Іс жүргізу
Хат – пошта арқылы салынатын, мазмұны әртүрлі құжаттардың жалпы аты. Ол мекемелермен, жеке тұлғалармен хабар алысу құралы қызметін атқарады, әртүрлі мәліметтер жіберуге, оқиғалар туралы құлақтандыруға мүмкіндік береді. Хат мәселені басқа құралдар арқылы (жеке әңгіме, телефон арқылы сөйлесу) шешу мүмкін болмағанда қолданылады. Хаттың көптеген түрі бар: жауапты талап ететін өтініш, ұсыныс, шағым, сұрау салу хаттары т.б. Хабарлама, ақпарат, бас тарту, ескерту т.б. мазмұндағы жауапты талап етпейтін хаттар да кездеседі.
Қызметтік хаттың түрлері - ҚЫЗМЕТТІК
ХАТТАР
Іс қағаздары — адамның күнбе-күнгі өмірінде жиі қолданылатын ресми құжаттар.
Іс кағаздары, яғни ресми құжаттар: өтініш, өмірбаян, хаттама, міндеттеме, бұйрық, жарлық, қаулы, қолхат, анықтама, сенімхат, акт, шарт, қатынас, мінездеме. т. б.
Бұлар бір түрде, біркелкі қалылтасқан үлгі бойынша жазылады. Сондықтан олар ресми құжаттар деп аталады.
Бұлардың бәрін бірдей деп те айта алмаймыз. Аздаған айырмашылықтары да бар. Сондай айырмашылық іс қағазының кімге арналғаны, не үшін жазылғаны, жіберілетін жері және адамы, жазылғанның мазмұнына, соған орай тілек-мақсат, қорытынды пікір, ұсыныс-талаптарға байланысты жазылады. Хабарландыру, қолхат, сенімхат, хаттама, анықтама, өтініш, арыз біркелкі стандарт үлгі бойынша жазылса, әңгіме хат, өмірбаян, мақала, күнделік, т.б. — шығармашылык жұмыс. Өйткені бұлардың біркелкі үлгісі жоқ. Демек, олардың біркелкі болуы да мүмкін емес. Өр адам өмірі — бір тарих, әр хат — жеке бір адамға арналған жолдама жолы, әркімнің өмірі сол адамның өткен, жасаған, жасамақ жолы, әр адамның күнделікті көрген-білгені, т.б.
Қызметтік хаттың түрлері - ҚЫЗМЕТТІК
ХАТТАР
Іс қағаздары — адамның күнбе-күнгі өмірінде жиі қолданылатын ресми құжаттар.
Іс кағаздары, яғни ресми құжаттар: өтініш, өмірбаян, хаттама, міндеттеме, бұйрық, жарлық, қаулы, қолхат, анықтама, сенімхат, акт, шарт, қатынас, мінездеме. т. б.
Бұлар бір түрде, біркелкі қалылтасқан үлгі бойынша жазылады. Сондықтан олар ресми құжаттар деп аталады.
Бұлардың бәрін бірдей деп те айта алмаймыз. Аздаған айырмашылықтары да бар. Сондай айырмашылық іс қағазының кімге арналғаны, не үшін жазылғаны, жіберілетін жері және адамы, жазылғанның мазмұнына, соған орай тілек-мақсат, қорытынды пікір, ұсыныс-талаптарға байланысты жазылады. Хабарландыру, қолхат, сенімхат, хаттама, анықтама, өтініш, арыз біркелкі стандарт үлгі бойынша жазылса, әңгіме хат, өмірбаян, мақала, күнделік, т.б. — шығармашылык жұмыс. Өйткені бұлардың біркелкі үлгісі жоқ. Демек, олардың біркелкі болуы да мүмкін емес. Өр адам өмірі — бір тарих, әр хат — жеке бір адамға арналған жолдама жолы, әркімнің өмірі сол адамның өткен, жасаған, жасамақ жолы, әр адамның күнделікті көрген-білгені, т.б.
іС ЖҮРГІЗУ
Хат - пошта арқылы салынатын, мазмұны әртүрлі құжаттардың жалпы аты. Ол мекемелермен, жеке тұлғалармен хабар алысу құралы қызметін атқарады, әртүрлі мәліметтер жіберуге, оқиғалар туралы құлақтандыруға мүмкіндік береді. Хат мәселені басқа құралдар арқылы (жеке әңгіме, телефон арқылы сөйлесу) шешу мүмкін болмағанда қолданылады. Хаттың көптеген түрі бар: жауапты талап ететін өтініш, ұсыныс, шағым, сұрау салу хаттары т.б. Хабарлама, ақпарат, бас тарту, ескерту т.б. мазмұндағы жауапты талап етпейтін хаттар да кездеседі.
Қызметтік хаттың түрлері - ҚЫЗМЕТТІК ХАТТАР
Іс қағаздары -- адамның күнбе-күнгі өмірінде жиі қолданылатын ресми құжаттар.
Іс кағаздары, яғни ресми құжаттар: өтініш, өмірбаян, хаттама, міндеттеме, бұйрық, жарлық, қаулы, қолхат, анықтама, сенімхат, акт, шарт, қатынас, мінездеме. т. б.
Бұлар бір түрде, біркелкі қалылтасқан үлгі бойынша жазылады. Сондықтан олар ресми құжаттар деп аталады.
Бұлардың бәрін бірдей деп те айта алмаймыз. Аздаған айырмашылықтары да бар. Сондай айырмашылық іс қағазының кімге арналғаны, не үшін жазылғаны, жіберілетін жері және адамы, жазылғанның мазмұнына, соған орай тілек-мақсат, қорытынды пікір, ұсыныс-талаптарға байланысты жазылады. Хабарландыру, қолхат, сенімхат, хаттама, анықтама, өтініш, арыз біркелкі стандарт үлгі бойынша жазылса, әңгіме хат, өмірбаян, мақала, күнделік, т.б. -- шығармашылык жұмыс. Өйткені бұлардың біркелкі үлгісі жоқ. Демек, олардың біркелкі болуы да мүмкін емес. Өр адам өмірі -- бір тарих, әр хат -- жеке бір адамға арналған жолдама жолы, әркімнің өмірі сол адамның өткен, жасаған, жасамақ жолы, әр адамның күнделікті көрген-білгені, т.б.
Іс кағаздарының жоғарыда айтып өткен түрлерін келістіріп, ұғымды да түсінікті, көркем де мазмұнды жазу автордың (адамның) шеберлігіне, тілді қаншалықты жақсы білетіндігіне, ойын жүйелі баяндай алатынына байланысты. Осындай дәрежеге жету үшін ана тілін жақсы білумен қатар сөйлеу, жазу дағдысын шебер меңгеру қажет.
Іс қағаздарын дұрыс, сауатты қазақша жаза білу үшін мынадай міндеттер қойылады:
-- көп жаттығу;
-- айтатын, жазатын мәселені егжей-тегжейіне дейін білу;
-- жазатын мәселені жалаң, жаттанды, желөкпе сөздермен жазудан аулақ болу;
-- өз ойыңдағыны жүйелі баяндау;
-- жазатын ойыңды рет-ретімен баяндап, терең үғындыру қажет, т.б.
