Іс қағаздары компьютерде басуда ескерілетін емле ережелері

Пән: Іс жүргізу
Жұмыс түрі: Реферат
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 15 бет
Таңдаулыға:

Іс қағаздары компьютерде басуда ескерілетін емле ережелері (каз. яз)

ІІІ нұсқа

Қазақстан Республикасының Конституциясындағы тіл туралы баптар
Басқару құжаттары
Тілдің стильдік тармақтары
Іс қағаздары және компьютерде басуда ескерілетін емле ережелері
Құжаттардың реквизиттері
Мінездеме, қаулы, ереже
Пайдаланылған әдебиеттер тізімі

1. Қазақстан Республикасының Конституциясындағы тіл туралы баптар

7-бап

Қазақстан Республикасындағы мемлекеттік тіл - қазақ тілі.
Мемлекеттік ұйымдарда және жергілікті өзін-өзі басқару органдарында орыс тілі ресми түрде қазақ тілімен тең қолданылады.
Мемлекет Қазақстан халқының тілдерін үйрену мен дамыту үшін

жағдай туғызуға қамқорлық жасайды.

19-бап

2. Әркімнің ана тілі мен төл мәдениетін пайдалануға, қарым-қатынас, тәрбие, оқу және шығармашылық тілін еркін таңдап алуға құқығы бар.

93-бап

Конституцияның 7-бабын жүзеге асыру мақсатында Үкімет, жергілікті өкілді және атқарушы органдар арнаулы заңға сәйкес Қазақстан Республикасының барлық азаматтары мемлекеттік тілді еркін әрі тегін меңгеруі үшін қажетті ұйымдастырушылық, материалдық және техникалық жағдайдың бәрін жасауға міндетті.

2. Басқару құжаттары

Басқару құжаттарына бұйрық, өкім, нұсқау, қаулы, шешім жатады.

Бұйрық

Бұйрық кәсіпорынның басқару құжаттарының ішіндегі ең маңызды әрі көп тараған түрі болып табылады. Сондықтан басқару құжаттарын үлгі негізінде жасаймыз. Бұйрық - қандай да бір міндетті (өндірістік немесе кәсіпорын қызметкерлеріне байланысты) шешу үшін кәсіпорын директоры шығаратын нормативтік құжат.

Бұйрық мекеменің немесе оның құрылымдық бөлімшелерінің құрылу, таратылу, қайта ұйымдастырылу; оларға өзгеріс енгізу мақсатында ережелерді, нұсқауларды, қағидаларды бекіту; кәсіпорынның жұмысын ұйымдастыру, қаржыландыру, жоспарлау, есеп беру, жабдықтау, өнімдерді сату және басқа да өндірістік мәселелер, сондай-ақ кадр мәселелері бойынша жұмысқа қабылдау, ауыстыру, босату және т. б. мәселелер бойынша шығарылады. Бұйрық шығару арқылы басшы қызметкерлердің алдына негізгі міндеттерді қояды, түбегейлі мәселелерді шешу жолдарын көрсетеді. Бұйрық осы кәсіпорынның барлық қызметкерлері үшін міндетті. Жекелеген жағдайларда бағыныштылығына байланыссыз ұйымдар мен лауазымды тұлғалардың үлкен тобына қатысты болуы мүмкін.

Бұйрықты дайындаудың мынадай кезеңдері болады:

мәселенің мәнін зерделеу;
қажетті мәліметтерді жинау;
бұйрықтың жобасын дайындау;
жобаны келісу;
басшының қол қоюы.

Бұйрықты дайындаудың заңдық негіздемесі өкімет және басқару органдарының құжт шығаруы, жоғары тұрған органның нақты тапсырмасы, кәсіпорынға жүктелген міндеттерді жүзеге асыру үшін орындау және басқару қызметін жүзеге асырудың қажеттілігі бола алады. Кәсіпорын немесе құрылымдық бөлімше қандай да бір мәселе бойынша бұйрықты әзірлеуге бастама көтеруі мүмкін.

