Тауарларды қажетті орнына жеткізіп беруші шағын фирма үшін автоматтандырылған есептік жүйе құру

Пән: Автоматтандыру, Техника
Жұмыс түрі: Дипломдық жұмыс
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 80 бет
Таңдаулыға:

ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫНЫҢ БІЛІМ ЖӘНЕ ҒЫЛЫМ МИНИСТРЛІГІ

ШӘКӘРІМ АТЫНДАҒЫ СЕМЕЙ МЕМЛЕКЕТТІК УНИВЕРСИТЕТІ

«АВТОМАТТАНДЫРУ ЖӘНЕ БАСҚАРУ» КАФЕДРАСЫ

ТҮСІНДІРМЕ ЖАЗБА

дипломдық жобаға

ДЖ. 050704. 165. 06 . ТЖ

Тақырыбы: «Тауарларды қажетті орнына жеткізіп беруші шағын фирма үшін автоматтандырылған есептік жүйе құру»

Студент Кумашев С. ___

(қолы) (фамилиясы, аты-жөні)

Дипломдық жоба

жетекшісі Шакирова Д. Т.

(қолы) (фамилиясы, аты-жөні)

Кафедра меңгерушісі __ Золотов А. Д. __

(қолы) (фамилиясы, аты-жөні)

«» 2008 ж.

Реферат

Дипломдық жоба беттен, суреттен, кестеден, қосымшадан тұрады.

ТАУАР, ҚҰЖАТ АЙНАЛЫМ, МӘЛІМЕТТЕР БАЗАСЫ, АВТОМАТТАНДЫРЫЛҒАН ЖҰМЫС ОРНЫ, ТИПТІК ПРОЦЕСТЕР, СЕРВЕР, КЛИЕНТ, ШЫҒЫСТЫҚ ЖӘНЕ КІРІСТІК ҚҰЖАТТАР, АВТОМАТТАНДЫРУ, МӘЛІМЕТ, АҚПРАТТЫ БЕРУ, АЖО

Дипломдық жобаның тақырыбы: «Тауарларды қажетті орнына жеткізіп беруші шағын фирма үшін автоматтандырылған есептік жүйе құру»

Дипломдық жобаның мақсаты 1С КӘСІПОРЫН құжат айналымды автоматтандырудың ұйымдастырушылық-технологиялық сұлбасын анықтау, құжаттар сипаттамаларының құрылымын және ақпараттық құрамын анықтау, кішкене офистің бөлімшелерінің бір-бірімен бірыңғай тұтас құжатайналымын анықтау, автоматты құжатайналымның программалық қамсыздандыруын жасау.

Көрсетілген материалдарда кіші офистердің қызметтерін кешенді автоматтандырудың әдістемелік нұсқауларымен берілген.

Мазмұны

: Кiрiспе

: 1 Патенттік ізденіс

: 2 Техникалық-экономикалық негіздеме

: 3 Жобаның қойылу анализі

: 4 Кәсiпорындардағы және кiшi офистердегi құжат айналымды жоба аралық зерттеу

: 4. 1 Құжатайналымды ұйымдастырудың негiзгi принциптерi

: 4. 2 Құжаттар түрi, тараулары және олардың өзара байланыстары. Құжаттар атрибуттары

: 4. 3 Құжаттардың өзара байланысы

: 4. 4 Типтік процестер

: 4. 5 Құжаттар архиві және олармен жұмыс істеу реті

: 4. 6 Ақиқат құжаталмасу

: 5 Қағазсыз құжатайналымға көшу стратегиясын жасау

: 5. 1 Электрондық құжатайналым мәселесiн шешуге арналған дайын “клиент - сервер”-дi бағалау

