«Үш биік» ЖШС-ң менеджерінің АЖО жасау


ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫНЫҢ БІЛІМ ЖӘНЕ

ҒЫЛЫМ МИНИСТРЛІГІ

ШӘКӘРІМ АТЫНДАҒЫ сму

Ақпараттық-коммуникациялық технологиялар факультеті

«Автоматтандыру және басқару» кафедрасы

Қорғауға жіберілді

Кафедра меңгерушісі

Золотов А. Д.

«___»2009ж.

ДИПЛОМДЫҚ ЖОБА

Тақырыбы: «Үш биік» ЖШС-ң менеджерінің АЖО жасау

Орындаған ВТ-527 топ студенті Иманжапаров А. М.

қолы

Жетекші: аға оқытушы Мадиев Т. Б.

қолы

Семей

2009


РЕФЕРАТ

Дипломдық жоба 85 беттен, суреттен, кестеден, 2 қосымшадан тұрады.

ҚҰЖАТ АЙНАЛЫМ, МӘЛІМЕТТЕР БАЗАСЫ, АВТОМАТТАНДЫРЫЛҒАН ЖҰМЫС ОРНЫ, ТИПТІК ПРОЦЕСТЕР, СЕРВЕР, КЛИЕНТ, ШЫҒЫСТЫҚ ЖӘНЕ КІРІСТІК ҚҰЖАТТАР, АВТОМАТТАНДЫРУ, МӘЛІМЕТ, АҚПРАТТЫ БЕРУ

Дипломдық жобаның тақырыбы: «Үш биік» ЖШС-ң менеджерінің АЖО жасау

Дипломдық жобаның мақсаты құжат айналымды автоматтандырудың ұйымдастырушылық-технологиялық сұлбасын анықтау, құжаттар сипаттамаларының құрылымын және ақпараттық құрамын анықтау, кішкене офистің бөлімшелерінің бір-бірімен бірыңғай тұтас құжатайналымын анықтау, автоматты құжатайналымның программалық қамсыздандыруын жасау.

Көрсетілген материалдарда кіші полиграфияның менеджерінің қызметтерін кешенді автоматтандырудың әдістемелік нұсқауларымен берілген. Жасалынған жүйе ЖШС «Үш биік» жеке кәсіпорынында сынақ мерзімінде енгізілген.

