Анықтамалық-ақпараттық құжаттар

КІРІСПЕ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 3
І. Анықтамалық.ақпараттық құжаттардың өзге түрлеріне сипаттама
1.1. Ақпараттық іскерлік құжат және алқалы органның құжаттары, олардың деректемелері ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..5.10
1.2. Хаттардың түрлеріне жалпы сипаттама ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .11.15
ІІ. Хаттарды рәсімдеуде қойылатын талаптар
2.1. Кіріс және шығыс хат.хабарларын ресімдеу, өткізу, қарау ... ... ... ... ..16.21
2.2. Жауапты хаттар жобаларын дайындау тәртібі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...22.24
2.3. Хаттарды рәсімдеуде қойылатын бақылау ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .25.27
Қорытынды ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 28
Пайдаланған әдебиеттер тізімі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .29

Тақырыптың өзектілігі. Ақпараттық-анықтамалық құжат жарияланбайтын яғни бір ғана пайдалануға бағытталған құжат болып табылады. Онының мақсаты – тікелей басқару шешімдері қабылдау немесе орындау. Ақпараттық-анықтамалық құжаттарға мыналар жатады: ақпраттық, алқалы органдардың құжаттары, өкім етушілік ұйымдастырушылық, жеке құрам бойынша құжаттар, шаруашылық - келісімділік қызметіндегі құжаттар, шаруашылылық - талаптық қызметтегі құжаттар, есеп-қаржылық, сыртқы экономикалық қызметтегі құжаттар.
Ақпараттық-анықтамалық құжаттар көбіне басқарушылық, ал олардың жиынтығы – басқару құжаттары деп аталады. Ақпараттық-анықтамалық құжаттардың көбісі формуляр - үлгі бойынша дайындалады. Құжаттардың қозғалысын, іздеу мен сақталуын қамтамасыз ететін шарттар құжаттар мен жұмысты ұйымдастыру деген жалпы атауға біріктіріледі. Басқару қызметі процесіндегі құжаттандыру және құжаттармен жұмысты ұйымдастыруды қамтитын қызмет - іс жүргізу жұмысы деп аталады. Кәсіпорынның не ұйымның құжаттары белгілі бір мәдени тарихи құндылықа ие, мемлекеттін мұрағат қорының бөлігі болып табылады, сондықтан олар мемлекеттік мұрағаттарға тапсырылуы тиіс. Құжаттарды топтастыру – оларды ұқсастықтары мен айырмашылықтары бойынша бөлу болып табылады. Ақпараттық-анықтамалық құжаттар түсуі бойынша ресми (қызметтік) және жеке болып бөлінеді. Ресми құжат ұйыммен немесе лауазымды тұлғалармен құрылады және бекітілген тәртіпте дайындалады. Шығуы бойынша құжаттар ішкі және сыртқы болып бөлінеді. Ішкі құжат ұйым ішінде құрылған құжаттарды реттеуге арналған (бұйрық, өкім, акт), сыртқы құжат ұйымның шегінен тыс бағытталған құжат (хат, телеграмма, сұраныс). Құрылу сатысына байлынысты алғашқы жазылған, түпнұсқа көшірме және дубликат болып бөлінеді. Алғашқы жазылған құжат қолжазба не машинамен жазылған түрінде болады және ол мәтіндегі автордың жұмысын көрсетеді. Таза жазылған түрі алғашқы жазылған құжаттан жаңасына қатесіз, боямасыз көшірілген таза мәтін. Түп нұсқалы құжат алғашқы және жалғыз дана болып табылады. Түп нұсқалы құжаттар, бірнеше данада жазылып және барлығының заңды күші келісімшарт, ереже, жарғы сәйкес көбейтілген болуы мүмкін. Көшірме құжат ақпараттарын, оның белгілерімен, бөлімдерімен бірге көшіруді білдіреді. Көшірмелердің бірнеше түрі бар: үзінді көшірме -құжат мәтінінің бір бөлігін көрсетеді, түп нұсқа – құжаттың толық көшірмесі. Күрделігіне орай қарастырылған сұрақтар саны бойынша құжаттар жәй (бір сұрақты қарастырады) және күрделі (екі немесе бірнеше сұрақтар ) болып бөлінеді. Құжаттар орындалу мерзіміне орай жедел (телеграммалар, телефонаграммалар, іс сапарлық куәліктер) және жедел емес болып бөлінеді. Құжаттар бекітілуі бойынша фактілер, оқиғалар және жағдайларды белгілеу құрамы ретінде (акт, есеп, хаттама) және ақпараттарды алыс жерге тасмалдау тәсілі ретінде (телеграмма, хат) болып бөлінеді. Жариялығы бойынша құжаттарды қарапайым, құпия, қызметтік пайдалану деп бөлінеді. Сақтау мерзіміне байланысты құжаттар тұрақты ұзақ уақытша сақтанудағы (10 жылға дейін) деп бөлінеді.