Демек, күнделікті өмірде іс қағаздырының керек болмайтын жері жоқ. Сондықтан әр адам іс қағаздырын өз тілінде және қазақша сауатты жаза білуі керек.
Хат басқару байланысыкың негізгі құралы болып табылады. Хабар-ошар алысу мекеме құжаттары жалпы көлемінің 80 процентін құрайды.
Маңызы мен мазмұнына қарай хаттар: инициативалы (хат-талап, хат-өтініш, хат-шағым, хат-ескерту, хат-хабарлама, хат-циркуляр, ілеспе хат) және жауап (ақпарат-түсінік, тыйым салу хаттары) болып екіге бөлінеді.
Жоғары мекемелер мен ұйымдардан шығатын хаттар, негізінен, тапсырма беру, хабардар ету, ескерту, түсіндіру, сұрау салу түрінде жиі кездеседі. Ведомстволық бағынышты мекемелер жоғары органдарға жауап қайтарып, хабар береді, өтініш жазады. Дәрежелес мекемелер бір-бірімен хат арқылы ұсыныс жасап, анықтамалар алады, шақырысып, өтініш айтып жатады т. б.
Өтініш хатта адресат белгілі бір істің атқарылуын немесе оның тоқтатылуын талап етеді, алайда ол жөнінде жауап қайтаруға міндеттемейді.
Сұрау салу хатына белгілі бір мәселені түсіндіріп немесе фактінің болған-болмағанын растап жауап берілуге тиіс.
Шағым хатта автор шартты міндеттемелердің орын-далмауы салдарынан орын алған шығындарды отеуді талап етеді.
Ескерту хаттар адресат өзі атқаруға тиісті міндетін уақытылы орындамаған кезде жазылады.
Циркуляр хат -- ведомстволық жағынан бағынышты барлық мекемелерге бір мезгілде жөнелтілетін хат. Олар, негізінен, тапсырма беру сипатында болады.
Ақпарат-түсінік хаттары дегеніміз -- бұрынғы тапсырылған міндетті түсіндіруге оның кейбір мәліметтері мен фактілерін нақтылай түсу мақсатында жазылатын хаттар.
Тыйым салу хаттарында салынған сұрауға мәселенің шешілмегені туралы жауап жазылатын болса, шешім хаттарында -- мәселенің дұрыс шешілгені жөніндегі мағлұмат хабарланады.
Ілеспе хат адресатқа құжатпен бірге оны орындау жөніндегі қосымша түсінік беруді талап ететін жағдайда жазылады. Онда негізгі құжат не үшін жіберілді, онымен не істеу керек және оны қанша мерзімде орындау қажеттігі көрсетіледі.
Ілеспе хаттың мынандай түрлері жиі кездеседі:
-- мағлұмат үшін;
-- уағдаластық бойынша;
-- келісу (ақылдасу) үшін;
-- қарау үшін;
-- жауап беру үшін;
-- Сіздің хатыңызға орай;
-- шара қолдану үшін;
-- қайтаруды сұраймыз.
Қызметтік хаттардың еркін түрде жазылатын кездері де жиі кездеседі. Ол әр лауазым иесінің жеке басының шеберлігіне, сауатына, мәдениеті мен біліміне байланысты болғандықтан, ондай хаттарға тоқталмадық. Әрі олар қызметтік хаттарға қарағанда жеке хат сипатында болады.
Сондай-ақ, құттықтау, шақыру хаттарына да тоқталған жоқпыз. Олар да күнделікті тірлікте еркін алынып, ресми құжат ретінде көп қолданыла бермейді.
Қызметтік хаттар
Қазақстан Республикасының Қазақстан Республикасындағы Тіл туралы Заңының 4-і бабында Қазақстан Республикасының мемлекеттік тілі - қазақ тілі. Мемлекеттік тіл - мемлекеттің бүкіл аумағында іс-қағаздарын жүргізу тілі болып табылады, - делінген. Сондықтан да, қазіргі таңда барлық мемлекеттік мекемелерде іс жүргізу қазақ тілінде қалыптасуына үлкен мән берілуде.
Бүгінде ресми қағаздарды сауатты толтырып дайындау үшін кәсіби жетілдірілген қазақ тілін қолдану қажет. Бұл жерде жазу мәдениетінің рөлі орасан зор. Түрлі мекемелер мен ұйымдар арасында іс-қағаздарының ең жиі қолданылатын түрі - қызметтік хат. Сөз еткен мәселенің жазылу мақсатына қарай қызметтік хат бірнеше түрлерге бөлінеді, мысалы: ақпарат хат, шақыру хат, ілеспе хат, ескерту хат, ресми хат.
Тіл - сөйлеу мен ойды жеткізудің құралы болғандықтан, қызметтік хаттың мазмұны айқын болуы тиіс. Іс-қағаздарын дайындау барысында жазу мәдениетін қатаң сақтау қажет. Ол дегеніміз, әр хаттың бойында реттілік, жүйелілік, түзулік, тәртіптілік, сәйкестік, қисындылық сияқты мағыналық реңктердің болуы. Қызметтік хаттардың сапасына қатты көңіл бөлген жөн. Хаттың сөзі шұбалыңқы, мазмұны түсініксіз болмауы керек.
Астана қаласы Әділет департаменті Есіл аудандық Әділет басқармасы да барлық елімізідің мемлекеттік мекемелері сияқты, мемлекеттік тілдің қолдану аясын кеңейту және оны одан әрі дамыту үшін үлесін қосуда.
Қазақстан Республикасы Әділет органдары жүйесінде мемлекеттік тілді қолдану мәселесі бойынша 1 наурыз - 1 сәуір аралығында өткізілетін айлықтың іс-шараларына сәйкес, басқармада арнайы жоспар жасақталып, тіл төңірегінде игі шаралар ұйымдастырылуда. Қазақстанның болашағы - қазақ тілінде!, Мемлекеттік тіл - мемлекеттік басқару тілі!, Шығыс құжаттарының мемлекеттік тілде шығуын қамтамасыз ету - біздің басты мақсатымыз!, Мемлекеттік тілге - менің жеке үлесім! атты түрлі семинар, дәріс, лекция, радио-сұхбат өткізілуде.
Қазақстан Республикасының Тіл туралы Заңына сәйкес, Есіл аудандық Әділет асқармасы азаматтық хал актілерін тіркеу бөлімінен шығатын іс-қағаздар, яғни, өтініш үлгілері, түрлі анықтамалар, күрделі істер бойынша дайындалатын қорытындылар, қызметтік ресми хаттар, барлық жоғарыда аталған реттіліктерге сәйкес мемлекеттік тілде жазылуы қамтамасыз етілуде.
Мемлекеттік тілде әзірленетін құжаттардың сауаттылығы мен сапасын қамтамасыз ету, әрбір іс-қағаздарын орындап отырған, тілін сүйіп, еліне жаны ашитын мемлекеттік қызметкердің ұлттық парызы, - деп, ойлаймын.
Қызметтік хат - қандай да бір жұмыстың орындалуы туралы бір лауазымды тұлғаның екінші бір лауазымды тұлғаға жолдауы. Қызметтік хат бір бөлімшеде дайындалып, қызметтік мәселелерді шешуге екінші бөлімшеге жолданатын құжат болып табылады. Қызметтік хаттар ақпараттық, бастамалық немесе есеп беру сипатында болуы мүмкін.
