Шағын кәсіпорынның шығыны мен кірісін есептейтін ажо жасау атты дипломдық жұмысқа патенттік ізденіс


Дипломдық жобаның тақырыбы: Шағын кәсіпорынның шығыны мен кірісін есептейтін АЖО жасау

Жетілдірілетін жобаның қысқаша сипаттамасы:

• Көп жүйелігі. Мәліметтер базасында кез-келген кәсіпорынның қызметкерлер тобы және олардың атқаратын қызметтері, кәіпорынның ұжымдық тобы, олардың шығындары мен кірістері, пайда қорлары, шығындары және пайдалар мен шығындар қалдықтары сақталған.
• Кәсіпорынның шығыны мен кірісін есепке алатын ақпараттық жүйе осындағы қызметкерлердің жұмсаған қаржыларын және олардан түсетін пайда қорларын есепке алуы тиіс.
• Әр түрлі критерилер бойынша мәліметтерді жүргізудің максималды тиімділігі және жылдамдығы. Мәліметтерді баспаға жібері мүмкіндігі.
• Базадағы мәліметтерді лезде өзгерте алу мүмкіндігі.

1С Кәсіпорын программасы барлық бөлімдер бойынша статистикалық және аналитикалық бухгалтерлік есептер жүргізуге арналған. Оны ДИЦ ғылыми-зерттеу орталығы жасаған. Өзім жұмыс істеген оның версияларының ішіндегі ең алғашқысы - 3.0 версиясы. Аналитикалық есеп табиғи және бағалық түрде аналитикалық есеп нысандары бойынша жүргізіледі. Бағдарламаның жетекшілігі де екі кітапқа бөлінген: «Қолданушы жетекшілігі» және «программист жетекшілігі». Өткізулерді енгізуді қолмен теруге болады, бірақ негізінен ол үшін өткізуді 1 ден шексіз мөлшерге дейін генерациялайтын бланкілер қолданылады.
Осы дипломдық жобада істелген жұмысқа қарап, біз бұл программаның тек қана бухгалтерлік есептеулер ғана жүргізбейтінін, яғни оның конфигурациясын өзгерте отырып, қоғамның әр түрлі салаларына арналған программалар құруға болатынына көз жеткізуге болады.

Пән: Автоматтандыру, Техника
Жұмыс түрі: Материал
Көлемі: 70 бет
Бұл жұмыстың бағасы: 300 теңге




Кiрiспе

Құжат-кез-келген кәсiпорынның қызметiнiң базасын құрайтын ақпаратты
көрсетудiң негiзгi тәсiлi болып табылады. Ақпарат құрылымдық болады, оны
сақтаумен және басқарумен мәлiметтер базалары және қолданбалы ақпараттық
жүйелер айналысады. Сонымен құрылымдық және құрылымдық емес құжаттар
арасында бiртектес байланыс болады. Құрылымдық ақпаратты сақтауды және
өңдеудi автоматтандыру қажеттiгiне күмән келтiруге болмайды, өйткенi ол
орындаған ақпараттың үлкен көлемiн қолмен iстеу мүмкiн емес. Осыған орай
электронды құжаталмасудың негiзгi артықшылықтарын атап көрсетейік:
• Электронды құжаталмасудың тиiмдiлiгi кәсiпорынның жалпы жұмыс
тиiмдiлгiн жоғарылатады;
• Архивтердегi сақталатын құжаттар саны өте көп болғанда, жұмыс ауданын
қысқартуға әкеледi;
• Қажеттi құжаттарды iздеу және оларға ену жылдамдығын арттырады. Бұл
оның тиiмдiлiгiнiң ең алдыңғы көрсеткiшi.
• Көшiрмелерге, канцеляриялық тауарларға шығындардың азаюы;
• Орындаушылар арасында құжаттарды беру уақытын қысқарту;
Осы дипломдық жобаның мақсаты-ЖШС НҰР жеке кәсiпорынының
автоматтандырылған құжат алмасу жүйесiн жасау.
Дамудың әрбір кезеңінде адамзаттың алдында ақпарат жинақтау, өңдеу
және тарату мәселелері тұрды. Көп уақыт бойы осы мәселені шешудің негізгі
құралдары ретінде адам миы, тіл және есту мүшелері қолданылып келді. Ең
алғашқы өзгеріс жазу өнерінің келуімен, одан соң кітап басудың шығуымен
болды. Осы кезеңдегіақпарат тасығыш құралы ретінде қағаз қолданылды.
Осы жағдай ЭЕМ-нің келуімен түбірімен өзгерді. Алғашқы ЭЕМ-ры
үлкен автоматты арифмометрлер ретінде қолданылды. Бұл қадам адам қызметінің
ақпаратты өңдеудегі негізгі бөлім болып табылатын кешенді автоматтандыруға
ауысты.
ЭЕМ-рын жүйелік қолданудың әлемдік тәжірибедегі бір мысалына
мәлеметтерді өңдеу жүйесін, мысалы банктік операцияларды, бухгалтерлік
есептерді, билеттерді өңдеуді автоматтандыру жатады. Осындай операциялардың
тиімділігі автоматтандырылған ақпараттық базаларға сүйенеді. Бұл дегеніміз,
ЭЕМ-ң жадысында жүйенің жұмысына қажетті ақпарат сақталады.
Кезекті есепті шешу кезінде жүйе көп емес қосымша ақпаратты еңгізуді
ғана қажет етеді, ал қалғаны ақпараттық базаның өзінен алынады. Жаңа
еңгізілген ақпараттың әр бір бөлігі жүйенің ақпараттық базасын өзгертеді.
Ақпараттың ЭЕМ-ң жадысында сақталуы оған жаңа динамамикалық сапа
береді. Жаңашыл ЭЕМ-ғы автоматты баспаға шығару қызметі қажетті жағдайда
осы ақпараттан таңдау бойынша кез-келген мәліметті қағазға шығарып береді.
Қазақстанда қоғамдық өмірдің барлық жағына әсер ететіндей үлкен
экономикалық өзгерістер болып жатыр. Бұл өзгерістер, әсіресе, бухгалтерлік
есепті жүргізу әдістемесі облысында анық көрінген. Соңғы екі жылдың ішінде
осы облысқа қатысты, есепті жүргізудің әдістемесін толығымен өзгерткен екі
заңды акт қабылданды. Біріншіден, есептің жаңа Жобасы [7] қабылданды,
екіншіден, бухгалтерлік және салықтық есеп бөлінді. Бухгалтерге жүктелген
істер де арта бастады.
Бухгалтерлік есеп қазіргі кездегі кәсіпорынды басқарудың эффектілігін
анықтайтын факторлардың бірі болып отыр және оның енгізілуіне дұрыс қарау
кәсіпкерлікте үлкен табыстылыққа қол жеткіздіреді. Бухгалтерлік есептің
берілгендерін менеджерлар, экономисттер, қаржылық жобалау бөлімшесінің
қызметкерлері, өндірістік учаскілердің басшылары, сол сияқты инвесторлар,
аудиторлар, салық органдары қолдана алады және бұл оның кәсіпорынды басқару
жүйесіндегі орнының ерекше екендігін көрсетеді. Өзімен шаруашылық
процестердің ақпараттық жүйесін білдіріп, бухгалтерлік есеп қазіргі кездегі
кәсіпорындарда үлкен номенклатурасымен, шаруашылық операциялар ағынының
үлкен тығыздылығымен, есептің берілгендерін өңдеу уақытына қойылатын қатаң
талаптармен сипатталады.
Бухгалтерлік есепті, сол сияқты аналитикалық және оперативті
есептерді қазіргі талаптар негізінде жүргізу ақпараттық технологиясыз
мүмкін емес. Сондықтан кез келген кәсіпорында ерте ме, кеш пе бухгалтерлік
есепті автоматтандыру сұрағы туындайды. Басқарманың осындай тенденцияға бей
– жай көз қарасы бір қатар проблемаларға әкеледі. Мысалы, құжаттардың
жоғалуы немесе басшының қате сома көрсетілген келісімге қол қоюы.
Нәтижесінде, басқарма осы немесе басқа да проблеманы шешудің ұйымдасқан
түрін табады – бухгалтерлік есепті автоматтандыру.
Бухгалтерлік есепті автоматтандыру арқылы ұйымның алдында тұрған бір
қатар аталмыш тапсырмаларды [9] орындауға болады:
• тапсырманы орындауды автоматты бақылау есебінен басқарудың
эффектілігін қамтамасыз ету;
• білімді жіне ақпаратты эффектілі басқарудың, кірістің және жинақтаудың
жүйесін қолдау;
• кәсіпорынның ішкі айналымынан қағаз құжаттарын алып тастау;
• оперативті электронды архивтің бар болу есебінен қағаз құжаттарды
сақтауды арзандату және маңызды оңайлату;
Біздің елімізде Б. В. Алахов, В. Б. Ефетов и Ю. П. Максимов – тің
[10] жұмыстарымен бухгалтерлік есепті автоматтандыру үшін программалық
қамсыздандырулар жасалып жатыр. Бұл облыстағы өзгерулер ескерілген,
біріншіден, заң шығару органдарындағы тұрақты өзгертулерге байланысты,
екіншіден, ақпараттық технология облысындағы прогресске байланысты.
Қазіргі кездегі бухгалтерлік есептің жүйелері өз іштеріне кәсіпорынның
административті қызметінің барлық учаскілерін қамтитын бухгалтерлік және
аналитикалық есепті жүргізудің құралдарын қосады.

