Құжаттар құндылығы


Кіріспе ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...3

I. Құжаттарды ғылыми.техникалық өңдеу жұмыстары ... ... ... ... ..4
1.1 Құрылымдық бөлімшелерде құжаттар құндылығын сараптау ... ... ... ...4
1.2 Құжаттардың құндылығын сараптауды ұйымдастыру жөніндегі ұсынымдар ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...7
1.3 Құжаттардың құндылығын сараптаудың принциптері мен критерийлері ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .9
1.4 Құжаттардың құндылығын сараптау нәтижесі рәсімдеу ... ... ... ... ... .13

II Электронды құжаттар құндылығын сараптау ... ... ... ... ... ... .14
2.1 Құндылық сараптамасының заманауи теориялары ... ... ... ...14
2.2 Функциональды тәсілі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...15
2.3 Деректану және ақпаратты тәсіл ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...18

Қорытынды ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..24
Қолданылған әдебиеттер тізімі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .26
1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Поктическое пособие. Москва 2009 г
2. Андреева В.И. Делопроизводство АО“Бизнес – школа” “ Интел – син-тез” Москва 2000г
3. Арнольдов А.И “ Информация – глобальная ценность XXI века
Москва 2004г
4. Главное архивное управление при совете министров. Труды Вниидад Том IV часть 1 Москва 2000г
5. ГОСТ 6.10.1 – 88 Унифицированные системы документации
Основные положения . М, издательство стандартов 2010г
6. Документоведение- Краснадор 2005 г.
7. З.В Крайская “Архивоведение ” Мосва 2006 г
8. “ Кадрлық құжаттама ” Құрманова Б.Ж. Ақтөбе 2015 ж
9. Комплектование документов и экспертиза их ценности. В.В. Цаплин Информационный анализ ценности документов и комплектование ЦТА их материалы научной конференцій. Москва 2000 г
10. З.П.Ходоков, В.В.Цаплин. Системо-норманивно-методических посо-бий по экспертизе ценности документов. Материалы научной конферен-ций. Москва 2000г. 125-148стр.
11.Комплектование документов и экспертиза их ценности. М.Х.Абилова, некоторые вопросы улучшение качественного состава фондов. Материалы республиканской научной практической конференций. Алматы 1978. 85-90стр.
12 омплектование документов и экспертиза их ценности. С.Е.Черных о методике отбора на госхранение документов л/п. Алматы 2001г. 77-84стр.
13 Комплектование документов и экспертиза их ценности.
14 Организационно – методическая помощь ведомственным слу-жбам.”Сов архивы ” 3, 2002г 52стр.
14. Кушнаренко Н.Н “Документоведение” Киев 2011г
15. ҚРМСТ 1037-2001 “ Іс жүргізу және мұрағаттық іс терминдер мен анықтамалар” Астана 2001ж.
16. Ларысов Н.С “ Документоведение “ Москва 2015г.
17. Левнин В.А “Факторное регулирование ценности информаций управленческих документов. Москва 2000г.
20. Организация работы архивном учереждений. Ведомость архивами. Москва 2009г. 56-71стр.
21. Правила. Работы с научно- технической документацией в органи-зациях и на предприятиях. Москва 2007г 46 стр.
22. Садирова К.К. “Құжаттану ” Ақтөбе 2014ж.

Пән: Іс жүргізу
Жұмыс түрі: Курстық жұмыс
Көлемі: 24 бет
Бұл жұмыстың бағасы: 500 теңге


