Шағын кәсіпорынның шығыны мен кірісін есептейтін ажо жасау атты дипломдық жұмысқа патенттік ізденіс

Пән: Автоматтандыру, Техника
Жұмыс түрі: Дипломдық жұмыс
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 72 бет
Таңдаулыға:

Кiрiспе

Құжат-кез-келген кәсiпорынның қызметiнiң базасын құрайтын ақпаратты көрсетудiң негiзгi тәсiлi болып табылады. Ақпарат құрылымдық болады, оны сақтаумен және басқарумен мәлiметтер базалары және қолданбалы ақпараттық жүйелер айналысады. Сонымен құрылымдық және құрылымдық емес құжаттар арасында бiртектес байланыс болады. Құрылымдық ақпаратты сақтауды және өңдеудi автоматтандыру қажеттiгiне күмән келтiруге болмайды, өйткенi ол орындаған ақпараттың үлкен көлемiн қолмен iстеу мүмкiн емес. Осыған орай электронды құжаталмасудың негiзгi артықшылықтарын атап көрсетейік:

Электронды құжаталмасудың тиiмдiлiгi кәсiпорынның жалпы жұмыс тиiмдiлгiн жоғарылатады;
Архивтердегi сақталатын құжаттар саны өте көп болғанда, жұмыс ауданын қысқартуға әкеледi;
Қажеттi құжаттарды iздеу және оларға ену жылдамдығын арттырады. Бұл оның тиiмдiлiгiнiң ең алдыңғы көрсеткiшi.

Көшiрмелерге, канцеляриялық тауарларға шығындардың азаюы;
Орындаушылар арасында құжаттарды беру уақытын қысқарту;

Осы дипломдық жобаның мақсаты-ЖШС «НҰР» жеке кәсiпорынының автоматтандырылған құжат алмасу жүйесiн жасау.

Дамудың әрбір кезеңінде адамзаттың алдында ақпарат жинақтау, өңдеу және тарату мәселелері тұрды. Көп уақыт бойы осы мәселені шешудің негізгі құралдары ретінде адам миы, тіл және есту мүшелері қолданылып келді. Ең алғашқы өзгеріс жазу өнерінің келуімен, одан соң кітап басудың шығуымен болды. Осы кезеңдегіақпарат тасығыш құралы ретінде қағаз қолданылды.

Осы жағдай ЭЕМ-нің келуімен түбірімен өзгерді. Алғашқы ЭЕМ-ры үлкен автоматты арифмометрлер ретінде қолданылды. Бұл қадам адам қызметінің ақпаратты өңдеудегі негізгі бөлім болып табылатын кешенді автоматтандыруға ауысты.

ЭЕМ-рын жүйелік қолданудың әлемдік тәжірибедегі бір мысалына мәлеметтерді өңдеу жүйесін, мысалы банктік операцияларды, бухгалтерлік есептерді, билеттерді өңдеуді автоматтандыру жатады. Осындай операциялардың тиімділігі автоматтандырылған ақпараттық базаларға сүйенеді. Бұл дегеніміз, ЭЕМ-ң жадысында жүйенің жұмысына қажетті ақпарат сақталады.

Кезекті есепті шешу кезінде жүйе көп емес қосымша ақпаратты еңгізуді ғана қажет етеді, ал қалғаны ақпараттық базаның өзінен алынады. Жаңа еңгізілген ақпараттың әр бір бөлігі жүйенің ақпараттық базасын өзгертеді.

Ақпараттың ЭЕМ-ң жадысында сақталуы оған жаңа динамамикалық сапа береді. Жаңашыл ЭЕМ-ғы автоматты баспаға шығару қызметі қажетті жағдайда осы ақпараттан таңдау бойынша кез-келген мәліметті қағазға шығарып береді.

Қазақстанда қоғамдық өмірдің барлық жағына әсер ететіндей үлкен экономикалық өзгерістер болып жатыр. Бұл өзгерістер, әсіресе, бухгалтерлік есепті жүргізу әдістемесі облысында анық көрінген. Соңғы екі жылдың ішінде осы облысқа қатысты, есепті жүргізудің әдістемесін толығымен өзгерткен екі заңды акт қабылданды. Біріншіден, есептің жаңа Жобасы [7] қабылданды, екіншіден, бухгалтерлік және салықтық есеп бөлінді. Бухгалтерге жүктелген істер де арта бастады.