1 Патенттік ізденіс

Шәкәрім атындағы Семей мемлекеттік университеті
Автоматтандыру және басқару кафедрасы

БЕКІТЕМІН
Кафедра меңгерушісі____________А.Д.Золотов
______________________2008ж.
(дата) (айы)

Дипломдық жобаның тақырыбы: Шағын кәсіпорынның шығыны мен кірісін
есептейтін АЖО жасау

Жетілдірілетін жобаның қысқаша сипаттамасы:

• Көп жүйелігі. Мәліметтер базасында кез-келген кәсіпорынның қызметкерлер
тобы және олардың атқаратын қызметтері, кәіпорынның ұжымдық тобы, олардың
шығындары мен кірістері, пайда қорлары, шығындары және пайдалар мен
шығындар қалдықтары сақталған.
• Кәсіпорынның шығыны мен кірісін есепке алатын ақпараттық жүйе осындағы
қызметкерлердің жұмсаған қаржыларын және олардан түсетін пайда қорларын
есепке алуы тиіс.
• Әр түрлі критерилер бойынша мәліметтерді жүргізудің максималды тиімділігі
және жылдамдығы. Мәліметтерді баспаға жібері мүмкіндігі.
• Базадағы мәліметтерді лезде өзгерте алу мүмкіндігі.

1С Кәсіпорын программасы барлық бөлімдер бойынша статистикалық және
аналитикалық бухгалтерлік есептер жүргізуге арналған. Оны ДИЦ ғылыми-
зерттеу орталығы жасаған. Өзім жұмыс істеген оның версияларының ішіндегі ең
алғашқысы - 3.0 версиясы. Аналитикалық есеп табиғи және бағалық түрде
аналитикалық есеп нысандары бойынша жүргізіледі. Бағдарламаның жетекшілігі
де екі кітапқа бөлінген: Қолданушы жетекшілігі және программист
жетекшілігі. Өткізулерді енгізуді қолмен теруге болады, бірақ негізінен ол
үшін өткізуді 1 ден шексіз мөлшерге дейін генерациялайтын бланкілер
қолданылады.
Осы дипломдық жобада істелген жұмысқа қарап, біз бұл программаның тек
қана бухгалтерлік есептеулер ғана жүргізбейтінін, яғни оның конфигурациясын
өзгерте отырып, қоғамның әр түрлі салаларына арналған программалар құруға
болатынына көз жеткізуге болады.
Операциялар журналына өткізулерді енгізген соң, өткізулерді
мәліметтер қорына қабылдау үшін журналдарды өңдеу қажет. Бұл бағдарламаның
тағы бір ерекше қасиеті – бірнеше бухгалтерия жоспарларын жүргізу
мүмкіндігі. Бухгалтерия жоспары – бұл күйлеу түрлері (кәсіпорын, көрінетін
журналдар, бланкілер, типтік операциялар, аналитикалық белгілері және
т.б.), яғни әртүрлі бірнеше кәсіпорындарды бір компьютерде бір мәліметтер
қорында жүргізу үшін бағдарламаны күйлеуімізге болады. Бұл мәліметтердің
артуына әкелмейді, себебі әртүрлі фирмалар, мысалы: ортақ бланкілерді,
аналитикалық белгілерді қолдануы мүмкін.
Бүгінгі күні бухгалтерлік бағдарламалар арасындағы ең танымалысы –
1С:Бухгалтерия – әртүрлі бөлімдер бойынша синтетикалық және аналитикалық
бухгалтерлік есеп жүргізуге арналған әмбебап бухгалтерлік бағдарлама.
Аналитикалық есеп табиғи және бағалық түрде аналитикалық есеп нысандары
бойынша жүргізіледі.
Бағдарлама өткізулерді қолмен немесе автоматты түрде енгізуге
мүмкіндік береді. Барлық өткізулерді операциялар журналына енгізеді.
Операциялар журналында өткізулерді көру кезінде оларды кез-келген уақыттық
интервалмен шектеуге, топтастыруға және өткізулердің әртүрлі параметрлері
бойынша іздеуге болады.
Бұл бағдарламаларда кез-келген есепті қалыптасытыру режимі бар, ол
бухгалтерлік тілмен айтар болсақ есеп берудің формасын және мазмұнын
сипаттауға, оған шоттар және аналитикалық есеп нысандары бойынша қалдықтар
мен айналымдарды қосуға мүмкіндік береді. Осы режим көмегімен салық
инспекциясына жіберілетін есептер дайындалған, сонымен қатар бұл режим кез-
келген формада ұйымның қаржы қызметінің анализі үшін ішкі есептер жасау
үшін қолданылады. Сондай-ақ бағдарламада ақпараттардың резервті көшірмесін
сақтау функциясы және архивте текстік құжаттарды сақтау режимі бар.
Бағдарламаны бухгалтерлер ағымдағы заңға және есеп берудің белгілі бір
түріне сәйкес жеңіл күйлей алады. "1С" әртүрлі бағдарламалық және
аппараттық платформалар үшін дайындалған: DOS, Windows, Windows 95,
Macintosh (1996 г.), Power Macintosh (1996 ж.). Жүйенің бірнеше
модификациялары бар: негізгі, кәсіпқой (күрделі бухгалтерлік мақсаттарды
шешуге арналған), желілік.
БЭСТ ПҚ (Интеллект-Сервис фирмасының жобасы) бір-бірімен
байланысқан бағдарламалық модульдердің жиынтығы түрінде дайындалған:күйлеу
және жүйелік утилиталар; басты кітапты (бас бухгалтердің АЖО ) жүргізу;
кассалық операцияларды есептеу; банкпен операциялар есебі; негізгі қаржыны
есептеу; өндірістік запастарды есептеу; тауардар мен дайын өнімді есептеу;
сатуды (өткізуді) басқару; еңбек ақы.
Сатуды басқару, жеткізушілер және сатып алушылармен есептесу, сату
залының операцияларын орындау, тауарлық-материалдық құндылықтар,
номенклатура, сақтау орындары сияқты топтар бойынша кәсіпорын ресурстарвн
есептеу мақсатын шешуге мүмкіндік беретін функциядан басқа БЭСТ – 4 – ке
бірқатар қосымша мүмкіндіктер қосылған. Сатып алуларды басқару атты жаңа
қолданбалы жүйе, жеткізушілер, контрагенттер және сатып алушыалрдың тіркеу
есеп шотының реестрін құрастыруды және одан кейін жетектеуді қамтамасыз
етеді, оның негізінде автоматты түрде сату-сатып алу келісімдері бойынша
есептер қалыптастырылады.
Бөлшек сауда жасайтын кәсіпорындар үшін "БЭСТ-4" әрбір дүкен үшін жеке
прайс-парақтар жүргізуге, сондай-ақ кез-келген мерзімде сату көлемі бойынша
нақтылы есеп алу үшін қолданылатын прайс-парақтар архивін жүргізуге
мүмкіндік береді. Жүйе кассалық аппараттар байланысты жүзеге асырады,
тауарды штрихтік кодтау жүйесін қолдайды. Жүйе тәуелсіз кәсіпорындардың
кез-келген саны үшін есеп жүргізуге және оны автоматтандыру үшін
модульдердің тек қана қажетті жиынтығын пайдалануға мүмкіндік береді.
Жүйенің тағы бір ерекшіліктері ретінде қолайлы интерфейсін көп қызмет
атқару мүмкіндігін нақытылы кәсіпорынның қажеттілігіне сай бағдарламаны
күйлеудің қарапайымдылығын атауға болады.
"Интегратор" пакеті бухгалтерлік есепті кешенді автоматтандыру үшін
арналған. "Интегратор 3.0" версиясының желілік қолдану салалары мен қызмет
түрлері әртүрлі өндірістік кәсіпорындардағы жұмыстары үшін арналған.
"Интегратор 3.0" келесі жүйелерден тұрады: ақша қаражаттары (касса, банк);
дебиторлар және кредиторлар; материалдар өнім тауарлар; МБП; жеткізушілер
және өткізушілер; негізгі қаражаттар және материалдық емес активтер;
өндірістік шығындар; сатып алушылар мен тапсырыс берушілер; кіріс;
салықтар; капитал; қаржылық есеп беру.