Пайдаланылған әдебиеттер
1. Абчук В.А., Интансификация.
2. Алдашева А., Ахметжанова З., Кадашева К., Сүлейменов Э. Ресми іс қағаздары. Алматы, 2002.
3. Андреева В.И., Делопроизводство. Москва, 1999.
4. Архипов В.А., Организационно-распорядительная документация. Москва, 1983.
5. Әділбек Ж., Іс жүргізу.
6. Басков Д., Основы делопроизводства. Ростов-на-Дону, 1997.
7. Бурнашова Г.А., Делопороизводство. Москва, 1981.
8. Государственная система документационного обеспеспечения управления. Москва, 1991.
9. Грунский И.Е., Руководитель сфера деятельности.
10. Документация управленческая, единые правила составления и оформления документов ГОСТ-6.11- 69 Москва, 1978.
11. Документы. Делопроизводство (учебник). Москва, 1981.
12. Долгих Ф.И., Единая государственная система делопроизводства (основные положения). Москва, 1974.
13. Дүйсембекова Л. Іс қағаздарын қазақша жүргізу. Алматы, 2004.
14. Иноземцев З.П., Методические материалы по делопроизводству. Москва, 1971.
15. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М., Документное обеспечение управления. Новосибирск, 2003.
16. Кудряев., Организация работы с документами. Москва, 2001.
17. Кузнецова Н.П., Документоведение и документационное обеспечение управления. Москва, 1982.
18. Кушнаренко Н.Н., Документоведение. Киев, 2003.
19. Қазақстан Республикасының Ұлттық банкінде іс қағаздарын жүргізу ережесі. Алматы, 2001.

Пән: Іс жүргізу
Жұмыс түрі: Курстық жұмыс
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 25 бет
Таңдаулыға:

мазмұны

Кіріспе ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 3
І. Анықтамалық-ақпараттық құжаттардың өзге түрлеріне сипаттама
1.1. Ақпараттық іскерлік құжат және алқалы органның құжаттары, олардың
деректемелері ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 5-10
1.2. Хаттардың түрлеріне жалпы
сипаттама ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ...11-15
ІІ. Хаттарды рәсімдеуде қойылатын талаптар
2.1. Кіріс және шығыс хат-хабарларын ресімдеу, өткізу,
қарау ... ... ... ... ..16-21
2.2. Жауапты хаттар жобаларын дайындау
тәртібі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...22-24
2.3. Хаттарды рәсімдеуде қойылатын
бақылау ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .25-27
Қорытынды ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..28
Пайдаланған әдебиеттер
тізімі ... ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ...29