Мазмұны

Кiрiспе
5
Кiрiспе: 1 Сұрақтың қойылуы
5: 7
Кiрiспе: 2 Техникалық-экономикалық негіздеме
5: 9
Кiрiспе: 3 Жобаның қойылу анализі
5: 11
Кiрiспе: 4 Кәсiпорындардағы және кiшi офистердегi құжат айналымды жоба аралық зерттеу
5: 15
Кiрiспе: 4. 1 Құжатайналымды ұйымдастырудың негiзгi принциптерi
5: 15
Кiрiспе: 4. 2 Құжаттар түрi, тараулары және олардың өзара байланыстары. Құжаттар атрибуттары
5: 15
Кiрiспе: 4. 3 Құжаттардың өзара байланысы
5: 17
Кiрiспе: 4. 4 Типтік процестер
5: 17
Кiрiспе: 4. 5 Құжаттар архиві және олармен жұмыс істеу реті
5: 22
Кiрiспе: 4. 6 Ақиқат құжаталмасу
5: 25
Кiрiспе: 5 Қағазсыз құжатайналымға көшу стратегиясын жасау
5: 27
Кiрiспе: 5. 1 Электрондық құжатайналым мәселесiн шешуге арналған дайын ПҚ-ды бағалау
5: 27
Кiрiспе: 5. 1. 1 “Евфрат” құжатайналым жүйесі. Сипаттамалары, режимдері және қолданылуы
5: 27
Кiрiспе: 5. 1. 2 DOCS Open құжатайналым жүйесі
5: 30
Кiрiспе: 5. 1. 3 LinkWorks құжатайналымының автоматтандырылған жүйесі
5: 32
Кiрiспе: 5. 1. 4 Жүйенің құрылымы және жұмыстың техпроцесі.
5: 34
Кiрiспе: Құжатайналым жүйесі және құжаттарды басқару
5:
Кiрiспе: 5. 1. 5 Қосымшаларды басқару, конфигурациялау, әзірлеу және интеграциялау
5: 36
Кiрiспе: 5. 1. 6 Қиын жүйелер құрамында жұмыс істеу
5: 37
Кiрiспе: 5. 1. 7 StaffWare жүйесі
5: 40
Кiрiспе: 5. 1. 8 Жекелеген жұмыс станциялары үшiн дайын шешiмдердi бағалау
5: 40
Кiрiспе: 5. 2 Кішi офистердегi электронды құжатайналым мәселесi үшiн шығындарды, мүмкiндiктердi және маңыздылықтарды бағалау
5: 48
Кiрiспе: 6 ЖШС «Үш биік» менеджерінің офисі үшiн құжатайналым жүйесiн жасау
5: 50
Кiрiспе: 6. 1 Негізгі терминдер
5: 50
Кiрiспе: 6. 2 Модульдердi жасау: «Құжаттарды енгiзу және тiркеу»
5: 51
Кiрiспе: 6. 2. 1 ТК кіріс құжаты
5: 51
Кiрiспе: 6. 2. 2 ТК шығыс құжаты
5: 51
Кiрiспе: 6. 2. 3 Бірнеше құжаттарды тіркеу
5: 52
Кiрiспе: 6. 3 «Құжаттар базасымен жұмыс» модулiн жасау
5: 52
Кiрiспе: 6. 3. 1 Базамен жұмыс
5: 53
Кiрiспе: 6. 3. 2 Базаның мәліметтерін, кестелерін құру
5: 54
Кiрiспе: 7 Программалық қамсыздандыруды талдау
5: 56
Кiрiспе: 7. 1 ПҚ-ды құру ортасын таңдау және программалау ортасы туралы қысқаша түсініктер
5: 56
Кiрiспе: 7. 1. 2 Есептің қойылуы
5: 63
Кiрiспе: 7. 1. 3 Программалық қамсыздандыруды қолдану нұсқауы
5: 66
Кiрiспе: 8 Тіршілік қауіпсіздігі. Өндірістік санитария және еңбек гигиенасы
5: 73
Кiрiспе: 9 Экономикалық тиімділік есебі
5: 95
Кiрiспе: Қортынды
5: 100
Кiрiспе: Қолданылған әдебиеттер
5: 101
Кiрiспе: Қосымша
5:


Кiрiспе

Құжат-кез-келген кәсiпорынның қызметiнiң базасын құрайтын ақпаратты көрсетудiң негiзгi тәсiлi болып табылады. Ақпарат құрылымдық болады, оны сақтаумен және басқарумен мәлiметтер базалары және қолданбалы ақпараттық жүйелер айналысады. Сонымен құрылымдық және құрылымдық емес құжаттар арасында бiртектес байланыс болады. Құрылымдық ақпаратты сақтауды және өңдеудi автоматтандыру қажеттiгiне күмән келтiруге болмайды, өйткенi ол орындаған ақпараттың үлкен көлемiн қолмен iстеу мүмкiн емес. Осыған орай электронды құжаталмасудың негiзгi артықшылықтарын атап көрсетейік:

  • Электронды құжаталмасудың тиiмдiлiгi кәсiпорынның жалпы жұмыс тиiмдiлгiн жоғарылатады;
  • Архивтердегi сақталатын құжаттар саны өте көп болғанда, жұмыс ауданын қысқартуға әкеледi;
  • Қажеттi құжаттарды iздеу және оларға ену жылдамдығын арттырады. Бұл оның тиiмдiлiгiнiң ең алдыңғы көрсеткiшi.
  • Көшiрмелерге, канцеляриялық тауарларға шығындардың азаюы;
  • Орындаушылар арасында құжаттарды беру уақытын қысқарту;

Осы дипломдық жобаның мақсаты-ЖШС «Үш биік» жеке кәсiпорынының автоматтандырылған құжат алмасу жүйесiн жасау.