Қортынды

Диплом жобасын орындау барысында жүргізілген

патенттік зерттеулер бойынша

Дипломдық жобаның тақырыбы: Шағын кәсіпорынның шығыны мен кірісін
есептейтін АЖО жасау
Іздеу тереңдігі: 2001 жылдан 2006 жылға дейін
1. Патенттік зерттеулер жүргізу алдында қойылған мақсаттарға
қол жетті ме? Жетпесе қандай себептерден?
- Мақсатқа қол жетті, ізденіске сай келетін ақпарат яғни аналогтар табылды.
2. Табылған аналогтардың қайсысы прогрессивтік болады? № 4565 патенті
бойынша Ресей Патент № Ғ 87 D 4525, 112 патенті бойынша анықталды.
Табылған аналогтарының қайсысын жобаланатын техника объектісінде
қолдану пайдалы болады?!
- Патент № Ғ 112 K 100, 112 бойынша , бухгалтерлік есепті
автоматтандыратын программалау жүйесі анықталды
Диплом жобасында жобаланылатын техника объектісіне ұқсас техника
объектілерді сериялап шығаратын қандай еліміздегі және шет елдердегі
фирмалар табылды? Ғылыми-техникалық және патенттік құжаттарды зерттеу
кезінде программалау жабдықтарын шығаратын Қазақстан фирмалары табылған
жоқ.

Тапсырма берілді ______ _____________2008ж.
(уақыты)
(айы)

Орындаушы ____________ Ахметсафин А.
(қолы)
(аты-жөні)

Дипломдық жоба жетекшісі ____________ Жакитов К.

(қолы) (аты-жөні)
2 Техникалық-экономикалық негіздеме

Әзірленген программалық қамсыздандыру ішкі офистерде қолдану үшін
арналған. Фирмадағы өңделетін ақпараттардың көлемінің өсуіне байланысты
құжатайналымның автоматтандырылған жүйесі маңызды болып табылады.
Осы дипломдық жобада әзірленген программдық қамсыздандыру кіші
көлемді ұйымдардың құжатайналымының автоматтандырылған тапсырмаларын
шешеді. Өнім шығындарды және фирмалардағы құжаттармен жұмыс істеу (іздеу,
сақтау, орындалуды бақылау) уақытын азайтады. Сонымен қатар өнім барлық
жерде қолданыла алады.
Осы анализдің методикасы (жағдайлық анализ) программдық өнімнің
бәсекелеге жарамдығын бағалауға және оның күшті және әлсіз жақтарын
бағалуға арналған. Дұрыс жүргізілген анализ программдық өнімнің келешекте
өңделу стратегиясына және оның таралу стратегиясына әсер етуі мүмкін.
Күшті жақтары:
1. программдық өнімнің орнату және қолдану қарапайымдылығы.
2. мәліметтерді бірнеш жыл бойы сақтау мүмкіндігі.
3. мәліметтерді өңдеудің өзіндік технологияларын қолдануы.
4. программдық өнімнің жеңіл модернизациялануы.
5. жұмыс сапалы болу үшін өзіндік мүдделілік.
Әлсіз жақтары:
1. программдық өнімді іске асыру үшін тек бір қолданушының жұмысын іске
асырады.
Мүмкіндіктері:
1. сервистерді кеңейту;
2. программдық өнімді басқа платформаларға көшіру мүмкіндіктері;
3. өнім жұмысының масштабын кеңейту мүмкіндіктері;
4. клиент-сервер технологиясының базасы негізінде көп қолданушы
жүйені құру мүмкіндігі
Өнімге әсер ететін қауіп:
Қауіп факторлері табылмаған
Программдық өнімнің SWOT-анализін жүргізу нәтижесінде күшті жақтары
жіне бірнеше мүмкіндіктер анықталды. Программдық өнімнің қауіп факторлары
табылған жоқ. Осылайша өнеркәсіптің стратегиясы дұрыс таңдалған және
түзетулер қажет емес.
Программдық қамсыздандыруды әзірлеуге және шығындарды есептеу үшін
шығындар калькуляциясы бойынша іске асырылады. Өнімді шығару үшін шығындар
сметасы келесі экономикалық элементер арқылы құрылады:
1) материалдық шығындар
2) еңбекке төлеу фонды
3) әлеуметтік мұқтаждықтарға аударымдар
4) Амортизациялық аударымдар
5) қосымша шығындар.
Бұл бөлім шығындардың келесідей тізімінен тұрады: тікелей материалды
шығындар, жанармайға шығындар, энергияға кететін шығындар, байланыс
қызметтеріне төлемдер, басқа ұйымдардың қызметін қолдануға кеткен төлемдер.
Жанармайға және энергияға шығындар қосымша шығындарға қосылған.
3 Жобаның қойылу анализі