: 5. 1. 1 “Евфрат” құжатайналым жүйесі. Сипаттамалары, режимдері және қолданылуы

: 5. 1. 2 DOCS Open құжатайналым жүйесі

: 5. 1. 3 LinkWorks құжатайналымының автоматтандырылған жүйесі

: 5. 1. 4 Жүйенің құрылымы және жұмыстың техпроцесі

: Құжатайналым жүйесі және құжаттарды басқару

5. 1. 5 Қосымшаларды басқару, конфигурациялау, әзірлеу және интеграциялау

: 5. 1. 6 Қиын жүйелер құрамында жұмыс істеу

: 5. 1. 7 StaffWare жүйесі

: 5. 1. 8 Жекелеген жұмыс станциялары үшiн дайын шешiмдердi бағалау

: 5. 2 Кішi офистердегi электронды құжатайналым мәселесi үшiн шығындарды, мүмкiндiктердi және маңыздылықтарды бағалау

: 5. 3 Құжатайналымның айрықшы жүйесi үшiн интерфейс макетін жасау

: 6 Бухгалтерлік бөлімшедегі ERP-жүйесінің

: фрагментінің құрылымын жасау

: 6. 1 ERP-жүйесінің жалпыланған құрылымы

: 6. 2 ERP-жүйесінің «Бухгалтерлік есеп» контуры (құрылымдық)

: 6. 3 ERP-жүйесінің «Бухгалтерлік есеп» контуры (процестік)

: 7 ERP-ЖҮЙЕСІНІҢ ФРАГМЕНТІН ЖАСАУ (АВТОНОМДЫ ШЕШІМ)

: 7. 1 1С:7. 7 Бухгалтерлік конфигурациясын талдау

: 7. 2 Жүйенiң программалық таралуының ерекшелiктерi

: 7. 2. 1 Программалау ортасы

: 7. 2. 2 Есептің қойылуы

: 7. 2. 3 Конфигурациялау нысандары

: 7. 2. 4 Құжат "Тауарды есепке алу" (элемент формасы)

: 7. 2. 5 Құжат "Тапсырыс" (элемент формасы)

: 7. 2. 6 Құжат "Тапсырысты алып тастау" (элемент формасы)

: 7. 2. 7 Құжат "Жолдама қағазы" (элемент формасы)

: 7. 2. 8 Құжат "Курьер есебі" (элемент формасы)

: 7. 3 Есептер құрастыру

: 7. 3. 1 «Тауарлар» есебі

: 8 Экономикалық тиімділік есебі

: 8. 1 Программалық өнімнің өңделуінің технико-экономикалық негізі

: 8. 2 Программалық өнімнің анализі

: 8. 3 Программалық қамсыздандыруды өңдеуге қажет шығындар сметасын есептеу

: 8. 3. 1 Материалдық шығындар

: 8. 3. 2 Еңбекке төлеу фонды

: 8. 3. 3 Әлеуметтік мұқтаждықтарға аударымдар

: 8. 3. 4 Қосымша шығындар

: 8. 3. 5 Шығындар сметасы

: 9 Еңбекті қорғау бөлімі

: 9. 1 Өндірістік зиянды және қауіпті факторларды талдау

: 9. 2 Қорғаныс шаралары

: 9. 2. 1 Өндірістік санитария

: 9. 2. 1. 1 Есептеу орталығының жұмыс орындарында табиғи

: және жасанды жарықтандыру

: 9. 2. 1. 2 Өндірістік микроклимат

: 9. 2. 1. 3 Шу және дірілден қорғану

: 9. 2. 1. 4 Электромагнитті сәулелену

: 9. 2. 2 Электрқауіпсіздігі

: 9. 2. 3 Өрт қауіпсіздігі

: Қорытынды

: Қолданылған әдебиеттер тізімі

Кiрiспе

Құжат-кез-келген кәсiпорынның қызметiнiң базасын құрайтын ақпаратты көрсетудiң негiзгi тәсiлi болып табылады. Ақпарат құрылымдық болады, оны сақтаумен және басқарумен мәлiметтер базалары және қолданбалы ақпараттық жүйелер айналысады. Сонымен құрылымдық және құрылымдық емес құжаттар арасында бiртектес байланыс болады. Құрылымдық ақпаратты сақтауды және өңдеудi автоматтандыру қажеттiгiне күмән келтiруге болмайды, өйткенi ол орындаған ақпараттың үлкен көлемiн қолмен iстеу мүмкiн емес. Осыған орай электронды құжаталмасудың негiзгi артықшылықтарын атап көрсетейік:

Электронды құжаталмасудың тиiмдiлiгi кәсiпорынның жалпы жұмыс тиiмдiлгiн жоғарылатады;
Архивтердегi сақталатын құжаттар саны өте көп болғанда, жұмыс ауданын қысқартуға әкеледi;
Қажеттi құжаттарды iздеу және оларға ену жылдамдығын арттырады. Бұл оның тиiмдiлiгiнiң ең алдыңғы көрсеткiшi.

Көшiрмелерге, канцеляриялық тауарларға шығындардың азаюы;
Орындаушылар арасында құжаттарды беру уақытын қысқарту;

Осы дипломдық жобаның мақсаты-ЖШС «НҰР» жеке кәсiпорынының автоматтандырылған құжат алмасу жүйесiн жасау.

Дамудың әрбір кезеңінде адамзаттың алдында ақпарат жинақтау, өңдеу және тарату мәселелері тұрды. Көп уақыт бойы осы мәселені шешудің негізгі құралдары ретінде адам миы, тіл және есту мүшелері қолданылып келді. Ең алғашқы өзгеріс жазу өнерінің келуімен, одан соң кітап басудың шығуымен болды. Осы кезеңдегіақпарат тасығыш құралы ретінде қағаз қолданылды.

Осы жағдай ЭЕМ-нің келуімен түбірімен өзгерді. Алғашқы ЭЕМ-ры үлкен автоматты арифмометрлер ретінде қолданылды. Бұл қадам адам қызметінің ақпаратты өңдеудегі негізгі бөлім болып табылатын кешенді автоматтандыруға ауысты.

ЭЕМ-рын жүйелік қолданудың әлемдік тәжірибедегі бір мысалына мәлеметтерді өңдеу жүйесін, мысалы банктік операцияларды, бухгалтерлік есептерді, билеттерді өңдеуді автоматтандыру жатады. Осындай операциялардың тиімділігі автоматтандырылған ақпараттық базаларға сүйенеді. Бұл дегеніміз, ЭЕМ-ң жадысында жүйенің жұмысына қажетті ақпарат сақталады.

Кезекті есепті шешу кезінде жүйе көп емес қосымша ақпаратты еңгізуді ғана қажет етеді, ал қалғаны ақпараттық базаның өзінен алынады. Жаңа еңгізілген ақпараттың әр бір бөлігі жүйенің ақпараттық базасын өзгертеді.

Ақпараттың ЭЕМ-ң жадысында сақталуы оған жаңа динамамикалық сапа береді. Жаңашыл ЭЕМ-ғы автоматты баспаға шығару қызметі қажетті жағдайда осы ақпараттан таңдау бойынша кез-келген мәліметті қағазға шығарып береді.

Адамзат дамуының XXI ғасырында ақпарат негізгі қызметтік өнім болып табылады. Сондықтан кітапханалық қызметтердің автоматтандыруының кешенді программаларын жасау негізгі мәселе деп ойлаймын.

Бухгалтерлік есеп қазіргі кездегі кәсіпорынды басқарудың эффектілігін анықтайтын факторлардың бірі болып отыр және оның енгізілуіне дұрыс қарау кәсіпкерлікте үлкен табыстылыққа қол жеткіздіреді. Бухгалтерлік есептің берілгендерін менеджерлар, экономисттер, қаржылық жобалау бөлімшесінің қызметкерлері, өндірістік учаскілердің басшылары, сол сияқты инвесторлар, аудиторлар, салық органдары қолдана алады және бұл оның кәсіпорынды басқару жүйесіндегі орнының ерекше екендігін көрсетеді. Өзімен шаруашылық процестердің ақпараттық жүйесін білдіріп, бухгалтерлік есеп қазіргі кездегі кәсіпорындарда үлкен номенклатурасымен, шаруашылық операциялар ағынының үлкен тығыздылығымен, есептің берілгендерін өңдеу уақытына қойылатын қатаң талаптармен сипатталады.