Кіріспе
Тақырыптың өзектілігі. Ақпараттық-анықтамалық құжат жарияланбайтын
яғни бір ғана пайдалануға бағытталған құжат болып табылады. Онының мақсаты
– тікелей басқару шешімдері қабылдау немесе орындау. Ақпараттық-анықтамалық
құжаттарға мыналар жатады: ақпраттық, алқалы органдардың құжаттары, өкім
етушілік ұйымдастырушылық, жеке құрам бойынша құжаттар, шаруашылық -
келісімділік қызметіндегі құжаттар, шаруашылылық - талаптық қызметтегі
құжаттар, есеп-қаржылық, сыртқы экономикалық қызметтегі құжаттар.
Ақпараттық-анықтамалық құжаттар көбіне басқарушылық, ал олардың
жиынтығы – басқару құжаттары деп аталады. Ақпараттық-анықтамалық
құжаттардың көбісі формуляр - үлгі бойынша дайындалады. Құжаттардың
қозғалысын, іздеу мен сақталуын қамтамасыз ететін шарттар құжаттар мен
жұмысты ұйымдастыру деген жалпы атауға біріктіріледі. Басқару қызметі
процесіндегі құжаттандыру және құжаттармен жұмысты ұйымдастыруды қамтитын
қызмет - іс жүргізу жұмысы деп аталады. Кәсіпорынның не ұйымның құжаттары
белгілі бір мәдени тарихи құндылықа ие, мемлекеттін мұрағат қорының бөлігі
болып табылады, сондықтан олар мемлекеттік мұрағаттарға тапсырылуы тиіс.
Құжаттарды топтастыру – оларды ұқсастықтары мен айырмашылықтары бойынша
бөлу болып табылады. Ақпараттық-анықтамалық құжаттар түсуі бойынша ресми
(қызметтік) және жеке болып бөлінеді. Ресми құжат ұйыммен немесе лауазымды
тұлғалармен құрылады және бекітілген тәртіпте дайындалады. Шығуы бойынша
құжаттар ішкі және сыртқы болып бөлінеді. Ішкі құжат ұйым ішінде құрылған
құжаттарды реттеуге арналған (бұйрық, өкім, акт), сыртқы құжат ұйымның
шегінен тыс бағытталған құжат (хат, телеграмма, сұраныс). Құрылу сатысына
байлынысты алғашқы жазылған, түпнұсқа көшірме және дубликат болып
бөлінеді. Алғашқы жазылған құжат қолжазба не машинамен жазылған түрінде
болады және ол мәтіндегі автордың жұмысын көрсетеді. Таза жазылған түрі
алғашқы жазылған құжаттан жаңасына қатесіз, боямасыз көшірілген таза мәтін.
Түп нұсқалы құжат алғашқы және жалғыз дана болып табылады. Түп нұсқалы
құжаттар, бірнеше данада жазылып және барлығының заңды күші келісімшарт,
ереже, жарғы сәйкес көбейтілген болуы мүмкін. Көшірме құжат ақпараттарын,
оның белгілерімен, бөлімдерімен бірге көшіруді білдіреді. Көшірмелердің
бірнеше түрі бар: үзінді көшірме -құжат мәтінінің бір бөлігін көрсетеді,
түп нұсқа – құжаттың толық көшірмесі. Күрделігіне орай қарастырылған
сұрақтар саны бойынша құжаттар жәй (бір сұрақты қарастырады) және күрделі
(екі немесе бірнеше сұрақтар ) болып бөлінеді. Құжаттар орындалу мерзіміне
орай жедел (телеграммалар, телефонаграммалар, іс сапарлық куәліктер) және
жедел емес болып бөлінеді. Құжаттар бекітілуі бойынша фактілер, оқиғалар
және жағдайларды белгілеу құрамы ретінде (акт, есеп, хаттама) және
ақпараттарды алыс жерге тасмалдау тәсілі ретінде (телеграмма, хат) болып
бөлінеді. Жариялығы бойынша құжаттарды қарапайым, құпия, қызметтік
пайдалану деп бөлінеді. Сақтау мерзіміне байланысты құжаттар тұрақты ұзақ
уақытша сақтанудағы (10 жылға дейін) деп бөлінеді.
Ақпараттық-анықтамалық құжаттарға анықтамалар, баянхаттар немесе
түсініктемелер, актілер, әртүрлі хаттар және т.б. жатады. Олар
ұйымдастырушылық - бұйрық құжаттарға қосымша болып келеді де, міндетті
түрде орындауға жатпайды. Олардағы ақпарат іс-әрекетке итермелегенімен,
мәлімет ретінде ғана қабылданады.
Анықтамалық-ақпараттық құжаттар ұйымдық-құқықтық және өкімдік
құжаттарға қарағанда қызметтік рөл атқарады. Оларда өкімдік құжаттардағыдай
тапсырма болмайды, міндет жүктемейді, тек белгілі бір мәселелер бойынша
шешім қабылдауға итермелейтін мәліметтер болады, яғни басқару ісіне
байланысты тиісті шараларды қарастыруға ықпал етеді, басқаша айтқанда,
басқару жолымен әсер ету әдістерінің бірін таңдауға мүмкіндік жасайды.

