Құжаттардың бұзылуының факторлары

Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету – мемлекеттік мұрағаттардың негізгі міндеті. Бұл міндеттің күрделілігі сол, ешкім ешқашан «мәңгі» сақталатын құжат жасап көрген емес. Мұның үстіне мұрағаттар жыл сайын жаңа қорлармен толығып жатады, ал бірақ қалпыпына келтіру мүмкіндіктері сол баяғыша, қарапайым қалпында қалып отыр. Бұл проблеманы шешуге байланысты қазіргі көзқарас негізінде мұрағаттық құжаттардың сақталуын қамтамасыз етудегі саралап жіктеу (дифференциялау), іріктеу принципіне біртіндеп көшу мақсаты жатыр. Бұл орайда олардың құндылық деңгейлері мен физикалық жай-күйлері есепке алынбақ.
Мұрағат қызметінің негізгі бағыттарының бірі – құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету төмендегі міндеттерді жүзеге асыруды қажет етеді:
– құжаттарды сақтаудың оңтайлы жағдайын жасау;
– құжаттарды қоймаларға (мұражайларға) тиісді, талапқа сай орналастыру;
– қоймалардан істерді пайдаланруға беруді ұтымды ұйымдастыру;
– құнды құжаттардың сақатндыру қорын құру;
– құжаттардың физикалық және химиялық жағынан сақталуын қамтамасыз ету.
Жоспарлы түрде істердің түгелділігі мен жай-күйін тексеру сақтауды қамтамасыз етудегі негізгі шаралардың бірі. Бұл жұмысты жүргізудің негізгі мақсаты – істердің түгелділігін және физикалық жағдайын тексеру. Мұндай жұмыстар тіркеу құжаттары бойынша жүргізіледі. Құжаттардың түгелділігі тіркеу құжаттары арқылы, ал жай-күй физикалық жағдайын тексеруден тұрады.
Сақтау бірліктері өз орындарынан табылмаса, онда оларды ескі тізімдерден, куәлік парақтарынан, сондағы қор істерінен іздестіріледі. Істердің түгелдігін және физикалық жағдайын тексеру нәтижесі актімен рәсімделеді.
Сақтау қоры – белгісіз бір жағдайларда құжаттардың түпнұсқасының жоғалмауының алдын алу үшін жасалады. Сақтау қорлары негізінен физикалықкүйі нашар, аса құнды құжаттарға жасалынады. Сақтау қоры әдетте түпнұсқасының микрофотокөшірмелері болып табылады.
Құжаттардың бүлінуіне әсер етеін бірнеше факторлар бар. Олар құжаттарды әр жаққа тасуда және құжаттармен жұмыс істеу барысында пайда болуы мүмкін – жәндіктер, кемірушілер, бактериялар. Жәндіктер мен кеміргіштерді кездескен жағдайда оларды жою үшін дезинфекция жұмыстары жүргізіледі.
Физикалық жағдайы нашар құжаттарды байқаған кезде қалпына келтіру жұмыстары жүргізіледі.