Құжаттарды ведомствалық мұрағатқа өткізуге әзірлеу

Пән: Іс жүргізу
Жұмыс түрі: Реферат
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 9 бет
Таңдаулыға:

Жоспар

Құжаттарды ведомствалық мұрағатқа өткізуге әзірлеу

Мұрағат қоймалары және бөлме-жайлар

Құжаттарды сақтайтын құралдар және оларды орналастыру

Құжаттарды сақтау режімі

Мұрағат қоймасынан істер беру

Мұрағаттық қорлар

Мұрағаттық қор ісі

Мұрағаттық қор парағы

Мұрағаттық қордың тарихи анықтамасы

Пайдаланылған әдебиеттер

Құжаттарды ведомствалық мұрағатқа өткізуге әзірлеу

Ведомстволық мұрағаттар қызметінің негізгі ережелері (бұдан әрі - Ереже) Қазақстан Республикасының «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Заңына, Қазақстан Республикасының «Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы» Заңына, «Қазақстан Республикасының Ұлттық ақпараттық инфрақұрылымын қалыптастыру мен дамытудың 2001-2003 жылдарға арналған мемлекеттік бағдарламасы туралы» Қазақстан Республикасы Президентінің 2001 жылғы 16 наурыздағы № 573 Жарлығына, «Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры туралы Ережені бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Үкіментінің 1999 жылғы 7 қазандағы № 1538 қаулысына, «Қазақстан Республикасы Ұлттық ақпараттық инфрақұрылымын қалыптастырудың және дамытудың мемлекеттік бағдарламасын жүзеге асыру бойынша іс-шаралар Жоспарын бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2001 жылғы 21 мамырдағы № 674 қаулысына, «Қазақстан Республикасында мұрағат ісін дамытудың 2001-2005 жылдарға арналған бағдарламасын бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2001 жылғы 11 маусымдағы № 797 қаулысына және «Құжаттар көшірмелерінің мемлекеттік сақтандыру қоры туралы ережені бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2002 жылғы 28 мамырдағы № 578 қаулысына сәйкес әзірленген.
Ұйымның ведомстволық мұрағаты қағаз және электрондық негіздегі құжаттарды жинау, уақытша сақтау мен пайдалану мақсатында ұйымдастырылады. Ведомстволық мұрағат құрамында электрондық құжаттар мұрағаты пайда болады.
Ведомстволық мұрағат оның міндеттерін, функцияларын, толықтыру көздерін және қабылданатын құжаттар құрамын айқындайтын Ережеге сәйкес жұмыс жүргізеді.
Ведомстволық мұрағат туралы Ережені Қазақстан Республикасының мұрағаттар мен құжаттаманы басқарудың уәкілетті мемлекеттік органымен немесе мұрағаттар мен құжаттаманы басқарудың жергілікті уәкілетті мемлекеттік органымен келісе отырып ұйым басшысы бекітеді.
Бұл Ережелер құпиясыз басқару құжаттамасын сақтайтын ведомстволық мұрағаттар жұмысында қолданылады.
Қазақстан Республикасы мұрағаттар мен құжаттаманы басқарудың уәкілетті мемлекеттік органы, мұрағаттар мен құжаттаманы басқарудың жергілікті уәкілетті мемлекеттік органы (бұдан әрі - уәкілетті органдар), Қазақстан Республикасы орталық мемлекеттік мұрағаттары, Қазақстан Республикасы Президентінің мұрағаты, республикалық маңызы бар қалалардың және Қазақстан Республикасы астанасының мемлекеттік мұрағаттары, облыстардың, қалалардың, аудандардың мемлекеттік мұрағаттары және олардың филиалдары (бұдан әрі - мемлекеттік мұрағаттар) осы Ережелерді ведомстволық мұрағаттар жұмысының іс-тәжірибесіне ендіруде әдістемелік және практикалық көмек көрсетеді және олардың орындалуына бақылау жасайды.
Осы Ережелердің бұрмалануына кінәлі ұйымның басшысы және ведомстволық мұрағаттың қызметкерлері Қазақстан Республикасы заңдарына сәйкес жауап береді.
Ережелерде Қазақстан Республикасы Мемлекеттік ҚР СТ 1037 - 2001 «Іс жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар» стандартында белгіленген терминдер пайдаланылды.
Ұйымның құрылымдық бөлімшелерінен құжаттар қабылдау «Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың Тұрпатты ережелері туралы» Қазақстан Республикасы Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитеті төрағасының 2003 жылғы 29 сәуірдегі № 33 бұйрығымен белгіленген (мемлекеттік тіркеу № 2331) тәртіп бойынша жүзеге асырылады.
Ведомстволық мұрағаттың толықтыру көздері - басқа ұйымның тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары) сақтаудағы және жеке құрам бойынша құжаттары іс тізімдемелері бойынша, уақытша сақтаудағы (10 жылға дейінгіні қоса алғандағы) құжаттары - тиісті кезең үшін істер номенклатурасы бойынша қабылданады.