Бұйрықтың жобасын дайындаудың бірінші кезеңі көрінетін мәселелер тобымен айқындалады. Содан кейін қаралатын мәселелер бойынша материалдар зерделенеді, ең алдымен, заң актілері және үкіметтің шешімдері, ведомстволық нормативтік актілер, осы және ұқсас мәселелер бойынша осының алдындағы басқару құжаттары зерттеледі. Бұл құжаттың құқықтық негізін қамтамасыз етеді және қайталау мен қайшылықтардың болмауына мүмкіндік береді.

Екінші кезеңде қойылған мәселенің мәні бойынша қажетті мәліметтер жинау жүзеге асырылады. Ол үшін әр түрлі ақпараттық-анықтамалық құжаттар, есептер, анықтамалар, баяндау хаттар және түсіндірме жазбалар, актілер, қызметтік хат алмасулар пайдаланылады.

Қажетті мәліметтерді жинау және зерделеу негізінде бұйрықтың жобасын басшының тапсырмасы бойынша кәсіпорынның маманы дайындайды. Бұйрықтың жобасын дайындаумен айналысатын мамандардың жеткілікті құзыреті оның сапасының басты шарты болып табылады.

Негізгі қызмет бойынша бұйрықтар кәсіпорынның ішкі құжаттарына арналған бланкілерде дайындалады.

Бұйрықта құжат түрінің атауы, күні, нөмірі болуға тиіс. Бұйрықтың күні - ол басшының қол қойған күні болып есептеледі. Бұйрықтардың нөмірі бір жылдың шегінде қаңтардан бастап желтоқсан аралығын қамтиды (№ 1, №2 және т. б. ) . Негізгі қызмет бойынша бұйрықтар нөмірленеді және жеке құрам бойынша бұйрықтардан бөлек жүргізіледі.

Үшінші кезең - мәтінді дайындау.

Бұйрықтың міндетті түрде "не туралы?" деген сұраққа жауап беретін тақырыбы болады. Мысалы, "кәсіпорынды тарату туралы", "Бас бухгалтердің лауазымдық нұсқаулығына өзгерістер енгізу турал", "Басқа жұмысқа ауысу туралы" және т. б. "Кәсіпорын бойынша бұйрық" немесе "Бас директордың бұйрығы" деген сияқты тақырыптарды пайдалануға болмайды.

Бұйрықтың мәтіні өзара байланысты екі бөлімнен тұрады. Бұйрықты шығарудың негізін көрсететін, бейнелейтін бірінші бөлікте:

мемлекеттік органдардың (үкіметтің, салық инспекциясының және тағы басқалардың) нормативтік құжаттары;
Директорлар кеңесінің, акционерлердің жалпы жиналысының шешімі;
өндірістік қажеттілік (нақты) көрсетіледі.

Белгілейтін бөлікте орындалу үшін бұйрық шығарылатын жоғары тұрған органның актісі айтылады. Сонымен бірге актінің түріне, оның авторына толық атына (тақырыбына), нөмірі мен күніне, яғни барлық деректерге сілтеме жасалады. Егер бұйрықтың себебі түсінікті анық және оған түсіндірме қажет болмаған жағдайда белгілейтін бөлік болмайды.

Белгілейтін бөліктің мәтінінде әдетте, "Сәйкес, мақсатында, мақсаты үшін, үшін" деген сөздер болады.

Бұйрықтарда негізгі жүкті басқару бөлігі атқараы, ол "Бұйырамын" деген сөзден басталады. "БҰЙЫРАМЫН" деген сөз бас әріптермен жазылады. Бұл белгілейтін бөлікті басқару тармағынан ажыратуға мүмкіндік береді. Осы басқару бөлігінде кімге (орындаушыға немесе құрылымдық бөлімшеге) не жүктеледі (нақты жұмыс көрсетіледі), күні (оның мерзімінің аяқталу күні) сияқты мәселелер көрсетіледі.

Құжаттың осы тармағында ерекше анықтық, нақтылық сияқты қатаң талаптар қойылады, әр түрлі түсініктерге жол берілмейді. Онда "көтеру керек", "күшейту керек" сияқты жалпылама нақты емес сөздер қолданылмайды. Олардың нәтижесін тексеру қиынға түседі.

