ЖШС «НҰР» жеке кәсiпорынының автоматтандырылған құжат алмасу жүйесiн жасау
РЕФЕРАТ
КIРIСПЕ
1 СҰРАҚТЫҢ ҚОЙЫЛУ АНАЛИЗІ
2 КӘСIПОРЫНДАРДАҒЫ ЖӘНЕ КIШI ОФИСТЕРДЕГI ҚҰЖАТАЙНАЛЫМДЫ ЖОБА АРАЛЫҚ ЗЕРТТЕУ
2.1 Құжатайналымды ұйымдастырудың негiзгi принциптерi
2.2 Құжаттар түрi, тараулары және олардың өзара байланыстары. Құжаттар атрибуттары
2.3 Құжаттар байланыстары
2.4 Типтiк процестер
2.5 Құжаттар архивi және олармен жұмыс iстеу тәртiбi
2.6 Ақиқат құжатайналым
3 ҚАҒАЗСЫЗ ҚҰЖАТАЙНАЛЫМҒА КӨШУ СТРАТЕГИЯСЫН ЖАСАУ
3.1 Электрондық құжатайналым мәселесiн шешуге арналған дайын “клиент . сервер”.дi бағалау
3.1.1 «Евфрат» құжатайналым жүйесі. Сипаттамалары, режимдері және қолданылуы..
3.1.2 DOCS Open құжатайналым жүйесі.
3.1.3 LinkWorks құжатайналымның автоматтандырылған жүйесі
3.1.3 StaffWare жүйесі.
3.2 Жекелеген жұмыс станциялары үшiн дайын шешiмдердi бағалау
3.3 Кшi офистердегi электронды құжатайналым мәселесi үшiн шығындарды, мүмкiндiктердi және маңыздылықтарды бағалау
3.4 Құжатайналымның айрықшы жүйесi үшiн интерфейс макетін жасау
4.КIШI ОФИС ҮШIН ҚҰЖАТАЙНАЛЫМ ЖҮЙЕСIН ЖАСАУ
4.1 Негiзгi терминдер
4.2 Модульдердi жасау: «Құжаттарды енгiзу және тiркеу»
4.2.1 ТК кiрiсті құжаты
4.2.2 ТК шығыс құжаты
4.2.3 Бiрнеше құжаттарды тiркеу
4.3 "Құжаттар базасымен жұмыс" модулiн жасау
4.3.1 Базамен жұмыс
4.3.2 Есептеулер
4.4 "Жүйе сервистерi" модулiн жасау
4.5 Сыртқы ортамен байланыс
5 ЖҮЙЕНIҢ ПРОГРАММАЛЫҚ ТАРАЛУЫНЫҢ ЕРЕКШЕЛIКТЕРI
5.1 Программалау ортасы
5.2 "Терезелiк интерфейстердi" программалау
5.3 Жүйенi тестiлеу және жүйенiң қолданушысының дұрыс емес әрекеттерiне төзiмдiлiгiн бағалау
5.4 Мәлiметтер базасының құрылымы
6 ЖҮЙЕГЕ ЭКСПЛУАТАЦИЯЛЫҚ ҚҰЖАТТАР ЖАСАУ
6.1 Техникалық сипаттама және эксплуатациялау бойынша инструкция (ЭИ)
6.1.1 Жүйеге кiру және бастапқы орнатылымдар
6.1.2 Кiрiстiк құжаттарды тiркеу және орындалуын бақылау
6.1.3 Шығатын құжаттарды тiркеу
6.1.4 Құжаттар базасымен жұмыс. iздеу, жою, қарау және редакциялау
6.1.5 Кiрiстiк құжаттарды құжатайналым жүйесiне импорттау (айналдыру)
6.1.6 Құжаттар тiзiмдерiн, топтарын, тiзбектерiн ұйымдастыру
6.2 Help . жүйесi
7 ЭЕМ.МЕН ЖҰМЫС ІСТЕУ КЕЗІНДЕГІ ЕҢБЕК ҚОРҒАУ:ЭЕМ.НЫҢ ОПЕРАТОРЫНЫҢ ЖҰМЫС ОРНЫН ҰЙЫМДАСТЫРУ
7.1 Жұмыс орнын ұйымдастыруға қойылатын талаптар
7.2 Электронды есептеу машинасына қойылатын талаптар
8 ЭКОНОМИКАЛЫҚ.ҰЙЫМДАСТЫРУШЫЛЫҚ БӨЛІМ
8.1 Программалық өнімнің өңделуінің технико . экономикалық негізі
8.2 SWOT . программалық өнімнің анализі
8.3 Программалық қамсыздандыруды өңдеуге қажет шығындар сметасын есептеу
8.3.1 Материалдық шығындар
8.3.2 Еңбекке төлеу фонды
8.3.3 Әлеуметтік мұқтаждықтарға аударымдар
8.3.4 Қосымша шығындар
8.3.5 Шығындар сметасы
ҚОРЫТЫНДЫ
ҚОЛДАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР ТІЗІМІ.
ҚОСЫМША 1
ҚОСЫМША 2
ҚОСЫМША 3
ҚОСЫМША 4
КIРIСПЕ
1 СҰРАҚТЫҢ ҚОЙЫЛУ АНАЛИЗІ
2 КӘСIПОРЫНДАРДАҒЫ ЖӘНЕ КIШI ОФИСТЕРДЕГI ҚҰЖАТАЙНАЛЫМДЫ ЖОБА АРАЛЫҚ ЗЕРТТЕУ
2.1 Құжатайналымды ұйымдастырудың негiзгi принциптерi
2.2 Құжаттар түрi, тараулары және олардың өзара байланыстары. Құжаттар атрибуттары
2.3 Құжаттар байланыстары
2.4 Типтiк процестер
2.5 Құжаттар архивi және олармен жұмыс iстеу тәртiбi
2.6 Ақиқат құжатайналым
3 ҚАҒАЗСЫЗ ҚҰЖАТАЙНАЛЫМҒА КӨШУ СТРАТЕГИЯСЫН ЖАСАУ
3.1 Электрондық құжатайналым мәселесiн шешуге арналған дайын “клиент . сервер”.дi бағалау
3.1.1 «Евфрат» құжатайналым жүйесі. Сипаттамалары, режимдері және қолданылуы..
3.1.2 DOCS Open құжатайналым жүйесі.
3.1.3 LinkWorks құжатайналымның автоматтандырылған жүйесі
3.1.3 StaffWare жүйесі.
3.2 Жекелеген жұмыс станциялары үшiн дайын шешiмдердi бағалау
3.3 Кшi офистердегi электронды құжатайналым мәселесi үшiн шығындарды, мүмкiндiктердi және маңыздылықтарды бағалау
3.4 Құжатайналымның айрықшы жүйесi үшiн интерфейс макетін жасау
4.КIШI ОФИС ҮШIН ҚҰЖАТАЙНАЛЫМ ЖҮЙЕСIН ЖАСАУ
4.1 Негiзгi терминдер
4.2 Модульдердi жасау: «Құжаттарды енгiзу және тiркеу»
4.2.1 ТК кiрiсті құжаты
4.2.2 ТК шығыс құжаты
4.2.3 Бiрнеше құжаттарды тiркеу
4.3 "Құжаттар базасымен жұмыс" модулiн жасау
4.3.1 Базамен жұмыс
4.3.2 Есептеулер
4.4 "Жүйе сервистерi" модулiн жасау
4.5 Сыртқы ортамен байланыс
5 ЖҮЙЕНIҢ ПРОГРАММАЛЫҚ ТАРАЛУЫНЫҢ ЕРЕКШЕЛIКТЕРI
5.1 Программалау ортасы
5.2 "Терезелiк интерфейстердi" программалау
5.3 Жүйенi тестiлеу және жүйенiң қолданушысының дұрыс емес әрекеттерiне төзiмдiлiгiн бағалау
5.4 Мәлiметтер базасының құрылымы
6 ЖҮЙЕГЕ ЭКСПЛУАТАЦИЯЛЫҚ ҚҰЖАТТАР ЖАСАУ
6.1 Техникалық сипаттама және эксплуатациялау бойынша инструкция (ЭИ)
6.1.1 Жүйеге кiру және бастапқы орнатылымдар
6.1.2 Кiрiстiк құжаттарды тiркеу және орындалуын бақылау
6.1.3 Шығатын құжаттарды тiркеу
6.1.4 Құжаттар базасымен жұмыс. iздеу, жою, қарау және редакциялау
6.1.5 Кiрiстiк құжаттарды құжатайналым жүйесiне импорттау (айналдыру)
6.1.6 Құжаттар тiзiмдерiн, топтарын, тiзбектерiн ұйымдастыру
6.2 Help . жүйесi
7 ЭЕМ.МЕН ЖҰМЫС ІСТЕУ КЕЗІНДЕГІ ЕҢБЕК ҚОРҒАУ:ЭЕМ.НЫҢ ОПЕРАТОРЫНЫҢ ЖҰМЫС ОРНЫН ҰЙЫМДАСТЫРУ
7.1 Жұмыс орнын ұйымдастыруға қойылатын талаптар
7.2 Электронды есептеу машинасына қойылатын талаптар
8 ЭКОНОМИКАЛЫҚ.ҰЙЫМДАСТЫРУШЫЛЫҚ БӨЛІМ
8.1 Программалық өнімнің өңделуінің технико . экономикалық негізі
8.2 SWOT . программалық өнімнің анализі
8.3 Программалық қамсыздандыруды өңдеуге қажет шығындар сметасын есептеу
8.3.1 Материалдық шығындар
8.3.2 Еңбекке төлеу фонды
8.3.3 Әлеуметтік мұқтаждықтарға аударымдар
8.3.4 Қосымша шығындар
8.3.5 Шығындар сметасы
ҚОРЫТЫНДЫ
ҚОЛДАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР ТІЗІМІ.
ҚОСЫМША 1
ҚОСЫМША 2
ҚОСЫМША 3
ҚОСЫМША 4
Құжат-кез-келген кәсiпорынның қызметiнiң базасын құрайтын ақпаратты көрсетудiң негiзгi тәсiлi болып табылады. Ақпарат құрылымдық болады, оны сақтаумен және басқарумен мәлiметтер базалары және қолданбалы ақпараттық жүйелер айналысады. Сонымен құрылымдық және құрылымдық емес құжаттар арасында бiртектес байланыс болады. Құрылымдық ақпаратты сақтауды және өңдеудi автоматтандыру қажеттiгiне күмән келтiруге болмайды, өйткенi ол орындаған ақпараттың үлкен көлемiн қолмен iстеу мүмкiн емес. Осыған орай электронды құжаталмасудың негiзгi артықшылықтарын атап көрсетейік:
• Электронды құжаталмасудың тиiмдiлiгi кәсiпорынның жалпы жұмыс тиiмдiлгiн жоғарылатады;
• Архивтердегi сақталатын құжаттар саны өте көп болғанда, жұмыс ауданын қысқартуға әкеледi;
• Қажеттi құжаттарды iздеу және оларға ену жылдамдығын арттырады. Бұл оның тиiмдiлiгiнiң ең алдыңғы көрсеткiшi.
• Көшiрмелерге, канцеляриялық тауарларға шығындардың азаюы;
• Орындаушылар арасында құжаттарды беру уақытын қысқарту;
Осы дипломдық жобаның мақсаты-ЖШС «НҰР» жеке кәсiпорынының автоматтандырылған құжат алмасу жүйесiн жасау.
Дамудың әрбір кезеңінде адамзаттың алдында ақпарат жинақтау, өңдеу және тарату мәселелері тұрды. Көп уақыт бойы осы мәселені шешудің негізгі құралдары ретінде адам миы, тіл және есту мүшелері қолданылып келді. Ең алғашқы өзгеріс жазу өнерінің келуімен, одан соң кітап басудың шығуымен болды. Осы кезеңдегіақпарат тасығыш құралы ретінде қағаз қолданылды.
Осы жағдай ЭЕМ-нің келуімен түбірімен өзгерді. Алғашқы ЭЕМ-ры үлкен автоматты арифмометрлер ретінде қолданылды. Бұл қадам адам қызметінің ақпаратты өңдеудегі негізгі бөлім болып табылатын кешенді автоматтандыруға ауысты.
ЭЕМ-рын жүйелік қолданудың әлемдік тәжірибедегі бір мысалына мәлеметтерді өңдеу жүйесін, мысалы банктік операцияларды, бухгалтерлік есептерді, билеттерді өңдеуді автоматтандыру жатады. Осындай операциялардың тиімділігі автоматтандырылған ақпараттық базаларға сүйенеді. Бұл дегеніміз, ЭЕМ-ң жадысында жүйенің жұмысына қажетті ақпарат сақталады.
Кезекті есепті шешу кезінде жүйе көп емес қосымша ақпаратты еңгізуді ғана қажет етеді, ал қалғаны ақпараттық базаның өзінен алынады. Жаңа еңгізілген ақпараттың әр бір бөлігі жүйенің ақпараттық базасын өзгертеді.
Ақпараттың ЭЕМ-ң жадысында сақталуы оған жаңа динамамикалық сапа береді. Жаңашыл ЭЕМ-ғы автоматты баспаға шығару қызметі қажетті жағдайда осы ақпараттан таңдау бойынша кез-келген мәліметті қағазға шығарып береді.
Адамзат дамуының XXI ғасырында ақпарат негізгі қызметтік өнім болып табылады. Сондықтан кітапханалық қызметтердің автоматтандыруының кешенді программаларын жасау негізгі мәселе деп ойлаймын.
• Электронды құжаталмасудың тиiмдiлiгi кәсiпорынның жалпы жұмыс тиiмдiлгiн жоғарылатады;
• Архивтердегi сақталатын құжаттар саны өте көп болғанда, жұмыс ауданын қысқартуға әкеледi;
• Қажеттi құжаттарды iздеу және оларға ену жылдамдығын арттырады. Бұл оның тиiмдiлiгiнiң ең алдыңғы көрсеткiшi.
• Көшiрмелерге, канцеляриялық тауарларға шығындардың азаюы;
• Орындаушылар арасында құжаттарды беру уақытын қысқарту;
Осы дипломдық жобаның мақсаты-ЖШС «НҰР» жеке кәсiпорынының автоматтандырылған құжат алмасу жүйесiн жасау.
Дамудың әрбір кезеңінде адамзаттың алдында ақпарат жинақтау, өңдеу және тарату мәселелері тұрды. Көп уақыт бойы осы мәселені шешудің негізгі құралдары ретінде адам миы, тіл және есту мүшелері қолданылып келді. Ең алғашқы өзгеріс жазу өнерінің келуімен, одан соң кітап басудың шығуымен болды. Осы кезеңдегіақпарат тасығыш құралы ретінде қағаз қолданылды.
Осы жағдай ЭЕМ-нің келуімен түбірімен өзгерді. Алғашқы ЭЕМ-ры үлкен автоматты арифмометрлер ретінде қолданылды. Бұл қадам адам қызметінің ақпаратты өңдеудегі негізгі бөлім болып табылатын кешенді автоматтандыруға ауысты.
ЭЕМ-рын жүйелік қолданудың әлемдік тәжірибедегі бір мысалына мәлеметтерді өңдеу жүйесін, мысалы банктік операцияларды, бухгалтерлік есептерді, билеттерді өңдеуді автоматтандыру жатады. Осындай операциялардың тиімділігі автоматтандырылған ақпараттық базаларға сүйенеді. Бұл дегеніміз, ЭЕМ-ң жадысында жүйенің жұмысына қажетті ақпарат сақталады.
Кезекті есепті шешу кезінде жүйе көп емес қосымша ақпаратты еңгізуді ғана қажет етеді, ал қалғаны ақпараттық базаның өзінен алынады. Жаңа еңгізілген ақпараттың әр бір бөлігі жүйенің ақпараттық базасын өзгертеді.
Ақпараттың ЭЕМ-ң жадысында сақталуы оған жаңа динамамикалық сапа береді. Жаңашыл ЭЕМ-ғы автоматты баспаға шығару қызметі қажетті жағдайда осы ақпараттан таңдау бойынша кез-келген мәліметті қағазға шығарып береді.
Адамзат дамуының XXI ғасырында ақпарат негізгі қызметтік өнім болып табылады. Сондықтан кітапханалық қызметтердің автоматтандыруының кешенді программаларын жасау негізгі мәселе деп ойлаймын.
Пән: Автоматтандыру, Техника
Жұмыс түрі: Дипломдық жұмыс
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 76 бет
Таңдаулыға:
Жұмыс түрі: Дипломдық жұмыс
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 76 бет
Таңдаулыға:
РЕФЕРАТ
Дипломдық жоба беттен, суреттен, кестеден, қосымшадан тұрады.
ҚҰЖАТ АЙНАЛЫМ, МӘЛІМЕТТЕР БАЗАСЫ, АВТОМАТТАНДЫРЫЛҒАН ЖҰМЫС ОРНЫ,
ТИПТІК ПРОЦЕСТЕР, СЕРВЕР, КЛИЕНТ, ШЫҒЫСТЫҚ ЖӘНЕ КІРІСТІК ҚҰЖАТТАР,
АВТОМАТТАНДЫРУ, МӘЛІМЕТ, АҚПРАТТЫ БЕРУ
Дипломдық жобаның тақырыбы: ЖШС НҰР жеке кәсiпорынының
автоматтандырылған құжат алмасу жүйесiн жасау
Дипломдық жобаның мақсаты құжат айналымды автоматтандырудың
ұйымдастырушылық-технологиялық сұлбасын анықтау, құжаттар сипаттамаларының
құрылымын және ақпараттық құрамын анықтау, кішкене офистің бөлімшелерінің
бір-бірімен бірыңғай тұтас құжатайналымын анықтау, автоматты
құжатайналымның программалық қамсыздандыруын жасау.
