Microsoft Access программасы

Пән: Информатика, Программалау, Мәліметтер қоры
Жұмыс түрі: Реферат
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 13 бет
Таңдаулыға:

МАЗМҰНЫ

КІРІСПЕ . . . 3

1 Мәліметтер базасы және мәліметтер базасын басқару жүйесі . . . 3

1. 1 Мәліметтер базасының негізгі түсініктері . . . 3

1. 2 Қарапайым мәліметтер базасының құрылымы . . . 4

1. 3 Мәліметтер базасы өрістерінің қасиеттері . . . 4

1. 4 Мәліметтер типі . . . 5

1. 5 Мәліметтер базасының объектілері . . . 7

2 Программаны іске қосу . . . 8

2. 1 Деректер базасын құру жұмысы . . . 10

ҚОРТЫНДЫ . . . 14

ҚОЛДАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР ТІЗІМІ . . . 15

Кіріспе

Мәліметтер базасы және мәліметтер базасын басқару жүйесі

Мәліметтер базасының негізгі түсініктері

Мәліметтер базасы дегеніміз ақпаратты сақтауға және жинақтауға арналған ұйымдасқанан құрылым. Ең алғаш мәліметтер базасы ұғымы жаңадан қалыптасқан кезде онда шындығында мәліметтер сақталатын. Бірақ қазіргі кездегі көптеген мәліметтер базсын басқару жүйелері өздерінің құрылымдарында тек мәліметтерді ғана емес, сонымен қатар олардың тұтынушымен және басқа да ақпараттық-программалық кешендермен қарым-қатынасының әдістерін де қамтиды. Сондықтан біз қазіргі заманғы мәліметтер базасында тек мәліметтер ғана емес, ақпаратта сақталады деп айта аламыз.

Осы аталғанды мысалмен түсіндіре кетелік. Үлкен банкінің мәліметтер базасын қарастыралық. Мұнда тұтынушы туралы, оның адресі жайлы, қаржылық амалдары несие алу тарихы және т. б. мәліметтер бар. Бұл мәліметтер базасына көптеген көптеген банк қызметкерлері қатынай алады, бірақ олардың ішінде тұтастай базаға кіріп, оғған өзгерістер енгізе алатын қызметкер жоқ. Сонымен қатар әрбір қызметкердің өзіне берілген нақты мәіліметтермен жұмыс істеуін қамтамасыз ететін мәліметтер базасының әдістері мен құралдары да бар.

Мәліметтер базасын басқару жүйесі дегеніміз жаңа мәліметтер базасын құруға, оны мәліметтермен толдыруға, оның мазмұнын редакциялауға, оларды реттеуге, безендіруге және баспа құралдарына шығаруға немесе байланыс арналарына жөнелтуге арналған программалық құралдар кешені.

Дүние жүзінде мәліметтер базасын басқару жүйелерінің түрі өте көп. Олардың әрбіреуінің түрлі объектілерменжұмыс істеу ерекшеліктеріне, қолданушыға ұсынатынқызмет түрінің өзгешелігіне қарамастан, оларда ортақ ұғымдар кешені қалыптасқан. Сондықтан бізге бір ғана мәліметтер базасын басқару жүйесін қарстырсақ жеткілікті. Солардың ішінен Microsoft Office программасының құрамына енетін

Microsoft Access 2000 мәліметтер базасын басқару жүйесін таңдап алдым.

Қарапайым мәліметтер базасының құрылымы

Базаға ешқандай мәліметтер енгізілмеген жағдайда да ол мәліметтер базасы болып қала береді. Өйткені онда мәліметтер болмаған күннің өзінде де, қандай да бір ақпарат бар- бұл мәліметтер базасының құрылымы. Щл мәліметтерді енгізудің және сақтаудың әдістерін анықтап береді. Мәліметтер базасы көптеген объектілерден тұрады, біраы солардың ең негізгісі кесте болып табылады. Ең қарапайым мәліметтер базасы бір ғана кестеден тұрады. Сәйкесінше, ең қарапайым мәліметтер базасының құрылымы сол кестенің құрылымымен анықталады.

Біз білеміз, екі өлшемді кестенің құрылымы жолдар мен бағандардан тұрады.

Олардың аналогы ретінде қарапайым мәліметтер базасында өрістер мен жазбаларды аламыз. Өрістердің құрамы иен қасиетттерін өзгерту арқылы, мәліметтер базасының

құрылымын өзгертеміз.