Мазмұны
Кіріспе………………..............…………………………………….3
I. Құжаттарды ғылыми–техникалық өңдеу жұмыстары..................4
1.1 Құрылымдық бөлімшелерде құжаттар құндылығын сараптау….........…4
1.2 Құжаттардың құндылығын сараптауды ұйымдастыру жөніндегі
ұсынымдар……………………………………………………...........…………7
1.3 Құжаттардың құндылығын сараптаудың принциптері мен
критерийлері…………………………………………………………...........….9
1.4 Құжаттардың құндылығын сараптау нәтижесі рәсімдеу……...........….13
II Электронды құжаттар құндылығын сараптау…….............…...14
2.1 Құндылық сараптамасының заманауи теориялары…............14
2.2 Функциональды тәсілі………………………………..........…..15
2.3 Деректану және ақпаратты тәсіл……………………...........….18
Қорытынды...................................................................
...................24
Қолданылған әдебиеттер
тізімі.....................................................26
Кіріспе
Мұрағат – бұл тарихи құжаттарды сақтайтын өткен өмірдің ескерткіші
болып табылады. Сондықтан құжаттарды топқа бөлу, құндылығын тексеру,
сараптау, сақталу мерзімін белгілеу және іздеген құжаттарды мұрағаттан таба
білу, топтарын, салаларын айыру мұрағат қызметкерінің немесе іс қағаздарын
жүргізушінің негізгі жұмысы болып саналады. Осы бір үлкен маңызды жұмыс
кезінде мұрағат қызметкерлерінен сауаттылық талап етіледі. Сол себепті
қызметкер білімді де өз ісін жетік білетін маман болуы қажет.
Зерттеудің мақсаты мұрағатта құжаттардың құндылығын сараптау,
мұрағатта құжаттарды пайдалану және сақтау мәселелерін қамтитын қызмет
саласы екенің анықтау. Осы бағытта жұмыстын алдына қойған мынандай
міндеттері бар:
- құрылымдық бөлімшелерде құжаттар құндылығын сараптау;
- құжаттардың құндылығын сараптаудың принциптері мен критерийлері;
- құндылық сараптамасының заманауи теориялары;
- функционалъдық тәсілі
Курстық жұмыстың теориялық және практикалық құндылығы:
Мұрағаттағы құжаттардың құндылығын сараптау – оларды сақтау үшін іріктеу,
және бағалау мақсатында құжаттарды оқу болып есептеледі.
Курстық жұмыстың әдісі мен құрылымы: Тақырыптың ерекшелігіне
байланысты жұмыста талдау, салыстыру және жинақтау әдістері
қолданылады.Курстық жұмыстың құрылымы: кіріспеден, тарау, қорытынды мен
қолданылған әдебиеттер тізімінен тұрады.
Жұмыс негізінен көптеген авторлардың Н.Н Кушнаренко, З.П. Ходоков,
В.В. Цаплиннің еңбектері мен қатар аударма жұмысына байланысты жазылып
ашылады.
I.ТАРАУ ҚҰЖАТТАРДЫ ҒЫЛЫМИ-ТЕХНИКАЛЫҚ ӨҢДЕУ ЖҰМЫСТАРЫ
1.1 ҚҰРЫЛЫМДЫҚ БӨЛІМШЕЛЕРДЕ ҚҰЖАТТАР
ҚҰНДЫЛЫҒЫН САРАПТАУ
Ұйымды қайта ұйымдастыр (тарату) процесі басталысымен оның
құрылымдық бөлімшелері (егер олар болмаса – ұйым қызметінің тиісті
бағыттары бойынша лауазымдық тұлғалар) жедел түрде және бәрі бір
мезгілде мынадай құжаттарды іріктеу мен құндылығын сараптау
процедурасын бастауға тиіс;
1) Қзақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры құрамына жататын құжаттар
(яғни тұрақты сақталатын құжаттар);
2) Жеке құрам бойынша құжаттар;
3) Уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын құжаттар;
4) Уақытша (10 жылға дейін) сақталатын құжаттар;
Құндылық сараптамасы мен іріктеу шаралары құжаттарды ұйымның
ведомстволық (жекеменшік) мұрағатына тапсыру үшін жүргізіледі.
Осымен қатар мыналар тексеріледі:
1. Іс тақырыбының ондағы құжаттар мазмұнына сәйкестігі;
2. істегі құжаттардың ресімделуі мен топтастырылуының дұрыстығы;
3. істердің дұрыс ресімделуі;
4. Құндылық сараптамасын жүргізу процесінде тұрақты сақтаудағы
және жеке құрам бойынша істерден мыналар алынады;
5. құжаттардың екінші және одан кейінгі даналары;
6. шимай жазбалар, құжаттардың куәландырылмаған көшірмелері;
7. заң күші жоқ ресми құжаттар;
8. іске қатысы жоқ құжаттар:
Металл және пластмасса бекіткіштері (түйреуіштер, қысқыштар)
Уақытша 10 жылдан жоғары және уақытша 10 жылға дейін сақталатын істерден
тек металл және пластмасса бекіткіштер ғана алынады.
Тұрақты , уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын және жеке құрам
бойынша істерге қосылған құжаттардың сақталуы мен орналасу ретімен бекіту
мақсатында куәландырғыш жазбалар мен ішкі тізімдемеден басқа парақтардың