Мұрағат қоймалары және бөлме-жайлар

Ведомстволық мұрағат үшін құжаттар сақтауға арналған (мамандандырылған, бейімделген) жеке ғимарат немесе ұйымның әкімшілік ғимаратынан бөлмелер беріледі.
Ведомстволық мұрағат мұрағат қоймалармен, оқу залымен, жұмыс бөлмелермен, жиналатын электрондық негіздердің автоматтандырылған кітапханасымен, серверлік және байланыс жабдықтарына арналған бөлмелермен қамтамасыз етіледі.
Мұрағат қоймасы араб цифрымен жалпы рет бойынша нөмірленеді және химиялық заттары бар лабораториялардан, азық-түлік өнімдері сақталынатын өндіріс орындарынан, қойма жайлардан, ал электрондық мұрағат - электромагниттік сәулелер мен қуаттық өріс көздерінен аулақ, бөлек орналастырылады.
Мұрағат қоймалары қазіргі заманғы өрт сөндіру құралдарымен, күзет және өрт дабылдары жүйелерімен қамтамасыз етіледі. Жалпы және қабаттар бойынша тоқ ажыратқыштар мұрағат қоймасының сыртына орналастырылады.
Мұрағат қоймаларын подвал, жартылай подвал және цокольдік бөлмелерде орналастыруға рұқсат етілмейді. Мұрағат қоймасы арқылы газ, су, канализация құбырлары өтпеуі тиіс.
Мұрағат қоймаларына темір есіктер орнатылып, терезелеріне темір торлар қойылады.

Құжаттарды сақтайтын құралдар және оларды орналастыру

Құжаттарды сақтайтын негізгі құралдар тұрақты немесе жылжымалы металл стеллаждар, отқа төзімді етіп өңделген ағаш стеллаждар болып табылады, қосалқы құралдар - металл шкафтар мен сейфтер.
Сақтау құралдары терезелі қабырғаларға перпендикуляр орналастырылады. Құжаттарды сақтайтын құралдарды ғимараттың сыртқы қабырғасына және жылу көздеріне тақап орналастыруға рұқсат етілмейді.
Сақтау құралдарын орналастыру мынадай нормаларға сәйкес жүзеге асырылады: олардың қатараралық қашықтығы - 120см; сақтау құралдары аралықтарының қашықтығы - 75 см; ғимараттың сыртқы қабырғасы мен оған параллель қойылған сақтау құралдары аралық қашықтығы - 75 см; қабырға мен сақтау құралы бүйірінің ара қашықтығы - 45; еден мен сақтау құралының төменгі сөресіне дейінгі аралық - 15 см.
Құжаттар сақтау құралдарының сөрелеріне стандартты мұрағат қораптарына, электрондық негіздер - қынаптарға салынып жайғастырылады.
Сақтандыру қоры мен пайдалану қорының шағынфильмдері металл қораптарда сақталады, стандартты раккордтары болады және фотоқабатты беті сыртқа қаратылған күйінде орам етіп оралады.
Құжаттарды еденге, терезе алдына, басқыштарға немесе реттелмеген үймелер арасына қоюға болмайды.
Сақтау құралдары дербес түрде мұрағатқа кірер есіктің сол жағынан оң жағына қарай, ал сөрелері жоғарыдан төмен қарай нөмірленеді.
Құжаттардың орналасқан жерін белгілеу мақсатында әрбір сақтау құралына типографиялық карточкі (7-қосымша) жасалады. Типографиялық карточкі нөмірі сақтау құралының нөмірімен сәйкес келеді.

Құжаттарды сақтау режімі

Құжаттарды сақтау жарық, температуралық-ылғалдылық және санитарлық-гигиеналық режімдерді, соған сәйкес белгіленген нормативтік өлшемдерді қамтамасыз ету арқылы жүзеге асырылады.
Мұрағат қоймаларына терезе көздеріне жалюздер, қорғаныш сүзгілер, перделер немесе боялған әйнектер қолдану арқылы шашыраңқы жарық түсіруге рұқсат етіледі.
Жасанды жарық үшін беті тегіс жабық плафондар ішінде жанатын лампалар немесе жарық шұғыласы ультракүлгін түсті бөліктерге бөлінетін люминесцентті лампалар қолданылады.
Электрондық негіздегі құжаттар жарық тікелей түспейтін жағдайда сақталады және ауа құрамындағы қауіпті қоспалардан (күкіртті газдан, күкіртті сутегінен, сынап буларынан, азот тотығынан, аммиактан) және электромагниттік-ионизациялық (радиациялық) әсерлерден қосымша қорғалуы тиіс.
Ауа тазартқыш жүйелермен жабдықталған мұрағат қоймаларында құжаттарды сақтау үшін мынадай оңтайлы температуралық-ылғалдылық режімі белгіленеді.