Мәтінде құрылымдық бөлімшеге немесе лауазымды тұлғаға қатысты іскери мәселелер баяндалады.
Ақпараттық-анықтамалық құжаттарға хаттар, жеделхаттар, телефонограммалар, актілер, анықтамалар, мағлұмат хаттар мен түсінік хаттар, арыздар т.б. жатады. Ішкі, тысқы ақпараттық-анықтамалық қатынас хаттар басқару құжаттары көлемінің 80 пайызын құрайды.
Бастамалық хаттарға мыналар жатады: сұрау салу хаттары, өтініш хаттары, ескерту және хабарлама хаттары, жарлық хаттар, ілеспе хаттар. Жауап хат түрлері: ақпараттық, түсіндірме, рұқсат, тыйым салу хаттары т.б.
Жоғары мекемелер мен ұйымдардан түсетін хаттардың мазмұны әдетте нұсқау, түсіндіру, ресми сұрау салу түрінде болады. Салаға бағынышты мекемелер хабарлар, сұратулар жібереді. Тең дәрежедегі қатарлас мекемелер өтініш, ұсыныс, растау, хабарлар т.б. алмасады.
Постскриптум. Постскриптум - латын тілінен аударғанда "хаттың аяқ жағына, қол қойылғаннан кейін "р.з." таңбаларын койып түрып, одан кейін жазылатын сөздер немесе мотін" деген мағына береді.
Постскриптум қызметтік хаттарда мынадай екі жағдайда ғана жазылады.
1. Адресатқа міндетті түрде жеткізілуі тиіс мәлімет хаттың негізгі мазмұнында айтылмай қалса, хат дайындалып қол қойылып койса, қойылған қолдан кейін "р.з." белгісі қойылып, қосымша айтылатын мәлімет жазылады. Бұдан кейін қайтадан қол койылады.
2. Хат мазмұнында айтылған ақпарат, мәлімет өзгерген жағдайда да қойылған қолдан кейін "р.з." белғісі қойылып жаңа ақпарат жазылады. Ол да қайтадан қойылған қолмен расталады. Хатты жедел жіберу қажет болған жағдайда Постскриптум қолмен жазылады. Қол қойылып, датасы көрсетіледі.
Кейбір күрделі, күтуге келмейтін, тығыз жағдайларда постскриптум қайталап та жазылады. Онда "Р.р.з." постскрилтум белгісі қойылады. Оның жазылу реті де дәл жоғарыда айтылғандай.
Қолданылған мәліметтің дәлдігі туралы.
Іс қағаздарында қолданылып отырған ақпарат, мәліметтің барлығы мүқият тексерілуі керек. Іс қағаздарында ақиқаттығы күмән тудыратын мәлімет қолданылмағын жөн, қүжаттардағы шындыққа жанаспайтын қате мәлімет қай кезде жіберіледі:
- дайындалған қүжаттың мазмүны мен сапасына немқүрайды бақылау жасалғанда;
қүжатты дайындаушыньщ білім мен тәжірибе деңгейі төмен болғанда; жүктелген тапсырма олардың біліктілігімен сәйкес келмеген жағдайда;
- құжатты дайындаушы өз ісіне немқүрайды, салақ қараған жағдайда;
- құжатты дайындау барысында дүрыс мәлімет қолданбаған жағдайда;
- құжаттарды дайындау барысында бағдарламалық-техникалық қүралдарды дүрыс пайдаланбаған жағдайда;
- құжаттарды дайындау тәртібі бүзылған жағдайда.
Құжат дайындаған жағдайда іскерлік, қатынас жасап отырған мекеменің аты, реквизиттері, мекеме басшысының аты- жөні, лауазымы анық, сауатты жазылуы керек. Қүжаттағы сандық мөліметтер, уақыт көрсеткіштері, цифрлар қайта бір тексеріліп барып жіберілуі керек.
Егер құжатта қосымша (приложение) болатын болса ол жолдама хатта көрсетілуі керек, я болмаса қүжаттың соңында ескерілуі тиіс. Мысалы, Көлемі 5 беттен тұратын қосымша бөлек дайындалған немесе бүл құжаттан бөлек, 10 беттік қосымшаны коса жіберіп отырмыз т.с.с,
Құжаттағы бүкіл ақпарат мұқият текесерілуі керек. Қүжаттағы ақпартты тексеруді бірнеше түрде жүргізуге болады. Олар мыналар:
1. Техникалық. Мүнда қате жазылған сөздер, дүрыс қойылмаған тыныс белгілері, дүрыс түспеген әріптер т.б. басты назарда үсталады.
2. Заңдық. Мүнда қүжат мазмүнының қазіргі күші бар заңдарға және қүқық нормаларына сәйкестігі тексеріледі.
3. Қаржы-экономикалық. Мүнда қүжатта шығарылған қаржы-экономикалы шешімдердің үйлесімділік, тиімділік дәрежесіне баға беріледі.
4. Статистикалық. Мүнда қүжаттағы статистикалық мәліметтердің актуалъдылығы мен ақиқаттығы, дәлдігі тексеріледі.
5. Жариясыздық. Мүнда құжат мазмүнында жариялылығы шектеулі мағлүматтың немесе мемлекеттік қүпия болып саналатын я қызметтік, коммерциялық қүпия болып табылатын мәліметтің жіберІлмеу жағы тексеріледі.
6. Ақпараттық. Мүнда құжатты алушының мекен-жайы, реквизиттері сияқты мәліметтердің дүрыстығы тексеріледі.
Қүжаттағы мәліметтердің дәлдігі, оның мерзімінде дүрыс жасалу жауапкершілігі қүжат дайындаушы адамға жүктеледі. Егер қүжат дайындаушы адам бірнешеу болса жауапты орьгадаушы белгіленеді.
Құжатты дүрыс дайындап, уақытылы жіберу секретариат қызметкеріне я іс жүргізушіге жүктеледі.
Қызметтік хат үлгілері
Тапсырманың орындалуы туралы
(қала)қаласы
((аудан) ауданының)
(лауазымы)
(аты-жөні)
Қызметтік хат
Осы жылдың (күні) (айы) (қала) қаласы ((аудан) ауданы) әкімі аппаратына келіп түскен азамат (аты-жөні) өтініші бойынша, Сіздің тапсырмаңыздың орындалуы жайында төмендегілерді хабарлаймын.
Осы жылдың (күні) (ай) күні өтініш беруші (аты-жөні) телефон арқылы әңгімелестім. Әңгіме барысында ол (қала) қаласында ((аудан) ауданында) Қауіпсіздік, қорғаныс және құқық қорғау академиясының филиалын ашу туралы мәселе көтерді.
Әңгімелесу нәтижесінде ол (қала) қаласы ( (аудан) ауданы) әкімінің бірінші орынбасары (аты-жөні) (күні.айы.жылы) ж. қабылдауына жазылды.
