі

Ұйымдастыру комитеті (ұйымдастыру комитеті) - қандай да бір оқиғаны немесе іс шараны дайындау және өткізу процесін жоспарлауға, ұйымдастыруға және үйлестіруге жауапты адамдар тобы.
Ұйымдастыру комитетінің міндеті барлық қажетті элементтер мен құрылымдардың жұмысын қамтамасыз ету болып табылады, осылайша оқиға сәтті өтіп, оның басталуына толық дайын болады. Ұйымдастыру комитеті іс-шараның тұжырымдамасы мен мақсаттарын әзірлеуден, бюджетті дайындаудан, бағдарламаны құрастырудан бастап барлық қажетті ресурстарды таңдауға және үйлестіруге дейінгі әртүрлі функцияларды орындайды[1].
Ұйымдастыру комитеті әртүрлі ұйымдардың, мекемелердің өкілдерінен немесе белгілі бір тапсырмада бірлесіп жұмыс істеу үшін бірігетін жай ғана мүдделі адамдардан тұруы мүмкін. Ұйымдастыру комитетінің мүшелері ұйымдастырушыларды, әр түрлі саладағы мамандарды, сарапшыларды, донорларды және басқа қатысушыларды қамтуы мүмкін.
Ұйымдастыру комитеті іс-шараның әр түрлі аспектілеріне жауапты болуы мүмкін, мысалы, орынды таңдау, бағдарламаны әзірлеу, жарнамалық материалдарды дайындау және тарату, қауіпсіздік пен техникалық қолдауды қамтамасыз ету, тамақтануды ұйымдастыру және т.б. ұйымдастыру комитетінің мүшелері іс-шараның біркелкі және сәтті өтуіне кепілдік беру үшін әдетте бір-бірімен және басқа мүдделі тараптармен тығыз жұмыс істейді.
Ұйымдастыру комитетінің жұмысы жақсы ұйымдастырушылық және коммуникациялық қабілеттерді, сондай-ақ командада тиімді жұмыс істеу қабілетін талап етеді. Ұйымдастыру комитетіне қатысу үлкен жұмыс көлемімен байланысты болуы мүмкін, бірақ процесті дұрыс ұйымдастырумен және тапсырмаларды бөлумен ұйымдастырушылар іс-шараның сәтті өтуін қамтамасыз ете алады.
Ұйымдастыру комитетінің анықтамасы және рөлі[2]
Ұйымдастыру комитеті-бұл оқиғаны немесе процесті жоспарлауға, ұйымдастыруға және үйлестіруге жауапты адамдар тобы. Ол жергілікті мерекелерден бастап ірі конференциялар мен көрмелерге дейін әртүрлі көлемдегі іс-шараларды сәтті өткізуде маңызды рөл атқарады.

Ұйымдастыру комитетінің міндеті-оқиғаны дайындау және өткізу, барлық қажетті процестер мен ресурстарды басқару. Ол әртүрлі қатысушылардың, мүдделі тараптардың өзара әрекеттесуін қамтамасыз етеді, сондай-ақ қойылған мақсаттар мен міндеттердің орындалуын бақылайды.
Ұйымдастыру комитеті келесі функцияларды алады:
+ жоспарлау: іс-шараның мақсаттары мен міндеттерін анықтау;
+ ұйымдастыру: іс-шараны өткізу үшін қажетті барлық нәрсені дайындау (алаңдар, техникалық жабдықтар, логистика, байланыс және т. б.);
+ үйлестіру: іс-шараға қатысушылар арасындағы процестер мен байланысты басқаруды жүзеге асыру;
+ қатысушылармен жұмыс: іс-шараға қатысушыларды тарту, тіркеу, орналастыру, сүйемелдеу және жайлы болуын қамтамасыз ету;
+ бағалау және бақылау: қойылған міндеттердің орындалуын бақылау, сондай-ақ іс-шараның нәтижелері мен сапасын бағалау.
Ұйымдастыру комитеті іс-шараға қатысушыларға қарамастан шешім қабылдай алады және өз қызметін жүзеге асыра алады немесе оларды басқа ұйымдармен немесе топтармен келісе алады. Бұл кез-келген іс-шараны өткізудің негізгі элементі және оны сәтті жүзеге асыру үшін өте маңызды.
