Ведомствалық мұрағат

Кіріспе ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...4
І ВЕДОМСТВАЛЫҚ МҰРАҒАТ ҰҒЫМЫ ЖӘНЕ ОНЫҢ ҚЫЗМЕТІНІҢ ҰЙЫМДАСТЫРЫЛУЫ
1.1. Ведомствалық мұрағат ұғымы ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 7
1.2. Ведомствалық мұрағат қызметінің ұйымдастырылуы ... ... ... ... ... ... 11
1.3. Мұрағат құжаттарын қалпына келтіру ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...20
ІІ ІСТЕРДІ ВЕДОМСТВАЛЫҚ МҰРАҒАТҚА ТАПСЫРУ ЖӘНЕ ӘЗІРЛЕУДІҢ ҚАҒИДАЛАРЫ
2.1. Істі ведомствалық мұрағатқа тапсыру мен әзірлеудің жолдары ... ... 23
2.2. Мекемеде іс тізімдемесін құру мен рәсімдеу ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 27
Қорытынды ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..31
Пайдаланылған әдебиеттер тізімі ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 33
Қосымша

Зерттеу жұмысының өзектілігі: Ведомствалық мұрағат және оның қызметінің ұйымдастырылуы, мекемелердің ажырамас бөлігі болып табылады. Зерттеу жұмысымыздың өзектілігі де осында, яғни ведомствалық мұрағат және оның қызметінің ұйымдастырылуын меңгеру – іс жүргізудің деңгейін көтерудің негізі екенін сипаттау.
Зерттеудің мақсаты мен міндеті: Менің курстық жұмысты жазудағы басты мақсатым таңдап алған тақырыбымның мәні мен мағынасын ашып көрсету. Яғни сала бойынша мекемедегі құжаттардың сақталуын ұйымдастырудың әдіс - тәсілдерін меңгеру.

1. Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документов фирмы. М.1996ж
2. ГОСТ 6.10. 1-88 Унифицированные системы документации. Основные положения. М., Издательство стандартов, 1988 г
3. Ведомстволық мұрағаттар қызметінің негізгі ережелері 2003 жыл №93 бұйрық
4.Кушнаренко Документоведение
5. Кудряева В.А. Организация работы с документами: Учебник М, 2ЕНФРА-М, 2003
6. Қазақстан Республикасындағы «Тіл» туралы Заңы 1989
7. Лихачев М.Г. Документы делопроизводство Справочные пособие. М:1991, «Экономика»
8. Мингалиев В.С., Ларин М.В., Специальные системы документирования М. 1989
9. Сергазин Ж.Ф. Обеспечение документов архиве Алматы, 1998
10. Садирова Құжаттану Ақтөбе, 2006
11. Стенюков М.В. Документы Делопроизводство М; ПРИОР, 1995
12. Спивак В.А. Делопроизводство. Санкт-Петербург: Питер, 2003
13. Салогаев В., Шалабай Б. Іс қағаздарын жүргізу Алматы, 2004
14. СТ. РК 1037-2001 Делопроизводство и архивное дело Термины и определения Астана 2001
15. Пишенко Делопроизводство и основные нормативтыне требования и документами М, 1994
16. Мұрағат ісі Д. Әбдіқадырова //Ведомстволық мұрағат паспортының мәні мен оны әзірлеуге байланысты қойылатын негізгі талаптар / №6 2009

Пән: Мұрағат ісі
Жұмыс түрі: Курстық жұмыс
Тегін: Антиплагиат
Көлемі: 27 бет
Таңдаулыға:

МАЗМҰНЫ

Кіріспе ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...4
І ВедомствАлық мұрағат ұғымы және оның қызметінің ұйымдастырылуы
1.1. Ведомствалық мұрағат
ұғымы ... ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...7
1.2. Ведомствалық мұрағат қызметінің
ұйымдастырылуы ... ... ... ... ... . ...11
1.3. Мұрағат құжаттарын қалпына
келтіру ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...20
ІІ Істерді ведомствАлық мұрағатқа тапсыру және әзірлеудің қағидалары
2.1. Істі ведомствалық мұрағатқа тапсыру мен әзірлеудің жолдары ... ... 23
2.2. Мекемеде іс тізімдемесін құру мен
рәсімдеу ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .27
Қорытынды ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 31
Пайдаланылған әдебиеттер
тізімі ... ... ... ... ... ... ... . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 33

Қосымша

Кіріспе
Зерттеу жұмысының өзектілігі: Ведомствалық мұрағат және оның
қызметінің ұйымдастырылуы, мекемелердің ажырамас бөлігі болып табылады.