I. Тарау. Анықтамалық-ақпараттық құжаттардың өзге түрлеріне сипаттама
1.1. Ақпараттық іскерлік құжат және алқалы органның құжаттары, олардың
реквизиттері
Ақпараттық іскерлік құжаттарға баяндама, есеп, баяндамалық
жазба,анықтама, мәлімет, шолу, түсініктемелік жазба, қызметтік және жолдама
хат жатады, ал олардың түрлеріне: хат - сұраныс, ескерту хаты, өтініш,
ескерту, ақпарат, жауап, сондай - ақ телеграма, телефонограмма және
радиограмма жатады.
Алқалы органның құжаттары - ол хаттамалар, стенограммалар,
анықтамалар.
Қызметтік хат - ақпарат алмасудың және мекеме мен ұйым қызметі әр
түрлі процесін жедел басқару құралдарының бірі қызметтік хаттар.
Ақпараттық - анықтамалық құжаттарға хаттар, жеделхаттар,
телефонограммалар, актілер, анықтамалар, мағлұмат хаттар мен түсінік
хаттар, арыздар, т.б. жатады. Ішкі, тысқы ақпараттық- анықтамалық қатынас
хаттар басқару құжаттары көлемінің 80 пайызын құрайды.
Бастамалық хаттарға мыналар жатады: сұрау салу хаттар, өтініш хаттары,
ескерту және хабарлама хаттары, жарлық хаттар, ілеспе хаттар. Жауап хат
түрлері: ақпараттық, түсіндірме, рұқсат, тыйым салу хаттары, т.б.
Жоғарғы мекемелер мен ұйымдардан түсетін хаттардың мазмұны әдетте
нұсқау, түсіндіру, ресми сұрау салу түрінде болады. Салаға бағынышты
мекемелер өтініш, ұсыныс, растау, хабарлар, т.б. алмасады.
Хаттар арнай қағаздарға толтырылады және мынадай деректемелерден
тұрады: қабылдаушы, бұрыштама, бақылау белгісі, мәтін тақырыбы, мәтін,
қосымшаның бар екені туралы белгі, қолы, орындаушы туралы белгі,
мәліметтердің магнит таспасына аударылғаны туралы белгі, хаттың келіп
түскені туралы белгі.
Хат мәтіні, әдеттегідей екі бөліктен тұрады. Алдымен хатты жазуға
болған жағдайлар (фактілер, оқиғалар, өзге құжаттарға сілтемелер)
көрсетіледі, содан кейін қорытынды, ұсыныс, өтініш - тілектер жазылады.
Мәтінді құрастыруда мынадай грамматикалық үлгілер пайдаланылады:
өтініш, өтінеміз, кәсіпорын өтініш жасайды, басшылық пен еңбек ұжымы өтініш
жасайды, ұсыныс енгіземіз, ұсынамыз, хабарлаймыз, түсіндіреміз, мәлім
етеміз, т.с.с.
Ақпараттық - анықтамалық құжаттар
Жіберілетін (шығыс) хаттарға мүдделі лауазым иелері бұрыштама белгі
соғады. Мысалы: қаржы мәселесі бойынша хатқа бас бухгалтер белгі соғады.
Бұрыштама белгілер кәіпорынның өзіндік қалатын хат көшірмесінің алдыңғы
бетіне қойылады.
Егер құжат екі адрес бойынша жіберілетін болса, алдыңғы екі данасы
арнаулы қағазға басылып, көшірмесі жай қағазға баслып, көшірмесі жай
қағазға түсіріледі, яғни барлығыүш дана болады.
Кей жағдайда хат мөрімен куәландырылады.
Қабылданатын (кіріс) хаттарға келіп түскендігі туралы белгі және
кәсіпорынның басшы қызметкерлерінің тапсырманы орындауға алғандығы туралы
бұрыштама белгі қойылады.
Онда орындаушының тегі, есімі, әкесінің аты, тапсырма мазмұны және
орындау мерзімі көрсетіледі. Бұрыштамада міндетті түрде уақыты, қолы
тұрады.
Егер құжатты орындаушылар саны бірнеше адам болса, олардың бәрі де
бұрыштама белгіде көрсетіледі. Бірінші аталған адам орындауындағы жауапты
болып саналады.
Белі оң жақтан қабылдаушы мен мәтін деректемелерінің аралығына
қойылады. Хат мазмұны жеке сипатқа ие , ол бір ғана сұраққа арналады.
Хаттың негізгі реквизиттері :
1) жіберуші ұйымның атауы мен мекен-жайы;
2) нөмірі мен жады;
3) алушының атауы мен мекен-жайы;
4) хаттың тақырыбы;
5) себеп болған хаттың нөмірі мен жады; жауап жазуға
6) хат мәтіні;
7) беттер саны көрсетілген қосымшаның тізімі;
8) орындаушының визасы (көшірмедегі қолы)
9) хаттар стандатты басылған бланкіге немесе таза ақ қағазға
жазылуы мүмкін.
Олар екіге бөлінеді:
1) жауап қайтару талап етілетін хаттар (сұраныс, ұсыныс, талап,
растау, өкім жолдама хат);
2) жауап қайтару талап етілмейтін хаттар (ақпараттық хат).
Жеделхаттар байланыстың басқа түрлері адресатқа ақпаратты уақытында
жіберуді қамтамасыз ете алмайтын жедел жағдайлард жіберіледі.
Жеделхаттың ішіне мыналар кіреді: қай категорияға жататыны туралы
белгі (үкіметтік, халықаралық, жедел, категориясы жоқ, кезектен тыс, шторм,
байланыс мекен-жайы, жіберуші лауазымды адамның қолы, мөр, күні).
Жеделхаттар сондай-ақ тапсырылғанын ескертетін, талап ету бойынша
алатын, қабылдаушының өз қолына тапсырылатын, жетікізіліп берілетін,
жауабына ақысы төленген түрде де болады.
Жеделхаттар мен телехаттар арнайы баспахана қағаздарына толтырылады,
олар жоқ болса, қажет пішімдегі жай қағазға толтырылады. Жеделхаттың екінші
данасы (көшірмесі) ұйымның іс қағаздарында сақталады.
Оның мәтініне ерекше телеграф стилі тән: көмекші сөздер, шылаулар,
жалғаулықтар, тыныс белгілері болмайды. Көп белгі түрлері болмаса, сандар
сөзбен жазылады. Мәтін қысқа, жинақтылықты қажет етеді, екі ұшты, астарлы
болмауы тиіс. Екіұшты түсінік туу мүмкін жағдайда тыныс белгілері қысқарған