Қазақстанда қоғамдық өмірдің барлық жағына әсер ететіндей үлкен экономикалық өзгерістер болып жатыр. Бұл өзгерістер, әсіресе бухгалтерлік есепті жүргізу әдістемесі облысында анық көрінген. Соңғы екі жылдың ішінде осы облысқа қатысты, есепті жүргізудің әдістемесін толығымен өзгерткен екі заңды акт қабылданды. Біріншіден, есептің жаңа Жобасы [7] қабылданды, екіншіден, бухгалтерлік және салықтық есеп бөлінді. Бухгалтерге жүктелген істер де арта бастады.

Бухгалтерлік есепті, сол сияқты аналитикалық және оперативті есептерді қазіргі талаптар негізінде жүргізу ақпараттық технологиясыз жүргізу мүмкін емес. Сондықтан кез келген кәсіпорында ерте ме, кеш пе бухгалтерлік есепті автоматтандыру сұрағы туындайды. Басқарманың осындай тенденцияға бей - жай көз қарасы бір қатар проблемаларға әкеледі. Мысалы, құжаттардың жоғалуы немесе басшының қате сомма көрсетілген келісімге қол қоюы. Нәтижесінде, басқарма осы немесе басқа да проблеманы шешудің ұйымдасқан түрін табады - бухгалтерлік есепті автоматтандыру.

1 Патенттік ізденіс

Шәкәрім атындағы Семей мемлекеттік университеті

Автоматтандыру және басқару кафедрасы

«БЕКІТЕМІН»

Каф. меңгер. А. Д. Золотов

«» 2008 ж.

(мерзімі)

ТАПСЫРМА

Дипломдық жобалау барысында патенттік-ақпараттық зерттеулер жүргізуге арналған

Қорытынды

Диплом жобасын орындау барысында жүргізілген

патенттік зерттеулер бойынша

Диплом жобасының тақырыбы - Тауарларды қажетті орнына жеткізіп беруші шағын фирма үшін автоматтандырылған есептік жүйе құру

Іздеу тереңдігі: 1999 жылдан 2006 жылға дейін

Патенттік зерттеулер жүргізу алдында қойылған мақсаттарға қол жетті ме? Жетпесе қандай себептерден?

- Мақсатқа қол жетті, ізденіске сай келетін ақпарат яғни аналогтар табылды.

2. Табылған (2 және 3 - кесте) аналогтардың қайсысы прогрессивтік болады?

- № 2189623 патенті бойынша «АТФ банктiң автоматтандырылған жұмыс орнын жасау» және № 2178578 патенті бойынша «A2/A2-D автоматты өлшеу жүйесi»

Табылған “2 және 3- кесте” аналогтарының қайсысын жобаланатын техника объектісінде қолдану пайдалы болады?!

- № 2189623 патенті бойынша «Дербес компьютерді тексеруге, қамтамасыз етуге және тестiлеуге арналған программалық жүйе»

Диплом жобасында жобаланылатын техника объектісіне ұқсас техника объектілерді сериялап шығаратын қандай еліміздегі және шет елдердегі фирмалар табылды?

Ғылыми-техникалық және патенттік құжаттарды зерттеу кезінде өндірістік микроконтроллерды шығаратын Қазақстан фирмалары табылған жоқ.

Шетел фирмалары ішінде табылды:

- Мемлекеттік унитарлы кәсіпорын “Авиациялық жүйелердің мемлекеттік ғылыми- зерттеу институты”

- ашық түрдегі акционер қоғамы “Всеросийский тепло-технический научно- иследовательский институт”

Жобаланатын программа бойынша өнертабысқа өтініш материалдарын өңдеу қажет пе?