Зерттеу жұмысымыздың өзектілігі де осында, яғни ведомствалық мұрағат және
оның қызметінің ұйымдастырылуын меңгеру – іс жүргізудің деңгейін көтерудің
негізі екенін сипаттау.
Зерттеудің мақсаты мен міндеті: Менің курстық жұмысты жазудағы басты
мақсатым таңдап алған тақырыбымның мәні мен мағынасын ашып көрсету. Яғни
сала бойынша мекемедегі құжаттардың сақталуын ұйымдастырудың әдіс -
тәсілдерін меңгеру.
Мақсатқа сай зерттеу жұмысымда міндеттер шешіледі:
- мемлекеттік және ведомсвталық мұрағаттарға берілген анықтамаларға
талдау жүргізу;
- құжаттарды ведомсвталық мұрағатқа тапсыру ісін зерттеу;
- ұйымның тұрақты жұмыс істейтін сарапшы комиссиясының жұмысына
сипаттама беру;
- ұйым құжаттарының құндылығын сараптаудың қорытындыларының рәсімделуіне
сипаттама беру;
- құжаттардың көмескіленген, өшіп бара жатқан мәтіндерін қалпына
келтірудің шараларын сипаттау;
- мекемеде іс тізімдемесін құру және рәсімдеудің жолдарын анықтау;
Курстық жұмысымның теориялық және практикалық құндылығы: Курстық
жұмысымның тақырыбы Ведомставалық мұрағат қызметінің ұйымдастыруы зерттеу
жұмысымның мазмұны теориялық жағынан мынандай мәліметтерге ие:
- ведомствалық мұрағат ұғымы;
- ведомствалық мұрағат қызметінің ұйымдастырылу жолдары туралы мәлімет;
- мұрағат құжаттарын қалпына келтірудің жолдары;
- істі ведомствалық мұрағатқа тапсыру мен әзірлеудің жолдары;
- мекемеде іс тізімдемесін құру және рәсімдеудің жолдары;
Курстық жұмыстың әдістері мен құрылымы: Курстық жұмысымның тақырыбының
ерекшелігімен байланысты жұмысты талдау, салыстыру және жинақтау әдістері
қолданылды.
Курстық жұмыстың құрылымы: кіріспеден, 2 тараудан, қорытынды мен
қолданылған әдебиеттер тізімі және қосымшадан тұрады.
Зерттеудің дерек көзі. Курстық жұмысты зерттеу барысында көптеген
авторлардың (М. В. Кирсанова, В. И. Андреева, М. Ғ. Жүкенова, Н. Н.
Кушнаренко) еңбектері қолданылды.

І Ведомствалық мұрағат ұғымы және оның қызметінің ұйымдастырылуы
1.1 Ведомствалық мұрағат ұғымы
Ведомствалық мұрағат - ұлттық мұрағат қорының құжаттарын, сондай -
ақ оның құрамына кірмейтін құжаттарды жинау, уақытша сақтау және
пайдалануды жүзеге асыратын мемлекеттік заңды тұлғаның құрылымдық
бөлімшесі.
Ведомствалық мұрағат дербес құрылымдық бөлімше ретінде немесе
мекеменің құжаттама қызметін жүзеге асыруға жауапты құрылымдық бөлімше
құрамы ретінде құрылады.
Ведомствалық мұрағаттар қызметінің негізгі ережелері Қазақстан
Республикасының Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы Заңына,
Қазақстан Республикасының Электрондық құжат және электрондық цифрлық
қолтаңба туралы Заңына, Қазақстан Республикасының Ұлттық ақпараттық
инфрақұрылымын қалыптастыру мен дамытудың 2001-2005 жылдарға арналған
мемлекеттік бағдарламасы туралы Қазақстан Республикасы Президентінің 2001
жылғы 16 наурыздағы №573 жарлығына, Қазақстан Республикасының Ұлттық
мұрағат қоры туралы Ережені бекіту туралы Қазақстан Республикасы
Үкіметінің 2001 жылғы 21 мамырдағы №674 қаулысына, Қазақстан
Республикасында мұрағат ісін дамытудың 2001-2005 жылдарға арналған
бағдарламасын бекіту туралы Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2002 жылғы 28
мамырдағы №578 қаулысына сәйкес әзірленген.
