Мұрағат тізімдемесі

МАЗМҰНЫ

КІРІСПЕ
НЕГІЗГІ БӨЛІМ
І ТАРАУ Мұрағат тізімдемесі және оның функциялары
ІІ ТАРАУ Мұрағат тізімдемесін құрастыру үшін жүйеленген құжат
пен істерді пайдалану
ІІІ ТАРАУ Істің мұрағат тізімдемесін құрастыру
IV ТАРАУ Тізімдемеге арналған аппарат анықтамасын
құрастыру
V ТАРАУ Істерді мұрағатқа өткізу
ҚОРЫТЫНДЫ
ҚОЛДАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР
ҚОСЫМШАЛАР

ҚОЛДАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР:
1. Қазақстан Республикасының 1998ж 22 желтоқсандағы «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттану туралы» Заңы
2. 01.07.2001 жылғы 1037-2001 «Іс жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар»
3. 29.12.2003 №93 «Ведомствалық мұрағат қызметінің негізгі ережелерін бекіту туралы» Қазақстан Республикасының мәдениет министрлігі мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі Бұйрығы.
4. «Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік ережелерін, Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардың қызметінде жасалатын үлгілік құжаттардың тізбесін сақтау мерзімдерін көрсете отырып бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің м.а. 2009 жылғы 25 қыркүйектегі N128 Бұйрығы.
5. Э.В. Крайская, Э.В.Челлини «Архивоведение»
6. Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова «Архивоведение»
7. В.И. Скала, Б.В.Скала, Н.В.Скала «Қазақстан Республикасында іс-қағаздарын жүргізу»

Пән: Мұрағат ісі
Жұмыс түрі: Материал
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 12 бет
Таңдаулыға:

КІРІСПЕ
Мұрағаттар барлық уақытта Қазақстан халқы құжаттық жадының асыл қазынасын сақтайды. Олар республика азаматтарының өткендi шолатын құжаттық ақпаратты қолайлы және көлемдi түрде алу құқығына қол жеткiзедi. Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару органдарының қызмет жүйесiн, республикалық және жергiлiктi деңгейдегi мемлекеттiк мұрағаттар, ведомстволық және жеке мұрағаттар торабын құрайтын мұрағат iсi саласы ұлттық тарихи-мәдени мұраның сақталуын, оны сақтауды және тиiмдi пайдалануды, соның iшiнде қоғамның экономикалық, әлеуметтiк және рухани дамуын ақпараттық қамтамасыз етуге мақсатына арналған.
Мұрағат жеке тұлға мен қоғамның, мемлекеттің тыныс тіршілігімен бірге тыныстап, өмір сүріп, халқына, мемлекетке, қоғамға қызмет етеді.
Мұрағат - ол мұрағат туралы ғылымға қатысты теориялық, құқықтық, методикалық жұмыс сұрақтарын жетілдіретін кешенді ғылыми пән. Оның құрамдас бөліктері мынадай: мұрағаттану теориясы мен әдісі, мұрағат ісін ұйымдастыру және оның тарихы, археография, мұрағат құқығы, мұрағаттың терминологиясы, мұрағат менеджементі, мұрағат санағы, автоматтандырылған мұрағат терминологиясы.
Мұрағат - тарих айнасы, өшпейтін, ұмытылмайтын нәрсе жоқ. Қазақстан Республикасының Президенті 1998 жылы 22 желтоқсанда № 926-1 Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы Заңына қол қойды.
Мұрағат тек құжатты белгілі бір мерзімге сақтауға арналған ғимарат емес. Құжаттарды мұрағатқа сақтауға өткізудің өзі бірнеше кезеңнен өтеді, сондай кезеңнің бірі мұрағат тізімдемесін құрастыру.
Мұрағат тізімдемесі істерді жүйелеп, топтастыру үшін қажет. Егер істер мұрағатқа өткізілмес бұрын жүйеленбесе, оны мұрағатқа қабылдау қиынға соғады және мұрағат жұмысын қиындатып, шатастырып жібереді.
Мұрағат тізімдемесі істермен жұмыс жасауды жеңілдету үшін қажет және мұрағат ісін дамытудың ең басты бөлігі болып табылады.

