Қызметтік хат
Жоспар:
Кіріспе
Негізгі бөлім
1.Қызметтік хат түсінігі, түрлері.
2. Қызметтік хаттарды толтырудың жалпы ережелері.
3. Қызметтік хаттың құрылымы.
4. Студенттерге іс.қағаздарын мемлекеттік тілде жүргізудегі қызметтік хат жазуды үйретудің практикалық әдісі.
5. Қызметтік хат үлгілері.
Қорытынды
Қолданылған әдебиеттер тізімі.
Кіріспе
Негізгі бөлім
1.Қызметтік хат түсінігі, түрлері.
2. Қызметтік хаттарды толтырудың жалпы ережелері.
3. Қызметтік хаттың құрылымы.
4. Студенттерге іс.қағаздарын мемлекеттік тілде жүргізудегі қызметтік хат жазуды үйретудің практикалық әдісі.
5. Қызметтік хат үлгілері.
Қорытынды
Қолданылған әдебиеттер тізімі.
Кіріспе
Ресми іс қағаздарының тілі – бір қарағанда стандартты, қалыптасқан түрдегі тіл сияқты болғанымен, шын мәнінде қазақ тілінің табиғи заңдылықтарына сәйкес сұрыпталған, жіктелген лексика-грамматикалық жүйесі бар тұтас құрылым. Дәлірек айтқанда, ресми тілдің кеңсе іс-қағаздары сияқты түрлері де заң құжаттары да, арнаулы бланкіге толтырылатындары да қазақ тілінің тілдік жүйесін, лексика-грамматикалық, орфографиялық норамаларын жетік меңгеруді қажет етеді.
Қызметтік хат – мәселе қызметтік хатсыз шешілмейтін болса ғана жазылатын құжат түрі.
Жазылу мақсатына, хатты айтылатын мәселенің ерекшелігіне байланысты қызметтік хаттың бірнеше түрі болады. Олар:
а) ресми хаттар
ә) жеке хаттар
б) ұсыныс, кепілдемелік хаттар
в) сұрау салу хаттары
г) шағым хаттар
д) жолдама хаттар
Әдетте хаттар баспада дайындалған арнайы бланкаларда жазылады. Бланк форматы А4 210х297 мм. Кейде А3 және А5 форматтары (210х297 мм және 210х135 мм) да қолданылады. А3 форматы қызметтік хаттарға үлкен көлемді қосымша немесе иллюстрация, таблица берілген жағдайда қолданылады. Бұл форматтың (А3) көлемі стандарт форматтан (А4) екі есе үлкен болады. Қызметтік хат жазуда кең тараған формат түрі А4 болып қала береді.
Реферат жұмысының мақсаты – қызметтік хат, оның түрлерін, толтырылу ерекшеліктерін зерттеу.
Міндеттері:
- қызметтік хаттың түрлеріне тоқталу;
- қызметтік хаттың құрылымын зерттеу;
- толтыру ерекшеліктерін қарастыру;
1.Қызметтік хат түсінігі, түрлері.
Қызметтік хат – мәселе қызметтік хатсыз шешілмейтін болса ғана жазылатын құжат түрі.
Жазылу мақсатына, хатты айтылатын мәселенің ерекшелігіне байланысты қызметтік хаттың бірнеше түрі болады. Олар:
а) ресми хаттар
ә) жеке хаттар
б) ұсыныс, кепілдемелік хаттар
в) сұрау салу хаттары
г) шағым хаттар
д) жолдама хаттар
Ресми хаттар. Белгілі бір ортаның атқаратын жұмыстарына байланысты мәселелер жазбаша қарастырылады. Олар ресми түрде мекеменің атынан жазылады және қызметтен тыс мәселені қозғамайды.
Қызметтік жеке хаттар. Бұл хаттардың ерекшелігі айтылатын мәселе өрісінің кеңдігі және қызметтен тыс мәселелерге де арналатындығы. Дегенмен де қызметтен тыс мәселелер, адамның өз қызметімен, ұйымның атқаратын қызметімен шеше алатын мәселелер өрісімен тікелей байланыста болады. Бұл хаттар жеке тұлға атынан жазылады.
Ұсыныс хаттар. Бұл хаттар бір мақсатта ғана жазылады: қызметкерді белгілі бір орынға, қызметке ұсыну жөнінде басшыға ұсыныс жасау. Аталған қызметкерлердің сол орынға лайық екендігіне кепілдеме беру. Хат ресми, өзіне тән құрылымы сақталып жазылады. Бұл хатқа ұсыныс жасаған тұлға ғана қол қояды.
Сұраныс хаттары. Бұл хаттар да бір ғана мақсатпен жазылады: мекемеден керекті ақпаратты немесе белгілі бір құжатты жіберуін сұрау. Сұраныс хатқа мекеменің жауапты адамы қол қояды.
Шағым хаттар. Белгілі бір мекеменің немесе мекеме қызметкерлерінің заңсыз іс-әрекетін көрсету, соған орай шара қолдануды сұрау мақсатында
Ресми іс қағаздарының тілі – бір қарағанда стандартты, қалыптасқан түрдегі тіл сияқты болғанымен, шын мәнінде қазақ тілінің табиғи заңдылықтарына сәйкес сұрыпталған, жіктелген лексика-грамматикалық жүйесі бар тұтас құрылым. Дәлірек айтқанда, ресми тілдің кеңсе іс-қағаздары сияқты түрлері де заң құжаттары да, арнаулы бланкіге толтырылатындары да қазақ тілінің тілдік жүйесін, лексика-грамматикалық, орфографиялық норамаларын жетік меңгеруді қажет етеді.
Қызметтік хат – мәселе қызметтік хатсыз шешілмейтін болса ғана жазылатын құжат түрі.
Жазылу мақсатына, хатты айтылатын мәселенің ерекшелігіне байланысты қызметтік хаттың бірнеше түрі болады. Олар:
а) ресми хаттар
ә) жеке хаттар
б) ұсыныс, кепілдемелік хаттар
в) сұрау салу хаттары
г) шағым хаттар
д) жолдама хаттар
Әдетте хаттар баспада дайындалған арнайы бланкаларда жазылады. Бланк форматы А4 210х297 мм. Кейде А3 және А5 форматтары (210х297 мм және 210х135 мм) да қолданылады. А3 форматы қызметтік хаттарға үлкен көлемді қосымша немесе иллюстрация, таблица берілген жағдайда қолданылады. Бұл форматтың (А3) көлемі стандарт форматтан (А4) екі есе үлкен болады. Қызметтік хат жазуда кең тараған формат түрі А4 болып қала береді.
