Іс қағаздарды жүргізу
МАЗМҰНЫ
1. Мекеме туралы жалпы мәлімет
2. Іс қағаздарын ұйымдастыруда қолданылатын нормативтік.әдістемелік құжаттар
3. Хатшы.референттің лауазымдық нұсқаулығы
4. Өткізілген мәжілістердің жұмыс мазмұны
5. Іс қағаздарды жүргізудің компьютердегі ерекшеліктері
6. Қызметтік құжаттар
7. Факстер. Факстерды жіберу, қабылдау ережелері
8. Ведомствалық мұрағат жайлы жалпы мәлімет
9. Қорытынды
10. Пайдаланған әдебиеттер
1. Мекеме туралы жалпы мәлімет
2. Іс қағаздарын ұйымдастыруда қолданылатын нормативтік.әдістемелік құжаттар
3. Хатшы.референттің лауазымдық нұсқаулығы
4. Өткізілген мәжілістердің жұмыс мазмұны
5. Іс қағаздарды жүргізудің компьютердегі ерекшеліктері
6. Қызметтік құжаттар
7. Факстер. Факстерды жіберу, қабылдау ережелері
8. Ведомствалық мұрағат жайлы жалпы мәлімет
9. Қорытынды
10. Пайдаланған әдебиеттер
1. МЕКЕМЕ ТУРАЛЫ МӘЛІМЕТ
Мен, ________________________ "Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Қызмет Істері жөніндегі агенттігінің Қарағанды облысы бойынша басқармасы" 100012, телефон:(7212)421147,421105.E-mail: karaganda@gosslugba.kz. Қарағанды қ., Бейбітшілік бульвары 39, орналасқан мекемесінде 29.11.10 - 24.12.10 уақыт аралығында өндірістік тәжірибеден өттім.
Қазақстан Республикасы Мемлекеттік қызмет істері агенттігінің Қарағанды облысы бойынша аумақтық басқармасы Қазақстан Республикасы Президентінің 1999 жылғы 3 желтоқсандағы Жарлығымен құрылған.
Қазақстан Республикасының Мемлекеттік қызмет істері жөніндегі агенттігі Қазақстан Республикасының Президентіне тікелей бағынатын және есеп беретін, өз құзыреті шегінде заңдарда белгіленген тәртіппен мемлекеттік қызмет саласында бірыңғай мемлекеттік саясатты іске асыруға уәкілеттік берілген мемлекеттік орган болып табылады.
Агенттік өз қызметін Қазақстан Республикасының Конституциясы мен заңдарына, Қазақстан Республикасы Президентінің актілеріне, өзге де нормативтік құқықтық актілерге, сондай-ақ осы Ережеге сәйкес жүзеге асырады.
Агенттік туралы ережені, сондай-ақ оның құрылымы мен штат санын Агенттік Төрағасының ұсынуы бойынша Қазақстан Республикасының Президенті бекітеді.
Агенттік пен оның аумақтық органдары мемлекеттік қызмет істері жөніндегі органдардың бірыңғай жүйесін құрайды. Аумақтық органдар өз қызметін заңдарда белгіленген құзыреті шегінде жүзеге асырады.
Агенттік пен оның аумақтық органдары заңдарда белгіленген тәртіппен өз құзыретіндегі мәселелер бойынша бұйрықтар нысанында шешімдер қабылдайды
Агенттіктің негізгі міндеттері мыналар болып табылады:
1) мемлекеттік қызмет саласында бірыңғай мемлекеттік саясатты іске асыру;
2) мемлекеттік қызмет ісін жүзеге асыру үшін нормативтік құқықтық базаны жетілдіру жөнінде ұсыныстар әзірлеу, сондай-ақ заңдарда белгіленген тәртіппен өз құзыретінің шегінде нормативтік құқықтық актілер қабылдау;
3) мемлекеттік қызмет кадрларының жай-күйіне мониторинг жүргізу;
4) мемлекеттік қызметшілерді даярлау, қайта даярлау және олардың біліктілігін арттыру мәселелері жөнінде мемлекеттік органдардың іс-қимылын үйлестіру;
5) мемлекеттік органдардың мемлекеттік қызмет саласындағы заңдарды сақтауын бақылау.
«Мемлекеттік мекемеге» келесі міндеттер жүктеледі:
- Президенттің, Қазақстан Республикасының Үкіметінің ішкі саясаттарының басты бағыттарын қаланың даму мүдделері мен қажеттіліктеріне сәйкес өмірге енгізу;
Мен, ________________________ "Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Қызмет Істері жөніндегі агенттігінің Қарағанды облысы бойынша басқармасы" 100012, телефон:(7212)421147,421105.E-mail: karaganda@gosslugba.kz. Қарағанды қ., Бейбітшілік бульвары 39, орналасқан мекемесінде 29.11.10 - 24.12.10 уақыт аралығында өндірістік тәжірибеден өттім.
Қазақстан Республикасы Мемлекеттік қызмет істері агенттігінің Қарағанды облысы бойынша аумақтық басқармасы Қазақстан Республикасы Президентінің 1999 жылғы 3 желтоқсандағы Жарлығымен құрылған.
Қазақстан Республикасының Мемлекеттік қызмет істері жөніндегі агенттігі Қазақстан Республикасының Президентіне тікелей бағынатын және есеп беретін, өз құзыреті шегінде заңдарда белгіленген тәртіппен мемлекеттік қызмет саласында бірыңғай мемлекеттік саясатты іске асыруға уәкілеттік берілген мемлекеттік орган болып табылады.
Агенттік өз қызметін Қазақстан Республикасының Конституциясы мен заңдарына, Қазақстан Республикасы Президентінің актілеріне, өзге де нормативтік құқықтық актілерге, сондай-ақ осы Ережеге сәйкес жүзеге асырады.
Агенттік туралы ережені, сондай-ақ оның құрылымы мен штат санын Агенттік Төрағасының ұсынуы бойынша Қазақстан Республикасының Президенті бекітеді.
Агенттік пен оның аумақтық органдары мемлекеттік қызмет істері жөніндегі органдардың бірыңғай жүйесін құрайды. Аумақтық органдар өз қызметін заңдарда белгіленген құзыреті шегінде жүзеге асырады.
Агенттік пен оның аумақтық органдары заңдарда белгіленген тәртіппен өз құзыретіндегі мәселелер бойынша бұйрықтар нысанында шешімдер қабылдайды
Агенттіктің негізгі міндеттері мыналар болып табылады:
1) мемлекеттік қызмет саласында бірыңғай мемлекеттік саясатты іске асыру;
2) мемлекеттік қызмет ісін жүзеге асыру үшін нормативтік құқықтық базаны жетілдіру жөнінде ұсыныстар әзірлеу, сондай-ақ заңдарда белгіленген тәртіппен өз құзыретінің шегінде нормативтік құқықтық актілер қабылдау;
3) мемлекеттік қызмет кадрларының жай-күйіне мониторинг жүргізу;
4) мемлекеттік қызметшілерді даярлау, қайта даярлау және олардың біліктілігін арттыру мәселелері жөнінде мемлекеттік органдардың іс-қимылын үйлестіру;
5) мемлекеттік органдардың мемлекеттік қызмет саласындағы заңдарды сақтауын бақылау.
«Мемлекеттік мекемеге» келесі міндеттер жүктеледі:
- Президенттің, Қазақстан Республикасының Үкіметінің ішкі саясаттарының басты бағыттарын қаланың даму мүдделері мен қажеттіліктеріне сәйкес өмірге енгізу;
ПАЙДАЛАНҒАН ӘДЕБИЕТТЕР:
1. Қазақстан Республикасында Іс қағаздарын жүргізу (мемлекеттік және ресми тілдерінде іс қағаздарын жүргізу үлгілері) 6-шы басылым, толықтырылған. Құрастырушылары: В.И.Скала, Б.В.Скала, Н.В.Скала – Алматы: «LEM баспасы» ЖШС, 2008ж.
2. Рысты Сариева «Мұрағат және тарих»
3. Іс қағаздарын жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар 10/37-2001 ҚР СТ
4. Қазақстан Республикасында іс қағаздарын жүргізу журналы
5. Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттманы басқару жөніндегі Тұрпатты ережелер (2009 жылы 25 қыркүйектегі №128 бұйрығы)
6. «Секретарьское дело» М.В.Стеников
7. www.kyzmet.kz сайты
1. Қазақстан Республикасында Іс қағаздарын жүргізу (мемлекеттік және ресми тілдерінде іс қағаздарын жүргізу үлгілері) 6-шы басылым, толықтырылған. Құрастырушылары: В.И.Скала, Б.В.Скала, Н.В.Скала – Алматы: «LEM баспасы» ЖШС, 2008ж.
2. Рысты Сариева «Мұрағат және тарих»
3. Іс қағаздарын жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар 10/37-2001 ҚР СТ
4. Қазақстан Республикасында іс қағаздарын жүргізу журналы
5. Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттманы басқару жөніндегі Тұрпатты ережелер (2009 жылы 25 қыркүйектегі №128 бұйрығы)
6. «Секретарьское дело» М.В.Стеников
7. www.kyzmet.kz сайты
МАЗМҰНЫ
1. Мекеме туралы жалпы мәлімет 3
2. Іс қағаздарын ұйымдастыруда қолданылатын нормативтік-әдістемелік
құжаттар
5
3. Хатшы-референттің лауазымдық нұсқаулығы
7
4. Өткізілген мәжілістердің жұмыс мазмұны 10
5. Іс қағаздарды жүргізудің компьютердегі ерекшеліктері 13
6. Қызметтік құжаттар 15
7. Факстер. Факстерды жіберу, қабылдау ережелері 22
8. Ведомствалық мұрағат жайлы жалпы мәлімет 23
9. Қорытынды 28
10. Пайдаланған әдебиеттер 29
1. МЕКЕМЕ ТУРАЛЫ МӘЛІМЕТ
Мен, Назерке Молдақашқызы Ибрахим "Қазақстан Республикасының
Мемлекеттік Қызмет Істері жөніндегі агенттігінің Қарағанды облысы бойынша
басқармасы" 100012, телефон:(7212)421147,421105.E-mail:
karaganda@gosslugba.kz. Қарағанды қ., Бейбітшілік бульвары 39, орналасқан
мекемесінде 29.11.10 - 24.12.10 уақыт аралығында өндірістік тәжірибеден
өттім.
Қазақстан Республикасы Мемлекеттік қызмет істері агенттігінің Қарағанды
облысы бойынша аумақтық басқармасы Қазақстан Республикасы Президентінің
1999 жылғы 3 желтоқсандағы Жарлығымен құрылған.