Дамудың әрбір кезеңінде адамзаттың алдында ақпарат жинақтау, өңдеу және тарату мәселелері тұрды. Көп уақыт бойы осы мәселені шешудің негізгі құралдары ретінде адам миы, тіл және есту мүшелері қолданылып келді. Ең алғашқы өзгеріс жазу өнерінің келуімен, одан соң кітап басудың шығуымен болды. Осы кезеңдегіақпарат тасығыш құралы ретінде қағаз қолданылды.

Осы жағдай ЭЕМ-нің келуімен түбірімен өзгерді. Алғашқы ЭЕМ-ры үлкен автоматты арифмометрлер ретінде қолданылды. Бұл қадам адам қызметінің ақпаратты өңдеудегі негізгі бөлім болып табылатын кешенді автоматтандыруға ауысты.

ЭЕМ-рын жүйелік қолданудың әлемдік тәжірибедегі бір мысалына мәлеметтерді өңдеу жүйесін, мысалы банктік операцияларды, бухгалтерлік есептерді, билеттерді өңдеуді автоматтандыру жатады. Осындай операциялардың тиімділігі автоматтандырылған ақпараттық базаларға сүйенеді. Бұл дегеніміз, ЭЕМ-ң жадысында жүйенің жұмысына қажетті ақпарат сақталады.

Кезекті есепті шешу кезінде жүйе көп емес қосымша ақпаратты еңгізуді ғана қажет етеді, ал қалғаны ақпараттық базаның өзінен алынады. Жаңа еңгізілген ақпараттың әр бір бөлігі жүйенің ақпараттық базасын өзгертеді.

Ақпараттың ЭЕМ-ң жадысында сақталуы оған жаңа динамамикалық сапа береді. Жаңашыл ЭЕМ-ғы автоматты баспаға шығару қызметі қажетті жағдайда осы ақпараттан таңдау бойынша кез-келген мәліметті қағазға шығарып береді.

Адамзат дамуының XXI ғасырында ақпарат негізгі қызметтік өнім болып табылады. Сондықтан әр түрлі кәсіпорындардың, фирмалардың, офистік қызметтердің автоматтандыруының кешенді программаларын жасау негізгі мәселе деп ойлаймын.

Қазақстан -2030 жылғы бағдарламасына сәйкес қоғамның барлық салаларында ақпараттандыру үрдісі жүрді. Осыған байланысты кейінгі кезде бағдарлама құруға деген ынталанушылар көбейді . Оның себебі кейінгі жылдары күнделікті өмірде, қазіргі кезде оқу жүйесін басқаруды автоматтандырудың әдістерін көлемді және қарқынды қолдану, тәжірибелік және теориялық мәселелерді зерттеу.

Жоғары деңгейлі программалау процедуралық, логикалық және обьектілі- бағдарлы болып 3 түрге бөлінеді. Соңғы кездерде Windows ортасында жарыққа шыққан және обьектілі бағдарлы программалау (ОБП) негізінде құрылған программалау тәсілдері Object Pascal, Microsoft Visual Basic, Borland Delphi, Borlan C++ for Windows.

Егер адам компьютермен жұмыс істесе, ертеме кеш пе ол бағдарлама құруға деген ынтасы пайда болады. Дербес компьютерлерді пайдаланушылардың көпшілігі Windows операциондық жүйені пайдаланады, сондықтан осы жүйеде жұмыс істейтін бағдарлама құруға тырысады. Осыдан бірнеше жылдар бұрын қатардағы бағдарлама жасаушы, Windows ортасында жұмыс істейтін өзінің бағдарламасын жасау арман ғана болатын. Есептеуіш техниканың қауырыт жетілуі, тиімді программалық қамсыздандыру (разработка) жасау үшін бағдарламалау жүйелерінің пайда болуына ықпал етті. Солардың ішінен жылдам және тиімді бағдарламалау жүйелеріне Borland Delphi және Microsoft Visual Basic атап айтуға болады. Delphi -бұл жылдам шығармашылық жұмыс жасау ортасы, мұнда бағдарлама құруға Delphi тілі пайдаланылады. Delphi тілінің негізі Object Packal. Қазіргі уақытта программистерге Delphi -дің кезекті пакеті - Borland Delphi7 Studio қолдарына жетті.