Көрсетілген материалдарда кіші офистердің қызметтерін кешенді
автоматтандырудың әдістемелік нұсқауларымен берілген. Жасалынған жүйе ЖШС
НҰР жеке кәсіпорынында сынақ мерзімінде енгізілген.
Мазмұны
РЕФЕРАТ
КIРIСПЕ
1 СҰРАҚТЫҢ ҚОЙЫЛУ АНАЛИЗІ
2 КӘСIПОРЫНДАРДАҒЫ ЖӘНЕ КIШI ОФИСТЕРДЕГI ҚҰЖАТАЙНАЛЫМДЫ ЖОБА АРАЛЫҚ ЗЕРТТЕУ
2.1 Құжатайналымды ұйымдастырудың негiзгi принциптерi
2.2 Құжаттар түрi, тараулары және олардың өзара байланыстары. Құжаттар
атрибуттары
2.3 Құжаттар байланыстары
2.4 Типтiк процестер
2.5 Құжаттар архивi және олармен жұмыс iстеу тәртiбi
2.6 Ақиқат құжатайналым
3 ҚАҒАЗСЫЗ ҚҰЖАТАЙНАЛЫМҒА КӨШУ СТРАТЕГИЯСЫН ЖАСАУ
3.1 Электрондық құжатайналым мәселесiн шешуге арналған дайын
“клиент – сервер”-дi бағалау
3.1.1 Евфрат құжатайналым жүйесі. Сипаттамалары, режимдері және
қолданылуы..
3.1.2 DOCS Open құжатайналым жүйесі.
3.1.3 LinkWorks құжатайналымның автоматтандырылған жүйесі
3.1.3 StaffWare жүйесі.
3.2 Жекелеген жұмыс станциялары үшiн дайын шешiмдердi бағалау
3.3 Кшi офистердегi электронды құжатайналым мәселесi үшiн шығындарды,
мүмкiндiктердi және маңыздылықтарды бағалау
3.4 Құжатайналымның айрықшы жүйесi үшiн интерфейс макетін жасау
4.КIШI ОФИС ҮШIН ҚҰЖАТАЙНАЛЫМ ЖҮЙЕСIН ЖАСАУ
4.1 Негiзгi терминдер
4.2 Модульдердi жасау: Құжаттарды енгiзу және тiркеу
4.2.1 ТК кiрiсті құжаты
4.2.2 ТК шығыс құжаты
4.2.3 Бiрнеше құжаттарды тiркеу
4.3 "Құжаттар базасымен жұмыс" модулiн жасау
4.3.1 Базамен жұмыс
4.3.2 Есептеулер
4.4 "Жүйе сервистерi" модулiн жасау
4.5 Сыртқы ортамен байланыс
5 ЖҮЙЕНIҢ ПРОГРАММАЛЫҚ ТАРАЛУЫНЫҢ ЕРЕКШЕЛIКТЕРI
5.1 Программалау ортасы
5.2 "Терезелiк интерфейстердi" программалау
5.3 Жүйенi тестiлеу және жүйенiң қолданушысының дұрыс емес әрекеттерiне
төзiмдiлiгiн бағалау
5.4 Мәлiметтер базасының құрылымы
6 ЖҮЙЕГЕ ЭКСПЛУАТАЦИЯЛЫҚ ҚҰЖАТТАР ЖАСАУ
6.1 Техникалық сипаттама және эксплуатациялау бойынша инструкция (ЭИ)
6.1.1 Жүйеге кiру және бастапқы орнатылымдар
6.1.2 Кiрiстiк құжаттарды тiркеу және орындалуын бақылау
6.1.3 Шығатын құжаттарды тiркеу
6.1.4 Құжаттар базасымен жұмыс- iздеу, жою, қарау және редакциялау
6.1.5 Кiрiстiк құжаттарды құжатайналым жүйесiне импорттау (айналдыру)
6.1.6 Құжаттар тiзiмдерiн, топтарын, тiзбектерiн ұйымдастыру
6.2 Help – жүйесi
7 ЭЕМ-МЕН ЖҰМЫС ІСТЕУ КЕЗІНДЕГІ ЕҢБЕК ҚОРҒАУ:ЭЕМ-НЫҢ ОПЕРАТОРЫНЫҢ ЖҰМЫС
ОРНЫН ҰЙЫМДАСТЫРУ
7.1 Жұмыс орнын ұйымдастыруға қойылатын талаптар
7.2 Электронды есептеу машинасына қойылатын талаптар
8 ЭКОНОМИКАЛЫҚ-ҰЙЫМДАСТЫРУШЫЛЫҚ БӨЛІМ
8.1 Программалық өнімнің өңделуінің технико - экономикалық негізі
8.2 SWOT - программалық өнімнің анализі
8.3 Программалық қамсыздандыруды өңдеуге қажет шығындар сметасын есептеу
8.3.1 Материалдық шығындар
8.3.2 Еңбекке төлеу фонды
8.3.3 Әлеуметтік мұқтаждықтарға аударымдар
8.3.4 Қосымша шығындар
8.3.5 Шығындар сметасы
ҚОРЫТЫНДЫ
ҚОЛДАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР ТІЗІМІ.
ҚОСЫМША 1
ҚОСЫМША 2
ҚОСЫМША 3
ҚОСЫМША 4
Кiрiспе
Құжат-кез-келген кәсiпорынның қызметiнiң базасын құрайтын ақпаратты
көрсетудiң негiзгi тәсiлi болып табылады. Ақпарат құрылымдық болады, оны
сақтаумен және басқарумен мәлiметтер базалары және қолданбалы ақпараттық
жүйелер айналысады. Сонымен құрылымдық және құрылымдық емес құжаттар
арасында бiртектес байланыс болады. Құрылымдық ақпаратты сақтауды және
өңдеудi автоматтандыру қажеттiгiне күмән келтiруге болмайды, өйткенi ол
орындаған ақпараттың үлкен көлемiн қолмен iстеу мүмкiн емес. Осыған орай
электронды құжаталмасудың негiзгi артықшылықтарын атап көрсетейік:
• Электронды құжаталмасудың тиiмдiлiгi кәсiпорынның жалпы жұмыс
тиiмдiлгiн жоғарылатады;
• Архивтердегi сақталатын құжаттар саны өте көп болғанда, жұмыс ауданын
қысқартуға әкеледi;
• Қажеттi құжаттарды iздеу және оларға ену жылдамдығын арттырады. Бұл
оның тиiмдiлiгiнiң ең алдыңғы көрсеткiшi.
• Көшiрмелерге, канцеляриялық тауарларға шығындардың азаюы;
• Орындаушылар арасында құжаттарды беру уақытын қысқарту;
Осы дипломдық жобаның мақсаты-ЖШС НҰР жеке кәсiпорынының
автоматтандырылған құжат алмасу жүйесiн жасау.
Дамудың әрбір кезеңінде адамзаттың алдында ақпарат жинақтау, өңдеу
және тарату мәселелері тұрды. Көп уақыт бойы осы мәселені шешудің негізгі
құралдары ретінде адам миы, тіл және есту мүшелері қолданылып келді. Ең
алғашқы өзгеріс жазу өнерінің келуімен, одан соң кітап басудың шығуымен
болды. Осы кезеңдегіақпарат тасығыш құралы ретінде қағаз қолданылды.
Осы жағдай ЭЕМ-нің келуімен түбірімен өзгерді. Алғашқы ЭЕМ-ры
үлкен автоматты арифмометрлер ретінде қолданылды. Бұл қадам адам қызметінің
ақпаратты өңдеудегі негізгі бөлім болып табылатын кешенді автоматтандыруға
ауысты.
ЭЕМ-рын жүйелік қолданудың әлемдік тәжірибедегі бір мысалына
мәлеметтерді өңдеу жүйесін, мысалы банктік операцияларды, бухгалтерлік
есептерді, билеттерді өңдеуді автоматтандыру жатады. Осындай операциялардың
тиімділігі автоматтандырылған ақпараттық базаларға сүйенеді. Бұл дегеніміз,
ЭЕМ-ң жадысында жүйенің жұмысына қажетті ақпарат сақталады.
Кезекті есепті шешу кезінде жүйе көп емес қосымша ақпаратты еңгізуді
ғана қажет етеді, ал қалғаны ақпараттық базаның өзінен алынады. Жаңа
еңгізілген ақпараттың әр бір бөлігі жүйенің ақпараттық базасын өзгертеді.
Ақпараттың ЭЕМ-ң жадысында сақталуы оған жаңа динамамикалық сапа
береді. Жаңашыл ЭЕМ-ғы автоматты баспаға шығару қызметі қажетті жағдайда
осы ақпараттан таңдау бойынша кез-келген мәліметті қағазға шығарып береді.
Адамзат дамуының XXI ғасырында ақпарат негізгі қызметтік өнім болып
табылады. Сондықтан кітапханалық қызметтердің автоматтандыруының кешенді
программаларын жасау негізгі мәселе деп ойлаймын.
Әдетте кітапхана оқырмандары кітапханадан кез-келген ақпаратты алуға
үйренген. Қазір, кітапханада негізгі қызметтерді орындау, яғни қорды
толықтыру, ақпараттық – библиографиялық және абонементік қамтамасыз ету
күрделене түсуде. Кітапхана қорындағы ақпаратты толық түрде жинау, сақтау
және қамтамасыз ету үшін, ол бір ақпараттық база ретінде құрылуы тиіс. Яғни
ақпаратты іздеу жылдамдығы жоғарылауы қажет.
1 Патенттік ізденіс
Шәкәрім атындағы Семей мемлекеттік университеті
Автоматтандыру және басқару кафедрасы
БЕКІТЕМІН
Каф. меңгер.___________ А.Д.Золотов
______ _________________ 2007ж.
(мерзімі)
ТАПСЫРМА
Дипломдық жобалау барысында патенттік-ақпараттық зерттеулер жүргізуге
арналған
Дипломдық жоба тақырыбы – ЖШС НҰР жеке кәсiпорынының
автоматтандырылған құжат алмасу жүйесiн жасау
Ізденістің басталуы 01.01.2000 г. Аяқталуы 1.06.2005 г.
Жетілділіретін программалық қамсыздандырудың қысқаша сипаттамасы –
Дербес компьютерлерді тасымалдап, құрастырып, жөндейтін ЖШС НҰР жеке
кәсiпорынының автоматтандырылған құжат алмасу жүйесiн жасау, клиенттермен
жұмыс істеуге арналған электронды құжат алмасуын жасау
Кесте 1.1
Іздеу Ақпарат іздеуІздеу Сыныптау ІздеуІздеу жүргізілетін
нысаны мақсаты мемлекет-тиндекстері те-реақпарат көздерінің
ері ң-дігатаулары
і
УДК ХПС,ҰПС,
УОЖ
“InterTrast”Офистік Қазақстан, G1200, 2000-Официаль-ный
компаниясыныжүйелерді Ресей, G06F900, 2006жбюллетень
ң “Office қазiргi заманФранция, 9210. ж. “Открытия,
Media” талабына сай США, изоб-ретения” -М,
жүйесі жаңа ВНИИПИ;
құрылғылармен (1996-2000).
, Ресми бюллетень
программаларм “Промышленная
ен собственность”-
Алматы:
казпатент(1998-200
5); Официаль-ный
бюллетень
“Изобретения” -М:
НПС “Поиск”,
(2000-2005);
1.1 кестенiң жалғасы
қамтамасыз Реферативті
етiп, оның ақпарат
жұмысын “Изобретения стран
автоматтандыр мира”. Выпуск 100
ып, жаңа (МКИ F25).
сандық М,ВНИИТИ,
құрылғылар (1996-2001);
қою
Тапсырма берілді ______ _____________2007ж.
(уақыты) (айы)
Орындаушы_________ Чалгынбаев Е.
(қолы) (аты-жөні)
Дипломдық жоба жетекшісі ____________ Р.С. Бекбаева
(қолы)
(аты-жөні)
Анықтама
Іздеу нысанын патенттік және ғылыми-техникалық
әдебиеттер бойынша зерттеу туралы
Диплом жобасының тақырыбы -ЖШС НҰР жеке кәсiпорынының
автоматтандырылған құжат алмасу жүйесiн жасау
Іздеу тереңдігі: 2001жылдан 2006 жылға дейін
Іздеу төмендегі диплом жобасын орындау барысында зерттелген материалдар
бойынша жүргізілді
Кесте 2 Зерттеу нысандары
Іздеу Іздеу Сыныптау Іздеу Ғылыми-технПатенттік құжаттар
нысаны мемлекет-теиндекстерітөмендегі ика-лық атаулары номерлері
(оның рі (МКИ, НКИ,мекемелер-діқұжаттар, және басылу
құрам-дық (Қазақстан-МКПО, УДК)ң қорлары шығу күнінің белгісі,
бөлшек-тернан бастап) бойынша күні-нің қаралған жылдың
і) жүргізілді белгісі, белгілері
библиографи
ялық
мемлекет-те
р,
қарал-ған
жыл-дың
белгілері
“InterTrasҚазақстан, G1200, Cемей www.kazpateРесми бюллетень
t” Ресей, , G06F900, облыстық nt.kz “Промышленная
компаниясыФранция, 9210. Ғылыми-техниwww.fips.ruсобственн ость”
ның США, калық Алматы Казпатент
“Office кітапханасыб (1998-2005)
Media” ойынша Официальный
жүйесі жүргізілді бюл-летень
“Открытия,
изобретения” М.:
ВНИИПИ (1996-2000)
Официальный
бюллетень
“Изобретения”.
М.:НПО “Поиск”
(2000-2005)
“Официальный
бюллетень
Российского
агентства по
патентным и
товарным знакам.
“Изобретения,
полезные модели”
М.: ФИПС
(1998-2005)
Кесте 3 Патенттік зерттеулер жүргізу барысында зерттелген және ішіне
аналогтар кіретін патенттік құжаттар
Іздеу Табылған аналогтар
нысаны
(оның
құрамдық
бөлшекте-рі
)
Мемлекет, Өтініш берушінің Техникалық шешімнің Техни-кал
қорғау аталуы, мемлекет мәні: оны жасау ық
құжаттары-ныөтініш номері, мақсаты (өнертабыстық шешімді
ң түрі және басылымдылық күнніңпайдалы моделдің жобала-на
номері, белгісі, сипаттамасы бойынша) тын
сыныптау басылу күннің техника
индекстері белгісі ныса-нынд
(ХПС, ҰПС, а
УОЖ) қолда-ну
мүм-кінді
лігі
немесе
қолдан-ба
у себебі
“InterTrastG1200, “Техникалық Жүйеасты іс Қолдану
” G06F900, жүйелердің қағаздары ұйымдар мен мүмкіндіг
компаниясын9210. мемле-кеттік кәсіпорындардың і бар,
ың “Office ғылыми-зерттеу міндеті негізінде себебі:
Media” институты” құжатпен қамтамасыз көп
жүйесі ө.№200010953709 ету жұмыстарын қара-жатт
приор. 18.04.2000 жеделдету үшін ы қажет
басыл. 28.12.2000 арналған, мұны ұсынғанетпейді,
мемлекеттік құжатты яғни
басқаруды тиімді
қамсыздандыру жүйесі
(МҚБҚЖ).
Жүйеасты модульдік
принципке негізделген,
және келесі негізгі
функцияларды қамтиды.
Кесте 4 Патенттік ізденіс және аналогтарды іздеу барысында зерттелген
ғылыми-техникалық құжаттар
Іздеу нысаныТабылған аналогтар
(оның
құрамдық
бөлшек-тері)
Авторлар, Басқа Техникалық Техникалық
ақпарат органдар-дың шешімнің ше-шімді
көздерініңатауы, шығарғанмәні және оны жобала-натын
атаулары ел жасау техника
мекеме-нің мақсаты объектісінде
атауы, (өнертабыстың қолданумүмкін-діг
шығару жы-лы, пайдалы модельдың і
номері, осы не қолдан-бау
беттері. басылымда берілгенсебебі
сипаттамасы
бойынша
“InterTrast”Сосов М.Н.www.firs.ru Программалық Қолдану
компаниясыныГлазов www.kazpatent.kқамсыздандыру мүмкіндігі жоқ,
ң “Office А.А. z жылдамдығы жоғары,себебі
Media” ММУ әрекет етуі дұрыс,жобала-натын
жүйесі бірақ банктік программа жаңашыл
жүйелердің кейбір талаптарға сай
мәселелерін шеше болуы қажет
алмайды
Қорытынды
Диплом жобасын орындау барысында жүргізілген
патенттік зерттеулер бойынша
Диплом жобасының тақырыбы – ЖШС НҰР жеке кәсiпорынының
автоматтандырылған құжат алмасу жүйесiн жасау
Іздеу тереңдігі: 2001 жылдан 2006 жылға дейін
1. Патенттік зерттеулер жүргізу алдында қойылған мақсаттарға
қол жетті ме? Жетпесе қандай себептерден?