бәрі айқара ашылып нөмірленеді. Нөмірлер жинақтамалы ретпен араб цифрлары
бойынша, парақтың оң жақ жоғары бұрышына мәтіндерді баспай графикалық
жұмсақ қара қарандаш арқылы жазылады. Парақтарды нөмірлеуге сияны, шарикті
авторучканы, фломастерлерді және түрлі түсті қарандаштарды пайдалануға
рұқсат етілмейді.
Куәландыру жазбалары түскен парақ (парақтар) нөмірленбейді.
Істегі құжаттардың ішкі тізімдемелік парақтар дербес нөмірленеді.
Бірнеше томнан немесе бірнеше бөлімнен тұратын істердің
парақтар да әр том (бөлім) бойынша өз алдына дербес қойылады.
Істе дербес парақ ретінде көрінетін фотосуреттер, чертеждер,
диаграммалар мен өзге де иллюстрациялық және өзіндік ерекшеліктері болады
құжаттар сыртқы бетінің сол жақ жоғарғы бұрышынан нөмірленеді.
Бүктелген парақ жазылып, нөмір оның оң жақ жоғарғы бұрышына қойылады.
Сонымен қатар бір жиекке жапсырылған кез келген форматта парақтар бір ғана
парақ ретінде нөмірленеді.
Бүктеліп ортаға жапсырылған парақ қайта тіркеуге жатады және бір ғана
параққа есептеледі.
Ұйым басшысының құжатқа арналған бұрыштамасы бар парақ жалпы
жинақтау реті бойынша нөмірленеді.
Біржолата желімделген құжаттары (үзінділер, көшірмелер, фото, суреттер т.
б) бар парақ бір ғана парақ ретінде есепке алынып белгіленеді. Егер құжатқа
бір шетінен өзге құжаттар (үзінділер, мәтінге салынатын толықтырмалар,
аудармалар т.б) желімделген болса, одан әр құжатқа жеке-жеке дербес
нөмірлер беріледі.
Іске тігілген конверттердің ішінде құжаттар болса, алдымен
конверт, сонан соң ондағы әр құжат жеке-жеке нөмірленеді.
Іске тігілген құжаттардың өзіндік парақ нөмірлері болса (баспа
өнімдері де), оларға жалпы жинақтау ретімен қайта нөмір беріледі, егер
ретке сәйкес келсе, өз нөмірлері қалдырылады.
Іске нөмірленген 250 парақтан артық салуға болмайды. Егер іс бұл
параметрден асатын болса, томдарға бөлініп, олар дербес нөмірленеді.
Уақытша (10 жылға дейін) сақталатын істердің парақтарын
нөмірлемесе де болады.
Құжаттардың құрндылығына сараптама жасау барысында істердің бары жоғы
және мұқабаларына мына деректемелердің қаншалықты дұрыс түсірілгені
тексеріледі.
1) жоғары тұрған органның ресми атауы және ұйымның ресми атауы;
2) ұйым орналасқан елді мекен атауы;
3) ұйым құрылымдық бөлімшесінің (қызмет бағытының) атауы;
4) іс тақырыптары;
5) істер номенклатурасы бойынша іс индексі;
6) істердің сақталу мерзімдері.
Тексеріп болған соң іс мұқабаларына қосымша деректемелер салынады:
1) істің (томның, бөлімнің) бірінші және соңғы парақтарын тіркеу (реттік)
нөмірлері;
2) іс (том, бөлім) құжаттарының шектік мерзімдері;
3) іс (том, бөлім) парақтарының саны;
4) мұрағат қорының, тізімдемелердің, істердің нөмірлері.
Тұрақты сақталатын іс мұқабаларының жоғарғы бөлігінен бұл іс кейін
барып түсетін мемлекеттік мұрағат ресми атауын жазуға орын қалдырылады.
Уақытша (10 жылға дейін) сақталатын іс мұқабаларына қосымша
деректемелерді қоймаса да болады.
Сараптамадан өтіп, тақырыптары құрылымдық бөлімшелердің (қызмет
бағыттарының) тиісті істер тізімдемесіне ендірілген істер скоросшивательге
айрықша берік жіппен төрт жерден тесіп тігіледі немесе барлық құжаттардың
мәтіндерін, даталарды, визаларды және бұрыштамаларды еркін оқуға болатындай
етіп түптеледі.
Уақытша (10 жылға дейін) сақталатын істерді тікпесе де болады.
Ғылыми – тарихи, мәдени, көркемдік және басқа да сипаттары
бойынша айрықша құнды құжаттардан тұратын тұрақты сақтаудағы істер
байламасы бар үш клапанда жабық қатты папкілерде немесе картон қаптамаларда
(қораптарда, құндақтарда) сақталады.
Мемлекеттік ұйымдарда құжаттау мен құжаттаманы басқарудың
типтік ережелерінде (2003 жылы 2 маусымда берілген мемлекеттік тіркеу
нөмірі - 2331) аяқталған істерді ведомстволық мұрағатқа тапсыру үшін
әзірлеу кезінде жасалатын құжаттар құндылығына сараптама қорытындысы.
1.2 ҚҰЖАТТАРДЫҢ ҚҰНДЫЛЫҚТАРЫН САРАПТАУДЫ ҰЙЫМДАСТЫРУ ЖӨНІНДЕГІ
ҰСЫНЫМДАР
Ғылыми – техникалық құжаттамалардың құндылықтарын сараптау үшін
мекемелерде басшының бұйрығымен тұрақты қызмет ететін сараптама комиссиясы
құрылады. Сараптау комиссиясының (СК) құрамына жетекші мамандар және тиісті
мемлекеттік мұрағаттың өкілі кіреді.
Басшының орынбасарларының бірінен, бас инженер немесе бас