Реферат жұмысының мақсаты – қызметтік хат, оның түрлерін, толтырылу ерекшеліктерін зерттеу.
Міндеттері:
- қызметтік хаттың түрлеріне тоқталу;
- қызметтік хаттың құрылымын зерттеу;
- толтыру ерекшеліктерін қарастыру;
1.Қызметтік хат түсінігі, түрлері.
Қызметтік хат – мәселе қызметтік хатсыз шешілмейтін болса ғана жазылатын құжат түрі.
Жазылу мақсатына, хатты айтылатын мәселенің ерекшелігіне байланысты қызметтік хаттың бірнеше түрі болады. Олар:
а) ресми хаттар
ә) жеке хаттар
б) ұсыныс, кепілдемелік хаттар
в) сұрау салу хаттары
г) шағым хаттар
д) жолдама хаттар
Ресми хаттар. Белгілі бір ортаның атқаратын жұмыстарына байланысты мәселелер жазбаша қарастырылады. Олар ресми түрде мекеменің атынан жазылады және қызметтен тыс мәселені қозғамайды.
Қызметтік жеке хаттар. Бұл хаттардың ерекшелігі айтылатын мәселе өрісінің кеңдігі және қызметтен тыс мәселелерге де арналатындығы. Дегенмен де қызметтен тыс мәселелер, адамның өз қызметімен, ұйымның атқаратын қызметімен шеше алатын мәселелер өрісімен тікелей байланыста болады. Бұл хаттар жеке тұлға атынан жазылады.
Ұсыныс хаттар. Бұл хаттар бір мақсатта ғана жазылады: қызметкерді белгілі бір орынға, қызметке ұсыну жөнінде басшыға ұсыныс жасау. Аталған қызметкерлердің сол орынға лайық екендігіне кепілдеме беру. Хат ресми, өзіне тән құрылымы сақталып жазылады. Бұл хатқа ұсыныс жасаған тұлға ғана қол қояды.
Сұраныс хаттары. Бұл хаттар да бір ғана мақсатпен жазылады: мекемеден керекті ақпаратты немесе белгілі бір құжатты жіберуін сұрау. Сұраныс хатқа мекеменің жауапты адамы қол қояды.
Шағым хаттар. Белгілі бір мекеменің немесе мекеме қызметкерлерінің заңсыз іс-әрекетін көрсету, соған орай шара қолдануды сұрау мақсатында
Қолданылған әдебиеттер тізімі:
1. Жұмақова Г.С. Іс қағаздарын мемлекеттік стандарт негізінде жүргізу. //ҚазМУ хабаршысы.Филология сериясы.-2006.-№1.-Б.94-96.
2. Қабылова А.Б. Іс қағаздарын оқытудың әдістемелік мәселелері. //Открытая школа.-2007.-№3.-Б.17-21.
3. Қоңырбаева А., Окушева Г. Мемлекеттік тілде іс қағаздарын жүргізу және құжаттарды дұрыс толтыру-бүгінгі күннің талабы. //Шығыс Қазақстан техникалық университетінің хабаршысы.-2000.-№2.-Б.139-140.
4. Маселова К. Мемлекеттік тілде іс қағаздарын жүргізу және оны оқу процесіне енгізудегі кейбір ерекшеліктер. //Шығыс Қазақстан техникалық университетінің хабаршысы.-2000.-№2.-Б.143-147.
Рамазанова Ш.Ә. Студенттерге іс қағаздарын мемлекеттік тілде жүргізудегі қызметтік хат жазуды үйретудің практикалық әдісі. //ҚазМУ хабаршысы.Филология сериясы.-2006.-№1.-Б.118-120
1. Жұмақова Г.С. Іс қағаздарын мемлекеттік стандарт негізінде жүргізу. //ҚазМУ хабаршысы.Филология сериясы.-2006.-№1.-Б.94-96.
2. Қабылова А.Б. Іс қағаздарын оқытудың әдістемелік мәселелері. //Открытая школа.-2007.-№3.-Б.17-21.
3. Қоңырбаева А., Окушева Г. Мемлекеттік тілде іс қағаздарын жүргізу және құжаттарды дұрыс толтыру-бүгінгі күннің талабы. //Шығыс Қазақстан техникалық университетінің хабаршысы.-2000.-№2.-Б.139-140.
4. Маселова К. Мемлекеттік тілде іс қағаздарын жүргізу және оны оқу процесіне енгізудегі кейбір ерекшеліктер. //Шығыс Қазақстан техникалық университетінің хабаршысы.-2000.-№2.-Б.143-147.
Рамазанова Ш.Ә. Студенттерге іс қағаздарын мемлекеттік тілде жүргізудегі қызметтік хат жазуды үйретудің практикалық әдісі. //ҚазМУ хабаршысы.Филология сериясы.-2006.-№1.-Б.118-120
Жоспар:
Кіріспе
Негізгі бөлім
1.Қызметтік хат түсінігі, түрлері.
2. Қызметтік хаттарды толтырудың жалпы ережелері.
3. Қызметтік хаттың құрылымы.
4. Студенттерге іс-қағаздарын мемлекеттік тілде жүргізудегі қызметтік хат
жазуды үйретудің практикалық әдісі.
5. Қызметтік хат үлгілері.
Қорытынды
Қолданылған әдебиеттер тізімі.
Кіріспе
Ресми іс қағаздарының тілі – бір қарағанда стандартты, қалыптасқан
түрдегі тіл сияқты болғанымен, шын мәнінде қазақ тілінің табиғи
заңдылықтарына сәйкес сұрыпталған, жіктелген лексика-грамматикалық жүйесі
бар тұтас құрылым. Дәлірек айтқанда, ресми тілдің кеңсе іс-қағаздары сияқты
түрлері де заң құжаттары да, арнаулы бланкіге толтырылатындары да қазақ
тілінің тілдік жүйесін, лексика-грамматикалық, орфографиялық норамаларын
жетік меңгеруді қажет етеді.