- Мақсатқа қол жетті, ізденіске сай келетін ақпарат яғни аналогтар табылды.
2. Табылған (2 және 3 - кесте) аналогтардың қайсысы прогрессивтік
болады?
- № 2189623 патенті бойынша АТФ банктiң автоматтандырылған жұмыс орнын
жасау және № 2178578 патенті бойынша A2A2-D автоматты өлшеу жүйесi
Табылған “2 және 3- кесте” аналогтарының қайсысын жобаланатын техника
объектісінде қолдану пайдалы болады?!
- № 2189623 патенті бойынша Дербес компьютерді тексеруге, қамтамасыз
етуге және тестiлеуге арналған программалық жүйе
Диплом жобасында жобаланылатын техника объектісіне ұқсас техника
объектілерді сериялап шығаратын қандай еліміздегі және шет елдердегі
фирмалар табылды?
Ғылыми-техникалық және патенттік құжаттарды зерттеу кезінде
өндірістік микроконтроллерды шығаратын Қазақстан фирмалары табылған жоқ.
Шетел фирмалары ішінде табылды:
- Мемлекеттік унитарлы кәсіпорын “Авиациялық жүйелердің мемлекеттік
ғылыми- зерттеу институты”
- ашық түрдегі акционер қоғамы “Всеросийский тепло-технический научно-
иследовательский институт”
4. Жобаланатын программа бойынша өнертабысқа өтініш материалдарын өңдеу
қажет пе?
Өтініш материалдарын өңдеу қажетті деп ойлаймын, себебі дипломдық
жобада терең басылым процессі жаза Р-130 микроконтроллер (көмегімен үнемді
де сенімді болады.)
Тапсырма берілді ______ _____________2007ж.
(уақыты) (айы)
Орындаушы_________ Сейтказин Е.
(қолы) (аты-жөні)
Дипломдық жоба жетекшісі ____________ Р.С. Бекбаева
(қолы) (аты-жөні)
2 Техникалық-экономикалық негіздеме
Әзірленген программалық қамсыздандыру ішкі офистерде қолдану үшін
арналған. Фирмадағы өңделетін ақпараттардың көлемінің өсуіне байланысты
құжатайналымның автоматтандырылған жүйесі маңызды болып табылады.
Осы дипломдық жобада әзірленген программдық қамсыздандыру кіші
көлемді ұйымдардың құжатайналымының автоматтандырылған тапсырмаларын
шешеді. Өнім шығындарды және фирмалардағы құжаттармен жұмыс істеу (іздеу,
сақтау, орындалуды бақылау) уақытын азайтады. Сонымен қатар өнім барлық
жерде қолданыла алады.
SWOT-анализдің методикасы (жағдайлық анализ) программдық өнімнің
бәсекелеге жарамдығын бағалауға және оның күшті және әлсіз жақтарын
бағалуға арналған. Дұрыс жүргізілген анализ программдық өнімнің келешекте
өңделу стратегиясына және оның таралу стратегиясына әсер етуі мүмкін.
Күшті жақтары:
1. программдық өнімнің орнату және қолдану қарапайымдылығы.
2. мәліметтерді бірнеш жыл бойы сақтау мүмкіндігі.
3. мәліметтерді өңдеудің өзіндік технологияларын қолдануы.
4. программдық өнімнің жеңіл модернизациялануы.
5. жұмыс сапалы болу үшін өзіндік мүдделілік.
Әлсіз жақтары:
1. программдық өнімді іске асыру үшін тек бір қолданушының жұмысын іске
асырады.
Мүмкіндіктері:
1. сервистерді кеңейту;
2. программдық өнімді басқа платформаларға көшіру мүмкіндіктері;
3. өнім жұмысының масштабын кеңейту мүмкіндіктері;
4. клиент-сервер технологиясының базасы негізінде көп қолданушы
жүйені құру мүмкіндігі
Өнімге әсер ететін қауіп:
Қауіп факторлері табылмаған
Программдық өнімнің SWOT-анализін жүргізу нәтижесінде күшті жақтары
жіне бірнеше мүмкіндіктер анықталды. Программдық өнімнің қауіп факторлары
табылған жоқ. Осылайша өнеркәсіптің стратегиясы дұрыс таңдалған және
түзетулер қажет емес.
Программдық қамсыздандыруды әзірлеуге және шығындарды есептеу үшін
шығындар калькуляциясы бойынша іске асырылады. Өнімді шығару үшін шығындар
сметасы келесі экономикалық элементер арқылы құрылады:
1) материалдық шығындар
2) еңбекке төлеу фонды
3) әлеуметтік мұқтаждықтарға аударымдар
4) Амортизациялық аударымдар
5) қосымша шығындар.
Бұл бөлім шығындардың келесідей тізімінен тұрады: тікелей материалды
шығындар, жанармайға шығындар, энергияға кететін шығындар, байланыс
қызметтеріне төлемдер, басқа ұйымдардың қызметін қолдануға кеткен төлемдер.
Жанармайға және энергияға шығындар қосымша шығындарға қосылған.
3 Жобаның қойылу анализі
Құжаталмасу мәселесi кейiнгi кезде Қазақстан Республикасының
компьютерлiк баспасөз прессаларында көп көтерiлiп жатыр. Белгiлi-бiр
құрылымның, ұжымның құжат ағындарын айналдыруды оптималдандыруға
негiзделген тиiмдi жүйе құру бүгiнгi күнде сол мекеменiң бәсекеге
қабiлеттiлiгiн жоғарылатуға арналған негiзгi фактор болып табылады. Кез-
келген мекемеде эксперттердiң бағалауы бойынша, дұрыс жобаланып жасалған
сенiмдi құжаталмасу жүйесiнiң болмауы оның құжат айналымының 10%-ға дейiн
төменделуіне әкеледi екен. Ғылым мен техниканың жаңашыл даму деңгейi бұл
мәселенi компьютерлiк ақпараттық технологияларды қолданып шешуге мүмкiндiк
бередi [1].
Отандық нарықта құжаталмасу жүйесiн еңгiзудiң екi бағыты қолданысқа
ие болды: отандық және батыстық. Құжаттармен жұмыс iстеудiң Қазақстандық
тәсiлдерiнiң негiзгi ерекшелiктерiн атап өтейiн:
1 Қазақстанда құжаталмасу вертикальды принциппен жүргiзiледi, яғни
жетекшiден орындаушыға немесе керiсiнше жеткiзiледi. Шетелдерде
горизонтальды принцип қолданылады: ол орындаушыдан орындаушыға ауысып
отырады. [2].
2 Қазақстанда құжат арнайы тiркеу журналдарында, карточкаларда
тiркеледi, бұл құжат жөнiндегi ақпарат жинағыш болып табылады. Сонымен,
құжаталмасу және iс-қағаздарын жүргiзу процесiн іске асыру үшiн осы
құжаттардың мазмұнын түсiнбейтiн, оған ешқандай қатысы жоқ арнайы iс-
жүргiзушi маман отырады. Мұндай тәжiрибе Батыста қолданылмайды. [1].
3 Ұйымдар мен олардың арасында құжаттардың алмасуы Қазақстандық iс-
жүргiзу қызметтерiнде корпоративтiк қана емес Мемлекеттiк стандарттарға
(МЕСТ) бағынады, өйткенi осындай жүйелерге тапсырыс берушiлердiң көпшiлiгi
мемлекеттiк құрылымдар. [4].
4 Ақпараттық және компьютерлiк технологиялардың кең таралуына
қарамастан отандық кәсiпорындардың көпшiлiгi құжаталмасуды әлi күнге қағаз
жүзiнде орындап келедi. Батыста iс-жүргiзу және құжаталмасу көп уақыттан
берi электронды түрге ауысқан. Жүйе ұжымдық жұмыстар (календарлық ұйымдық
құрылымдар, мәліметтерді бірдей қолдану, “жариялау” тақтасы, талқыланатын
форумдар және т.б) үшін орындаушылар барлық құралдармен қамтамасыз
етілетіндей етіп құрылуы қажет. Осылайша қарастырылатын жүйе бизнес-
процестерді және құжат ағымдарын басқарудың автоматтандырылған функциясын
іске асырудан басқа, қосымшаларды ұжымдық қолдану мүмкіндіктеріне ие болу
керек. Олардың айрықшаланатын негіздері ол-бір жұмысшыны немесе бірнеше
қосымшыларды қозғайды, сонымен қатар жұмыстың жүру маршрутын қадағалайды
және оны сипаттайды.
Жұмыстың орындалуын бақылау. Бұл критерий қазіргі заманғы өнеркәсіп
ісі үшін критикалық болып келеді. Құжаталмасудың дәстүрлік жүйесі
көрсетілген функцияларға ие емес. Керісінше, құжаталмасу жүйесі өңдеу
нысандарының орындалу жұмыстарының эстафетасын анықталған технология
бойынша әртүрлі орындаушы группалар арасында бере алатындай, процестің
орындалуын бақылай алатындай, оның норматив бойынша жүруінен ауытқуын
анықтайтындай, процестің жалпы аяқталуына осы ауытқулардың әсерін болжай
алатындай етіп құрылуы керек. Жүйеде құжатайналым процесін басқару тура
оперативті түрде болу қажет; бұл құжаттардың өңделу ретіне қолданушылардың
еңгізген өзгертулері тез және өзара келісімді түрде енуді білдіреді.
Құжаттардың жүру процесінің нақты еңгізілген өзгертулері және орындаушының
аты журналда мунутына дейін дәл тіркеледі. Орындаушының әрекетін толық
бақылау жағдайларында осының арқасында жауапты адамдарға ерекше
жағдайлардың және кешігулердің болғаны туралы мәлімет беруді ұйымдастыруды
қамтамасыз етеді.
Осындай жақындықтың ерекшелігі көрініп тұр. Біріншіден, жұмыстың
орындалуын бақылау функциясына ие жұмыстың ағымын басқару жүйесін еңгізу,
бақылау функциясын сәйкесінше жүйе, орындаушы және кәсіпорын басшысының
арасында үйлесімді түрде қайта бөлуді, шығармашылық мақсаттарды шешу үшін
персоналдың интеллектуалды қорларын көрсетуді қамтамасыз етеді [3].
Екіншіден, жұмысты орындауды басқару есебі құжатайналым жүйесінің бір
функциясы болып еңгізілгендіктен басқару мақсатын іске асыруға субъективтік
фактордың әсерін (орындаушының өзіндік қасиеттері, бақылау нәтижелерін
бұрмалау немесе қателердің болуы және т.б) шектейді. Үшіншіден, көрсетілген
функция кәсіпорынның әр қызметкерінің ісін көріңкі етеді, яғни басқарушыға
қызметкердің қаншалықты жұмысының көптілігін, оның іскерлігін, берілген
есепті шешу үшін өзінің күшін қаншалықты шоғырлайтындығы туралы мәлімет
береді.
Сонымен қатар басқарушы орындаушы ісінің әртүрлі аспектілерін және
құжаттарды өңдеудің нәтижелерін сипаттайтын статистикалық және аналитикалық
мәлімет алуға мүмкіндігі бар.
Жүйе мәліметті ұжымдық түрде қарапайым әдіспен басқарылатындай етіп
құрылуы қажет. Құжатайналымын конфиденциалды түрде ұйымдастыру үшін жүйе
функционалды аяқталған құралдар жиынынан тұруы қажет. Сондықтан ол
қолданушылардан қосымша жөндеулерді сұрамау керек.
Жүйе электрондық және кәдімгі (қағаздық) құжаттардың бірге
қолданылуын қамтамасыз етуі керек. Қолданушыдан да, басқарушыдан да бұндай
жүйе компьютерлік технология облысында арнайы дайындықты және кез-келген
ғылыми методиканы қажет етпейді. Құжатты өңдеу процесін жүйемен дұрыс
жоспарлау үшін көптеген жағдайларда кәдімгі канцеляриялық жұмыс тәжірибесі
ғана қажет[4].
Жүйені таңдау кезінде маңызды критериялардың бірі болып программалық
платформаны (серверлік компоненттер) таңдау болып табылады. Көріп
тұрғанымыздай жүйе таңымал және көп қолданылатын платформада негізделуі
керек.
Ұйымдар көбінесе өздерінің қызметтерінде Microsoft (MS BackOffice, MS
Office) компаниясының жүйелік және қолданушылық программалық негізін үнемі
қолданатындықтан интегралданған шешімді еңгізу салымдардың үнемделуіне
әкеледі. Осылайша арзан бағаға алынған программалық өнімге ие электрондық
құжатайналым жүйесі бірыңғай және толық жүйені құрайды [1].
Құжатайналымды қайта құру, құрылымның өзгеруінен, кәсіпорынның
көлемінен және басқару процестерін жаңарту кезінде пайда болуы мүмкін. Бұл
кезде жұмыс істеп тұрған құжатайналым жүйесінің қайтадан жөнделуін сұрамау
керек. Жүйенің енуі келесі сценаридің біреуімен істелінуі керек: толық
немесе этап бойынша, яғни ең басында іс жүргізу жұмысының критикалық
ауданын қамту және бірте-бірте кәсіпорынның барлық масштабында таралуы
керек. Бұндай жүйе қиын емес процедураларды орындағаннан кейін жұмысын
бастайды. Осының арқасында шығындалған құралдардың тез ақталуын көрсетеді.
Жүйені алғаш рет орнатқан кезде қымбат болып табылатын алдын-ала жобалауды
қажет етпейді, себебі осындай процедуралар кейін де орындалуы мүмкін.
Жоғары сапалық және жүйені басқарудың қолайлығы, жылдам және
қолданушылардың мәліметтерге тез қол жеткізе алатындығы жалпы
орталықталынған мәліметтер қоймасымен іске асырылуы керек.
Жүйе құжаттың барлық өзгертулерден өткен түрлерін сақтау керек.
Осының арқасында қажет болған кезде процестің жүру жолын немесе үлгі
ретінде қажет болатын бастапқы текстерді тез арада қалпына келтіруге болады
[5]. Бұл жағдайда архив мөлшері құрылғының мүмкіндіктерімен шектеледі және
қазіргі заманғы желілік технологияларды қолданған кезде жүйе архиві
көптеген жыл бойы істеген мекемелердің құжаттарын сақтай алады.
Құжатайналым жүйесі арнайы архивтік болып позицияланбайды, бірақ
үлкен көлемді емес кәсіпорын үшін (мысалы, 16 GB-қа дейін Microsoft
BackOffice үшін) көп сақталған мәліметтер архивтік болып қолданылады,
өйткені кейбір жүйелер үшін маңызды функцияларды қамтамасыз етеді
(мәліметтердің тіркелуі, өңдеу механизмі). Әдетте қажет болған жағдайда
құжатайналым жүйесі контекстік іздеуді және тасудың әртүрлі физикалық
түрлерін қолдамайтындықтан, құжат, өзінің белсенді фазасының қызмет ету
кезі аяқталғаннан кейін жүйеден арнайы архивтік жүйеге ұзақ уақыт сақталу
үшін берілуі мүмкін (мысалы, DOCS Open-ге, Excalibur және т.б.) [6].
Жүйе алдын-ала анықталған технологиялық сұлбалар маршруты және
орындаушылармен берілген өзінің деңгейінде белгілі-бір бостандықпен шешім
қабылдау арқылы құжаттармен жұмыстарды ұйымдастыра алатын және орындай
алатын функцияға ие болу керек [5]. Өңдеу процестерін жобалау (және олардың
келешекте орындалуын бақылау) қарапайым және CASE-жүйесінің кейбір
қасиеттеріне ие түсінікті графикалық құрылғыларды қолданумен жүреді. Бұл
еңгізуді, алдын-ала сатып алуды арзандатады және де мәліметтерді жобалаудың
программалық құралдарын меңгеруді қажет етпейді. Жүйе нормалық эксплуатация
режиміне үзіліссіз қалпына қайта келетіндей болу керек, яғни осы арқылы
жұмыс ретіне өзгерістерді және жақсартуларды қажет болған жағдайда еңгізуге
болады.
Құжаттарды өңдеу процестері барлық жүйе масштабында және оның кез-
келген бөлігінде бақыланады және басқарылады. Әр түрлі жерде отырған
бірнеше қолданушылармен құжатты бірге, көп этапты өңдеу олардың тікелей
қатысуын және тікелей байланысын қажет етпейді. Себебі жүйенің әрқайсысы
өзінің жұмысының уақытында орындалуын қадағалайды.
Мәліметтерді бекітілмеген доступтан сақтау. Барлық құжаттар, олардың
өңделу ережелері, жіберу маршруттары және қызметтік мәліметтері қасақана
енуден қорғалуы қажет. Басқаша айтқанда жүйе кепілді тұрақтылық үшін
қабылданған қорғаныс стандартын қолдауы керек (мысалы, Windows NT
деңгейіндегі С2-класы), сонымен қатар қазіргі заманғы криптографикалық
қорғаныс және электронды қол қою құралдар методы қолданылуы тиіс.