(лауазымы) (аты-жөні)
К § 2 п. 2, пп. 2.3.1 ҚЫЗМЕТТІК ХАТ
Қазақстан Республикасы МИНИСТЕРСТВО
ҚАРЖЫ ФИНАНСОВ
МИНИСТРЛІП Республики Казахстан
473000, Астана, 473000, Астана,
Республика даң-ы, 60. пр. Республики, 60.
Телетайп 264126 Филин. Телетайп 264126 Филин.
Факс: (3172) 28-03-31, Факс: (3172) 28-03-31,
тел. 28-09-85. тел. 28-09-85.
№
Республикалық бюджет бағдарламаларының әкімшілігіне
Облыстардың, Астана және Алматы қаласының жергілікті атқарушы органдарына
Қазақстан Республикасының Қаржы министрлігі Сіздерге Қазақстан Республикасы Қаржы министрлігінің 1999 жылдың 30 желтоқсанындағы 717-нөмірлі бұйрығына №1 өзгерістер мен толықтырулар енгізу туралы Қазақстан Республикасы Қаржы министрлігінің 2000 жылғы 15 наурыздағы №-121 бұйрығын басшылыққа алу үшін жіберіп отыр
СҰРАНЫСТАРДЫ ТІРКЕУ ТӘРТІБІ
Өтініштерді хатшы заңды және жеке тұлғалардың алфавиттік сұраныстарын тіркеу журналына, сонымен бірге ЕУОЛ автоматтандырылған ақпараттық жүйеге тіркеледі. Қазақстан Республикасының, жақын және алыс шетелдердің жеке және заңды тұлғаларынан түскен өтініштер, тақырыптық сипаттағы сұраныстар жеке-жеке алфавиттік кітаптарға тіркеледі. Тіркеуші кіріс нөмірі және шығыс нөмірі ретінде өтініштің алфавиттік кітап бойынша реттік нөмірі алынады. Мысалы, азаматша К.К. Жұмағұлованың өтініші Ж-5 кіріс нөмірімен тіркелсе, онда жауаптың шығыс нөмірі де Ж-5 болады. Орындалған өтініштер ЕУОЛ жүйесінде бақылаудан алынып, оның орындалғаны туралы белгі қойылады.
Мұрағат анықтамасын беру туралы анықтаманы мұрағат басшылығы қарайды, басшылық сұранысты орындау туралы шешім қабылдайды және тиісті қарар қояды. Жекелеген жағдайларда өтінішті қарау басқа құрылымдық бөлімшелердің басшылығына тапсырылуы мүмкін.
Азаматтардың сұраныстары бойынша іс жүргізу жалпы іс жүргізуден бөлек жүргізіледі. Азаматтардың өтініштерімен жұмысты ұйымдастыруға, іс жүргізу жағдайына, сұраныстардың уақытылы және сапалы орындалуына жауапкершілік облыс мемлекеттік мұрағаты директорына, директордың орынбасарына, әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұраныстарды орындау бойынша бөлімнің басшысына және орындаушыларға жүктеледі.
4. СҰРАНЫСТАРДЫ ОРЫНДАУ БОЙЫНША
ЖҰМЫСТЫ ҰЙЫМДАСТЫРУ
Виза қойылған сұраныстарды әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұраныстарды орындау бойынша бөлімнің басшысы кезек ретімен түскен күндеріне байланысты сұраныстардың орындау күрделілігін және қызметкерлердің біліктілігін ескере отырып, бөледі. Орындаушыларға берілген өтініштер хронологиялық ретте журналға жазылады, сонымен қатар анықтама немесе жауап дайын болғанда сұраныстың орындалғаны туралы белгі қойылады.
Анықтама жүргізу бойынша жұмысты жеделдету үшін (бір күні түскен) өтініштерді мұрағат қорының бір тектілігі бойынша топтастырып алып, бірнеше орындаушыға емес, бір орындаушыға берген жөн, бұл бір мезгілде бірнеше адамның аты-жөнін қарауға, нәтижесінде еңбек өнімділігін арттыруға мүмкіндік береді.
Анықтама жүргізуді жеделдетуге бір орындаушы-қызметкерге сұраныстар көп түсетін белгілі қорлар тобын бекіту де әсерін тигізеді. Бұл мұрағатшыға өзіне бекітіліп берілген қорды, мекеменің құрылымы мен бағыныштылығын тереңірек зерделеуге, қордың ғылыми-анықтамалық аппаратын жақсартуға жол ашады.
Өтініш беруші туралы ақпарат мемлекеттік сақтаудағы мұрағат қорының кең аясында сақталуы мүмкін. Мұрағат анықтамалары өтініш сұрағына жауап беретін барлық құжаттық материалдар бойынша жинақталады.
Тікелей сұраныстарды орындаумен айналысатын қызметкерлердің негізгі жұмысы іздеудегі деректер болуы мүмкін мұрағат қорын анықтаудан, тізімдемелерді және анықтамалық картотекаларды қараудан, ғылыми-анықтамалық аппаратты зерделеуден, істі бет бойынша қараудан тұрады.
Әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұраныстарды орындау бөлімінің қызметкерлері сұралып отырған деректер бойынша құжаттардың қайда сақталатынын білуі тіиіс. Құжаттарды уақытша ведомстволық сақтау мерзімі 2000 жылдың 26 желтоқсанындағы Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын уақытша ведомстволық сақтау тәртібі мен мерзімі туралы нұсқаулықпен анықталады, аталған нұсқаулыққа сәйкес кәсіпорындар, мекемелер, ұйымдар ведомстволық сақтау мерзімі өтіп кеткен соң жоғарыда аталған құжаттарды ведомстволық сақтауға беруге міндетті. Сонымен қатар, өткен жылдардың көптеген құжаттарының, әсіресе азаматтардың еңбек әрекеттері туралы құжаттардың мекемелердің, ұйымдардың және кәсіпорындардың өзінде (кейде құқықтық мұрагерлерінде) сақталып келе жатқанын естен шығармаған жөн. Бұндай жағдайда өздері жұмыс істеген мекемелерге тікелей хабарласу туралы кеңес беріледі.
Құжаттарды қарау сұралып отырған мәселеге тікелей қатысты материалдан басталады. Құжаттарда іздеулі деректер жоқ болған жағдайда, тікелей емес немесе бағыныштылығына немесе бір ведомствода болуына байланысты қажетті сұраныстардың деректерінің болуы мүмкін құжаттарды қарау қажет. Сондай-ақ, жеке құрам бойынша дерек жоқ болған жағдайда тұрақты сақтау істерін қарау қажет, олардың құрамында жеке құрам бойынша құжаттар болуы мүмкін. Мысалы, жоғары тұрған ұйымдардың қорларында бағынышты ұйымдардың қызметкерлерінің тізімі болуы мүмкін, аудандық атқару комитеті қорларында - атқару комитеттері бөлімдерінің жеке құрам бойынша құжаттары болуы мүмкін, халыққа білім беру бөлімінің қорларында - мектеп мұғалімдерінің тарифтік тізімі және т.б. болуы мүмкін, жеке құрам бойынша және негізгі әрекет бойынша бұйрықтар, өкімдер бірге қалыптастырылған және тұрақты сақтау тізімдемесіне енгізілген.