Қызметтік хат – мәселе қызметтік хатсыз шешілмейтін болса ғана жазылатын
құжат түрі.
Жазылу мақсатына, хатты айтылатын мәселенің ерекшелігіне байланысты
қызметтік хаттың бірнеше түрі болады. Олар:
а) ресми хаттар
ә) жеке хаттар
б) ұсыныс, кепілдемелік хаттар
в) сұрау салу хаттары
г) шағым хаттар
д) жолдама хаттар
Әдетте хаттар баспада дайындалған арнайы бланкаларда жазылады. Бланк
форматы А4 210х297 мм. Кейде А3 және А5 форматтары (210х297 мм және 210х135
мм) да қолданылады. А3 форматы қызметтік хаттарға үлкен көлемді қосымша
немесе иллюстрация, таблица берілген жағдайда қолданылады. Бұл форматтың
(А3) көлемі стандарт форматтан (А4) екі есе үлкен болады. Қызметтік хат
жазуда кең тараған формат түрі А4 болып қала береді.
Реферат жұмысының мақсаты – қызметтік хат, оның түрлерін, толтырылу
ерекшеліктерін зерттеу.
Міндеттері:
- қызметтік хаттың түрлеріне тоқталу;
- қызметтік хаттың құрылымын зерттеу;
- толтыру ерекшеліктерін қарастыру;
1.Қызметтік хат түсінігі, түрлері.
Қызметтік хат – мәселе қызметтік хатсыз шешілмейтін болса ғана жазылатын
құжат түрі.
Жазылу мақсатына, хатты айтылатын мәселенің ерекшелігіне байланысты
қызметтік хаттың бірнеше түрі болады. Олар:
а) ресми хаттар
ә) жеке хаттар
б) ұсыныс, кепілдемелік хаттар
в) сұрау салу хаттары
г) шағым хаттар
д) жолдама хаттар
Ресми хаттар. Белгілі бір ортаның атқаратын жұмыстарына байланысты
мәселелер жазбаша қарастырылады. Олар ресми түрде мекеменің атынан жазылады
және қызметтен тыс мәселені қозғамайды.
Қызметтік жеке хаттар. Бұл хаттардың ерекшелігі айтылатын мәселе өрісінің
кеңдігі және қызметтен тыс мәселелерге де арналатындығы. Дегенмен де
қызметтен тыс мәселелер, адамның өз қызметімен, ұйымның атқаратын
қызметімен шеше алатын мәселелер өрісімен тікелей байланыста болады. Бұл
хаттар жеке тұлға атынан жазылады.
Ұсыныс хаттар. Бұл хаттар бір мақсатта ғана жазылады: қызметкерді белгілі
бір орынға, қызметке ұсыну жөнінде басшыға ұсыныс жасау. Аталған
қызметкерлердің сол орынға лайық екендігіне кепілдеме беру. Хат ресми,
өзіне тән құрылымы сақталып жазылады. Бұл хатқа ұсыныс жасаған тұлға ғана
қол қояды.
Сұраныс хаттары. Бұл хаттар да бір ғана мақсатпен жазылады: мекемеден
керекті ақпаратты немесе белгілі бір құжатты жіберуін сұрау. Сұраныс хатқа
мекеменің жауапты адамы қол қояды.
Шағым хаттар. Белгілі бір мекеменің немесе мекеме қызметкерлерінің
заңсыз іс-әрекетін көрсету, соған орай шара қолдануды сұрау мақсатында
жазылады. Хат мазмұнының негізгі құндылығы онда көрсетілетін фактілерге
байланысты. Шағым хатқа шағым беруші адам, кейде хат мазмұнына байланысты
мекеменің жауапты қызметкері де қол қояды.
Циркуляр хат. Ведомстволық жағынан бағынышты барлық мекемелерге бір
мезгілде жөнелтілетін хат. Олар негізінен тапсырма беру сипатында болады.
Жолдама хаттар. Құжатпен бірге жіберілетін қосымшаның немесе
қосымшалардың құрамы, мазмұны, көлемі, саны жайлы мәліметтер көрсету үшін
жазылады. Бұл хаттар көрсетілген ақпараттың дәлдігімен ерекшеленеді.
Жолдама хатқа мекеме басшысы қол қояды.
Хатты жазып отырғанда онда келтірілетін фактілер мен айтылатын мәселенің
маңыз, мазмұнына ғана емес, өзіңіздің оны қалай беріп, жеткізіп
отырғандығыңызға да назар аударыңыз. Әрбір хатты жазғанда қалыптасқан
стильдік нормадан ауытқымаған жөн.
2. Қызметтік хаттарды толтырудың жалпы ережелері.
Әдетте хаттар баспада дайындалған арнайы бланкаларда жазылады. Бланк
форматы А4 210х297 мм. Кейде А3 және А5 форматтары (210х297 мм және 210х135
мм) да қолданылады. А3 форматы қызметтік хаттарға үлкен көлемді қосымша
немесе иллюстрация, таблица берілген жағдайда қолданылады. Бұл форматтың
(А3) көлемі стандарт форматтан (А4) екі есе үлкен болады.
Ал А5 (жарты) А3 форматынан екі еседей кіші көлемде, бірінші кезекте
жолдама хаттар жазу үшін, анықтама жазу үшін қолданылады.
Қызметтік хат жазуда кең тараған формат түрі А4 болып қала береді.
Төменде осы формат түріне жазылатын хат түрлеріне тоқталамыз. Қазіргі кезде
хаттарды машинкамен басудан гөрі, компьютерлік техника қолдану белең алды.
Қызметтік хаттарды басып шығару технологиясы өзгергенімен, оларды жазу
әдісі, безендірілуі, хат мазмұнын беру тәсілдері ондаған жылдар бойы
қалыптасқан дәстүрінен көп өзгерген жоқ. Олардың негізгілеріне тоқталып
өтейік:
1. Машинкада немесе компьютерде басып шығарылған хат мәтіні
қолжазбадағы нұсқасымен дәл болуы керек. Басып шығарғаннан кейінгі
мәтін міндетті түрде қолжазбамен салыстыра отырып тексеріліп,
қателері жөнделеді.
2. Құжат қатесіз болуы керек. Тексеру барысында кездескен қателерді
коррекс-штрихпен түзеткеннен гөрі машинкамен қайта басқан немесе
компьютерлік техника жетістігін пайдалана отырып қайта шығарып
алған дұрыс.