Құжаталмасу мәселесi кейiнгi кезде Қазақстан Республикасының
компьютерлiк баспасөз прессаларында көп көтерiлiп жатыр. Белгiлi-бiр
құрылымның, ұжымның құжат ағындарын айналдыруды оптималдандыруға
негiзделген тиiмдi жүйе құру бүгiнгi күнде сол мекеменiң бәсекеге
қабiлеттiлiгiн жоғарылатуға арналған негiзгi фактор болып табылады. Кез-
келген мекемеде эксперттердiң бағалауы бойынша, дұрыс жобаланып жасалған
сенiмдi құжаталмасу жүйесiнiң болмауы оның құжат айналымының 10%-ға дейiн
төменделуіне әкеледi екен. Ғылым мен техниканың жаңашыл даму деңгейi бұл
мәселенi компьютерлiк ақпараттық технологияларды қолданып шешуге мүмкiндiк
бередi [1].
Отандық нарықта құжаталмасу жүйесiн еңгiзудiң екi бағыты қолданысқа
ие болды: отандық және батыстық. Құжаттармен жұмыс iстеудiң Қазақстандық
тәсiлдерiнiң негiзгi ерекшелiктерiн атап өтейiн:
1 Қазақстанда құжаталмасу вертикальды принциппен жүргiзiледi, яғни
жетекшiден орындаушыға немесе керiсiнше жеткiзiледi. Шетелдерде
горизонтальды принцип қолданылады: ол орындаушыдан орындаушыға ауысып
отырады. [2].
2 Қазақстанда құжат арнайы тiркеу журналдарында, карточкаларда
тiркеледi, бұл құжат жөнiндегi ақпарат жинағыш болып табылады. Сонымен,
құжаталмасу және iс-қағаздарын жүргiзу процесiн іске асыру үшiн осы
құжаттардың мазмұнын түсiнбейтiн, оған ешқандай қатысы жоқ арнайы iс-
жүргiзушi маман отырады. Мұндай тәжiрибе Батыста қолданылмайды. [1].
3 Ұйымдар мен олардың арасында құжаттардың алмасуы Қазақстандық iс-
жүргiзу қызметтерiнде корпоративтiк қана емес Мемлекеттiк стандарттарға
(МЕСТ) бағынады, өйткенi осындай жүйелерге тапсырыс берушiлердiң көпшiлiгi
мемлекеттiк құрылымдар. [4].
4 Ақпараттық және компьютерлiк технологиялардың кең таралуына
қарамастан отандық кәсiпорындардың көпшiлiгi құжаталмасуды әлi күнге қағаз
жүзiнде орындап келедi. Батыста iс-жүргiзу және құжаталмасу көп уақыттан
берi электронды түрге ауысқан. Жүйе ұжымдық жұмыстар (календарлық ұйымдық
құрылымдар, мәліметтерді бірдей қолдану, “жариялау” тақтасы, талқыланатын
форумдар және т.б) үшін орындаушылар барлық құралдармен қамтамасыз
етілетіндей етіп құрылуы қажет. Осылайша қарастырылатын жүйе бизнес-
процестерді және құжат ағымдарын басқарудың автоматтандырылған функциясын
іске асырудан басқа, қосымшаларды ұжымдық қолдану мүмкіндіктеріне ие болу
керек. Олардың айрықшаланатын негіздері ол-бір жұмысшыны немесе бірнеше
қосымшыларды қозғайды, сонымен қатар жұмыстың жүру маршрутын қадағалайды
және оны сипаттайды.
Жұмыстың орындалуын бақылау. Бұл критерий қазіргі заманғы өнеркәсіп
ісі үшін критикалық болып келеді. Құжаталмасудың дәстүрлік жүйесі
көрсетілген функцияларға ие емес. Керісінше, құжаталмасу жүйесі өңдеу
нысандарының орындалу жұмыстарының эстафетасын анықталған технология
бойынша әртүрлі орындаушы группалар арасында бере алатындай, процестің
орындалуын бақылай алатындай, оның норматив бойынша жүруінен ауытқуын
анықтайтындай, процестің жалпы аяқталуына осы ауытқулардың әсерін болжай
алатындай етіп құрылуы керек. Жүйеде құжатайналым процесін басқару тура
оперативті түрде болу қажет; бұл құжаттардың өңделу ретіне қолданушылардың
еңгізген өзгертулері тез және өзара келісімді түрде енуді білдіреді.
Құжаттардың жүру процесінің нақты еңгізілген өзгертулері және орындаушының
аты журналда мунутына дейін дәл тіркеледі. Орындаушының әрекетін толық
бақылау жағдайларында осының арқасында жауапты адамдарға ерекше
жағдайлардың және кешігулердің болғаны туралы мәлімет беруді ұйымдастыруды
қамтамасыз етеді.
Осындай жақындықтың ерекшелігі көрініп тұр. Біріншіден, жұмыстың
орындалуын бақылау функциясына ие жұмыстың ағымын басқару жүйесін еңгізу,
бақылау функциясын сәйкесінше жүйе, орындаушы және кәсіпорын басшысының
арасында үйлесімді түрде қайта бөлуді, шығармашылық мақсаттарды шешу үшін
персоналдың интеллектуалды қорларын көрсетуді қамтамасыз етеді [3].
Екіншіден, жұмысты орындауды басқару есебі құжатайналым жүйесінің бір
функциясы болып еңгізілгендіктен басқару мақсатын іске асыруға субъективтік
фактордың әсерін (орындаушының өзіндік қасиеттері, бақылау нәтижелерін
бұрмалау немесе қателердің болуы және т.б) шектейді. Үшіншіден, көрсетілген
функция кәсіпорынның әр қызметкерінің ісін көріңкі етеді, яғни басқарушыға
қызметкердің қаншалықты жұмысының көптілігін, оның іскерлігін, берілген
есепті шешу үшін өзінің күшін қаншалықты шоғырлайтындығы туралы мәлімет
береді.
Сонымен қатар басқарушы орындаушы ісінің әртүрлі аспектілерін және
құжаттарды өңдеудің нәтижелерін сипаттайтын статистикалық және аналитикалық
мәлімет алуға мүмкіндігі бар.
Жүйе мәліметті ұжымдық түрде қарапайым әдіспен басқарылатындай етіп
құрылуы қажет. Құжатайналымын конфиденциалды түрде ұйымдастыру үшін жүйе
функционалды аяқталған құралдар жиынынан тұруы қажет. Сондықтан ол
қолданушылардан қосымша жөндеулерді сұрамау керек.
Жүйе электрондық және кәдімгі (қағаздық) құжаттардың бірге
қолданылуын қамтамасыз етуі керек. Қолданушыдан да, басқарушыдан да бұндай
жүйе компьютерлік технология облысында арнайы дайындықты және кез-келген
ғылыми методиканы қажет етпейді. Құжатты өңдеу процесін жүйемен дұрыс
жоспарлау үшін көптеген жағдайларда кәдімгі канцеляриялық жұмыс тәжірибесі
ғана қажет[4].
Жүйені таңдау кезінде маңызды критериялардың бірі болып программалық
платформаны (серверлік компоненттер) таңдау болып табылады. Көріп
тұрғанымыздай жүйе таңымал және көп қолданылатын платформада негізделуі
керек.
Ұйымдар көбінесе өздерінің қызметтерінде Microsoft (MS BackOffice, MS
Office) компаниясының жүйелік және қолданушылық программалық негізін үнемі
қолданатындықтан интегралданған шешімді еңгізу салымдардың үнемделуіне
әкеледі. Осылайша арзан бағаға алынған программалық өнімге ие электрондық
құжатайналым жүйесі бірыңғай және толық жүйені құрайды [1].
Құжатайналымды қайта құру, құрылымның өзгеруінен, кәсіпорынның
көлемінен және басқару процестерін жаңарту кезінде пайда болуы мүмкін. Бұл
кезде жұмыс істеп тұрған құжатайналым жүйесінің қайтадан жөнделуін сұрамау
керек. Жүйенің енуі келесі сценаридің біреуімен істелінуі керек: толық
немесе этап бойынша, яғни ең басында іс жүргізу жұмысының критикалық
ауданын қамту және бірте-бірте кәсіпорынның барлық масштабында таралуы
керек. Бұндай жүйе қиын емес процедураларды орындағаннан кейін жұмысын
бастайды. Осының арқасында шығындалған құралдардың тез ақталуын көрсетеді.
Жүйені алғаш рет орнатқан кезде қымбат болып табылатын алдын-ала жобалауды
қажет етпейді, себебі осындай процедуралар кейін де орындалуы мүмкін.
Жоғары сапалық және жүйені басқарудың қолайлығы, жылдам және
қолданушылардың мәліметтерге тез қол жеткізе алатындығы жалпы
орталықталынған мәліметтер қоймасымен іске асырылуы керек.
Жүйе құжаттың барлық өзгертулерден өткен түрлерін сақтау керек.
Осының арқасында қажет болған кезде процестің жүру жолын немесе үлгі
ретінде қажет болатын бастапқы текстерді тез арада қалпына келтіруге болады
[5]. Бұл жағдайда архив мөлшері құрылғының мүмкіндіктерімен шектеледі және
қазіргі заманғы желілік технологияларды қолданған кезде жүйе архиві
көптеген жыл бойы істеген мекемелердің құжаттарын сақтай алады.
Құжатайналым жүйесі арнайы архивтік болып позицияланбайды, бірақ
үлкен көлемді емес кәсіпорын үшін (мысалы, 16 GB-қа дейін Microsoft
BackOffice үшін) көп сақталған мәліметтер архивтік болып қолданылады,
өйткені кейбір жүйелер үшін маңызды функцияларды қамтамасыз етеді
(мәліметтердің тіркелуі, өңдеу механизмі). Әдетте қажет болған жағдайда
құжатайналым жүйесі контекстік іздеуді және тасудың әртүрлі физикалық
түрлерін қолдамайтындықтан, құжат, өзінің белсенді фазасының қызмет ету
кезі аяқталғаннан кейін жүйеден арнайы архивтік жүйеге ұзақ уақыт сақталу
үшін берілуі мүмкін (мысалы, DOCS Open-ге, Excalibur және т.б.) [6].
Жүйе алдын-ала анықталған технологиялық сұлбалар маршруты және
орындаушылармен берілген өзінің деңгейінде белгілі-бір бостандықпен шешім
қабылдау арқылы құжаттармен жұмыстарды ұйымдастыра алатын және орындай
алатын функцияға ие болу керек [5]. Өңдеу процестерін жобалау (және олардың
келешекте орындалуын бақылау) қарапайым және CASE-жүйесінің кейбір
қасиеттеріне ие түсінікті графикалық құрылғыларды қолданумен жүреді. Бұл
еңгізуді, алдын-ала сатып алуды арзандатады және де мәліметтерді жобалаудың
программалық құралдарын меңгеруді қажет етпейді. Жүйе нормалық эксплуатация
режиміне үзіліссіз қалпына қайта келетіндей болу керек, яғни осы арқылы
жұмыс ретіне өзгерістерді және жақсартуларды қажет болған жағдайда еңгізуге
болады.
Құжаттарды өңдеу процестері барлық жүйе масштабында және оның кез-
келген бөлігінде бақыланады және басқарылады. Әр түрлі жерде отырған
бірнеше қолданушылармен құжатты бірге, көп этапты өңдеу олардың тікелей
қатысуын және тікелей байланысын қажет етпейді. Себебі жүйенің әрқайсысы
өзінің жұмысының уақытында орындалуын қадағалайды.
Мәліметтерді бекітілмеген доступтан сақтау. Барлық құжаттар, олардың
өңделу ережелері, жіберу маршруттары және қызметтік мәліметтері қасақана
енуден қорғалуы қажет. Басқаша айтқанда жүйе кепілді тұрақтылық үшін
қабылданған қорғаныс стандартын қолдауы керек (мысалы, Windows NT
деңгейіндегі С2-класы), сонымен қатар қазіргі заманғы криптографикалық
қорғаныс және электронды қол қою құралдар методы қолданылуы тиіс.
4 Кәсiпорындардағы және кiшi офистердегi құжат айналымды жоба аралық
зерттеу

