Құжаттардың бұзылуының факторлары

Пән: Іс жүргізу
Жұмыс түрі: Материал
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 6 бет
Таңдаулыға:

Құжаттардың бұзылуының факторлары

Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету - мемлекеттік мұрағаттардың негізгі міндеті. Бұл міндеттің күрделілігі сол, ешкім ешқашан «мәңгі» сақталатын құжат жасап көрген емес. Мұның үстіне мұрағаттар жыл сайын жаңа қорлармен толығып жатады, ал бірақ қалпыпына келтіру мүмкіндіктері сол баяғыша, қарапайым қалпында қалып отыр. Бұл проблеманы шешуге байланысты қазіргі көзқарас негізінде мұрағаттық құжаттардың сақталуын қамтамасыз етудегі саралап жіктеу (дифференциялау), іріктеу принципіне біртіндеп көшу мақсаты жатыр. Бұл орайда олардың құндылық деңгейлері мен физикалық жай-күйлері есепке алынбақ.

Мұрағат қызметінің негізгі бағыттарының бірі - құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету төмендегі міндеттерді жүзеге асыруды қажет етеді:

- құжаттарды сақтаудың оңтайлы жағдайын жасау;

- құжаттарды қоймаларға (мұражайларға) тиісді, талапқа сай орналастыру;

- қоймалардан істерді пайдаланруға беруді ұтымды ұйымдастыру;

- құнды құжаттардың сақатндыру қорын құру;

- құжаттардың физикалық және химиялық жағынан сақталуын қамтамасыз ету.

Жоспарлы түрде істердің түгелділігі мен жай-күйін тексеру сақтауды қамтамасыз етудегі негізгі шаралардың бірі. Бұл жұмысты жүргізудің негізгі мақсаты - істердің түгелділігін және физикалық жағдайын тексеру. Мұндай жұмыстар тіркеу құжаттары бойынша жүргізіледі. Құжаттардың түгелділігі тіркеу құжаттары арқылы, ал жай-күй физикалық жағдайын тексеруден тұрады.

Сақтау бірліктері өз орындарынан табылмаса, онда оларды ескі тізімдерден, куәлік парақтарынан, сондағы қор істерінен іздестіріледі. Істердің түгелдігін және физикалық жағдайын тексеру нәтижесі актімен рәсімделеді.

Сақтау қоры - белгісіз бір жағдайларда құжаттардың түпнұсқасының жоғалмауының алдын алу үшін жасалады. Сақтау қорлары негізінен физикалықкүйі нашар, аса құнды құжаттарға жасалынады. Сақтау қоры әдетте түпнұсқасының микрофотокөшірмелері болып табылады.

Құжаттардың бүлінуіне әсер етеін бірнеше факторлар бар. Олар құжаттарды әр жаққа тасуда және құжаттармен жұмыс істеу барысында пайда болуы мүмкін - жәндіктер, кемірушілер, бактериялар. Жәндіктер мен кеміргіштерді кездескен жағдайда оларды жою үшін дезинфекция жұмыстары жүргізіледі.

Физикалық жағдайы нашар құжаттарды байқаған кезде қалпына келтіру жұмыстары жүргізіледі.

Қалпына келтіру жұмыстарын жүргізудің мақсаты - құжаттаң физикалық біртұтастығын сақтау, тасымалдаушы заттаң беріктігін орнына келтіру, тасымалдаушының ескіруін тоұтату болып табылады. Істерде парақтардың жоғалған беттері болса, олар қалпына келтіріледі. Жаңғырту жұмыстары әрбір іске жекелей келуді қажет етеді, себебі қалпына келтіру материалдардың мәтінінің сақталуына кері әсерін тигізуі де мүмкін.

Айтылған жұмыс түрлерінің бәрін мұрағатшылар арнайы қондырғылармен, құралдармен жабдықталған мұрағат лабаратоияларында құжаттардың физикалық-химиялық жағдайларын сақтай отырып жүргізеді.

Мұрағаттық құжаттарды физикалық-химиялық және техникалық өңдеуден өткізу тәртібі

186. Мұрағаттық құжаттардың физикалық-химиялық және техникалық өңдеуден өткізу мынадай:

1) мұрағаттық құжаттардың тез ескіру және бүліну себептерін жою;

2) олардың қасиетін, техникалық сипатын және ұзақ сақталуын қайта қалпына келтіру;

3) құжаттық ақпаратты неғұрлым төзімді тасығыштарда жаңғырту мақсатында жүргізіледі.