Бухгалтерлік есеп қазіргі кездегі кәсіпорынды басқарудың эффектілігін анықтайтын факторлардың бірі болып отыр және оның енгізілуіне дұрыс қарау кәсіпкерлікте үлкен табыстылыққа қол жеткіздіреді. Бухгалтерлік есептің берілгендерін менеджерлар, экономисттер, қаржылық жобалау бөлімшесінің қызметкерлері, өндірістік учаскілердің басшылары, сол сияқты инвесторлар, аудиторлар, салық органдары қолдана алады және бұл оның кәсіпорынды басқару жүйесіндегі орнының ерекше екендігін көрсетеді. Өзімен шаруашылық процестердің ақпараттық жүйесін білдіріп, бухгалтерлік есеп қазіргі кездегі кәсіпорындарда үлкен номенклатурасымен, шаруашылық операциялар ағынының үлкен тығыздылығымен, есептің берілгендерін өңдеу уақытына қойылатын қатаң талаптармен сипатталады.

Бухгалтерлік есепті, сол сияқты аналитикалық және оперативті есептерді қазіргі талаптар негізінде жүргізу ақпараттық технологиясыз мүмкін емес. Сондықтан кез келген кәсіпорында ерте ме, кеш пе бухгалтерлік есепті автоматтандыру сұрағы туындайды. Басқарманың осындай тенденцияға бей - жай көз қарасы бір қатар проблемаларға әкеледі. Мысалы, құжаттардың жоғалуы немесе басшының қате сома көрсетілген келісімге қол қоюы. Нәтижесінде, басқарма осы немесе басқа да проблеманы шешудің ұйымдасқан түрін табады - бухгалтерлік есепті автоматтандыру.

Бухгалтерлік есепті автоматтандыру арқылы ұйымның алдында тұрған бір қатар аталмыш тапсырмаларды [9] орындауға болады:

тапсырманы орындауды автоматты бақылау есебінен басқарудың эффектілігін қамтамасыз ету;
білімді жіне ақпаратты эффектілі басқарудың, кірістің және жинақтаудың жүйесін қолдау;
кәсіпорынның ішкі айналымынан қағаз құжаттарын алып тастау;
оперативті электронды архивтің бар болу есебінен қағаз құжаттарды сақтауды арзандату және маңызды оңайлату;

Біздің елімізде Б. В. Алахов, В. Б. Ефетов и Ю. П. Максимов - тің [10] жұмыстарымен бухгалтерлік есепті автоматтандыру үшін программалық қамсыздандырулар жасалып жатыр. Бұл облыстағы өзгерулер ескерілген, біріншіден, заң шығару органдарындағы тұрақты өзгертулерге байланысты, екіншіден, ақпараттық технология облысындағы прогресске байланысты. Қазіргі кездегі бухгалтерлік есептің жүйелері өз іштеріне кәсіпорынның административті қызметінің барлық учаскілерін қамтитын бухгалтерлік және аналитикалық есепті жүргізудің құралдарын қосады.

1 Патенттік ізденіс

Шәкәрім атындағы Семей мемлекеттік университеті

«Автоматтандыру және басқару» кафедрасы

«БЕКІТЕМІН»

Кафедра меңгерушісіА. Д. Золотов

«»2008ж.

(дата) (айы)

Дипломдық жобаның тақырыбы: Шағын кәсіпорынның шығыны мен кірісін есептейтін АЖО жасау

Жетілдірілетін жобаның қысқаша сипаттамасы:

Көп жүйелігі. Мәліметтер базасында кез-келген кәсіпорынның қызметкерлер тобы және олардың атқаратын қызметтері, кәіпорынның ұжымдық тобы, олардың шығындары мен кірістері, пайда қорлары, шығындары және пайдалар мен шығындар қалдықтары сақталған.
Кәсіпорынның шығыны мен кірісін есепке алатын ақпараттық жүйе осындағы қызметкерлердің жұмсаған қаржыларын және олардан түсетін пайда қорларын есепке алуы тиіс.
Әр түрлі критерилер бойынша мәліметтерді жүргізудің максималды тиімділігі және жылдамдығы. Мәліметтерді баспаға жібері мүмкіндігі.
Базадағы мәліметтерді лезде өзгерте алу мүмкіндігі.