Ведомствалық мұрағат өз міндеттерін, функцияларын жинақтау көздері
мен қабылданатын құжаттардың құрамын анықтайтын ережеге сәйкес
жүргізіледі. Бұл ведомствалық мұрағат туралы Ережені мемлекет Президентінің
Мұрағатымен келісе отырып мекеме басшысы бекітеді.
Мекеме құрылымында ведомствалық мұрағат құру мүмкін болмаса
ведомстволық мұрағат жұмыстарын жүргізу міндеті құзыретті қызметкерлерге
бұйрық шығару жолымен бекітілу қажет.
Ведомствалық мұрағаттың немесе оған жауапты адамдардың жұмыстары
жоспарлануы тиіс.
Ведомствалық мұрағат жұмысының тиімділігі оның қызметін
регламенттейтін нормативтік базасына, мұрағат басшыларының біліктілігіне,
мұрағат қоймасының материалдық - техникалық жарақталуына байланысты.
Мекеменің ведомствалық мұрағаты үшін дербес орын мен жай немесе
мекеменің әкімшілік ғимаратынан бірнеше жеке орындар бөлінуі тиіс және
олардың саны мен тиесілі алаң мөлшері мекеме қызметінің өзіндік
ерекшеліктеріне, мұрағатқа қабылдауға және сақтауға жататын құжаттар құрамы
мен көлемін анықтау арқылы белгіленеді.
Мұрағатқа арналған орын мен жайды өзге мақсаттағы ешбір жай мен қосу
мен біріктіруге рұқсат етілмейді.
Мұрағат орын - жайы өрт шығу қаупінен және вентилияция жолдарына
жәндіктер кіріп кету қаупінен қашық болуы үшін өндірістік зертханалар мен
тұрмыстық жайлардан барынша алыс орналасуы қажет.
Мұрағаттың орналасқан жері құжаттарды шұғыл көшіру жағдайында лифтіге
және саты басқыштарына шығуға ыңғайлы болуы қажет.
Мұрағаттарды ылғалды, жылу жүйесі жоқ орындарға, жертөле мен шатырға,
жылу су жүйелері бар магистральды құбырлар өтетін қолайсыз жайларға
орналастыруға тыйым салынады.
Су және жылу жүйесі құбырлары тартылған және басқа да коммуникациялық
желілері бар орындарда қойманы су басу қаупі болады. Сондықтан олардың
қалыптылығын тұрақты бақылап тұру қажет. Су басу қаупі азайту үшін
құбырларды арнаулы қорғаныштармен оқшаулау абзал. Қосымша тексергіш
құрылғылар орнатқан дұрыс.
Мұрағат орын жайының электр желілері қорғалған, жабық розеткалары
герметикалық қалыпты болуы, тұрақты немесе жылжымалы аппаратуралардың
шнурлары резинамен қаптауы тиіс.
Мұрағатта өртке қарсы құлпы берік, тығыз жабылатын есіктер болуы
керек.
Мұрағаттың терезелері сенімді түрде герметизациялануы тиіс. Цоколды
және 1- 2 қабаттарда орналасқан қоймалардың терезелеріне ішінен бекітілетін
темір торлар орнатылуы тиіс.
Мұрағат орын - жайында ауаның табиғи немесе жасанды алмасуы,
желдеткіш жүйесі алдын ала қарастырылуы тиіс.
Құжат сақтауға қолайлы құралдар мен жылжымалы метал стеллаждар болып
табылады. Олар құжаттарды бірдей, сенімді таза етіп сақатуға, тиімділікпен
орналастырып, жайғастыруға мүмкіндік береді. Ең жақсысы эмальданған болат
стеллаждар.
Отқа төзімді қаптамасы бар санитарлық - биологиялық қалпы дұрыс ағаш
стелаждарды да, қоспа материалдардан жасалған стелаждарды да пайдалануға
болады.
Құпия, айрықша құнды құжаттар мен есеп - қисап құжаттарын сақату үшін
аяқты, тұғырлы етіп жасалған шкафтар, сейфтер, шкаф-стелаждар қолданылады.
