Қызметтік хаттарды ресімдеу жолдары

Пән: Іс жүргізу
Жұмыс түрі: Материал
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 9 бет
Таңдаулыға:

ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫНЫҢ БІЛІМ ЖӘНЕ ҒЫЛЫМ МИНИСТРІ

№1 АЛМАТЫ ҚАЗАҚ МЕМЛЕКЕТТІК ГУМАНИТАРЛЫҚ-ПЕДАГОГТІК КОЛЛЕДЖІ

БАЯНДАМА

Тақырыбы: Қызметтік хаттарды ресімдеу жолдары

Алматы 2014ж

Жоспар:

Қызметтік хаттар туралы жалпы түсінік
Қызметтік хаттардың түрлері
Қызметтік хаттың түрлері

Хат - пошта арқылы салынатын, мазмұны әртүрлі құжаттардың жалпы аты. Ол мекемелермен, жеке тұлғалармен хабар алысу құралы қызметін атқарады, әртүрлі мәліметтер жіберуге, оқиғалар туралы құлақтандыруға мүмкіндік береді. Хат мәселені басқа құралдар арқылы (жеке әңгіме, телефон арқылы сөйлесу) шешу мүмкін болмағанда қолданылады. Хаттың көптеген түрі бар: жауапты талап ететін өтініш, ұсыныс, шағым, сұрау салу хаттары т. б. Хабарлама, ақпарат, бас тарту, ескерту т. б. мазмұндағы жауапты талап етпейтін хаттар да кездеседі.

Қызметтік хаттар

Қазақстан Республикасының «Қазақстан Республикасындағы Тіл туралы» Заңының 4-і бабында «Қазақстан Республикасының мемлекеттік тілі - қазақ тілі. Мемлекеттік тіл - мемлекеттің бүкіл аумағында іс-қағаздарын жүргізу тілі болып табылады, - делінген». Сондықтан да, қазіргі таңда барлық мемлекеттік мекемелерде іс жүргізу қазақ тілінде қалыптасуына үлкен мән берілуде.

Бүгінде ресми қағаздарды сауатты толтырып дайындау үшін кәсіби жетілдірілген қазақ тілін қолдану қажет. Бұл жерде жазу мәдениетінің рөлі орасан зор. Түрлі мекемелер мен ұйымдар арасында іс-қағаздарының ең жиі қолданылатын түрі - қызметтік хат. Сөз еткен мәселенің жазылу мақсатына қарай қызметтік хат бірнеше түрлерге бөлінеді, мысалы: ақпарат хат, шақыру хат, ілеспе хат, ескерту хат, ресми хат.

Тіл - сөйлеу мен ойды жеткізудің құралы болғандықтан, қызметтік хаттың мазмұны айқын болуы тиіс. Іс-қағаздарын дайындау барысында жазу мәдениетін қатаң сақтау қажет. Ол дегеніміз, әр хаттың бойында реттілік, жүйелілік, түзулік, тәртіптілік, сәйкестік, қисындылық сияқты мағыналық реңктердің болуы. Қызметтік хаттардың сапасына қатты көңіл бөлген жөн. Хаттың сөзі шұбалыңқы, мазмұны түсініксіз болмауы керек.

Астана қаласы Әділет департаменті Есіл аудандық Әділет басқармасы да барлық елімізідің мемлекеттік мекемелері сияқты, мемлекеттік тілдің қолдану аясын кеңейту және оны одан әрі дамыту үшін үлесін қосуда.

Қазақстан Республикасы Әділет органдары жүйесінде мемлекеттік тілді қолдану мәселесі бойынша 1 наурыз - 1 сәуір аралығында өткізілетін айлықтың іс-шараларына сәйкес, басқармада арнайы жоспар жасақталып, тіл төңірегінде игі шаралар ұйымдастырылуда. «Қазақстанның болашағы - қазақ тілінде!», «Мемлекеттік тіл - мемлекеттік басқару тілі!», «Шығыс құжаттарының мемлекеттік тілде шығуын қамтамасыз ету - біздің басты мақсатымыз!», «Мемлекеттік тілге - менің жеке үлесім!» атты түрлі семинар, дәріс, лекция, радио-сұхбат өткізілуде.

Қазақстан Республикасының «Тіл туралы» Заңына сәйкес, Есіл аудандық Әділет асқармасы азаматтық хал актілерін тіркеу бөлімінен шығатын іс-қағаздар, яғни, өтініш үлгілері, түрлі анықтамалар, күрделі істер бойынша дайындалатын қорытындылар, қызметтік ресми хаттар, барлық жоғарыда аталған реттіліктерге сәйкес мемлекеттік тілде жазылуы қамтамасыз етілуде.

Мемлекеттік тілде әзірленетін құжаттардың сауаттылығы мен сапасын қамтамасыз ету, әрбір іс-қағаздарын орындап отырған, тілін сүйіп, еліне жаны ашитын мемлекеттік қызметкердің ұлттық парызы, - деп, ойлаймын.