Жеке істердегі кадрларды есепке алу парағы, сауалнамалар, өмірбаян мұрағат анықтамасын беруге негіз бола алмайды, себебі олар ресми құжат емес және олардағы ақпараттың ақиқаттығына мұрғат кепілдік бере алмайды.
Тізімдеме бойынша іріктелген істер мұрағат қоймасынан істер беруге арналған талап-қағазға түсіріледі. Істі бергеннен кейін құжаттардың мемлекеттік есебі және олардың сақталуын қамтамасыз ету бөлімінің мұрағатшысы істерді мұқият қарайды. Қарағанда істерді бүктеуге, парақтарды жыртуға, қарындашпен немесе қаламмен белгі қоюға, өзгерістер мен толықтырулар енгізуге тыйым салынады.
Орындалған өтініштің сыртына қаралған қорлар мен істердің нөмірлері қойылады.
М9ра5аттан
СҰРАНЫСТАРДЫ ТІРКЕУ ТӘРТІБІ
Өтініштерді хатшы заңды және жеке тұлғалардың алфавиттік сұраныстарын тіркеу журналына, сонымен бірге ЕУОЛ автоматтандырылған ақпараттық жүйеге тіркеледі. Қазақстан Республикасының, жақын және ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Хат - пошта арқылы салынатын, мазмұны әртүрлі құжаттардың жалпы аты. Ол мекемелермен, жеке тұлғалармен хабар алысу құралы қызметін атқарады, әртүрлі мәліметтер жіберуге, оқиғалар туралы құлақтандыруға мүмкіндік береді. Хат мәселені басқа құралдар арқылы (жеке әңгіме, телефон арқылы сөйлесу) шешу мүмкін болмағанда қолданылады. Хаттың көптеген түрі бар: жауапты талап ететін өтініш, ұсыныс, шағым, сұрау салу хаттары т.б. Хабарлама, ақпарат, бас тарту, ескерту т.б. мазмұндағы жауапты талап етпейтін хаттар да кездеседі.
Қызметтік хаттың түрлері - ҚЫЗМЕТТІК ХАТТАР
Іс қағаздары -- адамның күнбе-күнгі өмірінде жиі қолданылатын ресми құжаттар.
Іс кағаздары, яғни ресми құжаттар: өтініш, өмірбаян, хаттама, міндеттеме, бұйрық, жарлық, қаулы, қолхат, анықтама, сенімхат, акт, шарт, қатынас, мінездеме. т. б.
Бұлар бір түрде, біркелкі қалылтасқан үлгі бойынша жазылады. Сондықтан олар ресми құжаттар деп аталады.
Бұлардың бәрін бірдей деп те айта алмаймыз. Аздаған айырмашылықтары да бар. Сондай айырмашылық іс қағазының кімге арналғаны, не үшін жазылғаны, жіберілетін жері және адамы, жазылғанның мазмұнына, соған орай тілек-мақсат, қорытынды пікір, ұсыныс-талаптарға байланысты жазылады. Хабарландыру, қолхат, сенімхат, хаттама, анықтама, өтініш, арыз біркелкі стандарт үлгі бойынша жазылса, әңгіме хат, өмірбаян, мақала, күнделік, т.б. -- шығармашылык жұмыс. Өйткені бұлардың біркелкі үлгісі жоқ. Демек, олардың біркелкі болуы да мүмкін емес. Өр адам өмірі -- бір тарих, әр хат -- жеке бір адамға арналған жолдама жолы, әркімнің өмірі сол адамның өткен, жасаған, жасамақ жолы, әр адамның күнделікті көрген-білгені, т.б.
Іс кағаздарының жоғарыда айтып өткен түрлерін келістіріп, ұғымды да түсінікті, көркем де мазмұнды жазу автордың (адамның) шеберлігіне, тілді қаншалықты жақсы білетіндігіне, ойын жүйелі баяндай алатынына байланысты. Осындай дәрежеге жету үшін ана тілін жақсы білумен қатар сөйлеу, жазу дағдысын шебер меңгеру қажет.
Іс қағаздарын дұрыс, сауатты қазақша жаза білу үшін мынадай міндеттер қойылады:
-- көп жаттығу;
-- айтатын, жазатын мәселені егжей-тегжейіне дейін білу;
-- жазатын мәселені жалаң, жаттанды, желөкпе сөздермен жазудан аулақ болу;
-- өз ойыңдағыны жүйелі баяндау;
-- жазатын ойыңды рет-ретімен баяндап, терең үғындыру қажет, т.б.
Демек, күнделікті өмірде іс қағаздырының керек болмайтын жері жоқ. Сондықтан әр адам іс қағаздырын өз тілінде және қазақша сауатты жаза білуі керек.
Хат басқару байланысыкың негізгі құралы болып табылады. Хабар-ошар алысу мекеме құжаттары жалпы көлемінің 80 процентін құрайды.
Маңызы мен мазмұнына қарай хаттар: инициативалы (хат-талап, хат-өтініш, хат-шағым, хат-ескерту, хат-хабарлама, хат-циркуляр, ілеспе хат) және жауап (ақпарат-түсінік, тыйым салу хаттары) болып екіге бөлінеді.
Жоғары мекемелер мен ұйымдардан шығатын хаттар, негізінен, тапсырма беру, хабардар ету, ескерту, түсіндіру, сұрау салу түрінде жиі кездеседі. Ведомстволық бағынышты мекемелер жоғары органдарға жауап қайтарып, хабар береді, өтініш жазады. Дәрежелес мекемелер бір-бірімен хат арқылы ұсыныс жасап, анықтамалар алады, шақырысып, өтініш айтып жатады т. б.
Өтініш хатта адресат белгілі бір істің атқарылуын немесе оның тоқтатылуын талап етеді, алайда ол жөнінде жауап қайтаруға міндеттемейді.
Сұрау салу хатына белгілі бір мәселені түсіндіріп немесе фактінің болған-болмағанын растап жауап берілуге тиіс.
Шағым хатта автор шартты міндеттемелердің орын-далмауы салдарынан орын алған шығындарды отеуді талап етеді.
Ескерту хаттар адресат өзі атқаруға тиісті міндетін уақытылы орындамаған кезде жазылады.
Циркуляр хат -- ведомстволық жағынан бағынышты барлық мекемелерге бір мезгілде жөнелтілетін хат. Олар, негізінен, тапсырма беру сипатында болады.
Ақпарат-түсінік хаттары дегеніміз -- бұрынғы тапсырылған міндетті түсіндіруге оның кейбір мәліметтері мен фактілерін нақтылай түсу мақсатында жазылатын хаттар.
Тыйым салу хаттарында салынған сұрауға мәселенің шешілмегені туралы жауап жазылатын болса, шешім хаттарында -- мәселенің дұрыс шешілгені жөніндегі мағлұмат хабарланады.
Ілеспе хат адресатқа құжатпен бірге оны орындау жөніндегі қосымша түсінік беруді талап ететін жағдайда жазылады. Онда негізгі құжат не үшін жіберілді, онымен не істеу керек және оны қанша мерзімде орындау қажеттігі көрсетіледі.
Ілеспе хаттың мынандай түрлері жиі кездеседі:
-- мағлұмат үшін;
-- уағдаластық бойынша;
-- келісу (ақылдасу) үшін;
-- қарау үшін;
-- жауап беру үшін;
-- Сіздің хатыңызға орай;
-- шара қолдану үшін;
-- қайтаруды сұраймыз.