Қазақстан Республикасының Мемлекеттік қызмет істері жөніндегі агенттігі
Қазақстан Республикасының Президентіне тікелей бағынатын және есеп беретін,
өз құзыреті шегінде заңдарда белгіленген тәртіппен мемлекеттік қызмет
саласында бірыңғай мемлекеттік саясатты іске асыруға уәкілеттік берілген
мемлекеттік орган болып табылады.
Агенттік өз қызметін Қазақстан Республикасының Конституциясы мен
заңдарына, Қазақстан Республикасы Президентінің актілеріне, өзге де
нормативтік құқықтық актілерге, сондай-ақ осы Ережеге сәйкес жүзеге
асырады.
Агенттік туралы ережені, сондай-ақ оның құрылымы мен штат санын
Агенттік Төрағасының ұсынуы бойынша Қазақстан Республикасының Президенті
бекітеді.
Агенттік пен оның аумақтық органдары мемлекеттік қызмет істері
жөніндегі органдардың бірыңғай жүйесін құрайды. Аумақтық органдар өз
қызметін заңдарда белгіленген құзыреті шегінде жүзеге асырады.
Агенттік пен оның аумақтық органдары заңдарда белгіленген тәртіппен өз
құзыретіндегі мәселелер бойынша бұйрықтар нысанында шешімдер қабылдайды
Агенттіктің негізгі міндеттері мыналар болып табылады:
1) мемлекеттік қызмет саласында бірыңғай мемлекеттік саясатты іске
асыру;
2) мемлекеттік қызмет ісін жүзеге асыру үшін нормативтік құқықтық
базаны жетілдіру жөнінде ұсыныстар әзірлеу, сондай-ақ заңдарда белгіленген
тәртіппен өз құзыретінің шегінде нормативтік құқықтық актілер қабылдау;
3) мемлекеттік қызмет кадрларының жай-күйіне мониторинг жүргізу;
4) мемлекеттік қызметшілерді даярлау, қайта даярлау және олардың
біліктілігін арттыру мәселелері жөнінде мемлекеттік органдардың іс-қимылын
үйлестіру;
5) мемлекеттік органдардың мемлекеттік қызмет саласындағы заңдарды
сақтауын бақылау.
Мемлекеттік мекемеге келесі міндеттер жүктеледі:
- Президенттің, Қазақстан Республикасының Үкіметінің ішкі
саясаттарының басты бағыттарын қаланың даму мүдделері мен
қажеттіліктеріне сәйкес өмірге енгізу;
- Қазақстан Республикасы заңдарының, Президент пен Үкіметінің
актілерінің, облыс, қала әкімдерінің шешімдері мен өкімдерінің,
тапсырмаларының, облыс, қала әкімдіктерінің қаулыларының жүзеге асуы
мен орындалысын ұйымдастыру және қамтамасыз ету, кемшіліктерді жою,
тапсырманың орындалмау себептерін анықтап, шаралар қолдану;
- Мемлекеттік мекеменің құзырына қатысты мәселелер бойынша облыс, қала
әкімдері аппараттарымен, облыстық, қалалық мәслихаттарымен, қоғамдық
ұйымдармен өзара байланысты қамтамасыз ету;
Қала әкімінің қатысуымен өтетін шараларды ұйымдастыру және ақпаратпен
қамтамасыз ету, аудан әкімі мен оның орынбасарларының күнделікті
қызметтерін көпшілік ақпарат құралдарына жариялау, олармен өзара қатынас
жасауды ұйымдастыру;
Агенттікті Қазақстан Республикасының Президенті қызметке тағайындайтын
және қызметтен босататын Төраға басқарады.
Агенттік Төрағасы Қазақстан Республикасы Президентінің алдында ұдайы
есеп беріп отырады.
2. Іс қағаздарын ұйымдастыруда қолданылатын нормативтік-әдістемелік
құжаттар
ҚР СТ 1042-2001. 2001 жылдың 1 қаңтарында енгізілген. Осы стандарт
ұйымдастырушылық – өкімдік құжаттаманың жіктеу жүйесіндегі ескерілген
ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттарға таралады: әкімшілік және
ұйымдастырушылық мәселелердің, сонымен қатар ұйымдардың қызметін басқару,
әрекеттестік, қамтамасыздандыру және реттеу мәселелерінің шешімін
бекітетін қаулылар, өкімдер, бұйрықтар, шешімдер, хаттамалар, актілер,
хаттар және басқалар.
Стандарт - құжаттардың деректемелерінің құрамын;
- құжаттардың деректемелерін ресімдеуге қойылатын талаптарды;
- бланклерге және құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптарды;
- Қазақстан Республикасы мемлекеттік елтаңбасы бейнеленген бланклерді
дайындау, есепке алу, пайдалану және сақтауға қойылатын талаптарды
белгілейді.
Осы стандарттың ережелері Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдары
мен ұйымдарында, Қазақстан Республикасы барлық меншік нысанды және
ұйымдастырушылық – құқықтық нысанды кәсіпорындары мен ұйымдарында, соның
ішінде шетелдік қатысы бар заңды тұлғаларында қолдануға жатады.
ҚР СТ 1037-2001. 2001 жылдың 1 шілдесінде енгізілген. Осы стандарт іс
жүргізу және мұрағат ісі саласында терминдер мен ұғымдардың анықтамаларын
белгілейді. Осы стандартпен бекітілген терминдер іс жүргізу және мұрағат
ісі бойынша заңды тұлғалар әрекетінен, сонымен бірге ғылыми-әдістемелік,
анықтамалық және оқу құралдары әрекетінен туындайтын құжаттаманың барлық
түрлеріне қолданылуы қажет.
Тұрпатты ереже 2009 жылдың 25 қыркүйегінде №128 бұйрықпен енгізілген.
Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы
басқарудың тұрпатты ережелері қағаз негіздегі секілді ақпарттық технология
арқылы алынған электрондық деректерді, оның ішінде электрондық цифрлық
қолтаңба қойылған электрондық құжаттар түріндегі құпиясы жоқ ресми
құжаттарды жасаудың және олармен жұмысты ұйымдастырудың мемлекеттік
ұйымдар үшін міндетті жалпы талаптарын белгілейді.
Осы Ережелер Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры және
мұрағаттар туралы Заңына, Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры
және мұрағаттар туралы Қазақстан Республикасының Заңына өзгерістер мен
толықтырулар енгізу туралы Заңына, Қазақстан Республикасының Нормативтік
құқықтық актілер туралы Заңына, Қазақстан Республикасының Әкімшілік
рәсімдер туралы Заңына, Қазақстан Республикасы Президентінің Мемлекеттік
аппаратының жұмыстарын жақсарту, төрешілдікке қарсы күрес және құжат
айналымын қысқарту жөніндегі шаралар туралы 2001 жылғы 30 шілдедегі №427
Жарлығына, Қазақстан Республикасы Үкіметінің Қазақстан Республикасында
мұрағат ісін дамытудың 2001 – 2005 жылдарға арналған бағдарламасын бекіту
туралы 2001 жылғы 11 маусымдағы №797 қаулысына сәйкес әзірленді.Тұрпатты
Ережелерде Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігі Басшысының 1998
жылғы 24 қазандағы №17-457-Р бұйрығымен бекітілген Қазақстан Республикасы
Президенті Әкімшілігінде іс жүргізу жөніндегі нұсқау, Қазақстан
Республикасы Үкіметінің 2001 жылғы 31 қаңтардағы №168 қаулысымен бекітілген
Қазақстан Республикасы Премьер – Министрі Кеңсесінде іс –жүргізу жөніндегі
нұсқау қойған талаптар ескерілген.
Ұйымдар осы Ережелерді қолданады немесе олардың негізінде:
Іс жүргізу жөніндегі ведомстволық нұсқауды әзірлейді және Қазақстан
Республикасының мұрағаттар мен құжаттаманы басқарушы уәкілетті мемлекеттік
органымен келісе отырып бекітеді. Ұйымдағы іс – жүргізу нұсқауын әзірлейді
және отбасылардың, Астана, Алматы қалаларының мұрағаттар мен құжаттаманы
басқарушы уәкілетті мемлекеттік органдарымен, Қазақстан Республикасы
орталық мемлекеттік мұрағаттарымен, Қазақстан Республикасы Президенті
мұрағатымен келісе отырып бекітеді. Бұл Ережелердің бұрмалануына кінәлі
ұйымның басшысы және қызметкерлері Қазақстан Республикасы заңдарына сәйкес
жауап береді.
Құжаттау мне құжаттаманы басқару ісіне басшылық пен бақылауды ұйымның
Үлгі ережелер негізінде әзірленген құжаттама қызметі туралы Ережесін сәйкес
жұмыс жасайтын құжаттама қызметі жүзеге асырады.
Штат кесінде құжаттама қызметі қарастырылмаған шағын ұйымдар мен
ұйымның құрылымдық бөлімшелеріне аталған функциялар лауазымды тұлғаға
жүктеледі. Құжаттама қызметінің басшысы (лауазымдық тұлғаға) қабылдау-
өткізу актісімен тапсырылады.
Қазақстан Республикасының мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі
уәкілетті мемлекеттік органы, облыстардың, Астана, Алматы қалаларының
мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі уәкілетті мемлекеттік
органдары, Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік мұрағаттары,
Қазақстан Республикасының Президентінің мұрағаты, облыстардың, қалалардың,
аудандардың мемлекеттік мұрағаттары және филиалдары ұйымдарға Ережелерді
ендіруде әдістемелік және тәжірибелік көмек көрсетеді, Ереже талаптарының
орындалуын бақылайды.
3. ХАТШЫ-РЕФЕРЕНТТІҢ ЛАУАЗЫМДЫҚ НҰСҚАУЫ
Лауазымдық нұсқаулық – кәсіпорын қызметкерінің функциялары, міндеттері
мен құқықтары айқындалатын құжат. Лауазымдық нұсқаулық еңбек қатынастарында
даулар, қақтығыстар пайда болған жағдайда қажет. Лауазымдық нұсқаулық
негізінде қызметкермен еңбек келісім-шарты жасалады. Лауазымдық нұсқаулықты
кадр қызметі жасайды, кәсіпорынның заң кеңесшілерімен келісіледі және
кәсіпорынның директоры бекітеді. Лауазымдық нұсқаулыққа енгізілген барлық
елеулі өзгерістер кәсіпорын директорының бұйрығымен жүзеге асырылады.
Хатшы-референттер кәсiпорын мамандарының санатына жатады, оларды
жұмысқа директор қабылдайды және шығарады. Хатшы-референттердiң негiзгi
мiндеттерi басқару қызметiн ұйымдық және құжаттамалық қамтамасыз ету болып
табылады. Хатшы-референт тiкелей кәсiпорынның директорына бағынады.