4 Кәсiпорындардағы және кiшi офистердегi құжат айналымды жоба аралық
зерттеу
4.1 Құжатайналымды ұйымдастырудың негiзгi принциптерi
Көбінесе барлық кәсіпорындарда, әсіресе мемлекеттің бағынышындағы
кәсіпорындарында жалпы бөлімдер бар. Олардың аттары әртүрлі болуы мүмкін,
мысалы, іс жүргізудің жалпы бөлімі, жалпы бөлім, істерді басқару және т.б,
бірақ ең бастысы-осы бөлімшенің негізі олардың атауларына қарамастан барлық
өнеркәсіпте бірдей және осы кәсіпорында құжаттар ағымын (бұйрықтар, хаттар,
тапсырмалар және т.б) ұйымдастыру болып табылады.
Осы бөлімшелерде қолданылатын құжаттардың негізгі түрлерін және
атрибутикасын, жұмыстардың және құжаттардың ағымын қарастырайық. Ірі
кәсіпорынның орталық құжатайналымымен қоса арнайы құжатайналым бар
(кәсіпорынның бөлімшелерінде, құжатайналымның арнайы бөлімшелерінде және
т.б).
Осы бөлімде кәсіпорын үшін құжатайналымның басқарылатын және тұрақты
ұйымдастырудың негізгі принциптері көрсетілген. Олардың барлығы
әдебиеттерде жазылған және кез-келген басқарушыға таныс, бірақ олар әдетте
орындалмайды.
Құжатайналымның негізгі принципі ол-құжаттың локальды архиві ешкімде
болмауы. Кез-келген құжаттар архивіне енбеген кіруші құжат орындалмайтындар
қатарына енеді. Мекемеде тиісті қызмет орыны бар, яғни канцелярия. Оның
негізі құжаттардың өтуін қадағалау болып табылады. Канцелярияда тіркелмеген
құжаттар әдетте тез жоғалады.
Мекемеде кіруші құжаттардың тек бір каналы ғана болу керек.
Бөлімшелер канцелярияға мәліметтерді тез арада береді ( on-line режимінде).
Құжаттарды осылай тіркеу пунктері канцелярия бөлімшелері болып табылады
[7].
4.2 Құжаттар түрi, тараулары және олардың өзара байланыстары.
Құжаттар атрибуттары
Кәсіпорынның жұмысында қолданылатын құжаттардың сипаттамалары мен
негізгі түрлерін қарастырайық. Кәсіпорынның жұмысында қолданылатын
құжаттардың түрлері өте көп (жек кәсіпорындарда олардың саны 500-600-ге
дейін жетеді). Қолданылатын құжаттардың негізгі түрлерінің саны үшеу ғана.
• Кірістік. Бұл кәсіпорынға сыртқы серіктестіктерден келіп түскен
құжаттар. Көптеген кірістік құжаттар сәйкесінше шығыстық құжаттарды
алдын-ала анықталған мерзімде туғызу керек. Мерзімі нормативтік актпен
немесе кірістік құжатта көрсетілген орындалу мерзімімен анықталады
• Шығыстық. Көптеген шығыстық құжаттар ұйымның кірістік құжаттарға
жауабы болып табылады. Шығыстық құжаттардың кейбір бөлігі кәсіпорынның
өз ішіндегі құжаттар негізінде дайындалады. Шығыстық құжаттардың
кішкене бөлігінің саны кірістік құжаттарды талап етуі мүмкін (мысалы
мынадай сұраныс: Келесі сұрақтар бойынша ... мерзіміне дейін...
мәлімет берсеңіз).
• Ішкі. Бұл құжаттар кәсіпорынның жұмысын ұйымдастыру үшін арналған.
Жалпы бөлім арқылы барлық ішкі құжаттар өтпейді, тек кәсіпорын ірі
құрылымдық бөлімшелерінің құжаталмасуы және кәсіпорын басшыларының
бұйрықтары ғана өтеді және де жалпы бөлім арқылы шығыстықты
тудыратындар ғана өтеді. Жобалық ұйымдар үшін (жәненемесе
өнеркәсіптік кәсіпорындар) ішкі құжаттар болып сонымен қатар
Конструкторлық құжаттар саналады.
Осы түрлердің құжаттары әртүрлі болуы мүмкін. Бұл хат, бұйрықтар,
айналыстағы нұсқаулар және т.б болуы мүмкін. Кәсіпорында құжат түрі ретінде
әдетте осы бөлімдер саналады және де олар детальданған болып келеді
(мысалы, хат болса, онда неге арналып жазылған).
Канцелярия ісі бойынша осы бөлім қызықты емес, бірақ ішкі толық
жүйеде бұл қажет нәрсе. Әрі қарай мұнда құжаттардың канцеляриялық түрлері
ғана қарастырылады-кірістік, шығыстық және ішкі.
Жалпы бөлімнен өтетін барлық құжаттардың өзіндік тіркелетін номерлері
бар (құжаттың әр түріне арналған алгоритм мүмкіндіктері). Тіркелген номері
жоқ кез-келген құжат-бұл тек жай қағаз, яғни құжат емес. Оны құжат қылатын-
тіркеу нөмірі болып табылады [8].
Әр сыбайластың құжаттар атрибуттары әр түрлі. Барлық кәсіпорындарда
кездесетін атрибуттардың жалпы бөлігін ерекшелеуге болады. Бірақ осы жалпы
атрибуттар канцеляриялық құжаттарда әр түрлі.
• Құжаттардың жалпы атрибуттары.
Канцеляриялық құжаттың негізгі атрибуттары:
Құжаттың тіркелу номері. Тіркелетін номер құрылымы кірістік, шығыстық
және ішкі құжаттар үшін әр түрлі болады. Тіркелетін номердің құрылымы әр
ұйымда әр түрлі анықталады.
Құжат көзі (контрагент). Құжаттың қайдан алынғанын көрсетеді.
Кірістік құжаттар үшін бұл ұйым, ал ішкі және шығыстық құжаттар үшін бұл
бөлімше немесе кәсіпорын басшысы. Құжатты іске асырушы әрқашан біреу. Кей
кезде құжатты орындайтын екі адам болады (кәсіпорынның кадрлық құрылымының
ауысуы кезіндегі ұзақ уақыт қолданылатын құжаттар үшін ).
Кәсіпорын қызметінің номенклатурасы бойынша құжаттың коды. Осы
атрибут өзінің кәсіпкерлік қызметінде шешілетін сұрақтар қатарына құжатты
тағайындайды. Қызметтің номенклатурасы-кәсіпорынның қызметінің формальды
тізімі, ол белгілі-бір уақыт кезеңіне бекітіледі (әдетте бір жылға). Осы
номенклатура басында статикалық болып табылды, қазіргі заман жағдайында
қызмет номенклатурасы жоғары динамикалық құжат болып табылады және ол
жылына 1-4 рет жаңарып отырады [9].
• Құжат түріне байланысты атрибуттар
Берілген құжат түрінен ерекше атрибуттар төменде көрсетілген.
Кірістік құжаттар базалық атрибуттардан басқа келесілерден тұрады:
Бақылаудың орындалу мерзімі. Бұл атрибут тікелей кірістік атрибуттан
немесе кірістік құжат түрінен алынады. Ол кірістік құжаттардың орындалу
мерзімін (мысалы, ҚР-ң азаматтығын беру туралы арызы консульдық бөлімге
арызды берген күнінен бастап 6 ай ішінде қаралуы керек).
Бақылаушы тұлға. Әдетте ол кәсіпорынның басшыларының бірі болып
табылады және ол құжатты орындайтын бір адамды тағайындайды. Бұл атрибут
барлық кірістік құжаттарда емес, тек өте маңызды және жауапты құжаттарда
ғана беріледі.
Ішкі құжаттар стандартты атрибуттардан басқа келесі атрибуттарға ие:
• Кәсіпорынның бөлімшелерінің тізімі- танысу үшін.
• Бақылау мерзімі-танысу немесе орындалу .
• Құжаттырды орындаушылардың тізімі.
Шығыстық құжаттардың келесідей қосымша атрибуттары болады:
• Негізгі-құжат. Бұл атрибут ылғида болады, себебі кірістік және ішкі
атрибуттардан туындалады..
• Тарату тізімі.
• Жауап берудің мерзімі. Бұл атрибут сирек кездеседі және ол барлық
кәсіпорындарда болмайды.
Нақты мекемелерде бұл атрибуттар басқа да аттармен кездеседі немесе
көп мөлшерлі қосымша атрибуттармен толықтыруы мүмкін. Бірақта жоғарыда
көрсетілген атрибуттар барлық кәсіпорындардың канцелярияларында кездеседі.
[10].
4.3 Құжаттардың өзара байланысы
Канцеляриядан өткен барлық құжаттар өзара байланысқан, яғни олар
басқа құжаттарға байланысты. Көбінесе көп жағдайда кірістік құжат өзіне
тиісті шығыстық құжатты туындайды. Осындай байланыссыз тек ішкі және
кірістік құжаттар ғана пайда болады. Кірістік құжаттар өзінің туындауына
әкелетін шығыстық құжаттармен және де басқа кірістік құжаттармен байланыста
болады (Өзара келісімді процесс немесе жауапты нақтылау 2.1 сур.). Барлық
құжаттар құжаттарды басқару жүйесінде және орындалуды басқару жүйесінде
байланысқан (бір жұмысқа қатысты). Бұдан біз байланыстардың қайталануын
көріп отырмыз. [11].
4.1 сурет Канцеляриядағы құжаттардың өзара байланысы
4.4 Типтік процестер
Бұл бөлімде құжаттар динамикасына көшеміз, құжаттардың өзін қараумен
қатар құжаттарды өңдеу процестеріне тоқталамыз. Канцелярияның басты
процесі, кәсіпорын арқылы кірістік құжаттардың өтуі болып
табылады.Канцелярия кірістік құжаттардың орындалу мерзімін бақылайды,
дәлірек айтқанда фискалды функцияларды атқарады: кім және қашан құжаттардың
орындалуын тоқтатты. Сонымен қатар құжаттың өтуінің екі маршруты бар:
• Тікелей орындаушыға жіберіледі.
• Орталық аппаратқа шешім қабылдау үшін жіберіледі.
Екінші маршрут осы құжаттың бәрібір бақылауға қойылатынын
білдіреді. Кәсіпорынның орталық аппаратына орындалу үшін келіп түсетін
құжаттарды екінші маршруттармен шатастыруға болмайды (мысалы, егер хатта
Кәсіпорын мүдірлеріне...). Мұндай құжаттар үшін (орталық аппаратына
орындалу үшін келіп түсетін құжаттар) жауапты орындаушы болып кәсіпорынның
мүдірі немесе оның көмекшісі болып табылады [13]. Екінші маршрут бойынша
өтетін құжаттар үшін жауапты орындаушы болып орта дәрежедегі басшы болады,
ал мүдірлер тек жұмыстың шешімін ғана бақылайды.
Тәжірибеден көріп отырғанымыздай екінші сұлба бойынша өтетін жұмыстар
ғана ірі кәсіпорындардың канцелярияларының бақылауынан өтеді. Бірінші
сұлба бойынша өтетін жұмыстар әдетте тұрып қалады, сонымен қатар өңделу
кезінде жоғалып кетуі де мүмкін. Егер болашақта мүдірлердің біреуіне осы
жұмыс туралы мәлімет қажет болып қалған жағдайда канцелярияда проблемалар
туындауы мүмкін.
4.2 сурет Кірістік құжатты тікелей өңдеу
Канцелярияның көптеген проблемалары құжатты толық өңдеу жолын емес,
тек жауапты орындаушыларды ғана бақылауға міндетті болуынан болады.
Құжаттарды толық өңдеу жолы бөлімнің құжатайналым ұйымының жүйе деңгейінде
немесе арнайы іс қағаз жүргізу деңгейінде бақыланады (канцелярияның
құжатайналым жүйесінің автоматтандырылған байланысын қарау қажет).
Жоғарыда кәсіпорынның орталықтандырылған канцеляриясының жұмысына
сипаттама берілді. Ірі кәсіпорындарда құжатайналымы жоғары болған кезде
канцелярия жұмысы орталықтанған принципі бойынша құрылуы мүмкін.
Кәсіпорынның әр бөлімшесі өзіне тиісті корреспонденция бөлімін алады.
Кірістік корреспонденция номері тізімді номерленеді (кім бірінші номерді
алды т.с.с) немесе кірістік құжат номеріне бөлімшелер номері еңгізіледі,ал
номерлеу әр бөлімшеде әр түрлі жүргізіледі. Шығыстық корреспонденция
әрқашан бір жолмен өтеді [15].
4.3 сурет Мүдірдің бақылауымен құжатты өңдеу сұлбасы
Кірістік құжаттарды орталықтанған түрде қабылдау дүние жүзінде
таралған. Тimes газетін мысалға ретінде келтіруге болады. Сексенінші
жылдардың соңында халықтың хаттарын өңдеу бөлімінің реорганизациясы кезінде
(ол да канцелярия болып табылады, бірақ арнаулы канцелярия)
корреспонденцияны бөлшектеудің көптеген жұмыстары Ұлыбритандық хаттамаға
берілді. Бұл мақсатқа жету үшін газет басшылары корреспонденцияны бірнеше
абоненттік хат жәшіктері арқылы қабылдады (бұрын барлық корреспонденция
үшін бір мекен-жай болды). Екі жылдық колданудан кейін мекен-жайдағы
қателіктер (басқа мекен-жайға жіберу) тек 2%-ды ғана құрайтыны анықталды.
Мұндай ұйымдастыру кірістік корреспонденцияны өңдеу бөлімшесінің
қызметкерлерін екі есе қысқартуға мүмкіндік берді (немесе 6 есе бәсекелеспе
вариантымен салыстырғанда). Канцелярияның жұмысында халықтың хаттарымен
жұмыс істеу ғана жетілмей тұр. Көптеген жағдайларда бұл жалпы іс жүргізуге
қатысты. Айрықшаланатындар қатарына тек хатпен жұмыс істеу олардың негізгі
өндірістік қызметі болып саналатын ұйымдар жатады (теледидар,радио
компаниялары, газеттер, журналдар, ақпараттық агенствалар және т.б).
Халықтың құжаттарын өңдеу кезінде басқа түрлі классификаторлар қолданылады.
Хаттардың атрибуттары бойынша айқарма статистикасы маңызды болып табылады.
Ол Ресейдің Мемлекеттік теледидар, радиосының Корреспонденцияны өңдеудің
автоматтандырылған жүйесін әзірлеу тәжирибесіне негізделеді. Бұрындағыдай
мақсатты іске асырмаса да бұл жүйе әрі қолданылып жүр. Ірі мемлекеттік
ұйымдарда халықтың хаттарын есепке алынады және олардың орындалуы қатаң
бақыланады (мысалы, Украинаның Мемлекеттік банкі). Көріп отырғанымыздай
халықтың хаттарын өңдеу әлі де зертеуден өту керек.
Құжатайналым көлемін бағалау
Бұл пункт өте қысқа болып келеді. Мұнда әр түрлі ұйымдар үшін
корреспонденцияның көлемін бағалау келтірілген. Мысал үшін Украинаның
Мемлекеттік банкысы арқылы бір жылда: 16 мың кірістік құжат (одан басқа
банктың бөлімшелеріне орталықтанған 8 мың құжат келіп түседі.), 25 мың
халықтың хаты, 24 мың шығыстық құжат өтеді. Канцелярияның өзінде құжаттар
туралы мәлімет тізімі құжаттың 90% үшін үш жыл, ал қалған 10% бес жыл
сақталады. Құжаттардың текстері канцелярияда келесі жылдың соңына дейін
сақталады, содан кейін олар архивке ұзақ жыл бойы сақталу үшін беріледі
[17]. Өкінішке орай бұл ұйымдардағы құжаттардың түр бойынша бөлімшесі
белгісіз. Бірақ кірістік және шығыстық құжаттар шамамен тең үйлескен деп
айта аламыз.
Осындай көлемді құжаттарды сақтауға арналған мәліметтер базасын
қарастырайық. Құжаттың карточкасы дискте 2 Кб (бұл сан DOCS Open
құжатындағы карточкаға сай келеді) орын алады және сонымен қатар 1Кб орынды
оның индексі алады. Осылайша бір құжат үшін дискте мәліметтерді сақтау үшін
3 Кб дисктік кеңістік қажет. Ірі кәсіпорындарда жылына 50-100 мың құжат
жиналса және де құжаттың карточкасы үш жыл бойы сақталса, онда 150-300 мың
құжатты сақтау үшін 0.5-тен 1 Мб-қа дейін орын қажет болады. Конструкторлық
құжаттама үшін бұл сандар бірнеше есе асып түседі. А4 форматты текстік КҚ
шамамен 30 Кб, сызбалық – 200Кб, бланкформа – 300Кб, сканерден сурет 1 Мб.
КҚ комплектісі компьютер сияқты құрал үшін А4 форматты 500 бетті текстік
КҚ, 2000 бетке дейінгі формат А4ті сызбалық КҚ, 100 бланк, 100 құжат
сканерден алынған суреттен тұрады. Ал кәсіпорында әр түрлі стадиядағы осы
сияқты 50 бұйым болуы мүмкін. Сонымен қоса БД нормативті-техникалық және
анықтамалар бойынша (МЕСТ, нормалар, анықтамалар ...) олардың жалпы көлемі
А4 форматты тексті-графикалық 500000 беттен тұрады (А4 форматты бір бет
үшін 100 Кб). Қарапайым есептеулерден келесіні көріп отырмыз: жұмыс істеп
тұрған бір жұмыс үшін құжатайналымды өңдеуге 80,5 Гб шамасында орын қажет.