Өтініш материалдарын өңдеу қажетті деп ойлаймын, себебі дипломдық жобада терең басылым процессі жаза Р-130 микроконтроллер (көмегімен үнемді де сенімді болады. )

Тапсырма берілді «» 2008 ж.

(уақыты) (айы)

Орындаушы Кумашев С.

(қолы) (аты-жөні)

Дипломдық жоба жетекшісі Д. Т. Шакирова

(қолы) (аты-жөні)

2 Техникалық-экономикалық негіздеме

Программдық өнімнің SWOT-анализін жүргізу нәтижесінде күшті жақтары жіне бірнеше мүмкіндіктер анықталды. Программдық өнімнің қауіп факторлары табылған жоқ. Осылайша өнеркәсіптің стратегиясы дұрыс таңдалған және түзетулер қажет емес.

Программдық қамсыздандыруды әзірлеуге және шығындарды есептеу үшін шығындар калькуляциясы бойынша іске асырылады. Өнімді шығару үшін шығындар сметасы келесі экономикалық элементер арқылы құрылады:

материалдық шығындар; еңбекке төлеу фонды; әлеуметтік мұқтаждықтарға аударымдар; амортизациялық аударымдар; қосымша шығындар; материалдық шығындар.

Бұл бөлім шығындардың келесідей тізімінен тұрады:

тікелей материалды шығындар; жанармайға шығындар; энергияға кететін шығындар; байланыс қызметтеріне төлемдер; басқа ұйымдардың қызметін қолдануға кеткен төлемдер.

Кеңсе тауарларына және энергияға шығындар қосымша шығындарға қосылған.

Әзірленген программалық қамсыздандыру ішкі офистерде бухгалтерлік есептерге қолдану үшін арналған. Фирмадағы өңделетін ақпараттардың көлемінің өсуіне байланысты құжатайналымның автоматтандырылған жүйесі маңызды болып табылады.

Осы дипломдық жобада әзірленген программдық қамсыздандыру кіші көлемді ұйымдардың құжатайналымының автоматтандырылған тапсырмаларын шешеді. Өнім шығындарды және фирмалардағы құжаттармен жұмыс істеу (іздеу, сақтау, орындалуды бақылау) уақытын азайтады. Сонымен қатар өнім барлық жерде қолданыла алады.

Бухгалтерлік талдаудың әдістемесі программдық өнімнің бәсекелеге жарамдығын бағалауға және оның күшті және әлсіз жақтарын бағалуға арналған. Дұрыс жүргізілген анализ программдық өнімнің келешекте өңделу стратегиясына және оның таралу стратегиясына әсер етуі мүмкін.

Кіші офис үшін әзірленген бухгалтерлік жүйенің толық таладуын жүргізейік

Артықшылықтары:

программдық өнімнің орнату және қолдану қарапайымдылығы.
мәліметтерді бірнеш жыл бойы сақтау мүмкіндігі.
мәліметтерді өңдеудің өзіндік технологияларын қолдануы.
программдық өнімнің жеңіл модернизациялануы.
жұмыс сапалы болу үшін өзіндік мүдделілік.

Кемшіліктері:

программдық өнімді іске асыру үшін тек бір қолданушының жұмысын іске асырады.

Мүмкіндіктері:

сервистерді кеңейту;
программдық өнімді басқа платформаларға көшіру мүмкіндіктері;
өнім жұмысының масштабын кеңейту мүмкіндіктері;
«клиент-сервер» технологиясының базасы негізінде көп қолданушы жүйені құру мүмкіндігі

Өнімге әсер ететін қауіп факторлері табылмаған

3 Аналитикалық бөлім. Жобаның қойылу анализі

Электронды құжаталмасу мәселесi кейiнгi кезде Қазақстан Республикасының компьютерлiк баспасөз прессаларында көп көтерiлiп жатыр. Белгiлi-бiр құрылымның, ұжымның құжат ағындарын айналдыруды оптималдандыруға негiзделген тиiмдi жүйе құру бүгiнгi күнде сол мекеменiң бәсекеге қабiлеттiлiгiн жоғарылатуға арналған негiзгi фактор болып табылады. Кез-келген мекемеде эксперттердiң бағалауы бойынша, дұрыс жобаланып жасалған сенiмдi құжаталмасу жүйесiнiң болмауы оның құжат айналымының 10%-ға дейiн төменделуіне әкеледi екен. Ғылым мен техниканың жаңашыл даму деңгейi бұл мәселенi компьютерлiк ақпараттық технологияларды қолданып шешуге мүмкiндiк бередi [1] .