Өз қызметiнде хатшы-референт мына құжаттарды басшылыққа алады:
Қазақстан Республикасының заң актiлерi, кәсiпорынның жарғысы, Қызметкерлер
туралы ереже, кәсiпорын басшысының бұйрықтары (өкiмдерi), iс қағаздарын
жүргiзудi ұйымдастыру жөнiндегi нормативтiк-әдістемелік материалдар
Хатшының лауазымдық нұсқаулық мәтінінің құрылымы:
- Жалпы ережелер (лауазым туралы қорытындыланған мәліметтер,
бағыныштылығы және кім басқарады, білімге және тәжірибеге қойылатын
талаптар, лауазымға тағайымдау және одан босату тәртібі);
- Лауазымдық міндеттері (хатшы орындауға тиісті жұмыстардың нақты
түрлері санамаланады);
- Функциялары (хатшы қызметнің негізгі бағыттарын көрсетеді);
- Құқықтары (мәселелері өздігінен шешуге арналған өкілеттіктер
санамаланады);
- Жауапкершілігі (хатшының жауапкершілігі заңнамаға қатаң сәйкес
белгіленеді);
- Байланысы;
- Өзара қарым-қатынасы (хатшы өз жұмысында өзара қарым қатынас
жасайтын сол бір адам санамаланады):
Хатшы-референт лауазымына жоғары немесе арнаулы орта бiлiмi бар және 1 жыл
еңбек өтілі бар немесе өтілі жоқ, бiрақ хатшы-референттердiң курсынан өткен
тұлғалар тағайындалады. Хатшы-референт төмендегi мәселелердi бiлуi керек:
құжаттармен жұмыс, құжаттамаларды жинақтап-құрастыру, басқару жұмысын
ұйымдастыру, есептеу және ұйымдастыру техникаларын қолдана бiлу, қызметтiк
құжаттамаларды коммерциялық әрiптестердiң тiлiне аудару, еңбек мәдениетi
және қызмет этикасы, еңбектi қорғау, қауiпсiздiк техникасы және өртке қарсы
қорғаныстар.
Хатшы-референттерге мынадай қызметтер жүктеледi: кәсiпорынның құжаттары
бойынша ақпараттық-анықтамалық қызмет көрсету; кәсiпорынның құрылымдық
бөлiмшелерi мен филиалдарындағы iс жүргiзудi ұйымдастыруға әдiстемелiк
басшылық және бақылау; кәсiпорынның кеңесшi органдарының қызметiн құжаттау;
басшылықты жедел-ұйымдастыру қызметiмен қамтамасыз ету; кадр құжаттарын
жүргiзу және ресiмдеу, есепке алу (қызметкерлер жөнiндегi инспектор
болмаған жағдайда).
Хатшы-референттiң мiндеттерi: кәсiпорынның қаржы-шаруашылық қызметiн
қамтамасыз ететiн қажеттi құжаттарды дайындауды жүзеге асыру; құжаттарды
қабылдау, тiркеу, есепке алу, орындалуын қадағалау, ақпараттық-анықтамалық
қызмет көрсету және құжаттық ақпараттарды сақтау; кәсiпорынның басшысына
қол қоюға апарылатын құжаттардың дайындалуының, дұрыс жасалуының,
келiсiлуiнiң, бекiтiлуiнiң сапасын қадағалайды; басшылардың құжаттары мен
тапсырмаларының орындалуына бақылау жасайды, сапалы түрде тез жасалуға
жiберiлген тапсырмалардың жедел орындалуы үшiн шаралар қолданады;
дайындықты ұйымдастыру, шешiм қабылдау және оны орындау үшiн тиiстi
адамдарға жеткiзудi жүзеге асырады; басшыға берiлетiн анықтамалар мен
баяндамаларға талдау жасайды, олар бойынша құзіретті тұжырым ұсынады;
кәсiпорынның ағымдағы қызметiне байланысты ұйымдармен (коммерциялық және
мемлекеттiк) және жекелеген азаматтармен жедел байланысты жүзеге асырады
(телефон, факс); келушiлердi қабылдайды.
Кәсiпорынның кадр қызметi құжаттамаларын қамтамасыз ету жөнiндегi
жұмыстарды орындайды: жеке құрам бойынша бұйрықтарды ресiмдеу; жеке
карточкалар немесе жеке парақтардың нысандарын ресiмдеу; еңбек кiтапшаларын
толтыру; еңбек шарттарын (келiсiм-шарттарын) жүргiзу және ресiмдеу; icсапар
құжаттарын ресiмдеу; еңбекке уақытша жарамсыздығы туралы құжаттарды
ресiмдеу; жұмыс уақытын есептейтiн табельдi жүргiзу; еңбек стажы және
жалақы туралы анықтамалар беру. Машинкаға басылған және көшiрiп-көбейту
жұмыстарының орындалуын қамтамасыз етедi. Жыл сайын құжаттарды мұрағатқа
өткiзу немесе жоюды жүзеге асырады. Кәсiпорынның қаржы-шаруашылық саласы
бойынша басшының жекелеген тапсырмаларын орындайды.
Хатшы-референттiң құқықтары: қызметкерлер мен мамандардан керектi
материалдарды талап етедi, сонымен бiрге басшының тапсырмасын кешiктiрiп
орындағандардан түсiнiктеме алады; құжаттарды қарап, оларды орындау үшiн
басшыларға және кәсiпорынның мамандарына жiбередi; Iс қағаздарын жүргiзу
туралы нұсқаулықты, құжаттарды ресiмдеудегi халықаралық ережелердi бұзып
дайындалған құжаттарды орындаушыларға өндеуге жiберiп, дұрыс орындауын
талап етедi; өзiнiң құзiретi шегiнде басқару қызметiнiң құжаттарына белгi
соғады; кәсiпорын қызметiн құжаттамалық қамтамасыз ету жұмысын жақсарту
жөнiнде және электрондық техниканы қолдану негiзiнде басқару жұмысының
әдістері мен нысандарын одан әрi жетiлдiру жөнiнде басшылықтың қарауына
ұсыныстар енгiзедi; кәсiпорын басшыларынан қызметтiк мiндеттерiн орындау
үшiн және кәсiпорын қызметi барысында жинақталған барлық құжаттарды сақтау
үшiн қажеттi жағдай жасауын талап етедi; КҚ немесе Өте құпия, ҚПҮ
(қызметте пайдалану үшiн) деген белгiлерi бар құжаттармен жұмыс iстейдi; өз
құзiретi шегiнде шешiмдер қабылдайды. Құжаттардың орындалуын тексеру
мәселелерi бойынша және басшылыққа қажет ақпараттарды ұсынуға байланысты
кәсiпорынның барлық қызметтерiмен (қызметкерлерiмен) өзара байланысты
ұйымдастырады.
Хатшы-референт мына жұмыстарға жауапты болады: кәсiпорынның басшысына
қол қоюға апарылатын құжаттардың сапасына; құжаттарды тiркеудегi және
жүргiзудегi салақтық пен ұқыпсыздыққа; құжаттардың сақталуына, КҚ, Өте
құпия, ҚПҮ деген белгiсi бар мәлiметтердi жария етпеуге; осы нұсқаулықта
көзделген лауазымдық мiндеттердi орындамаған немесе уақытында орындамаған
жағдайларға жауапты болады.
4. Өткізілген мәжілістердің (кеңестердің) жұмыс мазмұны
Хаттама – мекеменің, ұйымның, кәсіпорынның жиналыстары мен
мәжілістерінде, кеңестерде, конференцияларда мәселені талқылау мен шешім
қабылдаудың барысы туралы мәлімет беретін ұйымдастырушы-өкімдік ресми
құжат. Хаттамалар – құжаттың аты жазулы баспаханадан басылған парақта
немесе кәдімгі А4 қағаз беттеріне толтырылады.
Толтыру тәсілі мен көлемі жағынан хаттамалар стенография, фонография,
конспект түрінде және сөйлеген сөздердің мазмұны жазылмаған ықшамды түрде
болып келуі мүмкін.
Қысқа хаттамаларда (оның мәтінінде) күн тәртібі, сөйлеушілердің аты-
жөні, сөйлеген сөздерінің тақырыбы және қабылдаған шешімдер көрсетіледі.
Сөйлеген сөздерінің мәтіні келтірілмейді. Толық хаттамаларда сөздердің
барлығы көрсетіледі. Хаттаманың толықтық дәрежесін жиналыстың өзі
айқындайды. Бұл жағдайда құжаттың заңдылық жағын қамтамасыз ету қажет.
Құжаттың заңдылық жарамдылығы барлық қажетті деректермен, олардың дұрыс
толтырылуымен және хаттамадағы мәліметтердің шындыққа сәйкестігімен
анықталады.
Хаттаманың мәтіні екі: кіріспе және негізгі бөліктен тұрады. Кіріспе
бөлігі ағымдағы және үздікті ақпаратты қамтиды. Ағымдағы ақпарат –
Бастығы, Хатшы, Қатысты терминдерінің қолданылуы барысында беріледі.
Бұл сөздерді сол жолдан бастап үлкен әріптермен жазады. Тұрақты жұмыс
істейтін алқалы орган отырысының хаттамасында алқалы органның қатысқан
мүшелерінің тегі әліпбилік тәртіп бойынша дербес жазылады. Олардан кейін
лауазымы мен ұйым атауын көрсете отырып шақырылғандардың тегі жазылады.
Кіріспе бөлім күн тәртібімен – күн тәртібінде әр тармақтағы баяндаушыны
көрсете отырып маңыздылығына қарай орналастырылған, қарастырылатын
мәселелердің тізімімен аяқталады. Әр мәселе араб цифрмен нөмірленеді және
оның атауы сол жақ жиегінің шегіне басылып шығарылатын "Туралы" деген
көмекші сөзбен басталады. Кейбір жағдайда күн тәртібі хаттамаға қоса беріле
алады, бұл жағдайда хаттамада мәтінің алдында "Күн тәртібі бар" деген жазба
жазылады.
Үздікті ақпаратқа – басшылардың, хатшылардың, қатысушылардың аты-жөні,
қызметі жатады. Оларды табулятордың екінші жолынан бастап жазады.
Коллегиялық орган мүшелерінің фамилиясы алфавиттік тәртіппен сызықты
үтір арқылы жазылады. Сызықтарды 1 интервал бөледі. Егер, коллегия мүшелері
15 адамнан көп болса, онда олардың жалпы саны көрсетіліп, қосымша тіркеу
парағы қосылады. Шақырылғандардың фамилиясының қасына лауазымы, қандай
мекемеде жұмыс істейтіні жазылады. Оларды тіркеу тәртібі, коллегия
мүшелерін тіркеу тәртібіндей.