сөздерден құралады: НКТ - нүкте,ҮТ - үтір, ҚТ - қос нүкте, ТР - тырнақша,
НР - нөмір.
Халықаралық жеделхаттар орыс және латын шрифтерімен басылады,
халықаралық жеделхат мәтіні 1,5 аралықта, тасқа басылған әріптерімен, жаңа
жолсыз, тасымалсыз, түзетулерсіз басылады.
Халықаралық жеделхаттың мекен-жайы бөлімінде жеделхаттың категориясы
туралы белгі, қабылдаушының аты, жіберілген елдің атауы көрсетіледі.
Мәтінге ұйым басшысының қолы қойылады.
Халықаралық жеделхаттың сол жақ төменгі бұрышында нөмірі, күні,
орындаушының аты-жөні, қызмет телефонының нөмірі көрсетіледі.
Телефонограммалар бір данадан жасалып, оған басшы не орындаушы қол
қояды. Мәтіні 50 сөзден аспауы керек. Телефонограмма бірнеше қабылдаушы
бойынша берілсе, оған қабылдаушы мекемелердің тізмі мен телефон нөмірлері
қоса беріледі.
Телефонограмманы бергенде мынадай ұсыныстарды ескерген тиімді:
- қарапайым және жедел хабар беру;
- жазудың дұрыстығын қайталап оқу арқылы тексеру;
- қисыныкүрделі мәтіндерді жібермеу;
- сирек қолданылатын сөздерді пайдаланбау;
- ұсынылуы қиын сөздердің әріптерін жеке-жеке атап беру.
Әдетте, телефонограмма арқыл кеңеске, кездесуге, т.б. шақыру
жіберіледі.
Телефонограммалар - адресатқа телефон арқылы берілетін жедел
хабарлама. Ол ауызша телефондық сөзді деректі дайындау үшін пайдаланылады
және іскерлік корреспонденцияның бір түрі болып табылады.
Анықтамалар - фактіні, оқиғаны суреттейтін немесе бекітілетін
ақпараттық сипаттағы құжат. Ол қызметтік және жеке сипатта болуы мүмкін.
Қызметтік сипаттағы анықтама жоғарыда тұлғаның нұсқауымен немесе сұраныс
бойынша құрылады. Мекеме ішінде ол оны құруымен қол қойылады, ал екіншісі
жоғарғы ұйымға жіберілетініне мекеме жетекшісі қол қояды.
Анықтама жоғары тұрған органның немесе лауазымды адамның нұсқауымен
жазылады. Ол қажет ететін мәліметтерден ғана тұрады - ұсыныс, қорытынды
болмайды.
Мекеменің өз ішіне қажет анықтамаға мекеме басшысы қол қояды.
Анықтамалар да баяндау хаттарға тән деректерден тұрады. Анықтамада бірнеше
мәселелер қамтылса, мәтін бірнеше бөлікке бөлген немесе кесте түрінде
құрастырған жөн.
Жеке адамға байланысты анықтамалар (мекемедегі жұмысы, лауазымы, оқуы,
тіркелімі, т.б.) қалыпты қағаздарға толтырылып, кадр бөлімі бастығының не
кәсіпорын басшысының және бас бухгалтердің қолы қойылады, мөмен
куәландырылады.
Жеке сипаттағы анықтамалар бланкіге дайындалып, келесідей
реквизиттерге: құжат түрінің атауы, индекс, жады, мәтін, қолы және мөр.
Мәтінде анықтама бағытталған мекеме атауы көрсетеді.
Баяндамалық, түсініктемелік және қызметтік хаттар мекеме немесе оның
құрылымдық бөлімшесінің жетекшісіне орындалған жұмыс фактілер, оқиғалар,
жағдайлар ақпарат береді.
Баяндамалық хат авторының не жетекшісінің нұсқауымен құрылады. Баяндау
хат - ұйым басшысына қандай да бір мәселені жан-жақты қамтып баяндаған,
қорытынды, ұсыныстар жасаған құжат.
Ұйымның өз ішіне арналған баяндау хаттар қолмен жазылып, жазған
адамның қолы қойылады, мерзімі көрсетіледі. Сонымен қатар, мекеменің атауы,
құрылымдық бөлімшенің атауы, құжат аты, жазылған орны, мәтін тақырыбы,
кімге арналғаны көрсетіледі.
Баяндау хат мекеменің атынан жоғарғы жаққа арналса, машинкіге басылып
мекеме басшысы қол қояды.
Баяндамалық хаттар ішік және сыртқы болып бөлінеді. Ішкі хаттар оны
құрушы жұмыс істейтін не құрылымдық бөлімшенің жетекшісіне бағытталады.
Сыртқы түрі жоғары тұрған жетекшіге бағытталады.
Түсініктеме хат орын алған оқиға, факті, әрекетті немесе жетекшінің
талап етуі бойынша қызметтердің іс-әрекетін түсіндіру құрылыады, кейде
бағыныштың ниеті бойынша.
Түсініктеме қалыпты қағазға қолмен жазылады. Онда кәсіпорынның,
құрылымдық бөлімшенің атауы, құжат түрі, күні, нөмірі көрсетіліп, тақырыбы,
мәтіні жазылады, қолы қойылады. Түсініктемеге қосымшалар (анықтама, жол
билеті тағы басқалары) тіркелуі мүмкін.
Мекемеден тыс шықпайтын түсініктеме хат бланкіге дайындалады немесе А4
форматты қағаз бетінде келесідей реквизиттер көрсетіле отырып дайындылады:
құжат түрінің атауы мен мекен-жайы, коды, орындаушының тегі мен оның
телефон нөмірі, мәтінге тақырып, жады, қолы.
Егер түсініктеме немесе қызметтік хат мекемеден тыс жіберілсе, оны
бланкіде дайындап, тіркейді. Алқалы органның кең тараған құжаттарының бірі-
хаттама. Оған жиналыс, конференция, отырыс, жиынның өту орны, уақыты мен
мақсаты, қатысушылар құрамы, тыңдалатын сұрақтар бойынша баяндама,
қаулылардың мазмұны түсіндіріледі.
Хаттама- жиналыстарда, кеңестерде, конференцияларда және алқалық
органдардың мәжілістерінде мәселені талқылау мен шешім қабылдаудың барысы
туралы мәлімет беретін құжат [1, 347].
Толтырудың тәсілі мен көлемі жағынан хаттамалар, стенография,
фонография, конспект түрінде және сөйлеген сөздердің мазмұны жазылмаған
ықшамды түрде болып келуі мүмкін.