І ТАРАУ Мұрағат тізімдемесі және оның функциялары
Мұрағат тізімдемесі - мұрағат анықтамасы, істің құрамы мен мазмұнын ашуға арналған, ішкі қор мен істерді есепке алуын жүйелеуді айтамыз. Мұрағат тізімдемесі үш маңызды функцияны атқарады: ақпараттық (құжаттың құрамы мен мазмұнын ашады), есепке алу (істерді есепке алуды қамтамасыз етеді), жүйелеу (ішкі қор істерін жүйелеуді бекітеді).
Ақпараттық функция карточкадағы әрбір істі сипаттау кезінде құжаттың сақтау бірлік құрамын көрсетеді. Дұрыс аяқталған және дұрыс ресімделген мұрағат тізімдемесі жалпы қор құжаттарының құрамы мен мазмұнын көрсетеді.
Есепке алу функциясы қорда сақталатын істердің бірлік көлемін көрсетеді. Бұл құжаттың сақталуы мен қор көлемінің өзгеруін қамтамасыз етеді. Қажетті ақпаратты іздеушілерге істі тез табуға көмектеседі.
Жүйелеу функциясы қордағы істердің рационалды және логикалық топтасуын көрсетеді. Құжатты топтастыру және мұрағат тізімдемесі аясындағы істер, қор құрушы құрамының тарихы және оның қызмет ету аясының басты бағытымен таныстырады.
Мұрағат тізімдемесі екі бөліктен тұрады: тізімдеменің өзі және тізімдемеге арналған аппарат анықтамасы.
Мұрағат тізімдемесі мекемеде жасалады, сонымен бірге ғылыми - анықтамалық аппарат жүйесі жетілдірілген болса мемлекеттік мұрағатта да жасалынуы мүмкін.
Тізімдеме мұрағат анықтамасының ең көне түрі болып табылады. Бізге жеткен ең көне тізімдеме ХІІІ ғасырда жасалынған екен. Бірақ тізімдеменің дұрыс жасалған нұсқасы ХІХ ғасырға тән. Тізімдеменің толық формасы 1940-1950 жылдары құрылып бітті.

ІІ ТАРАУ Мұрағат тізімдемесін құрастыру үшін жүйеленген құжат пен істерді пайдалану

Мұрағат қорындағы жүйеленген істерге қарап мұрағат тізімдемесі құрастырылады. Мұрағат қор шегінде жүйеленген істермен жұмыс жасау кезеңдерін қарастырайық. Ол екі кезеңнен тұрады:
1. қорда жүйеленген істердің схемасын жасау;
2. топтастырылған схема бойынша істерді бөлу;
Бірақ мұрағат қорының кезеңдерінен бұрын мұрағат қоры дегеніміз не екенін айтып кеткен жөн.
Мұрағаттық қорлар - бір-бірімен тарихи немесе қисынды байланысты құжаттың жиынтығын айтамыз. Мұрағаттық қорлар мынадай түрлерге бөлінеді:
1. Ұйым қызметінде түзелетін, құжаттан тұрған сол ұйымның мұрағат қорлары;
2. Міндеттемелерімен атқаратын функциялары ұқсас немесе біртектес, екі және көп ұйымның бірнеше құжаттарынан тұратын біріктірілген мұрағаттық қорлар;
3. Бір немесе бірнеше белгілері бойынша біріктірілген мұрағаттық топтамалар;
Бірыңғай мұрағаттық құжаттарды құрайтын құжаттар қайта ұйымдастыруға дейінгі және кейінгі ұйым құжаттарын мемлекеттік меншік түрін жарғы капиталында мемлекеттік меншік иесінің мемлекеттік емес түріне ауыстырылған, өз қызметін уақытша тоқтатып және бұрыңғы атқарған міндеттері мен функцияларын қайта қалпына келтірілген ұйым құжаттары.
Әр түрлі мұрағат қорларға мемлекетпен келісе отырып, ат қойылады және нөмір беріледі. Ұйым мұрағат қорының аты және жоғары тұрған мемлекеттік орган атауын сәйкес болуы керек.
Біріктірілген мұрағат қорының аты қор құрушы ұйымдармен олардың жоғары тұрған мемлекеттік органның жалпы ортақ атауынан тұрады. Мұрағаттық топтамада құжаттарды біріктірудің жіктеу белгісі, белгілері көрсетіледі.
Енді мұрағат қор шегінде жүйеленген істермен жұмыс жасау кезеңдерін қарастырайық.
Қорда жүйеленген істердің схемасын жасау мемлекеттік мұрағат құжаттарын ұйымдастыру үшін қажет болып табылады. Сонымен бірге жүйеленген схема - тізімдеме құрылымының негізі.
Мұрағат тізімдемесіндегі істерді жүйелеу схемасы қор құрушы мекеме бөлімдерінің атауларының тізіміне, оның функцияларын және оның қызмет аясына қатысты сұрақтарды қамтиды. Жүйеленген схема мұрағат қорын ұйымдастырудың, қордағы істерді топтарға бөлудің, оның фүнкциялары мен құрылымының негізі болып табылады және ол тізімдемемен бекітілінеді.
Жүйелеудің схемасын құрмай тұрып, қор құрушының тарихын, оның құрылымын, біліктілігін, функциясын, қызмет аясына қатысты сұрақтарды зерттеп алу керек. Бұл жұмыс жүйелеудің негізгі және қосымша бегілерін ескере отырып жасалынады.
Жүйелеудің негізгі белгілеріне мыналар жатады:
Құрылымдық - құрылымдық бөлімшелермен сәйкестігі;
Функционалдық, салалық, тақырыптық - мекеменің функциялық немесе салалық қызметін есепке ала отырып және де құжат мазмұнына қатысты болады;
Хронологиялық - құжатқа қатысты мерзім және кезең;