Кіріспе бөлім күн тәртібімен аяқталады. Күн тәртібі тіркесі сол
сызықтың басынан басталып жазылады. Қызыл сызықтан күн тәртібінің пункттері
басталып жазылады. Оларды араб таңбаларымен нөмірлейді. Қажетті сұрақтар
күрделілік дәрежесіне қарай қаралады. Сұрақтар нақты болуы тиіс, Әртүрлі
мәселелер пункті қарауға жіберілмейді.
Негізгі бөлім мынадай түрде жасалады: тыңдалды – баяндама жасап, сөз
сөйленді – қаулы (шешім) қабылдады, әрбір сұраққа жеке-жеке тоқталу.
Хаттаманың негізгі бөлімі күн тәртібінің тармақтарына сәйкес келетін
бөлімдерден тұрады. Әр бөлімнің мәтіні: бас әріптермен жазылатын ТЫҢДАДЫ –
СӨЗ СӨЙЛЕДІ – ҚАУЛЫ ЕТТІ (ШЕШТІ) деген жүйе бойынша құрастырылады.Қызыл
жолақтан баяндамашының аты-жөні, қызметі (атау септігінде) басталып
жазылады.
Сызықша қойылып үлкен әріппен басталып баяндаманың қысқаша мазмұны
жазылады. Егер, баяндаманың мәтінін баяндамашы оқыса онда қысқаша мазмұнның
орнына Баяндама тыңдалды сөйлемі жазылады. Баяндама жасалынды сөзінен
кейін қызыл жолақтан басталып атау септігінде сөз сөйлеушінің аты-жөні
жазылады (жақшада қызметін көрсетуге болады), сызықшадан кейін үлкен
әріппен қысқаша мазмұны жазылады. Сұрақтар мен жауаптар БАЯНДАМА ЖАСАЛЫНДЫ
бөлімінде тіркеледі. Сөздерін – сұрақтарды және жауаптарды жазбайды. Сөз
сөйлеушінің аты-жөнінен кейін сызықша қойылып сұрақтың немесе жауаптың
қысқаша мазмұны жазылады.
ХАТТАМА үлгі-формулярының деректемелері:
- мекеменің (ұйым, кәсіпорын) атауы – құжаттың авторы;
- құжаттың атауы - ХАТТАМА;
- мәжілістің өткен күні;
- индексі (нөмірі);
- жиналыс (мәжіліс) өткен орын;
- бекіту грифі (егер қажет болса);
- тақырыбы (жиналыстың, алқалық органның атауы);
- қатысқандар туралы мәлімет (саны, аты-жөні, лауазымы);
- күн тәртібі;
- негізгі және кіріспе бөлімнің мәтіні;
- қолы;
- келісім мөрі (қажет болса);
- құжаттың орындалуын және іске асырылуы туралы мәлімет.
Баяндамалар мен сөйлеген сөздердің негізгі мазмұны хаттама мәтінінде
орналастырылады немесе оған қоса беріледі; соңғы жағдайда мәтінде "Сөйлеген
сөздердің мәтіні бар" деген сілтеме жасалады. Қабылданған шешімдер толық
басылып шығарылады, қажет жағдайда дауыс берудің қорытындысы
көрсетіледі. Қысқаша хаттаманың мәтіні де екі бөлімнен тұрады. Кіріспе
бөлімде күн тәртібі көрсетілмейді.
Қысқаша хаттаманың негізгі бөліміне қарастырылып отырған мәселелер және
олар жөнінде қабылданған шешімдер енгізіледі. Мәселелердің атауы
нөмірленеді және "Туралы" деген көмекші сөзден басталады, орта жолда басып
шығарылады және соңғы жолдың төменгі жағынан бір сызықпен сызылады.
Сызықтың астыңғы жағында аталмыш мәселенің талқылауына қатысқан лауазымды
тұлғаның тегі, мәселеге қатысты қабылданған шешім көрсетіледі.
Хаттаманың тақырыбына алқалы қызмет түрі мен алқалы органның атауы атау
септігінде көрсетіле отырып (қызметкерлердің жиналысы, кеңес отырысы және
басқалары) енгізіледі. Хаттамаға отырысқа төрағалық етуші мен хатшы қол
қояды. Хаттаманың уақыты, отырыстың уақыты болып табылады.
Хаттамалардағы әр топқа күнтізбелік жыл шегінен реттік нөмір қойылады:
жиналыстар, кеңестер, алқалық хаттамалар, техникалық, ғылыми және
сараптамалық кеңестердің және басқаларының хаттамалары. Бірлескен
отырыстардың хаттамаларында кеңеске қатысқан ұйымдар хаттамаларының реттік
нөмірлерінен тұратын құрамалы нөмірлер болады.
Хаттамалардың көшірмелері немесе қабылданған шешімдер хаттамадан үзінді
ретінде мүдделі ұйымдар мен лауазымды тұлғаларға таратылу тізіміне сәйкес
жіберіледі. Таратылу тізімдемесін қарастырылған мәселені әзірлеген
құрылымдық бөлімшенің жауапты орындаушысы құрастырады және қол қояды.
Хаттамалардың көшірмелері мен олардың үзінділері ұйым мөрімен
куәландырылады.
5. ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУДІҢ КОМПЬЮТЕРДЕГІ ЕРЕКШЕЛІКТЕРІ
Электронды техника құжаттарды толтыруды, іздеуді анағұрлым оңайлатып,
оны басқаруды жеңілдетеді. Дербес компьютер құжаттарды толтыру жағдайын да,
кәсіпорынның құжат айналымын да жеңілдетеді.
ДК пернетақталары жазу машинкасы сияқты мәтінді құрастырып, принтердің
көмегімен оны көбейте алады. Дискетке жазылған мәтін файлға қойылып, ұзақ
сақталады және оны кез келген уақытта дисплей экранына не қағазға түсіруге
болады.
Одан өзге, ДК арнайы бағдарламаның көмегімен басылған мәтінді толықтай
не ішінара редакциялауға мүмкіндік береді. Ондай бағдарламаны мәтіндік
редактор немесе мәтіндік процессор деп атайды.
Ақпараттарды құжатта сақтауға байланысты кез келген басқарушылық шешім
міндетті түрде құжаттық нысанда тіркеледі.
Егер құжатты жасау әдетте құрылымдық бөлімшелердің басшылары мен
мамандарының функциялары болып табылса, онда оларды ресімдеу, тәртіп
бойынша, хатшыға немесе басқарманың құжаттық қызмет ету (БҚА) қызметіне
тапсырылады. Бүгінде компьютер құжаттарды жасаудың және сараптаудың негізгі
құралы болып табылады. Қызметтік құжаттарды ресімдеу стандарттармен
тәртіпке келтірілген, жасалу тәсіліне тәуелсіз.
Басқару қызметінде орын алған стандартты емес жағдайды көрсететін жеке
мәтінде құжатты жасауды талап ететін жағдайлар кездеседі. Мұндай құжатты
жасау кезінде де компьютер көмегі қажет.
Іс жүрізудегі компьютерлік технологиялар
Көптеген іс жүргізушілерге құжаттарды ашу, жасау және өңдеу сияқты
дағдылы әдістермен жақсы таныс. Басқару саласында компьютерлік
технолгияларды енгізілуі жоғарғы әдіспен іс-жүргізуге құжаттамалармен
қамтамасыз етудің жарқын бейнесі.
Анықтамалық құрастырушылар дербес компьютерде құжаттармен жұмыс істеу
ақпараттарын барынша жинақтап және жүйелеп, компьютерлік технологиялар
басқару саласында еңбек өнімділігін қалай өзгерте алатындығын көрсетуге
әрекеттенеді.
Компьютерлік технологиялардың мүмкіндіктері:
• Құжат құруға көмек
• Белгілі бір уақытта құжатты тапсыру
• Құжатты тіркеу
• Құжаттың орындалуын қадағалау
• Электрондық мұрағат көмегімен құжаттың сақталуы
Дербес компьютермен жұмыс жасау іс-жүргізуде тапсырмалар мен
ұтанымдарды өзгертпейді, бірақ жұмыс істеу әдісін жеңілдетеді және
құжаттармен жұмыс істеуге жігерлендіреді. Сондықтан да хатшылар өзінің
белгілі жұмыс істеу әдісінен компьютерлік әдіске жылдам көше алады, өйткені
онда барлық атқарған істері электронды түрде сақталады. Дербес компьютермен
жұмыс істеу әсіресе мекеме басшыларына өте қолайлы. Олардың жұмысы жылдам
өңделеді, қажетті мәліметтерді тез арада алады.
Құжаттарды компьютерге ендіру
• Мәтінді механикалық теру
Дербес компьютерде құжатты жүргізудің бұл түрі басу машинкасында
теруден түк айырмашылығы жоқ. Бұл теру пренетақтаның көмегімен жүргізіледі.
• Мәтінді автоматты қосу.
Сканерлер – ақпаратты парақ бетінен дербес компьютерде графикалық
бейнемен енгізеді. Графикалық бейнеде шығарған мәтін енді арнайы
бағдарламалармен мәтінді түсінетін түзетулерді қажет етеді. FineReader
бағдарламасы мәтінді түсінуге және дербес компьютерлерге қажетті сәйкес
мәтіндік файлдарды бейнелейді. Осы уақытта компьютерлерде дауысты есту
бағдарламалары енгізілген. Пайдаланушы мәтінді дауыстық картаға қосылған
микрофонды оқиды, компьютер дауысты өзі танып қажетті мәтінді жобалайды.
Ары қарай мәтін файлда жазылып, WinWord редакторында редактірленеді.
Мәтіндерді бір тілден екінші тілге аудару
ДК көмегімен мәтіндерді аудару барлық негізгі европа тілдерін автоматты
тәртіппен жасайды. Тек қана кейбір қосымша мәтінді редактірлеу қажет
болады. Бұл құжаттарды аударуда уақытты азайтады және еңбек өнімді болады.
STILIS автоматты аудару бағдарламасы WIN WORD – та шығарылады. Файлдардан
текстерді аударады және сақтайды.
STILIS LINCFO OFFISE бағдарламасы пакеті – тексті аударуды және
көшіруді жасайды. Одан кейін басуға және электрондық поштамен жіберуге
болады және WIN WORD жұмысты ары қарай істеуге пайдаланылады.
EXCEL кестелік редакторы негізінде жинақтық істерді қалыптастыру
ДК – де пайдаланушыға қатысты EXCEL бағдарламасы бар. Ол іс сызығында
вертикалды бағаналарды әріптік мағынада және реттік нөмірлер мен сызықшалар
кестесін береді. Бағаналар мен сызықшалар қиылысуында ұяшықтар пайда
болады, оларда сәйкес әріптер мен нөмірлерге мекен – жайлар болады. Мысалы:
А7, В3.