4.1 Құжатайналымды ұйымдастырудың негiзгi принциптерi

Көбінесе барлық кәсіпорындарда, әсіресе мемлекеттің бағынышындағы
кәсіпорындарында жалпы бөлімдер бар. Олардың аттары әртүрлі болуы мүмкін,
мысалы, іс жүргізудің жалпы бөлімі, жалпы бөлім, істерді басқару және т.б,
бірақ ең бастысы-осы бөлімшенің негізі олардың атауларына қарамастан барлық
өнеркәсіпте бірдей және осы кәсіпорында құжаттар ағымын (бұйрықтар, хаттар,
тапсырмалар және т.б) ұйымдастыру болып табылады.
Осы бөлімшелерде қолданылатын құжаттардың негізгі түрлерін және
атрибутикасын, жұмыстардың және құжаттардың ағымын қарастырайық. Ірі
кәсіпорынның орталық құжатайналымымен қоса арнайы құжатайналым бар
(кәсіпорынның бөлімшелерінде, құжатайналымның арнайы бөлімшелерінде және
т.б).
Осы бөлімде кәсіпорын үшін құжатайналымның басқарылатын және тұрақты
ұйымдастырудың негізгі принциптері көрсетілген. Олардың барлығы
әдебиеттерде жазылған және кез-келген басқарушыға таныс, бірақ олар әдетте
орындалмайды.
Құжатайналымның негізгі принципі ол-құжаттың локальды архиві ешкімде
болмауы. Кез-келген құжаттар архивіне енбеген кіруші құжат орындалмайтындар
қатарына енеді. Мекемеде тиісті қызмет орыны бар, яғни канцелярия. Оның
негізі құжаттардың өтуін қадағалау болып табылады. Канцелярияда тіркелмеген
құжаттар әдетте тез жоғалады.
Мекемеде кіруші құжаттардың тек бір каналы ғана болу керек.
Бөлімшелер канцелярияға мәліметтерді тез арада береді ( on-line режимінде).
Құжаттарды осылай тіркеу пунктері канцелярия бөлімшелері болып табылады
[7].

4.2 Құжаттар түрi, тараулары және олардың өзара байланыстары.
Құжаттар атрибуттары

Кәсіпорынның жұмысында қолданылатын құжаттардың сипаттамалары мен
негізгі түрлерін қарастырайық. Кәсіпорынның жұмысында қолданылатын
құжаттардың түрлері өте көп (жек кәсіпорындарда олардың саны 500-600-ге
дейін жетеді). Қолданылатын құжаттардың негізгі түрлерінің саны үшеу ғана.
• Кірістік. Бұл кәсіпорынға сыртқы серіктестіктерден келіп түскен
құжаттар. Көптеген кірістік құжаттар сәйкесінше шығыстық құжаттарды
алдын-ала анықталған мерзімде туғызу керек. Мерзімі нормативтік актпен
немесе кірістік құжатта көрсетілген орындалу мерзімімен анықталады
• Шығыстық. Көптеген шығыстық құжаттар ұйымның кірістік құжаттарға
жауабы болып табылады. Шығыстық құжаттардың кейбір бөлігі кәсіпорынның
өз ішіндегі құжаттар негізінде дайындалады. Шығыстық құжаттардың
кішкене бөлігінің саны кірістік құжаттарды талап етуі мүмкін (мысалы
мынадай сұраныс: Келесі сұрақтар бойынша ... мерзіміне дейін...
мәлімет берсеңіз).
• Ішкі. Бұл құжаттар кәсіпорынның жұмысын ұйымдастыру үшін арналған.
Жалпы бөлім арқылы барлық ішкі құжаттар өтпейді, тек кәсіпорын ірі
құрылымдық бөлімшелерінің құжаталмасуы және кәсіпорын басшыларының
бұйрықтары ғана өтеді және де жалпы бөлім арқылы шығыстықты
тудыратындар ғана өтеді. Жобалық ұйымдар үшін (жәненемесе
өнеркәсіптік кәсіпорындар) ішкі құжаттар болып сонымен қатар
Конструкторлық құжаттар саналады.
Осы түрлердің құжаттары әртүрлі болуы мүмкін. Бұл хат, бұйрықтар,
айналыстағы нұсқаулар және т.б болуы мүмкін. Кәсіпорында құжат түрі ретінде
әдетте осы бөлімдер саналады және де олар детальданған болып келеді
(мысалы, хат болса, онда неге арналып жазылған).
Канцелярия ісі бойынша осы бөлім қызықты емес, бірақ ішкі толық
жүйеде бұл қажет нәрсе. Әрі қарай мұнда құжаттардың канцеляриялық түрлері
ғана қарастырылады-кірістік, шығыстық және ішкі.
Жалпы бөлімнен өтетін барлық құжаттардың өзіндік тіркелетін номерлері
бар (құжаттың әр түріне арналған алгоритм мүмкіндіктері). Тіркелген номері
жоқ кез-келген құжат-бұл тек жай қағаз, яғни құжат емес. Оны құжат қылатын-
тіркеу нөмірі болып табылады [8].
Әр сыбайластың құжаттар атрибуттары әр түрлі. Барлық кәсіпорындарда
кездесетін атрибуттардың жалпы бөлігін ерекшелеуге болады. Бірақ осы жалпы
атрибуттар канцеляриялық құжаттарда әр түрлі.
• Құжаттардың жалпы атрибуттары.
Канцеляриялық құжаттың негізгі атрибуттары:
Құжаттың тіркелу номері. Тіркелетін номер құрылымы кірістік, шығыстық
және ішкі құжаттар үшін әр түрлі болады. Тіркелетін номердің құрылымы әр
ұйымда әр түрлі анықталады.
Құжат көзі (контрагент). Құжаттың қайдан алынғанын көрсетеді.
Кірістік құжаттар үшін бұл ұйым, ал ішкі және шығыстық құжаттар үшін бұл
бөлімше немесе кәсіпорын басшысы. Құжатты іске асырушы әрқашан біреу. Кей
кезде құжатты орындайтын екі адам болады (кәсіпорынның кадрлық құрылымының
ауысуы кезіндегі ұзақ уақыт қолданылатын құжаттар үшін ).
Кәсіпорын қызметінің номенклатурасы бойынша құжаттың коды. Осы
атрибут өзінің кәсіпкерлік қызметінде шешілетін сұрақтар қатарына құжатты
тағайындайды. Қызметтің номенклатурасы-кәсіпорынның қызметінің формальды
тізімі, ол белгілі-бір уақыт кезеңіне бекітіледі (әдетте бір жылға). Осы
номенклатура басында статикалық болып табылды, қазіргі заман жағдайында
қызмет номенклатурасы жоғары динамикалық құжат болып табылады және ол
жылына 1-4 рет жаңарып отырады [9].
• Құжат түріне байланысты атрибуттар
Берілген құжат түрінен ерекше атрибуттар төменде көрсетілген.
Кірістік құжаттар базалық атрибуттардан басқа келесілерден тұрады:
Бақылаудың орындалу мерзімі. Бұл атрибут тікелей кірістік атрибуттан
немесе кірістік құжат түрінен алынады. Ол кірістік құжаттардың орындалу
мерзімін (мысалы, ҚР-ң азаматтығын беру туралы арызы консульдық бөлімге
арызды берген күнінен бастап 6 ай ішінде қаралуы керек).
Бақылаушы тұлға. Әдетте ол кәсіпорынның басшыларының бірі болып
табылады және ол құжатты орындайтын бір адамды тағайындайды. Бұл атрибут
барлық кірістік құжаттарда емес, тек өте маңызды және жауапты құжаттарда
ғана беріледі.
Ішкі құжаттар стандартты атрибуттардан басқа келесі атрибуттарға ие:
• Кәсіпорынның бөлімшелерінің тізімі- танысу үшін.
• Бақылау мерзімі-танысу немесе орындалу .
• Құжаттырды орындаушылардың тізімі.
Шығыстық құжаттардың келесідей қосымша атрибуттары болады:
• Негізгі-құжат. Бұл атрибут ылғида болады, себебі кірістік және ішкі
атрибуттардан туындалады..
• Тарату тізімі.
• Жауап берудің мерзімі. Бұл атрибут сирек кездеседі және ол барлық
кәсіпорындарда болмайды.
Нақты мекемелерде бұл атрибуттар басқа да аттармен кездеседі немесе
көп мөлшерлі қосымша атрибуттармен толықтыруы мүмкін. Бірақта жоғарыда
көрсетілген атрибуттар барлық кәсіпорындардың канцелярияларында кездеседі.
[10].