1.2. Хаттардың түрлеріне жалпы сипаттама
Іскерлік хат
Іскерлік хат – кәсіпорынның, ұйымның, мекеменің сыртқы әлеммен
негізгі байланыс арналарының бірі. Хат арқылы алдын-ала келіссөздер
жүргізіледі, кәсіпорындар арасындағы қарым-қатынастар анықталады, талап-
шағымдар айтылады, ұсыныстар жасалады, өзара пайдалы ақпарат алмасу іске
асырылады.
Хатты жылдам әрі сауатты дайындау үшін қазіргі кездегі ресми хат-
хабар стилін және оған қойылатын талаптарды білген жөн.
Қызметтік хаттар – бұл іс құжаттарының ең көп тараған түрі. Хат басқа
кәсіпорынмен немесе мекемелермен әртүрлі мәселелер бойынша жедел байланысу
үшін жасалады.
Хат мазмұны және мақсаты бойынша ақпараттық, кепілдік, рекламациялық
(наразылық), коммерциялық, сұрату-хаттар, шақыру хаттар және т.б. болады.
Ақпараттық хаттар хабарлау, өтіну, есіне салу, ұсыныс және т.б.
тұрады.
Кепілдік хаттар ақы төлеуге, жеткізу мерзіміне немесе өнім мен
қызметтің сапасына кепілдік беру туралы хабарлауға арналған.
Рекламациялық (наразылық) хаттарда келісім-шарттың немесе шарттардың
талаптарын басқа тараптың (контрагент) бұзуы салдарынан шеккен зиянды өтеу
талаптары баяндалады. Рекламация хатқа қоса берілетін акті, анықтама және
т.б. түріндегі құжаттармен расталуы тиіс.
Коммерциялық хаттар келісім-шарттар жасау және орындау кезінде
жазылады, оларда негізінен тауарлар мен қызметтер туралы ақпарат ұсыну
немесе керісінше тауарлар мен қызметтер ұсыну туралы өтініштер жазылады.
Сұрату хаттарда контрагенттен қандай да бір фактіні немесе әрекетті
түсіндіру сұралады.