Жүйелеудің қосымша белгілеріне мыналар жатады:
Номиналдық - істің түрі, құжаттың түр - түрі мен түрлері;
Хат- хабарлық - қор құрушы мекеме немесе тұлғалар арасындағы хат жазысу;
Авторлық - құжат авторы болып табылатын фамилия немесе мекеме;
Пәндік-сұрау - құжатта көрсетілген тақырыптар мен сұрақтар;
Географиялық - құжат мазмұнында көрсетілген шекара, географиялық түсініктер мен елді мекендер, құжатты жасаған авторлар көрсетіледі;
Хронологиялық - құжат мерзімі көрсетіледі;
Жүйелеудің схемасын жасау кезінде мынаны ұмытпау қажет, тек негізгі белгілерді ғана қолдану керек. Барлық негізгі белгілердің ішінен тек екеуін ғана таңдауға болады және екеуінің біреуі хронологиялық болу керек. Жүйелеу схемасына таңдалған белгілердің орнын ауыстыруға болады.
Құрылымдық және хронологиялық белгілерден тұратын, нақты құрылымы бар мекеме қорында жүйелеудің екі схемасын құруға болады: хронологиялық - құрылымдық немесе құрылымдық - хронологиялық. Мекеменің тұрақты құрылымы болса, онда құрылымдық - хронологиялық схема құрған дұрыс. Осы схемаға орай барлық істер құрылымдық бөлімшелерде топтастырылады.
Хронологиялық - құрылымдық схемасын қор құрушы өзгерген жағдайда қолдануға болады. Бұндай жағдайда істер ең алдымен жылдар бойынша топтастырылады, ал ішкі хронологиялық топтарда - құрылымдық бөлімшелер бойынша топтастырылады. Құрылымы қиын, көп өзгеретін немесе ол болмаған жағдайда мекеме қорында қор құрушының қызмет ету аясының саласын көрсету керек. Бұндай жағдайда көбіне хронологиялық- салалық схеманы қолданады. Бұл кезде істер алдымен жылдар бойынша топтастырылады, ал ішкі хронологиялық топтарда - мекеменің қор құрушы қызмет аясының салалары бойынша топтастырылады.
Салалық- хронологиялық схема бойынша жүйелеу - ол ең алдымен сала бойынша, одан кейін ішкі салалық топтарда - хронология бойынша топтастыру.
Құрылымы жоқ қор құрушылар қордағы аз ғана істерін номиналдық - хронологиялық немесе хронологиялық - номиналдық схема бойынша жүйелейді.
Өзінің ерекшелігі бар кішкентай қорлар үшін, сонымен қоса жинақтар үшін тематикалық - хронологиялық және хронологиялық - тематикалық қолданылады. Біріккен мұрағат қор үшін алдымен мұрағат қорына кіретін істерді қор бойынша топтастыру керек.
Жеке құрам бойынша құрылған қор жүйесінің схемасының құжаттары қор құрушының құрамымен анықталады (қызмет ету аясының түрі, қор құжаттарының көлемі мен құрамы).
Істің ең кішкентай тобын жүйелеу қиын, өйткені оның ерекшеліктері мен авторларын, корреспонденттерін, құрамын, іс - қағаздарын жүргізу түрін және т.б. ескере отырып системалық ретпен көрсету керек.
Ары қарай жүйелеу үшін графикалық немесе мәтіндік жүйелеу схемасы қолданылады.
Графикалық схемада графикалық (домалақтар, ромбтар, төртбұрыштар және т.б.) суреттер және құжатты топтастырудың барлық ерекшеліктері жоғарғы топтан бастап (жүйелеу ерекшелігінің басқарушылық негізінде құрылған) ең төмен топтармен аяқталады (барлық тізімнен құрылған), сонымен бірге жүйелеудің қосымша ерекшеліктері жатады. Графикалық жүйелеу схемасы құжаттарды сирек кездеседі. Отандық мұрағатта көп пайдаланатын мәтіндік жүйелеу схемасы. Мұрағат тізімдемесінің құжаттарының мәтіндік жүйелеу схемасында барлық бөлімдер, бөлімшелер, кіші бөлімшелер көрсетіледі. Кіші бөлімшелерде істердіңтақырыптарын көрсете отырып, істер реттеледі.
Жүйелеу схемасына сәйкес істерді топтастыру екі жолмен жүзеге асады: тікелей топтастыру және карточкалық топтастыру.
Тікелей топтастыру кезінде істер схемада көрсетілген бөлімдерге және кіші бөлімшілерге және схемада көрсетілген рет тізіміне сәйкес топтастырылады.
Карточкалық топтастыруда істер топтастырылмайды, тек істер жазылған карточкалар топтастырылады. Карточкалар жүйелеу схемасында қарастырылған сипаттама бойынша орналыстырылады және вальдық рет бойынша нөмірленеді. Осыдан кейін тізімдемедегі істер толығымен топтастырылады. Егер мұрағат қорындағы істер көлемі жағынан үлкен болса және құрамы бойынша қиын болса, онда құжаттарды карточкалық жүйелеу әдісін қолданған тиімді.