4.3 Құжаттардың өзара байланысы

Канцеляриядан өткен барлық құжаттар өзара байланысқан, яғни олар
басқа құжаттарға байланысты. Көбінесе көп жағдайда кірістік құжат өзіне
тиісті шығыстық құжатты туындайды. Осындай байланыссыз тек ішкі және
кірістік құжаттар ғана пайда болады. Кірістік құжаттар өзінің туындауына
әкелетін шығыстық құжаттармен және де басқа кірістік құжаттармен байланыста
болады (Өзара келісімді процесс немесе жауапты нақтылау 2.1 сур.). Барлық
құжаттар құжаттарды басқару жүйесінде және орындалуды басқару жүйесінде
байланысқан (бір жұмысқа қатысты). Бұдан біз байланыстардың қайталануын
көріп отырмыз.

4.1 сурет Канцеляриядағы құжаттардың өзара байланысы

4.4 Типтік процестер

Бұл бөлімде құжаттар динамикасына көшеміз, құжаттардың өзін қараумен
қатар құжаттарды өңдеу процестеріне тоқталамыз. Канцелярияның басты
процесі, кәсіпорын арқылы кірістік құжаттардың өтуі болып
табылады.Канцелярия кірістік құжаттардың орындалу мерзімін бақылайды,
дәлірек айтқанда фискалды функцияларды атқарады: кім және қашан құжаттардың
орындалуын тоқтатты. Сонымен қатар құжаттың өтуінің екі маршруты бар:
• Тікелей орындаушыға жіберіледі.
• Орталық аппаратқа шешім қабылдау үшін жіберіледі.
Екінші маршрут осы құжаттың бәрібір бақылауға қойылатынын
білдіреді. Кәсіпорынның орталық аппаратына орындалу үшін келіп түсетін
құжаттарды екінші маршруттармен шатастыруға болмайды (мысалы, егер хатта
Кәсіпорын мүдірлеріне...). Мұндай құжаттар үшін (орталық аппаратына
орындалу үшін келіп түсетін құжаттар) жауапты орындаушы болып кәсіпорынның
мүдірі немесе оның көмекшісі болып табылады [13]. Екінші маршрут бойынша
өтетін құжаттар үшін жауапты орындаушы болып орта дәрежедегі басшы болады,
ал мүдірлер тек жұмыстың шешімін ғана бақылайды.
Тәжірибеден көріп отырғанымыздай екінші сұлба бойынша өтетін жұмыстар
ғана ірі кәсіпорындардың канцелярияларының бақылауынан өтеді. Бірінші
сұлба бойынша өтетін жұмыстар әдетте тұрып қалады, сонымен қатар өңделу
кезінде жоғалып кетуі де мүмкін. Егер болашақта мүдірлердің біреуіне осы
жұмыс туралы мәлімет қажет болып қалған жағдайда канцелярияда проблемалар
туындауы мүмкін.

4.2 сурет Кірістік құжатты тікелей өңдеу

Канцелярияның көптеген проблемалары құжатты толық өңдеу жолын емес,
тек жауапты орындаушыларды ғана бақылауға міндетті болуынан болады.
Құжаттарды толық өңдеу жолы бөлімнің құжатайналым ұйымының жүйе деңгейінде
немесе арнайы іс қағаз жүргізу деңгейінде бақыланады (канцелярияның
құжатайналым жүйесінің автоматтандырылған байланысын қарау қажет).
Жоғарыда кәсіпорынның орталықтандырылған канцеляриясының жұмысына
сипаттама берілді. Ірі кәсіпорындарда құжатайналымы жоғары болған кезде
канцелярия жұмысы орталықтанған принципі бойынша құрылуы мүмкін.
Кәсіпорынның әр бөлімшесі өзіне тиісті корреспонденция бөлімін алады.
Кірістік корреспонденция номері тізімді номерленеді (кім бірінші номерді
алды т.с.с) немесе кірістік құжат номеріне бөлімшелер номері еңгізіледі,ал
номерлеу әр бөлімшеде әр түрлі жүргізіледі. Шығыстық корреспонденция
әрқашан бір жолмен өтеді [15].