Ұйымдастыру комитеті-белгілі бір оқиғаны немесе оқиғаны ұйымдастыру және өткізу үшін тағайындалған мамандар тобы. Ұйымдастыру комитетінің құрамына әртүрлі ұйымдардың өкілдері мен түрлі бағыттағы мамандар кіреді.
Ұйымдастыру комитеттерінің функциялары оқиға немесе оқиға түріне байланысты өзгеруі мүмкін. Алайда, олардың басты міндеті - оқиғаны жоспарлау, ұйымдастыру және өткізу кезінде топтың жұмысын қамтамасыз ету.
Ұйымдастыру комитетінің жұмысы бірнеше кезеңнен тұрады[3]
Жоспарлау: мақсаттар мен міндеттерді анықтау, іс-шараны өткізу бағдарламасын әзірлеу, кесте мен бюджетті құру.
Дайындық: Рұқсаттар мен лицензияларды алу, оқиғаның өтетін орнын іздеу және қамтамасыз ету, материалдар мен презентациялар дайындау.
Ұйымдастыру: іс-шараны өткізуге тікелей дайындық, команданың іс-қимылын үйлестіру, сапа мен мерзімдердің сақталуын бақылау, қатысушылармен және бөгде ұйымдармен өзара іс-қимыл жасау.
Өткізу: іс-шараның барысына мониторинг жүргізу, ағымдағы ұйымдастыру мәселелерін шешу, қатысушылар мен қонақтарға көмек көрсету.
Кейінгі өңдеу: нәтижелер мен тиімділікті талдау, қорытындылау, есеп беру.

Комитеттерде іс-шараның сипатына байланысты қосымша функциялар болуы мүмкін. Мысалы, қауіпсіздік комитетінің, қоғаммен байланыс комитетінің немесе демеушілерді тарту комитетінің болуы.
Ұйымдастыру комитетінің бүкіл жұмыс процесі оның әрбір мүшесінің үйлесімді өзара әрекеттесуін талап етеді. Комитет жұмысының нәтижелері іс-шараның немесе іс-шараның сәтті өтуіне тікелей әсер етеді.
Ұйымдастыру комитетінің міндеттері
Ұйымдастыру комитеті-бұл іс-шараны немесе оқиғаны ұйымдастыруға және өткізуге байланысты әртүрлі міндеттер мен процестерді жоспарлау және үйлестіру үшін арнайы құрылған комитет. Ол көптеген функцияларды орындайды, олардың әрқайсысы ұйымдастыру комитетінің сәтті жұмыс істеуі үшін маңызды.[4]
Жоспарлау: ұйымдастыру комитетінің негізгі міндеттерінің бірі-іс-шараның жоспарлары мен сценарийлерін әзірлеу. Ұйымдастырушылар іс-шараның мақсаттары мен міндеттерін анықтап, кесте мен бағдарлама құруы керек.
Үйлестіру: ұйымдастыру комитеті іс-шараны ұйымдастыруда қабылданған барлық әрекеттер мен шешімдерді келісуге жауапты. Әр түрлі командалар мен кіші комитеттерді үйлестіру барлық процестерді тиімді және уақтылы етуге мүмкіндік береді.
Функциялар: ұйымдастыру комитеті іс-шараны ұйымдастыруға байланысты көптеген функцияларды орындайды. Бұл демеушілерді тартуды, билеттерді сатуды, маркетингтік стратегияны дайындауды және т. б. қамтуы мүмкін.
Жұмыс: ұйымдастыру комитеті бір-бірімен белсенді жұмыс істеп, басқа командалармен және сыртқы қатысушылармен өзара әрекеттесуі керек. Тұрақты кездесулер мен коммуникацияларды ұйымдастыру синхрондылық пен ресурстарды оңтайлы пайдалануды қамтамасыз етуге көмектеседі.
Ұйымдастыру және жоспарлау
Ұйымдастыру комитеті жұмысының нәтижесі іс-шараны сәтті өткізу, қойылған мақсаттарға қол жеткізу, барлық қатысушылар мен қонақтарды қанағаттандыру болып табылады.