Қызметтік хаттарды ресімдеу ережесі

1. Қызметтік хаттар хатқа арналған бланкіде ресімделеді, оның жалпы
бланктен айырмашылығы онда кәсіпорынның почталық және банктік деректемелері
болады.
2. Қызметтік хаттың құрамына мынадай деректемелер кіреді:
- адресат;
- күні;
- құжаттың индексі;
- мәтіннің тақырыбы;
- мәтін;
- қосымшаның бар екендігі туралы белгі (бар болса);
- қолы;
- орындаушының аты-жөні мен телефоны.
3. Хат тек бір нәрсе туралы ғана жасалады, мысалы, бір нәрсе туралы
өтіну немесе хабарлау. Бірнеше мәселе - өтініш және бір нәрсе туралы
хабарлау – қозғалған хаттарды өңдеу қиын, өйткені әр түрлі мәселемен әр
түрлі орындаушы айналысады. Сондықтан әрбір мәселе бойынша жеке хат жасаған
орынды.
4. Іскерлік хаттың ұсынылатын көлемі – 2 беттен аспағаны жөн (кейбір
жағдайларда – 5 бетке дейін).
5. Хат екі данада ресімделеді, хаттың түпнұсқасы мекеменің
бланкісінде басылады, ал көшірмесі таза стандартты қағазға басылады.
Көшірме данасына бастық қол қоймайды, оны хатшы растайды.
6. Қызметтік хат мекемеге, оның құрылымдық бөлімшесіне, нақты
лауазымдық тұлғаға немесе жеке адамға жіберілуі мүмкін. Егер хат мекемеге
жіберілсе, онда адресаттағы мекеме атауы атау септігінде жазылып, лауазымды
адамның аты-жөнін – барыс септігінде жазылады.
ҚР Әділет министрлігі
Заң басқармасы
немесе
ҚР Әділет министрлігі
Заң басқармасының бастығы
А. Омаровқа