4.3 сурет Мүдірдің бақылауымен құжатты өңдеу сұлбасы

Кірістік құжаттарды орталықтанған түрде қабылдау дүние жүзінде
таралған. Тimes газетін мысалға ретінде келтіруге болады. Сексенінші
жылдардың соңында халықтың хаттарын өңдеу бөлімінің реорганизациясы кезінде
(ол да канцелярия болып табылады, бірақ арнаулы канцелярия)
корреспонденцияны бөлшектеудің көптеген жұмыстары Ұлыбритандық хаттамаға
берілді. Бұл мақсатқа жету үшін газет басшылары корреспонденцияны бірнеше
абоненттік хат жәшіктері арқылы қабылдады (бұрын барлық корреспонденция
үшін бір мекен-жай болды). Екі жылдық колданудан кейін мекен-жайдағы
қателіктер (басқа мекен-жайға жіберу) тек 2%-ды ғана құрайтыны анықталды.
Мұндай ұйымдастыру кірістік корреспонденцияны өңдеу бөлімшесінің
қызметкерлерін екі есе қысқартуға мүмкіндік берді (немесе 6 есе бәсекелеспе
вариантымен салыстырғанда). Канцелярияның жұмысында халықтың хаттарымен
жұмыс істеу ғана жетілмей тұр. Көптеген жағдайларда бұл жалпы іс жүргізуге
қатысты. Айрықшаланатындар қатарына тек хатпен жұмыс істеу олардың негізгі
өндірістік қызметі болып саналатын ұйымдар жатады (теледидар,радио
компаниялары, газеттер, журналдар, ақпараттық агенствалар және т.б).
Халықтың құжаттарын өңдеу кезінде басқа түрлі классификаторлар қолданылады.
Хаттардың атрибуттары бойынша айқарма статистикасы маңызды болып табылады.
Ол Ресейдің Мемлекеттік теледидар, радиосының Корреспонденцияны өңдеудің
автоматтандырылған жүйесін әзірлеу тәжирибесіне негізделеді. Бұрындағыдай
мақсатты іске асырмаса да бұл жүйе әрі қолданылып жүр. Ірі мемлекеттік
ұйымдарда халықтың хаттарын есепке алынады және олардың орындалуы қатаң
бақыланады (мысалы, Украинаның Мемлекеттік банкі). Көріп отырғанымыздай
халықтың хаттарын өңдеу әлі де зертеуден өту керек.
Құжатайналым көлемін бағалау
Бұл пункт өте қысқа болып келеді. Мұнда әр түрлі ұйымдар үшін
корреспонденцияның көлемін бағалау келтірілген. Мысал үшін Украинаның
Мемлекеттік банкысы арқылы бір жылда: 16 мың кірістік құжат (одан басқа
банктың бөлімшелеріне орталықтанған 8 мың құжат келіп түседі.), 25 мың
халықтың хаты, 24 мың шығыстық құжат өтеді. Канцелярияның өзінде құжаттар
туралы мәлімет тізімі құжаттың 90% үшін үш жыл, ал қалған 10% бес жыл
сақталады. Құжаттардың текстері канцелярияда келесі жылдың соңына дейін
сақталады, содан кейін олар архивке ұзақ жыл бойы сақталу үшін беріледі
[17]. Өкінішке орай бұл ұйымдардағы құжаттардың түр бойынша бөлімшесі
белгісіз. Бірақ кірістік және шығыстық құжаттар шамамен тең үйлескен деп
айта аламыз.
Осындай көлемді құжаттарды сақтауға арналған мәліметтер базасын
қарастырайық. Құжаттың карточкасы дискте 2 Кб (бұл сан DOCS Open
құжатындағы карточкаға сай келеді) орын алады және сонымен қатар 1Кб орынды
оның индексі алады. Осылайша бір құжат үшін дискте мәліметтерді сақтау үшін
3 Кб дисктік кеңістік қажет. Ірі кәсіпорындарда жылына 50-100 мың құжат
жиналса және де құжаттың карточкасы үш жыл бойы сақталса, онда 150-300 мың
құжатты сақтау үшін 0.5-тен 1 Мб-қа дейін орын қажет болады. Конструкторлық
құжаттама үшін бұл сандар бірнеше есе асып түседі. А4 форматты текстік КҚ
шамамен 30 Кб, сызбалық – 200Кб, бланкформа – 300Кб, сканерден сурет 1 Мб.
КҚ комплектісі компьютер сияқты құрал үшін А4 форматты 500 бетті текстік
КҚ, 2000 бетке дейінгі формат А4ті сызбалық КҚ, 100 бланк, 100 құжат
сканерден алынған суреттен тұрады. Ал кәсіпорында әр түрлі стадиядағы осы
сияқты 50 бұйым болуы мүмкін. Сонымен қоса БД нормативті-техникалық және
анықтамалар бойынша (МЕСТ, нормалар, анықтамалар ...) олардың жалпы көлемі
А4 форматты тексті-графикалық 500000 беттен тұрады (А4 форматты бір бет
үшін 100 Кб). Қарапайым есептеулерден келесіні көріп отырмыз: жұмыс істеп
тұрған бір жұмыс үшін құжатайналымды өңдеуге 80,5 Гб шамасында орын қажет.
Мәліметтің алатын орынын есептеу кезінде форматтар мен спецификациялар
модернизиацияланатынын естен шығармау керек, себебі файл көлемі
модернизацияланудан кейін үлкейеді. Ірі кәсіпорындарда құжатайналымы және
жұмыстық мәліметтерінің көлемі үлкен болғандықтан онда бірнеше терабайтты
көлем жиі кездеседі.
Істелінген жұмыс бойынша есеп беру
Есеп беру жұмыстың нәтижесі болып табылады. Олар кәсіпорын басшыларына
кәсіпорындағы құжаттар ағымы туралы мәлімет береді [19]. Есеп беруді екі
үлкен томқа бөлуге болады:
• Оперативті. Олар әр күн сайын немесе әр айда беріледі. Олардың негізгі
мақсаты-оперативті басқару үшін мәліметтің объективті көрінісін алу.
• Аналитикалық. Кәсіпорындағы құжатайналымның жалпы көрінісін анализдеу
үшін арналған. Бұл топтағы есеп беру периоды-ай, квартал, жартыжыл,
жыл.
Негізгі есеп берулерді қарастырайық.
Оперативті есеп берулер
Есеп берудің бұл түрі кәсіпорынды оперативті басқару үшін мәлімет
алуға арналған. Олар әр түрлі кезеңдерге жасалынады, яғни бір күннен бастап
бір жұмаға дейін. Олардың негізгі мазмұны: жұмыс реті-жақын арада
аяқталатын жұмыстар, есеп беруді алатындар-кәсіпорынның басшылары және
жауапты орындаушылар. Есеп берулер жиынтық және жеке болады. Жеке есеп
берулер белгілі-бір адамның құзіретінде болатын жұмыстардың жиынтығы.
Жиынтық есеп беру берілген уақыт мерзімінде аяқталып қалған жұмыстардың
тізімі (әр түрлі белгісіне байланысты бөлінген бөлімшелер де болуы мүмкін).
Жиынтық есеп берулер кәсіпорын басшысына немесе канцелярияны басқарушы
адамға іс қағаздарды жүргізу процесін жалпы түрде бақылау үшін беріледі.
Жеке есеп берулер тікелей орындаушыларға немесе бақылаушы тұлғаға
беріледі [21]. Есеп берулерді қарастырғанда оларды топтастыру ісі
жүргізілмейді (бірақ іс-жүзінде арнайы фильтрлерді қолданған кезде есеп
берулер аз болуы мүмкін. Әр оперативті есеп беруде жұмыстың аяқталу
мерзімінің интервалын беретін фильтр болу қажет. Осы фильтрдің нәтижесі
есеп берудің бас тақырыбында көрсетілшен.
Орындаушылардың жұмыстарының аяқталуы
• Ұйымның бөлімшелері бойынша есеп берулер
• Контраген бойынша есеп берулер
• және т.б
Аналитикалық есеп берулер
Аналитикалық есеп берулер істелінген жұмыстар жайлы мәлімет береді.
Есеп берулердің стандартты түрлері болса да, әр ұйым есеп берудің өзіндік
формасына ие болғысы келеді (сонымен қатар матрицалық). Бұл есеп берулер
кәсіпорынның жұмысын келешекте жобалау үшін, номенклатураны анализдеу үшін
және т.б арналған. Аналитикалық есеп берулер кәсіпорынның әр түрлі
құрылымдық бөлімшелері арқылы беріледі [23]. Есеп берулер кәсіпорынның
белгілі-бір уақыт мерзіміндегі жұмысы жайында көрініс беру керек. Яғни есеп
беру фильтріне-уақыт анализі параметрін еңгізу қажет. Онда ерікті уақыт
интервалын немесе тіркелген және түсінікті уақыт интервалын беруге болады:
• ай (ай және жыл көрсетіледі).
• квартал
• жылдық
Аналитикалық есеп берулер аз беріледі. Оларды жеке баспа ретінде
рәсімдейді және олар барлық кәсіпорындарда таралады. Осыған байланысты
рәсімдеу сапасына байланысты оларға жоғары талап қойылады. Жалпы жағдайда
олар кәсіпорын логотиптерінен және тағы басқа графикалық символикалардан
тұруы қажет. Осындай есеп берулердің мысалдары:
• Орындаушылар бойынша орындалған құжаттар
• Контрагенттер бойынша орындалған құжаттар
• Номенклатура бойынша орындалған құжаттар
Құжатайналымның автоматтандырылған жүйесінің байланысы
Ірі кәсіпорынның құжаттарды жүргізу бөлімі құжаттайналымның орталық
бөлігі болып табылады, бірақ құжатайналым мұнымен тоқталмайды. Ол кәсіпорын
бөлімшесінің құжатайналымымен, шешімді қабылдауды қолдайтын жүйемен және
кәсіпорын архивімен тығыз байланысты. Жалпы жағдайда кәсіпорынның
құжатайналымының автоматтандырылған жүйесін орталық жүйе деп қарастыруға
болады. Оның мақсаты құжатайналымның басқа жүйелерін координациялау [25].
Құжаттарды жүргізу бөлімімен кәсіпорынның архиві бір деңгейде тұрады, ол
ұзақ сақталатын құжаттарды жинау үшін және оларды іздеу үшін арналған.