1 Сұрақтың қойылуы

Шәкәрім атындағы Семей мемлекеттік университеті

«Автоматтандыру және басқару» кафедрасы

«БЕКІТЕМІН»

Каф. меңгерушісіА. Д. Золотов

«»2009 ж.

(күні) (айы)

Дипломдық жобаның тақырыбы: «Үш биік» ЖШС-ң менеджерінің АЖО жасау

Жұмыстың орындалуын бақылау. Бұл критерий қазіргі заманғы өнеркәсіп ісі үшін «сынақтық» болып келеді. Құжаталмасудың дәстүрлік жүйесі көрсетілген функцияларға ие емес. Керісінше, құжаталмасу жүйесі өңдеу нысандарының орындалу жұмыстарының эстафетасын анықталған технология бойынша әртүрлі орындаушы группалар арасында бере алатындай, процестің орындалуын бақылай алатындай, оның норматив бойынша жүруінен ауытқуын анықтайтындай, процестің жалпы аяқталуына осы ауытқулардың әсерін болжай алатындай етіп құрылуы керек. Жүйеде құжатайналым процесін басқару тура оперативті түрде болу қажет; бұл құжаттардың өңделу ретіне қолданушылардың еңгізген өзгертулері тез және өзара келісімді түрде енуді білдіреді. Құжаттардың жүру процесінің нақты еңгізілген өзгертулері және орындаушының аты журналда мунутына дейін дәл тіркеледі. Орындаушының әрекетін толық бақылау жағдайларында осының арқасында жауапты адамдарға ерекше жағдайлардың және кешігулердің болғаны туралы мәлімет беруді ұйымдастыруды қамтамасыз етеді.

Осындай жақындықтың ерекшелігі көрініп тұр. Біріншіден, жұмыстың орындалуын бақылау функциясына ие жұмыстың ағымын басқару жүйесін еңгізу, бақылау функциясын сәйкесінше жүйе, орындаушы және кәсіпорын басшысының арасында үйлесімді түрде қайта бөлуді, шығармашылық мақсаттарды шешу үшін персоналдың интеллектуалды қорларын көрсетуді қамтамасыз етеді [3] . Екіншіден, жұмысты орындауды басқару есебі құжатайналым жүйесінің бір функциясы болып еңгізілгендіктен басқару мақсатын іске асыруға субъективтік фактордың әсерін (орындаушының өзіндік қасиеттері, бақылау нәтижелерін бұрмалау немесе қателердің болуы және т. б) шектейді. Үшіншіден, көрсетілген функция кәсіпорынның әр қызметкерінің ісін көріңкі етеді, яғни басқарушыға қызметкердің қаншалықты жұмысының көптілігін, оның іскерлігін, берілген есепті шешу үшін өзінің күшін қаншалықты шоғырлайтындығы туралы мәлімет береді.

Сонымен қатар басқарушы орындаушы ісінің әртүрлі аспектілерін және құжаттарды өңдеудің нәтижелерін сипаттайтын статистикалық және аналитикалық мәлімет алуға мүмкіндігі бар.

Жүйе мәліметті ұжымдық түрде қарапайым әдіспен басқарылатындай етіп құрылуы қажет. Құжатайналымын конфиденциалды түрде ұйымдастыру үшін жүйе функционалды аяқталған құралдар жиынынан тұруы қажет. Сондықтан ол қолданушылардан қосымша жөндеулерді сұрамау керек.

Жүйе электрондық және кәдімгі (қағаздық) құжаттардың бірге қолданылуын қамтамасыз етуі керек. Қолданушыдан да, басқарушыдан да бұндай жүйе компьютерлік технология облысында арнайы дайындықты және кез-келген ғылыми методиканы қажет етпейді. Құжатты өңдеу процесін жүйемен дұрыс жоспарлау үшін көптеген жағдайларда кәдімгі канцеляриялық жұмыс тәжірибесі ғана қажет[4] .