1С Кәсіпорын программасы барлық бөлімдер бойынша статистикалық және аналитикалық бухгалтерлік есептер жүргізуге арналған. Оны ДИЦ ғылыми-зерттеу орталығы жасаған. Өзім жұмыс істеген оның версияларының ішіндегі ең алғашқысы - 3. 0 версиясы. Аналитикалық есеп табиғи және бағалық түрде аналитикалық есеп нысандары бойынша жүргізіледі. Бағдарламаның жетекшілігі де екі кітапқа бөлінген: «Қолданушы жетекшілігі» және «программист жетекшілігі». Өткізулерді енгізуді қолмен теруге болады, бірақ негізінен ол үшін өткізуді 1 ден шексіз мөлшерге дейін генерациялайтын бланкілер қолданылады.

Осы дипломдық жобада істелген жұмысқа қарап, біз бұл программаның тек қана бухгалтерлік есептеулер ғана жүргізбейтінін, яғни оның конфигурациясын өзгерте отырып, қоғамның әр түрлі салаларына арналған программалар құруға болатынына көз жеткізуге болады.

Операциялар журналына өткізулерді енгізген соң, өткізулерді мәліметтер қорына қабылдау үшін журналдарды өңдеу қажет. Бұл бағдарламаның тағы бір ерекше қасиеті - бірнеше бухгалтерия жоспарларын жүргізу мүмкіндігі. Бухгалтерия жоспары - бұл күйлеу түрлері (кәсіпорын, көрінетін журналдар, бланкілер, типтік операциялар, аналитикалық белгілері және т. б. ), яғни әртүрлі бірнеше кәсіпорындарды бір компьютерде бір мәліметтер қорында жүргізу үшін бағдарламаны күйлеуімізге болады. Бұл мәліметтердің артуына әкелмейді, себебі әртүрлі фирмалар, мысалы: ортақ бланкілерді, аналитикалық белгілерді қолдануы мүмкін.

Бүгінгі күні бухгалтерлік бағдарламалар арасындағы ең танымалысы - 1С:Бухгалтерия - әртүрлі бөлімдер бойынша синтетикалық және аналитикалық бухгалтерлік есеп жүргізуге арналған әмбебап бухгалтерлік бағдарлама. Аналитикалық есеп табиғи және бағалық түрде аналитикалық есеп нысандары бойынша жүргізіледі.

Бағдарлама өткізулерді қолмен немесе автоматты түрде енгізуге мүмкіндік береді. Барлық өткізулерді операциялар журналына енгізеді. Операциялар журналында өткізулерді көру кезінде оларды кез-келген уақыттық интервалмен шектеуге, топтастыруға және өткізулердің әртүрлі параметрлері бойынша іздеуге болады.

Бұл бағдарламаларда кез-келген есепті қалыптасытыру режимі бар, ол бухгалтерлік тілмен айтар болсақ есеп берудің формасын және мазмұнын сипаттауға, оған шоттар және аналитикалық есеп нысандары бойынша қалдықтар мен айналымдарды қосуға мүмкіндік береді. Осы режим көмегімен салық инспекциясына жіберілетін есептер дайындалған, сонымен қатар бұл режим кез-келген формада ұйымның қаржы қызметінің анализі үшін ішкі есептер жасау үшін қолданылады. Сондай-ақ бағдарламада ақпараттардың резервті көшірмесін сақтау функциясы және архивте текстік құжаттарды сақтау режимі бар. Бағдарламаны бухгалтерлер ағымдағы заңға және есеп берудің белгілі бір түріне сәйкес жеңіл күйлей алады. "1С" әртүрлі бағдарламалық және аппараттық платформалар үшін дайындалған: DOS, Windows, Windows 95, Macintosh (1996 г. ), Power Macintosh (1996 ж. ) . Жүйенің бірнеше модификациялары бар: негізгі, кәсіпқой (күрделі бухгалтерлік мақсаттарды шешуге арналған), желілік.