Бағдарлама кез – келген ұяшықты оның мекен-жайы бойынша жылдам табуға
және оған кез – келген мәліметті енгізуге немесе өзгертуге мүмкіндік
береді. Ұяшықты мәтінмен немесе сандық мәліметтер толтыруға болады. Әр
бағана басынан басталады, ал сызықшаларға құжаттың мәліметтері орналасады.
6. ҚЫЗМЕТТІК ҚҰЖАТТАР
БҰЙРЫҚ – (негізгі қызмет бойынша) мекеме басшысының жеке басшылықты
негізге ала отырып мекеменің негізгі және қауырт жұмыстарын (тапсырмаларын)
шешуге бағытталған құқықтық акті. Бұйрық – бұл, негізгі тұлға (тәртіп
орнатушы) басқаратын құжат. Бұйрықпен мекеменің қызмет тәртібі (реті);
жұмысты ұйымдастыруда шешім мен жүктеме; ұйымдық мекемелер; жұмыстар саны,
есебі; тексерудің қорытындылары және т.б. беріледі.
Бұйрықты тек керекті жағдайда ғана шығарады. Бұйрыққа өзгертуді,
қосымша сөз қосуды, жоюды тек жаңа бұйрық беру негізінде іске асырады.
Бұйрық жобасының дайындығына келесі сатылар жатады:
- сұрақтың мәніне қарау; осы сұрақ бойынша басылған заң шығарушы
актілермен және басқа құжаттармен танысу, мекеменің ақпаратты-анықтамалық
құжаттарын қайта қарау (анықтамалар, есептер, хаттар);
- құжаттың мәтінін дайындау;
- мәтіннің келісімдігі;
- бұйрыққа қол қою;
- орындаушылардың есіне.
Бұйрықтың мәтіні екі бұйрық беруші және анықтаушы бөліктен тұрады.
▪ Анықтаушы бөлігінде деректер баяндалады, бұйрық шығару үшін
қандай себебі мен мақсаты бар екендігі айқындалады. Егер, бұйрықтың
негізіне мемлекеттік ұйымдар құжаты тиісті болса, онда құжаттың аты,
авторы, уақыты, күні, нөмірі, бас әрпі, сөзі көрсетілуі тиіс. Анықтаушы
бөлімнің жоқ болуы да мүмкін.
▪ Бұйрық беруші бөлігі БҰЙЫРАМЫН сөзімен басталады, табулятордың
нольдік жағдайында (сол жақтан) бас әріптермен жазылады.
Бұйырушы пунктер мынадай жүйеде (нобайда) жасалынады:
- орындаушы, атқарушы (қызметкердің аты, фамилиясы, аты-жөні
немесе құрылымдық бөлім, мекеме);
- іс-әрекет;
- уақыт, берілетін мерзім.
Бұйрық соңғы пункті келесі түрде беріледі: бұйрықтың орындалуын жүктеу
(қызметкердің аты-жөні, фамилиясы). Егер басшы бұйрықтың орындалуын өзі
қадағаласа онда жүктеу пунктін жазу керек емес. Бұйрықтың уақыты – оған қол
қойылған уақыт, оның жарамды уақыты. Бұйрыққа мекеме басшысы қол қояды, ол
болмаған жағдайда – орынбасары. Бұйрықта басшылықта жазылған басшы болмаса
онда бұйрық қайта жазылады.
Бұйрықты дайындау құрылымдық ұйымға, арнайы қызметкерге беріледі.
Бұйрыққа өзгертулер мен толықтырулар қол қоюшының рұқсатынсыз енгізілмейді.
Бұйрықтың жобасына бұйрық тиісті ұйымдар, қызметкерлер, бөлімдер тізімі
жіберіледі. Бұйрықтың ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
1. Мекеме туралы жалпы мәлімет 3
2. Іс қағаздарын ұйымдастыруда қолданылатын нормативтік-әдістемелік
құжаттар
5
3. Хатшы-референттің лауазымдық нұсқаулығы
7
4. Өткізілген мәжілістердің жұмыс мазмұны 10
5. Іс қағаздарды жүргізудің компьютердегі ерекшеліктері 13
6. Қызметтік құжаттар 15
7. Факстер. Факстерды жіберу, қабылдау ережелері 22
8. Ведомствалық мұрағат жайлы жалпы мәлімет 23
9. Қорытынды 28
10. Пайдаланған әдебиеттер 29
1. МЕКЕМЕ ТУРАЛЫ МӘЛІМЕТ
Мен, Назерке Молдақашқызы Ибрахим "Қазақстан Республикасының
Мемлекеттік Қызмет Істері жөніндегі агенттігінің Қарағанды облысы бойынша
басқармасы" 100012, телефон:(7212)421147,421105.E-mail:
karaganda@gosslugba.kz. Қарағанды қ., Бейбітшілік бульвары 39, орналасқан
мекемесінде 29.11.10 - 24.12.10 уақыт аралығында өндірістік тәжірибеден
өттім.
Қазақстан Республикасы Мемлекеттік қызмет істері агенттігінің Қарағанды
облысы бойынша аумақтық басқармасы Қазақстан Республикасы Президентінің
1999 жылғы 3 желтоқсандағы Жарлығымен құрылған.
Қазақстан Республикасының Мемлекеттік қызмет істері жөніндегі агенттігі
Қазақстан Республикасының Президентіне тікелей бағынатын және есеп беретін,
өз құзыреті шегінде заңдарда белгіленген тәртіппен мемлекеттік қызмет
саласында бірыңғай мемлекеттік саясатты іске асыруға уәкілеттік берілген
мемлекеттік орган болып табылады.
Агенттік өз қызметін Қазақстан Республикасының Конституциясы мен
заңдарына, Қазақстан Республикасы Президентінің актілеріне, өзге де
нормативтік құқықтық актілерге, сондай-ақ осы Ережеге сәйкес жүзеге
асырады.
Агенттік туралы ережені, сондай-ақ оның құрылымы мен штат санын
Агенттік Төрағасының ұсынуы бойынша Қазақстан Республикасының Президенті
бекітеді.
Агенттік пен оның аумақтық органдары мемлекеттік қызмет істері
жөніндегі органдардың бірыңғай жүйесін құрайды. Аумақтық органдар өз
қызметін заңдарда белгіленген құзыреті шегінде жүзеге асырады.
Агенттік пен оның аумақтық органдары заңдарда белгіленген тәртіппен өз
құзыретіндегі мәселелер бойынша бұйрықтар нысанында шешімдер қабылдайды
Агенттіктің негізгі міндеттері мыналар болып табылады:
1) мемлекеттік қызмет саласында бірыңғай мемлекеттік саясатты іске
асыру;
2) мемлекеттік қызмет ісін жүзеге асыру үшін нормативтік құқықтық
базаны жетілдіру жөнінде ұсыныстар әзірлеу, сондай-ақ заңдарда белгіленген
тәртіппен өз құзыретінің шегінде нормативтік құқықтық актілер қабылдау;
3) мемлекеттік қызмет кадрларының жай-күйіне мониторинг жүргізу;
4) мемлекеттік қызметшілерді даярлау, қайта даярлау және олардың
біліктілігін арттыру мәселелері жөнінде мемлекеттік органдардың іс-қимылын
үйлестіру;
5) мемлекеттік органдардың мемлекеттік қызмет саласындағы заңдарды
сақтауын бақылау.
Мемлекеттік мекемеге келесі міндеттер жүктеледі:
- Президенттің, Қазақстан Республикасының Үкіметінің ішкі
саясаттарының басты бағыттарын қаланың даму мүдделері мен
қажеттіліктеріне сәйкес өмірге енгізу;
- Қазақстан Республикасы заңдарының, Президент пен Үкіметінің
актілерінің, облыс, қала әкімдерінің шешімдері мен өкімдерінің,
тапсырмаларының, облыс, қала әкімдіктерінің қаулыларының жүзеге асуы
мен орындалысын ұйымдастыру және қамтамасыз ету, кемшіліктерді жою,
тапсырманың орындалмау себептерін анықтап, шаралар қолдану;
- Мемлекеттік мекеменің құзырына қатысты мәселелер бойынша облыс, қала
әкімдері аппараттарымен, облыстық, қалалық мәслихаттарымен, қоғамдық
ұйымдармен өзара байланысты қамтамасыз ету;
Қала әкімінің қатысуымен өтетін шараларды ұйымдастыру және ақпаратпен
қамтамасыз ету, аудан әкімі мен оның орынбасарларының күнделікті
қызметтерін көпшілік ақпарат құралдарына жариялау, олармен өзара қатынас
жасауды ұйымдастыру;
Агенттікті Қазақстан Республикасының Президенті қызметке тағайындайтын
және қызметтен босататын Төраға басқарады.
Агенттік Төрағасы Қазақстан Республикасы Президентінің алдында ұдайы
есеп беріп отырады.
2. Іс қағаздарын ұйымдастыруда қолданылатын нормативтік-әдістемелік
құжаттар
ҚР СТ 1042-2001. 2001 жылдың 1 қаңтарында енгізілген. Осы стандарт
ұйымдастырушылық – өкімдік құжаттаманың жіктеу жүйесіндегі ескерілген
ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттарға таралады: әкімшілік және
ұйымдастырушылық мәселелердің, сонымен қатар ұйымдардың қызметін басқару,
әрекеттестік, қамтамасыздандыру және реттеу мәселелерінің шешімін
бекітетін қаулылар, өкімдер, бұйрықтар, шешімдер, хаттамалар, актілер,
хаттар және басқалар.
Стандарт - құжаттардың деректемелерінің құрамын;
- құжаттардың деректемелерін ресімдеуге қойылатын талаптарды;
- бланклерге және құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптарды;
- Қазақстан Республикасы мемлекеттік елтаңбасы бейнеленген бланклерді
дайындау, есепке алу, пайдалану және сақтауға қойылатын талаптарды
белгілейді.
Осы стандарттың ережелері Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдары
мен ұйымдарында, Қазақстан Республикасы барлық меншік нысанды және
ұйымдастырушылық – құқықтық нысанды кәсіпорындары мен ұйымдарында, соның
ішінде шетелдік қатысы бар заңды тұлғаларында қолдануға жатады.
ҚР СТ 1037-2001. 2001 жылдың 1 шілдесінде енгізілген. Осы стандарт іс
жүргізу және мұрағат ісі саласында терминдер мен ұғымдардың анықтамаларын
белгілейді. Осы стандартпен бекітілген терминдер іс жүргізу және мұрағат
ісі бойынша заңды тұлғалар әрекетінен, сонымен бірге ғылыми-әдістемелік,
анықтамалық және оқу құралдары әрекетінен туындайтын құжаттаманың барлық
түрлеріне қолданылуы қажет.