Тапсырмалар бірнешеу болса, бұйрықтың мәтіні бірнеше тармақтарға бөлінеді. Әрбір тармақ қызықл жолдан басталады. Тармақтар араб сандарымен нөмірленеді. Соңғы тармақта бұйрықтың орындалуына бақылауды жүзеге асыратын тұлға немесе құрылымдық бөлімше, ал әрбір тармақта орындаушы (құрылымдық бөлімше, нақты лауазымдық тұлға) көрсетіледі. Орындаушы барыс септігінде жазылады. Орындалатын әрекеттер етістіктің тұйық райы нысанында беріледі - "дайындасын", "есептесін", "ұйымдастырсын" және т. б.

Нақты орындаушыларға дейін ақпараттың жету уақытын есепке алу керек. Орныдау мерзімі болжанып отырған жұмыстардың көлеміне сай дұрыс есептелуі тиіс. Әдетте бұйрықтың барлық тармақтары орындау мерзімі болады. Алайда, көбіне әрбір тапсырма үшін жеке орындау мерзімі белгіленеді. Бұйрықтың соңғы тармағында осы құжаттың орындалуын бақылау жүктелетін тұлға көрсетіледі. Бұйрықтың қосымшалары болуы мүмкін, оларға нұсқау мәтіннің тиісті тармақтарында беріледі. Егер бұйрық қандай да бір құжаттарды (қаулы, ереже) күшіне енгізетін болса, онда олар бұйрыққа қосымша түрінде ресімделеді. Мұндай құжаттардың оң жақ бұрышына " . . . " АҚ-ның 01. 05. 2005 ж. № 7 бұйрығына қосымша" деп жазылады.

Қажеттілігіне қарай осы бұйрықпен жойылатын, бұрын жарияланған құжаттар (бұйрықтар, шешімдер) атап көрсетілуі мүмкін.

Төртінші кезеңде бұйрықтардың жобалары бас бухгалтермен, заң кеңесшісімен және кәсіпорынның басқа да лауазымды тұлғаларымен келісіледі. Келісу бұрыштама ретінде ресімделеді.

Бесінші кезеңде бұйрықтарға кәсіпорынның басшысы немесе осындай құқық берілген орынбасардары қол қояды. Бұйрық, егер мәтінде басқа мерзім көрсетілмесе, қол қойылған сәттен бастап күшіне енеді.

Бұйрық шыққаннан кейін хатшы-референт оның мазмұнын кәсіпорынның қызметкерлеріне таныстыруды ұйымдастырады. Бұйрықтың орындалуына жауапты қызметкерлерді бұйрықпен таныстырғаны туралы белгі қойылады. Қажеттігіне қарай, қол қойылған бұйрықты хатшы көбейтеді және жұмыс жүргізу үшін орындаушыларға таратып береді.

Өкім

Өкім - кәсіпорынның күнделікті өндірістік-шаруашылық және әкімшілік қызметінің жедел мәселелері бойынша директор немесе оның орынбасары шығаратын құжат.

Өкім кәсіпорынның ішкі құжаттарына арналған бланкілерде ресімделеді және оған директор немесе оның орынбасарлары қол қояды.

Өкімнің мәтініне:

- нақты тапсырма (жұмыс) ;

- жауапты орындаушы;

- орындау мерзімі кіреді.

Басқару бөлігі, әдетте, қазақ тіліндегі мәтінде "Міндеттеймін", "Белгілеймін" деген сөздермен аяқталады.

Нұсқау

Нұсқау - бұйрықтарды, нұсқаулықтарды, тапсырмаларды орындауды ұйымдастыруға байланысты мәселелер бойынша басқару құжаты. Нұсқауға кәсіпорынның директоры немесе құзыреті шегінде оның орынбасары қол қояды.

Нұсқаудың басқару бөлігі қазақ тіліндегі мәтінде "Ұсынамын", "міндеттеймін" деген сөздермен аяқталады.

Нұсқауларға күнтізбелік жыл шегінде реттік сандар беріледі.

Шешім (қаулы)

Шешім немесе қаулы өндірістік мәселелер бойынша жасалған алқалық органдардың (Директорлар кеңесі, акционерлердің жалпы жиналысы) құжаттарын білдіреді. Олар "ШЕШТІ", "ШЕШІЛДІ", "ҚАУЛЫ ЕТЕДІ", "ҚАУЛЫ ҚАБЫЛДАДЫ" деген сөздерді пайдалана отырып, басқа басқару құжаттары сияқты ресімделеді. Шешімге (қаулыға) алқалық органның Төрағасы және оның мүшелері немесе Төраға мен хатшы қол қояды.