187. Қағаз негіздегі мұрағаттық құжаттарды өңдеудің негізгі түрлері мыналар:

1) биосақтандыру, биоқорғау және қоймалардағы және мұрағаттық құжаттардағы биологиялық зиянкестерді жою шараларының жиынтығы ретінде мұрағаттық қоймаларды залалсыздандыру, дәрілеу, дератизация жүргізу;

2) мұрағат құжаттарының түпнұсқасының беріктігін және қасиеттері мен беріктігін қайта қалпына келтіру жөніндегі технологиялық шаралар мен жұмыс жиынтығы ретінде қалпына келтіру (қалпына келтіру-консервациялық өңдеу) ;

3) аса құнды құжат көшірмелерінің сақтандыру қоры мен пайдалану қорын жасау мақсатында мұрағаттық құжаттарды жаңғырту; өше бастаған және әлсіз контрастілі мәтінді мұрағаттық құжаттардың фотосын қайта өңдеу; құжаттағы ақпаратты және басқаларды сақтау үшін ұзақ сақталмайтын немесе бүлінген тасығыштармен, түпнұсқалармен көшірмелерді ауыстыру;

4) мұрағаттық құжаттарды түптеу;

5) мұрағаттық құжаттарды шаң-тозаңнан тазарту;

6) мұрағаттық құжаттарды апаттық құтқару жұмыстары режимінде өңдеу, сонымен қатар кептіру, залалсыздандыру, дәрілеу, тоңазыту, қайта өңдеу, жаңғырту, дезактивация және басқа да өңдеудің мақсатты түрлерін қолдану.

188. Дыбыс-бейнелік және электрондық құжаттарға тасығыштың физикалық жай-күйіне байланысты мынадай өңдеу және консервациялық-профилактикалық жұмыстары жүргізіледі:

1) магнит таспадағы мұрағаттық құжаттар:

үстіңгі қабатын арнайы тазалайтын құралмен тозаңнан және ластанудан тазарту;

кеуіп кеткен және қыржымдалған жапсырмаларды ауыстыру;

магнит таспадағы орамдарды екі жағынан 2-2, 5 м қорғағыш магниттік таспалармен рәсімдеу;

мұрағаттық құжаттар тасымалдау кезінде температураның түсуі және ылғалдылығынан пайда болған магниттік таспалар орамындағы ішкі шиеленісті жою мақсатында қайта орау;

Қайта орау жұмыстары арнайы қондырғыларда берілген параметр бойынша созылып және механикалық тазалауға бейімделген таспаның үстінде жүргізіледі. Қайта орауды секірмейтін, біркелкі тығыздықтағы орауышы бар магнитофонда жүргізуге болады. Орам түзу, тығыз болуы және ешнәрсе шығып тұрмауы керек. Магниттік таспадағы құжаттарды алдын алу мақсатында қайта айналдыру мен тазалау құжаттарды пайдалану қарқындылығына және сақтау жағдайларына байланысты 2-4 жылда бір рет тексеріліп тұрады;

2) дискілік тасығыштағы мұрағаттық құжаттар:

шаң-тозаңнан тазартылады;

антистатикпен сүртіледі;

3) кинофильмдер үшін кинофотоқұжаттар, микронысандар және фонограммалар:

шаң-тозаңнан тазарту;

май, балауыз және басқа да ластанудан тазарту;

желімденген жерлері мен кесілген жерлерін нығайту;

желімденген және қырқылған жерлерді нығайту;

перфорацияны жөндеу;

тұрпайы жамалған және желімденген жерлерді қайта жөндеу;

кадрдағы зақымданған жолақтарды жөндеу;

4) фоноқұжаттардың грамтүпнұсқалары:

электротехникалық тазалаудан өткізіледі.

189. Мұрағаттық құжаттарды физикалық-химиялық және техникалық өңдеу жөніндегі жұмыстар жоспарлы және жоспардан тыс деп бөлінеді.

Мұрағаттық құжаттардың жоспарлы өңдеу жұмыстары олардың жай-күйін тексеру нәтижесі бойынша кезек тәртібімен, мұрағатта белгіленген олардың түрлі құндылықтарға қатыстылығын