Тұрпатты ереже 2009 жылдың 25 қыркүйегінде №128 бұйрықпен енгізілген.
Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы
басқарудың тұрпатты ережелері қағаз негіздегі секілді ақпарттық технология
арқылы алынған электрондық деректерді, оның ішінде электрондық цифрлық
қолтаңба қойылған электрондық құжаттар түріндегі құпиясы жоқ ресми
құжаттарды жасаудың және олармен жұмысты ұйымдастырудың мемлекеттік
ұйымдар үшін міндетті жалпы талаптарын белгілейді.
Осы Ережелер Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры және
мұрағаттар туралы Заңына, Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры
және мұрағаттар туралы Қазақстан Республикасының Заңына өзгерістер мен
толықтырулар енгізу туралы Заңына, Қазақстан Республикасының Нормативтік
құқықтық актілер туралы Заңына, Қазақстан Республикасының Әкімшілік
рәсімдер туралы Заңына, Қазақстан Республикасы Президентінің Мемлекеттік
аппаратының жұмыстарын жақсарту, төрешілдікке қарсы күрес және құжат
айналымын қысқарту жөніндегі шаралар туралы 2001 жылғы 30 шілдедегі №427
Жарлығына, Қазақстан Республикасы Үкіметінің Қазақстан Республикасында
мұрағат ісін дамытудың 2001 – 2005 жылдарға арналған бағдарламасын бекіту
туралы 2001 жылғы 11 маусымдағы №797 қаулысына сәйкес әзірленді.Тұрпатты
Ережелерде Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігі Басшысының 1998
жылғы 24 қазандағы №17-457-Р бұйрығымен бекітілген Қазақстан Республикасы
Президенті Әкімшілігінде іс жүргізу жөніндегі нұсқау, Қазақстан
Республикасы Үкіметінің 2001 жылғы 31 қаңтардағы №168 қаулысымен бекітілген
Қазақстан Республикасы Премьер – Министрі Кеңсесінде іс –жүргізу жөніндегі
нұсқау қойған талаптар ескерілген.
Ұйымдар осы Ережелерді қолданады немесе олардың негізінде:
Іс жүргізу жөніндегі ведомстволық нұсқауды әзірлейді және Қазақстан
Республикасының мұрағаттар мен құжаттаманы басқарушы уәкілетті мемлекеттік
органымен келісе отырып бекітеді. Ұйымдағы іс – жүргізу нұсқауын әзірлейді
және отбасылардың, Астана, Алматы қалаларының мұрағаттар мен құжаттаманы
басқарушы уәкілетті мемлекеттік органдарымен, Қазақстан Республикасы
орталық мемлекеттік мұрағаттарымен, Қазақстан Республикасы Президенті
мұрағатымен келісе отырып бекітеді. Бұл Ережелердің бұрмалануына кінәлі
ұйымның басшысы және қызметкерлері Қазақстан Республикасы заңдарына сәйкес
жауап береді.
Құжаттау мне құжаттаманы басқару ісіне басшылық пен бақылауды ұйымның
Үлгі ережелер негізінде әзірленген құжаттама қызметі туралы Ережесін сәйкес
жұмыс жасайтын құжаттама қызметі жүзеге асырады.
Штат кесінде құжаттама қызметі қарастырылмаған шағын ұйымдар мен
ұйымның құрылымдық бөлімшелеріне аталған функциялар лауазымды тұлғаға
жүктеледі. Құжаттама қызметінің басшысы (лауазымдық тұлғаға) қабылдау-
өткізу актісімен тапсырылады.
Қазақстан Республикасының мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі
уәкілетті мемлекеттік органы, облыстардың, Астана, Алматы қалаларының
мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі уәкілетті мемлекеттік
органдары, Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік мұрағаттары,
Қазақстан Республикасының Президентінің мұрағаты, облыстардың, қалалардың,
аудандардың мемлекеттік мұрағаттары және филиалдары ұйымдарға Ережелерді
ендіруде әдістемелік және тәжірибелік көмек көрсетеді, Ереже талаптарының
орындалуын бақылайды.
3. ХАТШЫ-РЕФЕРЕНТТІҢ ЛАУАЗЫМДЫҚ НҰСҚАУЫ
Лауазымдық нұсқаулық – кәсіпорын қызметкерінің функциялары, міндеттері
мен құқықтары айқындалатын құжат. Лауазымдық нұсқаулық еңбек қатынастарында
даулар, қақтығыстар пайда болған жағдайда қажет. Лауазымдық нұсқаулық
негізінде қызметкермен еңбек келісім-шарты жасалады. Лауазымдық нұсқаулықты
кадр қызметі жасайды, кәсіпорынның заң кеңесшілерімен келісіледі және
кәсіпорынның директоры бекітеді. Лауазымдық нұсқаулыққа енгізілген барлық
елеулі өзгерістер кәсіпорын директорының бұйрығымен жүзеге асырылады.
Хатшы-референттер кәсiпорын мамандарының санатына жатады, оларды
жұмысқа директор қабылдайды және шығарады. Хатшы-референттердiң негiзгi
мiндеттерi басқару қызметiн ұйымдық және құжаттамалық қамтамасыз ету болып
табылады. Хатшы-референт тiкелей кәсiпорынның директорына бағынады.
Өз қызметiнде хатшы-референт мына құжаттарды басшылыққа алады:
Қазақстан Республикасының заң актiлерi, кәсiпорынның жарғысы, Қызметкерлер
туралы ереже, кәсiпорын басшысының бұйрықтары (өкiмдерi), iс қағаздарын
жүргiзудi ұйымдастыру жөнiндегi нормативтiк-әдістемелік материалдар
Хатшының лауазымдық нұсқаулық мәтінінің құрылымы:
- Жалпы ережелер (лауазым туралы қорытындыланған мәліметтер,
бағыныштылығы және кім басқарады, білімге және тәжірибеге қойылатын
талаптар, лауазымға тағайымдау және одан босату тәртібі);
- Лауазымдық міндеттері (хатшы орындауға тиісті жұмыстардың нақты
түрлері санамаланады);
- Функциялары (хатшы қызметнің негізгі бағыттарын көрсетеді);
- Құқықтары (мәселелері өздігінен шешуге арналған өкілеттіктер
санамаланады);
- Жауапкершілігі (хатшының жауапкершілігі заңнамаға қатаң сәйкес
белгіленеді);
- Байланысы;
- Өзара қарым-қатынасы (хатшы өз жұмысында өзара қарым қатынас
жасайтын сол бір адам санамаланады):
Хатшы-референт лауазымына жоғары немесе арнаулы орта бiлiмi бар және 1 жыл
еңбек өтілі бар немесе өтілі жоқ, бiрақ хатшы-референттердiң курсынан өткен
тұлғалар тағайындалады. Хатшы-референт төмендегi мәселелердi бiлуi керек:
құжаттармен жұмыс, құжаттамаларды жинақтап-құрастыру, басқару жұмысын
ұйымдастыру, есептеу және ұйымдастыру техникаларын қолдана бiлу, қызметтiк
құжаттамаларды коммерциялық әрiптестердiң тiлiне аудару, еңбек мәдениетi
және қызмет этикасы, еңбектi қорғау, қауiпсiздiк техникасы және өртке қарсы
қорғаныстар.
Хатшы-референттерге мынадай қызметтер жүктеледi: кәсiпорынның құжаттары
бойынша ақпараттық-анықтамалық қызмет көрсету; кәсiпорынның құрылымдық
бөлiмшелерi мен филиалдарындағы iс жүргiзудi ұйымдастыруға әдiстемелiк
басшылық және бақылау; кәсiпорынның кеңесшi органдарының қызметiн құжаттау;
басшылықты жедел-ұйымдастыру қызметiмен қамтамасыз ету; кадр құжаттарын
жүргiзу және ресiмдеу, есепке алу (қызметкерлер жөнiндегi инспектор
болмаған жағдайда).
Хатшы-референттiң мiндеттерi: кәсiпорынның қаржы-шаруашылық қызметiн
қамтамасыз ететiн қажеттi құжаттарды дайындауды жүзеге асыру; құжаттарды
қабылдау, тiркеу, есепке алу, орындалуын қадағалау, ақпараттық-анықтамалық
қызмет көрсету және құжаттық ақпараттарды сақтау; кәсiпорынның басшысына
қол қоюға апарылатын құжаттардың дайындалуының, дұрыс жасалуының,
келiсiлуiнiң, бекiтiлуiнiң сапасын қадағалайды; басшылардың құжаттары мен
тапсырмаларының орындалуына бақылау жасайды, сапалы түрде тез жасалуға
жiберiлген тапсырмалардың жедел орындалуы үшiн шаралар қолданады;
дайындықты ұйымдастыру, шешiм қабылдау және оны орындау үшiн тиiстi
адамдарға жеткiзудi жүзеге асырады; басшыға берiлетiн анықтамалар мен
баяндамаларға талдау жасайды, олар бойынша құзіретті тұжырым ұсынады;
кәсiпорынның ағымдағы қызметiне байланысты ұйымдармен (коммерциялық және
мемлекеттiк) және жекелеген азаматтармен жедел байланысты жүзеге асырады
(телефон, факс); келушiлердi қабылдайды.
Кәсiпорынның кадр қызметi құжаттамаларын қамтамасыз ету жөнiндегi
жұмыстарды орындайды: жеке құрам бойынша бұйрықтарды ресiмдеу; жеке
карточкалар немесе жеке парақтардың нысандарын ресiмдеу; еңбек кiтапшаларын
толтыру; еңбек шарттарын (келiсiм-шарттарын) жүргiзу және ресiмдеу; icсапар
құжаттарын ресiмдеу; еңбекке уақытша жарамсыздығы туралы құжаттарды
ресiмдеу; жұмыс уақытын есептейтiн табельдi жүргiзу; еңбек стажы және
жалақы туралы анықтамалар беру. Машинкаға басылған және көшiрiп-көбейту
жұмыстарының орындалуын қамтамасыз етедi. Жыл сайын құжаттарды мұрағатқа
өткiзу немесе жоюды жүзеге асырады. Кәсiпорынның қаржы-шаруашылық саласы
бойынша басшының жекелеген тапсырмаларын орындайды.