Қызметтік хат - қандай да бір жұмыстың орындалуы туралы бір лауазымды тұлғаның екінші бір лауазымды тұлғаға жолдауы. Қызметтік хат бір бөлімшеде дайындалып, қызметтік мәселелерді шешуге екінші бөлімшеге жолданатын құжат болып табылады. Қызметтік хаттар ақпараттық, бастамалық немесе есеп беру сипатында болуы мүмкін.
Мәтінде құрылымдық бөлімшеге немесе лауазымды тұлғаға қатысты іскери мәселелер баяндалады.
Ақпараттық-анықтамалық құжаттарға хаттар, жеделхаттар, телефонограммалар, актілер, анықтамалар, мағлұмат хаттар мен түсінік хаттар, арыздар т. б. жатады. Ішкі, тысқы ақпараттық-анықтамалық қатынас хаттар басқару құжаттары көлемінің 80 пайызын құрайды.
Бастамалық хаттарға мыналар жатады: сұрау салу хаттары, өтініш хаттары, ескерту және хабарлама хаттары, жарлық хаттар, ілеспе хаттар. Жауап хат түрлері: ақпараттық, түсіндірме, рұқсат, тыйым салу хаттары т. б.
Жоғары мекемелер мен ұйымдардан түсетін хаттардың мазмұны әдетте нұсқау, түсіндіру, ресми сұрау салу түрінде болады. Салаға бағынышты мекемелер хабарлар, сұратулар жібереді. Тең дәрежедегі қатарлас мекемелер өтініш, ұсыныс, растау, хабарлар т. б. алмасады.

Постскриптум. Постскриптум - латын тілінен аударғанда "хаттың аяқ жағына, қол қойылғаннан кейін "р. з. " таңбаларын койып түрып, одан кейін жазылатын сөздер немесе мотін" деген мағына береді.
Постскриптум қызметтік хаттарда мынадай екі жағдайда ғана жазылады.
1. Адресатқа міндетті түрде жеткізілуі тиіс мәлімет хаттың негізгі мазмұнында айтылмай қалса, хат дайындалып қол қойылып койса, қойылған қолдан кейін "р. з. " белгісі қойылып, қосымша айтылатын мәлімет жазылады. Бұдан кейін қайтадан қол койылады.
2. Хат мазмұнында айтылған ақпарат, мәлімет өзгерген жағдайда да қойылған қолдан кейін "р. з. " белгісі қойылып жаңа ақпарат жазылады. Ол да қайтадан қойылған қолмен расталады. Хатты жедел жіберу қажет болған жағдайда Постскриптум қолмен жазылады. Қол қойылып, датасы көрсетіледі.
Кейбір күрделі, күтуге келмейтін, тығыз жағдайларда постскриптум қайталап та жазылады. Онда "Р. р. з. " постскриптум белгісі қойылады. Оның жазылу реті де дәл жоғарыда айтылғандай.
Қолданылған мәліметтің дәлдігі туралы.
Іс қағаздарында қолданылып отырған ақпарат, мәліметтің барлығы мүқият тексерілуі керек. Іс қағаздарында ақиқаттығы күмән тудыратын мәлімет қолданылмағын жөн, құжаттардағы шындыққа жанаспайтын қате мәлімет қай кезде жіберіледі:
- дайындалған қүжаттың мазмүны мен сапасына немқүрайды бақылау жасалғанда;
қүжатты дайындаушыньщ білім мен тәжірибе деңгейі төмен болғанда; жүктелген тапсырма олардың біліктілігімен сәйкес келмеген жағдайда;
- құжатты дайындаушы өз ісіне немқүрайды, салақ қараған жағдайда;
- құжатты дайындау барысында дүрыс мәлімет қолданбаған жағдайда;
- құжаттарды дайындау барысында бағдарламалық-техникалық құралдарды дұрыс пайдаланбаған жағдайда;
- құжаттарды дайындау тәртібі бұзылған жағдайда.
Құжат дайындаған жағдайда іскерлік, қатынас жасап отырған мекеменің аты, реквизиттері, мекеме басшысының аты- жөні, лауазымы анық, сауатты жазылуы керек. Қүжаттағы сандық мөліметтер, уақыт көрсеткіштері, цифрлар қайта бір тексеріліп барып жіберілуі керек.
Егер құжатта қосымша (приложение) болатын болса ол жолдама хатта көрсетілуі керек, я болмаса қүжаттың соңында ескерілуі тиіс. Мысалы, Көлемі 5 беттен тұратын қосымша бөлек дайындалған немесе бүл құжаттан бөлек, 10 беттік қосымшаны коса жіберіп отырмыз т. с. с,
Құжаттағы бүкіл ақпарат мұқият текесерілуі керек. Қүжаттағы ақпаратты тексеруді бірнеше түрде жүргізуге болады. Олар мыналар:
1. Техникалық. Мүнда қате жазылған сөздер, дүрыс қойылмаған тыныс белгілері, дүрыс түспеген әріптер т. б. басты назарда үсталады.
2. Заңдық. Мүнда қүжат мазмүнының қазіргі күші бар заңдарға және қүқық нормаларына сәйкестігі тексеріледі.
3. Қаржы-экономикалық. Мүнда қүжатта шығарылған қаржы-экономикалы шешімдердің үйлесімділік, тиімділік дәрежесіне баға беріледі.
4. Статистикалық. Мүнда қүжаттағы статистикалық мәліметтердің актуалъдылығы мен ақиқаттығы, дәлдігі тексеріледі.
5. Жариясыздық. Мүнда құжат мазмүнында жариялылығы шектеулі мағлүматтың немесе мемлекеттік қүпия болып саналатын я қызметтік, коммерциялық қүпия болып табылатын мәліметтің жіберІлмеу жағы тексеріледі.
6. Ақпараттық. Мүнда құжатты алушының мекен-жайы, реквизиттері сияқты мәліметтердің дүрыстығы тексеріледі.
Қүжаттағы мәліметтердің дәлдігі, оның мерзімінде дүрыс жасалу жауапкершілігі қүжат дайындаушы адамға жүктеледі. Егер қүжат дайындаушы адам бірнешеу болса жауапты орьгадаушы белгіленеді.
Құжатты дүрыс дайындап, уақытылы жіберу секретариат қызметкеріне я іс жүргізушіге жүктеледі.