Қызметтік хаттардың еркін түрде жазылатын кездері де жиі кездеседі. Ол әр лауазым иесінің жеке басының шеберлігіне, сауатына, мәдениеті мен біліміне байланысты болғандықтан, ондай хаттарға тоқталмадық. Әрі олар қызметтік хаттарға қарағанда жеке хат сипатында болады.
Сондай-ақ, құттықтау, шақыру хаттарына да тоқталған жоқпыз. Олар да күнделікті тірлікте еркін алынып, ресми құжат ретінде көп қолданыла бермейді.
Қызметтік хаттар
Қазақстан Республикасының Қазақстан Республикасындағы Тіл туралы Заңының 4-і бабында Қазақстан Республикасының мемлекеттік тілі - қазақ тілі. Мемлекеттік тіл - мемлекеттің бүкіл аумағында іс-қағаздарын жүргізу тілі болып табылады, - делінген. Сондықтан да, қазіргі таңда барлық мемлекеттік мекемелерде іс жүргізу қазақ тілінде қалыптасуына үлкен мән берілуде.
Бүгінде ресми қағаздарды сауатты толтырып дайындау үшін кәсіби жетілдірілген қазақ тілін қолдану қажет. Бұл жерде жазу мәдениетінің рөлі орасан зор. Түрлі мекемелер мен ұйымдар арасында іс-қағаздарының ең жиі қолданылатын түрі - қызметтік хат. Сөз еткен мәселенің жазылу мақсатына қарай қызметтік хат бірнеше түрлерге бөлінеді, мысалы: ақпарат хат, шақыру хат, ілеспе хат, ескерту хат, ресми хат.
Тіл - сөйлеу мен ойды жеткізудің құралы болғандықтан, қызметтік хаттың мазмұны айқын болуы тиіс. Іс-қағаздарын дайындау барысында жазу мәдениетін қатаң сақтау қажет. Ол дегеніміз, әр хаттың бойында реттілік, жүйелілік, түзулік, тәртіптілік, сәйкестік, қисындылық сияқты мағыналық реңктердің болуы. Қызметтік хаттардың сапасына қатты көңіл бөлген жөн. Хаттың сөзі шұбалыңқы, мазмұны түсініксіз болмауы керек.
Астана қаласы Әділет департаменті Есіл аудандық Әділет басқармасы да барлық елімізідің мемлекеттік мекемелері сияқты, мемлекеттік тілдің қолдану аясын кеңейту және оны одан әрі дамыту үшін үлесін қосуда.
Қазақстан Республикасы Әділет органдары жүйесінде мемлекеттік тілді қолдану мәселесі бойынша 1 наурыз - 1 сәуір аралығында өткізілетін айлықтың іс-шараларына сәйкес, басқармада арнайы жоспар жасақталып, тіл төңірегінде игі шаралар ұйымдастырылуда. Қазақстанның болашағы - қазақ тілінде!, Мемлекеттік тіл - мемлекеттік басқару тілі!, Шығыс құжаттарының мемлекеттік тілде шығуын қамтамасыз ету - біздің басты мақсатымыз!, Мемлекеттік тілге - менің жеке үлесім! атты түрлі семинар, дәріс, лекция, радио-сұхбат өткізілуде.
Қазақстан Республикасының Тіл туралы Заңына сәйкес, Есіл аудандық Әділет асқармасы азаматтық хал актілерін тіркеу бөлімінен шығатын іс-қағаздар, яғни, өтініш үлгілері, түрлі анықтамалар, күрделі істер бойынша дайындалатын қорытындылар, қызметтік ресми хаттар, барлық жоғарыда аталған реттіліктерге сәйкес мемлекеттік тілде жазылуы қамтамасыз етілуде.
Мемлекеттік тілде әзірленетін құжаттардың сауаттылығы мен сапасын қамтамасыз ету, әрбір іс-қағаздарын орындап отырған, тілін сүйіп, еліне жаны ашитын мемлекеттік қызметкердің ұлттық парызы, - деп, ойлаймын.
Қызметтік хат - қандай да бір жұмыстың орындалуы туралы бір лауазымды тұлғаның екінші бір лауазымды тұлғаға жолдауы. Қызметтік хат бір бөлімшеде дайындалып, қызметтік мәселелерді шешуге екінші бөлімшеге жолданатын құжат болып табылады. Қызметтік хаттар ақпараттық, бастамалық немесе есеп беру сипатында болуы мүмкін.
Мәтінде құрылымдық бөлімшеге немесе лауазымды тұлғаға қатысты іскери мәселелер баяндалады.
Ақпараттық-анықтамалық құжаттарға хаттар, жеделхаттар, телефонограммалар, актілер, анықтамалар, мағлұмат хаттар мен түсінік хаттар, арыздар т.б. жатады. Ішкі, тысқы ақпараттық-анықтамалық қатынас хаттар басқару құжаттары көлемінің 80 пайызын құрайды.
Бастамалық хаттарға мыналар жатады: сұрау салу хаттары, өтініш хаттары, ескерту және хабарлама хаттары, жарлық хаттар, ілеспе хаттар. Жауап хат түрлері: ақпараттық, түсіндірме, рұқсат, тыйым салу хаттары т.б.
Жоғары мекемелер мен ұйымдардан түсетін хаттардың мазмұны әдетте нұсқау, түсіндіру, ресми сұрау салу түрінде болады. Салаға бағынышты мекемелер хабарлар, сұратулар жібереді. Тең дәрежедегі қатарлас мекемелер өтініш, ұсыныс, растау, хабарлар т.б. алмасады.
Постскриптум. Постскриптум - латын тілінен аударғанда "хаттың аяқ жағына, қол қойылғаннан кейін "р.з." таңбаларын койып түрып, одан кейін жазылатын сөздер немесе мотін" деген мағына береді.
Постскриптум қызметтік хаттарда мынадай екі жағдайда ғана жазылады.
1. Адресатқа міндетті түрде жеткізілуі тиіс мәлімет хаттың негізгі мазмұнында айтылмай қалса, хат дайындалып қол қойылып койса, қойылған қолдан кейін "р.з." белгісі қойылып, қосымша айтылатын мәлімет жазылады. Бұдан кейін қайтадан қол койылады.
2. Хат мазмұнында айтылған ақпарат, мәлімет өзгерген жағдайда да қойылған қолдан кейін "р.з." белғісі қойылып жаңа ақпарат жазылады. Ол да қайтадан қойылған қолмен расталады. Хатты жедел жіберу қажет болған жағдайда Постскриптум қолмен жазылады. Қол қойылып, датасы көрсетіледі.
Кейбір күрделі, күтуге келмейтін, тығыз жағдайларда постскриптум қайталап та жазылады. Онда "Р.р.з." постскрилтум белгісі қойылады. Оның жазылу реті де дәл жоғарыда айтылғандай.
Қолданылған мәліметтің дәлдігі туралы.