конструктор, төраға тағайындалады.
Комиссия мүшелері комиссия құрамында жұмыс жүргізу үшін уақытты
жоспарлайды.
Сараптау комиссиясының мүшелері сондай-ақ, инновациялық
жобалардың ғылыми – техникалық деңгейін және бәсекеге қаблеттілігін
бағалауға қатысады.
Сараптау комиссиясының мүшелері өз жұмысында Қазақстан
Республикасының «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Заңды және
сақтау мерзімдері көрсетілген құжаттардың типтік және ведомстволық
(салалық) тізбелерін, ұйымның СК жөніндегі ережені басшылыққа алады.
Ұйымның сараптау комиссиясының жұмысы, әр ұйымда жасалатын тұрақты қызмет
ететін сараптау комиссиясы туралы ережемен реттеледі, ол Қазақстан
Республикасының орталық мемлекеттік мұрағатымен, жергілікті атқару
органымен келісіліп, ұйым басшысы бекітеді. Құндылықтарды сараптау
жөніндегі жұмыстарға құрылымдық бөлімшелердің мамандары, ал қажет болған
жағдайларда – мемлекеттік мұрағаттың мамандары да жұмылдырылады.
Ұйымның СК, құжаттардың тізбелерін, тізімдерін, жоюға бөлу
туралы актілерді мемлекеттік мұрағатқа келісуге және бекітуге беру
туралы қарастырады және шешім шығарады.
Сараптау комиссиясының мәжілісі қажетті шегіне қарай өткізіледі,
алайда жылына кемінде екі рет өткізілуі тиіс. Шешімдер көпшілік дауыспен
қабылданып, сараптау комиссиясының мәжілісі хаттамаланады.
Мемлекеттік сақтауға тапсырылуы тиіс ғылыми – техникалық құжаттамалардың
тізбелерін жасау.
Ғылыми – зерттеу және патенттік құжаттамаларды қоспағанда, ғылыми
– техникалық құжаттамалардың құндылығын сараптауды, ұйымның сараптау
комиссиясы екі кезеңмен жүзеге асырады.
Бірінші кезеңде өнеркәсіп өндірісі бұйымдарының және технологиялық
процестердің жобаларын, жоспарлау және күрделі құрылыс нысандарын таңдау
жүргізіледі, осылар бойынша ғылыми – техникалық құжаттамалар тұрақты
мемлекеттік сақтауға тапсырылуы тиіс. Тұрақты мемлекеттік сақтауға
жатқызылатын ғылыми – техникалық құжаттамалардың тізбесін жасау –
жұмыстардың түпкілікті нәтижесі болып саналады.
Тұрақты мемлекеттік сақтауға тапсырылуы тиіс ғылыми – техникалық
құжаттамалардың тізбесін, әзірлеуші – ұйымның сараптау комиссиясы, ұйымның
қызметі басталған кезеңнен бастап белгілі бір уақыт кезеңіне жасайды.
Тұрақты мемлекеттік сақтауға тапсырылуы тиіс ғылыми – техникалық
құжаттамалардың тізбесін, сондай-ақ осы ұйымда сақталған, негізін қалаушы-
ұйымның құжаттамалары да қосылады.
Ғылыми – техникалық құжаттамалардың тізбесі бес жылда бір рет
жасалады.
Тұрақты мемлекеттік сақтауға тапсырылуы тиіс ғылыми – техникалық
құжаттамалар тізбесіне қосылған бұйымдарды, жобаларды жүйелеу –
хронологиялық, тақырыптық, тақырыптық –
хронологиялық белгілері бойынша жүзеге асырылады.
Ғылыми – техникалық құжаттамалардың тізбесіне ұйымның сараптау
комиссиясының мүшелері қол қойып , ұйым басшысы бекітеді және тиісті
жергілікті атқару органына, Қазақстан Республикасының орталық мемлекеттік
мұрағатына бекітуге ұсынылады. Оған ұйымның сараптау комиссиясы
мәжілісінің хаттамасы немесе сараптау комиссиясының мәжіліс хаттамасынан
көшірме қосылады.
Жергілікті атқару органының, Қазақстан Республикасының орталық
мемлекеттік мұрағатының СТК бекіткен соң, тізбенің бір данасы ұйымға
қайтарылады, ал басқасы тиісті мемлекеттік мұрағатта қалады.
1.3 ҚҰЖАТТАР ҚҰНДЫЛЫҒЫН САРАПТАУ ПРИНЦИПТЕРІ МЕН КРИТЕРИЙЛЕРІ
Ұйымды қайта ұйымдастыру (тарату) кезінде «Ведомстволық мұрағаттар
жұмысының негізгі ережелері» (24 қаңтар 2004 жыл) нормаларына сәйкес
ведомстволық (жекеменшік) мұрағатта құжаттардың құндылығын сараптау және
оларды өңдеу жұмыстарына байланысты жоспардан тыс (шұғыл) шара өткізіледі.
Құжаттар құндылығына жасалатын сараптама қазіргі кезде мынадай
принциптерге негізделген
1) Историзм (тарихи даму тұрғысынан бағалау)
2) Бағаның кешенділігі
3) Бағаның жан – жақтылығы
Құжаттар құндылығын айқындау кезінде бұл принциптер теңдей дәрежеде
қолданылады.
Историзм принципі әрбір құжатты белгілі бір тарихи дәуірдің өнімі
ретінде қарастыруды және оны қазіргі заман тұрғысынан ғана емес, сонымен
бірге келешек тұрғсысынан да бағалауды талап етеді.
Бағалаудың кешенділік принципі құжаттар құндылығына сараптаманы