Қызметтік хаттың түрлері

Іс қағаздары - адамның күнбе-күнгі өмірінде жиі қолданылатын ресми құжаттар.

Іс кағаздары, яғни ресми құжаттар: өтініш, өмірбаян, хаттама, міндеттеме, бұйрық, жарлық, қаулы, қолхат, анықтама, сенімхат, акт, шарт, қатынас, мінездеме. т. б.

Бұлар бір түрде, біркелкі қалылтасқан үлгі бойынша жазылады. Сондықтан олар ресми құжаттар деп аталады.

Бұлардың бәрін бірдей деп те айта алмаймыз. Аздаған айырмашылықтары да бар. Сондай айырмашылық іс қағазының кімге арналғаны, не үшін жазылғаны, жіберілетін жері және адамы, жазылғанның мазмұнына, соған орай тілек-мақсат, қорытынды пікір, ұсыныс-талаптарға байланысты жазылады. Хабарландыру, қолхат, сенімхат, хаттама, анықтама, өтініш, арыз біркелкі стандарт үлгі бойынша жазылса, әңгіме хат, өмірбаян, мақала, күнделік , т. б. - шығармашылык жұмыс. Өйткені бұлардың біркелкі үлгісі жоқ. Демек, олардың біркелкі болуы да мүмкін емес. Өр адам өмірі - бір тарих, әр хат - жеке бір адамға арналған жолдама жолы, әркімнің өмірі сол адамның өткен, жасаған, жасамақ жолы, әр адамның күнделікті көрген-білгені, т. б.

Іс кағаздарының жоғарыда айтып өткен түрлерін келістіріп, ұғымды да түсінікті, көркем де мазмұнды жазу автордың (адамның) шеберлігіне, тілді қаншалықты жақсы білетіндігіне, ойын жүйелі баяндай алатынына байланысты. Осындай дәрежеге жету үшін ана тілін жақсы білумен қатар сөйлеу, жазу дағдысын шебер меңгеру қажет.

Іс қағаздарын дұрыс, сауатты қазақша жаза білу үшін мынадай міндеттер қойылады:

- көп жаттығу;

- айтатын, жазатын мәселені егжей-тегжейіне дейін білу;

- жазатын мәселені жалаң, жаттанды, желөкпе сөздермен жазудан аулақ болу;

- өз ойыңдағыны жүйелі баяндау;

- жазатын ойыңды рет-ретімен баяндап, терең үғындыру қажет, т. б.

Демек, күнделікті өмірде іс қағаздырының керек болмайтын жері жоқ. Сондықтан әр адам іс қағаздырын өз тілінде және қазақша сауатты жаза білуі керек.

Хат басқару байланысының негізгі құралы болып табылады. Хабар-ошар алысу мекеме құжаттары жалпы көлемінің 80 процентін құрайды.

Маңызы мен мазмұнына қарай хаттар: инициативалы (хат-талап, хат-өтініш, хат-шағым, хат-ескерту, хат-хабарлама, хат-циркуляр, ілеспе хат) және жауап (ақпарат-түсінік, тыйым салу хаттары) болып екіге бөлінеді.

Жоғары мекемелер мен ұйымдардан шығатын хаттар, негізінен, тапсырма беру, хабардар ету, ескерту, түсіндіру, сұрау салу түрінде жиі кездеседі. Ведомстволық бағынышты мекемелер жоғары органдарға жауап қайтарып, хабар береді, өтініш жазады. Дәрежелес мекемелер бір-бірімен хат арқылы ұсыныс жасап, анықтамалар алады, шақырысып, өтініш айтып жатады т. б.

Өтініш хатта адресат белгілі бір істің атқарылуын немесе оның тоқтатылуын талап етеді, алайда ол жөнінде жауап қайтаруға міндеттемейді.

Сұрау салу хатына белгілі бір мәселені түсіндіріп немесе фактінің болған-болмағанын растап жауап берілуге тиіс.

... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.