Мәліметтің алатын орынын есептеу кезінде форматтар мен спецификациялар
модернизиацияланатынын естен шығармау керек, себебі файл көлемі
модернизацияланудан кейін үлкейеді. Ірі кәсіпорындарда құжатайналымы және
жұмыстық мәліметтерінің көлемі үлкен болғандықтан онда бірнеше терабайтты
көлем жиі кездеседі.
Істелінген жұмыс бойынша есеп беру
Есеп беру жұмыстың нәтижесі болып табылады. Олар кәсіпорын басшыларына
кәсіпорындағы құжаттар ағымы туралы мәлімет береді [19]. Есеп беруді екі
үлкен томқа бөлуге болады:
• Оперативті. Олар әр күн сайын немесе әр айда беріледі. Олардың негізгі
мақсаты-оперативті басқару үшін мәліметтің объективті көрінісін алу.
• Аналитикалық. Кәсіпорындағы құжатайналымның жалпы көрінісін анализдеу
үшін арналған. Бұл топтағы есеп беру периоды-ай, квартал, жартыжыл,
жыл.
Негізгі есеп берулерді қарастырайық.
Оперативті есеп берулер
Есеп берудің бұл түрі кәсіпорынды оперативті басқару үшін мәлімет
алуға арналған. Олар әр түрлі кезеңдерге жасалынады, яғни бір күннен бастап
бір жұмаға дейін. Олардың негізгі мазмұны: жұмыс реті-жақын арада
аяқталатын жұмыстар, есеп беруді алатындар-кәсіпорынның басшылары және
жауапты орындаушылар. Есеп берулер жиынтық және жеке болады. Жеке есеп
берулер белгілі-бір адамның құзіретінде болатын жұмыстардың жиынтығы.
Жиынтық есеп беру берілген уақыт мерзімінде аяқталып қалған жұмыстардың
тізімі (әр түрлі белгісіне байланысты бөлінген бөлімшелер де болуы мүмкін).
Жиынтық есеп берулер кәсіпорын басшысына немесе канцелярияны басқарушы
адамға іс қағаздарды жүргізу процесін жалпы түрде бақылау үшін беріледі.
Жеке есеп берулер тікелей орындаушыларға немесе бақылаушы тұлғаға
беріледі [21]. Есеп берулерді қарастырғанда оларды топтастыру ісі
жүргізілмейді (бірақ іс-жүзінде арнайы фильтрлерді қолданған кезде есеп
берулер аз болуы мүмкін. Әр оперативті есеп беруде жұмыстың аяқталу
мерзімінің интервалын беретін фильтр болу қажет. Осы фильтрдің нәтижесі
есеп берудің бас тақырыбында көрсетілшен.
Орындаушылардың жұмыстарының аяқталуы
• Ұйымның бөлімшелері бойынша есеп берулер
• Контраген бойынша есеп берулер
• және т.б
Аналитикалық есеп берулер
Аналитикалық есеп берулер істелінген жұмыстар жайлы мәлімет береді.
Есеп берулердің стандартты түрлері болса да, әр ұйым есеп берудің өзіндік
формасына ие болғысы келеді (сонымен қатар матрицалық). Бұл есеп берулер
кәсіпорынның жұмысын келешекте жобалау үшін, номенклатураны анализдеу үшін
және т.б арналған. Аналитикалық есеп берулер кәсіпорынның әр түрлі
құрылымдық бөлімшелері арқылы беріледі [23]. Есеп берулер кәсіпорынның
белгілі-бір уақыт мерзіміндегі жұмысы жайында көрініс беру керек. Яғни есеп
беру фильтріне-уақыт анализі параметрін еңгізу қажет. Онда ерікті уақыт
интервалын немесе тіркелген және түсінікті уақыт интервалын беруге болады:
• ай (ай және жыл көрсетіледі).
• квартал
• жылдық
Аналитикалық есеп берулер аз беріледі. Оларды жеке баспа ретінде
рәсімдейді және олар барлық кәсіпорындарда таралады. Осыған байланысты
рәсімдеу сапасына байланысты оларға жоғары талап қойылады. Жалпы жағдайда
олар кәсіпорын логотиптерінен және тағы басқа графикалық символикалардан
тұруы қажет. Осындай есеп берулердің мысалдары:
• Орындаушылар бойынша орындалған құжаттар
• Контрагенттер бойынша орындалған құжаттар
• Номенклатура бойынша орындалған құжаттар
Құжатайналымның автоматтандырылған жүйесінің байланысы
Ірі кәсіпорынның құжаттарды жүргізу бөлімі құжаттайналымның орталық
бөлігі болып табылады, бірақ құжатайналым мұнымен тоқталмайды. Ол кәсіпорын
бөлімшесінің құжатайналымымен, шешімді қабылдауды қолдайтын жүйемен және
кәсіпорын архивімен тығыз байланысты. Жалпы жағдайда кәсіпорынның
құжатайналымының автоматтандырылған жүйесін орталық жүйе деп қарастыруға
болады. Оның мақсаты құжатайналымның басқа жүйелерін координациялау [25].
Құжаттарды жүргізу бөлімімен кәсіпорынның архиві бір деңгейде тұрады, ол
ұзақ сақталатын құжаттарды жинау үшін және оларды іздеу үшін арналған.
4.5 Құжаттар архиві және олармен жұмыс істеу реті
Динамикалық және статикалық архив
Архив деген сөзді естіген кезде шаңға батқан папкалардан тұратын
ұзын ретті стеллаждар деген көрініс туады, бірақ архив ол-тұрақты,
қозғалыссыз деген түсінікті береді. Іс жүзінде бұл архивтің бір түрі ғана-
ұзақ сақталатын архив немесе статикалық. Осындай архивте шығарылған өнімнің
тіркелген құжаттары сақталады.
Сонымен қатар көп жағдайларда тіркелмеген құжаттарды сақтаудың маңызы
зор. Мұндай қажеттілік бірнеше себептерден пайда болады.
Бір құжатқа бірнеше қызметкерлердің қол жеткізе алуы. Топтық жобалау
кезінде ол міндетті жағдай болып табылады.
Қарастырылатын құжаттарды орталықта сақтау, яғни кәсіпкерлік
шпионаждан кәсіпорынның мәліметтерін қорғау және кезінде қажет болатын
талаптар.
Құпия режимі. Құпия құжаттар жұмыс біткен соң олардың даяр болу
дәрежесіне қарамастан архивке жіберілуі тиіс.
Архивтағы тіркелмеген құжаттар ылғи өзгеріп отырады. Көріп
отырғанымыздай уақытша сақтау немесе динамикалық архив туралы айтылып тұр.
Кәсіпорынның техникалық құжаттамаларын басқару жүйесі статикалық және
динамикалық архивті ұйымдастыра алу керек. Енді осындай жүйе туралы
айтылады:
4.4 сурет Құжаттарды жүргізу және ұйым бөлімшелерінің байланысы
Кәсіпорынның электронды архивінің тиімді жұмысы үшін техникалық
құжаттама қызметінің клиенттік жұмыс орындарын ғана емес, сонымен қатар
архивпен (мәліметтерді қажет ететіндер және құжаттарды уақытша архивте
сақтауға жіберетіндер) ақиқат жұмыс істейтін барлық қызметкерлерді
байланыстыру қажет.
Кәсіпорынның электронды архивінің сұлбасын құру.
Нақты іске асыруға байланысты архивті жүйені құру кезінде көбінесе
екі және ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Дипломдық жоба беттен, суреттен, кестеден, қосымшадан тұрады.
ҚҰЖАТ АЙНАЛЫМ, МӘЛІМЕТТЕР БАЗАСЫ, АВТОМАТТАНДЫРЫЛҒАН ЖҰМЫС ОРНЫ,
ТИПТІК ПРОЦЕСТЕР, СЕРВЕР, КЛИЕНТ, ШЫҒЫСТЫҚ ЖӘНЕ КІРІСТІК ҚҰЖАТТАР,
АВТОМАТТАНДЫРУ, МӘЛІМЕТ, АҚПРАТТЫ БЕРУ
Дипломдық жобаның тақырыбы: ЖШС НҰР жеке кәсiпорынының
автоматтандырылған құжат алмасу жүйесiн жасау
Дипломдық жобаның мақсаты құжат айналымды автоматтандырудың
ұйымдастырушылық-технологиялық сұлбасын анықтау, құжаттар сипаттамаларының
құрылымын және ақпараттық құрамын анықтау, кішкене офистің бөлімшелерінің
бір-бірімен бірыңғай тұтас құжатайналымын анықтау, автоматты
құжатайналымның программалық қамсыздандыруын жасау.
Көрсетілген материалдарда кіші офистердің қызметтерін кешенді
автоматтандырудың әдістемелік нұсқауларымен берілген. Жасалынған жүйе ЖШС
НҰР жеке кәсіпорынында сынақ мерзімінде енгізілген.
Мазмұны
РЕФЕРАТ
КIРIСПЕ
1 СҰРАҚТЫҢ ҚОЙЫЛУ АНАЛИЗІ
2 КӘСIПОРЫНДАРДАҒЫ ЖӘНЕ КIШI ОФИСТЕРДЕГI ҚҰЖАТАЙНАЛЫМДЫ ЖОБА АРАЛЫҚ ЗЕРТТЕУ
2.1 Құжатайналымды ұйымдастырудың негiзгi принциптерi
2.2 Құжаттар түрi, тараулары және олардың өзара байланыстары. Құжаттар
атрибуттары
2.3 Құжаттар байланыстары
2.4 Типтiк процестер
2.5 Құжаттар архивi және олармен жұмыс iстеу тәртiбi
2.6 Ақиқат құжатайналым
3 ҚАҒАЗСЫЗ ҚҰЖАТАЙНАЛЫМҒА КӨШУ СТРАТЕГИЯСЫН ЖАСАУ
3.1 Электрондық құжатайналым мәселесiн шешуге арналған дайын
“клиент – сервер”-дi бағалау
3.1.1 Евфрат құжатайналым жүйесі. Сипаттамалары, режимдері және
қолданылуы..
3.1.2 DOCS Open құжатайналым жүйесі.
3.1.3 LinkWorks құжатайналымның автоматтандырылған жүйесі
3.1.3 StaffWare жүйесі.
3.2 Жекелеген жұмыс станциялары үшiн дайын шешiмдердi бағалау
3.3 Кшi офистердегi электронды құжатайналым мәселесi үшiн шығындарды,
мүмкiндiктердi және маңыздылықтарды бағалау
3.4 Құжатайналымның айрықшы жүйесi үшiн интерфейс макетін жасау
4.КIШI ОФИС ҮШIН ҚҰЖАТАЙНАЛЫМ ЖҮЙЕСIН ЖАСАУ
4.1 Негiзгi терминдер
4.2 Модульдердi жасау: Құжаттарды енгiзу және тiркеу
4.2.1 ТК кiрiсті құжаты
4.2.2 ТК шығыс құжаты
4.2.3 Бiрнеше құжаттарды тiркеу
4.3 "Құжаттар базасымен жұмыс" модулiн жасау
4.3.1 Базамен жұмыс
4.3.2 Есептеулер
4.4 "Жүйе сервистерi" модулiн жасау
4.5 Сыртқы ортамен байланыс
5 ЖҮЙЕНIҢ ПРОГРАММАЛЫҚ ТАРАЛУЫНЫҢ ЕРЕКШЕЛIКТЕРI
5.1 Программалау ортасы
5.2 "Терезелiк интерфейстердi" программалау
5.3 Жүйенi тестiлеу және жүйенiң қолданушысының дұрыс емес әрекеттерiне
төзiмдiлiгiн бағалау
5.4 Мәлiметтер базасының құрылымы
6 ЖҮЙЕГЕ ЭКСПЛУАТАЦИЯЛЫҚ ҚҰЖАТТАР ЖАСАУ
6.1 Техникалық сипаттама және эксплуатациялау бойынша инструкция (ЭИ)
6.1.1 Жүйеге кiру және бастапқы орнатылымдар
6.1.2 Кiрiстiк құжаттарды тiркеу және орындалуын бақылау
6.1.3 Шығатын құжаттарды тiркеу
6.1.4 Құжаттар базасымен жұмыс- iздеу, жою, қарау және редакциялау
6.1.5 Кiрiстiк құжаттарды құжатайналым жүйесiне импорттау (айналдыру)
6.1.6 Құжаттар тiзiмдерiн, топтарын, тiзбектерiн ұйымдастыру
6.2 Help – жүйесi
7 ЭЕМ-МЕН ЖҰМЫС ІСТЕУ КЕЗІНДЕГІ ЕҢБЕК ҚОРҒАУ:ЭЕМ-НЫҢ ОПЕРАТОРЫНЫҢ ЖҰМЫС
ОРНЫН ҰЙЫМДАСТЫРУ
7.1 Жұмыс орнын ұйымдастыруға қойылатын талаптар
7.2 Электронды есептеу машинасына қойылатын талаптар
8 ЭКОНОМИКАЛЫҚ-ҰЙЫМДАСТЫРУШЫЛЫҚ БӨЛІМ
8.1 Программалық өнімнің өңделуінің технико - экономикалық негізі
8.2 SWOT - программалық өнімнің анализі
8.3 Программалық қамсыздандыруды өңдеуге қажет шығындар сметасын есептеу
8.3.1 Материалдық шығындар
8.3.2 Еңбекке төлеу фонды
8.3.3 Әлеуметтік мұқтаждықтарға аударымдар
8.3.4 Қосымша шығындар
8.3.5 Шығындар сметасы
ҚОРЫТЫНДЫ
ҚОЛДАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР ТІЗІМІ.
ҚОСЫМША 1
ҚОСЫМША 2
ҚОСЫМША 3
ҚОСЫМША 4
Кiрiспе
Құжат-кез-келген кәсiпорынның қызметiнiң базасын құрайтын ақпаратты
көрсетудiң негiзгi тәсiлi болып табылады. Ақпарат құрылымдық болады, оны
сақтаумен және басқарумен мәлiметтер базалары және қолданбалы ақпараттық
жүйелер айналысады. Сонымен құрылымдық және құрылымдық емес құжаттар
арасында бiртектес байланыс болады. Құрылымдық ақпаратты сақтауды және
өңдеудi автоматтандыру қажеттiгiне күмән келтiруге болмайды, өйткенi ол
орындаған ақпараттың үлкен көлемiн қолмен iстеу мүмкiн емес. Осыған орай
электронды құжаталмасудың негiзгi артықшылықтарын атап көрсетейік:
• Электронды құжаталмасудың тиiмдiлiгi кәсiпорынның жалпы жұмыс
тиiмдiлгiн жоғарылатады;
• Архивтердегi сақталатын құжаттар саны өте көп болғанда, жұмыс ауданын
қысқартуға әкеледi;
• Қажеттi құжаттарды iздеу және оларға ену жылдамдығын арттырады. Бұл
оның тиiмдiлiгiнiң ең алдыңғы көрсеткiшi.
• Көшiрмелерге, канцеляриялық тауарларға шығындардың азаюы;
• Орындаушылар арасында құжаттарды беру уақытын қысқарту;
Осы дипломдық жобаның мақсаты-ЖШС НҰР жеке кәсiпорынының
автоматтандырылған құжат алмасу жүйесiн жасау.
Дамудың әрбір кезеңінде адамзаттың алдында ақпарат жинақтау, өңдеу
және тарату мәселелері тұрды. Көп уақыт бойы осы мәселені шешудің негізгі
құралдары ретінде адам миы, тіл және есту мүшелері қолданылып келді. Ең
алғашқы өзгеріс жазу өнерінің келуімен, одан соң кітап басудың шығуымен
болды. Осы кезеңдегіақпарат тасығыш құралы ретінде қағаз қолданылды.
Осы жағдай ЭЕМ-нің келуімен түбірімен өзгерді. Алғашқы ЭЕМ-ры
үлкен автоматты арифмометрлер ретінде қолданылды. Бұл қадам адам қызметінің
ақпаратты өңдеудегі негізгі бөлім болып табылатын кешенді автоматтандыруға
ауысты.
ЭЕМ-рын жүйелік қолданудың әлемдік тәжірибедегі бір мысалына
мәлеметтерді өңдеу жүйесін, мысалы банктік операцияларды, бухгалтерлік
есептерді, билеттерді өңдеуді автоматтандыру жатады. Осындай операциялардың
тиімділігі автоматтандырылған ақпараттық базаларға сүйенеді. Бұл дегеніміз,
ЭЕМ-ң жадысында жүйенің жұмысына қажетті ақпарат сақталады.
Кезекті есепті шешу кезінде жүйе көп емес қосымша ақпаратты еңгізуді
ғана қажет етеді, ал қалғаны ақпараттық базаның өзінен алынады. Жаңа
еңгізілген ақпараттың әр бір бөлігі жүйенің ақпараттық базасын өзгертеді.
Ақпараттың ЭЕМ-ң жадысында сақталуы оған жаңа динамамикалық сапа
береді. Жаңашыл ЭЕМ-ғы автоматты баспаға шығару қызметі қажетті жағдайда
осы ақпараттан таңдау бойынша кез-келген мәліметті қағазға шығарып береді.