3. Қызметтік хаттың стилі ресми әрі түсінікті болуы керек. Құжат
дайындалып болып, оны қайталап оқып шығу барысында стилистикалық
қателері жөнделіп, редакцияланады. Қайталаулар мен шұбалыңқы
тіркестер алынып тасталады немесе керекті мәлімет қосылады.
Редакцияланған құжат басуға берместен бұрын тағы бір рет оқылады.
Бәрінің анық, дәл, түсінікті берілгеніне көз жеткізілгеннен соң
ғана басып, қол қоюға беріледі.
4. Текст оңай оқылатындай болуы үшін ол бояуы қанық, үлкендеу
шрифтімен басылуы керек. Бөлімдердің арасында қалдырылатын бос орын
ас қажет жағдайда: кіріспе, негізгі, қорытынды бөліктерді көрсету
үшін т.б. аса керекті кезде ғана қалдырылуы керек. Мұндай бір
қарағанда уақ-түйек көрінетін нәрселер хатты оқыған кезде оның
мазмұнын тез әрі терең түсінуге көмектеседі.
5. Қызметтік хат жазғанда оның қағазына да көңіл бөлу керек. Тап-таза,
бүгілмеген, сызылмаған, аппақ қағазға жазылған хат, әрине, сіз
туралы жақсы әсер қалдырады. Сарғайып кеткен, я болмаса сұр түсті
қағазға жазылған хат сіздің салақтығыңызды, сараңдығыңызды
көрсетеді. Бетінде дақтары, қаламның, саусақтың іздері қалған
қағазға жазылған хат та сіздің ұқыпсыздығыңыздан хабар берері анық.
6. Қызметтік хаттарға қол қою үшін шарикті қалам емес, сиялы қалам
пайдалану керек. Әрине қаламыңыздың ұшы өткір, бояуы қанық болғаны
дұрыс. Құжатқа қол қойған кезде сіздің фамилияңыздың алғашқы төрт
әріпі анық көрініп тұруын да ескерген жөн.
Бланкіде көрсетілетін барлық қызметтік информация: тіркеу нөмірі, дата
т.б. арнайы штамппен қойылуы немесе машинкамен басылуы керек. Бұлардың
ешқайсысы болмаған жағдайда ғана қолмен жазылады.
3. Қызметтік хаттың құрылымы.
Қызметтік хатты жазудың қалыптасқан тәртібі бар. Ол әркез сақталуы керек.
Әдетте хат мынадай бөліктерден тұрады:
1. Тақырыбы
2. Датасы
3. Хат жолданып отырған мекеменің аты мен адресаттың аты-жөні.
4. Кіріспе сөз
5. Хаттың жалпы мазмұнын, мақсатын көрсететін бөлік
6. Негізгі мәтін
7. Хатты аяқтай келе айтылатын сыпайыгершілік сақтау сөздері
8. Жіберушінің қолы
9. Қосымша ( приложение) берілетін болса, оған сілтеме
10. Қосымша ( приложение)
11. Құжатты дайындаушы, жіберуші туралы мәлімет
12. Постскриптум ( хаттың аяқ жағына қол қойғаннан кейін – P.S.
таңбаларын қойып тұрып, одан кейін жазылған сөздер)
Хат жазылатын қағаздың сол жақ шетінен кемінде 2 см-дей орын қалдыру
керек. Бірақ көп жағдайда 3-4 см қалдырылады. Себебі хат қандай қалың іске
тігілсе де 3-4 см қалдырылған орын оны тігілген жерінен оңай тауып,
қиындықсыз оқуға мүмкіншілік береді.
Хат жазылатын қағаздың оң жақ шетінен кемінде 1см орын қалдырылады. Ал
төменгі және жоғарғы жағынан қалдырылатын орын біркелкі, кемінде 2см. Бұл
хат мәтіннің таза сақталуына, кейін іске тігілгенде беттердің шетіне қол
көп тиетін болғандқтан хат мазмұнының өшірілмей сақталуына, хатпен таныса
отырып шетіне қосымша белгі қоюға септігін тигізеді.
Хат қағаздың я бланкінің бір жақ бетіне ғана жазылады. Мүмкіндігінше хат
мазмұнын бір бетке сыйдырған дұрыс. Егер хат бірнеше беттен тұратын болса,
бет нөмірі қағаздың оң жақ жоғарғы бұрышына қойылады.
Енді жоғарыда айтылған хат бөліктерінің әрқайсысына жеке-жеке тоқталайық.
Тақырып. Егер хат фирмалық бланкке емес, таза қағазға жазылса жоғары
жағына алдымен мекеменің толық аты, мекен-жайы, телефон нөмірі жазылады.
Қажет болған жағдайда мекеменің немен айналысатыны да көрсетіледі. Айтылған
мәліметтер қазақ тілінде, қажет жағдайда қосымша орыс немесе ағылшын
тілінде беріледі.
Егер мекеме мен адресат арасында хат жазысу үнемі болып тұратын болса,
онда қағаз бетінің орташа тұсына келген хаттың нөмірі мен датасына сілтеме
жасауға болады. Мысалы: Сізден 1999 жылы 16 желтоқсанда келіп түскен шығу
нөмірі 1007 – хатқа орай.
Мерзімі. Хат жазылып отырған күн қағаздың оң жақ бұрышында көрсетіледі.
Хат жазылған ай цифрмен емес жазбаша көрсетілгені дұрыс. Себебі цифрды тез
шатастырып алуға болады, оның үстіне кейбір елдерде бірінші цифр жазылған
күнді емес айды білдіреді.
Хатты алушы мекеменің аты мен мекен-жайы. Тақырыптан кейін хат жолданып
отырған мекеменің аты, келесі жолға адресаттың аты-жөні жазылады. Ер адамға
аты-жөнінен кейін мырзаға , әйел адамға ханымға деп жазуға болады.
Адресат лауазымын көрсеткен жөн, бірақ міндетті емес. Егер адресат
лауазымы көрсетілетін болса, мырза,ханым сөздері жазылмайды. Егер адресат
фамилиясын білмесеңіз, лауазымын ғана көрсетуге болады. Мысалы,
Республикалық Жас алаш газетінің редакторына, немесе, N 105 орта
мектептің директорына т.с.с.