әр құжатқа дербес емес оларды бір-бірінен бөлектемей бәріне тұтас жүргізуді
қажет етеді. Өйткені олар нақты бір ұйымның ұйым , ұйым құрылымдық
бөлімшелерінің (қызмет бағыттарының ) әрекеті барысында түзілген біртұтас
дүние.
Бағалаудың жан-жақтылық принципіне сәйкес құжат мазмұнын
әртүрлі аспектілердуе (ғылыми, тарихи, саяси, экономикалық, әлеуметтік
мәдени және т. б) қарастыру керек. Ол зерттеу бағытында тарихи дереккөз
ретінде қолданылуы мүмкін.
Сонымен қатар құжат мәніне әсер ететін барлық факторлар (тілі,
материалдық негізі, белгілерінің болуы т.б) ескерілуі шарт.
Жоғарыда аталған принциптер құндылық сараптамасын жүргізу кезінде
құжаттың шығу тек мазмұны, сыртқы ерекшеліктері секілді критерийлермен
бірге кешенді түрде қолданылады.
Құжаттың шығу тегі жөніндегі критерийге мыналар жатады
1) Ұйымның мемлекеттік басқару жүйесі мен нақты бір саладағы рөлі және
орыны, атқаратын міндеттері мен функцияларының мәні;
2) Құжаттың жасалған уақыты мен орыны.
Құжаттар мазмұны критерийіне жататыңдар
1) Құжатта сипатталған оқиғаның (көріністің, нәрсенің) мәні;
2) Құжат ақпаратының мәні, оның өзге құжаттарда қайталануы, мақсатты
бағдары, құжат түрі.
Құжаттың сыртқы ерекшеліктері критерийіне жатады
1) Құжаттың заңдылығы (қол қойылып, мөр басылуы)
2) Резолюциялардың, визалардың, белгілердің т.б болуы;
3) Құжаттағы мәтіннің берілу ерекшелігі;
4) құжат түсірілген материалдық негіз ерекшеліктері;
5) құжаттың физикалық жай-күйінің ерекшелігі.
ұйымның әрбір құрылымдық бөлімшесіне мынадай тізімдемелер дайындау міндеті
қарастырылған
1) тұрақты сақталатын істердің тізімдемесі;
2) жеке құрам бойынша істердің тізімдемесі;
3) уақытша (10 жылға дейін) сақталатын істердің тізімдемесі.
Қзақстан Республикасының ҚР СТ 1037-2001 « Іс қағаздарын жүргізу және
мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар» мемлекеттік стандартының 4.3.8-
тарауы істер тізімдемесіне «мұрағат қорының сақтау бірліктерін есепке
алатын және олардың мазмұнын ашатын жүйеленген тізбесі бар мұрағат
анықтамалығы» деп түсініктеме береді.
Құрылымдық бөлімшелердің (қызмет бағыттарының ) істер
тізімдемесі тиісті жиынтық тізімдеме тараулары жасалғанға дейін есептік
құжат, сондай-ақ құжаттарды жылдам іздестірілуін қамтамасыз етуге арналған
ғылыми - анықтамалық аппараттың құрамдас бөлігі болып табылады.
Тізімдемелердің сапасы мен дер кезінде жасалуына ұйым
құрылымдық бөлімшелерінің (қызмет бағыттарының) басшылары жауап береді
Тиісті тізімдемелерге іс тақырыптарын енгізу негіздемесі ұйымның
істер номенклатурасы мен оны құрылымдық бөлімшелерге (қызмет бағыттарына)
арналған үзінді көшірмелері болып табылады.
Құрылымдық бөлімшелердің (қызмет бағыттарының) тізімдемелері
белгіленген форма бойынша жасалады.
Тізімдеменің сипаттамалық мақаласы мынадай элементтерді қамтиды
1) істердің (томдардың, бөлімдердің) реттік нөмірлері;
2) іс (том, бөлім) индексі;
3) іс (том, бөлім) тақырыбы;
4) іс (том, бөлім) датасы;
5) істердің (томдағы, бөлімдегі) парақтар саны;
6) істердің сақталу уақыты;
7) ескертпе
Тізімдеме жасау кезінде мына ережелер сақталуы керек;
1) істер тізімдемеге ұйымның істер номенклатурасындағыдай етіп жүйеленеді;
2) әрбір іс (том, бөлім) тізімдемеге дербес нөмірмен ендіріледі;
3) тізімдеме бағандары іс мұқабасына шығарылған мәліметтермен дәл сәйкес
келуі тиіс;
4) «Ескертпе» бағанына істің өзге құрылымдық бөлімшеге берілетіні туралы,
істің түзілім ерекшелігі жайлы, көшірмесінің бар-жоғы жөнінде,
құжаттардың физикалық жай-күйі т.б хақында жазылып толтырылады.
Тақырыптары бірдей істі қатарынан ендіру кезінде алдымен
бірінші істің тақырыбы жазылады да, сонан соң қалған барлық біртектес
істері тұсына «бұл да сондай» деп көрсетіліп отырады, іс туралы қосымша
мәліметтер болса, олар толық жазылады, әрбір жаңа парақтың басында тақырып
толығымен қайталанады.
Аяққы сипаттамалық мақаладан кейін , тізімдеме соңынан
қорытынды жазба түсіріліп, онда тізімдеме бойынша есепке алынған істердің
саны, тізімдеме бойынша істердің алғашқы және соңғы нөмірлері цифрмен әрі
жазбаша беріледі, сондай-ақ тізімдемедегі істердің нөмірлену ерекшеліктері
(істердің литерлі және қалып кеткен парақтары) көрсетіледі.