Отандық нарықта құжаталмасу жүйесiн еңгiзудiң екi бағыты қолданысқа ие болды: отандық және батыстық. Құжаттармен жұмыс iстеудiң Қазақстандық тәсiлдерiнiң негiзгi ерекшелiктерiн атап өтейiн:

1 Қазақстанда құжаталмасу вертикальды принциппен жүргiзiледi, яғни жетекшiден орындаушыға немесе керiсiнше жеткiзiледi. Шетелдерде горизонтальды принцип қолданылады: ол орындаушыдан орындаушыға ауысып отырады. [2] .

2 Қазақстанда құжат арнайы тiркеу журналдарында, карточкаларда тiркеледi, бұл құжат жөнiндегi ақпарат жинағыш болып табылады. Сонымен, құжаталмасу және iс-қағаздарын жүргiзу процесiн іске асыру үшiн осы құжаттардың мазмұнын түсiнбейтiн, оған ешқандай қатысы жоқ арнайы iс-жүргiзушi маман отырады. Мұндай тәжiрибе Батыста қолданылмайды. [1] .

3 Ұйымдар мен олардың арасында құжаттардың алмасуы Қазақстандық iс-жүргiзу қызметтерiнде корпоративтiк қана емес Мемлекеттiк стандарттарға (МЕСТ) бағынады, өйткенi осындай жүйелерге тапсырыс берушiлердiң көпшiлiгi мемлекеттiк құрылымдар. [4] .

4 Ақпараттық және компьютерлiк технологиялардың кең таралуына қарамастан отандық кәсiпорындардың көпшiлiгi құжаталмасуды әлi күнге қағаз жүзiнде орындап келедi. Батыста iс-жүргiзу және құжаталмасу көп уақыттан берi электронды түрге ауысқан. Жүйе ұжымдық жұмыстар (календарлық ұйымдық құрылымдар, мәліметтерді бірдей қолдану, “жариялау” тақтасы, талқыланатын форумдар және т. б) үшін орындаушылар барлық құралдармен қамтамасыз етілетіндей етіп құрылуы қажет. Осылайша қарастырылатын жүйе бизнес-процестерді және құжат ағымдарын басқарудың автоматтандырылған функциясын іске асырудан басқа, қосымшаларды ұжымдық қолдану мүмкіндіктеріне ие болу керек. Олардың айрықшаланатын негіздері ол-бір жұмысшыны немесе бірнеше қосымшыларды қозғайды, сонымен қатар жұмыстың жүру маршрутын қадағалайды және оны сипаттайды.

Жұмыстың орындалуын бақылау. Бұл критерий қазіргі заманғы өнеркәсіп ісі үшін «критикалық» болып келеді. Құжаталмасудың дәстүрлік жүйесі көрсетілген функцияларға ие емес. Керісінше, құжаталмасу жүйесі өңдеу нысандарының орындалу жұмыстарының эстафетасын анықталған технология бойынша әртүрлі орындаушы группалар арасында бере алатындай, процестің орындалуын бақылай алатындай, оның норматив бойынша жүруінен ауытқуын анықтайтындай, процестің жалпы аяқталуына осы ауытқулардың әсерін болжай алатындай етіп құрылуы керек. Жүйеде құжатайналым процесін басқару тура оперативті түрде болу қажет; бұл құжаттардың өңделу ретіне қолданушылардың еңгізген өзгертулері тез және өзара келісімді түрде енуді білдіреді. Құжаттардың жүру процесінің нақты еңгізілген өзгертулері және орындаушының аты журналда мунутына дейін дәл тіркеледі. Орындаушының әрекетін толық бақылау жағдайларында осының арқасында жауапты адамдарға ерекше жағдайлардың және кешігулердің болғаны туралы мәлімет беруді ұйымдастыруды қамтамасыз етеді.