4.5 Құжаттар архиві және олармен жұмыс істеу реті

Динамикалық және статикалық архив

Архив деген сөзді естіген кезде шаңға батқан папкалардан тұратын
ұзын ретті стеллаждар деген көрініс туады, бірақ архив ол-тұрақты,
қозғалыссыз деген түсінікті береді. Іс жүзінде бұл архивтің бір түрі ғана-
ұзақ сақталатын архив немесе статикалық. Осындай архивте шығарылған өнімнің
тіркелген құжаттары сақталады.
Сонымен қатар көп жағдайларда тіркелмеген құжаттарды сақтаудың маңызы
зор. Мұндай қажеттілік бірнеше себептерден пайда болады.
Бір құжатқа бірнеше қызметкерлердің қол жеткізе алуы. Топтық жобалау
кезінде ол міндетті жағдай болып табылады.
Қарастырылатын құжаттарды орталықта сақтау, яғни кәсіпкерлік
шпионаждан кәсіпорынның мәліметтерін қорғау және кезінде қажет болатын
талаптар.
Құпия режимі. Құпия құжаттар жұмыс біткен соң олардың даяр болу
дәрежесіне қарамастан архивке жіберілуі тиіс.
Архивтағы тіркелмеген құжаттар ылғи өзгеріп отырады. Көріп
отырғанымыздай уақытша сақтау немесе динамикалық архив туралы айтылып тұр.
Кәсіпорынның техникалық құжаттамаларын басқару жүйесі статикалық және
динамикалық архивті ұйымдастыра алу керек. Енді осындай жүйе туралы
айтылады:

4.4 сурет Құжаттарды жүргізу және ұйым бөлімшелерінің байланысы

Кәсіпорынның электронды архивінің тиімді жұмысы үшін техникалық
құжаттама қызметінің клиенттік жұмыс орындарын ғана емес, сонымен қатар
архивпен (мәліметтерді қажет ететіндер және құжаттарды уақытша архивте
сақтауға жіберетіндер) ақиқат жұмыс істейтін барлық қызметкерлерді
байланыстыру қажет.
Кәсіпорынның электронды архивінің сұлбасын құру.
Нақты іске асыруға байланысты архивті жүйені құру кезінде көбінесе
екі және үш деңгейлі логикалық сұлбалар қолданылады (2.5 сурет).
Ең төменгі деңгейде әзірлеушінің жұмыс архиві орналасады және онда
жаңадан құрылған, тіркелмеген құжаттар бар. Негізінде құжат автордың
компьютерінде сақталады. Орташа деңгей (көп кездеспейді) тіркелуден өткен
құжаттарды сақтауға арналған. Бұл этапта құжаттар компьютерде де және
бөлімшелердің серверлерінде де сақталуы мүмкін . [5].

4.5 сурет Кәсіпорынның архивін ұйымдастыру сұлбасы

Жоғарғы деңгей бұл-кәсіпорынның архиві. Мұнда құжаттар тіркелуден
кейін еңгізіледі (сонымен қатар архивтік сақталуды қажет ететін құжаттар).
Құжаттар кәсіпорынның архивті қызметтің бір немесе бірнеше серверінде,
сонымен қоса мәліметтерді жаппай сақтау құрылғыларында сақталады.
Техникалық құжаттармен жұмыс істеудің өзіндік ерекшелігі
Жобалық ұйымның немесе өнеркәсіптік кәсіпорынның электрондық архивін
құрудың негізі көптеген сұлбаларды (векторлық форматты) және олармен
байланысты құжаттарды (спецификациялар, техникалық құжаттамалар және т.с.с)
сақтау болып табылады. Қағазда жазылған мәліметтерді архивке еңгізудің өзі
басқаша программалық және аппараттық қамсыздандыруды талап етеді.
Жобалық құжаттамаларды өңдеу кезінде арнайы программалық
қамсыздандыру қолданылады. Яғни архивтік қосалқы жүйемен біріктіру кезінде
қиын міндеттемелі болып келетін жобалаудың автоматтандырылған жүйесі.
Техникалық құжаттаманың архивінің ерекшелігі сонымен қатар
құжаттардың ескі версияларының жаңа версиялары (мысалы, ұшқыштың
бөлшектерінің жаңарып отыруы) пайда болған кезде сақтаудың (ремонт,
қауіпсіздік ережелері) әр түрлілігі. Бұл сәйкесінше сақталатын құжаттардың
көлемін үлкейтеді. Сонымен қатар өнеркәсіптік кәсіпорындарда электрондық
архив жүйесімен біріктірілген офистік программалық қамсыздандыру қолданылуы
қажет [11].

4.6 Ақиқат құжаталмасу

Құжаттарды басқарудың қазіргі уақыттағы жүйесі тек офистік
қосымшалармен және құжаттармен немесе техникалық құжаттамалармен(TDM деп
аталатын жүйелер) жұмыс істеуге арналған. Осыдан көріп отырғанымыздай кез-
келген бір жобамен байланысты құжаттамалармен жұмыс істеу мүмкін емес.
Мәліметтерді өңдеудің тұтастығы бұзылады. Сондықтан офистік және техникалық
құжаттамаларды біріктіретін жүйеге көп көңіл бөліну қажет.
4.6 суретте ИД МА Қазақстандық келісім мысалында кіші офистің
құжатайналымы көрсетілген. Мұнда құжат қозғалысының негізгі бағыты
көрсетілген, құжаттың түсу кезінен бастап, шығыстық құжатты жіберге дейінгі
кезең.

4.6 сурет ИД МА Қазақстандық келісімнің құжат айналымы

Қорытындысында ұйымдардағы құжатайналымды зерттегеннен кейін
құжатайналымды автоматтандыратын жүйе функциясының тізімін көрсетейік:
- Құжатты сақтау (орталықтандырылған архив);
- Құжатайналымды әкімшілік ету;
- Құжаттардың маршрутың және қозғалысын басқару;
- Құжаттарды координациялау;
- Құжаттардың қозғалысын бақылау;
- Құжаттардың орындалуын бақылау;
- Жүйенің функцияларына қолданушылардың қол жеткізуін шектеу;
- Жүйенің функцияларына қолданушылардың қол жеткізуін реттемелеу;
- Құжаттарды тіркеу;
- Офистік қосымшалармен біріктіру және сақтауды басқару;
- Құжатты әзірлеудің этаптарын бақылау;
- Қоймадағы құжаттарды іздеу және навигациялау;
- Құжаттармен, хабарламалармен және тапсырмамен өзара алмасу;
- Тапсырма бойынша есеп беруді бақылау;
- Хат жәшіктерін бақылау;
- Кәсіпорында сатылы құрылымын қалыпқа келтіру;
- Бөлімшенің лауазымдық құрылымын қалыпқа келтіру;
- Құжаттарды архивтеу;
- Тіркелу карточкасын жүргізу;
- Анықтамаларды жүргізу (файл үлгілері, құжат үлгілері, корреспондентер
және адресаттар, хабарламалар түрлері, , құжат түріне байлансты әрекеттер
...);
- Ұйымдар, серіктестіктер, клиенттер т.с.с туралы мәліметтер базасы;
- Келісім шарт бойынша мәліметтер базасын жүргізу;
- Клиенттермен жұмыс істеген уақытта мәліметтік қолдау;
- Қызметкерлерді электронды хат бойынша оперативті түрде хабарлама беру;
- Халықтың үндеулерімен ... жалғасы
Ұқсас жұмыстар
Оқу залының жұмысын жеңілдететін автоматты басқару жүйесін жасау атты дипломдық жұмысқа арналған патенттік-ақпараттық зерттеулер
Қоймалық нысанның жұмысын автоматтандыруға арналған жүйе жасау атты дипломдық жұмысқа арналған патенттік-ақпараттық зерттеулер
Мектептің меңгерушісінің ажо жасау
Семей каласынын диагностикалык орталығынын АЖО жасау
«Үш биік» ЖШС-ң менеджерінің АЖО жасау
Кәсіпорынның шығыны және оның формалары
Шағын кәсіпорынның маңызы мен міндеттері
Өндіріс шығыны
Кәсіпорынның инвестициялық саясатына талдау жасау
Шағын кәсіпорынның жоспарлау қызметін жетілдіру
Пәндер

Қазақ тілінде жазылған рефераттар, курстық жұмыстар, дипломдық жұмыстар бойынша біздің қор №1 болып табылады.

Байланыс

Qazaqstan
Phone: 777 614 50 20
WhatsApp: 777 614 50 20
Email: info@stud.kz
Көмек / Помощь
Арайлым
Біз міндетті түрде жауап береміз!
Мы обязательно ответим!
Жіберу / Отправить

Рахмет!
Хабарлама жіберілді. / Сообщение отправлено.

Email: info@stud.kz

Phone: 777 614 50 20
Жабу / Закрыть

Көмек / Помощь