Егер бір хат бірнеше адамға жіберілетін болса немесе көшірмесі басқа
адамға да жіберілетін болса, ол міндетті түрде бірінші экземплярда
көрсетілуі керек. Хаттың көшірмесін жібермес бұрын оның көшірме екендігін
ескерткен жөн. Сонда ол хатты алған адам басқа да мүдделі адамдардың бар
екендігіне сенімді болады. Хат көшірмесінің кімдерге жіберілгенін атап
көрсете отырып, олардың санының шектеулі екендігінен де және дәл кімдерге
жіберілгенінен де мағлұмат бере аласыз.
Хат алушының адресін жазу ережесі жалпыға бірдей: почта индексі, ел аты
(мемлекет), елді мекеннің типі ( қала , поселок, аудан орталығы т.б.) және
аты ( Алматы, Талдықорған, Ақсу т.б.) көше, алаң, проспект аты ( Достық
даңғылы, Жаңа алаң, Республика алаңы, Манас көшесі т.б.) үй нөмірі ( егер
хатты алушы үлкен ғимаратты түгел иемденбесе). Алыс шетелдерге жіберілетін
хат мекен-жайының жазылуы сол елдердегі адресацияның ішкі ережелеріне
сәйкес болуы керек.
Кіріспе сөз. Ресми кіріспе сөздің қабылданған стандарт формалары бар .
Егер сіз респондентпен бұрыннан өте жақын қарым- қатынаста болсаңыз ресми
кіріспе сөзді біраз жұмсартып қолдануыңызға болады.
Кіріспе сөз мекеме, ұйымға да, ұйым басшысына жеке де қарата айтыла
береді. Кіріспе сөз азат жолдан бастап жазылады. Мысалы,
Құрметті мырзалар!
Мырзалар!
Құрметті М.С.Болатов мырза!
Құрметті Р. Оразаева ханым!
Аса қадірлі Т.С.Садықов мырза!
Аса құрмет тұтатын Р.С.Тазабеков мырзаға!
Айырықша жағдайда болмаса аса қадірлі, терең құрмет тұтатын сөздері жиі
қолданылмайды. Әдетте қызметтік хаттарда құрметті сөзі жазылады. Аса
құрметті, аса құрмет тұтатын сөздері өзіңіз жақсы білетін, жеке тұлғаларға
хат жазғанда қолданылады. Қызметтік хаттарды жазғанда әр түрлі жағдайлар
кездеседі. Егер сіз мекемеге хат жаза отырып, хатқа сол мекемедегі нақты
бір тұлғаның ( адамның) назар аударғанын қаласаңыз, бірақ дәл сол адамның
атына тікелей жазуды орынсыз деп тапсаңыз қағаздың оң жақ бұрышына, жеке
жолға Ф.С.Әбішев мырзаның назарына, Г.И.Маратова ханымға, т.б. деп
жазуға болады.
Корреспонденцияны қабылдап алып, таратушы адамның көзіне бірден түсу үшін
бұларды үлкен шрифтімен беруге болады, сонда ол сіз назар аударуын қалаған
адамның қолына жылдам тиеді.
Хаттың жалпы мазмұн, мақсатына нұсқау. Көп жағдайда негізгі мәтіннен
бұрын хаттың жалпы мазмұн, мақсатын білдіру үшін қысқаша мәлімет жазылады.
Бұл кіріспе сөзден кейін бір интервал жіберіп барып қағаздың оң жақ шетіне
жеке жолға жазылады. Мысалы: N 17 тапсырыстың орындалуы жайлы, Мағзұмов
Б.Б. ісіне байланысты , Қысқы сессияның қорытындысы жайлы т.б.
Бұл да корреспонденцияларды іріктеу кезінде қызметкердің назарын аудару
үшін орташа шрифтімен жазылады. Сілтемелер қысқа, әрі нақты болуы керек.
Негізгі мәтін. Қызметтік хаттардың түрлері өте көп, сондықтан оның жиі
кездесетін түрлеріне келесі бөлімдерде арнайы тоқталамыз.
Хатты жазбас бұрын мына жағдайларды ескеру керек:
1. Хатты жазудағы мақсатыңызды тағы да еске түсіріңіз. Бұл мәселені
хатсыз шеше алмайтындығыңызға тағы да көз жеткізіңіз. ( Мысалы, бұл
мәселені телефон арқылы шешудің мүмкіндігі жоқ па? Ол адаммен
кездесу кезінде шешудің сәті түспей ме? Немесе сіз респондент
өтініші бойынша жазбаша жауап беруге тиістісіз бе? т.б.) Тек осыдан
кейін ғана хатты қандай мазмұнда жазуды ойластырыңыз, осылайша сіз
қажетсіз хатты жазбайсыз, уақытыңызды да шығындамайсыз.
2. Хат мәтінін жазуға керекті материалдарды дайындап алыңыз. ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Кіріспе
Негізгі бөлім
1.Қызметтік хат түсінігі, түрлері.
2. Қызметтік хаттарды толтырудың жалпы ережелері.
3. Қызметтік хаттың құрылымы.
4. Студенттерге іс-қағаздарын мемлекеттік тілде жүргізудегі қызметтік хат
жазуды үйретудің практикалық әдісі.
5. Қызметтік хат үлгілері.
Қорытынды
Қолданылған әдебиеттер тізімі.
Кіріспе
Ресми іс қағаздарының тілі – бір қарағанда стандартты, қалыптасқан
түрдегі тіл сияқты болғанымен, шын мәнінде қазақ тілінің табиғи
заңдылықтарына сәйкес сұрыпталған, жіктелген лексика-грамматикалық жүйесі
бар тұтас құрылым. Дәлірек айтқанда, ресми тілдің кеңсе іс-қағаздары сияқты
түрлері де заң құжаттары да, арнаулы бланкіге толтырылатындары да қазақ
тілінің тілдік жүйесін, лексика-грамматикалық, орфографиялық норамаларын
жетік меңгеруді қажет етеді.
Қызметтік хат – мәселе қызметтік хатсыз шешілмейтін болса ғана жазылатын
құжат түрі.