Стелаждар мұрағатта былайша орнатылады:
• терезелі қабырғаға пернендикуляр (терезесі жоқ орындарда
жайдың, құрылғының ерекшеліктерін ескере отырып);
• қатарлардың аралық қашықтығы (негізгі өткел) 120 см;
• стеллаждар аралығындағы өткел ені – 75 см;
• сыртқы қабырға мен қабырға параллель тұрған стелаждар
аралығындағы қашықтық - 75 см;
• қабырға мен стеллаж бүйірінің аралық қашықтығы-45см;
• еденнен төменгі сөреге дейінгі қашықтық кемінде - 15 см,
цокольды қабаттарда кемінде - 30 см;
• терезеге және жылу көздеріне дейінгі аралық кемінде - 60 см.
Ведомствалық мұрағатқа арналған орын - жай күзет сигнализациясымен
жабдықталуы тиіс, оны мекеме күзетшісі пультпен басқарады.
Мұрағат орын - жайында өрттің алғашқы белгісін байқап, оның орнын
және уақытын білдіре орталық басқару пультіне дабыл беретін және автоматты
өрт сөндіргіш, түтін сейілткіш жүйелерді іске қосатын автоматты өрт
сөндіргіш құралдары болуы керек. Қоймаларда газ және түтін шығара білетін
құрылғылар орнатылғаны жөн. Бір орын - жайда тіпті шағын болса да ең кемі
осындай екі қондырғыдан болуы керек.
Мұрағат орын - жайы алғашқы өрт сөндіру құралдарымен, көмірқышқылды
және ұнтақты от сөндіргіштермен қамтамасыз етілуі тиіс. От сөндіргіш
құнының аймағына қатысы жөніндегі көрсеткішке қарағанда ұнтақты от сөндіру
құрылғысында экономикалық тұрғыдан неғұрлым тиімді құрал болып табылады.
Автоматты өрт сөндіру жүйелеріне құжаттардың бүлінуіне кері түспейтін
заттарды пайдаланған жөн. Газды өрт сөндіру жүйелерін қолданған кезде ол
орын - жайда адамдар болмауға тиіс.
Өрт қауіпсіздігі нормаларын сақтау үшін жалпы мемлекеттік өртке қарсы
стандарттары мен мекеме нұсқаулары пайдаланылуы, сондай - ақ оның қауіп
көздерін анықтау мақсатында профилактикалық бақылау, күнделікті бақылау
орнату, тазалықтың сақталуы, қағаз бен басқа да жанғыш қалдықтар жиналмауы,
электр және жарық беру приборларының ажыратылуы, темекі шегуге тыйым
салынуы тиіс.

1.2 Ведомствалық мұрағат қызметінің ұйымдастырылуы
Мемлекеттік мұрағаттың толықтырылу жайы ұйымда құжаттардың
ведомствалық сақталу жайымен тікелей байланысты. Мұрағат мекемелері
қызметкерлерінің ұйымдарда, мекемелерде және кәсіпорындарда жүргізетін
ұйымдық, әдістемелік және практикалық жұмыстары негізінен құжаттардың
мемлекеттік мұрағаттарға дер кезінде әзірленіп, тапсырылуын қамтамасыз
етуді көздейді. Мұрағат құжаттарын ведомствалық сақтау дегеніміз оларды
нормативтік құжаттар арқылы белгіленге мерзімге дейін ұйымдар арқылы
ведомстволық мұрағатта сақтау деген сөз. Құжаттамаларды мемлекеттік
ұйымдардың ведомствалық мұрағаттарында уақытша сақтау мерзімдерін анықтауда
Мемлекеттік заңды тұлғалардың ведомствалық мұрағаттарында Қазақстан
Республикасы Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын уақытша сақтау тәртібі мен
мерзімі туралы Нұсқаулық басшылыққа алынады. Бұл нұсқаулық Қазақстан
Республикасы Мәдениет, ақпарат және басқару жөніндегі комитет төрағасының
2000 жылғы 26 желтоқсандағы №83 бұйрығымен бекітілген. Осы Нұсқаулыққа
сәйкес Ұлттық мұрағат қоры құрамына жататын құжаттар ведомствалық
мұрағаттарда мынандай мерзімдер бойынша сақталады:
1) Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінің, Қазақстан Республикасы
Парламентінің, Қазақстан Репсубликасы Премьер - Министрі Кеңсесінің,
Қазақстан республикасы Конституциялық Кеңесінің, Қазақстан республикасы
Орталық сайлау комиссиясының, Қазақстан Республикасы Жоғары Сотының,
Қазақстан республикасы Бас Прокуратурасының Қазақстан Республикасы Ұлттық
Банкінің, министрліктердің өзге де орталық атқару органдары мен
ведомстваларының қызмет барысында түзілген құжаттар - 15 жыл;
2) министерстволарға, өзге де орталық атқару органдары мен ведомстваларына
қарасты территориялық органдардың, басқа да мемлекеттік заңды тұлғалардың
қызметі барысында түзілген құжаттар – 10 жыл;
3) жарғылық капиталында мемлекеттік меншік үлесі басым ұлттық компаниялар
мен республикалық деңгейдегі өзге де мемлекеттік заңды тұлғалар қызметі
барысында түзілген құжаттар – 10 жыл.