Орындаушы Иманжапаров А.

(қолы) (аты-жөні)

Дипломдық жоба жетекшісі Мадиев Т. Б.

(қолы) (аты-жөні)


2 Техникалық-экономикалық негіздеме

Әзірленген программалық қамсыздандыру ішкі офистерде қолдану үшін арналған. Фирмадағы өңделетін ақпараттардың көлемінің өсуіне байланысты құжатайналымның автоматтандырылған жүйесі маңызды болып табылады.

Осы дипломдық жобада әзірленген программдық қамсыздандыру кіші көлемді ұйымдардың құжатайналымының автоматтандырылған тапсырмаларын шешеді. Өнім шығындарды және фирмалардағы құжаттармен жұмыс істеу (іздеу, сақтау, орындалуды бақылау) уақытын азайтады. Сонымен қатар өнім барлық жерде қолданыла алады.

Жаңа программалық қамсыздандыруды енгізгенде экономикалық тиімділікті дұрыс және қатесіз анықтау өте маңызды және көптеген нұсқалардың ішінен кәсіпорынға енгізуге экономикалық түрде тиімдісін таңдап алу қажет.

Практика жүзінде жаңа техниканы, программаларды енгізудің экономикалық тиімділігінің жүйелік көрсеткіштері қолданылады. Маңызды көрсеткіштерге капиталдық салымдар, өнімнің өзіндік құны, ақтау мерзімі, экономикалық тиімділік коэффициенті жатады.

SWOT-анализдің методикасы (жағдайлық анализ) программдық өнімнің бәсекелеге жарамдығын бағалауға және оның күшті және әлсіз жақтарын бағалуға арналған. Дұрыс жүргізілген анализ программдық өнімнің келешекте өңделу стратегиясына және оның таралу стратегиясына әсер етуі мүмкін.

Осы программалық қамсыздандырудың артықшылықтары көп деп айтуға болады:

  1. программдық өнімнің орнату және қолдану қарапайымдылығы.
  2. мәліметтерді бірнеш жыл бойы сақтау мүмкіндігі.
  3. мәліметтерді өңдеудің өзіндік технологияларын қолдануы.
  4. программдық өнімнің жеңіл модернизациялануы.
  5. жұмыс сапалы болу үшін өзіндік мүдделілік.

Программалық қамсыздандырудың әлсіз жақтарына программдық өнімді іске қосу үшін тек бір қолданушыға ғана кірісе алады.

Мүмкіндіктері:

  1. сервистерді кеңейту;
  2. программдық өнімді басқа платформаларға көшіру мүмкіндіктері;
  3. өнім жұмысының масштабын кеңейту мүмкіндіктері;
  4. «клиент-сервер» технологиясының базасы негізінде көп қолданушы жүйені құру мүмкіндігі

Өнімге әсер ететін қауіп:

Қауіп факторлері табылмаған

Программдық өнімнің таладауын жүргізу нәтижесінде күшті жақтары және бірнеше мүмкіндіктер анықталды. Программдық өнімнің қауіп факторлары табылған жоқ. Осылайша өнеркәсіптің стратегиясы дұрыс таңдалған және түзетулер қажет емес.

Программдық қамсыздандыруды әзірлеуге және шығындарды есептеу үшін шығындар калькуляциясы бойынша іске асырылады. Өнімді шығару үшін шығындар сметасы келесі экономикалық элементер арқылы құрылады: материалдық шығындар, еңбекке төлеу фонды, әлеуметтік мұқтаждықтарға аударымдар, амортизациялық аударымдар, қосымша шығындар.

Бұл бөлім шығындардың келесідей тізімінен тұрады: тікелей материалды шығындар, энергияға кететін шығындар, байланыс қызметтеріне төлемдер, басқа ұйымдардың қызметін қолдануға кеткен төлемдер.