«БЭСТ» ПҚ («Интеллект-Сервис» фирмасының жобасы) бір-бірімен байланысқан бағдарламалық модульдердің жиынтығы түрінде дайындалған:күйлеу және жүйелік утилиталар; басты кітапты (бас бухгалтердің АЖО ) жүргізу; кассалық операцияларды есептеу; банкпен операциялар есебі; негізгі қаржыны есептеу; өндірістік запастарды есептеу; тауардар мен дайын өнімді есептеу; сатуды (өткізуді) басқару; еңбек ақы.

Сатуды басқару, жеткізушілер және сатып алушылармен есептесу, сату залының операцияларын орындау, тауарлық-материалдық құндылықтар, номенклатура, сақтау орындары сияқты топтар бойынша кәсіпорын ресурстарвн есептеу мақсатын шешуге мүмкіндік беретін функциядан басқа «БЭСТ - 4» - ке бірқатар қосымша мүмкіндіктер қосылған. «Сатып алуларды басқару» атты жаңа қолданбалы жүйе, жеткізушілер, контрагенттер және сатып алушыалрдың тіркеу есеп шотының реестрін құрастыруды және одан кейін жетектеуді қамтамасыз етеді, оның негізінде автоматты түрде сату-сатып алу келісімдері бойынша есептер қалыптастырылады.

Бөлшек сауда жасайтын кәсіпорындар үшін "БЭСТ-4" әрбір дүкен үшін жеке прайс-парақтар жүргізуге, сондай-ақ кез-келген мерзімде сату көлемі бойынша нақтылы есеп алу үшін қолданылатын прайс-парақтар архивін жүргізуге мүмкіндік береді. Жүйе кассалық аппараттар байланысты жүзеге асырады, тауарды штрихтік кодтау жүйесін қолдайды. Жүйе тәуелсіз кәсіпорындардың кез-келген саны үшін есеп жүргізуге және оны автоматтандыру үшін модульдердің тек қана қажетті жиынтығын пайдалануға мүмкіндік береді. Жүйенің тағы бір ерекшіліктері ретінде қолайлы интерфейсін көп қызмет атқару мүмкіндігін нақытылы кәсіпорынның қажеттілігіне сай бағдарламаны күйлеудің қарапайымдылығын атауға болады.

"Интегратор" пакеті бухгалтерлік есепті кешенді автоматтандыру үшін арналған. "Интегратор 3. 0" версиясының желілік қолдану салалары мен қызмет түрлері әртүрлі өндірістік кәсіпорындардағы жұмыстары үшін арналған. "Интегратор 3. 0" келесі жүйелерден тұрады: ақша қаражаттары (касса, банк) ; дебиторлар және кредиторлар; материалдар өнім тауарлар; МБП; жеткізушілер және өткізушілер; негізгі қаражаттар және материалдық емес активтер; өндірістік шығындар; сатып алушылар мен тапсырыс берушілер; кіріс; салықтар; капитал; қаржылық есеп беру.

Қортынды

Диплом жобасын орындау барысында жүргізілген

патенттік зерттеулер бойынша

Дипломдық жобаның тақырыбы: Шағын кәсіпорынның шығыны мен кірісін есептейтін АЖО жасау

Іздеу тереңдігі: 2001 жылдан 2006 жылға дейін

Патенттік зерттеулер жүргізу алдында қойылған мақсаттарға қол жетті ме? Жетпесе қандай себептерден?

- Мақсатқа қол жетті, ізденіске сай келетін ақпарат яғни аналогтар табылды.

2. Табылған аналогтардың қайсысы прогрессивтік болады? № 4565 патенті бойынша Ресей Патент № Ғ 87 D 45/25, 1/12 патенті бойынша анықталды.

Табылған аналогтарының қайсысын жобаланатын техника объектісінде қолдану пайдалы болады?!

- Патент № Ғ 112 K 1/00, 1/12 бойынша, бухгалтерлік есепті автоматтандыратын программалау жүйесі анықталды

Диплом жобасында жобаланылатын техника объектісіне ұқсас техника объектілерді сериялап шығаратын қандай еліміздегі және шет елдердегі фирмалар табылды? Ғылыми-техникалық және патенттік құжаттарды зерттеу кезінде программалау жабдықтарын шығаратын Қазақстан фирмалары табылған жоқ.