Хатшы-референттiң құқықтары: қызметкерлер мен мамандардан керектi
материалдарды талап етедi, сонымен бiрге басшының тапсырмасын кешiктiрiп
орындағандардан түсiнiктеме алады; құжаттарды қарап, оларды орындау үшiн
басшыларға және кәсiпорынның мамандарына жiбередi; Iс қағаздарын жүргiзу
туралы нұсқаулықты, құжаттарды ресiмдеудегi халықаралық ережелердi бұзып
дайындалған құжаттарды орындаушыларға өндеуге жiберiп, дұрыс орындауын
талап етедi; өзiнiң құзiретi шегiнде басқару қызметiнiң құжаттарына белгi
соғады; кәсiпорын қызметiн құжаттамалық қамтамасыз ету жұмысын жақсарту
жөнiнде және электрондық техниканы қолдану негiзiнде басқару жұмысының
әдістері мен нысандарын одан әрi жетiлдiру жөнiнде басшылықтың қарауына
ұсыныстар енгiзедi; кәсiпорын басшыларынан қызметтiк мiндеттерiн орындау
үшiн және кәсiпорын қызметi барысында жинақталған барлық құжаттарды сақтау
үшiн қажеттi жағдай жасауын талап етедi; КҚ немесе Өте құпия, ҚПҮ
(қызметте пайдалану үшiн) деген белгiлерi бар құжаттармен жұмыс iстейдi; өз
құзiретi шегiнде шешiмдер қабылдайды. Құжаттардың орындалуын тексеру
мәселелерi бойынша және басшылыққа қажет ақпараттарды ұсынуға байланысты
кәсiпорынның барлық қызметтерiмен (қызметкерлерiмен) өзара байланысты
ұйымдастырады.
Хатшы-референт мына жұмыстарға жауапты болады: кәсiпорынның басшысына
қол қоюға апарылатын құжаттардың сапасына; құжаттарды тiркеудегi және
жүргiзудегi салақтық пен ұқыпсыздыққа; құжаттардың сақталуына, КҚ, Өте
құпия, ҚПҮ деген белгiсi бар мәлiметтердi жария етпеуге; осы нұсқаулықта
көзделген лауазымдық мiндеттердi орындамаған немесе уақытында орындамаған
жағдайларға жауапты болады.
4. Өткізілген мәжілістердің (кеңестердің) жұмыс мазмұны
Хаттама – мекеменің, ұйымның, кәсіпорынның жиналыстары мен
мәжілістерінде, кеңестерде, конференцияларда мәселені талқылау мен шешім
қабылдаудың барысы туралы мәлімет беретін ұйымдастырушы-өкімдік ресми
құжат. Хаттамалар – құжаттың аты жазулы баспаханадан басылған парақта
немесе кәдімгі А4 қағаз беттеріне толтырылады.
Толтыру тәсілі мен көлемі жағынан хаттамалар стенография, фонография,
конспект түрінде және сөйлеген сөздердің мазмұны жазылмаған ықшамды түрде
болып келуі мүмкін.
Қысқа хаттамаларда (оның мәтінінде) күн тәртібі, сөйлеушілердің аты-
жөні, сөйлеген сөздерінің тақырыбы және қабылдаған шешімдер көрсетіледі.
Сөйлеген сөздерінің мәтіні келтірілмейді. Толық хаттамаларда сөздердің
барлығы көрсетіледі. Хаттаманың толықтық дәрежесін жиналыстың өзі
айқындайды. Бұл жағдайда құжаттың заңдылық жағын қамтамасыз ету қажет.
Құжаттың заңдылық жарамдылығы барлық қажетті деректермен, олардың дұрыс
толтырылуымен және хаттамадағы мәліметтердің шындыққа сәйкестігімен
анықталады.
Хаттаманың мәтіні екі: кіріспе және негізгі бөліктен тұрады. Кіріспе
бөлігі ағымдағы және үздікті ақпаратты қамтиды. Ағымдағы ақпарат –
Бастығы, Хатшы, Қатысты терминдерінің қолданылуы барысында беріледі.
Бұл сөздерді сол жолдан бастап үлкен әріптермен жазады. Тұрақты жұмыс
істейтін алқалы орган отырысының хаттамасында алқалы органның қатысқан
мүшелерінің тегі әліпбилік тәртіп бойынша дербес жазылады. Олардан кейін
лауазымы мен ұйым атауын көрсете отырып шақырылғандардың тегі жазылады.
Кіріспе бөлім күн тәртібімен – күн тәртібінде әр тармақтағы баяндаушыны
көрсете отырып маңыздылығына қарай орналастырылған, қарастырылатын
мәселелердің тізімімен аяқталады. Әр мәселе араб цифрмен нөмірленеді және
оның атауы сол жақ жиегінің шегіне басылып шығарылатын "Туралы" деген
көмекші сөзбен басталады. Кейбір жағдайда күн тәртібі хаттамаға қоса беріле
алады, бұл жағдайда хаттамада мәтінің алдында "Күн тәртібі бар" деген жазба
жазылады.
Үздікті ақпаратқа – басшылардың, хатшылардың, қатысушылардың аты-жөні,
қызметі жатады. Оларды табулятордың екінші жолынан бастап жазады.
Коллегиялық орган мүшелерінің фамилиясы алфавиттік тәртіппен сызықты
үтір арқылы жазылады. Сызықтарды 1 интервал бөледі. Егер, коллегия мүшелері
15 адамнан көп болса, онда олардың жалпы саны көрсетіліп, қосымша тіркеу
парағы қосылады. Шақырылғандардың фамилиясының қасына лауазымы, қандай
мекемеде жұмыс істейтіні жазылады. Оларды тіркеу тәртібі, коллегия
мүшелерін тіркеу тәртібіндей.
Кіріспе бөлім күн тәртібімен аяқталады. Күн тәртібі тіркесі сол
сызықтың басынан басталып жазылады. Қызыл сызықтан күн тәртібінің пункттері
басталып жазылады. Оларды араб таңбаларымен нөмірлейді. Қажетті сұрақтар
күрделілік дәрежесіне қарай қаралады. Сұрақтар нақты болуы тиіс, Әртүрлі
мәселелер пункті қарауға жіберілмейді.
Негізгі бөлім мынадай түрде жасалады: тыңдалды – баяндама жасап, сөз
сөйленді – қаулы (шешім) қабылдады, әрбір сұраққа жеке-жеке тоқталу.
Хаттаманың негізгі бөлімі күн тәртібінің тармақтарына сәйкес келетін
бөлімдерден тұрады. Әр бөлімнің мәтіні: бас әріптермен жазылатын ТЫҢДАДЫ –
СӨЗ СӨЙЛЕДІ – ҚАУЛЫ ЕТТІ (ШЕШТІ) деген жүйе бойынша құрастырылады.Қызыл
жолақтан баяндамашының аты-жөні, қызметі (атау септігінде) басталып
жазылады.
Сызықша қойылып үлкен әріппен басталып баяндаманың қысқаша мазмұны
жазылады. Егер, баяндаманың мәтінін баяндамашы оқыса онда қысқаша мазмұнның
орнына Баяндама тыңдалды сөйлемі жазылады. Баяндама жасалынды сөзінен
кейін қызыл жолақтан басталып атау септігінде сөз сөйлеушінің аты-жөні
жазылады (жақшада қызметін көрсетуге болады), сызықшадан кейін үлкен
әріппен қысқаша мазмұны жазылады. Сұрақтар мен жауаптар БАЯНДАМА ЖАСАЛЫНДЫ
бөлімінде тіркеледі. Сөздерін – сұрақтарды және жауаптарды жазбайды. Сөз
сөйлеушінің аты-жөнінен кейін сызықша қойылып сұрақтың немесе жауаптың
қысқаша мазмұны жазылады.
ХАТТАМА үлгі-формулярының деректемелері:
- мекеменің (ұйым, кәсіпорын) атауы – құжаттың авторы;
- құжаттың атауы - ХАТТАМА;
- мәжілістің өткен күні;
- индексі (нөмірі);
- жиналыс (мәжіліс) өткен орын;
- бекіту грифі (егер қажет болса);
- тақырыбы (жиналыстың, алқалық органның атауы);
- қатысқандар туралы мәлімет (саны, аты-жөні, лауазымы);
- күн тәртібі;
- негізгі және кіріспе бөлімнің мәтіні;
- қолы;
- келісім мөрі (қажет болса);
- құжаттың орындалуын және іске асырылуы туралы мәлімет.
Баяндамалар мен сөйлеген сөздердің негізгі мазмұны хаттама мәтінінде
орналастырылады немесе оған қоса беріледі; соңғы жағдайда мәтінде "Сөйлеген
сөздердің мәтіні бар" деген сілтеме жасалады. Қабылданған шешімдер толық
басылып шығарылады, қажет жағдайда дауыс берудің қорытындысы
көрсетіледі. Қысқаша хаттаманың мәтіні де екі бөлімнен тұрады. Кіріспе
бөлімде күн тәртібі көрсетілмейді.
Қысқаша хаттаманың негізгі бөліміне қарастырылып отырған мәселелер және
олар жөнінде қабылданған шешімдер енгізіледі. Мәселелердің атауы
нөмірленеді және "Туралы" деген көмекші сөзден басталады, орта жолда басып
шығарылады және соңғы жолдың төменгі жағынан бір сызықпен сызылады.
Сызықтың астыңғы жағында аталмыш мәселенің талқылауына қатысқан лауазымды
тұлғаның тегі, мәселеге қатысты қабылданған шешім көрсетіледі.
Хаттаманың тақырыбына алқалы қызмет түрі мен алқалы органның атауы атау
септігінде көрсетіле отырып (қызметкерлердің жиналысы, кеңес отырысы және
басқалары) енгізіледі. Хаттамаға отырысқа төрағалық етуші мен хатшы қол
қояды. Хаттаманың уақыты, отырыстың уақыты болып табылады.
Хаттамалардағы әр топқа күнтізбелік жыл шегінен реттік нөмір қойылады:
жиналыстар, кеңестер, алқалық хаттамалар, техникалық, ғылыми және
сараптамалық кеңестердің және басқаларының хаттамалары. Бірлескен
отырыстардың хаттамаларында кеңеске қатысқан ұйымдар хаттамаларының реттік
нөмірлерінен тұратын құрамалы нөмірлер болады.
Хаттамалардың көшірмелері немесе қабылданған шешімдер хаттамадан үзінді
ретінде мүдделі ұйымдар мен лауазымды тұлғаларға таратылу тізіміне сәйкес
жіберіледі. Таратылу тізімдемесін қарастырылған мәселені әзірлеген
құрылымдық бөлімшенің жауапты орындаушысы құрастырады және қол қояды.
Хаттамалардың көшірмелері мен олардың үзінділері ұйым мөрімен
куәландырылады.
5. ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУДІҢ КОМПЬЮТЕРДЕГІ ЕРЕКШЕЛІКТЕРІ
Электронды техника құжаттарды толтыруды, іздеуді анағұрлым оңайлатып,
оны басқаруды жеңілдетеді. Дербес компьютер құжаттарды толтыру жағдайын да,
кәсіпорынның құжат айналымын да жеңілдетеді.