4) өкілетті органдар мен атқару органдарының және арнайы экономикалық
аймақтардағы жергілікті әкімшілік кеңестерінің қызметінде түзілген құжаттар
– 10 жыл;
5) облыстық бағыныстағы мемлекеттік заңды тұлғалар (Астана және Алматы
қалалары) қызметінде түзілген құжаттар 10 жыл;
6) қалалық және аудандық бағыныстағы мемлекеттік жаңды тұлғалар қызметінде
түзілген құжаттар – 5 жыл;
7) азаматтық хал актілерінің жазбалары, шаруашылық емес бағыттағы
журналдар, нотариалдық әрекеттерге байланысты жазбалар, жылжымайтын мүлік
орталықтарының құжаттары мен сот істері - 75 жыл;
8) ғылыми-зерттеу бағытындағы, технологиялық және патенттік-лицензиялық
бағыттағы құжаттамалар – 10 жыл;
9) тәжірибелік - конструкторлық құжаттамалар - 15 жыл;
10) жобалық құжаттамалар – 20 жыл;
11) картографиялық құжаттамалар – 25 жыл;
12) геодезиялық құжаттамалар – 25 жыл;
13) телеметрикалық құжаттамалар – 5 жыл;
14) машиналық негіздерге түсірілген құжаттар – 5 жыл;
15) киноқұжаттар, дыбысты құжаттар мен видеофонограммалар – 3 жыл;
16) фотоқұжаттар – 3 жыл.
Мемлекеттік емес ұйымдағы жекеменшік мұрағатта Ұлттық мұрағат қоры
құрамына жататын басқару құжаттамаларын уақытша сақтау мерзімге тиісті
мемлекеттік мұрағат мекемесі мен мемлекеттік емес ұйым арасында жасалатын
өзара қарым - қатынас туралы және мұрағат ісі мен басқаруды құжаттамалық
қамтамасыз ету жөніндегі келісім шарт бойынша анықталады.
Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар
туралы заңы мен Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры туралы
ережелер бойынша Ұлттық мұрағат қорына жататын құжаттар меншіктің қай
формасында болғанына қарамастан орталықтандырылған мемлекеттік есепке
алынуы тиіс. Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының сақталуын жүзеге асырушы
заңды тұлғалар өкілетті орган белгіленген тәртіпте құжаттар құрамы туралы
мәліметтер есебін жүргізіп, ол деректі облыстың жергілікті атқару
органдарына ұсынып отырады.
Бұл құжаттарда көрініс тапқан ережелерді жүзеге асыру масқатында
Қзаақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрлігіне қарасты Ақпарат
және мұрағат комитеті Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры
құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу туралы Нұсқаулық
әзірледі, сондай-ақ мемлекеттік мұрағаттарды толықтыру көздері болып
табылатын ұйымдарға тән ведомстволық және жеке меншік мұрағаттарында
уақытша сақталатын Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын
орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу ісін жүргізу жөнінде әдістемелік
ұсынымдар жасады.
Әдістемелік ұсынымдарда құжаттарды орталықтандырылған есепке алу ісін
жүргізу туралы жалпы ережелер мен паспорттардың тиісті формаларын толтыру
тәртібі көрініс тапқан.