Істер тізімдемесіне ұйым құжаттамалық қызметінің басшысы виза
қояды, мұнан соң құрастырушы (бөлімшедегі іс қағаздарын жүргізуге жпуапты
тұлға) қол қойып, құрылымдық бөлімше (қызмет бағыты) басшысы бекітеді.
Тиісті істер тізімдемесі екі дана етіп жасалады ; бірі құрылымдық
бөлімшеде қалады, екіншісі – істермен бірге ұйым мұрағатына беріледі.
Құрылымдық бөлімшелердің (қызмет бағыттарының) істер
тізімдемесіне нөмірді ұйымның ведмстволық (жекеменшік) мұрағаты береді.
Ұйым құрылымдық бөлімшелерінің (қызмет бағыттарының) істер тізімдемесіне
нөмір беру кезінде істер номенклатурасындағы оның индексін пайдаланған жөн.
Уақытша (10 жылға дейін) сақталатын істер ұйымның ведомстволық
(жекеменшік) мұрағатына тиісті жылдарына тән істер номенклатурасы бойынша
тапсырылады.
Жекелеген типтік үлгілер; Бұл тарауда біз меншік пен ұйымдық-
құқықтық формалардың барлық формасындағы ұйымдар қызметі барысында
түзілетін іс тақырыптарын құрылымдық бөлімшелердегі (қызмет бағыттарындағы)
істер тізімдемелеріне ендірудің жекелеген үлгілерін келтірмекпіз.
Жеке құрам бойынша істер тізімдемесіне ұйымның бухгалтерлік
қызмет орыны арқылы жұмыскерлер бет есептерінің тақырыптары, егер ол жоқ
болса – төлемдік есеп айырысу, төлем ведомстарының тақырыптары ендіріледі.
Бет есептер болмаған жағдайда аталмыш тізімдемеге жалақы, мемлекеттік және
басқа да жеңілдіктер, қаламақылар, материалдық көмектер мен өзге де
төлемдер жөніндегі құжаттар тақырыптары жазылады. Жеке құрам бойынша
тізімдемеге міндетті түрде жеке тұлғалар (жұмыскрлер тізімдері мен
жинақтаушы зейнетақы қорына міндетті зейнеткерлік жарналарын аудару
жөніндегі төлем тапсырыстарының тақырыптары енгізіледі.
Бухгалтерлік қызмет орыны уақытша (10 жылдан жоғары) істер
тізімдемелері құрамында іс жүргізу барысы аяқталған бланкілердің, еңбек
кітапшаларының және оған салынатын қосымшалардың кіріс – шығыс есеп
журналын да тапсырады.
Тиісті жылдың істер номенклатурасы бойынша бухгалтерлік қызмет
орыны уақытша (10 жылға дейін) сақталатын мынадай құжаттарды тапсырады;
1) жұмыскерлердің есеп карточкаларына, банкідегі салымдарына жалақыларын
аудару жөніндегі құжаттар (тізімдер, өтініш-арыздар, т.б);
2) қорлардың есебі, жалақы лимиттері және олардың дұрыс бөлінуін бақылау,
артық шығын және жалақы бойынша қарыздардың есебі, жалақыдан ұстау,
кезекті еңбек демалыстарында берілетін және өзге де жәрдемақы төлемдері
туралы мәліметтер
3)орындау парақтары т.б
1.4 ҰЙЫМ ВЕДОМСТВОЛЫҚ (ЖЕКЕМЕНШІК) МҰРАҒАТЫНДА
ҚҰЖАТТАРДЫҢ ҚҰНДЫЛЫҚ САРАПТАМАСЫН ЖҮРГІЗУ ЖӘНЕ ОНЫҢ НӘТИЖЕЛЕРІН
РЕСІМДЕУ
Құндылық сараптамасын ведомстволық (жекеменшік) мұрағат
қызметкерлері тиісті мемлекеттік мұрағат өкілдерінің әдістемелік көмегі
арқылы жүргізеді.
Құжаттардың құндылық сараптамасы Қазақстан Республикасы «Ұлттық
мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» заңының 1-бабы 1-тармағына сәйкес ұйым
күші мен қаржысы есебінен жүргізіледі.
Ведомстволық (жекеменшік) мұрағатта құжаттар құндылығына
сараптама жүргізу ұйым құжаттары құрамына жасалған талдауларға сүйенеді.
Бұлардың ішінде сараптама үшін бірінші кезектегілері ұйымдық – өкімдік
құжаттар мен жоспарлық және есепке беру сипатындағы құжаттамалар болып
табылады. Осымен қатар түпнұсқа құжаттар даналары қандай құрылымдық бөлімше
(қызмет бағыттары) істерінің құрамындағы тиісті жиынтық мәліметтер бөліміне
енгізілуі керек екені нақты белгіленеді.
Ведомстволық (жекеменшік) мұрағат бойынша құжаттар құндылығын
сараптау кезінде осымен қатар олардағы ақпараттардың өзге құжаттарда
қайталану жағдайлары тексеріледі. Ақпараттары қайталанатын құжаттарды жоюға
бөлу оларды тұрақты сақтауға іріктеліп алынған құжаттармен салыстырған соң
ғана барып жүргізіледі.
Істерді мұқабаға шығарылған немесе тиісті құрылымдық бөлімшенің
істер номенклатурасына ендірілген тақырыптар бойынша ғана таңдауға жол
берілмейді.
Парақтап қарау кезінде істегі құжаттардың екінші және одан
кейінгі даналары, шимай жазбалар, құжаттардың ресімделмеген көшірмелері
құндылық сараптамасының екінші кезеңінде алынбаған жағдайда, алынуға тиіс.
Сараптама жүргізу кезінде мұқабалардың ресімделуі, іс