3. Тілдің стильдік тармақтары

Кез келген ресми құжат қоғамдық және еңбек қарым-қатынастарын реттеп, талдап отырады, демек, ресми тілде қолданылатын тілдік құралдарды, емле ережелерін пайдалануға нақты талаптар қойылады.

Ресми құжат - тұтас құрылым, сондықтан онда:

мазмұнның қысқа әрі тұжырымды түрде баяндалуы тиіс;
тұжырымдардың дәл, нақты түрде болуы тиіс;
сөздер мен терминдер нақты өз мағынасында пайдаланылуы тиіс;
терминдер мен тұрақты ормадардың бірегейлігі сақталуы тиіс;
бірнеше варианттағы терминдрдің мүмкіндігінше Мемлекеттік терминология комиссиясы тарапынан бекітілген немесе ресми тілде стандартталған, сондай-ақ жазба тілде қолданылу жиілігі жоғары тұлғасы пайдаланылуы тиіс;
қазіргі әдеби тілдің нормасында көнерген сөздер, сирек қолданылатын сөздер, бір қолданыстағы сөздер болып саналатын лексикалық элементтер, сондай-ақ бейнелі, образды фразеологизмдер, қарапайым лексикаға тән тұлғалар қолданылмайды;
талдаудың, шешімнің мазмұны екіұдайылық тудырмас үшін көсемсөз стилін, ауызекі сөйлеу тілінің тілдік-стильдік элементтері араластырылмауы қажет.

4. Іс қағаздары және компьютерде басуда ескерілетін емле ережелері

Ресми мәтіндердерді компьютерде басқанда ескерілетін емле ережелері

1. Ресми мәтіннің тақырыбын басу

Компьютерде мәтіннің тақырыбын басудың екі жолы бар:

- тақырыпты жолдың ортасынан басу;

- тақырыпты жолдың басынан басу;

Ғылыми мақалаларды, баяндамаларды, әдеби шығармаларды, ресми мәтіндерді басқанда олардың тақырыбы жолдың ортасынан басылады.

Тақырыпты жолдың ортасынан басуда мынадай ережелер сақталуы тиіс:

- тақырып бас әріптермен басылады;

-тақырыпты басқанда тасымалға жол берілмейді;

-тақырыптың соңына леп белгісі мен сұрақ белгісінен басқа тыныс белгілері қойылмайды;

-қысқа тақырыптар (15 белгіден аспаса) әр әріптен кейін ақтаңдақ салып басылады;

-үлкен тақырыптар (50 белгіден асса) бірнеше жолға басылады, бірақ әр жолдың мүмкіндігінше белгілі бір мағынасы болуы қажет;

- үлкен тақырыптарды бірнеше жолға басқанда жолдардың арасы бір интервал болады;

Бірнеше тақырыптар мен тақырыпшалардан тұратын жұмыс материалдарының тақырыптары жұмыс жолының басынан басылады. Бұл жағдайда да жоғарыдағы тәртіптер сақталады.

2. Тақырыпшаны басу:

-тақырыпша кіші әріптермен басылады, көрнекілік үшін олар мәтіннен қосымша интервал арқылы бөлінеді.

3. Беттерді нөмірлеу:

-бірнеше бетке басылатын мәтіннің титулдық бірінші беті ешқашан нөмірленбейді, бірақ саналады.

- беттер араб цифрларымен нөмірленеді.

- беттің нөмірі оң жақ жоғары бұрышқа, жоғарыдан шамамен 10 мм түсіріліп қойылады.

4. Азат жол

Кез-келген мәтін бірнеше сөйлемдерден тұрып бір ойды білдіретін абзацтарға бөлінуі мүмкін. Мәтіндерді машинада басқанда әр абзац азат жолдан бастап басылады. Азат жол сол жиектен бес ақтаңдақтан кейін, алтыншы белгіден бастап басылады.