Осындай жақындықтың ерекшелігі көрініп тұр. Біріншіден, жұмыстың орындалуын бақылау функциясына ие жұмыстың ағымын басқару жүйесін еңгізу, бақылау функциясын сәйкесінше жүйе, орындаушы және кәсіпорын басшысының арасында үйлесімді түрде қайта бөлуді, шығармашылық мақсаттарды шешу үшін персоналдың интеллектуалды қорларын көрсетуді қамтамасыз етеді [3] . Екіншіден, жұмысты орындауды басқару есебі құжатайналым жүйесінің бір функциясы болып еңгізілгендіктен басқару мақсатын іске асыруға субъективтік фактордың әсерін (орындаушының өзіндік қасиеттері, бақылау нәтижелерін бұрмалау немесе қателердің болуы және т. б) шектейді. Үшіншіден, көрсетілген функция кәсіпорынның әр қызметкерінің ісін көріңкі етеді, яғни басқарушыға қызметкердің қаншалықты жұмысының көптілігін, оның іскерлігін, берілген есепті шешу үшін өзінің күшін қаншалықты шоғырлайтындығы туралы мәлімет береді.

Сонымен қатар басқарушы орындаушы ісінің әртүрлі аспектілерін және құжаттарды өңдеудің нәтижелерін сипаттайтын статистикалық және аналитикалық мәлімет алуға мүмкіндігі бар.

Жүйе мәліметті ұжымдық түрде қарапайым әдіспен басқарылатындай етіп құрылуы қажет. Құжатайналымын конфиденциалды түрде ұйымдастыру үшін жүйе функционалды аяқталған құралдар жиынынан тұруы қажет. Сондықтан ол қолданушылардан қосымша жөндеулерді сұрамау керек.

Жүйе электрондық және кәдімгі (қағаздық) құжаттардың бірге қолданылуын қамтамасыз етуі керек. Қолданушыдан да, басқарушыдан да бұндай жүйе компьютерлік технология облысында арнайы дайындықты және кез-келген ғылыми методиканы қажет етпейді. Құжатты өңдеу процесін жүйемен дұрыс жоспарлау үшін көптеген жағдайларда кәдімгі канцеляриялық жұмыс тәжірибесі ғана қажет[4] .

Жүйені таңдау кезінде маңызды критериялардың бірі болып программалық платформаны (серверлік компоненттер) таңдау болып табылады. Көріп тұрғанымыздай жүйе таңымал және көп қолданылатын платформада негізделуі керек.

Ұйымдар көбінесе өздерінің қызметтерінде Microsoft (MS BackOffice, MS Office) компаниясының жүйелік және қолданушылық программалық негізін үнемі қолданатындықтан интегралданған шешімді еңгізу салымдардың үнемделуіне әкеледі. Осылайша арзан бағаға алынған программалық өнімге ие электрондық құжатайналым жүйесі бірыңғай және толық жүйені құрайды [1] .

Құжатайналымды қайта құру, құрылымның өзгеруінен, кәсіпорынның көлемінен және басқару процестерін жаңарту кезінде пайда болуы мүмкін. Бұл кезде жұмыс істеп тұрған құжатайналым жүйесінің қайтадан жөнделуін сұрамау керек. Жүйенің енуі келесі сценаридің біреуімен істелінуі керек: «толық» немесе этап бойынша, яғни ең басында іс жүргізу жұмысының критикалық ауданын қамту және бірте-бірте кәсіпорынның барлық масштабында таралуы керек. Бұндай жүйе қиын емес процедураларды орындағаннан кейін жұмысын бастайды. Осының арқасында шығындалған құралдардың тез ақталуын көрсетеді. Жүйені алғаш рет орнатқан кезде қымбат болып табылатын алдын-ала жобалауды қажет етпейді, себебі осындай процедуралар кейін де орындалуы мүмкін.