Іс қағаздарында қолданылып отырған ақпарат, мәліметтің барлығы мүқият тексерілуі керек. Іс қағаздарында ақиқаттығы күмән тудыратын мәлімет қолданылмағын жөн, қүжаттардағы шындыққа жанаспайтын қате мәлімет қай кезде жіберіледі:
- дайындалған қүжаттың мазмүны мен сапасына немқүрайды бақылау жасалғанда;
қүжатты дайындаушыньщ білім мен тәжірибе деңгейі төмен болғанда; жүктелген тапсырма олардың біліктілігімен сәйкес келмеген жағдайда;
- құжатты дайындаушы өз ісіне немқүрайды, салақ қараған жағдайда;
- құжатты дайындау барысында дүрыс мәлімет қолданбаған жағдайда;
- құжаттарды дайындау барысында бағдарламалық-техникалық қүралдарды дүрыс пайдаланбаған жағдайда;
- құжаттарды дайындау тәртібі бүзылған жағдайда.
Құжат дайындаған жағдайда іскерлік, қатынас жасап отырған мекеменің аты, реквизиттері, мекеме басшысының аты- жөні, лауазымы анық, сауатты жазылуы керек. Қүжаттағы сандық мөліметтер, уақыт көрсеткіштері, цифрлар қайта бір тексеріліп барып жіберілуі керек.
Егер құжатта қосымша (приложение) болатын болса ол жолдама хатта көрсетілуі керек, я болмаса қүжаттың соңында ескерілуі тиіс. Мысалы, Көлемі 5 беттен тұратын қосымша бөлек дайындалған немесе бүл құжаттан бөлек, 10 беттік қосымшаны коса жіберіп отырмыз т.с.с,
Құжаттағы бүкіл ақпарат мұқият текесерілуі керек. Қүжаттағы ақпартты тексеруді бірнеше түрде жүргізуге болады. Олар мыналар:
1. Техникалық. Мүнда қате жазылған сөздер, дүрыс қойылмаған тыныс белгілері, дүрыс түспеген әріптер т.б. басты назарда үсталады.
2. Заңдық. Мүнда қүжат мазмүнының қазіргі күші бар заңдарға және қүқық нормаларына сәйкестігі тексеріледі.
3. Қаржы-экономикалық. Мүнда қүжатта шығарылған қаржы-экономикалы шешімдердің үйлесімділік, тиімділік дәрежесіне баға беріледі.
4. Статистикалық. Мүнда қүжаттағы статистикалық мәліметтердің актуалъдылығы мен ақиқаттығы, дәлдігі тексеріледі.
5. Жариясыздық. Мүнда құжат мазмүнында жариялылығы шектеулі мағлүматтың немесе мемлекеттік қүпия болып саналатын я қызметтік, коммерциялық қүпия болып табылатын мәліметтің жіберІлмеу жағы тексеріледі.
6. Ақпараттық. Мүнда құжатты алушының мекен-жайы, реквизиттері сияқты мәліметтердің дүрыстығы тексеріледі.
Қүжаттағы мәліметтердің дәлдігі, оның мерзімінде дүрыс жасалу жауапкершілігі қүжат дайындаушы адамға жүктеледі. Егер қүжат дайындаушы адам бірнешеу болса жауапты орьгадаушы белгіленеді.
Құжатты дүрыс дайындап, уақытылы жіберу секретариат қызметкеріне я іс жүргізушіге жүктеледі.
Қызметтік хат үлгілері
Тапсырманың орындалуы туралы
(қала)қаласы
((аудан) ауданының)
(лауазымы)
(аты-жөні)
Қызметтік хат
Осы жылдың (күні) (айы) (қала) қаласы ((аудан) ауданы) әкімі аппаратына келіп түскен азамат (аты-жөні) өтініші бойынша, Сіздің тапсырмаңыздың орындалуы жайында төмендегілерді хабарлаймын.
Осы жылдың (күні) (ай) күні өтініш беруші (аты-жөні) телефон арқылы әңгімелестім. Әңгіме барысында ол (қала) қаласында ((аудан) ауданында) Қауіпсіздік, қорғаныс және құқық қорғау академиясының филиалын ашу туралы мәселе көтерді.
Әңгімелесу нәтижесінде ол (қала) қаласы ( (аудан) ауданы) әкімінің бірінші орынбасары (аты-жөні) (күні.айы.жылы) ж. қабылдауына жазылды.
(лауазымы) (аты-жөні)
К § 2 п. 2, пп. 2.3.1 ҚЫЗМЕТТІК ХАТ
Қазақстан Республикасы МИНИСТЕРСТВО
ҚАРЖЫ ФИНАНСОВ
МИНИСТРЛІП Республики Казахстан
473000, Астана, 473000, Астана,
Республика даң-ы, 60. пр. Республики, 60.
Телетайп 264126 Филин. Телетайп 264126 Филин.
Факс: (3172) 28-03-31, Факс: (3172) 28-03-31,
тел. 28-09-85. тел. 28-09-85.
№
Республикалық бюджет бағдарламаларының әкімшілігіне
Облыстардың, Астана және Алматы қаласының жергілікті атқарушы органдарына
Қазақстан Республикасының Қаржы министрлігі Сіздерге Қазақстан Республикасы Қаржы министрлігінің 1999 жылдың 30 желтоқсанындағы 717-нөмірлі бұйрығына №1 өзгерістер мен толықтырулар енгізу туралы Қазақстан Республикасы Қаржы министрлігінің 2000 жылғы 15 наурыздағы №-121 бұйрығын басшылыққа алу үшін жіберіп отыр
СҰРАНЫСТАРДЫ ТІРКЕУ ТӘРТІБІ
Өтініштерді хатшы заңды және жеке тұлғалардың алфавиттік сұраныстарын тіркеу журналына, сонымен бірге ЕУОЛ автоматтандырылған ақпараттық жүйеге тіркеледі. Қазақстан Республикасының, жақын және алыс шетелдердің жеке және заңды тұлғаларынан түскен өтініштер, тақырыптық сипаттағы сұраныстар жеке-жеке алфавиттік кітаптарға тіркеледі. Тіркеуші кіріс нөмірі және шығыс нөмірі ретінде өтініштің алфавиттік кітап бойынша реттік нөмірі алынады. Мысалы, азаматша К.К. Жұмағұлованың өтініші Ж-5 кіріс нөмірімен тіркелсе, онда жауаптың шығыс нөмірі де Ж-5 болады. Орындалған өтініштер ЕУОЛ жүйесінде бақылаудан алынып, оның орындалғаны туралы белгі қойылады.
Мұрағат анықтамасын беру туралы анықтаманы мұрағат басшылығы қарайды, басшылық сұранысты орындау туралы шешім қабылдайды және тиісті қарар қояды. Жекелеген жағдайларда өтінішті қарау басқа құрылымдық бөлімшелердің басшылығына тапсырылуы мүмкін.
Азаматтардың сұраныстары бойынша іс жүргізу жалпы іс жүргізуден бөлек жүргізіледі. Азаматтардың өтініштерімен жұмысты ұйымдастыруға, іс жүргізу жағдайына, сұраныстардың уақытылы және сапалы орындалуына жауапкершілік облыс мемлекеттік мұрағаты директорына, директордың орынбасарына, әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұраныстарды орындау бойынша бөлімнің басшысына және орындаушыларға жүктеледі.