Дипломдық жобалау барысында алынған экономикалық көрсеткіштер төмендегі кестеде берілген:

Кесте 2. 1 Экономикалық тиімділік көрсеткіштері

Тиімділік көрсеткіштерінің атауы: Тиімділік көрсеткіштерінің атауы
Енгізгенге дейін: Енгізгенге дейін
Енгізгеннен кейін: Енгізгеннен кейін
Экономикалық тиімділік: Экономикалық тиімділік
Тиімділік көрсеткіштерінің атауы: Еңбексыйымдылығы, тг.
Енгізгенге дейін: 259 327
Енгізгеннен кейін: 72 600
Экономикалық тиімділік: 186 727
Тиімділік көрсеткіштерінің атауы: Материалды шығындар, тг.
Енгізгенге дейін: 6600
Енгізгеннен кейін: 1900
Экономикалық тиімділік: 4700
Тиімділік көрсеткіштерінің атауы: Ақтау мерзімі, лет
Енгізгенге дейін: 0, 52
Енгізгеннен кейін: 0, 52
Тиімділік көрсеткіштерінің атауы: Жылдық үнем
Енгізгенге дейін: 191 227
Енгізгеннен кейін: 191 227
Тиімділік көрсеткіштерінің атауы: Экономикалық тиімділік, тнг.
Енгізгенге дейін: 130 577
Енгізгеннен кейін: 130 577

Осы есептеулерді анализдей келіп, шешімнің жобалық вариантының тиімді екенін айтуға болады, өйткені автоматтандырылған ақпараттық жүйені қолдану кезінде орындалатын жұмыстардың, материалдық шығындардың еңбексыйымдылығы төмендейтінін көрсетті.


3 Жобаның қойылу анализі

Құжаталмасу мәселесi кейiнгi кезде Қазақстан Республикасының компьютерлiк баспасөз прессаларында көп көтерiлiп жатыр. Белгiлi-бiр құрылымның, ұжымның құжат ағындарын айналдыруды оптималдандыруға негiзделген тиiмдi жүйе құру бүгiнгi күнде сол мекеменiң бәсекеге қабiлеттiлiгiн жоғарылатуға арналған негiзгi фактор болып табылады. Кез-келген мекемеде эксперттердiң бағалауы бойынша, дұрыс жобаланып жасалған сенiмдi құжаталмасу жүйесiнiң болмауы оның құжат айналымының 10%-ға дейiн төменделуіне әкеледi екен. Ғылым мен техниканың жаңашыл даму деңгейi бұл мәселенi компьютерлiк ақпараттық технологияларды қолданып шешуге мүмкiндiк бередi [1] .

Отандық нарықта құжаталмасу жүйесiн еңгiзудiң екi бағыты қолданысқа ие болды: отандық және батыстық. Құжаттармен жұмыс iстеудiң Қазақстандық тәсiлдерiнiң негiзгi ерекшелiктерiн атап өтейiн:

1 Қазақстанда құжаталмасу вертикальды принциппен жүргiзiледi, яғни жетекшiден орындаушыға немесе керiсiнше жеткiзiледi. Шетелдерде горизонтальды принцип қолданылады: ол орындаушыдан орындаушыға ауысып отырады. [2] .

2 Қазақстанда құжат арнайы тiркеу журналдарында, карточкаларда тiркеледi, бұл құжат жөнiндегi ақпарат жинағыш болып табылады. Сонымен, құжаталмасу және iс-қағаздарын жүргiзу процесiн іске асыру үшiн осы құжаттардың мазмұнын түсiнбейтiн, оған ешқандай қатысы жоқ арнайы iс-жүргiзушi маман отырады. Мұндай тәжiрибе Батыста қолданылмайды. [1] .

3 Ұйымдар мен олардың арасында құжаттардың алмасуы Қазақстандық iс-жүргiзу қызметтерiнде корпоративтiк қана емес Мемлекеттiк стандарттарға (МЕСТ) бағынады, өйткенi осындай жүйелерге тапсырыс берушiлердiң көпшiлiгi мемлекеттiк құрылымдар. [4] .