5. Рим цифрлары

Рим цифрларымен сьездердің, тоқсандардың, конференциялардың, ғасырлардың, тараулардың, мерейтойлардың сандары белгіленеді. Рим цифрлары ондық разрядты білдіретін төрт белгіден (I-бір, X-он, C-жүз, M-мың) және олардың жартысын білдіретін үш белгіден (V-бес, L-елу, D-бес жүз) тұрады.

6. Қысқарған сөздер

Қазақ тілінде қысқарған сөздер септеледі. Оларға қосымша жалғауда орфоэпиялық норма басшылыққа алынады. Мысалы: КазМҰУ-да (Қазақ мемлекеттік ұлттық университетінде), ЖШС-да (жауапкершілігі шектеулі серіктестікте) .

Қысқарған сөздер тасымалданбайды.

Халықаралық стандарт сипатындағы аббревиатуралар «қазақшаланбайды», ЮНЕСКО, НАТО, ЮСАИД, оларға қосымша дыбысталуына сәйкес жалғанады: ЮНЕСКО-ның.

7. Шартты қысқартулар

Мәтіндік құжаттарда қолданылатын шартты қысқартулардың емлесі бірдей, біртектес, жалпыға белгілі болуы керек. Қабылданған шартты қысқартулардың кейбіреулері мыналар:

қ. - қала ж. - жыл млн. - миллион

обл. - облыс жж. - жылдар млрд. - миллиард

ауд. - аудан акад. - академик тг. - теңге

көш. - көше доц. - доцент т. б. - тағы басқа

с. - село проф. - профессор т. с. с. - тағы сол сияқты

Тағы басқа және тағы сол сияқты ( т. б. және т. с. с. ) сөз тіркестерін қысқарған түрінде тек сөйлемнің соңында ғана қолдануға болады.

8. Ұлты қазақ азаматтардың аты-жөндерінің жазылуы

Қазақстан Республикасы Президентінің 1996 жылғы 2 сәуірдегі «Ұлты қазақ азаматтардың тегі мен әкесінің атын жазуға байланысты мәселелерді шешу тәртібі туралы» Жарлығына сәйкес ұлты қазақ азаматтар өздерінің тегі мен әкесінің атының жазылуын қазақ тіліне тән емес аффиксті алып тастай отырып өзгертуге хақылы, алайда тегі мен әксінің атының түбірлік негізі сақталуға тиіс. Бұл ретте әкесінің атын жазған кезде азаматтың жынысына қарай «ұлы» немесе «қызы» сөздері қосылып бірге жазылады. Мысалы, Азамат Ахметұлы, Әлия Нұрланқызы.

9. Қазақстан Республикасындағы мемлекеттік басқару органдары, министрліктер, ведомстволар, мекемелер мен ұйымдар, оқу орындары атауларының алғашқы сөзі бас әріппен жазылады. Мысалы: Қазақстан Республикасы Сыртқы істер министрлігі.

Мекемелер, ұйымдар, министрліктер мен ведомстволардың атаулары күрделі тіркес құрамында жеке тұрғандағы емлесін сақтайды. Мысалы: Қазақстан Республикасы Қаржы министрлігінің Мемлекеттік мүлік жөніндегі комитеті.

Мынадай атауларда барлық сөздер бас әріппен жазылады: Қазақстан Республикасының Үкіметі, Қазақстан Республикасының Президенті.

Дүниежүзілік қоғамдық ұйымдардың атаулары бас әріппен жазылады: Біріккен Ұлттар Ұйымы.

Мемлекеттік наградалар, құрметті атақтар бас әріптен жазылады: Қазақстанның Халық жазушысы.

Әскери, ғылыми атақтар кіші әріппен жазылады: профессор, генерал.

Қазақстан Республикасы мемлекеттік өкімет және басқару органдары жүйесіндегі лауазым атаулары бас әріппен жазылады: Қазақстан Республикасының Қаржы министрі.

Мемлекеттік деген сөз мынадай жағдайда бас әріппен жазылады: Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы, Қазақстан Республикасының Мемлекеттік туы, Қазақстан Республикасының Мемлекеттік әнұраны.

Мынадай жағдайда кіші әріппен жазылады: мемлекеттік ұйым, мемлекеттік меншік.