Жазылу мақсатына, хатты айтылатын мәселенің ерекшелігіне байланысты
қызметтік хаттың бірнеше түрі болады. Олар:
а) ресми хаттар
ә) жеке хаттар
б) ұсыныс, кепілдемелік хаттар
в) сұрау салу хаттары
г) шағым хаттар
д) жолдама хаттар
Әдетте хаттар баспада дайындалған арнайы бланкаларда жазылады. Бланк
форматы А4 210х297 мм. Кейде А3 және А5 форматтары (210х297 мм және 210х135
мм) да қолданылады. А3 форматы қызметтік хаттарға үлкен көлемді қосымша
немесе иллюстрация, таблица берілген жағдайда қолданылады. Бұл форматтың
(А3) көлемі стандарт форматтан (А4) екі есе үлкен болады. Қызметтік хат
жазуда кең тараған формат түрі А4 болып қала береді.
Реферат жұмысының мақсаты – қызметтік хат, оның түрлерін, толтырылу
ерекшеліктерін зерттеу.
Міндеттері:
- қызметтік хаттың түрлеріне тоқталу;
- қызметтік хаттың құрылымын зерттеу;
- толтыру ерекшеліктерін қарастыру;
1.Қызметтік хат түсінігі, түрлері.
Қызметтік хат – мәселе қызметтік хатсыз шешілмейтін болса ғана жазылатын
құжат түрі.
Жазылу мақсатына, хатты айтылатын мәселенің ерекшелігіне байланысты
қызметтік хаттың бірнеше түрі болады. Олар:
а) ресми хаттар
ә) жеке хаттар
б) ұсыныс, кепілдемелік хаттар
в) сұрау салу хаттары
г) шағым хаттар
д) жолдама хаттар
Ресми хаттар. Белгілі бір ортаның атқаратын жұмыстарына байланысты
мәселелер жазбаша қарастырылады. Олар ресми түрде мекеменің атынан жазылады
және қызметтен тыс мәселені қозғамайды.
Қызметтік жеке хаттар. Бұл хаттардың ерекшелігі айтылатын мәселе өрісінің
кеңдігі және қызметтен тыс мәселелерге де арналатындығы. Дегенмен де
қызметтен тыс мәселелер, адамның өз қызметімен, ұйымның атқаратын
қызметімен шеше алатын мәселелер өрісімен тікелей байланыста болады. Бұл
хаттар жеке тұлға атынан жазылады.
Ұсыныс хаттар. Бұл хаттар бір мақсатта ғана жазылады: қызметкерді белгілі
бір орынға, қызметке ұсыну жөнінде басшыға ұсыныс жасау. Аталған
қызметкерлердің сол орынға лайық екендігіне кепілдеме беру. Хат ресми,
өзіне тән құрылымы сақталып жазылады. Бұл хатқа ұсыныс жасаған тұлға ғана
қол қояды.
Сұраныс хаттары. Бұл хаттар да бір ғана мақсатпен жазылады: мекемеден
керекті ақпаратты немесе белгілі бір құжатты жіберуін сұрау. Сұраныс хатқа
мекеменің жауапты адамы қол қояды.
Шағым хаттар. Белгілі бір мекеменің немесе мекеме қызметкерлерінің
заңсыз іс-әрекетін көрсету, соған орай шара қолдануды сұрау мақсатында
жазылады. Хат мазмұнының негізгі құндылығы онда көрсетілетін фактілерге
байланысты. Шағым хатқа шағым беруші адам, кейде хат мазмұнына байланысты
мекеменің жауапты қызметкері де қол қояды.
Циркуляр хат. Ведомстволық жағынан бағынышты барлық мекемелерге бір
мезгілде жөнелтілетін хат. Олар негізінен тапсырма беру сипатында болады.
Жолдама хаттар. Құжатпен бірге жіберілетін қосымшаның немесе
қосымшалардың құрамы, мазмұны, көлемі, саны жайлы мәліметтер көрсету үшін
жазылады. Бұл хаттар көрсетілген ақпараттың дәлдігімен ерекшеленеді.
Жолдама хатқа мекеме басшысы қол қояды.
Хатты жазып отырғанда онда келтірілетін фактілер мен айтылатын мәселенің
маңыз, мазмұнына ғана емес, өзіңіздің оны қалай беріп, жеткізіп
отырғандығыңызға да назар аударыңыз. Әрбір хатты жазғанда қалыптасқан
стильдік нормадан ауытқымаған жөн.
2. Қызметтік хаттарды толтырудың жалпы ережелері.
Әдетте хаттар баспада дайындалған арнайы бланкаларда жазылады. Бланк
форматы А4 210х297 мм. Кейде А3 және А5 форматтары (210х297 мм және 210х135
мм) да қолданылады. А3 форматы қызметтік хаттарға үлкен көлемді қосымша
немесе иллюстрация, таблица берілген жағдайда қолданылады. Бұл форматтың
(А3) көлемі стандарт форматтан (А4) екі есе үлкен болады.
Ал А5 (жарты) А3 форматынан екі еседей кіші көлемде, бірінші кезекте
жолдама хаттар жазу үшін, анықтама жазу үшін қолданылады.
Қызметтік хат жазуда кең тараған формат түрі А4 болып қала береді.
Төменде осы формат түріне жазылатын хат түрлеріне тоқталамыз. Қазіргі кезде
хаттарды машинкамен басудан гөрі, компьютерлік техника қолдану белең алды.
Қызметтік хаттарды басып шығару технологиясы өзгергенімен, оларды жазу
әдісі, безендірілуі, хат мазмұнын беру тәсілдері ондаған жылдар бойы
қалыптасқан дәстүрінен көп өзгерген жоқ. Олардың негізгілеріне тоқталып
өтейік:
1. Машинкада немесе компьютерде басып шығарылған хат мәтіні
қолжазбадағы нұсқасымен дәл болуы керек. Басып шығарғаннан кейінгі
мәтін міндетті түрде қолжазбамен салыстыра отырып тексеріліп,
қателері жөнделеді.
2. Құжат қатесіз болуы керек. Тексеру барысында кездескен қателерді
коррекс-штрихпен түзеткеннен гөрі машинкамен қайта басқан немесе
компьютерлік техника жетістігін пайдалана отырып қайта шығарып
алған дұрыс.
3. Қызметтік хаттың стилі ресми әрі түсінікті болуы керек. Құжат
дайындалып болып, оны қайталап оқып шығу барысында стилистикалық
қателері жөнделіп, редакцияланады. Қайталаулар мен шұбалыңқы
тіркестер алынып тасталады немесе керекті мәлімет қосылады.