Тапсырма берілді «» 2008ж.

(уақыты) (айы)

Орындаушы Ахметсафин А.

(қолы) (аты-жөні)

Дипломдық жоба жетекшісі Жакитов К.

(қолы) (аты-жөні)

2 Техникалық-экономикалық негіздеме

Әзірленген программалық қамсыздандыру ішкі офистерде қолдану үшін арналған. Фирмадағы өңделетін ақпараттардың көлемінің өсуіне байланысты құжатайналымның автоматтандырылған жүйесі маңызды болып табылады.

Осы дипломдық жобада әзірленген программдық қамсыздандыру кіші көлемді ұйымдардың құжатайналымының автоматтандырылған тапсырмаларын шешеді. Өнім шығындарды және фирмалардағы құжаттармен жұмыс істеу (іздеу, сақтау, орындалуды бақылау) уақытын азайтады. Сонымен қатар өнім барлық жерде қолданыла алады.

Осы анализдің методикасы (жағдайлық анализ) программдық өнімнің бәсекелеге жарамдығын бағалауға және оның күшті және әлсіз жақтарын бағалуға арналған. Дұрыс жүргізілген анализ программдық өнімнің келешекте өңделу стратегиясына және оның таралу стратегиясына әсер етуі мүмкін.

Күшті жақтары:

программдық өнімнің орнату және қолдану қарапайымдылығы.
мәліметтерді бірнеш жыл бойы сақтау мүмкіндігі.
мәліметтерді өңдеудің өзіндік технологияларын қолдануы.
программдық өнімнің жеңіл модернизациялануы.
жұмыс сапалы болу үшін өзіндік мүдделілік.

Әлсіз жақтары:

программдық өнімді іске асыру үшін тек бір қолданушының жұмысын іске асырады.

Мүмкіндіктері:

сервистерді кеңейту;
программдық өнімді басқа платформаларға көшіру мүмкіндіктері;
өнім жұмысының масштабын кеңейту мүмкіндіктері;
«клиент-сервер» технологиясының базасы негізінде көп қолданушы жүйені құру мүмкіндігі

Өнімге әсер ететін қауіп:

Қауіп факторлері табылмаған

Программдық өнімнің SWOT-анализін жүргізу нәтижесінде күшті жақтары жіне бірнеше мүмкіндіктер анықталды. Программдық өнімнің қауіп факторлары табылған жоқ. Осылайша өнеркәсіптің стратегиясы дұрыс таңдалған және түзетулер қажет емес.

Программдық қамсыздандыруды әзірлеуге және шығындарды есептеу үшін шығындар калькуляциясы бойынша іске асырылады. Өнімді шығару үшін шығындар сметасы келесі экономикалық элементер арқылы құрылады:

материалдық шығындар
еңбекке төлеу фонды
әлеуметтік мұқтаждықтарға аударымдар
Амортизациялық аударымдар
қосымша шығындар.

Бұл бөлім шығындардың келесідей тізімінен тұрады: тікелей материалды шығындар, жанармайға шығындар, энергияға кететін шығындар, байланыс қызметтеріне төлемдер, басқа ұйымдардың қызметін қолдануға кеткен төлемдер.

Жанармайға және энергияға шығындар қосымша шығындарға қосылған.

3 Жобаның қойылу анализі

Құжаталмасу мәселесi кейiнгi кезде Қазақстан Республикасының компьютерлiк баспасөз прессаларында көп көтерiлiп жатыр. Белгiлi-бiр құрылымның, ұжымның құжат ағындарын айналдыруды оптималдандыруға негiзделген тиiмдi жүйе құру бүгiнгi күнде сол мекеменiң бәсекеге қабiлеттiлiгiн жоғарылатуға арналған негiзгi фактор болып табылады. Кез-келген мекемеде эксперттердiң бағалауы бойынша, дұрыс жобаланып жасалған сенiмдi құжаталмасу жүйесiнiң болмауы оның құжат айналымының 10%-ға дейiн төменделуіне әкеледi екен. Ғылым мен техниканың жаңашыл даму деңгейi бұл мәселенi компьютерлiк ақпараттық технологияларды қолданып шешуге мүмкiндiк бередi [1] .