4 Ақпараттық және компьютерлiк технологиялардың кең таралуына қарамастан отандық кәсiпорындардың көпшiлiгi құжаталмасуды әлi күнге қағаз жүзiнде орындап келедi. Батыста iс-жүргiзу және құжаталмасу көп уақыттан берi электронды түрге ауысқан. Жүйе ұжымдық жұмыстар (календарлық ұйымдық құрылымдар, мәліметтерді бірдей қолдану, “жариялау” тақтасы, талқыланатын форумдар және т. б) үшін орындаушылар барлық құралдармен қамтамасыз етілетіндей етіп құрылуы қажет. Осылайша қарастырылатын жүйе бизнес-процестерді және құжат ағымдарын басқарудың автоматтандырылған функциясын іске асырудан басқа, қосымшаларды ұжымдық қолдану мүмкіндіктеріне ие болу керек. Олардың айрықшаланатын негіздері ол-бір жұмысшыны немесе бірнеше қосымшыларды қозғайды, сонымен қатар жұмыстың жүру маршрутын қадағалайды және оны сипаттайды.

Жұмыстың орындалуын бақылау. Бұл критерий қазіргі заманғы өнеркәсіп ісі үшін «критикалық» болып келеді. Құжаталмасудың дәстүрлік жүйесі көрсетілген функцияларға ие емес. Керісінше, құжаталмасу жүйесі өңдеу нысандарының орындалу жұмыстарының эстафетасын анықталған технология бойынша әртүрлі орындаушы группалар арасында бере алатындай, процестің орындалуын бақылай алатындай, оның норматив бойынша жүруінен ауытқуын анықтайтындай, процестің жалпы аяқталуына осы ауытқулардың әсерін болжай алатындай етіп құрылуы керек. Жүйеде құжатайналым процесін басқару тура оперативті түрде болу қажет; бұл құжаттардың өңделу ретіне қолданушылардың еңгізген өзгертулері тез және өзара келісімді түрде енуді білдіреді. Құжаттардың жүру процесінің нақты еңгізілген өзгертулері және орындаушының аты журналда мунутына дейін дәл тіркеледі. Орындаушының әрекетін толық бақылау жағдайларында осының арқасында жауапты адамдарға ерекше жағдайлардың және кешігулердің болғаны туралы мәлімет беруді ұйымдастыруды қамтамасыз етеді.

Осындай жақындықтың ерекшелігі көрініп тұр. Біріншіден, жұмыстың орындалуын бақылау функциясына ие жұмыстың ағымын басқару жүйесін еңгізу, бақылау функциясын сәйкесінше жүйе, орындаушы және кәсіпорын басшысының арасында үйлесімді түрде қайта бөлуді, шығармашылық мақсаттарды шешу үшін персоналдың интеллектуалды қорларын көрсетуді қамтамасыз етеді [3] . Екіншіден, жұмысты орындауды басқару есебі құжатайналым жүйесінің бір функциясы болып еңгізілгендіктен басқару мақсатын іске асыруға субъективтік фактордың әсерін (орындаушының өзіндік қасиеттері, бақылау нәтижелерін бұрмалау немесе қателердің болуы және т. б) шектейді. Үшіншіден, көрсетілген функция кәсіпорынның әр қызметкерінің ісін көріңкі етеді, яғни басқарушыға қызметкердің қаншалықты жұмысының көптілігін, оның іскерлігін, берілген есепті шешу үшін өзінің күшін қаншалықты шоғырлайтындығы туралы мәлімет береді.

Сонымен қатар басқарушы орындаушы ісінің әртүрлі аспектілерін және құжаттарды өңдеудің нәтижелерін сипаттайтын статистикалық және аналитикалық мәлімет алуға мүмкіндігі бар.

Жүйе мәліметті ұжымдық түрде қарапайым әдіспен басқарылатындай етіп құрылуы қажет. Құжатайналымын конфиденциалды түрде ұйымдастыру үшін жүйе функционалды аяқталған құралдар жиынынан тұруы қажет. Сондықтан ол қолданушылардан қосымша жөндеулерді сұрамау керек.