ДК пернетақталары жазу машинкасы сияқты мәтінді құрастырып, принтердің
көмегімен оны көбейте алады. Дискетке жазылған мәтін файлға қойылып, ұзақ
сақталады және оны кез келген уақытта дисплей экранына не қағазға түсіруге
болады.
Одан өзге, ДК арнайы бағдарламаның көмегімен басылған мәтінді толықтай
не ішінара редакциялауға мүмкіндік береді. Ондай бағдарламаны мәтіндік
редактор немесе мәтіндік процессор деп атайды.
Ақпараттарды құжатта сақтауға байланысты кез келген басқарушылық шешім
міндетті түрде құжаттық нысанда тіркеледі.
Егер құжатты жасау әдетте құрылымдық бөлімшелердің басшылары мен
мамандарының функциялары болып табылса, онда оларды ресімдеу, тәртіп
бойынша, хатшыға немесе басқарманың құжаттық қызмет ету (БҚА) қызметіне
тапсырылады. Бүгінде компьютер құжаттарды жасаудың және сараптаудың негізгі
құралы болып табылады. Қызметтік құжаттарды ресімдеу стандарттармен
тәртіпке келтірілген, жасалу тәсіліне тәуелсіз.
Басқару қызметінде орын алған стандартты емес жағдайды көрсететін жеке
мәтінде құжатты жасауды талап ететін жағдайлар кездеседі. Мұндай құжатты
жасау кезінде де компьютер көмегі қажет.
Іс жүрізудегі компьютерлік технологиялар
Көптеген іс жүргізушілерге құжаттарды ашу, жасау және өңдеу сияқты
дағдылы әдістермен жақсы таныс. Басқару саласында компьютерлік
технолгияларды енгізілуі жоғарғы әдіспен іс-жүргізуге құжаттамалармен
қамтамасыз етудің жарқын бейнесі.
Анықтамалық құрастырушылар дербес компьютерде құжаттармен жұмыс істеу
ақпараттарын барынша жинақтап және жүйелеп, компьютерлік технологиялар
басқару саласында еңбек өнімділігін қалай өзгерте алатындығын көрсетуге
әрекеттенеді.
Компьютерлік технологиялардың мүмкіндіктері:
• Құжат құруға көмек
• Белгілі бір уақытта құжатты тапсыру
• Құжатты тіркеу
• Құжаттың орындалуын қадағалау
• Электрондық мұрағат көмегімен құжаттың сақталуы
Дербес компьютермен жұмыс жасау іс-жүргізуде тапсырмалар мен
ұтанымдарды өзгертпейді, бірақ жұмыс істеу әдісін жеңілдетеді және
құжаттармен жұмыс істеуге жігерлендіреді. Сондықтан да хатшылар өзінің
белгілі жұмыс істеу әдісінен компьютерлік әдіске жылдам көше алады, өйткені
онда барлық атқарған істері электронды түрде сақталады. Дербес компьютермен
жұмыс істеу әсіресе мекеме басшыларына өте қолайлы. Олардың жұмысы жылдам
өңделеді, қажетті мәліметтерді тез арада алады.
Құжаттарды компьютерге ендіру
• Мәтінді механикалық теру
Дербес компьютерде құжатты жүргізудің бұл түрі басу машинкасында
теруден түк айырмашылығы жоқ. Бұл теру пренетақтаның көмегімен жүргізіледі.
• Мәтінді автоматты қосу.
Сканерлер – ақпаратты парақ бетінен дербес компьютерде графикалық
бейнемен енгізеді. Графикалық бейнеде шығарған мәтін енді арнайы
бағдарламалармен мәтінді түсінетін түзетулерді қажет етеді. FineReader
бағдарламасы мәтінді түсінуге және дербес компьютерлерге қажетті сәйкес
мәтіндік файлдарды бейнелейді. Осы уақытта компьютерлерде дауысты есту
бағдарламалары енгізілген. Пайдаланушы мәтінді дауыстық картаға қосылған
микрофонды оқиды, компьютер дауысты өзі танып қажетті мәтінді жобалайды.
Ары қарай мәтін файлда жазылып, WinWord редакторында редактірленеді.
Мәтіндерді бір тілден екінші тілге аудару
ДК көмегімен мәтіндерді аудару барлық негізгі европа тілдерін автоматты
тәртіппен жасайды. Тек қана кейбір қосымша мәтінді редактірлеу қажет
болады. Бұл құжаттарды аударуда уақытты азайтады және еңбек өнімді болады.
STILIS автоматты аудару бағдарламасы WIN WORD – та шығарылады. Файлдардан
текстерді аударады және сақтайды.
STILIS LINCFO OFFISE бағдарламасы пакеті – тексті аударуды және
көшіруді жасайды. Одан кейін басуға және электрондық поштамен жіберуге
болады және WIN WORD жұмысты ары қарай істеуге пайдаланылады.
EXCEL кестелік редакторы негізінде жинақтық істерді қалыптастыру
ДК – де пайдаланушыға қатысты EXCEL бағдарламасы бар. Ол іс сызығында
вертикалды бағаналарды әріптік мағынада және реттік нөмірлер мен сызықшалар
кестесін береді. Бағаналар мен сызықшалар қиылысуында ұяшықтар пайда
болады, оларда сәйкес әріптер мен нөмірлерге мекен – жайлар болады. Мысалы:
А7, В3.
Бағдарлама кез – келген ұяшықты оның мекен-жайы бойынша жылдам табуға
және оған кез – келген мәліметті енгізуге немесе өзгертуге мүмкіндік
береді. Ұяшықты мәтінмен немесе сандық мәліметтер толтыруға болады. Әр
бағана басынан басталады, ал сызықшаларға құжаттың мәліметтері орналасады.
6. ҚЫЗМЕТТІК ҚҰЖАТТАР
БҰЙРЫҚ – (негізгі қызмет бойынша) мекеме басшысының жеке басшылықты
негізге ала отырып мекеменің негізгі және қауырт жұмыстарын (тапсырмаларын)
шешуге бағытталған құқықтық акті. Бұйрық – бұл, негізгі тұлға (тәртіп
орнатушы) басқаратын құжат. Бұйрықпен мекеменің қызмет тәртібі (реті);
жұмысты ұйымдастыруда шешім мен жүктеме; ұйымдық мекемелер; жұмыстар саны,
есебі; тексерудің қорытындылары және т.б. беріледі.
Бұйрықты тек керекті жағдайда ғана шығарады. Бұйрыққа өзгертуді,
қосымша сөз қосуды, жоюды тек жаңа бұйрық беру негізінде іске асырады.
Бұйрық жобасының дайындығына келесі сатылар жатады:
- сұрақтың мәніне қарау; осы сұрақ бойынша басылған заң шығарушы
актілермен және басқа құжаттармен танысу, мекеменің ақпаратты-анықтамалық
құжаттарын қайта қарау (анықтамалар, есептер, хаттар);
- құжаттың мәтінін дайындау;
- мәтіннің келісімдігі;
- бұйрыққа қол қою;
- орындаушылардың есіне.
Бұйрықтың мәтіні екі бұйрық беруші және анықтаушы бөліктен тұрады.
▪ Анықтаушы бөлігінде деректер баяндалады, бұйрық шығару үшін
қандай себебі мен мақсаты бар екендігі айқындалады. Егер, бұйрықтың
негізіне мемлекеттік ұйымдар құжаты тиісті болса, онда құжаттың аты,
авторы, уақыты, күні, нөмірі, бас әрпі, сөзі көрсетілуі тиіс. Анықтаушы
бөлімнің жоқ болуы да мүмкін.
▪ Бұйрық беруші бөлігі БҰЙЫРАМЫН сөзімен басталады, табулятордың
нольдік жағдайында (сол жақтан) бас әріптермен жазылады.
Бұйырушы пунктер мынадай жүйеде (нобайда) жасалынады:
- орындаушы, атқарушы (қызметкердің аты, фамилиясы, аты-жөні
немесе құрылымдық бөлім, мекеме);
- іс-әрекет;
- уақыт, берілетін мерзім.
Бұйрық соңғы пункті келесі түрде беріледі: бұйрықтың орындалуын жүктеу
(қызметкердің аты-жөні, фамилиясы). Егер басшы бұйрықтың орындалуын өзі
қадағаласа онда жүктеу пунктін жазу керек емес. Бұйрықтың уақыты – оған қол
қойылған уақыт, оның жарамды уақыты. Бұйрыққа мекеме басшысы қол қояды, ол
болмаған жағдайда – орынбасары. Бұйрықта басшылықта жазылған басшы болмаса
онда бұйрық қайта жазылады.
Бұйрықты дайындау құрылымдық ұйымға, арнайы қызметкерге беріледі.
Бұйрыққа өзгертулер мен толықтырулар қол қоюшының рұқсатынсыз енгізілмейді.
Бұйрықтың жобасына бұйрық тиісті ұйымдар, қызметкерлер, бөлімдер тізімі
жіберіледі. Бұйрықтың ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Ұқсас жұмыстар
Пәндер
- Іс жүргізу
- Автоматтандыру, Техника
- Алғашқы әскери дайындық
- Астрономия
- Ауыл шаруашылығы
- Банк ісі
- Бизнесті бағалау
- Биология
- Бухгалтерлік іс
- Валеология
- Ветеринария
- География
- Геология, Геофизика, Геодезия
- Дін
- Ет, сүт, шарап өнімдері
- Жалпы тарих
- Жер кадастрі, Жылжымайтын мүлік
- Журналистика
- Информатика
- Кеден ісі
- Маркетинг
- Математика, Геометрия
- Медицина
- Мемлекеттік басқару
- Менеджмент
- Мұнай, Газ
- Мұрағат ісі
- Мәдениеттану
- ОБЖ (Основы безопасности жизнедеятельности)
- Педагогика
- Полиграфия
- Психология
- Салық
- Саясаттану
- Сақтандыру
- Сертификаттау, стандарттау
- Социология, Демография
- Спорт
- Статистика
- Тілтану, Филология
- Тарихи тұлғалар
- Тау-кен ісі
- Транспорт
- Туризм
- Физика
- Философия
- Халықаралық қатынастар
- Химия
- Экология, Қоршаған ортаны қорғау
- Экономика
- Экономикалық география
- Электротехника
- Қазақстан тарихы
- Қаржы
- Құрылыс
- Құқық, Криминалистика
- Әдебиет
- Өнер, музыка
- Өнеркәсіп, Өндіріс
Қазақ тілінде жазылған рефераттар, курстық жұмыстар, дипломдық жұмыстар бойынша біздің қор #1 болып табылады.
Ақпарат
Қосымша
Email: info@stud.kz