ІІІ ТАРАУ Істің мұрағат тізімдемесін құрастыру
Тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары) сақтаудағы және жеке құрам бойынша істерге тізімдемелер нысанға сәйкес жеке-жеке жасалады.
Тұрақты сақтаудағы істер тізімдемесі оңай ресімделеді: ол үшін алғы сөз және көрсеткіш әзірлеудің қажеті жоқ (бірақ қысқаша алғы сөз тізімдемені қолдануды жеңілдетеді). Бірақ титул бет, қорытынды жазба және тізімдемеге арналған куәландырма парақ барлық тізімдеме үшін бірдей.
Тұрақты сақтаудағы істер тізімдемесіне Ұлттық мұрағат қоры құрамына жатқызылған істердің, соның ішінде республикалық, облыстық деңгейдегі, республикалық маңызы бар қалаларды, астанасы. мемлекеттік ұйымдардың басшыларының жеке істері, ұйымның істер номенклатурасы тақырыптары енгізіледі.
Жеке құрам бойынша істер тізімдемелеріне ұйым басшысы бұйрықтарының, өкімдерінің, қызметкерлер тізімідерін, жеке құрамды есепке алу жөніндегі жеке іс қағаздарының, қызметкерлердің есеп шоттарының жинақтау, зейнетақы қорына міндетті, зейнеттік ақша аударуға, төлем тапсырыстары мен жеке тұлғалар тізімдерінің, жеке құжаттарының, азаматтардың құқықтары мен заңды мүдделерінің жүзеге асыруға қатысты өндірісте және басқа істерде болған сәтсіз оқиғалар туралы актілерінің тақырыптары енгізіледі.
Қор істерін жүйелеп болғаннан кейін, белгілі бір қорға арналған схеманы жүйелегеннен кейін мұрағат тізімдемесін құрастыру керек. Жүйеленген схемаға тәуелді бір немесе бірнеше тізімдеме құрылуы мүмкін. Өз алдына жеке тізімдемелер құрылады:
1. Мекеме өз қызметін тоқтатқан жағдайда, қордағы барлық істерге;
2. Өз қызметін тоқтатқан бір құрылымдық бөлімшенің барлық қор істеріне;
3. Қор құрушы мекеме қызметіндегі біржылғы немесе бірнеше жылғы істер, сонымен бірге бір немесе бірнеше пәндік - тематикалық және басқа бөлімдерге (жеке іс бойынша құжаттар, кәсіби - техникалық құжаттар, фотоальбомдар, шығыс құжаттар);
4. Мекеменің біріккен қорындағы немесе әрқайсысындағы істер;
Бір тізімдемеге кірген істердің саны 9999-дан аспауы керек. Айтып өткендей тізімде қор құжаттарын ұйымдастыру жүйесін көрсетеді. Іске реттік нөмір бере ... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.