Осы нормативтік құқықтық құжаттарға сәйкес мемлекеттік мұрағаттарды
толықтыру көздері болып табылатын ұйымдар жыл сайын паспорт формаларын
толтырады және ұйым қызметі барысында түзілген құжаттар құрамына сәйкес бұл
толтырылған паспорт формаларын үш жылда бір рет тиісті мемлекеттік
мұрағатқа есептік жылдың 30 желтоқсанына дейін тапсырады. Ұйым мұрағаты
паспортының үш түрі бар: басқару құжаттамаларын сақтайтын ұйым мұрағатының
паспорты; кинофотоқұжаттамаларды сақтайтын ұйым мұрағатының паспорты;
ғылыми-техникалық мұрағатта сақтайтын ұйым мұрағатының паспорты.
Ведомствалық мұрағатта қандай құжаттар сақталатындығына байланысты осы
паспорт түрлерінің біреуі немесе барлық үш түрі де толтырылады.
Мемлекеттік мұрағаттар өз кезегінде үш жылда бір рет толықтыру
көздері болып табылатын ұйымдар мұрағаттарының жинақты паспорттарын жасап,
оларды мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөннідегі тиісті өкілетті
мемлекеттік органға жөнелтеді. Толықтырушы ұйымдар мұрағаттары
паспорттарының жинақты мәліметтері Қзаақстан республикасы Ұлттық мұрағат
қоры құжаттарының құрамы мен мазмұны және оны толықтыру көздері туралы
Мәліметтер жинағына негіз болып табылады.
Мұрағат паспорты ведомствалық мұрағаттың орталықтандырылған есебін
жүргізу ісінде негізгі құжат болып табылады. Қазақстан Республикасы Ұлттық
мұрағат қорының көлемі, құрамы және сақталу жайы туралы деректердің
шынайылығы паспорттау ісінің сапалы жүргізілуіне тікелей байланысты.
Паспорттарды толтыру бір қарағанда жұмыстың жай техникалық бір түрі
секілді болып көрінуі мүмкін. Бірақ шын мәнінде олай емес. Бұл істің
жүргізілуі кезеңі жыл соңына тура келеді. Ал ол қорытындылар шығару,
ведомствалық мұрағат жұмыстарына сараптау кезеңі болып табылады. Паспорттау
ісін жүргізуге жыл бойына дайындық керек. Толықтыру көздері болып табылатын
ұйымдарда құжаттау мен құжаттарды мұрағаттық сақтау ісінің жайы мен күйін
анықтау үшін жүргізілген кешенді істер номенклатурасыынң қорытынды
жазбалары әрдайым талапқа сай жасал бермейтіндігін көрсетеді. Көбінде істің
категориялары мен нақты саны жазылмай кетеді. Ведомствалық мұрағатқа
құрылымдық бөлімшеден істерді қабылдау әрдайым тапсыру тізімделері бойынша
жүргізіле бермейді, сондай-ақ ведомствалық мұрағатта сақтаулы істердің бар
- жоғын да тексеру де, барлық ұйымда бірдей талапқа сай емес және олардың
нәтижелерін акті арқылы ресімдеу де ойдағыдай деп айту қиын. Ал
паспорттарда келтірілетін мәліметтердің шынайылығы нақ осы жұмыстардың
сапалы жүргізілуіне тікелей байланысты болмақ.
Сонымен паспорттар мынадай есептік мәліметтері негізінде
толықтырылады: құрылымдық бөлімшелердің істер тізімдемелері, ұйымның
жинақты істер номенклатурасындағы қорытынды жазбалар, істердің жиынтық
тізімдемесіндегі жылдық тараулар, құжаттардың келіп түсуі мен шығуын есепке
алу журналдары, істердің бары мен жоғын және жайы мен күйін анықтайтын
тексеру актілері.
Мәліметтер паспортқа тек ведомствалық мұрағаттарда сақтаулы тұрған
құжаттар бойынша ғана ендіріледі, яғни құрылымдық бөлімшелерде сақталған
құжаттар есепке алынбайды. Осы орайда мұрағаттан алынып уақытша пайдалануға
берілген құжаттар бұған қосылмайтынын ескеру керек.
Өз қызметі барысында басқару құжаттамаларын жасайтын ұйым мұрағатының
паспортын толтыру тәртібіне келейік. Мұнда тек тұрақты сақталатын басқару
құжаттамалары ұйымның істер номенклатурасындағы СТК деген белгісі бар
істер мен жеке құрам бойынша құжаттар есепке алынады.
Бірінші тарау Жалпы мәліметтер.