Редакцияланған құжат басуға берместен бұрын тағы бір рет оқылады.
Бәрінің анық, дәл, түсінікті берілгеніне көз жеткізілгеннен соң
ғана басып, қол қоюға беріледі.
4. Текст оңай оқылатындай болуы үшін ол бояуы қанық, үлкендеу
шрифтімен басылуы керек. Бөлімдердің арасында қалдырылатын бос орын
ас қажет жағдайда: кіріспе, негізгі, қорытынды бөліктерді көрсету
үшін т.б. аса керекті кезде ғана қалдырылуы керек. Мұндай бір
қарағанда уақ-түйек көрінетін нәрселер хатты оқыған кезде оның
мазмұнын тез әрі терең түсінуге көмектеседі.
5. Қызметтік хат жазғанда оның қағазына да көңіл бөлу керек. Тап-таза,
бүгілмеген, сызылмаған, аппақ қағазға жазылған хат, әрине, сіз
туралы жақсы әсер қалдырады. Сарғайып кеткен, я болмаса сұр түсті
қағазға жазылған хат сіздің салақтығыңызды, сараңдығыңызды
көрсетеді. Бетінде дақтары, қаламның, саусақтың іздері қалған
қағазға жазылған хат та сіздің ұқыпсыздығыңыздан хабар берері анық.
6. Қызметтік хаттарға қол қою үшін шарикті қалам емес, сиялы қалам
пайдалану керек. Әрине қаламыңыздың ұшы өткір, бояуы қанық болғаны
дұрыс. Құжатқа қол қойған кезде сіздің фамилияңыздың алғашқы төрт
әріпі анық көрініп тұруын да ескерген жөн.
Бланкіде көрсетілетін барлық қызметтік информация: тіркеу нөмірі, дата
т.б. арнайы штамппен қойылуы немесе машинкамен басылуы керек. Бұлардың
ешқайсысы болмаған жағдайда ғана қолмен жазылады.
3. Қызметтік хаттың құрылымы.
Қызметтік хатты жазудың қалыптасқан тәртібі бар. Ол әркез сақталуы керек.
Әдетте хат мынадай бөліктерден тұрады:
1. Тақырыбы
2. Датасы
3. Хат жолданып отырған мекеменің аты мен адресаттың аты-жөні.
4. Кіріспе сөз
5. Хаттың жалпы мазмұнын, мақсатын көрсететін бөлік
6. Негізгі мәтін
7. Хатты аяқтай келе айтылатын сыпайыгершілік сақтау сөздері
8. Жіберушінің қолы
9. Қосымша ( приложение) берілетін болса, оған сілтеме
10. Қосымша ( приложение)
11. Құжатты дайындаушы, жіберуші туралы мәлімет
12. Постскриптум ( хаттың аяқ жағына қол қойғаннан кейін – P.S.
таңбаларын қойып тұрып, одан кейін жазылған сөздер)
Хат жазылатын қағаздың сол жақ шетінен кемінде 2 см-дей орын қалдыру
керек. Бірақ көп жағдайда 3-4 см қалдырылады. Себебі хат қандай қалың іске
тігілсе де 3-4 см қалдырылған орын оны тігілген жерінен оңай тауып,
қиындықсыз оқуға мүмкіншілік береді.
Хат жазылатын қағаздың оң жақ шетінен кемінде 1см орын қалдырылады. Ал
төменгі және жоғарғы жағынан қалдырылатын орын біркелкі, кемінде 2см. Бұл
хат мәтіннің таза сақталуына, кейін іске тігілгенде беттердің шетіне қол
көп тиетін болғандқтан хат мазмұнының өшірілмей сақталуына, хатпен таныса
отырып шетіне қосымша белгі қоюға септігін тигізеді.
Хат қағаздың я бланкінің бір жақ бетіне ғана жазылады. Мүмкіндігінше хат
мазмұнын бір бетке сыйдырған дұрыс. Егер хат бірнеше беттен тұратын болса,
бет нөмірі қағаздың оң жақ жоғарғы бұрышына қойылады.
Енді жоғарыда айтылған хат бөліктерінің әрқайсысына жеке-жеке тоқталайық.
Тақырып. Егер хат фирмалық бланкке емес, таза қағазға жазылса жоғары
жағына алдымен мекеменің толық аты, мекен-жайы, телефон нөмірі жазылады.
Қажет болған жағдайда мекеменің немен айналысатыны да көрсетіледі. Айтылған
мәліметтер қазақ тілінде, қажет жағдайда қосымша орыс немесе ағылшын
тілінде беріледі.
Егер мекеме мен адресат арасында хат жазысу үнемі болып тұратын болса,
онда қағаз бетінің орташа тұсына келген хаттың нөмірі мен датасына сілтеме
жасауға болады. Мысалы: Сізден 1999 жылы 16 желтоқсанда келіп түскен шығу
нөмірі 1007 – хатқа орай.
Мерзімі. Хат жазылып отырған күн қағаздың оң жақ бұрышында көрсетіледі.
Хат жазылған ай цифрмен емес жазбаша көрсетілгені дұрыс. Себебі цифрды тез
шатастырып алуға болады, оның үстіне кейбір елдерде бірінші цифр жазылған
күнді емес айды білдіреді.
Хатты алушы мекеменің аты мен мекен-жайы. Тақырыптан кейін хат жолданып
отырған мекеменің аты, келесі жолға адресаттың аты-жөні жазылады. Ер адамға
аты-жөнінен кейін мырзаға , әйел адамға ханымға деп жазуға болады.
Адресат лауазымын көрсеткен жөн, бірақ міндетті емес. Егер адресат
лауазымы көрсетілетін болса, мырза,ханым сөздері жазылмайды. Егер адресат
фамилиясын білмесеңіз, лауазымын ғана көрсетуге болады. Мысалы,
Республикалық Жас алаш газетінің редакторына, немесе, N 105 орта
мектептің директорына т.с.с.