қағаз негіздегі құжаттар үшін - температура +17 - +19°С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 50-55 пайыз;
ақ-қара үлдірдегі құжаттар үшін - температура + 15°С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40-55 пайыз;
түрлі түсті үлдірдегі құжаттар үшін - температура +2 - +5°С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40-55 пайыз;
электрондық негіздегі құжаттар үшін - температура +15 - +25°С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40-60 пайыз;

Ауа райы реттелмейтін мұрағат қоймаларында ғимаратты тиімді тәсілдермен жылыту, желдету және ауаны ылғалдату (құрғату) жүзеге асырылады.
Температуралық-ылғалдылық режімі ауа райы параметрлерін аптасына кем дегенде екі рет бір мезгілде өлшеп отыру жолымен бақыланады. Аспаптар көрсеткіштері тіркеу журналына жазылып отырады. Тіркеу журналының үлгісін ведомстволық мұрағат анықтайды.
Температуралық-ылғалдылық режімдерін бақылау-өлшеу аспаптары (термометрлер, психрометрлер, гигрометрлер) жылытқыш және желдеткіш жүйелерден аулақ қойылады.
Мұрағат қоймасы зең, жәндіктер, кеміргіштер пайда болу, шаң жиналу мүмкіндіктеріне жол бермейтін жағдайда ұсталады.

Мұрағат қоймасынан істер беру

Істер пайдалану үшін және арнайы өңдеуден өткізу үшін мұрағат қоймаларынан алынып беріледі. Бұл тапсырыстармен ресімделіп, істерді беру кітабында (8-қосымша) тіркеледі.
Істер уақытша пайдалануға ұйым қызметкерлері үшін он күннен аспайтын мерзімге, ал басқа ұйымдар үшін - бір айдан аспайтын мерзімге беріледі.
Істер сот, тергеу, прокуратура органдарына Қазақстан Республикасы заңдарында белгіленген тәртіп бойынша беріледі.
Істі берген кезде оның орнына мұрағат қорының, тізімдеменің, істің нөмірлері, пайдаланушының фамилиясы, берілген және қайтарылған уақыты көрсетіліп орынбасар-карта қойылады. Іс мұрағат қоймасына қайтарылғаннан кейін орынбасар-карта алынады.
Істі бергенде және қайтарғанда пайдаланушының қатысуымен іс құжаттарының парақтар нөмірлері мен жай-күйі тексеріледі.
Істердің бүлінуі, жекелеген парақтардың жетіспеушілігі орын алған жағдайда Қазақстан Республикасы заңдарына сәйкес шаралар қабылдау үшін ұйым басшысына тапсырылатын акті жасалады.

Мұрағаттық қорлар

Мұрағаттық қорлар мынадай түрлерге бөлінеді:

ұйым қызметінде түзілетін құжаттарлан тұратын сол ұйымның мұрағаттық қоры;
Міндеттері мен атқаратын функциялары ұқсас немесе біртектес екі және одан да көп ұйымдардың құжаттарынан тұратын біріктірілген мұрағаттық қор;
Бір немесе бірнеше белгілері бойынша біріктірілген мұрағаттық топтамалар.

Бірыңғай мұрағаттық қорды құрайтын құжаттар: қайта ұйымдастыруға дейінгі және кейінгі ұйым құжаттары; мемлекеттік меншік түрін жарғы капиталында мемлекеттік меншік үлесі басым мемлекеттік емес түрге ауыстырған ұйым құжаттары; өз қызметін уақытша тоқтатып және бұрынғы атқарған міндеттері мен функцияларын қайта қалпына келтірген ұйым құжаттары.
Әрбір мұрағаттық қорға мемлекеттік мұрағатпен келісе отырып ат қойылады және нөмір беріледі.
Ұйым мұрағаттық қорының аты ұйымның және оның жоғары тұрған мемлекеттік органының ресми атауына сәйкес болады.

Біріктірілген мұрағаттық қордың аты қор құрушы-ұйымдар мен олардың жоғары тұрған мемлекеттік органының жалпы ортақ атауынан тұрады.

Мұрағаттық топтама атында құжаттарды біріктірудің жіктеу белгісі (жіктеу белгілері) көрсетіледі.

Мұрағаттық қор парағы

Парақ мұрағаттық қорға ол алғаш түскен кезде жасалады.
Парақтар нөмірленеді және мұрағаттық қорлар нөмірлерінің өсу реті бойынша клапанды папкілерде сақталады.
Ведомстволық мұрағаттың іс жүргізу барысында аяқталған парақтары уақыты, есепке алуға жауапты қызметкерлер лауазымы көрсетіліп, қолы қойылып мұрағаттық қор ісіне салынады.

Мұрағаттық қор ісі

... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.