Ұйымдастыру және жоспарлау кез-келген оқиғаның тиімді және тегіс өтуін қамтамасыз етуде шешуші рөл атқарады, ал сәтті ұйымдастыру комитеті қажетті нәтижелер мен тәжірибелерге қол жеткізуге негіз болады.
Үйлестіру және бақылау
Ұйымдастыру комитетінің жұмысы оқиғаларды ұйымдастыруға және өткізуге байланысты әртүрлі міндеттерді орындауды қамтиды. Бұл тапсырмаларды сәтті орындау үшін процесті тиімді үйлестіру мен бақылауды қамтамасыз ету қажет.
Ұйымдастыру комитеті әртүрлі көлемдегі оқиғаларды жоспарлауға және ұйымдастыруға жауапты. Алға қойылған мақсаттарға қол жеткізу үшін комитет мынадай функцияларды орындайды[5]:
Мақсаттар мен міндеттерді анықтау-ұйымдастыру комитеті өткізілетін іс-шара шеңберінде қол жеткізілуі тиіс негізгі мақсаттар мен міндеттерді айқындайды.
Міндеттер мен ресурстарды бөлу-комитет әр қатысушыға қандай міндеттер жүктелетінін анықтайды және қажетті ресурстардың біркелкі бөлінуін қамтамасыз етеді.
Орындау жоспарын құру-Ұйымдастыру комитеті тапсырмалардың орындалу реті мен мерзімдерін анықтай отырып, оларды орындаудың егжей-тегжейлі жоспарын жасайды.
Қатысушылардың жұмысын үйлестіру-комитет барлық міндеттердің үйлесімді және тиімді орындалуы үшін қатысушылар арасындағы өзара іс-қимыл мен ынтымақтастықты қамтамасыз етеді.
Міндеттердің орындалуын бақылау-комитет ықтимал проблемаларды анықтау және оларды жедел шешу үшін міндеттердің орындалу барысына тұрақты бақылауды жүзеге асырады.
Ұйымдастыру комитетінің жұмысын көрнекі түрде ұйымдастыру үшін кестелер, графиктер және диаграммалар сияқты қосымша құралдар жиі қолданылады.
Нәтижесінде үйлестіру және бақылау ұйымдастыру комитеті жұмысының ажырамас бөлігі болып табылады. Олар оқиғаларды тиімді жоспарлауға және ұйымдастыруға, қатысушылар арасындағы үйлесімді өзара әрекеттесуді қамтамасыз етуге және қойылған мақсаттарға жету үшін тапсырмалардың орындалуын бақылауға мүмкіндік береді.
Серіктестермен және демеушілермен жұмыс
Серіктестермен және демеушілермен жұмыс ұйымдастыру комитеті қызметінің маңызды аспектісі болып табылады. Ол іс-шараны қаржылық немесе материалдық жағынан қолдауға дайын компаниялармен жоспарлауды, үйлестіруді және өзара әрекеттесуді ұйымдастыруды қамтиды.
Ұйымдастыру комитеті серіктестермен және демеушілермен жұмыс жасауда келесі функцияларды орындайды[6]:
+ Әлеуетті серіктестер мен демеушілерді талдау.
+ Серіктестер мен демеушілерге ұсыныстар дайындау.
+ Жаңа серіктестер мен демеушілерді табу.
+ Серіктестермен және демеушілермен келіссөздер жүргізу және шарттар жасасу.
Іс-шараны дайындау және өткізу процесінде серіктестермен және демеушілермен өзара іс-қимылды ұйымдастыру.
Серіктестер мен демеушілер тарапынан міндеттемелердің орындалуын бақылау.
Серіктестер мен демеушілерге іс-шара аясында олардың брендін немесе өнімін жылжытуға көмектесу.
Ұйымдастыру комитетінің міндеті-серіктестермен және демеушілермен ынтымақтастық үшін қолайлы жағдайлар жасау, осылайша олар іс-шараға инвестициядан барынша пайда ала алады. Ол үшін өзара тиімді және өзара тиімді ынтымақтастықты қамтамасыз ете отырып, серіктестермен және демеушілермен жұмысты тиімді ұйымдастыру қажет.