Адамзат дамуының XXI ғасырында ақпарат негізгі қызметтік өнім болып
табылады. Сондықтан кітапханалық қызметтердің автоматтандыруының кешенді
программаларын жасау негізгі мәселе деп ойлаймын.
Әдетте кітапхана оқырмандары кітапханадан кез-келген ақпаратты алуға
үйренген. Қазір, кітапханада негізгі қызметтерді орындау, яғни қорды
толықтыру, ақпараттық – библиографиялық және абонементік қамтамасыз ету
күрделене түсуде. Кітапхана қорындағы ақпаратты толық түрде жинау, сақтау
және қамтамасыз ету үшін, ол бір ақпараттық база ретінде құрылуы тиіс. Яғни
ақпаратты іздеу жылдамдығы жоғарылауы қажет.
1 Патенттік ізденіс
Шәкәрім атындағы Семей мемлекеттік университеті
Автоматтандыру және басқару кафедрасы
БЕКІТЕМІН
Каф. меңгер.___________ А.Д.Золотов
______ _________________ 2007ж.
(мерзімі)
ТАПСЫРМА
Дипломдық жобалау барысында патенттік-ақпараттық зерттеулер жүргізуге
арналған
Дипломдық жоба тақырыбы – ЖШС НҰР жеке кәсiпорынының
автоматтандырылған құжат алмасу жүйесiн жасау
Ізденістің басталуы 01.01.2000 г. Аяқталуы 1.06.2005 г.
Жетілділіретін программалық қамсыздандырудың қысқаша сипаттамасы –
Дербес компьютерлерді тасымалдап, құрастырып, жөндейтін ЖШС НҰР жеке
кәсiпорынының автоматтандырылған құжат алмасу жүйесiн жасау, клиенттермен
жұмыс істеуге арналған электронды құжат алмасуын жасау
Кесте 1.1
Іздеу Ақпарат іздеуІздеу Сыныптау ІздеуІздеу жүргізілетін
нысаны мақсаты мемлекет-тиндекстері те-реақпарат көздерінің
ері ң-дігатаулары
і
УДК ХПС,ҰПС,
УОЖ
“InterTrast”Офистік Қазақстан, G1200, 2000-Официаль-ный
компаниясыныжүйелерді Ресей, G06F900, 2006жбюллетень
ң “Office қазiргi заманФранция, 9210. ж. “Открытия,
Media” талабына сай США, изоб-ретения” -М,
жүйесі жаңа ВНИИПИ;
құрылғылармен (1996-2000).
, Ресми бюллетень
программаларм “Промышленная
ен собственность”-
Алматы:
казпатент(1998-200
5); Официаль-ный
бюллетень
“Изобретения” -М:
НПС “Поиск”,
(2000-2005);
1.1 кестенiң жалғасы
қамтамасыз Реферативті
етiп, оның ақпарат
жұмысын “Изобретения стран
автоматтандыр мира”. Выпуск 100
ып, жаңа (МКИ F25).
сандық М,ВНИИТИ,
құрылғылар (1996-2001);
қою
Тапсырма берілді ______ _____________2007ж.
(уақыты) (айы)
Орындаушы_________ Чалгынбаев Е.
(қолы) (аты-жөні)
Дипломдық жоба жетекшісі ____________ Р.С. Бекбаева
(қолы)
(аты-жөні)
Анықтама
Іздеу нысанын патенттік және ғылыми-техникалық
әдебиеттер бойынша зерттеу туралы
Диплом жобасының тақырыбы -ЖШС НҰР жеке кәсiпорынының
автоматтандырылған құжат алмасу жүйесiн жасау
Іздеу тереңдігі: 2001жылдан 2006 жылға дейін
Іздеу төмендегі диплом жобасын орындау барысында зерттелген материалдар
бойынша жүргізілді
Кесте 2 Зерттеу нысандары
Іздеу Іздеу Сыныптау Іздеу Ғылыми-технПатенттік құжаттар
нысаны мемлекет-теиндекстерітөмендегі ика-лық атаулары номерлері
(оның рі (МКИ, НКИ,мекемелер-діқұжаттар, және басылу
құрам-дық (Қазақстан-МКПО, УДК)ң қорлары шығу күнінің белгісі,
бөлшек-тернан бастап) бойынша күні-нің қаралған жылдың
і) жүргізілді белгісі, белгілері
библиографи
ялық
мемлекет-те
р,
қарал-ған
жыл-дың
белгілері
“InterTrasҚазақстан, G1200, Cемей www.kazpateРесми бюллетень
t” Ресей, , G06F900, облыстық nt.kz “Промышленная
компаниясыФранция, 9210. Ғылыми-техниwww.fips.ruсобственн ость”
ның США, калық Алматы Казпатент
“Office кітапханасыб (1998-2005)
Media” ойынша Официальный
жүйесі жүргізілді бюл-летень
“Открытия,
изобретения” М.:
ВНИИПИ (1996-2000)
Официальный
бюллетень
“Изобретения”.
М.:НПО “Поиск”
(2000-2005)
“Официальный
бюллетень
Российского
агентства по
патентным и
товарным знакам.
“Изобретения,
полезные модели”
М.: ФИПС
(1998-2005)
Кесте 3 Патенттік зерттеулер жүргізу барысында зерттелген және ішіне
аналогтар кіретін патенттік құжаттар
Іздеу Табылған аналогтар
нысаны
(оның
құрамдық
бөлшекте-рі
)
Мемлекет, Өтініш берушінің Техникалық шешімнің Техни-кал
қорғау аталуы, мемлекет мәні: оны жасау ық
құжаттары-ныөтініш номері, мақсаты (өнертабыстық шешімді
ң түрі және басылымдылық күнніңпайдалы моделдің жобала-на
номері, белгісі, сипаттамасы бойынша) тын
сыныптау басылу күннің техника
индекстері белгісі ныса-нынд
(ХПС, ҰПС, а
УОЖ) қолда-ну
мүм-кінді
лігі
немесе
қолдан-ба
у себебі
“InterTrastG1200, “Техникалық Жүйеасты іс Қолдану
” G06F900, жүйелердің қағаздары ұйымдар мен мүмкіндіг
компаниясын9210. мемле-кеттік кәсіпорындардың і бар,
ың “Office ғылыми-зерттеу міндеті негізінде себебі:
Media” институты” құжатпен қамтамасыз көп
жүйесі ө.№200010953709 ету жұмыстарын қара-жатт
приор. 18.04.2000 жеделдету үшін ы қажет
басыл. 28.12.2000 арналған, мұны ұсынғанетпейді,
мемлекеттік құжатты яғни
басқаруды тиімді
қамсыздандыру жүйесі
(МҚБҚЖ).
Жүйеасты модульдік
принципке негізделген,
және келесі негізгі
функцияларды қамтиды.
Кесте 4 Патенттік ізденіс және аналогтарды іздеу барысында зерттелген
ғылыми-техникалық құжаттар
Іздеу нысаныТабылған аналогтар
(оның
құрамдық
бөлшек-тері)
Авторлар, Басқа Техникалық Техникалық
ақпарат органдар-дың шешімнің ше-шімді
көздерініңатауы, шығарғанмәні және оны жобала-натын
атаулары ел жасау техника
мекеме-нің мақсаты объектісінде
атауы, (өнертабыстың қолданумүмкін-діг
шығару жы-лы, пайдалы модельдың і
номері, осы не қолдан-бау
беттері. басылымда берілгенсебебі
сипаттамасы
бойынша
“InterTrast”Сосов М.Н.www.firs.ru Программалық Қолдану
компаниясыныГлазов www.kazpatent.kқамсыздандыру мүмкіндігі жоқ,
ң “Office А.А. z жылдамдығы жоғары,себебі
Media” ММУ әрекет етуі дұрыс,жобала-натын
жүйесі бірақ банктік программа жаңашыл
жүйелердің кейбір талаптарға сай
мәселелерін шеше болуы қажет
алмайды
Қорытынды
Диплом жобасын орындау барысында жүргізілген
патенттік зерттеулер бойынша
Диплом жобасының тақырыбы – ЖШС НҰР жеке кәсiпорынының
автоматтандырылған құжат алмасу жүйесiн жасау
Іздеу тереңдігі: 2001 жылдан 2006 жылға дейін
1. Патенттік зерттеулер жүргізу алдында қойылған мақсаттарға
қол жетті ме? Жетпесе қандай себептерден?
- Мақсатқа қол жетті, ізденіске сай келетін ақпарат яғни аналогтар табылды.
2. Табылған (2 және 3 - кесте) аналогтардың қайсысы прогрессивтік
болады?
- № 2189623 патенті бойынша АТФ банктiң автоматтандырылған жұмыс орнын
жасау және № 2178578 патенті бойынша A2A2-D автоматты өлшеу жүйесi
Табылған “2 және 3- кесте” аналогтарының қайсысын жобаланатын техника
объектісінде қолдану пайдалы болады?!
- № 2189623 патенті бойынша Дербес компьютерді тексеруге, қамтамасыз
етуге және тестiлеуге арналған программалық жүйе
Диплом жобасында жобаланылатын техника объектісіне ұқсас техника
объектілерді сериялап шығаратын қандай еліміздегі және шет елдердегі
фирмалар табылды?
Ғылыми-техникалық және патенттік құжаттарды зерттеу кезінде
өндірістік микроконтроллерды шығаратын Қазақстан фирмалары табылған жоқ.
Шетел фирмалары ішінде табылды:
- Мемлекеттік унитарлы кәсіпорын “Авиациялық жүйелердің мемлекеттік
ғылыми- зерттеу институты”
- ашық түрдегі акционер қоғамы “Всеросийский тепло-технический научно-
иследовательский институт”
4. Жобаланатын программа бойынша өнертабысқа өтініш материалдарын өңдеу
қажет пе?
Өтініш материалдарын өңдеу қажетті деп ойлаймын, себебі дипломдық
жобада терең басылым процессі жаза Р-130 микроконтроллер (көмегімен үнемді
де сенімді болады.)
Тапсырма берілді ______ _____________2007ж.
(уақыты) (айы)
Орындаушы_________ Сейтказин Е.
(қолы) (аты-жөні)
Дипломдық жоба жетекшісі ____________ Р.С. Бекбаева
(қолы) (аты-жөні)
2 Техникалық-экономикалық негіздеме
Әзірленген программалық қамсыздандыру ішкі офистерде қолдану үшін
арналған. Фирмадағы өңделетін ақпараттардың көлемінің өсуіне байланысты
құжатайналымның автоматтандырылған жүйесі маңызды болып табылады.
Осы дипломдық жобада әзірленген программдық қамсыздандыру кіші
көлемді ұйымдардың құжатайналымының автоматтандырылған тапсырмаларын
шешеді. Өнім шығындарды және фирмалардағы құжаттармен жұмыс істеу (іздеу,
сақтау, орындалуды бақылау) уақытын азайтады. Сонымен қатар өнім барлық
жерде қолданыла алады.
SWOT-анализдің методикасы (жағдайлық анализ) программдық өнімнің
бәсекелеге жарамдығын бағалауға және оның күшті және әлсіз жақтарын
бағалуға арналған. Дұрыс жүргізілген анализ программдық өнімнің келешекте
өңделу стратегиясына және оның таралу стратегиясына әсер етуі мүмкін.
Күшті жақтары:
1. программдық өнімнің орнату және қолдану қарапайымдылығы.
2. мәліметтерді бірнеш жыл бойы сақтау мүмкіндігі.
3. мәліметтерді өңдеудің өзіндік технологияларын қолдануы.
4. программдық өнімнің жеңіл модернизациялануы.
5. жұмыс сапалы болу үшін өзіндік мүдделілік.
Әлсіз жақтары:
1. программдық өнімді іске асыру үшін тек бір қолданушының жұмысын іске
асырады.
Мүмкіндіктері:
1. сервистерді кеңейту;
2. программдық өнімді басқа платформаларға көшіру мүмкіндіктері;
3. өнім жұмысының масштабын кеңейту мүмкіндіктері;
4. клиент-сервер технологиясының базасы негізінде көп қолданушы
жүйені құру мүмкіндігі
Өнімге әсер ететін қауіп:
Қауіп факторлері табылмаған
Программдық өнімнің SWOT-анализін жүргізу нәтижесінде күшті жақтары
жіне бірнеше мүмкіндіктер анықталды. Программдық өнімнің қауіп факторлары
табылған жоқ. Осылайша өнеркәсіптің стратегиясы дұрыс таңдалған және
түзетулер қажет емес.
Программдық қамсыздандыруды әзірлеуге және шығындарды есептеу үшін
шығындар калькуляциясы бойынша іске асырылады. Өнімді шығару үшін шығындар
сметасы келесі экономикалық элементер арқылы құрылады:
1) материалдық шығындар
2) еңбекке төлеу фонды
3) әлеуметтік мұқтаждықтарға аударымдар
4) Амортизациялық аударымдар
5) қосымша шығындар.
Бұл бөлім шығындардың келесідей тізімінен тұрады: тікелей материалды
шығындар, жанармайға шығындар, энергияға кететін шығындар, байланыс
қызметтеріне төлемдер, басқа ұйымдардың қызметін қолдануға кеткен төлемдер.
Жанармайға және энергияға шығындар қосымша шығындарға қосылған.
3 Жобаның қойылу анализі
Құжаталмасу мәселесi кейiнгi кезде Қазақстан Республикасының
компьютерлiк баспасөз прессаларында көп көтерiлiп жатыр. Белгiлi-бiр
құрылымның, ұжымның құжат ағындарын айналдыруды оптималдандыруға
негiзделген тиiмдi жүйе құру бүгiнгi күнде сол мекеменiң бәсекеге
қабiлеттiлiгiн жоғарылатуға арналған негiзгi фактор болып табылады. Кез-
келген мекемеде эксперттердiң бағалауы бойынша, дұрыс жобаланып жасалған
сенiмдi құжаталмасу жүйесiнiң болмауы оның құжат айналымының 10%-ға дейiн
төменделуіне әкеледi екен. Ғылым мен техниканың жаңашыл даму деңгейi бұл
мәселенi компьютерлiк ақпараттық технологияларды қолданып шешуге мүмкiндiк
бередi [1].
Отандық нарықта құжаталмасу жүйесiн еңгiзудiң екi бағыты қолданысқа
ие болды: отандық және батыстық. Құжаттармен жұмыс iстеудiң Қазақстандық
тәсiлдерiнiң негiзгi ерекшелiктерiн атап өтейiн:
1 Қазақстанда құжаталмасу вертикальды принциппен жүргiзiледi, яғни
жетекшiден орындаушыға немесе керiсiнше жеткiзiледi. Шетелдерде
горизонтальды принцип қолданылады: ол орындаушыдан орындаушыға ауысып
отырады. [2].
2 Қазақстанда құжат арнайы тiркеу журналдарында, карточкаларда
тiркеледi, бұл құжат жөнiндегi ақпарат жинағыш болып табылады. Сонымен,
құжаталмасу және iс-қағаздарын жүргiзу процесiн іске асыру үшiн осы
құжаттардың мазмұнын түсiнбейтiн, оған ешқандай қатысы жоқ арнайы iс-
жүргiзушi маман отырады. Мұндай тәжiрибе Батыста қолданылмайды. [1].
3 Ұйымдар мен олардың арасында құжаттардың алмасуы Қазақстандық iс-
жүргiзу қызметтерiнде корпоративтiк қана емес Мемлекеттiк стандарттарға
(МЕСТ) бағынады, өйткенi осындай жүйелерге тапсырыс берушiлердiң көпшiлiгi
мемлекеттiк құрылымдар. [4].
4 Ақпараттық және компьютерлiк технологиялардың кең таралуына
қарамастан отандық кәсiпорындардың көпшiлiгi құжаталмасуды әлi күнге қағаз
жүзiнде орындап келедi. Батыста iс-жүргiзу және құжаталмасу көп уақыттан
берi электронды түрге ауысқан. Жүйе ұжымдық жұмыстар (календарлық ұйымдық
құрылымдар, мәліметтерді бірдей қолдану, “жариялау” тақтасы, талқыланатын
форумдар және т.б) үшін орындаушылар барлық құралдармен қамтамасыз
етілетіндей етіп құрылуы қажет. Осылайша қарастырылатын жүйе бизнес-
процестерді және құжат ағымдарын басқарудың автоматтандырылған функциясын
іске асырудан басқа, қосымшаларды ұжымдық қолдану мүмкіндіктеріне ие болу
керек. Олардың айрықшаланатын негіздері ол-бір жұмысшыны немесе бірнеше
қосымшыларды қозғайды, сонымен қатар жұмыстың жүру маршрутын қадағалайды
және оны сипаттайды.
Жұмыстың орындалуын бақылау. Бұл критерий қазіргі заманғы өнеркәсіп
ісі үшін критикалық болып келеді. Құжаталмасудың дәстүрлік жүйесі
көрсетілген функцияларға ие емес. Керісінше, құжаталмасу жүйесі өңдеу
нысандарының орындалу жұмыстарының эстафетасын анықталған технология
бойынша әртүрлі орындаушы группалар арасында бере алатындай, процестің
орындалуын бақылай алатындай, оның норматив бойынша жүруінен ауытқуын
анықтайтындай, процестің жалпы аяқталуына осы ауытқулардың әсерін болжай
алатындай етіп құрылуы керек. Жүйеде құжатайналым процесін басқару тура
оперативті түрде болу қажет; бұл құжаттардың өңделу ретіне қолданушылардың
еңгізген өзгертулері тез және өзара келісімді түрде енуді білдіреді.