Отандық нарықта құжаталмасу жүйесiн еңгiзудiң екi бағыты қолданысқа ие болды: отандық және батыстық. Құжаттармен жұмыс iстеудiң Қазақстандық тәсiлдерiнiң негiзгi ерекшелiктерiн атап өтейiн:

1 Қазақстанда құжаталмасу вертикальды принциппен жүргiзiледi, яғни жетекшiден орындаушыға немесе керiсiнше жеткiзiледi. Шетелдерде горизонтальды принцип қолданылады: ол орындаушыдан орындаушыға ауысып отырады. [2] .

2 Қазақстанда құжат арнайы тiркеу журналдарында, карточкаларда тiркеледi, бұл құжат жөнiндегi ақпарат жинағыш болып табылады. Сонымен, құжаталмасу және iс-қағаздарын жүргiзу процесiн іске асыру үшiн осы құжаттардың мазмұнын түсiнбейтiн, оған ешқандай қатысы жоқ арнайы iс-жүргiзушi маман отырады. Мұндай тәжiрибе Батыста қолданылмайды. [1] .

3 Ұйымдар мен олардың арасында құжаттардың алмасуы Қазақстандық iс-жүргiзу қызметтерiнде корпоративтiк қана емес Мемлекеттiк стандарттарға (МЕСТ) бағынады, өйткенi осындай жүйелерге тапсырыс берушiлердiң көпшiлiгi мемлекеттiк құрылымдар. [4] .

4 Ақпараттық және компьютерлiк технологиялардың кең таралуына қарамастан отандық кәсiпорындардың көпшiлiгi құжаталмасуды әлi күнге қағаз жүзiнде орындап келедi. Батыста iс-жүргiзу және құжаталмасу көп уақыттан берi электронды түрге ауысқан. Жүйе ұжымдық жұмыстар (календарлық ұйымдық құрылымдар, мәліметтерді бірдей қолдану, “жариялау” тақтасы, талқыланатын форумдар және т. б) үшін орындаушылар барлық құралдармен қамтамасыз етілетіндей етіп құрылуы қажет. Осылайша қарастырылатын жүйе бизнес-процестерді және құжат ағымдарын басқарудың автоматтандырылған функциясын іске асырудан басқа, қосымшаларды ұжымдық қолдану мүмкіндіктеріне ие болу керек. Олардың айрықшаланатын негіздері ол-бір жұмысшыны немесе бірнеше қосымшыларды қозғайды, сонымен қатар жұмыстың жүру маршрутын қадағалайды және оны сипаттайды.

Жұмыстың орындалуын бақылау. Бұл критерий қазіргі заманғы өнеркәсіп ісі үшін «критикалық» болып келеді. Құжаталмасудың дәстүрлік жүйесі көрсетілген функцияларға ие емес. Керісінше, құжаталмасу жүйесі өңдеу нысандарының орындалу жұмыстарының эстафетасын анықталған технология бойынша әртүрлі орындаушы группалар арасында бере алатындай, процестің орындалуын бақылай алатындай, оның норматив бойынша жүруінен ауытқуын анықтайтындай, процестің жалпы аяқталуына осы ауытқулардың әсерін болжай алатындай етіп құрылуы керек. Жүйеде құжатайналым процесін басқару тура оперативті түрде болу қажет; бұл құжаттардың өңделу ретіне қолданушылардың еңгізген өзгертулері тез және өзара келісімді түрде енуді білдіреді. Құжаттардың жүру процесінің нақты еңгізілген өзгертулері және орындаушының аты журналда мунутына дейін дәл тіркеледі. Орындаушының әрекетін толық бақылау жағдайларында осының арқасында жауапты адамдарға ерекше жағдайлардың және кешігулердің болғаны туралы мәлімет беруді ұйымдастыруды қамтамасыз етеді.