Серіктестермен және демеушілермен жұмысты үйлестіру ұйымдастыру комитеті шеңберінде жүзеге асырылуы тиіс. Ұйымдастыру комитетінің әрбір мүшесі өз міндеттерін білуі және серіктестермен және демеушілермен жұмыста қолдау көрсетуге дайын болуы тиіс. Серіктестермен және демеушілермен өзара әрекеттесу үшін жауапкершілік ұйымдастыру комитетінің басшысына немесе Комитеттің арнайы тағайындалған мүшесіне жүктеледі.

1.2. Іс шараларды дайындаудағы ұйымдастыру комитетінің рөлі және маңызы

Ұйымдастыру комитеті-қандай да бір іс-шараны немесе іс-шараны жоспарлау және өткізу үшін құрылатын Ұйымдық құрылым. Ұйымдастыру комитетінің құрамына белгілі бір функциялар мен міндеттерге жауапты әр түрлі саланың әр түрлі мамандары мен өкілдері кіреді.
Ұйымдастыру комитетінің негізгі құрамдас бөліктеріне мыналар жатады:[7]
Төраға: Комитеттің жұмысын жалпы басқаруға және үйлестіруге жауапты ұйымдастыру комитетінің басшысы;
Төрағаның орынбасары: міндеттердің орындалуын бақылауды жүзеге асыратын және ол болмаған кезде төрағаның атынан өкілдік ететін төрағаның көмекшісі;
Хатшы: ұйымдастыру комитеті жұмысының ұйымдастырушылық аспектілеріне, хаттамаларды, хат-хабарларды және құжаттаманы жүргізуге жауапты;
Қаржы директоры: бюджеттеуді, демеушілерді тартуды және қаржыны басқаруды қоса алғанда, іс-шараның қаржылық аспектілеріне жауап береді;
Үйлестірушілер: бағдарламалау, маркетинг, логистика және т. б. сияқты белгілі бір салаларға немесе жұмыс бағыттарына жауапты мамандар;
Ұйымдар мен серіктестердің өкілдері: іс-шараны ұйымдастыруда маңызды Тараптар болып табылатын сыртқы ұйымдардың немесе серіктес ұйымдардың өкілдері.
Іс-шараның ауқымы мен күрделілігіне байланысты ұйымдастыру комитетінің құрылымы кеңірек болуы мүмкін және қосымша лауазымдар мен мамандарды қамтуы мүмкін. Ұйымдастыру комитетінің басты міндеті-жұмысты тиімді үйлестіруді және қойылған мақсаттар мен міндеттерді табысты іске асыруды қамтамасыз ету.
Іс-шараны дайындау процесінде ұйымдастыру комитетінің жұмысы және үйлестіруі
Ұйымдастыру комитеті іс-шараларды дайындау мен өткізуде маңызды рөл атқарады. Бұл іс-шараны ұйымдастырудың барлық кезеңдерін жоспарлауға, үйлестіруге және бақылауға жауапты адамдар тобы. Ұйымдастыру комитетінің жұмысы көптеген міндеттерді қамтиды және Комитеттің әр мүшесінің өз функциялары бар.
Ұйымдастыру комитетінің басты міндеті іс-шараның мақсаттары мен міндеттерін айқындау, сондай-ақ оны өткізу стратегиясын әзірлеу болып табылады. Ол үшін кеңестер мен идеяларды талқылау өткізіледі. Шешімдер комитеттің әрбір мүшесінің пікірін ескере отырып, ұжымдық түрде қабылданады[8].
Ұйымдастыру комитеті сонымен қатар іс-шараны өткізу үшін барлық қажетті ресурстарды тартуға және үйлестіруге жауап береді. Бұл демеушілер мен серіктестерді іздеу, үй-жайларды жалға алу, Жабдықтар мен материалдарды сатып алу және т. б.