Егер бір хат бірнеше адамға жіберілетін болса немесе көшірмесі басқа
адамға да жіберілетін болса, ол міндетті түрде бірінші экземплярда
көрсетілуі керек. Хаттың көшірмесін жібермес бұрын оның көшірме екендігін
ескерткен жөн. Сонда ол хатты алған адам басқа да мүдделі адамдардың бар
екендігіне сенімді болады. Хат көшірмесінің кімдерге жіберілгенін атап
көрсете отырып, олардың санының шектеулі екендігінен де және дәл кімдерге
жіберілгенінен де мағлұмат бере аласыз.
Хат алушының адресін жазу ережесі жалпыға бірдей: почта индексі, ел аты
(мемлекет), елді мекеннің типі ( қала , поселок, аудан орталығы т.б.) және
аты ( Алматы, Талдықорған, Ақсу т.б.) көше, алаң, проспект аты ( Достық
даңғылы, Жаңа алаң, Республика алаңы, Манас көшесі т.б.) үй нөмірі ( егер
хатты алушы үлкен ғимаратты түгел иемденбесе). Алыс шетелдерге жіберілетін
хат мекен-жайының жазылуы сол елдердегі адресацияның ішкі ережелеріне
сәйкес болуы керек.
Кіріспе сөз. Ресми кіріспе сөздің қабылданған стандарт формалары бар .
Егер сіз респондентпен бұрыннан өте жақын қарым- қатынаста болсаңыз ресми
кіріспе сөзді біраз жұмсартып қолдануыңызға болады.
Кіріспе сөз мекеме, ұйымға да, ұйым басшысына жеке де қарата айтыла
береді. Кіріспе сөз азат жолдан бастап жазылады. Мысалы,
Құрметті мырзалар!
Мырзалар!
Құрметті М.С.Болатов мырза!
Құрметті Р. Оразаева ханым!
Аса қадірлі Т.С.Садықов мырза!
Аса құрмет тұтатын Р.С.Тазабеков мырзаға!
Айырықша жағдайда болмаса аса қадірлі, терең құрмет тұтатын сөздері жиі
қолданылмайды. Әдетте қызметтік хаттарда құрметті сөзі жазылады. Аса
құрметті, аса құрмет тұтатын сөздері өзіңіз жақсы білетін, жеке тұлғаларға
хат жазғанда қолданылады. Қызметтік хаттарды жазғанда әр түрлі жағдайлар
кездеседі. Егер сіз мекемеге хат жаза отырып, хатқа сол мекемедегі нақты
бір тұлғаның ( адамның) назар аударғанын қаласаңыз, бірақ дәл сол адамның
атына тікелей жазуды орынсыз деп тапсаңыз қағаздың оң жақ бұрышына, жеке
жолға Ф.С.Әбішев мырзаның назарына, Г.И.Маратова ханымға, т.б. деп
жазуға болады.
Корреспонденцияны қабылдап алып, таратушы адамның көзіне бірден түсу үшін
бұларды үлкен шрифтімен беруге болады, сонда ол сіз назар аударуын қалаған
адамның қолына жылдам тиеді.
Хаттың жалпы мазмұн, мақсатына нұсқау. Көп жағдайда негізгі мәтіннен
бұрын хаттың жалпы мазмұн, мақсатын білдіру үшін қысқаша мәлімет жазылады.
Бұл кіріспе сөзден кейін бір интервал жіберіп барып қағаздың оң жақ шетіне
жеке жолға жазылады. Мысалы: N 17 тапсырыстың орындалуы жайлы, Мағзұмов
Б.Б. ісіне байланысты , Қысқы сессияның қорытындысы жайлы т.б.
Бұл да корреспонденцияларды іріктеу кезінде қызметкердің назарын аудару
үшін орташа шрифтімен жазылады. Сілтемелер қысқа, әрі нақты болуы керек.
Негізгі мәтін. Қызметтік хаттардың түрлері өте көп, сондықтан оның жиі
кездесетін түрлеріне келесі бөлімдерде арнайы тоқталамыз.
Хатты жазбас бұрын мына жағдайларды ескеру керек:
1. Хатты жазудағы мақсатыңызды тағы да еске түсіріңіз. Бұл мәселені
хатсыз шеше алмайтындығыңызға тағы да көз жеткізіңіз. ( Мысалы, бұл
мәселені телефон арқылы шешудің мүмкіндігі жоқ па? Ол адаммен
кездесу кезінде шешудің сәті түспей ме? Немесе сіз респондент
өтініші бойынша жазбаша жауап беруге тиістісіз бе? т.б.) Тек осыдан
кейін ғана хатты қандай мазмұнда жазуды ойластырыңыз, осылайша сіз
қажетсіз хатты жазбайсыз, уақытыңызды да шығындамайсыз.
2. Хат мәтінін жазуға керекті материалдарды дайындап алыңыз. ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Ұқсас жұмыстар
Пәндер
- Іс жүргізу
- Автоматтандыру, Техника
- Алғашқы әскери дайындық
- Астрономия
- Ауыл шаруашылығы
- Банк ісі
- Бизнесті бағалау
- Биология
- Бухгалтерлік іс
- Валеология
- Ветеринария
- География
- Геология, Геофизика, Геодезия
- Дін
- Ет, сүт, шарап өнімдері
- Жалпы тарих
- Жер кадастрі, Жылжымайтын мүлік
- Журналистика
- Информатика
- Кеден ісі
- Маркетинг
- Математика, Геометрия
- Медицина
- Мемлекеттік басқару
- Менеджмент
- Мұнай, Газ
- Мұрағат ісі
- Мәдениеттану
- ОБЖ (Основы безопасности жизнедеятельности)
- Педагогика
- Полиграфия
- Психология
- Салық
- Саясаттану
- Сақтандыру
- Сертификаттау, стандарттау
- Социология, Демография
- Спорт
- Статистика
- Тілтану, Филология
- Тарихи тұлғалар
- Тау-кен ісі
- Транспорт
- Туризм
- Физика
- Философия
- Халықаралық қатынастар
- Химия
- Экология, Қоршаған ортаны қорғау
- Экономика
- Экономикалық география
- Электротехника
- Қазақстан тарихы
- Қаржы
- Құрылыс
- Құқық, Криминалистика
- Әдебиет
- Өнер, музыка
- Өнеркәсіп, Өндіріс
Қазақ тілінде жазылған рефераттар, курстық жұмыстар, дипломдық жұмыстар бойынша біздің қор #1 болып табылады.
Ақпарат
Қосымша
Email: info@stud.kz