4. СҰРАНЫСТАРДЫ ОРЫНДАУ БОЙЫНША
ЖҰМЫСТЫ ҰЙЫМДАСТЫРУ
Виза қойылған сұраныстарды әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұраныстарды орындау бойынша бөлімнің басшысы кезек ретімен түскен күндеріне байланысты сұраныстардың орындау күрделілігін және қызметкерлердің біліктілігін ескере отырып, бөледі. Орындаушыларға берілген өтініштер хронологиялық ретте журналға жазылады, сонымен қатар анықтама немесе жауап дайын болғанда сұраныстың орындалғаны туралы белгі қойылады.
Анықтама жүргізу бойынша жұмысты жеделдету үшін (бір күні түскен) өтініштерді мұрағат қорының бір тектілігі бойынша топтастырып алып, бірнеше орындаушыға емес, бір орындаушыға берген жөн, бұл бір мезгілде бірнеше адамның аты-жөнін қарауға, нәтижесінде еңбек өнімділігін арттыруға мүмкіндік береді.
Анықтама жүргізуді жеделдетуге бір орындаушы-қызметкерге сұраныстар көп түсетін белгілі қорлар тобын бекіту де әсерін тигізеді. Бұл мұрағатшыға өзіне бекітіліп берілген қорды, мекеменің құрылымы мен бағыныштылығын тереңірек зерделеуге, қордың ғылыми-анықтамалық аппаратын жақсартуға жол ашады.
Өтініш беруші туралы ақпарат мемлекеттік сақтаудағы мұрағат қорының кең аясында сақталуы мүмкін. Мұрағат анықтамалары өтініш сұрағына жауап беретін барлық құжаттық материалдар бойынша жинақталады.
Тікелей сұраныстарды орындаумен айналысатын қызметкерлердің негізгі жұмысы іздеудегі деректер болуы мүмкін мұрағат қорын анықтаудан, тізімдемелерді және анықтамалық картотекаларды қараудан, ғылыми-анықтамалық аппаратты зерделеуден, істі бет бойынша қараудан тұрады.
Әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұраныстарды орындау бөлімінің қызметкерлері сұралып отырған деректер бойынша құжаттардың қайда сақталатынын білуі тіиіс. Құжаттарды уақытша ведомстволық сақтау мерзімі 2000 жылдың 26 желтоқсанындағы Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын уақытша ведомстволық сақтау тәртібі мен мерзімі туралы нұсқаулықпен анықталады, аталған нұсқаулыққа сәйкес кәсіпорындар, мекемелер, ұйымдар ведомстволық сақтау мерзімі өтіп кеткен соң жоғарыда аталған құжаттарды ведомстволық сақтауға беруге міндетті. Сонымен қатар, өткен жылдардың көптеген құжаттарының, әсіресе азаматтардың еңбек әрекеттері туралы құжаттардың мекемелердің, ұйымдардың және кәсіпорындардың өзінде (кейде құқықтық мұрагерлерінде) сақталып келе жатқанын естен шығармаған жөн. Бұндай жағдайда өздері жұмыс істеген мекемелерге тікелей хабарласу туралы кеңес беріледі.
Құжаттарды қарау сұралып отырған мәселеге тікелей қатысты материалдан басталады. Құжаттарда іздеулі деректер жоқ болған жағдайда, тікелей емес немесе бағыныштылығына немесе бір ведомствода болуына байланысты қажетті сұраныстардың деректерінің болуы мүмкін құжаттарды қарау қажет. Сондай-ақ, жеке құрам бойынша дерек жоқ болған жағдайда тұрақты сақтау істерін қарау қажет, олардың құрамында жеке құрам бойынша құжаттар болуы мүмкін. Мысалы, жоғары тұрған ұйымдардың қорларында бағынышты ұйымдардың қызметкерлерінің тізімі болуы мүмкін, аудандық атқару комитеті қорларында - атқару комитеттері бөлімдерінің жеке құрам бойынша құжаттары болуы мүмкін, халыққа білім беру бөлімінің қорларында - мектеп мұғалімдерінің тарифтік тізімі және т.б. болуы мүмкін, жеке құрам бойынша және негізгі әрекет бойынша бұйрықтар, өкімдер бірге қалыптастырылған және тұрақты сақтау тізімдемесіне енгізілген.
Жеке істердегі кадрларды есепке алу парағы, сауалнамалар, өмірбаян мұрағат анықтамасын беруге негіз бола алмайды, себебі олар ресми құжат емес және олардағы ақпараттың ақиқаттығына мұрғат кепілдік бере алмайды.
Тізімдеме бойынша іріктелген істер мұрағат қоймасынан істер беруге арналған талап-қағазға түсіріледі. Істі бергеннен кейін құжаттардың мемлекеттік есебі және олардың сақталуын қамтамасыз ету бөлімінің мұрағатшысы істерді мұқият қарайды. Қарағанда істерді бүктеуге, парақтарды жыртуға, қарындашпен немесе қаламмен белгі қоюға, өзгерістер мен толықтырулар енгізуге тыйым салынады.
Орындалған өтініштің сыртына қаралған қорлар мен істердің нөмірлері қойылады.
М9ра5аттан
СҰРАНЫСТАРДЫ ТІРКЕУ ТӘРТІБІ
Өтініштерді хатшы заңды және жеке тұлғалардың алфавиттік сұраныстарын тіркеу журналына, сонымен бірге ЕУОЛ автоматтандырылған ақпараттық жүйеге тіркеледі. Қазақстан Республикасының, жақын және ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Ұқсас жұмыстар
Пәндер
- Іс жүргізу
- Автоматтандыру, Техника
- Алғашқы әскери дайындық
- Астрономия
- Ауыл шаруашылығы
- Банк ісі
- Бизнесті бағалау
- Биология
- Бухгалтерлік іс
- Валеология
- Ветеринария
- География
- Геология, Геофизика, Геодезия
- Дін
- Ет, сүт, шарап өнімдері
- Жалпы тарих
- Жер кадастрі, Жылжымайтын мүлік
- Журналистика
- Информатика
- Кеден ісі
- Маркетинг
- Математика, Геометрия
- Медицина
- Мемлекеттік басқару
- Менеджмент
- Мұнай, Газ
- Мұрағат ісі
- Мәдениеттану
- ОБЖ (Основы безопасности жизнедеятельности)
- Педагогика
- Полиграфия
- Психология
- Салық
- Саясаттану
- Сақтандыру
- Сертификаттау, стандарттау
- Социология, Демография
- Спорт
- Статистика
- Тілтану, Филология
- Тарихи тұлғалар
- Тау-кен ісі
- Транспорт
- Туризм
- Физика
- Философия
- Халықаралық қатынастар
- Химия
- Экология, Қоршаған ортаны қорғау
- Экономика
- Экономикалық география
- Электротехника
- Қазақстан тарихы
- Қаржы
- Құрылыс
- Құқық, Криминалистика
- Әдебиет
- Өнер, музыка
- Өнеркәсіп, Өндіріс
Қазақ тілінде жазылған рефераттар, курстық жұмыстар, дипломдық жұмыстар бойынша біздің қор #1 болып табылады.
Ақпарат
Қосымша
Email: info@stud.kz