Құжаттардың жүру процесінің нақты еңгізілген өзгертулері және орындаушының
аты журналда мунутына дейін дәл тіркеледі. Орындаушының әрекетін толық
бақылау жағдайларында осының арқасында жауапты адамдарға ерекше
жағдайлардың және кешігулердің болғаны туралы мәлімет беруді ұйымдастыруды
қамтамасыз етеді.
Осындай жақындықтың ерекшелігі көрініп тұр. Біріншіден, жұмыстың
орындалуын бақылау функциясына ие жұмыстың ағымын басқару жүйесін еңгізу,
бақылау функциясын сәйкесінше жүйе, орындаушы және кәсіпорын басшысының
арасында үйлесімді түрде қайта бөлуді, шығармашылық мақсаттарды шешу үшін
персоналдың интеллектуалды қорларын көрсетуді қамтамасыз етеді [3].
Екіншіден, жұмысты орындауды басқару есебі құжатайналым жүйесінің бір
функциясы болып еңгізілгендіктен басқару мақсатын іске асыруға субъективтік
фактордың әсерін (орындаушының өзіндік қасиеттері, бақылау нәтижелерін
бұрмалау немесе қателердің болуы және т.б) шектейді. Үшіншіден, көрсетілген
функция кәсіпорынның әр қызметкерінің ісін көріңкі етеді, яғни басқарушыға
қызметкердің қаншалықты жұмысының көптілігін, оның іскерлігін, берілген
есепті шешу үшін өзінің күшін қаншалықты шоғырлайтындығы туралы мәлімет
береді.
Сонымен қатар басқарушы орындаушы ісінің әртүрлі аспектілерін және
құжаттарды өңдеудің нәтижелерін сипаттайтын статистикалық және аналитикалық
мәлімет алуға мүмкіндігі бар.
Жүйе мәліметті ұжымдық түрде қарапайым әдіспен басқарылатындай етіп
құрылуы қажет. Құжатайналымын конфиденциалды түрде ұйымдастыру үшін жүйе
функционалды аяқталған құралдар жиынынан тұруы қажет. Сондықтан ол
қолданушылардан қосымша жөндеулерді сұрамау керек.
Жүйе электрондық және кәдімгі (қағаздық) құжаттардың бірге
қолданылуын қамтамасыз етуі керек. Қолданушыдан да, басқарушыдан да бұндай
жүйе компьютерлік технология облысында арнайы дайындықты және кез-келген
ғылыми методиканы қажет етпейді. Құжатты өңдеу процесін жүйемен дұрыс
жоспарлау үшін көптеген жағдайларда кәдімгі канцеляриялық жұмыс тәжірибесі
ғана қажет[4].
Жүйені таңдау кезінде маңызды критериялардың бірі болып программалық
платформаны (серверлік компоненттер) таңдау болып табылады. Көріп
тұрғанымыздай жүйе таңымал және көп қолданылатын платформада негізделуі
керек.
Ұйымдар көбінесе өздерінің қызметтерінде Microsoft (MS BackOffice, MS
Office) компаниясының жүйелік және қолданушылық программалық негізін үнемі
қолданатындықтан интегралданған шешімді еңгізу салымдардың үнемделуіне
әкеледі. Осылайша арзан бағаға алынған программалық өнімге ие электрондық
құжатайналым жүйесі бірыңғай және толық жүйені құрайды [1].
Құжатайналымды қайта құру, құрылымның өзгеруінен, кәсіпорынның
көлемінен және басқару процестерін жаңарту кезінде пайда болуы мүмкін. Бұл
кезде жұмыс істеп тұрған құжатайналым жүйесінің қайтадан жөнделуін сұрамау
керек. Жүйенің енуі келесі сценаридің біреуімен істелінуі керек: толық
немесе этап бойынша, яғни ең басында іс жүргізу жұмысының критикалық
ауданын қамту және бірте-бірте кәсіпорынның барлық масштабында таралуы
керек. Бұндай жүйе қиын емес процедураларды орындағаннан кейін жұмысын
бастайды. Осының арқасында шығындалған құралдардың тез ақталуын көрсетеді.
Жүйені алғаш рет орнатқан кезде қымбат болып табылатын алдын-ала жобалауды
қажет етпейді, себебі осындай процедуралар кейін де орындалуы мүмкін.
Жоғары сапалық және жүйені басқарудың қолайлығы, жылдам және
қолданушылардың мәліметтерге тез қол жеткізе алатындығы жалпы
орталықталынған мәліметтер қоймасымен іске асырылуы керек.
Жүйе құжаттың барлық өзгертулерден өткен түрлерін сақтау керек.
Осының арқасында қажет болған кезде процестің жүру жолын немесе үлгі
ретінде қажет болатын бастапқы текстерді тез арада қалпына келтіруге болады
[5]. Бұл жағдайда архив мөлшері құрылғының мүмкіндіктерімен шектеледі және
қазіргі заманғы желілік технологияларды қолданған кезде жүйе архиві
көптеген жыл бойы істеген мекемелердің құжаттарын сақтай алады.
Құжатайналым жүйесі арнайы архивтік болып позицияланбайды, бірақ
үлкен көлемді емес кәсіпорын үшін (мысалы, 16 GB-қа дейін Microsoft
BackOffice үшін) көп сақталған мәліметтер архивтік болып қолданылады,
өйткені кейбір жүйелер үшін маңызды функцияларды қамтамасыз етеді
(мәліметтердің тіркелуі, өңдеу механизмі). Әдетте қажет болған жағдайда
құжатайналым жүйесі контекстік іздеуді және тасудың әртүрлі физикалық
түрлерін қолдамайтындықтан, құжат, өзінің белсенді фазасының қызмет ету
кезі аяқталғаннан кейін жүйеден арнайы архивтік жүйеге ұзақ уақыт сақталу
үшін берілуі мүмкін (мысалы, DOCS Open-ге, Excalibur және т.б.) [6].
Жүйе алдын-ала анықталған технологиялық сұлбалар маршруты және
орындаушылармен берілген өзінің деңгейінде белгілі-бір бостандықпен шешім
қабылдау арқылы құжаттармен жұмыстарды ұйымдастыра алатын және орындай
алатын функцияға ие болу керек [5]. Өңдеу процестерін жобалау (және олардың
келешекте орындалуын бақылау) қарапайым және CASE-жүйесінің кейбір
қасиеттеріне ие түсінікті графикалық құрылғыларды қолданумен жүреді. Бұл
еңгізуді, алдын-ала сатып алуды арзандатады және де мәліметтерді жобалаудың
программалық құралдарын меңгеруді қажет етпейді. Жүйе нормалық эксплуатация
режиміне үзіліссіз қалпына қайта келетіндей болу керек, яғни осы арқылы
жұмыс ретіне өзгерістерді және жақсартуларды қажет болған жағдайда еңгізуге
болады.
Құжаттарды өңдеу процестері барлық жүйе масштабында және оның кез-
келген бөлігінде бақыланады және басқарылады. Әр түрлі жерде отырған
бірнеше қолданушылармен құжатты бірге, көп этапты өңдеу олардың тікелей
қатысуын және тікелей байланысын қажет етпейді. Себебі жүйенің әрқайсысы
өзінің жұмысының уақытында орындалуын қадағалайды.
Мәліметтерді бекітілмеген доступтан сақтау. Барлық құжаттар, олардың
өңделу ережелері, жіберу маршруттары және қызметтік мәліметтері қасақана
енуден қорғалуы қажет. Басқаша айтқанда жүйе кепілді тұрақтылық үшін
қабылданған қорғаныс стандартын қолдауы керек (мысалы, Windows NT
деңгейіндегі С2-класы), сонымен қатар қазіргі заманғы криптографикалық
қорғаныс және электронды қол қою құралдар методы қолданылуы тиіс.
4 Кәсiпорындардағы және кiшi офистердегi құжат айналымды жоба аралық
зерттеу
4.1 Құжатайналымды ұйымдастырудың негiзгi принциптерi
Көбінесе барлық кәсіпорындарда, әсіресе мемлекеттің бағынышындағы
кәсіпорындарында жалпы бөлімдер бар. Олардың аттары әртүрлі болуы мүмкін,
мысалы, іс жүргізудің жалпы бөлімі, жалпы бөлім, істерді басқару және т.б,
бірақ ең бастысы-осы бөлімшенің негізі олардың атауларына қарамастан барлық
өнеркәсіпте бірдей және осы кәсіпорында құжаттар ағымын (бұйрықтар, хаттар,
тапсырмалар және т.б) ұйымдастыру болып табылады.
Осы бөлімшелерде қолданылатын құжаттардың негізгі түрлерін және
атрибутикасын, жұмыстардың және құжаттардың ағымын қарастырайық. Ірі
кәсіпорынның орталық құжатайналымымен қоса арнайы құжатайналым бар
(кәсіпорынның бөлімшелерінде, құжатайналымның арнайы бөлімшелерінде және
т.б).
Осы бөлімде кәсіпорын үшін құжатайналымның басқарылатын және тұрақты
ұйымдастырудың негізгі принциптері көрсетілген. Олардың барлығы
әдебиеттерде жазылған және кез-келген басқарушыға таныс, бірақ олар әдетте
орындалмайды.
Құжатайналымның негізгі принципі ол-құжаттың локальды архиві ешкімде
болмауы. Кез-келген құжаттар архивіне енбеген кіруші құжат орындалмайтындар
қатарына енеді. Мекемеде тиісті қызмет орыны бар, яғни канцелярия. Оның
негізі құжаттардың өтуін қадағалау болып табылады. Канцелярияда тіркелмеген
құжаттар әдетте тез жоғалады.
Мекемеде кіруші құжаттардың тек бір каналы ғана болу керек.
Бөлімшелер канцелярияға мәліметтерді тез арада береді ( on-line режимінде).
Құжаттарды осылай тіркеу пунктері канцелярия бөлімшелері болып табылады
[7].
4.2 Құжаттар түрi, тараулары және олардың өзара байланыстары.
Құжаттар атрибуттары
Кәсіпорынның жұмысында қолданылатын құжаттардың сипаттамалары мен
негізгі түрлерін қарастырайық. Кәсіпорынның жұмысында қолданылатын
құжаттардың түрлері өте көп (жек кәсіпорындарда олардың саны 500-600-ге
дейін жетеді). Қолданылатын құжаттардың негізгі түрлерінің саны үшеу ғана.
• Кірістік. Бұл кәсіпорынға сыртқы серіктестіктерден келіп түскен
құжаттар. Көптеген кірістік құжаттар сәйкесінше шығыстық құжаттарды
алдын-ала анықталған мерзімде туғызу керек. Мерзімі нормативтік актпен
немесе кірістік құжатта көрсетілген орындалу мерзімімен анықталады
• Шығыстық. Көптеген шығыстық құжаттар ұйымның кірістік құжаттарға
жауабы болып табылады. Шығыстық құжаттардың кейбір бөлігі кәсіпорынның
өз ішіндегі құжаттар негізінде дайындалады. Шығыстық құжаттардың
кішкене бөлігінің саны кірістік құжаттарды талап етуі мүмкін (мысалы
мынадай сұраныс: Келесі сұрақтар бойынша ... мерзіміне дейін...
мәлімет берсеңіз).
• Ішкі. Бұл құжаттар кәсіпорынның жұмысын ұйымдастыру үшін арналған.
Жалпы бөлім арқылы барлық ішкі құжаттар өтпейді, тек кәсіпорын ірі
құрылымдық бөлімшелерінің құжаталмасуы және кәсіпорын басшыларының
бұйрықтары ғана өтеді және де жалпы бөлім арқылы шығыстықты
тудыратындар ғана өтеді. Жобалық ұйымдар үшін (жәненемесе
өнеркәсіптік кәсіпорындар) ішкі құжаттар болып сонымен қатар
Конструкторлық құжаттар саналады.
Осы түрлердің құжаттары әртүрлі болуы мүмкін. Бұл хат, бұйрықтар,
айналыстағы нұсқаулар және т.б болуы мүмкін. Кәсіпорында құжат түрі ретінде
әдетте осы бөлімдер саналады және де олар детальданған болып келеді
(мысалы, хат болса, онда неге арналып жазылған).
Канцелярия ісі бойынша осы бөлім қызықты емес, бірақ ішкі толық
жүйеде бұл қажет нәрсе. Әрі қарай мұнда құжаттардың канцеляриялық түрлері
ғана қарастырылады-кірістік, шығыстық және ішкі.
Жалпы бөлімнен өтетін барлық құжаттардың өзіндік тіркелетін номерлері
бар (құжаттың әр түріне арналған алгоритм мүмкіндіктері). Тіркелген номері
жоқ кез-келген құжат-бұл тек жай қағаз, яғни құжат емес. Оны құжат қылатын-
тіркеу нөмірі болып табылады [8].
Әр сыбайластың құжаттар атрибуттары әр түрлі. Барлық кәсіпорындарда
кездесетін атрибуттардың жалпы бөлігін ерекшелеуге болады. Бірақ осы жалпы
атрибуттар канцеляриялық құжаттарда әр түрлі.
• Құжаттардың жалпы атрибуттары.
Канцеляриялық құжаттың негізгі атрибуттары:
Құжаттың тіркелу номері. Тіркелетін номер құрылымы кірістік, шығыстық
және ішкі құжаттар үшін әр түрлі болады. Тіркелетін номердің құрылымы әр
ұйымда әр түрлі анықталады.
Құжат көзі (контрагент). Құжаттың қайдан алынғанын көрсетеді.
Кірістік құжаттар үшін бұл ұйым, ал ішкі және шығыстық құжаттар үшін бұл
бөлімше немесе кәсіпорын басшысы. Құжатты іске асырушы әрқашан біреу. Кей
кезде құжатты орындайтын екі адам болады (кәсіпорынның кадрлық құрылымының
ауысуы кезіндегі ұзақ уақыт қолданылатын құжаттар үшін ).
Кәсіпорын қызметінің номенклатурасы бойынша құжаттың коды. Осы
атрибут өзінің кәсіпкерлік қызметінде шешілетін сұрақтар қатарына құжатты
тағайындайды. Қызметтің номенклатурасы-кәсіпорынның қызметінің формальды
тізімі, ол белгілі-бір уақыт кезеңіне бекітіледі (әдетте бір жылға). Осы
номенклатура басында статикалық болып табылды, қазіргі заман жағдайында
қызмет номенклатурасы жоғары динамикалық құжат болып табылады және ол
жылына 1-4 рет жаңарып отырады [9].
• Құжат түріне байланысты атрибуттар
Берілген құжат түрінен ерекше атрибуттар төменде көрсетілген.
Кірістік құжаттар базалық атрибуттардан басқа келесілерден тұрады:
Бақылаудың орындалу мерзімі. Бұл атрибут тікелей кірістік атрибуттан
немесе кірістік құжат түрінен алынады. Ол кірістік құжаттардың орындалу
мерзімін (мысалы, ҚР-ң азаматтығын беру туралы арызы консульдық бөлімге
арызды берген күнінен бастап 6 ай ішінде қаралуы керек).
Бақылаушы тұлға. Әдетте ол кәсіпорынның басшыларының бірі болып
табылады және ол құжатты орындайтын бір адамды тағайындайды. Бұл атрибут
барлық кірістік құжаттарда емес, тек өте маңызды және жауапты құжаттарда
ғана беріледі.
Ішкі құжаттар стандартты атрибуттардан басқа келесі атрибуттарға ие:
• Кәсіпорынның бөлімшелерінің тізімі- танысу үшін.
• Бақылау мерзімі-танысу немесе орындалу .
• Құжаттырды орындаушылардың тізімі.
Шығыстық құжаттардың келесідей қосымша атрибуттары болады:
• Негізгі-құжат. Бұл атрибут ылғида болады, себебі кірістік және ішкі
атрибуттардан туындалады..
• Тарату тізімі.
• Жауап берудің мерзімі. Бұл атрибут сирек кездеседі және ол барлық
кәсіпорындарда болмайды.
Нақты мекемелерде бұл атрибуттар басқа да аттармен кездеседі немесе
көп мөлшерлі қосымша атрибуттармен толықтыруы мүмкін. Бірақта жоғарыда
көрсетілген атрибуттар барлық кәсіпорындардың канцелярияларында кездеседі.
[10].
4.3 Құжаттардың өзара байланысы
Канцеляриядан өткен барлық құжаттар өзара байланысқан, яғни олар
басқа құжаттарға байланысты. Көбінесе көп жағдайда кірістік құжат өзіне
тиісті шығыстық құжатты туындайды. Осындай байланыссыз тек ішкі және
кірістік құжаттар ғана пайда болады. Кірістік құжаттар өзінің туындауына
әкелетін шығыстық құжаттармен және де басқа кірістік құжаттармен байланыста
болады (Өзара келісімді процесс немесе жауапты нақтылау 2.1 сур.). Барлық
құжаттар құжаттарды басқару жүйесінде және орындалуды басқару жүйесінде
байланысқан (бір жұмысқа қатысты). Бұдан біз байланыстардың қайталануын
көріп отырмыз. [11].