Тиімді жұмыс істеу үшін ұйымдастыру комитеті кіші комитеттерге бөлінеді, олардың әрқайсысы белгілі бір қызмет саласына жауап береді. Мысалы, іс-шара бағдарламасы, безендіру және декор, қатысушылармен жұмыс және серіктестермен жұмыс бойынша кіші комитеттер бар.
Әрбір кіші комитет өзінің төрағасы мен қатысушыларынан тұрады. Кіші комитеттің төрағасы өзінің кіші комитетінің жұмысын ұйымдастыруға, сондай-ақ басқа кіші комитеттермен және жалпы ұйымдастыру комитетімен өзара әрекеттесуге жауап береді.
Өзара әрекеттесу мен жұмысты үйлестіруді жеңілдету үшін ұйымдастыру комитеттері әртүрлі байланыс құралдарын жиі пайдаланады: электрондық пошталар, мессенджерлер, бұлтты сақтау, тапсырмаларды бақылауға арналған жобалау жүйелері және т.б.
Іс -- шараны дайындау-бұл бүкіл ұйымдастыру комитетінің күш-жігері мен келісілген жұмысын талап ететін кешенді процесс. Іс-шараны тиімді дайындау және өткізу үшін өзара іс-қимылдың нақты жүйесін, міндеттерді бөлуді және тапсырмаларды орындау кестесін белгілеу маңызды.
Нәтижесінде, іс-шараны дайындау процесінде ұйымдастыру комитетінің жұмысы мен үйлестіруі оны сәтті өткізуде шешуші рөл атқарады. Бұл мақсатқа жету және қатысушылар мен қонақтар үшін ұмытылмас іс-шара құру үшін бірге жұмыс істейтін адамдар тобы.
Ұйымдастыру комитеті басшысының функциялары мен міндеттері
Ұйымдастыру комитеті (ұйымдастыру комитеті) - конференциялар, көрмелер, форумдар және т.б. сияқты түрлі іс-шараларды алдын-ала дайындау және өткізу үшін тағайындалатын құрылымдық бөлім.
Ұйымдастыру комитеті басшысының негізгі функциялары мен міндеттері[9]:
Ұйымдастыру комитетін басқару: ұйымдастыру комитетінің басшысы команданың көшбасшысы болып табылады және Комитеттің барлық әрекеттерін ұйымдастыруға және үйлестіруге жауап береді. Ол іс-шараны жоспарлауға қатысады, оны өткізу стратегиясын әзірлейді, басымдықтарды белгілейді және тапсырмалардың орындалуын бақылайды.
Ұйымдастыру комитетінің мүшелерін таңдауға қатысу: ұйымдастыру комитетінің басшысы іс-шараны дайындауға және өткізуге барынша үлес қоса алатын мамандарды іріктеп, комитет құрамын қалыптастыруға жауапты.
Іс-шараның бюджетін жоспарлау: ұйымдастыру комитетінің басшысы үй-жайларды жалға алу, әртістер мен спикерлерге ақы төлеу, жабдықтар мен жарнамалық материалдар сияқты аспектілерді ескере отырып, барлық шығындар мен қаржыландыру көздерін есептей отырып, іс-шараны өткізуге бюджетті әзірлейді.
Команданың жұмысын үйлестіру: ұйымдастыру комитетінің басшысы комитет мүшелерінің тапсырмалардың орындалу барысын қадағалайды және проблемаларды талқылау және қажетті шешімдер қабылдау үшін олармен үнемі кездесулер өткізеді.
Қатысушылармен және серіктестермен байланысты қамтамасыз ету: ұйымдастыру комитетінің басшысы іс-шараға қатысушылармен қарым-қатынас жасауға, олардың сұрақтары мен мәселелеріне жауап беруге, сондай-ақ серіктестермен және демеушілермен байланыста болуға жауапты.
Жарнамамен және PR-мен жұмыс: ұйымдастыру комитетінің басшысы іс-шараның жарнамалық стратегиясын әзірлейді, оның орындалуын қамтамасыз етеді және нәтижелерін бақылайды. Ол сондай-ақ PR қызметіне, соның ішінде бұқаралық ақпарат құралдары мен әлеуметтік желілерге материалдар дайындауға жауап береді.