Осындай жақындықтың ерекшелігі көрініп тұр. Біріншіден, жұмыстың орындалуын бақылау функциясына ие жұмыстың ағымын басқару жүйесін еңгізу, бақылау функциясын сәйкесінше жүйе, орындаушы және кәсіпорын басшысының арасында үйлесімді түрде қайта бөлуді, шығармашылық мақсаттарды шешу үшін персоналдың интеллектуалды қорларын көрсетуді қамтамасыз етеді [3] . Екіншіден, жұмысты орындауды басқару есебі құжатайналым жүйесінің бір функциясы болып еңгізілгендіктен басқару мақсатын іске асыруға субъективтік фактордың әсерін (орындаушының өзіндік қасиеттері, бақылау нәтижелерін бұрмалау немесе қателердің болуы және т. б) шектейді. Үшіншіден, көрсетілген функция кәсіпорынның әр қызметкерінің ісін көріңкі етеді, яғни басқарушыға қызметкердің қаншалықты жұмысының көптілігін, оның іскерлігін, берілген есепті шешу үшін өзінің күшін қаншалықты шоғырлайтындығы туралы мәлімет береді.

Сонымен қатар басқарушы орындаушы ісінің әртүрлі аспектілерін және құжаттарды өңдеудің нәтижелерін сипаттайтын статистикалық және аналитикалық мәлімет алуға мүмкіндігі бар.

Жүйе мәліметті ұжымдық түрде қарапайым әдіспен басқарылатындай етіп құрылуы қажет. Құжатайналымын конфиденциалды түрде ұйымдастыру үшін жүйе функционалды аяқталған құралдар жиынынан тұруы қажет. Сондықтан ол қолданушылардан қосымша жөндеулерді сұрамау керек.

Жүйе электрондық және кәдімгі (қағаздық) құжаттардың бірге қолданылуын қамтамасыз етуі керек. Қолданушыдан да, басқарушыдан да бұндай жүйе компьютерлік технология облысында арнайы дайындықты және кез-келген ғылыми методиканы қажет етпейді. Құжатты өңдеу процесін жүйемен дұрыс жоспарлау үшін көптеген жағдайларда кәдімгі канцеляриялық жұмыс тәжірибесі ғана қажет[4] .

Жүйені таңдау кезінде маңызды критериялардың бірі болып программалық платформаны (серверлік компоненттер) таңдау болып табылады. Көріп тұрғанымыздай жүйе таңымал және көп қолданылатын платформада негізделуі керек.

Ұйымдар көбінесе өздерінің қызметтерінде Microsoft (MS BackOffice, MS Office) компаниясының жүйелік және қолданушылық программалық негізін үнемі қолданатындықтан интегралданған шешімді еңгізу салымдардың үнемделуіне әкеледі. Осылайша арзан бағаға алынған программалық өнімге ие электрондық құжатайналым жүйесі бірыңғай және толық жүйені құрайды [1] .

Құжатайналымды қайта құру, құрылымның өзгеруінен, кәсіпорынның көлемінен және басқару процестерін жаңарту кезінде пайда болуы мүмкін. Бұл кезде жұмыс істеп тұрған құжатайналым жүйесінің қайтадан жөнделуін сұрамау керек. Жүйенің енуі келесі сценаридің біреуімен істелінуі керек: «толық» немесе этап бойынша, яғни ең басында іс жүргізу жұмысының критикалық ауданын қамту және бірте-бірте кәсіпорынның барлық масштабында таралуы керек. Бұндай жүйе қиын емес процедураларды орындағаннан кейін жұмысын бастайды. Осының арқасында шығындалған құралдардың тез ақталуын көрсетеді. Жүйені алғаш рет орнатқан кезде қымбат болып табылатын алдын-ала жобалауды қажет етпейді, себебі осындай процедуралар кейін де орындалуы мүмкін.

Жоғары сапалық және жүйені басқарудың қолайлығы, жылдам және қолданушылардың мәліметтерге тез қол жеткізе алатындығы жалпы орталықталынған мәліметтер қоймасымен іске асырылуы керек.

Жүйе құжаттың барлық өзгертулерден өткен түрлерін сақтау керек. Осының арқасында қажет болған кезде процестің жүру жолын немесе үлгі ретінде қажет болатын бастапқы текстерді тез арада қалпына келтіруге болады [5] . Бұл жағдайда архив мөлшері құрылғының мүмкіндіктерімен шектеледі және қазіргі заманғы желілік технологияларды қолданған кезде жүйе архиві көптеген жыл бойы істеген мекемелердің құжаттарын сақтай алады.

... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.