Адресат атауынан кейін оның почталық мекен-жайы көрсетілгені жөн:
ҚР Әділет министрлігі
Заң басқармасының бастығы
А. Омаровқа
480035, Астана
Кенесары к-сі, 12-үй

7. Егер бір мазмұндағы хат бірнеше адресатқа бағытталған болса,
алдымен негізгі алушының мекен-жайы, содан кейін басқалары тізіледі. Бір
хатта Адресаттар деректемелері төртеуден аспауы керек. Егер құжат төртеуден
көп адресатқа жіберілетін болса, тарату тізімі жасалып, әрбір данада нақты
дана жіберілетін бір адресат көрсетіледі.
8. Хаттар мен факстерде құжат түрінің атауы көрсетілмейді. Хаттың
тақырыптық бөлігіне мынадай деректемелер ресімделеді: егер жауап хат болса,
Күні, Индексі және хаттың нөмірі мен күніне сілтеме ресімделеді. Хат
мәтінінің тақырыбы барынша қысқа және нақты болуы тиіс. Ол әдетте былайша
ресімделеді: ... ... өзгерістер туралы, ... ... ... құру туралы,
... ... ... ... өткізу туралы, т.б. мазмұны 4-6 жолдан аспайтын хаттарға
тақырыпша ресімделмейді.
9. Хаттың мәтінін екі бөлікке – кіріспе және негізгі – бөлген жөн:
- кіріспе бөлікте хат жазуға себеп болған нәрсе көрсетіледі, хаттың
нөміріне, күніне, құжатқа сілтеме жасалады;
- негізгі бөлікте хаттың негізгі мақсаты тұжырымдалады.
Мысалы:

Кіріспе бөлік:
Негізгі бөлік:

Көпшілік қызметтік хаттардың кейбір сөз орамдары бірдей болып келеді,
оларды меңгеріп алған соң, әр түрлі хаттарды оңай құрастыруға болады.
10. Қолы деректемесін ресімдеу жалпы талаптарға сәйкес жүргізіледі.
11. Орындаушының фамилиясы мен телефоны деректемесі бланктің беткі
немесе екінші жағының төменгі сол жақ шетіне орналастырылады.
Әр хаттың өзіндік мақсаты бар, сондықтан ол осындай мақсатқа қол
жеткізетін үлгіде жазылуы тиіс.
Сыпайылық пен дәлдік іскерлік хат-хабарлардың ажырамас бөлігі болып
табылады. Маңызды мемлекеттік қайраткерге жазылған хаттардың мәнері
әдеттегідей іскерлік хаттарға қарағанда ресми және құрмет білдіру сипатында
болғаны жөн.
Іскерлік хаттарды дайындау барысында мына жайды есте ұстау керек,
хаттар арқылы оларды жазып отырған адам ғана емес, оның артында тұрған ұйым
да бағаланады. Нәтижесінде хат адамға немесе ұйымға жақсы бедел әкеледі
немесе керісінше болып шығады.

Жолдама хат
Жолдама хат – құжаттар хатпен бірге қоса жіберіліп отырғандығы туралы
адресатты хабардар ету үшін жиі қолданылатын құжат. Жолдама хат қандай да
бір құжаттың жөнелтілгені жөніндегі фактіні куәландыра отырып жіберілген
құжаттардың сақталуын бақылайтын сенімді әдіс болып табылады.
Жолдама хат жіберілген құжаттар жөнінде түсінік беру үшін немесе
қосымша ... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.