Жұмыс кездесулері мен отырыстарын ұйымдастыру: ұйымдастыру комитетінің басшысы іс-шараға қатысушылармен және басқа да мүдделі тұлғалармен жұмыс кездесулерін, комитет отырыстарын, кеңестер өткізуге жауапты.
Осылайша, ұйымдастыру комитетінің басшысы іс-шараны сәтті дайындау және өткізу үшін қажетті бірқатар коммерциялық және ұйымдастырушылық функцияларды орындайды.
Ұйымдастыру комитетінің ұйымдастырушылық және әкімшілік функциялары[10]
Ұйымдастыру комитеті іс-шараларды сәтті өткізу үшін бірқатар ұйымдастырушылық және әкімшілік функцияларды орындайды. Бұл бөлімде біз Ұйымдастыру комитетіне жүктелген негізгі міндеттерді қарастырамыз.
Жоспарлау және үйлестіру-ұйымдастыру комитеті іс-шараны өткізу жоспарын әзірлейді және оның орындалуына жауап береді. Ол сондай-ақ Комитеттің барлық мүшелерінің жұмысын үйлестіреді, қатысушылармен және серіктестермен келіседі.
Құжаттаманы дайындау-ұйымдастыру комитеті қатысушыларға шақыру, іс-шара бағдарламасы, ақпараттық материалдар және т.б. сияқты қажетті құжаттаманы жасайды.
Бюджеттеу және қаржылық жоспарлау-ұйымдастыру комитеті іс-шараның бюджетін анықтайды және оның орындалуын бақылайды. Ол серіктестермен және демеушілермен келісімшарттар жасайды, қаржылық ресурстарды жинауға және бөлуге жауап береді.
Персоналды іріктеу және басқару -- ұйымдастыру комитеті еріктілерді, қауіпсіздік қызметкерлерін, аспаздарды, даяшыларды және т.б. қоса алғанда, персоналды іріктеу және ұйымдастырумен айналысады.
Жабдықты баптау және сынақтар жүргізу-ұйымдастыру комитеті іс-шараға қажетті Жабдықты баптауды және оның жұмысын тексеруді қамтамасыз етеді. Ол сондай-ақ барлық жүйелерді сынақтан өткізеді және жұмысқа дайындық сынақтарын жүргізеді.
Көлікті және орналастыруды ұйымдастыру-Ұйымдастыру комитеті іс-шараға қатысушылар мен қонақтар үшін көлікті ұйымдастырумен айналысады, сондай-ақ ыңғайлы жерлерде орналастыруға мүмкіндік береді.
Бұл функциялардың барлығы іс-шараның сәтті және мінсіз өтуін қамтамасыз ету үшін ұйымдастыру комитетінің Мұқият ұйымдастырылуын, үйлестіруін және бақылауын қажет етеді.
Ұйымдастыру комитеті және оның ұйымда шешім қабылдаудағы рөлі
Ұйымдастыру комитеті-бұл ұйым немесе іс-шара шеңберінде белгілі бір міндеттерді жоспарлауға, үйлестіруге және шешім қабылдауға жауапты адамдар тобы. Ұйымдастыру комитетінің рөлі-мақсатқа жету және іс-шараның сәтті өтуін қамтамасыз ету үшін шешім қабылдау процесін ұйымдастыру және басқару.
Ұйымдастыру комитеті ұйымда маңызды шешімдер қабылдауға мүмкіндік беретін бірқатар функцияларды орындайды:
Жоспарлау: ұйымдастыру комитеті іс-қимылдың егжей-тегжейлі жоспарын әзірлейді, қажетті ресурстарды анықтайды және Комитет қатысушылары арасында міндеттерді бөледі. Жоспарлау іс-шаралардың реттілігін анықтауға және іс-шараны сәтті өткізу үшін қажетті ресурстарды бағалауға мүмкіндік береді[11].
Үйлестіру: ұйымдастыру комитеті процестің барлық қатысушыларының келісілген жұмысын қамтамасыз етеді, олардың әрекеттерін үйлестіреді, олардың пікірлері мен ұсыныстарын ескереді. Үйлестіру іс-шараның барлық кезеңдерін ең жақсы нәтижелермен жүзеге асыруға мүмкіндік береді.