2 бағанда – ведомствалық мұрағатта сақтаулы қанша қор бар екені
көрсетіледі. Бұл жерде ескеретін жайт, көптеген ұйымдар қайта
ұйымдастырылады және бір емес бірнеше рет. Бірақ бұрынғы ұйым құжаттары
жаңа ұйымның мұрағатында сақталып қала береді. Бұл жөнінде паспортта
көрсетілуі керек пе жоқ па? Әрине, міндетті түрде керек. Өйткені ол әлі
мемлекеттік сақтауға берілген жоқ қой. Мұндай жағдайда паспорттың екінші
тарауындағы 4 бағанға құжаттардың бастапқы датасы ретінде қайта құрылған
ұйым құжаттарының датасы көрсетіледі.
3 бағанға мұрағат қоймасындағы сақтау алаңының көлемі жазылады.
4 бағанға ведомствалық мұрағатқа қарасты мұрағат қоймасының толтырылуы
деңгейі көрсетіледі. Ол үшін сақтауға қойылған істердің саны ол орынға
сиятындай мөлшердегі іс санына шыққан саны 100-ге көбейтіледі.
Паспорт формасының негізгі екінші бөлімі бойынша 2,3,4,5 бағандар
тұрақты сақтаудағы басқару құжаттамаларының жалпы көлемі мен жеке құрам
бойынша құжаттар, олардың шектік даталары туралы мәліметтермен
толықтырылады. Шектік даталар сақтаудағы құжаттардың нақты хронологиясы
ескеріле отырып қойылады. Мәселен, ведомствалық мұрағатта 1991-2007 жылдар
аралығындағы құжаттар сақталған. Егер мұнда 1999-2001 жылға дейінгі
аралықта тұрақты сақталатын басқару құжаттары жоқ болса, бастапқы дата 1991
деп көрсетіледі де, соңы 2002-2007 деп қойылады.
Тұрақты сақталатын басқару құжаттамалары істерде, томдарда немесе
істердің бөлімдерінде ескеріледі. 6, 7, 8 бағандарда бұл тұрақты сақталатын
басқару құжаттамалары мен жеке құрам бойынша құжаттардың көлемі мен шектік
даталыр жөніндегі мәліметтер беріледі. Ол мәліметтер мемлекеттік мұрағат
мекемесінің сараптау - тексеру комиссиясы бекіткен тиісті істер
тізімдемесіне ендірілген болуы тиіс.
9 бағанға есептік жылдың бас кезінен санағанда белгіленген мерзімінен
сақталып тұрған Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының көлемі туралы мәліметтер
ендіріледі.
Жыл ішінде тұрақты сақталатын басқару құжаттары мен жеке құрам
бойынша құжаттардан түзілген істердің көлемі туралы мәліметтер тиісті
бағанға жылға арналған істер номенклатурасының қорытынды жазбалары
ендірілуі қажет.
Паспорт формасындағы үшінші бөлімге ұйым ведомстволық мұрағатының
штаттағы қызметкерлер саны туралы мәліметтер жазылады. Егер де ведомствалық
мұрағат штат бойынша қызметкерлермен қамтамасыз етілмеген болса, тиісті
бағанға сызу арқылы белгі қойылады, егер қызметкер ведомствалық мұрағаттағы
жұмысына қосымша ұйымның да өзге де міндеттерін атқаратын болса, тиісті
бағанға 12 цифры қойылады.
Паспорт формасының соңғы жағында құжаттарды сақтаудың шарттары туралы
жалпы мәліметтер беріледі. Ұйым құжаттары сақталатын орынның қандай сипатта
болуы керек екенін айқындайтын мәліметтер, қойма жабдықтарының атаулары мен
сақталуға тиісті температуралық ылғалдылық режим көрсеткіштері көзге айқын
түсетіндей етіп, астын сызу арқылы белгілегені жөн.
Паспорт формасына ұйым басшысы қол қояды. Қол қойған датасы жазылып,
ұйым мөрімен бекітіледі. Соңында орындаушының фамиилясы мен телефоны
көрсетіледі. Паспорт бланкісінің сол жақ жоғарғы бұрышына орналасқан адрес
бөлігіндегі кімге жіберіледі деген жолға мемлекеттік мұрағат аты мен
адресі жазылады, кім жібереді деген жолға есеп беруші ұйым өзінің толық
аты мен жөнін, почта индексі мен мекен - жайын, ұйымдық-құқықтық меншік
формасын көрсетеді.