Мәліметтер базасы өрістерінің қасиеттері

Өрістер мәліметтер базасының құрылымын ғана емес, сонымен қатар мәліметтердің топтық қасиеттерін де анықтайды. Төменде Microsoft Access 2000

мәліметтер базасын басқару жүйесіндегі кесте өрісінің негізгі қасиеттері келтірілген:

1-сурет. Конструктор бланкісіндегі өріс қасиеттері

*Өріс атауы (Найменование поля) - мәліметтер базасына автоматтандыру операцияларын қолданғанда осы өрістің элементтеріне қандай қатынаста болу керектігін анықтайды (жалпы жағдайда өріс атауы кесте бағандарының тақырыптары ретінде қолданылады) ;

*Өріс типі (Тип поля) - берілген өрістегі мәліметтер типін анықтайды;

*Өріс өлшемі (Размер поля) - берілген өріске енгізілетін символдардың ақырғы ұзындығын анықтайды;

*Енгізу қалқасы (Маска ввода) - енгізудің түрін анықтайды (енгізуді автоматтандыру құралы) ;

*Қолтаңба(Подпись) - берілген өріс үшін кесте бағанының тақырыбын анықтайды

(егер қолтаңба көрсетілмесе, онда баған тақырыбыны өріс атауы қасиеті пайдаланылады) ;

*Үнсіз келісім бойынша қабылданатын мән (Значение по умолчанию) - ұяшыққа автоматты түрде енгзілетін мән (енгізуді автоматтандыру құралы) ;

*Мәнге қойылатын шарт (Условие на значение) - мәліметтерді енгізудің дұрыстығын тексеру үшінқолданатын шектеу;

*Қате туралы хабар (Сообщение об ошибке) - қате мәлметтерді енгізу кезінде пайда болатын ескерту ( Мәнге қойылатын шарт қасиеті берілген кезде тексеру автоматты түрде жүзеге асырылады) ;

*Міндетті өріс (Объязательное поле) - мәліметтер базасын толтырғанда берілген өрісті міндетті түрде толтыру қажеттігін анықтайтын қасиет;

* Бос жолдар (Пустые сторки) - бос жолдан тұратын мәліметтерді енгізуге рұқсат беретін қасиет;

* Индекстелген өріс (Индексированное поле) - егер өріске осы қасиет берілсе, онда осы өрісте сақталған жазбаларды сұрыптаумен, іздестірумен байланысты амалдар жылдамдатылады. Индекстелінген өріс үшін жазбалардағы мәндердің қайталануын тексеруді ұйымдастыруға болады.

Жоғарыда айтылған өрістер қасиеті негізінен мәтіндік типті өріске қатысты. Бұдан басқа типті өрістер осы қасиеттерге ие болуы және болмауы да мүмкін. Өрістердің кейбір типтері тек өздеріне ғана тән қасиеттерге ие бола алады. Мысалы, нақты сандармен берілген мәліметтерге ғана тән қасиет - үтірден кейінгі белгілер санын көрсету. Ал суреттерді, бейнеклиптерді, дыбыстық жазбаларды сақтауғаарналған өрістер бұл қасиеттердің көбіне ие бола алмайды.

Мәліметтер типі

Microsoft Excel электрондық кестесімен танысқанда біз мәліметтердің үш типін қарастырғанбыз: мәтіндік, сандық және формулалар. Мәліметтер базасының кестесі көптеген мәліметтер типімен жұмыс істеуге мүмкіндік береді. Олар:

2- сурет. Конструктор бланксінде көрсетілген мәліметтер типі

Төменде Access деректерінің түрі және олардың сипаттамасы көрсетілген:

* Мәтіндік (Текстовый) - өлшемі арқылы кәдімгі мәтіндік ақпаратты сақтауға арналған мәліметтер типі (255 символға дейін) ;

* МЕМО өрісі (Поле МЕМО) - (65535 символға дейінгі) үлкен көлемді мәтінді сақтауға арналған мәліметтер типі. Шын мәнінде мәтін өрісте

көрсетілмейді, ол мәліметтер базасының басқа жерінде сақталады да, өрісте оның тұрған жері көрсетіледі, бірақ қолданушыға мұндай айырмашылық білінбейді;

*Сандық (Числовой) - нақты сандарды сақтауға арналған мәліметтер типі;

*Мерзімі/уақыты (Дата/время) - күнтізбе бойынша күнін, айын және уақытты сақтауға арналған мәліметтер типі;

*Қаржылық (Денежный) - қаржылық шаманы сақтауға арналған мәліметтер типі;

*Санауыш (Счетчик) - жазбаларды автоматты түрде номерлеуге арналған мәліметтер типі;

*Логикалық- логикалық мәліметтерді сақтауға арналған тип (ИӘ немесе ЖОҚ деген мәндерді қабылдайды) ;

*OLE объектілер өрісі (Поле объектов OLE) - әр түрлі объектілерді (мультимедиалық, графикалық, символдық) сақтауға арналған мәліметтер типі. Бұл да МЕМО өрісі сияқты басқа да жерде сақталады, OLE объектілері өрісінде оның тұрғае жері көрсетіледі;