парақтарының нөмірленуі, сондай-ақ тиісті істердегі құжаттардың ішкі
тізімдемелері мен орынбасар парақтардың болуы тексеріледі. Барлық
анықталған кемшіліктер ұйым ведомстволық (жекеменшік) мұрағатының
қызметкерлері тарапынан ретке келтіріледі.
Құжаттар құндылығын сараптаудағы үшінші кезең қорытындысы
бойынша мынадай құжаттар жасалып, ресімделеді;
1) тұрақты сақталатын істер жиынтық тізімдемесінің тарауы
2) жеке құрам бойынша істер жиынтық тізімдемесінің тарауы
3) уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын істер жиынтық тізімдемелерінің
тарауы
4) сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акті.
II ТАРАУ ЭЛЕКТРОНДЫҚ ҚҰЖАТТАР ҚҰНДЫЛЫҒЫН САРАПТАУ
2.1 ҚҰНДЫЛЫҚ САРАПТАМАСЫНЫҢ ЗАМАНАУИ ТЕОРИЯЛАРЫ
Қазіргі кезде мұрағаттық сақтауға келіп түсіп жатқан электронды
құжаттарға сараптама жасау секілді күрделі проблема әр түрлі көзқарастар
тудырып отыр. Бұл мақала электронды құжаттарды мұрағаттық сақтауға қабылдау
кезінде олардың түпнұсқалығын анықтауға, электронды ақпараттар маңызын
бағалауға байланысты қолданылатын тәсілдердің өзіндік ерекшеліктері мен
типтік сипаты туралы мәселелерге арналды.
Қазіргі заман жаhанданған ақпараттық кеңістік заманы болып
отыр. Компьютерлік техникалар таралымы нәтижесінде ақпараттардың басым
бөлігі әртүрлі ақпарат жүйелерінде электронды формада пайда болып,
электронды формада сақталатын уақыт келеді. Міне, сондықтан да электронды
құжаттамалар мұрағатын ұйымдастыру принциптері туралы мәселе бүгінгі күні
көкейтесті мәселелердің бірі болып табылады.
Бұрынғы Одақ елдерінде қағаз негізінде құжаттар құндылығына сараптама
жүргізудің әдістемелік және практикалық мәселелері жақсы жолға қойылған.
Сақтау мерзімдері көрсетілген құжаттар тізбелерінің жүйелері бар, әрқилы
құжат түрлерін іріктеудің ережелері мен ұсынымдары әзірленген, ұйымдар мен
мемлекеттік (ұлттық) мұрағаттарда сараптама комиссиясы және сараптама –
тексеру комиссиялары жұмыс істейді. Бұл комиссиялар мұрағаттық тізімдемелер
мен істер номенклатураларын қарастырады. Бір ескерілетін жәйт, жақын
араларға дейін электронды құжаттар
құндылығына сараптама жасау мен оларды есепке алу ісіне лайықты көңіл
бөлінген жоқ.
Құндылық сараптамасының заманауи теориялары бойынша
функциональдық тәсілге неғұрлым басымырақ мән беріледі. Бұл тәсілді қолдану
барысында мұрағаттар басқарудың жүйе түзу элементтерін айрықша назарда
ұстайды. Сол негізде мұрағат өзін толықтыру көздері болып табылатын ұйымдар
мен құрылымдық бөлімшелер тізімін жасайды.
2.2 ФУНКЦИОНАЛЬДЫҚ ТӘСІЛ
Бұл схема, қағаз негізді құжаттар бойынша жұмыс жүргізгенде жақсы
қырларынан көрінгенімен, электронды формадағы құжаттарды бағалау кезінде
жеткіліксіз болып отыр.
Біріншіден, бұл тәсіл арқылы билік органдары мен ұйымдарда
түзілген электронды құжаттар құрамын анықтау қиын. Көпшілік ұйымдарда
атқарылатын міндеттері мен функциялардың орындалу барысы электронды түрде
құжатталуға тиісті, бірақ оларда құнды сипаттағы электронды құжаттар
(мәлімет базалары) қағаз негіздегідей айқын көріне бермейді. Басқару
құжаттамаларын сақтайтын мұрағаттар қиын жағдайда қалып отыр олардың
толықтыру көздері өз электронды ақпарат ресурстары сипатын ашуға
тырыспайды. Өкілетті мұрағат органдары мемлекеттік ақпараттық жүйелердің
жасалуын және жүргізілуін әдістемелік тұрғыдан бақылайтын болса дұрыс болар
еді. Мәселен, бұл жүйелерді жасауға, жетілдіруге арналған техникалық
тапсырмаларды келісу және автоматтандырылған ақпараттық жүйелерді
өнеркәсіптік пайдалануға беру актілерін келісу арқылы бақылау жүргізуге
болады. Бірақ қазір ТМД елдерінің мұрағат органдарында мұндай құзірет жоқ.
Мұрағатшылар тек пайдалануға берілген жүйелерді айқындау мақсатында
нормативтік актілер мониторингін өткізіп, оларда жинақталған ақпарат
ресурстарына мұрағаттық тексеру ғана жүргізеді. Әдістемелік тұрғыдан
мұндай тәсіл мұрағат саласын ондаған жылдарға артқа, «мұрағаттар дауы»
дәуіріне шегіндіріп әкетеді.
Екіешіден, құндылық сараптамасын жасаушы мамандар үшін
электронды ақпарат ресурстарының қай қорға жататының анықтауда қиындықтар
туындайды.
Мәселен, ұйымдар, соның ішінде билік органдары, аутсорсинг
аясында ... жалғасы