Жүйе электрондық және кәдімгі (қағаздық) құжаттардың бірге қолданылуын қамтамасыз етуі керек. Қолданушыдан да, басқарушыдан да бұндай жүйе компьютерлік технология облысында арнайы дайындықты және кез-келген ғылыми методиканы қажет етпейді. Құжатты өңдеу процесін жүйемен дұрыс жоспарлау үшін көптеген жағдайларда кәдімгі канцеляриялық жұмыс тәжірибесі ғана қажет[4] .

Жүйені таңдау кезінде маңызды критериялардың бірі болып программалық платформаны (серверлік компоненттер) таңдау болып табылады. Көріп тұрғанымыздай жүйе таңымал және көп қолданылатын платформада негізделуі керек.

Ұйымдар көбінесе өздерінің қызметтерінде Microsoft (MS BackOffice, MS Office) компаниясының жүйелік және қолданушылық программалық негізін үнемі қолданатындықтан интегралданған шешімді еңгізу салымдардың үнемделуіне әкеледі. Осылайша арзан бағаға алынған программалық өнімге ие электрондық құжатайналым жүйесі бірыңғай және толық жүйені құрайды [1] .

Құжатайналымды қайта құру, құрылымның өзгеруінен, кәсіпорынның көлемінен және басқару процестерін жаңарту кезінде пайда болуы мүмкін. Бұл кезде жұмыс істеп тұрған құжатайналым жүйесінің қайтадан жөнделуін сұрамау керек. Жүйенің енуі келесі сценаридің біреуімен істелінуі керек: «толық» немесе этап бойынша, яғни ең басында іс жүргізу жұмысының критикалық ауданын қамту және бірте-бірте кәсіпорынның барлық масштабында таралуы керек. Бұндай жүйе қиын емес процедураларды орындағаннан кейін жұмысын бастайды. Осының арқасында шығындалған құралдардың тез ақталуын көрсетеді. Жүйені алғаш рет орнатқан кезде қымбат болып табылатын алдын-ала жобалауды қажет етпейді, себебі осындай процедуралар кейін де орындалуы мүмкін.

Жоғары сапалық және жүйені басқарудың қолайлығы, жылдам және қолданушылардың мәліметтерге тез қол жеткізе алатындығы жалпы орталықталынған мәліметтер қоймасымен іске асырылуы керек.

Жүйе құжаттың барлық өзгертулерден өткен түрлерін сақтау керек. Осының арқасында қажет болған кезде процестің жүру жолын немесе үлгі ретінде қажет болатын бастапқы текстерді тез арада қалпына келтіруге болады [5] . Бұл жағдайда архив мөлшері құрылғының мүмкіндіктерімен шектеледі және қазіргі заманғы желілік технологияларды қолданған кезде жүйе архиві көптеген жыл бойы істеген мекемелердің құжаттарын сақтай алады.

... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Ұқсас жұмыстар
Мамандар бөлімінің менеджерінің ақпараттық жүйесін тұрғызу
MS Access программасының программалық құралдарын қолдана отырып тауарлардың қоймалық есебін автоматтандыру есебін шешу
Микрокредит мекемесіндегі кредит менеджерінің ажо жетілдіру
Кәсіпорынды ақша ресурстарымен басқарудағы қаржы менеджментінің рөлі
Nomad сақтандыру компаниясының программалық қосымшасын жобалау
Экономикалық тиімділік есебі
Автоматтандырылған объектіні зерттеу
Мекемедегі құжат айналым
Шикізат және бастапқы материалдар қоймасы
Кәсіпорынды басқаруда алдағы уақытта қолдану үшін ақпаратты қалыптастыру
Пәндер



Реферат Курстық жұмыс Диплом Материал Диссертация Практика Презентация Сабақ жоспары Мақал-мәтелдер 1‑10 бет 11‑20 бет 21‑30 бет 31‑60 бет 61+ бет Негізгі Бет саны Қосымша Іздеу Ештеңе табылмады :( Соңғы қаралған жұмыстар Қаралған жұмыстар табылмады Тапсырыс Антиплагиат Қаралған жұмыстар kz