Есепті жылға жасалған паспорт формасы 2 дана етіп толтырылып, оның
бір данасы мен тиісті мемлекеттік мұрағатқа беріледі, екіншісі ұйымның
өзінде қалады.
Өз қызметінің барысында ғылыми - техникалық құжаттамалар түзетін
паспорт формасының бірінші, екінші төртінші және бесінші бөлімдерін
толтырады.
Мұрағатта сақталатын ғылыми - техникалық құжаттамалар, тұрақты
сақтаудағы басқару құжаттамалары, ұйым номенклатурасына СТК деген
белгімен енген істер және жеке құрам бойынша құжаттар түгел есепке алынуы
тиіс. Тәртіпке келтірілмеген ғылыми - техникалық құжаттамалардың мынандай
түрлері сақтау бірлігі ретінде танылады [№ 1 Қосымша ].
1) ғылыми зерттеу құжаттамалары (ғылыми - зерттеу тақырыбы бойынша есеп
беру жазбасы, ғылыми дәреже алуға арналған диссертация, ғылыми -
зерттеу жұмыстары бойынша шолу, бағдарлама) іс (папка) том немесе іс
бөлімі.
2) графикалық, конструкторлық, технологиялық, жобалық, геодезиялық және
картографиялық құжаттамалар және осындай папкілерге сыймай қалған
құжаттардан тұратын папкілер. Бір шартты ғана папкі А4 форматты 50
парақтан тұрады.
3) контрукторлық, технологиялық, жобалық, геодезиялық және картографиялық
сипаттағы мәтінді құжаттамалардан жасақталған іс немесе іс бөлімі;
4) патенттік - лицензиялық құжаттамалар, өнертапқыштық ұсыныстар уақытша
еңбекке жарамсыздық жағдайларына байланысты аурулардың тарихы жазылған
парақта жинақталған іс, том немесе іс бөлімі.
Мерзімінен тыс сақталған ғылыми - техникалық құжаттамалар 9 бағанға қолда
бар істер тізімдемелеріне сәйкес көрсетіледі. Жекелеген жоба,
конструкторлық немесе технолгиялық әзірлемелер бойынша жаслаған істердің
бір бөлігі ведомствалық мұрағатта уақытша сақтау мерзімінен артық сақталса,
жобаның қалған бөлігі де белгіленген мерзімнен тыс сақталған құжаттар деп
есептелді. Мерзімінен тыс сақталған істердің көлемі есептік жылдың бас
кезінде ескерілуі тиіс.
Паспорт формасының төртінші және бесінші бөлімдерін толтыру ретін
жоғарыда келтірілген басқару құжаттамаларына арналған тәртіп ережесімен
бірдей.
Қызмет барысында дыбысбейнелі құжаттамалар түзетін ұйым паспорт формасын
келтірілген үлгі бойынша толтырады.
Тәртіпке келтірілмеген дыбысбейнелі құжаттамалардың мынандай түрлері
сақтау бірлігі ретінде танылады [№2 Қосымша ]
1) киноқұжаттар (деректі кинофильм, бір дербес кадры, киножурнал,
арнайы түсірілім) дербес кинопленка рулоны;
2) фотоқұжаттар – негативтің нақты бір дербес кадры, панорамалақы
түсірілім кадры, депозиттер кадры, сондай-ақ бір альбом (ондағы
фотосуреттер саны есепке алынбайды);
3) фоноқұжаттар дыбысты ақпараттар жазылған дербес магниттік лента
рулоны, аудиокассета, балауыз валик, грампластинка, компакт -
кассета, компакт - диск.
4) бейнеқұжаттар – дербес пленка рулоны, видеокассета, компакт-
кассета, компакт диск.
Паспорт формасының бірінші, екінші, үшінші және төртінші бөлімдеріндегі 3
бағанды толтыру кезінде дыбысбейнелі құжаттар көлемі туралы есепке алу
мәліметтері келтіріледі.
Дыбыс бейнелі құжаттамалар белгіленген талапқа сай сәйкес тұрақты сақтау
тізімдемесіне былайынша есепке алынады [№3 Қосымша ]
1) фотоқұжаттар үшін сақтау бірлігі бойынша;
2) ... жалғасы

Сіз бұл жұмысты біздің қосымшамыз арқылы толығымен тегін көре аласыз.