5. Құжаттардың реквизиттері

Негізгі реквизиттердің орналасу тәртібі

Мекемелер, ұйымдар немесе кәсіпорындар өздерінің құжаттарын бланкілерге ресімдейді. Бланкі негізінен А4 немесе А5 форматты қағаздың бетіне жасалады. Бланкілерде құжатты құрастырушының заңды атауы алдын-ала жазылып қойылған. Бланкілердің оң жақ және жоғары жиектерінің өлшемдері - 10 мм, ал сол жақ және жоғары жақ жиектері - 20 мм болуы керек.

Бланкіге құжатты ресімдегенде құжатқа тиісті реквизиттер қойы-луы қажет. Реквизит - құжаттың ақпараттық бөлшегі. Құжаттың түрі реквизиттер жиынтығымен анықталады. Әр құжат құжат түріне қатысты белгіленген формулярға сәйкес құрастырылады. Формуляр - белгілі бір құжат түріне қажетті, белгіленген ретпен орналасқан реквизиттер жиынтығы. Реквизиттер атауы мен олардың орналасу реті төмендегідей. Бірақ бір құжатта бұл реквизиттің бәрінің болумауы мүмкін.

Реквизиттер:

01. Мемлекеттік елтаңба

02. Қазақстан Республикасының наградалар белгісі

03. Ұйымның, кәсіпорынның эмблемасы немесе тауар белгісі

04. Министрліктің немесе ведомстваның атауы

05. Ұйымның, кәсіпорынның немесе мекеменің атауы

06. Құрылымдық бөлімшенің атауы

07. Ұйым туралы анықтамалық деректер

08. Құжат түрінің атауы

09. Құжаттың датасы

10. Құжаттың тіркеу нөмірі

11. Келіп түскен құжаттың күні мен тіркеу нөміріне сілтеме

12. Құжаттың басылған немесе құрастырылған орны

13. Құжатты пайдалануға қойылатын шектеу грифі

14. Адресат

15. Құжатты бекіту грифі

16. Қарар

17. Мәтіннің тақырыбы

18. Бақылау туралы белгі

19. Мәтін

20. Қосымша туралы белгі

21. Қол

22. Құжатты келісу грифі

23. Бұрыштамалар

24. Мөр

25. Көшірмені куәландыру туралы белгі

26. Орындаушы туралы белгі

27. Құжаттың орындалғаны мен іске жіберілгені туралы белгі

28. Құжаттың мекемеге келіп түскені туралы белгі

Құжатқа заңдылық күшін беретін реквизиттер дата, қол, мөр, бекіту грифі.

Бланкілерде реквизиттер бланкінің бұрышына немесе ортасына орналастырылуы мүмкін. Бланкілер қазақ және орыс тілдерінде дайындалса реквизиттер ортаға орналастырылады.

01. Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы

Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасының кескінін тек мемлекеттік меншіктегі кәсіпорындар мен мемлекеттік басқару органдары ғана өз бланкілерінде белгілей алады. Бланкілерде Мемлекеттік елтаңбаның кескіні Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы туралы ережеге сәйкес бейнеленеді. Елтаңбаның кескіні бланкінің сол жақ жоғары жиегіне немесе ортаға жоғары жиекке орналастырылады. Елтаңбаның кескінінің диаметрі 20 мм болуы тиіс.

02. Қазақстан Республикасының наградалар белгісі

Бланкілерде Қазақстан Республикасының наградаларының белгісі ғана бейнеленеді. Бланкілерде елтаңба, эмблема және наградалар белгісі болуға тиіс емес, наградалар белгісі мен эмблема ғана бірдей берілуі мүмкін.

03. Ұйымның, кәсіпорынның эмблемасы немесе тауар белгісі

Бұл - белгіленген тәртіппен белгіленген, ұйымның айналысатын қызметінің бағытын білдіретін шартты графикалық белгі.

Реквизиттер бланкінің бұрышына орналастырылса эмблема сол жақ жоғары жиекке, ортаға орналасса беттің ортаңғы жоғарғы жағына орналастырылады.