Ұқсас жұмыстар
Тақырыб Бет саны
Құжаттар құндылығына сараптама жасаудың нормативтік-әдістемелік негізі26 бет
Excel программасы туралы мағлұматтар7 бет
Іс қағаздар пәнінің мақсаты8 бет
Халық ағарту комиссариатының қорындағы қазақ зиялылардың көзқарасына қатысты құжаттар53 бет
Экологиялық таза өнім17 бет
Қазақ зиялыларының көзқарасына қатысты құжаттар51 бет
Ақша қаражаты, құнды қағаздар, ақшалы құжаттар мен қатаң түрдегі есеп беру бланкілерді түгендеу118 бет
"Қазақстан Республикасының экологиялық кодексі"239 бет
«Мемлекеттік тілде іс жүргізу» пәнінің дәрістері27 бет
Ата заңым айбыным4 бет


+ тегін презентациялар
Пәндер
Көмек / Помощь
Арайлым
Біз міндетті түрде жауап береміз!
Мы обязательно ответим!
Жіберу / Отправить


Зарабатывайте вместе с нами

Рахмет!
Хабарлама жіберілді. / Сообщение отправлено.

Сіз үшін аптасына 5 күн жұмыс істейміз.
Жұмыс уақыты 09:00 - 18:00

Мы работаем для Вас 5 дней в неделю.
Время работы 09:00 - 18:00

Email: info@stud.kz

Phone: 777 614 50 20
Жабу / Закрыть

Көмек / Помощь