Жоғары сапалық және жүйені басқарудың қолайлығы, жылдам және қолданушылардың мәліметтерге тез қол жеткізе алатындығы жалпы орталықталынған мәліметтер қоймасымен іске асырылуы керек.

Жүйе құжаттың барлық өзгертулерден өткен түрлерін сақтау керек. Осының арқасында қажет болған кезде процестің жүру жолын немесе үлгі ретінде қажет болатын бастапқы текстерді тез арада қалпына келтіруге болады [5] . Бұл жағдайда архив мөлшері құрылғының мүмкіндіктерімен шектеледі және қазіргі заманғы желілік технологияларды қолданған кезде жүйе архиві көптеген жыл бойы істеген мекемелердің құжаттарын сақтай алады.

Құжатайналым жүйесі арнайы архивтік болып позицияланбайды, бірақ үлкен көлемді емес кәсіпорын үшін (мысалы, 16 GB-қа дейін Microsoft BackOffice үшін) көп сақталған мәліметтер архивтік болып қолданылады, өйткені кейбір жүйелер үшін маңызды функцияларды қамтамасыз етеді (мәліметтердің тіркелуі, өңдеу механизмі) . Әдетте қажет болған жағдайда құжатайналым жүйесі контекстік іздеуді және тасудың әртүрлі физикалық түрлерін қолдамайтындықтан, құжат, өзінің белсенді фазасының қызмет ету кезі аяқталғаннан кейін жүйеден арнайы архивтік жүйеге ұзақ уақыт сақталу үшін берілуі мүмкін (мысалы, DOCS Open-ге, Excalibur және т. б. ) [6] .

Жүйе алдын-ала анықталған технологиялық сұлбалар маршруты және орындаушылармен берілген өзінің деңгейінде белгілі-бір бостандықпен шешім қабылдау арқылы құжаттармен жұмыстарды ұйымдастыра алатын және орындай алатын функцияға ие болу керек [5] . Өңдеу процестерін жобалау (және олардың келешекте орындалуын бақылау) қарапайым және CASE-жүйесінің кейбір қасиеттеріне ие түсінікті графикалық құрылғыларды қолданумен жүреді. Бұл еңгізуді, алдын-ала сатып алуды арзандатады және де мәліметтерді жобалаудың программалық құралдарын меңгеруді қажет етпейді. Жүйе нормалық эксплуатация режиміне үзіліссіз қалпына қайта келетіндей болу керек, яғни осы арқылы жұмыс ретіне өзгерістерді және жақсартуларды қажет болған жағдайда еңгізуге болады.

Құжаттарды өңдеу процестері барлық жүйе масштабында және оның кез-келген бөлігінде бақыланады және басқарылады. Әр түрлі жерде отырған бірнеше қолданушылармен құжатты бірге, көп этапты өңдеу олардың тікелей қатысуын және тікелей байланысын қажет етпейді. Себебі жүйенің әрқайсысы өзінің жұмысының уақытында орындалуын қадағалайды.

Мәліметтерді бекітілмеген доступтан сақтау. Барлық құжаттар, олардың өңделу ережелері, жіберу маршруттары және қызметтік мәліметтері қасақана енуден қорғалуы қажет. Басқаша айтқанда жүйе кепілді тұрақтылық үшін қабылданған қорғаныс стандартын қолдауы керек (мысалы, Windows NT деңгейіндегі С2-класы), сонымен қатар қазіргі заманғы криптографикалық қорғаныс және «электронды қол қою» құралдар методы қолданылуы тиіс.

4 Кәсiпорындардағы және кiшi офистердегi құжат айналымды жоба аралық зерттеу

4. 1 Құжатайналымды ұйымдастырудың негiзгi принциптерi

... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.