05. Ұйымның кәсіпорынның немесе мекеменің атауы

Ұйымның, кәсіпорынның немесе мекеменің атауы бекіту құжат-тарында көрсетілген атаумен сәйкес жазылуы қажет. Атауларда ЖШС (жауапкершілігі шектеулі серіктестік), ААҚ ( ашық акционерлік қоғам), ЖАҚ (жабық акционерлік қоғам), АҚ (акционерлік қоғам) сияқты қысқартуларды қолдануға болады.

07. Ұйым туралы анықтамалық деректер

Ұйым туралы анықтамалық деректерге ұйымның байланыс бөлімі-нің индексі, пошталық мекенжайы, телефон нөмірі, факс нөмірі, электрондық поштасының мекенжайы және ұйымның басқа да қажет деп тапқан деректері кіреді. Бұл реквизит жоғары сол жақ бұрышқа немесе құжаттың төменгі жиегін жазылады.

08. Құжат түрінің атауы

Құжат түрінің атауы құжат компьютерде басылған жағдайда үлкен әріптермен ортаға басылады. Қызметтік хаттар мен факстерге бұл реквизит қойылмайды. Қызметтік хаттардың ішінде кепіл хатта ғана құжат түрінің атауы жазылады.

09. Құжаттың күні - құжатқа заңдық күшін беретін, кез келген құжатқа қойылатын реквизит. Құжат бойында күн бірнеше жерде кездесуі мүмкін. Бірақ құжаттар үшін:

- бұйрық, хат, факс, анықтама сияқты құжаттардың күні - оларға қол қойылған күн;

- жоспар, есеп, ереже, нұсқаулық сияқты құжаттардың күні - олардың бекітілген күні;

- хаттама, акті сияқты құжаттардың күні - оларда тіркелген оқиғаның болған күні.

Құжаттың күнін оған қол қойған немесе бекіткен лауазым иесі қояды.

10. Құжаттың тіркеу нөмірі

Құжаттың тіркеу нөмірі - құжаттың шартты цифрлық немесе әріптік-цифрлық белгісі. Ол құжатқа тіркеу барысында құжаттың датасымен қатар кей құжаттарға құжат түрінің атауымен қатар қойылады.

Мекемелерде құжаттың тіркеу нөмірі хаттама, бұйрық, акті, анықтама, еңбек шарты сияқты құжаттарға күнтізбелік жылдың басынан бастап қойылады. Ал оқу орындарында оқу жылының басынан нөмірленеді.

13. Құжатты пайдалануға қойылатын шектеу грифі

Құжатты пайдалануға қойылатын шектеу грифі құпия ақпараты бар құжаттарға оң жақ жоғарғы бұрышқа қойылады. Егер құпия ақпаратты құжат жеке азаматтарға арналса оған «конфиденциалды» деген гриф қойылады. Құжат жеке меншіктегі кәсіпорындардан шықса оларға «КҚ» (коммерциялық құпия) деген гриф пайдаланылады. Мемлекеттік маңызы бар құпия ақпаратты құжаттарға «Құпия», «Аса құпия» деген грифтер қойылады.

14. Адресат

Адресат басқа мекемелерге немесе жеке тұлғаларға жөнелтілетін қызметтік хаттарға, факстерге, мекеменің басшылығына жөнелтілетін баяндау хатқа, өтініштерге, түсініктемеге және құрамдас бөлімшелерге жөнелтілетін нұсқауға, өкімге жазылады. Бұл реквизитте құжат мекемедегі қызмет иесіне арналса адресатта оның қызмет атауы мен аты-жөні жазылады. Мысалы:

«Арай» ЖШС-ның директоры

А. А. Ахметовке

Егер құжат басқа мекемедегі лауазым иесіне арналса, адресатта мекеменің пошталық мекенжайы, құжатты алушы тұлғаның қызметі мен аты-жөні мына тәртіппен көрсетіледі:

- ұйымның, мекеменің атауы (атау септігінде) ;

- құрамдас бөлімнің атауы (атау септікте) ;

- құжатты алушының қызметінің атауы (атау септікте) ;

- құжатты алушының аты-жөні (барыс септікте) ;

Мысалы:

«Қамқор» ЖАҚ

Жоспарлау бөлімі

Бас маман А. А. Ахметовке

480083, Алматы қ.

Абай к-сі, 14

... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.