4.1 сурет Канцеляриядағы құжаттардың өзара байланысы
4.4 Типтік процестер
Бұл бөлімде құжаттар динамикасына көшеміз, құжаттардың өзін қараумен
қатар құжаттарды өңдеу процестеріне тоқталамыз. Канцелярияның басты
процесі, кәсіпорын арқылы кірістік құжаттардың өтуі болып
табылады.Канцелярия кірістік құжаттардың орындалу мерзімін бақылайды,
дәлірек айтқанда фискалды функцияларды атқарады: кім және қашан құжаттардың
орындалуын тоқтатты. Сонымен қатар құжаттың өтуінің екі маршруты бар:
• Тікелей орындаушыға жіберіледі.
• Орталық аппаратқа шешім қабылдау үшін жіберіледі.
Екінші маршрут осы құжаттың бәрібір бақылауға қойылатынын
білдіреді. Кәсіпорынның орталық аппаратына орындалу үшін келіп түсетін
құжаттарды екінші маршруттармен шатастыруға болмайды (мысалы, егер хатта
Кәсіпорын мүдірлеріне...). Мұндай құжаттар үшін (орталық аппаратына
орындалу үшін келіп түсетін құжаттар) жауапты орындаушы болып кәсіпорынның
мүдірі немесе оның көмекшісі болып табылады [13]. Екінші маршрут бойынша
өтетін құжаттар үшін жауапты орындаушы болып орта дәрежедегі басшы болады,
ал мүдірлер тек жұмыстың шешімін ғана бақылайды.
Тәжірибеден көріп отырғанымыздай екінші сұлба бойынша өтетін жұмыстар
ғана ірі кәсіпорындардың канцелярияларының бақылауынан өтеді. Бірінші
сұлба бойынша өтетін жұмыстар әдетте тұрып қалады, сонымен қатар өңделу
кезінде жоғалып кетуі де мүмкін. Егер болашақта мүдірлердің біреуіне осы
жұмыс туралы мәлімет қажет болып қалған жағдайда канцелярияда проблемалар
туындауы мүмкін.
4.2 сурет Кірістік құжатты тікелей өңдеу
Канцелярияның көптеген проблемалары құжатты толық өңдеу жолын емес,
тек жауапты орындаушыларды ғана бақылауға міндетті болуынан болады.
Құжаттарды толық өңдеу жолы бөлімнің құжатайналым ұйымының жүйе деңгейінде
немесе арнайы іс қағаз жүргізу деңгейінде бақыланады (канцелярияның
құжатайналым жүйесінің автоматтандырылған байланысын қарау қажет).
Жоғарыда кәсіпорынның орталықтандырылған канцеляриясының жұмысына
сипаттама берілді. Ірі кәсіпорындарда құжатайналымы жоғары болған кезде
канцелярия жұмысы орталықтанған принципі бойынша құрылуы мүмкін.
Кәсіпорынның әр бөлімшесі өзіне тиісті корреспонденция бөлімін алады.
Кірістік корреспонденция номері тізімді номерленеді (кім бірінші номерді
алды т.с.с) немесе кірістік құжат номеріне бөлімшелер номері еңгізіледі,ал
номерлеу әр бөлімшеде әр түрлі жүргізіледі. Шығыстық корреспонденция
әрқашан бір жолмен өтеді [15].
4.3 сурет Мүдірдің бақылауымен құжатты өңдеу сұлбасы
Кірістік құжаттарды орталықтанған түрде қабылдау дүние жүзінде
таралған. Тimes газетін мысалға ретінде келтіруге болады. Сексенінші
жылдардың соңында халықтың хаттарын өңдеу бөлімінің реорганизациясы кезінде
(ол да канцелярия болып табылады, бірақ арнаулы канцелярия)
корреспонденцияны бөлшектеудің көптеген жұмыстары Ұлыбритандық хаттамаға
берілді. Бұл мақсатқа жету үшін газет басшылары корреспонденцияны бірнеше
абоненттік хат жәшіктері арқылы қабылдады (бұрын барлық корреспонденция
үшін бір мекен-жай болды). Екі жылдық колданудан кейін мекен-жайдағы
қателіктер (басқа мекен-жайға жіберу) тек 2%-ды ғана құрайтыны анықталды.
Мұндай ұйымдастыру кірістік корреспонденцияны өңдеу бөлімшесінің
қызметкерлерін екі есе қысқартуға мүмкіндік берді (немесе 6 есе бәсекелеспе
вариантымен салыстырғанда). Канцелярияның жұмысында халықтың хаттарымен
жұмыс істеу ғана жетілмей тұр. Көптеген жағдайларда бұл жалпы іс жүргізуге
қатысты. Айрықшаланатындар қатарына тек хатпен жұмыс істеу олардың негізгі
өндірістік қызметі болып саналатын ұйымдар жатады (теледидар,радио
компаниялары, газеттер, журналдар, ақпараттық агенствалар және т.б).
Халықтың құжаттарын өңдеу кезінде басқа түрлі классификаторлар қолданылады.
Хаттардың атрибуттары бойынша айқарма статистикасы маңызды болып табылады.
Ол Ресейдің Мемлекеттік теледидар, радиосының Корреспонденцияны өңдеудің
автоматтандырылған жүйесін әзірлеу тәжирибесіне негізделеді. Бұрындағыдай
мақсатты іске асырмаса да бұл жүйе әрі қолданылып жүр. Ірі мемлекеттік
ұйымдарда халықтың хаттарын есепке алынады және олардың орындалуы қатаң
бақыланады (мысалы, Украинаның Мемлекеттік банкі). Көріп отырғанымыздай
халықтың хаттарын өңдеу әлі де зертеуден өту керек.
Құжатайналым көлемін бағалау
Бұл пункт өте қысқа болып келеді. Мұнда әр түрлі ұйымдар үшін
корреспонденцияның көлемін бағалау келтірілген. Мысал үшін Украинаның
Мемлекеттік банкысы арқылы бір жылда: 16 мың кірістік құжат (одан басқа
банктың бөлімшелеріне орталықтанған 8 мың құжат келіп түседі.), 25 мың
халықтың хаты, 24 мың шығыстық құжат өтеді. Канцелярияның өзінде құжаттар
туралы мәлімет тізімі құжаттың 90% үшін үш жыл, ал қалған 10% бес жыл
сақталады. Құжаттардың текстері канцелярияда келесі жылдың соңына дейін
сақталады, содан кейін олар архивке ұзақ жыл бойы сақталу үшін беріледі
[17]. Өкінішке орай бұл ұйымдардағы құжаттардың түр бойынша бөлімшесі
белгісіз. Бірақ кірістік және шығыстық құжаттар шамамен тең үйлескен деп
айта аламыз.
Осындай көлемді құжаттарды сақтауға арналған мәліметтер базасын
қарастырайық. Құжаттың карточкасы дискте 2 Кб (бұл сан DOCS Open
құжатындағы карточкаға сай келеді) орын алады және сонымен қатар 1Кб орынды
оның индексі алады. Осылайша бір құжат үшін дискте мәліметтерді сақтау үшін
3 Кб дисктік кеңістік қажет. Ірі кәсіпорындарда жылына 50-100 мың құжат
жиналса және де құжаттың карточкасы үш жыл бойы сақталса, онда 150-300 мың
құжатты сақтау үшін 0.5-тен 1 Мб-қа дейін орын қажет болады. Конструкторлық
құжаттама үшін бұл сандар бірнеше есе асып түседі. А4 форматты текстік КҚ
шамамен 30 Кб, сызбалық – 200Кб, бланкформа – 300Кб, сканерден сурет 1 Мб.
КҚ комплектісі компьютер сияқты құрал үшін А4 форматты 500 бетті текстік
КҚ, 2000 бетке дейінгі формат А4ті сызбалық КҚ, 100 бланк, 100 құжат
сканерден алынған суреттен тұрады. Ал кәсіпорында әр түрлі стадиядағы осы
сияқты 50 бұйым болуы мүмкін. Сонымен қоса БД нормативті-техникалық және
анықтамалар бойынша (МЕСТ, нормалар, анықтамалар ...) олардың жалпы көлемі
А4 форматты тексті-графикалық 500000 беттен тұрады (А4 форматты бір бет
үшін 100 Кб). Қарапайым есептеулерден келесіні көріп отырмыз: жұмыс істеп
тұрған бір жұмыс үшін құжатайналымды өңдеуге 80,5 Гб шамасында орын қажет.
Мәліметтің алатын орынын есептеу кезінде форматтар мен спецификациялар
модернизиацияланатынын естен шығармау керек, себебі файл көлемі
модернизацияланудан кейін үлкейеді. Ірі кәсіпорындарда құжатайналымы және
жұмыстық мәліметтерінің көлемі үлкен болғандықтан онда бірнеше терабайтты
көлем жиі кездеседі.
Істелінген жұмыс бойынша есеп беру
Есеп беру жұмыстың нәтижесі болып табылады. Олар кәсіпорын басшыларына
кәсіпорындағы құжаттар ағымы туралы мәлімет береді [19]. Есеп беруді екі
үлкен томқа бөлуге болады:
• Оперативті. Олар әр күн сайын немесе әр айда беріледі. Олардың негізгі
мақсаты-оперативті басқару үшін мәліметтің объективті көрінісін алу.
• Аналитикалық. Кәсіпорындағы құжатайналымның жалпы көрінісін анализдеу
үшін арналған. Бұл топтағы есеп беру периоды-ай, квартал, жартыжыл,
жыл.
Негізгі есеп берулерді қарастырайық.
Оперативті есеп берулер
Есеп берудің бұл түрі кәсіпорынды оперативті басқару үшін мәлімет
алуға арналған. Олар әр түрлі кезеңдерге жасалынады, яғни бір күннен бастап
бір жұмаға дейін. Олардың негізгі мазмұны: жұмыс реті-жақын арада
аяқталатын жұмыстар, есеп беруді алатындар-кәсіпорынның басшылары және
жауапты орындаушылар. Есеп берулер жиынтық және жеке болады. Жеке есеп
берулер белгілі-бір адамның құзіретінде болатын жұмыстардың жиынтығы.
Жиынтық есеп беру берілген уақыт мерзімінде аяқталып қалған жұмыстардың
тізімі (әр түрлі белгісіне байланысты бөлінген бөлімшелер де болуы мүмкін).
Жиынтық есеп берулер кәсіпорын басшысына немесе канцелярияны басқарушы
адамға іс қағаздарды жүргізу процесін жалпы түрде бақылау үшін беріледі.
Жеке есеп берулер тікелей орындаушыларға немесе бақылаушы тұлғаға
беріледі [21]. Есеп берулерді қарастырғанда оларды топтастыру ісі
жүргізілмейді (бірақ іс-жүзінде арнайы фильтрлерді қолданған кезде есеп
берулер аз болуы мүмкін. Әр оперативті есеп беруде жұмыстың аяқталу
мерзімінің интервалын беретін фильтр болу қажет. Осы фильтрдің нәтижесі
есеп берудің бас тақырыбында көрсетілшен.
Орындаушылардың жұмыстарының аяқталуы
• Ұйымның бөлімшелері бойынша есеп берулер
• Контраген бойынша есеп берулер
• және т.б
Аналитикалық есеп берулер
Аналитикалық есеп берулер істелінген жұмыстар жайлы мәлімет береді.
Есеп берулердің стандартты түрлері болса да, әр ұйым есеп берудің өзіндік
формасына ие болғысы келеді (сонымен қатар матрицалық). Бұл есеп берулер
кәсіпорынның жұмысын келешекте жобалау үшін, номенклатураны анализдеу үшін
және т.б арналған. Аналитикалық есеп берулер кәсіпорынның әр түрлі
құрылымдық бөлімшелері арқылы беріледі [23]. Есеп берулер кәсіпорынның
белгілі-бір уақыт мерзіміндегі жұмысы жайында көрініс беру керек. Яғни есеп
беру фильтріне-уақыт анализі параметрін еңгізу қажет. Онда ерікті уақыт
интервалын немесе тіркелген және түсінікті уақыт интервалын беруге болады:
• ай (ай және жыл көрсетіледі).
• квартал
• жылдық
Аналитикалық есеп берулер аз беріледі. Оларды жеке баспа ретінде
рәсімдейді және олар барлық кәсіпорындарда таралады. Осыған байланысты
рәсімдеу сапасына байланысты оларға жоғары талап қойылады. Жалпы жағдайда
олар кәсіпорын логотиптерінен және тағы басқа графикалық символикалардан
тұруы қажет. Осындай есеп берулердің мысалдары:
• Орындаушылар бойынша орындалған құжаттар
• Контрагенттер бойынша орындалған құжаттар
• Номенклатура бойынша орындалған құжаттар
Құжатайналымның автоматтандырылған жүйесінің байланысы
Ірі кәсіпорынның құжаттарды жүргізу бөлімі құжаттайналымның орталық
бөлігі болып табылады, бірақ құжатайналым мұнымен тоқталмайды. Ол кәсіпорын
бөлімшесінің құжатайналымымен, шешімді қабылдауды қолдайтын жүйемен және
кәсіпорын архивімен тығыз байланысты. Жалпы жағдайда кәсіпорынның
құжатайналымының автоматтандырылған жүйесін орталық жүйе деп қарастыруға
болады. Оның мақсаты құжатайналымның басқа жүйелерін координациялау [25].
Құжаттарды жүргізу бөлімімен кәсіпорынның архиві бір деңгейде тұрады, ол
ұзақ сақталатын құжаттарды жинау үшін және оларды іздеу үшін арналған.
4.5 Құжаттар архиві және олармен жұмыс істеу реті
Динамикалық және статикалық архив
Архив деген сөзді естіген кезде шаңға батқан папкалардан тұратын
ұзын ретті стеллаждар деген көрініс туады, бірақ архив ол-тұрақты,
қозғалыссыз деген түсінікті береді. Іс жүзінде бұл архивтің бір түрі ғана-
ұзақ сақталатын архив немесе статикалық. Осындай архивте шығарылған өнімнің
тіркелген құжаттары сақталады.
Сонымен қатар көп жағдайларда тіркелмеген құжаттарды сақтаудың маңызы
зор. Мұндай қажеттілік бірнеше себептерден пайда болады.
Бір құжатқа бірнеше қызметкерлердің қол жеткізе алуы. Топтық жобалау
кезінде ол міндетті жағдай болып табылады.
Қарастырылатын құжаттарды орталықта сақтау, яғни кәсіпкерлік
шпионаждан кәсіпорынның мәліметтерін қорғау және кезінде қажет болатын
талаптар.
Құпия режимі. Құпия құжаттар жұмыс біткен соң олардың даяр болу
дәрежесіне қарамастан архивке жіберілуі тиіс.
Архивтағы тіркелмеген құжаттар ылғи өзгеріп отырады. Көріп
отырғанымыздай уақытша сақтау немесе динамикалық архив туралы айтылып тұр.
Кәсіпорынның техникалық құжаттамаларын басқару жүйесі статикалық және
динамикалық архивті ұйымдастыра алу керек. Енді осындай жүйе туралы
айтылады:
4.4 сурет Құжаттарды жүргізу және ұйым бөлімшелерінің байланысы
Кәсіпорынның электронды архивінің тиімді жұмысы үшін техникалық
құжаттама қызметінің клиенттік жұмыс орындарын ғана емес, сонымен қатар
архивпен (мәліметтерді қажет ететіндер және құжаттарды уақытша архивте
сақтауға жіберетіндер) ақиқат жұмыс істейтін барлық қызметкерлерді
байланыстыру қажет.
Кәсіпорынның электронды архивінің сұлбасын құру.
Нақты іске асыруға байланысты архивті жүйені құру кезінде көбінесе
екі және ... жалғасы
Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.
Ұқсас жұмыстар
Пәндер
- Іс жүргізу
- Автоматтандыру, Техника
- Алғашқы әскери дайындық
- Астрономия
- Ауыл шаруашылығы
- Банк ісі
- Бизнесті бағалау
- Биология
- Бухгалтерлік іс
- Валеология
- Ветеринария
- География
- Геология, Геофизика, Геодезия
- Дін
- Ет, сүт, шарап өнімдері
- Жалпы тарих
- Жер кадастрі, Жылжымайтын мүлік
- Журналистика
- Информатика
- Кеден ісі
- Маркетинг
- Математика, Геометрия
- Медицина
- Мемлекеттік басқару
- Менеджмент
- Мұнай, Газ
- Мұрағат ісі
- Мәдениеттану
- ОБЖ (Основы безопасности жизнедеятельности)
- Педагогика
- Полиграфия
- Психология
- Салық
- Саясаттану
- Сақтандыру
- Сертификаттау, стандарттау
- Социология, Демография
- Спорт
- Статистика
- Тілтану, Филология
- Тарихи тұлғалар
- Тау-кен ісі
- Транспорт
- Туризм
- Физика
- Философия
- Халықаралық қатынастар
- Химия
- Экология, Қоршаған ортаны қорғау
- Экономика
- Экономикалық география
- Электротехника
- Қазақстан тарихы
- Қаржы
- Құрылыс
- Құқық, Криминалистика
- Әдебиет
- Өнер, музыка
- Өнеркәсіп, Өндіріс
Қазақ тілінде жазылған рефераттар, курстық жұмыстар, дипломдық жұмыстар бойынша біздің қор #1 болып табылады.
Ақпарат
Қосымша
Email: info@stud.kz