Шешім қабылдау: ұйымдастыру комитеті Комитет мүшелерінен және басқа да мүдделі тараптардан алынған ақпаратты талдайды және осы ақпарат негізінде шешім қабылдайды. Бұл іс-шараның өтетін орнын таңдау, қатысушылардың өтінімдерін бағалау, бағдарламаны немесе бюджетті анықтау және т.б. шешімдер болуы мүмкін.
Байланыс: ұйымдастыру комитеті барлық қатысушылар мен мүдделі тараптар арасындағы тиімді байланысты қамтамасыз етеді. Ол ақпарат алмасуды жүзеге асырады, жанжалдарды шешеді, сондай-ақ қабылданған шешімдер мен іс-шараны өткізу жоспарындағы өзгерістер туралы барлығын хабардар етеді.
Ұйымдастырушылық қолдау: Ұйымдастыру комитеті іс-шара барысында қажетті ұйымдастырушылық және жедел қолдау көрсетеді. Бұған жоспардың орындалуын бақылау, қаржыны басқару, еріктілердің жұмысы және іс-шараны сәтті өткізу үшін қажетті басқа аспектілер кіреді.
Ұйымдастыру комитеті ұйымда немесе іс-шарада шешім қабылдауда шешуші рөл атқарады. Ол әртүрлі сипаттағы шешімдер қабылдауға үлес қосатын мамандар мен сарапшыларды біріктіреді. Ұйымдастыру комитетінің жұмысы ұйымның тиімді жұмыс істеуін және қойылған мақсаттарға қол жеткізуді қамтамасыз етуге мүмкіндік береді.
Ұйымдастыру комитеті шеңберінде жекелеген комитеттердің жұмысын үйлестіру
Ұйымдастыру комитеті-іс-шараларды ұйымдастыруға және өткізуге жауапты негізгі құрылым. Оның құрамына әдетте ұйым шеңберінде белгілі бір функцияларды орындайтын әртүрлі комитеттер кіреді. Барлық комитеттердің жұмысын үйлестіру кез-келген іс-шараны сәтті өткізудің маңызды аспектісі болып табылады.
Үйлестіру - бұл іс-шараны сәтті жүзеге асырудың ортақ мақсатына жету үшін әртүрлі комитеттердің іс-әрекеттерін басқару және үйлестіру процесі.
Ұйымдастыру комитетінің негізгі функцияларының бірі-әр комитеттің рөлдері мен функцияларын анықтау. Әрбір комитет белгілі бір жұмыс саласына жауап береді, мысалы, қаржы комитеті қаржыландыру, ұйымдастыру және бюджетті бақылау мәселелерімен айналысады, ал маркетинг комитеті іс-шараны насихаттаумен және жарнамалаумен айналысады.
Тиімді үйлестіруді қамтамасыз ету үшін ұйымдастыру комитеті әр комитеттің рөлі мен жауапкершілігін анықтап, олардың арасындағы тиімді байланысты қамтамасыз етуі керек.
Комитеттердің жұмысын үйлестіруді қамтамасыз етудің бір жолы-әр комитеттің өкілдері жұмыс барысы туралы ақпаратпен бөлісетін, мәселелерді талқылайтын және шешімдерін табатын тұрақты жиналыстар өткізу.
Сондай-ақ комитеттердің жұмысын үйлестірудің маңызды аспектісі ақпарат алмасу болып табылады. Әрбір комитет жұмыстың қайталануын және қақтығыстарды болдырмау үшін басқа комитеттердің әрекеттерінен хабардар болуы керек.
Комитеттер арасында байланыс пен ақпарат алмасудың ыңғайлылығы үшін онлайн-платформа құрылуы мүмкін, онда әрбір комитет ақпаратпен бөлісе алады, өз жұмысын жоспарлай алады және басқа комитеттердің жұмысы туралы ақпаратқа қол жеткізе алады.
Ұйымдастыру комитеті шеңберіндегі жекелеген комитеттердің жұмысы іс - шараны табысты ұйымдастыру мен өткізудің ортақ мақсатына қол жеткізуге бағытталуы тиіс. Олардың жұмысын үйлестіру осы процестің ажырамас бөлігі болып табылады.