*Гиперсілтеме (Гиперссылка) - Интернеттің Web-объектілерінің URL- адресін сақтауғаарналған өріс. Сілтемені тышқанның батырмасымен шерткенде автоматты түрде броузер жүктелініп, терезеге Web-объекті шығады;

*Ауыстырулар шебері (Мастер подстановок) - бұл арнаулы емес мәліметтер типі. Бұл объектінің көмегімен мәліметтерді енгізуді автоматтандыруды дайын тізімнен таңдап алатындай етіп ұйымдастыруға болады;

Мәліметтер базасының объектілері

Таблицы - деректерді сақтауға арналған негізгі объект;

Запросы - бір немесе бірнеше кестеден керекті деректерді анықталған шарттарға байланысты таңдап алу мүмкіндігін беретін объект;

Формы - деректерді енгізуге, экранға бейнелеуге немесе жұмысты басқаруға арналған объект;

Отчеты - форматтауға, нәтижелерді есептеуге және таңдап алған деректерді баспаға шығаруға арналған объект;

Макросы - Microsoft Access қамтитын шағын программалар;

Модули - Visual Basic тілінде жазылған программаларды қамтитын объект;

Программаны іске қосу

Microsoft Access программасын пайдалану үшін Windows операциялық жүйесінің жұмыс столында орналасқан ПУСК батырмасын басып, экранға шыққан Негізгі менюдің Программы бөлігі арқылы іске қосу керек. Осы әрекетті орындағаннан кейін экранға 3-ші суреттегі көрініс шығады. Экранға шыққан қарым-қатынас терезесіндегі мүмкіндіктердің бірін таңдау керек.

Новая база данных - жаңа деректер базасын құру үшін:

Новая база данных -ты таңдап, ОК батырмасын басамыз. Сол сәтте экранға жаңа деректер базасы сақталатын файлды қандай атпен, қай жерде сақтайтынынкөрсету мүмкіндігін беретін терезе шығады. 4-ші сурет

3-сурет. Деректер базасымен жұмысты бастау ережесі

4-сурет. Деректер базасы файлын құру терезесі

Енді, имя файла алаңына керекті сөзді енгізгеннен кейін Создать батымасын басамыз. Экранға 5-ші суретте көрсетілген Деректер базасы терезесі шығады.

5-сурет. Деректер базасы терезесі

Деректер базасын құру жұмысы

Жаңа деректер базасын құрғанда ең бірінші деректер базасы терезесінің Таблицы парақшасын таңдау керек. Экранның жоғарғы жағында үш батырма орналасқан:

Бұрын құрылған кестені ашу.

Бұл батырма кестені Конструктор іс-тәртібінде ашады.

Кестені қарап шығу немесе анықтамаларына өзгеріс енгізу

мүмкіндігін береді.

Жаңа кесте құру мүмкіндігін береді.

Создать батырмасын басқанда экранға 6-шы суреттегі көрініс шығады:

6-сурет. Таблицы іс-тәртібінде кесте құру

Бұл терезе деректер базасының жаңа кестесін құру тәртібін таңдау мүмкіндігін береді. Режим таблицы іс-тәртібі экранға 7-ші суреттегі терезені шығарады. Оның түрі қарапайым электрондық кестеге ұқсас болып келеді.

Бұл терезеге әртүрлі деректерді енгізуге болады. Мысалы: мәтін, сан, дата, ақша түріндегі мәндер. Электрондық кестеден ерекшелігі, есептеу өрнектерін енгізуге болмайды

7-сурет. Деректер енгізілетін терезе

8-ші сурет

8-ші суретте СТУДЕНТ кестесіменмысал келтірілген. Бұл жерде Поле 1

сөзінің орнына Фамилия - бірінші алаңның аты орналасқан. Алаңның атын өргерту үшін: Формат /Переименовать столбец командасын орындаймыз.

Конструктор іс-тәртібі алаңға 9-шы суреттегі көріністі шығарады. Конструктор қосымша мүмліндіктер береді. Терезенің жоғарғы жағында алаңның атын, ондағы деректердің түрін және қысқаша анықтама беру мүмкіндігін беретін бағаналар орналасқан. Терезенің оң жақ төменгі бөлігінде курсордың орналасуына байланысты салыстырмалы көмек шығады.

9-сурет. Конструктор іс-тәртібінің терезесі

Мысал ретінде 10-шы суретте СТУДНТ кестесінің терезесі көрсетілген:

10-сурет. Студент кестесінің Конструктор іс-тәртібіндегі көрінісі

Имя поля бағанасына керекті бағандардың атын енгізу керек. Содан соң, әрбір алаңның тұсына Тип данных бағанасындағы қара үшбүрышы бар батырманы басып, деректер түрлері жазылған терезені ашып (10-сурет),

... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.