2. Ұйымдастыру комитетінің құрылуы, іс-шараны дайындаудағы қызметі

2.1. Мәдени іс шараларды ұйымдастыру және өткізу

Шартты түрде бұқаралық іс-шаралар қоғамдық-саяси, мәдени-бұқаралық, спорттық-ойын-сауық және діни рәсімдерге бөлінеді. Олар мақсаты, сипаты, құрылымы, орны бойынша ерекшеленеді, олар заңмен қорғалатын қоғамдық қатынастарға әртүрлі дәрежеде әсер етеді.
Қоғамдық-саяси іс-шаралар (митингілер, шерулер, пикеттер, қоғамдық іс-шаралар, жиналыстар, демонстрациялар) заңын реттейді. Діни іс-шараларды (діни мерекелер, жоқтау шерулері, ғибадат қызметтері) өткізу тәртібі №125-РФ Заңында көзделген. Бірақ осы мақала аясында біз тек мәдени-бұқаралық іс-шараларды ұйымдастыруды қарастырамыз.
Мәдени-бұқаралық іс-шаралар нысандарының тізімін мекеме түріне, халықтың осындай қызметтерге деген сұранысына, Сіздің мемлекеттік (муниципалдық) тапсырмаңызға және мекемеде қандай мамандар бар екеніне байланысты дербес кеңейтуге немесе қысқартуға болады.
Есіңізде болсын: егер сіздің мекеме субсидия алса, іс-шаралар формаларын таңдауда сіз жұмыс пен қызметтің әлдеқайда аз түрлерін қамтитын базалық тізімге сүйенесіз. Бұл жағдайда сіз тізілімге не кіретінін және Құрылтайшы нені қаржыландыратынын таңдауыңыз керек. Басқаша айтқанда, егер құрылтайшы фестивальге ақша бөлсе, сіз тек фестиваль өткізе аласыз.
Мәдени-бұқаралық іс-шараларды мәдени-демалыс және ақпараттық-ағартушылық іс-шараларға бөлуге болады. Іс-шаралардың формалары әртүрлі.
Жұмыс тобын жинаңыз. Егер іс-шараны өткізуге тек сіздің мекеме жауапты болса, онда жұмыс тобының құрамы ішкі жергілікті актілермен, мысалы, Көркемдік Кеңес туралы Ережемен анықталған немесе ең тәжірибелі қызметкерлерге бір реттік тапсырмаларға байланысты болуы мүмкін. Әдетте, жұмыс тобына жауапты адамдар кіреді[12]:
- сценарийді немесе бағдарламаны дайындау;
- әртістерді немесе басқа қатысушыларды шақыру;
- жарнама және ақпараттық қамтамасыз ету;
- техникалық қамтамасыз ету;
- дизайн, костюмдер, макияж жасау;
- материалдарды, жүлделерді сатып алу;
- қауіпсіздік.
Егер іс-шараға бірнеше мекеме қатысса, әр қатысушы не үшін жауап беретінін және қандай ресурстар беретінін анықтаңыз.
Жұмыс тобының бірінші отырысында іс-шараның мақсатын нақтылаңыз. Нәтижесінде не болатынын ойлаңыз: қаржылық пайда, келушілер санының артуы, мекеме қызметіне билік пен жұртшылықтың қызығушылығы және т.б. бұл Сізге іс-шараны мазмұнмен толтыруға және жауапты орындаушыларды дұрыс бағыттауға көмектеседі. Жасалған тұжырымдарды мекеменің жарғысында немесе даму тұжырымдамасында анықталған мекеменің мақсаттары мен міндеттерімен байланыстырыңыз.
Жұмыс тобының шешімдеріне сүйене отырып, егер іс-шара мақсатты болса және сіз оған 5000 немесе одан да көп адам қатысады деп ойласаңыз, тапсырма беріңіз немесе бұйрық шығарыңыз. Жарияланған құжатта әр қызметкерге міндеттер мен міндеттерді орындау мерзімдерін белгілеңіз. ... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.